Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta
Implementace ekonomického systému Pohoda Bakalářská práce
Vedoucí bakalářské práce: Ing. Milena Otavová, Ph.D.
Vypracoval: Zdeněk Doležel
Brno 2010
PODĚKOVÁNÍ Rád bych poděkoval vedoucí mé bakalářské práce Ing. Mileně Otavové Ph.D. za její ochotné vedení mojí bakalářské práce a cenné rady a připomínky poskytnuté v průběhu jejího zpracování. Dále bych rád poděkoval vedení společnosti Cargo Van, spol. s r.o. za jejich ochotnou spolupráci a pomoc při zpracování této bakalářské práce.
PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, že jsem tuto bakalářskou práci napsal samostatně. Všechny prameny, ze kterých jsem čerpal a citoval, jsou uvedeny v kapitole literatura. V Brně dne
…………………………… Zdeněk Doležel
Abstrakt Doležel, Z. Implementace ekonomického systému Pohoda. Bakalářská práce. Brno 2010 Tato bakalářská práce se zabývá implementací a odůvodněním výběru tohoto informačního systému. V první části se zabývá kroky, které vedly k výběru produktu a druhá sleduje proces od začátku implementace až po finální přechod celé společnosti na program POHODA. V práci jsou uvedeny poznatky uživatelů ze společnosti Cargo Van spol. s r.o. Abstract Doležel, Z. Implementation of economic system Pohoda, Bachelor thesis This bachelor thesis focuses on implementation and reasons for choosing that kind of information system. First part is concentrated on theoretical overview on theoretical basics (information system, accounting, steps of implementation). Second part focuses on process from the beginning of implementation till the final changing onto programme Pohoda. There are my view and information form employees of company Cargo Van.
Obsah 1
Úvod ................................................................................................................................................. 9
2
Cíl práce ..........................................................................................................................................10
3
Metodika ........................................................................................................................................10
4
Literární rešerše .............................................................................................................................12 4.1
Informační systém ............................................................................................................ 12
4.2
Informační systém Pohoda .............................................................................................. 12
4.2.1
Moduly ..................................................................................................................... 13
4.2.2
Účetnictví ................................................................................................................. 13
4.2.3
Nejdůležitější části modulu účetnictví ..................................................................... 13
4.2.4
Fakturace .................................................................................................................. 14
4.2.5
Majetek .................................................................................................................... 14
4.2.6
Skladové hospodářství ............................................................................................. 15
4.3
Další produkty na trhu informačních systémů ................................................................. 15
4.4
Účetnictví ......................................................................................................................... 17
4.5
Účetní jednotka ................................................................................................................ 17
4.6
Účtová osnova .................................................................................................................. 17
4.7
Hlavní kniha ...................................................................................................................... 17
4.8
Deník ................................................................................................................................ 17
4.9
Syntetické účty ................................................................................................................. 18
4.10
Analytické účty ................................................................................................................. 18
4.11
Zásoby .............................................................................................................................. 18
4.12
Účtování zásob ................................................................................................................. 18
4.12.1
Metoda A.................................................................................................................. 18
4.12.2
Metoda B .................................................................................................................. 19
4.13
Účetní uzávěrka................................................................................................................ 19
4.14
Účetní závěrka .................................................................................................................. 19
4.15
Výběr IS ........................................................................................................................... 20
4.15.1 5
Dodavatel informačního systému ............................................................................ 24
Vlastní práce...................................................................................................................................26 5.1
Představení společnosti Cargo Van .................................................................................. 26
5.2
Moje pozice ve společnosti Cargo Van............................................................................. 26
6
5.3
Nový informační systém................................................................................................... 27
5.4
Výběr IS a porovnání ........................................................................................................ 27
5.5
Hlavním kritéria výběru společnosti Cargo Van ............................................................... 28
5.6
Porovnání jednotlivých informačních systémů ................................................................ 28
5.6.1
Helios Orange a MRP KS ........................................................................................... 28
5.6.2
Epicor iScala a MRP K/S ............................................................................................ 30
5.6.3
Money S4 (dříve Money S3) MRP K/S ...................................................................... 30
5.6.4
Pohoda SQL MRP K/S ............................................................................................... 31
5.6.5
Pohoda SQL a Money ............................................................................................... 32
5.6.6
Přehled hodnocení ................................................................................................... 32
5.7
Seznámení s Pohodou ...................................................................................................... 33
5.7.1
Základní seznámení s agendami a jejich provázaností............................................. 33
5.7.2
Podrobné představení agend ................................................................................... 33
5.7.3
Proces zavádění informačního systému................................................................... 35
5.7.4
Využívání programu Pohoda jako hlavního IS .......................................................... 43
5.7.5
Uživatelské úpravy ................................................................................................... 44
5.8
Hodnocení implementace a programu uživateli .............................................................. 46
5.8.1
Vyhodnocení dotazníkového šetření ....................................................................... 48
5.8.2
Vybrané odpovědi na osmou otázku dotazníku, jak se vyjádřili sami zaměstnanci 48
6
Závěr...............................................................................................................................................50
7
Použité zdroje.................................................................................................................................53
8
Přílohy ............................................................................................................................................55
7
Seznam Tabulek Tabulka č. 1: Hodnocení parametrů programu. Tabulka č. 2: Vyhodnocení dotazníku
Seznam obrázků Obrázek č. 1: Přehled agend Obrázek č. 2: Uživatelské nastavení Obrázek č. 3: Nástrojová lišta upravená Obrázek č. 4: Nástrojová lišta výchozí
Seznam příloh Příloha č. 1: Výchozí faktura Příloha č. 2: Upravená faktura Příloha č. 3: Schéma zavádění IS Příloha č. 4: Dotazníkové šetření
8
1 Úvod Dnešní doba nutí neustále zdokonalovat procesy, systémy a operace, jež jsou důležitou součástí každodenního života většiny z nás. Výpočetní technika se stává nepostradatelným článkem v podnicích a domácnostech. Je již nutností ji využívat jak na pracovištích, tak v domácnostech. Používáme ji nejen k běžné kancelářské práci, případně domácímu využití, ale taktéž jako sofistikovaný nástroj pro řízení veškerých podnikových operací a agendy. Před několika lety bylo běžné, že se podniková agenda psala z velké části ručně na předpřipravené formuláře. Dnes je však doba úplně jiná a trendem je co nejvíce operací provádět elektronicky. Je dobré, že i státní správa se tímto krokem vydává a mnohdy nám tak ulehčuje zbytečně strávený čas na úřadech. Kdo ovšem musí reagovat nejpružněji, jsou dodavatelé informačních systémů, kteří jsou si tohoto potenciálu dostatečně vědomi, a proto na trh uvádějí stále aktuálnější a propracovanější verze svých produktů. Každý z nich se tím snaží, aby byla obsloužena co možná největší část zákazníků a vyslyšeny jejich přání a požadavky. Protože jsou ze strany zaměstnavatelů neustále kladeny větší nároky na zaměstnance, kteří musejí tyto programy aktivně využívat ke své každodenní práci, musejí nejen zaměstnavatelé, ale i výrobci software dělat vše tak, aby koncové uživatele co možná nejvíce uspokojili a nepřidávali jim zbytečnou práci studiem ovládání. Výhodu však nachází v usnadnění svých povinností, kdy není potřeba každou agendu vést zvlášť na papíře, případně složitě vyhledávat v již založených dokumentech, ale je možno vše nalézt uspořádané na jednom místě. Podobný přínos zajisté ocení i majitelé případně nadřízení pracovníci, kteří mohou velmi snadno kontrolovat dokončené úkoly svých zaměstnanců, snadno vyhledávat ekonomické, ale i jiné údaje o chodu společnosti a dále je upravovat, případně vyhodnocovat. A i když si to možná spousta firem neuvědomuje, investice do podobného programového vybavení může v konečném důsledku ušetřit mnoho času a finančních prostředků. Důležité je si umět v pravý čas vybrat, porovnat zakoupit a implementovat. I tak málo může stačit k tomu, abychom předběhli naši konkurenci na trhu a dokázali využít maxima ke svému prospěch a to nejen finančnímu. Velké nadnárodní společnosti jsou si toho vědomi a kvalitní, propracované informační systémy patří již k běžnému standardu.
9
2 Cíl práce Hlavním cílem této bakalářské práce bude v jednotlivých bodech analyzovat a zhodnotit důvody pro zavedení ekonomického systému Pohoda ve středně velkém podniku. Hlavní část práce bude věnována procesům a krokům, které probíhaly od samotné myšlenky zavést nový informační systém, přes fázi výběru z nabídky trhu až po samotnou implementaci a uživatelská nastavení. Jelikož z názvu je již zřejmé, že se práce bude zaměřovat hlavně na informační systém Pohoda. Představím zde všechny důležité moduly a agendy, zaměřím hlavně moduly pro zpracování účetnictví a skladového hospodářství a fakturace. Dále bude nastíněná část pro zhodnocení přínosů používání informačního systému Pohoda. Závěrem zhodnotím celkovou implementaci jak ze svého pohledu tak i z pohledu zaměstnanců společnosti Cargo Van, nakonec uvedu doporučení, zda tento systém v podniku využít či nikoliv.
3 Metodika Práce je rozdělena na dvě hlavní části, literární rešerši a vlastní práci. V úvodu literární části se čtenářům snažím přiblížit základní informace o tom co, si mohou představit pod pojmem informační systém z pohledu různých autorů. Tato část byla zpracována metodou deskripce. Poté se věnuji představení ekonomického systému Pohoda a jeho konkurentů na trhu. Dále jsou vysvětleny pojmy, které v další části práce používám nebo je považuji za důležité vzhledem k tématu práce. Informace jsem čerpal hlavně z článků, z odborných knih a učebnic zabývajících se problematikou účetnictví nebo informačními systémy. Tyto a další zdroje jsem načerpal v Moravské zemské knihovně, Informačním centru Mendelovy univerzity, na internetových stránkách výrobců informačních systémů a na tematických prezentacích firem věnujících se tématu účetnictví a informačních systémů, případně jejich zaváděním. V mé vlastní práci se věnuji praktickým aspektům spojeným se zaváděním informačního systému. Tato část je tedy rozdělena na menší celky, ve kterých jsou použity různé metody přístupu k řešení. V první části přibližuji společnost CARGO VAN, spol. s r.o., ve které jsem pracoval a ze značné míry se podílel na výběru a samotném zavádění informačního sytému Pohoda. Metodou analýzy jsou poté 10
vybrány nejdůležitější požadavky, které na tento systém byly kladeny ze strany vedení
společnosti
Cargo
Van.
Dále
provádím
komparaci
jednotlivých
informačních systémů, analyzuji jejich hlavní funkce a odůvodňuji výběr systému Pohoda. V další části metodou deskripce představuji zkráceně postup úkonů a procesů při vlastním zavádění systému, včetně uvedení příkladů. Představuji také model skutečné práce v programu Pohoda, včetně mnou upravených výstupů. Uvádím také pomocí dotazníkového šetření, jak byli zaměstnanci spokojení s průběhem a uvedením systému Pohoda do běžného pracovního procesu. Snažím se taktéž dedukovat, jak jsou uživatelé, správci a manažeři spokojeni s fungování systému nyní i v nejbližší budoucnosti. Závěr práce se zabývá zhodnocením implementace jako celku, kde jednotlivé kroky blíže odůvodňuji a přikládám možné zlepšení. Vysvětluji význam programu Pohoda ve společnosti Cargo Van, ale taktéž části a činnosti, se kterými spokojen ze svého pohledu nejsem. Doporučuji také možné kroky k dalšímu zlepšení tohoto systému. V závěrečné části práce provedu nejdříve stručnou sumarizaci práce jako celku, kde uvedu pro mne nejpodstatnější informace, které se budou týkat implementace informačního systému. Dále podrobněji rozeberu některé důležité body praktické části práce a poté uvedu svůj názor na dané téma.
