Op weg naar je promotie

Op weg naar je promotie Praktische zaken en tips!

Copyright EMGO+ PhD commissie | gemaakt door: Tsjitske Haanstra, Femke van Nassau, Trynke Hoekstra & Esther Maas

EMGO+ Draaiboek einde promotie

2-6-2015

VOORWOORD Beste Promovendus/Promovenda, Voor je ligt een document dat richtlijnen bevat voor het laatste jaar van je promotie en is geschreven door en voor promovendi binnen het EMGO+ instituut en de William James Graduate School. Als eerste wordt er een tijdsplanning gegeven. Daarna worden belangrijke facetten nader toegelicht. En tot slot worden er een aantal bijlagen gegeven. Hier zijn ook voorbeeldbrieven in opgenomen. Wees je ervan bewust dat deze brieven aan verandering onderhevig zijn, vooral nu er steeds meer digitaal geregeld wordt, het is dan ook raadzaam om op intranet te kijken voor de meest recente versies van alle documenten en de procedures: http://intranet/afdelingen/dienst/sbp/01Bestuur/Decanaat/Promotie/ LET OP: De richtlijnen die in dit document beschreven staan kunnen per promovendus verschillen. Dit is afhankelijk van: • Het soort contract dat je hebt: AiO/OiO/junior onderzoeker; • Aanstelling bij VU of VUmc; • Afdeling/faculteit waar je bent aangesteld. Daarom raden wij je aan om met je (co)promotoren al deze zaken goed te bespreken en af te stemmen. Bovendien hebben we waar mogelijk specifieke (web)adressen en telefoonnummers gegeven. Op de VU en VUmc website zijn deze ook allemaal terug te vinden. Mocht je zelf nog aanvullingen of tips hebben, dan kun je deze zenden aan de EMGO+ PhD commissie: [email protected] Succes met het afronden van je promotie! PhD commissie

2


2-6-2015

INHOUDSOPGAVE 1. TIJDLIJN ............................................................................................................................... 5 2. LAATSTE BEOORDELINGGESPREK............................................................................... 9 3. LEESCOMMISSIE ................................................................................................................ 9 3.1 KLAARMAKEN MANUSCRIPT VOOR DE LEESCOMMISSIE ............................................................................. 9 3.2 GOEDKEURING LEESCOMMISSIE ................................................................................................................ 10 3.3 TIPS ............................................................................................................................................................ 10

4. DE DRUKKERIJ ................................................................................................................. 12 4.1 OFFERTES AANVRAGEN ............................................................................................................................. 12 4.2 OPMAAK..................................................................................................................................................... 12 4.3 LEVERING DOOR DRUKKERIJ ...................................................................................................................... 14 4.4 PLANNING .................................................................................................................................................. 14 4.5 TIPS ............................................................................................................................................................ 14

5. VERZENDEN VAN JE PROEFSCHRIFT ......................................................................... 14 5.1 DE VERZENDLIJST ....................................................................................................................................... 14 5.2 PROEFSCHRIFT DIGITAAL AANLEVEREN AAN DE VU .................................................................................. 15 5.3 TIPS ............................................................................................................................................................ 16

6. VERGOEDING VOOR DRUKKOSTEN ........................................................................... 16 6.1 VERGOEDING VAN JE AFDELING ................................................................................................................ 16 6.2 FONDSEN ................................................................................................................................................... 16 6.3 VU REGELING ............................................................................................................................................. 17 6.4 PROMOTIEBONUS ...................................................................................................................................... 17 6.5 TIPS ............................................................................................................................................................ 17

7. DE VERDEDIGING ............................................................................................................ 18 7.1 PEDEL ......................................................................................................................................................... 18 7.2 PARANIMFEN ............................................................................................................................................. 18 7.3 PROEFPROMOTIE ....................................................................................................................................... 18 7.4 SYMPOSIUM ............................................................................................................................................... 18 7.5 PROMOTIE.................................................................................................................................................. 18 7.6 RECEPTIE .................................................................................................................................................... 19 7.7 DINER ......................................................................................................................................................... 19 7.8 FEEST .......................................................................................................................................................... 19 7.9 TIPS ............................................................................................................................................................ 19

8. WAT VOOR TOTAALKOSTEN KAN IK VERWACHTEN? .......................................... 20 8.1 BELASTINGDIENST ...................................................................................................................................... 20

9. ALGEMENE TIPS .............................................................................................................. 20 10. GEPROMOVEERD, EN DAN? ........................................................................................ 22 10.1 LOOPBAAN ORIENTATIE ........................................................................................................................... 22 10.2 RELEVANTE TRAININGEN BIJ AMSTEL ACADEMIE .................................................................................... 23 10.3 HOE BETAAL JE LOOPBAANACTIVITEITEN? .............................................................................................. 23

Bijlagen .................................................................................................................................... 24 BIJLAGE 1: NFU guidelines ................................................................................................... 25 BIJLAGE 2: Brief voor decaan verzoek tot promotie ............................................................. 29 BIJLAGE 3: Formulier I .......................................................................................................... 30 BIJLAGE 4: Voorbeeldbrief voor subsidie drukkosten........................................................... 33 BIJLAGE 5: Brief met lijst ad hoc beoordelingscommissie.................................................... 34 BIJLAGE 6: Brief voor zenden manuscript naar beoordelingscommissie + beoordelingsformulier per lid leescommissie (LET OP: VU promovendi versturen deze brief via de decaan, VUmc promovendi versturen deze brief via de promotor!) ............................. 35 BIJLAGE 7: Brief aan College van Decanen .......................................................................... 40 BIJLAGE 8: Formulier II......................................................................................................... 41 BIJLAGE 9: Brief verzenden proefschriften ........................................................................... 43

3


2-6-2015

BIJLAGE 10: Brief aan decaan volgorde oppositie ................................................................ 44 BIJLAGE 11: Informatie promotie opponenten ...................................................................... 45 BIJLAGE 12: Gang van zaken tijdens promotie ..................................................................... 47

4


2-6-2015

1. TIJDLIJN Stappe n Nog ruim een jaar

Wat moet er gebeuren? -

Promotiereglement VU/VUmc lezen. NFU Guidelines for PhD tracks in biomedical sciences lezen. Beoordeling gesprek inplannen.

Wie doet dit?

Bijlagen

Promovendus Promovendus/Pro motor

1: NFU guidelines

Promovendus/Pro motor Nog 6 maand en

Documenten versturen naar decaan: Aanvraag verzoek tot promotie; Formulier I + kopie paspoort; Gewaarmerkte bul (doctoraal bul waarmerken bij de Pedel in VU Hoofdgebouw, 2D 09, is gratis).  Het versturen van documenten wordt bij FPP e al begin 2 jaar van het promotietraject gedaan (geïnitieerd en gecoördineerd door Natascha Stroo - [email protected] ). -

Nog 5 maand en

-

Gesprek met je promotieteam inplannen. Beslissen of je een symposium gaat organiseren. Locatie voor het feest bedenken. Vragen paranimfen. Aanvragen offertes verschillende drukkerijen. Aanschrijven fondsen voor subsidie drukkosten. Bellen met de Pedel (020-5985309) [email protected] De Pedel informeert de promovendus over de aanvraag van de promotie, de reglementen en protocollen en begeleidt de promovendus tijdens de procedure die aan een promotie vooraf gaat. De Pedel verzorgt en controleert alle benodigde bescheiden. Instellen van ad hoc beoordelingscommissie (de promotor of projectleider benadert vooraf via mail/telefoon de beoogde beoordelingscommissie met de vraag om zitting te nemen in de beoordelingscommissie = leescommissie).

Promovendus/Pro motor Promovendus/Pro motor Promovendus

2: Brief voor decaan 3: Formulier I Voor de meest recente versies kijk op:

http://intranet/afdelingen/dienst/ sbp/01Bestuur/Decanaat/Promoti e/

Promovendus Promovendus/Pro motor Promovendus Promovendus Promovendus Promovendus Promovendus

4: Brief subsidie

Promotor

5

EMGO+ Draaiboek einde promotie Nog 4 maand en

-

Brief naar de decaan met de ad hoc beoordelingscommissie plus gegevens van de beoordelingscommissie(kan ook per mail).

2-6-2015 Promotor/Secretar iaat

5: Brief met lijst ad hoc beoordelingscommissie Voor de meest recente versies kijk op:


-

Mail naar de beoordelingscommissie met de mededeling wanneer ze het manuscript kunnen verwachten. Brief plus manuscript naar de beoordelingscommissie.

