Overview Budgeting Budgeting merupakan Rencana operasi keuangan, yang mencakup estimasi pengeluaran yang diusulkan, dan sumber pendapatan yang diharapkan untuk membiayainya dalam periode waktu tertentu..
Existing System -
Finance menyediakan template pengisian form budget finance dan kemudian diberikan kepada SBU, dan HR Compben juga menyediakan template pengisian form budget compben yang kemudian akan diberikan kepada SBU.
-
SBU mengajukan permintaan dokumen kepada departemen finance dan dokumen akan disiapkan yang merupakan data history/actual/financial statement/group expense dan selanjutnya akan diberikan kepada SBU sesuai dengan permintaan.
-
SBU akan mengisi Finance budget dan Compben budget dan kemudian akan dikirim ke masing-masing departemen yaitu finance dan compben.
-
Kemudian HR Compben akan menghitung budget HR dan membuat laporan. Laporan akan difinalize dan kemudian dikirim ke departemen Finance.
-
Setelah menerima budget dari HR Compben, Finance akan melakukan konsolidasi data dan accounting calculation.
-
Jika telah sesuai dengan kebutuhan, maka Finance akan membuat laporan laba rugi (Financial Satement) untuk ditunjukan kepada CEO/CFO.
-
Sistem yang dijalankan menggunakan Microsoft Excel .
Problem -
Tingkat keamanan sistem yang rendah
-
Fungsi pada sistem yang sedang dipakai terbatas
-
Konsolidasi data terbatas.
-
Dibutuhkan ketelitian yang tinggi dalam pengisian data
-
Kontrol budget sulit untuk dipahami sehingga menghambat pengambilan keputusan
-
Tidak ada set Up dan Filter COA
Solution Merancang sebuah aplikasi berbasis web yang mengintegrasi setiap departemen yang ada pada perusahaan sehingga membantu perusahaan dengan lebih mudah mengkonsolidasi data dari setiap departemen.
Detail Requirements 1. Authentication Gambaran umum : memberi hak akses kepada user dan kemudian menentukan role-role dari SBU manakah user tersebut. Fungsi : Untuk masuk ke dalam sistem, melakukan pengaturan (set-up) dan juga melakukan pengisian template. Variable: Username : Sebagai nama user yang terlibat dalam sistem. Password : Sebagai fitur keamanan untuk user dalam sistem. Role : menentukan user bisa mengakses menu apa saja. Area : menentukan area mana user berasal. SBU : menjelaskan dari SBU mana user tersebut. Posisi : menjelaskan posisi detail user teserbut. Contoh : Erha/ SCM/PPIC, dan mencakup info mengenai SBU, Directorat, divisi,departemen sampai dengan section.
Detail fungsi: 1. Dapat mendaftar user baru 2. Identifikasi user dengan username yang unik 3. Bisa melakukan update password 4. Menentukan role melalui posisi user 5. User tidak bisa mengisi budget atasannya dan posisi yang sama. Ex: section head tidak boleh mengisi budget department head atau section head juga tidak boleh mengakses budget sesama section head. Validation & rules validation 1. Jika sername tidak terdaftar, muncul message box, “harus daftar akun terlebih dahulu”. 2. jika username atau password salah/tidak sesuai, muncul message box “username atau password salah” . 3. jika username dan password sesuai maka user diizinkan untuk masuk ke sistem. 4. password minimal 7 dan maksimal 12. 5. menu ditentukan sesuai dengan role user.
rules Fungsi
Super admin
Daftar user
V
Ganti password
V
Role
V
Pengaturan hak
V
Admin
Sbu
Holding
V
V
V
akses
*Super Admin memantau semua aktivitas yang dilakukan oleh admin dan SBU *Admin mempunyai role untuk melakukan set up dan pergantian password
2. Set Up & Adjust Information Fungsi : untuk mengatur COA untuk HR budget dan finance Variabel : -
Tax Art 21 : pajak penghasilan dari setiap karyawan di perusahaan.
-
Car Allowance :
tunjangan transportasi untuk karyawan, yang berupa
pinjaman mobil/karyawan menerima uang transportasi. -
Quota HP : berupa quota HP yang akan diberikan untuk karyawan pada periode tertentu.
-
Fuel Allowance : tunjangan berupa uang tunai sebagai pengganti bahan bakar.
-
Medical Allowance (Insurance) : tunjangan kesehatan untuk karyawan.
