Notitie harmonisatie bedrijfsvoering en AFS 27 september 2013

Programma samenwerking UvA-VU

Notitie harmonisatie bedrijfsvoering en AFS 27 september 2013 1. Inleiding In het voorgenomen besluit over de vorming van de AFS is aangegeven dat ten aanzien van de inrichting van de bedrijfsvoering van de AFS de beide Colleges van Bestuur, met inachtneming van de bedrijfsvoeringskaders van de VU en de UvA, besluiten over de principes en de planning m.b.t.: - de governance van de bedrijfsvoering van de AFS; - het financieringskader voor de bedrijfsvoering van de AFS, de toerekening van de kosten voor de bedrijfsvoering en de wijze waarop dit voor de AFS wordt ingeregeld gelet op de kaders zoals geformuleerd in het besluit; - de inrichting van de studentenadministratie voor de AFS; - de inrichting van de financiële en personele administraties voor de AFS. Hierbij worden ook de gevolgen voor de bedrijfsvoering van de beide universiteiten in beeld gebracht. Daarbij is in het voorgenomen besluit aangegeven dat hierbij als uitgangspunt geldt dat structurele kosten van (systeem)aanpassingen in de bedrijfsvoering worden gedekt uit structurele doelmatigheidswinst binnen het bedrijfsvoeringsdomein en niet leiden tot structureel hogere kosten in de dienstverlening voor onderwijs en onderzoek. Om dit mogelijk te maken dient het effect op de inrichting van de bedrijfsvoering van de beide instellingen op langere termijn goed doordacht te worden. In de aanpak is het van belang een onderscheid te maken tussen de korte termijn (gericht op de totstandkoming van de AFS), de middellange termijn (de uitvoering van de lopende bedrijfsvoeringsprogramma’s van de beide instellingen) en de lange termijn (waar wil je met de bedrijfsvoering naar toe?). Om de AFS te laten werken moeten er op korte termijn maatregelen genomen worden op het gebied van de bedrijfsvoering. Belangrijk aandachtspunt daarbij is de afstemming met de reorganisatie van de bedrijfsvoering binnen de VU en de projectenkalender van de UvA. Door deze trajecten op elkaar af te stemmen kan gezorgd worden voor effectieve inzet van beschikbare mensen en middelen en kunnen desinvesteringen zo veel mogelijk worden voorkomen. Daarvoor is het wenselijk een visie te ontwikkelen 1

op de bedrijfsvoering van de beide universiteiten (en de HvA) op langere termijn als richtinggevend kader voor de keuzes op korte en middellange termijn. Ten aanzien van de bedrijfsvoering hebben zowel de VU als de UvA en overigens ook de HvA gekozen voor standaardisatie van de werkprocessen, met het oog op kwaliteitsverbetering (professionaliteit) en kostenreductie (schaalvoordelen). Daarbij zijn er beperkte verschillen in de mate waarin (deel)processen als generieke standaard worden gezien die centraal georganiseerd wordt of als specifieke processen die tussen faculteiten kunnen verschillen. Organisatorisch en qua aansturing is een verschil zichtbaar. Bij de VU wordt een groter gedeelte van het OBP in de diensten ondergebracht (waarna ze voor een deel in de faculteiten hun werkzaamheden uitvoeren) en vindt de hiërarchische en functionele aansturing vanuit de dienst plaats. Bij de UvA is een groter deel van het OBP in de faculteiten ondergebracht en wordt het hiërarchisch en functioneel vanuit de faculteit aangestuurd. Ook de HvA heeft hierin eigen keuzes gemaakt. Hiermee hangt een verschil in financiering van de diensten samen (rechtstreeks of via de faculteiten). Meest duidelijk is een verschil in de fase waarin de vernieuwing van de bedrijfsvoering zich bevindt. Bij de VU is dit proces in volle gang. Eind 2014 zal het overgrote deel van de kostenreductie en de procesverbeteringen gerealiseerd zijn. Wel zal één en ander dan nog moeten worden ingeregeld. Bij de UvA loopt op dit moment geen groot programma op dit gebied, maar vinden wel projecten gericht op optimalisatie van de bedrijfsvoering plaats. De UvA en de HvA zijn midden in het proces om de ondersteunende diensten van beide organisaties als eenheid te laten functioneren (eenhoofdige leiding, gelijke structuur, standaard procedures en inrichting). Bovendien gaat de HvA onder de noemer Slank structureel € 15 mln. vanuit de indirecte kosten vrijmaken voor onderwijs en onderzoek. De eerste maatregelen worden besloten en uitgevoerd in het kader van de voorbereiding van de begroting 2014. 2. Uitgangspunten De aanpak om te komen tot een passende bedrijfsvoering voor de AFS moet voldoen aan de volgende uitgangspunten: -

De bedrijfsvoering van beide universiteiten moet op korte termijn zodanig ingericht worden dat dit werkbaar is voor de AFS. Daartoe moeten ten minste maatregelen genomen worden die het mogelijk maken om met ingang van september 2014 te 2

-

-

starten met gezamenlijke masteropleidingen, om met ingang van 1-1-2015 te werken met een geïntegreerde begroting en om met ingang van september 2015 gezamenlijke bacheloropleidingen aan te bieden. Daarbij geldt als randvoorwaarde dat studenten en medewerkers van de AFS zo min mogelijk last hebben van het feit dat de bedrijfsvoering nog niet geharmoniseerd is. De maatregelen gericht op het inrichten van de bedrijfsvoering voor de AFS dienen afgestemd te worden met de reorganisatie bedrijfsvoering van de VU en met de projectenkalender van de UvA, met het oog op gerichte inzet mensen en middelen en het voorkomen van desinvesteringen. Dat geldt zowel voor de korte als de langere termijn, waarbij de afstemming met de bedrijfsvoeringsprogramma’s van beide universiteiten vanwege de doorlooptijd van maatregelen voor de korte termijn niet altijd goed mogelijk zal zijn. Praktisch betekent dit dat bij elk project uit het programma Nieuwe Bedrijfsvoering VU en de projectenkalender van de UvA beoordeeld moet worden wat de potentiële impact/optimalisatiemogelijkheid op AAA projecten is en dat bij elk voorstel voor de inrichting van de bedrijfsvoering van de AFS beoordeeld moet worden wat de impact is op projecten uit de genoemde bedrijfsvoeringsprogramma’s. Voorgesteld wordt deze toetsen op te nemen in de formats. Voor de lange termijn wordt een perspectief voor de bedrijfsvoering ontwikkeld dat niet alleen de AFS en andere samenwerkingsverbanden faciliteert, maar bruikbaar is voor de beide universiteiten als geheel. Daarbij worden als principes “harmoniseren, tenzij” (een zelfde inrichting van de bedrijfsvoering voor de VU en de UvA/HvA, tenzij er gegronde redenen zijn om daar van af te wijken) en “standaard, tenzij” (de inrichting van de bedrijfsvoering is voor alle faculteiten gelijk, tenzij er gegronde redenen zijn om daarvan af te wijken) gehanteerd. De VU en de UvA/HvA zijn er van overtuigd dat door standaardisatie en harmonisatie van de bedrijfsvoering op instellingsoverstijgend niveau verdere optimalisatie en efficiency in de bedrijfsvoering mogelijk is dan bij een aanpak op het niveau van de afzonderlijke instellingen. Een dergelijk perspectief zou op termijn kunnen leiden tot gezamenlijke systemen en werkprocessen voor beide universiteiten, mogelijk in de vorm van gezamenlijke shared service eenheden voor de VU, de UvA en de HvA, waarin de administraties van de drie instellingen worden ondergebracht. Met een dergelijk perspectief kan maximaal tegemoet gekomen worden aan de wensen van de AFS, doordat er sprake is van één manier van werken. Bovendien kunnen de wensen van de AFS een belangrijke rol spelen in het ontwerp van de inrichting van de 3

