GEMEENTERAAD ZITTING VAN 27 JUNI 2013 LIJST MET BEKNOPTE OMSCHRIJVING VAN DE DAARIN GEREGELDE AANGELEGENHEDEN
OPENBARE VERGADERING
1.
VERSLAG VORIGE VERGADERING Goedkeuring van het verslag van de openbare zitting van 30 mei 2013.
2.
AANDUIDING WAARNEMEND VOORZITTER GEMEENTERAAD In toepassing van artikel 8, § 4 van het Gemeentedecreet, heeft voorzitter Gerd Adriaensen de heer Nico Vissers aangeduid als waarnemend voorzitter van de gemeenteraad bij verhindering of tijdelijke afwezigheid. De gemeenteraad neemt hiervan akte, alsook van het feit dat de voorzitter tijdelijk afwezig is op 27 juni 2013.
3.
LOKALE POLITIE: BEGROTINGSREKENING EN RESULTATENREKENING 2012 - BALANS PER 31 DECEMBER 2012 Goedkeuring.
4.
LOKALE POLITIE: MOBILITEITSCYCLUS 2013/4 De gemeenteraad dient de ambten aan te duiden die voor mobiliteit in aanmerking komen, op advies van de korpschef. De behoeftebepaling van de 4e cyclus 2013 dient aan de Directie van de Mobiliteit en het Loopbaanbeheer te worden meegedeeld, voor 6 september 2013. Er wordt hierbij besloten om volgende plaatsen open te stellen: Operationeel kader: - 1 betrekking van hoofdinspecteur van politie ELPZ - 1 betrekking van hoofdinspecteur van politie openbare orde - 1 betrekking van hoofdinspecteur van politie functioneel beheer - 1 betrekking van commissaris van politie ELPZ - 1 betrekking van inspecteur van politie ELPZ. Tevens dient de gemeenteraad de selectiemodaliteiten te bepalen. Hierbij wordt besloten om volgende voorwaarden te weerhouden: - voorwaarde 2: het in aanmerking nemen voor alle kandidaten van het gemotiveerd advies van de korpschef onder wiens bevoegdheid de vacante bediening valt - voorwaarde 5: het in aanmerking nemen van het advies van een selectiecommissie - voorwaarde 6: het organiseren van één of meer tests of geschiktheidsproeven (voor de betrekking van commissaris).
Tevens wordt besloten om te voorzien in een mobiliteitsronde die voor eenzelfde functionaliteit geldig is tot de publicatie van de 2de navolgende cyclus.
5.
AGBS: JAARREKENING 2012 Overeenkomstig artikel 40 van de door de gemeenteraad in zitting van 30 mei 2013 opnieuw vastgestelde statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Schoten (AGBS), legt de raad van bestuur van het AGBS de jaarrekening van het voorbije boekjaar 2012 ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad. De gemeenteraad - neemt akte van de verslagen van de commissarissen - hecht goedkeuring aan de jaarrekening 2012 - verleent kwijting aan de leden van de raad van bestuur - verleent kwijting aan de leden van het college van commissarissen.
6.
AGBS: TOEKENNING SUBSIDIES IN KAPITAAL VOOR ONROERENDE INVESTERINGEN 2013 Hiernavolgende subsidies voor onroerende investeringen worden toegekend aan het AGBS: - renovatie luchtbehandelingskasten SH Vordenstein € 193.337,01 - vernieuwen regenwaterafvoer SH Vordenstein € 39.322,50 - vernieuwen klokputten doucheruimten SH Vordenstein € 1.843,40 - verrekening afwerking bekleding luifel dak conciërgewoning € 17.513,02 - meerprijs afwerking keuken (nispanelen) woning cafetaria € 543,00
7.
KERKFABRIEKEN: JAARREKENING 2012 Iedere kerkraad stelt jaarlijks de rekening van de kerkfabriek van het voorgaande jaar vast en dient ze voor 1 maart in bij het centraal kerkbestuur. De rekeningen worden jaarlijks voor 1 mei samen bij de gemeenteoverheid ingediend door het centraal kerkbestuur waaronder de kerkfabrieken ressorteren. De rekeningen zijn onderworpen aan het advies van de gemeenteraad (uit te brengen binnen een termijn van vijftig dagen) en aan de goedkeuring van de provinciegouverneur. De rekeningen 2012 van de kerkfabrieken: - O. L. Vrouw Koningin - Sint-Filippus - Sint-Jozef - H. Familie - Sint-Cordula - H. Hart werden ontvangen op 14 mei 2013. De gemeenteraad geeft hierover gunstig advies.