-
Salary : merupakan gaji karyawan berdasarkan posisi, SBU dan area.
-
Jamsostek : jaminan sosial tenaga kerja merupakan sebuah asuransi yang diperuntukkan kepada karyawan di perusahaan sesuai dengan perundangundangan yang berlaku.
-
Bumida: jaminan sosial tenaga kerja merupakan sebuah asuransi yang diperuntukkan kepada karyawan dengan level tertentu di perusahaan sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku (hanya di Jakarta).
-
Bonus : berupa apresiasi dari perusahaan untuk karyawan yang mencapai target pada periode yang telah ditetapkan.
-
Area : karyawan dibagi berdasarkan area-area yang dimiliki oleh perusahaan.
-
Meal Allowance : tunjangan makan untuk karyawan masing-masing posisi memiliki nilai yang berbeda.
-
Transport : tunjangan transportasi untuk karyawan.
-
Salary Increment: Persentase kenaikan gaji karyawan sesuai dengan penilaian kinerja selama 1 tahun.
-
Health insurance
-
THR
-
Revenue
-
Fee
-
COGS
-
CAPEX
-
Operational expense
-
Umur Ekonomi (UE)
-
Depresiasi
-
Fixed asset
-
COA
-
SBU
-
Direktorat
-
Divisi
-
Departemen
-
Section
-
Product (item + price)
-
Service (item + price)
-
Lokasi
-
Area (Compben)
-
Area (Revenue)
Detail Fungsi -
pengisian rate tiap-tiap variabel yang ada pada HR dan finance.
-
Pengisian rate perhitungan revenue/fee/cost.
-
Pengisian Cost: o COGS o Doctor’s fee (product & service) o Therapist’s fee o Clinic supplies (primary and secondary) o Packaging o Agent’s commission o Reserve Tax o Royalty fee expense o Waste expense o Service charge
-
Pengisian Product/service
-
Pegisian price dan discount
-
Memungkinan admin untuk melakukan pengeditan pada data set up seperti mengupdate formula perhitungan, mengubah nilai dari setiap komponen yang ada.
-
Pengisian dan penambahan posisi, deskripsi pekerjaan, dan area.
-
Melengkapi bagian struktur organisasi perusahaan.
-
Finalisasi Setup.
Validation & Rules Validation -
Jika user ingin mengakses fitur set up, maka user harus login terlebih dahulu.
-
Fitur ini hanya boleh diakses oleh user yang merupakan super admin dan admin.
-
Rate dari variabel seperti jamsostek, bumida, PPH21 harus berupa persentase (%). Untuk variabel seperti gaji, tunjangan makan, transporatasi, car allowance, quota
-
hp,fuel allowance, medical allowance harus berupa angka. Hanya super admin yang bisa melakukan update status finalisasi setup
-
Rules Fungsi
Super admin
Admin
Menentukan
V
V
V
V
V
V
formula HR Budget Menentukan Formula Finance Budget Edit Formula HR & Finace
Sbu
3. Pengisian Budget 3.1.
Man Power Plans (MPP)
Fungsi : menghitung jumlah pengeluaran yang harus dilakukan dalam perencanaan penambahan karyawan baru atau promosi karyawan. Variabel -
Tax Art 21 : pajak penghasilan dari setiap karyawan di perusahaan.
-
Car Allowance :
tunjangan transportasi untuk karyawan, yang berupa
pinjaman mobil/karyawan menerima uang transportasi. -
Quota HP : berupa quota HP yang akan diberikan untuk karyawan pada periode tertentu.
-
Fuel Allowance : tunjangan berupa uang tunai sebagai pengganti bahan bakar.
-
Medical Allowance (Insurance) : tunjangan kesehatan untuk karyawan.
-
Salary : merupakan gaji karyawan berdasarkan posisi, SBU dan area.
-
Jamsostek : jaminan sosial tenaga kerja merupakan sebuah asuransi yang diperuntukkan kepada karyawan di perusahaan sesuai dengan perundangundangan yang berlaku.
-
Bumida: jaminan sosial tenaga kerja merupakan sebuah asuransi yang diperuntukkan kepada karyawan dengan level tertentu di perusahaan sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku (hanya di Jakarta).
-
Bonus : berupa apresiasi dari perusahaan untuk karyawan yang mencapai target pada periode yang telah ditetapkan.
-
Area : karyawan dibagi berdasarkan area-area yang dimiliki oleh perusahaan.
