Organiseer jij een fuif of optreden? Gebruik de FUIFWIJZER. Politiezone Gavers. Tel. (056) DE Fuifwijzer

Organiseer jij een fuif of optreden? Gebruik de

FUIFWIJZER Politiezone Gavers

Tel. (056) 73 35 11

- DE Fuifwijzer - 2008 -

INHOUDSOPGAVE WOORD VOORAF 1. De organisatie - Wat gebeurt vooraf? - Wat doe je tijdens de activiteit? - Wat gebeurt achteraf? 2. Affiches, infoborden en publiciteitswagen - Affiche - Zegeltaks - Plaatsen van infoborden - Publiciteitswagen 3. Algemene veiligheid - Verantwoordelijkheid - Security - Fuifverantwoordelijke - Het Rode Kruis 4. Richtlijnen aangaande nachtlawaai en geluidsnormen - Nachtlawaai - Geluidsnormen 5. Alcohol en drugs - Openbare dronkenschap - Tapvergunning - Vergunning sterke drank - Rookverbod - Drugs 6. Verzekeringen - Brandveiligheid - Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing - Verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid - Contractuele verzekering - Verzekering alle risico’s 7. SABAM en Billijke vergoeding - SABAM - Billijke vergoeding 8. Minderjarigheid 9. Racisme of Xenofobie 10. Checklist 11. Bijlagen


WOORD VOORAF !! Fuiven is een recht!! Het vormt een belangrijk aspect van de leefwereld van jongeren. Verder zorgt het voor een belangrijk deel van de financiering voor onze jeugdwerkinitiatieven. Een fuif of optreden organiseren vandaag is lang niet zo simpel meer. Voor alles dien je je te houden aan regels en wetten! Deze fuifwijzer is bedoeld als informatiebron voor iedereen die van ver of dichtbij bij het fuifbeleid betrokken is. Aan de hand van een aantal vragen, gegroepeerd per thema, wordt het wettelijk kader geschetst, antwoorden gegeven op courante discussiepunten, aanbevelingen gedaan, enz. Deze bundel is wellicht niet perfect en behandelt de problematiek ook niet van naaldje tot draadje. Maar hij heeft wel het groot voordeel dat een aantal regels bijeengebracht worden over de verschillende domeinen heen; dat hieraan een aantal tips gekoppeld worden (zodat het niet bij een droge opsomming blijft) en dat het vertrekt vanuit concrete vragen. Dit document werd gerealiseerd in samenwerking met de lokale politie, de brandweer, het Rode Kruis en de Deerlijkse jeugdraad.

Dit is een werkdocument, USE IT!!!!!!


HOOFDSTUK 1: DE ORGANISATIE 1. WAT GEBEURT VOORAF? o

Zoek een gepaste datum! Ga na of er geen soortgelijke activiteiten op dezelfde dag doorgaan in je gemeente of in de regio. Hou rekening met examenperiodes! Raadpleeg de centrale fuifagenda in de jeugddienst.

o

Vergelijk de huurcontracten van de verschillende zalen grondig. Kijk uit naar eventuele voordelen die sommige zalen bieden (aanwezigheid tapinstallatie, boxen, billijke vergoeding al dan niet inbegrepen in de huurprijs, vrije keuze brouwer,…)

o

Toestemming vragen aan het college van burgemeester en schepenen om een fuif te organiseren alsook geluidsafwijking, aanvragen materiaal, aanvragen geluidswagen, … Dit gebeurt via de sport-, cultuur- of jeugddienst - zie fuifprocedure (bijlage)

o

Indien de zaal technisch elektriciteitsvoorzieningen, ...

o

Zoeken naar gepaste DJ’s, groepen contacteren, afspraken maken (vastleggen in contract)

o

Huren van geluids- en lichtinstallatie, wat zijn de vereisten van de DJ?

o

Sponsoring: tijdig (liefst enkele maanden op voorhand contact opnemen met mogelijke sponsors en je gesprek degelijk voorbereiden). Een dossier kan je hierbij helpen. Zorg ook voor een aanbod voor de sponsor (vrijkaarten, gratis toegang sponsor, naamvermelding op affiche, spandoek in de zaal, vermelding website, bedanking achteraf, ...).

o

Drukwerk: affiches, strooifolders, T-shirts, inkomkaarten, drankkaarten,…

o

Promotie:

o

SABAM en Billijke vergoeding aanvragen: uiterlijk 10 dagen voor de activiteit formulier versturen (sommige zaaluitbaters, zoals O.C. d’ Iefte, hebben zelf een regeling i.v.m. de Billijke vergoeding voor de zaal)

o

Veiligheid: Rode Kruis, politie, brandweer, security... contacteren (zie verder); bij voorbereiding hier ernstig over nadenken en de nodige voorzorgsmaatregelen nemen. Zorg voor een EHBOkoffer! Meldingsformulier voor politie doorsturen via jeugddienst. (zie bijlage)

o

Verzekering: Burgerlijke Aansprakelijkheid, Brandverzekering, Objectieve Aansprakelijkheid bij brand en ontploffing en eventueel Contractuele Aansprakelijkheid, Verzekering alle risico’s, Ongevallenverzekering medewerkers

o

Medewerkers contacteren, taakverdeling opstellen en aan elke medewerker bezorgen (tijdig).

o

Brouwer: drank bestellen, afspraken maken i.v.m. eventueel bijleveren de avond zelf en terugname nadien, prijzen vooraf afspreken. Vergeet niet goede afspraken te maken inzake de ‘tapinstallatie’, welke toebehoren zijn in de prijs verrekend (flesopeners, bekers,...).

niet

voldoende

is:

huren

van

podiumelementen,

extra

 affiches ronddragen (rondbrengen uiterlijk twee à drie weken op voorhand)  maken van T-shirts, pennen, stickers, …  folders verspreiden en rondrijden met microwagen (aanvragen gemeente + SABAM)  inkomkaarten verspreiden bij voorverkoopadressen (één dag van tevoren de kaarten en het geld ophalen)  persartikels: minstens drie weken voor de activiteit versturen  plaatsen publiciteitsborden (infoborden binnenbrengen bij O.C. d’Iefte + aanvragen volgens fuifprocedure)


o

Aanvragen herbruikbare bekers, bekerbakken of afvaleiland bij IMOG (zie verder).

o

Klaarzetten zaal (o.a. tafels, stoelen, installatie, drank) afspraken met de uitbater, DJ, orkest, groepen, drankenhal,... (bij grotere manifestaties gebeurt dit best de dag vooraf). Denk ook goed na over de opbouw van de zaal; bv. discobar in de hoogte zodat de DJ goed zicht heeft op het gebeuren, sfeerzaken aanbrengen,... .

o

Ruwe kostenraming maken:

UITGAVEN

INKOMSTEN

- huur zaal of tent - huur diverse materialen - inrichting zaal of tent - DJ/groep(en) - drukwerk - SABAM en Billijke vergoeding - verzekeringen - veiligheid - aankoop drank - maaltijden - aankoop drankbekers - vervoerskosten - kleine schadegevallen - elektriciteit en verwarming - andere ... TOTAAL +

- voorverkoop kaarten - kaartenverkoop inkom - vestiaire - sponsoring - drankverkoop - andere ...

