Nederlandse Genealogische Vereniging Beleidsplan en Werkplan 2013 - 2016
INHOUDSOPGAVE 1
Inleiding
2
1.1
Wat vooraf ging
2
1.2
Samenvatting ontwikkelingen
2
2
Beleidsplan
5
2.1
Doel NGV
5
2.2
Visie voor de langere termijn
5
2.3
Het beleidsplan 2013-2016
8
2.3.1 Actuele informatie en kennis vergaren en verspreiden
8
2.3.2 Ontmoetingsplaats bieden voor uitwisseling van kennis en ervaring
10
2.3.3 Ondersteuning bieden aan eigen onderzoek leden
11
2.3.4 Samenwerking en belangenbehartiging
12
2.3.5 Organisatie, communicatie en techniek
13
2.3.6 Middelenbeleid
15
3
Werkplan 2013-2016
18
3.1
Actuele informatie en kennis vergaren en verspreiden
18
3.2
Ontmoetingsplaats bieden voor uitwisseling van kennis en ervaring
19
3.3
Ondersteuning bieden aan eigen onderzoek leden
20
3.4
Samenwerking en belangenbehartiging
21
3.5
Organisatie, communicatie en techniek
22
3.5.1 Organisatie en Bestuur
22
3.5.2 Huisvesting: verenigingscentrum
22
3.5.3 Communicatie & PR
23
4
24
Plannings voorstellen en Investeringen
Weesp, oktober 2012 1
1
INLEIDING Conform het besluit van de Algemene Vergadering van 21 april 2012 is het toen voorgelegde ontwerp-beleidsplan 2012-2015 in dit nieuwe ontwerp gesplitst in een deel Beleidsplan en een deel Werkplan. Het geheel is vereenvoudigd en toegespitst op binnen de looptijd realiseerbare doelen.
1.1
Wat vooraf ging In de afgelopen beleidsperiode is een denktank ontstaan die ontwikkelingen in kaart heeft gebracht. Het rapport van de denktank is door de AV aanvaard als leidraad voor ons handelen in de komende jaren. Het rapport is daarmee de grondslag voor het beleidsplan. De uitwerking van het rapport is opgedragen aan een Stuurgroep. De Stuurgroep richt zich op een aantal onderwerpen die prioriteit hebben: – Gens Nostra, – het verenigingscentrum met het digitaliseringsproject, – de website inclusief computergenealogie, – de structuur van de vereniging. De adviezen over deze onderwerpen zijn nog niet binnen, wat enige beperkingen oplegt aan de vertaling in dit beleidsplan. De gesignaleerde ontwikkelingen zijn in het beleidsplan vertaald in een visie voor de langere termijn en beleid voor de korte termijn. Voor de langere termijn, circa 10 jaar, wordt een visie geschetst die fungeert als koersbepaling naar een stip op de horizon. De korte termijn, 2013-2016, handelt over concreet beleid met beleidsvoornemens waarover beslissingen moeten worden genomen. Het beleid voor de korte termijn is vertaald in een werkplan met concrete actiepunten wat fungeert als handelingskader en basis voor de (meer)jaarlijkse begroting. Ter wille van de leesbaarheid van het beleidsplan wordt hierna eerst een samenvatting gegeven van de ontwikkelingen in de genealogiebeoefening, zoals door de denktank gesignaleerd.
1.2
Samenvatting ontwikkelingen (a) Zelfbewustzijn en de geschiedenis van de mens
Radio- en TV-programma's als “Spoorloos”, “Verre verwanten”, “DNA onbekend” en “Adres onbekend” zijn populair omdat het zoektochten naar (voor)ouders en andere familieleden betreft. Deze populariteit wijst er op dat er veel belangstelling voor genealogie bestaat bij alle lagen van de bevolking. Er is sprake van meer zelfbewustzijn door de vraag “Wie ben ik” en “Waar kom ik vandaan”. Het genealogisch onderzoek is complexer en rijker geworden door ontsluiting van steeds meer en nieuwe bronnen, toepassing van nieuwe digitale, audio-visuele en social mediatechnieken en DNA-onderzoek. Genealogie is uitgegroeid tot familiegeschiedenis. Het is steeds meer mogelijk om het leven van onze voorouders en hun omstandigheden in beeld te brengen en hen een gezicht geven. Bij het publiceren van de genealogische gegevens verwacht men van de genealogiebeoefenaar dat hij/zij professionele maatstaven aanlegt, die de toets van de 2
wetenschappelijke kritiek, ook wat betreft de referenties, kan doorstaan. Kwaliteit is een vereiste geworden. Genealogie is dan waardevol vrijwilligerswerk geworden, waar steeds meer wetenschappelijke disciplines op gaan leunen.
