Pátyi Polgármesteri Hivatal Tárgy: 2013. éves összefoglaló belső ellenőrzési jelentés Tisztelt Képviselő-testület! A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet (továbbiakban Bkr.) alapján Pátyi Polgármesteri Hivatal (továbbiakban: Hivatal) elkészítette a 2013. évben lefolytatott belső ellenőrzésekről szóló éves összefoglaló jelentését. Vezetői összefoglaló A Bkr. 48.§-a, valamint a Hivatal Belső Ellenőrzési Kézikönyve is megfogalmazza az éves ellenőrzési jelentés, illetve az éves összefoglaló ellenőrzési jelentés tartalmi követelményeit. 2013. évben is, mint korábban a belső ellenőrzés kiemelt feladatot kapott az Önkormányzat, a Hivatal gazdálkodása tekintetében. A Szervezeti Működési Szabályzat is rögzíti, hogy a belső ellenőrzés (belső ellenőrzési vezető) közvetlenül az első számú vezetőnek, a jegyzőnek alárendelten végezte feladatát és az ellenőrzések mellett szakmai tanácsadással is támogatta a jegyző munkáját. A szakmai tanácsadási feladatnak a Hivatal szabályozásában különösen nagy jelentősége van. A belső ellenőrzés tekintetében 2013. évben a hatályos Bkr. 22.§ értelmében a külső szakértő egyben a belső ellenőrzési vezetői feladatokat is ellátta. A belső ellenőrzési vezető a Képviselő-testületi üléseken szükség szerint részt vett, tájékoztatta a Képviselőtestületet a 2013. évi terv kialakításáról. A belső ellenőrzés kiemelten fontos területként kezelte a belső kontroll rendszer működtetésének fontosságát és szakmai tanácsadással segítséget nyújtott a belső szabályzatok és az ellenőrzési nyomvonalak szakszerű kialakításában. A belső ellenőrzési vezető kockázatelemzés alapján ellenőrzési tervet készített a 2013. évi ellenőrzési feladatellátásra. A kockázatelemzésre vonatkozó feladatok a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben meghatározott szabályok szerint kerültek végrehajtásra. Az éves ellenőrzési terv a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon és a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokon alapult. Kialakításra kerültek azok a kontrolltevékenységek, melyek biztosítják az engedélyezési és jóváhagyási eljárásokat, fizikai kontrollokat és beszámolási eljárásokat. 2013. évben a belső ellenőrzés vizsgálta A 2012. évi elemi költségvetési beszámolót alátámasztó a számlarendben rögzített analitikus nyilvántartások vezetését és a leltározás szabályszerűségét, A Polgármesteri Hivatal belső kontrollrendszerének kialakítása, valamint egyes kontrolltevékenységek működésének szabályszerűségét, Pátyi Polgármesteri Hivatal 2012. évi kötelezettségvállalás folyamatának és nyilvántartásának szabályszerűségét, Pátyi Polgármesteri Hivatalnál a hivatal házipénztárában a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeit, felelősségi szabályait, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat gazdálkodásának szabályszerűségét, Köztisztviselők közszolgálati jogviszonyának létesítése, illetmények számfejtése és utalása, köztisztviselői nyilvántartás vezetésének szabályszerűségét.
1
A vizsgálatok során a belső ellenőrzés javaslatokat ajánlásokat rögzített a jelentésekben. Az ellenőrzés során feltárt hiányosságokat az érintett szervezeti egységek vezetői egyértelműen beazonosították. Az éves jegyzői értekezleten megtárgyalásra kerültek a belső ellenőrzés által feltárt hiányosságok. Az ellenőrzés alá vont szervezeti egységeknek a belső ellenőrzés által lefolytatott ellenőrzéseket követően szükség szerint intézkedési tervet kellett készíteni. Az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámoló készítése az ellenőrzött szervezeti egység vezető feladatát képezte. A belső ellenőrzést végző 2013. évben is az IIA standardok alapján látta el feladatát. Minden ellenőrzési jelentés összefoglalást és javaslatokat tartalmaznak, szükség szerint rangsorolva és minősítve a megállapításokat. Jegyzőként a 2013. évben hatályos Bkr. 6.§ (1) bekezdése szerint olyan kontrollkörnyezetet alakítottam ki, amelyben tartalmazza a világos a szervezeti struktúrát, egyértelműen meghatározza a felelősségi, hatásköri viszonyokat és feladatokat, valamint az átlátható a humánerőforrás-kezelést.
