Pay history Pay History v3.3.0 - Handleiding v1.0 1
Inhoud Pay history ............................................................................................................................................... 1 Afsluiten .............................................................................................................................................. 3 Taal ...................................................................................................................................................... 3 Login .................................................................................................................................................... 3 Instellingen .......................................................................................................................................... 4 Ingenomen .......................................................................................................................................... 5 Doorgestuurd ...................................................................................................................................... 7 Huidige situatie.................................................................................................................................... 8 Niet Leden ........................................................................................................................................... 9 Saldi niet leden .................................................................................................................................. 10 Kasbeheer .......................................................................................................................................... 11 Gebruikers ......................................................................................................................................... 13
2
Afsluiten Afsluiten van Pay History kan gebeuren door Bestand > Afsluiten te kiezen of het kruisje rechts bovenaan aan te klikken.
Taal Pay History is in 4 talen beschikbaar nl. Nederlands, Frans, Duits en Engels. Door in het menu bovenaan bvb Taal > Engels te kiezen zal het programma naar de Engelse taal overschakelen.
Login Om gebruik te kunnen maken van Pay History, moet er ingelogd worden. De gebruikers waarmee ingelogd kan worden, zijn aangemaakt in de database.
3
Om te kunnen inloggen moet je naam en paswoord ingeven. Daarna kan je op Inloggen klikken.
Instellingen
Op het scherm na inloggen kan je de instellingen bovenaan het scherm vinden. Hier kan je de periode vrij kiezen waarover een rapport moet gemaakt worden. De periode Van moet steeds voor de periode Tot liggen. Na het kiezen van de periode kan je op Bereken klikken
4
Ingenomen Wanneer de vrij te kiezen periode is gekozen en er is op Bereken geklikt, zal je merken dat de waardes in het tabblad “Ingenomen” worden ingevuld. De bedragen die je in het tabblad Ingenomen zal vinden, staan voor de bedragen die effectief ingenomen zijn aan de automaat.
5
Hoeveel er cash, met bankkaart en in totaal is betaald, kan je makkelijk vinden onder Totaal. De volledige lijst per betaler, kan je daaronder vinden in het Data vak. Wanneer je op de knop Afdrukken klikt, zal de volledige lijst per betaler inclusief de totalen, afgedrukt worden.
Wanneer je op de knop Opslaan klikt, zal de volledige lijst inclusief de totalen opgeslagen worden als een .csv bestand. Csv bestanden kan je met Microsoft Excel openen om hiermee verdere berekeningen te maken.
6
Doorgestuurd Betalingen die ingenomen zijn aan de automaat kan je terugvinden onder het tabblad Ingenomen.
Nadat een bedrag is ingenomen, zal de automaat het ingenomen bedrag doorboeken naar of het Bibliotheek Beheer Systeem of Tracs. Of dit al dan niet is doorgeboekt en of dit succesvol in aangenomen door het BBS/Tracs, kan je terugvinden onder het tabblad Doorgestuurd.
Zowel bij Traca als bij BBS kan je de lijst inclusief het totaal afdrukken door de knop Afdrukken aan te klikken of opslaan door de knop Opslaan te gebruiken. 7
Huidige situatie Wanneer de klant de optionele kasbeheer functie heeft gekocht, zal het tabblad Huidige Situatie getoond worden. Hier kan je terugvinden hoeveel cash geld er op dit moment in de automaat aanwezig is.
Op bovenstaand voorbeeld is duidelijk te zien dat na de laatste kasbeheer actie er 1659,60 euro is de automaat zit en dat er voor 329,75 euro cash betaling sindsdien zijn gedaan aan de automaat. Het cash totaal wat op dit moment (los van de gekozen periode bovenaan) in de automaat moet zitten is 1989,35 euro.
8
Niet Leden Wanneer de klant de optie “Anonieme gebruiker” of “Dagpas” heeft gekocht, kan op het tabblad Niet Leden een overzicht gemaakt worden enkel van de betalingen medaan door klanten die geen lid zijn van de bibliotheek.
Analoog met het Ingenomen tabblad, kan je hier het onderscheid zien tussen cash, bankkaart en totaal. De lijst onderaan toont alle betalingen individueel en via de knop Afdrukken en Opslaan kan je de lijst inclusief de totalen afdrukken en/of opslaan.
9
Saldi niet leden Niet leden kunnen op elk moment hun resterend saldo komen opvragen. Daarom dat het tabblad Saldi niet leden een overzicht geeft van de tegoeden die de niet leden hebben uitstaan. Ook hier kan je door de knoppen Afdrukken en Opslaan te gebruiken het lijst afdrukken en/of opslaan.
10
Kasbeheer Wanneer de klant de optionele kasbeheer functie heeft gekocht, kan je op het tabblad Kasbeheer alle manuele handelingen ingeven. De start situatie kan zo ingegeven worden door per munt (en per biljet) het aantal in te geven dat in de automaat gestoken wordt. Wanneer er geld uit de automaat wordt gehaald, kan dit per munt en per biljet aangegeven worden met een negatief aantal. Bij opmerking kan je de reden van de kasbeheer actie ingeven. Bij het klikken op de Opslaan knop, zal de kasbeheer actie opgeslagen worden in de database en zal een rapport afgedrukt worden.
11
Op bovenstaande schermafdruk is te zien wat je moet ingeven als je 10 munten en biljetten uit de automaat neemt die kleiner zijn dan 100 euro. Bij het op Opslaan klikken, wordt alle data opgeslagen in de database en wordt er een rapport afgedrukt.
12
Gebruikers Nieuwe gebruikers die een login voor Pay History moeten hebben, kunnen door de Admin gebruiker aangemaakt worden in het Gebruikers tabblad. Door de naam, het paswoord en het type in te geven, zal de gebruiker aangemaakt worden. De types zijn als volgt opgenomen: 0
Admin
Kan rapporten maken, kasbeheer acties ingeven en gebruikers aanmaken
1
Kasbeheerder Kan rapporten maken en kasbeheer acties ingeven
2
Gebruiker
Kan enkel rapporten maken
13
Statusbalk Onderaan kan je de huidige tijd en de naam van de huidig ingelogde gebruiker zien.
14
