PANDUAN MENGURUS STAF TIDAK HADIR BERTUGAS TANPA CUTI ATAU TANPA TERLEBIH DAHULU MENDAPAT KEBENARAN ATAU TANPA SEBAB YANG MUNASABAH
1.0
Tindakan 1 – Pemerhatian Selama Tempoh Satu (1) Bulan di PTJ Page | 1
PTJ
1.1
Tindakan Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia seperti berikut: (i)
Mendapatkan penjelasan secara lisan/bertulis;
(ii)
Menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh staf;
(iii)
Menasihatkan staf memohon cuti rehat jika penjelasan diterima dengan asas yang kukuh dan disokong oleh keterangan berkaitan (contoh: sijil cuti sakit, surat kematian saudara terdekat, surat pengesahan, surat laporan polis atau lain-lain bukti yang munasabah);
PTJ
1.2
Jika didapati staf tidak hadir bertugas sekurang-kurangnya satu (1) hari bekerja atau lebih secara berturut-turut atau berselang-seli, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia hendaklah mendapatkan penjelasan dan sekiranya tidak hadir berturutturut secara berterusan hendaklah berusaha mengesan staf dan memanggil balik staf untuk bertugas.
ATAU (iv)
PTJ
1.3
PTJ
PTJ
2.0
Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas, jika penjelasan staf ditolak.
Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan kehadiran staf ke tempat kerja secara berterusan. Memberi teguran secara lisan (kali pertama) tentang kesalahan ketidakhadiran supaya tidak diulangi. Rekodkan atau catatkan tindakan memberi teguran secara lisan (kali pertama) pada borang Laporan Siasatan Ketidakhadiran Staf [UPM/PEND/LS(1)].
Tindakan 2 – Pemerhatian Selama Tempoh Dua (2) Bulan di PTJ
2.1
Pantau dan awasi perkembangan staf samada sikapnya telah berubah (tatakelakuan) atau masih mengulangi kesalahan yang sama (tidak berubah).
2.2
Jika staf masih mengulangi kesalahan yang sama, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat siasatan untuk mengesan staf (dapatan maklumbalas siasatan direkodkan).
Tindakan Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia seperti berikut: (i)
Mendapatkan penjelasan secara lisan/bertulis;
(ii)
Menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh staf;
(iii)
Menasihatkan staf memohon cuti rehat jika penjelasan diterima dengan asas yang kukuh dan disokong oleh keterangan berkaitan (contoh: sijil cuti sakit, surat kematian saudara terdekat, surat pengesahan, surat laporan polis atau lain-lain bukti yang munasabah);
PTJ
2.3
ATAU
(iv)
PTJ
2.4
PTJ
PTJ
3.0
Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas, jika penjelasan staf ditolak.
Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan kehadiran staf ke tempat kerja secara berterusan. Memberi teguran secara lisan (kali kedua) tentang kesalahan ketidakhadiran supaya tidak diulangi. Rekodkan atau catatkan tindakan memberi teguran secara lisan (kali kedua) pada borang Laporan Siasatan Ketidakhadiran Staf [UPM/PEND/LS(2)].
Tindakan 3 – Pemerhatian Selama Tempoh Enam (6) Bulan di PTJ/Pejabat Pendaftar
3.1
Pantau dan awasi perkembangan staf samada sikapnya telah berubah (tatakelakuan) atau masih mengulangi kesalahan yang sama (tidak berubah).
3.2
Jika staf masih mengulangi kesalahan yang sama, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia memberi amaran dan tunjuk sebab secara bertulis kepada staf [Rujuk format surat amaran kali pertama]. Salinkan surat amaran dan tunjuk sebab kepada staf tersebut untuk perhatian; (i)
Pendaftar
(ii)
Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
(iii)
Ketua Bahagian Perundang-undangan
(iv)
Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar (mohon kendalikan sesi kaunseling dengan staf yang dirujuk). DAN;
Page | 2
PTJ
Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/BCuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas.
3.4
Tindakan Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar seperti berikut:
SBKS
3.3
SBKS/PTJ
3.5
adalah Page | 3
(i)
Menghubungi staf dan mengadakan sesi kaunseling;
(ii)
Membuat pemantauan kaunseling untuk tempoh selama sekurangkurangnya 6 (enam) bulan; dan
(iii)
Memberi laporan kaunseling terakhir (setelah mengadakan sekurangkurangnya tiga (3) atau lima (5) kali sesi kaunseling kepada perujuk (Ketua Jabatan/Penyelia).
Semasa dalam tempoh sesi kaunseling ini (antara 1 hingga 6 bulan), jika didapati staf masih mengulangi kesalahan yang sama, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia hendaklah memberi amaran dan tunjuk sebab secara bertulis kepada staf [Rujuk format surat amaran kali kedua]. Salinkan surat amaran dan tunjuk sebab kepada staf tersebut untuk perhatian; (i)
Pendaftar
(ii)
Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
(iii)
Ketua Bahagian Perundang-undangan
(iv)
Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar.
PTJ
DAN;
4.0
3.6
Tindakan 4 – Pemerhatian Selama Tempoh Satu (1) Bulan di PTJ
4.1 PTJ
Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/BCuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas.
Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan ke atas staf dalam tempoh semasa dan selepas selesai melalui proses kaunseling samada staf menunjukkan perubahan yang positif atau pun masih mengulangi kesalahan yang sama.
