Overheidsopdrachten. Guido Mortier

Overheidsopdrachten Guido Mortier [email protected]

Oost-Vlaamse Bestuursacademie vzw Gouvernementstraat 22-24 – 9000 Gent Tel. 09 267 80 17 – Fax 09 267 82 92 – e-mail: [email protected]

Overheidsopdrachten Guido Mortier

Vakfiche OPLEIDING:

BESTUURSPRAKTIJK - OVERHEIDSOPDRACHTEN

DOCENT:

Guido MORTIER, gemeentesecretaris Zingem

LEERMIDDELEN:

- syllabus - powerpointpresentatie - praktijkvoorbeelden (internet, eigen documentatie)

AANPAK:

In het theoretisch gedeelte is de les over de wetgeving overheidsopdrachten chronologisch opgebouwd (wat is een overheidsopdracht?, wie is bevoegd?, hoe gaat men tewerk om de markt te consulteren?, hoe wordt de overheidsopdracht uitgevoerd?, …). Bij elke stap worden steeds voorbeelden uit de praktijk gegeven om de theorie aanschouwelijk te maken. Bij het doceren van de wetgeving wordt ook het essentiële onderscheiden van het minder essentiële. In het praktijkgedeelte worden casussen van overheidsopdrachten geprojecteerd en besproken te beginnen met zeer eenvoudige opdrachten tot meer gecompliceerde praktijkvoorbeelden. De zelfredzaamheid van de cursisten wordt gestimuleerd door hen te leren werken met informatie op het internet. De interactie met de cursisten wordt in beide lesdelen voorzien.

CONCRETE DOELSTELLINGEN:

De cursist: - kent het toepassingsgebied en de wetgeving op de overheidsopdrachten - kent de diverse gunningwijzen waarmee overheidsopdrachten kunnen toegewezen worden en kan ze in de praktijk toepassen - kan een bestek opstellen aan de hand van praktische voorbeelden - kan een gemotiveerd gunningverslag opmaken.

INHOUD:

1. Algemeen 2. Bekendmakingsvoorschriften 3. Kwalitatieve selectie 4. Gunningwijzen 5. Bevoegdheid gemeenteraad en college 6. Bestuurlijk toezicht 7. Betwistingen inzake overheidsopdrachten 8. Uitvoering van overheidsopdrachten 9. De nieuwe rechtsbeschermingsregeling 10. Praktische tips 11. Bibliografie 12. Bijlagen

AANTAL UREN:

12 uur wetgeving en 4 uur praktijkvoorbeelden

2


Inhoudstafel Inhoudstafel ................................................................................................................. 3 1

2

3

4

5

ALGEMEEN ............................................................................................................ 6 1.1

Europese regelgeving.......................................................................................... 6

1.2

Definitie van een overheidsopdracht ..................................................................... 6

1.3

Toepasselijke wetgeving ...................................................................................... 8

1.4

Openbare orde ................................................................................................. 10

BEKENDMAKINGSVOORSCHRIFTEN .................................................................... 11 2.1

Overheidsopdrachten onderworpen aan Europese bekendmaking ........................... 11

2.2

Overheidsopdrachten niet onderworpen aan Europese bekendmaking ..................... 13

KWALITATIEVE SELECTIE ................................................................................... 15 3.1

Uitsluitingsgronden ........................................................................................... 16

3.2

Financiële en economische draagkracht ............................................................... 17

3.3

Technische bekwaamheid .................................................................................. 17

GUNNINGWIJZEN ............................................................................................... 18 4.1

De aanbesteding .............................................................................................. 18

4.2

De offerteaanvraag ........................................................................................... 19

4.3

De onderhandelingsprocedure ............................................................................ 21

4.4

De concurrentiedialoog ..................................................................................... 25

4.5

De promotieopdracht van werken ....................................................................... 26

4.6

Het dynamisch aankoopsysteem ........................................................................ 26

4.7

De elektronische veiling .................................................................................... 27

4.8

De raamovereenkomst ...................................................................................... 27

4.9

De aankoopcentrale en opdrachtencentrale.......................................................... 28

BEVOEGDHEID GEMEENTERAAD EN COLLEGE ..................................................... 29 5.1

Vaststellen van de gunningwijze en de gunningvoorwaarden .................................. 29

5.2

Inzetten gunningprocedure en gunning van de opdracht ....................................... 29

5.3

Overeenkomst na aanbesteding of offerteaanvraag .............................................. 33

5.4

Overeenkomst na onderhandelingsprocedure ....................................................... 37

5.5

Wijziging van de opdracht tijdens de uitvoering ervan ........................................... 37

5.6

Goedkeuring van de eindafrekening .................................................................... 37

5.7

Toezicht op de uitvoering van de opdracht ........................................................... 38

5.8

Gemeenschappelijke bepalingen voor alle gunningwijzen ....................................... 42

5.9

Verschillen tussen de aanbesteding en de offerteaanvraag..................................... 42

5.10

Prijsvraag voor ontwerpen (wedstrijdformule) ................................................... 43

5.11

Enkele bijzondere overheidsovereenkomsten .................................................... 43

5.12

Motiverings- en meldingsplicht ........................................................................ 44

3

Overheidsopdrachten Guido Mortier 6

BESTUURLIJK TOEZICHT .................................................................................... 46 6.1

Vaststellen gunningwijze en gunningvoorwaarden ................................................ 46

6.2

Gunning van de opdracht .................................................................................. 47

7

BETWISTINGEN INZAKE OVERHEIDSOPDRACHTEN ............................................ 48 7.1

Bevoegde rechter ............................................................................................. 48

7.2

Onregelmatige gunning van een overheidsopdracht .............................................. 48

8

UITVOERING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN ...................................................... 49 8.1

Algemene uitvoeringsregels (AUR) ...................................................................... 49

8.2

Algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) ........................................................... 49

8.3

Beheer van de opdracht .................................................................................... 49

8.4

Borgtocht ........................................................................................................ 50

8.5

Betalingen ....................................................................................................... 51

8.6

Sancties en maatregelen van ambtswege ............................................................ 51

8.7

Herziening van de overeenkomst ........................................................................ 52

8.8

Keuringen en opleveringen ................................................................................ 52

9

DE RECHTSBESCHERMINGSREGELING ................................................................ 53 9.1

Wet van 17 juni 2013 ....................................................................................... 53

9.2

Opdrachten die de Europese drempels bereiken ................................................... 53

9.2.1

Motiveringsplicht ........................................................................................ 53

9.2.2

Informatieplicht .......................................................................................... 53

9.2.3

Wachttermijn ............................................................................................. 54

9.2.4

Verhaalprocedures (rechtsmiddelen) ............................................................. 54

9.3 10

Opdrachten beneden de Europese drempels ........................................................ 55 PRAKTISCHE TIPS ............................................................................................ 57

10.1

Het bestek .................................................................................................... 57

10.2

De aanbestedende overheid ............................................................................ 57

10.3

Het voorwerp en aard van de opdracht ............................................................. 57

10.4

De gunningwijze ............................................................................................ 57

10.5

De kwalitatieve selectiecriteria ........................................................................ 57

10.6

De gunningcriteria ......................................................................................... 57

11

BIBLIOGRAFIE ................................................................................................. 59

11.1

Vakliteratuur ................................................................................................. 59

11.2

Websites ...................................................................................................... 59

12

BIJLAGEN ......................................................................................................... 60

12.1

Bestek bij onderhandelingsprocedure ............................................................... 60

12.2

Raming bij onderhandelingsprocedure .............................................................. 66

12.3

Offerteformulier ............................................................................................ 68

4

Overheidsopdrachten Guido Mortier 12.4

Goedkeuren bestek en raming en bepalen gunningwijze ..................................... 70

12.5

Brief prijsvraag bij onderhandelingsprocedure ................................................... 73

12.6

P.V. opening inschrijvingen bij onderhandelingsprocedure .................................. 74

12.7

P.V. van opening der inschrijvingen bij open procedure ...................................... 75

12.8

Gunningsverslag ............................................................................................ 77

12.9

Prijsvergelijking offertes ................................................................................. 83

12.10

Besluit schepencollege gunnen van de opdracht ................................................ 84

12.11

Overeenkomst na onderhandelingsprocedure .................................................... 87

12.12

Proces-verbaal van (voorlopige) oplevering ...................................................... 93

12.13

Proces-verbaal van weigering van oplevering .................................................... 95

12.14

Proces-verbaal van definitieve oplevering ......................................................... 97

5


1 ALGEMEEN 1.1 Europese regelgeving De wetgeving overheidsopdrachten is een Europese regelgeving. Dit betekent dat zij van toepassing is in alle staten van de Europese Unie (EU), alhoewel de wetgeving van de verschillende landen van de EU kleine verschillen vertoont (drempelbedragen, termijnen, …).

1.2 Definitie van een overheidsopdracht Een overheidsopdracht is een overeenkomst onder bezwarende titel die wordt afgesloten tussen een aanbestedende instantie en een onderneming met het oog op de uitvoering van werken, leveringen en diensten: -

een overeenkomst of contract dat tot stand komt door wilsovereenstemming tussen twee of meer partijen, doch dat omwille van het algemeen belang dient onderscheiden te worden van een privaatrechtelijke overeenkomst (de regelgeving voor overheidsopdrachten wijkt soms af van het verbintenissenrecht zoals voorzien in het Burgerlijk Wetboek);

-

onder bezwarende titel, d.w.z. tegen betaling van een prijs of welkdanig andere in geld waardeerbare prestatie;

-

een aanbestedende instantie (openbare rechtspersonen zoals de Belgische Staat, de gemeenschappen, de gewesten, de provincies, de gemeenten, de OCMW’s, de politiezones, de kerkbesturen, de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, …); De autonome overheidsbedrijven (Belgacom, De Post, NMBS, Belgocontrol, BIAC) vallen onder de wetgeving op de overheidsopdrachten alleen voor de opdrachten die verband houden met de uitvoering van taken van de openbare dienst. Bepaalde privaatrechtelijke rechtspersonen (privaatrechtelijk universitaire instellingen voor gesubsidieerde opdrachten (KUL, UFSIA) en gesubsidieerde privé-personen (gesubsidieerde ziekenhuizen, aanvragers van een restauratiepremie), … vallen eveneens onder toepassing van de wetgeving inzake overheidsopdrachten, voor zover zij voor méér dan 50% gesubsidieerd worden door de overheid. Ook particulieren kunnen onder toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten vallen indien zij voor werken, leveringen of diensten beroep wensen te doen op overheidssubsidies.

-

een onderneming (fysische personen, rechtspersonen, handelsvennoot- schappen, …);

-

voor het uitvoeren van werken (bouwkundige en wegenbouwkundige werken in onroerende staat zoals opgesomd in de bijlage 1 van de W. 15.6.2006), leveringen (het ter beschikking stellen van roerende goederen zelfs met bijkomende werken van aanleg en plaatsing) en diensten (alles wat geen werken of leveringen zijn, hiervoor is geen definitie voorzien, er wordt een onderscheid gemaakt tussen “prioritaire diensten” en “niet-prioritaire diensten” zoals opgesomd onder de A-groep en de B-groep in de bijlage 2 van de W. 15.6.2006) of gemengde opdrachten (vb. installatie en onderhoud van een lift). 

Een overheidsopdracht voor werken is een overeenkomst onder bezwarende titel gesloten tussen een aannemer enerzijds en een aanbestedende instantie anderzijds.

6

Overheidsopdrachten Guido Mortier Een werk is het resultaat van een geheel van bouwwerkzaamheden of van wegenbouwkundige werken dat ertoe bestemd is samen een economische of technische functie te vervullen. De opdrachtgever mag dit geheel niet opsplitsen maar kan het wel in meerdere percelen opdelen. Voor het berekenen van de drempelwaarden die in de wet zijn voorzien en die als basis dienen om te weten of sommige overheidsopdrachten al of niet moeten gepubliceerd worden, moet het bedrag van al de percelen worden samengeteld. Een overheidsopdracht van werken slaat niet op het huren of het kopen van een bestaand gebouw. In dit geval is zelfs een beperkte verbouwing mogelijk zonder dat de wetgeving op de overheidsopdrachten van toepassing is. De wetgeving is evenmin van toepassing in geval van zogenaamde domeinconcessies. In dit geval gaat het immers over het in concessie geven van reeds uitgevoerde werken of van een bestaand onroerend goed. De overheid kan wel een bepaalde opdracht van werken in concessie geven (concessie van openbare werken). Een concessie van openbare werken slaat op een nog te bouwen project waarbij de aannemer belast wordt met de uitvoering van het werk, met de conceptie van het werk en de uitbating van het uitgevoerde project. Een typisch voorbeeld van een concessie van openbare werken is bv. het bouwen door een privé-aannemer van een parkeergarage én de uitbating van deze garage gedurende een bepaalde tijd. 

Een overheidsopdracht voor leveringen is een overeenkomst onder bezwarende titel gesloten tussen een leverancier enerzijds en een aanbestedende instantie anderzijds. Die overeenkomst heeft betrekking op de verwerving door koop of aannemingsovereenkomst, huur, huurkoop of leasing met of zonder aankoop of optie van een roerend goed of producten. Bijkomend mag deze overeenkomst de werken van aanleg en plaatsing bevatten. Wanneer spreken we dan van levering en wanneer van een overheidsopdracht voor werken? Als regel geldt hier de 50%. Dit betekent dat we spreken van een levering zodra het bedrag van de levering meer dan 50% van de totale overheidsopdracht bedraagt.



Een overheidsopdracht voor diensten is een overeenkomst onder bezwarende titel gesloten tussen een dienstverlener enerzijds en een aanbestedende instantie anderzijds. De overeenkomst moet betrekking hebben op diensten die zijn opgenomen in een lijst die bij de wet is gevoegd (bijlage 2 W. 15.6.2006).

Deze lijst bevat twee categorieën: a) groep A (zogenaamde prioritaire diensten) en b) groep B (zogenaamde niet-prioritaire diensten). Voor deze laatste categorie geldt slechts een beperkte publicatieplicht.

7

Overheidsopdrachten Guido Mortier De aankoop van “software” kan een levering zijn (vb. standaardsoftware waarbij men enkel de drager koopt), maar kan ook een dienst zijn (vb. software op maat wordt aanzien als intellectuele arbeid voor het ontwikkelen van nieuwe software). De waardebepaling van een werk, levering of dienst wordt geregeld in artikel 24 van het KB plaatsing van 15.7.2011 en is van belang voor de gunningwijze en de bekendmakingsregels.

1.3 Toepasselijke wetgeving Volgende regelgeving is van kracht: 1) de Wet van 15.6.2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (deze wet bevat de algemene regels inzake gunning en uitvoering); 2) de Wet van 17.6.2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (wet rechtsbescherming overheidsopdrachten); 3) het K.B. van 15.7.2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren (dit K.B. plaatsing bevat de specifieke regels inzake de gunning van overheidsopdrachten in de zogenaamde klassieke sectoren); Voor de nutssectoren (water, energie, vervoer en telecommunicatie) is een afzonderlijk K.B. plaatsing van 16.7.2012 van toepassing.

4) het K.B. van 14.1.2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (dit K.B. bevat de specifieke regels inzake de uitvoering van overheidsopdrachten). Bijkomende aannemingsvoorwaarden kunnen door de aanbestedende instantie worden opgelegd in een bijzonder bestek (lastenboek). Het K.B. uitvoering van 14.1.2013 is verplicht van toepassing op opdrachten waarvan het geraamd bedrag groter is dan 30.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) en is facultatief van toepassing op opdrachten vanaf 8.500,00 EUR tot en met 30.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) (vb. opmaken van een bestek, voor van een borgtocht van 5%, …). Opdrachten beneden een geraamd bedrag van 8.500,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) vallen in principe niet onder de Algemene Uitvoeringsregels (AUR). Belangrijkste bepalingen van de Wet van 15.6.2006: -

alle overheidsopdrachten worden in principe gegund na mededinging (de mededinging heeft een dubbel doel, nl. ervoor zorgen dat de overheid tegen de meest gunstige voorwaarden een contract kan afsluiten en het beogen van de gelijkheid onder de contracterende partijen). In het privaat recht is men niet verplicht beroep te doen op de mededinging. De mededinging kan totaal (open procedure) of beperkt (beperkte procedure, onderhandelingsprocedure) zijn.

8

Overheidsopdrachten Guido Mortier -

Het bevoegde orgaan (in principe de gemeenteraad ofwel het college van burgemeester en schepenen afhankelijk van de omschrijving van het begrip “dagelijks bestuur”) moet voorafgaandelijk aan het sluiten van de overeenkomst beslissen op welke gunningwijze beroep zal worden gedaan (de regel is de open procedure, nl. de aanbesteding of de offerteaanvraag, de onderhandelingsprocedure is de uitzondering maar komt in de praktijk – vooral bij de lokale besturen - het meeste voor).

-

de overeenkomsten worden gesloten op basis van forfaitaire prijzen (d.w.z. tegen een vaste prijs die niet meer mag gewijzigd worden tijdens de uitvoering van de opdracht) desgevallend met een herzieningsformule (indexatie) voorzien in het bestek. Er zijn 3 vormen van forfaitaire prijsbepaling:  



opdracht voor een globale prijs: het geheel van de prestaties is forfaitair of er zijn in het bestek alleen forfaitaire posten voorzien; opdracht volgens prijslijst: alleen de eenheidsprijzen van de verschillende posten van het bestek zijn forfaitair en moeten nog vermenigvuldigd worden met de hoeveelheden; een gemengde opdracht: de prijs wordt bepaald door een combinatie van de twee vorige prijsbepalingen (deels forfaitair, deels tegen eenheidsprijzen).

Uitzonderlijk mag gewerkt worden op grond van voorlopige prijzen of tegen gecontroleerde uitgaven of in regie (vb. opdrachten die ingewikkeld zijn of een nieuwe techniek inluiden, opdrachten in geval van hoogdringendheid in het kader van buitengewone en onvoorziene omstandigheden). -

in beginsel wordt enkel betaald na verstrekte en aanvaarde diensten (uitzonderlijk zijn voorschotten mogelijk) hetzij na volledige uitvoering van de opdracht, hetzij tegen indiening van maandelijkse vorderingsstaten wanneer het gaat om werken waarvan de uitvoering zich uitstrekt over een periode van meer dan één maand).

-

het is ieder ambtenaar of openbaar gezagsdrager of orgaan belast met een openbare dienst verboden tussen te komen bij de gunning van en het toezicht op de uitvoering van een overheidsopdracht van zodra hij belang heeft in één van de inschrijvend ondernemingen (geen belangenvermenging). Dit verboden belang wordt vermoed te bestaan in volgende twee gevallen: 

in geval van bloed- of aanverwantschap in de rechte lijn tot en met de 3de graad en in de zijlijn tot en met de 4 de graad tussen een orgaan van de aanbestedende overheid (burgemeester, schepen, raadslid, …) met één der inschrijvers of met ieder ander natuurlijk persoon die voor rekening van de inschrijvers een directieof beheersbevoegdheid uitoefent;



zelf of bij tussenpersoon eigenaar, mede-eigenaar of werkend vennoot zijn van één van de inschrijvende ondernemingen of zelf bij tussenpersoon een directie of beheersbevoegdheid uitoefenen.

-

de inschrijvers mogen geen onderlinge afspraken maken, op gevaar van geweerd te worden of stopzetting van de werken (vb. het opmaken van een bestek in afspraak met één van de inschrijvers).

-

de aannemer moet alle wettelijke, reglementaire en conventionele bepalingen inzake veiligheid, hygiëne, algemene arbeidsvoorwaarden, fiscaliteit en sociale zekerheid naleven en doen naleven door hun onderaannemers.

9


een promotieovereenkomst (ontwerp, uitvoering en financiering gebeurt door één enkele partij) of een concessieovereenkomst (ingebruikneming van het openbaar domein) is enkel mogelijk onder bepaalde voorwaarden.

Andere bijzondere verplichtingen opgelegd door andere wetten: -

alleen erkende aannemers komen in aanmerking voor werken waarop de wet op de overheidsopdrachten van toepassing is (W. 20.3.1991). De Commissie voor de erkenning van de aannemers rangschikt de aannemers in bepaalde klassen, categorieën en ondercategorieën vanaf een bepaald bedrag van de aanneming. Erkende aannemers kunnen bij wijze van sanctie van klasse verlagen of zelfs uitgesloten worden. Een erkenning is enkel vereist voor overheidsopdrachten voor werken (niet voor leveringen of diensten).

-

alleen bij geregistreerde aannemers dienen geen inhoudingen te gebeuren voor sociale en fiscale schulden van de aannemer (W. 4.8.1978). Geregistreerde aannemers zijn in regel met hun sociale en fiscale verplichtingen (bestrijding koppelbazen). Indien toch beroep gedaan wordt op een niet-geregistreerde aannemer dan moet de opdrachtgever 35% of meer van de betalingen inhouden en doorstorten aan de RSZ en 15% van de betalingen inhouden en doorstorten aan de fiscus, zoniet kan men als opdrachtgever verantwoordelijk gesteld worden voor de achterstallige sociale zekerheidsbijdragen en de achterstallige belastingen van de niet-geregistreerde aannemer voor respectievelijk 65% (met een maximum van 100% als er ook fiscale schulden zijn) en 35% van de totale prijs van de werken.

1.4 Openbare orde De wetgeving inzake de overheidsopdrachten is van openbare orde (raakt de economische, sociale en morele orde van de maatschappij) voor wat betreft de verplichting van de overheid om de vrije mededinging en de gelijkheid van de kandidaat-contractanten te garanderen. Alles wat in strijd is met deze voorschriften is absoluut nietig.

10


2 BEKENDMAKINGSVOORSCHRIFTEN De regel is dat elke overheidsopdracht dient bekend gemaakt worden aan het grote publiek (overheidsopdrachten zonder publiciteit zijn enkel mogelijk in een beperkt aantal gevallen). Het K.B. plaatsing van 15.7.2011 voorziet voorschriften en modellen voor de bekendmaking van overheidsopdrachten. Alle bedragen vermeld in het K.B. van 15.7.2011 zijn bedragen exclusief BTW. Alle termijnen zijn uitgedrukt in kalenderdagen. Het splitsen van overheidsopdrachten, d.w.z. het moedwillig opdelen van een overheidsopdracht om de wetgeving op de overheidsopdrachten niet te moeten toepassen of bepaalde drempels niet te bereiken, is verboden. Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen: -

overheidsopdrachten die onderworpen zijn aan de Europese bekendmakingregels overheidsopdrachten die niet onderworpen zijn aan de Europese bekendmakingregels.

2.1 Overheidsopdrachten onderworpen aan Europese bekendmaking De publicatie in het Publicatieblad van de Europese Unie (PEU), Aanbestedingen (BA) is verplicht voor:

alsook in het Bulletin der

-

werken vanaf 5.000.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen)

-

leveringen en prioritaire diensten vanaf 200.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) Deze drempelbedragen van 5.000.000,00 EUR (werken) en 200.000,00 EUR (leveringen en diensten groep A) zijn laatst vastgesteld vanaf 1.1.2012 en worden tweejaarlijks vastgesteld.

Publicatievoorschriften voor werken: -

de “enuntiatieve aankondiging” of vooraankondiging (d.w.z. een voorafgaande niet verplichte publicatie van de grote lijnen van de opdracht in het Publicatieblad van de Europese Unie (PEU) en het Bulletin der Aanbestedingen (BA) voor werken vanaf 5.000.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) De enuntiatieve aankondiging (van het Engelse “to enunciate” wat staat voor uiten, uitdrukken, verkondigen) is wettelijk verplicht, doch er is geen sanctie voorzien. De enuntiatieve aankondiging laat toe de publicatietermijnen van de opdracht in te korten.

-

de aankondiging van de opdracht in het PEU en het BA van werken vanaf 5.000.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) die gegund zullen worden bij open procedure of beperkte procedure en onderhandelingsprocedure met bekendmaking bij de aanvang van de procedure.

11


de bekendmaking van de resultaten van de gunningprocedure (binnen de 48 dagen na de gunning van de opdracht van werken vanaf 5.000.000,00 EUR (BTW nietinbegrepen) moeten bepaalde inlichtingen bekend gemaakt worden in het PEU en het BA zoals het aantal offerten, de namen en adressen van de aannemers, de geboden prijzen, …).

Publicatievoorschriften voor leveringen: -

de “enuntiatieve aankondiging” (de aanbestedende overheid publiceert in het PEU en het BA bij het begin van het begrotingsjaar het totaal pakket van de overheidsopdrachten voor aanneming van leveringen vanaf 750.000,00 EUR (BTW nietinbegrepen) waarvan de gunning voorzien is in de komende 12 maanden). De enuntiatieve aankondiging is niet verplicht, doch laat toe de publicatietermijnen in te korten.

-

de aankondiging van de opdracht in het PEU en het BA van leveringen vanaf 200.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) die gegund zullen worden bij open procedure, beperkte procedure en onderhandelingsprocedure met bekendmaking bij de aanvang van de procedure.

