PELAKSANAAN STANDAR-STANDAR DALAM UPAYA PENCAPAIAN AKREDITASI INSTITUSI BBPK JAKARTA (Oleh : Yulia Fitriani, SKM, MKM)
Standar dan Standarisasi
menyelenggarakan
Peningkatan mutu merupakan satu hal
bermutu
yang menjadi penting di era globalisasi
keinginan tersebut harus dijabarkan
dan persaingan pasar bebas seperti
menjadi
saat
Dapat
ini,
adalah
termasuk
pelayanan
kesehatan.
salah jasa
satunya
suatu
konsisten, standar
dipertegas
maka
pelayanan.
bahwa
standar,
indikator, dan angka nilai ambang
pesatnya
batas merupakan unsur-unsur yang
perkembangan peran serta masyarakat
akan
di bidang kesehatan, BBPK Jakarta
pelayanan
perlu
objektif.
meningkatkan
yang
bidang
di
Dengan
secara
pelayanan
peran
dan
membuat itu
jaminan dapat
mutu
diukur
dan
fungsinya untuk menjadi pengelola program pelatihan kesehatan sesuai
Sedangkan standarisasi adalah proses
kebutuhan masyarakat. Hal ini dapat
merumuskan, merevisi, menetapkan,
terlaksana
dan
apabila
BBPK
Jakarta
menerapkan
dilengkapi dengan sumber daya dan
dilaksanakan
fasilitas yang memadai serta bermutu.
kerjasama Standarisasi
standar
secara dengan
yang
tertib semua
dilaksanakan
dan pihak.
dengan
dapat
membuat berbagai macam standar
dikatakan bermutu bila produk atau
yang sistematik dan menggunakannya
jasa tersebut sesuai dengan standar.
secara
Standar
Sebuah
produk
atau
jasa
merupakan
pelayanan memainkan
itu
Pelaksanaan
bagian
dari
standarisasi di setiap lini pelayanan
dan
akan
diperlukan untuk meningkatkan mutu
sendiri
peranan
efektif.
yang
penting
produk
dan
jasa
pelayanan
mutu
memenuhi
pelayanan. Sehingga apabila suatu
pelanggan
organisasi
Untuk menjamin mutu dan kebutuhan
dalam
mengatasi
masalah
pelayanan
ingin
kebutuhan
guna
internal
dan
kepuasan eksternal.
pelanggan, standar-standar tersebut
Akreditasi institusi khususnya pada
harus
institusi Diklat adalah suatu pengakuan
diintegrasikan
ke
dalam
pelayanan. Oleh karena itu, standar
yang
diberikan
adalah esensi yang mendasar dalam
kepada
pengendalian mutu.
memenuhi
oleh
institusi
pemerintah
karena
telah
mutu
yang
standar
ditentukan. Akreditasi pada dasarnya Berangkat
dari
pemikiran
tersebut
adalah proses menilai sebuah institusi
serta dalam rangka menerapkan upaya
sejauh
peningkatan
standar.
Jakarta
mutu
telah
layanan,
menetapkan
BBPK standar
mana
telah
menerapkan
Tujuan dari akreditasi adalah untuk
yang dipakai, yaitu standar dalam
mengarahkan
organisasi
Akreditasi Institusi dan standar ISO
optimasi
9001 : 2008. Standar ISO 9001 : 2008
dilakukan berdasarkan pada standar
telah diterapkan dan BBPK Jakarta
yang ada dimana suatu penampilan
telah memperoleh sertifikasi ISO 9001
diukur.
penampilan.
menuju Akreditasi
: 2008 oleh badan sertifikasi pada bulan Oktober 2011 yang lalu, begitu
Proses Akreditasi BBPK Jakarta
juga
yang
Pada tahun 2003, BBPK Jakarta telah
diterapkan dalam akreditasi institusi,
memperoleh sertifikat dari Pusdiklat
standar tersebut telah diterapkan oleh
Aparatur
BBPK
2003.
Diklat yang terakreditasi, dan telah
dimaksud
diperpanjang pada tahun 2007, dan
standar
Jakarta
Adapun
–
standar
sejak
standar
tahun
yang
mencakup standar falsafah dan tujuan,
sebagai
lembaga/institusi
terakhir pada tahun 2011 yang lalu.
administrasi dan pengelolaan, staf dan pimpinan,
fasilitas
kebijakan
dan
pengembangan
staf
dan dan
peralatan,
Persiapan Akreditasi di BBPK Jakarta
prosedur,
dimulai dengan membentuk tim dan
program
penanggung
jawab
untuk
masing-
pendidikan, evaluasi dan pengendalian
masing pelayanan, yaitu pelayanan
mutu,
administrasi
yang
secara
keseluruhan
berjumlah 17 (tujuh belas) standar.
dan
manajemen,
pelayanan pelatihan, dan pelayanan penunjang pelatihan. Tim ini akan
Akreditasi
mempersiapkan
berbagai
prosedur
untuk diterapkan oleh unit/bagiannya
dengan diawali pra-assessment dan
serta mendorong penerapannya. Tim
pada bulan November 2011 telah
lain yang juga berperan dalam proses
dilakukan
ini adalah Tim Pengendali Mutu (TPM)
(tujuh belas) standar tersebut.
assessment terhadap 17
yang kemudian melakukan audit serta melakukan self assessment atau self
Apa saja Pelayanan Yang Diakreditasi?
evaluation.
