BUPATI BONE PROPINSI SULAWESI SELATAN PERATURAN BUPATI KABUPATEN BONE NOMOR 31 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BONE, Menimbang
:
a.
bahwa dalam rangka efisiensi,efektifitas dantertib administrasi
penyelenggaraanpemerintah
perlu
mengaturpedoman
Daerah,
tatanaskah
penyelenggaraanpemerintahandaerah; b.
bahwa
dengan
ditetapkannya
Peraturan
Menteri
Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, Peraturan Menteri dan
Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas
Instansi
Pemerintahdan
Peraturan
perundang-undangan lainnya yang mengatur tentang Tata Naskah Dinas,perlu menetapkan Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone; c.
bahwaberdasarkan
pertimbangan
sebagaimana
dimaksud dalam huruf a dan huruf b di atas, perlu menetapkan Peraturan Bupati Bone tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone; Mengingat
:
1.
Undang-Undang Pembentukan
Nomor Daerah
29
Tahun
Tingkat
II
1959 di
tentang Sulawesi
(Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 1959 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1822);
-22.
Undang-Undang
Nomor
tentangKearsipan
(Lembaran
Indonesia
2009
Tahun
43
Tahun
2009
Negara
Republik
152,
Tambahan
Nomor
Lembaran Negara Republik IndonesiaNomor 5071); 3.
Undang-UndangNomor
12
tahun
2011
tentangPembentukanPeraturanPerundang-undangan (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2011 Nomor
82,
TambahanLembaran
Negara
Republik
Tahun
2014
IndonesiaNomor 5234): 4.
Undang-UndangNomor
23
tentangPemerintahan
Daerah
Republik
Tahun
2014
Negara
Republik
Indonesia
TambahanLembaran
(Lembaran
Negara
Nomor
244,
Indonesia
Nomor 5587) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang
Nomor
9Tahun
2015
tentang
Perubahan Kedua atas Undang-UndangNomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan
Lembaran
Negara
Republik
Indonesia
Nomor 5679); 5.
Peraturan Pemerintah Nomor 66Tahun 1951 tentang Lambang Negara (Lembaran Negara Tahun 1951 Nomor 111, Tambahan Lembaran Negara Nomor 176);
6.
Peraturan Pemerintah Nomor 43Tahun 1958 tentang Penggunaan
Lambang
Negara
(Lembaran
Negara
Republik Indonesia Tahun 1958Nomor 71,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1636); 7.
Peraturan Pemerintah Nomor 41Tahun 2007 tentang Organisasi
Perangkat
Daerah
(Lembaran
Negara
Republik Indonesia Tahun 2007Nomor 94, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4761); 8.
Peraturan Pemerintah Nomor 60Tahun 2008 tentang Sistem PengendalianIntern
Pemerintah (Lembaran
Negara Republik IndonesiaTahun 2008 Tahun 127, Tambahan
Lembaran
Negara
Republik
Indonesia
Nomor 4890); 9.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah;
-310.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;
11.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1Tahun 2014 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 32);
12.
Keputusan Bersama Menteri Pariwisata, Pos dan Komunikasi
dan
Menteri
B.48/HK103/MPTM-83,
Dalam
Nomor
25
NegeriNomor Tahun
1988
tentang Kode Pos Indonesia; 13.
Peraturan Daerah Kabupaten BoneNomor 01 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan yang menjadi Kewenangan
Pemerintahan
KabupatenBone
(Lembaran Daerah Kabupaten Bone Tahun 2008 Nomor 01);
MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG TATA NASKAH DINAS DILINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE. Pasal 1 Dengan
Peraturan
Bupati
ini
menetapkan
PedomanTata
NaskahDinas
PemerintahKabupatenBone. Pasal 2 Pedoman Tata Naskah Dinas Pemerintah Kabupaten Bone sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 termuat dalam dokumen Tata Naskah Dinas Pemerintah Kabupaten Bone dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. Pasal 3 Pedoman Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone sebagaimana dimaksud pada Pasal 2 merupakan acuan bagi seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah dalam menyelenggarakan tata naskah dinas.
Pasal 4 Dalam
hal
Naskah
Dinas
produk
Dewan
Perwakilan
Rakyat
Daerah
menyesuaikan dengan ketentuan yang telah diatur dalam Peraturan Bupati ini.
-4-
Pasal5 Pada saat
Peraturan Bupati ini mulai berlaku, maka seluruh Peraturan yang
berkaitan dengan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah yang telah ditetapkan sebelumnya, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal6 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya,
memerintahkan
pengundangan
Peraturan
. Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Bone.
Ditetapkan di Watampone ~~:;:::::tIa.da tanggal 25 Mei 2015 \
v
Diundangkan di Watampone pada tanggal 25 ",rei 2015
DAFTAR ISI
PERATURAN BUPATI NOMOR TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE
BAB I
PENDAHULUAN..............................................................................
1
A. LatarBelakang...........................................................................
1
B. Maksud danTujuan...................................................................
1
C. Sasaran ....................................................................................
1
D. Asas..........................................................................................
2
E. RuangLingkup ..........................................................................
3
F. Pengertian.................................................................................
3
BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS.............................................
4
A. NaskahDinasArahan .................................................................
4
1. Naskah Dinas Pengaturan ...................................................
4
2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) ................................. 28 3. Naskah Dinas Penugasan .................................................... 33 B. Naskah Dinas Korespondensi.................................................... 44 1. Naskah Dinas Korespondensi Intern .................................... 44 2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern ................................. 49 3. Surat Undangan .................................................................. 52 C. NaskahDinasKhusus................................................................. 57 1. Surat Perjanjian .................................................................. 57 2. Surat Kuasa ........................................................................ 61 3. Berita Acara ........................................................................ 63 4. Surat Keterangan ................................................................ 65 5. Surat Pengantar .................................................................. 66 6. Pengumuman ...................................................................... 68 BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS....................................................... 76 A. Persyaratan Penyusunan .......................................................... 76 B. Penomoran Naskah Dinas ......................................................... 76 C. Nomor Halaman ........................................................................ 81 D. Ketentuan jarak spasi ............................................................... 81 E. Penggunaan Huruf .................................................................... 82 F. Lampiran .................................................................................. 82
G. Daftar Distribusi ....................................................................... 82 H. Rujukan.................................................................................... 82 I.
Ruang Tanda Tangan ................................................................ 83
J. Penentuan Batas/Ruang Tepi ................................................... 83 K. Penggunaan Bahasa.................................................................. 84 L. Media/Sarana Naskah Dinas .................................................... 84 BAB IV KEWENANGAN
PENANDATANGANAN
DAN
PEMBUBUHAN
PARAF NASKAH DINAS................................................................... 86 A. Penanda tanganan .................................................................... 86 B. Pembubuhan Paraf ................................................................... 96 C. Penggunaan dan Kewenangan Atas Nama, Untuk Beliau, Pelaksana Tugas, Pelaksana Harian dan Pejabat ....................... 99 BAB V BENTUK, UKURAN, DAN ISI STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL SKPD DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN ....................... 103 A. Stempel Jabatan ....................................................................... 103 B. Stempel SKPD ........................................................................... 103 BAB VI PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DANRALAT NASKAH DINAS ............................................................................................ 105 A. Pengertian................................................................................. 105 B. Tata
Cara
Perubahan,
Pencabutan,
Pembatalandan
RalatNaskah Dinas ................................................................... 105 BAB VII PENUTUP ....................................................................................... 106
-1LAMPIRAN PERATURAN BUPATI BONE NOMOR 31 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Tata naskah dinas merupakan unsure administrasi umum meliputi pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang Negara/lambing daerah, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hokum dan ralat. Dengan adanya Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan, dan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan,
Peraturan
Menteri
Negara
Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah DinasInstansi Pemerintah maka ketentuan dalam Pedoman Umum Tata Naskah Dinas sebelumnya perlu disesuaikan. B. Maksud dan Tujuan (1) Maksud Pedoman
Tata
Naskah
Dinas
dimaksudkan
sebagai
acuan
penyelenggaraan tata naskah dinas di Lingkungan pemerintah Daerah Kabupaten Bone. (2) Tujuan Pedoman Tata Naskah Dinas bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.
-2C. Sasaran Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas adalah : 1.
Tercapainya
kesamaan
pengertian
dan
pemahaman
dalam
penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone; 2.
Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;
3.
Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;
4.
Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas;
5.
Berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas.
D. Asas Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone disusun berdasarkan asas sebagai berikut. 1.
Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
2.
Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.
3.
Pertanggung jawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggung jawabkan dari segiisi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.
4.
Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum.
5.
Kecepatan dan Ketepatan Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.
-36.
Keamanan Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.
E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunan naskah dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penandatangan naskah dinas; penggunaan lambang Negara/lambing daerah dan logo dalam naskah dinas; serta perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas. F. Pengertian Umum Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut : 1.
Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi
tatan
askah
dinas,
penamaanSKPD,
singkatan
dan
akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. 2.
Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bone dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.
3.
Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi
pengaturan
jenis,
format,
penyiapan,
pengamanan,
pengabsahan distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 4.
Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata
letak
dan
redaksional,
serta
penggunaan
lambang
Negara/lambang daerah. Logo, dan cap dinas. 5.
Penandatangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
6.
Kabupaten adalah Kabupaten Bone.
7.
Pemerintah Kabupaten adalah Pemerintah Kabupaten Bone.
8.
Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika.
9.
Lambang Daerah adalah lambang daerah Kabupaten Bone.
10. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas pemerintah daerah.
-4BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS
Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskan sebagai berikut. A. Naskah Dinas Arahan Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. 1. Naskah Dinas Pengaturan Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan daerah, peraturan bupati, peraturan bersama bupati, pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan surat edaran. a. Peraturan Daerah 1) Pengertian Peraturan Daerah adalah naskah dinas yang berbentuk peraturan
perundang-undangan,
yang
mengatur
urusan
otonomi daerah dan tugas pembantuan untuk mewujudkan kebijakan
baru,
undangan
yang
melaksanakan lebih
tinggi
peraturan
dan
perundang-
menetapkan
sesuatu
organisasi di lingkungan Pemerintah Daerah yang ditetapkan oleh Kepala Daerah dengan persetujuan DPRD. 2) Susunan a. Peraturan Daerah terdiri atas: 1. Judul; 2. Pembukaan; 3. Batang Tubuh; 4. Penutup; 5. Penjelasan (jika diperlukan); dan 6. Lampiran (jika diperlukan). Judul Peraturan Daerah terdiri dari: a) Tulisan “ PERATURAN DAERAH”; b) Tulisan NOMOR dan TAHUN; c) Nama Peraturan Daerah, yang ditulis TENTANG ......