-

de bekendmaking van de resultaten van de gunningprocedure (binnen de 48 dagen na de gunning van de opdracht van leveringen vanaf 200.000,00 EUR (BTW niet inbegrepen) moeten bepaalde inlichtingen bekend gemaakt worden in het PEU en het BA zoals het aantal offerten, de namen en adressen van de aannemers, de geboden prijzen, …).

Publicatievoorschriften voor diensten: -

de “enuntiatieve aankondiging” (de aanbestedende overheid publiceert in het PEU en het BA bij het begin van het begrotingsjaar het totaal pakket van de overheidsopdrachten voor aanneming van prioritaire diensten vanaf 750.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) waarvan de gunning voorzien is in de komende 12 maanden). De enuntiatieve aankondiging is niet verplicht, doch laat toe de publicatietermijnen later in te korten.

-

de aankondiging van de opdracht in het PEU en het BA van diensten vanaf 200.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) die gegund zullen worden bij open procedure, beperkte procedure en onderhandelingsprocedure met bekendmaking bij de aanvang van de procedure.

-

de bekendmaking van de resultaten van de gunningprocedure (binnen de 48 dagen na de gunning van de opdracht van prioritaire diensten vanaf 200.000,00 EUR (BTW nietinbegrepen) moeten bepaalde inlichtingen bekend gemaakt worden in het PEU en het BA zoals het aantal offerten, de namen en adressen van de aannemers, de geboden prijzen, …).

Minimumtermijnen voor het indienen van offertes: -

bij een open procedure:  

minstens 52 dagen tussen de verzending van de aankondiging en de ontvangst van de offertes minstens 22 dagen in geval van een enuntiatieve aankondiging

12


-

bij een beperkte procedure en een onderhandelingsprocedure met bekendmaking:    



minstens 37 dagen tussen de verzending van de aankondiging en de ontvangst van de aanvragen tot deelneming minstens 15 dagen tussen de verzending van de aankondiging en de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij hoogdringendheid minstens 40 dagen tussen de verzending van de uitnodiging om deel te nemen en de ontvangst van de offerte minstens 26 dagen tussen de verzending van de uitnodiging om deel te nemen en de ontvangst van de offerte indien een enuntiatieve aankondiging werd gepubliceerd minstens 10 dagen tussen de verzending van de uitnodiging om deel te nemen en de ontvangst van de offerte indien de aanbestedende overheid wegens hoogdringendheid om een versnelde bekendmaking heeft verzocht Bij een beperkte procedure en een onderhandelingsprocedure met bekendmaking dient de aanbestedende overheid de ondernemingen die zich na de publicatie van de opdracht kandidaat gesteld hebben te selecteren op basis van de kwalitatieve selectiecriteria en uit te nodigen om hun offerte in te dienen of om aan de onderhandelingen deel te nemen.

2.2 Overheidsopdrachten niet onderworpen aan Europese bekendmaking Publicatie in het Bulletin der Aanbestedingen (niet in het PEU) voor: -

werken minder dan 5.000.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) leveringen en prioritaire diensten minder dan 200.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen niet-prioritaire diensten (ongeacht het bedrag).

Publicatievoorschriften: -

-

geen enuntiatieve aankondiging aankondiging van de opdracht in het BA bij de start van de gunningprocedure volgens een voorgeschreven model (aard en omvang van de opdracht, de gunningwijze, de uiterste datum voor het indienen van de offertes, …) geen verplichting tot bekendmaking van de resultaten van de gunningprocedure bij de beperkte procedures en de onderhandelingsprocedure met bekendmaking zijn er 2 mogelijkheden:  ofwel moet elke opdracht afzonderlijk worden aangekondigd  ofwel moet een periodieke aankondiging (minstens alle 12 maanden) gebeuren van een lijst van gegadigden die allemaal zullen uitgenodigd worden om een offerte in te dienen (deze laatste procedure is vooral van toepassing op gelijkaardige opdrachten met een repetitief karakter).

Minimumtermijnen voor het indienen van offertes: -

bij een open procedure: 

minstens 36 dagen tussen de verzending van de aankondiging en de ontvangst van de offertes

13

Overheidsopdrachten Guido Mortier 

-

kan ingekort worden tot minstens 10 dagen op voorwaarde dat een termijn van minstens 7 dagen wordt nageleefd vanaf de datum van de publicatie van de aankondiging in het BA tot de datum voor de ontvangst van de offertes

bij een beperkte procedure en een onderhandelingsprocedure met bekendmaking:  

 

minstens 15 dagen tussen de verzending van de aankondiging en de ontvangst van de aanvragen tot deelneming kan ingekort worden tot minstens 10 dagen op voorwaarde dat een termijn van minstens 7 dagen wordt nageleefd vanaf de datum van de publicatie van de aankondiging in het BA tot de datum voor de ontvangst van de offertes minstens 15 dagen tussen de verzending van de uitnodiging om deel te nemen en de ontvangst van de offerte kan ingekort worden tot minstens 10 dagen op voorwaarde dat een termijn van minstens 7 dagen wordt nageleefd vanaf de datum van de publicatie van de aankondiging in het BA tot de datum voor de ontvangst van de offertes Bij een beperkte procedure en een onderhandelingsprocedure met bekendmaking dient de aanbestedende overheid de ondernemingen die zich na de publicatie van de opdracht kandidaat gesteld hebben te selecteren op basis van de kwalitatieve selectiecriteria en uit te nodigen om hun offerte in te dienen of om aan de onderhandelingen deel te nemen.

14


3 KWALITATIEVE SELECTIE Bij elke gunningprocedure (openbaar, beperkt, onderhandelingsprocedure) moet de overheid aan de hand van kwalitatieve selectiecriteria de bekwaamheid van aannemers, leveranciers en dienstverleners kunnen beoordelen. Wanneer gebeurt de kwalitatieve selectie? -

bij open procedures (aanbesteding en offerteaanvraag)  vóór het onderzoek van de offertes  vóór het onderzoek van de regelmatigheid van de inschrijvingen

-

bij beperkte procedures (beperkte aanbesteding en beperkte offerteaanvraag) en onderhandelingsprocedures met bekendmaking:  het onderzoek gebeurt op basis van het verzoek om deelname aan de gunningprocedure  n.a.v. de selectie van de gegadigden om een offerte in te dienen of deel te nemen aan de onderhandelingen (minimum 5 voor een beperkte aanbesteding en een beperkte offerteaanvraag en minimum 3 voor een onderhandelingsprocedure met bekendmaking). Bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking dienen “meerdere kandidaten” (d.w.z. minstens 2) en “zo mogelijk” 3 kandidaten gecontacteerd te worden. Een kwalitatieve selectie van de kandidaten is niet nodig aangezien de aanbestedende overheid beslist welke mededingers zij aanschrijft.

Hoeveel bedraagt het aantal gegadigden dat een offerte mag indienen bij beperkte procedures of mag deelnemen aan een onderhandelingsprocedure? -

bij beperkte procedures: tussen 5 en 20 gegadigden (voldoende om de mededinging te waarborgen) bij een onderhandelingsprocedure met bekendmaking: minstens 3 gegadigden (als er voldoende kandidaten te vinden zijn).

Aan de niet-geselecteerde kandidaten (beperkte procedures) of inschrijvers (open procedures) wordt – op hun verzoek – de reden van niet-selectie meegedeeld. De kwalitatieve selectie van de kandidaten (beperkte procedures) of inschrijvers (open procedures) gebeurt op grond van: -

inlichtingen betreffende de eigen dienstverlener inlichtingen ter beoordeling van minimumeisen.

situatie de

van

financiële,

de

aannemer,

economische

leverancier en

Welke selectiecriteria worden gehanteerd? -

uitsluitingsgronden financiële en economische draagkracht technische bekwaamheid.

15

of

technische


3.1 Uitsluitingsgronden Uitsluitingsgronden zijn eigen aan de persoonlijke toestand van de aannemer, de leverancier of de dienstverlener: -

faillissement of vereffening een veroordeling wegens een misdrijf die de professionele integriteit aantast ernstige fout bij beroepsuitoefening niet in orde met de RSZ niet in orde met de belastingen afleggen van valse verklaringen met het oog op selectie

Er bestaat principieel een onverenigbaarheid tussen ontwerper en uitvoerder van een overheidsopdracht. Een correct verloop van de procedure tot gunnen van een overheidsopdracht kan verstoord worden wanneer de ontwerper en de uitvoerder dezelfde belangen hebben. Daarom kan een persoon die belast is geweest met het onderzoek, de proeven, de studie of ontwikkeling van werken, leveringen en diensten, geen aanvraag indienen om deel te nemen aan de offerte voor de uitvoering van het werk, de levering of de dienst indien die persoon een voordeel geniet dat van die aard is om de normale spelregels van de mededinging te vervalsen. Ook de onderneming die verbonden is aan een persoon die het vooronderzoek, de proeven, de studie of de ontwikkeling van de werken, leveringen of de diensten waarop de opdracht betrekking heeft verricht, mag niet deelnemen aan de procedure voor het gunnen van de uitvoering wanneer de onderneming wegens de band voor die opdracht een voordeel geniet dat van die aard is dat het de normale spelregels van de mededinging vervalst. Hier verstaat men onder "verbonden onderneming"   

elke onderneming waarop de persoon, zoals hierboven aangehaald rechtstreeks of onrechtstreeks een overheersende invloed kan uitoefenen; of elke onderneming die een overheersende invloed kan uitoefenen op die persoon; of elke onderneming die zoals hij onderworpen is aan de overheersende invloed van een andere onderneming omwille van eigendom, financiële deelneming of op haar van toepassing zijnde voorschriften.

Er is een vermoeden van deze overheersende invloed wanneer een onderneming, rechtstreeks of onrechtstreeks, ten opzichte van een andere onderneming:   

de meerderheid van het geplaatste kapitaal van de onderneming bezit; of beschikt over de meerderheid van de stemmen die verbonden zijn aan de door de onderneming uitgegeven aandelen; of meer dan de helft van de leden van het bestuur, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de onderneming kan aanwijzen.

Wanneer de aanbestedende overheid iemand op basis van deze verbodsbepaling wil uitsluiten, moet zij de betrokkene eerst per aangetekende brief uitnodigen om binnen een termijn van twaalf kalenderdagen een rechtvaardiging te leveren dat hij geen dergelijk voordeel geniet in verband met de vermoedelijke onverenigbaarheid. De verantwoording moet steunen op de banden van de onderneming, de graad van onafhankelijkheid en elke ander omstandigheid die bewijskracht heeft. Ze moeten kunnen aantonen dat er geen overheersende invloed is of, indien die er wel is, dat die voor de betrokken opdracht van geen betekenis is. Deze

16

Overheidsopdrachten Guido Mortier vormvereiste moet niet worden vervuld wanneer deze verantwoordingen werden gevoegd bij de aanvraag tot deelneming of de offerte. Deze onverenigbaarheid slaat niet op overheidsopdrachten die gelijktijdig betrekking hebben op het ontwerp en de uitvoering van een opdracht. Zij is evenmin van toepassing in geval van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking bij de aanvang van de procedure van artikel 26 §1, 2° van de W. 15.6.2006 (meerwerken en herhalingsprocedure).

3.2 Financiële en economische draagkracht De financiële en economische draagkracht van een aannemer, leverancier of dienstverlener kan aangetoond worden door: -

bankverklaringen balansen en jaarrekeningen omzetcijfer

3.3 Technische bekwaamheid De technische bekwaamheid van de aannemer, leverancier of dienstverlener wordt getoetst aan: -

een lijst van uitgevoerde werken gedurende de laatste 5 jaar en attesten van goede uitvoering een lijst van de voornaamste leveringen gedurende de laatste 3 jaar een lijst van de voornaamste diensten uitgevoerd de laatste 3 jaar een verklaring m.b.t. de beschikbare werktuigen, materieel en technische uitrusting een beschrijving (monsters, foto’s) van de te leveren producten de studie- en beroepskwalificaties van de aannemer een verklaring m.b.t. de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting kwaliteitscertificaten (ISO-norm, …).

De aanbestedende instantie moet in de aankondiging van de opdracht of de uitnodiging tot het indienen van een offerte duidelijk aangeven welke referenties verlangd worden om de financiële en economische draagkracht en de technische bekwaamheid van de kandidaat of inschrijver te beoordelen. Alle aannemers uit de EU dienen gelijkelijk behandeld te worden.

17


4 GUNNINGWIJZEN 4.1 De aanbesteding De aanbesteding (art. 24 W. 15.6.2006) is een gunningwijze waarbij de opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de laagste regelmatige offerte heeft ingediend (laagste prijs). Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen: -

een open aanbesteding:    

-

de opdracht wordt gepubliceerd met naleving van de bekendmakingregels (KB plaatsing van 15.7.2011) iedere aannemer, leverancier of dienstverlener kan een offerte indienen de opening van de inschrijvingen en de afkondiging van de prijzen gebeurt in het openbaar (open procedure) de prijzen worden medegedeeld (enig gunningcriterium)

een beperkte aanbesteding:   



de opdracht wordt gepubliceerd met naleving van de bekendmakingregels (1ste fase) een aantal firma’s stellen zich kandidaat alleen de door de aanbestedende instantie geselecteerde aannemers, leveranciers en dienstverleners (op basis van de kwalitatieve selectiecriteria) mogen een offerte indienen en de opening van de aanbiedingen en de afkondiging van de prijzen bijwonen (2 de fase) de prijzen worden medegedeeld (enig gunningcriterium)

De bekendmaking van de opdracht gebeurt: -

in het Bulletin der Aanbestedingen (BA): voor alle opdrachten met open of beperkte aanbesteding

-

in het Publicatieblad van de Europese Unie (PEU): vanaf een bepaald bedrag (werken ≥ 5.000.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) en leveringen en prioritaire diensten ≥ 200.000,00 EUR (BTW niet inbegrepen)).

Er gebeurt een vergelijking van de inschrijvingen (kleine onregelmatigheden kunnen verbeterd worden tenzij deze onregelmatigheden ‘substantieel’ zijn, d.w.z. de gelijkheid van de inschrijvers schenden of de belangen van de aanbestedende instantie schaden). De opdracht wordt gegund aan de laagst regelmatige inschrijver (bij een onregelmatige gunning is de schadevergoeding forfaitair vastgesteld op 10% van het bedrag van de inschrijving exclusief BTW). Varianten zijn niet toegelaten, behalve wanneer het bestek varianten uitdrukkelijk toelaat of oplegt.

18

Overheidsopdrachten Guido Mortier De aanbestedende overheid is niet verplicht de opdracht (geheel of gedeeltelijk) te gunnen (de aanbestedende instantie kan niet gunnen en de procedure stopzetten, deels gunnen van bepaalde percelen, volledig gunnen of niet gunnen en tot heraanbesteding overgaan).

4.2 De offerteaanvraag De offerteaanvraag (art. 25 W. 15.6.2006) is een gunningwijze waarbij de opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte heeft ingediend (rekening houdende met de gunningscriteria). Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen: -

een open offerteaanvraag:    

-

de opdracht wordt gepubliceerd met naleving van de bekendmakingregels (KB plaatsing van 15.7.2011) iedere aannemer, leverancier of dienstverlener kan een offerte indienen de opening van de inschrijvingen gebeurt in het openbaar de prijzen worden NIET medegedeeld omdat de prijs niet het enig gunningcriterium is

een beperkte offerteaanvraag:  



de opdracht wordt gepubliceerd met naleving van de bekendmakingregels (1ste fase) alleen de door de aanbestedende instantie geselecteerde aannemers, leveranciers en dienstverleners (op basis van de kwalitatieve selectiecriteria) mogen een offerte indienen en de opening van de aanbiedingen en de afkondiging van de prijzen bijwonen (2 de fase) de prijzen worden NIET medegedeeld omdat de prijs niet het enig gunningcriterium is

De bekendmaking van de opdracht gebeurt: -

in het Bulletin der Aanbestedingen (BA): voor alle opdrachten met open of beperkte offerteaanvraag

-

in het Publicatieblad van de Europese Unie (PEU): vanaf een bepaald bedrag (werken ≥ 5.000.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) en leveringen en prioritaire diensten ≥ 200. 000,00 EUR (BTW niet inbegrepen)).

Er gebeurt een vergelijking van de offertes (kleine onregelmatigheden kunnen verbeterd worden tenzij deze onregelmatigheden ‘substantieel’ zijn, d.w.z. de gelijkheid van de mededingers schenden of de belangen van de aanbestedende instantie schaden). De opdracht wordt gegund aan de voordeligste regelmatige offerte (bij een onregelmatige gunning dient de schade bewezen te worden), rekening houdende met de “gunningcriteria” vermeld in het bestek of in de aankondiging van de opdracht. De “gunningcriteria” dienen duidelijk onderscheiden te worden van de “selectiecriteria”.

19

Overheidsopdrachten Guido Mortier De kwalitatieve selectiecriteria (hebben betrekking op de persoon van de inschrijver of kandidaat om zijn bekwaamheid en financiële draagkracht te beoordelen vb. referenties, bankattesten, jaarrekening, ISO-attesten, …) dienen duidelijk onderscheiden te worden van de gunningcriteria (dienen om de waarde van de offerte te beoordelen). De aanbestedende instantie kan zelf in het bestek de gunningcriteria bepalen, waarbij de prijs slechts één van de criteria is, doch niet van doorslaggevend belang is. Indien aan de gunningcriteria geen gewicht (punten) worden toegekend dan hebben de gunningcriteria allemaal dezelfde waarde. Mogelijke gunningcriteria zijn:  de prijs  de uitvoerings- of leveringstermijn  de gebruikskosten  de rentabiliteit  de technische waarde  de esthetische en functionele kenmerken  de kwaliteit  de klantenservice  … Varianten zijn toegelaten, tenzij het bestek het uitdrukkelijk verbiedt. De aanbestedende instantie is niet verplicht de opdracht (geheel of gedeeltelijk) te gunnen (het bestuur kan niet gunnen en de procedure stopzetten, deels gunnen van bepaalde percelen, volledig gunnen of niet gunnen en tot heraanbesteding overgaan). Er is een duidelijk verschil tussen een aanbesteding en een offerteaanvraag: -

beide gunningprocedures staan op gelijke voet (de aanbestedende instantie heeft de vrije keuze)

-

er wordt eerder geopteerd voor een aanbesteding wanneer de voorwaarden en de technische specificaties zodanig op voorhand kunnen vastgelegd worden dat meerdere inschrijvers de opdracht kunnen uitvoeren en enkel de prijs bepalend is voor de keuze van de contractant (de prijs is het enig gunningcriterium) vb. aanneming van bouwwerken of wegeniswerken

-

er wordt eerder geopteerd voor een offerteaanvraag wanneer de aanbestedende overheid van oordeel is dat men zich omwille van de complexiteit van de opdracht niet enkel mag laten leiden door de prijs, maar tevens door andere criteria zoals kwaliteit, duurzaamheid, waarborg, veiligheid, … (meerdere gunningcriteria worden in het bestek voorzien) vb. levering van een informaticanetwerk.

De aanbestedende instantie heeft de vrije keuze om te opteren voor een open of een beperkte procedure.

20

Overheidsopdrachten Guido Mortier Het verschil tussen een open en een beperkte procedure: -

bij een open procedure mag iedereen het bestek opvragen en een offerte indienen (wordt meestal gebruikt vooral voor eenvoudige opdrachten of opdrachten waarvan de technische specificaties op voorhand gedetailleerd kunnen vastgelegd worden)

-

bij een beperkte procedure is het publicatiebericht eigenlijk een oproep tot kandidaten en iedereen kan zich kandidaat stellen (1ste fase). Uit de ingekomen kandidaten zal de aanbestedende instantie de volgens haar meest geschikte kandidaten selecteren op basis van de in het bestek opgenomen kwalitatieve selectiecriteria (2 de fase). Enkel de geselecteerde kandidaten ontvangen het bestek en worden uitgenodigd een offerte in te dienen (voor eerder uitzonderlijke opdrachten waarbij het uiterst belangrijk is te werken met betrouwbare en bekwame firma’s). Het gevaar in deze procedure is dat niet-geselecteerde kandidaten hun niet-selectie om een offerte in te dienen kunnen aanvechten en schadevergoeding vragen. Om die reden worden beperkte procedures niet zo vaak toegepast.

4.3 De onderhandelingsprocedure De opdracht geschiedt bij onderhandelingsprocedure (art. 26 W. 15.6.2006) wanneer de aanbestedende instantie meerdere (zo mogelijk minstens 3) aannemers, leveranciers of dienstverleners van haar keuze consulteert en onderhandelt over de voorwaarden. De onderhandelingsprocedure is de meest soepele procedure, doch kan enkel gehanteerd worden in een beperkt aantal gevallen opgesomd in artikel 26 van de Wet van 15.6.2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten omdat deze procedure een inbreuk inhoudt op het principe van de mededinging vermits enkel de door het bestuur aangesproken aannemers, leveranciers en dienstverleners een offerte kunnen indienen. In theorie is de onderhandelingsprocedure de uitzondering. in de praktijk is de onderhandelingsprocedure de meest voorkomende gunningwijze omdat de meeste opdrachten niet hoger zijn dan 85.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen).

Voor het voeren van een onderhandelingsprocedure zijn er geen vormvoorwaarden (gebeurt meestal schriftelijk, maar kan ook elektronisch, …). Wanneer de waarde van de opdracht hoger ligt dan 30.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) moet de raadpleging van de aannemers, leveranciers en dienstverleners gebeuren op basis van een bestek. Voor opdrachten vanaf 8.500,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) tot en met 30.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) is een schriftelijke of digitale prijsvraag voldoende en is een bestek niet verplicht. Voor opdrachten lager dan 8.500,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) kan de opdracht – na raadpleging van meerdere mededingers – gegund worden d.m.v. een bestelbon en een aangenomen factuur, zonder verdere formaliteiten (kan zelfs mondeling).

Voor wat betreft de bekendmaking (d.i. de publicatie van de opdracht) wordt een onderscheid gemaakt tussen:

21

Overheidsopdrachten Guido Mortier 1) Onderhandelingsprocedure ZONDER bekendmaking Indien de Europese drempelbedragen overschreden worden (wat zeer zelden het geval zal zijn) dan moet enkel het resultaat (niet de opdracht) van de onderhandelingsprocedure gepubliceerd worden in het PEU en het BA. Indien de Europese drempelbedragen niet overschreden worden (wat meestal het geval zal zijn) dan is geen enkele bekendmaking nodig (ook niet van het resultaat). Wanneer kan de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking toegepast worden? a) opdrachten voor werken, leveringen of diensten (art. 26 §1, 1° W. 15.6.2006) -

wanneer het bedrag niet hoger is dan 85.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) (art. 26 §1, 1° a) W. 15.6.2006) Voor financiële diensten, diensten voor onderzoek en ontwikkeling en juridische diensten ≤ 200.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen)

-

wanneer bijzondere veiligheidsmaatregelen van kracht zijn (geheimhouding) (art. 26 §1, 1° b) W. 15.6.2006)

-

wanneer de wettelijke termijnen wegens hoogdringendheid ingevolge niet te voorziene gebeurtenissen niet kunnen nageleefd worden (beide voorwaarden dienen tegelijkertijd vervuld te zijn, nl. spoed en onvoorzienbare omstandigheden) (art. 26 §1, 1° c) W. 15.6.2006)

-

wanneer bij een aanbesteding of offerteaanvraag enkel onregelmatige offertes werden ingediend en voor zover de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet gewijzigd worden en alle inschrijvers geraadpleegd worden (art. 26 §1, 1° d) W. 15.6.2006)

-

wanneer bij een aanbesteding of offerteaanvraag geen enkele offerte werd ingediend en voor zover de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet gewijzigd worden (art. 26 §1, 1° e) W. 15.6.2006)

-

wanneer de opdracht omwille van zijn technische of artistieke specificiteit of omwille van de bescherming van exclusieve rechten slechts aan een bepaalde aannemer, leverancier of dienstverlener kan toevertrouwd worden (vb. monopolie, patent, …) (art. 26 §1, 1° f) W. 15.6.2006)

b) opdrachten voor werken of diensten (art. 26 §1, 2° W. 15.6.2006) -

wanneer het gaat om aanvullende werken of diensten voor maximum 50% van de hoofdopdracht wanneer deze aanvullende werken of diensten technisch of economisch niet zonder enig ernstig bezwaar van de hoofdopdracht kunnen gescheiden worden of wanneer deze werken of diensten strikt noodzakelijk zijn voor de vervolmaking van de hoofdopdracht (vb. meerwerken) (art. 26 §1, 2° a) W. 15.6.2006)

-

wanneer het gaat om nieuwe werken of diensten bestaande uit de herhaling van soortgelijke werken of diensten die aan de oorspronkelijke aannemer worden toegewezen, mits deze werken en diensten overeenstemmen met het basisontwerp en het voorwerp uitmaakte van een aanbesteding of een offerteaanvraag en mits deze mogelijkheid uitdrukkelijk vermeld werd bij het uitschrijven van de eerste opdracht en mits deze procedure beperkt blijft tot een periode van 3 jaar na het gunnen van de oorspronkelijke opdracht (d.i. de zogenaamde herhalingsprocedure) (art. 26 §1, 2° b) W. 15.6.2006)

22

Overheidsopdrachten Guido Mortier c) opdrachten voor leveringen (art. 26 §1, 3° W. 15.6.2006) -

in geval van artikelen vervaardigd bij wijze van onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling (art. 26 §1, 3° a) W. 15.6.2006)

-

in geval van bijkomende leveringen door de oorspronkelijke leverancier voor de gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of voor de uitbreiding van bestaande leveringen indien bij verandering van leverancier er problemen zouden ontstaan (maximum 3 jaar na het gunnen van de oorspronkelijke opdracht) (art. 26 §1, 3° b) W. 15.6.2006)

-

in geval van aanvullende leveringen van dezelfde aard en met dezelfde kenmerken ingevolge onvoorziene omstandigheden worden gegund aan de leverancier van de oorspronkelijke opdracht voor maximum 50% van de hoofdopdracht (vb. nabestellingen). De looptijd van deze opdrachten en nabestellingen mag maximum 3 jaar zijn) (art. 26 §1, 3° c) W. 15.6.2006)

-

indien het gaat om op een grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen (art. 26 §1, 3° d) W. 15.6.2006)

-

indien het gaat om de aankoop van leveringen tegen bijzonder gunstige voorwaarden bij stopzetting van een handelszaak of bij een faillissement (art. 26 §1, 3° e) W. 15.6.2006)

d) opdrachten voor aanneming van diensten (art. 26 §1, 4° W. 15.6.2006) -

in geval van een opdracht van diensten die volgt op een prijsvraag voor ontwerpen (wedstrijdformule), mits alle laureaten uitgenodigd worden om aan de onderhandelingen deel te nemen. De winnaar van een architectuurwedstrijd krijgt niet automatisch de opdracht. Bij de gunning wordt niet enkel rekening gehouden met het resultaat van de wedstrijd, maar ook met de prijs en eventueel andere gunningcriteria.