Páty, 2014. február 07.
dr. Guba Zsolt jegyző
2
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr. 48. §. a) pont A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje, az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási és belső kontrollrendszerének hatékonyságát
A belső ellenőr tevékenységét a 2013. évben hatályos Bkr. 21.§ (1-3) bekezdés továbbá a nemzetközi belső ellenőrzési standardok figyelembevételével a Belső Ellenőrzési Kézikönyv szerint, valamint a Képviselő - testület által jóváhagyott éves ellenőrzési terv alapján végezte. Az éves ellenőrzési terv tartalmazta: az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatását, a tervezett ellenőrzések tárgyát, az ellenőrzések célját, az ellenőrizendő időszakot, a rendelkezésre álló és a szükséges ellenőrzési kapacitás meghatározását, az ellenőrzések típusát, az ellenőrzések tervezett ütemezését, az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését. A belső ellenőrzést végző a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, valamint gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességét vizsgálva megállapításokat és ajánlásokat fogalmazott meg az ellenőrzött szervezet vezetője a jegyző és a polgármester részére. A helyi önkormányzat belső ellenőrzését ellátó folyamatos ellenőrzési tevékenységet látott el a képviselő-testület hivatalánál az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatokra vonatkozóan. Valamint ellenőrzést végzett a helyi önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési szerveknél, valamint a helyi önkormányzat költségvetéséből céljelleggel juttatott támogatások felhasználásával kapcsolatosan a kedvezményezett szervezeteknél is. I/1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr. 48. § aa) pont) I/1/a) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése Az IIA standardok szerint kétszintű kockázatelemzéssel készült a belső ellenőrzési terv, melynek célja, hogy a stratégiai tervet figyelembe véve a helyi önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési szervekre és a képviselő-testület hivatalára kiterjedjen a kockázatelemzés. Az éves terv kialakításának kockázatelemzése megfelelőnek bizonyult, hiszen valamennyi kiemelt és tervezett gazdálkodási területet vizsgálat alá vontunk, valamint biztosított volt a soron kívüli vizsgálatra a kapacitás. A kockázatelemzés során a kockázati tényezőket a belső ellenőrzés súlyozta kiemelve a kockázatokat és azok hatását. A belső ellenőrzés a Bkr.31.§-a szerint a 2013. évre 6 konkrét vizsgálatot tervezett és 6 ellenőrzés került lefolytatásra. A Hivatal vezetése fontosnak tartotta megismerni a kockázati prioritások kialakítását, melyet a belső ellenőrzés jegyzői értekezleteken ismertetett. A vizsgálatok irányának kialakításában a jegyző közreműködött. A Hivatal stratégiai célja, hogy valamennyi szervezeti egysége vizsgálat alá kerüljön, ennek megfelelően, minden szervezeti egység értesült a belső ellenőrzésekről.
3
Elmaradt ellenőrzések: valamennyi betervezett ellenőrzés végrehajtásra került. Soron kívüli ellenőrzésre nem került sor. Terven felüli ellenőrzések: nem került sor. Az ellenőrzések bemutatása: 2012. évi elemi költségvetési beszámolót alátámasztó a számlarendben rögzített analitikus nyilvántartások vezetése és a leltározás szabályszerűségének vizsgálatát követően megállapításra került, hogy A 2012. év végi beszámoló mérlegének valódisága leltárral, illetve részletező nyilvántartások alapján készített összesítő kimutatással megfelelően nem alátámasztott. A Hivatali és az intézményi vagyon alakulásáról tételes leltári dokumentációval csak részlegesen rendelkeznek. Az önkormányzat 2012. évi költségvetési beszámolója könyvviteli mérlegének soronkénti leltárral való alátámasztását a Pénzügyi Iroda bemutatni nem tudta. Az ellenőrzés részére a Pénzügyi Irodavezető részéről átadásra került a CT-EcoSTAT programból nyomtatott tárgyévi „Főkönyvi számla” másolata. Főkönyvi számonként a program számozta az