TOTAAL -

Saldo 2. WAT DOE JE TIJDENS DE ACTIVITEIT? Elke medewerker dient stipt aanwezig te zijn op het afgesproken uur. De taakverdeling wordt nog eens vlug overlopen (briefing). Het is interessant om deze taakverdeling geruime tijd op voorhand op te stellen. Zorg ervoor dat alle medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt. Duidelijke afspraken omtrent sluiting bar, bekers of glazen, vechtpartijen, geldverantwoordelijke, coördinator, nooduitgangen en vluchtwegen,… Aandachtspunten bij de taakverdeling o

Test de muziek- en lichtinstallatie ruim op voorhand.

o

Buffet: voor aanvang en na afloop wordt samen met de zaaluitbater/brouwer een inventaris opgemaakt voor de drank, glazen,... (zorg dat je minstens met twee personen bent van de organisatie)

o

Bepaal de prijs van de consumpties in functie van de som die je moet betalen aan de zaaluitbater of aan de brouwer. Zorg dat er voldoende duidelijke affiches uithangen met de prijslijsten op.

o

Uren: indien er voldoende medewerkers zijn, kan er met een beurtrolsysteem gewerkt worden. Zorg dat er op elke plaats een schiftlijst aanwezig is met een duidelijk schema van wie, waar en wanneer. Maak duidelijke afspraken in verband met het onderling verwisselen van shifts.

o

Medewerkers: voorzie voor elk een aantal gratis drankjes (vrijwilligers), zorg voor een aantal ervaren 'tappers' (die een vat kunnen aansluiten = heel belangrijk). Zorg dat de medewerkers voor iedereen herkenbaar zijn (T-shirts, uniform). Maak met de medewerkers op voorhand afspraken omtrent het drankverbruik.


o

Om alles vlot te laten verlopen kan je een tussentoog maken. Je plaatst het best de ervaren medewerkers aan de toog.

o

Voorzie desnoods een gesloten doos, box, buis met een gleuf waar de drankbonnetjes in gedeponeerd moeten worden.

o

Een toogverantwoordelijke kan belangrijk zijn om drank aan te vullen en om de vaten te verwisselen.

o

Gebruik zelf tijdens de party geen alcohol. Dring daar ook op aan bij je medewerkers. Als er iets moet gebeuren, dan ben je beter nuchter. Het is ook beter dat je nuchter bent als er politie bij te pas moet komen.

o

Uitbetalingen: deze persoon controleert regelmatig of er niet te veel geld in kassa zit, hij zorgt voor kleingeld, betaalt de groepen en DJ, hij brengt regelmatig de geldopbrengst veilig weg (desnoods gebruik van een nachtkluis en steeds met 2 personen geld transporteren).

o

Inkom: een goede controle is onontbeerlijk, hoed je voor doorgegeven stempels, namaakkaarten,…

o

Zaalbegeleiding: deze personen staan in voor de goede orde: personen verwijderen van het podium, controle over de zaal, toiletten, dansvloer, vestiaire, gevaarlijke voorwerpen verwijderen uit de zaal (glasscherven). Je kan ook bewaking voorzien op de parking, fietsenstalling, rondom de fuifzaal. (ook op de dansvloer)

o

Veiligheid: begeleiding bij geldtransport, Rode Kruis, security,...

o

Zorg ervoor dat ALLE nooduitgangen vrij zijn.

o

Gebruik van walkietalkies (of GSM's) is handig bij sommige activiteiten bv. indien er verschillende lokalen zijn en om de medewerkers die buiten lopen te contacteren.

o

Stel een lijst op met nuttige telefoonnummers (lokale politie, brandweer, dokter van wacht, leveranciers, zit in de fuifkoffer) en hou die de hele avond ter beschikking. Zeg tegen je medewerkers waar ze die kunnen vinden.

3. WAT GEBEURT ACHTERAF? o

Tijdstip van opruimen van de zaal bespreek je best op voorhand af met de medewerkers. Zo sta je er niet alleen voor!

o

Zorg dat je goed weet wat er allemaal opgeruimd moet worden en hoe. Is enkel het uitvegen van de zaal voldoende of moet er gedweild worden?

o

Nadars en werfhekkens moeten netjes op de kar gestapeld worden.

o

Stel iemand aan om al het geleende materiaal op tijd terug te brengen.

o

Binnen de 10 werkdagen moeten de infoborden afgehaald worden bij de cultuurdienst.

o

Ontvangen en betalen van facturen.

o

Evaluatie van de activiteit zowel de voorbereidingen, de dag zelf en de opkuis. Zorg dat je een evaluatie organiseert wanneer je het financiële kan voorleggen. Info: www.fuifpunt.be


HOOFDSTUK 2: AFFICHES, INFOBORDEN, PUBLICITEITSWAGEN, ... 1. AFFICHES Het aanmaken en verspreiden van affiches is een zeer goed middel om een activiteit bekend te maken. Vermeld op deze affiches: - wat er georganiseerd wordt (naam fuif) - wanneer (datum, begin- en desnoods einduur) - waar (zaal en gemeente) - met wie (DJ, groep, vrije radio) - de toegangsprijzen (VVK / ADD) - wie organiseert (vereniging, school, indien vzw – naam en adres) - de verantwoordelijke uitgever (naam, adres en telefoonnummer) - eventuele sponsors De verantwoordelijke uitgever moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Gebruik zijn/haar domicilieadres en niet dat van de organisatie. Het is echter niet de verantwoordelijke uitgever die aansprakelijk is voor het foutief aanplakken, wel de verspreider of de aanplakker. Op de strooibriefjes moet ook de verantwoordelijke uitgever en het adres vermeld staan en ‘Verboden op de openbare weg te werpen’.

2. ZEGELTAKS Sinds 1 januari 2007 zijn alle affiches die kleiner zijn dan een vierkante meter vrijgesteld van aanplakkingtaks. Naast de A3-affiches, zijn dus ook A2-affiches (formaat 42x59,4cm) en de A1affiches (formaat 59,4x84,1cm) vrijgesteld van de aanplakkingstaks. 2

Voor de affiches groter dan 1m blijft de aanplakkingtaks verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter. In de praktijk heeft deze taks hoofdzakelijk betrekking op professionele reclamekantoren. Maar ook sommige jeugdhuizen gebruiken nog dit soort affiches. Uiteraard blijft ook voor hen dus een taks van 50 cent per vierkante meter affiche verschuldigd. De 2 taks wordt dus bepaald naargelang de grootte van de affiche. Voor een affiche die 1,5 m groot is, moet je dus 0,50 euro x 1,5 = 0,75 euro per exemplaar betalen. De betalingswijze van de zegeltaksen wordt gemoderniseerd. De betaling zal nu ook kunnen gebeuren via overschrijving of via elektronische betaalmiddelen, weliswaar afhankelijk van de praktische organisatie van de betrokken overheidsdiensten. Organisaties met een liefdadig karakter, moeten geen zegeltaks betalen. Je moet dan wel vermelden: ‘Vrij van zegel, art. 198, 7e Wetboek der taksen‟. Als je affiche ook publiciteit bevat van een commerciële sponsor is deze ook vrij van zegelrecht zolang het hoofdobject van je affiche het aankondigen van de activiteit is. Het al dan niet liefdadige karakter van een organisatie wordt echter heel eng geïnterpreteerd. Enkel als je de winst besteedt aan een liefdadig doel en iedereen belangeloos meewerkt, is er een vrijstelling. Plak steeds correct, zorg dat je affiches in orde zijn, en overplak geen andere affiches. Je vermijdt er alleen maar moeilijkheden mee. Zo is het uiteraard verboden te plakken op privé-eigendommen zonder de toelating van de eigenaar, op elektriciteitscabines, bushokjes, afsluitingen, muren en straatmeubilair. Affiches worden trouwens meer gelezen in cafés, sporthallen, voetbalkantines, frituren en jeugdclubs.