Promotor Promotor (VUmc promovendi) /Secretariaat van decaan faculteit (VU promovendi)

6: Brief voor zenden manuscript naar beoordelingscommissie (NL en ENG) Voor de meest recente versies kijk op:


-

Wachten (30 dagen) op reactie van de beoordelingscommissie. Na 30 dagen eventueel een reminder sturen. Eventueel kan de leescommissie de termijn met 30 dagen verlengen (zie VU promotiereglement). Na goedkeuring manuscript door alle leden van de beoordelingscommissie: Brief naar decaan dat het proefschrift voldoet aan de eisen en het verzoek College van Decanen en het Bureau van de Pedel; Formulier II wordt verstuurd door de decaan, zodra het bericht van de promotor inzake goedkeuring van de leescommissie, bij Bureau Decaan is binnengekomen.

Promotor

Promotor

7: Brief voor decaan 8: Ter info: formulier II Voor de meest recente versies kijk op:


6

EMGO+ Draaiboek einde promotie -

-

-

Nog 2 maand en

Nog 6 weken

Datum verdediging prikken bij Pedel. Het bespreken van een datum en tijdstip voor een promotie is pas mogelijk, nadat formulier II is aangeleverd door Bureau Decaan aan Bureau Pedel. Op dit moment kunt u twee opties nemen op een datum, via Bureau Pedel. Meestal krijg je op dit moment een informatiepakketje van de Pedel waarin staat wat het kledingvoorschrift is voor de verdediging, wat er op de titelpagina moet komen te staan (pag. 3 en 4) en hoe je de digitale versie moet indienen bij de UBVU. Zodra datum is vastgesteld: brief naar oppositie Zodra datum is vastgesteld: locatie voor receptie/feest reserveren. 2 paranimfen vragen voor begeleiding bij promotie

PROEFSCHRIFT Toestemming Pedel over titelpagina (pag. 3 en 4). Proefschrift naar de drukker. Formulier voor de grote postverzending. (bij secretariaat van je afdeling of aan te vragen bij de postkamer VUmc, 42687). Zelf etikettenlijst opstellen; bespreken met (co)promotoren welke mensen je niet moet vergeten. Zodra de digitale versie van het proefschrift af is, een e-mail sturen naar collega’s of er interesse is in proefschrift Digitale versie (pdf) naar secretariaat EMGO sturen voor verzending naar EMGO verzendlijst Proefschriften versturen (optioneel met begeleidende brief). Proefpromotie inplannen, 2-3 weken voor de verdediging. Neem contact op met de opponenten om vragen te inventariseren en zo nodig af te stemmen (het is natuurlijk niet de bedoeling om de vragen aan de promovendus door te spelen…). - De Pedel wil 10 proefschriften ontvangen. - Omslag, titelpagina, samenvatting Engels, samenvatting Nederlands en het volledige proefschrift in PDF naar UBVU.

2-6-2015 Promovendus

Promovendus Promovendus Promovendus

11: Informatie promotie opponenten (NL en ENG) Voor de meest recente versies kijk op:


Promovendus Promovendus Promovendus Promovendus/Pro motor

Promovendus Promovendus Promovendus + copromotor

9: Brief verzenden proefschriften Voor de meest recente versies kijk op:


Promotor Promovendus Promovendus

7


-

-

-

-

Nog 4 weken Nog 2/3 weken Nog 1 week

Bespreek volgorde oppositie en verzend brief naar decaan (uiterlijk 14 dagen voordat de promotie plaatsvindt). Bevestiging vanuit de decaan. Proefschrift aan alle opponenten met promotiedatum, volgorde van de oppositie en verdere bijzonderheden. Organiseer reis & overnachting voor buitenlandse opponenten. Bespreek wie de laudatio gaat doen. Bedenken of je jouw promotie wil laten vastleggen op video of fotocamera. Bestel evt. Griffioen. Dit is het beeldje dat je van de VU krijgt. (let op! Kosten zijn voor project of reserves betrokken hoogleraar)

2-6-2015 Promotor/secretari aat


Promovendus/ Secretariaat

11: Informatie promotie opponenten (NL en ENG) Voor de meest recente versies kijk op:


Promotoren

(co-)promotor Promovendus

-

Voorbereiding eventuele proefpromotie.

-

Eventuele proefpromotie.

Promovendus

-

Voorbereiden op je opponenten. Proefschrift uit je hoofd leren (op rijm, dan onthoud je het makkelijker!!) De verdediging  Heel veel succes!

Promovendus Promovendus

-

10: Brief aan decaan volgorde oppositie Voor de meest recente versies kijk op:

Promovendus

12: Gang van zaken tijdens promotie

8


2-6-2015

2. LAATSTE BEOORDELINGGESPREK

Om in je laatste jaar je promotie succesvol af te ronden, is het raadzaam om in het laatste kwartaal van je derde jaar tijdens je functioneringsgesprek de stand van zaken van je proefschrift te bespreken met je (co)promotor(en). Bespreek dan bijvoorbeeld of het afronden van het proefschrift binnen contracttijd haalbaar is en mogelijke oplossingen voor als dat niet het geval is. Bespreek ook het afronden van artikelen (inclusief revisies) en hoe de aanpak eruit zal zien wanneer je na contracttijd elders zal werken. Ook biedt dit gesprek mogelijkheden om de stand van zaken wat opleiding betreft door te nemen en voorzichtig vooruit te blikken op de toekomst. Aan het einde van dit draaiboek besteden we in de paragraaf ‘Gepromoveerd, en dan?’ meer aandacht aan het vervolg van je loopbaan.

3. LEESCOMMISSIE

In bijlage 1 is de NFU richtlijn toegevoegd. Dit is een richtlijn die aangeeft hoeveel (gepubliceerde) artikelen er nodig zijn om te promoveren. LET OP: Het is een richtlijn en hier mag dus beargumenteerd van afgeweken worden. Bepaal dus in samenspraak met je (co)promotor hoeveel (gepubliceerde) artikelen er in jouw proefschrift komen. Als je de artikelen voor je proefschrift hebt geselecteerd, stel je het manuscript voor je proefschrift samen. Je proefschrift bestaat minimaal uit: artikelen, inleiding en discussie. Je stuurt het manuscript in dit stadium nog 1 keer naar promotor(en) en copromotor(en). Vanaf dit moment duurt het nog ongeveer 6 maanden voordat je verdediging plaatsvindt, maar dit is lastig te zeggen omdat je bij het prikken van een promotiedatum afhankelijk bent van de agenda’s van je (co)promotoren en je verdedigingscommissie. Houd er rekening mee dat er een zomerreces is van half juli tot eind augustus. In principe bepaalt je promotor(en) in samenspraak met je copromotor(en) wie er in de beoordelingscommissie (ook wel leescommissie genoemd) zitten, maar je kunt zelf ook een voorkeur uitspreken. Meestal bestaat de leescommissie uit 4 tot 6 leden. De leescommissieleden zijn in principe ook je opponenten tijdens de verdediging, maar soms valt er eentje af of wordt voor de verdediging de commissie nog uitgebreid met 2 of 3 andere leden. De leescommissie dient voor minimaal de helft te bestaan uit professoren. Verdere eisen voor de leescommissie zijn te vinden in het VU promotiereglement. Je vindt het Promotiereglement Vrije Universiteit op www.vu.nl -> Onderzoek -> Promoveren -> Promoveren aan de VU -> promotiereglement.

3.1 KLAARMAKEN MANUSCRIPT VOOR DE LEESCOMMISSIE Verplichte onderdelen van je manuscript zijn: • Officiële titelpagina (waar je naam ook op staan); op de titelpagina moet ook de EMGO affiliatie worden opgenomen en de volgende tekst: “Dit proefschrift is • • •

voorbereid bij het EMGO Instituut voor onderzoek naar gezondheid en zorg”.

Introductie; Artikelen; Algemene discussie.

Wat niet verplicht is, maar wat wel gewaardeerd wordt:

9


• •

2-6-2015

Nederlandstalige samenvatting; Engelstalige samenvatting.

Eventueel kan je de volgende onderdelen ook alvast toevoegen: • Dankwoord; • About the author; • Publicatielijst. Wat niet mag • Logo’s van bedrijven of instanties die jouw proefschrift en onderzoek gesponsord hebben. In het promotiereglement staat hier het volgende over geschreven: o De vermelding van de steun van buiten de universiteit waardoor het promotieonderzoek mede is mogelijk gemaakt, geschiedt alleen tekstueel, na overleg met de promotor en met toestemming van de promotiecommissie. Commerciële uitingen zijn niet toegestaan. In bijlage 6 is een voorbeeldbrief opgenomen voor de leden van de leescommissie waarin staat wanneer zij het proefschrift kunnen verwachten. Vervolgens volgt het proefschrift met een brief waarin staat voor welke datum ze het manuscript beoordeeld moeten hebben. Stuur niet alleen een versie naar de leescommissie, maar geef ook je (co-) promotoren een exemplaar van dit manuscript. De leescommissie heeft precies 1 maand om het manuscript te lezen en goed te keuren, maar kan 30 dagen extra vragen. Vaak wordt het op de hoofdlijnen goedgekeurd. Kleine aantekeningen kunnen nog worden verwerkt. Maar het hoeft dan niet meer terug naar de leescommissie. Het kan ook zijn dat hoofdstukken moeten worden herschreven, maar je promotor zal dat proberen te voorkomen. Inhoudelijke suggesties / commentaar geeft de leescommissie door aan de promotor of direct aan jou.