2) Onderhandelingsprocedure MET bekendmaking De onderhandelingsprocedure met bekendmaking lijkt een beetje op de procedure van de beperkte aanbesteding en de beperkte offerteaanvraag en bestaat uit twee fasen. Het opvragen van kandidaten gebeurt in een 1ste fase en het opvragen van de offertes gebeurt in een 2de fase. Indien de Europese drempelbedragen bekendmakingregels in het PEU: -

overschreden

worden

dan

gelden

de

gewone

enuntiatieve aankondiging aankondiging van de opdracht bekendmaking van de resultaten.

Indien de Europese drempelbedragen niet overschreden worden dan volstaat de aankondiging van de opdracht in het BA.

23

Overheidsopdrachten Guido Mortier Wanneer kan de onderhandelingsprocedure met bekendmaking toegepast worden? a) opdrachten voor werken, leveringen of diensten (art. 26 §2, 1° W. 15.6.2006) -

indien na aanbesteding of offerteaanvraag alleen onregelmatige offertes of onaanvaardbare prijzen werden ingediend, voor zover de oorspronkelijke voorwaarden niet wezenlijk gewijzigd werden en niet alle inschrijvers worden geraadpleegd (art. 26 §2, 1° a) W. 15.6.2006)

-

in geval van werken, leveringen of diensten waarvan de aard of de onzekere omstandigheden verhinderen op voorhand een globale prijs vast te stellen (art. 26 §2, 1° b) W. 15.6.2006)

-

in geval van werken, leveringen of diensten die gereserveerd worden voor sociale werkplaatsen of in het kader van beschermde arbeid (ongeacht de waarde van de opdracht) of sociale inschakelingsondernemingen (enkel beneden de Europese drempelbedragen) (art. 26 §2, 1° c) W. 15.6.2006)

-

wanneer het bedrag niet hoger is dan 600.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) voor werken en niet hoger is dan 200.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) voor leveringen en diensten kan een onderhandelingsprocedure met bekendmaking gevoerd worden in één enkele fase (vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking) (art. 26 §2, 1° d) W. 15.6.2006)

b) opdrachten voor aanneming van werken (art. 26 §2, 2° W. 15.6.2006) -

in geval van werken die enkel onderzoek, proefneming of afstelling tot doel hebben

c) opdrachten voor aanneming van diensten (art. 26 §2, 3° W. 15.6.2005) -

wanneer de specificaties van de opdracht niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen bepaald worden om toe te wijzen volgens de procedure van de aanbesteding of offerteaanvraag.

Het bestuur kan vrij de onderhandelingen aanknopen die haar nuttig lijken (vb. over de prijs), zonder hierbij evenwel willekeurig op te treden (de geraadpleegde aannemers, leveranciers of dienstverleners moeten steeds op voet van gelijkheid behandeld worden). Wanneer een “best and final offer (BAFO)” gevraagd wordt, dan dient deze vraag aan alle inschrijvers gesteld te worden. Het bestuur kan de opdracht gunnen zonder rekening te moeten houden met vooraf vastgestelde gunningcriteria (niet verplicht), doch moet haar keuze objectief kunnen motiveren (W. 29.7.1991 op de formele motiveringsplicht). De aanbestedende overheid is niet verplicht de opdracht (geheel of gedeeltelijk) te gunnen (het bestuur kan niet gunnen en de procedure stopzetten, deels gunnen van bepaalde percelen, volledig gunnen of niet gunnen en tot heraanbesteding overgaan). Verschil tussen de onderhandelingsprocedure enerzijds en de aanbesteding en offerteaanvraag anderzijds:

24


bij een aanbesteding en een offerteaanvraag is er een formeel voorgeschreven gunningprocedure voorzien (KB plaatsing 15.7.2011) (bestek opmaken, indienen van schriftelijke offertes, voorzien van een openingszitting, er mogen geen voorafgaande contacten zijn met de inschrijvers, de gunning gebeurt aan de laagste inschrijver of aan de voordeligste offerte)

-

bij een onderhandelingsprocedure is er geen geformaliseerde procedure voorzien (een bestek is niet altijd verplicht, er wordt geen openingszitting georganiseerd, er kan contact opgenomen worden met de mededingers om de offerte te verduidelijken, …).

4.4 De concurrentiedialoog De concurrentiedialoog (art. 27 W. 15.6.2006) is een procedure waarbij alle geïnteresseerde ondernemingen hun kandidatuur mogen stellen en de aanbestedende instantie een dialoog voert met de geïnteresseerde kandidaten teneinde één of meer oplossingen te zoeken die aan de behoeften van de aanbestedende instantie beantwoorden en op grond waarvan de geselecteerden nadien zullen worden uitgenodigd om een prijsofferte in te dienen. De concurrentiedialoog kan enkel toegepast worden voor bijzonder ingewikkelde opdrachten, wanneer de aanbestedende overheid: -

-

niet in staat is de technische middelen te bepalen die aan haar behoeften kunnen voldoen of te beoordelen wat de markt te bieden heeft op het vlak van technische, financiële of juridische oplossingen; van oordeel is dat de toepassing van de openbare of beperkte procedures het onmogelijk maakt de opdracht te plaatsen. De Oosterweelverbinding (sluitstuk van de ring rond Antwerpen) is een voorbeeld van een complex dossier waarbij men toepassing heeft gemaakt van de concurrentiedialoog.

Deze gunningwijze laat de aanbestedende overheid toe om de inschrijvers reeds bij de opmaak van het bestek te betrekken (d.w.z. nog vóór het bestek opgemaakt is). De procedure start met een aankondiging van de opdracht. Hierin worden de eisen inzake de selectie vermeld. Eveneens worden de behoeften en eisen, alsook de gunningcriteria in de aankondiging of in een beschrijvend document bepaald. De selectie gebeurt analoog aan een onderhandelingsprocedure met bekendmaking. De aanbestedende overheid selecteert de gegadigden overeenkomstig de selectiecriteria. De geselecteerden worden dan gelijktijdig en schriftelijk uitgenodigd om deel te nemen aan de dialoog. Deze dialoog met de geselecteerden heeft als doel na te gaan en te bepalen welke oplossingen geschikt zijn om zo goed mogelijk aan de behoeften te voldoen. Tijdens de dialoog kan de aanbestedende overheid met de deelnemers alle aspecten van de opdracht bespreken. Ze waarborgt daarbij de gelijke behandeling van alle deelnemers. De aanbestedende overheid kan bepalen dat de dialoog in het aantal te bespreken oplossingen te verminderen op dialoog wordt voortgezet totdat men, na vergelijking en op bepalen welke oplossing of oplossingen aan de behoeften Daarna wordt de dialoog gesloten.

opeenvolgende fases verloopt om basis van de gunningcriteria. De grond van de gunningcriteria, kan en eisen kan of kunnen voldoen.

De aanbestedende overheid nodigt dan gelijktijdig en schriftelijk iedere deelnemer waarvan één of meerdere oplossingen zijn gekozen, uit om een eindofferte in te dienen. In de

25

Overheidsopdrachten Guido Mortier uitnodiging worden de voorwaarden die van toepassing zijn tijdens de uitvoering van de opdracht vermeld. De ontvangen eindoffertes worden beoordeeld op basis van de gunningcriteria en de aanbestedende overheid kiest de offerte die vanuit haar oogpunt de economisch voordeligste is. De opdracht wordt gesloten door de ondertekening van een overeenkomst tussen de partijen.

4.5 De promotieopdracht van werken Een aanbestedende instantie kan gebruik maken van een promotieopdracht van werken (art. 28 W. 15.6.2006), waarbij het ontwerp en de uitvoering van een opdracht voor werken aan één inschrijver wordt gegund, mits volgende voorwaarden: -

-

vaststellen van de contractuele waarborgen die van de promotor kunnen worden geëist de verplichting voor de promotor al de verantwoordelijkheden op zich te nemen die ten laste vallen van de aannemer bij toepassing van de artikelen 1792 en 2270 BW i.v.m. de tienjarige aansprakelijkheid van aannemers en architecten de verplichting voor de promotor te voldoen aan de wettelijke verplichtingen i.v.m. de erkenning van de aannemers van werken of beroep te doen op erkende onderaannemers.

4.6 Het dynamisch aankoopsysteem Het dynamisch aankoopsysteem (art. 29 W. 15.6.2006) is een geheel elektronisch proces voor leveringen en diensten (geen werken) voor courant gebruik, met algemeen op de markt beschikbare kenmerken die overeenkomen met de behoeften van de aanbestedende instantie, dat beperkt is in de tijd en gedurende de gehele looptijd openstaat voor elke leverancier en dienstverlener die voldoet aan de selectiecriteria en een indicatieve offerte heeft ingediend overeenkomstig de eisen van het bestek. Het gebruik van het dynamisch aankoopsysteem moet vermeld worden in de aankondiging van de opdracht. Alle informatie omtrent het aankoopsysteem wordt bepaald in de opdrachtendocumenten die ten alle tijden elektronisch kunnen worden geraadpleegd. Tijdens de gehele duur van het dynamisch aankoopsysteem heeft elke leverancier of dienstverlener de mogelijkheid een indicatieve offerte in te dienen. De aanbestedende instantie beslist hierover binnen een termijn van 15 dagen, die eventueel kan worden verlengd op voorwaarde dat er intussen geen “in mededingingstelling” is gebeurd. Na de deelnemers op de hoogte te hebben gebracht over de afwijzing of aanvaarding van hun indicatieve offerte, gaat de aanbestedende instantie over tot de in mededingingstelling. De oproeping gebeurt door een vereenvoudigde aankondiging. Binnen een termijn van 15 dagen moeten de nieuwe deelnemers een indicatieve offerte indienen of de reeds aanvaarde deelnemers een nieuwe indicatieve offerte indienen. Vervolgens worden alle in het systeem aanvaarde deelnemers uitgenodigd om een definitieve offerte in te dienen. Hierbij kan worden verwezen naar de reeds ingediende indicatieve offerte. De opdracht wordt uiteindelijk gegund aan de inschrijver die de beste offerte heeft ingediend op grond van de gunningscriteria. De looptijd van een dynamisch aankoopsysteem mag niet meer dan 4 jaar bedragen vanaf de eerste in mededingingstelling, behoudens in gemotiveerde uitzonderlijke gevallen. Er mogen geen administratiekosten worden aangerekend aan de leveranciers of dienstverleners.

26


4.7 De elektronische veiling De elektronische veiling (art. 30 W. 15.6.2006) is een zich herhalend proces langs elektronische weg voor leveringen en diensten (geen werken) voor courant gebruik, voor de voorstelling van nieuwe, verlaagde prijzen of van nieuwe waarden voor bepaalde elementen van de offertes, dat plaatsvindt na de eerste volledige beoordeling van de offertes en hun klassering op basis van elektronische verwerking mogelijk maakt. De elektronische veiling kan enkel worden aangewend bij leveringen en diensten, op voorwaarde dat de prijs het enige gunningcriterium is. De mogelijkheid om gebruik te maken van de elektronische veiling en de informatie hieromtrent dient bekendgemaakt te worden in de initiële aankondiging van de opdracht? De regelmatige inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden via elektronisch weg uitgenodigd om nieuwe prijzen in te dienen. Hierbij wordt ook informatie gegeven omtrent de datum, het uur en het verloop van de elektronische veiling. De elektronische veiling kan pas plaatsvinden minimaal 5 dagen na het verzenden van de uitnodiging. De inschrijver is gebonden door zijn bod vanaf de indiening. Dit bod zal noch gedurende de veiling, noch na de afloop ervan kunnen worden ingetrokken. Tijdens de duur van de veiling biedt de aanbestedende instantie aan de inschrijvers de nodige informatie om op elk moment hun rangschikking te kennen (informatie m.b.t. de inschrijvingsprijzen, aantal inschrijvers, maar niet de identiteit van de inschrijvers. De elektronische veiling kan op 3 manieren worden afgesloten: a) Zij kunnen in de uitnodiging om deel te nemen aan de veiling een vooraf vastgestelde datum en een vooraf vastgesteld tijdstip voor de sluiting aangegeven; b) Zij kunnen de veiling afsluiten wanneer zij geen nieuwe prijzen meer ontvangen die beantwoorden aan de vereisten betreffende de minimumverschillen. In dit geval preciseren de aanbestedende diensten in de uitnodiging om deel te nemen aan de veiling de termijn die zij na ontvangst van de laatste aanbieding in acht zullen nemen alvorens de veiling te sluiten; c) Zij kunnen de veiling afsluiten wanneer alle fasen van de veiling die in de uitnodiging om deel te nemen aan de veiling zijn vermeld, afgehandeld zijn. De opdracht wordt vervolgens gegund aan de inschrijver met de laagste prijs. Indien er meerdere inschrijvers dezelfde laagste prijs hebben geboden, houdt de aanbestedende instantie een elektronische loting.

4.8 De raamovereenkomst Een raamovereenkomst (art. 32 W. 15.6.2006) is een overeenkomst gesloten tussen een of meer aanbestedende overheden of overheidsbedrijven en een of meer aannemers, leveranciers of dienstverleners met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden. De aanbestedende overheid kan een raamovereenkomst via aanbesteding of offerteaanvraag of, indien geoorloofd, via onderhandelingsprocedure met of zonder bekendmaking sluiten.

27

Overheidsopdrachten Guido Mortier Wanneer een raamovereenkomst wordt afgesloten met één enkele deelnemer, dan worden de erop gebaseerde deelopdrachten aan hem gegund volgens de erin gestelde voorwaarden. Eventueel kan de aanbestedende overheid schriftelijk verzoeken om zijn offerte aan te vullen. Een raamovereenkomst kan ook worden afgesloten met meerdere deelnemers (in dit geval dienen er minimaal 3 te zijn, voor zover het aantal geschikte offertes voldoende groot is). De deelopdrachten worden eventueel gegund mits het houden van een minimum-competitie. Een raamovereenkomst betreft slechts een kaderovereenkomst; niet alle voorwaarden moeten in de raamovereenkomst bepaald zijn.

4.9 De aankoopcentrale en opdrachtencentrale De aankoopcentrale of opdrachtencentrale (art. 2, 4° en 15 W. 15.6.2006) is een centrale cel overheidsopdrachten die opdrachten en/of raamovereenkomsten afsluit met leveranciers en/of dienstverleners waarop verschillende aankoopdiensten hun bestellingen rechtstreeks kunnen overmaken aan de leverancier. De bestellingen die op basis van de door de opdrachtencentrale afgesloten contracten worden geplaatst, gebeuren dus niet door de opdrachtencentrale zelf, maar door de aankoopdiensten die gebruik mogen maken van de contracten afgesloten door de opdrachtencentrale. De facturen van de leveranciers zullen dus nooit door de opdrachtencentrale worden betaald, maar door de aankoopdiensten die gebruik maken van de door de opdrachtencentrale uitgevoerde marktprospectie en afgesloten overheidsopdracht. Een aanbestedende overheid (gemeente, provincie, gewest, gemeenschap) die zich wendt tot een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.

28


5 BEVOEGDHEID GEMEENTERAAD EN COLLEGE 5.1 Vaststellen van de gunningwijze en de gunningvoorwaarden Alleen de gemeenteraad (art. 42 GD) is bevoegd voor: -

de keuze van de gunningwijze (open aanbesteding, open offerteaanvraag, beperkte aanbesteding, beperkte offerteaanvraag, onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking met mededinging, onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en zonder mededinging, …)

-

het vaststellen van de gunningvoorwaarden (goedkeuren bestek, raming, …)

Hierop bestaan twee uitzonderingen: -

voor opdrachten van dagelijks bestuur van de gemeente kan de gemeenteraad zijn bevoegdheid om de gunningwijze en de gunningvoorwaarden vast te stellen delegeren aan het schepencollege (deze delegatie kan beperkt zijn in de tijd (lees: legislatuur) of in prijs (maximum bedrag); het schepencollege kan op zijn beurt deze bevoegdheid delegeren aan een budgethouder (art. 58 GD)

-

in gevallen van dringende spoed die voortvloeien uit niet te voorziene omstandigheden kiest het college van burgemeester en schepenen de gunningwijze en stelt de gunningvoorwaarden vast, ongeacht de waarde van de opdracht en ongeacht de wijze van financiering (gewone of buitengewone dienst) mits de gemeenteraad en de externe auditcommissie hiervan in kennis te stellen en mits aan te tonen dat er zich onvoorziene omstandigheden hebben voorgedaan die tot het spoedeisend optreden noopten (art. 157 GD)

5.2 Inzetten gunningprocedure en gunning van de opdracht Het inzetten en voeren van de gunningprocedure is een daad van uitvoering van het schepencollege en houdt in: -

het eventueel bekendmaken van de opdracht in het PEU of BA (en eventueel andere publicaties en vaktijdschriften zoals de Bouwkroniek, het Bouwbedrijf, …)

-

het aanschrijven en raadplegen van de dienstverleners (onderhandelingsprocedures)

-

het nazicht van de stukken, inschrijvingen, offertes en prijsopgaven.

aannemers,

de

leveranciers

of

de

De offerte is een document waarbij de aannemer, leverancier of dienstverlener zich verbindt om de opdracht uit te voeren conform het bestek en tegen de forfaitaire prijs die hijzelf opgeeft in zijn offerte (meestal is een offerteformulier als bijlage gevoegd bij het bestek) De offertes worden onder gesloten omslag toegestuurd (per gewone of aangetekende brief) aan de aanbestedende overheid of worden afgegeven aan de voorzitter alvorens hij de openingszitting (met minstens 2 personen volgens het “vier ogen principe”) opent waarop het publiek (bij een open procedure) of de inschrijvers (bij een beperkte procedure) worden toegelaten:

29


-

de voorzitter opent de zitting (vanaf dan mag geen enkele offerte meer aanvaard worden) de voorzitter opent de offertes en leest de naam en woonplaats van de inschrijver voor de voorzitter leest de prijzen voor bij een aanbestedingsprocedure (niet bij een offerteaanvraag om reden dat naast de prijs ook nog andere gunningcriteria een rol spelen) de voorzitter en de bijzitter geeft de offerte een nummer in volgorde van opening en parafeert iedere bladzijde van de offerte er wordt een proces-verbaal van de openingszitting gemaakt dat ondertekend wordt door de voorzitter, de bijzitter en de aanwezigen die dit wensen de inschrijver die niet aanwezig was op de openingszitting kan eveneens kennis krijgen van wat de voorzitter heeft voorgelezen.

Bij een open procedure dient de kwalitatieve selectie van de inschrijvers te gebeuren, vooraleer de aanbestedende overheid de offertes naziet (bij een beperkte procedure en bij een onderhandelingsprocedure werd deze kwalitatieve selectie reeds doorgevoerd bij de selectie van de geselecteerde kandidaat-inschrijvers). De offertes worden nagezien op hun regelmatigheid, d.w.z. of de offertes voldoen aan de in het bestek vermelde formele en inhoudelijke voorwaarden (ondertekening van de offerte, …) Er wordt een onderscheid gemaakt tussen substantiële onregelmatigheden (prijs, termijnen, technische specificaties, gelijkheid van de inschrijvers, …) die aanleiding geven tot de absolute nietigheid van de inschrijving en waardoor de offerte verplicht dient verworpen te worden en nietsubstantiële onregelmatigheden (verkeerd attest, …) die enkel aanleiding kunnen geven tot de relatieve nietigheid van de inschrijving en waardoor het bestuur de offerte kan rectificeren of aanvaarden.

In sommige gevallen moet het opdrachtgevend bestuur de offerte weigeren (volstrekte nietigheid). Dit is bijvoorbeeld het geval:   

wanneer de offerte niet is ondertekend of wanneer er prijsdoorhalingen zijn die niet vergezeld zijn van een handtekening wanneer de kandidaat de termijnen voor uitvoering wijzigt wanneer de kandidaat veranderingen aanbrengt aan technische specificaties. Wanneer bijvoorbeeld iemand van de kandidaten de opgave zou wijzigen waarbij het plaatsen van PVC-ramen wordt vervangen door het plaatsen van houten ramen, dan zijn de ingediende offertes niet meer vergelijkbaar (behoudens wat gezegd is in verband met varianten).

Dus telkens als de gelijkheid tussen de kandidaten in het gedrang komt, of de vergelijkbaarheid en de geheimhouding van de offertes niet meer kan gewaarborgd worden dan móet de kandidaat die hiervan de oorzaak is, worden geweerd. In sommige gevallen kan het opdrachtgevend bestuur een kandidatuur weigeren (relatieve nietigheid). Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de inschrijving niet helemaal conform is met het offerteformulier of wanneer er een voorbehoud wordt geformuleerd dat evenwel de kandidatuurstelling niet beïnvloedt. Ook wanneer de aangeboden prijs niet realistisch is, kan het bestuur een offerte weigeren. In dit geval van abnormale prijzen zal de aanbestedende overheid de aannemer aangetekend verwittigen. De aannemer moet dan binnen de 12 kalenderdagen verantwoorden waarom zijn prijs abnormaal afwijkt van het gemiddelde. De overheid is evenwel niet verplicht een dergelijke offerte te weren.

30

Overheidsopdrachten Guido Mortier Enkel bij de gunning van werken, wanneer er is gekozen voor een open of beperkte aanbesteding, en er tenminste 4 offertes werden ingestuurd, dan moet de overheid die kandidaturen onderzoeken op een abnormale prijs, wier offerte minder dan 15% van het gemiddelde bedraagt. Wanneer de kandidaat meent dat de opgave van de overheid in het bestek foutief is dan mag die kandidaat die opgave verbeteren. Ingeval van werken mag de inschrijver de hoeveelheden wijzigen. Dit is zowel het geval voor de forfaitaire hoeveelheden als voor vermoedelijke hoeveelheden. Bij vermoedelijke hoeveelheden moet er evenwel al een schommeling zijn van tenminste 10% in meer of in min en het bestek moet uitdrukkelijk voorzien dat een dergelijke wijziging aan de vermoedelijke hoeveelheid kan doorgevoerd worden. Ingeval van leveringen en diensten mag de inschrijver enkel wijzigingen aanbrengen aan de hoeveelheden die voorzien zijn in de inventaris van het bestek, indien het bestek dit uitdrukkelijk toestaat. Indien een inschrijver vindt dat er een zodanige vergissing is in het bestek dat het onmogelijk is een prijs te berekenen, dan meldt hij dit uitdrukkelijk aan de overheid tenminste tien dagen voor de opening van de offertes. In dergelijk geval moet de overheid oordelen of de bemerking terecht is en of hij de zitting verdaagt en een rechtzetting op het bestek zal publiceren. De offerte zal het bedrag dat de inschrijver voorstelt uitdrukken in euro. De offerte moet uitdrukkelijk de BTW vermelden of tenminste de aanslagvoeten die van toepassing zijn. De aanbestedende overheid mag vervolgens verbeteringen aanbrengen op de offerte zoals rekenfouten, kennelijk materiële vergissingen, ontbreken van attesten voor zover die nagestuurd worden, …). Het opdrachtgevend bestuur zal eerst onderzoeken of de offertes geen materiële typ- of rekenfouten bevatten. Als het opdrachtgevend bestuur dit vaststelt moet het de fouten verbeteren op basis van een onderzoek van de gangbare prijzen, de prijzen van de andere offertes en de logische opbouw van de offertes. Indien evenwel het bestuur de fout niet ontdekt, kan het bestuur achteraf hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden. Indien door één of meerdere inschrijvers de hoeveelheden, door het bestuur opgegeven, werden verbeterd dan zal de overheid die verbeteringen onderzoeken en indien zij van oordeel is dat de verbeteringen correct zijn dan zal zij die aanvaarden en bij de rangschikking van de offertes hiermee rekening houden. Indien de verbetering een vermindering van de hoeveelheden inhoudt dan wordt die vermindering om de rangschikking vast te stellen alléén doorgevoerd in de offerte van de kandidaat die de verbetering heeft aangebracht. Het kan zijn dat de overheid niet kan controleren of de verbeteringen terecht zijn doorgevoerd door een kandidaat. In dat geval zullen de voorgestelde verhogingen niet worden aanvaard maar zullen wel de verminderingen worden aangerekend in de offerte van deze kandidaat. Het spreekt vanzelf dat deze kandidaat, stel dat hij de uitvoering toegewezen krijgt, de opdracht ook zal moeten uitvoeren met de door hem voorgestelde hoeveelheid. Indien iemand van de kandidaten een leemte heeft vastgesteld dan wordt die leemte bij alle andere kandidaten aangepast.

