CaseWare Nieuws is een uitgave van CaseWare Nederland bv
C A S E WA R E
N ieuws
Nieuw kantoor, betere faciliteiten
Een transparant interieur met veel licht en glas
Een groter contrast is bijna niet mogelijk tussen het oude kantoor van CaseWare in Barneveld en het nieuwe onderkomen
4 juni
tegenover de bossen van Paleis ’t Loo in Apeldoorn. Glas, daglicht en veel vierkante meters domineren. Naast de uitstraling zijn vooral de faciliteiten flink verbeterd. Een aantal
In dit nummer, onder andere:
medewerkers van CaseWare vertelt wat het werken in Apeldoorn zo aantrekkelijk maakt.
Roadmap: nieuwe versies en Lees meer op pag 6
De Jong & Laan aan de basis van Financials 3.0
patches in één oogopslag
Voorjaar
Na een lange ontwikkelperiode komt de opvolger van
Nieuwe gebruikers van
de Jaarrekeningtemplate, Financials 3.0, komende
CaseWare Working Papers
herfst beschikbaar voor de markt. Het kantoor De Jong & Laan stond mede aan de basis van deze ver-
De Jong & Laan aan de basis
nieuwende toepassing en is al anderhalf jaar een
van Financials 3.0
enthousiast gebruiker. Algemeen directeur Johan Evers en partner Sicco Ritsema leggen uit waarom zij
’Transparant’ kantoor
Johan Evers (links)
het ontwikkeltraject zó weer over zouden doen….
nodigt uit tot interactie
en Sicco Ritsema
Lees meer op pag 4
De opleidingen zijn een stuk inter-
CaseWare Learning Center: meer dan een mooie opleidingsruimte
actiever geworden
“De nieuwe opleidingsfaciliteiten in Apeldoorn zijn
Service Desk speelt in
geweldig” vindt trainer André de Visser. Maar deel-
op groeiende vraag
nemers die het CaseWare Learning Center bezoeken, vinden er veel meer dan een comfortabele opleidings-
Tips en Tricks van de Servicedesk
ruimte met de nieuwste techniek. Het opleidingsprogramma heeft eveneens de nodige veranderingen
Nieuwe ontwikkelingen rond
ondergaan waardoor er flexibeler ingespeeld kan wor-
CaseWare Controle Manager
André de Visser,
den op de wensen van de klant.
trainer
Lees meer op pag 8
CASEWARE NIEUWS - APRIL 2008
1
Het
aantal
producten
van
CaseWare
Nederland is sterk gestegen de afgelopen jaren. En daarmee ook het aantal nieuwe versies, patches en andere wijzigingen op bestaande producten. CaseWare Nederland streeft ernaar alle vernieuwingen overzichtelijk en in
Roadmap: nieuwe versies in één oogopslag een herkenbaar patroon te introduceren bij de
Opvallende zaken in 2008
klanten. Met behulp van een zogenaamde
Hieronder ziet u een voorbeeld van de roadmap voor dit jaar. Een aantal
‘roadmap’ ziet u vooraan in één oogopslag wanneer producten naar verwachting worden
belangrijke zaken vallen op: De versienummering wordt vanaf medio 2008 aangepast. Let u op de nieuwe benamingen en nummers!
uitgeleverd. In juni 2008 komt een nieuwe versie uit van de SRA/Caseware
Tijdig
Controle Manager. Elders in
Uiteraard houden we in de road-
deze nieuwsbrief vindt u meer
map zoveel mogelijk rekening met
informatie over dit product;
de jaarcyclus en bedrijfsvoering
In oktober 2008 staat de uit-
van onze klanten. U wilt immers
levering gepland van Financials
tijdig beschikken over producten
2008.0: de vervanger van de
die u nodig heeft voor de uitvoe-
Jaarrekening 2.x serie. Ook
ring van uw werk, inclusief nieuwe
daarover leest u meer in deze
richtlijnen en wetgeving. Dat is bij-
nieuwsbrief.
voorbeeld het geval bij de producten Fiscale Export,
In april komt de template “BTR 2.4” (Begroting en Tussentijdse
Jaarrekeningtemplate,
rapportage, gebaseerd op de Jaarrekening 2.4.x versie) beschik-
Controle
Manager
en
Samenstel Manager.
baar. Deze template bevat o.a. een balans, een winst- en verliesre-
Ook begrijpen we dat u midden in een drukke periode
kening met begroting en prognose en het kasstroomoverzicht.
liever niet lastiggevallen wilt worden met nieuwe ver-
Verder worden in de BTR de ontwikkelingen van het resultaat, de
sies en patches.
ontwikkeling van de liquiditeit, de omzetverdeling en de kostenverdeling via grafieken gepresenteerd. Voor deze template is
De roadmap is door zijn overzichtelijke structuur een
CaseWare Working Papers 2006.5 benodigd.
prima hulpmiddel om snel inzicht te krijgen in de momenten van uitlevering. Het wordt nog eenvoudi-
De roadmap zal via de klantenportal worden gepubliceerd.
ger doordat we terugkerende vernieuwingen steeds op dezelfde tijdstippen willen doorvoeren. Overigens verliezen we bij deze regelmaat niet de realiteit uit het oog. Bij plotselinge calamiteiten wijken we desnoods van de planning af als we u daarmee sneller met passende oplossingen tegemoet kunnen komen.