3.2 GOEDKEURING LEESCOMMISSIE Als de leescommissie akkoord is met je manuscript, dan wordt formulier II door de decaan ingevuld. Daarna kan je de Pedel benaderen voor het plannen van je promotiedatum. Het email adres van de pedel is: [email protected] Bedenk van te voren op welke dagen je beslist niet wilt promoveren en inventariseer de vakanties van je (co)promotoren. Je krijgt twee ‘potlood-data’ van de Pedel en als die niet geschikt blijken te zijn krijg je weer twee nieuwe, net zo lang tot er een geschikte datum tussen zit. Als het lastig is om beide promotoren en copromotoren op één tijdstip bij elkaar te krijgen, kan je meteen de datum vastleggen waarop zij allemaal kunnen voordat je de leescommissie informeert. Mocht er 1 lid niet kunnen, dan kan deze in overleg met (co)promotor eventueel vervangen worden. Ook kunnen nu de aanvullende leden gevraagd worden om zitting te nemen in de oppositie. Verandering in de oppositie kun je doorgeven aan het secretariaat van de decaan van jouw afdeling. Vaak regelt je promotor dit met de decaan, dus vraag dit even na om dubbel werk te voorkomen.

3.3 TIPS •

Breng je proefschrift, indien mogelijk, zelf bij de leescommissie langs.

10


• •

•

2-6-2015

De lay-out van je manuscript voor de leescommissie hoeft niet heel mooi te zijn, maar zet wel de tabellen bij voorkeur op de juiste plek. Ga vlak voor je promotie bij je opponenten langs om kennis te maken (als je ze nog niet kent) en om ‘te kijken of ze het boekje in goede orde hebben ontvangen’. Je kunt de gelegenheid aangrijpen om even te vissen wat voor vragen ze ongeveer zullen gaan stellen. Je promotor inventariseert waarschijnlijk wie van je opponenten welke vragen gaat stellen, zodat er geen overlap komt. Loop dus een paar dagen voor de verdediging even binnen bij je promotor en vraag of er specifieke dingen zijn die je voor de verdediging nog eens zou kunnen doornemen.

11


2-6-2015

4. DE DRUKKERIJ 4.1 OFFERTES AANVRAGEN Zodra je jouw manuscript hebt ingediend bij de leescommissie kan je op zoek gaan naar een drukkerij. Dan kan je namelijk je manuscript snel laten drukken zodra je het terug hebt van de leescommissie en je het laatste commentaar hebt verwerkt. Het is raadzaam om bij verschillende drukkerijen een (identieke) offerte aan te vragen. Doe een gok wat betreft het aantal pagina’s en aantal proefschriften en vraag naar de meerprijs van extra pagina’s en proefschriften. Bij veel drukkerijen kun je op de website een (gratis) offerte aanvragen. Je kunt verschillende drukkerijen uitnodigen voor het verzorgen van een presentatie. Je kan denken aan drukkerijen als Proefschrift All In One (AIO), Mostert & Van Onderen, Ponsen&Looijen, Gildeprint of Ipskamp. Ponsen&Looijen geeft 10% korting als je aanwezig bent geweest bij een door hun gegeven presentatie. Ook geven ze vaak korting zonder dat je bij de presentatie aanwezig bent geweest onder de noemer ‘VU- collegiale voorspraak korting’. Gildeprint wil een lijst met maximaal 12 mensen en dan krijg je 12% korting, 1% per persoon. Probeer altijd wat te onderhandelen (zeg bijvoorbeeld dat je qua korting graag aan wilt sluiten bij diegene die net hun boekje bij dezelfde drukker hebben laten drukken). Bekijk de offertes vervolgens goed. Het kan zijn dat drukkerijen erg goedkoop lijken maar dat ze dan toch de kosten van een zwart-wit voorkant hebben begroot i.p.v. een kleurenprint. Verder krijg je bij sommige drukkerijen korting omdat je bij de VU promoveert en/of omdat je onderzoek door NWO wordt gesubsidieerd. Dit wil niet automatisch zeggen dat de factuur dan lager is in vergelijking tot andere drukkerijen. Vraag ook expliciet naar eventuele extra kosten (bijvoorbeeld bezorgkosten). Verder is het raadzaam de mogelijkheden en kosten door te spreken om wijzigingen aan te brengen in je document. Bij sommige drukkerijen mag je een aantal pagina’s of soms zelfs je hele manuscript als testbestand inleveren, welke zij dan controleren op paginanummering, voetnoten, lettertypes etc. Eventuele fouten mag je in deze fase vaak kosteloos aanpassen, in tegenstelling tot fouten in de drukproeven. Ook kun je een offerte aanvragen bij VU uitgeverijen. Zij maken een cover voor je in de huisstijl van de faculteit, vragen een ISBN nummer aan, leveren een template voor de binnenkant en drukken je proefschrift en verkopen deze in de winkel of maken hem beschikbaar voor verkoop in winkels. Levertijd is 3 weken. Ze zijn iets duurder, maar het voordeel is dat je proefschrift als boek in de handel komt en dus leverbaar blijft (printing on demand).

4.2 OPMAAK • •

•

Vraag een ISBN nummer aan bij de drukker of bij de UBVU. De prijs ligt rond de 25 euro. Je kunt ervoor kiezen de opmaak zelf te doen, maar dit kun je ook uitbesteden, bijvoorbeeld bij de drukkerij of een grafisch vormgever. De kosten voor het laten opmaken zullen variëren, maar reken op tussen de 500-1.500 euro (incl. opmaken voorkant). Ervaren en relatief goedkope vormgevers zijn o.a. Guus Gijben (Proefschrift-aio.nl), Esther Ris (www.proefschriftomslag.nl), Menno Hoope (www.mennohoope.nl) of Jeroen van Wijngaarden (www.proefschrift-opmaken.nl). Zorg er dan voor dat je precies weet met welk programma je jouw bestanden moet opmaken om ze goed aan te leveren.

12


•

• • • •

• •

•

2-6-2015

Let erop dat je jouw kaft vaak in een speciaal software programma moet opmaken (vraag dit na bij de drukkerij!). Als je dit programma niet hebt en/of er niet bekend mee bent, moet je dus op zoek naar iemand die je kan helpen, of je kunt de opmaak van de kaft uitbesteden. Sommige drukkerijen hebben voor diverse software programma’s bestandjes met standaard instellingen voor de omslag. Wanneer je bij lay-out gebruik maakt van opmaakprofielen, zal het drukklaar maken van je ‘echte’ manuscript sneller gaan. Je kunt je tabellen al tussen de tekst plaatsen, maar je kunt er ook voor kiezen om ze per hoofdstuk ná de resultaten en vóór de discussie te plaatsen. Je kunt je proefschrift opmaken op het werkelijke proefschriftformaat of je kunt het in A4 formaat aanleveren (= formaat van je manuscript voor de leescommissie) waarbij de drukkerij het dan verkleint. Check of alles dan nog leesbaar is. Vraag de drukkerij voor advies over de breedte van de marges (of kijk in hun informatieproefschrift), kijk in andere proefschriften wat je mooi vindt en spiegel de marges van de linker en rechterpagina. Soms is het advies van drukkerijen wat betreft de marges erg ruim (hoe ruimer de marges, hoe meer pagina’s je nodig hebt, hoe meer ze eraan verdienen?!). Wanneer je jouw proefschrift per hoofdstuk opmaakt, let er dan goed op dat de instellingen van alle hoofdstukken precies hetzelfde zijn (dus paginanummers steeds op dezelfde wijze invoegen, zelfde marges, etc.). Gebruik bij het maken van .pdf bestanden niet de Adobe Writer, maar de Adobe Distiller. Alleen bij deze laatste methode worden jouw gebruikte lettertypen ingesloten/ge-embed. Werkwijze is als volgt: maak vanuit Word een printfile via je eigen postscript printer/printfile en maak vervolgens met de Adobe Distiller een PDF van dit printfile. Voor deze laatste stap heb je een bestandje nodig van de drukkerij, zodat je hun instellingen gebruikt. Wanneer je je proefschrift per hoofdstuk opmaakt, maak je per hoofdstuk een PDF met de Adobe Distiller en vervolgens voeg je deze PDFs samen m.b.v. de Adobe Writer. Bij het plannen van je promotiedatum krijg je een uiterste datum waarop de Pedel 10 gedrukte exemplaren van je proefschrift moet krijgen (ongeveer 5 weken voor je promotie). Neem dit mee in de planning van het opmaken en drukken van je proefschrift (als het goed is, vraagt de drukker hiernaar en houdt hij er rekening mee).