31

Overheidsopdrachten Guido Mortier LEEMTEFORMULE S=LxY X S = prijs leemte L = leemte door een inschrijver gemeld Y = totaal verbeterd bedrag van inschrijver die leemte niet vermeldt X = totale verbeterd bedrag van inschrijver die leemte wel heeft vermeld, zonder leemtepost Deze leemteformule wordt eveneens gehanteerd wanneer een van de inschrijvers voor een bepaalde post geen prijs heeft ingeschreven. Ingeval het bestek varianten oplegde (of bij een offerte vrije varianten mogelijk maakte) dan zullen de varianten mee ingelast worden bij de rangschikking van de kandidaten. Ingeval van een aanbesteding, geldt enkel de prijs als criterium voor de gunning van de opdracht. De rangschikking van de kandidaten zal derhalve niet zo moeilijk zijn. Iets moeilijker is de rangschikking ingeval van een offerteaanvraag. In dit geval is niet alleen de prijs bepalend, ook de andere criteria die in het bestek vermeld staan moeten geëvalueerd worden en alle offertes moeten op deze basis vergeleken en gerangschikt worden. Het kan zijn dat ingeval van aanbesteding twee offertes precies dezelfde prijs bevatten. Als dit het geval is dan zal aan de kandidaten met dezelfde prijs een schriftelijke korting gevraagd worden. Indien de prijzen dan nog gelijk zijn, dan wordt tussen deze kandidaten geloot. Indien bij een offerteaanvraag twee of meer kandidaten een gelijk aantal punten hebben gekregen, dan zal de aanbestedende overheid een schriftelijke verbetering vragen. De gunning (d.w.z. de toekenning van de opdracht aan de aannemer, leverancier of dienstverlener) is de bevoegdheid van het schepencollege en dient te beantwoorden aan de formele motiveringsplicht (W. 29.7.1991). Er is geen verplichting om te gunnen (in dit geval moet de aanbestedende overheid de inschrijvers op de hoogte brengen dat zij besloten heeft af te zien van de gunning van de opdracht met mededeling van de motieven). Een beslissing om niet te gunnen moet gemotiveerd worden in de beslissing zelf (formele motiveringsplicht) Het schepencollege moet het gunningbesluit betekenen aan de gegadigden en de nodige contracten afsluiten. De wederkerige overeenkomst tussen het bestuur en de inschrijver komt tot stand op het ogenblik van de kennisgeving van het gunningsbesluit aan de inschrijver.

32


5.3 Overeenkomst na aanbesteding of offerteaanvraag Na een aanbesteding of offerteaanvraag wordt geen afzonderlijke schriftelijke overeenkomst meer opgesteld. Een overeenkomst na aanbesteding of offerteaanvraag komt tot stand d.m.v. twee documenten, nl. het bestek (lastenboek) en de offerte. 1) Het bestek Het bestek of lastenboek is een document opgemaakt door de aanbestedende overheid en bevat twee onderdelen: -

-

administratieve bepalingen die verwijzen naar de wetgeving inzake overheidsopdrachten en meer specifieke gunningvoorwaarden (gunningwijze, borgtocht, verzekeringspolissen, …) technische bepalingen waarin de opdracht (werk, levering of dienst) beschreven wordt, eventueel voorzien van een meetstaat.

Administratieve bepalingen: In een eerste deel worden een aantal regels uitgeschreven die steunen op het KB plaatsing van 15.7.2011 die de procedure regelen die de mededinging moet mogelijk maken en die leiden tot de uiteindelijke keuze van de aannemer, leverancier of dienstverlener die de overheidsopdracht zal uitvoeren. Naargelang de aard van de opdracht en de voorwaarden waarbinnen de opdracht moet worden uitgevoerd zullen in het bestek de regels worden vastgelegd in verband met onder meer de wijze van gunnen, van prijsbepaling, … In de praktijk kan men steunen op modelbestekken die in allerhande publicaties beschikbaar zijn. In elk geval zal men in dit deel de volgende elementen terug vinden: 

het voorwerp van de opdracht met aanduiding of de opdracht al dan niet is opgesplitst in meerdere percelen



de wijze van gunnen



de wijze van de prijsbepaling. De prijs bepalen kan volgens een viertal mogelijkheden. De opdracht kan afgesloten worden tegen een globale prijs. In dit geval hebben we een vaste prijs voor de gehele opdracht. Een administratief gebouw wordt bijvoorbeeld aanbesteed voor een onveranderlijke prijs van 1.000.000,00 EUR (BTW nietinbegrepen). De opdracht kan ook worden aanbesteed volgens een prijslijst. In dit geval bedingt men alleen de éénheidsprijs en blijft het bij de aanbesteding nog onzeker hoeveel het eindbedrag zal zijn omdat dit het resultaat zal zijn van het aantal uit te voeren werken of te leveren goederen. Bijvoorbeeld het leveren van een partij tafels zal worden aanbesteed aan de prijs van 1 tafel met een vermoedelijke hoeveelheid te leveren van 10 stuks. Het eindbedrag van de levering wordt bepaald door het uiteindelijk geleverd aantal te vermenigvuldigen met de vaste prijs voor 1 tafel. Een opdracht voor een aanbesteding met een gemengde opdracht. In dit geval worden beide vorige mogelijkheden gecombineerd. Bijvoorbeeld het leveren van 1 tafel aan de prijs van 135,00 EUR en van een aantal stoelen aan de prijs van 55,00 EUR per stoel.

33

Overheidsopdrachten Guido Mortier Een vierde wijze van prijsbepaling is een aanbesteding van een opdracht op grond van de werkelijke uitgave. Deze wijze van prijsbepaling zal gekozen worden wanneer men op voorhand geen vaste gegevens heeft om de prijs vast te stellen. Men zal dan bijvoorbeeld bij uitvoering van een werk betalen op basis van de facturen die de aannemer zal bijbrengen plus erbovenop de winst die de aannemer voor zichzelf bedongen heeft. In het spel van de concurrentie zal de winstmarge die de kandidaatuitvoerder vraagt het criterium zijn om de opdracht te gunnen. Het uitvoeren van een opdracht tegen betaling van een uurloon (werken in regie) is eveneens een prijsbepaling op grond van de werkelijke uitgave. 

De opmetingstaat geeft de hoeveelheden aan van de uit te voeren werken. Hierin zijn de forfaitaire en de vermoedelijke hoeveelheden opgesomd. De inschrijver kan de forfaitaire hoeveelheden wijzigen als hij van oordeel is dat de in het bestek opgegeven getallen niet met de werkelijkheid overeenkomen. Het bestek kan ook toestaan dat de inschrijver de vermoedelijke hoeveelheden mag wijzigen.



De inventaris geeft een opsomming van de goederen die moeten geleverd worden of van de diensten die moeten gepresteerd worden. De hoeveelheden uit deze inventaris mogen door de inschrijvers niet gewijzigd worden, behalve indien het bestek dit uitdrukkelijk toestaat.



De opdracht kan onderverdeeld worden in meerdere percelen. In dit geval houdt het bestuur zich het recht voor om sommige percelen wel en andere niet te gunnen. Het bestuur kan de percelen ook afzonderlijk gunnen. In dit geval is de inschrijver ook niet verplicht voor elk perceel een aparte offerte in te dienen. Soms is het voor een inschrijver financieel voordeliger om alle percelen te mogen uitvoeren. De inschrijver kan daarin zijn offerte aanvullen met prijsverminderingen of ingeval van offerteaanvraag, met verbeteringsvoorstellen die hij per perceel toestaat ingeval van samenvoeging van bepaalde percelen.



Het bestek kan varianten opleggen of toestaan. In dit geval bepaalt het bestek het voorwerp van die varianten, de aard en de draagwijdte. Er is ook een mogelijkheid om vrije varianten in te dienen, tenminste als de aanbesteding is uitgeschreven bij wijze van offerteaanvraag. De mogelijkheid om een vrije variant in te dienen werd voorzien omdat op de markt eventueel procédés of producten beschikbaar zijn, waarvan de aanbestedende overheid geen weet heeft, en die mogelijk een betere oplossing bieden voor het probleem dat zich bij deze offerte stelt. Vindt het opdrachtgevend bestuur dat de inschrijver geen vrije variant mag indienen dan moet dit uitdrukkelijk verboden worden in het bestek.



Het bestek bepaalt hoe de offerte van de kandidaten wordt opgemaakt. Om misverstanden te voorkomen mag een offerte slechts in één exemplaar worden opgemaakt en dit volgens een model dat bij het bestek is gevoegd. Als de kandidaat zijn offerte op een ander document maakt, dan moet hij uitdrukkelijk verklaren dat zijn model overeenstemt met alle gegevens die vermeld zijn in het door de opdrachtgever verstrekte modelformulier. De offerte wordt ingediend in een dubbele omslag. Dit om vroegtijdige opening van de offerte te voorkomen. Alle ingediende offertes worden immers op éénzelfde moment geopend op plaats, dag en uur vastgesteld in het bestek.



De belangrijkste gegevens van het bestek zijn wel de gunningcriteria die het opdrachtgevend bestuur zal toepassen om de opdracht te gunnen. Ingeval van aanbesteding is dit enkel de prijs, maar bij offerteaanvraag zal het bestuur alle criteria opsommen die het zal gebruiken met vermelding van de waarde (de punten) dat elk van dit criterium in het geheel zal hebben. Het is belangrijk dat het bestek deze waarde per criterium bepaalt, anders zal elk criterium als gelijkwaardig beschouwd worden.



De verbintenistermijn (voorheen “gestanddoeningstermijn” genoemd) is de termijn waarbinnen de inschrijver door zijn offerte gebonden is. Artikel 57 van het KB plaatsing

34

Overheidsopdrachten Guido Mortier van 15.7.2011 heeft die termijn vastgelegd op 90 kalenderdagen. Wil het bestuur een andere termijn, dan moet dat in het bestek vermeld worden. 

De duur van de opdracht kan ook in het bestek vermeld worden. Wanneer de overheid een opdracht toekent, bijvoorbeeld de levering van stookolie, en de bedoeling is dat deze opdracht verlengd wordt, dan vermeldt zij hier de periode en het aantal keren dat deze opdracht zou kunnen uitgevoerd worden.

In een tweede deel van de administratieve bepalingen worden de regels vastgelegd die steunen op het KB uitvoering van 14.1.2013 en die van toepassing zullen zijn bij de uitvoering van de opdracht. Hierin worden onder meer geregeld: 

De persoon die de leiding en het toezicht op de uitvoering van de overheidsopdracht op zich zal nemen. Op het niveau van de gemeente zal deze leidend ambtenaar de beslissingen voorbereiden die op het vlak van de gemeente door het college van burgemeester en schepenen zullen worden genomen. Deze leidend ambtenaar heeft zelf geen bevoegdheid om beslissingen te nemen. In de praktijk zal hij natuurlijk wel omwille van de dringende omstandigheden richtlijnen moeten geven in verband met de uitvoering. Deze richtlijnen moeten evenwel steeds bevestigd worden door een beslissing van het college van burgemeester en schepenen.



De borgtocht wordt in voorkomend geval voorzien in het bestek. In principe wordt er een waarborg gevraagd aan de kandidaat die de overheidsopdracht zal uitvoeren. Normaal zal als borg een bedrag van 5% worden genomen van de oorspronkelijke som die is vastgesteld om de opdracht uit te voeren. Voor kleinere opdrachten met een geraamd bedrag kleiner dan 50.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) of voor leveringen en diensten waarvan de uitvoeringstermijn korter is dan 45 kalenderdagen moet er geen borg gevraagd worden. Er wordt evenmin een borg gevraagd voor financiële en juridische diensten. De borgtocht blijft aan het bestuur behouden tot na de definitieve oplevering. Ingeval van werken kan de borgtocht in schijven worden terugbetaald (50% bij de voorlopige oplevering en 50% bij de definitieve oplevering).



In dit tweede deel worden ook de regels opgenomen in verband met de betaling die de overheid moet doen in ruil voor de uitvoering van de opdracht. Hierin wordt onder meer voorzien of er bij deze overheidsopdracht een prijsherziening zal gebeuren. De opdrachtgever is niet verplicht om een prijsherziening te voorzien voor opdrachten beneden een geraamd bedrag van 120.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) of wanneer de initiële uitvoeringstermijn minder dan 120 werkdagen of 180 kalenderdagen beslaat. De prijsherzieningsformule houdt rekening met der uurlonen van het personeel en de sociale lasten en – in functie van de aard van de opdracht – één of meer relevante elementen zoals materiaalprijzen, grondstofprijzen, wisselkoersen of andere. In geval van moeilijkheden om een dergelijke prijsherzieningsformule samen te stellen, kan de aanbestedende overheid de gezondheidsindex, de index van de consumptieprijzen of een andere passende index hanteren.



Ook de betalingstermijn die zal moeten gerespecteerd worden door de overheid om de facturen te betalen wordt hier vastgelegd. De verificatietermijn bedraagt 30 dagen vanaf de datum van ontvangst van de schuldvordering en de gedetailleerde staat van de uitgevoerde opdracht. Binnen deze verificatietermijn ziet de aanbestedende overheid de ingediende staat van de uitgevoerde werken na en brengt eventueel verbeteringen aan. De overheid maakt tevens binnen deze termijn een proces-verbaal op met vermelding van de werken die voor betaling zijn aanvaard en het volgens haar aanvaarde bedrag. Ze geeft de aannemer schriftelijk kennis van dit proces-verbaal en verzoekt hem binnen de 5 dagen een factuur in te dienen voor het vermelde bedrag. De eigenlijke betalingstermijn bedraagt ten slotte 30 dagen vanaf het verstrijken van de bovenvermelde verificatietermijn. Bij laattijdige betaling zijn er van rechtswege

35

Overheidsopdrachten Guido Mortier verwijlintresten verschuldigd gelijk aan de intrest van de Europese Centrale Bank (ECB) voor commerciële kredieten, vermeerderd met 8%. 

In de loop van de procedure kunnen zich incidenten voordoen. Artikel 44 van het KB uitvoering van 14.1.2013 regelt de wijze waarop het opdrachtgevend bestuur moet optreden ingeval de uitvoerder van de opdracht in gebreke blijft. In dit deel van het bestek zal de uitvoerder van de opdracht door het opdrachtgevend bestuur herinnerd worden aan de maatregelen die het bestuur kan treffen ingeval van gebrekkige uitvoering.



De uitvoering van de overheidsopdracht eindigt eigenlijk bij de voorlopige oplevering. Na deze voorlopige oplevering komt er nog een termijn van 1 jaar ofwel een andere termijn indien het bestek dit uitdrukkelijk vermeldt. Deze termijn geldt als waarborgtermijn om aan het opdrachtgevend bestuur de kans te geven om het uitgevoerde werk, het geleverde product, of de verleende dienst te testen op zijn degelijkheid. Na deze termijn komt de definitieve oplevering.

Technische bepalingen: In het deel technische bepalingen zal het opdrachtgevend bestuur een omschrijving geven van de opdracht die moet uitgevoerd worden. Bij deze omschrijving zoals bijvoorbeeld de opdracht om computermateriaal te leveren, mag het bestuur in principe niet verwijzen naar merknamen. De leveranciers moeten immers op gelijke voet behandeld worden. In bepaalde gevallen kan afgeweken worden van het verbod technische specificaties op te nemen die producten van een bepaald fabricaat of van een bepaalde herkomst of speciale kenmerken vermelden waardoor sommige ondernemingen worden bevoordeeld of uitgeschakeld. Deze afwijkingen moeten we restrictief interpreteren. Indien de omschrijving niet anders kan dan met een vermelding van de merknaam dan moet het bestek altijd daar aan toevoegen "…of daarmee overeenstemmend". Om de gelijkheid van de kandidaten te waarborgen is het evenmin toegelaten dat het bestek letterlijk een beschrijving zou overnemen uit de catalogus van een potentiële kandidaat. In dit deel zal het opdrachtgevend bestuur ook een overzicht geven van het werk door een opsomming in de opmetingsstaat. Bij leveringen en diensten zal de inventaris een gedetailleerd overzicht geven van de opdracht die moet uitgevoerd worden.

2) De offerte De offerte of inschrijvingsformulier is een document dat door de aanbestedende overheid wordt opgemaakt (meestal bijlage bij het bestek) en dat door de mededinger moet worden ingevuld voor de uitvoering van de opdracht zoals beschreven in het bestek tegen een bepaalde prijs. De offerte moet ondertekend zijn door de inschrijver. Indien de kandidaten hun eigen formulier gebruiken dan moeten zij verklaren dat hun formulier conform is met het formulier dat is voorgeschreven. In het formulier moet de inschrijver zijn identiteitsgegevens vermelden en aanduiden hoe de betalingen zullen gebeuren en of zij in orde zijn met de betalingen voor de sociale zekerheid van hun werknemers. De overeenkomst na aanbesteding of offerteaanvraag komt tot stand door goedkeuring van de offerte door de aanbestedende overheid en door de betekening aan de inschrijver van de

36

Overheidsopdrachten Guido Mortier beslissing houdende goedkeuring van de offerte (zolang de gunningbeslissing niet betekend is komt er geen overeenkomst tot stand). De betekening van de gunningsbeslissing aan de inschrijver noemt men het sluiten van de overeenkomst.

5.4 Overeenkomst na onderhandelingsprocedure Onderhandelingsprocedures overheidsopdracht.

komen

schriftelijk

tot

stand

vóór

de

uitvoering

van

de

Er bestaan vier vormen waarop een onderhandelingsprocedure tot stand komt: 1. door een aangenomen factuur voor bedragen lager dan 8.500,00 EUR (BTW nietinbegrepen) 2. door middel van briefwisseling volgens de handelsgebruiken voor bedragen tot en met 5.000.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) voor werken en voor bedragen tot en met 200.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) voor leveringen en prioritaire diensten 3. door de kennisgeving van de goedkeuring van een offerte (eventueel gewijzigd na onderhandelingen) 4. door een ondertekende overeenkomst.

5.5 Wijziging van de opdracht tijdens de uitvoering ervan Wijzigingen van ondergeschikt belang (vb. overschrijden van vermoedelijke hoeveelheden) vallen onder de bevoegdheid van het schepencollege. Wijzigingen van de toepasselijke technische of administratieve contractuele bepalingen (vb. nieuw bestek) vallen onder de bevoegdheid van het orgaan die de oorspronkelijke gunningvoorwaarden heeft vastgesteld, nl. de gemeenteraad. Hierop bestaan twee uitzonderingen: - in spoedeisende gevallen die voortvloeien uit niet te voorziene omstandigheden kan het schepencollege elke wijziging aanbrengen die het noodzakelijk acht, mits de gemeenteraad en de externe auditcommissie hiervan in kennis te stellen, die er akte van neemt (ongeacht het bedrag) - wijzigingen aan een opdracht, door het schepencollege vastgesteld bij wijze van delegatie, waarbij het in de delegatie voorziene maximumbedrag wordt overschreden en die niet genoodzaakt worden door niet te voorziene omstandigheden, behoren tot de bevoegdheid van de gemeenteraad (vandaar dat het aan te raden is dat de gemeenteraad de opdracht op indicatieve wijze vaststelt)

5.6 Goedkeuring van de eindafrekening Het schepencollege is het bevoegde orgaan voor de goedkeuring van de eindafrekening.

37


5.7 Toezicht op de uitvoering van de opdracht Het toezicht op de uitvoering van de overheidsopdrachten is de bevoegdheid van het schepencollege (art. 57 GD). Wat houdt dit in? -

het geven van het bevel van aanvang (waardoor de uitvoeringstermijn begint te lopen) tussen de 15de en de 60ste dag volgend op de dag van de sluiting van de overeenkomst;

-

het schorsen van de werken (op vraag van de aannemer of op aanbestedende overheid);

-

het opleveren van de werken (zowel de voorlopige oplevering als de definitieve oplevering);

-

het opleggen van sancties en boeten minderwaarden, termijnoverschrijding, …)

-

het nemen van maatregelen van ambtswege (verbreken van de opdracht, aangaan van overeenkomsten met derden, …).

opleggen

volgens

het

vraag van de

lastenboek

(vb.

De uitvoering van de opdracht wordt gereglementeerd in het KB uitvoering van 14.1.2013. Het eerste wat de uitvoerder moet doen is een borgtocht stellen. Alleen voor kleinere opdrachten met een geraamd bedrag kleiner dan 50.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) of van leveringen en diensten die binnen een termijn van 45 kalenderdagen kunnen worden uitgevoerd moet er geen borg worden betaald. Er is evenmin een borg nodig voor financiële en juridische diensten. De borg bedraagt in principe 5% van de oorspronkelijke aannemingssom. Het bewijs dat de uitvoerder een borg heeft gesteld moet geleverd worden binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. De borgtocht wordt vrij gemaakt na de uitvoering van de opdracht. Ingeval van werken wordt de borgtocht in twee keer vrij gegeven. Met name de helft bij de voorlopige oplevering en de andere helft bij de definitieve oplevering. Bij leveringen en diensten wordt de volledige borg vrijgegeven bij de definitieve oplevering. De uitvoerder moet de opdracht uitvoeren binnen de termijnen in het bestek voorzien. De verificatietermijn bedraagt 30 dagen vanaf de datum van ontvangst van de schuldvordering en de gedetailleerde staat van de uitgevoerde opdracht. Binnen deze verificatietermijn ziet de aanbestedende overheid de ingediende staat van de uitgevoerde werken na en brengt eventueel verbeteringen aan. De overheid maakt tevens binnen deze termijn een procesverbaal op met vermelding van de werken die voor betaling zijn aanvaard en het volgens haar aanvaarde bedrag. Ze geeft de aannemer schriftelijk kennis van dit proces-verbaal en verzoekt hem binnen de 5 dagen een factuur in te dienen voor het vermelde bedrag. De eigenlijke betalingstermijn bedraagt ten slotte 30 dagen vanaf het verstrijken van de bovenvermelde verificatietermijn. Bij laattijdige betaling zijn er van rechtswege verwijlintresten verschuldigd gelijk aan de intrest van de Europese Centrale Bank (ECB) voor commerciële kredieten, vermeerderd met 8%.

38

Overheidsopdrachten Guido Mortier Voor leveringen en diensten vangt deze termijn aan de dag volgend op de sluiting van de opdracht. Voor werken heeft de wetgever een ruimere marge voorzien. Naargelang de klasse van erkenning van de aannemer verschilt het moment waarop de uitvoeringstermijn begint. Voor werken tot en met klasse 5 is dit tussen de 15de en de 60ste dag volgend op de dag van de sluiting van de overeenkomst. Voor werken vanaf klasse 6 is dit tussen de 30ste en de 75ste dag volgend op de dag van de sluiting van de overeenkomst. De aanvangsdatum van de werken kan eveneens worden bepaald in onderling overleg tussen de aanbestedende overheid en de aannemer. Ingeval van overheidsopdracht van leveringen is in deze uitvoeringstermijn ook de fabricage, de voorbereiding en de keuring van de te leveren producten voorzien. Ook de termijnen voor een overheidsopdracht van diensten bevatten de voorbereiding en de technische keuring. De uitvoerder moet de opdracht verrichten volgens een vaste prijs. Nochtans kunnen soms prijsherzieningen voorzien worden. De opdrachtgever is niet verplicht om een prijsherziening te voorzien voor opdrachten beneden een geraamd bedrag van 120.000,00 EUR (BTW nietinbegrepen) of wanneer de initiële uitvoeringstermijn minder dan 120 werkdagen of 180 kalenderdagen beslaat. De prijsherzieningsformule houdt rekening met der uurlonen van het personeel en de sociale lasten en – in functie van de aard van de opdracht – één of meer relevante elementen zoals materiaalprijzen, grondstofprijzen, wisselkoersen of andere. In geval van moeilijkheden om een dergelijke prijsherzieningsformule samen te stellen, kan de aanbestedende overheid de gezondheidsindex, de index van de consumptieprijzen of een andere passende index hanteren. HERZIENINGSFORMULE p = de te betalen som p = P (a S

s

+ b i + c) I

a = 0,40 lonen b = 0,40 materialen c = 0,20 vast gedeelte

P = bedrag vorderingsstaat S = het gemiddelde uurloon van de werklieden, van kracht 10 dagen vóór de datum die voor het openen van de offertes is vastgesteld s = het gemiddelde uurloon van kracht op de aanvangsdatum van de maand waarin de betaling gebeurt, verhoogd met het totaalpercentage van de sociale lasten en verzekeringen op deze datum I = het indexcijfer van de grondstoffen en materialen met betrekking tot de kalendermaand vóór de datum van de opening van de offertes i = het indexcijfer van de grondstoffen en materialen met betrekking tot de kalendermaand vóór de aanvangdatum van de beschouwde periode waarvoor betaling gevraagd wordt c = vaste som van 20% die niet wordt geïndexeerd

De betaling gebeurt in principe altijd nadat de werken zijn uitgevoerd. In sommige gevallen mag de overheid voorschotten uitbetalen. Dit is het geval wanneer de aannemer belangrijke investeringen moet doen om de opdracht uit te voeren. Dit zijn betalingen van werken die nog niet zijn uitgevoerd. Een voorschot kan o.m. betaald worden als de aannemer belangrijke investeringen moet doen in verband met de uitvoering van de opdracht om:

39

Overheidsopdrachten Guido Mortier    

de bouwwerken of installaties op te richten materieel, machines of gereedschap aan te kopen studies of proeven uit te voeren octrooien of licenties aan te kopen.