bedrijfsvoering. 3. Aanpak op hoofdlijnen Op basis van de in de vorige paragraaf genoemde uitgangspunten is een aanpak uitgewerkt, die bestaat uit drie fasen: - lange termijn: perspectief van gezamenlijke bedrijfsvoering voor VU, UvA en HvA (te verkennen); - middellange termijn: uitvoeren van lopende bedrijfsvoeringsprogramma’s van VU en UvA en de HvA in aangepaste vorm, in het licht van het lange termijnperspectief; - korte termijn: specifieke maatregelen op het gebied van de bedrijfsvoering, om de AFS te laten werken. Overigens moeten er naast de maatregelen gericht op de inrichting van de bedrijfsvoering voor de AFS de komende maanden ook maatregelen genomen worden om te voldoen aan een aantal randvoorwaarden voor een definitief besluit over de vorming van de AFS, zoals opgenomen in het voorgenomen besluit en de ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling. Daarbij gaat het onder meer om het uitwerken van de fiscaliteit en de hoofdlijnen van het allocatie- en kostenmodel voor de AFS. Deze activiteiten worden uitgevoerd door de werkgroep Governance. Aandachtspunt is dat voorkomen wordt dat deze maatregelen vertraging oplopen door de discussie over de bedrijfsvoering. In deze paragraaf wordt de aanpak op hoofdlijnen beschreven. In de volgende twee paragrafen worden respectievelijk de middellange en lange termijnaanpak en de korte termijnaanpak nader uitgewerkt. Lange termijn: perspectief van gezamenlijke bedrijfsvoering VU, UvA en HvA(te onderzoeken) Er wordt een verkenning uitgevoerd naar gezamenlijke bedrijfsvoering (systemen en werkprocessen) van de VU, de UvA en de HvA als lange termijnperspectief. Daarbij zijn harmonisatie en standaardisatie de uitgangspunten. Dat kan mogelijk leiden tot gezamenlijke shared service eenheden voor de VU, de UvA en de HvA. Bij de uitwerking van dit perspectief zal worden aangesloten op de behoeften van de AFS en andere samenwerkingsverbanden tussen beide universiteiten.

4

Door de keuze voor standaardisatie kunnen de reeds per instelling geïdentificeerde en deels reeds gerealiseerde mogelijkheden voor verbetering van kwaliteit en efficiency verder worden vergroot door over de instellingen heen samen te werken. De technische complexiteit neemt hierdoor naar verwachting slechts beperkt toe (de werkzaamheden van UvA en VU zijn immers voor 95% identiek), wel is sprake van een grotere veranderopgave ten opzichte van de huidige situatie. Er zullen immers meer medewerkers (zowel uit faculteiten als diensten) betrokken zijn en door het aantal betrokken besluitvormingsgremia is het besluitvormingsproces ook complexer. In de uitwerking zal hier nader naar moeten worden gekeken. De eventuele keuze voor een gezamenlijke bedrijfsvoering en het eventueel invoeren van gezamenlijke shared service eenheden is een strategische beslissing die belangrijke gevolgen heeft voor de betrokken instellingen en voor de lopende programma’s op het gebied van bedrijfsvoering. Een dergelijke keuze heeft gevolgen voor een groot aantal werkprocessen en raakt – direct of indirect – de werkzaamheden van alle medewerkers en alle studenten en impliceert een ingrijpend veranderproces. Voordat een dergelijke beslissing wordt genomen, dient geanalyseerd te worden wat de consequenties en de voor- en nadelen van een dergelijk perspectief zijn voor de verschillende bedrijfsvoeringsdomeinen en voor de lopende programma’s op het gebied van verbetering van de bedrijfsvoering. Bovendien impliceert invoering van een dergelijk perspectief een ingrijpend veranderproces, dat alleen kan slagen door de inzet van velen (ondersteuners, wetenschappers en leidinggevenden) en het benutten van de binnen de organisaties aanwezige kennis en ervaring. Bij de analyse van dit perspectief dient daarom nadrukkelijk aandacht besteed te worden aan de gevolgen die een dergelijke keuze heeft voor de medewerkers van de instellingen. Het verkennen van de inrichting van de bedrijfsvoering op lange termijn is nodig om te komen tot een kaderstellend perspectief om beslissingen voer de korte en middellange termijn tegen af te wegen. De verkenning van dit lange termijnperspectief voor de bedrijfsvoering zal plaatsvinden binnen de context van het opstellen van de nieuwe instellingsplannen voor de VU en de UvA. In het licht van de verkenning van het lange termijnperspectief wordt de aanpak voor de inrichting van de bedrijfsvoering van de AFS gericht op datgene wat echt nodig is 5