3. PLAATSEN VAN INFOBORDEN In Deerlijk zijn er zeven gemeentelijke roosters aanwezig om informatieborden aan te bevestigen. Deze borden bevinden zich in de Breestraat, Belgiek, Vichtesteenweg, Stationsswijk, Sint-Lodewijk, Gaverkasteel en aan de Barakke. Om deze informatieborden op te hangen, dient een formulier ingevuld te worden (verkrijgbaar in de jeugddienst en mits toestemming van het college van burgemeester en schepenen) Na goedkeuring kunnen de informatieborden ingediend worden in O.C. d’Iefte tijdens de openingsuren en dit liefst voor donderdagavond. De gemeentelijke diensten hangen deze borden maximum 1 maand voor aanvang van de manifestatie. Binnen de 10 werkdagen na de manifestatie kan de aanvrager deze borden terug ophalen in O.C. d’Iefte. De informatieborden moeten als volgt geschilderd worden: - de ondergrond in een lichte kleur - logo en/of de naam van de organisator, aan te brengen in een vrij te kiezen kleur - de naam, de datum en plaats van de manifestatie in hoofdletters

4. PUBLICITEITSWAGEN Hiervoor heb je toestemming nodig van het college van burgemeester en schepenen. Tevens moet je een aanvraag indienen bij SABAM, gebruik hiervoor tarief 109. Zie aanvraagformulier in bijlage.

TIP Probeer reclame te maken tijdens andere activiteiten, je bereikt zo op een eenvoudige manier jouw doelgroep. Folders, het laten omroepen van jouw fuif door de DJ of het aanbieden van enkele vrijkaarten hebben soms meer effect dan dure affiches. Een lijst van de lokale persmedewerkers bekom je op de jeugddienst. Wanneer je campagne voert voor je fuif of optreden, zorg er dan voor dat je reclame geen expliciete aanzet geeft tot overmatig drankgebruik. Wees creatief! Plaats je fuif op een van de vele fuifsites – dit is tevens gratis!

Een uitnodigend briefje naar de verschillende Deerlijkse jeugdverenigingen is een gekende traditie, houden zo


HOOFDSTUK 3: ALGEMENE VEILIGHEID

Het belangrijkste is dat je een goede organisatie uitdoktert!! Een fuif bestaat uit meer dan inkom innen, drankbonnen verkopen en drank inschenken. Wil je als "goede fuif" de risico's beperken en overleven, dan moet je meer doen dan winst maken. En dat mag geld kosten!!

1. VERANTWOORDELIJKHEID De organisator is verantwoordelijk voor het goede verloop van het evenement dat hij/zij organiseert. Dit betekent dat hij/zij alle voorzorgsmaatregelen moet nemen om de veiligheid en het ordelijk verloop van het evenement te garanderen en de hinder en last tot een minimum te beperken. Grosse modo kan daarbij een onderscheid gemaakt worden tussen hetgeen binnen in de zaal, tent of fuifterrein (in geval van openluchtfuif) gebeurt en hetgeen er buiten gebeurt. Wie is verantwoordelijk voor hetgeen in de zaal, op het fuifterrein gebeurt? Het is de organisator die verantwoordelijk is voor al hetgeen er gebeurt op het fuifterrein of binnen in de zaal. Als zich binnen de zaal of het fuifterrein problemen voordoen die te vermijden waren (of die te wijten zijn aan een gebrekkige organisatie) dan kan de organisator hiervoor verantwoordelijk gesteld worden. Op grond van artikel 1283 (foutief handelen) en 1383 (schuldig verzuim) van het Burgerlijk Wetboek, kan immers degene die schade of hinder ondervindt naar aanleiding van een fuif, bal, e.d., niet alleen de eigenlijke veroorzaker van de schade voor de burgerlijke rechter dagvaarden, maar ook de organisator van het evenement. Deze moet het evenement "als goede huisvader" immers zo organiseren dat het geen aanleiding geeft tot schade aan derden. Wanneer zich een geval van overmacht voordoet, of wanneer hij/zij de veiligheid niet meer kan garanderen, kan de organisator uiteraard steeds beroep doen op de politie (Politiezone Gavers, 056/ 73 35 11). Let wel, de zaal of het fuifterrein (waarvoor de organisator verantwoordelijk is), omvat alle ruimte die ingenomen wordt door de organisatoren van de fuif, en niet alleen de dansruimte. Het omvat dus ook de backstage, vestiaire, eventueel de plaats waar eetkraampjes staan, enz... Ook wanneer de organisator een speciaal parkeerterrein aanlegt, is hij/zij verantwoordelijk voor hetgeen daar gebeurt. TIP De organisator van een fuif, optreden,... draagt grote verantwoordelijkheden. Hij/zij zal immers aansprakelijk gesteld worden als er iets mis gaat. Daarom kan in zalen waar er regelmatig problemen zijn, gewerkt worden met een draaiboek of een gedragscode voor de organisator. Het volgen van een dergelijke gedragscode kan een aantal positieve gevolgen hebben. Als het een goede gedragscode is, zal sowieso het aantal ernstige problemen verminderen. Daarnaast kan het in een rechtszaak, zoniet het bewijs, dan toch een aanduiding zijn dat de organisator "als een goede huisvader" alles heeft gedaan wat binnen zijn/haar mogelijkheden lag om de schade te voorkomen. Dat er dus met andere woorden geen sprake is van schuldig verzuim. Het opstellen van een zaalreglement kan vele problemen voorkomen. - DE Fuifwijzer - 2008 -

Wie is verantwoordelijk voor de veiligheid buiten de zaal of het fuifterrein? Wat er buiten de zaal of buiten het fuifterrein gebeurt, valt onder de regels van openbare orde, rust en veiligheid en het is de politie die hier op toeziet. Zij zijn verantwoordelijk voor de naleving ervan en niet de organisator. TIP Samengevat kan de politie een heel belangrijke rol spelen bij het goede verloop van een fuif, optreden, bal, kortom van elk evenement, zeker indien zich regelmatig problemen voordoen. Samenwerking tussen organisator en politiediensten kan immers wederzijdse frustratie vermijden, zodat politiemensen niet het gevoel krijgen dat zij de grote boosdoeners zijn die jongeren hun plezier afpakken en dat anderzijds organisatoren niet voortdurend met de schrik moeten leven dat bij het minste foutje de fuif zal worden stilgelegd. Een goede samenwerking zal ook veel effectiever zijn in het vermijden van hinder, het verzekeren van de veiligheid, zowel binnen als buiten de zaal of het fuifterrein. Het is daarom aangeraden dat de organisator de politiediensten op de hoogte stelt van het evenement. Melding aan politiezone Gavers, via jeugddienst.