De voorschotten mogen maximum 50% bedragen van de oorspronkelijke aannemingssom. Het gevorderde bedrag moet betaald worden binnen de in het KB uitvoering van 14.1.2013 vastgestelde termijnen. De verificatietermijn bedraagt 30 dagen vanaf de datum van ontvangst van de schuldvordering en de gedetailleerde staat van de uitgevoerde opdracht. Binnen deze verificatietermijn ziet de aanbestedende overheid de ingediende staat van de uitgevoerde werken na en brengt eventueel verbeteringen aan. De overheid maakt tevens binnen deze termijn een proces-verbaal op met vermelding van de werken die voor betaling zijn aanvaard en het volgens haar aanvaarde bedrag. Ze geeft de aannemer schriftelijk kennis van dit proces-verbaal en verzoekt hem binnen de 5 dagen een factuur in te dienen voor het vermelde bedrag. De eigenlijke betalingstermijn bedraagt ten slotte 30 dagen vanaf het verstrijken van de bovenvermelde verificatietermijn. Bij laattijdige betaling zijn er van rechtswege verwijlintresten verschuldigd gelijk aan de intrest van de Europese Centrale Bank (ECB) voor commerciële kredieten, vermeerderd met 8%. Naast de verwijlintresten heeft de aannemer nog een ander drukkingsmiddel om zijn betaling te bekomen. Immers wanneer de betaling niet is gebeurd na verloop van 30 kalenderdagen na de gestelde betalingstermijn, dan kan de aannemer het uitvoeringstempo van de werken, leveringen of diensten vertragen of onderbreken. Het kan zijn dat de uitvoering vertraging oploopt. Als deze vertraging veroorzaakt wordt door de overheid dan kan de termijn van uitvoering verlengd worden. Eventueel kan de opdracht herzien worden of kan de aannemer de opdracht verbreken. Mogelijk kan hij ook schadevergoeding krijgen. Een vertraging kan ook veroorzaakt worden door onvoorziene omstandigheden. Dit gegeven is een bron van veel juridische betwistingen. Enkel onvoorziene, niet te ontwijken omstandigheden die een zeer belangrijk nadeel hebben veroorzaakt en die in feite een onredelijke last leggen op de uitvoerder, komen in aanmerking voor een herziening van de opdracht. De uitvoerder is verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de opdracht. Hij draagt verantwoordelijkheid tegenover derden en tegenover zijn eigen werknemers. Zo staat hij in voor de veiligheid op de werf. Hij is ook verantwoordelijk tijdens de uitvoering, voor een correcte afsluiting, voor eventuele hinder aan naburige eigendommen, voor eventuele verkeershinder, … Ingeval van werken is de architect en aannemer tevens gedurende 10 jaar aansprakelijk voor de stevigheid en de goede uitvoering van het werk. Het KB uitvoering van 14.1.2013 heeft een aantal verweermiddelen ingebouwd ten behoeve van de overheid ingeval de uitvoering van de opdracht niet correct gebeurt. De wetgever heeft een aantal boeten voorzien bij laattijdigheid. De overheid kan ook maatregelen van ambtswege nemen, zoals de uitvoering stopzetten en de opdracht zelf uitvoeren, eventueel op kosten van de uitvoerder die in gebreke blijft. De gebrekkige uitvoering moet wel eerst vastgesteld worden in een proces-verbaal. Hiervan wordt een afschrift onmiddellijk bij aangetekende brief aan de uitvoerder gezonden. De uitvoerder kan dan zijn tekortkomingen herstellen of binnen de 15 dagen bij aangetekend

40

Overheidsopdrachten Guido Mortier schrijven zijn verweermiddelen doen gelden. Indien hij binnen deze termijn niet reageert geldt dit stilzwijgen als een erkenning van de vastgestelde feiten. De uitvoering eindigt bij de oplevering van de opdracht. Deze oplevering gebeurt in twee fasen. De voorlopige oplevering gebeurt nadat de opdracht is uitgevoerd. Daarna komt er nog een termijn van meestal 1 jaar waarbinnen de overheid kan controleren of de uitvoering correct is gebeurd. Na deze waarborgtermijn komt de definitieve oplevering. De voorlopige oplevering van werken gebeurt binnen de 15 dagen na de termijn van het einde van de werken voorzien in het bestek of nadat de aannemer heeft verwittigd dat het werk gedaan is. De definitieve oplevering van werken gebeurt binnen de 15 dagen vóór de dag waarop de waarborgtermijn verstrijkt. Het bestuur komt in het bezit van de uitgevoerde opdracht vanaf het moment van de voorlopige oplevering. Vanaf dan komen ook de risico's van het gebruik ten laste van het bestuur. In de waarborgtermijn tussen de voorlopige en de definitieve oplevering blijft de uitvoerder verantwoordelijk voor de verborgen gebreken. De registratie van de aannemer is ingevoerd om zwartwerk te bestrijden. Een aannemer die geregistreerd is, voldoet aan zijn fiscale verplichtingen en aan zijn verplichtingen tegenover de sociale zekerheid. Werken met een niet-geregistreerde opdrachtgevend bestuur.

aannemer

heeft

grote

consequenties

voor

het

In dit geval moet het opdrachtgevend bestuur 35% inhouden van iedere betaling en doorstorten naar de RSZ en 15% naar de fiscus. Bij gebreke aan de nodige inhoudingen kan het opdrachtgevend bestuur hoofdelijk aansprakelijk gesteld worden voor achterstallen van de aannemer wat betreft zijn belastingen (voor max. 65% van de prijs van het werk) en zijn sociale lasten (voor max. 35% van de prijs van het werk) of samen 100% van de prijs van het werk. De geregistreerde aannemers worden ingedeeld in categorieën van werken. De registratie vermeldt voor welke soort van werken de aannemer geregistreerd is. Vanaf 1 januari 2004 is de regelgeving van het grondverzet van kracht. Grondverzetregeling is niet van toepassing op alle werken maar wel als de uitgraving meer dan 250 m3 bedraagt of als de uitgraving gebeurt op een zogenaamde verdachte grond, een potentieel of effectief verontreinigd perceel ongeacht het volume. Voor de bouwheer betekent dit een meerkost doordat er bodemonderzoeken moeten verricht worden en eventueel de uitgegraven verontreinigde bodem zal moeten laten reinigen of afvoeren. Als de grondverzetregeling van toepassing is, moet de bouwheer een technisch verslag laten opstellen. Een erkend bodemsaneringsdeskundige (voor de aanstelling speelt ook de wet op de overheidsopdrachten) moet daarvoor de kwaliteit van de uit te graven bodem bepalen aan de hand van mengmonsters op het perceel. De bouwheer moet de resultaten van het onderzoek door de erkende bodemsaneringsdeskundige bekend maken aan de kandidaat-inschrijvers in het bijzonder bestek, de prijsvraag of het contract.

41

Overheidsopdrachten Guido Mortier Naast de meerkost moet men zeker bij de planning van zijn project niet vergeten dat er bij werken nog een fase voor kan komen: namelijk een procedure voor de aanstelling van de bodemsaneringsdeskundige, de opmaak van het eigenlijk technisch verslag dat ook opgenomen zal worden in het bestek voor de eigenlijke werken met mogelijks reinigen of afvoeren van de verontreinigde bodem.

5.8 Gemeenschappelijke bepalingen voor alle gunningwijzen De diverse gunningwijzen vertonen volgende gelijkenissen: -

de overheid is vrij om de opdracht al dan niet toe te wijzen (geen gunningplicht) (artikel 35 W. 15.6.2206)

-

de overheid kan in het bestek voorzien dat niet alle loten worden toegewezen (niet alle percelen dienen gegund te worden) (art. 36 W. 15.6.2006)

-

verschillende overheden kunnen een gezamenlijke opdracht uitschrijven, mits aanduiding van het opdrachtgevend bestuur (artikel 38 W. 15.6.2006)

-

er dient een duidelijk onderscheid gemaakt te worden tussen het gunningbesluit (beslissing waarbij de overheid de aannemer kiest en welke uitdrukkelijk gemotiveerd moet zijn) of “plaatsing van de opdracht” (artikel 3, 16° W. 15.6.2006) waardoor nog geen contract ontstaat tussen de overheid en de aannemer en de kennisgeving van het gunningbesluit of “sluiting van de opdracht” waardoor het contract ontstaat tussen de overheid en de aannemer (de betekening moet zonder voorbehoud gebeuren) (artikel 3, 17° W. 15.6.2006)

-

de termijn gedurende dewelke de inschrijver gebonden blijft door zijn inschrijving (verbintenistermijn). Volgens de wetgeving op de overheidsopdrachten bedraagt de verbintenistermijn 90 dagen, tenzij vermelding van een andere termijn in het bestek (120 dagen, 180 dagen, …) of vrijwillige verlenging van de gestanddoeningstermijn door de inschrijver (art. 57 KB plaatsing 15.7.2011).

5.9 Verschillen tussen de aanbesteding en de offerteaanvraag Wat het initiatiefrecht (vrijheid) van de inschrijvers voor het indienen van varianten betreft: 

aanbesteding: nagenoeg onbestaande (gedetailleerd lastenboek, varianten zijn enkel mogelijk indien het bestek ze oplegt of uitdrukkelijk toelaat, vrije varianten zijn niet toegelaten) Een variante is een alternatieve uitvoeringswijze. Bij varianten gaat het initiatief uit van de overheid die varianten kan toelaten (liefst zo weinig mogelijk varianten toelaten). Bij vrije varianten gaat het initiatief uit van de inschrijver. Bij het indienen van vrije variante dient het bestek te voorzien dat de inschrijver zelf moet aanduiden waar afgeweken wordt van de technische specificaties van het bestek. Varianten dienen onderscheiden te worden van optionele posten (vervolledigen de opdracht zoals een voertuig met onderhoudscontract, software met opleiding, …) en opties (geven een meerwaarde aan de opdracht, doch hebben op zichzelf geen nut zoals een schuifdak of een trekhaak bij een voertuig).



offerteaanvraag: meer mogelijkheden (minder gedetailleerd bestek, vrije varianten zijn steeds mogelijk behoudens verbod in het bestek)

42

Overheidsopdrachten Guido Mortier Wat de gunning betreft: 

aanbesteding: de ‘laagst regelmatige aanbieding’ (de prijs is het énig gunningcriterium)



offerteaanvraag: de ‘voordeligste regelmatige offerte’ (volgens de verschillende gunningcriteria in het bestek opgenomen)

Wat de afkondiging van de prijzen betreft: 

aanbesteding: afkondiging van de prijzen in het openbaar



offerteaanvraag: de prijzen worden niet afgekondigd

5.10 Prijsvraag voor ontwerpen (wedstrijdformule) De overheid schaft zich een plan of ontwerp aan, gekozen door een jury, na aanbesteding. De gunning onder de laureaten gebeurt na een onderhandelingsprocedure met mededinging (met of zonder toekenning van premies). De wedstrijdofferteaanvraag is een overheidsopdracht voor aanneming van diensten waarbij de kwaliteit van het ontwerp één van de gunningcriteria is.

5.11 Enkele bijzondere overheidsovereenkomsten 1) Concessies voor openbare werken De concessie voor openbare werken is een schriftelijke overeenkomst waarbij de overheid aan de concessiehouder het recht toekent om de werken uit te baten, eventueel mits betaling van een prijs, en waarbij de concessiehouder zich verbindt: - ofwel de werken uit te voeren - ofwel de conceptie en de uitvoering van de werken op zich te nemen - ofwel de werken te doen uitvoeren met eender welk middel. Domaniale concessies (domeinconcessies voor een terras, frituur, …) en concessies van een openbare dienst zijn niet onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten. De concessieovereenkomst kan voorzien in de betaling van een prijs door de overheid of in de betaling van een retributie door de concessiehouder. De bekendmakingregels dienen nageleefd te worden. 2) Promotieovereenkomst van werken Een aanbestedende instantie kan gebruik maken van een promotieopdracht van werken (art. 28 W. 15.6.2006), waarbij het ontwerp en de uitvoering van een opdracht voor werken aan één inschrijver wordt gegund, mits volgende voorwaarden: -

vaststellen van de contractuele waarborgen die van de promotor kunnen worden geëist

43


-

de verplichting voor de promotor al de verantwoordelijkheden op zich te nemen die ten laste vallen van de aannemer bij toepassing van de artikelen 1792 en 2270 BW i.v.m. de tienjarige aansprakelijkheid van aannemers en architecten de verplichting voor de promotor te voldoen aan de wettelijke verplichtingen i.v.m. de erkenning van de aannemers van werken of beroep te doen op erkende onderaannemers.

3) Leasing (huurkoop) Leasing kan zowel betrekking hebben op roerende goederen als op onroerende goederen (financiering met projectbijstand). De leasingovereenkomst is soms moeilijk te onderscheiden van de promotieovereenkomst.

5.12 Motiverings- en meldingsplicht Volgende beslissingen dienen uitdrukkelijk gemotiveerd te worden: -

de beslissing over de wijze van gunnen de beslissing m.b.t. de gegadigden bij de beperkte procedures en de onderhandelingsprocedure met bekendmaking de beslissing m.b.t. niet-selectie bij open procedures op grond van de kwalitatieve selectiecriteria de beslissing om een inschrijving als onregelmatig te beschouwen de beslissing van niet-gunning of herbeginnen van de opdracht de beslissing m.b.t. de gunning van de opdracht (gunningbesluit).

Het bestuur heeft volgende actieve meldingsplicht (d.w.z. ambsthalve en onverwijld te melden door de aanbestedende overheid): -

de niet-geselecteerde inschrijvers bij beperkte procedures en onderhandelingsprocedure met bekendmaking (niet-selectie) de inschrijver wiens offerte als niet-regelmatig wordt beschouwd (vaststellen onregelmatigheid) de inschrijver wiens regelmatige offerte niet werd weerhouden (niet weerhouden inschrijver) de kandidaten of inschrijvers wanneer afgezien wordt van de gunning of wanneer tot heraanbesteding wordt overgegaan (stopzetting procedure).

Het bestuur heeft volgende passieve meldingsplicht (d.w.z. binnen de 15 dagen na schriftelijk verzoek van belanghebbende): -

de voorgelezen gegevens bij de opening van de inschrijvingen (door de afwezigen op de openingszitting) de motivering van de niet-selectie bij beperkte procedures (door de niet-geselecteerde kandidaten) de motivering van de niet-selectie bij open procedures (door de niet-geselecteerde inschrijvers) de motivering van de afwijzing van de offerte wegens onregelmatigheden (door de onregelmatige inschrijvers) de gemotiveerde gunningbeslissing (door de niet-gekozen inschrijvers).

44

Overheidsopdrachten Guido Mortier Voor de motiveringsplicht wordt eveneens verwezen naar de Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (in ’t kort de rechtsbeschermingsregelingswet overheidsopdrachten). Hiervoor wordt verwezen naar hoofdstuk 9 over de rechtsbeschermingsregeling.

45


6 BESTUURLIJK TOEZICHT 6.1 Vaststellen gunningwijze en gunningvoorwaarden Beslissingen houdende vaststellen van de wijze van gunnen en van de gunningvoorwaarden (bestek, raming, …) zijn onderworpen aan het algemeen administratief toezicht (art. 249 – 261 GD) en zijn vatbaar voor: -

schorsing door de provinciegouverneur

-

vernietiging door de Vlaamse regering.

Schorsingsbevoegdheid van de provinciegouverneur: -

binnen de 20 dagen na het nemen van een gemeenteraadsbesluit dient een lijst met de beknopte omschrijving van de beslissingen van de gemeenteraad toegestuurd te worden aan de provinciegouverneur (deze beknopte lijst moet tevens aangeplakt worden en de lijst dient 10 dagen ter inzage te liggen van het publiek)

-

van sommige besluiten (belastingen, retributies, vaststellen administratief statuut en geldelijk statuut, uitgaven niet voorzien in het budget) moet binnen de 20 dagen een voor eensluidend verklaard afschrift van de beslissing aan de provinciegouverneur worden toegezonden (inzendingsplicht)

-

beslissingen die het recht schenden of het algemeen belang schaden worden door de provinciegouverneur geschorst:  

hetzij binnen 30 dagen na het versturen van de lijst bij loutere kennisgeving hetzij binnen de 50 dagen na het toesturen van een voor eensluidend verklaard afschrift van de beslissing (de termijn van 50 dagen begint te lopen na toezending van de beslissing). Strijdig met het algemeen belang impliceert strijdig met de beginselen van behoorlijk bestuur of strijdig met het algemeen beleid of met de belangen van de hogere overheid

-

de gemeente kan het geschorste besluit intrekken (hierop staat geen termijn)

-

de gemeente kan het geschorste besluit rechtvaardigen (mits binnen de 60 dagen – op straffe van nietigheid – het rechtvaardigingsbesluit te sturen naar de Vlaamse regering, met afschrift aan de provinciegouverneur) Bij ontstentenis van een beslissing vanwege de Vlaamse regering binnen de 50 dagen is de schorsing opgeheven

Vernietigingsbevoegdheid van de Vlaamse regering: -

een beslissing die het recht schendt of het algemeen belang schaadt kan door de Vlaamse regering vernietigd worden (hetzij na rechtvaardiging, hetzij rechtstreeks):  na schorsing door de provinciegouverneur en rechtvaardiging door de gemeente (binnen 50 dagen na ontvangst van het rechtvaardigingsbesluit)

46

Overheidsopdrachten Guido Mortier  zonder voorafgaandelijke schorsing door de Gouverneur kan de Vlaamse regering of de gedelegeerde minister het besluit vernietigen (binnen 30 dagen in geval van kennisgeving van de beknopte lijst van de beslissingen of binnen 50 dagen na ontvangst van het voor eensluidend verklaard afschrift van het besluit).

6.2 Gunning van de opdracht Alle gunningsbesluiten zijn onderworpen aan het algemeen administratief toezicht (schorsing, vernietiging), ongeacht het bedrag. Gunningbesluiten kunnen steeds door de provinciegouverneur of door de Vlaamse regering worden opgevraagd (er is geen inzendingplicht, meestal gebeurt dit op klacht van een gemeenteraadslid of van een mededingende firma).

47


7 BETWISTINGEN INZAKE OVERHEIDSOPDRACHTEN 7.1 Bevoegde rechter Bevoegdheid van de gewone rechter en van de Raad van State afhankelijk van de hoedanigheid van de aanbestedende instantie (W. 23.12.2009): -

indien de aanbestedende instantie een administratieve overheid (vb. gemeente, OCMW, …): bevoegdheid van de Raad van State (annulatieberoep cfr. art. 14 W.R.V.S) Het gaat hier om een complexe rechtshandeling, d.w.z. dat een niet aangevochten overheidsbeslissing (vb. goedkeuren van het bestek en de gunningwijze) later nog kan aangevochten worden omdat de gunning aanzien wordt als een eindbeslissing die voorafgegaan wordt door verscheidene tussentijdse beslissingen.

-

indien de aanbestedende instantie GEEN administratieve overheid is: bevoegdheid van de gewone rechter (art. 144 en 145 GW).

7.2 Onregelmatige gunning van een overheidsopdracht Wat zijn de gevolgen van de vernietiging van een onregelmatige gunning van een overheidsopdracht? 1) Vordering tot schadevergoeding De Raad van State is niet bevoegd te oordelen over een vordering tot schadevergoeding (door het vernietigingsarrest komt evenwel vast te staan dat de overheid een fout gemaakt heeft waarop de benadeelde partij zich kan steunen voor de gewone rechter) Meestal zijn de contracten reeds volledig uitgevoerd op het ogenblik van het vernietigingsarrest van de Raad van State. De gewone rechter (hoven en rechtbanken) is wel bevoegd om te oordelen over een vordering tot schadevergoeding: - bij een aanbesteding is een forfaitaire schadevergoeding voorzien van 10% van het inschrijvingsbedrag - bij een offerteaanvraag en onderhandelingsprocedure moet de schade bewezen worden. 2) Vordering tot nietigverklaring van het contract De Raad van State is niet bevoegd om een contract nietig te verklaren (het gaat immers om betwistingen die voortspruiten uit een contract). Onderscheid dient gemaakt te worden tussen: -

-

gebreken die aanleiding geven tot een betrekkelijke nietigheid (raken niet de openbare orde): de vordering tot nietigverklaring van het contract kan enkel ingesteld worden door de medecontractant gebreken die aanleiding geven tot een absolute nietigheid (raken wel de openbare orde): de vordering tot nietigverklaring van het contract kan worden ingesteld door elke belanghebbende (vb. door een geweerde inschrijver). Regels i.v.m. de gelijkheid van de inschrijvers raken de openbare orde.

48


8 UITVOERING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN 8.1 Algemene uitvoeringsregels (AUR) De algemene uitvoeringsregels (AUR) van de overheidsopdrachten zijn opgenomen in het van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en concessies van openbare werken, in ’t kort het KB uitvoering van 14.1.2013. De algemene uitvoeringsregels (AUR) omvatten: 1) De algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) die een soort “algemeen bestek” zijn die in principe van toepassing zijn op alle overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, behoudens wettelijke of in het bijzonder bestek conventioneel toegelaten afwijken 2) Het bijzonder bestek (lastenboek) dat de bijzondere contractuele bepalingen bevat die op een bepaalde overheidsopdracht toepasselijk zijn of de documenten die het vervangen. Het bestek vermeldt o.m. de aanbestedende instantie, het voorwerp van de opdracht, de gunningwijze, de wijze waarop de prijzen worden bepaald, had adres waar de offertes dienen toegezonden of overhandigd te worden en de uitvoeringstermijn (tenzij dit een gunningscriterium is) 3) Alle andere documenten waarnaar het bestek verwijst (offerteformulier, …). De algemene uitvoeringsregels (AUR) aannemingsvoorwaarden (AAV) alleen.

zijn

dus

veel

ruimer

dan

de

algemene

8.2 Algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) De algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) zijn eveneens opgenomen in het van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en concessies van openbare werken (KB uitvoering van 14.1.2013). De algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) zijn van toepassing: - verplicht voor opdrachten met een geraamd bedrag van meer dan 30.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) - gedeeltelijk verplicht (essentiële uitvoeringsregels) voor opdrachten met een geraamd bedrag vanaf 8.500,00 EUR (BTW inbegrepen) tot en met 30.000,00 EUR (BTW nietinbegrepen) - niet verplicht voor opdrachten met een geraamd bedrag kleiner dan 8.500,00 EUR (bestelbon en eenvoudige factuur volstaan als opdrachtdocumenten).

8.3 Beheer van de opdracht De regels voor leiding en toezicht op de uitvoering zijn in principe van toepassing op opdrachten met een geraamd bedrag van meer dan 30.000,00 EUR (BTW inbegrepen). Bij de betekening van de opdracht (sluiten van de opdracht) wordt de ambtenaar of iedere persoon die de leiding van en toezicht op de uitvoering van de opdracht uitoefent, aangewezen, tenzij de leidende ambtenaar reeds in de aankondiging of in het bestek was vermeld.

49

Overheidsopdrachten Guido Mortier De aanbestedende overheid heeft het recht om overal toezicht te houden op de uitvoering van de overheidsopdracht. De aannemer is verplicht alle inlichtingen en faciliteiten aan de leidende ambtenaar te verstrekken om hun taak te vervullen. De leidende ambtenaar heeft volgende bevoegdheden: - aanvragen van prijsoffertes - toezicht op de werken - ondertekenen van het dagboek van de werken - ondertekenen van de werfverslagen - bijwonen van de keuringen en de opleveringen.