2
CASEWARE NIEUWS - APRIL 2008
VOORJAAR Voor u ligt de nieuwsbrief van CaseWare Nederland. Met deze nieuwsbrief hopen wij u informatie te geven over een groot aantal vernieuwingen dat binnen CaseWare Nederland heeft plaatsgevonden. Het zal u niet ontgaan zijn dat CaseWare de afgelopen periode is verhuisd van Barneveld naar Apeldoorn. Door het
en patches
betrekken van de nieuwe locatie in Apeldoorn hebben wij een volgende stap gezet in de ontwikkeling van onze organisatie. Niet alleen doordat een dergelijke stap betekent dat er letterlijk meer ruimte beschikbaar komt om te kunnen doorgroeien. Maar met name ook door de mogelijkheid om klanten en relaties te kunnen ontvangen, bijeenkomsten te faciliteren en bovenal om met eigen opleidingsmogelijkheden het gebruik van onze software bij u te optimaliseren. Veel zaken zijn de afgelopen periode vernieuwd: van IT-infrastructuur tot opzet en aantal beschikbare trainingen. Maar bijvoorbeeld ook in de huisstijl hebben we vernieuwingen doorgevoerd. En binnenkort zullen de website en de klantenportal volgen. Onze oplossingen betreffen niet altijd volledig nieuwe producten, maar we zullen dit jaar wel veel vernieuwingen in de producten doorvoeren. Hierbij valt met name te denken aan een nieuwe versie van de SRA/CaseWare Controle Manager en de beschikbaarheid van onze jaarrekeningtemplate Financials 3.0 vanaf het einde van dit jaar. En al eerder komt in april onze template voor begroting en tussentijdse rapportage beschikbaar. Het nieuwe kantoor van CaseWare Nederland ligt in een bosrijke omgeving nabij Paleis Het Loo. Persoonlijk zie ik uit naar het voorjaar, waarbij de natuur opnieuw tot leven zal komen en zich in alle pracht aan de buitenwereld zal laten zien. Bijna vergelijkbaar met CaseWare. Na een periode, waarin veel energie was gericht op interne zaken rond huisvesting en hernieuwing van de producten hopen wij ons nu weer nadrukkelijk aan onze relaties, aan u dus, te tonen. Een van de eerstvolgende gelegenheden is de CaseWare Open. Hierover leest u verderop in deze nieuwsbrief meer. De CaseWare Open zal dit jaar plaatsvinden in Apeldoorn,
Nieuwe gebruikers van CaseWare Working Papers
waarbij wij u graag willen laten zien waar we de afgelopen
De afgelopen periode zijn weer veel nieuwe kantoren overgegaan op het
periode zo hard aan hebben gewerkt.
gebruik van CaseWare Working Papers. Wij verwelkomen onder andere JAN© Accountants en Belastingadviseurs, Countus Accountants +
Graag tot ziens in Apeldoorn.
Adviseurs, Noord Negentig accountants & belastingadviseurs, Essent Support Group Finance Services, KrolStonE Accountants & Adviseurs.
Met vriendelijke groet,
Wellicht leest u in de komende nieuwsbrief meer over de eerste ervaringen van deze gebruikers. CaseWare Nederland bv Richard Schiphorst
CASEWARE NIEUWS - APRIL 2008
3
Soms verloopt een innovatieproces minder soepel dan vooraf ingeschat. Dat is het geval geweest bij de ontwikkeling van Financials 3.0, de opvolger van de CaseWare Jaarrekeningtemplate 2-versie. Eigenlijk is ‘opvolger’ geen juiste benaming want Financials 3.0 is van een compleet nieuwe generatie. Ondanks de langere aanloop is er uiteindelijk een uitstekend product uitgerold. Dat is althans de mening
Het kantoor stond mede aan de wieg van deze vernieuwende template en is inmiddels anderhalf jaar een tevreden gebruiker. “Terugkijkend en alles overwegend kan ik alleen maar constateren dat het een hele goede beslissing is geweest. Financials 3.0 past gewoon bij ons”, concludeert Johan Evers.
Aparte business Bijna vier jaar geleden stelde de Jong & Laan vast dat de
De Jong & Laan aan de Nieuwe klant aan het woord van Johan Evers en Sicco Ritsema, respectievelijk algemeen directeur en partner van de Jong & Laan.
destijds gebruikte rapportgenerator ‘aan het eind van zijn latijn' was’. Volgens Sicco Ritsema was zijn kantoor hard toe aan een functionaliteit die beter tegemoet kwam aan de eisen van deze tijd. “We wilden een opener structuur en meer mogelijkheden om het programma aan onze eisen aan te passen.” In de zoektocht naar een nieuwe functionaliteit stak leverancier CaseWare, aldus Evers en Ritsema, met kop en schouders boven de andere kandidaat uit. De keus was dus niet moeilijk. “Maar we hadden wel een paar specifieke voorwaarden, voordat we definitief met CaseWare en Working Paper in zee wilden.” Een belemmering was dat de aanwezige jaarrekeningfunctionaliteit niet geheel voldeed aan de wensen en eisen van de Jong & Laan. Plannen waren er genoeg in 2004 maar dat bood op dat moment geen soelaas voor de Jong & Laan. Sicco Ritsema: “Het mappingschema in de destijds gebruikte versie was
voor
ons
niet
voldoende.