2. SECURITY Wat zijn de regels m.b.t. security, buitenwippers, e.d.? Sinds 1 november 1999 (BS 1999/07/29) is de gewijzigde wet op bewakings- en beveiligingsdiensten en de interne bewakingsdiensten (weten van 10 april 1990) in werking getreden. Het gevolg is dat het inzetten van een buitenwipper, portier, en dergelijke, onder de bepalingen van deze wet valt. De wet heeft betrekking op alle mensen die de uitdrukkelijke opdracht hebben met personencontrole bezig te zijn, zij doen controle op het gedrag van personen met het oog op veiligheid in publieke plaatsen. Het inzetten van een bewakingsdienst op je fuif of op je evenement kan nooit verplicht worden door een politiereglement of door een beslissing van de burgemeester. Dit betekent niet dat elke fuif moet beschikken over iemand met een vergunning. Er is in de wet immers een opening gelaten voor vrijwilligers. Dit wil zeggen als verenigingen (onder welke vorm) een éénmalige activiteit organiseren waarvan de opbrengst voorziet in eigen behoeften, de eigen werking. In dat geval kunnen zij gebruik maken van eigen vrijwilligers (moeten behoren tot de eigen vereniging) om de veiligheid op deze activiteit te waarborgen. Voorwaarden waaraan de vrijwilligers moeten voldoen: - er zijn bepaalde veroordelingen die de vrijwilligers niet mogen opgelopen hebben - de vrijwilligers moeten onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie en moeten er een woonplaats hebben - de vrijwilligers mogen bepaalde beroepen niet uitoefenen (wapenhandelaars, privédetective,…) - de vrijwilliger mag sinds 5 jaar geen lid geweest zijn van een politiedienst - de vrijwilligers moeten tenminste 18 jaar zijn (uitvoerend) of 21 jaar zijn (leiding) Hoe moet dan worden opgetreden? Eenieder die naar een fuif wil gaan dient in het bezit te zijn van een geldig toegangsticket. Daardoor ontstaat een contractuele relatie met verbintenissen voor beide partijen.


De buitenwippers en portiers kunnen worden ingezet voor de volgende taken, maar beschikken over geen enkele bijzondere bevoegdheid:

 toegangscontrole op voor het publiek toegankelijke plaatsen: controle op contractuele basis van de toegangsbewijzen en eventuele verboden voorwerpen; de weigering kan aanleiding geven tot een toegangsverbod op basis van contractbreuk.  toezicht op een vlot verloop van zaken binnen het terrein, op de nooduitgangen, op de installaties, op alle doorgangen,...  informatieverstrekking: naar het publiek toe moet steeds informatie gegeven worden aangaande de organisatie, de activiteiten, de nutsvoorzieningen, de hulpdiensten,... Anderzijds staan zij in om gevaarlijke situaties onmiddellijk te melden aan de organisator of aan de hulp- of ordediensten.  tussenkomsten: zij kunnen de rustverstoorder terechtwijzen of hem verzoeken zich te verwijderen, zonder echter gebruik te maken van enig geweld of dwangmiddel; ze kunnen immers nooit de taken van de politiediensten overnemen. Buiten op de openbare weg hebben zij geen enkele bevoegdheid.

3. FUIFVERANTWOORDELIJKEN Bij het organiseren van een fuif in Deerlijk moeten er twee fuifverantwoordelijken aangesteld worden. De eindverantwoordelijke zorgt voor de veiligheid in de zaal. De andere fuifverantwoordelijke houdt toezicht buiten en zal, indien nodig, politiezone Gavers contacteren. Er kunnen walkietalkies ontleend worden op de jeugddienst. (fuifkoffer)

4. HET RODE KRUIS Op verzoek van de organisator zet het Rode Kruis medewerkers en middelen in op plaatsen waar een verhoogd risico op ongevallen bestaat. Bij megafestaties moet er zeker overwogen worden beroep te doen op deze diensten. Waarom het Rode Kruis vragen? - om kleine verwondingen te verzorgen en de lokale gezondheidsvoorzieningen ten ontlasten - om grote ongevallen en het verergeren van opgelopen verwondingen te voorkomen door snel en adequaat hulp te verlenen - om bij een werkelijke ramp de inwerkingtreding van het rampenplan te versnellen en te vergemakkelijken De aanwezigheid van vrijwilligers is in principe gratis. Als de fuif in een zaal plaats vindt, voorzie dan een apart lokaal waar eventuele gekwetsten en zieken kunnen verzorgd worden. Als men beroep doet op het Rode-Kruismateriaal dan betaald men hiervoor. Indien je het Rode Kruis op je activiteit wilt, dan moet je 4 à 3 maanden op voorhand contact opnemen met de verantwoordelijke van Deerlijk (Annick Labeeuw, Baljuwstraat 10 te Deerlijk). Na de aanvraag krijg je een contract opgestuurd, vergeet niet om dit contract terug te sturen, anders gaat deze preventieve hulpactie niet door.


TIP Het schenken van drank in glazen en flesjes vormt een extra gevaar, daarom best in recycleerbare bekers schenken. Drankblikjes moet je openmaken aan de toog. Zorg dat alle mogelijke loszittende elementen uit de zaal verdwijnen. Plaats niet teveel podia’s in de zaal. Alle nooduitgangen dienen constant geopend te zijn. Zorg voor goede, nuchtere herkenbare mensen, die een oogje in het zeil houden (niemand met loszittende handen.) Zorg voor goede onderlinge afspraken. Zorg dat deze mensen voldoende herkenbaar zijn (een aparte T-shirt of badges.) Een bewaakte parking, fietsparking, vestiaire,... kan diefstallen voorkomen. Let wel: bij betaling voor deze service is de organisator verantwoordelijk bij diefstal. Laat de opzichters er ook over waken dat de maximum capaciteit van de ruimte gerespecteerd wordt. Wanneer mensen te dicht bij elkaar staan, wordt de verdraagzaamheid kleiner. De discobar, meestal verhoogd opgesteld, is het best geplaatst om de situatie in de zaal te overzien. Zorg daarom dat de DJ de mensen die toezicht houden vlug kan verwittigen bij ongeregeldheden (bv. door stoppen van muziek, door "roep"woorden af te spreken). Hoe sneller je bij de plaats van onrust bent, des te sneller wordt de onrustuitbreiding vermeden. Het is van belang dat je, vóórdat een vechtpartij begint, ter plaatse bent en de mogelijke vechtersbazen via een gesprek afleidt van de onrustplaats. Zorg voor een GSM-toestel en de lijst met nuttige telefoonnummers, zodat bij ongeregeldheden de betrokken hulp- en politiediensten onmiddellijk gecontacteerd kunnen worden. Zorg er in tussentijd voor dat de situatie niet escaleert. (Zorg voor een videocamera of fototoestel. Dit zal in eerste instantie de vechtersbazen afschrikken. In tweede instantie kan dit gebruikt worden als middel om de betrokken personen tot bekentenissen te doen overgaan.) In geval van ongeregeldheden en beschadigingen. Zorg ervoor dat je de namen van de daders te weten komt. Indien dit niet mogelijk is, zorg dan voor een duidelijke beschrijving, een nummerplaat en verzamel zo veel mogelijk getuigen. Doe aangifte en geef de verzamelde gegevens door aan politiediensten!