-
Meal Allowance : tunjangan makan untuk karyawan masing-masing posisi memiliki nilai yang berbeda.
-
Transport : tunjangan transportasi untuk karyawan.
-
Salary Increment: Persentase kenaikan gaji karyawan sesuai dengan penilaian kinerja selama 1 tahun.
-
Health insurance
*posisi, area dan SBU akan mempengaruhi nilai dari tunjangan-tujangan yang akan diterima karyawan. Detail Fungsi : -
User menentukan jumlah dan kebutuhan karyawan yang ideal bagi perusahaan.
-
User menentukaan jumlah dan kebutuhan ideal untuk promosi, mutasi, dan penggantian karyawan.
-
Sistem akan menghitung tunjangan-tunjangan yang akan diberikan untuk karyawan seperti : car allowance, quota HP, insurance, jamsostek, meal allowance, medical allowance, transport, bonus dan gaji berdasarkan jumlah orang yang dimasukkan user dan rate yang telah di set up.
-
Sistem menentukan berapa besar nilai tunjangan yang diberikan kepada karyawan berdasarkan posisi, area dan SBU.
-
Sistem menentukan berapa besar pajak yang wajib ditanggung oleh karyawan sesuai dengan undang-undang yang berlaku yang telah dimasukkan ke dalam set up.
-
User menentukan promosi existing employee.
-
Sistem menentukan biaya yang akan diberikan untuk Outsource
-
Sistem menentukan biaya untuk karyawan yang bekerja Overtime, per shift dan antar malam
-
Masing-masing info yang diisi, dapat diberikan keterangan (remarks). Ada 2 remarks:
1. Keterangan (diisi sendiri oleh user) 2. Keterangan proyek (dari admin set up) -
Memungkinkan user untuk melakukan attach data history.
Validation & Rules Validation -
User harus melakukan authentication untuk masuk ke dalam system terlebih dahulu
-
Setelah masuk ke sistem, ada 2 pilihan fitur yaitu MPP dan outsource.
-
Jika memlih MPP, user harus mengisi jumlah karyawan, posisi, area, bulan. *jumlah karyawan harus berupa angka * posisi, arena dan bulan dipilih berdasarkan data yang disediakan.
-
Pengisian Outsourcing sama seperti pengisian MPP.
Rules Fungsi
Superadmin
Admin
SBU
Isi Budget MPP
V
V
Isi Budget Outsource
V
V
Isi Budget Promosi
V
V
Edit data
V
V
Save data
V
V
View data
V
V
Revisi budget MPP
V
V
Revisi budget
V
V
V
V
Outsource Revisi budget Promosi
3.2 Revenue - Product Revenue : internal revenue dan eksternal revenue - Service Revenue : eksternal revenue Detail Fungsi : -
Sebagai perencanaan pendapatan perusahaan pada periode tertentu.
-
menghitung jumlah dari setiap komponen yang diisi oleh user kemudian akan didapat berapa perencanaan total pendapatan.
-
Memungkinkan user untuk attach data history.
Validation & Rules Validation -
User mimilih revenue internal atau revenue external
-
setelah menentukan revenue internal atau external, maka user juga harus memilih product atau service.
-
Setelah semua telah dipilih, user mengisi kolom revenue yang tersedia.
-
User mengisi price, discount, dan unit (quantity)
Rules Fungsi
Superadmin
Admin
Isi Revenue
V
V
Edit data
V
V
Save data
V
V
View data
V
V
Revisi Revenue
V
V
Calculation Product Revenue = Qty * Price Service Revenue = Qty * Price 3.3 OPEX alokasi yang direncanakan dalam budget untuk melakukan operasi perusahaan secara normal. Dengan kata lain operating expenditure (biaya operasi) digunakan untuk menjaga kelangsungan aset dan menjamin aktivitas perusahaan yang direncanakan berlangsung dengan baik. Variabel : -
pengeluaran
-
maintenance
Fungsi : -
pengisian variabel yang merupakan biaya opex per bulan.
SBU
-
Menghitung semua variabel yang berhubungan dengan perngeluaran operasional seperti sewa gedung, maintenance.
-
Untuk mengetahui pengeluaran operasional yang diperlukan oleh perusahaan setiap periode tertentu.
-
User dapat memilih opex mana saha yang ingin diisi.
-
Pilihan opex yang diberikan sudah termasuk informasi tambahan mengenai opex tersebut.
-
Memungkinkan user untuk melakukan attach data history.