Daarnaast wilden wij een pakket waarmee we niet alleen onze mkb-klanten maar ook onze agrarische klanten konden bedienen. Het gaat maar om vijf procent van ons klantenbestand maar een goede ondersteunende agro-tool is
een
absolute
noodzaak.
De agrarische sector is bijzonder ingewikkeld met onder
De coördinatie was in handen van een stuurgroep. Naast de
andere veel kengetallen. Daarvoor is specifieke kennis ver-
inhoudelijke en vaktechnische inbreng heeft de Jong & Laan
eist.”De bestaande Jaarrekeningtemplate van CaseWare
veel energie gestoken in het voorbereiden van de organisa-
kende geen agrarische functionaliteit. CaseWare wilde
tie op het nieuwe pakket. Alle medewerkers die met
deze in de nieuwe release uiteraard graag opnemen om
CaseWare gingen werken, inclusief directie en partners,
daarmee toegang te krijgen tot de kantoren met agrarische
werden opgeleid.
klanten. Vanwege de aanwezige kennis en ervaring bleek de De Jong & Laan de ideale partner voor het ontwikkeltraject.
Constante kwaliteit
Sicco Ritsema: “We hebben samen het ontwerp bedacht en
Johan Evers: “We hebben de nieuwe werkwijze in sep-
basis van Financials 3.0 geschreven. Wij leverden daarnaast input voor de lange
tember 2006 geïntroduceerd, een jaar later dan
lijst met agrarische kengetallen. In een later stadium werd
gepland. Maar we zijn altijd overtuigd geweest van het
de samenwerking uitgebreid tot de mkb-jaarrekeningrap-
eindproduct. Ondanks de langere looptijd van het project
portage."
zouden we het zó weer doen. De standaardisatie en beheersbaarheid met Working Papers heeft voor rust en
Pittig
stabiliteit gezorgd. De implementatie van nieuwe kanto-
Ondanks de positieve intenties is de ontwikkeling van
ren is er bijvoorbeeld een stuk eenvoudiger door gewor-
Financials 3.0 niet zonder slag of stoot gegaan. Uiteindelijk
den. Evenals de inzetbaarheid van medewerkers. Als je in
heeft het traject ruim drie jaar geduurd. Dit had vooral te
Groningen werkt, kun je gewoon in Putten je laptop
Sicco Ritsema,
maken met de complexiteit en de toepassing van volledig
inpluggen en aan het werk. De klant krijgt dezelfde con-
partner
nieuwe technieken voor o.a. de beheersbaarheid, de cen-
stante de Jong & Laan-kwaliteit, ongeacht waar hij zich
trale uitrol en de updatestructuur. Financials 3.0 is meer
bevindt in het werkgebied. En doordat onze accountants
dan een verbetering van de oude versie: het is een com-
zich niet meer druk hoeven te maken over de wijze van
pleet nieuwe generatie. Johan Evers beaamt dat:
rapporteren, kunnen ze hun aandacht volledig richten op
“Sommige zaken bleken moeilijker te zijn dan vooraf inge-
inhoudelijke zaken.”
schat. Soms moet je gewoon accepteren dat iets tijd kost. Johan Evers,
Maar reken maar dat er af en toe pittige gesprekken zijn
Sicco Ritsema: “Inmiddels zijn er duizenden jaarrekenin-
algemeen
gevoerd met CaseWare. Gelukkig hebben we met extra
gen gemaakt met Financials 3.0. Tot nu toe is dat uit-
directeur
projectmanagement de vaart erin kunnen houden."
stekend verlopen. Het gros van de medewerkers is er
Drie werkgroepen stonden aan de basis van het nieuwe
heel blij mee. Het levert absoluut efficiencyvoordelen op.
product: één voor de inrichting (vaktechniek), één voor de
Die zullen zich nu, in het tweede rapportagejaar, steeds
techniek en één specifiek voor de agrarische toepassing.
meer gaan openbaren.
Financials 3.0 komt eraan!
Hoogste klanttevredenheid van Nederland
Na een ontwikkelperiode van bijna drie jaar komt de opvolger van de
De Jong & Laan heeft de afgelopen jaren een sterke groei doorge-
CaseWare Jaarrekeningtemplate (2.x-versies) binnenkort beschik-
maakt en is op dit moment met 28 vestigingen en 750 medewerkers
baar. In navolging van ontwikkelpartner de Jong & Laan, draait de
vertegenwoordigd in de provincies Groningen, Drenthe, Overijssel en
nieuwe template Financials 3.0 op dit moment bij een aantal pilot-
Gelderland. De backoffice is gevestigd op een bijzondere locatie: een
kantoren. De verwachting is dat de template in het najaar van 2008
voormalige meisjesschool in het Twentse Vroomshoop. Het motto
volledig gereed is voor de markt. Financials 3.0 kent veel vernieu-
van de Jong & Laan is ‘kleinschaligheid binnen grootschaligheid’. De
wingen ten opzichte van de huidige versie, zoals een optimale beheer-
kracht zit vooral in de kennis van de lokale markt en de verankering
sing van teksten en rapporten met hulp van wizards en updatestruc-
in de plaatselijke cultuur. Dat slaat aan, zo blijkt uit vergelijkings-
turen.
onderzoeken van het zakenblad Management Team. Met een percentage van 93 procent tevreden klanten voert de Jong & Laan volgens het blad al twee jaar de lijst aan van de beste accountantskantoren van Nederland.