HOOFDSTUK 4: RICHTLIJNEN AANGAANDE NACHTLAWAAI & GELUIDSNORMEN 1. NACHTLAWAAI Nachtlawaai, nachtrumoer, nachtgerucht wordt bestraft aan de hand van art. 561 van het Strafwetboek. Het betreft iedere vorm van lawaaihinder die storend kan zijn, bv. zang, menselijke stem, gekrijs en getier, hardop ruziën, elektronische muziek, een fuif, onophoudelijk geblaf,... Het lawaai kan overal worden gemaakt, zowel in een woning, in een zaal... als op de openbare weg. Het begrip "nacht" is rekbaar en hangt af van de omstandigheden. Politie doet de inbreuk stoppen, kunnen een proces-verbaal opstellen en, wanneer het nachtlawaai betreft door elektronische muziek, eventueel een sonometrische controle uitvoeren. In vele gemeente 1 bestaat er bovendien een lokaal politiereglement waarin diverse vormen van lawaai worden uitgelegd en gereglementeerd.

2. GELUIDSNORMEN Bij het organiseren van fuiven dient de nodige aandacht te worden besteed aan de overlast die kan ontstaan ten opzichte van de omwonenden, vooral wat betreft de geluidshinder. Het is verboden door nachtlawaai deze omwonenden te storen en bovendien kan er onomkeerbare beschadiging van het gehoor ontstaan. Wat zegt ons de wetgeving nu over het aantal decibels? *

In openbare inrichtingen mag het maximum geluidsniveau, voortgebracht door de muziek, 90 dB(A) niet overschrijden. Dit geluidsniveau wordt gemeten op gelijk welke plaats in de inrichting waar zich in normale omstandigheden personen kunnen bevinden.

*

De openbare en private inrichtingen waar muziek geproduceerd wordt, moeten zo ingericht worden dat het geluidsniveau gemeten in de buurt; - niet hoger is dan 5 dB(A) boven het achtergrondgeluidsniveau, indien dit lager is dan 30 dB(A). - niet hoger is dan 35 dB(A) indien het achtergrondgeluidsniveau ligt tussen 30 en 35 dB(A). - niet hoger is dan het achtergrondgeluidsniveau indien dit hoger is dan 35 dB(A).

Een fuif= 95 dB(A)

1

Algemene gemeentelijke politieverordening: - art. 6.1. Het is verboden personen te hinderen door rumoerige muziek of zang, door geroep of gebaar of door enig welk storend lawaai. Wanneer dit gebeurt in een voor het publiek toegankelijke plaats, kan de politie, zolang de orde niet hersteld is, de overtreder verwijderen, de plaats doen ontruimen en de sluiting van de lokalen bevelen. - art. 6.8. Het is verboden, zonder voorafgaande toelating van de Burgemeester, luidsprekers, geluidsverspreiders, elektrische bellen en soortgelijke rustverstorende toestellen op de openbare weg of buitenshuis te gebruiken of in werking te brengen. - art. 6.13. Het is verboden, zonder vergunning, tussen 21.30 en 05.00 uur enig rustverstorend bedrijf uit te oefenen. - DE Fuifwijzer - 2008 -

Vanuit de Vlarem wetgeving 2, hoofdstuk 6.7., kan het college van burgemeester en schepenen voor niet-ingedeelde muziekactiviteiten (bijzondere feesten, fuiven, optredens,…) een afwijking op deze geluidsnormen toestaan. Dit moet voorafgaandelijk aan het gemeentebestuur aangevraagd worden. Het gemeentebestuur kan aan de afwijking ook voorwaarden koppelen (bv. wanneer het geluidsniveau moet verstillen enz.) Afwijking van de geluidsnorm kan verkregen worden bij de fuifprocedure via de gemeentelijke diensten. Een afwijking van de geluidsnorm kan verkregen worden tot 02 uur.

TIP Wijs de DJ op de beperkingen wat de geluidsnormen betreft. Je kan overwegen om dit in het contract te plaatsen. Vanaf 02 uur mag de volumeknop van de DJ iets stiller staan. Hou rekening met het aantal mensen die nog aanwezig zijn in de zaal. Spreek met de DJ af dat hij naar het einde toe wat rustiger muziek begint te draaien. Met rustiger muziek kan je de fuif gemakkelijker tot een einde brengen. Door het plaatsen van meer boxen in de zaal, zorg je voor een betere klank. Richt de boxen naar de dansvloer en verminder de lage basklanken. De muziek moet dan niet zo luid staan en dit zorgt voor minder overlast bij de buren. Als uitgangspunt geldt dat de bezoekers, voor wie de muziek bestemd is, zich nooit ver van de luidsprekers mogen bevinden. (=minder volume nodig). Je kan dan nog rustige plaatsen voorzien als je dat wilt. Indien je niet kan beschikken over een voldoende geïsoleerde zaal, vraag je best een afwijking op de geldende geluidsnormen. Aanvragen bij het vastleggen van je zaal bij sport-, cultuur- of jeugddienst volgens de fuifprocedure. Zorg er voor dat de buurt tijdig op de hoogte gebracht wordt van de fuif (14 dagen op voorhand). Stop een briefje in hun brievenbus en vraag hun bij eventuele klachten in eerste instantie contact op te nemen met de organisator, alvorens de politiediensten in te schakelen. Vermeld naam, telefoon of GSM-nummer van de verantwoordelijke zodat buren met hun vragen bij deze persoon terechtkunnen. Zorg ervoor dat de persoon vermeld op het burenbriefje een GSM heeft met trilfunctie


HOOFSTUK 5: ALCOHOL EN DRUGS 1. OPENBARE DRONKENSCHAP Openbare dronkenschap wordt strafbaar gesteld in een wet. Dronkenschap wordt gedefinieerd als een toestand van een persoon die zodanig onder invloed van de drank (of enig ander middel) is dat hij geen controle over zijn handelingen heeft zonder daarom noodzakelijk het zelfbewustzijn van deze daden te hebben verloren. De toestand van de dronkenschap blijkt uit de vaststelling van de politieagent die van zijn bevindingen proces-verbaal opstelt. Hij beschrijft de uiterlijke tekens van dronkenschap die van persoon tot persoon kunnen verschillen. Tekens van dronkenschap kunnen zijn: onstabiel stappen, bloeddoorlopen ogen, ongecontroleerde bewegingen, onsamenhangend spreken, ... Dronkenschap is enkel strafbaar in een openbare plaats. In de wet verstaat men onder openbare plaatsen, elke voor het publiek toegankelijke plaats, onder meer de openbare weg, drankslijterijen, hotels, herbergen, eethuizen, kramen, schepen, trein of bus. Volgende zaken zijn strafbaar: o alcohol schenken aan iemand waarvan je ziet dat hij al dronken is; o het voorstellen of het aanvaarden van een uitdaging om te drinken wanneer de uitdaging leidt tot dronkenschap; o alcohol schenken aan een dronken persoon jongeren dan 18 jaar; o alcohol schenken aan iemand jongeren dan 16 jaar; o alcohol gratis geven aan een minderjarige. Politieagenten dienen op te treden tegen openbare dronkenschap. In dat kader kunnen zij een persoon, die wanorde of schandaal veroorzaakt of een gevaar voor zichzelf of voor een ander betekent, opsluiten in een cel. De opsluiting kan maximum 12 uren duren. Openbare dronkenschap staat volledig los van de ademtest en de bloedproef.