om de AFS te laten werken. Als op basis van deze verkenning besloten wordt om af te zien van een gezamenlijke bedrijfsvoering, zullen de korte termijnmaatregelen voor de AFS opnieuw bezien worden. Middellange termijn: uitvoeren lopende bedrijfsvoeringsprogramma’s VU en UvA in aangepaste vorm Voor de middellange termijn is de inzet gericht op de uitvoering van de lopende bedrijfsvoeringsprogramma’s (implementatie Nieuwe Bedrijfsvoering VU en projectenkalender UvA/HvA). Afhankelijk van de besluitvorming over het lange termijnperspectief zullen deze programma’s wel worden aangepast, om eventueel voor te sorteren op een gezamenlijke bedrijfsvoering van UvA, VU en HvA. Dat kan mogelijk leiden tot aanpassingen in een aantal projecten van het programma Nieuwe Bedrijfsvoering VU en de projectenkalenders van de UvA en de HvA in termen van scope, fasering, planning, bemensing en de onderliggende business cases. Voor de het programma Nieuwe Bedrijfsvoering VU en de projectenkalenders van UvA en HvA zal elke keer de vraag gesteld moeten worden of en hoe het project toegevoegde waarde heeft voor de samenwerking in Amsterdam. Lopende projecten moeten worden geanalyseerd om te bezien of aanpassingen in deze richting wenselijk en mogelijk zijn. Op deze manier worden de implementatie van de Nieuwe Bedrijfsvoering VU, de projectenkalenders van UvA en HvA en de vorming van de AFS op elkaar afgestemd. Belangrijk aandachtspunt hierbij is of vooruitlopend op het lange termijnperspectief de administraties, systemen en dienstverlening voor de bedrijfsvoering van de AFS moeten worden ondergebracht bij één van de beide universiteiten of dat gekozen wordt voor behoud van aparte systemen en administraties waartussen koppelingen worden aangebracht. En op wat voor termijn (korte of middellange termijn) een dergelijke maatregel eventueel genomen zou moeten worden. Het goed benutten van de reeds bestaande maar nog niet voltooide initiatieven om de bedrijfsvoering binnen zowel de VU als de UvA en de HvA te verbeteren, vormt een unieke kans om zonder of met geringe extra investeringen ook de gewenste bedrijfsvoering van AFS te realiseren en een stap in de richting van de gewenste lange termijn oplossing te zetten. Korte termijn: specifieke maatregelen AFS Voor de korte termijn is de inzet gericht op het invoeren van specifieke maatregelen op het gebied van de bedrijfsvoering, om de AFS te laten werken. Daartoe dient in overleg met de AFS bepaald te worden welke voorzieningen en ondersteuning op het 6

gebied van bedrijfsvoering echt noodzakelijk zijn om AFS te laten functioneren en welke maatregelen op het gebied van de bedrijfsvoering weliswaar bijdragen aan het functioneren van de AFS maar op korte termijn niet noodzakelijk zijn om de AFS te laten werken. In het licht van de verkenning van een gezamenlijke bedrijfsvoering als lange termijnperspectief zal de aanpak voor de korte termijn gericht zijn op die tijdelijke maatregelen die noodzakelijk zijn voor de besturing van de AFS (m.n. geconsolideerde managementinformatie) en om te zorgen dat medewerkers en vooral studenten geen of zo min mogelijk last hebben van het feit dat de bedrijfsvoering nog niet geharmoniseerd is, bijvoorbeeld door koppeling tussen systemen (handmatig of zo nodig via interfaces). Daarbij wordt ingezet op oplossingen die passen binnen het lange termijn perspectief en snel tot stand te brengen zijn of als dat niet mogelijk is op tijdelijke maatregelen tegen zo laag mogelijke kosten. 4. Aanpak lange en middellange termijn De geschetste aanpak voor de lange en middellange termijn impliceert een belangrijke strategische keuze, die een gedetailleerde analyse vereist van de voor- en nadelen, de gevolgen voor de sturing en bedrijfsvoering van de VU en de UvA/HvA en de implicaties voor de lopende bedrijfsvoeringsprogramma’s (Nieuwe Bedrijfsvoering VU en projectenkalender UvA/HvA). Omdat keuzes op dit gebied van groot belang zijn voor zowel de AFS (en andere samenwerkingsverbanden tussen VU en UvA) als voor de bedrijfsvoeringsprogramma’s van de VU en de UvA/HvA dient deze analyse op korte termijn beschikbaar te komen. Hiervoor wordt, mede gezien het gewenste onafhankelijke perspectief, een extern bureau in geschakeld met als opdracht op korte termijn op basis van interviews en een analyse op hoofdlijnen van de huidige inrichting van de bedrijfsvoering en de bedrijfsvoeringsprogramma’s van de VU en de UvA/HvA een strategisch advies op te stellen met een aantal mogelijke scenario's met voor- en nadelen en een analyse van de effecten op hoofdlijnen. Daarbij dienen de volgende elementen aan de orde te komen: -

Nader uitwerken van één of meer varianten voor een gezamenlijke bedrijfsvoering van de VU en de UvA/HvA en de mogelijke vorming van gezamenlijke shared service eenheden, inclusief de condities die daarvoor vervuld moeten worden, de eisen die dit perspectief stelt aan de sturing en financiering van de bedrijfsvoering en een 7

-

-

-

beoordeling van de voor- en nadelen en de kansen en risico’s. Hierbij dient ook aandacht besteed te worden aan de meerwaarde en de risico’s van shared servicecentra voor de verschillende bedrijfsvoeringsdomeinen (financiën, HRM, studentenzaken, faciliy management, O&O-ondersteuning, marketing en communicatie). In beeld brengen hoe een dergelijk perspectief zich verhoudt tot de bestaande inrichting van de bedrijfsvoering en de bedrijfsvoeringsprogrammma’s van de VU en de UvA/HvA. Aangeven onder welke condities en op welke termijn een gezamenlijke inrichting mogelijk mag worden geacht, uitgesplitst naar bedrijfsvoeringsdomein. In beeld brengen wat de implicaties zijn van een dergelijk perspectief voor de implementatie van Nieuwe Bedrijfsvoering VU en de projectenkalender van de UvA/HvA in termen van scope, fasering, planning, inzet van mensen en middelen en de onderliggende business cases. Daarbij dient ook in beeld te worden gebracht op welke plannen het geschetste perspectief impact heeft en op welke niet, waar mogelijkheden tot synergie zijn en hoe c.q. met welke aanpassingen de bestaande programma’s kunnen worden gericht op het geschetste perspectief. Op basis hiervan een advies geven over de wenselijkheid van invoering van het geschetste perspectief.

Op basis van besluitvorming over dit advies en de keuze over het perspectief dient een roadmap (op hoofdlijnen) te worden opgesteld, waarin de stappen om te komen implementatie van het gekozen lange termijnperspectief en de gevolgen voor de bestaande bedrijfsvoeringsprogramma’s in termen van scope, fasering, planning, bemensing en onderliggende businesscases zijn beschreven. Dit proces wordt getrokken door Arne Brentjes (trekker) Hanco Gerritse, Rob Neutelings, Chris Schut en Geke van Velzen. Bestuurlijke opdrachtgevers zijn Paul Doop en Bernadette Langius.