Van een lawaaiig industrieterrein naar een villawijk met uitzicht op een eeuwenoud landgoed. Geen standaard kantoor meer met gangen en kamertjes maar een ruimtelijk interieur met veel licht en glas. Sinds november 2007 opereert CaseWare vanuit een nieuw onderkomen aan de Amersfoortseweg in Apeldoorn, tegenover de bossen en tuinen van paleis ’t Loo. CaseWare deelt op deze statige locatie een modern kantoorpand met ondermeer de vermogensbankier Schretlen & Co. Het pand vormt een stijlvolle ambiance voor het ontvangen van klanten, het verzorgen van opleidingen en het organiseren van bijeenkomsten en workshops. Maar bovenal is het een comfortabele werkplek voor de groeiende groep CaseWaremedewerkers.
Leo Greve, application services
ling van de kamers. De ruimte was daar erg beperkt. Hier speelt dat probleem niet en dus hebben we een heel logische indeling kunnen creëren. De ontwikkelaars en inhoudelijk specialisten zitten bij elkaar in één ruimte.De onderlinge communicatie verloopt daardoor snel en efficiënt. En we zijn beter op de hoogte van elkaars werkzaamheden. Voor de werksfeer is het trouwens ook goed. Er is wel een keerzijde. Deze indeling is wat minder
‘Transparant’ kantoor nodi Een deel van hen doet hieronder verslag van de verhuizing en de eerste maanden ‘Apeldoorn’.
geschikt voor werkzaamheden die een hoge concentratie vereisen. Daarom kunnen we ons, als dat nodig is, afzonderen op speciaal ingerichte plekken. Direct na de verhui-
“We kunnen hier heel gastvrij zijn”
zing zagen de ruimten er nog wat kaal en klinisch uit.
“Het contrast tussen de oude en nieuwe situatie kan bijna
Inmiddels is het meer aangekleed met planten en schilde-
niet groter. In Barneveld zaten we boven een bouwbedrijf.
rijen. Trouwens, het is een hele toer geweest om het meest
Gerard ten Brinke,
Het was de hele dag een komen en gaan van vrachtwagens.
geschikte koffiezetapparaat te vinden. Uiteindelijk kwamen
Diana Klomp,
support manager
Dat is nu totaal anders: qua locatie wonen we hier echt ‘op
we toch weer uit bij de ouderwetse koffiezetter. En ik moet
marketing en sales
stand’. Maar ook intern ziet het er allemaal heel anders uit.
zeggen: de koffie is hier lekkerder dan in Barneveld. Maar
Het aantal vierkante meters per medewerker is behoorlijk
nog belangrijker dan de koffie vind ik dat we hier niet in zo’n
gestegen. De uitstraling is heel transparant en open. Deze
anonieme kantoorflat zitten. Dit is beslist geen doorsnee
indeling nodigt echt uit tot interactie. Het sluit dus perfect
pand en dat maakt het werken heel plezierig”.
aan bij de visie van CaseWare waarin samenwerking en uitvind ik zelf de benedenruimte. Die is helemaal ingericht als
“We zijn helemaal niets kwijtgeraakt bij de verhuizing”
ontmoetingsruimte voor iedereen die betrokken is bij onze
“Ik verbaas me er nog steeds over hoe snel en soepel de ver-
organisatie en onze producten. Je vindt er natuurlijk het
huizing is verlopen. Je denkt bij een verhuizing toch al snel
opleidingscentrum maar ook meerdere ruimten waar we
aan een operatie die de boel flink op de kop zet. Maar dat
met klanten, partners, gebruikersgroepen en beroepsorga-
viel erg mee. Donderdag zijn we begonnen met inpakken en
nisaties in gesprek kunnen. Je merkt nu al dat deze verdie-
twee dagen later, op zaterdag, was alles over.
wisseling centraal staan. De meest opvallende verandering
ping intensief wordt gebruikt. Het opleidingscentrum is bijna fulltime bezet. Maar er worden ook steeds meer demosessies, gebruikersbijeenkomsten en workshops georganiseerd. De representatieve uitstraling past gewoon veel beter bij onze organisatie, onze producten en onze klanten. Kortom: we kunnen hier heel gastvrij zijn”.