2. TAPVERGUNNING Voor het schenken van gegiste dranken hoef je dus geen vergunning meer aan te vragen bij Douane & Accijnzen.


3. VERGUNNING STERKE DRANK Sterke drank = drank met een alcoholgehalte van meer dan 1,2%. Sinds 2006 hoef je niet meer langs te gaan bij de ‘Douane en Accijnzen’ voor je vergunning sterke dranken. Let goed op met de aanwezigheid van alcoholhoudende limonades! Besef ook dat sterkedrank niet mag worden geschonken aan minderjarigen! Er is dus geen vergunning (sterke drank) nodig voor bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten (zoals: porto, sherry en martini) Pisang, whiskycola, gin-tonic en jenevers kunnen mits een vergunning sterke dranken.

4. ROOKVERBOD Op 1 januari 2006 werd een nieuw Koninklijk Besluit over roken in openbare plaatsen kracht van wet. Het KB van 13 december 2005 (BS 22 december 2005) vertrekt van het principe dat roken verboden is in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn, behalve als het om de gezinssfeer gaat. Het KB heeft consequenties voor fuifzalen. Het algemene uitgangspunt: roken is verboden in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn. Dit zijn alle plaatsen waarvan de toegang niet beperkt is tot de gezinssfeer. Het KB stelt dat je in plaatsen waar niet gerookt mag worden rookverbodstekens moet aanbrengen. Er zijn uitzonderingen voorzien voor frietkramen, horeca-inrichtingen en drankgelegenheden. Volgens de interpretatie van de inspectie vallen (polyvalente) zalen niet onder het begrip drankgelegenheid en mag er dus niet gerookt worden. In alle gemeentelijke zalen geldt er een rookverbod: de Statiekerk, de Wieke en de sporthal.

5. DRUGS Druggebruik toelaten op een fuif kan niet, ook al is dit moeilijk te controleren. Er wordt hierbij geen onderscheid gemaakt tussen soft- en harddrugs. Via de affiches van het drugsvrijlogo worden bezoekers er op attent gemaakt dat drugs in Deerlijk niet getolereerd wordt. De fuifkoffer moet opgehaald worden op de jeugddienst, bij het organiseren van een fuif. In de fuifkoffer vind je affiches, stickers, zaklampen, fluohesjes en een stempel.


HOOFDSTUK 6: VERZEKERINGEN 1. BRANDVEILIGHEID Voor de organisator van een fuif of andere activiteit is het belangrijk te weten of de zaal die je gebruikt of huurt, in orde is qua brandveiligheid. 2 Het is interessant om eerst info hierover in te winnen bij de eigenaar en/of brandweer . Het is echter niet mogelijk om rechtstreeks een brandveiligheidscontrole te vragen bij de brandweer. Deze opdracht kan alleen door de burgemeester aan de brandweer worden gegeven. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar „afstand van verhaal‟ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat indien brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel.

2. OBJECTIEVE AANSPRAKELIJKHEID BRAND EN ONTPLOFFING Door de wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing en betreffende de verplichte aansprakelijkheid in dergelijke gevallen (KB 28 februari 1991, BS 13 april 1991) moeten de voor publiek toegankelijke inrichtingen verplicht verzekerd zijn tegen lichamelijke en stoffelijke schade ten gevolge van brand en ontploffing. O.a. dancings, discotheken en alle openbare gelegenheden waar er wordt gedanst, vallen hieronder. De meeste zalen beschikken over dergelijke verzekering.

3. VERZEKERING BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID (B.A.) Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, of kortweg verzekering B.A., is een contract dat opgesteld wordt tussen een persoon of vereniging en een verzekeringsmaatschappij. De verzekeringsnemer gaat een contract aan met de verzekeringsmaatschappij waarin hij laat bepalen voor welke risico's hij een tegemoetkoming van de verzekeringsmaatschappij wenst. In het contract wordt ook de grootte van het verzekeringsbedrag bepaald. Om een tegemoetkoming of de betaling van de volledige schade te bekomen, zal de verzekeringsnemer een bepaalde premie moeten betalen. Het staat de verzekeringsnemer en de verzekeringsmaatschappij vrij om het contract al of niet te aanvaarden. Pas bij het akkoord van beide partijen en de ondertekening van de polis is het contract afgesloten. De premie dient eveneens betaald te zijn. Je doet er goed aan een verzekeringspolis ‘burgerlijke aansprakelijkheid' af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de verzekeringspolis zijn 2 soorten zaken te onderscheiden: De verzekering voor materiële schade: dit kan gaan van inboedel van de plaats waar de organisatie plaatsvindt, tot al het materiaal dat in de fuifruimte is bijgezet (lichtinstallatie, muziekinstallatie,…) Vraag ook aan de zaaluitbater of hij reeds over een verzekering B.A. beschikt, en wat in zijn polis is opgenomen. De B.A. dekt geen gehuurde materialen. De verzekering voor lichamelijke schade: hier kan de polis variëren tussen het terugbetalen van de medische kosten tot het uitkeren van een invaliditeitsuitkering. Bij een normale verzekeringspolis B.A. zijn enkel de organisator en de afgevaardigden verzekerd. Bij een vechtpartij tussen twee fuifgangers zal de verzekering dus niet tussenkomen om de medische kosten te betalen.

2

Brandweer Deerlijk, Hoogstraat 105 te Deerlijk, telefoon 056/71.10.10. - DE Fuifwijzer - 2008 -

Bespreek verzekeringspolissen stap voor stap met de verzekeringsmakelaar! TIP Als tip willen we je ook meegeven dat de dekking voor lichamelijke schade best groter is dan deze voor materiële schade. Immers bij materiële schade is dit makkelijker te bepalen. Bij lichamelijke schade is dit moeilijker te bepalen. Hier worden de kosten bedoeld gaande van werkongeschiktheid, medische kosten tot een blijvende invaliditeit of sterfgeval. Deze kosten kunnen al gauw in de miljoenen oplopen. Kies voor de juiste formule: een dagverzekering voor éénmalige activiteiten of een B.A. Exploitatie op jaarbasis.

Nut van dergelijke verzekering? Als organisator kan je aansprakelijk gesteld worden voor de schade die voortvloeit uit jouw organisatie. Indien je geen verzekering B.A. hebt, kan de schade volledig op jouw vereniging of zelfs op jezelf verhaald worden. Dit hangt af van het feit of je vereniging een feitelijke vereniging is, een V.Z.W. is of niet, en of je optreedt in eigen naam. De schade kan oplopen tot verschillende tientallen miljoenen. Hierdoor kan je voor de rest van je leven belast worden met afbetalingen. Door het afsluiten van een verzekering B.A. is dit risico veel kleiner. Er dient op gewezen te worden dat de verzekering B.A. je niet volledig ontlast van mogelijke schuld. Je dient er voor te zorgen dat je organisatie goed is opgezet en dat het risico zo klein mogelijk wordt gehouden, m.a.w. dat de schade niet een gevolg kan zijn te wijten aan eigen schuld, aan een actieve daad of aan nalatigheid. Door het betalen van de verzekeringspremie zal je wel iets minder winst maken. Dit laatste mag echter geen beletsel zijn om een verzekering af te sluiten, zeker als je bedenkt wat een financiële last er kan ontstaan indien er schade ontstaat naar aanleiding van jouw organisatie. Verenigingen die onder een groter nationaal kader vallen controleren best op voorhand wat de verzekering van hun koepelorganisatie dekt. Het is mogelijk dat de activiteit die je organiseert buiten de verzekeringspolis valt. Het is eventueel mogelijk om je polis uit te breiden.