-5Pembukaan Peraturan Daerah terdiri dari: d) Frasa DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA; e) Tulisan BUPATI BONE, yang diletakkan di tengah lembar Naskah Dinas diakhiri dengan tanda baca koma; f)
Konsiderans:
g) Dasar Hukum; h) Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN BONE DAN BUPATI BONE; i)
MEMUTUSKAN:
j)
Menetapkan
k) Judul Peraturan Batang Tubuh Peraturan Daerah terdiri dari: a) Ketentuan Umum; b) Materi pokok yang diatur; c) Ketentuan Pidana (jika diperlukan); d) Ketentuan Peralihan (jika diperlukan); e) Ketentuan Penutup. Penutup Peraturan Daerah terdiri dari : a) Bagian akhir sebelah kanan Peraturan Daerah 1. Nama tempat ditetapkan; 2. Tanggal, bulan dan tahun ditetapkan ; 3. Nama Jabatan Pejabat yang menandatangani; 4. Tanda tangan Pejabat; 5. Nama jelas Pejabat (tanpa gelar dan pangkat); dan 6. Stempel Jabatan. b) Di bawah sebelah kiri berturut-turut ditulis: 1. Diundangkan dalam Lembaran Daerah; 2. Tempat dan tanggal diundangkan; 3. Nama Jabatan Sekretaris Daerah; 4. Tandatangan Sekretaris Daerah; 5. Nama Sekretaris Daerah (tanpa gelar dan pangkat); 6. Menyebutkan Tahun, Nomor; dan 7. Lembaran Daerah Tahun, Nomor; c) Untuk salinan ditulis: 1. Salinan sesuai dengan aslinya 2. Nama Jabatan Kepala Bagian Hukum 3. Tanda Tangan Kepala Bagian Hukum
-64. Nama Jelas Kepala Bagian Hukum 5. Pangkat Kepala Bagian Hukum Penjelasan (Jika diperlukan) Lampiran (Jika Diperlukan) 3) Penandatanganan a) Peraturan Daerah Kabupaten ditandatangani oleh Bupati. b) Otentikasi Peraturan Daerah Kabupaten dilakukan oleh Unit Kerja yang membidangi hukum. c) Peraturan Daerah Kabupaten dibuat di atas kertas ukuran Folio dengan Lambang Daerah berwarna. Format Peraturan Daerah dapat dilihat pada Contoh 1A CONTOH 1A FORMAT PERATURAN DAERAH
BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN PERATURAN DAERAH KABUPATEN BONE NOMOR :
TAHUN TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BONE, Menimbang : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; c. dst. Mengingat
: 1. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 2. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmm; 3. dst. Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT KABUPATEN BONE dan BUPATI BONE
-7MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMM BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan: 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. 2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. 3. dst. BAB II MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Pasal (1) Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. (2) Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. (dan seterusnya) Pasal Peraturan Daerah ini berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran DaerahKabupaten Bone. Ditetapkan di pada tanggal BUPATI BONE,
Diundangkan di Watampone pada tanggal SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BONE,
NAMA GELAR
LENGKAP
Tanda tangan NAMA LENGKAP LEMBARAN DAERAH KABUPATEN BONE TAHUN NOMOR Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM TTD NAMA PANGKAT
TANPA
-8b. Peraturan Bupati 1) Pengertian Peraturan
Bupati
adalah
naskah
dinas
yang
berbentuk
peraturan perundang-undangan yang dibuat dan dikeluarkan untuk melaksanakan Peraturan Perundang-undangan yang lebih
tinggi
dan
sifatnya
mengatur,
apabila
berbentuk
Keputusan sifatnya menetapkan. 2) Ciri-ciri Materi yang diatur bersifat pengaturan dituangkan dalam babbab
dan
pasal-pasal
menggunakan
angka
bulat
dan
ditandatangani oleh Bupati. 3) Susunan a. Peraturan Bupati terdiri atas: 1. Judul; 2. Pembukaan Peraturan Bupati 3. Batang Tubuh Peraturan Bupati; 4. Penutup Peraturan Bupati; b. Judul Peraturan Bupati terdiri atas: 1. Tulisan “PERATURAN BUPATI BONE”; 2. Tulisan NOMOR dan TAHUN; c. Pembukaan Peraturan Bupati terdiri atas: 1. Tulisan DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA; 2. Tulisan “ BUPATI BONE,”; 3. Konsiderans: 4. Dasar Hukum 5. MEMUTUSKAN:; 6. Menetapkan; 7. Judul Peraturan. d. Batang Tubuh Peraturan Bupati terdiri atas: 1. Ketentuan Umum; 2. Materi pokok yang diatur; 3. Ketentuan Peralihan (jika diperlukan); dan 4. Ketentuan Penutup. e. Penutup Peraturan Bupati terdiri atas. 1. Nama tempat ditetapkan; 2. Tanggal, bulan dan tahun; 3. Nama Jabatan; 4. Tanda tangan Pejabat
-95. Nama Jelas Pejabat; 6. Stempel Jabatan. Di bawah sebelah kiri berturut-turut ditulis: 1) Diundangkan dalam Lembaran Daerah; 2) Tempat dan tanggal diundangkan; 3) Nama Jabatan Sekretaris Daerah; 4) Tandatangan Sekretaris Daerah; 5) Nama Sekretaris Daerah. 6) Menyebutkan Tahun, Nomor 7) Berita Daerah Tahun, Nomor. 8) Salinan sesuai dengan aslinya 9) Nama Jabatan Kepala Bagian Hukum 10) Tanda Tangan Kepala Bagian Hukum 11) Nama Jelas Kepala Bagian Hukum 12) Pangkat Kepala Bagian Hukum Penjelasan (Jika diperlukan) Lampiran (Jika Diperlukan) 4) Penandatanganan a. Peraturan
Bupati
dibuat
dan
ditandatangani
oleh
Bupati/Wakil Bupati dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Bupati dengan Lambang Negara warna emas dan Stempel Jabatan. b. Keabsahan salinan Peraturan Bupati yang ditandatangani oleh Bupati/Wakil Bupati dilakukan oleh Sekretaris Daerah atau Pejabat yang diberi wewenang. Format Peraturan Bupati dapat dilihat pada Contoh 2A Contoh 2A FORMAT PERATURAN BUPATI
BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN PERATURAN BUPATI BONE NOMOR ...... TAHUN ...... TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
-10DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BONE, Menimbang : a. bahwa .......................................................; b. bahwa ........................................................; c. dan seterusnya ...........................................; Mengingat
: 1. ....................................................................; 2. ....................................................................; 3. Dan seterusnya. ...........................................; MEMUTUSKAN:
Menetapkan : MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMM. BAB I KETENTUAN UMUM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Pasal Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. BAB MMMMMMMMMM MMMMMMMMMMM Bagian Pertama Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Pasal Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm: a. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m; b. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. BAB MMMMMMMMMMMMMMMM Pasal (1) mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm (2) mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
-11Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Bone. Ditetapkan di Bone pada tanggal BUPATI BONE,
NAMA GELAR
LENGKAP
TANPA
Diundangkan di Watampone pada tanggal SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BONE,
NAMA LENGKAP BERITA DAERAH KABUPATEN BONE TAHUN
NOMOR
Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM TTD NAMA PANGKAT c. Peraturan Bersama Bupati 1) Pengertian Peraturan
Bersama
Bupati
adalah
Naskah
Dinas
yang
berbentuk peraturan perundang-undangan dibuat oleh dua atau lebih Kepala Daerah untuk mengatur suatu urusan yang menyangkut kepentingan bersama. 2) Ciri-ciri a. Isinya bersifat mengatur; b. Masa berlakunya lama; c. Menggunakan Nomor Bulat ; d. Nama Judul Peraturan ditulis setelah kata “Menetapkan”; e. Dirumuskan dalam pasal-pasal dan ayat-ayat. 3) Susunan a. Peraturan Bersama terdiri dari: 1. Judul; 2. Pembukaan Peraturan Bersama; 3. Batang Tubuh
-124. Penutup Peraturan Bersama. b. Judul Peraturan Bersama terdiri atas: 1. Tulisan PERATURAN BERSAMA BUPATI; 2. NOMOR dan TAHUN; 3. Tulisan “TENTANG” 4. Nama Peraturan Bersama Bupati. c. Pembukaan Peraturan Bersama terdiri dari: 1. Tulisan DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA; 2. Tulisan “BUPATI BONE” 3. Konsiderans: 4. Dasar Hukum 5. Tulisan MEMUTUSKAN:; 6. Menetapkan; 7. Judul Peraturan. d. Batang Tubuh Peraturan Bersama Bupati terdiri atas: a. Ketentuan Umum; b. Materi pokok yang diatur; c. Ketentuan Peralihan (jika diperlukan); d. Ketentuan Penutup e. PenutupPeraturan Bersama terdiri atas: 1) Nama tempat ditetapkan 2) Tanggal, bulan dan tahun 3) Nama Jabatan kedua Kepala Daerah 4) Tanda tangan kedua Kepala Daerah 5) Nama Jelas kedua Kepala Daerah 6) Stempel Jabatan Kedua Kepala Daerah 7) Dibawah Masing-masing Kepala Daerah berturut-turut ditulis: a) Diundangkan di .........; b) pada tanggal; c) Nama Jabatan masing- masing Sekretaris Daerah; d) Tandatangan masing- masing Sekretaris Daerah; e) Nama masing- masing Sekretaris Daerah; f)
Berita Daerah masing –masing Kabupaten/Kota Tahun, Nomor.
g) Salinan sesuai dengan aslinya h) Nama Jabatan Kepala Bagian Hukum i)
Tanda Tangan Kepala Bagian Hukum
-13j)
Nama Jelas Kepala Bagian Hukum
k) Pangkat Kepala Bagian Hukum 4) Penandatanganan Peraturan Bersama Bupati ditandatangani oleh masing-masing Kepala Daerah yang melakukan kerjasama, dibuat di atas formulir ukuran folio dengan menggunakan Kop Naskah Dinas daerah pemrakarsa kerja sama, dengan lambang Negara berwarna kuning emas. Format Peraturan Bersama Bupati dapat dilihat pada Contoh 3A CONTOH 3 A FORMAT PERATURAN BERSAMA BUPATI
BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN PERATURAN BERSAMA BUPATI BONE DAN BUPATI/WALIKOTA……………………….. NOMOR ...... TAHUN ...... TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BONEDAN BUPATI/WALIKOTA ………………………. Menimbang : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; b. dst. Mengingat : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmm; 2. dst. MEMUTUSKAN: Menetapkan : MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM BAB MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Pasal Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm BAB ..... MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
-14Bagian Pertama Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Paragraf ... Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Pasal Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmm. BAB …… MMMMMMMMMMMMMMMM Pasal ... (1) (2)
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
BUPATI/WALIKOTA …..
Ditetapkan di pada tanggal BUPATIBONE,
NAMA LENGKAP TANPA GELAR
NAMA LENGKAP TANPA GELAR
Diundangkan di ..... pada tanggal .... SEKRETARIS DAERAH/KOTA....
Diundangkan di Bone pada tanggal ... SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BONE,
NAMA LENGKAP
NAMA LENGKAP
BERITA DAERAH KABUPATEN BONE TAHUN ....
NOMOR ....
BERITA DAERAH KABUPATEN/KOTA ..... TAHUN .... NOMOR.... Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM TTD NAMA LENGKAP PANGKAT d. Pedoman 1) Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu
-15dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik instansi/ organisasi yang bersangkutan 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan pejabat yang berwenang 3) Susunan a) Lampiran Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk non pejabat Negara) yang diletakkan secara simetris diatas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris b) Kepala Bagian kepala pedoman terdiri dari (1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan ditengah atas; (2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital c) Batang Tubuh (1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum; (2) materi pedoman; (3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut. d) Kaki Bagian kaki pedoman terdiri dari (1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan; (3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
-16Format pedoman dapat dilihat pada Contoh 4A dan 4B CONTOH 4A FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI
BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN
LAMPIRAN PERATURANBUPATI BONE NOMOR...TAHUN... TENTANG PEDOMAN……………………………
PEDOMAN ……………………………………………….
A. B. C. D. E. F.
Latar Belakang Maksud dan Tujuan Sasaran Asas Ruang Lingkup Pengertian Umum
A. ………………………… B. dan seterusnya A. ………………………… B. dan seterusnya
BAB I PENDAHULUAN
BAB II ………………………………. BAB III ………………………………
NAMAJABATAN, TandaTangandanCapjabatan
NAMA LENGKAP
-17CONTOH 4B FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : .......... Kabupaten BoneProvinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. LAMPIRAN PERATURANKEPALA ……. NOMOR...TAHUN... TENTANG PEDOMAN…………………………… PEDOMAN ……………………………………………….