8.4 Borgtocht De bepalingen over de borgtocht zijn van toepassing op de opdrachten met een geraamd bedrag vanaf 50.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen). Tenzij het bestek het anders bepaalt, wordt geen borgtocht geëist: - voor leveringen en diensten (wel voor werken) waarvan de uitvoeringstermijn niet langer is dan 45 kalenderdagen - voor financiële diensten, diensten van juridische aard, diensten voor onderwijs en beroepsonderwijs en gezondheids- en sociale diensten. De borgtocht dienst als onderpand voor het nakomen van de verplichtingen van de aannemer tot de opdracht volledig is uitgevoerd en bedraagt 5% van de oorspronkelijke aannemingssom (BTW niet-inbegrepen). De borgtocht wordt zonodig aangepast tijdens de uitvoering van de opdracht (vb. ingeval van min- of meerwerken met meer dan 20%). De borgtocht dient gesteld te worden binnen de 30 kalenderdagen volgend op de sluiting van de opdracht (betekening van het gunningsbesluit), tenzij het bestek in een langere termijn voorziet. Het bewijs van borgstelling wordt geleverd door: - in speciën (Deposito- en Consignatiekas, …) - door publieke fondsen (obligaties, …) - door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij - door het verstrekken van een bankwaarborg. Indien de aannemer het bewijs van borgstelling niet tijdig voorlegt wordt hij in gebreke gesteld per aangetekend schrijven. Na de ingebrekestelling en het toestaan van een laatste termijn van 15 dagen kan de aanbestedende overheid: -

ofwel de borg ambtshalve afhouden van de aan de aannemer verschuldigde sommen; in dit geval wordt de borg vermeerderd met een straf van 2% van het oorspronkelijk opdrachtbedrag

-

ofwel andere maatregelen nemen van ambtswege (vb. verbreking).

50


8.5 Betalingen Betalingen gebeuren ineens na de volledige uitvoering van de opdracht of in mindering naarmate de uitvoering vordert (vorderingsstaten). Er zijn twee termijnen voorzien: - de verificatietermijn - de betalingstermijn. De verificatietermijn bedraagt 30 dagen vanaf de datum van ontvangst van de schuldvordering en de gedetailleerde staat van de uitgevoerde opdracht. Binnen deze verificatietermijn ziet de aanbestedende overheid de ingediende staat van de uitgevoerde werken na en brengt eventueel verbeteringen aan. De overheid maakt tevens binnen deze termijn een procesverbaal op met vermelding van de werken die voor betaling zijn aanvaard en het volgens haar aanvaarde bedrag. Ze geeft de aannemer, leverancier of dienstverlener schriftelijk kennis van dit proces-verbaal en verzoekt hem binnen de 5 dagen een factuur in te dienen voor het vermelde bedrag. De eigenlijke betalingstermijn bedraagt 30 dagen vanaf het verstrijken van de bovenvermelde verificatietermijn. Bij laattijdige betaling zijn er van rechtswege (zonder ingebrekestelling) verwijlintresten verschuldigd gelijk aan de intrest van de Europese Centrale Bank (ECB) voor commerciële kredieten, vermeerderd met 8%. Om verwijlintresten te vermijden is het dus van het allergrootste belang om de facturen binnen de verificatietermijn te protesteren. De ontwerpers en de ambtenaren belast met het nazicht van de schuldvorderingsstaten hebben hier een zeer grote verantwoordelijkheid naar de aanbestedende overheid toe.

8.6 Sancties en maatregelen van ambtswege Wanneer de aannemer in gebreke blijft dan kan een proces-verbaal van ingebrekestelling worden opgemaakt. De aannemer beschikt in dit geval over 15 kalenderdagen om zijn verweer te doen gelden. Bepaalde inbreuken geven aanleiding tot straffen (vb. gebrekkige uitvoering), indien voorzien in het bestek. De boeten voor laattijdige uitvoering zijn een forfaitaire vergoeding wegens de vertraging in de uitvoering. Ze zijn opeisbaar zonder ingebrekestelling en worden van rechtswege toegepast voor het aantal kalenderdagen vertraging. De boeten worden berekend volgens een bepaalde formule (werken) of a rato van 0,07% per kalenderdag vertraging (leveringen en diensten), telkens met een maximum van 5% van de aannemingsprijs. De aanbestedende overheid kan van ambtswege de volgende maatregelen treffen: - het eenzijdig verbreken van het contract - het uitvoeren van de opdracht in eigen beheer - het aangaan met een andere aannemer van een overeenkomst voor rekening van de in gebreke blijvende aannemer. Een leverancier of dienstverlener kan tijdelijk uitgesloten aanbestedende overheid.

worden van opdrachten van de

51

Overheidsopdrachten Guido Mortier Voor kleine gebreken kan de aanbestedende overheid de werken, leveringen of diensten aanvaarden op voorwaarde dat de aannemer wegens de minderwaarde een korting toestaat. In sommige gevallen kan de aanbestedende overheid de opdracht verbreken (vb. faillissement, …).

8.7 Herziening van de overeenkomst Voor een herziening van de overeenkomst moet de opdrachtnemer bewijzen dat hij wegens onvoorziene omstandigheden een zeer belangrijk nadeel heeft geleden. Het nieuwe KB uitvoering van 14.1.2013 objectiveert de ontvankelijkheidsdrempel van de verzoeken om herziening van de opdracht en beperkt de omvang van de schadevergoeding. De opdrachtnemer behoudt het recht om een verzoek om termijnverlenging, herziening of verbreking van de opdracht in te dienen wanneer zich eender welke omstandigheden voordoen die vreemd zijn aan de aanbestedende overheid, voor zover de toepassingsvoorwaarden van artikel 56 worden nageleefd. Hij moet immers aantonen dat : 

de omstandigheden zich hebben voorgedaan; hierbij moet worden opgemerkt dat zelfs indien de weersomstandigheden niet meer uitdrukkelijk zijn vermeld, zij vanzelfsprekend één van de omstandigheden kunnen vormen die in aanmerking dienen te worden genomen in het kader van de toepassing van dit artikel;



de omstandigheden buitengewoon en onvoorzien zijn en een geval van overmacht vormen die de opdrachtnemer niet kon vermijden;



het om een zeer belangrijk nadeel gaat.

In de praktijk zijn er twee drempels van toepassing. De eerste drempel heeft betrekking op de ontvankelijkheid van het verzoek om schadevergoeding op grond van onvoorziene omstandigheden. Dit betekent dat het beweerde nadeel waarover de partijen een akkoord hebben bereikt of dat na een rechterlijke beslissing wordt erkend, minstens 2,5 percent van het offertebedrag moet bedragen om als zeer belangrijk te worden beschouwd. Dit percentage kan voortvloeien uit verschillende omstandigheden die individueel niet de drempel van 2,5 percent bereiken maar wel door de samenvoeging ervan. Deze drempel is in elk geval bereikt vanaf een nadeel van 100.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen). De tweede drempel betreft de toepassing van een franchise van 17,5 percent die de werkelijke schadevergoeding beperkt tot 82,5 percent van het bedrag van het hierboven omschreven nadeel. Deze franchise bedraagt nochtans maximum 20.000 EUR (BTW niet-inbegrepen). In geval de opdrachtnemer een zeer belangrijk voordeel heeft genoten, kan de aanbestedende overheid eveneens een herziening van de overeenkomst vragen.

8.8 Keuringen en opleveringen Keuringen zijn vooral een kwalitatieve controle van de te verwerken of verwerkte producten en diensten, die geleverd moeten worden en zijn ten laste van de opdrachtnemer. De oplevering situeert zich op het einde van de uitvoering van de opdracht. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de voorlopige oplevering (na afloop van de uitvoering van de prestaties) en de definitieve oplevering (bij het verstrijken van de waarborgtermijn).

52


9 DE RECHTSBESCHERMINGSREGELING 9.1 Wet van 17 juni 2013 De wet van 17 juni 2013 (B.S. 21 juni 2013) betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leverinen en diensten voorziet in een verbetering en uitbreiding van de rechtsbescherming voor ondernemingen bij de gunning van overheidsopdrachten. België beoogde hiermee tegemoet te komen aan de haar opgelegde verplichtingen krachtens de Richtlijn 2007/66/EG van 11 december 2007. Hierna volgt een beknopte bespreking van de belangrijkste bepalingen van deze nieuwe regelgeving.

9.2 Opdrachten die de Europese drempels bereiken De nieuwe regeling geldt voor alle opdrachten die de Europese drempelbedragen bereiken, ongeacht de sector waaronder zij vallen (klassieke of nutssectoren).

9.2.1 Motiveringsplicht De wet van 17.6.2013 bevestigt dat de aanbestedende instantie de belangrijke beslissingen in het kader van een gunningsprocedure moet motiveren. De gevallen waarin deze verplichting geldt worden opgesomd in de wet en hebben onder meer betrekking op de beslissing om gebruik te maken van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, de beslissing over de kwalificatie of de intrekking ervan in het kader van een kwalificatiesysteem in de speciale sectoren, de beslissing over de selectie van de kandidaten in een tweestapsprocedure en de gunningsbeslissingen. De gemotiveerde beslissing kan in sommige gevallen a posteriori worden opgesteld. Dit is zo voor de onderhandelingsprocedure in welk geval de motieven voor het gebruik van deze procedure wel moeten bestaan op het ogenblik dat de beslissing wordt genomen maar waarbij de gemotiveerde beslissing zelf nadien kan worden opgesteld, uiterlijk bij het opstellen van de gunningsbeslissing. De gemotiveerde beslissing dient ook een aantal verplichte elementen te bevatten waarvan de inhoud verschillend is naargelang de procedure en het soort beslissing.

9.2.2 Informatieplicht De aanbestedende instantie is ertoe gehouden bepaalde inlichtingen over de beslissingen die ze neemt te verschaffen aan de deelnemers aan de gunningsprocedure. De wet schrijft duidelijk voor aan wie en voor welk soort beslissing deze informatie dient verstrekt te worden: - wanneer het gaat om een selectiebeslissing, dan dient de aanbestedende instantie onmiddellijk na het nemen van die beslissing aan elke niet-geselecteerde kandidaat de motieven van zijn niet-selectie mee te delen en, in geval van een beperking van het aantal geselecteerde kandidaten op basis van een rangschikking, de gemotiveerde selectiebeslissing zelf;

53

Overheidsopdrachten Guido Mortier - wanneer het gaat om een gunningsbeslissing, dan dient de aanbestedende instantie onmiddellijk na het nemen van die beslissing hiervan kennis te geven aan elke nietgeselecteerde inschrijver, aan elke inschrijver van wie de offerte onregelmatig is bevonden, aan elke inschrijver van wie de offerte niet is gekozen alsook aan de gekozen inschrijver; - ook wanneer beslist wordt om af te zien van het plaatsen van de opdracht dan dient dit te worden meegedeeld aan de betrokken kandidaten en inschrijvers. Deze mededeling moet voortaan automatisch gebeuren en niet zoals vroeger op verzoek. De kennisgeving van de gemotiveerde beslissing aan de gekozen inschrijver doet geen enkele contractuele band met hem ontstaan. Zij schorst wel de gestanddoeningstermijn zolang de verhaalinstantie geen uitspraak heeft gedaan, maar niet langer dan tot 45 dagen na de mededeling van de volledige of gedeeltelijke gunningsbeslissing aan de inschrijvers.

9.2.3 Wachttermijn Het opleggen van een wachttermijn (ook wel “standstil” genoemd) is bedoeld om de nietgekozen of niet-geselecteerde kandidaten of inschrijvers toe te laten een beroep in te stellen tegen de gunningsbeslissing. De sluiting van de opdracht mag daarom in geen geval plaatsvinden vóór het verstrijken van deze termijn die vastgesteld is op 15 kalenderdagen. Deze termijn begint te lopen de dag nadat de gemotiveerde gunningsbeslissing aan de betrokken kandidaten en inschrijvers is verzonden. Indien een vordering tot schorsing wordt ingediend, mag de aanbestedende instantie de opdracht niet sluiten totdat de verhaalinstantie een uitspraak heeft gedaan hetzij over de vordering tot schorsing, hetzij over de vordering tot voorlopige maatregelen. De schorsing van de uitvoering van de gunningsbeslissing door de verhaalinstantie leidt van rechtswege tot de schorsing van de uitvoering van de opdracht die in strijd met de wachttermijn zou zijn gesloten. Indien binnen de toepasselijke verhaaltermijnen geen enkele vordering tot nietigverklaring of tot onverbindendverklaring van de opdracht is ingediend, wordt een toegekende schorsing van de uitvoering van de gunningsbeslissing en van de opdracht van rechtswege opgeheven.

9.2.4 Verhaalprocedures (rechtsmiddelen) De benadeelde die beroep wenst in te stellen dient zich in principe te wenden, ofwel tot de Raad van State ofwel tot de burgerlijke rechter, naargelang de betrokken aanbestedende instantie al dan niet de hoedanigheid van administratieve overheid heeft. Hij kan dus niet meer kiezen voor welk rechtscollege hij de zaak aanhangig wil maken. De gewone rechter blijft echter wel de enige bevoegde rechter om een contract onverbindend te verklaren en om schadevergoeding toe te kennen. Volgende sancties kunnen worden opgelegd in geval van onwettig optreden van de aanbestedende dienst: a) Vernietiging De verhaalinstantie kan de beslissingen van aanbestedende instanties vernietigen wanneer zij een inbreuk vormen op bepaalde normen. Het kan daarbij onder meer gaan om beslissingen tot vaststelling van het bestek, beslissingen tot niet-selectie, beslissingen betreffende de regelmatigheid van offertes,…

54

Overheidsopdrachten Guido Mortier b) Schorsing De verhaalinstantie kan de uitvoering van de beslissingen schorsen en voorlopige maatregelen bevelen zolang het vernietigingsberoep bij hem aanhangig is (wat de Raad van State betreft). Zij kan dit doen zonder dat het bewijs van een moeilijk te herstellen ernstig nadeel is vereist en eventueel op straffe van een dwangsom. De vordering tot schorsing wordt ingediend volgens een procedure bij “uiterst dringende noodzakelijkheid” (UDN-procedure bij de Raad van State) of in kort geding (burgerlijke rechter). De verhaalinstantie mag bij het nemen van haar beslissing een belangenafweging maken hetgeen, althans voor de Raad van State, in het verleden niet uitdrukkelijk was toegestaan. c) Schadevergoeding De wet voorziet verder ook nog in de mogelijkheid tot toekenning van een schadevergoeding aan de benadeelde personen voor zover de voorwaarden daartoe zijn vervuld, namelijk het bewijs van de schade en het oorzakelijk verband tussen deze schade en de beweerde inbreuk. Wanneer het gaat om een vordering tot schadevergoeding voor de opstelkosten van een offerte of voor de deelnamekosten aan een procedure wordt in de nutssectoren op het vlak van de bewijslast iets meer soepelheid aan de dag gelegd. d) Onverbindendverklaring en (alternatieve) sancties in geval van ernstige schendingen Wanneer het gaat om een ernstige schending van de door de wet opgelegde verplichtingen (zoals het ontbreken van een voorafgaande Europese bekendmaking, de niet-naleving van de wachttermijn, het ongerechtvaardigd gebruik van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking) dan kan de verhaalinstantie ook nog overgaan tot de onverbindendverklaring van de gesloten opdracht. De onverbindendverklaring kan vrij zware gevolgen hebben, nl. de vernietiging van de overeenkomst al dan niet met terugwerkende kracht. Indien in die gevallen toch niet tot de onverbindendverklaring wordt besloten, kunnen (of moeten) alternatieve sancties opgelegd worden zoals de inkorting van de looptijd van de overeenkomst of de betaling van boetes, te storten aan de Schatkist (maximum 15% van het gegunde opdrachtbedrag zonder BTW).

9.3 Opdrachten beneden de Europese drempels De hiervoor besproken regeling is ook gedeeltelijk van toepassing op de opdrachten die de Europese drempelbedragen niet bereiken: -

De regels in toepasselijk.

verband

met

de motiverings-

en

informatieplicht zijn

in

beginsel

- De regels met betrekking tot de wachttermijn zijn ook toepasselijk wanneer het gaat om opdrachten voor werken vanaf een drempel van EUR 2.500.000 (BTW niet inbegrepen) (bedrag van toepassing vanaf 1 januari 2012). De aanbestedende instanties kunnen voor de overige opdrachten onder de Europese drempels vrijwillig een wachttermijn in acht nemen om op die manier het risico op latere schadeclaims te beperken (vrijwillige toepassing van de wachttermijn). - De regels met betrekking tot de verhaalprocedures zijn ook toepasselijk op alle opdrachten beneden de Europese drempels. Dit is het geval voor de vernietiging, de schorsing en de schadevergoeding.

55

Overheidsopdrachten Guido Mortier Wanneer het gaat om opdrachten voor werken vanaf een drempel van 2.500.000,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) zijn de regels inzake onverbindendverklaring en alternatieve sancties eveneens van toepassing. Wanneer de aanbestedende instantie vrijwillig een wachttermijn in acht neemt dan zijn de regels inzake de schorsing van rechtswege, de onverbindendverklaring en de alternatieve sancties niet toepasselijk.

56


10

PRAKTISCHE TIPS

10.1 Het bestek -

houd het bestek eenvoudig en leesbaar verken de markt, d.w.z. consulteer meer dan één firma blijf realistisch (vraag niet meer dan nodig) schrijf niet de volledige wetgeving over wijk zo weinig mogelijk af van de algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) geef alleen de noodzakelijke aanvullingen op de algemene aannemingsvoorwaarden (AAV)

10.2 De aanbestedende overheid - vermeld duidelijk wie het opdrachtgevend bestuur is - onderzoek de mogelijkheid van samengevoegde opdrachten (art. 38 W. 15.6.2006) vb. Gemeente – OCMW  schaalvoordelen leiden tot betere condities  de opdrachtgevende besturen duiden één aanbestedende overheid aan  de opdrachtgevende besturen behouden hun eigen beslissingsbevoegdheid inzake de gunning

10.3 Het voorwerp en aard van de opdracht -

omschrijf duidelijk het voorwerp van de opdracht vermeld of de opdracht ingedeeld is in percelen (art. 36 W. 15.6.2006) over welk soort opdracht gaat het (werk, levering, dienst)? vermeld de vereiste erkenning bij werken (Wet 20.3.1991)

10.4 De gunningwijze - gebruik zo weinig mogelijk aanbestedingen (geen speelruimte voor de inschrijvers) - gebruik zoveel mogelijk open procedures (vooral bij grote opdrachten) - maak geen misbruik van de onderhandelingsprocedure (gelijkheid van de inschrijvers, enkel in de gevallen voorzien in artikel 26 W. 15.6.2006)

10.5 De kwalitatieve selectiecriteria - hebben te maken met de hoedanigheid van de inschrijver - nuttig bij opdrachten met bekendmaking (bij onderhandelingsprocedures worden de kandidaten vooraf geselecteerd) - verwar de « kwalitatieve selectiecriteria » niet met de « gunningcriteria » (vb. referenties) - geef duidelijk aan welke bewijsstukken je nodig hebt (attesten, erkenningen, verzekeringspolis, …)

10.6 De gunningcriteria - hebben te maken met de waarde van de offerte

57


er zijn geen wettelijke gunningcriteria (vrij te bepalen door de aanbestedende overheid) in volgorde van afnemend belang of met toekenning van gewichten (zoniet gelijkwaardig) kies relevante gunningcriteria (niet teveel criteria, geen te zwaar gewicht aan de prijs) gebruik liefst meetbare criteria (objectieve vergelijking inschrijvers) beschrijf in het bestek hoe je de gunningcriteria zult beoordelen en meten (formule omzetting prijzen in scores)

58


11

BIBLIOGRAFIE

11.1 Vakliteratuur FLAMME M. e.a.: “Praktische commentaar bij de reglementering van de overheidsopdrachten” 1999 MAST A. e.a.: “Overzicht van het Belgisch Administratief Recht” 2002 (blz. 157-200) DUJARDIN J. e.a.: “Praktisch handboek voor gemeenterecht” 2004 (blz. 232-260) COLPAERT-ARICKX K.: “Wegwijs in de klassieke overheidsopdrachten van gemeenten en OCMW’s” (losbladig) WESTHOVENS L.: “Zakboekje overheidsopdrachten” Kluwer 2013 DE CASTER M.: “Eerste hulp bij overheidsopdrachten van lokale besturen” Vanden Broele 2010

11.2 Websites http://www.binnenland.vlaanderen.be/overheidsodrachten http://www.ebp.be http://www.publicatiesonline.be http://www.bestuurszaken.be/sites/bz.vlaanderen.be/files/documenten/overheidsopdrachten/i nstrumenten/handleidingen/initiatietekst_OOregelgeving_2012_kleur.pdf www.publicprocurement.be

59


12 12.1

BIJLAGEN Bestek bij onderhandelingsprocedure

OVERHEIDSOPDRACHT

ONDERHANDELINGSPROCEDURE BESTEK VOOR @@@

Gezien en goedgekeurd door de Gemeenteraad / het College van Burgemeester en Schepenen (dagelijks bestuur) van Zingem in zitting van @@@. In opdracht De Secretaris,

De Burgemeester,

G. MORTIER

K. HUTSEBAUT

60


DEEL I - ALGEMENE BEPALINGEN De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en de uitvoeringsbesluiten, de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en alle wijzigingen van voormelde wetgeving van toepassing op heden, zijn op deze opdracht van toepassing. Het opdrachtgevend bestuur behoudt zich het recht voor, overeenkomstig artikel 36 van de wet van 15 juni 2006, in het geval de opdracht verschillende percelen omvat, er slechts enkele toe te wijzen en desnoods de overige op een andere wijze te gunnen. Vóór het gunnen van de opdracht moeten de inschrijvers alle nodige inlichtingen verstrekken om het onderzoek van de prijzen mogelijk te maken (art. 21 §1 - K.B. plaatsing 15.7.2011). De door het gemeentebestuur daartoe aangewezen ambtenaren kunnen alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uitvoeren teneinde de juistheid van de op grond van artikel 21 §1 van het K.B. plaatsing van 15.7.2011 verstrekte gegevens na te gaan. Ingeval van de toekenning van een restauratiepremie Het Besluit van de Vlaamse regering van 14 december 2001 houdende vaststelling van het premiestelsel voor restauratiewerkzaamheden aan beschermde monumenten en latere wijzigingen van toepassing op heden, is van toepassing op deze overeenkomst. Artikel 1: VOORWERP VAN DE OPDRACHT De uit te voeren opdracht omvat het uitvoeren van @@@ / het leveren van @@@ welke voldoet aan de technische bepalingen onder deel II. Het betreft een overheidsopdracht voor werken / leveringen / diensten. Artikel 2: OPDRACHTGEVEND BESTUUR Het opdrachtgevend bestuur is: GEMEENTEBESTUUR ZINGEM Alfred Amelotstraat 53 9750 ZINGEM Artikel 3: WIJZE VAN GUNNING VAN DE OPDRACHT (art. 16 – W. 15.6.2006) De opdracht wordt gegund bij overeenkomst bekendmaking en met/zonder mededinging.

na

onderhandelingsprocedure,

Artikel 4: WIJZE VAN PRIJSBEPALING (art. 2, 4° - 7° - K.B. 15.7.2011) De opdracht wordt uitgevoerd: -

voor een globale prijs (BTW inbegrepen). volgens prijslijst. op grond van werkelijke uitgaven. op grond van een gemengde opdracht.

61

zonder

Overheidsopdrachten Guido Mortier Artikel 5: VERBINTENISTERMIJN (art. 57 - K.B. 15.7.2011) De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft bedraagt dagen.

@@

Artikel 6: SELECTIECRITERIA (art. 58 - K.B. 15.7.2011) De inschrijvers mogen zich niet bevinden in een wettelijk geval van uitsluiting. De inschrijvers dienen minstens 5 referenties op te geven van gelijkaardige opdrachten. Artikel 7: GUNNINGCRITERIA (art. 101 - K.B. 15.7.2011) De opdracht zal gegund worden aan de voordeligste regelmatige offerte, rekening houdende met volgende gunningcriteria: 1. 2. 3. 4.

prijs (40 punten) kwaliteit (20 punten) functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid (20 punten) design en uitstraling (20 punten)

De puntentoekenning op basis van het gunningcriterium prijs (maximum 40 punten) gebeurt volgens formule: 40 x

prijs laagste inschrijver prijs beoordeelde inschrijver

De puntentoekenning op basis van de overige gunningcriteria (samen maximum 60 punten) gebeurt volgens een quotering van 0 tot 20 punten volgens de rangschikking van de inschrijvers op hiernavolgende scorelijst, met een vork van 1 of 2 punten in meer voor tussenscores (vb. 15 of 16 punten tussen goed en zeer goed, 11 of 12 punten tussen voldoende en goed, …): 0 8 10 14 20

Zeer slecht Slecht Voldoende Goed Zeer goed

Artikel 8: VARIANTEN (art. 100 - K.B. 15.7.2011) Varianten zijn toegelaten. De inschrijvers mogen, naast het basisvoorstel, maximum 2 varianten indienen. Per variante dient een afzonderlijk offerteformulier ingevuld te worden. Artikel 9: UITVOERINGSTERMIJN (art. 76 (W)/ 116 (L)/ 147 (D)- K.B. 14.1.2013) De opdracht moet uitgevoerd zijn binnen een termijn van @@ kalenderdagen. Bij overschrijding van de uitvoeringstermijn is door de opdrachtnemer een vertragingsboete verschuldigd van 5% van het gunningsbedrag. Artikel 10: BETALINGEN (art. 66 en 95 (W)/ 127 (L)/ 160 (D) - K.B. 14.1.2013) Het bestuur dat voor de betaling instaat, is het gemeentebestuur van Zingem. De betaling gebeurt alleen na volledige uitvoering van de opdracht en binnen de dertig kalenderdagen, te rekenen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn en voor zover het opdrachtgevend bestuur in het bezit is van een regelmatige schuldvordering of factuur, alsmede van de andere eventueel vereiste bescheiden.