8

5. Aanpak korte termijn De aanpak voor de korte termijn is er op gericht de noodzakelijke aanpassingen in de bedrijfsvoering door te voeren die de vorming van de AFS mogelijk maken. Daarbij gaat het om het faciliteren van: 1. de start van gezamenlijke masteropleidingen ( september 2014) 2. het werken met een geïntegreerde begroting (januari 2015) 3. de start van gezamenlijke bacheloropleidingen ( september 2015). Daarbij gelden als randvoorwaarden dat studenten en medewerkers van de AFS zo min mogelijk last hebben van het feit dat de bedrijfsvoering nog niet geharmoniseerd is en dat de gekozen oplossingen zo efficiënt mogelijk zijn in termen van inzet van middelen en resources. Bestuurlijke opdrachtgevers voor het uitwerken van de bedrijfsvoering en de huisvesting voor de AFS zijn Paul Doop (na 1 11.2013 Louise Gunning/Erik Boels) en Bernadette Langius. Om te zorgen voor samenhang tussen de verschillende bedrijfsvoeringsdomeinen wordt binnen het programma AAA een werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering en huisvesting AAA ingesteld, die als opdracht krijgt voorstellen te doen voor noodzakelijke aanpassingen in de bedrijfsvoering die de vorming van de AFS mogelijk maken, met daaronder subwerkgroepen voor de verschillende bedrijfsvoeringsdomeinen (P&F-administraties, studentenadministratie, ICT, HRM en arbeidsvoorwaarden, financieel beleid en beheer, huisvesting). De werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering en huisvesting AAA bestaat uit Ronald Ulrich (trekker), Hanco Gerritse, Anneriek de Heer, Richard Oerlemans, Chris Schut, Josja van der Veer, Harold Swartjes, Arne Brentjes, Rudi Rust en Yvonne Kops. De werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering en huisvesting richt op: - beoordeling en prioritering van de wensen van de AFS - toetsen van de door de subwerkgroepen opgestelde uitwerkingsvoorstellen aan de uitgangspunten voor de korte termijnaanpak, de bruikbaarheid voor de AFS, het lange termijnperspectief en de relatie met de bedrijfsvoeringsprogramma's van de VU en de UvA - sturen op planning en op de samenhang tussen de bedrijfsvoeringsdomeinen. De uitwerking van de voorstellen per bedrijfsvoeringsdomein wordt belegd bij subwerkgroepen. De verantwoordelijkheid voor het opleveren van de verschillende producten ligt conform de door de opdrachten aan de subwerkgroepen bij de trekkers van de afzonderlijke subwerkgroepen. De producten worden via het opdrachtgeversoverleg (bestaande uit Bernadette Langius, Paul Doop, Ronald Ulrich, Erik Boels en Rob Neutelings) voorgelegd aan de bestuurlijke opdrachtgevers, die besluiten over inbreng in de gezamenlijke 9

Collegevergadering. In de werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering en huisvesting wordt de voortgang van de werkzaamheden van de subwerkgroepen besproken, waarbij de nadruk ligt op coördinatie, onderlinge afstemming en samenhang tussen de verschillende bedrijfsvoeringsdomeinen. Bijlage 1 bevat een beschrijving van de samenstelling en de opdrachten van de werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering en huisvesting en de subwerkgroepen. Bijlage 2 bevat een door de werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering en huisvesting opgesteld overzicht van de prioriteiten, producten en planning voor de bedrijfsvoering van de AFS voor de komende tijd. Daarbij zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: - De korte termijnaanpak is gericht op maatregelen om de AFS te laten werken (2014 en evt. 2015), vooruitlopend op meer structurele oplossingen vanaf 2016 (evt. 2015). - In het licht van het lange termijnperspectief van een gezamenlijke bedrijfsvoering voor de UvA, de VU en de HvA (standaardisatie, harmonisatie en shared services) wordt voor de korte termijn gekozen voor een pragmatische benadering. Daarbij worden de bestaande verschillen in de bedrijfsvoering tussen VU en UvA (o.a. aansturing en positionering van OBP, werkprocessen en systemen) als gegeven beschouwd. Dat betekent dat voor de korte termijn – in afwijking van de Gemeenschappelijke Regeling – niet wordt gekozen om de systemen en ondersteuning van één van beide universiteiten te hanteren voor de AFS. - De korte termijnaanpak is gericht op tijdelijke maatregelen om de praktische knelpunten voor de AFS die hiervan het gevolg zijn aan te pakken en de verschillen hanteerbaar te maken. Daarbij wordt ook geleerd van de ervaringen bij ACTA. Studenten en medewerkers moeten zo min mogelijk last hebben van het feit dat systemen en werkprocessen nog niet geharmoniseerd zijn. Op basis hiervan wordt een beoordelingskader opgesteld voor de korte termijnaanpak. - Ook dient er een procedure afgesproken te worden voor de aanpak van nog niet voorziene knelpunten die zich komende periode voordoen. - Deze benadering vraagt wel dat er op korte termijn helderheid bestaat over het lange termijnperspectief (qua inhoud en termijn) als stip op de horizon. - Als op basis van de verkenning van het lange termijnperspectief voor de bedrijfsvoering blijkt dat een gezamenlijke bedrijfsvoering niet op voldoende korte termijn te realiseren is, zal opnieuw moeten worden bezien welke (aanvullende) maatregelen genomen moeten worden voor de inrichting van de bedrijfsvoering van de AFS vanaf 1-1-2015.

10

Bijlage 1: uitwerking opdrachten en samenstelling werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering en huisvesting en subwerkgroepen Deze bijlage geeft een uitwerking van de opdrachten en samenstelling van de werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering en huisvesting en de subwerkgroepen voor de verschillende bedrijfsvoeringsdomeinen. Daarbij ligt de nadruk op de periode september-december 2013. Bestuurlijke opdrachtgevers voor het uitwerken van de bedrijfsvoering en de huisvesting voor de AFS zijn Paul Doop (na 1 11.2013 Louise Gunning/Erik Boels) en Bernadette Langius. Zij bewaken de randvoorwaarden voor het programma en initiëren zo nodig aanvullende acties om kaders te interpreteren of extra ruimte te creëren. Daarbij gaat het onder meer om het voldoen aan de rechtmatigheidseisen overeenkomstig de WHW, de fiscaliteit, de bestuurlijk-juridische inrichting van de UvA (in samenhang met HvA en AMC) en de VU ( in samenhang met VUmc) en het budgettaire kader.

1. Werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering en huisvesting Om te zorgen voor samenhang tussen de verschillende bedrijfsvoeringsdomeinen wordt binnen het programma AAA een werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering en huisvesting ingesteld, die als opdracht krijgt voorstellen te doen voor noodzakelijke aanpassingen in de bedrijfsvoering die de vorming van de AFS mogelijk maken (P&F-administraties, studentenadministratie, huisvesting, HRM (incl. arbeidsvoorwaarden), financieel beleid en beheer en ICT). De activiteiten van de werkgroep richten zich op: - doen van een voorstel voor de prioritering, producten en planning van de maatregelen voor de bedrijfsvoering AFS voor de korte termijn (zie bijlage 2). - sturen op planning en op de samenhang tussen de bedrijfsvoeringsdomeinen - toetsen van de door de subwerkgroepen opgestelde uitwerkingsvoorstellen aan de uitgangspunten voor de korte termijnaanpak, de bruikbaarheid voor de AFS, het lange termijnperspectief en de relatie met de bedrijfsvoeringsprogramma's van de VU en de UvA. Dit moet resulteren in voorstellen voor de inrichting van de bedrijfsvoering van de AFS, een huisvestingsplan AFS (incl. investeringsprogramma) en een overeenkomst hoofdlijnen huisvesting AFS, die in november ter besluitvorming worden voorgelegd aan de gezamenlijke Collegevergadering. De uitwerking van de voorstellen per bedrijfsvoeringsdomein wordt belegd bij subwerkgroepen. De verantwoordelijkheid voor het opleveren van de verschillende producten ligt conform de door de opdrachten aan de subwerkgroepen bij de trekkers van de 11

afzonderlijke subwerkgroepen. De producten worden via het opdrachtgeversoverleg (bestaande uit Bernadette Langius, Paul Doop, Ronald Ulrich, Erik Boels en Rob Neutelings) voorgelegd aan de bestuurlijke opdrachtgevers, die besluiten over inbreng in de gezamenlijke Collegevergadering. In de werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering en huisvesting wordt de voortgang van de werkzaamheden van de subwerkgroepen besproken, waarbij de nadruk ligt op coördinatie, onderlinge afstemming en samenhang tussen de verschillende bedrijfsvoeringsdomeinen. Wanneer Wie

September – november 2013 Ronald Ulrich (trekker), Hanco Gerritse. Anneriek de Heer, Richard Oerlemans, Chris Schut, Josja van der Veer, Harold Swartjes, Arne Brentjes, Rudi Rust en Yvonne Kops

Aanpak

-

-

Beoordeling wensen AFS, voorstel voor prioritering en fasering en zo nodig aanscherping opdrachten subwerkgroepen (september, besluitvorming door gezamenlijke CvB’s 2-10) Toetsen van de voorstellen van de subwerkgroepen aan het beoordelingskader, resulterend in voorstellen voor inrichting bedrijfsvoering en huisvesting AFS (november)

2. Subwerkgroep Financiële en personele administraties Ontwikkel voorstellen voor de inrichting van de financiële administratie, de personeelsadministratie en de salarisadministratie en de bijbehorende werkprocessen voor de AFS voor de korte termijn, die een geïntegreerde begroting voor de AFS met ingang van 11-2015 mogelijk maken en tenminste leiden tot koppeling op geconsolideerd niveau (managementinformatie). Wanneer Wie

September - november 2013 Werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering en huisvesting, subwerkgroep financiële en personele administraties: Chris Schut (trekker), Hanco Gerritse, Anneriek de Heer, Kikki Poppes, Yvonne Kops en Rudi Rust.

Aanpak

-

Opstellen PvE (september) Formuleren scenario’s en keuze voorkeursscenario (september/oktober) Uitwerken voorkeursscenario, incl. indicatieve businesscase en toetsen aan PvE en impact op bedrijfsvoeringsprogramma’s van VU en UvA (oktober) Formuleren implementatieplan (november) Indicatieve uitvoeringstoets (november) Besluitvorming door gezamenlijke CvB’s (28-11)

3. Subwerkgroep Studentenadministratie Er is een advies opgesteld over harmonisatie van de studentenadministraties (VU-SLM en UvA-SIS) door het aanbrengen van interfaces. Stel op basis van dit advies een kernontwerp 12

op voor interfaces tussen de beide studentinformatiesystemen en een plan van aanpak voor de implementatie, inclusief eventuele overgangsmaatregelen. Uitgangspunt is dat harmonisatie van de studentenadministraties plaatsvindt met ingang van 2015, dat voor 2014 maatregelen worden genomen om te zorgen dat studenten zo min mogelijk last hebben van het feit dat de studentenadministraties nog niet geharmoniseerd zijn en dat gekozen wordt voor een kosten efficiënte aanpak. Op basis van het kernontwerp en het plan van aanpak zullen beide Colleges vaststellen of deze oplossingsrichting definitief wordt gekozen. Ontwikkel, mede op basis van de keuzes m.b.t. de inrichting van de studentenadministratie, een voor beide universiteiten gelijke procedure en systeem voor het verzamelen en beschikbaar stellen van gegevens over de inschrijving en studievoortgang van de AFSstudenten. Aandachtspunt daarbij vormt de koppeling met aanpalende systemen (onder andere collegegeldbetaling en zaalroostering 1). Besteed hierbij ook aandacht aan overgangsmaatregelen voor 2014 (al of niet handmatige koppelingen en inzet van een team ter ondersteuning van de studenten vanuit de gezamenlijke studentenadministraties ondersteund met gerichte communicatie). Het harmoniseren van de model OER-en maakt geel deel uit van de werkzaamheden van deze subwerkgroep (hiervoor is een aparte werkgroep ingericht), maar is daarvoor wel een belangrijke voorwaarde. Wanneer Wie

September – november 2013 Werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering en huisvesting, subwerkgroep Studentenadministratie: Chris Schut (trekker), Erna Klein Ikkink en Janneke van Marle