11
4 Literární rešerše 4.1 Informační systém Informační systém je definován jako soubor lidí, technických prostředků a metod, zabezpečující sběr, přenos, uchování a zpracování dat za účelem tvorby a presentace pro potřeby uživatelů činných v systémech řízení. (Molnar, 1992, str.19) Informační systém je pro podnik totéž, co šaty pro člověka. Může mít vlastní, může mít vypůjčené (outsourcing), ale musí je mít. (Koch, 2008, str.4) Podnikový
informační
systém
vytvářejí
lidé,
kteří
prostřednictvím
dostupných technologických prostředků a stanovené metodologie zpracovávají podniková data a vytvářejí z nich informační a znalostní bázi organizace sloužící k řízení podnikových procesů, manažerskému rozhodování a správě podnikové agendy. (Sodomka, 2006, str.44)
4.2 Informační systém Pohoda Na následujících stranách uvedu hlavní parametry systému Pohoda, publikované na internetu (Stormware software development, 2010). Informační systém POHODA je komplexní účetní a ekonomický software pro malé, střední a větší firmy z řad fyzických i právnických osob. Umožňuje vést účetnictví i daňovou evidenci a vyhoví plátcům i neplátcům DPH. Základem systému je propracovaný adresář a řada agend na komplexní řízení firmy, např. fakturace, banka, pokladna, majetek atd. Systém umožňuje vést účetnictví i daňovou evidenci, účtování zásob metodou A i B a zpracování mezd pro neomezený počet zaměstnanců. Zvládne pobočkové zpracování dat, homebanking i obchodování na internetu. Podporuje cizí měny, vč. automatického načítání kurzového lístku. Umožňuje sledování salda a finanční analýzu. Obsahuje editor tiskových sestav REPORT Designer pro úpravu tiskových sestav a vytváření vlastních tiskových výstupů. Možnosti systému lze rozšířit pomocí modulů pro online nebo offline maloobchodní prodej nebo připojením celé řady externích zařízení.
12
4.2.1 Moduly Program Pohoda, jako většina dnešních programů, je rozdělen na tzv. modulární uspořádání. Podstatou tohoto uspořádání je rozdělení celkové agendy podniku na menší samostatné části a vytvoření jednotlivých modulů pro tyto dílčí agendy. Uvedené řešení má mnoho výhod, například u složitějších a dražších programů si podnik nemusí kupovat ty moduly, které ke své činnosti nepotřebuje, případně je možno si některé nechat tzv. na zakázku připravit. I když mluvíme o samostatných modulech, jejich provázanost je pro práci v nich stěžejní. Lze říct, že jsou integrovány v jeden celek a propojeny potřebnými vazbami. Pokud je provázanost v programu vytvořena správně, musí platit pravidlo, že uživatel vloží údaj pouze jednou a ten se promítne do všech agend a sestav. V programu Pohoda mají všechny moduly stejné ovládání, přístupy k dalším informacím a úkonům, aby uživatel nebyl nucen se učit pracně ovládat každý zvlášť.
4.2.2 Účetnictví Program umožňuje jak účtování prostřednictvím předkontací, tak přímé účtování na souvztažné účty. Ze systému lze vytisknout standardní sestavy účetní závěrky v plném i zkráceném rozsahu. K dispozici jsou všechny povinné účetní knihy. Prostřednictvím rozlišení nákladových a výnosových účtů na daňové a nedaňové je řešena oblast týkající se daně z příjmů. Produkt umožňuje sledování nákladů a výnosů v členění na střediska, činnosti a zakázky. V programu je také integrována podpora cizích měn, saldo a finanční analýza.
4.2.3 Nejdůležitější části modulu účetnictví Účtová osnova Předkontace Účetní deník Banka Pokladna Daň z přidané hodnoty
13
4.2.4 Fakturace Tento
modul
patří
k jedněm
z nejdůležitějších
a
nejvyužívanějších
v programu Pohoda. Tato část je z velké části spojena s ruční prací, proto jsou agendy uzpůsobeny tak, aby uživatelů umožnily co nejjednodušší a nejrychlejší zadávání informací. V jednotlivých agendách můžeme při vkládání dat využívat adresář, kde si vedeme informace o svých obchodních partnerech (obchodní údaje firmy, bankovní spojení, kontakty), dále je možno využívat provázanosti se sklady. Využíváme-li veškerých možností modulu sklad, usnadníme si tak přidávání položek do samotných dokladů. Pomocí jednoduchých nástrojů je možno se snadno orientovat a kontrolovat data, když využíváme přehledů vazeb jednotlivých dokladů. Pomocníkem nám také může být úprava vzhledu tištěných faktur, které mohou v očích zákazníků vypovídat o prestiži firmy. 4.2.4.1 Přehled nejpoužívanějších agend modulu fakturace Přijaté a vydané objednávky Vydané faktury Přijaté faktury Ostatní pohledávky a závazky Příkazy k úhradě
4.2.5 Majetek Jelikož evidence majetku patří k náročnějším operacím z hlediska daňové evidence i podvojného účetnictví, program Pohoda se snaží maximálně uživatelům usnadnit tuto práci. Veškeré činnosti spojené s dlouhodobým majetkem řeší prakticky automaticky. Při zadání majetku stačí například v daňových zákonech nebo v přiložené legislativní nápovědě nalézt korektní právní předpisy a pomocí nich doplnit informace o majetku a program se už o vše postará sám. Podnikateli nejvyužívanější agendou je bezesporu evidence dlouhodobého majetku. Okamžitě můžeme mít přehled o veškerém svém dlouhodobém hmotném
14
i nehmotném majetku, automaticky vypočítaných daňových odpisech případně technickém zhodnocení majetku.
4.2.6 Skladové hospodářství Skladové agendy je možno využít pro vedení libovolného počtu skladů a taktéž pro usnadnění vystavování položkových dokladů. Pro ocenění skladových zásob je použita metoda váženého aritmetického průměru. O pohybech skladových zásob lze účtovat metodou A i B. Vedlejší pořizovací náklady jsou rozpočítávány podle podílu cen jednotlivých zásob v dodávce. Systém podporuje i záruky, šarže, výrobní čísla, individuální ceníky a jednoduchou aplikaci rozpisu materiálu pro výrobu. Na přístup do jednotlivých skladů lze uživatelům vytvořit práva. Skladové zásoby lze prodávat na internetu prostřednictvím podporovaných internetových obchodů třetích stran.
4.3 Další produkty na trhu informačních systémů Helios Orange Helios Orange je jednoznačným lídrem českého trhu firem od deseti do tisíce zaměstnanců. K 1. Září 2009 jej využívalo více než 4 300 organizací v ČR. Řadíme jej mezi all-in-one ERP systémy. Je schopen pokrýt hodnototvorný řetězec a podpůrné procesy výrobních, obchodních i servisních organizací. K jeho hlavním vlastnostem
patří
bohatá
detailní
funkcionalita
v oblasti
ekonomiky,
personalistiky, plánování a řízení výroby a logistiky. Připočteme-li k těmto vlastnostem jednoduchost nasazení a ovládání, komplexnost řešení s možnostmi uživatelských úprav a dostatečný analytický rozsah pro běžný chod podniku, pak je zcela zřejmé, proč Helios Orange představuje velice lukrativní alternativu, zejména pro malé a středně velké podniky. Ty v případě dalšího růstu mohou využít dalšího rozšiřování
systému
pomocí
nových
modulů
nebo
specifických
funkcionalit.(Asseco Solution, 2010) Epicor iScala Epicor iScala je ucelené řešení vyvinuté pro firmy a jejich pobočky s mezinárodní působností. Produkty a služby jsou poskytovány více než 20 000 zákazníkům ve více než 143 zemích světa. Systémy Epicor jsou dodávány ve 34
15
jazykových mutacích a podporují tyto oblasti podnikových procesů: Finance, Logistika, Výroba, Servis, Zakázky, Mzdy, Personalistika , Aplikace pro obchodování na internetu, Document Management, CRM, Business Intelligence, ITSM. Hlavní výhodou je možnost nechat si vytvořit agendy přímo na míru. (Epicor Software Czech, 2010) Money S4 Podnikový informační systém Money S4 je ideální pro společnosti, které očekávají vysokou míru přizpůsobivosti díky bohatým možnostem nastavení systému podle potřeb zákazníka, snadnou ovladatelnost po základním zaškolení a rychlou instalaci systému. Je velmi vhodný i pro společnosti, které očekávají vlastnosti velkých ERP systémů, ale v současné době si nemohou dovolit investici v řádech statisíců korun. Mezi velké výhody patří nasazení celého řešení v řádu maximálně několika dnů a rychlé a bezpečné zpracování dat uložených v SQL databázi. Typickým uživatelem Money S4 je společnost používající do deseti PC se stovkami tisíc a více dokladů ročně. (CÍGLER SOTWARE, 2010) MRP K/S Ucelený účetně-informační systém, který posouvá hranici dokonalosti a vytváří tak nové měřítko kvality v oblasti účetních systémů. MRP-K/S v sobě spojuje na jedné straně mohutný nástroj pracující s maximální precizností a spolehlivostí (díky použité technologii Klient/Server) a na druhé straně si udržuje jednoduchost a ladnost ovládání, flexibilitu k měnící se legislativě a intuici k rostoucím potřebám uživatelů. Snahou tvůrců tohoto systému bylo vytvořit dílo, které by v maximálně možné míře dokázalo povznést a nadchnout obsluhující personál i při takové (na první pohled nezajímavé) činnosti, jakou je zpracování dat účetních agend. Je určen firmám a podnikatelům, požadujícím na prvním místě spolehlivost a bezpečnost firemních dat. Tento účetní systém je možné provozovat jak v počítačové síti, tak i pouze na jednom počítači. Program MRP K/S bude sloužit jako referenční srovnávací model, jelikož v době výběru byla jeho verze používána jako hlavní účetní software a některé jeho agendy vstupovaly do předchozího účetního sw.( MRP-Informatics, 2010)
16
4.4 Účetnictví Účetnictví sleduje stav a pohyb veškerého majetku, závazků, kapitálu, náklady, výnosy a výsledek hospodaření. Používá soustavu účtů, na které se provádí záznamy podvojnými zápisy (dříve podvojné účetnictví). Účetnictví je uzavřený celek umožňující vnitřní kontrolu. (Mrkosová, 2009, str.3)
4.5 Účetní jednotka Zákon o účetnictví vymezuje pojem účetní jednotka, ke kterému se vztahuje povinnost řídit se tímto zákonem a účtovat v soustavě podvojného účetnictví. Obecně platí, že pokud se fyzická nebo právnická jednotka stane účetní jednotkou podle zákona o účetnictví má povinnost účtovat v soustavě podvojného účetnictví. (Ryneš, 2004, str.24)
4.6 Účtová osnova Účetní osnovy jsou základem jednotné organizace finančního účetnictví (standardizace – jednotný postup). Zajišťují splnění hlavního cíle účetnictví, tj. zobrazit účetnictví věrně a pravdivě. Vydává je ministerstvo financí jako směrné účtové osnovy. Směrná účtová skupina představuje seznam skupin účtů, které jsou číselně a slovně označeny. (Mrkosová, 2009, str.46)
4.7 Hlavní kniha Do hlavní knihy zapisujeme účetní zápisy ve věcném uspořádání na účty aktiv, pasiv, nákladů a výnosů. Zápisy vedeme na jednotlivých účtech hlavní knihy v peněžních jednotkách. (Mrkosová, 2009, str. 38)
4.8 Deník Deník představuje zachycení účetních případů podle jejich vzniku, z časového hlediska. Jde o zápisy časové. Zápisy musejí být prováděny srozumitelně, čitelně a přehledně. (Mrkosová, 2009, str.38)
17
4.9 Syntetické účty Všechny účty majetku podniku, zdrojů krytí a účty hospodářských procesů souhrnně za celý podnik jsou syntetickými a tvoří syntetickou evidenci. Jsou vedeny v tzv. hlavní knize. Jsou to například účty 321 – závazky za dodavateli, kde vedeme veškeré naše závazky k dodavatelům. (Mrkosová, 2009, str.40)
4.10 Analytické účty Analytické účty pro potřeby podniku potřebujeme podrobnější informace. Proto k syntetickým účtům otevíráme analytické účty, které jsou obsaženy v knize analytických účtů a tvoří analytickou evidenci. (Mrkosová, 2009, str.41)
4.11 Zásoby Jsou majetkem účetní jednotky, jsou ocenitelné peněžními jednotkami, mají přinášet ekonomický prospěch a předpokládá se jejich držení v účetní jednotce nepřesahující dobu 12 měsíců. Tím patří do kategorie oběžných aktiv a tvoří je materiál,
nedokončená
výroba,
polotovary
a
výrobky,
zvířata
a
zboží.