Rules Fungsi
Superadmin
Isi OPEX
V
V
Edit data
V
V
Save data
V
V
View data
V
V
Revisi Revenue
V
V
3.4 CAPEX
Admin
SBU
alokasi yang direncanakan (dalam budget) untuk melakukan pembelian/perbaikan/penggantian segala sesuatu yang dikategorikan sebagai aset perusahaan secara akuntansi. Detail Fungsi : -
Pengisian seluruh variabel yang merupakan biaya capex
-
Menghitung jumlah pengeluaran kapital yang diperlukan sesuai dengan variabel yang telah diisi.
-
Untuk mengetahui anggaran yang diperlukan untuk capex
Variabel : -
Investasi
-
Asset
-
Akumulatif
-
Depresiasi
Rules Fungsi
Superadmin
Admin
SBU
Isi CAPEX
V
V
Edit data
V
V
Save data
V
V
View data
V
V
Revisi Revenue
V
V
Fungsi : -
mengetahui variabel-variabel apa saja yang menjadi beban pengeluaran kapital.
-
Untuk mengetahui pengeluaran kapital yang diperlukan oleh perusahaan setiap periode tertentu
4. Revisi Budget Fungsi : merevisi anggaran yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Data hasil revisi akan menjadi dokumen terakhir yang akan ditunjukan kepada CEO/CFO dan data yang direvisi tetap disimpan, karena tidak menutup kemungkinan data tersebut akan dipakai kembali. Detail fungsi : 1. Melakukan peninjauan ulang terhadap data-data yang telah diisi oleh SBU-nya masing-masing. 2. Melakukan revisi terhadap data yang telah ditinjau ulang (optional). 3. User tertentu (finance holding) bisa memantau dan merevisi seluruh budget yang berkaitan dengan perusahaan. 4. Finance holding dapat memilih untuk melihat atau merevisi budget bagian departemen dan SBU tertentu. Variabel : -
Tax Art 21 : pajak dari setiap karyawan di perusahaan.
-
Car Allowance :
tunjangan transportasi untuk karyawan,yang berupa
pinjaman mobil/karyawan menerima uang transportasi. -
Quota HP : berupa quota HP yang akan diberikan untuk karyawan pada periode tertentu.
-
Fuel Allowance : tunjangan berupa uang tunai sebagai pengganti bahan bakar.
-
Medical Allowance (Insurance) : tunjangan kesehatan untuk karyawan.
-
Salary : merupakan gaji karyawan.
-
Jamsostek : jaminan sosial tenaga kerja merupakan sebuah asuransi yang diperuntukkan kepada karyawan di perusahaan sesuai dengan perundanundangan yang berlaku. Bumida: jaminan sosial tenaga kerja merupakan sebuah asuransi yang
-
diperuntukkan kepada karyawan dengan level tertentu di perusahaan sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku (hanya di Jakarta). Bonus : berupa apresiasi dari perusahaan untuk karyawan yang mencapai target
-
pada periode yang telah ditetapkan. Business trip : biaya yang dikeluarkan untuk karyawan dalam perjalanan bisnis
-
untuk sebuah tujuan pekerjaan. -
Area : karyawan dibagi berdasarkan area-area yang dimiliki oleh perusahaan.
-
Meal Allowance : tunjangan makan untuk karyawan masing-masing posisi memiliki nilai yang berbeda. Transport : tunjangan transportasi untuk karyawan.
Rules
Fungsi
Super Admin
Admin
SBU
View data
V
V
Edit data
V
V
Save data
V
V
5. Generate Bugdet Fungsi : setelah melalui semua proses di atas, proses terakhir adalah membuat sebuah laporan (Financial Statement) yang akan ditunjukan kepada CEO/CFO perusahaan. Variabel : -
Summary budget
-
Detail budget
Fungsi : -
Menampilkan financial statement yang telah diisi oleh user per section, departemen, division , directorate, SBU, dan group.
-
Memungkinkan user untuk menyimpan data yang telah digenerate.
-
Sebagai data history untuk membandingkan hasil saat ini dengan pendapatan tahun sebelumnya
Validation & Rules Validation -
Jika ingin mengenerate data-data menjadi report, user memilih fitur generate.
-
setelah generate data berhasil, user dapat menyimpan dengan fitur save report
Rules Fungsi
Super Admin
Admin
SBU
Generate Report
V
V
Save Report
V
V
Print Report
V
V
