Nieuw urenregistratiesysteem: het portaal

Medewerkershandleiding

Nieuw urenregistratiesysteem: het portaal

iNFacilities | 13 maart 2012 | medewerkershandleiding urenregistratieportaal / DM / AV / JK / MM

INHOUDSOPGAVE VOORWOORD...................................................................................................................... 3 AFSPRAKEN ............................................................................................................................................... 3 LEESWIJZER .............................................................................................................................................. 3

DEEL A - ACCOUNT ACTIVEREN ....................................................................................... 4 STAP 1: ACCOUNT ACTIVEREN .................................................................................................................... 5 STAP 2: INLOGGEN ..................................................................................................................................... 6 STAP 3: W ACHTWOORD WIJZIGEN ............................................................................................................... 7

DEEL B - URENBRIEFJES INDIENEN ................................................................................. 8 NAAR URENBRIEFJES ................................................................................................................................. 9 SOORTEN URENBRIEFJES ......................................................................................................................... 10 UREN INVOEREN ...................................................................................................................................... 11 PAUZES EN KILOMETERVERGOEDING INVOEREN ......................................................................................... 13 URENBRIEFJES INDIENEN.......................................................................................................................... 14 BELANGRIJK OM TE WETEN ....................................................................................................................... 15

Medewerkershandleiding urenregistratieportaal iNFacilities / DM / AV / JK / MM / 13 maart 2012 pagina 2 van 12

Voorwoord Deze handleiding is geschreven, om je wegwijs te maken in het nieuwe urenregistratieportaal. Op de volgende pagina’s is stapsgewijs beschreven hoe je uren kan invoeren. Heb je geen activatie-mail gehad, kan je niet inloggen in het nieuwe portaal, of heb je vragen? Stuur dan een e-mail naar [email protected] We zullen dan zo spoedig mogelijk contact met je opnemen, om je verder te helpen. Afspraken ►

►

►

Iedere maandag voor 12.00 uur moeten de urenbriefjes van de voorgaande week ingediend zijn. Medewerkers die de urenbriefjes niet tijdig hebben ingediend, krijgen een herinnering per e-mail en per sms; Uitbetaling vindt plaats aan de hand van de ingevoerde uren. Aan de hand van het urenbriefje kunnen je leidinggevende en de loonadministratie zien hoeveel uren je hebt gewerkt. Als er minder uren zijn ingevoerd, dan je volgens contract wekelijks hoort te werken, worden de overige uren als verlof aangemerkt door je leidinggevende. Dit kan niet worden teruggedraaid. Je leidinggevende accordeert iedere week je urenbriefje (zowel de gewerkte als de verlof uren). De regels voor het aanvragen van verlof en het doorgeven van ziekte veranderen hiermee niet.

Leeswijzer Deze handleiding bestaat uit twee delen: Deel A: Account activeren Deel B: Urenbriefjes indienen


Deel A - Account activeren


Stap 1: Account activeren Voor het activeren van je account heb je de activatie-mail nodig. Deze ontvang je op het e-mailadres, waarop je ook je salarisspecificatie ontvangt. In de e-mail staat een link. Zodra je op deze link hebt geklikt, is je account actief en kun je beginnen. Tevens vindt je in de activatie-mail je gebruikersnaam en wachtwoord.

Heb je de activatie-mail nog niet ontvangen? Deze kan eventueel in het mapje “ongewenste mail / spam” terecht zijn gekomen. Als het mailtje ook daar niet kan vinden, mail dan je leidinggevende en geef voor de volledigheid je e-mailadres nogmaals door. Wij zullen ervoor zorgen dat je de activatie-mail alsnog krijgt.


Stap 2: Inloggen Ga naar de website: http://infacilities.flex2go.nl Rechts bovenin kan je je gebruikersnaam en wachtwoord invoeren (zie hiervoor de activatie-mail). Je bent nu ingelogd. NB: je inloggegevens zijn niet dezelfde als van de oude urenregistratie.


