Panduan Evaluasi Kinerja Personil ROMS dan Fasilitator PROGRAM PAMSIMAS II A.
Latar Belakang
Program Pamsimas dalam pelaksanaan kegiatannya didukung oleh para tenaga pelaksana/konsultan mulai dari tingkat pusat sampai tingkat desa/kelurahan. Tenaga pelaksana tersebut berfungsi untuk membantu Unit Pelaksana Program (Project Implementation Unit/PIU) dalam mengelola perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan program sesuai dengan tingkatannya yaitu: Tim CMAC untuk tingkat pusat, Tim ROMS Regional untuk tingkat regional (gabungan beberapa provinsi), Tim ROMS Provinsi untuk tingkat provinsi, Tim ROMS Kab/Kota untuk tingkat kabupaten/kota, dan Fasilitator (Keberlanjutan dan Masyarakat) di tingkat masyarakat desa/kelurahan. Untuk memastikan bahwa tenaga pelaksana tersebut dapat menjalankan fungsinya dengan baik dan sesuai dengan lingkup penugasan, maka diperlukan suatu alat yang dapat digunakan oleh para pihak terkait untuk mengukur kinerja dan pencapaian dari tenaga pelaksana program di bawah koordinasinya. Kinerja yang dimaksud di sini adalah kemampuan dan keahlian seseorang dalam memahami tugas dan fungsinya dalam bekerja, serta hasil kerja secara kualitas yang dicapai oleh seseorang dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggungjawab yang diberikan kepadanya. Evaluasi kinerja ini dilakukan terutama untuk menjamin agar para pelaksana program yang ada dapat mendukung pencapaian tujuan program secara optimal sesuai dengan tugas dan fungsinya. Untuk memudahkan proses evaluasi kinerja, maka disusun panduan pelaksanaan evaluasi kinerja bagi tenaga ahli ROMS dan fasilitator seperti dijelaskan berikut ini.
1
B.
Tujuan
Evaluasi kinerja dilakukan untuk mengetahui kapasitas dan kinerja dari personil ROMS dan fasilitator dalam menjalankan tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Hasil evaluasi ini digunakan untuk: 1. bahan
pertimbangan
untuk
memberikan
penghargaan
dan/atau
mempromosikan personil ROMS dan fasilitator ke jenjang/posisi yang lebih tinggi. 2. bahan pertimbangan untuk pembinaan kapasitas dalam bentuk pelatihan dan coaching bagi personil ROMS dan fasilitator 3. bahan pertimbangan untuk mengoreksi kekurangan/kesalahan dalam bentuk pemberian Surat Peringatan kepada personil ROMS dan fasilitator untuk meningkatkan kinerja dan/atau pemutusan kontrak. C.
Waktu Pelaksanaan
Pelaksanaan evaluasi kinerja ini dilakukan setiap bulan selama durasi kontrak dan laporan hasil evalusi akan disampaikan kepada pengelola program paling lambat tanggal 11 setiap bulan berikutnya. D.
Pihak yang Dievaluasi dan Evaluator
Evaluasi kinerja dilaksanakan oleh unsur pelaksana program terhadap semua tenaga pelaksana program yang berada di bawah koordinasinya, dengan rincian sebagai berikut: 1. Personil ROMS Tenaga Ahli ROMS/ No Pihak yang Dievaluasi Tingkat Regional 1 Project Manager (PM)
2
Training Coordinator (TC)
Bobot (%)
Instrumen Evaluasi
40 40
Form PM
Ketua CPMU PPK Kegiatan Wilayah 1 atau 2, Satker Pembinaan Pamsimas TL CMAC
PM TC TDS
40 30
Evaluator
20 Form TC 2
No
Tenaga Ahli ROMS/ Pihak yang Dievaluasi
Evaluator
Bobot (%)
Instrumen Evaluasi Form LG
TA CD CMAC PM TA LG CMAC
30 50 50
3
Local Government Specialist (LGS)
4
Data Management Specialist (DMS)
PM TA SIM CMAC
50 50
Form DM
40
Form PC
PPK Kegiatan Wilayah 1 atau 2 Satker Pembinaan Pamsimas PM PPMU TA FM CMAC PC
50 50
Form FM
TA Monev CMAC PC
50 50
Form QA
DPMU PC QAS
40 30 30
Form DC
DC DMS DC FMS
50 50
Form DEOA
50 50
Form DFMA
Tingkat Provinsi 1 Provincial Coordinator (PC)
2
3
Financial Management Specialist (FMS) Quality Assurance Specialist (QAS)
Tingkat Kabupaten/Kota 1 District Coordinator (DC) 2
DEOA
3
DFMA
30 30
2. Fasilitator No 1
2
Fasilitator Fasilitator Keberlanjutan (WSS/CD) Fasilitator Masyarakat (WSS/CD)
Evaluator
Ketua Asosiasi SPAMS Kab/Kota DC DPMU DC
Bobot 50 50 50 50
Instrumen Evaluasi Form FK
Form FM
Secara rinci alur evaluasi kinerja untuk personil ROMS dan fasilitator ditunjukkan pada alur dibawah ini.