(Novotný,2007, str.58)
4.12 Účtování zásob Způsob a postupy účtování zásob vycházejí z ČÚS č. 015 Zásoby. Prakticky jsou možné dva způsoby evidence zásob (způsob A a způsob B) bez ohledu na povinnost auditu, které lze kombinovat v rámci jednoho syntetického účtu. Pro jednotlivé analytické účty, které jsou otevřeny pro jednotlivé sklady, však může být uplatněn jen jeden ze způsobů.(Novotný,2007, str.62)
4.12.1
Metoda A
Způsob A, který eviduje pořízené zásoby na tzv. kalkulačních účtech Pořízení materiálu nebo Pořízení zboží, na nichž se zachytí nejen cena nakoupené nebo vyrobené zásoby, ale i všechny vedlejší pořizovací náklady (přepravné, pojistné, clo, provize atd.), které jsou součástí pořizovací ceny. Po zjištění pořizovací ceny se převede zásoba na sklad podle účetního dokladu – příjemka. Ze skladu je vydána zásoba do spotřeby na základě výdejky, která se zachytí, jako úbytek na straně dal účtu Zásob na skladě a současně jako přírůstek nákladů na 18
účtu Spotřeba zásob. Kalkulační účet lze vynechat, pokud je předem známe, že kromě vlastní nákupní ceny zásoby se nebudou vyskytovat další složky pořizovací ceny. (Sedláček, 2005, str. 150)
4.12.2
Metoda B
Je oproti metodě A jednodušší, neboť nepoužívá kalkulační účty Pořízení materiálu a účty pro skladování zásob slouží pouze k zachycení počátečního stavu (při otevírání účetních knih) a konečného stavu (při uzavírání účetních knih). V průběhu účetního období se tyto účty nepoužívají a složky pořizovací ceny se účtují přímo do spotřeby (na vrub nákladových účtů) již v okamžiku pořízení. Na konci účetního období se zjistí inventarizací skutečný stav zásob a ten se zapíše jako počáteční stav na účet skladových zásob v novém účetním období. Na konci období se tento zápis zruší a na vrub nákladů a opět se zapíše skutečný stav jako nový zůstatek. Vzhledem k tomu, že se v průběhu účetního období naúčtuje o nákupu a spotřebě podle příjemek a výdejek, je třeba věnovat zvýšenou pozornost skladové evidenci, která je podkladem pro zjištění a ověření konečného zůstatku zásob. (Sedláček,2005, str.150)
4.13 Účetní uzávěrka Celý komplex účetních operací, který bezprostředně předchází sestavení účetní závěrky a jehož posláním je zajištění úplnosti a správnosti účetnictví. Na základě inventarizace, kterou se ověřila věcná správnost účetnictví, se provádí závěrečné zaúčtování operací, jimiž je dokončena věcná a časová sounáležitost všech účetních případů k uzavíranému účetnímu období a je plně respektován aktuální princip.(Novotný, 2007, str.235)
4.14 Účetní závěrka Nedílný celek, který tvoří rozvaha (bilance), výkaz zisku a ztráty a příloha. Nepovinnou součástí je přehled o peněžních tocích a o změnách vlastního kapitálu. V současné době rozeznáváme dle našich právních předpisů účetní závěrku řádnou, mimořádnou a mezitímní. Povinný rozsah je uveden v zákoně o účetnictví. (Novotný, 2007, str. 236)
19
4.15 Výběr IS V dnešní době se může zdát pořízení IS jako věc jednoduchá a časově nenáročná, opak je však pravdou. Mnoho firem řeší tento problém nákupem výpočetní techniky (osobních počítačů a vybavení s tím spojeným) a poté pořízením licence programu, o kterém se „někde“ dozvěděli, případně jim byl doporučen. Neberou však ohled na to, že ne každý dostupný software bude uspokojovat jejich potřeby v plné výši. Může nastat situace, že investují někdy i nemalé finanční prostředky a výsledný efekt nevede ke spokojenosti. Chtějí-li se vyvarovat těchto pochybení, je vhodné držet se přibližně takového scénáře: 1. Definovaní potřeb a požadavků na program 2. Analýza dostupných produktů na trhu 3. Určit si důležitá kritéria pro program a případně i jeho dodavatele 4. Porovnat a vyhodnotit vhodné kandidáty 5. Vítězný program zakoupit a provést jeho implementaci 6. Implementace programu (Grásgruber, 2000, str. 99)
ad 1)
Definovaní potřeb a požadavků na program musí vždy předcházet
veškerým dalším krokům spojeným s pořízením informačního systému. Neplatí zde totiž pravidlo, že software, který má spousty spokojených uživatelů, se bezpodmínečně musí hodit právě pro nás. Požadavky na program se budou hlavně odvíjet od zaměření podniku (výrobní, obchodní, dopravní, aj.) a jeho velikosti. Dalším důležitým bodem je, zda firma pořizuje program jako nástupce již nevyhovujícího nebo zda se zaváděním informačního systému teprve začíná od „nuly“. Dále je třeba brát v potaz potřeby a požadavky jak vedoucích pracovníků, tak i těch, kteří budou program využívat ke své každodenní práci. Musíme také uvažovat, jaká data do programu budeme zadávat a jaké výstupy očekáváme (tiskové sestavy a reporty, přiznání, výsledovky, statistiky). Neopomíjenou stránku zde také budou zabírat finanční možnosti. (Grásgruber, 2000, str. 99)
20
ad 2)
V tomto bodě bychom již měli mít tzv. „předvybrány“ možné
kandidáty. Na našem trhu se vyskytuje velká řada informačních systémů jak od našich, tak od zahraničních dodavatelů. Není samozřejmě v našich silách všechny podrobně hodnotit, vybereme proto několik (doporučení 4 maximálně), a ty budeme posléze důkladněji hodnotit na základě našich vnitřně zvolených kritérií. Zdroje volby mohou být reklama, odborné časopisy, případně ústní doporučení známých. ad 3)
V této části musíme největší pozornost věnovat hlavně funkční
stránce programu a částem, které pro nás budou důležité. Nesmíme, však opomenou zmínit ani dodavatele, protože i ten pro nás může být velmi důležitý. Hodnocení programu Uživatelské prostředí •
Jedno z nejdůležitějších kritérií pro výběr, právě pomocí uspořádání, navigace a dostupnosti agend lze vybrat a vyzkoušet nejvhodnější program
Rozdělení programu na agendy a jejich dostupnost •
Napomáhá nám rychleji se dostat k datům, která potřebujeme
Přístupová práva a role •
Pomocí
nich
můžeme
omezit
a
případně
zpřístupnit
uživatelům jednotlivé moduly programu Modularita a otevřenost •
Možnost budování funkcí postupně, případně zakoupit nebo využívat jen ty nejpotřebnější
•
Otevřenost by měla poskytovat možnosti importu a exportu dat ve standardně definovaných formátech
Požadavky na technické vybavení •
Měly by být dodavatelem shrnuty do přehledu pro minimální konfiguraci stroje, na kterém bude program nainstalován, včetně uvedení doporučeného operačního software
•
Výrobci se zde však již nyní snaží poskytnout dostupnost co největšímu spektru subjektů bez rozdílných nároků na používané vybavení 21
Jazykové mutace •
Pro společnost se zahraničním vedením jedno z klíčových kritérií
Dokumentace a nápověda •
Jedná se o velmi významný faktor pro hodnocení a výběr programu
•
Uživateli musí usnadňovat ovládání, využití všech funkcí a zda poskytuje odpovědi na nejčastější a nejdůležitější problémy vzniklé v průběhu práce
•
Důležitým kriteriem je také aktuálnost dokumentace a měla by být vždy jednoznačně označena verzí programu, ke které se vztahuje
Počet uživatelů •
Různé programy se liší, počtem uživatelů, kteří zde mohou současně pracovat
Reference •
Vypovídá o oblíbenosti programu, případně zde můžeme nalézt další uživatele z oboru
Cena •
Jelikož implementace informačního systému je finančně náročný projekt, cena je důležitým kritériem výběru. Je zde nutno vzít v úvahu finanční možnosti společnosti a také to, zda se vynaložená investice projeví ve zkvalitnění procesů, případně úspory vynaloženého času. Měli bychom si od dodavatele nechat připravit cenovou nabídku s veškerým službami, které jsou či nejsou v ceně zahrnuty (školení, instalace). Zajisté zde naplatí, že „čím dražší, tím lepší“. Na trhu je široké spektrum programů od několika tisíc až po stovky tisíc korun.
ad 4)
V této fázi budeme zvažovat všechny programy, které jsme vybrali ve
druhé fázi, a provedeme hodnocení podle našich kritérií. Musíme dbát na mnoho aspektů a nejen na reklamní upoutávky, případně základní demoverze programu. Snažíme se najít hodnocení a reference ve fungujících firmách, necháme si od dodavatelů program představit. Musíme se také 22
připravit na to, že kvalita programů bude rozdílná, i když trend posledních let, je , snažit se co nejvíce přiblížit konkurenci. ad 5)
Jakmile najdeme nejvhodnější program, vyhovující všem našim
požadavkům,
uzavřeme smlouvu
o
koupi,
případně implementaci,
informačního systému. Každý dodavatel má tento postup odlišný, ale měli bychom se dopředu seznámit se všemi aspekty smlouvy, co vše máme v ceně zahrnuto a co ne. Je samozřejmě možné se ve většině případů s dodavatelem domluvit na úpravách programu a nastavení smlouvy na míru. ad 6)
Informační systém nelze pouze nainstalovat jako běžný kancelářský
software. Je nezbytné, aby se tohoto velmi náročného procesu zúčastnili nejen zaměstnanci firmy, kde k implementaci dochází, ale v mnoha případech je bezpodmínečně nutná spolupráce s dodavatelskou firmou. Musíme
znát
předchozí
používané
standardy
(účetní,
skladové
hospodářství, evidence majetku, fakturace a další), aby provádění těchto procesů bylo rychlé jednoduché a navázalo co možná nejdříve a nejrychleji na
předchozí
systém.
Tento
proces
završuje
celý
proces
výběru
informačního systému. Pokud tato fáze bude provedena nekvalitně, můžeme negativně ovlivnit předchozí etapy výběru a ani velmi dobrý program nemusí přinést očekávaný užitek. Je třeba věnovat této fázi zavádění dostatek času, abychom mohli vše dostatečně odzkoušet. Proces je vždy usnadněn, pokud program zavádíme do nového podniku, než když přecházíme z jednoho systému na druhý. U zavedených firem tento proces může trvat od několika měsíců až po rok. Je potřeba si také uvědomit, že během procesu implementace je nutné zajistit, případně nakoupit dostatečně výkonné technické vybavení, zaškolit všechny pracovníky, kteří budou program využívat, ve spolupráci s dodavatelem provést a konzultovat všechny potřebné parametry programu a nakonec taktéž přizpůsobit sestavy výstupů. Ve zkušebním provozu poté ověřujeme maximum možných funkcí a vedeme evidenci zjištěných chyb, abychom mohli vše odstranit zavčas. Pokud měníme informační systém, je potřeba zajistit převod dat z předchozího systému. Snahou by mělo být převést co nejvíce dat automaticky, aby došlo k eliminaci chyb, které by mohli pracovníci udělat. Někdy však jinou možnost nemáme a musíme tedy postupovat tzv. ručně. 23
Kroky implementace a. Zavedení programu b. Testování c. Vstup dat d. Testovací provoz uživateli e. Ostrý start IS
4.15.1
Dodavatel informačního systému Pozice a délka působení na trhu •
Zde bychom se měli zabývat hlavně délkou působení na trhu a také jakou pozici v daném segmentu firma okupuje
Pověst dodavatelské firmy •
Je obtížně hodnotit, protože pověst je ze značné míry subjektivní názor uživatelů
Počet uživatelů •
Kolik prodaných licencí má firma na trhu
Technická podpora •
V dnešní době velmi důležitá věc, protože při používání programu může dojít k situacím, kdy je potřeba kvalifikované rady nebo pomoci dodavatele. Kvalitní technická podpora nám je schopna operativně pomoct vyřešit jak problém s ovládáním programu, tak s například účetnictvím (způsoby zaúčtování, legislativní nejasnosti a jiné)
Instalace •
Instalace rozsáhlejších aplikací nemusí být pro uživatele jednoduchou záležitostí a je často spojena s nastavováním programu, ale i systémovým nastavením počítače. Pro zaručení
správnosti
instalace
a
korektnosti
fungování
v budoucnosti je vhodné, aby ji provedl přímo výrobce či dodavatel, tím získáváme případné argumentace při reklamaci nefunkčnosti. Licenční podmínky
24
•
Programové vybavení spadá pod účinnost autorského zákona a uživatel nekupuje program, ale pouze právo k jeho užívání. Je tedy vždy nehmotným majetkem (v účetnictví je i jako dlouhodobý majetek odepisován).