oldalakat, de mivel nem szigorú számadású a bizonylat, így bármikor kiemelhető, megszüntethető bármelyik karton. A vagyonkezelési szerződést és az üzemeltető által készített 2012. évi leltárt bemutatni nem tudták. A 2014. január 1-i vízi közmű és csatorna vagyon átadással kapcsolatosan az önkormányzat egy teljes körű vagyonfelmérés végeztetett el. A vagyonfelmérés eredményeként az értékelést végző cég a vagyonelemek újraelőállítási költségét, valamint a jelenlegi piaci értékét határozta meg. Az ellenőrzés kapcsán megállapítást nyert, hogy ezen vagyon túlnyomó része az önkormányzat könyveiben nem szerepel, melyet szükséges rendezni. A leltározást 8 leltározási körzetekben végezték el az érintett leltárfelelősök, valamint a leltározók közreműködésével. A leltár kiértékelés határidejét 2012.12. 31. nappal határozták meg. Leltár kiértékelés csak az 1. sz. Önkormányzat leltározási körzetben történt. A további 7 körzetben nem, így nem állapítható meg, hogy volt-e esetleges eltérés akár +/-, annak könyvviteli rendezése megtörtént-e. Az informatikai eszközök tartalma (hardver és szoftver felépítés) nem került kimutatásra. (Hardver-szoftver leltár nem készült) A Művelődési Ház iskolai és Községi Könyvtár a 2012. december 31. fordulónapi leltárfelvétel dokumentumait 2013. 05.09-én küldte meg a Hivatal részére. A 2012. évi leltározás során nem került bemutatásra dokumentáció, hogy a személyi használatba adott eszközök leltározása megtörtént-e. A 2012. évi beszámoló készítésénél a Szt. 69. §-ának (1) és az Áhsz. 37. §-ának (1) bekezdése teljeskörűen nem került betartásra. Javasolt a mérleget alátámasztó részletező leltár elkészítése a 2012. évre, és az Áhsz 9. sz. mellékletben kötelezően előírt analitikus nyilvántartások vezetése. A polgármesteri hivatal, mint önkormányzati költségvetési szerv tevékenységéhez szükséges vagyon elkülönítése. A leltár kiértékelés záró jegyzőkönyveinek elkészítése minden leltározási körzetben. Az esetleges leltári eltérések +/- könyvviteli rendezése. A személyi használatra kiadott eszközök és azok nyilvántartásának leltározása oly módon, hogy az eszközökről, 2013. december 31.-i fordulónappal felvett leltárt az átvevő aláírásával is igazolja. Erre azért kell nagy hangsúlyt fektetni, mert a dolgozó esetleges eltávozása esetén a kiadott eszközök visszaszolgáltatásáról gondoskodni kell a vagyon megóvása érdekében. A Polgármesteri Hivatal belső kontrollrendszerének kialakítása, valamint egyes kontrolltevékenységek szabályszerű működésének vizsgálatát követően megállapításra került, hogy A kontrollkörnyezet kialakítása részben megfelelt a jogszabályi követelményeknek, mivel a Jegyző elkészítette a gazdálkodást érintő
4
szabályzatokat 2012. július 1. napjától. Azonban az Áht. 10.§ (5) bekezdés szerint a Hivatal feladatai ellátásának részletes belső rendjét és módját Szervezeti és Működési Szabályzatban nem állapította meg. Az ellenőrzés részére a 2007. november 1. napján hatályba lépő Ügyrend került átadásra a Jegyző úr részéről, mint Szervezeti és Működési szabályzat. Páty Polgármesteri Hivatal gazdasági szervezetének a gazdálkodással összefüggő feladataira kiadott ügyrend nem felel meg az Ávr. 13. § (1) bekezdésben rögzített tartalmi előírásainak. Javaslatot nem tesz a belső ellenőrzés, mivel bemutatásra került a Polgármesteri Hivatal 2013. évre elkészített Szervezeti és Működési Szabályzata, de ennek vizsgálata nem képezte az ellenőrzés tárgyát. A Jegyző a kockázatkezelési rendszer kialakítása és működtetése során nem mérte fel és nem állapította meg a Polgármesteri Hivatal tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. Javaslat a Jegyző mérje fel és állapítsa meg – a Bkr. 7. §-ában foglaltak alapján– a Hivatal tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kontrolltevékenységek kialakítása során a gazdálkodási szabályzatban nem rögzítették az elkülönült pályázatokkal kapcsolatos kötelezettségvállalások nyilvántartási rendjét. A kötelezettségvállalás kivezetése a nyilvántartásból nem történt meg a teljesülést követően, nem állapítható meg az Ávr. 56.