8.
OCMW: JAARREKENING 2012 De Raad voor Maatschappelijk Welzijn van Schoten keurde in zitting van 19 juni 2013 de jaarrekening over het dienstjaar 2012 goed. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2012, de exploitatierekening 2012, de toelichtingen en de berekening van de gemeentelijke toelage. De gemeenteraad neemt kennis van deze documenten.
9.
BEGROTINGSREKENING EN RESULTATENREKENING 2012 - BALANS PER 31 DECEMBER 2012 Goedkeuring.
10.
WIJZIGING SUBSIDIEREGLEMENTEN GROENDAKEN EN HEMELWATER 2013 Op 7 mei 2013 meldde de Vlaamse Overheid via de caplo-mailing dat de terugbetaling van de uitgekeerde subsidies voor groendaken (100 %) en hemelwater (50 %) enkel nog geldt voor dossiers die tot en met 31 december 2013 bij de gemeente ingediend worden. De samenwerkingsovereenkomst 2008-2013 loopt op deze datum ten einde en hiermee eindigt ook de terugbetaling van de door de gemeente uitbetaalde subsidies. In het gemeentelijke subsidiereglement ‘groendaken 2013’ wordt echter volgende uiterste indiendatum vermeld: 4 § 1. Dit subsidiereglement geldt voor de periode 1 januari 2013 tot 31 december 2013. Het subsidiebedrag wordt toegekend voor aanvragen met factuurdatum tussen 1 januari 2013 en 31 december 2013. De aanvraagformulieren dienen ons te bereiken vóór 1 juli 2014. In het gemeentelijk subsidiereglement 2013 ‘duurzaam hergebruik en/of infiltratie hemelwater’ wordt volgende uiterste indiendatum vermeld: 4.1 Dit subsidiereglement geldt voor de periode 1 januari 2013 tot en met 31 december 2013. De aanvraagformulieren dienen ons te bereiken vóór 1 juli 2014. De gemeenteraad wijzigt de indiendatum in de huidige subsidiereglementen groendaken en hemelwater in 31 december 2013 (in plaats van 1 juli 2014). Alle dossiers die de gemeente voor deze datum bereiken, worden volledig of voor 50 % terugbetaald door de Vlaamse Overheid. De dossiers die na 31 december 13 worden ingediend, ontvangen echter geen subsidie meer gebaseerd op het subsidiereglement 2013. Deze wijziging zal uitgebreid naar de bevolking gecommuniceerd worden!
11.
HERBEVESTIGING DEELNAME CAMPAGNE 'KLIMAATNEUTRALE GEMEENTE 2020' De provincie Antwerpen wil tegen 2020 op een duurzame manier een klimaatneutrale organisatie worden. Dit wil zeggen dat ze de eigen uitstoot van CO 2, N2O en CH4 tegen 2020
naar nul wenst te reduceren. De provincie neemt hiermee haar verantwoordelijkheid in het klimaatbeleid op en bereid zich voor op de Europese richtlijnen die meer en meer inzetten op het lokale klimaatbeleid. Daarnaast biedt de provincie de gemeenten ondersteuning aan via de campagne ‘klimaatneutrale gemeente 2020’ om dit engagement samen met hen aan te gaan. De campagne vormt een ideale opvolger van het in 2012 afgelopen Kyotoprotocol. Aangezien een groot deel van de broeikasgasuitstoot van de gemeente veroorzaakt wordt door het eigen gebouwenpark, zal de campagne zich voor een groot deel hiertoe richten. De gemeente bereidt zich hiermee voor op de Europese richtlijn die stelt dat tegen 2019 elk nieuw overheidsgebouw energieneutraal dient te zijn. Het unieke voordeel is dat investeringen op dit vlak het potentieel hebben zichzelf terug te verdienen aangezien prognoses stellen dat de energiekost enkel zal blijven toenemen. Het college van burgemeester en schepenen keurde op 29 december 2011 dit engagement voor de gemeente Schoten reeds goed. Gelet op de ingang van een nieuwe bestuursperiode wordt nu gevraagd dit engagement te herbevestigen (zowel door college van burgemeester en schepenen als gemeenteraad). Binnen de provincie Antwerpen ondertekenden reeds 33 gemeenten dit engagement. De provincie Antwerpen ontwikkelt in uitbreiding op de campagne ‘klimaatneutrale organisatie 2020’ ook ondersteuning voor de Europese campagne ‘Convenant of Mayors’ (burgemeestersconvenant). Deze campagne heeft tot doel de broeikasgassen op het gehele grondgebied van de gemeente met minimaal 20 % te reduceren. De gemeente Schoten voert reeds doorlopend verschillende klimaatacties uit binnen de organisatie (bv energieboekhouding, plaatsing hernieuwbare energie-installaties, aankoop groene stroom, renovatie gebouwen, …). Vanzelfsprekend is er steeds ruimte voor verbetering en dient er blijvend ingezet te worden op energiebesparing. Deze campagne kadert al deze bestaande acties en geeft tevens duidelijk aan dat de gemeente naar de toekomst toe ook ten volle voor een duurzaam klimaatbeleid wil gaan. Concrete engagementen: - een klimaatneutrale organisatie in 2020 te zijn volgens de methodiek van de provincie; - via een inventaris de broeikasgasuitstoot van de eigen werking in kaart te brengen; - op zoek te gaan naar efficiënte acties om de broeikasgasuitstoot te verminderen en deze uit te voeren; - personeel voor de uitvoering van de campagne te voorzien; - middelen te voorzien voor uitvoering van de meest efficiënte acties; - te communiceren over de uitvoering van deze acties via het communicatieplatform ‘vriend van’; - vanaf 2020 middelen te voorzien om resterende uitstoot te compenseren. De gemeente herbevestigt deelname aan de campagne.
12.
WIJZIGINGEN ARBEIDSREGLEMENT Volgende wijzigingen dienen in het Arbeidsreglement te worden ingeschreven: 1. Berekeningsbasis voor overloon, toeslagen en dringende oproepen Naar aanleiding van de wijziging aan de Rechtspositieregeling m.b.t. de berekeningsbasis voor overloon, toeslagen en dringende oproepen (zie gemeenteraadsbesluit van 28 maart 2013) moeten de desbetreffende artikels in het Arbeidsreglement worden aangepast. 2. Gebruikers van badge voor tikklok Wegens het ingebruiknemen van een tikklok in de gemeentelijke Academie voor Muziek en Woord, maken het administratief personeel en de schoonmaaksters van de GAMW gebruik van een badge en dienen zij niet langer virtueel (via de computer) in te tikken. Artikel 16 van het Arbeidsreglement dient in die zin te worden aangepast. 3. Bijkomende verloven De halftijdse vervroegde uittreding en de vrijwillige vierdagenweek zijn verlofstelsels waar personeelsleden van lokale besturen, sinds 1 januari 2013, geen gebruik meer kunnen van maken. Artikel 26 van het AR moet worden aangepast. 4. Dienstvrijstellingen De regeling m.b.t. dienstvrijstelling voor bloedgiften werd gewijzigd (zie wijzigingen RPR, gemeenteraadsbesluit van 28 maart 2013). Artikel 27 § 4 van het AR moet worden aangepast. 5. Welzijn op het werk Sinds 1 januari 2013 is het personeelslid, tevens aangesteld als vertrouwenspersoon, met pensioen. Momenteel is nog geen nieuwe interne vertrouwenspersoon aangesteld. Zijn naam en gegevens dienen te worden geschrapt. 6. Het toezichthoudend personeel Volgende wijzigingen dienen te gebeuren aan artikel 55: Het toezichthoudende personeel: - de nieuwe functie van stafmedewerker integrale veiligheid moet onder coördinator integrale veiligheid worden ondergebracht - de assistent-dienstleiders van de bibliotheek werden aangeduid als beoordelaars van de bibliotheekassistenten en administratief assistenten die onder hun afdeling resorteren, vandaar dat de functies van bibliotheekassistent en administratief assistent niet langer onder het gezag en toezicht van de dienstleider vallen - de nieuwe functie van milieudeskundige/handhaver en van groendeskundige komen onder het gezag van de milieuambtenaar (diensthoofd) 7. EHBO Update van de personeelsleden die een brevet hebben van EHBO.