4. CONTRACTUELE VERZEKERING Als je een zaal huurt, dan wordt er verwacht dat je de zaal na afloop in dezelfde staat achterlaat als waarin de zaal zich bevond voor de activiteit. Als er schade is, dan wordt volgens het Burgerlijk Wetboek, de huurder vermoed aansprakelijk te zijn. Tenzij natuurlijk het tegendeel kan bewezen worden en het bijvoorbeeld gaat om: - een geval van overmacht (vb. blikseminslag) - een niet-oordeelkundige bouwconstructie - het overslaan van vuur van een naburig goed

5. VERZEKERING „ALLE RISICO‟S Met deze verzekering kan men voorwerpen, naast de risico’s van een brandpolis, ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Dit voor materiaal dat je eigendom is als voor gehuurd materiaal. Bij gebruik van eigen materiaal dat reeds verzekerd is, blijft het materiaal verzekerd als het zich (tijdelijk) op een andere locatie bevindt.


HOOFDSTUK 7: SABAM en Billijke vergoeding 1. SABAM SABAM:

Belgische vereniging voor Auteurs, Componisten en Uitgevers. (Société d'Auteurs Belge - Belgische Auteurs Maatschappij)

De bescherming van de auteur kwam tot stand na de wet van 22 maart 1886. Deze wet heeft betrekking op muzikale, letterkundige en artistieke werken. Om een daadwerkelijke controle op het gebruik en de exploitatie van auteurswerken mogelijk te maken hebben de auteurs zich over de ganse wereld verenigd in auteursverenigingen. 3

Indien je een fuif inricht dient voorafgaandelijk (minimum 10 dagen) aan SABAM de toelating tot gebruik van beschermde muziek gevraagd te worden. Voor de aangifte dien je gebruik te maken van een formulier "Aanvraag tot toelating". Indien je slechts een deel van de zaal gebruikt, moet je dit ook vermelden op het aanvraagformulier. Aangifte kan je ook doen op de website van sabam, www.sabam.be. Tarieven 105 (feesten en fuiven) tarief 210 (contracten) De te betalen vergoeding wordt, naargelang van de belangrijkheid van de manifestatie, bepaald volgens een percentage (8 of 10 %) van de ontvangsten of kaartenverkoop ofwel forfaitair in functie van de grootte van de zaal en de gevraagde inkomprijzen. Op de website van Formaat kan je zelf je vergoeding berekenen, via www.formaat.be Ingeval van laattijdige of foutieve aangifte of bij betaling na de uiterste betaaldatum wordt het tarief 130 % toegepast. Indien men verzuimt een aangifte te doen kan men met de volgende kosten geconfronteerd worden vaststellingskosten en mogelijks ook de gerechtskosten. Wanneer een organisator vindt dat het bedrag, hem aangerekend door het regionaal inningkantoor, te hoog is, kan deze zich steeds wenden tot de dienst inspectie op de maatschappelijke zetel van SABAM, Aarlenstraat 75-77, 1040 Brussel, tel. 02 286 82 11, toestel 244.

2. BILLIJKE VERGOEDING 4

BILLIJKE VERGOEDING : net als SABAM is dit een taks die wettelijk betaalt moet worden en regelt een vergoeding van de producenten van muziekdingen (bv. de uitvoerders van muziek, de aanmaak van Cd’s). Er zijn verschillende tarieven van toepassing, afhankelijk van de grootte van de zaal/terrein, of er dranken dansgelegenheid is of niet,… Bepaalde gemeentelijke zalen (Statiekerk en de Wieke) betalen een jaarlijks forfaitair bedrag. Bij het organiseren van een fuif is het belangrijk dat je dit navraagt of je dit al niet zelf nog moet aanvragen of dat dit in het contract verwerkt is. Als je de factuur van de billijke vergoeding van de sporthal kan voorleggen en je betalingsbewijs, dan krijg je de helft terug van de sportdienst. Een aanvraag moet je doen op het daarvoor voorziene formulier en moet tenminste 5 werkdagen voor aanvang in het bezit zijn van de inningmaatschappij. De betaling moet gebeuren voor de activiteit plaatsvindt. Tarief: hier speelt niet enkel de oppervlakte maar ook de toegangsprijs een rol. De inkomgrenzen zijn hier 4,23 euro en 8,44 euro (deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd). Vraag je een inkomprijs gelijk aan of onder deze grens, dan kom je in een lagere betaalschaal terecht dan wanneer je inkomprijs hoger is dan deze grenzen. Als je verschillende inkomprijzen hanteert, wordt het forfait bepaald op basis van de hoogste inkomprijs. Je kan de tarieven bekijken op de billijke vergoeding website, kijk bij de links. 3 4

Regionaal inningskantoor SABAM, Rijselsestraat 51 te 8500 Kortrijk, telefoon 056/21.07.38. Billijke vergoeding, PB 181, 9000 Gent 12, tel. 070- 66 00 16 of www.bvergoed.be - DE Fuifwijzer - 2008 -

Tarief openlucht of tent Om dit tarief te berekenen, moet je 3 tarieven combineren: ‘dans’, ‘drank’ en ‘zonder drank’. 





De oppervlakte “dans” is de oppervlakte van de ruimte die door de organisatoren wordt voorzien om te dansen: de grootte van deze oppervlakte wordt afgeleid uit feitelijke gegevens zoals: afbakening van de ruimte, plaatsing van de luidsprekers, plaatsing van de lichtinstallaties, verlichting van de ruimte, plaatsing dansvloer, … De oppervlakte “met drank” is die oppervlakte van de ruimte die voorzien is voor het verstrekken van dranken en voeding: o Als hiervoor een aparte afgescheiden ruimte voorzien is, wordt die oppervlakte genomen. o Als de dranken/maaltijden niet in een aparte ruimte worden geserveerd, dan wordt de volgende regel toegepast: de lengte van de dranken eettogen in meter x 15m. (diepte) is het totaal aantal m². Het tarief “zonder drank” geldt dan voor die oppervlakte die rest na de aftrek van de vorige oppervlakten.

NIEUW De Vlaamse overheid wil de kleinschalige evenementen van lokale groeperingen of verenigingen bevorderen. Daarom besliste de Vlaamse Regering om de kosten van de billijke vergoeding voor deze evenementen onder bepaalde voorwaarden op zich te nemen. Om hiervoor in aanmerking te komen moeten de evenementen voeldoen aan een aantal criteria: - de vereniging moet voornamelijk uit vrijwilligers bestaan - de inkomprijs moet lager zijn dan 6 euro - de totale billijke vergoeding die moet betaald worden voor het evenement mag niet hoger zijn dan 100 euro inclusief btw - de locatie van het evenement moet in Nederlandstalig taalgebied liggen - conventionele ruimtes (ruimtes waarvoor men jaartarief betaald zoals de Wieke, Statiekerk) zijn uitgesloten voor deze regeling


HOOFDSTUK 8: MINDERJARIGHEID In principe is een min 16-jarige niet toegelaten in een gelegenheid waar gedanst wordt. Dit is echter wel toegestaan indien de danspartij zonder winstgevend doel wordt opgezet, d.w.z. dat een min 16-jarige wel is toegelaten bij bv. een fuif van een V.Z.W. of jeugdvereniging. De rechtbank interpreteert of de organisatie uit handelsgeest is opgezet of niet. Men zal dus bv. wel optreden als een fuif van een vereniging in een café doorgaat en de café-uitbater de gelden int.