(b) Het gebruik van computer, internet en social media
Het gebruik van de computer en internet is al geruime tijd van belang voor de speurtocht naar genealogische data en familiegegevens in primaire en secundaire bronnen en de verwerking en opslag daarvan. Steeds meer komt informatie uit bronnen via internet beschikbaar. Het belang van zoekprogramma’s neemt daarmee toe. Voor de verwerking en opslag van gegevens op de computer worden steeds hogere eisen gesteld aan genealogieprogramma's. Ook de mogelijkheden tot het plaatsen van resultaten op internet en het gebruik daarvan als communicatiemiddel in netwerken zoals Geneanet nemen toe.
(c) Het archiefwezen
Archiefinstellingen zijn ook met de ontwikkelingen als geschetst onder (a) en (b) meegegroeid en hebben het vroegere 'stoffige imago' van zich af geschud. Zij bieden in hun beleid, presentatie en websites een breed scala aan mogelijkheden voor de onderzoeker. De oude structuur van rijksarchieven in de provincie, aangevuld met streeken stadsarchieven heeft meer en meer plaats gemaakt voor de ontwikkeling van Regionaal Historische Centra (RHC's) en combinaties tussen archieven en bibliotheekinstellingen (laatstelijk het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek). Daarmee is ook het vroegere overlegplatform tussen archieven, DIVA waarin ook de NGV was vertegenwoordigd, verdwenen. Verdwenen zijn ook de uniforme archiefpas en tariefstellingen. In plaats daarvan is er een wildgroei aan archiefpassen, tarieven, zoekstructuren etc., waarbij bedrijfseconomische benaderingen en plaatselijke politiek de boventoon voeren en het consumentenbelang van de genealogische wereld is ondergesneeuwd. Tekenend voor dit beeld zijn alle perikelen rond de hele ombouw van Genlias naar 'Wie is Wie'. En het overleg met de opvolger van DIVA, BRAIN, om te komen tot een nieuwe overlegstructuur tussen de archiefwereld en genealogische organisaties verloopt moeizaam. Deze algehele ontwikkeling valt niet te keren, maar het verbeteren en waar nodig het creëren van nieuwe overlegsituaties voor belangenbehartiging behoort wel tot de mogelijkheden.
(d) DNA en genetische genealogie
Toepassing van DNA-technieken heeft de laatste jaren een stormachtige ontwikkeling doorgemaakt en het einde is nog lang niet in zicht. Het is van belang de ontwikkelingen op dit nieuwe gebied te blijven volgen en mee te denken over mogelijkheden van toepassing. De verwachting is dat op de middellange termijn DNA-onderzoek ook betaalbaar wordt voor een doorsnee genealoog. Voorlichting over DNA-gebruik, toepassing en interpretatie van DNA gegevens voorziet in een behoefte die onder de leden leeft.