“Het vinden van de beste koffiezetter is een hele toer geweest” “In het nieuwe pand is ervoor gekozen om zoveel mogelijk in clusters bij elkaar te zitten. In het oude kantoor werd de manier van werken gedicteerd door de grootte en de inde6
CASEWARE NIEUWS - APRIL 2008
Geloof het of niet maar we zijn helemaal niets kwijtgeraakt. Als een verhuizing bij mij privé ook zo zou gaan, nou dan teken ik ervoor! Ik begin me hier al aardig thuis te voelen. In de pauze maken we graag een wandeling door de wijk. Dan vergapen we ons aan al die dure villa’s. Helaas blijft het bij kijken…..” Bas Sperling, product manager
Joost van Berkum, service desk en intern ICT-beheerder
“Wat ICT betreft zijn we er enorm op vooruitgegaan” “Als intern ICT-beheerder heb ik heel wat op mijn bord gehad rondom de verhuizing. Denk alleen al aan de bekabeling, dataverbindingen, het netwerk en de nieuwe pc’s.
gt uit tot interactie Maar wat ICT betreft zijn we er enorm op vooruitgegaan. We hebben hier een virtuele ICT-omgeving. Daardoor kunnen we desgevraagd andere omgevingen, zoals die van de klant, bekijken en aanpassen. We werken nu allemaal met twee royale beeldschermen om situaties te simuleren en in beeld te brengen. Dat werkt een stuk sneller dan die ene laptop waarmee we het voorheen moesten doen. Het nieu-
Julian de Kruijf,
we netwerk is zo snel dat het kopiëren van bestanden van
sales binnendienst
klanten in een mum van tijd is gebeurd. Tegenwoordig hebben we ook alle telefoons aangesloten op het ICT-netwerk. Thuis of vanuit de klant inloggen gaat heel eenvoudig. De buitenwacht merkt totaal niet meer of iemand thuis werkt of op de zaak is. Natuurlijk hebben we ook wel wat stress gehad rondom de verhuizing. Zoals op de verhuisdag zelf toen ik veel te enthousiast de kabels van een achterblijvende patchkast los trok. Pas daarna realiseerde ik me dat die kast nog nodig was omdat de telefoon nog enkele dagen bereikbaar moest blijven. Probeer dan maar eens de juiste kabel op de juiste plek terug te steken”.
“De omgeving is fantastisch” “Ik werk hier pas sinds begin dit jaar. Ik ken het oude pand niet en kan dus ook geen vergelijking trekken. Maar het is wel prettig om in een kantoor te werken waar alles nieuw is. En de omgeving is fantastisch. Het is heerlijk om hier ‘s ochtends naar toe te rijden”.
CASEWARE NIEUWS - APRIL 2008
7
Het is donderdagmiddag. Uit de cursusruimte van het CaseWare Learning Center stroomt het geluid van discussiërende stemmen en het geritsel van flip-overs. Ongeveer tien deelnemers zitten bij elkaar in een middencirkel. Achter hen verspreiden de 22-inch beeldschermen een blauwig licht. Hier is geen sprake van de spreekwoordelijke after-lunch-dip. Integendeel: het CaseWare Learning Center is vol in bedrijf.
men en de ondersteunende leermiddelen. “Het is een hele open ruimte die supergeschikt is voor dit doel” zegt André. “We zitten hier helemaal afgezonderd: zonder rinkelende telefoons, verkeerslawaai en andere storende afleidingen”. Dat is vóór de verhuizing wel eens anders geweest. CaseWare was toen afhankelijk van externe trainingslocaties. André de Visser: “Het klinkt als een open deur maar de faciliteiten moeten zodanig zijn dat je snel en zonder oponthoud met de les kunt beginnen. Laatst vulde een klant op het evaluatieformulier in hoe heerlijk het was dat alles in één keer werkte. Het lijkt zo vanzelfsprekend, maar dat is
CaseWare heeft de trainingen in Working Papers en de andere toepassingen benoemd tot een van de speerpunten van het bedrijfsbeleid. Dit als logische reactie op de snelle productontwikkelingen en de grote toe-
het blijkbaar op veel plekken niet”.
“De opleidingen zijn e
ner (zelf noemt hij zich liever ‘leraar’) intensief bij betrokken.
’Leraar’ André de Visser over het nieuwe CaseWare Learning Center
Al jaren verzorgt hij de opleidingen voor CaseWare. Sinds
Ook de indeling van de ruimte is goed, vindt hij. “De opstel-
de verhuizing naar Apeldoorn gebeurt dat in een compleet
ling van de computerschermen is bijvoorbeeld heel prettig.
nieuwe setting. CaseWare heeft niet alleen de beschikking
Als leraar kan ik de acties van leerlingen in één oogopslag
over een gloednieuwe trainingsruimte, ook de opzet van de
volgen. En dus ook snel bijsturen als dat nodig is”.
stroom van klanten. André de Visser is daar als extern trai-
opleidingen is veranderd. Met succes, zo blijkt, want sinds de ingebruikname is het CaseWare Learning Center bijna
Oefenen, oefenen, oefenen…
dagelijks bezet.
Er zijn ook veranderingen doorgevoerd in de didactische praktijk. Met nieuwe leermethoden kunnen grotere leeref-
“Alles werkt!”
fecten worden bereikt en dus worden ze stapsgewijs inge-
Allereerst iets over de faciliteiten. “Die zijn geweldig”, vat
voerd. André de Visser: “Onze aanpak is interactiever
André de Visser samen. Werkelijk alles is nieuw. Niet alleen
geworden. Er zijn minder lezingen waarbij cursisten com-
de ruimte maar ook het meubilair, de pc’s met riante scher-
fortabel achterover kunnen leunen. We werken nu meer volgens het workshopidee met de nadruk op ‘work’. En we steken veel tijd in het onderzoeken wat cursisten precies willen leren. In de evaluatieformulieren vragen we nu heel gericht wat ze goed vonden, wat slecht en wat ze zelf zouden willen veranderen aan de training. Dan blijken twee zaken belangrijk: een heldere uitleg en veel oefenen, oefenen, oefenen”. Sandra Verbeek, trainer
8
CASEWARE NIEUWS - APRIL 2008
De nieuwe methode, waarbij gewerkt wordt met zogenamde ‘worksheets’, sluit goed aan bij die behoefte. André de Visser: “We noemen dat ook wel ‘problem based learning’. De deelnemers krijgen een stuk instructie en moeten dan met behulp van een werkblad, individueel of in een team, een opdracht uitvoeren of een probleem oplossen. Precies zoals het ook in de dagelijkse praktijk van ze verwacht wordt”.