§ (1) bekezdés szerinti kötelezettségvállalás értékéből – a 46. §-ban foglaltakkal összhangban – a költségvetési év és az azt követő évek szabad előirányzatait terhelő rész lekötése. Javaslat: Jegyző gondoskodjon a Gazdálkodási szabályzat kiegészítéséről, biztosítsa az Ávr. 56.§ (1) bekezdés szerint a kötelezettségvállalás nyilvántartását. A Jegyző az Avtv. 10. §-ában foglalt előírások ellenére elmulasztotta az adatbiztonság érvényre juttatásához szükséges intézkedések megtételét, mert nem határozta meg a hozzáférési jogosultságok megállapítására, módosítására és azok betartásának ellenőrzésére vonatkozó belső eljárásrendet, nem alakította ki a hozzáférési jogosultságok nyilvántartását és nem szabályozta az adatmentés felelősségi viszonyait. Javaslat: Jegyző az Info tv. 7. § (2)-(3) bekezdéseinek megfelelően gondoskodjon az adatok biztonságáról, tegye meg azokat az intézkedéseket, alakítsa ki azokat az eljárási szabályokat, amelyek az Info tv., valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek, továbbá megfelelő intézkedésekkel biztosítsa az adatok védelmét. A Jegyző nem alakított ki és nem működtetett olyan monitoring rendszert, amely lehetővé teszi a Polgármesteri Hivatal tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését, és amelynek része az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követés is. Javaslat: Jegyző alakítsa ki és működtesse a Bkr. 3.§ e) pontjában és a 10. §-ában előírtak alapján a Hivatal tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését biztosító rendszerét, amelynek része az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követés is. A jelentésbe foglalt valamennyi megállapítás a 2012-es évben fennálló állapotokat tükrözi. Az ellenőrzött évben Pénzügyi Irodavezető váltás történt, ugyanakkor a jelentésben rögzített hiányosságok, illetve az időközben bekövetkezett jogszabályváltozásokból eredő szabályzatmódosítási, valamint új szabályozás kezdeményezésére irányuló javaslatok elmaradtak. A Jegyző fentiek ellenére a hiányosságok pótlásához hozzálátott és 2013-ra – a szabályozatlanságból eredő hiányosságokat – felszámolta.
Pátyi Polgármesteri Hivatal 2012. évi kötelezettségvállalás folyamatának és nyilvántartásának szabályszerűségi vizsgálatát követően megállapításra került, hogy Páty Község Polgármesteri Hivatala Gazdálkodási szabályzatát az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, az államháztartási törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet, valamint a gazdasági szervezet ügyrendjében foglaltak
5
alapján határozta meg a Jegyző. A szabályzat 2012. július 1. napján lépett hatályba. A szabályzat nem tartalmazta a kötelezettségvállalások 0-ás számlaosztályban történő nyilvántartásának eljárási szabályait. A szabályzatban nem rögzítették az elkülönült pályázatokkal kapcsolatos kötelezettségvállalások nyilvántartási rendjét. Az egyes kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó jogkörök tekintetében nem került meghatározásra a helyettesítés rendje, a helyettesítés feltételrendszere. (Hány nap után nevezhető tartósnak a távollét és a helyettesítő mekkora összeghatárig vagy korlátlanul végezheti el a gazdasági esemény feladatkörét). A kötelezettségvállalás kivezetése a nyilvántartásból nem történt meg a teljesülést követően, nem állapítható meg az Ávr. 56.§ (1) bekezdés szerinti kötelezettségvállalás értékéből – a 46. §-ban foglaltakkal összhangban – a költségvetési év és az azt követő évek szabad előirányzatait terhelő rész lekötése. Javasolt a Gazdálkodási szabályzat kiegészítése a kötelezettségvállalások 0-ás számlaosztályban történő nyilvántartásának eljárási szabályaival, az elkülönült pályázatokkal kapcsolatos kötelezettségvállalások nyilvántartási rendjével és a helyettesítés feltételrendszerével. Az Ávr. 56.§ (1) bekezdés szerint a kötelezettségvállalás nyilvántartásának biztosítása.