•
Licenční smlouva by nám měla tedy stanovit podmínky, za jakých můžeme program používat, instalovat a dále pro kolik uživatelů a případně na kolika současně jedoucích pracovních stanicích může být používán.
25
5 Vlastní práce 5.1 Představení společnosti Cargo Van Společnost Cargo Van Group patřící do belgického konsorcia společnosti ALVAN na českém trhu nabízí nástavby pro lehká užitková vozidla a nákladní automobily. Její historie sahá až do 30. let minulého století, kdy bratři Brownové postavili jednu z prvních standardních nástaveb. Výroba se poté postupně z USA přesunula i do Evropy a do ČR se dostala na konci minulého století. Společně se svým mateřským závodem ve Francii je nyní předním evropským výrobcem a dodavatelem nástaveb. Za největší trhy lze považovat Německo, Rakousko a Itálii. Využívají jak přímého prodeje, tak i síť svých obchodních partnerů. V roce 2009 společnost zaměstnávala okolo 70 ti výrobních dělníků a 22 administrativních pracovníků. Právě kvůli spojení se zahraničím a bohužel vzhledem ke krizi, která postihla skoro všechna průmyslová odvětví, nyní zůstalo v brněnské pobočce pouze 5 zaměstnanců a firma se přeměnila z výrobní pouze na obchodní a veškeré výrobní aktivity zaštituje pobočka ve Francii. Belgickým vedením je přislíbeno, že se výroba do Brna vrátí, jakmile to bude možné, hlavně z důvodu udržení si zákazníků a získaných trhů.
5.2 Moje pozice ve společnosti Cargo Van V roce 2007 jsem nastoupil jako brigádník na pozici asistenta pro výpočetní techniku. Moje práce spočívala hlavně v mapování předchozího systému, podpoře uživatelů a běžné údržbě pracovních stanic a serveru. Koncem roku 2008 bylo přijato první oficiální sdělení o přeměně dosavadního systému na nový. Zde jsem se od začátku podílel na výběrovém řízení. Připravoval jsem řediteli nabídky od společností, konzultoval s nimi naše požadavky a informoval ostatní o průběhů tohoto řízení. Mohl jsem se také podílet na závěrečném výběru, ve kterém jsem doporučil program Pohoda od společnosti Storware. S tímto programem jsem měl již z minulosti zkušenosti z vedení vlastního účetnictví resp. daňové evidence a také jsem se tímto programem zabýval v rámci vyučovaného předmětu Účetní software. Následně jsem byl přítomen všem krokům od instalace po implementaci a byl jsem pověřen správou tohoto programu. Nyní se v rámci svých úkolů ve společnosti Cargo Van starám o instalaci nových verzí, pomáhám zde pracujícím uživatelům s úkoly a upravuji výstupy ze systému, dle vznesených požadavků. 26
Od začátku roku 2010 se již starám pouze o poslední úpravy v sytému Pohoda a podporu uživatelů. Vše nyní probíhá v další spolupráci s externí firmou a ředitelem společnosti Cargo Van.
5.3 Nový informační systém V průběhu roku 2009 vedení společnosti Cargo Van přišlo s myšlenkou nahradit stávající a již zastaralý informační systém novým. Předchozí systém byl zaveden v roce 2002 předešlým vedením a nesplňoval požadavky, které byly vzneseny českým a francouzským managementem. Zásadní nevýhodou byla provázanost s programy vytvořenými ne zrovna profesionálním způsobem. Jejich funkčnost a ovládání nebylo nikdy popsáno ani vysvětleno a jediným kompetentním zaměstnancem, který měl tu moc program korektně ovládat na všech úrovních, byl dnes již bývalý správce sítě. Pro uživatele to mělo za následek, že každý byl minimálně jednou za měsíc nucen žádat o veškeré sestavy potřebné k „uzávěrkám, DPH a jiným operacím. Nejenže jim takto vznikala další nemilá povinnost, ale bez zásahu třetí osoby nebylo možno plnit své úkoly. Každý zaměstnanec, který ke své práci využíval IS nebo jiné programové vybavení, jež by se dalo zapracovat, byl pozván na krátký pohovor. Zde mu byly položeny otázky týkající se jeho práce a potřeb k jejímu vykonání. Na základě těchto získaných poznatků a konzultací se zahraničními pracovníky, bylo vytvořeno zadání projektu „Implementace informačního systému“.
5.4 Výběr IS a porovnání Společnost Cargo Van měla v roce 2009 na výběr z několika informačních softwarů. Prvotní cíle vedení směřovaly k systémům, které si nechá firma uzpůsobit přímo na míru svým potřebám. Zde jsou zahrnuty různé moduly od úplně základních až po rozsáhle propojené agendy, pomocí kterých lze řídit kompletní procesy firmy. Nevýhodou zde však je finanční, ale i časová náročnost provázející takovýto druh projektu. Společnost Cargo Van však svůj okruh potencionálně přípustných programů zúžila na 4 softwarové aplikace, které mezi sebou byly porovnány a vítězný 27
program byl zakoupen. Byla získána testovací licence každého z níže uvedených programu a tudíž bylo velmi snadné nalézt nejvhodnějšího kandidáta na pozici nového informačního systému.
5.5 Hlavním kritéria výběru společnosti Cargo Van Cena Jelikož se jednalo o multilicenční síťovou verzi, byl cenový strop stanoven na 100 000,- Kč bez DPH + menší rezerva v případě rozšíření na větší počet uživatelů. Časová dostupnost Co možná nejmenší doba od nákupu vybrané verze až po dokončení implementace a zahájení běžné agendy. Uživatelské prostředí Pro každodenní práci je potřeba využít co možná nejvíce intuitivní a logické ovládání spojené s nástroji k zefektivnění pracovních postupů Technická podpora Možnost získat relevantní informaci jak na složitější technický dotaz, tak na banální nejasnost. Samozřejmostí musí být možnost jak telefonického tak emailového dotazu s reakční dobou do 24h. Tvorba vlastních výstupů Úpravy a tvorba nových tiskových sestav snadno, efektivně a hlavně přehledně pro interní a externí potřeby i například vzhledy výstupních dokumentů (faktury, dobropisy, prodejky, dodací listy)
5.6 Porovnání jednotlivých informačních systémů 5.6.1 Helios Orange a MRP KS Společnost Cargo Van obdržela zkušební verzi produktu Helios Orange, kde bylo možno vyzkoušet veškeré dostupné agendy, včetně jejich editace, uživatelských úprav a dlaších nastavení, které produkt nabízel. Společnost reprezentoval obchodní zástupce, který vedení představil jednotlivé body programu a poté mu byly kladeny otázky k funkčnosti a používání programu. Zde
28
však neobstál, jelikož nebyl schopen vysvětlit, zda je možno zaúčtovat doklady, dle historických zvyklostí společnosti Cargo Van. Přímým porovnáním Helios a MRP se našlo mnoho nezanedbatelných odlišností jak v pojetí práce v programu, navigaci, funkčnosti, tak i v organizaci agend. Program Helios již na první pohled představil uživatelsky mnohem přijatelnější vzhled a při bližším prozkoumaní jednotlivých agend také daleko lepší způsob zadávání dat do agend. Co se týče možnosti provázání, oba programy disponovaly prakticky stejnými možnostmi práce. Výhody programu Helios: možnost dokoupení a úpravy agend. Jedná se však o nadstandardní placenou službu, která by v případě našeho použití mohla dosáhnout až 100% navýšení ceny, což nebylo reálné. Úpravy tiskových sestav (pro potřeby reportingu do mateřské pobočky, výstupy pro koncové zákazníky a vlastní interní potřeby společnosti). Práce
v agendách
a
intuitivní
orientace
(možné
přirovnání
k nejrozšířenějšímu kancelářskému balíku MS OFFICE). Nevýhody programu Helios: Při individuální úpravě značný nárůst ceny oproti nabízenému základu. Neoptimální možnost využití pro případ zařazení programu do výrobního cyklu podniku. Nutnost plného zaškolení pracovníků (Nikdo ve společnosti neměl žádné zkušenosti s tímto programem) Výhody MRP: Dokoupení pouze menší části licenčního balíčku (jelikož software byl již ve společnosti z minulosti používán, byla možná dohoda s dodavatelem). Uživatelé již byli zvyklí na ovládání a byla by nutnost zaškolení menšího množství pravocníků Nevýhody: Nespokojenost s prácí v agendách. Špatná dostupnost technické podpory (člověk, který zastupoval společnost neměl dostatečně relevantní znalosti o používání programu v takto rozsáhlé míře).
29
Forma výstupů, která byla v roce 2008 přístupná k úpravě a každá změna například i ve výstupu faktury musela být objednána a dále byla fakturována. Z uvedených bodů je již patrné, že pro společnost by bylo vhodnější přejít na nový typ software, avšak rozhodnutí muselo být podloženo dalšími nabídkami konkurenčních produktů na trhu.
5.6.2 Epicor iScala a MRP K/S Zde bylo porovnání nejrychlejší ze všech uvedených možností. Společnost Epicor je celosvětově známým vývojářem a dodavatelem profesionálního řešení informačních systémů pro velké korporace. Byla však zařazena do výběrového řízení, jelikož ředitel společnosti ve svém předchozím zaměstnání využíval služeb této společnosti a součástí náplně jeho práce byla také kontrola správy informačního systému. Ve stručnosti uvedu výhody a nevýhody SW Epicor: Jelikož je program vždy připraven na základě zadání konkrétní společnosti je i ovládání a vše navrženo tak, aby zadavateli co možná nejvíce vyhovovalo. A protože se jedná o informační systém na zakázku, je nepravděpodobné, aby nebylo dosaženo 100% spokojenosti. Nevýhodou je jednoznačně cena, která mnohonásobně převyšuje ostatní, v práci zmíněný software. V tomto srovnání nebudu konfrontovat s žádným dalším produktem, avšak zkušební verze, která byla poskytnuta, by mohla splňovat některé části kritérií, jako například Helios Orange nebo Pohoda. Rozhodnutím vedení však byla jednoznačně zamítnuta tato volba už jen, kvůli vstupním nákladům a časové náročnosti tohoto projektu. Pro velké společnosti disponujícími větším finančním odpočtem bych určitě toto řešení zajisté doporučil. Nejen kvůli možnosti vytvoření si vlastního systému, ale také pro technickou podporu a další možnosti propojení s firemními procesy.
5.6.3 Money S4 (dříve Money S3) MRP K/S U těchto dvou programů došlo zřejmě k největšímu souboji o vítěze. Money S4 je produkt Brněnské společnosti Cigler, která se snaží oslovit zákazníky cenově dostupným a uživatelsky přívětivým systémem. Musím uznat, že při práci v agendách a stylem ovládání mi v mnoha věcech připomínal právě MRP K/S, 30
potažmo i Pohodu. Dělení agend a jejich přehlednost byla jedna z důležitých „plusových bodů“ tohoto programu. Neobstál však v členění skladů, kde se odpovědným pracovníkům mnohem více líbila jednodušší forma u MRP. Jako jeden z prvních software v době výběru se mohl pochlubit elektronickými výkazy pro komunikaci s úřady. Money bylo vybráno jako lepší program než MRP, bohužel v následujícím porovnání vyšla pro firmu vhodněji velice podobná Pohoda.