(e) Internationalisering
Nederland is eeuwenlang een migratieland geweest. Meer dan de helft van alle Nederlanders heeft wortels in Duitsland en België, in mindere mate in de rest van Europa en zelfs in andere werelddelen. De grote 19e en 20e-eeuwse emigratiegolven bracht mensen van hier naar alle uithoeken van de wereld. Familiebanden bleven bestaan of worden opnieuw aangehaald, mede dankzij internet en social media. Een belangrijk kenmerk hierbij is dat ondanks de verschillen binnen de westerse cultuur sprake is van een zekere eenheid in 'primaire bronnen', archiefwezen, organisaties en belangstelling voor genealogie. Met andere woorden: er is een brug te slaan in het onderzoek doen. Daarnaast is de laatste decennia sprake van een grote instroom uit niet-westerse landen en andere culturen, gebieden met andere talen, andere familieverbanden en andere tradities 3
inzake bevolkingsregistratie en alles wat wij als 'primaire bronnen' beschouwen. Bij deze groepen is belangstelling voor genealogie en familiegeschiedenis nog beperkt, evenals kennis over de (afwijkende) mogelijkheden in de landen van herkomst. Verwacht wordt dat deze belangstelling zal toenemen onder invloed van het zoeken naar de eigen identiteit. Daardoor zal ook de behoefte aan kennis over de mogelijkheden toenemen. Voor genealogisch onderzoek in het buitenland zijn we aangewezen op bronnen en 'systemen' van elders. Taal kan een grote barrière zijn. Verenigingen binnen onze sfeer trachten hier een handreiking te geven (Werkgroep Genealogisch Onderzoek Duitsland, The Caledonian Society). Samenwerking met zusterorganisaties in het buitenland biedt mogelijkheden tot uitwisseling van gegevens op internationale schaal, maar het is ook een hulpmiddel om als volken nader tot elkaar te komen. Het komende internationale genealogische congres te Maastricht met als thema 'Grenzen in genealogie en heraldiek' is een duidelijk markeringspunt van deze nieuwe trend.
Conclusie
De toegenomen complexiteit heeft gevolgen voor de ondersteuning van de leden bij hun onderzoekingen. Kennis van veel uiteenlopende zaken wordt een eis. Dit impliceert dat aan de organisatie van de NGV en de bestuurskracht steeds hogere eisen worden gesteld. Meer dan vroeger zal een beroep moeten worden gedaan op ter zake kundige NGV leden.
4
2
BELEIDSPLAN
2.1
Doel NGV Conform de statuten [artt. 2 en 3] heeft de NGV tot doel 'het bevorderen van de beoefening van de genealogie, de verbreding en verbreiding van de kennis daarvan en van al hetgeen daar aan verwant is'. Zij tracht dit doel te bereiken door: – het uitgeven van een maandblad, – het organiseren van bijeenkomsten, – het verlenen van hulp en bemiddeling bij door de leden te verrichten afstammingsonderzoek, – het samenwerken met instellingen en personen die een gelijksoortig doel nastreven, – alle andere wettige middelen die het doel van de vereniging kunnen bevorderen. De heldere en ruime formulering van doel en middelen laat veel ruimte om op soepele wijze in te spelen op nieuwe ontwikkelingen, nieuwe technieken en nieuwe inzichten op ons 'vakgebied' en biedt tevens concrete aanknopingspunten voor praktische beleidsvoering en evaluatie van het beleid. Kijken we met dit doel en middelen in het achterhoofd naar de in hoofdstuk 1.2 geschetste samenvatting van de ontwikkelingen om te komen tot een beleidsvisie voor de komende 10 jaar.
2.2
Visie voor de langere termijn De vereniging is de afgelopen jaren achterop geraakt bij het adequaat inspelen op de geschetste ontwikkelingen en met name de toepassing van nieuwe technieken zoals digitalisering en social media. Dat heeft zich onder andere vertaald in een terugloop van leden en verminderde belangstelling voor bijeenkomsten, diensten en bestuurlijk kader. De vereniging heeft ook in de toekomst zeker bestaansrecht. Reden om een nieuw elan en enthousiasme te creëren. Daarom zijn aanvullend op het onder 2.1 genoemde hoofddoel en middelen en gezien de ontwikkelingen drie streefdoelen van belang: Streefdoelen Streefdoel 1: Vergroten van de meerwaarde van de NGV voor de leden en andersom. Streefdoel 2: Versterken van de rol van de afdelingen. Streefdoel 3: Versterken van de organisatie door