A vizsgálat során felmértük és értékeltük Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat működésének, gazdálkodásának szabályszerűségét. Megállapításra került, hogy Páty Község Önkormányzat és Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat között az együttműködési megállapodás a Nj.tv. 80.§-a valamint az Áht. 27.§ (2) bekezdésben foglaltak alapján 2012. május 29. napjával került megkötésre. Rendelkezéseit 2012. június 1. napjától kellett alkalmazni. A munkamegosztási megállapodás Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke, Páty Község Önkormányzatának Polgármestere által került aláírásra. A megállapodás körjegyzőségre került elkészítésre, nem került pontosításra helyi önkormányzatra vonatkozóan. (körjegyző szerepel a jegyző helyett). A 2012. június 1-én hatályba lépő, a Helyi Önkormányzat és Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat közötti együttműködési megállapodás az általános rendelkezések között hivatkozik az Áht. 27. § (2) bekezdésére és Bkr.-re, de ennek ellenére a belső ellenőrzés tervezésével, jóváhagyási eljárásával, lefolytatásának rendjével, a felelősségi körök kijelölésével kapcsolatban részletszabályokat nem tartalmazza. A megállapodást Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat Képviselő-testülete 16/2012. (05.18.) számú „német nemzetiségi önkormányzati” határozatával hagyta jóvá. Tisztelettel felhívom az Elnök Asszony figyelmét, hogy a Képviselő-testülete által a határozatok hozatalnál Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat megnevezése szerepeljen. A megállapodást Páty Község Önkormányzat Képviselő-testülete határozattal nem hagyta jóvá.
Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat számviteli nyilvántartását a Hivatal Pénzügyi Irodája, az ECO-STAT főkönyvi programmal elkülönítetten vezette. Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat elkülönült vagyonnal nem rendelkezett, így a Polgármesteri Hivatalnak nem kellett gondoskodni azok elkülönített vezetéséről. Az ellenőrzés részére átadott dokumentumok vizsgálatát követően megállapítható, hogy a könyvviteli nyilvántartásokban elszámolt gazdasági műveletekről, eseményekről a számviteli törvényben előírt számviteli bizonylatokat az ECO-STAT
6
programmal kiállították a Hivatalban, és azok megfeleltek a velük szemben támasztott alaki követelményeknek. Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat kiadásait a házipénztáron keresztül bonyolította, ezért a 2012. évi gazdálkodás szabályszerűségét a kiadási pénztárbizonylatok alapján ellenőriztük. A vizsgált kiadási bizonylatok nem tartalmazták az érvényesítő aláírását, így az utalványozás érvényesítés nélkül történt. Az utalványozás -két esetben nem-az ECO-STAT programmal kiállított kiadási pénztárbizonylaton történt az Elnök Asszony által. Egy esetben saját részre történt az utalványozás. Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat esetében előleget az elnök, vagy az általa megbízott személy vehetett fel. Az utólagos elszámolásra felvett előlegek elszámolása egy esetben nem történt meg 30 napon belül. 2012.10.25-én telefonkártya vásárlásra felvett 5 000.-Ft elszámolása 2012.12.11-én történt meg. Javaslat: a Jegyző biztosítsa, hogy az Ávr. 59.§ (1) bekezdése alapján a kiadások utalványozása az érvényesített okmány alapján történjen. (3.3.pont megállapítására). Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke az utalványozási jogkör gyakorlása során biztosítsa az Ávr. 60.§ (2) bekezdés érvényesülését. (3.4. pont megállapítására). Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke biztosítsa az utólagos elszámolásra felvett előleg 30 napon belüli elszámolását. (3.5.pont megállapítására). Páty Község Önkormányzat Képviselő – testülete tekintse át a települési nemzetiségi önkormányzatokkal kötött együttműködési megállapodásait, s a hatályos szabályok figyelembe vételével, szükség szerint kezdeményezze azok módosítását, és jóváhagyását kiemelten az ellenőrzés ellátására vonatkozóan. A 2012. évi vizsgálatok tekintetében külön utóellenőrzés nem került elrendelésre, mert az éves terv egyes elemei tartalmazták az utóellenőrzési feladatokat. I/1/b) Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény nem történt. I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. § ab) pont) I/2/a) A belső ellenőrzés humánerőforrás-ellátottsága 1. számú melléklet tartalmazza a vonatkozó adatokat. A Bkr. szerint a Hivatal 2013. évben külső szakértő igénybevételével látta el a belső ellenőrzési feladatokat. A külső szakértő a Bkr. 22.§-ban meghatározott tevékenységet is ellátja. A Hivatal mérete alapján 2013. évben nem volt indokolt a belső ellenőrzés köztisztviselői pályáztatására. Az ellenőrzés szakmai munkáját külső felülvizsgálat ellenőrizte. A belső ellenőrzés teljesítményének értékelését elsődleges formában a polgármester, jegyző és a Képviselő-testület minősíti. A belső ellenőrzést végző 2013. évben is az IIA standardok alapján látta el feladatát. Minden ellenőrzési jelentés összefoglalást és javaslatokat tartalmaznak, szükség szerint rangsorolva és minősítve a megállapításokat. A jelenlegi belső ellenőrzéssel foglalkozók képzettségi szintje megfelelt a Bkr. 24.§ rögzített elvárásoknak. A belső ellenőrzési vezető közgazdász végzettségű, bejegyzett pénzügyi- adó- pénzügyi ellenőrzési szakértő, közigazgatási szakvizsgával rendelkező
7
minőségbiztosítási auditor, közbeszerzési tanácsadó.