13


2-6-2015

4.3 LEVERING DOOR DRUKKERIJ Geef duidelijk aan bij de drukkerij op welk adres je jouw proefschrift afgeleverd wil hebben. Check of ze de proefschriften laten afleveren bij de goederenontvangst of dat de drukkerij de proefschriften zelf aflevert. Als je aan de drukkerij je privé adres hebt doorgegeven voor correspondentie bestaat de kans dat de proefschriften bij je thuis worden afgeleverd. En dit wil je niet, dus check met de drukkerij het afleveradres. Bel ook de dag ervoor nog even of je de proefschriften inderdaad de volgende dag kunt verwachten en zo ja hoe laat. Het is verstandig om de drukker te vragen een papier met jouw naam en telefoonnummer op de zending te laten plakken. Als daarop vermeld staat: “Bel … (jouw mobiele nummer) bij ontvangst”; dan kan er weinig mis gaan. Je zult niet de eerste zijn bij wie de proefschriften tóch een dag later worden bezorgd of onvindbaar zijn (dus afgeleverd al weet niemand bij wie…).

4.4 PLANNING Spreek zorgvuldig het tijdspad door met de drukkerij. De meeste drukkerijen hebben zo’n 3 weken nodig om je proefschrift te drukken. Reken op 4 weken wanneer je ook testbestanden stuurt. Het tijdpad van drukkerijen is over het algemeen vaak erg strak. Geef je privé-(email)adres door voor correspondentie met de drukkerij; VU-post heeft soms een paar dagen vertraging en daar houdt de drukkerij geen rekening mee in de planning. Vooral het versturen van de bestanden met je kaft kunnen voor vertraging zorgen: door hun grootte en/of de extensie van de bestanden komen ze niet altijd door de firewall. Ook de uploadtool van de drukkerij kan tijdelijk uit de lucht zijn. Je kunt deze bestanden natuurlijk op een CD branden/per post versturen/via dropbox of wetransfer; calculeer dan (een) extra dag(en) in. Tel voor de veiligheid dus een paar dagen op bij het schema van de drukkerij. En reserveer tijd in voor het nalezen en corrigeren van drukproeven. Soms krijg je slechts 48 uur hiervoor, plan dit in.

4.5 TIPS • • •

Laat vrienden, collega’s allemaal 1 hoofdstuk lezen en checken op lay-out/tekst/ tabellen etc. Op de jaarlijkse ProVU PhD dag (meestal in december) staan vaak vertegenwoordigers van drukkerijen. Ze geven daar vaak kortingskaarten weg. Vraag naar een tijdspad, zodat je goed een planning kunt maken. Er gaat vaak iets mis, dus houd hier rekening mee bij je planning.

5. VERZENDEN VAN JE PROEFSCHRIFT 5.1 DE VERZENDLIJST De verzendlijst van je proefschrift stel je samen met je promotor/co-promotor op en bestaat uit twee delen 1 Relaties van het EMGO instituut: •

De EMGO+ directie heeft een verzendlijst opgesteld bestaande uit interne en externe contacten (o.a.

14


2-6-2015

afdelingshoofden van EMGO, de rector maginificus en relevante afdelingshoofden van ander e universiteiten, contacten uit het bedrijfsleven of van andere organisaties zoals RIVM, TNO en NIVEL). Na de afronding van je proefschrift lever je een digitale versie van je proefschrift (in pdf) aan bij het EMGO+ Secretariaat ([email protected]). Het secretariaat verstuurt jouw proefschrift digitaal naar alle contacten op de verzendlijst met de boodschap dat een geprinte versie op verzoek beschikbaar is. De EMGO+ directie adviseert je om hier 25 geprinte exemplaren voor achter de hand te hebben. Het staat de promovendus uiteraard verder vrij om naar eigen invulling papieren proefschriften te versturen. De kosten daarvan zijn voor eigen rekening. Wel is het verplicht om de EMGO+-directie twee hard-copy exemplaren van je proefschrift te sturen. Deze kunnen afgeleverd worden op het EMGO+ secretariaat.

2 Een zelf te maken selectie van bijvoorbeeld: • Alle bij het project betrokken personeel (max. 25); • Een samen met de (co-)promotor te maken selectie (max. 10) uit de overige EMGO wetenschappelijk personeel; • Een samen met de (co-)promotor te maken selectie (max. 10) van nationale of internationale experts op het specifieke onderwerp van het proefschrift; • Overleg ook met je (co)promotoren over andere relevante contacten.

5.2 PROEFSCHRIFT DIGITAAL AANLEVEREN AAN DE VU Je proefschrift moet je digitaal aanleveren aan de VU en hiervoor moet je een licentieovereenkomst ondertekenen (deze is aanwezig in het informatiepakket dat je ontvangt van de pedel). Als je dit niet doet mag je niet promoveren. De licentieovereenkomst krijg je van de Pedel. Je moet daarvoor de Nederlandse samenvatting, Engelse samenvatting, titelblad en omslag apart aanleveren én daarnaast je gehele proefschrift. Je moet afspraken maken met uitgevers van stukken in je proefschrift over embargo’s. 8 weken voor de promotiedatum moet je de licentieovereenkomst in een antwoordenvelop aan de universiteitsbibliotheek retourneren. Zes weken voor de promotiedatum moet je de omslag, titelpagina, Nederlandse samenvatting, Engelse samenvatting en het volledige proefschrift in PDF aanleveren via www.ubvu.vu.nl/dissertations/upload. Je krijgt hiervoor een promotie-id van de Pedel. Je proefschrift is na het verstrijken van het embargo te bekijken op www.darenet.nl/proefschriften. Bij de licentieovereenkomst kunnen de volgende drie situaties zich voordoen (je moet per hoofdstuk aangeven welke situatie er geldt): • •

Je bent zelf in het bezit van het volledige auteursrecht van een hoofdstuk: er is dan geen belemmering om dit hoofdstuk via de UBVU site toegankelijk te maken (b.v. BMC artikelen); Je hebt het auteursrecht van een hoofdstuk overgedragen aan een uitgever. Ga dan na of de uitgever beschikbaarstelling via de UBVU site toestaat en wat de embargotermijn is. Je kunt het contract met de uitgever hierop nalezen of kijken op:

15


•

2-6-2015

www.sherpa.ac.uk/romeo.php (een overzicht van het beleid inzake copyright van vele toonaangevende uitgevers); Je moet een hoofdstuk nog publiceren; je kunt aangeven hoe lang je hiervoor een embargo instelt. In de licentieovereenkomst staat dat je bij acceptatie afspraken moet maken met de uitgever over het embargo. Een kopie van deze afspraken moet je naar de universiteitsbibliotheek opsturen i.v.m. de duur van het embargo op je gehele proefschrift.

5.3 TIPS •

• • • • •

Bereid je goed voor: volledige adressenlijsten maken, uitnodigingen voor feest drukken/printen, enveloppen halen en wat hulp inschakelen. Als alles in enveloppen klaarligt, maak dan pas een afspraak met dienst transport voor het ophalen van je postzending. Zorg dat de uitnodiging voor je promotie/feest er direct bij kan. Regel collega’s of paranimfen voor het insteken/ inpakken van het drukwerk. Verstuur de proefschriften voor je leescommissie/ promotiecommissie zelf, ook al staat in de map van de Pedel dat zij daar zorg voor dragen (dit blijkt namelijk niet te kloppen!). Bij het proefschrift voor de oppositie hoort een standaardbrief namens je (co)promotoren. LET OP: sommige mensen staan op beide verzendlijsten. Je kan naar eigen inzicht je dissertatie versturen. Sommige mensen die een schijndissertatie zouden moeten krijgen, kan je een proefschrift sturen. Anderen kan je besluiten niets te sturen omdat het onderwerp van jouw onderzoek echt geen raakvlak heeft met hun onderzoek.

6. VERGOEDING VOOR DRUKKOSTEN 6.1 VERGOEDING VAN JE AFDELING Een aantal afdelingen/hoogleraren heeft budget om je een vergoeding te geven voor de drukkosten van de proefschriften die je naar medewerkers van het EMGO instituut hebt gestuurd. Vraag dit na bij jouw verantwoordelijk hoogleraar. De declaratie voor de vergoeding kan worden ingediend op de wijze waarop je normaal ook je kosten declareert (voor VUmc medewerkers via een PIL-declaratieformulier). De handtekening van de verantwoordelijk hoogleraar dient op deze declaratie te staat aangezien het uit diens budget wordt bekostigd. Bij het declaratie formulier dienen bewijsstukken te worden gevoegd (fotokopie van de nota van de drukker en een uitdraai van de voor de gedeclareerde exemplaren gehanteerde verzendlijst). De vergoeding wordt berekend op onderstaande wijze: € 0,03 per bedrukte pagina x het aantal voor de EMGO+ Instituut benodigde proefschriften x 1½, tot een maximum van € 750,-.