Pelayanan yang diakreditasi meliputi 3 (tiga) pelayanan yang dikenal dengan
Penilaian
dilakukan
menggunakan
dengan
Instrumen
Akreditasi
komponen : 1. Administrasi & Manajemen, terdiri
Unit Pelatihan yang diterbitkan oleh
dari 7 standar dan 15 parameter :
Pusdiklat
a. Standar
Aparatur
Kementerian
Kesehatan. Instrumen ini tidak lain digunakan
untuk
menilai
atau
1
(Falsafah
Tujuan), memiliki 3 parameter b. Standar
2
(Administrasi
mengukur sejauh mana institusi Diklat
Pengelolaan),
dalam hal ini Balai Besar Pelatihan
parameter
Kesehatan (BBPK) serta Balai Pelatihan Kesehatan menerapkan
(Bapelkes)
sudah
standar.
Seperti
d. Standar
4
bahwa dalam instrumen ini berisi 17
parameter
parameter jumlahnya
standar,
yang
terdapat
masing-masing
berbeda-beda,
kemudian
e. Standar
5
(Fasilitas
dan
memiliki
2
(Kebijakan
dan
Prosedur), memiliki 3 parameter f. Standar 6 (Pengembangan Staf
ada skor, dan keterangan DO (Definisi
dan
Operasional) serta Cara Pembuktian.
memiliki 1 parameter
Instrumen ini telah dipelajari dengan
2
memiliki 3 parameter Peralatan),
belas)
memiliki
dan
c. Standar 3 (Staf dan Pimpinan),
dijelaskan pada alenia sebelumnya (tujuh
dan
Program
g. Standar
7
Pendidikan), (Evaluasi
dan
cermat oleh tim sehingga diharapkan
Pengendalian Mutu), memiliki 1
tidak ada dokumen yang terlewat.
parameter 2. Pelayanan Pelatihan terdiri dari 5
Penilaian akhir dilakukan oleh surveyor yang berasal dari Pusdiklat Aparatur
standar dan 18 parameter
a. Standar
1
(Falsafah
dan
Tujuan), memiliki 1 parameter b. Standar
2
(Administrasi
Pengelolaan),
yaitu : (1) Akreditasi istimewa/A; (2)
dan
memiliki
4
parameter c. Standar 3 (Staf dan Pimpinan), memiliki 2 parameter d. Standar
4
Akreditasi
Penuh/b;
(3)
Akreditasi
bersyarat/C;
dan
(4)
tidak
terakreditasi.
BBPK
Jakarta
memperoleh
nilai
rata-rata
sendiri 4,01
dengan kategori terakreditasi penuh/B
(Fasilitas
dan
karena masih ada satu komponen
memiliki
5
yang memperoleh nilai 3,74. Namun
Peralatan), parameter e. Standar
Terdapat 4 (empat) status akreditasi,
demikian BBPK Jakarta akan terus 5
(Kebijakan
dan
berupaya untuk memperoleh akreditasi
Prosedur), memiliki 6 parameter
istimewa/A pada tahun berikutnya. Sertifikat terakreditasi ini diperkuat
3. Pelayanan
Penunjang
Pelatihan
dengan Surat Keputusan Kepala Badan
terdiri dari 5 standar dan 15
PPSDM
parameter
HK.03.05/IV/4/07938/2011 tanggal 23
a. Standar
1
(Falsafah
dan
Kesehatan
Nomor
November 2011.
Tujuan), memiliki 1 parameter b. Standar
2
(Administrasi
Pengelolaan),
memiliki
dan 4
parameter
Apa yang harus dilakukan setelah
c. Standar 3 (Staf dan Pimpinan), memiliki 2 parameter d. Standar
4
terakreditasi? sudah
(Fasilitas
dan
memiliki
3
Peralatan), parameter e. Standar
Bagaimana implementasi selanjutnya?
puas
Apakah
pelanggan
setelah
terakreditasi?