bejegyzett
adószakértő
és
számviteli
szolgáltató
és
A szakmai fejlesztési igények között elvárt, hogy az éves számviteli továbbképzésen, a közbeszerzési továbbképzésen, illetve adószakértői képzésen a külső szakértő vegyen részt. A belső ellenőrzést végző a Nemzetgazdasági Minisztérium nyilvántartásában szerepel, és az éves kötelező továbbképzésről beszámolt. Idegen nyelvi továbbképzés nem előírás, a belső ellenőrzési vezető középfokú angol és alapfokú német nyelvvizsgával rendelkezik. Informatikai továbbképzés nem előírás azonban az informatikai auditokhoz biztosítani kell a megfelelő szakismerettel rendelkező munkatársat. A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium kommunikációs és vezetési tréningeket szervez évente, melyen a belső ellenőrzést végző részt vesz. I/2/b) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr. 18-19. §-a alapján) A belső ellenőrzési vezető a szervezeti hierarchiában a Bkr. 18.§ (1) bekezdése szerint helyezkedik el, biztosítva a funkcionális függetlenségét. A belső ellenőr nem vett részt olyan tevékenységek ellátásában, amelyek a szervezet operatív működésével kapcsolatosak. I/2/c) Összeférhetetlenségi esetek (Bkr. 20. §-a alapján) Összeférhetetlenségre és a funkcionális függetlenség megsértésére a Hivatalnál 2013. évben nem került sor. A Hivatalnál a jegyző, polgármester és a belső ellenőrzési vezető között nézeteltérés, szakmai konfliktus nem volt. Az ellenőrzések során a belső ellenőrzés valamennyi szükséges dokumentációhoz hozzáfért, akadályozó tényező nem állt fenn. I/2/d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása A Hivatal szervezeti felépítése és az ellenőrzés folyamata kapcsán a belső ellenőrzési vezető közvetlenül a Hivatal jegyzőjéhez fordulhat, amennyiben rendkívüli, súlyos hiányosságok állapíthatók meg vagy a szükséges dokumentumok nem biztosítottak a belső ellenőr részére. 2013. évben ilyen probléma nem merült fel. A Hivatal csökkentett létszámhelyzete, valamint az operatív feladatellátás dömping időszaka (beszámoló, költségvetés tervezése) az adatszolgáltatás lassítja. I/2/e) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők A belső ellenőrzés végrehajtását tartósan akadályozó tényező nem volt. Az ellenőrzések fontosabb megállapításai tekintetében a jegyző és az intézményvezetők átvették a jelentéseket melyekről a polgármester is értesült. I/2/f) Az ellenőrzések nyilvántartása 2013. évben az elvégzett belső ellenőrzésekről a Bkr. 22. és 50. § szerinti nyilvántartást vezetett a belső ellenőrzési vezető. A jegyző gondoskodott az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, illetve a dokumentumok és adatok szabályszerű, biztonságos tárolásáról. A nyilvántartásokat, iratmintákat a Belső Ellenőrzési Kézikönyv tartalmazza, annak megfelelően kerülnek iktatásra, tárolásra a keletkező iratok, dokumentumok. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrzés jelentéseit papír alapú formában és elektronikusan is jelentésenként elkülönítetten tartja nyilván. A jelentéseket, ellenőrzési dokumentumokat az illetéktelen hozzáférés megakadályozása érdekében külön zárt helyen tartják nyilván. A belső ellenőrzés által elkészített anyagok elkülönült iktatása, biztosítja a visszakeresés lehetőséget.