8. Plaats van de EHBO-koffer Update van de lijst met de plaatsen waar zich EHBO-koffers bevinden. 9. Hoofdstuk 15: Inlichtingen Update van namen en van diensten waar nodig. 10. Bijlage II: Formulier aangifte wijzigingen persoonsgegevens gemeentepersoneel In bijlage II wordt het formulier ‘aangifte wijzigingen persoonsgegevens gemeentepersoneel’ vervangen. 11. Bijlage III: Uurroosters Sommige uurroosters werden aangepast. De uurroosters in het Arbeidsreglement dienen overeenkomstig te worden gewijzigd. 12. Internet- en e-mailpolicy In de gemeenteraad van 29 november 2012 werd de internet- en e-mailpolicy uitgebreid. Deze nieuwe uitgebreide versie vervangt de in bijlage XI van het AR opgenomen internet- en emailpolicy. Deze materie werd voorgelegd aan de vergadering van het Syndicaal Onderhandelingscomité van 4 juni 2013. De gemeenteraad keurt deze wijzigingen aan het Arbeidsreglement goed.
13.
CONTRACTUEEL KADER ONBEPAALDE DUUR STAFMEDEWERKER PERSONEELSZAKEN Met de interne personeelsmobiliteit van het diensthoofd personeelsdienst naar afdelingshoofd, biedt zich een opportuniteit aan om geleidelijk aan de personeelsdienst van de gemeente en die van het OCMW nauwer te laten samenwerken. Een van de afspraken die hiertoe gemaakt werden is de aanwerving van een contractuele medewerker onbepaalde duur op B-niveau door de gemeente (hiervoor dient een contractueel kader te worden vastgesteld) die halftijds voor de gemeente en halftijds voor het OCMW zal werken via een beheersovereenkomst. Deze persoon, die vooral HRM-taken krijgt toebedeeld (vorming, evaluatie, ziekteverzuim, competentiemanagement, vertrouwenspersoon), moet beide organisaties leren kennen en geleidelijk aan alle HRM-processen van beide organisaties op elkaar afstemmen om zo van onderuit de synergie tussen de beide diensten (organisaties) voor te bereiden. Deze materie werd voorgelegd aan de vergadering van het Syndicaal Onderhandelingscomité van 4 juni 2013. De gemeenteraad keurt de contractuele personeelsformatie onbepaalde duur van 1 voltijdse betrekking met de graad van stafmedewerker personeelszaken (B1-B2-B3) goed.
14.
PERSONEELSFORMATIEWIJZIGING DIENST BURGERZAKEN Bij de dienst burgerzaken gaan 2 voltijds vastbenoemde administratief medewerkers met pensioen op respectievelijk 1 maart 2014 en 1 juni 2014. Om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen verzekeren, wordt voorgesteld om deze 2 voltijdse statutaire betrekkingen te vervangen door 2 x een 4/5 de statutaire betrekking van administratief medewerker. Bovendien zal in de toekomst 1 voltijdse statutaire betrekking van administratief medewerker, niet meer statutair begeven worden maar wel als gesco-functie. Deze laatste statutaire betrekking dient dan ook in een uitdovend kader te worden geplaatst. Deze materie werd voorgelegd aan de vergadering van het Syndicaal Onderhandelingscomité van 4 juni 2013. De gemeenteraad keurt deze wijziging aan de organieke personeelsformatie administratieve graden bij het statutair gemeentepersoneel goed.
15.
VASTSTELLEN BRUGDAGEN 2014 In 2014 vallen 2 feestdagen (i.c. 1 en 2 november 2014) in een weekend. Voorgesteld wordt om deze 2 feestdagen te gebruiken om te bruggen op 30 mei (d.i. vrijdag na O. H. Hemelvaart) en op 10 november 2014 (d.i. maandag voor 11 november). Deze materie werd voorgelegd aan de vergadering van het Syndicaal Onderhandelingscomité van 4 juni 2013 en een eenparig protocol van akkoord werd getekend. De gemeenteraad stelt de brugdagen 2014 voor het gemeentepersoneel vast.
16.