A. B. C. D. E. F.
Latar Belakang Maksud dan Tujuan Sasaran Asas Ruang Lingkup Pengertian Umum
A. ………………………… B. dan seterusnya A. ………………………… B. dan seterusnya
BAB I PENDAHULUAN
BAB II ………………………………. BAB III ………………………………
NAMAJABATAN, TandaTangandanCapSKPD
NAMA LENGKAP e. Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat
cara
pelaksanaannya.
pelaksanaan
kegiatan,
termasuk
urutan
-182) Wewenang Penetapan dan Penandatangan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah pejabat pimpinan tertinggi pemerintah daerah. 3) Susunan a) Lampiran Petunjuk
pelaksanaan
dicantumkan
sebagai
lampiran
peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang Negara dan nama jabatan pejabat Negara (untuk pejabat Negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi
instansi
(untuk
nonpejabat
Negara)
yang
diletakkan secara simetris di atas, secara dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris. b) Kepala Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital, dicantumkan ditengah atas; (2) rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu; (2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan
jelas
menunjukkan
pengorganisasian,
koordinasi,
urutan
tindakan,
pengawasan
dan
pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan. d) Kaki Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
-19(3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang berlaku. Format Petunjuk Pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 5A dan 5B CONTOH5A FORMATPETUNJUKPELAKSANAANYANGDITANDATANGANIOLEH BUPATI
BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN LAMPIRAN PERATURANBUPATI BONE NOMOR...TAHUN... TENTANG PEDOMAN…………………………… PETUNJUK PELAKSANAAN ……………………………………………….
A. B. C. D. E. F.
Latar Belakang Maksud dan Tujuan Sasaran Asas Ruang Lingkup Pengertian Umum
A. ………………………… B. dan seterusnya
A. ………………………… B. dan seterusnya
BAB I PENDAHULUAN
BAB II ……………………………….
BAB III ………………………………
NAMAJABATAN, TandaTangandanCapJabatan
NAMA LENGKAP
-20CONTOH 5B FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDA TANGANI OLEH KEPALA SKPD
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : .................. Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. LAMPIRAN PERATURANKEPALA …. NOMOR...TAHUN... TENTANG PEDOMAN…………………………… PETUNJUK PELAKSANAAN ……………………………………………….
A. B. C. D. E. F.
Latar Belakang Maksud dan Tujuan Sasaran Asas Ruang Lingkup Pengertian Umum
A. ………………………… B. dan seterusnya A. ………………………… B. dan seterusnya
BAB I PENDAHULUAN
BAB II ………………………………. BAB III ………………………………
NAMAJABATAN, TandaTangandanCapSKPD
NAMA LENGKAP
f.
Standar Operasional Prosedur Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan.
-21SOP operasional
administrasi standar
pemerintahan
dari
berbagai
merupakan
proses
prosedur
penyelenggaraan
administrasi pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi pemerintahan diatur dengan peraturan perundangundangan.
-22-
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN BONE BAGIAN ORGANISASI SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN
Dasar Hukum: a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8
Tahun
29 OKTOBER 2013 2 DESEMBER 2013 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BONE
H. A. SURYA DARMA, SE, M.Si NIP. 19600424 198702 1 004 Nama SOP : PENERIMAAN SURAT MASUK Kualifikasi Pelaksana : 1974 1. Menguasai alur persuratan
tentang Pokok-pokok Kepegawaian. b. Peraturan Pemerintah Republik Indinesia Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. c. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil. d. Praturan Daerah Kabupaten Bone Nomor 02 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Bone.
03 12 36 1.1
2. Mampu mengklasifikasikan surat menurut jenisnya 3. SMA, SMK 4. S-1 Sosial 5. S-1 Hukum
-23-
e. Peraturan Bupati Bone No. 35 Tahun 2008 tentang Rincian tugas, fungsi dan tata kerja Sekretaris, Kepala Sub Bagian dan Kepala seksi pada organisasi KecamatanKabupaten Bone. Keterkaitan: 1. SOP Penerimaan Surat Masuk Sub Bagian
Peralatan/Perlengkapan: 1. Buku Agenda
2. SOP Penerimaan Surat Masuk Bagian
2. Ekspedisi 3. Lembar Disposisi
Peringatan: 1. Tindak lanjut dari isi surat yang masuk akan terhambat.
Pencatatan dan Pendataan: 1. Buku Ekspedisi
-24-
PELAKSANA NO
Uraian Prosedur
1
Mengagenda surat masuk, kemudian menyerahkan ke Kepala Sub Bagian
2
Menerima, memeriksa dan mengklasifikasikan surat yang dianggap penting Menerima surat yang telah dikoreksi, kemudian mengantar ke meja Kabag
3 4 5 6
Menerima sekaligus memberikan disposisi arahan pada surat masuk yang telah dikoreksi dan diklasifikasi Menerima dan mendistribusikan surat sesuai disposisi arahan Kabag Mengarsipkan surat dinas masuk
KABAG
KASUBAG
MUTU BAKU STAF
PERSYARATAN WAKT / U KELENGKAPAN Surat masuk, 5 menit lembar disposisi dan buku agenda Surat telah 10 diagenda menit
OUTPUT Surat telah diagenda Surat telah diperiksan dan diklasifikasi Surat telah dikoreksi
Surat telah 10 diperiksa dan menit diklasifikasi Surat telah 3 menit Surat diantar dikoreksi ke meja Kabag Surat masuk dan lembar disposisi Surat masuk dan lembar disposisi
15 menit
Disposisi arahan
3 menit
Disposisi arahan
KET
-25g. Surat Edaran 1) Pengertian Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi pemerintah daerah dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat pemerintah daerah atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang Negara dan nama jabatan (untuk bupati) atau logo SKPD dan nama SKPD (untuk SKPD), yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris; (2) kata Yth, , diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; Jika tujuan surat banyak dapat dibuat dalam bentuk lampiran (3) alamat surat, ditulis dibawah Yth (4) tulisan
surat
edaran,
yang
dicantumkan
dibawah
lambang Negara/ logo SKPD, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris; (5) kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (6) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dibawah kata tentang. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari (1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak c) Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari
-26(1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pejabat penanda tangan , yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat penanda tangan; (4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital; (5) cap dinas. Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 6A dan 6B CONTOH 6A FORMAT SUDAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI
BUPATI BONE Yth.
Kepada 1. ………………………………… 2. ………………………............. di ………………………
SURATEDARAN NOMOR….TAHUN.... TENTANG ……………………………………………………… …........ ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… …… Ditetapkandi…………………… padatanggal…………………... NAMAJABATAN, TandaTangandanCapjabatan NAMA LENGKAP
-27CONTOH 6B FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : ................. Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. Kepada Yth. 1. ……………………………………….…… 2. ………………………………………….... di ……………………… SURATEDARAN NOMOR….TAHUN.... TENTANG ……………………………………………………… …. ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Ditetapkandi…………………… padatanggal…………………... NAMAJABATAN, TandaTangandanCapSKPD
NAMA LENGKAP PANGKAT
-282. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu keputusan, a. Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk : 1) menetapkan/mengubah
status
kepegawaian/personal/
keanggotaan/ material/peristiwa; 2) menetapkan/mengubah/membubarkansuatu kepanitiaan/tim; 3) menetapkan pelimpahan wewenang. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat
yang
berwenang
menetapkan
dan
menandatangani
Keputusan adalah pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri dari : (a) kop naskah dinas, yang berisi lambang Negara dan nama jabatan (Bupati) atau logo dan nama instansi (untuk SKPD), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b) kata
keputusan
dan
nama
jabatan
pejabat
yang
menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (c) nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (d) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital; (e) judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital; (f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/ tujuan/ kepentingan/ pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan;
-293) Dasar Hukum Bagian dasar hukum keputusan terdiri dari kata Mengingat, yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan. 4) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut : (a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital (b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital (c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 5) Batang Tubuh Sistematika
dan
Keputusan
sama
cara
penulisan
dengan
bagian
ketentuan
batang
dalam
tubuh
penyusunan
Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/ diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya. 6) Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri dari : (a) Tempat dan tanggal penetapan keputusan; (b) Jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan; (d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. d. Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pajabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat
-30penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital. e. Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan f. Hal yang perlu Diperhatikan Pengertian,
kewenangan,
keputusan
yang
bersifat
format,
dan
pengaturan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
tata
cara
disesuaikan
penulisan dengan
-31Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 7A dan 7B CONTOH 7A FORMAT KEPUTUSAN YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI
BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN KEPUTUSAN BUPATI BONE NOMOR ...... TAHUN ...... TENTANG ......................... .............. ...................... BUPATI BONE, Menimbang Mengingat
:
a. b. c. : 1. 2. 3.
bahwa .......................... bahwa ................................ dan seterusnya ................... ..................... ................... ....... ................... ..................... ................... ....... ................... ..................... ................... ....... MEMUTUSKAN:
Menetapkan
: ............. ................... ................ ............ .............
KESATU KEDUA KETIGA
: ............. ................... ................ ............ ............. : ............. ................... ................ ............ ............. : ............. ................... ................ ............ ............. Ditetapkandi Watampone pada tanggal BUPATI BONE, NAMA LENGKAP
Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM TTD NAMA PANGKAT
-32CONTOH 7B FORMAT KEPUTUSAN YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : .................. Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. KEPUTUSAN KEPALA NOMOR ...... TAHUN ...... TENTANG ......................... .............. ...................... KEPALA..........., Menimbang
:
Mengingat
:
a. b. c. 1. 2. 3.
bahwa .......................... bahwa ................................ dan seterusnya ................... ..................... ................... ....... ................... ..................... ................... ....... ................... ..................... ................... .......
MEMUTUSKAN: Menetapkan
:
............. ................... ................ ............ .............
KESATU
:
KEDUA
:
KETIGA
:
............. ................... ................ ............ ............. ............. ................... ................ ............ ............. ............. ................... ................ ............ .............
Ditetapkan di
pada tanggal KEPALA...............,
NAMA LENGKAP
PANGKAT
-333. Naskah Dinas Penugasan a. Instruksi 1) Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi
adalah
pejabat
pimpinan
tertinggi
instansi
pemerintah. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala instruksi terdiri dari : (1) kop naskah dinas yang berisi gambar lambang Negara dan tulisan nama jabatan (untuk Bupati) atau logo instansi dan nama instansi (untuk SKPD), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) kata
instruksi
dan
nama
jabatan
pejabat
yang
menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (5) judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris. b) Konsiderans Bagian konsiderans instruksi terdiri dari : (1) Kata menimbang, yang memuat latar belakang penetapan instruksi; (2) Kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi
-34d) Kaki Bagian kaki instruksi terdiri dari (1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma; (3) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi dan Tembusan Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan 5) Hal yang perlu diperhatikan a) Instruksi
merupakan
pelaksanaan
kebijakan
pokok
sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-undangan. b) Wewenang penetapan dan penandatangan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.
-35Format instruksi dapat dilihat pada Contoh 8A dan 8B CONTOH 8A FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI
BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN INSTRUKSI BUPATI BONE NOMOR ...... TAHUN ...... TENTANG ......................... .............. ...................... BUPATI BONE, Dalam
Rangka
.......................
..................
dengan
ini
memberi
instruksi Kepada
:
1.
Nama/Jabatan Pegawai
2.
Nama/Jabatan Pegawai
3.
Nama/Jabatan Pegawai
Untuk
:
KESATU
:
............................................................
KEDUA
:
............................................................
KETIGA
:
............................................................
KEEMPAT
:
Melaksanakan
instruksi
ini
dengan
penuh
pada
tanggal
tanggung jawab Instruksi
.....
mulai
berlaku
dikeluarkan. Dikeluarkan di pada tanggal BUPATI BONE,
NAMA LENGKAP
-36CONTOH 8B FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI KEPALA SKPD
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : Tanassang Kelurahan Alehanuae Kecamatan Sinjai Utara Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. INSTRUKSI KEPALA............ NOMOR ...... TAHUN ...... TENTANG ......................... .............. ...................... KEPALA ...................., Dalam Rangka ....................... .................. dengan ini memberi instruksi Kepada
:
Untuk
:
KESATU
:
1.
Nama/Jabatan Pegawai
2.
Nama/Jabatan Pegawai
3.
Nama/Jabatan Pegawai
............. ................... ................ ............ .............
KEDUA
:
............. ................... ................ ............ .............
KETIGA
:
............. ................... ................ ............ .............