8
I/2/g) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A jelenlegi belső ellenőrzéssel foglalkozó(k) képzettségi szintje megfelelt a Bkr. 24.§ rögzített elvárásoknak. A belső ellenőrzési vezető közgazdász végzettségű, bejegyzett pénzügyi- adó- pénzügyi ellenőrzési szakértő, közigazgatási szakvizsgával rendelkező minőségbiztosítási auditor, bejegyzett adószakértő és számviteli szolgáltató és közbeszerzési tanácsadó. A belső ellenőrzést végző(k) a Nemzetgazdasági Minisztérium nyilvántartásában szerepel(nek). Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozóan javaslatot nem fogalmazok meg. I/3. A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. § ac) pont) A szóbeli felkérés alapján elvégzett tanácsadói tevékenységeket a jelentős szám alapján igen nehéz összefoglalni, melyről külön írásbeli összefoglaló készült. II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48.§ b) pont) II/1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. § ba) pont A belső ellenőrzési kézikönyv alapján „kiemelt” kategóriába tartozó megállapításokat, a következtetéseket és a következtetések nyomán megfogalmazott javaslatokat, valamint az egyéb, kontrollrendszert érintő jelentős javaslatokat az alábbi táblázat tartalmazza. Vizsgálat címe
Megállapítás
2012. évi elemi költségvetési beszámoló mérlegének alátámasztó leltára
Szabályozatlanság
A belső kontrollrendszer kialakítása és működtetése
Szabályozatlanság
Következtetés
Javaslat
Jelentős kockázat 2012. évre a mérleget alátámasztó részletező leltár elkészítése, és az Áhsz 9. sz. mellékletben kötelezően előírt analitikus nyilvántartások vezetése. A polgármesteri hivatal, mint önkormányzati költségvetési szerv tevékenységéhez szükséges vagyon elkülönítése. A leltár kiértékelés záró jegyzőkönyveinek elkészítése minden leltározási körzetben. Az esetleges leltári eltérések +/könyvviteli rendezése Jelentős kockázat a Bkr. 7. §-ában foglaltak alapján– a Hivatal tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatok felmérése. Az Info tv. 7. § (2)-(3) bekezdéseinek megfelelően gondoskodjon az adatok biztonságáról, tegye meg azokat az intézkedéseket, alakítsa ki azokat az eljárási szabályokat, amelyek az Info tv., valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. A Jegyző alakítsa ki és működtesse a Bkr. 3. § e) pontjában és a 10. §ában előírtak alapján a Hivatal tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését
9
biztosító rendszerét, amelynek része az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követés is.
Páty Község Roma Szabályozatlanság Nemzetiségi Önkormányzat működésének szabályszerűsége
Jelentős kockázat Páty Község Önkormányzat Képviselő – testülete tekintse át a települési nemzetiségi önkormányzatokkal kötött együttműködési megállapodásait, s a hatályos szabályok figyelembe vételével, szükség szerint kezdeményezze azok módosítását, és jóváhagyását kiemelten az ellenőrzés ellátására vonatkozóan. Jegyző biztosítsa, hogy az Ávr. 59.§ (1) bekezdése alapján a kiadások utalványozása az érvényesített okmány alapján történjen. (3.3.pont megállapítására). Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke az utalványozási jogkör gyakorlása során biztosítsa az Ávr. 60.§ (2) bekezdés érvényesülését. (3.4. pont megállapítására). Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke biztosítsa az utólagos elszámolásra felvett előleg 30 napon belüli elszámolását. (3.5.pont megállapítására).