3
ALUR EVALUASI KINERJA ROMS DAN FASILITATOR
CPMU PPK WILAYAH I/II
TL CMAC
TA MONEV CMAC
TA SIM CMAC
TC TDS
TA LG CMAC
TA FM CMAC
TA CD CMAC
REGIONAL TEAM
PM
DMS
TC
LGS
PPMU
PROVINCIAL TEAM
QAS
FMS
PC
DPMU DEAO
DFMA
DC
DISTRICT TEAM
FK WSS
FK CD
FM WSS
ASOSIASI SPAMS KAB/KOTA
FM CD
Keterangan : : Menunjukan arah evaluasi
4
E.
Tata Cara Penilaian
1. Evaluator menggunakan formulir yang disediakan (terlampir) sesuai dengan pihak yang akan dievaluasi, sebagai contoh: TL CMAC menggunakan Form PM untuk mengevaluasi PM ROMS. 2. Pengisian form/lembar evaluasi dilakukan untuk setiap aspek penilaian, melalui: -
wawancara antara evaluator dengan pihak yang dievaluasi, sebagai contoh: TL CMAC untuk mengevaluasi PM ROMS secara langsung mewawancarai dengan tatap muka atau telepon;
-
wawancara antara evaluator dengan para pihak yang memperoleh dukungan pendampingan dari pihak yang dievaluasi, sebagai contoh: PM ROMS untuk mengevaluasi PC ROMS mewawancarai PPMU dan Satker PKPAM Provinsi dengan tatap muka atau telepon;
-
evaluator memeriksa deliverables/output yang dihasilkan oleh pihak yang dievaluasi, sebagai contoh: PC ROMS untuk mengevaluasi DC ROMS dengan memeriksa laporan bulanan dan output DC ROMS.
3. Evaluator melakukan penilaian terhadap setiap aspek penilaian kinerja dengan pilihan kriteria penilaian yang ada pada lembar evaluasi kinerja dengan pilihan penilaian: No
Nilai
Predikat
1.
91 - 100
Sangat Baik
2.
76 - 90
Baik
3.
61 - 75
Cukup
4.
51 - 60
Kurang
5.
≤ 50
Buruk
5
4. Setelah dilakukan penilaian untuk setiap aspek kinerja yang dinilai, evaluator melakukan konfirmasi dengan pihak yang dievaluasi mengenai hasil penilaian. Apabila ada keberatan dari pihak yang di evaluasi dan dicatat dalam kotak di bagian akhir lembar evaluasi. 5. Evaluator menjumlahkan nilai yang diberikan, memberikan catatan penting terkait penilaian, serta merekomendasikan hal sesuai keperluan. Setelah itu evaluator menandatangani lembar evaluasi kinerja yang telah terisi. 6. Periode pelaksanaan penilaian evaluasi kinerja dilakukan setiap tanggal 2 – 5 (untuk melakukan kinerja bulan sebelumnya). Misal: untuk melakukan evaluasi kinerja periode bulan Juli, pelaksanaan penilaian dilakukan pada tanggal 2 – 5 Agustus. 7. Hasil evaluasi yang telah ditandatangani oleh setiap evaluator diserahkan paling lambat tanggal 6 setiap bulan kepada TC ROMS. TC ROMS menerima hasil dan kemudian merekapitulasi hasil penilaian dari evaluator tingkat propinsi (hasil penilaian yang dilakukan oleh personil ROMS di tingkat propinsi) dan kabupaten/kota (hasil penilaian yang dilakukan personil ROMS di tingkat kabupaten/kota). Sedangkan hasil evaluasi yang dilakukan oleh evaluator tingkat regional dan tingkat pusat diserahkan untuk direkap kepada TA HRD TDS paling lambat tanggal 6 pula setiap bulannya. Secara rinci alur penyerahan hasil penilaian dapat dilihat pada alur dibawah ini. 8. TA HRD TDS kemudian membuat seluruh rekap hasil evaluasi kinerja, kemudian memberikan predikat dan rekomendasi seperti dalam tabel sebagai berikut. Hasil ini selanjutnya juga akan ditayangkan dalam website. Total Skor 91 – 100