KEEMPAT
:
Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab Instruksi ..... mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Dikeluarkan di pada tanggal KEPALA ......,
NAMA LENGKAP PANGKAT
-37b. Surat Perintah 1) Pengertian Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perintah terdiri dari (1) Kop naskah dinas, yang berisi lambang Negara dan nama jabatan (untuk pejabat Negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat Negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris; (2) Kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) Nomor, yang berada dibawah tulisan surat perintah. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/ atau dasar; pertimbangan perintah;
memuat
dasar
alasan
memuat
ditetapkannya
ketentuan
yang
surat
dijadikan
landasan ditetapkannya surat perintah tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis
dengan
huruf
kapital
dicantumkan
secara
simetris, diikuti kata kepada ditepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat perintah; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
-38(3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama
lengkap
pejabat
yang
menandatangani
surat
perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/ instansi yang terkait. 5) Hal yang perlu diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.
-39Format Surat perintah dapat dilihat pada Contoh 9A dan 9B CONTOH 9A FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI
BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN SURAT PERINTAH NOMOR : / /Set Menimbang
:
a. b.
Dasar
:
1. 2.
bahwa ..................... ............ .................... bahwa ..................... ............ ....................
MEMBERI PERINTAH Kepada
:
1. 2. 3.
Untuk
:
1. 2. 3. 4.
dan seterusnya Dikeluarkan di Watampone pada tanggal BUPATI BONE,
NAMA LENGKAP Tembusan : 1. …. ………. 2. …. ……….
-40CONTOH 9B FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : ............... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. SURAT PERINTAH NOMOR : / /Kode SKPD Menimbang Dasar
: :
a.
bahwa ..................... ............ ....................
b.
bahwa ..................... ............ ....................
1. 2. MEMBERI PERINTAH
Kepada
:
1. 2. 3.
Untuk
:
1. 2. 3. 4.
dan seterusnya Dikeluarkan di pada tanggal KEPALA...............,
NAMA LENGKAP
Tembusan : 1. …. ………. 2. …. ……….
PANGKAT
-41c. Surat Tugas 1) Pengertian Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perintah terdiri dari (1) Kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat Negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat Negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris; (2) Kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) Nomor, yang berada dibawah tulisan surat perintah. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/ atau dasar; pertimbangan perintah;
memuat
dasar
alasan
memuat
ditetapkannya
ketentuan
yang
surat
dijadikan
landasan ditetapkannya surat tugas tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada ditepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat tugas; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
-42(3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama
lengkap
pejabat
yang
menandatangani
surat
perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat Tugas disampaikan kepada pihak yang mendapat tugas b) Tembusan
surat
tugas
disampaikan
kepada
pejabat/
instansi yang terkait. 5) Hal yang perlu diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format Surat tugas dapat dilihat pada Contoh 10A dan 10B CONTOH 10A FORMAT SURAT TUGAS YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI
BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN SURAT TUGAS NOMOR : / /Set Menimbang Dasar
: :
a.
bahwa .....................................................
b.
bahwa .....................................................
1. 2. MENUGASKAN
Kepada
:
1. 2. 3.
-43Untuk
:
1. 2. 3. 4.
dan seterusnya
Dikeluarkan di Watampone pada tanggal BUPATI BONE,
NAMA LENGKAP Tembusan : 1. …. ………. 2. …. ………. CONTOH 10B FORMAT SURAT TUGAS YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : ................ Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. SURAT TUGAS NOMOR : / /Kode SKPD Menimbang
:
a.
bahwa ..................... ............ ....................
b.
bahwa ..................... ............ ....................
Dasar
:
1. 2. MENUGASKAN
Kepada
:
1. 2. 3.
-44Untuk
:
1. 2. 3. 4.
dan seterusnya
Dikeluarkan di pada tanggal KEPALA...............,
NAMA LENGKAP PANGKAT Tembusan : 1. …. ………. 2. …. ……….
B.
Naskah Dinas Korespondensi 1. Naskah Dinas Korespondensi Intern a. Nota Dinas 1) Pengertian Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan diposisi oleh pejabat yang dituju. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri dari (1) Kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/ satuan organisasi ditulis secara simetris di tengah atas;
-45(2) Kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) singkatan Yth, ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital (7) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat dan tembusan (jika perlu) 4) Hal yang perlu diperhatikan a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penandatangan, bulan dan tahun.
-46Format Nota Dinas dapat dilihat pada contoh 11 CONTOH 11 FORMAT NOTA DINAS
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : ..................... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. NOTADINAS NOMOR …..……./…….. Yth Dari Hal Tanggal
: : : : …………… …………… …………… ……………
……………….. ……………….. ……………….. ………………..
……………….. ……………….. ……………….. ………………..
……………… ……………… ……………… ………………
………… ………… ………… …………
…………… …………… …………… ……………
……………….. ……………….. ……………….. ………………..
……………….. ……………….. ……………….. ………………..
……………… ……………… ……………… ………………
………… ………… ………… …………
TandaTangan NAMA LENGKAP PANGKAT
Tembusan : 1. …. ………. 2. …. ………. b. Memorandum 1) Pengertian
Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan
suatu
masalah,
menyampaikan
arahan,
peringatan, saran, dan pendapat kedinasan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum
dibuat
oleh
pejabat
dalam
lingkungan
instansi/ unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab
-473) Susunan a) Kepala Bagian kepala memorandum terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/ satuan organisasi ditulis secara simetris ditengah kecuali
memorandum
Menteri/
pejabat
yang
negara,
atas;
ditandatangani kop
naskah
oleh dinas
menggunakan lambang negara; (2) kata memorandum, ditulis ditengah dengan huruf kapital; (3) kata
nomor,
ditulis
dibawah
kata
memorandum
dengan huruf kapital; (4) singkatan Yth, ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. c) Kaki Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. 4) Hal yang perlu diperhatikan a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas; b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi; c) Penomoran mencantumkan
memorandum nomor
dilakukan
memorandum,
kode
dengan jabatan
penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan dan tahun.
-48Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 12A dan 12B CONTOH 12 A MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI
BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN
Yth Dari Hal Tanggal
MEMORANDUM NOMOR : / /
: : : : …………… …………… …………… ……………
……………….. ……………….. ……………….. ………………..
……………….. ……………….. ……………….. ………………..
……………… ……………… ……………… ………………
………… ………… ………… …………
…………… …………… …………… ……………
……………….. ……………….. ……………….. ………………..
……………….. ……………….. ……………….. ………………..
……………… ……………… ……………… ………………
………… ………… ………… …………
TandaTangan NAMA LENGKAP Tembusan : 1. …. ………. 2. …. ……….
-49CONTOH 12B MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : .............................. Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. Yth Dari Hal Tanggal
: : : : …………… …………… …………… ……………
……………….. ……………….. ……………….. ………………..
……………….. ……………….. ……………….. ………………..
……………… ……………… ……………… ………………
………… ………… ………… …………
…………… …………… …………… ……………
……………….. ……………….. ……………….. ………………..
……………….. ……………….. ……………….. ………………..
……………… ……………… ……………… ………………
………… ………… ………… …………
TandaTangan NAMA LENGKAP Tembusan : 1. …. ………. 2. …. ……….
2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu surat dinas a. Pengertian Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam
menyampaikan
informasi
kedinasan
berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/ organisasi yang bersangkutan.
-50b. Wewenang dan Penandatanganan Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat dinas terdiri dari a) kop surat dinas, yang berisi lambang Negara dan nama jabatan (untuk pejabat Negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat Negara) secara simetris; b) nomor, sifat, lampiran, dan perihal, diketik dengan huruf awal kapital disebelah kiri di bawah kop surat dinas; c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik disebelah kanan atas sejajar/ sebaris dengan nomor; d) kata Yth, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; Jika tujuan surat banyak dapat dibuat dalam bentuk lampiran e) alamat surat, ditulis dibawah Yth. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat dinas
terdiri dari alinea
pembuka, isi, dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat dinas terdiri dari a) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma; b) tanda tangan pejabat; c) nama lengkap pejabat/ penanda tangan, ditulis dengan huruf awal kapital; d) stempel/ cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada) d. Distribusi Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak. e. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas; 2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya;
-513) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca. Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 13A dan 13B CONTOH 13 A SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI
BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN Watampone, ……………. Nomor Sifat Lampiran Perihal
: : : :
Yth. 1. 2. 3.
di
(nama tempat)
(Alinea pembuka) ………….. ……………. …………….. ………… ……….. …………... ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… ………. ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… ……. (Alinea isi) ………….. ……………. …………….. ………… ……….. ………….. ………….. ……………. ………….. ………… ………….. …………………. ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… ……. ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… ……. (Alinea penutup) ………….. ……………. …………….. ………… ……….. ………….. ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… ……. Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap Jabatan Nama Lengkap Tembusan : 1. …………. 2. …………..
-52CONTOH 13B SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : ........................... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. Watampone, ……………. Nomor Sifat Lampiran Perihal
: : : :
Yth. 1. 2. 3.
di
(nama tempat)
(Alinea pembuka) ………….. ……………. …………….. ………… ………..……….. ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ……………… ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ……………. (Alinea isi) ………….. ……………. …………….. ………… ………..……….. ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… … ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… … ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… … (Alinea penutup) ………….. ……………. …………….. ………… ………..……….. ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… ..… Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap SKPD Nama Lengkap Pangkat Tembusan : 1. …………. 2. ………….. 3. Surat Undangan a. Pengertian Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/ pegawai yang tersebut pada alamat tujuan
-53untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan. b. Kewenangan Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat undangan terdiri dari a) kop surat undangan, yang berisi lambang Negara dan nama jabatan (untuk pejabat Negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat Negara); b) nomor, sifat, lampiran, dan perihal, diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan; c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/ sebaris dengan nomor; d) kata Yth, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat. Jika tujuan surat banyak dapat dibuat dalam bentuk lampiran 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari a) alinea pembuka; b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; c) alinea penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital. d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran; 2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.
-54Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 14A, 14B, 14C dan 14D CONTOH 14A FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI
BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN Watampone, ……………. Nomor Sifat Lampiran Perihal
: : : : Undangan
Yth. 1. 2. 3.
di
(nama tempat)
(Alinea pembuka dan isi) ………….. ……………. …………….. ………… ……….. ………….. ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… ………. ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… ………. Hari, tanggal : Waktu : Tempat : Acara : (Alinea penutup) ………….. ……………. …………….. ………… ……….. …………… ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… ………. Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap Jabatan Nama Lengkap Tembusan : 1. …………. 2. …………..
-55CONTOH 14B FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : ............................... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. Watampone, ……………. Nomor Sifat Lampiran Perihal
: : : : Undangan
Yth. 1. 2. 3.
di
(nama tempat)
(Alinea pembuka dan isi) ………….. ……………. …………….. ………… ……….. ……….. ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… …… ..………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… Hari, : tanggal : Waktu : Tempat : Acara (Alinea penutup) ………….. ……………. …………….. ………… ……….. ……….. … .………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… … Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap SKPD Nama Lengkap Pangkat Tembusan : 1. …………. 2. …………..
-56CONTOH 14C FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN
Lampiran Surat Nomor Tanggal DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG 1. ……………… ………………. ……………… ………………. ………………… ….. 2. ……………… ………………. ……………… ………………. ………………… ….. 3. ……………… ………………. ……………… ………………. ………………… ….. 4. ……………… ………………. ……………… ………………. ………………… ….. 5. ……………… ………………. ……………… ………………. ………………… ….. 6. ……………… ………………. ……………… ………………. ………………… …..
NamaJabatan, (TandaTangandanCap)
NamaLengkap
-57CONTOH 14D FORMAT KARTU UNDANGAN
BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN MengharapkandenganhormatkehadiranBapak/Ibu/Saudarapadaacara ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… ………. ………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… ………. hari ……, (tanggal), pukul ……. wita Bertempat di ……………… Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap Jabatan Nama Lengkap Haraphadir30menitsebelumAcaradi mulaidanundangandibawa Konfirmasi:………………………… .
C.
Pakaian Laki-laki
: : ………….. Perempuan TN : ………….. : …………...