6.2 FONDSEN Zodra het manuscript naar de leescommissie is verzonden, kun je fondsen benaderen om geld in te zamelen voor het drukken van je proefschrift. Als je dat nu al doet, dan kunnen de namen van subsidiegevers in het proefschrift worden opgenomen. Je kunt denken aan de

16


2-6-2015

Hartstichting, Kurt Lewin Instituut, KWF, het Anna-fonds, of farmaceutische bedrijven. Kijk in andere proefschriften om ideeën op te doen. In de bijlagen is een voorbeeldbrief opgenomen die je kan gebruiken om sponsoren aan te schrijven. Het is verstandig om eerst met een fonds te bellen om te informeren of je kans maakt, want dat scheelt je veel tijd.

6.3 VU REGELING Iedere promovendus ontvangt € 500,- vanuit het college van decanen als tegemoetkoming in de kosten. Informatie via: Bureau Pedel VU, kamer 2D-09 De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam Tel. 020 - 5985309 / 5985307 Email: [email protected]

6.4 PROMOTIEBONUS In de CAO van academische ziekenhuizen staat (in artikel 17.4.4) dat promovendi die binnen hun dienstverband een promotie succesvol afronden recht hebben op een eenmalige promotiebonus van 750 euro bruto (bij FPP is dit bedrag 2500 euro). Dit geldt alleen voor promovendi met een AiO/OiO aanstelling bij het VUmc, dus niet voor junior onderzoekers. Je kunt hier aanspraak op maken door je leidinggevende een mutatieformulier te laten invullen en voor akkoord te laten tekenen (zie P&O intranet VUmc).

6.5 TIPS • • •

Vraag op tijd subsidies aan, want dan kunnen de namen van de subsidiegevers worden opgenomen in je proefschrift. Kijk op de website van VU en VUmc voor mogelijke subsidieverstrekkers. Op de beursopener van het NUFFIC staan (bijna) alle beursen/fondsen die er in NL zijn, wellicht zit daar ook fonds bij dat voor jou geschikt is.

17


2-6-2015

7. DE VERDEDIGING 7.1 PEDEL Op het moment dat je contact opneemt met de Pedel krijg je een map toegestuurd met o.a. informatie over: • Aantal proefschriften dat de Pedel van je verwacht; • Datum waarop proefschriften uiterlijk afgeleverd moeten worden; • Voorbeeld van titelpagina; • Kaartje met formule/spreuk; • Kledingvoorschrift, adressen kledingverhuurbedrijven, adressen fotograaf; • Formulieren (bestellen) receptie; • Formulier audiovisuele dienst; • Schrijven van “persbericht’. Bij de Pedel kun je een datum prikken voor je promotie. Houd hierbij rekening met het feit dat het afronden van het proefschrift (lay-out, samenvatting, sponsoring, et cetera) en het voorbereiden van je verdediging tijdrovende klussen zijn.

7.2 PARANIMFEN De paranimfen zijn meestal studievrienden of –vriendinnen, collega’s, maar soms ook familieleden. Paranimfen mogen ook vragen van de opponenten beantwoorden. Dit gebeurt bijna nooit, maar het mag wel. Ook kunnen zij tijdens de receptie zorgen dat alles goed verloopt en bijvoorbeeld cadeaus wegzetten en labelen.

7.3 PROEFPROMOTIE Regel ongeveer 2 à 3 weken voor je verdediging een proefpromotie. Vraag collega’s, promotor(en) en copromotor(en) om een hoofdstuk te lezen en (lastige) vragen te bedenken. Zorg voor variatie in ‘opponenten’. Maak je lekenpraatje en presenteer een eerste versie van het lekenpraatje. Besteed aandacht aan stijl: tempo, al dan niet herhalen van vragen, niet te defensief, to-the-point zijn, enz. Maak een afspraak met de audiovisuele dienst om je lekenpraatje te testen wat betreft leesbaarheid (puntgrootte, contrast) en maak een afspraak voor de plechtigheid zelf (bestand op computer zetten, evt. overhandigen van CD met muziek). Ook kan je met je (co)promotoren per hoofdstuk ‘alle’ mogelijke vragen bedenken. Kijk daarnaast naar commentaar van reviewers op je artikelen, vragen bij presentaties, commentaar van de opponenten op je manuscript, bekende stokpaardjes van opponenten, enzovoorts.

7.4 SYMPOSIUM Je kunt ervoor kiezen om een symposium te organiseren. Overleg dit met je (co) promotoren. Vaak zal een (co)promotor dit zelf aandragen. Voor eventuele buitenlandse opponenten maakt dit hun bezoek extra aantrekkelijk en ze kunnen zelf ook een presentatie geven. Als promovendus hoef je meestal niet zelf te presenteren.

7.5 PROMOTIE De commissie die jou zal ondervragen tijdens de verdediging bestaat uit de leescommissie van 4-5 leden met daarbij nog 2-3 extra leden. Zorg dat je jouw proefschrift uit je hoofd 18


2-6-2015

kent! Verdiep je in je opponenten, iedereen heeft wel zijn eigen stokpaardje, zodat je van te voren al een beetje kunt inschatten wie welke richting op zal gaan met zijn vraag. Op de dag van de promotie is vanaf zo’n 30 minuten voor aanvang van de plechtigheid het ‘zweetkamertje’ open. Zo’n 20 minuten van te voren komt de Pedel langs om je te vertellen over het promotieprotocol. Vaak neemt de hoogleraar die voorzitter is tijdens je promotie al van te voren contact met je op voor een kennismakingsgesprek. En als laatste, probeer je niet al te druk en zenuwachtig te maken, het valt volgens veel van je ‘voorgangers’ in de praktijk allemaal best mee.

7.6 RECEPTIE In de map van de Pedel zit een formulier met vier receptie arrangementen, maar je kunt ook aangeven dat je zelf een receptie wilt samenstellen. Als je zelf je receptie wilt samenstellen kun je een formulier van internet downloaden (VU -> facilitaire dienst -> restauratieve voorzieningen). Daar staat ook een pdf met wat je allemaal kunt bestellen, inclusief prijzen. Er zijn twee tarieven: één waarbij er iemand van de ‘catering’ aanwezig is om de receptie te begeleiden en één tarief waarbij de bestelde spullen alleen op een kar worden gezet en waarbij je zelf verantwoordelijk bent om de ruimte schoon en netjes achter te laten. Bij de ene promovendus wordt gezegd dat voor recepties behorend bij promoties alleen het duurdere tarief geldt, bij de ander weer niet… Check dit dus goed en het liefst per e-mail zodat je het antwoord zwart-op-wit hebt. Wat betreft aantallen: bestel koffie/thee ‘zuinig’ (vaak zit er wel iets meer in de kan). Ga bij fris/wijn eventueel uit van meer mensen, want hierbij geldt dat wat je niet gebruikt ook niet betaald hoeft te worden. Je kan de receptie natuurlijk ook elders dan in de VU geven, de Basket is bijvoorbeeld een prima alternatief.

7.7 DINER Er wordt gezegd dat het een ‘gewoonte’ is om met je promotieteam en familie op de dag van de promotie te trakteren op een diner. Uiteraard is dit niet verplicht en kun je er ook voor kiezen om bijvoorbeeld een buffet te organiseren waar iedereen (familie, vrienden, promotieteam, et cetera) welkom is.

7.8 FEEST Begin op tijd met zoeken naar een locatie voor het feest, vooral wanneer je op een donderdag of vrijdag promoveert. Wanneer je het regelt voordat je proefschrift naar de drukkerij gaat, kun je de uitnodiging voor diner/feest mee laten drukken, en op de uitnodiging (“bladwijzer”) de locatie van de receptie vermelden. Deze kan je insteken bij het proefschrift.

7.9 TIPS • • • • •

Organiseer een symposium voor je verdediging. Zit er een internationale deelnemer in de commissie, bied dan aan mee te denken over hotel, vlucht en eventuele over leuke restaurants e.d. in Amsterdam. Begin niet te laat met nadenken over wie je aan wilt wijzen als paranimfen. Leestip: ‘Klaar in vier jaar’ door: De Bruin en Hertz. Denk aan cadeautjes voor (co)promotoren, onderzoeksassistenten, en evt. leden oppositie.

19


• • • • •

2-6-2015

Denk aan muziek die je wilt laten draaien voorafgaand, in de pauze en na je promotie. Denk aan een fotograaf en geluidsopname door de audiovisuele dienst. Houd er rekening mee dat bepaalde perioden in het jaar (vlak voor de zomer- en kerstvakantie) en bepaalde dagen (vrijdag) extra populair zijn om te promoveren en dat er dan beperkt plaats is. Bedenk dat de promotiecommissie in juli en/of augustus niet vergadert. Bedenk een antwoord bij de 10 vragen die je tijdens je verdediging niet zou willen krijgen.