5.6.4 Pohoda SQL MRP K/S Pohoda byla ve výběru nejvíce testovaným programem, protože již při prvotním oslovení společnosti Stormware byla nabídnuta předprodejní konzultace na jejich pobočce, kde jsme byli seznámeni s pro nás hlavními funkcemi a byla nám také poskytnuta zkušební verze. Jak je již patrno ze specifikace programu Pohoda v úvodu práce, jedná se v současné době o velmi rozšířený produkt, který je dynamicky vyvíjen na základě potřeb zákazníků a novel legislativy. Porovnáním s MRP K/S jsme testovali prakticky všechny běžné pracovní aktivity. Od zadávání zákazníků do adresářů přes fakturaci a skladové pohyby až po zkoušku zavedení částečně do výroby. Z výše uvedených řádků je patrné, že se v současné době většina informačních systémů velmi přibližuje a o výběru často rozhodují subjektivní dojmy pracovníků pověřených výběrem. Budeme – li přímo porovnávat Pohodu a MRP, největší rozdíl je hlavně v grafickém pojetí a způsobů navigace v základním menu. Z předchozích zkušeností se kladl také důraz na komunikaci přes počítačovou síť, která bohužel v nastavené konfiguraci sítě společnosti Cargo Van ne vždy správně fungovala. Dále u těchto dvou kandidátů byla nutnost soustředit se na přímé porovnání způsobu zadávání dat do programu, kde opět resumé je dáno pohledem jednotlivce, nám se však podařilo shodnout se, že pro nové a nepříliš zkušené uživatele výpočetní techniky bude lepší zvolit Pohodu, která bez problému vyhovovala všem. Celkově lze tedy říct, že zde jsme programy prozkoumali detailně a rozhodnutí pro Pohodu bylo v podstatě jednohlasné.
31
5.6.5 Pohoda SQL a Money Vedení společnosti nakonec do nejužšího finále vybralo tyto dva kandidáty, kteří velmi dobře zapadli do požadavků určených na samém začátku. Předpokládám, že při zkoumání obou programů by nerozhodný zákazník bez předchozích zkušeností měl také velký problém určit, který je pro něho ten pravý. Málem se nám toto stalo také, protože stejné funkce, například export do programu MS Excel (pro společnost Cargo Van hojně využívaný), stále neurčily jasného vítěze. Co asi rozhodlo byla anglická mutace, která poskytuje možnost jednoduchou procedurou změnit české prostředí na anglické a naopak a dále propracovaná možnost editace tiskových sestav a případná možnost doplňkových funkcí díky verzi SQL a tzv. volitelných parametrů. Vedení také neopomnělo vzít v úvahu, že kromě mé osoby měli v době výběru vlastní zkušenosti ještě další zaměstnanci, což jak se v budoucnu ukázalo, mělo pro proces implementace velký význam. Tímto tedy byl schválen nákup Pohody SQL a jeho implementace jako nového informačního systému.
5.6.6 Přehled hodnocení Tabulka č.1 ukazuje hodnocení jednotlivých kandidátů. Hodnocení probíhalo tak, že nejlepší kandidát v dané kategorii obdržel známku 1 a nejhorší 5. Z dosažených známek jsem poté vytvořil průměr a kandidát s nejlepším průměrem byl doporučen k implementaci. Tabulka č. 1: Hodnocení parametrů programu. Program\Agenda
MRP
Money
iScala
Orange
Pohoda
Uživatelské prostředí
3
2
1
2
2
Agendy
4
3
3
2
1
Přístupová práva a role
4
3
2
2
1
Modularita a otevřenost
5
2
1
1
1
Požadavky na HW
2
2
2
2
2
Jazykové mutace
5
5
1
1
1
Dokumentace a nápověda
3
2
2
2
2
Počet licencí / uživatelů
4
2
1
2
2
Reference
5
2
4
2
1
Cena
2
2
5
4
2
3,7
2,5
2,2
2
1,5
Průměrná známka Zdroj: Vlastní zpracování
32
5.7 Seznámení s Pohodou Prvotní seznámení proběhlo v sídle společnosti Stormware, jako tzv. předprodejní školení, na základě něhož bylo možno učinit rozhodující výběr a program následně zakoupit. Při podpisu kupní smlouvy o poskytnutí licencí a servisu jsme dále přiobjednali kompletní školení „obsluhy“ přímo v sídle společnosti Cargo Van, abychom zajistili co nejefektivnější službu zaměstnancům při studiu ovládání a práci v programu. Samotné kroky byly uskutečněny dříve než se přistoupilo k samotnému procesu implementace. Zde je možná vhodné položit si otázku, proč jsme nejdříve neprovedli instalaci a nenechali uživatele pracovat? Odpověď je jednoduchá, společnost se rozhodla nechat všechny nejdříve seznámit důkladně s programem a poté při samotné implementaci využít všech ke zkrácení doby, při níž se program zavede.
5.7.1 Základní seznámení s agendami a jejich provázaností Pro zajištění všeobecného povědomí o novém informačním systému je vhodné všem zaměstnancům ukázat alespoň základní problematiku daného software bez ohledu na to, zda zvolenou agendu budou aktivně využívat či nikoliv. Postupovalo se od základních agend jako je adresář a volby v něm, přes zadávání a vydávání faktur, až k možnostem, které neskýtá skladové hospodářství. Zvolená cesta se nakonec ukázala jako správná, protože systém, jakým informační systémy pracují, tj. provázaností jednotlivých agend, usnadnil v konečném výsledku mnoha pracovníkům jejich každodenní úkoly. Zaměstnancům se doporučovalo, aby využili otázek k nejasným bodům. Naštěstí všichni využili a získali tak opravdu nepřeberné množství dalších poznatků z praxe.
5.7.2 Podrobné představení agend Jakmile bylo dokončeno základní seznámení, které trvalo cca 2 dny, mohlo se přistoupit k individuálnímu způsobu školení, kdy se představovala jednotlivá problematika v určitých agendách. Ze začátku zde muselo dojít i k práci v testovací účetní jednotce, protože ta již obsahuje použitelná data, na kterých je možno bez sebe menších problémů demonstrovat reálný běh firmy, včetně editace a vložení nových dat.
33
Za nejdůležitější se považovala účetní stránka a všem agendám přímo spojeným s účetnictvím bylo věnováno nejvíce času. Nejdříve jsme museli předložit postup, jakým se prováděla evidence dokladů v předchozím systému, z důvodu co nejmenší námahy při finálním přechodu na nový systém. Prezentace začala opět v adresáři, kde byly detailně objasněny formy zadávání informací o zákaznících a dodavatelích (už z předchozího nařízení vyplývá, že za správnost údajů ručí finanční oddělení). Další byly ukázky nastavení všech možností, které souvisejí právě s účetnictvím, ať už se jedná o účtový rozvrh, pokladny, bankovní účty, formu vedení skladového hospodářství a další možnosti. V agendách pokladna a banka bylo možno si přímo vyzkoušet zaúčtování plateb, potažmo i jejich import z internetové aplikace naší banky. V modulu fakturace probíhalo vkládání exitujících faktur jejich správné členění na jednotlivé účty a jejich souvztažnost, správné dělení a zadávání DPH (hlavně u zahraničních dodavatelů a odběratelů). V agendě vydaných faktur se představila možnost vybrat z jazykové mutace již předdefinovaných výstupů (tiskových sestav) a možnosti vkládání položek přímo ze skladu, případně vytváření z již dříve vytvořené objednávky v agendě přijaté objednávky. Práce v celém modulu fakturace je stejná, a tudíž stačí vysvětlení u jedné a u ostatních jsou pouze minimální rozdíly. Druhou rozsáhlejší a na představení náročnější částí byl
modul
zabezpečující skladové hospodářství. Jak již bylo řečeno v dřívějším systému se řídily veškeré operace jednotlivě a poté se provádělo ruční účtování a uzávěrky. Jelikož zaměstnanci byli z minulosti zvyklí tímto způsobem pracovat, bylo nutné začít tzv. od nuly a vysvětlit i základní postupy vedení skladového hospodářství. Společnost Cargo Van má jeden hlavní sklad, který se rozděluje na menší počet dílčích skladů a ty se také dále dělí. Protože v době zavádění informačního systému Pohoda byl podnik ryze výrobní, většina skladových komponentů se týkala právě výroby a členění zde bylo takto zavedeno již dříve. Pro vedení skladů v programu Pohoda to však nebyl žádný problém. Byla nadefinována stromová struktura skladů s jednotlivými větvemi. Dále se zkoušelo vytvoření a editace skladových karet, včetně možnosti zadání jména ve více jazycích (skladové položky například náhradních dílu vstupují do agend vydaných faktur a jsou zasílány koncovým zákazníkům).
34
5.7.3 Proces zavádění informačního systému Zavádění informačního systému Pohoda ve společnosti Cargo Van musel být rozděleno na několik fází. Důvodem byla hlavně nutnost neochromit chod firmy a efektivně využít možnosti pracovníků podílet se na tomto projektu. 5.7.3.1 Fáze zavádění (rozšíření kroků implementace): Příprava Po finálním rozhodnutí o výběru a instalaci informačního systému Pohoda, je nutno provést řadu kroků, aby vůbec mohl samotný proces instalace začít. Nejdůležitějším z nich je předpřipravit si stroj, na kterém systém bude provozován. Doporučuje se provést diagnostiku stroje odbornou firmou, zda nevykazuje chybová hlášení a zda hardwarová konfigurace bude plně dostačovat našim potřebám teď, ale i v budoucnu. Je vždy lepší stroj „naddimenzovat“ než poté za krátký čas řešit otázku investice do zlepšení, případně nového stroje. Pokud toto vyřešíme, můžeme přejít k dalšímu kroku a to je operační systém a základní balíček ovladačů a nástrojů. Abychom si mohli být stoprocentně jisti, je lepší provést tzv. čistou instalaci stoje, kdy víme, že žádný z programů, v minulosti používaných nám nebude „škodit“a operační systém nebude zdržován žádnými ze svých vytvořených souborů, které během svého života, často k naší nespokojenosti vytváří. Je
taktéž
vhodné
předem
s výrobcem,
případně
distributorem
prokonzultovat spektrum programů, které se na stroji budou provozovat. Mohlo by dojít k jejich vzájemným kolizím a chybám. V dnešní době jsou softwary vyvíjeny tak, aby k těmto jevům docházelo co nejméně, avšak obezřetnost je v těchto typech projektů důležitá. Nesmíme zapomenout si připravit i stroje, kde budou nainstalovány klientské části IS. Zde je již potřeba menšího zásahu, protože klient je pouze obslužná aplikace komunikující s hlavním programem nainstalovaným na serveru. Během přípravné fáze se některé stroje taktéž přichystaly, včetně nově nainstalovaného operačního systému a ovládacího software, protože obsahovaly předešlé části informačního systému.
35
Společnost Cargo Van taktéž investovala značnou finanční částku na přestavbu vlastních datových rozvodů. Protože veškerá komunikace uživatelů bude probíhat „po síti“, je opět na místě zabývat se otázkou kvalitně a správně zapojených datových rozvodů. Tato investice se vrátí, jakmile necháme v jeden čas pracovat větší počet lidí, kteří nebudou rušeni zbytečným čekáním nebo nefunkčností. V opačném případě se může ten, kdo je ve firmě odpovědný za výpočetní techniku, těšit na spoustu telefonátů, mailů a stížností, které stejně nevyřeší. Toto řešení se opět nakonec ukázalo jako správné, protože již prvotní měřící testy ukázaly velmi dobrou průchodnost sítě a budoucí provoz taktéž. Po dokončení všech těchto kroků je ještě vhodné nechat celý počítač aktualizovat, nainstalovat antivirový program a nechat ho důkladně prohledat. Jakmile jsme si ve všech krocích jistí, můžeme přejít k dalšímu kroku implementace a tím je instalace. Instalace Proces instalace je náročná činnost, kterou si společnost Stormware (dodavatel IS) vyhrazuje provádět samostatně. Tím je pro nás jako koncového zákazníka zaručena správnost a lze v případě nefunkčnosti tuto službu reklamovat. Nevýhodou pro nás je nákladová položka, která s daným úkonem souvisí. Instalace serverové části Základním krokem instalace IS Pohoda ve verzi SQL je instalace SQL serveru. Pro funkčnost programu Pohoda je doporučená verze od společnosti Microsoft SQL SERVER 2005. Zde se nastaví jednotlivé tabulky a procesy, dle nastavení společnosti Stormware a dále je nainstalován program Pohoda SQL s materiálů dodaných při koupi. Během instalace jsme dotázáni na nastavení cest k jednotlivým složkám a na propojení s SQL serverem (vše je doporučeno přenechat odborníkům, kteří se danou problematikou zabývají). Během tohoto procesu zadáváme licenční číslo, které nás opravňuje k použití dané verze programu a je kontrolováno připojením na centrálu společnosti Stormware. Po konečném projití všech těchto částí instalace dobíhá a máme nainstalovánu verzi Pohody, která je již v této fázi plně použitelná avšak pouze pro jednoho uživatele.