Naskah Dinas Khusus 1. Surat Perjanjian Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama. a. Perjanjian Dalam Negeri 1) Pengertian Kerja sama perjanjian dalam negeri antar instansi baik di pusat maupun daerah di buat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Perjanjian yang dilakukan antar instansi pemerintah di dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya
-583) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari : (1) lambang negara
(untuk pejabat negara) diletakkan
secara simetris, atau logo (untuk non pejabat Negara) yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi; (2) nama instansi; (3) judul perjanjian; dan (4) nomor. b) Batang Tubuh Bagian
batang
tubuh
surat
perjanjian
kerja
sama
memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal. c) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi materai sesuai
dengan
ketentuan
peraturan
perundang-
undangan. b. Perjanjian Internasional Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
-59Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 15A dan 15B CONTOH 15 A FORMAT NASKAH PERJANJIAN DALAM NEGERI
PERJANJIAN KERJASAMA ANTARA ………………………………. DAN ………………………………… TENTANG ………………………………………………. NOMOR ……….. NOMOR ………. Pada hari ini, ….. tanggal ….. bulan…… tahun ….. bertempat di ……. , yang bertanda tangan di bawah ini : 1. ……. : ………. Selanjutnya disebut sebagai pihak I 2. ……. : ………. Selanjutnya disebut sebagai pihak II bersepakat untuk melakukan kerjasama dalam bidang ….. yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut : Pasal 1 ………………… Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJASAMA ……………………………….. Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN ………………………………………….. Pasal 4 PEMBIAYAAN …………………………………………. Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN …………………………………….
-60Pasal 6 LAIN- LAIN (1) ApabilaterjadihaLhalyangdiluarkekuasaankeduabelahpihakatauforcemajeure,dap atdipertimbangkankemungkinanperubahantempatdanwaktupel aksanaantugaspekerjaandenganpersetujuankeduabelahpihak. (2) YangtermasukforceMajeureadalah: a. bencanaalam; b. tindakanpemerintahdibidangfiskaldanmoneter; c. keadaankeamananyangtidakmengizinkan. (3) Segalaperubahandan/ataupembatalanterhadappiagamkerjasam ainiakandiaturbersamakemudianolehPihakPertamadanPihakKed ua. Pasal 7 PENUTUP …………………………….. Nama Institusi
Nama Institusi
Nama Jabatan
Nama Jabatan
Tanda Tangan
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Nama Lengkap
CONTOH15B FORMATPERJANJIANKERJASAMAPEMERINTAH/PEMERINTAH DAERAHLINGKUPNASIONAL
PERJANJIAN KERJASAMA ANTARA Kementerian/Lembaga /Pemda DAN Kementerian/Lembaga /Pemda TENTANG ………………………………………………. NOMOR ……….. NOMOR ………. (Kementerian/Lembaga /Pemda) dan (Kementerian/Lembaga /Pemda) ……………………….. ………………………………………. Keduabelahpihaksepakatuntukmangadakankerjasamadalamrangka(Prog ram)……………..denganketentuansebagaiberikut Pasal 1 TUJUAN KERJASAMA …………………
-61-
Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJASAMA ……………………………….. Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN ………………………………………….. Pasal 4 PEMBIAYAAN …………………………………………. Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN Pasal 6 LAIN- LAIN (1) ApabilaterjadihaLhalyangdiluarkekuasaankeduabelahpihakatauforcemajeure,dapatdi pertimbangkankemungkinanperubahantempatdanwaktupelaksanaa ntugaspekerjaandenganpersetujuankeduabelahpihak. (2) YangtermasukforceMajeureadalah: a. bencanaalam; b. tindakanpemerintahdibidangfiskaldanmoneter; c. keadaankeamananyangtidakmengizinkan. (3) Segalaperubahandan/ataupembatalanterhadappiagamkerjasamaini akandiaturbersamakemudianolehPihakPertamadanPihakKedua. Pasal 7 PENUTUP ……………………………..
Nama Institusi
Nama Institusi
Nama Jabatan
Nama Jabatan
Tanda Tangan
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Nama Lengkap
2. Surat Kuasa a. Pengertian Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang
kepada
badan
hukum/kelompok
orang/
-62perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. b. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat kuasa terdiri dari a) kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul surat kuasa; c) nomor surat kuasa 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan. 3) Kaki Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan dan dibubuhi materai.
-63Format surat kuasa dapat dilihat pada Contoh 16 CONTOH 16 FORMAT SURAT KUASA
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : ................ Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. SURAT KUASA NOMOR : / /Kode SKPD Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama
:
NIP
:
Jabatan
:
Alamat
:
Memberi kuasa kepada : Nama
:
NIP
:
Jabatan
:
Alamat
:
untuk ........................................... ....................... ......................... ................................. . .................. ................... Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya Penerima Kuasa,
Pemberi Kuasa,
Tanda Tangan
Materai dan Tanda Tangan
Nama Lengkap
Nama Lengkap
3. Berita Acara a. Pengertian Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan.
-64b. Susunan 1) Kepala Bagian kepala berita acara terdiri dari a) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul berita acara; c) nomor berita acara. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; b) substansi berita acara. 3) Kaki Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/ pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi apabila diperlukan. Format berita acara dapat dilihat pada Contoh 17 CONTOH 17 FORMAT BERITA ACARA
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : ......................... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) …..
BERITA ACARA NOMOR :
/
/Kode SKPD
Pada hari ini, ….. tanggal ….. bulan…… tahun ….. , kami masing- masing : 1. …….(nama pejabat) …….(Nip dan jabatan) ………. Selanjutnya disebut sebagai pihak PERTAMA dan 2. …….(nama pejabat) …….(Nip dan jabatan) Selanjutnya
disebut
sebagai
melaksanakan 1. ………………………………….
pihak
………. ……. KEDUA,
telah
-652. Dan seterusnya
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya, berdasarkan …………………………………………………………………………… Dibuat di …… Pihak KEDUA
Pihak PERTAMA
Tanda Tangan
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Nama Lengkap Mengetahui/Mengesahkan Nama Jabatan Tanda Tangan Nama Lengkap
4. Surat Keterangan a.Pengertian Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi
hal
atau seseorang untuk
kepentingan
kedinasan. b.Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,wewenang,dan tanggung jawabnya. c.Susunan 1)Kepala Bagian kepala surat keterangan terdiri dari a) kop surat keterangan, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul surat keterangan; c) nomor surat keterangan. 2) Batang Tubuh Bagian
batang
pejabat
yang
tubuh
surat
menerangkan
keterangan dan
memuat
pegawai
yang
diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya
-66surat keterangan 3) Kaki Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan,
dan
nama pejabat
yang membuat
surat
keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah. Format surat keterangan dapat dilihat pada Contoh 18. CONTOH 18 FORMAT SURAT KETERANGAN
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : ........................... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. SURAT KETERANGAN NOMOR : / /Kode SKPD Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama
:
NIP
:
Jabatan
:
Dengan ini menerangkan bahwa : Nama
:
NIP
:
Pangkat/Golongan
:
........................................... ....................... ......................... ................................. . .................. ................... Demikian Surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya Pejabat Pembuat Keterangan, Tanda Tangan dan Cap SKPD Nama Lengkap
-67-
5.SuratPengantar a.Pengertian Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikanbarang atau naskah. b.Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c.Susunan 1)Kepala Bagian kepala surat pengantar terdiri dari a) kop naskah dinas; b) nomor; c) tanggal; d) nama jabatan/alamat yang dituju; e) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari a) nomor urut; b) jenis yang dikirim; c) banyaknya naskah/barang; d) keterangan. 3)Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri dari a) pengirim yang berada disebelah kanan, yang meliputi (1) nama jabatan pembuat pengantar; (2) tanda tangan; (3) nama dan NIP; (4) stempel jabatan/instansi. b) penerima yang berada disebelah kiri, yang meliputi (1) nama jabatan penerima; (2) tanda tangan; (3) nama dan NIP; (4) cap instansi instansi; (5) nomor telepon/faksimile; (6) tanggal penerimaan.
-68d. Hal yang Perlu Diperhatikan Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap: lembar pertama Untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim. e. Penomoran Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran surat dinas. Format surat pengantar dapat dilihat pada Contoh 19. CONTOH 19 FORMAT SURAT PENGANTAR
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : Tanassang Kelurahan Alehanuae Kecamatan Sinjai Utara Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. Watampone, ……………. Yth. 1. …………….. di (nama tempat) SURAT PENGANTAR NOMOR : / /Kode SKPD
No
Naskah Dinas Dikirimkan
Yang Banyaknya
Keterangan
Penerima, Nama Jabatan,
Pengirim, Nama Jabatan,
Tanda Tangan dan Cap Instansi Penerima
Tanda Tangan dan Cap SKPD
Nama Lengkap Pangkat
Nama Lengkap Pangkat
-696.Pengumuman a. Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan dan golongan didalam atau diluar instansi. b.Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan
ditandatangani oleh
pejabat yang
Mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk. c.Susunan 1)Kepala Bagian kepala pengumuman terdiri dari a) Kop naskah dinas yang memuat logo dan nama instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; b) Tulisan pengumuman dicantumkan dibawah logo instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan dibawahnya; c) Kata tentang, yang dicantumkan dibawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) Rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dibawah tentang. 2) Batang Tubuh Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman: c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. 3) Kaki Bagian kaki pengumuman terdiri dari a) Tempat dan tanggal penetapan; b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; d) Nama lengkap yang menanda tangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital; e) Cap dinas
-70d. Hal yang Perlu Diperhatikan a) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu. b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan. Format pengumuman dapat dilihat pada Contoh 20. CONTOH 20 FORMAT PENGUMUMAN
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : Tanassang Kelurahan Alehanuae Kecamatan Sinjai Utara Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. PENGUMUMAN NOMOR : / /Kode SKPD …………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………….... …………………………………………………………………………………………. ........….. Dikeluarkan di Pada tanggal ……. Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap SKPD Nama Lengkap Pangkat
D.
Laporan 1.Pengertian Laporan
adalah
pemberitahuan
naskah tentang
dinas
yang memuat
pelaksanaan
suatu
kegiatan/kejadian. 2.Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.
-713.Susunan a) Kepala Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secarasi metris. b) Batang Tubuh Bagian batang-tubuh laporan terdiri dari 1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan serta ruang lingkup dan sistematika laporan; 2) Materil
aporan,
dilaksanakan,
terdiri
faktor
yang
atas
kegiatan
yang
mempengaruhi,
hasil
pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lainyang perlu dilaporkan; 3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; 4) Penutup, merupakan akhir laporan. c) Kaki Bagian kaki laporan terdiri dari 1) Tempat dan tanggal pembuatan laporan; 2) Nama
jabatan
pejabat
pembuat
laporan,
ditulis
dengan huruf awal kapital; 3) Tanda tangan; 4) Nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital.
-72Format laporan dapat dilihat pada Contoh 21. CONTOH 21 FORMAT LAPORAN
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : .............................. Kabupaten BoneProvinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. LAPORAN TENTANG ………………………………………………. A.
Pendahuluan …………… ………………… ……………….. ………………
B. Kegiatan Yang Dilaksanakan …………… ………………… ……………….. ……………… C. Hasil yang Dicapai …………… ………………… ……………….. ……………… D. Simpulan Dan saran …………… ………………… ……………….. ……………… E. Penutup …………… ………………… ……………….. ……………… Watampone, ………………….. NAMAJABATAN, TandaTangandanCapSKPD
NAMA LENGKAP PANGKAT
-73E.
Telaahan Staf 1.Pengertian Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai
suatu
persoalan
dengan
memberikan
jalan
keluar/pemecahan yang disarankan. 2.Susunan a) Kepala Bagian kepala telaahan staf terdiri dari 1) judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris ditengah atas; 2) uraian singkat tentang permasalahan. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari 1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; 2) Pra anggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan
data
yang
ada,
saling
berhubungan
sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa yang akan datang; 3) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta
yang
landasan analisis dan pemecahan persoalan; 4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta persoalan
dan
akibatnya,
terhadap
hambatan
serta
keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; 5) Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; 6) Tindakan
yang
disarankan,
yang
memuat
secara
ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. c) Kaki Bagian kaki telaahan staf terdiri dari: 1) Nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
-742) Tanda tangan; 3) Nama lengkap; 4) Daftar lampiran. Format telaahan staf dapat dilihat pada Contoh 22 CONTOH 22 FORMAT TELAAHAN STAF
PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : ..................... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) ……Fax . (0481) ….. TELAAHAN STAFF TENTANG ………………………………………………. A.