Aanpak

-

-

-

Opstellen kernontwerp en plan van aanpak implementatie harmonisatie studentenadministraties inclusief businesscase, mede op basis van de ervaringen met de pilots voor de interfaces(september) Ontwikkelen op hoofdlijnen van een voor beide universiteiten gelijke procedure en systeem voor het verzamelen en beschikbaar stellen van gegevens over de inschrijving en studievoortgang van de AFS-studenten. Aandachtspunt daarbij vormt de koppeling met aanpalende systemen, zoals collegegeldbetaling en zaalroostering (september) Toets van het kernontwerp aan de geformuleerde uitgangspunten en van de impact op bedrijfsvoeringsprogramma’s van VU en UvA (oktober) Opstellen plan van aanpak implementatie incl. evt. beheersmaatregelen overgangsperiode (oktober) Indicatieve uitvoeringstoets (oktober) Besluitvorming door gezamenlijke CvB’s (28-10)

1

Voor zaalroostering dient een aparte opdracht te worden opgesteld, uit te werken door FS van de UvA en FCO van de VU

13

4. Subwerkgroep Huisvesting Stel op basis van het huisvestingsplan AFS op hoofdlijnen (2 juli 2013) een gezamenlijk huisvestingsplan (omvang, programma, kosten en planning) op voor de AFS, een gezamenlijk investeringsprogramma AFS en een conceptovereenkomst over de hoofdlijnen van de huisvesting voor de AFS In het gezamenlijke huisvestingsplan AFS dient aandacht gegeven te worden aan: a. de beschrijving van de baselines VU en UvA om de delta in de huisvestingslasten eenduidig in beeld te brengen b. optimaliseringsmaatregelen om de delta in de huisvestingslasten voor AFS t.o.v. de baselines van de VU en de UvA zoveel mogelijk te mitigeren, door AFS en/of in relatie tot de gehele portefeuille van beide campussen c. de verdere uitwerking van het programma om zicht te krijgen op de kosten van de inpassingsoplossingen in bestaande gebouwen zoals laserlabvoorzieningen, werkplaats en kassen d. de uitwerking van de onderwijsvraag om zicht te krijgen op eventuele verschuivingen in het gebruik van onderwijsruimten en op flexibiliteit in bestaande gebouwen (kleine werkgroepruimten naar kantoren en visa versa etc.). Duidelijk moet zijn hoe de investeringen voor de AFS zich verhouden tot de baseline van de VU en de UvA (meer/minder/verschuiving) en de meerjarenbegrotingen van de VU, de UvA en de AFS. Daarbij geldt als kaderstellend uitgangspunt dat de vorming van de AFS niet zal leiden tot een hogere uitvoeringslast (en dus binnen de bestaande huisvestingskaders van beide instellingen moet plaatsvinden) en moet bijdragen aan verdere ontwikkeling van beide campussen. Vertaal het huisvestingsprogramma in een gezamenlijk investeringsprogramma voor de AFS. Stel voorafgaande aan de besluitvorming over de definitieve gemeenschappelijke regeling AFS een conceptovereenkomst op over de hoofdlijnen van de huisvesting voor de AFS, waarin afspraken worden vastgelegd over de huisvestingskosten voor de AFS, de locatieprofielen, de planning en de wijze waarop de AFS in staat wordt gesteld de kosten te dragen en vergelijkbare huur/verhuurmodellen van de VU en de UvA. De overeenkomst betreft zowel de nieuwbouw- en renovatieplannen als de interne verhuurcondities De huisvestingsovereenkomst wordt gebaseerd op het huisvestingsplan AFS en het investeringsprogramma AFS en is een coproductie van de subwerkgroep huisvesting van werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering en huisvesting (inhoud en huisvestingskosten) en de werkgroep Governance (financieel-jurische aspecten). Wanneer

September - november 2013

14

Wie

Werkgroep bedrijfsvoering, subwerkgroep huisvesting: Josja van der Veer (trekker), Hubertus Irth, Franc van Nunen (linking pin SRON) en Marjan Plomp

Aanpak

-

Formuleren uitgangspunten en randvoorwaarden (gebeurd) Scenario’s optimalisatie, inpassen specials en vertalen onderwijsvraag in huisvestingsvraag, incl. toets aan uitgangspunten en randvoorwaarden (oktober) Voorstel voor interne verhuurcondities en financiering (oktober) Uitwerking gebouwgebonden dienstverlening en vertaling in tarieven en voorstel financiering (oktober) Opstellen huisvestingsplan AFS (besluitvorming gezamenlijke CvB’s 11-11) Opstellen investeringsplan AFS ((besluitvorming gezamenlijke CvB’s 11-11) Opstellen huisvestingsovereenkomst i.s.m. werkgroep Governance (besluitvorming 2 gezamenlijke CvB’s 11-12)

5. Subwerkgroep HRM, incl. arbeidsvoorwaarden Ontwikkel een voorstel voor de inrichting van het beheer en beleid op het gebied van HRM voor de AFS voor de korte termijn. Daarbij gaat het om een invulling van de personele entiteit van de samenwerking die: - door betrokken medewerkers zoveel mogelijk als eenheid wordt ervaren; - bij de inrichting van personeelsbeleid (CAO, rechtspositie, lokale regelingen, beleid, faciliteiten), personeelsbeheer (personele processen en systemen, managementinformatie) en organisatie-inrichting (organisatieprincipes, functieinrichting, medezeggenschap) zorgt dat medewerkers zo min mogelijk last hebben van het naast elkaar van verschillende systemen; - bijdraagt aan (kosten)beheersing en stuurinformatie voor betrokken partijen; - is afgestemd op andere processen en diensten; - leidt tot harmonisatie van de secundaire rechtspositie tussen VU en UvA en verdere personele regelingen voor AFS-medewerkers, resulterend in een aanvullende regeling arbeidsvoorwaarden AFS waarin de arbeidsvoorwaarden van de VU en de UvA materieel gelijk c.q. er geen bezwaar tegen resterende verschillen is bij de bevoegde personeelsvertegenwoordigingen; - leidt tot een aanstellingsbeleid van nieuwe medewerkers, dat resulteert in een zo gelijk mogelijke verdeling van personeelsleden over beide universiteiten. Wanneer

September- december 2013

2

De precieze rolverdeling tussen de subwerkgroep huisvesting en de werkgroep governance dient nader bepaald te worden.