HOOFDSTUK 9: RACISME OF XENOFOBIE De wet bestraft: 1. Aanzetting tot discriminatie, rassenscheiding, haat of geweld ingegeven door racisme of xenofobie. 2. Discriminatie wat betreft het leveren of het aanbieden van goederen of diensten. 3. Het behoren tot sommige groepen of verenigingen die rassendiscriminatie of rassenscheiding bedrijven of verkondigen. 4. Discriminerende handelingen van ambtenaren, openbare officieren en dragers of agenten van het openbaar gezag of van de openbare macht. Concreet wil dit zeggen dat je, op welke organisatie dan ook, niemand de toegang mag weigeren om naar een fuif of dergelijke te komen - wanneer die persoon zich naar het reglement schikt - tenzij het een private aangelegenheid is.

Discriminatie = strafbaar


CHECKLIST Naam van het gebeuren: …………………………………………………….. Datum: ……/……/………………. Plaats: ………………………………………………………………………… Eindverantwoordelijke: ………………………………………………………. 6 MAANDEN VOORAF Invullen checklist Vastleggen datum - navraag centrale agenda in de jeugddienst - check www.jeugdraaddeerlijk.be Vastleggen zaal - ondertekenen contract (meerderjarige) - navraag brandveiligheidattest - wie is verantwoordelijk bij brand? (‘afstand van verhaal’) Vastleggen locatie (openlucht of tent) - vastleggen tent - extra benodigdheden: elektriciteitstoevoer, frigo’s, toog, nadarhekkens, podiumstukken, werfhekkens, verwarmingsinstallatie, ,… Zoektocht naar, vastleggen DJ + maken van concrete afspraken Contacteren groepen, opstellen contracten, maken van concrete afspraken (vervoer, overnachting, eten,…) Disco-bar (materiaal: technische fiche, opbouw + afbraak) Lichtinstallatie (opbouw + afbraak) P.A. voor een optreden (technische fiche) Opstellen sponsordossier (uitleg project, wat kan je bieden, wat krijgen ze voor welke prijs,…) Zoeken naar grote sponsors Opstellen van een begroting

WIE Verantwoordelijke


OK

4 MAANDEN VOORAF WIE

OK

WIE

OK

Zoeken naar kleine sponsors Ontwerpen publiciteit - affiches - toegangskaarten - strooifolders V.V.K-punten contacteren Offerte drukwerk Offerte T-shirts Opstellen promotieplan Aanvraag Rode Kruis Deerlijk Zoeken brouwer - Statiekerk en de Wieke: verplichte drankafname in zaal - sporthal: eigen brouwer kiezen

3 MAANDEN VOORAF Drukwerk naar drukker: - affiches - toegangskaarten - strooifolders Afhalen + verdelen drukwerk Aanvraag materiaal - tafels - stoelen Bestelling brouwer - drank - tapinstallatie - bekers - frigo’s Contacteren medewerkers Verdeling affiches winkels, VVK-punten, … Start uitvoering promotieplan - mails (kan via jeugddienst) - website - artikel gemeentenieuws + jeugdradar Zoektocht security - eigen medewerkers - firma


2 MAANDEN VOORAF WIE

OK

WIE

OK

Aanvragen college van burgemeester en schepenen - aanvraag organisatie - aanvraag afwijking geluidsnorm tot 02u - aanvraag gemeentelijke infoborden - aanvraag materiaal (nadar, werfhekkens, podium,…) - aanvraag geluidswagen Fuifoverleg bij grote manifestaties - Carnavalbal - Bal Marginal - Schuimparty Verdere uitvoering promotieplan - affiches ophangen - strooifolders verdelen Kaarten in voorverkoop verdelen - medewerkers - VVK-punten Algemene zoektocht naar medewerkers Duidelijke afspraken groep - aankomst - soundcheck / maaltijd Afsluiten van de nodige verzekering: Verplicht - brandverzekering - burgerlijke aansprakelijkheid - objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing Aanvullend - contractuele aansprakelijkheid - verzekering alle risico’s - ongevallenverzekering voor medewerkers 1 MAAND VOORAF Aanvragen SABAM + Billijke vergoeding contacteer cultuurdienst of sportdienst Promotieplan - verdeling strooifolders - tweede plakronde Opvolging voorverkoop Aanvraagformulier politiezone Gavers (jeugddienst) Aanvraag IMOG - herbruikbare bekers - afvaleiland - bekerbakken - DE Fuifwijzer - 2008 -

3 WEKEN VOORAF WIE

OK

WIE

OK

WIE

OK

Promotieplan - persartikel opmaken en indienen - (laatste) plak- en strooifolderronde Opstellen shiftlijst + opkuisflap Opstellen noodplan (hoe reageren bij welke problemen,…) Verdeling briefje buurtbewoners MINDER DAN EEN WEEK VOORAF Hercontacteren van de groep Klaarzetten zaal Opbouw tent Ophalen en afrekenen voorverkoop Briefing medewerkers met laatste afspraken Ophalen wisselgeld Verschillende kassa’s klaarmaken Klein barmateriaal voorzien Ophalen gehuurde materialen Klein materiaal - bekers - afwasmiddel - vuilzakken - bonnetjes - stempel - stiften Shiftlijsten ophangen NADIEN Opruimen - zaal - omgeving Terugbrengen allerhande materialen Betalen facturen Opmaken financieel verslag Evaluatie Bedankingen


MINIMALE INHOUD EHBO-KOFFER -

Balpen Notaboekje Pakje wegwerpzakdoeken Zaklamp Wegwerphandschoenen (5 paar) Doosje verfrissingdoekjes Brancardierschaar Stompe spitse schaar Doosje veiligheidsspelden Doosje verbandhaakjes Splinterpincet Elastische gaaswindel 5 cm (3 stuks) Elastische gaaswindel 7 cm (3 stuks) Steriel driehoeksverband (3 stuks) Elastische kripwindel 5cm (3stuks) Elastische kripwindel 7cm (3stuks) Rol leukopor 1,25 cm (kleefband) Rol leukopor 2,5 cm (kleefband) Individueel verbandpakje (3 stuks) Assortiment wondpleisters Isobetadine-dermicum, 10ml, unidose (5 stuks) Steriel kompres 5cm x 5cm (20 stuks) Steriel kompres 10cm x 10cm (10 stuks) Alu-deken (nooddeken) (2 stuks) Dafalgan bruistablet (4 stuks) Vuilniszakje met sluiting Coldpack eenmalig gebruik (2 stuks)

Opmerking: waar geen aantal bij vermeldt staat gaat dit over 1 exemplaar.


Organiseer jij een fuif of optreden? Gebruik de FUIFWIJZER. Politiezone Gavers. Tel. (056) DE Fuifwijzer

Recommend Documents