Modulair De indeling en volgorde van de cursusonderdelen is eveneens flexibeler geworden. André: “We zijn van één naar
een stuk interactiever geworden” twee cursusdagen gegaan. Door de korte trainingstijd
Die duren ook twee dagen, net als de ‘in house’-variant.
moest het programma vroeger heel strikt worden afge-
André de Visser: “De opleidingsfaciliteiten zijn hier ideaal,
werkt. Nu streven we naar een modu-
dat horen we ook van de klanten die hier zijn geweest. Maar
laire opbouw. Uiteraard moet er een
soms is het gewoon handiger als we ter plekke bij de klant
aantal basisvaardigheden en -princi-
de trainingen geven, bijvoorbeeld omdat veel nieuwe mede-
pes worden aangeleerd, maar daar-
werkers tegelijk opgeleid moeten worden”.
buiten is de volgorde van de behandelde stof vrij en kan het programma
CaseWare Academy
eenvoudig worden aangepast aan de
Met de komst van het Learning Center heeft André de
wensen van de klant. Als een klant
Visser veel wensen op zijn verlanglijstje in vervulling zien
beslist om bepaalde onderdelen van
gaan. Toch ziet hij in de toekomst graag nog meer veran-
Working Papers niet te gebruiken,
deren. Dat varieert van heel praktische zaken (“een elektro-
hoeft er dus in de trainingen geen tijd
nisch schoolbord zou wel handig zijn”) tot de nieuwste
voor vrijgemaakt te worden. Daardoor
onderwijsfilosofieën. “In opleidingsland redeneert men
kunnen we op andere onderdelen juist meer diepgang aan-
steeds minder vanuit de educatiege-
brengen”.
dachte en steeds meer vanuit een
Door het gebruik van worksheets, in plaats van de vroege-
begeleidings- en coachingsgedachte.
re werkboeken, kan het lesprogramma snel worden aange-
De bedoeling daarbij is dat ‘leerlingen’
past aan nieuwe ontwikkelingen. Ook de documentatie
elkaar ondersteunen in het leerproces.
wordt tegenwoordig elektronisch verstrekt. André: “Die
Die omslag zie je overal.
zetten we gewoon op een USB-stick, samen met FAQ’s en andere relevante documenten. De cursist heeft dus direct alle informatie binnen handbereik”.
Open inschrijving André noemt het een hele verbetering dat de opleidingsdata tegenwoordig drie maanden van tevoren vast staan. “Vroeger werd eerst gewacht tot er voldoende aanmeldingen waren en dan werd een datum bepaald. Met de mogelijkheid tot open inschrijving op vaste data kunnen klanten vooraf een planning maken. Een tweede voordeel is dat nieuwe klanten nooit lang hoeven te wachten voordat een cursus van start gaat”. In tegenstelling tot vroeger worden
Ook hier wordt er druk over gefilosofeerd. Grote kans dus
de meeste trainingen tegenwoordig ‘in house’ gegeven, dus
dat het CaseWare Learning Center in de toekomst wordt
in het eigen Learning Center. Uiteraard blijven trainingen ‘in
omgevormd naar een CaseWare Academy waarbij alles in
company’ ook mogelijk.
het teken staat van kennis delen. Maar dat is een ander verhaal waar ik graag een keer op terugkom”.
CASEWARE NIEUWS - APRIL 2008
9
De CaseWare Service Desk heeft de afgelopen tijd een metamorfose ondergaan. Achter de schermen is hard gewerkt aan oplossingen voor het groeiend aantal vragen en ondersteuningsverzoeken van klanten. Die stijging is op zich goed te verklaren. CaseWare heeft veel nieuwe producten in de markt gezet. Door de hoge flexibiliteit en toepassingsmogelijkheden zitten deze complexer in elkaar dan vroeger. Daarnaast is het aantal klanten sterk toegenomen. Uiteraard is er het besef dat het onderhouden en ondersteunen van softwareproducten minstens zo belangrijk is als het lanceren ervan. Naast de opleidingen is er daarom veel aandacht voor de
Met hulp van de Service Desk kunnen dan situaties en oplossingen worden gesimuleerd en gewenste aanpassingen worden doorgevoerd. Een soortgelijke uitbreiding is de zogenaamde GTM-functie (Go To Meeting). Daarmee kan een medewerker van de Service Desk op afstand de schermen van een klant inzien en desgewenst acties ‘overnemen’.