Persoalan …………… ………………… ……………….. ………………
B. Pra Anggapan …………… ………………… ……………….. ……………… C. Fakta Yang Mempengaruhi …………… ………………… ……………….. ……………… D. Analisis …………… ………………… ……………….. ……………… E. Simpulan …………… ………………… ……………….. ……………… E. Saran …………… ………………… ……………….. ……………… Watampone, ………………….. NAMA JABATAN PEMBUAT TELAAHAN STAF, Tanda Tangan dan Cap SKPD
NAMA LENGKAP PANGKAT
-75F. Formulir Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan. G.
Naskah Dinas Elektronik Naskah
dinas
elektronik
adalah
naskah
dinas
berupa
komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia elektronis. Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronik diatur
sesuai
undangan.
dengan
ketentuan
peraturan
perundang-
-76-
BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. Persyaratan Penyusunan Setiap
naskah
dinas
harus
merupakan
kebulatan
pikiran
yangjelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalampenyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut. 1. Ketelitian Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan keputusan. 2. Kejelasan Naskah Dinas harus memperhatikan kejelasan, aspek fisik dn materi. 3. Singkat dan Padat Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat dan lengkap). 4. Logis dan meyakinkan Naskah
Dinas
harus
runtut
dan
logis
yang
berarti
bahwa
penuangan gagasan ke dalam naskah Dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efekti sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas. 5. Pembakuan Naskah Dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi naskah Dinas. B. Penomoran Naskah Dinas Nomor pada Naskah Dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh karena itu susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, dan penilaian arsip.
-77-
1. Nomor Naskah Dinas Pengaturan a. Peraturan Daerah Susunan Nomor Naskah Dinas Peraturan Daerah terdiri dari tulisan Nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), tulisan Tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. Contoh : PERATURAN DAERAH KABUPATEN BONE NOMOR 1 TAHUN 2015 TENTANG …………………………. b. Peraturan Bupati Susunan Nomor Naskah Dinas Peraturan Bupati terdiri dari tulisan Nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), tulisan Tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. Contoh : PERATURAN BUPATIBONE NOMOR 1 TAHUN 2015 TENTANG …………………………. c.
Peraturan Bersama Bupati Susunan Nomor Naskah Dinas Peraturan Bersama Bupati terdiri dari tulisan Nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), tulisan Tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. Contoh : PERATURAN BERSAMA BUPATI BONE DAN BUPATI……………………….. NOMOR ...... TAHUN ...... NOMOR ...... TAHUN ...... TENTANG ........................................................
-78-
d. Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan merupakan Lampiran Peraturan penomorannya sama dengan nomor peraturan yang mengantarkannya dan diletakkan di sebelah kiri atas. Contoh 1: LAMPIRAN PERATURAN BUPATI BONE NOMOR 1 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN ……………………………… Contoh 2: LAMPIRAN PERATURAN BUPATI BONE NOMOR 1 TAHUN 2015 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN ……………………………… e. Surat Edaran Susunan Nomor Naskah Dinas Surat Edaran terdiri dari tulisan Nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), tulisan Tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. Contoh : SURAT EDARAN NOMOR 1 TAHUN 2015 TENTANG …………………………. 2. Nomor Naskah Dinas Penetapan a. Keputusan Bupati Susunan Nomor Naskah Dinas Keputusan Bupati terdiri dari tulisan Nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), tulisan Tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. Contoh : KEPUTUSAN BUPATIBONE NOMOR 1 TAHUN 2015 TENTANG ………………………….
-79-
3. Nomor Naskah Dinas Penugasan a. Instruksi Bupati Susunan Nomor Naskah Dinas Instruksi Bupati
terdiri dari
tulisan Nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), tulisan Tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. Contoh : INSTRUKSI BUPATIBONE NOMOR 1 TAHUN 2015 TENTANG …………………………. b. Surat Perintah dan Surat Tugas Susunan penomoran Surat Perintah dan Surat Tugas adalah sebagai berikut: 1) nomor kode surat 2) nomor kode organisasi 3) nomor urut dalam satu tahun takwin 4) kode jabatan penandatangan Contoh 1: SURAT PERINTAH NOMOR 094/01.01.001/Set 094 : nomor
kode
surat
perintah/surat
tugas
perjalanan
pegawai 01
: nomor kode organisasi (Sekretariat daerah)
01
: nomor kode unit kerja (Bagian Hukum)
001 : Nomor urut dalam satu tahun takwin Set : Kode jabatan penandatangan (Bupati, Sekda) Contoh 2: SURAT TUGAS NOMOR 094/01.01.001/Set 094 : nomor
kode
surat
perintah/surat
tugas
perjalanan
pegawai 01
: nomor kode organisasi (Sekretariat daerah)
01
: nomor kode unit kerja (Bagian Hukum dan HAM)
001 : Nomor urut dalam satu tahun takwin Set : Kode jabatan penandatangan (Bupati, Sekda)
-80-
4. Nomor Naskah Dinas Korespondensi a. Surat Dinas/Surat Undangan 1) Surat Dinas/Undangan yang ditandatangani Bupati/Wakil Bupati/Sekda Nomor surat dinas yang ditandatangani oleh Bupati/Wakil Bupati atau Sekda terdiri dari : a) nomor kode surat b) nomor kode organisasi c) nomor urut dalam satu tahun takwin d) Set (kode jabatan untuk Bupati/wakil Bupati/Sekda) Contoh : NOMOR 800/01.07.001/Set 800 : nomor kode surat ( kepegawaian) 01
: nomor kode organisasi (Sekretariat daerah)
07
: nomor kode unit kerja (Bagian Organisasi)
001 : Nomor urut dalam satu tahun takwin Set : Kode jabatan penandatangan (Bupati/Wakil Bupati/Sekda) 2) Surat Dinas/Undangan yang ditandatangani oleh SKPD Nomor surat dinas yang ditandatangani oleh Kepala SKPD terdiri dari : a) nomor kode surat b) nomor kode organisasi c) nomor urut dalam satu tahun takwin d) kode jabatan penandatangan Contoh : NOMOR 800/05.007/BKDD 800
: nomor kode surat ( kepegawaian)
05
: nomor kode organisasi (BKDD)
007
: Nomor urut dalam satu tahun takwin
BKDD : Kode jabatan penandatangan (Badan Kepegawaian Daerah) b. Nomor Memorandum/Nota Dinas Memorandum/Nota Dinas bersifat internal, dengan susunan penomorannya sebagai berikut : a) nomor kode surat b) nomor kode organisasi
-81-
c) nomor urut dalam satu tahun takwin d) kode jabatan penandatangan Contoh : NOMOR 800/01.07.001/Org. 800 : nomor kode surat ( kepegawaian) 01
: nomor kode organisasi (Sekretariat daerah)
07
: nomor kode unit kerja (Bagian Organisasi)
001
: Nomor urut dalam satu tahun takwin
Org
: Kode jabatan penandatangan
5. Nomor Salinan Surat Penomoran Salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa surat tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu/diawasi. Penyebutan nomor salinan surat disusun sebagai berikut: a. Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat rahasia/rahasia harus diberi nomor pada halaman pertama b. Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu salinan (salinan tunggal) c. Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama dengan
daftar
distribusinya.
Daftar
distribusi
harus
dicantumkan sebagai lampiran. C. Nomor Halaman Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arabic Typesetting dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman. D. Ketentuan jarak spasi 1. Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi 2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi 3. Jarak antara judul dan sub judul adalah empat spasi 4. Jarak antara sub judul dan uraian adalah dua spasi 5. Jarak masing- masing baris disesuaikan dengan keperluan
-82-
Dalam
penentuan
jarak
spasi,
hendaknya
diperhatikan
aspek
keserasian dan estetika dengan mempertimbangkan isi naskah dinas. E. Penggunaan Huruf Naskah Dinas Peraturan Daerah, Peraturan Bupati, Peraturan Bersama Bupati dan Keputusan Bupati menggunakan huruf Bookman Old Style ukuran 12 sedangkan naskah dinas lainnya menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12. F. Lampiran Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arabic Typesetting. Nomor halaman
lampiran
merupakan
nomor
lanjutan
dari
halaman
sebelumnya. G. Daftar Distribusi Daftar Distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Setiap distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah. H. Rujukan Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut. 1.
Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar.
2.
Surat Dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis. a. Dalam hal Surat Dinas memerlukan Rujukan, naskah Rujukan ditulis pada alinea pembuka, diikuti substansi materi surat yang bersangkutan rujukan lebih dari satu naskah, Rujukan itu harus ditulis secara kronologis
-83-
b. Cara menulis Rujukan adalah sebagai berikut. 1)
Rujukan Berupa Naskah Penulisan Rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas.
2)
Rujukan Berupa Surat Dinas Penulisan Rujukan berupa Surat Dinas mencakupi informasi singkat tentang Surat Dinas yang menjadi Rujukan, dengan urutan sebagai berikut : jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat dan Hal.
3)
Rujukan Berupa Surat Dinas Elektronik Penulisan rujukan berupa Surat Dinas Elektronik (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri.
c. Rujukan Surat kepada Instansi Non Pemerintah Rujukan tidak harus dicantumkan pada surat Surat Dinas yang ditujukan kepada instansi non pemerintah. I.
Ruang Tanda Tangan Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan (Misalnya Bupati, Sekretaris Daerah, Kepala Dinas) yang dirangkaikan dengan nama Instansi. a.
Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir
b.
Nama jabatan diletakkan pada baris pertama tidak disingkat
c.
Ruang tanda tangan sekurang- kurangnya empat paragraf
d.
Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat mengatur ditulis dengan huruf capital dan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital.
e.
Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah + 3 cm,
sedangkan
terpanjang.
untuk
tepi
kiri
disesuaikan
dengan
baris
-84-
J. Penentuan Batas/Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian dalam penyusunan naskah dinas diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas , yaitu : a. Ruang tepi atas
: Apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang- kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas.
b. Ruang tepi bawah : Sekurang-
kurangnya 2,5 cm dari tepi
bawah kertas c. Ruang tepi kiri
: Sekurang- kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas, batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk
kepentingan
penyimpanan
dalam
map arsip tidak berakibat hilangnya salah satu huruf/angka/kata pada naskah dinas d. Ruang tepi kanan
: Sekurang- kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.
Catatan : Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika. K. Penggunaan Bahasa Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat dan menguraikan maksud, tujuan serta isi naskah. Untuk itu perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku , yaitu Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.
-85-
Ejaan yang dgunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. L. Media/Sarana Naskah Dinas 1. Kertas a. naskah dinas mennggunakan kertas jenis HVS 70 - 80 gram b. naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau kertas jenis lain yang memiliki nilai keasaman serendah- rendahnya 7 (PH7) c. kertas yang digunakan untuk naskah dinas korespondensi adalah Folio yang berukuran 210 x 330 mm. Di samping kertas Folio, untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan ukuran : 1) A3 kuarto ganda (297 x 420 mm) 2) A4 yang berukuran 297 x 210 mm (81/4 x 11 ¾ inch) 3) A5 setengah kuarto (210 x 148 mm) 4) Folio ganda (420 x 330 mm) 2. Sampul Surat Sampul surat dinas
menggunakan kertas tahan lama (bond)
berwarna putih atau coklat muda. 3. Tinta Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat menggunakan warna hitam atau biru tua.