36
Uživatelská instalace Informační systém je vždy navrhován tak, aby na něm mohlo pracovat více uživatelů zároveň, dostáváme se tak k fázi instalace klientských aplikací na jednotlivé pracovní stanice. Instalaci můžeme provést dvěma způsoby, buď přímo s dodaných instalačních materiálu nebo přímo z aplikace na serveru. Záleží pouze na nás, který způsob si vybereme. Doporučuje se instalovat v době, kdy na počítači nikdo nepracuje, abychom mohli v klidu jednak provést instalaci, ale i odzkoušet vše potřebné. Tento proces zabere asi 20 minut a v jeho průběhu jsme požádání akorát o vložení licenčního čísla a ověření sdílených cest na server. Poté je stanice připravena na práci v programu Pohoda. První kroky v programu Pohoda Po provedení všech kroků nutných k instalaci, kdy máme pouze tzv. čistou instalaci, musí přijít na řadu fáze přidání účetních a jiných důležitých dat do systému. Než však toto provedeme, je potřeba zadat informace o naší firmě. Pohoda pro tento proces používá termín účetní jednotka (program mohou používat například i účetní nebo daňoví poradci, je možné zadat i více účetních jednotek), zde se vytvoří nová účetní jednotka a přidají se k ní informace, které posléze vstupují do účetních dokladů, daňových přiznání a dalších je to: Název firmy, sídlo, IČO A DIČ, kontakty, registr. Jakmile máme toto vytvořeno, uložíme a můžeme již v naší jednotce pracovat. Pokud bychom začínali tzv. od nuly, je vhodné si nejdříve projít veškerá nastavení a vše nastavovat od začátku, ale pro firmu Cargo Van, která mohla v době probíhající implementace používat ještě jiný software, bylo jednodušší nejdříve zadávat, vytvářet a přenášet důležitá data. Postup byl vedením zadán v následujícím pořadí: Adresář V předchozím účetním systému již byl veden adresář dodavatelů a odběratelů, mým prvotním úkolem tedy bylo importovat celý adresář ze systému MRP do Pohody. Naštěstí se mi tento krok s přispěním servisní linky společnosti Stormware podařil a mohlo se pokročit k úpravám těch kontaktů, které nebyly úplné nebo se nepoužívaly, případně obsahovaly neaktuální informace. Tímto moje 37
práce zde skončila, jelikož ze své pozice jsem nebyl přímo informován, konečnou úpravu dostaly na starosti kolegyně s účtárny a obchodního oddělení. Import dat roku 2008 Společnost Cargo Van využila možnosti odevzdání daňového přiznání a uzavření roku 2008 až na červen 2009, takže v době implementace muselo dojít k otevření ještě jedné účetní jednotky, a to roku 2008, kde se postupovalo úplně stejně jako v nové, avšak sem jsem zanesl pouze účetní doklady, tj. faktury přijaté, vydané, pokladnu banku. Nevytvářel jsem zde žádné další operace, protože skladové hospodářství bylo uzavřeno a nevznikala potřeba žádných dalších kroků. Po vložení všech potřebných dat mohlo finanční oddělení pracovat ve dvou fungujících programech a se stejnými daty. V obou došlo také posléze k účetní uzávěrce. Skladové hospodářství V předchozích částech této práce jsem již zmínil, proč vlastně byl vybrán program Pohoda, a které moduly budou pro jeho práci nejvíce využívané. Jedním z nejvýznamnějších je skladové hospodářství. Před zavedením programu Pohoda byly sklady vedeny v softwaru vytvořeném bývalým správcem sítě, ten si své dílo natolik chránil, že se nakonec stal jediným člověkem, který zde mohl dělat uzávěrky měsíců, sestavy pohybů a jiné úkony. Toto řešení však pro vedení již nebylo únosné a změna byla nevyhnutelná. Osobně jsem moc zkušeností s vedením skladového hospodářství neměl, ale po absolvování prvních školení od dodávající společnost Stormware jsem některé základní principy začal chápat a v době, kdy mým dalším úkolem bylo napomáhat člověku odpovědnému za sklad s tvorbou všech položek, jsem byl schopen, bez větších problémů úkoly plnit. Domluvili jsme si, jakým způsobem bude nachystána stromová struktura skladů (v programu Pohoda se vytvoří nejdříve hlavní sklad a do něho se potom vkládají další sklady a vzniká tak větvová struktura). Jakmile jsem toto nachystal, mohlo dojít k naplnění zásob do jednotlivých skladů. Zde jsme nemhli využít importu skladových položek z předchozího systému, protože člověk výše zmíněný již pro společnost Cargo Van nepracoval, proto se musely veškeré skladové karty do jednotlivých skladů (nejde o sklady, ale spíše o sekce hlavního skladu) přidávat ručně. Tato část patřila k jedněm z nejdelších, protože jsme 38
v tomto modulu museli zadávat vše tzv. od nuly. Co se týče skladových karet, zde se ještě musely doplnit a přeložit názvy do němčiny a angličtiny, kvůli jejich vkládání na doklady pro zahraniční odběratele. Posledním, pro mne dosti náročným, avšak zajímavým krokem bylo převedení všech těchto skladových karet, které se používají jako typ zásoba (při operaci s nimi na dokladech dochází k pohybům stavů) na typ text (použit na nabídky nebo objednávky pro zákazníky, kdy nejsou potřeba použít pro výrobu). Jak již bylo napsáno, jedná se o složitější postup, proto opět proběhla menší konzultace s technickou podporou a vytvořil jsem kopii hlavního skladu včetně všech podřízených skladů a pomocí hromadné úpravy, kterou program Pohoda umožňuje, jsem přeměnil tyto položky na textové. Sklady jako takové jsem měl v době implementace na starosti pouze okrajově a prováděl jsem zde pouze tyto zmíněné operace.
Začátek práce v programu Pohoda Založili jsme novou účetní jednotku, přidali všechna důležitá data, proto nastal nejvyšší čas začít i s prací v Pohodě. Zatím program nebyl zpřístupněn všem zaměstnancům, protože stále vznikala potřeba další menších úprav. V každém oddělení byl vybrán vždy jeden pracovník, který svoje úkoly plnil přes program Pohoda, aby se mohly odstranit chyby a možné problémy eliminovat hned na začátku. Během tohoto „testovacího“ provozu se nejvíce času věnovalo nastavování účetní
stránky
programu.
Museli
jsme
předejít
možným
nepřesnostem
způsobeným jinak vedeným účetnictvím v předchozím programu MRP. Proto jsme celý modul účetnictví, globální nastavení a uživatelské nastavení dělali s konzultantkou od firmy Stormware, která nám vše po objasnění způsobu, jak co budeme dělat, ukázala a nastavila jednotlivé kroky. Jednalo se hlavně o agendy v modulu Nastavení (standardní modul pro všechny verze). Z pohledu účetnictví se jednalo o nastavení vedení skladů metodou A. Dalším důležitým krokem je nastavení v agendě Daně a Daně2, kde jsem nastavil, že firma je měsíční plátce DPH a k tomu i potřebné analytické účty v účtové rozvaze. Daně2 slouží k zadání informací o finančním úřadu a osobě, která je pověřena podáním daňového přiznání. Dále zde došlo k změně výchozího nastavení také v ostatních agendách.
39
Obrázek č. 1: Přehled agend
Zdroj: Stormware, Pohoda školní verze
Jakmile byla dokončena práce v těchto agendách, mohlo se přejít na další část, kterou byl opět modul Nastavení, a to Uživatelské nastavení. Tato agenda slouží k nastavení předkontací u fakturace modulu banky a dalších. Můžeme zde nastavit parametry výchozího členění DPH a dále text, který se nám na vydaném dokladu bude ukazovat. Předkontace jsou v programu Pohoda nadefinovány. A my s nimi můžeme dále pracovat a upravovat si je. Jsme schopni si vytvořit vlastní analytický účet k výchozímu, předdefinovanému účtu. Pro příklad uvedu, pokud výchozí členění u přijatých faktur je pro nákup MD 504 / DAL 321 a my potřebujeme evidovat, o jaké nakoupené zboží se jedná, vytvoříme si jednoduše analytické účet MD 504.004 / DAL 321.001 a pojmenujeme ho Nákup kancelářských potřeb. Následně můžeme sledovat pohyby jak na celkovém syntetickém účtu 504, tak i na účtu analytickém 504.001. Z ilustračního obrázku je patrné, že lze také nastavit členění DPH u zahraničních faktur včetně předkontací. V nastavení pokladny lze stejné nastavení provést jak pro příjmové tak výdajové doklady.
40
Obrázek č. 2: Uživatelské nastavení
Zdroj: Stormware, Pohoda školní verze
V dalších krocích modulu Nastavení jsme pokračovali v přizpůsobování Pohody k zaběhlým standardům používaným ve společnosti Cargo Van. Jednalo se o nastavení bankovních účtů (eurový a korunový), komunikace s bankou, abychom byli schopni importovat elektronické výpisy a mnoho dalších. Pro běžné oko uživatele nejznatelnější změnou bylo vytvoření si vlastního spektra číselných řad. Program Pohoda defaultně nabízí použití číselných řad pro všechny agendy, kdy značná část z nich je tvořena zkratkou dané agendy, účetním obdobím a na konci počtem vystavených dokladů. Je však možné, jak je vidět na ukázkové faktuře, si vytvořit řadu, jakou jsme potřebovali. Toto samozřejmě umí veškeré programy na trhu, ale možnosti a práce s nimi v Pohodě se mi líbila a vyhovovala. Další krokem pro mnoho společností, nejen pro nás je, nastavení přístupových práv. Vytvořil jsem tak několik skupin, podle oddělení a delegoval jim práva. S tím samozřejmě souvisí i zadání všech pracovníků do systému, včetně jmen a kontaktů (pokud jsou údaje zadány správně, na vytvořených dokladech můžeme vidět, kdo přesně daný doklad vytvořil). Výhodou zde pro nás byla možnost upřesnit, které agendy komu otevřeme a do jaké míry bude mít do systému přístup. Není ideální, aby každý zaměstnanec mohl nahlížet do hospodářských výsledků, případně mohl nahlížet do fakturace. Jakmile jsme dostali od vedení přesné pokyny, kdo bude mít kam přístup, vše jsme nastavili a odzkoušeli. V průběhu roku 2009 se tento systém ještě zdokonalil. Nyní jsem schopen nastavit přístup nejen do agend, ale i například na 41
jednotlivé tiskové sestavy, vše za přispění pravidelných aktualizací od společnosti Stormware. Jakmile jsme dokončily nastavení všech agend v modulu nastavení a odzkoušeli je pro jednotlivé uživatele, vedení se rozhodlo zapojit další zaměstnance do procesu implementace, resp. pracovníci začali svoje úkoly plnit v informačním systému Pohoda. Práce v obou systémech Rozhodnutí vedení pracovat v programu Pohoda znamenalo pro některé zaměstnance začít si zvykat na nový způsob zadávání dat do sytému. Všichni byli již dříve zaškoleni, tak jsme eliminovali na minimum vznik chyb. Během tohoto jsem byl přítomen a snažil se v případě potřeby poradit nebo navést, jak daný krok udělat. Protože, jak již jsem zmínil, implementace probíhala, když nebyl ještě uzavřen rok 2008, musel se stále využívat předchozí systém. Postupem času však již bylo využívání předchozího systému omezeno jen na nejnutnější část a spíše se využíval jako zdroj informací než jako informační systém. Bohužel je nutno podotknout, že pokud pracuje větší množství lidí ve dvou systémech, je obtížné se vyvarovat chyb. I ve společnosti Cargo Van se toto vyskytlo, ale většinou se problém dal vyřešit operativně, případně v rámci větší pohromy se zákazníkovi vystavil dobropis. Stále však byl kladen důraz na co nejbližší termín používání pouze jednoho programu. To se nám povedlo cca v polovině roku 2009, kdy se všechny účetní a skladové operace vykonávaly pouze v programu Pohoda. Dokončení implementace Za dokončením procesu implementace považuji červenec 2009, kdy se odstranily předchozí programy uživatelům i pro nahlížení a celá agenda byla přesunuta na jeden počítač, pro případ nutnosti do dokladů nahlížet. Jediný, kdo dnes má přístup do těchto dat, je hlavní účetní a vedení společnosti. Proces byl zdlouhavý, protože si společnost veškeré možné kroky zabezpečovala sama a nevyužívala jinou, externí pomoc. Hodnocení bylo zasláno i na vedení společnosti do Belgie, kde management společnosti Cargo Van dostal pochvalu za hladký průběh prací a souhru všech, někdy ne příliš lehkých kroků.