10
II/2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48.§ bb) pont A belső kontrollrendszer öt elemének értékeléséhez felhasználható a belső kontroll standardok szerkezete, amelyet az alábbiakban tüntettük fel: 1. KONTROLLKÖRNYEZET értékeléséhez a következő tényezők vizsgálata nyújthat segítséget: MEGHATÁROZÁS Célok és szervezeti felépítés Belső szabályzatok Feladat-, és felelősségi körök A folyamatok meghatározása és dokumentálása Humán-erőforrás Etikai értékek és integritás
MEGÁLLAPÍTÁS, JAVASLAT A település méretéből adódóan a szükséges változtatásokat a Hivatal elvégezte. A belső szabályzatok aktualizálása megtörtént. A munkaköri leírásokban a folyamatba épített ellenőrzési kötelezettséget rögzíteni szükséges. Az ellenőrzési nyomvonalakat felülvizsgálták. A feladatokhoz igazodóan szűkös lehetőségek. Megfelelő
2. KOCKÁZATKEZELÉS értékeléséhez a következő tényezők vizsgálata nyújthat segítséget: MEGHATÁROZÁS A kockázatok meghatározása és felmérése
MEGÁLLAPÍTÁS, JAVASLAT A Képviselő-testületet a jegyző és a Pénzügyi Irodavezető megfelelően tájékoztatja, javasolt a kockázatelemzést írásban is dokumentálni.
A kockázatok elemzése
Javasolt a kockázatelemzést írásban is dokumentálni. A Képviselő-testület a megismert kockázatokra döntést hoz. Javasolt írásban is dokumentálni.
A kockázatok kezelése A kockázatkezelés felülvizsgálata Csalás, korrupció
teljes
folyamatának
Folyamatba épített ellenőrzés során kiszűrésre kerül.
3. KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK értékeléséhez a következő tényezők vizsgálata nyújthat segítséget:
1
MEGHATÁROZÁS Kontroll stratégiák és módszerek
2 3
Feladatkörök szétválasztása A feladatvégzés folytonossága
MEGÁLLAPÍTÁS, JAVASLAT A Hivatal mérete alapján külön stratégia nem készül. A Hivatal mérete alapján a feladatok összetettek. A Hivatal mérete alapján a feladatok összetettek a helyettesítés nehezen oldható meg.
4. INFORMÁCIÓ ÉS KOMMUNIKÁCIÓ értékeléséhez a következő tényezők vizsgálata nyújthat segítséget:
1 2 3
MEGHATÁROZÁS Információ és kommunikáció Iktatási rendszer Hiányosságok, korrupció jelentése
5. NYOMON KÖVETÉSI nyújthat segítséget:
szabálytalanságok,
RENDSZER
(MONITORING) értékeléséhez a következő tényezők vizsgálata
2
MEGHATÁROZÁS A szervezeti célok megvalósításának monitoringja A belső kontrollok értékelése
3
Belső ellenőrzés
1
MEGÁLLAPÍTÁS, JAVASLAT A Hivatal mérete alapján a kommunikáció megfelelő. Az elmúlt időszakban (2 év) javult. A feltárt szabálytalanságokról a jegyző tájékoztatja a Képviselő-testületet.
MEGÁLLAPÍTÁS, JAVASLAT A Képviselő-testület elszámoltatással él, nyomon követi az elvégzett tevékenységet, elszámoltat. A Hivatal mérete alapján szabad csak megállapítást megfogalmazni, fejleszteni mindig lehet és szükséges melynek a korlátait is szükséges figyelembe venni. Folyamatos, szükség szerint a Képviselő-testületi ülésen is jelen van.
11
III. Az intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48. § c) pont) Az ellenőrzés során feltárt hiányosságokat az érintett szervezeti egységek vezetői egyértelműen beazonosították. Az éves jegyzői értekezleten megtárgyalásra kerültek a belső ellenőrzés által feltárt hiányosságok. Az ellenőrzés alá vont szervezeti egységeknek a belső ellenőrzés által lefolytatott ellenőrzéseket követően szükség szerint intézkedési tervet kellett készíteni. Az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámoló készítése a Hivatalvezető feladata.
Az ajánlások és javaslatok nyilvántartására külön nyilvántartás készült „INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA 2013. év”, mely tartalmazta az ellenőrzés iktatószámát, az ellenőrzés tárgyát, az intézkedést igénylő megállapítást, az ellenőrzési javaslatot. Továbbá az ellenőrzési javaslat alapján előírt intézkedést. Az intézkedési terv iktatószámát és a vonatkozó intézkedési terv jóváhagyásának időpontját. Megjelölésre került az intézkedés felelőse (beosztás és szervezeti egység) és az intézkedés végrehajtásának határideje. A nyilvántartás tartalmazta a megtett intézkedés leírást.
Páty, 2014. február 07.
Majláth Konrád Konstantin belső ellenőrzési vezető
12