Stap 3: Wachtwoord wijzigen We raden je aan, om direct je wachtwoord te wijzigen. Klik hiervoor rechts bovenin op de sleutelbos. Vul je oude wachtwoord in en tweemaal het nieuwe wachtwoord. Het wachtwoord moet uit minimaal 6 tekens bestaan.

Je account is nu gereed, zodat je iedere week de urenbriefjes kunt indienen. In deel B is beschreven, hoe het indienen van urenbriefjes in zijn werk gaat.


Deel B - Urenbriefjes indienen


Naar urenbriefjes Iedere week vóór maandag 12.00 uur dien je de urenbriefjes in. Je gaat naar de urenbriefjes, door in het linker menu op de knop ‘ urenbriefjes’ te klikken. Per opdrachtgever waar je werkt, staat er een urenbriefje voor je klaar.


Soorten urenbriefjes Je ziet nu de urenbriefjes per opdrachtgever per week op je beeldscherm. Urenbriefje “iNFacilities intern” Op één ‘opdracht’ kan je altijd schrijven: ‘iNFacilities intern’. Hierop kan je uren schrijven voor werkoverleg, cursus, verlof (vakantie-uren), door de betreffende “activiteit” te selecteren. Verlof vanwege ziekte, kort verzuim (tandarts, huisarts, etc.) en bijzonder verlof (huwelijk, begrafenis, etc.) kan je niet invoeren. Wel vermeld je dit in het veld “opmerkingen”. Was er in de betreffende week geen sprake van werkoverleg, cursus, verlof of ziekteverzuim, dan vul je niets in, maar druk je wel op “goedkeuren”. Overige urenbriefjes Onder het urenbriefje ‘iNFacilities intern’, zie je andere urenbriefjes klaar staan. Deze zijn van de projecten waarop je momenteel, of regelmatig, werkt. Een verschil met het vorige urenregistratiesysteem is, dat er nu per opdrachtgever een urenbriefje is. Heb je voor een opdrachtgever gewerkt, waarvan het urenbriefje er niet tussen staat? Neem dan contact op met je leidinggevende. Deze zal ervoor zorg dragen, dat het project wordt toegevoegd aan je urenbriefjes.


Uren invoeren Je hebt vorige week gewerkt bij een opdrachtgever en wilt deze uren invoeren. Je klikt dan op het weeknummer naast het urenbriefje van deze opdracht. Het urenbriefje opent zich. De activiteit, die je kan invullen op een urenbriefje voor een opdracht, staat altijd op ‘gewerkt (overig)’. Ook als het “inwerkuren” bij de opdrachtgever betreft, vul je hier je uren in. ► ► ► ► ► ► ► ►

Je klikt op het woord ‘regels’. Nu kan je de uren invullen; Kies de datum van de werkdag waarvoor je de uren wilt invullen; Je vult de aanvangstijd en eindtijd per gewerkte dag in; Wil je nog een dag toevoegen, dan klik je op het groen plusje naar de regel; Met het prullenmandje verwijder je een regel; Zo ga je door tot dat je de uren voor deze opdracht, voor deze week hebt ingevuld; Hierna klik je op de knop ‘opslaan’.



Pauzes en kilometervergoeding invoeren Pauzes invoeren ► Onderaan de pagina vul je onder de kop ‘Pauzes en declaraties’ je pauze in. ► Onder de betreffende dag staat een veld, waarin je het aantal minuten pauze invult. Je vult de pauzes per 15 minuten in (dus 15, 30, 45, 60 minuten, enzovoort). Voorbeeld: heb je op maandag een half uur pauze gehad, dan vul je 30,00 in. Heb je een kwartier pauze gehad op dinsdag, dan vul je op dinsdag 15,00 in. ► Als je al je pauzes hebt ingevoerd, klik je weer op ‘opslaan’. Kilometervergoeding Als je recht hebt op kilometer vergoeding dan zie je de regel ‘kilometer vergoeding’ staan, onder de regel ‘pauze in minuten’. Hier vul je per dag het aantal kilometers in, dat je hebt gereden voor deze opdracht. Heb je recht op kilometervergoeding, maar zie je de regel niet staan? Neem dan contact op met je leidinggevende.