42
5.7.4 Využívání programu Pohoda jako hlavního IS V konečných fázích implementace se stal program Pohoda nedílnou součástí každodenní práce ve společnosti Cargo Van. Někteří s ním začali pracovat hned od začátku zkušebního provozu, ale mnozí s ním přišli do styku jenom okrajově nebo vůbec. Pokusím se tedy nastínit, jak taková běžná práce vypadá z pohledu uživatele naplno využívajícího Pohodu a na druhé straně z pohledu uživatele občasného. Na závěr uvedu kontrolní funkci ředitele. Předpokládám, že nejlépe představím práci paní účetní, která by bez informačního systému nemohla fungovat. Její postup práce je následující, pravidelně vždy ráno načítá výpisy z banky a importuje je, dále provádí kontrolu spárovaných plateb a případně provede ruční zaúčtování. Dále vystavuje faktury na výrobky, které již byly expedovány a s nimi připravuje také dodací listy (ty se tvoří na základě výdeje ze skladu). Další náplní její práce je zaúčtování přijatých dokladů a faktur, včetně vytváření interních dokladů. Dále sleduje platební morálku odběratelů, na základě které případně zasílá Pohodou vytvořené upomínky (díky jazykové mutaci a vhodně upraveným tiskovým sestavám). Značnou měrou také využívá možnosti filtrování, kdy si lehce může vyhledat požadovaný záznam. Lze říct, že veškeré činnosti, které jsou jejími úkoly, plní v programu Pohoda. Celou svoji měsíční práci pak vždy zakončí tím, že ze zadaných dokladů program Pohoda automaticky generuje přiznání k DPH (měsíční, případně čtvrtletní). Program Pohoda dokáže taktéž připravit podklady pro přiznání k dani z příjmu za každý rok a taktéž důležitá data auditorům. Takto propracovaný program jí bezesporu usnadňuje plnění každodenních úkolů a napomáhá řešit veškeré situace. Tím, koho můžeme považovat za osobu méně používající program Pohoda, jsou obchodní zástupci. Vedou evidenci přijatých a vydaných objednávek a mají přístup k pohledávkám za zákazníky. Přijaté objednávky dále zpracovávají a na základě nich poté vystavují objednávky na výrobu konkrétních nástaveb. K ruce jim je také adresář, kde lehce najdou kontakty na zákazníky, včetně nastavených splatností faktur, a jiné užitečné věci. Do budoucna se plánovalo propojení programu Pohoda s dalším softwarem, kde by se mohly zadávat podrobnější parametry zakázek a vytvářet tak jak data pro výrobu i pro účetnictví. Zatím však vše funguje tímto způsobem. Obchodní zástupci tedy kombinují svoji práci s propočítáváním individuálních cen s Pohodou, umožňuje jim tedy lepší evidenci 43
a orientaci, a pokud se do budoucna projekt podaří prosadit, bude již vše plně propojeno. Ředitel společnosti Cargo Van se již při výběru a implementaci aktivně podílel na implementaci programu Pohoda, byl taktéž jedním ze zaměstnanců firmy, kteří systém testovali a prováděli zkoušky na výstupy, které byly potřebné. Pro něho osobně bylo velmi důležité mít program v anglickém jazyce. Program Pohoda umožňuje přepnutí velmi snadno, a tudíž se bez jakýchkoliv komplikací může dostat do cizojazyčného rozhraní, kde najde, co potřebuje. Hned při spuštění programu vidí aktuální stav bankovních účtů, pohledávky a závazky společnosti a data blížících se přiznání nebo plateb státní správě. Pan ředitel si sám může vyhledat ve vydaných fakturách přes tiskové sestavy seznam všech pohledávek a tak mít přehled o dlužnících firmy. Pro něho, jak je z textu patrné, program slouží pouze jako kontrolní a informační nástroj. Sám zde nebude zadávat žádná data, i když během implementace byl všem nápomocen a některé agendy převáděl se zaměstnanci.
5.7.5 Uživatelské úpravy S využíváním programu Pohoda jako hlavního informačního systému se mezi zaměstnanci začaly hromadit připomínky k uzpůsobení programu dle jejich přání. Používáte-li jenom některé ze zvolených agend programu, určitě uvítáte jejich rychlejší spuštění než složité procházení a vyhledávání. Informační systém Pohoda toto umožňuje, a tak jsem byl schopen všem, kdo si podali žádost, upravit prostředí k jejich spokojenosti. Princip je zde takový, že místo procházení všech modulů a vyhledání správné agendy si vytvoříte několik nejpoužívanějších odkazů, ty si umístíte na hlavní stranu vašeho programu a získáte tak okamžitý přístup k požadované agendě. Přidávám zde vlastně nástrojovou lištu, kde si můžu zvolit, kterou agendu požaduji. Obě varianty demonstruji na obrázcích níže. Obrázek č. 3: Nástrojová lišta upravená
Zdroj: Stormware, Pohoda E1 Komplet
44
Obrázek č. 4: Nástrojová lišta výchozí
Zdroj: Stormware, Pohoda E1 Komplet
Úpravy tohoto typu si po předvedení může každý uživatel udělat sám. Co však není a ani v budoucnu povoleno, nebude je upravovat tiskové sestavy. V době implementace resp. zakoupení informačního systému musela společnost Cargo Van přikoupit doplněk, který se jmenuje REPORT DESIGNER. Na rok 2010 však společnost Stormware připravila tento produkt ke všem verzím zdarma. Jedná se o nástroj, který je přímo součástí programu Pohoda a umožňuje uživatelům, kteří k tomu mají přidělená práva, měnit, upravovat a vytvářet nové tiskové sestavy. Jak již v předchozích částech práce bylo zmíněno, tato možnost úprav byla jedním z požadavků na nový systém a byla a je hojně využívána. Úpravu tiskových sestav a tvorbu nových výstupu jsem měl z velké části na starosti já. Jelikož jsem neměl žádné předchozí zkušenosti, musel jsem se principy používání a práci v něm naučit sám, což mi poté pomohlo k mnohem efektivnějším a rychlejším úpravám než na úplném začátku. Proces úprav probíhal v koordinaci s vedením, protože jsme společně museli najít správný model, resp. vzor, který budeme s menšími úpravami používat na většině tiskových sestav. Postup byl takový, že již při prvotních testech a zkušebním provozu se některým zákazníkům faktury vydávaly přes agendu vydaných faktur v Pohodě, proto jsme se snažili sjednotit formu krok po kroku. Vzniklo několik pracovních verzí, nakonec jsme se dostali k takové, která vyhovovala. Problém vznikal hlavně kvůli několika verzím faktur, které se používají. Jelikož firma z velké části obchoduje se zahraničními trhy, bylo potřeba model upravit tak, aby i pro ně byl jednoduše pochopitelný, čitelný a v příslušné jazykové úpravě-anglicky, případně německy. Z předchozích řádků je tedy zřejmé, že jen pro vydané faktury bylo nutno přepracovat pět výchozích tiskových sestav. Podobný postup následoval i u dalších agend, však již v takovém počtu. Mým hlavním úkolem bylo zjednodušit tyto výstupy, upravit logo firmy, doplnit přehledně všechny údaje o firmě a zvýraznit položky, které jsme považovali za důležité pro zákazníky. Pokud porovnám standardní výstup s novým, na první
45
pohled je viditelný rozdíl a předpokládám, že pro firmu je dobré, pokud má své vydávané doklady odlišené od těch, co vydává většina firem. Poslední zjevnou úpravou bylo přidání informace o změně bankovního konta, aby nedocházelo k nesprávným platbám. Tyto úpravy budu ilustrovat na následujících obrázcích. Příloha č.1 představuje standardní výstup z programu Pohoda. Příloha č.2 představuje, jak je možno tento výstup upravit
Další úpravy se poté týkaly i ostatních tiskových sestav a dnes již dochází jen k občasným kosmetickým úpravám, aby vzhled byl dokonalý. V době, když potřebujete doklady okamžitě vydávat, občas se stane, že ne vše je na sto procent. Nyní, když mám více času na tyto úpravy, dochází k revizi dokladů a dalším úpravám. Nejsou však již tak zásadní, jako ty, které uvádím v přílohách. Další úpravu, kterou společnost Cargo Van provedla, přiblížím pouze ve zkratce. Nejedná se totiž o úpravu, kterou je možno běžně provést, ale jde o tzv. objednávkovou úlohu, kterou Vám musí připravit dodavatel. Od vedení byl vznesen požadavek, aby čísla dokladů z jedné agendy vstupovala do druhé, jednalo se o přijaté a vydané objednávky, kde je pro interní objednávání v rámci skupiny potřeba, aby jednotlivá čísla byla na dokladech znázorněna. Primárně toto možné není, ale jelikož společnost vlastní verzi Pohody, která tuto změnu dovoluje, nechali jsme ji upravit. Mou částí tohoto úkolu bylo připravit odpovídající tiskovou sestavu, kde se tato čísla objevovala. Vyšel jsem opět z původní sestavy a obchodnímu oddělení tuto sestavu upravil. V této části končí úplný proces implementace systému Pohoda. Společnost Cargo Van plně program využívá k všeobecné spokojenosti a na rok 2010 prodloužila servisní smlouvu s dodavatelem, tj. společností Stormware. Všichni věří, že po takto dlouhé době a času stráveném zaváděním, se program udrží a bude se využívat.