8. WAT VOOR TOTAALKOSTEN KAN IK VERWACHTEN?

Je bent zelf natuurlijk baas over je portemonnee, dus je hebt een groot deel zelf in de hand. Maar dát je kosten gaat maken, ligt vast. Je las eerder in dit draaiboek al dat je kunt kijken of je fondsen kunt aanschrijven om een deel van de drukkosten te dekken. Oud-promovendi geven op basis van hun ervaring de volgende kostenposten met een grove indicatie van de kosten aan: • Proefschrift: Reken voor het drukken van een proefschrift op 2500-3500 euro. Dit is natuurlijk afhankelijk van je oplage, lay-out en of je het wel of niet door vormgever laat uitvoeren; • Kleding: 150-450 euro; • Receptie: 350-700 euro; • Diner: 20-40 euro per persoon; • Feest: 1200-4500 euro.

8.1 BELASTINGDIENST De kosten voor promotie zijn fiscaal aftrekbaar als scholingskosten. De promotie leidt namelijk tot een verbetering van de financieel-economische positie van de promovendus. Ook de kosten rond de plechtigheid zijn fiscaal aftrekbaar, zoals de huur van gelegenheidskleding voor jezelf en/of je paranimfen. Ook de kosten van je receptie vallen hieronder. Voor meer informatie zie de belastingdienst (http://www.promotiewijzer.nl/financien/belastingen).

9. ALGEMENE TIPS •

• • •

•

Plan juist in de drukke tijden vrije dagen of vakantie voor jezelf in, ook al is het ver vooruit. Stuur je inleiding, discussie en Engelse samenvatting naar een native speaker voor een taal-check. Houd vooral in jaar 4 van je promotie je planning nauwgezet in de gaten. Denk eraan dat het opleveren van eindverslagen voor subsidiegever(s) de verantwoordelijkheid is van de projectleider (evenals het opleveren van voortgangsverslagen). De promovendus levert hiertoe wel een bijdrage en leest mee. Mocht je een persoonlijk budget opbouwen (dit kun je vinden op je loonstrookje), zorg dan dat je dit opmaakt voordat je uit dienst gaat, anders komt het te vervallen

20


2-6-2015

(tenzij je vanuit het VUmc meteen in dienst treedt bij een ander UMC, dan kun je het meenemen).  Indien je in dienst bent bij de VU, bouw je geen persoonlijk budget op.

21


2-6-2015

10. GEPROMOVEERD, EN DAN? Goed, je hebt je proefschrift gedrukt, verstuurd en verdedigd. De receptie en het feest zijn achter de rug. Gefeliciteerd; je hebt je doctorstitel behaald! … En nu? Hopelijk heb je tijdens je promotietraject al lang en breed stilgestaan bij deze vraag. Wellicht heb je al tijdens je promotietraject concrete acties ondernomen om je loopbaan binnen dan wel buiten de wetenschappelijke wereld veilig te stellen. Mogelijk heeft je begeleider of je promotor je hier zelfs wel bij geholpen. Maar misschien ook wel helemaal niet, en heb je nu geen idee hoe je verder moet. Om te voorkomen dat je gedesillusioneerd raakt en nodeloos in de WW belandt, of voor de zekerheid een baan in het bedrijfsleven accepteert terwijl je promotoren je eigenlijk graag hadden willen behouden, raden we je aan om uiterlijk aan het begin van je laatste jaar van je promotietraject stil te staan bij de vraag wat je wilt gaan doen na je promotie. We raden je aan om dit ook te bespreken met je (co)promotoren. Wat ziet hij/ zij voor mogelijkheden voor je? En als er geen wetenschappelijke carrière voor je is weggelegd, wat is er dan buiten de onderzoekswereld aan werk te vinden? Weet je eigenlijk wel wat je allemaal aan kennis en vaardigheden in huis hebt? Welke competenties je (wellicht ongemerkt) hebt ontwikkeld tijdens je promotietraject? En welke eisen het bedrijfsleven aan je gaat stellen, mocht je daarin willen gaan werken? Je staat niet alleen in deze zoektocht. Zoals gezegd kun je het hier doorgaans prima met je (co)promotoren over hebben. Ook kun je hierover uitstekend sparren met collegapromovendi. Maar er is meer. Zowel de VU als VUmc bieden hiervoor diverse tools aan. Zo organiseert ProVU activiteiten als career days, zijn er trainingen van de Amstel Academie specifiek voor promovendi, en kun je bij loopbaancoaches terecht voor een antwoord op een concrete loopbaanvraag of een oriënterend loopbaantraject:

10.1 LOOPBAAN ORIENTATIE Elke medewerker van VUmc heeft eens in de 5 jaar recht op loopbaanbegeleiding. Je kunt je bij het loopbaancentrum aanmelden voor een loopbaan oriëntatietraject. Daarna volgt een intakegesprek met de loopbaanadviseur: wat is je loopbaanvraag en past een oriëntatietraject daarbij? Zo ja, dan stelt de adviseur samen met jou een trajectplan op. Dit bespreken jullie samen met je (co)promotor. In dit traject krijgt je opdrachten, voer je netwerkgesprekken en zoek je naar vacatures. De loopbaanadviseur ondersteunt door middel van coaching en leert je concrete vaardigheden. Het loopbaancentrum kan je helpen een nieuwe functie te vinden óf beter gemotiveerd door te gaan in je huidige functie. Bijzonder leuke bijkomstigheid: gebruikmaken van dit loopbaan oriëntatietraject kost jou en je afdeling niets! Het loopbaancentrum is er ook voor medewerkers die al weten wat ze willen. De loopbaanadviseurs helpen je de arbeidsmarkt te verkennen, je CV op te maken, te netwerken en te solliciteren. Medewerkers van de VU kunnen de workshop “effectief solliciteren” volgen, met de modules: competenties, netwerken, cv en sollicitatiebrief, sollicitatiegesprek. 22


2-6-2015

10.2 RELEVANTE TRAININGEN BIJ AMSTEL ACADEMIE Gepromoveerd en hoe nu verder? Deze training gaat over de vraag: Wat wil ik nu echt? En wat heb ik nodig om daar te komen? De training is bedoeld voor promovendi in de laatste fase van hun promotie en medewerkers die onlangs gepromoveerd zijn. • Oriëntatie op beleid en management Voor wetenschappers die zich willen oriënteren op beleid en/of management, met name voor 3e en 4e jaars promovendi als onderdeel van hun oriëntatie op de toekomst. In deze training vorm je je een beeld van de functies van beleidsmedewerker en manager binnen en buiten VU/ VUmc, waardoor je een goede afweging kunt maken of één van deze functies bij je past. • Individuele begeleiding voor wetenschappers Er zijn heel wat wetenschappers die aangeven dat ze niet lekker in hun vel zitten op hun werk en dat ze daardoor niet optimaal functioneren. Wellicht herken je dit. Je kunt bijvoorbeeld moeite hebben met je begeleider, omdat hij/zij bijna nooit tijd voor je heeft. Of jouw balans tussen werk en privé is in het gedrang, of je wilt weleens wat anders doen, maar weet niet wat. De Amstel Academie heeft coaches die hierbij als spiegel kunnen optreden en ondersteuning kunnen bieden. Een individueel begeleidingstraject bestaat doorgaans uit 6-10 sessies van 1 tot 1,5 uur. De sessies zijn vanzelfsprekend vertrouwelijk. Voorafgaand vindt een intakegesprek plaats om jouw vraag nader te verhelderen. • Loopbaanadvies Promovendi wordt aangeraden tijdig na te denken over hun loopbaan na het promotietraject. Mocht je hierbij hulp nodig hebben, kan je terecht bij de loopbaancoaches van de VU. Mocht je interesse hebben in loopbaanadvies, neem dan onder andere contact op met Leo Molenaar van het Studie voor Studie en Loopbaan. •

Kijk ook op: http://www.vumc.nl/opleidingen/voor-academici/persoonlijkeontwikkeling/

10.3 HOE BETAAL JE LOOPBAANACTIVITEITEN? Bespreek met je (co)promotoren of dit van je projectbudget/afdelingsbudget kan. Daarnaast heb je (soms) nog een persoonlijk budget dat je hieraan kunt besteden. En zo niet, dan kun je natuurlijk ook zelf investeren in je toekomst. Wacht niet tot het laatste moment om stil te staan bij deze loopbaanvragen; praat erover met anderen, en maak vooral gebruik van de mogelijkheden die je geboden worden.

23


2-6-2015

Bijlagen De bijlagen bevatten de reglementen en documenten die je nodig hebt. We proberen deze zo veel mogelijk up to date te houden, maar dat lukt helaas niet altijd. Wees je er dus van bewust dat deze brieven en reglementen aan constante verandering onderhevig zijn, vooral nu er steeds meer digitaal geregeld wordt. Het is dan ook raadzaam om op intranet te kijken voor de meest recente versies van alle documenten en de procedures: http://intranet/afdelingen/dienst/sbp/01Bestuur/Decanaat/Promotie/

24


2-6-2015

BIJLAGE 1: NFU guidelines

25


2-6-2015

26


2-6-2015

27


2-6-2015

Kijk ook op: http://intranet/27557/32531/3884087/3884107/4225404/NFU_guidelines_for_PhD_trac1.pdf

28


2-6-2015

BIJLAGE 2: Brief voor decaan verzoek tot promotie

De hooggeleerde heer Prof. dr.