Urenbriefjes indienen Als je voor alle dagen dat je hebt gewerkt bij de betreffende opdrachtgever de gewerkte tijden, pauzes en kilometers hebt ingevuld, kan je het urenbriefje indienen door op de knop ‘goedkeuren’ te drukken. Nadat je op de knop ‘goedkeuren’ hebt gedrukt, kan je het urenbriefje niet meer wijzigen. Indien je iedere dag je uren bijhoudt in de urenregistratie, dan klik je dagelijks alleen op “opslaan” en niet op “goedkeuren”. Goedkeuren doe je pas, als je het urenbriefje voor de gehele week volledig hebt ingevuld. Iedere maandag vóór 12:00 uur dien je alle urenbriefjes in die voor jou klaar staan. Heb je een urenbriefje niet tijdig ingediend, dan krijg je een herinnering per e-mail en per sms. ► Let op: Urenbriefjes voor opdrachten waar je niet op hebt gewerkt, laat je leeg. Je drukt wel op “goedkeuren” voor elk briefje. Zodra je het urenbriefje hebt ingediend, kan je leidinggevende de urenbriefjes goedkeuren. Als uit de ingediende urenbriefjes blijkt, dat blijkt dat je minder dan je contracturen hebt gewerkt, zal je leidinggevende de overige uren als verlof aanmerken. Dit kan niet worden teruggedraaid.


Belangrijk om te weten ALLE urenbriefjes elke maandag indienen (drukken op knop ‘goedkeuren’) Je keurt altijd alle urenbriefjes goed die je die week voor je ziet. Heb je afgelopen week niet voor een bepaalde opdrachtgever gewerkt, waar wel een urenbriefje van klaar staat, of heb je geen verlof, werkoverleg, cursus of ziekteverzuim gehad? Dan vul je in het betreffende urenbriefje niets in, maar druk je wel op de knop “goedkeuren”van dat briefje. Ontbrekende opdrachten Wil je de uren invullen voor een opdrachtgever, maar zie je het urenbriefje niet staan? Neem dan contact op met je leidinggevende. Deze zal ervoor zorg dragen, dat het project wordt toegevoegd aan je urenbriefjes. Pauzes Vul je in minuten in, per hele kwartieren, dus: 15, 30, 45, 60 minuten, enzovoort. Declaraties voor onkosten Declaraties voor onkosten die je hebt gemaakt, geef je door als voorheen (via P&O). Tijd voor tijd Via het urenbriefje “iNFacilities intern” vul je geen “tijd voor tijd” in. Dit stem je af met je leidinggevende, die de afspraken doorgeeft aan P&O. Cursus of werkoverleg Over de uren die je voor werkoverleg of opleiding mag schrijven, heb je afspraken met je leidinggevende. Deze uren vul je in op het urenbriefje ‘iNFacilities intern’. Hier kies je de van toepassing zijnde activiteit. Verlof (vakantie-uren) Uren die je hebt vrijgenomen, vul je in op het urenbriefje ‘iNFacilities intern’. Hiervoor kies je de activiteit ‘verlof’. Het aanvragen van verlof doe je volgens de bestaande afspraken bij je leidinggevende. Ziekteverlof, kort verzuim, bijzonder verlof Verlof vanwege ziekte, kort verzuim (tandarts, huisarts, etc.) en bijzonder verlof (huwelijk, begrafenis, etc.) kan je niet invoeren in het urenregistratieportaal. Wel vermeld je dit in het veld “opmerkingen” in het urenbriefje “iNFacilities intern”.


Nieuw urenregistratiesysteem: het portaal

Recommend Documents