Predikat
Rekomendasi
Sangat Baik
76 – 90 61 – 75 51 – 60
Baik Cukup Kurang
Dipertahankan dan dapat dipertimbangkan untuk promosi Dipertahankan dan dimotivasi Diberi pembinaan dan dimotivasi Diberi peringatan dan pembinaan, bila tidak menunjukkan perubahan 6
Total Skor
0 – 50
Predikat
Buruk
Rekomendasi direkomendasi untuk tidak dilakukan perpanjangan kontrak Direkomendasi untuk diputus kontrak
7
ALUR PENYERAHAN HASIL PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA CPMU
PPK WILAYAH I/II
TL CMAC
TENAGA AHLI CMAC
TC TDS
CPMU HRD TDS
PROJECT MANAGER
TRAINING COORDINATOR ROMS
PROVINCIAL COORDINATOR
PPMU
DISTRICT COORDINATOR
DPMU
Asosiasi SPMAS Kab/Kota
Keterangan : : Arah penyerahan hasil Evkin : Arah penyerahan hasil rekapitulasi 8
9. TC ROMS mengirimkan rekap hasil evaluasi kinerja kepada TA HRD TDS untuk penyusunan rekap hasil evaluasi kinerja nasional paling lambat setiap tanggal 8. 10. HRD TDS menyusun laporan hasil evaluasi kinerja (rekap nilai dan analisis) dan menyampaikan kepada pihak-pihak terkait paling lambat pada tanggal 11 setiap bulan. Laporan tersebut disampaikan kepada CPMU dan tembusan disampaikan kepada Satker Pembinaan Pamsimas, Satker PKPAM Provinsi, PPMU, DPMU, CMAC dan Manajemen ROMS. F.
Implikasi Hasil Penilaian
1.
Penghargaan/Pengakuan atas Prestasi Kerja a. Personil yang mendapat penilaian kinerja “Sangat Baik” akan diberikan penghargaan, sebagai contoh berupa masuknya nama yang bersangkutan ke dalam daftar promosi dan kesempatan untuk menjadi “Personil of The Month” atau “Personil Teladan Bulan Ini” untuk posisi tertentu. b. Personil yang mendapat peringkat “Sangat Baik” tidak secara langsung mendapatkan promosi, tetapi disesuaikan dengan kebutuhannya. Keputusan peningkatan posisi (promosi) didasarkan pada hasil penilaian evaluasi kinerja, keinginan yang bersangkutan, dan rencana kebutuhan posisi kosong yang dimaksudkan dan sesuai kebutuhan
2.
Pembinaan dan Tindakan Koreksi a. Untuk hasil penilaian kinerja dengan peringkat “Cukup” dan “Kurang” maka pihak yang berada di atasnya harus memberikan pembinaan/penguatan sesuai catatan yang diperoleh masing-masing personil. b. Pembinaan dapat dilakukan bersamaan dengan rapat koordinasi bulanan atau dilakukan pada saat kegiatan pendampingan di masyarakat. c. Penilaian kinerja bagi yang “kurang” dan telah diberikan pembinaan tetapi tidak mengalami perubahan, maka akan dilakukan tindakan koreksi berupa teguran-teguran sesuai aspek penilaian masing-masing personil baik lisan maupun secara tertulis berupa surat peringatan. Pemberian surat 9
peringatan (SP) 1 sampai 3 akan diberikan dalam selang waktu 2 minggu. Apabila SP 3 telah diberikan dan dalam kurun waktu 2 minggu tidak ada perubahan kinerja, maka yang bersangkutan dapat direkomendasikan untuk diputus kontraknya. 3.