-86-
BAB IV KEWENANGAN PENANDATANGANAN DAN PEMBUBUHAN PARAF NASKAH DINAS
A. Penandatanganan 1. Bupati a. Bupati menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk peraturan perundang-undangan dan dalam bentuk surat yang materinya memuat
kebijakan
dan
atau
pelaksanaan
perundang-undangan yang lebih tinggi. Naskah Dinas dimaksud terdiri atas: 1)
Peraturan Daerah;
2)
Peraturan Bupati;
3)
Peraturan Bersama Bupati;
4)
Keputusan Bupati;
5)
Perjanjian Kerja Sama;
6)
Instruksi Bupati;
7)
Surat Edaran;
8)
Surat Biasa;
9)
Surat Keterangan;
10) Pengumuman; 11) Surat Perintah; 12) Surat Izin; 13) Surat Perjanjian; 14) Surat Perintah Tugas 15) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 16) Surat Kuasa; 17) Surat Undangan; 18) Surat Panggilan; 19) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 20) Telegram; 21) Laporan; 22) Rekomendasi; 23) Berita Acara; 24) Memorandum; 25) Lembar Disposisi;
dari
peraturan
-8726) Piagam/Sertifikat; 27) Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP); dan 28) Nota Kesepahaman (Memorandum of Understanding/MoU). b. Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan kepada Pejabat pemerintah, pemerintah Kecamatan/Kelurahan, Pemerintah Desa, organisasi kemasyarakatan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan; c. Apabila Bupati berhalangan, penandatanganan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b, dilakukan oleh Wakil Bupati sesuai dengan ketentuan dalam peraturan perundangundangan yang berlaku; d. Bupati dapat mendelegasikan penandatanganan naskah dinas tertentu kepada Pejabat yang ditunjuk secara tertulis, kecuali Peraturan Daerah dan Peraturan Bupati. 2. Wakil Bupati a. Wakil Bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum sebagai petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan oleh Bupati serta dalam bentuk dan susunan surat sepanjang
materinya
sesuai
dengan
bidang
tugas
dan
tanggungjawabnya. b. Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan kepada Pejabat di lingkungan Pejabat Pemerintah, pemerintah Kecamatan/Kelurahan,
Pemerintah
Desa,
organisasi
kemasyarakatan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Naskah dinas dimaksud terdiri atas: 1)
KeputusanBupati;
2)
Surat Edaran;
3)
Surat Biasa;
4)
Surat Keterangan;
5)
Surat Perintah;
6)
Surat Izin;
7)
Surat Perjanjian;
8)
Surat Perintah Tugas;
9)
Surat Perintah Perjalanan Dinas;
10) Surat Kuasa; 11) Surat Undangan; 12) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas;
-8813) Surat Panggilan; 14) Pengumuman; 15) Laporan; 16) Rekomendasi; 17) Berita Acara; 18) Memorandum; 19) Lembar Disposisi; 20) Piagam/Sertifikat; dan 21) STTPP. 3. Sekretaris Daerah a. Sekretaris Daerah atas nama Bupati menandatangani naskah dinas
dalam
bentuk
produk-produk
hukum
yang
bersifat
penetapan. b. Sekretaris Daerah atas nama Bupati menandatangani naskah dinas
dalam
bentuk
dan
susunan
surat
yang
materinya
merupakan penjelasan atau petunjuk pelaksanaan dari suatu kebijakan Pemerintah Daerah yang telah ditetapkan. c. Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b yang ditujukan kepada Pejabat di Lingkungan
Pemerintah
Daerah
Kabupaten,
Pemerintah
Kecamatan/Kelurahan, Pemerintah Desa dan pihak-pihak lain yang dianggap perlu. d. Sekretaris
Daerah
berdasarkan
wewenang
Jabatannya
menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat dalam rangka koordinasi teknis administrasi untuk kelancaran pelaksanaan tugas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten. e. Sekretaris Daerah atas nama Bupati menandatangani naskah dinas terdiri atas: 1) Keputusan Bupati; 2) Surat Edaran; 3) Surat Biasa; 4) Surat Keterangan; 5) Surat Perintah; 6) Surat Izin; 7) Surat Perjanjian; 8) Surat Perintah Tugas; 9) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 10) Surat Perintah Perjalanan Dinas;
-8911) Rekomendasi; 12) Surat Kuasa; 13) Surat Undangan; 14) Surat Panggilan; 15) Pengumuman; 16) Telegram; 17) Laporan; dan 18) Berita Acara; f. Sekretaris Daerah atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas terdiri atas: 1) Keputusan; 2) Surat Edaran; 3) Surat Biasa; 4) Surat Keterangan; 5) Surat Perintah; 6) Surat Izin; 7) Surat Perjanjian; 8) Surat Perintah Tugas; 9) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 10) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 11) Surat Kuasa; 12) Surat Undangan; 13) Surat Panggilan; 14) Pengumuman; 15) Telegram; 16) Laporan; 17) Berita Acara; 18) Lembaran Daerah; 19) Berita Daerah; 20) Radiogram; 21) Telaahan Staf; 22) Rekomendasi; 23) Memorandum; dan 24) Surat Perintah Kerja. 4. Kepala SKPD a. Kepala SKPD atas nama Bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk susunan peraturan perundang-undangan yang bersifat penetapan.
-90b. Kepala SKPD menandatangani naskah dinas yang ditujukan kepada Pejabat di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten, Pejabat SKPD dan pihak-pihak lain yang dianggap perlu. c. Kepala SKPD berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas dalam bentuk peraturan perundang-undangan yang bersifat penetapan dan susunan surat yang materinya memuat petunjuk pelaksanaan teknis masing-masing SKPD yang ditujukan kepada
Pejabat
intern
SKPD
yang
bersangkutan,
SKPD
di
lingkungan Pemerintah Kabupaten, Pejabat SKPD lain dan pihakpihak yang dianggap perlu. d. Apabila SKPD berhalangan, Pejabat pada setiap SKPD berdasarkan pemberian wewenang menandatangani naskah dinas atas nama Kepala SKPD yang bersangkutan. e. Kepala SKPD atas nama Bupati, menandatangani naskah dinas terdiri atas: 1) Keputusan Bupati; 2) Surat Edaran (bersifat internal SKPD masing-masing); 3) Surat Biasa; 4) Surat Keterangan; 5) Surat Perintah; 6) Surat Perintah Tugas; 7) Surat Perjanjian; 8) Surat Kuasa; 9) Surat Panggilan; 10) Surat Izin; 11) Surat Undangan; 12) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 13) Telegram; 14) Rekomendasi; 15) Pengumuman; 16) Berita Acara; 17) Laporan; dan 18) STTPP (khusus Kepala SKPD yang membidangi Diklat). f. Kepala SKPD atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas terdiri atas: 1) Keputusan; 2) Perjanjian Kerja Sama; 3) Surat Edaran;
-914) Surat Biasa; 5) Surat Keterangan; 6) Surat Tugas; 7) Surat Perintah; 8) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 9) Surat Perintah Tugas; 10) Surat Perjanjian; 11) Surat Kuasa; 12) Surat Panggilan; 13) Surat Izin; 14) Surat Undangan; 15) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 16) Telegram; 17) Rekomendasi; 18) Nota Dinas; 19) Pengumuman; 20) Berita Acara; 21) Laporan; 22) Telaahan Staf; 23) Memorandum; 24) Surat Perintah Kerja (SPK); dan 25) Sertifikat (khusus Kepala SKPD yang membidangi Diklat). 5. Asisten Sekretaris Daerah a. Asisten
Sekretaris
Daerah
atas
nama
Sekretaris
Daerah
menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat yang materinya memuat
petunjuk
mendukung
pelaksanaan
kelancaran
tugas
teknis
operasional
masing-masing
SKPD
yang yang
ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Kabupaten. Asisten
Sekretaris
Daerah
atas
nama
Sekretaris
Daerah
menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat terdiri atas: 1) Surat Edaran. 2) Surat Biasa. 3) Surat Keterangan. 4) Surat Perintah. 5) Surat Panggilan. 6) Surat Perintah Tugas. 7) Surat Undangan. 8) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas;
-929) Telegram. 10) Nota Dinas. 11) Pengumuman. 12) Laporan. b. Asisten
Sekretaris
Daerah
berdasarkan
wewenangnya
menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang
materinya
merupakan
data
atau
informasi
sebagai
pelaksanaan teknis operasional dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas. c. Asisten Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Kabupaten. Adapun naskah dinas dimaksud terdiri atas: 1) Surat Edaran; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Surat Panggilan; 5) Surat Perintah Tugas; 6) Surat Undangan; 7) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 8) Telegram; 9) Nota Dinas; 10) Telaahan Staf; 11) Pengumuman; 12) Laporan; 13) Memorandum; 14) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 15) Lembar Disposisi; dan 16) Daftar Hadir. 6. Staf Ahli Bupati Staf Ahli Bupati atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat terdiri atas: 1) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 2) Telaahan Staf; dan 3) Laporan. 7. Kepala Bagian dan Pejabat yang setingkat a. Kepala Bagian, Pejabat yang setingkat Eselon III.a pada setiap SKPD
atas
nama
atasan
langsung
berdasarkan
pemberian
wewenang dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya merupakan data atau informasi
-93yang ditujukan kepada pejabat dalam lingkungan SKPD yang bersangkutan. Naskah Dinas dimaksud terdiri atas: 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 5) Surat Perintah Tugas; 6) Surat Panggilan; 7) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 8) Rekomendasi; 9) Berita Acara; 10) Nota Dinas; 11) Pengumuman; 12) Laporan; 13) Undangan; dan 14) Surat Perintah Kerja b. Kepala
Bagian,
berdasarkan
wewenang
jabatannya
menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya bersifat informatif yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan SKPD yang bersangkutan pejabat yang setingkat atau lebih rendah di lingkungan Pemerintah Kabupaten. Naskah Dinas dimaksud terdiri atas: 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) SuratPerintah Tugas; 4) Surat Undangan; 5) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 6) Nota Dinas; 7) Telaahan Staf; 8) Laporan; 9) Memorandum; 10) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 11) Lembar Disposisi; 12) Berita Acara; 13) Rekomendasi; 14) Surat Pengantar; dan 15) Surat Perintah Kerja.
-948. Sekretaris DPRD Kabupaten a. Sekretaris DPRD Kabupaten atas nama Bupati, menandatangani naskah dinas, terdiri atas: 1) Keputusan Bupati; 2) Perjanjian Kerja Sama; 3) Surat Biasa; 4) Surat Keterangan; 5) Surat Perintah; dan 6) Surat Undangan. b. Sekretaris
DPRD
Kabupaten
atas
wewenang
jabatannya
menandatangani naskah dinas berdasarkan wewenang yang telah ditentukan
dan
digariskan
oleh
pimpinan
yang
bersifat
informatif/biasa, teknis serta tidak mengandung konsekuensi tanggung jawab yang lebih luas yang ditujukan kepada eselon yang setingkat atau di bawahnya. Naskah dinas dimaksud terdiri atas: 1) Keputusan; 2) Kerja Sama; 3) Surat Biasa; 4) Surat Perintah; 5) Surat Izin; 6) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 7) Surat Perintah Tugas; 8) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 9) Surat Undangan; 10) Surat Panggilan; 11) Pengumuman; 12) Laporan; 13) Rekomendasi; 14) Telegram; 15) Nota Dinas; 16) Berita Acara; 17) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 18) Lembar Disposisi; 19) Telaahan Staf; 20) Memorandum; 21) Surat Perintah Kerja; dan 22) Daftar Hadir.