Betreft: aanvraag om toelating tot promotie voor drs. …… Geachte decaan, Hierbij doe ik u formulier I toekomen (+ kopie van het doctoraaldiploma) voor de geplande promotie van drs. ……. Het onderwerp van het proefschrift is "…………..". Het voorstel voldoet aan de criteria van de in december 2002 vastgelegde promotieregeling Faculteit der Geneeskunde. Gaarne ontvang ik van u het besluit van instelling van deze commissie, waarvan ik aanneem dat ook de andere leden een afschrift zullen ontvangen. Met vriendelijke groet ………….., promotor cc. …., copromotor cc. …., promovenda

29


2-6-2015

BIJLAGE 3: Formulier I

30


2-6-2015

31


2-6-2015

32


2-6-2015

BIJLAGE 4: Voorbeeldbrief voor subsidie drukkosten

Amsterdam,

Betreft: Financiële bijdrage ten bate van drukkosten proefschrift «Begroetingsregel» Op vrijdag zal ik promoveren aan de Faculteit der van de VU te Amsterdam, op het proefschrift getiteld: “”. Dit onderzoek is uitgevoerd onder leiding van de promotoren en en copromotor . Hierbij wil ik «Naam_Instelling» vragen, mede namens mijn promotoren, om een deel van de drukkosten van het proefschrift te sponsoren. Als tegenprestatie wordt «Naam_Instelling» vermeld in het proefschrift en krijgt u twee exemplaren van het proefschrift toegestuurd. Hopende op een positieve reactie. Met vriendelijke groet en hoogachting, Mede namens mijn (co)promotoren,

33


2-6-2015

BIJLAGE 5: Brief met lijst ad hoc beoordelingscommissie De hooggeleerde heer Prof. dr.

betreft: instelling beoordelingscommissie Geachte decaan, Bijgaand ontvangt u een voorstel voor de ad hoc beoordelingscommissie voor het proefschrift van drs. ………... Het voorstel voldoet aan de criteria van de in december 2002 vastgelegde promotieregeling Faculteit . Gaarne ontvang ik van u het besluit van instelling van deze commissie, waarvan ik aanneem dat ook de andere leden een afschrift zullen ontvangen. Met vriendelijke groet, ……….. promotor Cc. …., copromotor cc. …., promovenda

Bijlage: Lijst met ad hoc beoordelingscommissie Voorbeeld invullijst beoordelingscommissie op: http://intranet/afdelingen/dienst/sbp/01Bestuur/Decanaat/Promotie/

34


2-6-2015

BIJLAGE 6: Brief voor zenden manuscript naar beoordelingscommissie + beoordelingsformulier per lid leescommissie (LET OP: VU promovendi versturen deze brief via de decaan, VUmc promovendi versturen deze brief via de promotor!) In Nederlands: Geachte XXX, Als <decaan/promotor> en voorzitter van de promotiecommissie van dank ik u hartelijk voor uw toezegging om plaats te willen nemen in de leescommissie voor het proefschrift van …………… . De titel van deze dissertatie is “……………”. De promotor is/De promotoren zijn professor …………… en copromotor is/de copromotoren zijn …………… . De volledige samenstelling van de leescommissie is als volgt: ………………. ………………. ………………. ………………. De leescommissie heeft tot taak het kwalitatief beoordelen van het proefschrift. De leescommissie bestaat, behalve de promotor die de commissie voorzit, uit ten minste vier leden. Volgens het promotiereglement van de Vrije Universiteit Amsterdam dient u, bij aanvaarding van zitting in de leescommissie, binnen 30 dagen na ontvangst van het te beoordelen proefschrift schriftelijk advies uit te brengen aan de promotiecommissie in de persoon van de promotor die de leescommissie voorzit. Het staat de leden van de leescommissie vrij hun oordeel vergezeld te doen gaan van suggesties en/of aanbevelingen. De promotor zal de promovendus dan in overweging geven zijn proefschrift overeenkomstig deze aanbevelingen aan te passen. Echter uw toestemming om het proefschrift toe te laten tot verdediging kan niet afhankelijk worden gesteld van door de promovendus aan te brengen veranderingen. De promotor zal u over de gang van zaken bij promoties aan de Vrije Universiteit alle gewenste inlichtingen kunnen verschaffen. U vindt het Promotiereglement Vrije Universiteit op www.vu.nl -> Onderzoek -> Promoveren -> Promoveren aan de VU -> promotiereglement. Ten slotte wordt u uitgenodigd om als lid van de promotiecommissie aanwezig te zijn bij de verdediging van het proefschrift door de promovendus. Gedurende deze bijeenkomst wordt u geacht als opponent de promovendus te ondervragen. Datum en tijd van de promotie zal in overleg met u worden bepaald. Met vriendelijke groet, decaan

35


2-6-2015

BIJLAGE 6b: Beoordelingsformulier manuscript per lid leescommissie Naam lid leescommissie: ………………………………………………………………………………………… Formulier, behorende bij de beoordeling van de toelating van de promovendus tot de verdediging van zijn/haar proefschrift. Naam promovendus: …………………………………………………………………………………………… Titel proefschrift: ……………………………………………………………………………………………………………………..……………………… ……………………………………………………………………………………………..

1.

Mate van originaliteit:

2.

Wetenschappelijke kwaliteit:

3.

Presentatie/leesbaarheid:

4. Algemeen oordeel: CONCLUSIE: ondergetekende acht de promovendus wel/niet* toelaatbaar tot de verdediging van het proefschrift.

……………..

……………………………………………………..

(plaats en datum)

(handtekening)

* doorhalen wat niet van toepassing is.

36


2-6-2015

In English (For VU PhD-students via the dean of the faculty , for VUmc PhD-students via their first promotor): Dear XXX, As and Chair of the Doctorate Examination Committee of the of VU University Amsterdam, I am very grateful that you have indicated your willingness to serve as a member of the Thesis Committee for the doctoral thesis of ……………. . The title of this dissertation is “………….”. The supervisor is/The supervisors are Professor ………. and ……………. act(s) as co-supervisor(s). The Thesis Committee comprises the following members: ……………… ……………… ……………… ……………… Your main task as a member of the committee is to read the manuscript and to indicate whether in your view it makes a sufficient contribution to justify the award of the doctorate. This can be a very brief, formal statement. The reading committee has at least four members in addition to the supervisor who chairs the committee. In accordance with the Doctorate Regulations of VU University Amsterdam, you are asked to inform the supervisor of your judgement in writing within 30 days of receipt of the manuscript. If the committee approves the thesis the candidate will be admitted to the public defence. At that stage the award of the doctorate is in effect already beyond doubt. The supervisor will be able to provide you with all the relevant information about the course of events for Doctor’s degrees at VU University Amsterdam. The Doctorate Regulations of VU University Amsterdam are published on the internet: www.vu.nl -> research -> PhD doctoral -> obtaining a PhD at VU ->Doctorate Regulations. The manuscript will be sent to you by the supervisor. If in addition to your judgement on the quality of the thesis you want to send comments to improve the manuscript this would be most welcome. The supervisor will encourage the candidate to revise the thesis accordingly if time permits. I should point out that your approval cannot be conditional on changes to be made by the candidate. Finally, as a member of the Doctorate Examination Committee you are also invited to take part in the public ceremony at which the thesis is defended and the doctorate is conferred. During that ceremony, you are expected to examine the candidate. Date and time will be scheduled in consultation. Yours sincerely, dean

37


2-6-2015

Name member reading committee: …………………………………………………………………………… Form, as a part of the assessment to allow the PhD student to defend his/her thesis. Name PhD student: ……………………………………………………………………………………………… Title thesis: ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………

5.

Originality/innovation:

6.

Scientific quality:

7.

Presentation/legibility:

8.

Overall assessment:

CONCLUSION: the undersigned advises to allow/not allow* the PhD student to defend the thesis. ……………..

……………………………………………………..

(date)

(signature)

* Specify the applicable

38


2-6-2015

39


2-6-2015

BIJLAGE 7: Brief aan College van Decanen

De hooggeleerde heer Prof. dr. (naam decaan)

c.c.

xxxxxxxxxxxxxx, 2e promotor xxxxxxxxxxxxxx, copromotor xxxxxxxxxxxxxx, promovendus

40


2-6-2015

BIJLAGE 8: Formulier II Vrije Universiteit Amsterdam College van Decanen De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam www.vu.nl

vrije Universiteit

amsterdam

MEDEDELING BESLUIT TOT TOELATING TOT PROMOTIE EX ART. 23 LID 3 PROMOTIEREGLEMENT VU

De promotiecommissie van de faculteit der verklaart hierbij dat het proefschrift van met als titel

de goedkeuring heeft verworven van de promotor(en)

De commissie heeft op advies van de daartoe ingestelde leescommissie besloten de promovendus toe te laten tot de verdediging van het proefschrift.