62

Overheidsopdrachten Guido Mortier ofwel De prijs van de opdracht wordt betaald met betalingen in mindering naargelang de uitvoering vordert. De aannemer is verplicht een gedagtekende en ondertekende schuldvordering in 3 exemplaren voor te leggen die steunt op een gedetailleerde staat van de werken op de laatste kalenderdag van iedere maand. Valt de aanvangsdatum na de 15e dag van de maand, dan wordt de eerste schuldvordering opgemaakt op het einde van de volgende maand. Artikel 11: PRIJSHERZIENING (art. 6 – W. 15.6.2006) Er zijn geen prijsherzieningen van toepassing. ofwel Volgende prijsherzieningsformule is van toepassing: @@@ Artikel 12: BIJ TE VOEGEN BESCHEIDEN (art. 81 - K.B. 15.7.2011) De inschrijver is verplicht alle in het offerteformulier gevraagde documenten en alle nuttige documentatie bij zijn inschrijving te voegen. De prijsopgave dient te gebeuren met het bij dit bestek gevoegd offerteformulier. Artikel 13: BORGTOCHT (art. 25 - K.B. 14.1.2013) Er is geen borgtocht vereist. (enkel mogelijk voor opdrachten lager dan 50.000,00 EUR exclusief BTW en leveringen en diensten met een uitvoeringstermijn van maximum 45 kalenderdagen) ofwel Er is geen borgtocht vereist voor zover de opdracht het bedrag van 50.0000,00 EUR (BTW nietinbegrepen) niet over stijgt. In geval de opdracht hoger is dan 50.000,00 EUR (BTW nietinbegrepen) wordt de borgtocht bepaald op 5 % van de oorspronkelijke som van de opdracht, afgerond naar het hoger tiental. De borgtocht kan, hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgstelling of een algemene borgstelling worden gesteld. ofwel De borgtocht wordt bepaald op 5 % van de oorspronkelijke som van de opdracht, afgerond naar het hoger tiental, hetzij een bedrag van @@@ EUR. De borgtocht kan, hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgstelling of een algemene borgstelling worden gesteld. Artikel 14: VERZEKERING Enkel bij werken De inschrijver is verplicht, vooraleer de werkzaamheden aan te vangen, het bewijs van een polis burgerlijke aansprakelijkheid en een polis objectieve aansprakelijkheid voor te leggen. Artikel 15: OPLEVERING De waarborgtermijn bedraagt 12 maanden.

63

Overheidsopdrachten Guido Mortier Artikel 16: ERKENNING Er is geen erkenning vereist. ofwel Erkenning: @@

Categorie: @@

Klasse: @@

64


DEEL II - TECHNISCHE BEPALINGEN 1. TECHNISCHE BESCHRIJVING De opdracht wordt uitgevoerd volgens de regels der kunst en beantwoordt aan volgende technische bepalingen. @@@ 2. MEETSTAAT

Omschrijving

Aantal

65


12.2

Raming bij onderhandelingsprocedure

OVERHEIDSOPDRACHT

ONDERHANDELINGSPROCEDURE RAMING VOOR @@@

Gezien en goedgekeurd door de Gemeenteraad / het College van Burgemeester en Schepenen van Buggenhout in zitting van @@@. In opdracht De Secretaris,

De Burgemeester,

B. BIESEMANS

T. VAN HERREWEGHE

66


RAMING Onderstaande raming is van indicatieve aard. Art. 1. 2.

Omschrijving

Eenheid VH VH

Aantal

Eenheidsprijs EUR EUR - Totaal 21 % BTW Totaal (incl. BTW)

Totaal EUR EUR EUR EUR

67


12.3

Offerteformulier

PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “LEVEREN EN PLAATSEN VAN MEUBILAIR VOOR DE GEMEENTERAADZAAL EN HET BUREAU VAN DE BURGEMEESTER EN DE SCHEPENEN” Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Belangrijk: voor het basisvoorstel en voor elke variante (maximum 2) dient telkens een afzonderlijk offerteformulier ingevuld te worden met duidelijke vermelding basisvoorstel, variante 1 en variante 2 Ondergetekende(n): Naam firma: Adres firma: BTW-nummer: RSZ-nummer: Telefoon: Fax: E-mail:

…………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………….

VERBINDT OF VERBINDEN ZICH OP ZIJN OF OP HUN ONROERENDE GOEDEREN TOT UITVOERING VAN BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK: tegen de som van: (in cijfers, inclusief btw) ................................................................................................................................... (in letters, inclusief btw) ................................................................................................................................... volgens onderstaande inventaris: Omschrijving Meubilair gemeenteraadzaal Vergadertafel (s) met schaamschot (volledig meubel) Stoelen

Eenheidsprij Aantal s

Totaalprijs

1 22

Meubilair bureau burgemeester en schepenen Vergadertafel Stoelen Afsluitbare kastjes (lockers)

1 10-12 6

Meubilair inkomhal gemeentehuis Zetels (eenzit)

2

Stoelen publiek Stoelen zonder armsteunen

20

Totaal exclusief BTW BTW Totaal inclusief BTW

68

Overheidsopdrachten Guido Mortier Betalingen: De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer ............................................................ geopend op naam van ................................. …. Bij de offerte te voegen attesten en documenten: Bij deze offerte voeg ik of voegen wij: - een verklaring op eer van de inschrijver dat hij/zij voldoet aan zijn/haar verplichtingen op het vlak van de sociale zekerheid en de belastingen - een beschrijving van de eigenschappen en de kwaliteit van het voorgestelde meubilair, geïllustreerd met foto’s en documentatie - een plan van de voorgestelde opstelling van het meubilair. Gedaan te .......................................................................................................... op ....................................................................................................................... De inschrijver,

Handtekening en firmastempel: .......................................................................... Naam en voornaam: ............................................................................................ Functie: ...............................................................................................................

69


12.4

Goedkeuren bestek en raming en bepalen gunningwijze Provincie Oost-Vlaanderen – Arrondissement Oudenaarde – Gemeente Zingem

UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD Zitting van 1 juli 2013

Aanwezig:

6.

Kathleen HUTSEBAUT,

Burgemeester-Voorzitter,

Jurgen HAUSTRAETE, Gerrit DEPAEPE, Patrick VERMEULEN, Kathelijne VAN BETSBRUGGE, Carine SEYNAEVE,

Schepenen, OCMW-voorzitter-Schepen,

André DE WULF, Nadine POLFLIET, Dirk OTTE, Felix VERMEIREN, Rita DE VUYST, Henri VERSCHUEREN, Rik VANDENHOVE, Etienne POELMAN, Mieke VER CRUYSSE, Marc DE KIMPE, Geoffrey VERLEYEN, Piet DHONT, Nancy VAN DYCKE,

Raadsleden,

Guido MORTIER,

Gemeentesecretaris.

ONDERWIJS – GOEDKEUREN BESTEK EN RAMING EN BEPALEN VAN DE WIJZE VAN GUNNEN – AANKOOP VAN SCHOOLMATERIALEN TEN BEHOEVE VAN DE SCHOLEN VAN DE SCHOLENGEMEENSCHAP VAN HET GEMEENTELIJKE BASISONDERWIJS SCHELDE-LEIE VOOR HET SCHOOLJAAR 2013-2014

DE GEMEENTERAAD, Vergaderd in openbare zitting, met het vereiste quorum; Gelet op de artikelen 41 en 162 van de grondwet; Gelet op de artikelen 42, 43 en 2005;

248 tot en met 261 van het gemeentedecreet van 15 juli

Gelet op de artikelen 1, 2 en 3 van de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, inzonderheid de artikelen 26 §1, 1° a) en 38; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Overwegende dat de gemeentelijke basisschool “De Bosrank” deel uitmaakt van de scholengemeenschap van het gemeentelijk basisonderwijs Schelde-Leie ingevolge een

70

Overheidsopdrachten Guido Mortier intergemeentelijke samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeenten Kluisbergen, Kruishoutem, Maarkedal, Nazareth, Wortegem-Petegem, Zingem en Zulte onder de vorm van een interlokale vereniging met betrekking tot de vorming van een scholengemeenschap van het gemeentelijk basisonderwijs Schelde-Leie voor de schooljaren tijdens de periode 20052011, goedgekeurd bij beslissing van de gemeenteraad van 26 mei 2005; Overwegende dat bij beslissing van de gemeenteraad van 26 mei 2011 de scholengemeenschap van het gemeentelijk basisonderwijs Schelde-Leie verlengd voor de periode 2011-2014; Overwegende dat de gemeentelijke basisschool “De Bosrank” instaat voor het secretariaat van de scholengemeenschap van het gemeentelijke basisonderwijs Schelde-Leie; Overwegende dat op verzoek van het beheerscomité van de scholengemeenschap van het gemeentelijk basisonderwijs Schelde-Leie dient overgegaan te worden tot de gezamenlijke aankoop van schoolmaterialen ten behoeve van de scholen die deel uitmaken van de scholengemeenschap, om gunstigere prijzen te bekomen; Overwegende dat de gemeente Zingem, overeenkomstig artikel 19 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten, optreedt als opdrachtgevend bestuur; Gelet op het voorliggend bestek en de indicatieve raming t.b.v. 45.900,00 EUR (BTW nietinbegrepen) voor de aankoop van schoolmaterialen ten behoeve van de scholengemeenschap van het gemeentelijk basisonderwijs Schelde-Leie voor het schooljaar 2013-2014; Overwegende dat deze overheidsopdracht kan gegund worden na onderhandelingsprocedure, zonder bekendmaking en met mededinging; Overwegende dat de taak van de gemeente Zingem zich beperkt tot het voeren van de procedure inzake overheidsopdrachten, meer bepaald het vaststellen van het bestek met de lastvoorwaarden, het uitnodigen van de leveranciers, de beoordeling van de offertes en het gunnen van de opdracht; Overwegende dat het sluiten van de opdracht, de bestellingen en de betalingen dienen te gebeuren door de onderscheiden gemeenten die deel uitmaken van de scholengemeenschap van het gemeentelijk basisonderwijs 2013-2014; Gelet op de kredieten voorzien of te voorzien onder artikel 720/133-02, 721/124-02 en 722/124-02 van de gewone uitgaven van het budget van het boekjaar 2013 en 2014; BESLUIT: Art. 1: Het bestek en de indicatieve raming t.b.v. 45.900,00 EUR (BTW niet-inbegrepen) voor de aankoop van schoolmaterialen ten behoeve van de scholengemeenschap van het gemeentelijk basisonderwijs Schelde-Leie voor het schooljaar 2013-2014, wordt goedgekeurd. Art. 2: De betaling van het aandeel van de gemeente Zingem zal aangerekend worden op de kredieten voorzien en te voorzien onder artikel 720/123-02, 721/124-02 en 722/12402 van de gewone uitgaven van het budget van het boekjaar 2013 en 2014. Art. 3: Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de directeur van de gemeentelijke basisschool De Bosrank , de gemeenten Kluisbergen, Kruishoutem, Maarkedal, Nazareth, Wortegem-Petegem en Zulte, de financiële dienst en het secretariaat.

71

Overheidsopdrachten Guido Mortier Art. 4: In toepassing van artikel 252 van het gemeentedecreet deze beslissing ter kennis te brengen van het publiek en een beknopte omschrijving te versturen aan de provinciegouverneur van Oost-Vlaanderen.

Aldus beslist in zitting, de datum als voormeld. Namens de Gemeenteraad, de Gemeentesecretaris de Burgemeester-Voorzitter get. get. Guido MORTIER Kathleen HUTSEBAUT VOOR EENSLUIDEND AFSCHRIFT Te Zingem, 1 juli l 2013 de Gemeentesecretaris de Burgemeester

Guido MORTIER

Kathleen HUTSEBAUT

72

12.5

Brief prijsvraag bij onderhandelingsprocedure Datum

uw bericht van

uw kenmerk

ons kenmerk

bijlagen

contactpersoon Guido Mortier

telefoonnummer 09 389 01 41

faxnummer 09 389 01 49

e-mail [email protected]

Geachte mevrouw, Geachte heer, Betreft : Onderhandelingsprocedure – Prijsvraag voor @@@ Mogen wij u vragen ons uw beste prijsofferte over te maken voor @@@, die beantwoordt aan volgende (technische) specificaties: - @@@ ofwel Mogen wij u vragen ons uw beste prijsofferte over te maken voor @@@, zoals beschreven in het bijgevoegd bijzonder bestek? De offerte dient ten laatste tegen @@@, in een gesloten omslag bij ons bestuur ingediend te zijn, met de volgende vermeldingen:

GEMEENTEBESTUUR ZINGEM Prijsofferte voor @@@

Inschrijvingen per post als gewone of aangetekende brief, worden verstuurd in een tweede gesloten omslag waarop het woord “OFFERTE” wordt vermeld. Met hoogachting, NAMENS HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN De Secretaris,

De Burgemeester,

Guido MORTIER

Kathleen HUTSEBAUT


12.6

P.V. opening inschrijvingen bij onderhandelingsprocedure

PROCES-VERBAAL VAN NAZICHT VAN DE PRIJSOFFERTES VOOR @@@ Ten jare @@@ Wij, Kathleen Hutsebaut, gemeentesecretaris, en @@@;

burgemeester,

bijgestaan

door

Guido

Mortier,

In besloten zitting in het gemeentehuis zetelend, teneinde over te gaan tot het aanvaarden van de inschrijvingen ingediend met het oog op het voeren van een onderhandelingsprocedure, zonder bekendmaking en met mededinging, voor @@@; Vaststellende dat er @@@ inschrijvingen aan ons werden afgegeven; Gelet op het bijzonder bestek goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van @@@; Er wordt overgegaan tot de opening der inschrijvingen en de namen der inschrijvers worden als volgt voorgelezen: 1. 2. 3. 4.

@@@ @@@ @@@ @@@; Er wordt overgegaan tot de voorlezing van het resultaat der aanbiedingen:

Nr. 1. 2. 3. 4.

Naam en adres van de Inschrijver @@@ @@@ @@@ @@@

Bedrag (BTW inbegrepen) @@@ @@@ @@@ @@@

EUR EUR EUR EUR

De originele offertes worden door @@@ gekorttekend en bij dit proces-verbaal gevoegd. Waarvan proces-verbaal. De gemeentesecretaris,

De Burgemeester,

Guido MORTIER

Kathleen HUTSEBAUT

74


12.7

P.V. van opening der inschrijvingen bij open procedure

PROCES-VERBAAL VAN OPENING DER INSCHRIJVINGEN VOOR @@@ Ten jare tweeduizend en @@@, de @@@ om @@@ uur; Wij, Kathleen gemeentesecretaris;

Hutsebaut,

burgemeester,

bijgestaan

door

Guido

Mortier,

In openbare zitting in het gemeentehuis zetelend, teneinde over te gaan tot het aanvaarden en openen van de inschrijvingen ingediend met het oog op het voeren van een open aanbesteding / open offerteaanvraag, voor bovenvermelde opdracht waarvan het voorwerp, de bepalingen en de voorwaarden omschreven zijn in het bijzonder bestek, goedgekeurd door de gemeenteraad van Zingem, in zitting van @@@; Vaststellende dat: -

…

aanbieding(en) per post werd (en) ingezonden

… aanbieding(en) vóór de opening op het gestelde uur ter zitting werd(en) afgegeven; Volgende opmerkingen worden gemaakt: Nihil ofwel @@@ Daar de omslagen en hun opschriften aan de vereisten voldeden en geen aanleiding gaven tot enig bezwaar of aanmerkingen, wordt overgegaan tot de opening der inschrijvingen, luidop voorlezing van de namen der inschrijvers en het resultaat der inschrijvingen, zoals vastgesteld in onderstaande tabel:

75


NR.

NAAM EN ADRES VAN DE INSCHRIJVER

BEDRAG (*)

OPMERKINGEN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. (*) Prijzen worden enkel afgelezen bij open aanbesteding Er worden geen / wel prijzen medegedeeld. De originele offertes worden door Kathleen Hutsebaut, burgemeester, en door Guido Mortier, gemeentesecretaris, gekorttekend en bij dit proces-verbaal gevoegd. Waarvan proces-verbaal.

De bijzitters,

@@@

De Burgemeester-voorzitter,

@@@

Kathleen HUTSEBAUT

76


12.8

Gunningsverslag

Provincie Oost-Vlaanderen – Arrondissement Oudenaarde postcode 9750 / N.I.S. 45057

Gemeentebestuur Zingem A. Amelotstraat 53 – 9750 Zingem – NIS 45057 tel. 09 389 01 00 – fax. 09 389 01 49 [email protected] – www.zingem.be

GUNNINGSVERSLAG I.

ANTECEDENTEN

Beslissing:

Gemeenteraad dd. 4 november 2010

Gunningwijze:

Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en met mededinging

Opdracht:

Leveren en plaatsen van meubilair voor de gemeenteraadzaal, de inkomhal van het gemeentehuis en voor het bureau van de burgemeester en de schepenen

Raming:

30.000,00 EUR (BTW inbegrepen)

Aangeschreven leveranciers: 1. 2. 3. 4. 5.

5

BVBA Top Buro, Brusselsepoortstraat 90 te 9000 Gent ([email protected]) NV Mewaf, Baliestraat 3 te 8510 Kortrijk (Marke) ([email protected]) NV De Moor, Souverainestraat 44-46 te 9800 Deinze ([email protected]) NV Eurochair, Beverensestraat 33 te 8850 Ardooie ([email protected]) BVBA Rotanmeubelen Windels, Peperstraat 1-3 te 9750 Zingem ([email protected])

PV opening Inschrijvingen:

15 december 2010

Aantal inschrijvingen:

3

inschrijver basisvoorstel

bedragen incl. BTW variante 1

1. BVBA Top Buro € 28.577,22 2. NV De Moor € 31.583,91 (*) 3. BVBA Rotanmeubelen Windels € 22.656,04

Variante 2

34.265,58 (*) -

-

(*) Inclusief 3% korting op het bedrag van de prijsofferte exclusief BTW

77

Overheidsopdrachten Guido Mortier II.

KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA

Geen van de inschrijvers bevinden zich in een geval op grond waarvan hij/zij van deze opdracht dient uitgesloten te worden. III.

BESPREKING VAN DE OFFERTES

Vooraleer de offertes aan de in de opdracht voorziene gunningcriteria te toetsen dient onderzocht te worden of alle inschrijvingen conform zijn met de in de opdracht opgenomen technische specificaties. Meubilair gemeenteraadzaal Het betreft de inrichting van de gemeenteraadzaal in het oud gedeelte van het gemeentehuis, Alfred Amelotstraat 53 te 9750 Zingem die gebruikt wordt voor de vergaderingen van de gemeenteraad en voor ceremoniële ontvangsten (huwelijken, jubilea, …). Een plan van de gemeenteraadzaal wordt als bijlage B bij dit bestek gevoegd. Het betreft het grootste gedeelte van de plattegrond (het kleiner gedeelte is bestemd voor het publiek). Indien gewenst kunnen de kandidaat-inschrijvers een plaatsbezoek brengen na telefonische afspraak met de gemeentesecretaris (0474/99.61.85). De opstelling van de tafels moet in een U-vorm gebeuren, de opening in de richting van het publiek. Er moet plaats voorzien worden voor: - de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de gemeentesecretaris en 5 schepenen aan het uiteinde van de U-vorm met het aangezicht naar het publiek - 14 gemeenteraadsleden aan de zijkanten (aan elk kant 7 gemeenteraadsleden). Vermits de gemeenteraadzaal een statige ruimte is, die trouwens ook gebruikt wordt voor plechtigheden, moet het meubilair en de bijhorende stoelen enige uitstraling hebben. Er wordt geopteerd voor een vaste opstelling. De tafels moeten vervaardigd zijn uit eik of beuk of gelijkwaardig, aan de voorzijde voorzien van een schaamschot en moeten in hun opstelling samen één geheel uitmaken. Van de voorgestelde U-vorm mag enigszins worden afgeweken,maar het concept moet hetzelfde zijn. Het hoofd van de tafel is steeds voorbehouden aan 8 personen die in U-vorm zitten (voorzitter gemeenteraad, burgemeester, gemeentesecretaris en 5 schepenen). De zijtafels voor in totaal 14 personen staan links en rechts van het hoofd van de tafel. De tafel(s) van de voorzitter, de burgemeester, de gemeentesecretaris en de schepenen moet(en) voorzien zijn van minstens 4 ingewerkte werkpostaansluitingen met kabeldoorvoer (stroom en data) via het schaamschot. De tafels van de raadsleden dienen aan elke zijde (links en rechts van de tafel van het schepencollege) voorzien te zijn van minstens 3 ingewerkte werkpostaansluitingen met kabeldoorvoer (stroom en data) via het schaamschot aan beide zijden. De 22 stoelen aan de gemeenteraadstafel zijn allemaal gelijk en dienen passend te zijn bij het meubilair. De inschrijver dient een plan van de voorgestelde opstelling te voegen bij zijn offerte, alsmede foto’s en documentatie van het voorgestelde meubilair en stoelen. Meubilair bureau van de burgemeester en de schepenen Het betreft de inrichting van het bureau van de burgemeester en de schepenen in het oud gedeelte van het gemeentehuis, Alfred Amelotstraat 53 te 9750 Zingem, bestemd voor het ontvangen van bezoekers, dat tevens zal dienst doen als schepenzaal voor de wekelijkse vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen.

78

Overheidsopdrachten Guido Mortier Een plan van het bureau van de burgemeester en de schepenen wordt als bijlage B bij dit bestek gevoegd. Het betreft de vierkante ruimte van de plattegrond. Indien gewenst kunnen de kandidaat-inschrijvers een plaatsbezoek brengen na telefonische afspraak met de gemeentesecretaris (0474/99.61.85). Er moet een vergadertafel in eik of beuk of gelijkwaardig voorzien worden voor 10-12 personen. De stoelen zijn passend bij het meubilair. In deze ruimte dienen tevens 6 afsluitbare kastjes (lockers) voorzien te worden voor het opbergen van documenten en klein materiaal (laptop, …). Deze kastjes dienen passend te zijn bij de rest van het meubilair. De inschrijver dient een plan van de voorgestelde opstelling te voegen bij zijn offerte, alsmede foto’s en documentatie van het voorgestelde meubilair en stoelen. Meubilair inkomhal gemeentehuis Het betreft de inkomhal van het oud gedeelte van het gemeentehuis, Alfred Amelotstraat 53 te 9750 Zingem dat gebruikt worden voor ceremoniële ontvangsten (huwelijken, jubilea, …). Er worden 2 zetels voorzien (2 eenzits) om bij te zetten in de gemeenteraadzaal die tevens dienst doet als trouwzaal voor huwelijken of jubilea en voor het nemen van ceremoniële foto’s. Deze zetels moeten passen bij het overige meubilair van de gemeenteraadzaal. Stoelen publiek gemeenteraadzaal Het betreft 20 publiekstoelen voor het oud gedeelte van het gemeentehuis, Alfred Amelotstraat 53 te 9750 Zingem die gebruikt worden voor het bijwonen van de vergaderingen van de gemeenteraad en voor het publiek bij ceremoniële ontvangsten (huwelijken, jubilea, …). Een plan van de gemeenteraadzaal wordt als bijlage B bij dit bestek gevoegd. Het betreft de ruimte die aansluit op de gemeenteraadzaal. Indien gewenst kunnen de kandidaat-inschrijvers een plaatsbezoek brengen na telefonische afspraak met de gemeentesecretaris (0474/99.61.85). De publiekstoelen zijn stoelen, zonder armleuning, met een hoge slijtvastheid, passend bij het meubilair en de stoelen van de gemeenteraadzaal. De inschrijver dient een plan van de voorgestelde opstelling te voegen bij zijn offerte, alsmede foto’s en documentatie van de voorgestelde stoelen. Beoordeling Alle ingediende offerten beantwoorden aan de technische kenmerken. IV.