Pertanyaan-pertanyaan
tersebut
mungkin
ada
atau
bahkan
masih
banyak pertanyaan lain yang muncul 5
(Kebijakan
dan
Prosedur), memiliki 4 parameter
sekaitan
dengan
terakreditasinya
sebuah institusi. Namun itulah yang harus dijawab dengan rasa optimis
Nilai hasil assessment akan ditetapkan
dan
dalam
menjamin bahwa penerapan Sistem
sebuah
menyatakan
rekomendasi status
untuk
akreditasi.
perbuatan
Manajemen
Mutu
kongkrit perlu
untuk didesain
dengan memanfaatkan sumber daya
Langkah untuk menjaga proses mutu
yang dimiliki secara efektif dan efisien
secara konsisten, maka sebagai tim
untuk memberikan pelayanan terbaik
pendokumentasi
bagi pelanggan.
masing
mutu
pelayanan
di
masing-
BBPK
Jakarta
mencoba melakukan hal-hal sebagai Dengan mengadaptasi proses dalam
berikut:
penerapan Sistem Manajemen Mutu
1. Memahami dokumen yang terkait
(SMM) ISO 9001 : 2008, terdapat
dengan standar-standar yang telah
delapan
prinsip
manajemen adalah
sistem
ditetapkan, mulai dari Pedoman
salah
satunya
Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi
berkelanjutan.
Kerja, ketentuan-ketentuan, serta
mutu,
peningkatan
Pemenuhan diatur
dalam
persyaratan
dalam
terdokumentasi,
pelanggan
sistem berupa
yang Pedoman
standar minimal. 2. Tim pendokumentasi mutu juga berperan
document
sebagai
Mutu, Prosedur Mutu dan seterusnya.
control
Dokumen-dokumen
akan
memeriksa kelengkapan dokumen,
menjadi acuan dalam bekerja, maka
dimana ini merupakan bukti bahwa
penyusunannya harus mengacu pada
pelaksanaan
kondisi
dilakukan. Sesuatu akan menjadi
riil
tersebut
dan
tentunya
yang
yang
bertugas
proses
untuk
telah
seharusnya dilakukan, meskipun kita
tidak
tahu bahwa hal-hal tersebut masih
tidak ada, walaupun hal tersebut
banyak
telah
yang
belum
dilaksanakan,
berarti
ketika
pencatatan
dilakukan.
Sehingga
namun dengan adanya prosedur yang
mengapa pencatatan merupakan
terdokumentasi
hal
setidaknya
akan
menjadi pemicu kita untuk melakukan sesuatu secara konsisten dan tidak
sangat
penting
dalam
manajemen mutu. 3. Tim pendokumentasi mutu juga
menutup kemungkinan akan terdapat
memeriksa
apakah
bukti
penyesuaian agar lebih efektif. Hal
pencatatan
tersebut
mudah
inilah yang diharapkan menjadi acuan
ditemukan bila diperlukan (dalam
dengan
hal ini disebut dokumen terkait,
penerapan
terbaik
peningkatan berkelanjutan.
dan
atau rekaman/record dalam SMM ISO 9001:2008). Pencatatan yang
tentunya
tidak
pengelolaannya
harus
sedikit,
ISO 9001:2008), terkait dengan
dilakukan
pembahasan data-data yang telah
secara baik. Tim pendokumentasi
didokumentasikan,
mutu
pelanggan, serta hasil audit mutu
juga
ditetapkan
sebagai
jawab
terhadap
penanggung
keluhan
internal.
kelengkapan data masing-masing Upaya tersebut akan terus dilakukan
pelayanan. tersebut
untuk menerapkan sistem manajemen
sehingga menjadi informasi yang
mutu di BBPK Jakarta. Satu hal yang
dapat dipergunakan oleh BBPK
menjadi catatan kita bersama bahwa
Jakarta dalam langkah perbaikan,
apapun bentuk standar yang akan
karena akan tidak ada gunanya
diterapkan pada sebuah organisasi,
jika data tersebut tidak dianalisis
baik itu ISO 9001, Akreditasi Institusi,
dan tidak ditindaklanjuti.
ISO 14001, OHSAS ataupun standar
4. Menganalisis
data
pendokumentasi
lainnya akan terasa ringan dan kita
mutu secara rutin yang difasilitasi
memiliki rasa percaya diri yang tinggi
oleh Bidang Pengembangan dan
jika hal-hal tersebut sudah dilakukan
Pengendalian Mutu, dimana akan
dengan
dibahas mengenai progress dalam
menjadi seseorang yang kita takuti,
pendokumentasian data.
namun
5. Pertemuan
tim
6. Pertemuan dengan Tim Pengendali Mutu terkait dengan pelaksanaan audit mutu internal yang dilakukan sebanyak dua kali dalam setahun 7. Pertemuan manajemen
dengan
pihak
(seperti
Rapat
Tinjauan Manajemen dalam SMM
baik. menjadi
Auditorpun
partner
bukan untuk
membantu kita menerapkan sistem manajemen mutu.