Datum Naam decaan, q.q. voorzitter promotiecommissie Handtekening

41


2-6-2015

VOORSTEL MET BETREKKING TOT TOEVOEGING ANDERE PERSONEN AAN DE PROMOTIECOMMISSIE EX ART. 13 LID 7 EN UITVOERINGSBESLUIT 6 PROMOTIEREGLEMENT VU

1. Naam, voorletters, titulatuur deskundigheid 2. Naam, voorletters, titulatuur deskundigheid

3. Naam, voorletters, titulatuur deskundigheid 4. Naam, voorletters, titulatuur deskundigheid 5. Naam, voorletters, titulatuur deskundigheid 6. Naam, voorletters, titulatuur deskundigheid 7. Naam, voorletters, titulatuur deskundigheid 8. Naam, voorletters, titulatuur deskundigheid

laatstelijk gewijzigd: 10 mei 2011

42


2-6-2015

BIJLAGE 9: Brief verzenden proefschriften

Amsterdam, Betreft: Proefschrift Beste heer, mevrouw, Bijgaand vindt u mijn proefschrift “” Ik wens u veel plezier met het lezen van het proefschrift en hoop u te zien bij mijn promotie op om in de van de Vrije Universiteit, te Amsterdam. Voor vragen en / of opmerkingen kunt u via onderstaande gegevens contact opnemen. Met vriendelijke groet,

43


2-6-2015

BIJLAGE 10: Brief aan decaan volgorde oppositie Geachte decaan, In verband met de verdediging door van de dissertatie op maandag om uur, doe ik u de volgende gegevens toekomen: Volgorde van oppositie: 1. 2. 3. 4. 5. Gegevens van de opponenten: 1. leeropdracht: functie: aan: 2. leeropdracht: functie: aan: 3. leeropdracht: functie: aan: 4. leeropdracht: functie: aan: 5. leeropdracht: functie: aan: De promovendus/a zal eerst een korte inleiding houden over zijn/haar proefschrift van maximaal 10 minuten. Voor alle leden van de commissie zijn vervolgens ongeveer 10 minuten per opponent beschikbaar. Uiteraard zijn genoemde tijden inclusief de repliek van de promovendus/a. Ik hoop u zo voldoende te hebben ingelicht. Met vriendelijke groet, , 1e promotor cc. ………….., 2e promotor cc. ………….. , copromotor cc. …………., promovendus

Er staat nog een voorbeeldbrief op: http://intranet/afdelingen/dienst/sbp/01Bestuur/Decanaat/Promotie/ 44


2-6-2015

BIJLAGE 11: Informatie promotie opponenten In Nederlands: Geachte collega, Bijgaand vindt u een exemplaar van het proefschrift van drs. ….. De titel luidt "……………". Het doet mij genoegen u te kunnen meedelen dat de beoordelingscommissie unaniem van mening is dat het proefschrift voldoet aan de eisen die gesteld mogen worden aan de toekenning van een doctoraat. Wellicht ten overvloede, wil ik u herinneren aan uw deelname aan de oppositie tijdens de promotie op …………… om ……….. uur in de Vrije Universiteit. De promovendus zal eerst een korte inleiding (max. 10 minuten) houden over haar proefschrift. Vervolgens is voor de oppositie ongeveer 10 minuten uitgetrokken per lid van de commissie. Uiteraard is genoemde tijd inclusief de repliek van de promovendus. Met betrekking tot de volgorde van oppositie wil ik het volgende voorstellen: 1. Prof. dr. ….. 2. Prof. dr. …. 3. Prof. dr. …. 4. Prof. dr. …. 5. Prof. dr. …. De promotie zal plaatsvinden in de aula van de Vrije Universiteit. U wordt vriendelijk verzocht om een half uur voor aanvang (dus om ….. uur) aanwezig te zijn in de Forumzaal, kamernummer 2D-02. Voor de gasten van buiten de Vrije Universiteit: de Togakamer vindt u rechts in de hal van het Auditorium (1e verdieping). Alle genoemde ruimten bevinden zich in het hoofdgebouw van de Vrije Universiteit, De Boelelaan 1105, Amsterdam. Teneinde doublures te voorkomen en waar nodig de vragen op elkaar af te kunnen stemmen, zal ik enkele dagen voor de promotie nog telefonisch contact met u opnemen. Met vriendelijke groet, mede namens de 2e promotor, co-promotor en kandidaat,

, 1e promotor e

dd. ………….., 2 promotor dd. ………….. , copromotor cc. …………., promovendus

45


2-6-2015

In Engels:

Dear colleague, It is my pleasure to herewith present you a copy of the thesis “… I would like to take this opportunity to inform you on the procedures during the official ceremony, in which you agreed to participate. The ceremony on ….. will start at … Mr./Ms. ….. will first give a short introduction to his/her thesis (max. 10 minutes), after which 10 minutes will be reserved for your opposition. Subsequently, the other members of the committee will be allowed approx. 8 minutes each to present their opposition. This time schedule, of course, includes replies from the defendant. I would suggest the following order of opposition: 1. 2. 3. 4. 5. 6. The ceremony will take place in the Aula of the main building of the Vrije Universiteit, De Boelelaan 1117, Amsterdam. All members of the opposition are requested to be present half an hour before the start of the ceremony (at 1.15) at the Forum Room, 2D-02. Looking forward to seeing you, With kind regards,

, 1st promotor cc. Dr…., copromotor cc. Dr. , copromotor cc. …, candidate, …. @vu(mc).nl

46


2-6-2015

BIJLAGE 12: Gang van zaken tijdens promotie Vanaf 11.15 / 13.15/ 15.15 uur

  

Rond 11.40 / 13.40/ 15.40 uur



 11.45 / 13.45 / 15.45 uur

    

Promovendus en paranimfen zitten in zweetkamertje en krijgen rond 11.25 / 13.25 / 15.25 uur uitleg van Pedel over gang van zaken promotie. Man van audiovisuele dienst komt langs. In tussentijd komen toehoorders de zaal binnen. Pedel komt ons ophalen om raadszaal binnen te gaan (‘besloten vergadering’). Hier zitten de voorzitter, de begeleidingscommissie en de oppositie aan een grote tafel en hebben we een kort gesprek. Vervolgens moeten we buiten in een rijtje gaan staan. Pedel, voorzitter, begeleidingscommissie, oppositie en wij lopen in stoet de zaal binnen (wij achteraan). Mensen in zaal gaan staan wanneer stoet binnenkomt. Wij slaan linksaf en gaan met de Pedel naar het podium. De anderen gaan aan de zijkant zitten, met uitzondering van de voorzitter. Voorzitter gebaart dat iedereen weer mag gaan zitten. Voorzitter neemt het woord en nodigt de promovendus uit voor het lekenpraatje (duurt ongeveer 10 minuten).

11.55 / 13.55 / 15.55 uur

  

Begeleidingscommissie en oppositie nemen plaats op het podium. Promovendus spreekt officiële tekst uit voorafgaand aan verdediging Start verdediging.

12.45 / 14.45 / 16.45 uur

    

Pedel komt binnen via middenpad. Onderbreekt betoog met de woorden ‘hora est’. Promovendus kijkt opgelucht en spreekt weer een officiële tekst uit. We lopen weer in stoet de zaal uit (wij achteraan). Publiek staat wanneer stoet de zaal uitloopt.

12.45 – 12.55 uur 14.45 – 14.55 uur 16.45 – 16.55 uur



Voorzitter, begeleidingscommissie en oppositie gaan raadszaal in; wij wachten buiten op een bankje. Na een belletje mogen ook wij naar binnen (‘besloten vergadering’). Promovendus zet handtekening. Buiten gaan we weer in een rijtje staan om zaal binnen te gaan. Publiek moet weer gaan staan.

   

12.55 – 13.05 uur 14.55 – 15.05 uur 16.55 – 17.05 uur

     

Wij gaan weer linksaf naar podium en blijven nu allemaal staan. Er worden handtekeningen gezet. Officiële overhandiging. Toespraak. Uitspreken votum en groet (publiek moet gaan staan). We lopen de zaal uit: eerst Pedel, dan wij, dan begeleidingscommissie en oppositie, dan familie, dan rest.

13.05 / 15.05 / 17.05 ?? uur



RECEPTIE!

Verder handig om te weten:  Familie zit op eerste rij, aan linker kant (bij katheder).  Over het algemeen moet je staan wanneer de commissie staat (maar als het goed is geeft de voorzitter dit wel aan).

 Dit is jouw dag – Jij gaat promoveren, dus vergeet vooral niet om ook te genieten. HEEL VEEL SUCCES!

47

Op weg naar je promotie

Recommend Documents