5.8 Hodnocení implementace a programu uživateli Rád bych přiblížil názor jednotlivých uživatelů programu, vzal v potaz jejich pohled na samotný proces zavádění a citoval jejich zkušenosti s programem
46
Pohoda. Ne každý byl určitě se vším spokojen, a proto jsem nechal několik uživatelů vyjádřit se. Nejdříve bych však rád uvedl svůj pohled. Program Pohoda znám od roku 2008 v nejnižší a nejlevnější verzi Lite. Vybral jsem si ho jako cenově dostupný a uživatelsky příjemný software na vedení mé daňové evidence. V té době jsem měl jen omezené znalosti účetnictví, přesto jsem se během krátké chvíle naučil s programem pracovat a vést si v něm veškerou agendu. Usnadňuje mi práci s fakturací a rovněž zde mohu lehce zpracovávat podklady pro DPH, včetně samotné tiskové sestavy, která mi ze zaúčtovaných dokladů automaticky vyplní čtvrtletního přiznání. Tyto své základní dovednosti jsem zúročil při výběru a implementaci ve společnosti Cargo Van, kde jsem pracoval již dříve. Během všech procesů implementace jsem se blíže seznámil s programem a naučil se další, nové činnosti. Tato práce pro mne byla velmi přínosná nejen při tvorbě této bakalářské práce, ale také při samotné práci v programu. Pomohlo mi to také k úspěšnému zakončení předmětu účetní software, vyučovaném na naší škole. Jsem teď schopen provádět sám ve svém účetnictví většinu operací, účetních i jiných, případně poradit uživatelům. Dostal jsem rovněž na starosti aktualizace programu, které jsou pravidelně dostupné. Program Pohoda já osobně považuji za velmi dobrý pracovní nástroj, který je vhodný od malých živnostníků až po větší společnosti. Myslím si však, že větší společnosti nebo korporace by mohly sáhnout po dražším a propracovanějším software, který bude více „ušit“ jim na míru. Myslím si, že pro společnost Cargo Van byla volba programu velmi vhodná, navíc jsme jej začali zavádět v době finanční krize, a tudíž se šetření nákladů hodilo. Díky přístupu vedení k úpravám, jsme připravili fungující informační systém. Jako formu hodnocení pro ostatní zaměstnance jsem připravil dotazník, který je součástí přílohy této práce, kde zaměstnanci odpovídali na otázky a poté dostali i prostor k tomu, aby vyjádřili svůj názor a své zkušenosti s programem. Celkem jsem dotazník předal dvanácti zaměstnancům, kteří se nějakým způsobem podíleli na zavádění systému a nyní v něm plní svoje úkoly. Tento vypracovaný dotazník uvádím v přílohách této bakalářské práce. 47
5.8.1 Vyhodnocení dotazníkového šetření Bylo položeno celkem 8 otázek, z toho 1 – 7 formou výběru z několika a osmá otázka byla otevřená. V níže uvedené tabulce jsou četnosti odpovědí u položených otázek. Vyplývá z nich, že většina zaměstnanců je spokojena s výběrem systému Pohoda, vyhovuje jim a k práci ho využívají. Našli se i tací, kteří byli spokojeni s předchozím systémem, to je zapříčiněno návykem na předchozí systém. Dále se otázky týkaly prezentace a školení, zde opět většina byla spokojena s průběhem i se získanými vědomostmi. Tabulka č. 2: Vyhodnocení dotazníku Otázky \ Odpovědi 1 2 3 4 5 6 7
a
b
c
d
e
9 11 4 5 6 3 0
2 1 5 6 4 5 1
1 x 2 1 1 2 2
0 x 1 0 1 2 9
0 x x x x 0 x
Zdroj: Vlastní zpracování
5.8.2 Vybrané odpovědi na osmou otázku dotazníku, jak se vyjádřili sami zaměstnanci Finanční manažerka „ Pro mne je jasnou volbou Pohoda. Jelikož s ní mám zkušenosti z předchozí firmy, kde byla používána již delší dobu k plné spokojenosti celé společnosti. Dále se mi líbí intuitivní ovládání a jednoduchý přístup ke všem funkcím a z mé pozice hlavně k reportům.“ Účetní „Protože jsem zvyklá již více než rok na program MRP a vím, co obnáší, zavádění nového systému, bych byla určitě pro, aby zůstal dosavadní systém. Rozhodne-li vedení pro změnu, přiklonila bych se pro program Pohoda, jelikož jsem s ním již v minulosti pracovala.“
48
Manažer nákupu a skladového hospodářství „Není zde ani nejlepší ani nejhorší systém mezi uvedenými programy. Jelikož jsme evidenci skladů dříve vedli odlišným způsobem, je pro mne určení toho nejlepšího dosti obtížné. Pro činnosti, které budu v programech vykonávat, by mi dostačovala současná verze programu MRP, pokud bych však měl volit mezi novými kandidáty, vybral bych Pohodu, která mi poskytuje řadu možností pro nastavení skladů a vydávání objednávek dodavatelům.“ Fakturace a logistika „ V současném programu jsem nucena spoustu věcí složitě dokončovat a uzavírat, protože nepoužíváme pouze jeden software. Tudíž bych uvítala v tomto směru změnu. Z představených prezentací a možností jednotlivých programů mi pro moji agendu nejvíce vyhovovala Pohoda, přikládám to také výborným znalostem slečny ze společnosti Stormware, která mi vše potřebné ukázala a vysvětlila. Pokud se vedení rozhodne pro Pohodu, práce mi neodpadne, ale značně se ulehčí.“ IT oddělení „Správa informačního systému Pohoda se nám zdá jako jedna z nejlepších. Pokud bych mohl porovnat se stávajícím systémem, mohu říct, že se jedná o mnoho procentní zlepšení. Hlavní výhodou je to, že jsme schopni si kromě prvotní instalace (musí být provedena přímo společností Stormware) instalovat veškeré aktualizace potažmo klientské aplikace sami. Můžeme taktéž uživatelům připravovat jak tiskové, tak i datové výstupy a v budoucnu je možno využít i komunikace s jinými programy, kdy bude možné data importovat a exportovat v předem definovaném a všeobecně známém formátu xml.“ Vedení společnosti „Pro mne by byla jasná volba Epicor iScala. Jsem však omezen finančním rozpočtem, který není nikterak velký. Protože jako zahraniční pracovník jsem nucen svým nadřízeným předávat ekonomická data o podniku, je pro mne důležitým kritériem jazyková mutace. V základní verzi ji poskytuje již výše zmíněný program Pohoda, který se mi líbí i možností úprav, které jsme schopni vytvořit sami bez vnějšího zásahu dodavatele.“ 49
6 Závěr Cílem této bakalářské práce bylo objasnit postup a proces implementace informačního systému Pohoda v podniku Cargo Van spol. s r.o.,Brno, zhodnotit jeho přínos a uvést, zda se jako informační systém osvědčil či nikoliv. V literární rešerši jsem vysvětlil pojmy týkající se informačního systému, jeho funkčnost a definoval jsem hlavní znaky některých produktů na trhu. V další části jsem se věnoval základním pojmům z účetnictví, které jsou pro implementaci informačního systému nezbytné a důležité. Literární rešerše je zakončena popisem procesu výběru vhodného informačního systému, včetně nezbytných zásad, které je potřeba při implementaci vhodné dodržet. Některé z nich se mohou zdát nepodstatné, ale uvedený model byl v našem případě prokonzultován se zahraničním vedením, které bez jakýchkoliv připomínek náš postup plně podporovalo. Moje vlastní práce nejdříve přiblíží společnost Cargo Van a v zápětí shrne mé působení na projektu implementace a v hlavní části se bude věnovat průběhu samotné implementace. Prioritní náplní zde bylo uvést kroky, které jsme museli udělat
před
výběrem
nejvhodnějšího
kandidáta
na
pozici
podnikového
informačního systému. Porovnávání jednotlivých produktů nám zabralo cca jeden měsíc, kdy probíhala jednání. I když je práce zaměřena na program Pohoda, samozřejmě, nebylo hned od začátku jasné, který program bude zvolen. Pečlivé probírání nakonec přineslo jméno kandidáta, ale předcházela mu spousta činností, které uvádím v tabulce porovnání nejdůležitějších znaků, kdy programy dostávaly známky ve stupnici od jedné do pěti. Čím menší průměr kandidát zístal, tím byl pro podnik lepší. I zde musím uvést, že některé hodnocení mohlo být uvedeno jinak, protože se zde objeví i subjektivní hodnocení pověřených lidí. Přikládám to z části faktoru, že někteří z nás měli již předchozí zkušenosti s programem Pohoda, a proto dostal lepší oznámkování. Nepovažuji to za škodu, protože tyto praktické znalosti se osvědčily při zaškolování ostatních zaměstnanců, kdy jsme jim mohli být nápomocni při řešení problémů. Pokud bych měl ještě někdy příležitost být přítomen u zavádění informačního systému do podniku, zajisté bych preferoval systém, o kterém budou mít alespoň někteří zaměstnanci určité znalosti.
50
Volbu kandidáta jsme ukončili a započali další části implementace. Zde je nutné upozornit, že společnost Cargo Van ještě před zavedením systému investovala nemalé finanční prostředky do obnovy stávající výpočetní techniky. Zvolený model je vhodný už proto, že máme alespoň částečnou jistotu, že vše bude fungovat, jak má. Není to však podmínkou, ale osobně bych to každému doporučil provést stejně. Následovala instalace informačního systému a začaly se vyskytovat drobné komplikace, které se však daly bez problémů zvládat. Ve chvíli, kdy jsme začali přecházet pouze na jeden systém, byl chod firmy částečně omezen na dobu cca 2 týdnů, ale během této doby se všichni naučili systém používat a pouze stačilo doplnit znalosti. Tímto pozvolným tempem jsme se dostali až k plnému běhu systému. V mnoha společnostech tato činnost může trvat i měsíce, ale bude se týkat mnohem větších projektů, než byl ten náš. Ze strany vedení jsme byli také pochválení a samotné výtky k programu se objevily až v průběhu „ostré“ práce v Pohodě. Většina z nich byla a je řešitelná, když v některých krocích by mohla společnost Storware více naslouchat požadavků zákazníkům a vycházet více vstříc. Program Pohoda po uplynutí více než jednoho roku od svého zavedení stále slouží jako hlavní podnikový informační systém a většina činností firmy je přes něj vedena. Nevyskytly se žádné zásadní problémy, které by ohrožovaly jeho chod do budoucnosti. Jediné na co by možná mohla společnost Storware pružněji reagovat, je úprava agendy zálohové faktury v modulu Fakturace. Všechny cíle, které tato bakalářská práce měla, byly naplněny. Pro někoho může být systém Pohoda neoblíbený, ale vždy je to věc názorů jednotlivců případně managementu firmy. Z mého pohledu společnost Cargo Van vybrala nejlepší alternativu a kroky, které byly vedeny v procesu implementace odpovídali obecným definicím. Moje zhodnocení programu Pohoda a samotné implementace Program Pohoda využívám i pro svou vlastní potřebu a jsem s jeho ovládáním, funkčností a přehledností nad míru spokojen. Mám tedy možnost porovnání práce na úrovni jednoduchého účetnictví až po vedení kompletní podnikové agendy a myslím si, že v obou případech program obstál na velmi uspokojivé úrovni. Jako hlavní výhodu zde vidím reakce na legislativní změny, 51
které jsou upravovány aktualizacemi a další úpravy k zlepšení práce v tomto programu. Proces implementace hodnotím také kladně, protože mu byla věnována příprava a každý znal dopředu své úkoly. Přínos pro mne byl hlavně v komunikaci s odběrateli a řešení okamžitých a nenadálých situací. Při samotném postupu prací jsem komunikoval s panem ředitele a rozšířil jsem si tak i své jazykové schopnosti v cizí řeči. Považuji tento proces za úspěšný, i když vím, že já sám bych některé činnost udělal trošku jinak. Hlavně v komunikaci s dodavateli, případě se zaměstnanci firmy. Sám za sebe mohu říct, že bych program Pohoda doporučil každému, kdo podobný typ programu potřebuje nebo uvažuje o jeho koupi. Je potřeba zmínit, že konkurence stejně jako společnost Storware neustále svoje produkty inovuje a zlepšuje, aby nám potenciálním zákazníkům mohla nabídnout široké spektrum služeb.
52
7 Použité zdroje Literární zdroje BASL, J. – BLAŽÍČEK, R.: Podnikové informační systémy, 1.vyd., Praha, Grada, 2008, 288 s., ISBN: 978-80-247-2279-5. GRÁSGRUBER, M.: Účetní systém podniku, 1.vyd., Brno, MZLU, 2000, 138s. KOCH, M. – ONDRÁK, V.: Informační systémy a technologie, 3.vyd., Brno, Akademické nakladatelství CERM, 2008, 166 s., IBSN: 978-80-251-2368-3. MEJZLÍK, L.: Účetní informační systémy: využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví, 1.vyd., Praha, Oeconomica, 2006, 173 s., IBSN: 80-2451136-3 MRKOSOVÁ, J. : Účetnictví 2009: učebnice pro SŠ a VOŠ,1.vyd., Brno, Computer Press, 2009, 291 s., IBSN: 978-80-251-2368-3. NOVOTNÝ, P.: Finanční účetnictví, 1.vyd., Praha, Vysoká škola ekonomie a managementu, 2007, 271 s., ISBN: 978-80-86730-16-5. RYNEŠ,m P.: Podvojné účetnictví a účetní závěrka: průvodce podvojným účetnictvím včetně aktuálních změn v metodice účetnictví k 1.1.2004, 1.vyd., Olomouc, ANAG,2004 796 s., IBSN: 80-7263-204-3. SEDLÁČEK, J.: Účetnictví I. : Distanční opora, 2.vyd., Brno, Masarykova univerzita, 2005, 232 s., IBSN: 80-210-3809-8. SODOMKA, P.: Informační systémy v podnikové praxi, 1.vyd., Brno, Computer Press, 2006, 351 s., IBSN: 80-251-1200-4. VYMĚTAL, D.: Informační systémy v podnicích, 1.vyd., Praha, Grada, 2009, IBSN: 978-80-247-3046-2.
53
Internetové zdroje Ekonomický a informační systém POHODA 2010 [online], [cit. 2010-01-14]. (popis informačního systému) Dostupné na http://www.stormware.cz/pohoda/lite.aspx
Epicor [online] [cit. 2010-02-15], (popis informačního systému). Dostupné na http://www.epicor.com/czech/Products/Pages/iScala.aspx#axzz0fbt9SpTs Helios Orange: nejrozšířenější ERP systém na českém trhu [online] [cit. 2010-0215], (popis informačního systému). Dostupné na http://www.erpforum.cz/erpsystemy/helios-orange.html MRP účetní agendy [online] [cit. 2010-03-11], (popis informačního systému). Dostupné na http://www.mrp.cz/software/ucetnictvi/
54