-959. Sekretaris/Kepala Bidang a. Sekretaris/Kepala Bidang atas nama atasan langsungnya dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang ditujukan kepada unit kerja intern yang bersangkutan. Naskah dinas dimaksud terdiri atas: 1) Surat Biasa; 2) Surat Perintah; 3) SuratPerintah Tugas; 4) Nota Dinas; dan 5) Pengumuman. b. Sekretaris/Kepala
Bidang
atas
wewenang
jabatannya
dapat
menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang ditujukan kepada unit kerja intern yang bersangkutan. Naskah dinas dimaksud terdiri atas: 1) Surat Perintah; 2) Telaahan Staf; 3) Nota Dinas; 4) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 5) Lembar Disposisi; 6) Laporan; dan 7) Daftar Hadir. 10. Kepala UPT Dinas/Badan a. Kepala UPT Dinas/Badan atas nama atasan langsungnya dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas: 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Nota Dinas; 5) Berita Acara; dan 6) Daftar Hadir. b. Kepala UPT Dinas/Badan atas wewenang jabatannya dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas: 1) Surat Biasa; 2) Surat Perintah; 3) Surat Perjanjian; 4) Surat Perintah Tugas; 5) Surat Perintah Perjalanan Dinas;
-966) Surat Kuasa; 7) Surat Undangan; 8) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 9) Surat Panggilan; 10) Telaahan Staf; 11) Nota Dinas; 12) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 13) Lembar Disposisi; 14) Pengumuman; 15) Laporan; 16) Rekomendasi; 17) Berita Acara; 18) Memorandum; dan 19) Daftar Hadir. 11. Kepala Sub Bagian/Kepala Sub Bidang/Kepala Seksi a. Kepala Sub Bagian/Kepala Sub Bidang/Kepala Seksi atas nama atasan langsungnya dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas: 1) Surat Perintah; 2) Nota Dinas; dan 3) Daftar Hadir. b. Kepala
Sub
Bagian/Kepala
Sub
Bidang/Kepala
Seksi
atas
wewenang jabatannya dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas: 1) Telaahan Staf; 2) Nota Dinas; 3) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; dan 4) Laporan. B. Pembubuhan Paraf 1.
Pembubuhan Paraf secara Hierarkis a. Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang pejabat secara hierarkis untuk ikut bertanggung jawab karena tugas pokok dan fungsinya atau terkait dengan tugasnya. b. Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh Sekretaris Daerah untuk ditandatangani oleh Bupati atau Wakil Bupati diparaf oleh Sekretaris Daerah dibelakang nama jabatan penandatangan.
-97c. Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf. d. Paraf Pejabat dibubuhkan pada lembar terakhir naskah dinas tersebut, kecuali untuk Surat Perintah Perjalanan Dinas, paraf dibubuhkan pada lembar pertama. e. Letak Pembubuhan Paraf hierarkis sebagai berikut : a. Di Lingkungan Sekretariat Daerah (b) BUPATIBONE, (a) (a) Sekda (b) Asisten (c) Kepala Bagian
(c) NAMA JELAS (b) SEKRETARIS DAERAH, (a)
(a) Asisten (b) Kepala Bagian (c) KepalaSub Bagian
(c) NAMA JELAS Pangkat NIP
(a) ASISTEN ………………, (a) Kepala bagian (b) Kepala Sub Bagian (b) NAMA JELAS Pangkat NIP b. Di Lingkungan SKPD (b) BUPATIBONE, (a) (a) Sekda (b) Asisten (c) Kepala SKPD (c) NAMA JELAS (b) SEKRETARIS DAERAH, (a) (a) Asisten (b) Kepala SKPD (c) Kepala Bidang/Sekretaris (c) NAMA JELAS Pangkat NIP
-98(b) Kepala ...........………, (a) (a) Sekretaris (b) Kepala Bidang (c) Kasubbag/Seksi/Subbid (c)NAMA JELAS Pangkat NIP
c. Di Lingkungan Sekretariat DPRD (b) BUPATIBONE, (a) (a) Sekda (b) Asisten (c) Sekwan
(c) NAMA JELAS (b) SEKRETARIS DAERAH, (a)
(a) Asisten (b) Sekwan (c) Kepala Bagian (c) NAMA JELAS Pangkat NIP (b) Sekretaris DPRD, (a) (a) Kepala Bagian (b) Kepala Subbag
NAMA JELAS Pangkat NIP
d. Apabila pejabat yang membubuhi paraf hanya 2 orang maka letak paraf sebagai berikut : (a) Kepala...................., (a) Sekretaris/ Kabag/Kabid (b) Kasubbag/Kasi/Kasubbid (b) NAMA JELAS Pangkat NIP
-992) Apabila pejabat yang membubuhi paraf hanya 1 orang maka letak paraf sebagai berikut : Kepala...................., (a) Letak paraf pejabat (a) NAMA JELAS Pangkat NIP e. Pembubuhan
Paraf
Hierarkis
juga
dapat
dilakukan
dengan
menggunakan stempel Hierarkis sebagai berikut Paraf Hierarkis Pejabat
BUPATI,
Paraf/Tgl.
1. .................. NAMA JELAS
2. .................. 3. ..................
2. Pembubuhan Paraf Koordinasi Naskah dinas yang materinya menyangkut kepentingan unit lain, maka Pejabat yang berwenang dari unit lain tersebut perlu ikut membubuhkan paraf koordinasi pada naskah dinas. (b) BUPATIBONE, (a) Paraf Koordinasi SKPD/Unit
Paraf/Tgl.
Kerja 1. ..................
(c) NAMA JELAS
2. .................. 3. .................. 4. .................. C.
Penggunaan Dan Kewenangan Atas Nama, Untuk Beliau, Pelaksana Tugas, Pelaksana Harian dan Pejabat. Dalam
hal
Bupati
memberikan
wewenang
penandatanganan
kepada pejabat bawahannya, maka penggunaan a.n. dan u.b. serta Plt., Plh, dan Pj. sebagai berikut: 1.
atas nama disingkat a.n.merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat dibawahnya. Pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap berada
-100pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang mempertanggungjawabkan kepada yang melimpahkan wewenang. “a.n.” digunakan satu tingkat di bawah penandatangan. 2.
untuk beliau disingkat u.b. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya. Pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap berada pada pejabat yang
melimpahkan
pelimpahan
wewenang
wewenang
dan
pejabat
yang
mempertanggungjawabkan
menerima
kepada
yang
melimpahkan wewenang. “u.b.” digunakan dua tingkat di bawah penandatangan. Pelimpahan wewenang dua tingkat kebawah akan diatur oleh pemberi wewenang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 3.
Pelaksana Tugas disingkat Plt. merupakan pejabat sementara pada jabatan
tertentu
yang
mendapat
pelimpahan
wewenang
penandatanganan naskah dinas karena pejabat definitif belum dilantik. Plt. diangkat dengan keputusan kepala SKPD atau Keputusan Bupati dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun. 4.
Pelaksana Tugas Harian disingkat Plh. merupakan pejabat sementara pada
jabatan
tertentu
yang
mendapat
pelimpahan
wewenang
penandatanganan naskah dinas karena pejabat definitif berhalangan sementara. Plh. diangkat dengan keputusan kepala SKPD atau Keputusan Bupati dan berlaku paling lama 3 (tiga) bulan. 5.
Penjabat disingkat Pj. merupakan pejabat sementara untuk jabatan Bupati.
6.
Contoh penandatanganan dan penggunaan a.n.(atas nama), u.b. (untuk beliau), Plt., dan Plh. a. Di Lingkungan Sekretariat Daerah 1) Penandatanganan Naskah Dinas. a) oleh Bupati:
BUPATIBONE,
NAMA JELAS
-101b) oleh wakil Bupati:
BUPATI BONE
(Kewenangan belum
WAKIL,
didelegasikan) NAMA JELAS (kewenangansudah didelegasikan) WAKIL BUPATIBONE,
NAMA JELAS c) Penggunaan “a.n.”
a.n. BUPATIBONE SEKRETARIS DAERAH, NAMA JELAS Pangkat NIP.
d) Penggunaan“u.b.”
a.n. BUPATIBONE SEKRETARIS DAERAH u.b. ASISTEN………….……,
NAMA JELAS Pangkat NIP b. DiLingkunganSKPD 1) Penandatangan Naskah Dinas oleh Kepala SKPD KEPALA ............……...,
NAMA JELAS Pangkat NIP
-1022) Penggunaan “a.n.” a.n. BUPATIBONE KEPALA ..........….………..,
NAMA JELAS Pangkat NIP 3) Penggunaan“u.b.” a.n. KEPALA .............………… SEKRETARIS/KABID/KABAG…, u.b. KEPALASEKSI/SUBBAGIAN…,
NAMA JELAS Pangkat NIP 4) Penggunaan “Plt.” Plt. KEPALA ........……….,
NAMA JELAS Pangkat NIP
5) Penggunaan “Plh.” Plh. KEPALA ......……….,
NAMA JELAS Pangkat NIP
-103BAB V BENTUK, UKURAN, DAN ISI STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL SKPD DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE
A.
Stempel Jabatan 1.
Menggunakan LambangNegara
2,7 cm
3,8 cm
4 cm
LAMBANG NEGARA
2.
Menggunakan Lambang Daerah
2,7 cm
3,8 cm
4 cm
1 cm LAMBANG DAERAH
1. Contoh Stempel Jabatan Bupati X *
XXX XX
*
X XXX XX
: BUPATI : LAMBANG NEGARA : BONE
-104B.
Stempel SKPD 1.
Sekretariat Daerah X *
XXX
X : PEMERINTAH KABUPATENBONE XXX: LAMBANG DAERAHKABUPATEN XX : SEKRETARIAT DAERAH
*
XX 2.
Stempel Sekretariat DPRD X *
XXX
*
X : PEMERINTAH KABUPATENBONE XXX : LAMBANG DAERAHKABUPATEN XX : SEKRETARIAT DEWAN
XX 3.
Stempel Dinas Daerah X *
XXX
*
X : PEMERINTAH KABUPATENBONE XXX : LAMBANG DAERAHKABUPATEN XX : DINAS KESEHATAN
XX 4.
Stempel Lembaga Teknis, Lembaga Lain, dan UPTD/UPT X *
XXX
*
X : PEMERINTAH KABUPATENBONE XXX : LAMBANG DAERAHKABUPATEN XX : BAPPEDA
*
X : PEMERINTAH KABUPATENBONE XXX : LAMBANG DAERAHKABUPATEN XX : SATUAN POLISI PAMONGPRAJA
XX
X *
XXX XX
-105-
BAB VI PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN RALAT NASKAH DINAS
Perubahan, Pencabutan, Pembatalan Dan Ralat Naskah Dinas harus jelas dan dapat menunjukkan Naskah Dinas mana yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan dan atau ralat tersebut. A. Pengertian 1. Perubahan Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah dinas diubah. Perubahan dinyatakan dengan lembar perubahan. 2. Pencabutan Pencabutan berarti bahwa naskah dinas itu tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru. 3. Pembatalan Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah dinas tidak berlaku mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru. 4. Ralat Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena trejadi salah pengetikan atau salah cetak sehingga tidak sesuai dengan naska haslinya. B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan Dan Ralat Naskah Dinas 1. Naskah dinas yang bersifat mengatur apabila diubah, dicabut atau dibatalkan harus dengan naskah dinas yang sama jenisnya atau setingkat lebih tinggi. 2. Pejabat
yang
berhak
menentukan
perubahan,
pencabutan,
dan
pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. 3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.
- 106-
BAB VII
PENUTUP
Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone merupakan acuan bagi seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dalam menyusun Tata Naskah Dinas di Lingkungan SKPDmasing-masing.
23
PEMERINTAH KABUPATEN BONE
SEKRETARIAT
DAERAH
JALAN JEND. AHMAD YANI NO.3 TLP. (0481) 21595 WATAMPONE
BERITA ACARA Nomor :O-6:OV119/IV/ORG
Pada hari ini, Selasa tanggal14
bulan April tahun 2015, kami masing-masing :
1. Drs. ANDI AMRAN, M.Si Nip. 19681122
198908
1 001 Kepala Bagian
Organisasi Setda Kab. Bone selanjutnya disebut sebagai PIHAKPERTAMA. dan 2. A. ANSAR AMAL, SH., M.Si Nip. 19620902 199203 1 005 Kepala Bagian Hukum Setda Kab. Bone selanjutnya disebut sebagai PIHAKKEDUA, telah melaksanakan -
Rapat
antara
Peraturan
Bagian
Organisasi
Bupati Kabupaten
dan
Bagian
Bone tentang
Hukum
membahas
Pedoman Tata Naskah di
Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone \
.
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya, dipergunakan
dalam rangkap 2 untuk
sebagaimana mestinya.
Dibuat di Watampone PIHAKKEDUA
,..-----
Drs. ANDI AMRAN, M.Si Nip. 19681122 198908 1 001