FAQ-lijsten De service wordt verder uitgebreid door de introductie van lijsten met veelgestelde vragen. Op dit moment wordt hard gewerkt aan de opbouw van deze FAQ’s. In de loop van 2008 komen ze ‘online’. In de wat verdere toekomst denkt de Service Desk aan het opzetten van
Peter van de Graaf,
een soort ‘wikipedia’, specifiek voor en
service desk
Service Desk speelt in op groeiende vraag door CaseWare-gebruikers.
kwaliteit van de Service Desk. Om de groeiende stroom telefoontjes goed af te handelen en het niveau van de service te verhogen is een heel pakket aan maatregelen uitgevoerd. Sommige staan nog in de steigers en zullen in de loop van dit jaar vorm krijgen. Planmatige werkwijze De meest zichtbare verbetering is de vorming van een vast team van medewerkers voor de Service Desk. Het team is gehuisvest in een aparte ruimte in het nieuwe kantoor en beschikt over de modernste technische hulpmiddelen. Met hulp van een toegesneden softwarepakket worden alle binnengekomen verzoeken verwerkt en geregistreerd. Deze planmatige werkwijze levert een schat aan informatie op wat betreft aantallen, soorten vragen, klanten, wijze van afhandeling en gevonden oplossingen.
Klantenportal
Daarmee sluit CaseWare aan bij dé communicatietrend op
Een grote aanwinst voor de Service
dit moment, waarbij gebruikers elkaar helpen door het
Desk is de klantenportal op de websi-
online uitwisselen van kennis en kunde.
te. De klantenportal draait nu ruim een jaar en is in die periode flink uit-
Telefoon blijft basis
gebreid. Klanten kunnen inloggen op
Ondanks alle nieuwe digitale mogelijkheden leert de erva-
hun eigen site-gedeelte en daar rele-
ring dat veel klanten hun problemen en vragen het liefst van
vante documenten, patches en upda-
mens tot mens bespreken. Daarom blijft de ‘gewone’ tele-
tes raadplegen en downloaden. Ook
foon een dominante factor bij de Service Desk.
kan de eigen meldingenhistorie worden bekeken, inclusief de gevonden
Afhandeling melding
oplossingen. Uiteraard kunnen er ook
Een kwaliteitseis van de Service Desk is dat er binnen
John Pelgrom,
nieuwe meldingen worden gedaan en vragen worden
een dag wordt gereageerd op een melding. Bij eenvou-
service desk
gesteld. Het aantal gebruikers van de klantenportal groeit
dige vragen kan er vaak direct een oplossing worden
hard. Alleen al de afgelopen maanden laat een toename
aangereikt. Bij complexere vragen en problemen is er
zien van ca. 70 procent. Een nieuwe functie binnen de klan-
meer tijd nodig. Het streven is om de melding binnen
tenportal is de mogelijkheid om via een beveiligde structuur
vijf werkdagen naar tevredenheid af te handelen.
een klantadministratie te ‘uploaden’ naar de eigen site. 10
CASEWARE NIEUWS - APRIL 2008
Momenteel wordt hard gewerkt aan de volgende versie van de SRA/CaseWare Controle Manager. Deze ontwikkeling gebeurt in samenwerking met een aantal partijen. Sinds begin 2008 is een stuurgroep actief vanuit de SRACommissie Vaktechniek. Doelstelling van deze stuurgroep is om, binnen de richtlijnen van het SRA Handboek Controle, de SRA/CaseWare Controle Manager verder te optimaliseren, zodat het controleproces nog efficiënter kan verlopen. De richtlijnen van de stuurgroep zijn verder uitgewerkt door een werkgroep, waarin diverse accountantskantoren zitting hebben genomen.
Nieuwe ontwikkelingen rond CaseWare Controle Manager Samen met de
Zo weet de gebruiker precies wat de specifieke en significante risico’s zijn per post/proces, voordat hij het desbetreffende controleprogramma gaat uitvoeren. Bovendien kunnen de risico’s nu tijdens de gehele controleopdracht worden gevolgd. Hierbij kan eenvoudig worden gefilterd op bepaalde risico’s, bijvoorbeeld het tonen van enkel de significante risico’s.
Aanmaken nieuw bestand in CWP op basis van standaard sjabloon. Bij het aanmaken van een nieuw bestand in CWP hoeft niet meer gebruik gemaakt te worden van de optie
maar er kan gebruik worden
gemaakt van een snelkoppeling naar een bestaand sjabloon. Deze snelkoppeling dient eenmalig aangemaakt te worden. Klik hiervoor met de rechtermuis in het vlak “Maak nieuw bestand aan met gebruik van:”en kies voor Sjabloon toevoegen.
1
Selecteer vervolgens eenmalig het juiste standaardsjabloon.
2
Vervolgens kan dit standaard sjabloon worden gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe klant. U hoeft alleen nog de juiste bestandsnaam en bestandslocatie aan te geven.
werkgroep worden
op
dit
Verticale consolidatiestaat
moment de vol-
Indien u een consolidatie heeft met meer dan 9 werkmaatschappijen
gende functionele
(inclusief moedermaatschappij en eventuele tussenholding(s)) is het niet
wijzigingen door-
meer mogelijk om gebruik te maken van de horizontale consolidatiestaat.
gevoerd in de
U kunt voor deze consolidatie gebruik maken van een verticale consoli-
SRA CaseWare
datiestaat. Gebruik hiervoor het automatisch document met als docu-
Controle Manager:
mentsoort “Leadsheet/Groepen” en als omschrijving “Rekeningsaldi met groepsubtotalen”.
