Opmerkingen Inbreng opleidingsthema's
engagement en budget Akkoord van de directie
Opstellen agenda
Gezamenlijk voor betere afstemming
Reservering locatie
Samenstelling inhoud
doelgroep en format Inschrijvingsprijs vastleggen Onkosten sprekers
Begroten
Contacteren sprekers
Kanalen nieuwsbrief, website en via lijnverantwoordelijke
Vormingen bekendmaken
Inschrijving registreren
via website bevestiging met automatische mail
Facturatie NEE
JA Betaald?
Reminder sturen
Opname in deelnemerslijst
Opmaak van slides en syllabus
20/05/2009
Catering bestellen
verantwoordelijkheid initiatiefnemer
Flow opleidingen
[Pagina's]
JA
Externe spreker of lesgever?
NEE
Opleiding coördineren
cadeau voorzien ontvangst regelen
Onthaal deelnemers
Opleiding geven
Evaluatie van de opleiding door de deelnemers
Deelnameattest afleveren
Administratieve afhandeling Evaluatie verwerken
Inhoud delen
Resultaten delen
20/05/2009
Flow opleidingen
[Pagina's]
Stap
Actor
Inbreng opleidingsthema's Initiatiefnemer
Hoe?
Akkoord van de directie
Initiatiefnemer
Opstellen agenda
Initiatiefnemer
Inbreng initiatiefnemer Vanuit beleid Link met voorgaand proces Principieel akkoord directie Inhoud - doelpubliek - budget Datum en clustering op speakers corner Inbreng initiatiefnemer op speakers corner
Birgit Bram Initiatiefnemer
Thema en specifieke doelgroep Doelstellingen Werkvorm (workshop, studiedag,…) Externe sprekers? Intern document voorlopige planning Communicatiekalender Opstelling op basis van de werkvorm
Reservering locatie
Birgit Initiatiefnemer Samenstellen inhoud
Begroten
20/05/2009
Initiatiefnemer
Initiatiefnemer
reserveer bijkomend lokaal voor koffie (onthaal en pauze) Aantal verwachtte personen Catering (broodjes, drank, extra's,…) Materiaal (beamer, scherm,…) Reservaties buitenshuis eventuele afspraken technische ondersteuning Bij gezamenlijke initiatieven duidelijk afspreken wie de leiding neemt draaiboek maken (met bv. afwisseling werkvormen) aftoetsen bij collega's van dezelfde cel (draaiboek - slides, …) Concrete begroting opstellen Onkosten sprekers (incl. cadeau, programma voor buitenlandse sprekers) Onkosten voor locatie
Draaiboek opleidingen FARO
Documenten
Info
jaaractieplan
graag thema-clusters
Agogische nota
online document reservatie vergaderzalen
Peter verwittigen
draaiboek i.f.v. kennismanagement
Agogische nota Laagdrempeligheid
Bestelbon opmaken
p.3
Stap
Actor
Wie?
Hoe? Documenten Inschrijvingsprijs - incl. BTW - korting voor bepaalde groepen Inhoudelijke afspraken CV-sprekers (voor aankondiging) Praktische afspraken ( vervoer, hotel,…) Keuze kanalen (communicatieplan) Gegevens doorgeven aan Annemie sjabloon Toevoegen extra informatie (doelgroep, doelstellingen, praktische opzet, Hoeveel dagen vooraf reminder sturen met welke inhoud? Definitief programma ook aan sprekers bezorgen Definitief programma toevoegen aan agenda (met alle koffiepauzes, lunch, recepties aangeduid) Aanmaak drukwerk (folders of postkaarten)
Sprekers contacteren
Initiatiefnemer
Vormingen bekendmaken
Birgit Initiatiefnemer
Inschrijvingen registreren
Bram
Automatische registratie van inschrijvingen Webdocument
Facturatie
Sofie
factuur naar de organisatie (info wie gratis) factuur
Annulatiestrategie
Louise
Boeken van facturen
Geen terugbetaling bij laattijdige annulatie
Louise
Controle vervaltermijn verstreken Niet betaald en niet geannuleerd: toch factuur sturen Geen controle betaling op dag van de opleiding Iedereen moet ingeschreven worden (ook FARO-medewerkers en sprekers) Opmaak door de spreker eindverantwoordelijkheid bij de initiatiefnemer Bij gratis evenementen 10% minder bestellen
Reminder sturen
Initiatiefnemer Opname in deelnemerslijst Initiatiefnemer Opmaak slides en syllabi
Initiatiefnemer
Catering bestellen
Onthaal
20/05/2009
Draaiboek opleidingen FARO
Info
Voorbeeld Reinwardacademie
Aanmaning
zoniet geen badge en geen stoel Huisstijl slides - respecteren algemene regels
p.4
Stap
Onthaal deelnemers
Actor Hoe? Birgit in overleg metVoor onthaal alle speciallekes Initiatiefnemer Slides - hand outs Technische ondersteuning vooraf vragen Ontvangst externe spreker(s) Kado's voorzien Formulier reisonkosten sprekers Initiatiefnemer Badges meegeven
Evaluatie opleiding
Initiatiefnemer
Deelnameattest afleveren
Initiatiefnemer
Opleiding coördineren
Administratieve afhandeling Initiatiefnemer Initiatiefnemer Louise Verwerken evaluatie Initiatiefnemer Inhoud delen binnen FARO Initiatiefnemer
20/05/2009
Folders farowerking! Evaluatie door de deelnemers op initiatief van de spreker Deelnameattest vooraf maken en in de map steken Materiaal naar de website Onkosten betalen Opvolging facturatie Verwerking evaluatie van de deelnemers en eigen evaluatie Inhoud van de opdracht delen Resultaten van de evaluatie delen
Draaiboek opleidingen FARO
Documenten
Info
boekenbon 20 euro formulier reisonkosten Format voor badges afspreken Registratie evaluatieresultaten Deelname attest
Zie SEALLL Afgesproken format
bericht naar de deelnemers
p.5