15

Wie

Werkgroep Harmonisatie bedrijfsvoering, subwerkgroep HRM: Anneriek de Heer (trekker), Kiki Poppes, Yvonne Kops en Maaike Lürsen

Aanpak

Harmonisatie HRM-processen: - Formuleren PvE (september) - Analyse van verschillen tussen HRM- processen van de VU en de UvA en van de wensen van AFS m.b.t. HRM (september) - Voorstel op hoofdlijnen voor inrichting van de werkprocessen m.b.t. HRM t.b.v. AFS voor de korte termijn, inclusief opstellen indicatieve businesscase, toets aan het PvE en beoordeling van impact op bedrijfsvoeringsprogramma’s van VU en UvA (oktober) - Formuleren implementatieplan (november) - Uitvoeringstoets (november) Besluitvorming door gezamenlijke CvB’s (28-11) Arbeidsvoorwaardenregeling AFS: - Analyse verschillen arbeidsvoorwaarden en personele regelingen (beschikbaar) - Voorstellen voor harmonisatie van secundaire rechtspositie en personele regelingen in afstemming met AFS, resulterend in een conceptarbeidsvoorwaarden regeling AFS (oktober) - Bespreken van de concept- arbeidsvoorwaardenregeling AFS in gezamenlijke CvB vergadering (oktober) - Bespreken van de concept- arbeidsvoorwaardenregeling AFS met het georganiseerd overleg (november) Aanstellingsbeleid AFS: - Formuleren PvE i.s.m. AFS (september) - Uitwerken van basisscenario: aanstellen van medewerker bij VU of UvA, random of op inhoudelijke gronden (oktober) - Toetsen van de uitwerking(en) aan het PvE en op hun effecten (november) - Opstellen van een voorstel voor het aanstellingsbeleid ASFS (november) - Vaststellen van het aanstellingsbeleid voor de AFS door de gezamenlijke CvB’s (11 december)

6. Subwerkgroep Financieel beleid en beheer (incl P&C-cyclus) Ontwikkel op basis van de principes voor het kostenmodel en het allocatiemodel en in samenhang met de voorstellen voor de inrichting van de financiële administraties een voorstel voor de inrichting van het beheer en beleid op het gebied van financiën voor de AFS voor de korte termijn. Aandachtspunten daarbij zijn: - de werkprocessen op het gebied van financiën voor de AFS - de P&C-cyclus. Met het oog op de begroting 2014 dienen de voorstellen in mei 2014 te zijn uitgewerkt. Dat vereist dat er eind 2014 overeenstemming bestaat over de uitgangspunten. Wanneer

September - november 2013

16

Wie

Werkgroep bedrijfsvoering, subwerkgroep financieel beleid en beheer: Hanco Gerritse (trekker), Rudi Rust, Katja van Noordt en Jacomijn Kerkman.

Aanpak

Harmonisatie financieel beleid en beheer: - Analyse van verschillen tussen financiële processen van de VU en de UvA en van de wensen van AFS m.b.t. financieel beleid en beheer en formuleren PvE (september) - Voorstel op hoofdlijnen voor inrichting van de werkprocessen m.b.t. financieel beleid en beheer t.b.v. AFS, inclusief opstellen indicatieve businesscase, toets aan het PvE en beoordeling van impact op bedrijfsvoeringsprogramma’s van VU en UvA (oktober) - Formuleren implementatieplan (november) - Uitvoeringstoets (november) - Besluitvorming door gezamenlijke CvB’s (28-11) P&C-cyclus: - Analyse van verschillen en overeenkomsten tussen de P&C-cycli van de VU en de UvA (september) - Voorstellen voor harmonisatie P&C-cycli (oktober) - Besluitvorming over harmonisatie P&C-cycli door beide CvB’s (28 november)

7. Subwerkgroep ICT Voer een voorstudie uit naar de gewenste ICT-infrastructuur voor de AFS. Breng daarin in beeld welke systemen en applicaties op korte termijn moeten worden aangepast om AFS te laten werken (neeed to have) en wat de de quick wins zijn. Formuleer op basis van deze voorstudie een projectenportfolio en een roadmap. De belangrijkste aandachtsgebieden zijn – naast financiële en personele administraties (zie onder 2) en de studentenadministratie (zie onder 3) de elektronische/digitale leeromgeving (ELO/DLO) en de onderzoeksondersteuning (digitale samenwerking en storage). Daarnaast dient aandacht besteed te worden aan de bibliotheekvoorziening, de portal, identitymanagement, roostering, digitale werkplekken, managementinformatiesystemen en infrastructurele voorzieningen. Bij de analyse dienen ook de gevolgen voor (de kosten van) de bedrijfsvoering van de UvA en de VU in bredere zin te worden meegenomen. Op basis van deze voorstudie nemen beide Colleges als onderdeel van de begrotingscyclus 2014 een besluit over een projectenportfolio, inclusief fasering en prioritering die wordt vertaald in een investeringsprogramma voor de AFS. Wanneer Wie

September - november 2013 Werkgroep bedrijfsvoering, subwerkgroep ICT: Richard Oerlemans (trekker), Bert Voorbraak Maaike Lürsen, Wilmar de Lange

17

Aanpak

-

Analyse van de wensen van AFS m.b.t. ICT (infrastructuur, systemen en applicaties) i.r.t. ICT-infrastructuur van VU en UvA en bepalen welke infrastructuur, systemen en applicaties moeten worden aangepast om AFS mogelijk te maken (september) Analyse van de betreffende infrastructuur, systemen en applicaties (oktober) Voorstel prioritering en fasering in de vorm van een projectenportfolio, incl. indicatieve begroting /investeringsplan(november) Vaststellen projectenportfolio en investeringsprogramma door beide CvB’s (28 november) Uitwerking projectenportfolio (medio 2014)

18

Bijlage 2: Prioriteiten, producten en planning bedrijfsvoering AFS korte termijn Domein

Product/resultaat

Specificaties

Termijn

Subwerkgroep

Financiën

Keuze en inrichting financiële administraties

Besluit over P- en FAd hoc maatregelen t.b.v. maatregelen eind 2013 administratie afstemming tussen boekhouding- en salarisImplementatie Q2 2014 administratiesysteem VU en UvA, zodanig dat studenten en medewerkers er zo weinig mogelijk last van hebben dat systemen niet geharmoniseerd zijn en praktische knelpunten worden aangepakt

Opmerkingen -

Voorwaarde is helderheid over kostenmodel en allocatiemodel. Voorwaarde is helderheid over lange termijnperspectief (inhoud en termijn) Lessen trekken uit ACTA

Voorstel op hoofdlijnen voor verdergaande harmonisatie van de administraties vanaf 2015 P&C cyclus vastgesteld

Planning- en controlcyclus voor AFS vaststellen, zoveel mogelijk aansluitend op VU en UvA cyclus