REGLEMENT OP HET PLAATSEN EN GEBRUIKEN VAN EEN BRANDWEERKLUIS Brandweer Schoten zal in de toekomst gebruik maken van het systeem van sleutelkluizen waarvoor toegang wordt verschaft tot bedrijven, instellingen, scholen. Hiertoe wordt een sleutelkluis geïnstalleerd in de 1e autopomp. Met de lopersleutel die hierin bewaard wordt kunnen de sleutelkluizen van de betreffende gebouwen worden geopend. In deze sleutelkluizen hangen dan de nodige toegangssleutels. Het voordeel van dit systeem is dat de brandweer niet langer met een gigantische sleutelbos dient te werken en dat de bedrijven weten wie er toegang heeft tot de sleutelkluizen. Bij budgetwijziging 2013/1 werd de aankoop van een sleutelkluis met lopersleutel voor de 1 e autopomp goedgekeurd. De gemeenteraad keurt het reglement op het plaatsen en gebruiken van een brandweerkluis goed.
17.
CONCESSIE FOYER DE KELDER De huidige uitbaatster van de Foyer De Kelder stopt haar activiteiten op 30 juni 2013. Het voorstel is nu om een nieuwe concessie uit te schrijven voor een periode van 3 jaar, met mogelijkheid tot verlenging met termijnen van telkens 3 jaar en met een maximum duurtijd van 9 jaar. De gemeenteraad keurt het voorliggende ontwerp van lastenkohier Concessie Foyer – Cafetaria De Kelder goed.
18.
AANVULLEND REGLEMENT POLITIE OP HET WEGVERKEER: TULPENLAAN 58: AANVRAAG PARKEERPLAATS VOOR PERSONEN MET EEN HANDICAP De aanvraag betreft een mindervalidenparkeerplaats voor de bewoner van de Tulpenlaan 56 app. 4. Uit onderzoek blijkt dat betrokkene houder is van de speciale parkeerkaart voor personen met een handicap, niet over een toegankelijke garage of staanplaats aan de woning beschikt en zich wegens zijn handicap moeilijk kan verplaatsen. Vermits voldaan wordt aan de wettelijk gestelde voorwaarden, wordt besloten te voorzien in een voorbehouden parkeerplaats voor personen met een handicap in de Tulpenlaan ter hoogte van nr. 58.
19.
LEVEREN EN PLAATSEN VAN AANDUIDING HYDRANTEN - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE. In het kader van de omzendbrief d.d. 14 oktober 1975 betreffende de watervoorraden voor het blussen van branden (BS 31 januari 1976) dienen de gemeenten herkennings- en identificatietekens te voorzien ter hoogte van brandkranen. Vooral in de omgeving van de woonparkzones dienen de brandkranen die zich in de bermen bevinden duidelijk aangeduid te worden door middel van paal + herkenningsplaatje + coördinatenbordje. Intercommunale PIDPA stelt hiervoor volgende eenheidsprijzen voor: - aanduiding op gevels: 98,05 euro inclusief 6 % btw - aanduiding op paal: 176,66 euro inclusief 21 % btw. In 2012 werd al een groot deel van de woonparkzones voorzien van signalisatie, te weten de wijken Schotenhof, Koningshof en Berkenrode. Het is aangewezen om dit jaar de resterende buitengebieden eerst uit te voeren. De raming voor deze werken bedraagt 47.937,00 euro excl. btw of 57.865,02 euro incl. btw De gemeenteraad hecht goedkeuring aan de technische beschrijving volgens omzendbrief d.d. 14 oktober 1975, de raming en voorgestelde stratenlijst, en gaat akkoord om hiertoe een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uit te schrijven.
20.
VERVANGING KLEINE TRACTOR - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE Het betreft de aankoop van een kleine tractor voor de groendienst van de DDW. Deze is ter vervanging van de oude Goldoni, bouwjaar 2000 met nummerplaat AQS 507. De tractor wordt tijdens de winter ingezet bij het verwijderen van sneeuw en ijs op voet- en fietspaden en tijdens de zomer voor maai- en egalisatiewerken. De voorbije winter is deze tractor verschillende malen voor herstelling weggeweest. Om de volgende winter voldoende degelijk materiaal te hebben om sneeuw en ijs te bestrijden, is vervanging noodzakelijk. Het krediet van 36.000 euro is voorzien op het budget 2013 bij budgetwijziging 1 onder actie 004.001.004.074, beleidscode 0680 en algemene rekening 24399000. De gemeenteraad keurt bestek en raming van deze opdracht goed en gaat akkoord om hiertoe een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uit te schrijven.