Vernieuwd scherm
Klantspecifiek
Controle Manager
Het dossier wordt opgebouwd aan de hand van voorloop-
3
vragen en een materialiteitsoverzicht. Het dashboard is dynamisch en zal worden opgebouwd aan de hand van de
1
2
inhoud van het dossier. De systematiek van opbouw van het dossier wordt hierbij ingrijpend gewijzigd. Tot nu toe wordt altijd gestart met een “vol” dossier, waaruit verwijderd moet worden wat niet van toepassing is voor de specifieke klant. In de nieuwe versie van de Controle Manager zal worden gestart met een nagenoeg leeg dossier, dat automatisch wordt opgebouwd aan de hand van voorloopvragen en een postenoverzicht. Bovendien is een nieuwe functie beschikbaar, “document library”, van waaruit documenten, templates en bestanden eenvoudig aan een dossier kunnen
3
worden toegevoegd.
Risicoanalyse De gehele risicoanalyse zal sterk worden vereenvoudigd, zowel in de documentstructuur als bij vastlegging van risico’s. Een risico zal namelijk vanuit een HTML-Dialog (een pop-up scherm) worden ingevoerd en vervolgens worden vastgelegd in een database. Dit kan vanuit ieder willekeurig werkprogramma of checklist. Risico’s worden hierbij aan één of meerdere werkprogramma-instructies gekoppeld en zullen bovenin het werkprogramma getoond worden.
CASEWARE NIEUWS - APRIL 2008
11
Trainingen 2e kwartaal 2008 Training
Doelgroep
Dagen
April
Mei
Juni
Basis Jaarrekening
Beginner
2
1/8, 15/22
6/13, 20/27
10/17
Advanced Jaarrekening
Gevorderd
1
11, 24
23
5, 24
Upgrade Training 2006.50/2.4.0
Algemeen
0,5
17
CaseWare Consolidatie
Algemeen
0,5
23
SRA/CaseWare Samenstel Manager
Beginner
1
18
NOVAK Samenstel-/Controledossier
Beginner
1
2
SRA/CaseWare Controle Manager
Gevorderd
1
10
NOVAK Samenstel-/Controledossier
Beginner
1
2
Jaarrekening
16
Samenstel Manager 16
13 18
Controle Manager
CaseWare Open 2008
22
12 18
Verder wordt een aantrekkelijk en gevarieerd programma
Vorig jaar stond de CaseWare Open in het teken van
aangeboden voor ondernemers, accountants en soft-
technische hoogstandjes en vooruitgang. Dat kon ook
wareleveranciers. Sessies kunnen kwalificeren voor
bijna niet anders, gelet op de locatie: Space Expo.
PE-punten van de verschillende beroepsorganisaties.
4 juni
Dit jaar wordt het anders en kiezen
Schrijf u in voor de workshop van CaseWare en ontvang
we een meer historische plek. Een
50% korting op de toegangsprijs van dit evenement.
plek waar we u royaal willen ontvang-
Informatie en inschrijfmogelijkheden vindt u op de website
en en die ook alles te maken heeft
van CaseWare Nederland.
met de nieuwe locatie van CaseWare Nederland.
Noteert u alvast 4 juni a.s. in uw agenda? Wij hebben
Activiteitenkalender
voor deze dag een informatief programma voor u samen-
10 april Workshop CaseWare Working Papers
gesteld. Binnenkort ontvangt u een persoonlijke uitnodi-
8 mei
ging waarin u alle details kunt lezen. We verklappen alvast dat u vanaf 13.30 uur van harte welkom bent.
Taxonomie Evenement 15 mei 4 juni
Het Nederlandse Taxonomie Evenement
Workshop XBRL tijdens Nederlands Workshop CaseWare Working Papers CaseWare Open
Informatie CaseWare Nieuws is een uitgave van CaseWare
Van 5 tot en met 8 mei vinden in het Evoluon te Eindhoven
Nederland bv, verschijnt twee keer per jaar en wordt
twee grootschalige evenementen plaats over XBRL, het
gratis verspreid onder accountantskantoren en relaties
Nederlands Taxonomie Evenement en de XBRL
van CaseWare Nederland bv.
International Conference. Het Nederlandse Taxonomie Evenement is een groots
Voor meer informatie over publicaties in dit blad, aan-
opgezet evenement van de Ministeries van Financiën en
melding voor- of opzegging van een abonnement kunt u
Justitie, dat XBRL en Standard Business Reporting in de
contact met ons op opnemen via het emailadres:
praktijk in al zijn facetten aan bod laat komen. In 2008 kan
[email protected]
niemand meer om XBRL heen en CaseWare biedt u hiervoor kant en klare oplossingen in diverse landen. Tijdens
CaseWare Nederland bv
een workshop krijgt u een goed beeld van de praktische
Postbus 2112 7302 EM Apeldoorn
toepassingen die CaseWare u kan bieden. Deze oplos-
Tel: 055-368 10 50
singen worden u gepresenteerd door CaseWare
www.caseware.nl
International, CaseWare België en CaseWare Nederland.
12
CASEWARE NIEUWS - APRIL 2008