PTJ
4.2
Jika staf tidak menunjukkan perubahan positif dan masih mengulangi kesalahan ketidakhadiran bertugas, Ketua Jabatan/Pegawai penyelia buat laporan secara bertulis terus kepada Pendaftar dan salinkan laporan kepada: (i)
Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia;
(ii)
Ketua Bahagian Perundang-undangan;
(iii)
Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf; dan
(iv)
Staf yang dirujuk.
PTJ
DAN;
Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/BCuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas.
Tindakan 5 – Proses di Pejabat Pendaftar dalam Tempoh Dua (2) Minggu
5.1
Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia akan mengatur perjumpaan dengan staf untuk bersemuka dalam tempoh dua (2) minggu selepas laporan diterima. Keputusan yang diputuskan adalah tertakluk kepada hasil dari perjumpaan tersebut.
5.2
Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia akan melaporkan kepada Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia hasil perbincangan dan keputusan yang telah dipersetujui setelah bersemuka dengan staf. Salinkan laporan kepada:
PP
PP
5.0
4.3
6.0
Ketua Bahagian Perundang-undangan;
(ii)
Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf; dan
(iii)
Staf yang dirujuk.
Tindakan 6 – Pemerhatian Selama Tempoh Dua (2) bulan di PTJ
6.1 PTJ
(i)
Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan ke atas staf samada staf telah menunjukkan perubahan tatakelakuan atau pun masih mengulangi kesalahan yang sama selepas sesi bersemuka dengan Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia. [tempoh 2 bulan memberi peluang terakhir kepada staf untuk mengubah tatakelakuan]
Page | 4
PTJ
6.2
Jika staf masih mengulangi kesalahan ketidakhadiran bertugas, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia buat laporan rasmi kepada Pendaftar/ Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia untuk diambil tindakan perundang-undangan. Page | 5
6.3
Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/BCuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas.
6.4
Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia kemukakan laporan kepada Bahagian Perundang-undangan untuk memulakan proses tindakan tatatertib kepada staf. Salinkan surat kepada:
PP/BPP
PTJ
DAN;
(i)
Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia yang merujuk kes;
(ii)
Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf; dan
(iii)
Staf yang dirujuk.
Terminologi/Singkatan: PP PTJ SBKS BPP
»
: : : :
Pejabat Pendaftar Pusat Tanggungjawab Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf Bahagian Perundang-undangan
Ketidakhadiran Pegawai tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/Tanpa Sebab Yang Munasabah Pada Waktu Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai.
7.0
CARTA ALIR CARTA ALIR MENGURUS STAF TIDAK HADIR BERTUGAS TANPA CUTI ATAU TANPA TERLEBIH DAHULU MENDAPAT KEBENARAN ATAU TANPA SEBAB YANG MUNASABAH TEMPOH MASA Staf Tidak Hadir 1 BULAN Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia buat siasatan mengesan staf
Dapatkan penjelasan dari staf
Page | 6 Diterima – Staf mohon Cuti Rehat
Pertimbangan Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia
Ditolak Kemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR 01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar
* Sijil Cuti Sakit, Surat Kematian Saudara Terdekat, Surat Pengesahan, Laporan Polis, dan lain-lain bukti yang munasabah
Pemantauan oleh Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia
Menegur secara lisan (kali pertama)
Ya 2 BULAN
Berubah?
Membuat Pemantauan Berterusan
Tidak Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia buat siasatan mengesan staf Dapatkan penjelasan dari staf
Diterima – Staf mohon Cuti Rehat
* Sijil Cuti Sakit, Surat Kematian Saudara Terdekat, Surat Pengesahan, Laporan Polis, dan lain-lain bukti yang munasabah
Pertimbangan Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia
Ditolak Kemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR 01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar
Pemantauan oleh Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia Menegur secara lisan (kali ke dua)
Ya 6 BULAN
Berubah?
Membuat Pemantauan Berterusan
Tidak Amaran Secara Bertulis Oleh Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia Salinkan Surat Kepada : 1. Pendaftar 2. Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia 3. Ketua Bahagian Perundang-undangan 4. Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf
Kemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/ BUM/BR 01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar Proses Kaunseling Oleh Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf Ya Berubah?
1 BULAN
Membuat Pemantauan dan Laporan Kaunseling kepada perujuk
Membuat Pemantauan Berterusan
Tidak Laporan Bertulis Oleh Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia kepada Pendaftar Salinkan Laporan Kepada : 1. Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia 2. Ketua Bahagian Perundang-undangan 3. Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf 4. Staf yang di rujuk
2 MINGGU Salinkan Laporan Kepada : 1. Ketua Bahagian Perundang-undangan 2. Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf 3. Staf yang di rujuk
Kemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR 01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar
Pendaftar / Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Panggil Staf Untuk Bersemuka Hantar Laporan Bersemuka Kepada Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia
Ya Berubah ?
2 BULAN Tidak
Kemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR 01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar
JUMLAH TEMPOH MASA = 12 BULAN 14 HARI
Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia Hantar Laporan Kepada Pendaftar / Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
Pendaftar / Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Kemuka Laporan Ke Bahagian Perundang-undangan Salinkan Surat Kepada : 1. Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia yang merujuk kes 2. Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf 3. Staf yang di rujuk Petunjuk Tanggungjawab PTJ Tanggungjawab Pejabat Pendaftar Tanggungjawab Bahagian Perundang-undangan
Proses / Tindakan Oleh Bahagian Perundang-undangan
Membuat Pemantauan Berterusan (2 Bulan)