Mei 2014

Financieel beleid en beheer

PDCA-cycli geharmoniseerd

Harmonisatie VU en UvA interne structuren en PDCA- cycli van toezicht op faculteiten

Mei 2014

Financieel beleid en beheer

19

Investeringsplan AFS CvB’s stellen gezamenlijk (huisvesting, apparatuur Investeringsplan AFS vast en ICT) (huisvesting, ICT en apparatuur) dat onderdeel vormt van de begrotingen 2014 Personeel

December 2013

Huisvesting Bouwteam AFS

-

ICT

-

Arbeidsvoorwaarden geharmoniseerd

Harmonisering niet-primaire Voorstel eind 2013 arbeidsvoorwaarden en personele regelingen in Mei 2014 afgestemd arbeidsvoorwaardenregeling met bonden AFS

Procedure in dienst treden nieuwe werknemers

Vaststelling van de wijze waarop nieuwe personeelsleden in dienst treden van VU / UvA zodanig dat er een evenredige verdeling is tussen de universiteiten

Keuze en inrichting personeelsadministraties

Ad hoc maatregelen t.b.v. Besluit over P- en Fafstemming tussen maatregelen eind 2013 administratie personeelsadministratiesyste em VU en UvA, zodanig dat Implementatie Q2 2014 studenten en medewerkers er zo weinig mogelijk last van hebben dat systemen niet geharmoniseerd zijn en praktische knelpunten worden aangepakt

Huisvesting o.b.v. huisvestingsplan Apparatuur o.b.v. apparatuurplannen faculteiten ICT o.b.v. ICT-projectportfolio UvA en VU, aangevuld met uitkomsten quick scan/quick wins ICT AFS Uitgangspunt vormen a. overzicht AFS van wat er in elk geval nodig is om AFS in 2014 en 2015 te laten functioneren en b. noodzakelijke aanpassingen in systemen

HRM

Medio 2014 (moet HRM geregeld voor 1-1-2015)

-

O.b.v. voorstel AFS

Voorwaarde is helderheid over lange termijnperspectief (inhoud en termijn) Lessen trekken uit ACTA

Voorstel op hoofdlijnen voor verdergaande harmonisatie van de administraties vanaf 2015

20

Informatiesystemen

Harmonisatie beleid (o.a. benoemingen en bevorderingen)

Procedure voor hooglerarenbenoemingen AFS (gewone hoogleraren worden in beginsel benoemd aan beide instellingen) en andere elementen van personeelsbeleid (o.a. benoemingen en bevorderingen)

Informatiestatuut Vastgesteld

Afspraken over wederkerige December 2013 uitwisseling van data tussen (bijlage bij definitieve beide universiteiten m.b.t. besluit) AFS (en andere samenwerkingsverbanden). Informatie-uitwisseling is afgestemd op en ondersteunt P&C cyclus en bestaat uit (maandelijks) uit te wisselen datafiles ter koppeling aan elkaars business warehouse en uit afstemming van definities en indelingshiërarchieën

Toegang tot managementinfor matie

Zorgen dat AFS- en ACTAgegevens opgenomen zijn in UvAdata en dat de geautoriseerde personen daadwerkelijk toegang hebben tot de gegevens waarvoor zij geautoriseerd zijn. Daarnaast moet vanuit AFS inzicht zijn in AFS cijfers i.r.t. UvA en VU i

Uiterlijk juni 2014 (i.v.m. inrichting salaris- en personeelsadministratiesysteem)

December 2013

HRM

Werkgroep governance

-

-

ICT en Bouwteam AFS

Regelen toegang (welke functionaris toegang tot welke informatie en met welke bevoegdheden tot welke organisatie-eenheid) tot elkaars systemen en autorisatie (zie Toegang tot managementinformatie) Op langere termijn harmoniseren definities

Voor de korte termijn uitgaan van bestaande managementinformatiesystemen (UvA-data, MIVU en FNWI) en zorgen voor aanhaking van gegevens AFS en ACTA. - Budget/formatie om managementinformatie te genereren uit verschillende systemen

21

ICT

Huisvesting

Harmonisatie identity access management

Vormgeven van identity management van studenten en medewerkers van AFS, zodat ze op beide locaties kunnen werken

Quick wins ICT

Realiseren quick wins (netwerkconnectiviteit, systemen, digitale samenwerkingsruimte, digitale leeromgeving)

Huisvestingsplan en overeenkomst

Juni 2014

Besluit o.b.v. quick scan november 2013

ICT

ICT

-

Bezien digitale toegang tot UB’s.

Uitwerking Q1 2014 Realisatie Q3 2014 e.v.

Huisvestingsplan AFS (kosten, November financiering, programma), als onderdeel van meerjaren investeringsplan bij de December 2013 begroting 2014 van UvA resp. VU

Huisvesting

Overeenkomst huisvesting Toegangsbewaking

AFS (afspraken over de huisvestingskosten voor de AFS d l tibruikbare fi l d Wederzijds December 2014 toegangsbewaking in de AFS gebouwen is operationeel (bruikbaar toegangspasje in alle AFS gebouwen)

Huisvesting

22

Keuze en inrichting Facilitaire dienstverlening

Inkoop

Onderwijs en studentenzaken

StudentenAdministratie

Bepalen welke dienstverlening gebouwgebonden is. Per locatie bepalen van de condities en regelingen die in de betreffende instelling voor het gebruik van ruimte zijn vastgesteld. Keuzes en inrichting nietgebouwgebonden dienstverlening (facilitair) o.b.v. voorstel decaan i.s.m. directeuren van de betreffende dienst m.b.t. aanbieder dienstverlening (VU of UvA) Afspraken over inkoop AFS

Harmonisatie studentenadministraties VU en UvA

Eind 2013

PM

Oktober 2013 besluit Realisatie Master mei 2014.

Huisvesting

n.t.b. (AFS, VU F&A, Nog te vormen werkgroep UvA FS)

Studentenadministraties

-

Uitgegaan van interfaces op bestaande systemen Mede afhankelijk van onderwijsaanbod AFS (inhoud en fasering)

Realisatie Bachelor begin 2015 Procedure inschrijving

Vastgestelde procedure voor 1 mei 2014 inschrijving studenten bij AFS (inschrijven masters)

Studentenadministraties

23

Geïntegreerd Roosteren

Systeem dat zalen op Zuidas September 2014 (start master) campus en SPA campus vanuit zowel VU als UvA kan roosteren

PM

Opdracht, planning en samenstelling werkgroep bepalen als er helderheid is over opleidingenaanbod AFS (inhoud en planning)

24