Sanksi Pemotongan Gaji Evaluasi kinerja ini juga akan menjadi dasar pemberian sanksi pemotongan gaji terkait dengan output yang harus dihasilkan oleh tim pelaku Pamsimas di suatu tingkatan. Target output yang dimaksud di sini adalah capaian sasaran kerja yang terkait dengan kemajuan pekerjaan lapangan suatu wilayah kerja yang dibuktikan dengan data SIM yang diupload dalam website Pamsimas. Target output tersebut harus disepakati oleh semua pelaksana program dan dijadikan target bersama. Sebagai ilustrasi: di tingkat kabupaten/kota, Tim Kab/Kota yang terdiri dari DC, DFMA, DEAO dan Fasilitator Masyarakat bertanggungjawab terhadap progress pelaksanaan program di wilayah kabupaten/kota. Apabila terdapat deviasi antara realisasi dengan target yang telah disepakati, maka seluruh anggota Tim bersedia untuk bertanggungjawab dan diberikan sanksi pemotongan gaji. Contoh perhitungan pemotongan gaji di bawah ini diberikan untuk posisi District Coordinator. CONTOH PERHITUNGAN PEMOTONGAN GAJI BERDASARKAN BESARNYA DEVIASI TARGET Vs REALISASI (TIM KABUPATEN/KOTA) JUML DESA NO
BULAN
1 JULI 2 AGUSTUS
3 SEPTEMBER
4 OKTOBER 5 NOVEMBER 6 DESEMBER
TAHAP RKM T-1 RKM T-1 T-2 T-1 T-2 T-3 T-2 T-3 T-3 T-3
TARGET
%
REALISASI
%
DEVIASI (%)
8 2 8 4 2 8 4 2 8 4 6 8
100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100
8 2 8 3 2 8 4 1 7 3 5 8
100.00 100.00 100.00 75.00 100.00 100.00 100.00 50.00 87.50 75.00 83.33 100.00
0.00 0.00 0.00 25.00 0.00 0.00 0.00 50.00 12.50 25.00 16.67 0.00
RATA-RATA DEVIASI (%) 0
GAJI FULL
POTONGAN GAJI
GAJI YANG DITERIMA
7,000,000
-
7,000,000
7,000,000
583,333
6,416,667
7,000,000
1,166,667
5,833,333
7,000,000
1,312,500
5,687,500
7,000,000 7,000,000
1,166,667 0
5,833,333 7,000,000
8.3
16.7 18.8 16.7 0
Proses pemotongan gaji dilakukan berdasarkan rekomendasi atas hasil penilaian kinerja dan laporan kemajuan kegiatan program. Rekomendasi ini 10
disusun bersamaan dengan hasil laporan penilaian kinerja yang diterima oleh HRD TDS dan diserahkan kepada Satker Pembinaan Pamsimas setiap tanggal 11 bulan berikutnya. Atas dasar laporan kinerja tsb Satker/PPK Pamsimas akan menerbitkan rekomendasi penggajian personil ROMS kepada setiap management ROMS untuk penggajian bulan berikutnya, contoh: periode evaluasi bulan Juli 2014, laporan akan diserahkan tanggal 11 Agustus 2014 dan akan digunakan sebagai dasar pemberian gaji di awal bulan September 2014. 4.
Sanksi Khusus Selain mekanisme penilaian kinerja di atas, Pamsimas juga diterapkan mekanisme sanksi khusus yaitu bilamana personil yang bersangkutan secara sengaja dan terbukti telah melakukan pelanggaran yang dikategorikan berat. Pelanggaran yang dikategorikan berat dan tidak dapat ditolerir adalah: Secara sengaja melakukan penyalahgunaan semisal penggelapan uang untuk kepentingan pribadi, baik melalui pungutan langsung maupun tidak langsung, meminta imbalan kerja untuk diri sendiri atau orang lain, melarikan uang Pamsimas, serta bentuk penggelapan uang Pamsimas. Secara sengaja melakukan manipulasi data lapangan, dengan berbagai alasan apapun, sehingga berdampak pada penyesatan informasi. Apabila personil terbukti secara sengaja melakukan salah satu atau kedua kegiatan yang dikategorikan sanksi khusus di atas, maka bagi yang bersangkutan tidak perlu dilakukan evaluasi penilaian kinerja lagi, karena di anggap sudah melakukan kegiatan terlarang dan bagi personil yang bersangkutan akan diputus kontraknya.
5.
Black List Bagi personil yang telah melakukan kegiatan terlarang, khususnya yang dikategorikan pada point di atas (misalnya terkait penyalahgunaan atau penggelapan
uang
untuk
kepentingan
pribadi),
maka
bagi
personil
bersangkutan selain dikeluarkan/diberhentikan dari Pamsimas dan juga akan
11
direkomendasikan untuk masuk dalam suatu black list untuk programprogram pemberdayaan lainnya.
12