GUNNINGCRITERIA

De opdracht zal gegund worden aan de voordeligste regelmatige offerte, rekening houdende met volgende gunningcriteria: 1. 2. 3. 4.

prijs (40 punten) kwaliteit (20 punten) functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid (20 punten) design en uitstraling (20 punten)

79

Overheidsopdrachten Guido Mortier De puntentoekenning op basis van het gunningcriterium prijs (maximum 40 punten) gebeurt volgens formule: 40 x

prijs laagste inschrijver prijs beoordeelde inschrijver

De puntentoekenning op basis van de overige gunningcriteria (samen maximum 60 punten) gebeurt volgens een quotering van 0 tot 20 punten volgens de rangschikking van de inschrijvers op hiernavolgende scorelijst, met een vork van 1 of 2 punten in meer voor tussenscores (vb. 15 of 16 punten tussen goed en zeer goed, 11 of 12 punten tussen voldoende en goed, …): 0 8 10 14 20

Zeer slecht Slecht Voldoende Goed Zeer goed

Rekening houdende met de gunningcriteria kunnen volgende punten worden toegekend aan de inschrijvers: 1) Prijs (40 punten) BVBA Top Buro:

NV De Moor

40 punten x 22.656,04 EUR = 28.577,22 EUR

33,71 punten

- basisvoorstel:

40 punten x 22.656,04 EUR = 31.583,91 EUR

28,69 punten

- variante 1:

40 punten x 22.656,04 EUR = 34.265,58 EUR

26,45 punten

40 punten x 22.656,04 EUR = 22.656,04 EUR

40,00 punten

BVBA Rotanmeubelen Windels:

2) Kwaliteit (20 punten) De verschillende offertes werden met elkaar vergeleken op het vlak van het gebruikte materiaal (hout, metaal, kunststof, leder) waaruit het meubilair vervaardigd is: Volgende punten worden toegekend voor het gunningcriterium kwaliteit: BVBA Top Buro:

- vergadertafels in fineer - stoelen raadsleden sledemodel met lederen zit en rug - 3 houten lockers voorzien van elk 2 vakken - 2 zetels in zwart leder met metalen poten - publiekstoelen zit en rug gestoffeerd

goed-zeer goed

16 punten

80

Overheidsopdrachten Guido Mortier NV De Moor:

- vergadertafels in eik fineer - stoelen raadsleden sledemodel met gestoffeerde zit en rug - houten opbergkastje voorzien van 6 opbergvakken - 2 zetels voorzien van een stoffen bekleding (projectstof) - publiekstoelen in slagvaste kunststof

BVBA Rotanmeubelen Windels: - vergadertafels in massief eik - stoelen raadsleden in Lloyd Loom weefsel (kraftpapier) - opbergkast in massief eik met 6 opbergvakken - 2 armzetels in massief eik met bruin linnen zit en rug - publiekstoelen in Hularo vezel (kunstvezel)

goed-zeer goed

goed-zeer goed

15 punten

16 punten

3) Functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid (20 punten) De verschillende offertes worden met elkaar vergeleken op het vlak van duurzaamheid en polyvalent gebruik (gemeenteraadzaal, trouwzaal, …) van het meubilair. De door de BVBA Rotanmeubelen Windels aangeboden massief eiken tafels zijn zeer duurzaam en passen beter bij de ceremoniële functie van het gevraagde meubilair. Volgende punten worden toegekend voor het gunningcriterium functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid: BVBA Top Buro:

goed

14 punten

NV De Moor:

goed

14 punten

BVBA Rotanmeubelen Windels:

goed-zeer goed

15 punten

4) Design en uitstraling (20 punten) Op het vak van design en uitstraling scoren het door de BVBA Top Buro en de NV De Moor aangeboden meubilair beter dan het eerder traditionele meubilair aangeboden door de BVBA Rotanmeubelen Windels. Volgende punten worden toegekend voor het gunningcriterium design en uitstraling: BVBA Top Buro: NV De Moor: BVBA Rotanmeubelen Windels:

goed-zeer goed goed-zeer goed goed

16 punten 16 punten 14 punten

81


Samenvatting Inschrijver BVBA Top Buro NV De Moor (basisvoorstel) NV De Moor (variante 1) BVBA Rotanmeubelen Windels

V.

Prijs (40) 33,71 28,69 26,45 40

Kwaliteit (20) 16 15 15 16

Functionaliteit (20) 14 14 14 15

Design (20) 16 16 16 14

GUNNINGVOORSTEL

Gelet op de gunningcriteria worden de inschrijvers in functie van de meest voordelige regelmatige offerte gerangschikt als volgt: 1. 2. 3. 4.

BVBA Rotanmeubelen Windels BVBA Topburo NV De Moor (basisvoorstel) NV De Moor (variante 1)

85,00% 79,71% 73,69% 71,45%

De weerhouden inschrijving van de BVBA Rotanmeubelen Windels blijft 32,4% onder de raming. Deze prijzen kunnen beschouwd worden als normale marktprijzen. VI.

BESLUIT

Voorgesteld wordt om de opdracht voor het leveren en plaatsen van meubilair voor de gemeenteraadzaal, de inkomhal van het gemeentehuis en voor het bureau van de burgemeester en de schepenen in het administratief centrum te Zingem, Alfred Amelotstraat 53 te gunnen aan de BVBA Rotanmeubelen Windels, Peperstraat 1-3 te 9750 Zingem tegen de prijs van 22.656,04 EUR (BTW inbegrepen), volgens haar offerte dd. 14 december 2010. Opgemaakt te Zingem, op 21 december 2010

Guido Mortier Gemeentesecretaris

82

Totaal (100) 79,71 73,69 71,45 85


12.9

Prijsvergelijking offertes

PRIJSVERGELIJKING VOOR HET AANKOPEN VAN EEN BRANDKLUIS INSCHRIJVERS 1. BVBA Beco Brusselsesteenweg 117 9050 Gent 2. BVBA Office Partners Doornikstraat 8 9700 Oudenaarde 3. Safe2Lock De Kaar 23 NL-6595 CD Ottersum 4. BVBA All-Key Security Einde Ware 84-86 9000 Gent

S1F-I-14/S 1905 x 1288 x 717 952 l 850 kg 6.435,00 EUR DK 4068 1884 x 1128 x 696 999 l 851 kg 5.420,00 EUR (*) S1F-I-14 1884 x 1282 x 696 1158 l 951 kg 4.313,40 EUR ES 700 1710 x 1206 x 654 798 l 650 kg 1.728,00 EUR (*)

S1F-I-14 1884 x 1292 x 696 1158 l 950 kg 4.999,00 EUR DKS 2006 1507 x 704 x 471 291 l 340 kg 1.795,00 EUR (*) S1F-I-13 1884 x 1282 x 559 864 l 886 kg 4.074,30 EUR NS I/9 1950 x 1200 x 510 982 l 275 kg 1.995,00 EUR (*)

S1F-B-14 1884 x 1292 x 696 1158 l 860 kg 3.999,00 EUR

S1F-I-12 1884 x 1282 x 459 650 l 839 kg 3.845,50 EUR BERLIN 6 1800 x 1350 x 560 602 l 1025 kg 3.200,00 EUR (*)

Prijzen exclusief BTW (*) zonder elektronisch slot Voorstel: Aankopen van een brandkluis S1F-I-14 (1158 l, 951 kg, met elektronisch slot) bij Safe2Lock, De Kaar 23 te 6595 CD Ottersum (Nederland) tegen de prijs van 4.313,40 EUR (BTW exclusief) Datum: 12 augustus 2009

Guido Mortier Gemeentesecretaris

83


12.10

Besluit schepencollege gunnen van de opdracht

Provincie Oost-Vlaanderen – Arrondissement Oudenaarde – Gemeente Zingem

UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN Zitting van 1 juli 2013 Aanwezig: Kathleen HUTSEBAUT,

5.

Burgemeester-Voorzitter,

Jurgen HAUSTRAETE, Gerrit DEPAEPE, Patrick VERMEULEN, Kathelijne VAN BETSBRUGGE

Schepenen,

Carine SEYNAEVE,

OCMW-voorzitter-Schepen,

Guido MORTIER,

Gemeentesecretaris.

INTERNE ZAKEN – GOEDKEUREN GUNNING – LEVEREN EN PLAATSEN VAN MEUBILAIR IN DE GEMEENTERAADZAAL, DE INKOMHAL VAN HET GEMEENTEHUIS EN HET BUREAU VAN DE BURGEMEESTER EN SCHEPENEN – BVBA ROTANMEUBELEN WINDELS

HET COLLEGE, Vergaderd in besloten zitting, met het vereiste quorum; Gelet op de artikelen 41 en 162 van de grondwet; Gelet op de artikelen 57 en 248 tot en met 261 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005; Gelet op de artikelen 1, 2 en 3 van de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, inzonderheid de artikelen 26 §1, 1° a) en 38; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 4 november 2010 houdende goedkeuren van het bestek en de raming en bepalen van de wijze van gunnen voor het leveren en plaatsen van meubilair voor de gemeenteraadzaal, de inkomhal van het gemeentehuis en het bureau van de burgemeester en de schepenen;

84


Overwegende dat voormelde opdracht geraamd werd op een bedrag van 30.000,00 EUR (BTW inbegrepen) en dient gegund te worden na onderhandelingsprocedure, zonder bekendmaking en met mededinging; Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 10 november 2010 houdende vaststellen van de lijst van de aan te schrijven leveranciers voor het leveren en plaatsen van meubilair voor de gemeenteraadzaal, de inkomhal van het gemeentehuis en het bureau van de burgemeester en de schepenen; Overwegende dat een prijsvraag werd gericht aan: 5. 6. 7. 8. 9.

BVBA Top Buro, Brusselsepoortstraat 90 te 9000 Gent ([email protected]) NV Mewaf, Baliestraat 3 te 8510 Kortrijk (Marke) ([email protected]) NV De Moor, Souverainestraat 44-46 te 9800 Deinze ([email protected]) NV Eurochair, Beverensestraat 33 te 8850 Ardooie ([email protected]) BVBA Rotanmeubelen Windels, Peperstraat 1-3 te 9750 Zingem ([email protected]);

Overwegende dat volgende offertes werden ingediend (BTW inbegrepen): inschrijver basisvoorstel

bedragen incl. BTW variante 1

4. BVBA Top Buro € 28.577,22 5. NV De Moor € 31.583,91 (*) 6. BVBA Rotanmeubelen Windels € 22.656,04

Variante 2______

€ 34.265,58 (*) -

-

(*) Inclusief 3% korting op het bedrag van de prijsofferte exclusief BTW Gelet op het aanbestedingsverslag dd. 21 december 2010 opgemaakt door de gemeentesecretaris; Overwegende dat, in acht genomen de gunningcriteria, volgende punten werden toegekend: Inschrijver

Prijs (40)

BVBA Top Buro NV De Moor (basisvoorstel) NV De Moor (variante 1) BVBA Rotanmeubelen Windels

33,71 28,69 26,45 40

Kwalitei t (20) 16 15 15 16

Functionaliteit (20)

Design (20)

Totaal (100)

14 14 14 15

16 16 16 14

79,71 73,69 71,45 85

Overwegende dat, in functie van de meest voordelige regelmatige offerte, de inschrijvers als volgt dienen gerangschikt te worden: 5. 6. 7. 8.

BVBA Rotanmeubelen Windels BVBA Topburo NV De Moor (basisvoorstel) NV De Moor (variante 1)

85,00% 79,71% 73,69% 71,45%;

Overwegende dat de BVBA Rotanmeubelen Windels de meest voordelige regelmatige prijsofferte heeft ingediend; Overwegende dat de opdracht voor het leveren en plaatsen van meubilair voor de gemeenteraadzaal, de inkomhal van het gemeentehuis en het bureau van de burgemeester en de schepenen kan gegund worden aan de BVBA Rotanmeubelen Windels, Peperstraat 1-

85

Overheidsopdrachten Guido Mortier 3 te 9750 Zingem, tegen de prijs van 22.656,04 (BTW inbegrepen), overeenkomstig haar prijsofferte dd. 14 december 2010; Gelet op de kredieten voorzien onder artikel 104/741-51 van de buitengewone uitgaven van het budget van het boekjaar 2013; Overwegende dat deze beslissing onderworpen is aan het voorafgaand visum van de financieel beheerder; Na beraadslaging. BESLUIT: Art. 1:

De opdracht voor het leveren en plaatsen van meubilair voor de gemeenteraadzaal, de inkomhal van het gemeentehuis en het bureau van de burgemeester en de schepenen in het administratief centrum te Zingem wordt gegund aan de BVBA Rotanmeubelen Windels, Peperstraat 1-3 te 9750 Zingem, tegen de prijs van 22.656,04 (BTW inbegrepen), overeenkomstig haar prijsofferte dd. 14 december 2010.

Art. 2:

De betaling zal aangerekend worden op de kredieten voorzien onder artikel 104/741-51 van de buitengewone uitgaven van het budget van het boekjaar 2010.

Art. 3:

Deze beslissing mag slechts betekend worden aan de leverancier na het verlenen van het visum door de financieel beheerder.

Art. 4:

Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de BVBA Rotanmeubelen Windels, de financiële dienst, de technische dienst en het secretariaat. Aldus beslist in zitting, de datum als voormeld. Namens het College van Burgemeester en Schepenen, de Gemeentesecretaris de Burgemeester-Voorzitter get. get. Guido MORTIER Kathleen HUTSEBAUT VOOR EENSLUIDEND AFSCHRIFT Te Zingem, 1 juli 2013 de Gemeentesecretaris de Burgemeester

Guido MORTIER

Kathleen HUTSEBAUT

86


12.11

Overeenkomst na onderhandelingsprocedure

OVERHEIDSOPDRACHT

ONDERHANDELINGSPROCEDURE

OVEREENKOMST VOOR @@@ Gezien en goedgekeurd door zitting van @@@.

het College van Burgemeester en Schepenen van Zingem in

In opdracht De Secretaris,

De Burgemeester,

G. MORTIER

K. HUTSEBAUT

87


DEEL I - ALGEMENE BEPALINGEN De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en de uitvoeringsbesluiten, de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en alle wijzigingen van voormelde wetgeving van toepassing op heden, zijn op deze opdracht van toepassing. Ingeval van de toekenning van een restauratiepremie Het Besluit van de Vlaamse regering van 14 december 2001 houdende vaststelling van het premiestelsel voor restauratiewerkzaamheden aan beschermde monumenten en latere wijzigingen van toepassing op heden, is van toepassing op deze overeenkomst. In alle gevallen Voor de administratieve bepalingen, welke hierna kortheidshalve worden weergegeven, wordt verwezen naar het bestek opgemaakt door de afdeling gemeentewerken van het gemeentebestuur Zingem / de ontwerper @@@ en goedgekeurd bij beslissing van de gemeenteraad / het college van burgemeester en schepenen (dagelijks bestuur) van @@@. Artikel 1: VOORWERP VAN DE OPDRACHT De uit te voeren opdracht omvat het @@@ welke voldoet aan de technische bepalingen onder deel II. Artikel 2: OPDRACHTGEVEND BESTUUR Het opdrachtgevend bestuur is: GEMEENTEBESTUUR ZINGEM Alfred Amelotstraat 53 9750 ZINGEM Artikel 3: AANNEMER / LEVERANCIER / DIENSTVERLENER De opdracht wordt gegund aan: @@@ Artikel 4: WIJZE VAN GUNNING VAN DE OPDRACHT (art. 16 – W. 15.6.2006) De opdracht wordt gegund bij overeenkomst na onderhandelingsprocedure, zonder bekendmaking en met / zonder mededinging. Artikel 5: WIJZE VAN PRIJSBEPALING (art. 2, 4° - 7° – K.B.15.7.2011) De opdracht wordt uitgevoerd voor een globale prijs van @@@ EUR (BTW inbegrepen) / volgens prijslijst / op grond van werkelijke uitgaven / op grond van een gemengde opdracht.

88


Artikel 6: UITVOERINGSTERMIJN (art. 76 (W)/ 116 (L)/ 147 (D) – K.B. 14.1.2013) De opdracht moet uitgevoerd zijn binnen een termijn van @@ werkdagen / kalenderdagen na ontvangst van de gunning en een bestelbon. Artikel 7: BETALINGEN (art. 66 en 95 (W)/ 127 (L)/ 160 (D) – K.B. 14.1.2013) Het bestuur dat voor de betaling instaat is het gemeentebestuur van Zingem. De betaling gebeurt alleen na volledige uitvoering van de opdracht en binnen de dertig kalenderdagen, te rekenen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn en voor zover het opdrachtgevend bestuur in het bezit is van een regelmatige schuldvordering of factuur, alsmede van de andere eventueel vereiste bescheiden. ofwel De prijs van de opdracht wordt betaald met betalingen in mindering naargelang de uitvoering vordert. De aannemer is verplicht een gedagtekende en ondertekende schuldvordering in 3 exemplaren voor te leggen die steunt op een gedetailleerde staat van de werken op de laatste kalenderdag van iedere maand. Valt de aanvangsdatum na de 15e dag van de maand, dan wordt de eerste schuldvordering opgemaakt op het einde van de volgende maand. Artikel 8: PRIJSHERZIENING (art. 6 – W. 15.6.2006) Er zijn geen prijsherzieningen van toepassing. ofwel Er zijn prijsherzieningen van toepassing, zoals voorzien in het bijzonder bestek. Artikel 9: BORGTOCHT (art. 25 – K.B. 14.1.2013) Er is geen borgtocht vereist. (enkel mogelijk voor opdrachten lager dan 50.000,00 EUR exclusief BTW en leveringen en diensten met een uitvoeringstermijn van maximum 45 kalenderdagen) ofwel Er is geen borgtocht vereist voor zover de opdracht het bedrag van 50.0000,00 EUR (BTW nietinbegrepen) niet over stijgt. In geval de opdracht hoger is dan 50.000,00 EUR (BTW nietinbegrepen) wordt de borgtocht bepaald op 5 % van de oorspronkelijke som van de opdracht, afgerond naar het hoger tiental. De borgtocht kan, hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgstelling of een algemene borgstelling worden gesteld. ofwel De borgtocht wordt bepaald op 5 % van de oorspronkelijke som van de opdracht, afgerond naar het hoger tiental, hetzij een bedrag van @@@ EUR. De borgtocht kan, hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgstelling of een algemene borgstelling worden gesteld. Artikel 10: VERZEKERING

89

Overheidsopdrachten Guido Mortier De inschrijver is verplicht, vooraleer de opdracht uit te voeren, het bewijs van de verzekeringspolissen burgerlijke aansprakelijkheid en objectieve aansprakelijkheid voor te leggen (enkel bij werken). Artikel 11: OPLEVERING De waarborgtermijn tussen de voorlopige en definitieve oplevering bedraagt @@ maanden. Artikel 12: REGISTRATIE EN ERKENNING Er is geen erkenning vereist. ofwel Erkenning: @@

Categorie: @@

Klasse: @@

Registratie:@@

90


DEEL II - TECHNISCHE BEPALINGEN 1. TECHNISCHE BESCHRIJVING De opdracht omvat @@@. De werken worden uitgevoerd volgens de regels der kunst en beantwoorden aan volgende technische bepalingen. Voor de technische bepalingen, welke hierna kortheidshalve worden weergegeven, wordt verwezen naar het ontwerp (plannen en bestek) opgemaakt door de afdeling gemeentewerken van het gemeentebestuur Buggenhout / de ontwerper @@@ en goedgekeurd bij beslissing van de Gemeenteraad / het College van Burgemeester en Schepenen van @@@ en naar de inschrijving dd. @@@ van de inschrijver @@@, in bijlage aan deze overeenkomst gehecht, die integraal deel uitmaakt van deze overeenkomst. en/of @@@. 2. MEETSTAAT

Art. 1.

Omschrijving

Aanbestedingsprijs

@@@

@@@

Ofwel

Art.

Omschrijving

Eenheid

Aantal

Aanbestedingsprijs

1.

@@@

VH

@@@

2.

@@@

VH

@@@

3.

@@@

VH

@@@

4.

@@@

VH

@@@

Opgemaakt in drie originelen, waarvan elke partij erkent een exemplaar ontvangen te hebben, te Zingem op @@@. Namens het College, De Secretaris,

De Burgemeester,

G. MORTIER

K. HUTSEBAUT

91


Voor akkoord, De aannemer/leverancier/dienstverlener,

@@@

92


12.12 Proces-verbaal van (voorlopige) oplevering

PROCES-VERBAAL VAN (VOORLOPIGE) OPLEVERING Opdrachtgever:

GEMEENTEBESTUUR ZINGEM Alfred Amelotstraat 53 9750 ZINGEM

Opdracht:

@@@

Aannemer / Leverancier / Dienstverlener:

@@@

Inschrijvingsbedrag:

@@@

Beslissing Gemeenteraad dd. @@@ inhoudende @@@ Beslissing Schepencollege dd. @@@ inhoudende gunnen van @@@ *

*

*

Ondergetekenden @@@ verklaren op datum van @@@ om @@@, in aanwezigheid van @@@, vertegenwoordiger van @@@, aannemer / leverancier / dienstverlener, te zijn overgegaan tot het nazicht van @@@ dat het voorwerp uitmaakt van bovenvermelde opdracht. Er wordt vastgesteld dat de opdracht uitgevoerd is overeenkomstig de beschrijving der werken, de samenvattende meetstaat en de prijsofferte dd. @@@. De opdracht geeft evenwel aanleiding tot hiernavermelde opmerkingen, waaraan door de aannemer / leverancier / dienstverlener gevolg moet gegeven worden binnen een termijn van 12 maanden: Opmerkingen: @@@

93

Overheidsopdrachten Guido Mortier Dienvolgens zijn ondergetekenden tot de voorlopige oplevering (*) van de opdracht overgegaan. De borgsom (**) wordt gedeeltelijk / volledig vrijgegeven / wordt vrijgegeven op uitzondering van een bedrag van @@@. Waarvan proces-verbaal, opgemaakt in viervoud, om te gelden waar het behoort. Opgemaakt te Buggenhout op @@@ Het gemeentebestuur,

(*) (**)

De aannemer / leverancier / dienstverlener,

De definitieve oplevering vindt plaats ten vroegste 12 maanden na de voorlopige oplevering Enkel indien een borgsom werd voorzien.

94


12.13 Proces-verbaal van weigering van oplevering

PROCES-VERBAAL VAN WEIGERING VAN OPLEVERING

Opdrachtgever:


Opdracht:

@@@


@@@


@@@

Beslissing Gemeenteraad dd. @@@ inhoudende @@@ Beslissing Schepencollege dd. @@@ inhoudende gunnen van @@@ *

*

*

Ondergetekenden @@@ verklaren op datum van @@@ om @@@, in aanwezigheid van @@@, vertegenwoordiger van @@@, aannemer / leverancier, te zijn overgegaan tot het nazicht van de werken / de levering / de dienstverlening @@@ dat het voorwerp uitmaakt van bovenvermelde opdracht. Er wordt vastgesteld dat de opdracht niet beantwoordt / niet uitgevoerd is overeenkomstig de beschrijving van de opdracht, de samenvattende meetstaat en de prijsofferte dd. @@@. De opdracht geeft aanleiding tot volgende opmerkingen:

95

Overheidsopdrachten Guido Mortier Opmerkingen: @@@ Dienvolgens wordt de oplevering van de opdracht geweigerd. Het saldo van de borgsom (*) wordt niet vrijgegeven. Waarvan proces-verbaal, opgemaakt in viervoud, om te gelden waar het behoort. Opgemaakt te Buggenhout op @@@ Het gemeentebestuur,

(*)


Enkel indien een borgsom werd voorzien.

96


12.14 Proces-verbaal van definitieve oplevering

PROCES-VERBAAL VAN DEFINITIEVE OPLEVERING Opdrachtgever:


Opdracht:

@@@


@@@


@@@

Beslissing Gemeenteraad dd. @@@ inhoudende @@@ Beslissing Schepencollege dd. @@@ inhoudende gunnen van @@@ Voorlopige oplevering:

@@@ *

*

*

Ondergetekenden @@@ verklaren op datum van @@@ om @@@, in aanwezigheid van @@@, vertegenwoordiger van @@@, aannemer / leverancier / dienstverlener, te zijn overgegaan tot het nazicht van @@@ dat het voorwerp uitmaakt van bovenvermelde opdracht waarvan de voorlopige oplevering plaatsvond op @@@. Er wordt vastgesteld dat de opdracht uitgevoerd is overeenkomstig het bestek, de samenvattende meetstaat en de prijsofferte dd. @@@.

97

Overheidsopdrachten Guido Mortier De opdracht geeft geen aanleiding tot opmerkingen. Dienvolgens zijn ondergetekenden tot de definitieve oplevering van de opdracht overgegaan. Het saldo van de borgsom (**) wordt gedeeltelijk / volledig vrijgegeven / wordt vrijgegeven met uitzondering van een bedrag van @@@. Waarvan proces-verbaal, opgemaakt in viervoud, om te gelden waar het behoort. Opgemaakt te Buggenhout op @@@ Het gemeentebestuur,

(*) (**)


De definitieve oplevering vindt plaats ten vroegste 12 maanden na de voorlopige oplevering Enkel indien een borgsom werd voorzien.

98

Overheidsopdrachten. Guido Mortier

Recommend Documents