professionalisering en automatisering. Toelichting: De vereniging heeft alleen reden van bestaan als zij voor de leden een duidelijk herkenbare en zichtbare meerwaarde vertegenwoordigd bij het beoefenen van genealogie en familiegeschiedenis. Uitgangspunt is het principe “voor de leden door de leden”. Dat principe vereist een stevige organisatie. De afdelingen staan aan de basis in contact met de leden en met andere lokale en regionale organisaties. Zij vormen oog en oor voor de organisatie, en omgekeerd vormen zij het menselijke gezicht van de organisatie naar buiten. Dit bewustzijn is niet overal voldoende doorgedrongen en niet elk afdelingsbestuur is even sterk in het oppakken en uitwerken van een dergelijke rol. Reden temeer om hier aparte aandacht te schenken. 5
De ontwikkelingen maken het absoluut noodzakelijk het bestuurlijk handelen binnen de NGV meer te professionaliseren en transparant te maken. Dat is geen gemakkelijke opgave voor een vrijwilligersorganisatie. In de beperkte tijd die bestuurders hebben moeten steeds prioriteiten worden gesteld. Mogelijkheden en verwachtingen moeten daarop worden ingesteld. Meer dan ooit zullen wij op professionals in onze vereniging en mogelijk ook extern een beroep moeten doen om bepaalde technische en administratieve klussen te laten uitvoeren. De streefdoelen zijn geen doelen in zichzelf om uit te werken, maar vormen ieder apart én gezamenlijk de intentie waarmee alle beleidsdoelen worden geformuleerd en uitgewerkt. Middelen (de hoe-vraag) Om hoofd- en streefdoelen te realiseren zijn vier speerpunten geformuleerd waar omheen acties kunnen worden ontwikkeld voor de korte termijn. De vier speerpunten sluiten aan bij de middelen genoemd in de statuten, maar zijn nu in een eigentijds jasje gestoken. Omdat hierover nog geen discussie heeft plaatsgevonden, zijn de speerpunten weergegeven in steekwoorden. De vier speerpunten zijn (tussen haakjes het statutaire middel): – – – –
actuele informatie en kennis vergaren en verspreiden (het maandblad), ontmoetingsplaats bieden voor uitwisseling van kennis en ervaring (bijeenkomsten), ondersteuning bieden aan eigen onderzoek leden (hulp en bemiddeling), samenwerking en belangenbehartiging (samenwerking).
Speerpunt 1: actuele informatie en kennis vergaren en verspreiden hoofdkenmerk: aanbodgericht, actueel. koers: (1) actualiteit waarborgen en ontwikkelingen actief volgen door te netwerken, via media, publicaties (boeken, periodieken), door samenwerking met derden en participatie in evenementen; (2) vergaande samenwerking in redactioneel beleid, verschijningsvorm en kostenbeheersing tussen het gedrukte en digitale landelijke gezicht (imago) van de NGV. middel: * landelijk: Gens Nostra, Heraldisch Tijdschrift en de NGV-website, hiervoor een beleidskader ontwikkelen om tot een afgewogen en samenhangend aanbod te komen tegen een aanvaardbare prijs/kwaliteitsverhouding. * regionaal: de afdelingen met afdelingsblad en eigen deel van de NGV-website in een afgewogen samenspel met het landelijke kader. Toelichting op speerpunt 1: De vereniging zit nu nog in de hybride situatie dat naar schatting 30% van de leden niet of nauwelijks een computer of internet gebruikt voor genealogiebeoefening en communicatie met de vereniging. Voor hen is Gens Nostra een bindmiddel met de vereniging. Dit aandeel zal over 10 jaar aanmerkelijk zijn gedaald, terwijl tegelijkertijd het aandeel leden dat gewend is met digitale 'producten' om te gaan aanmerkelijk zal zijn gestegen. De hele vraagstelling en discussie rondom gedrukt versus digitaal imago van de vereniging zal dan totaal anders zijn dan nu. Essentieel in de hele ontwikkeling, en dus voor het beleid, is dat een begin moet worden gemaakt met intensivering van de samenwerking tussen de verschillende redacties. We kunnen ons niet permitteren op drie plaatsen, los van elkaar, min of meer hetzelfde te doen. En we moeten er rekening mee houden dat op de langere termijn niet meer Gens Nostra, maar de website het belangrijkste bindmiddel naar en tussen de leden zal zijn. 6
Speerpunt 2: ontmoetingsplaats bieden voor uitwisseling van kennis en ervaring hoofdkenmerk: tweerichtingsverkeer, informeel, netwerken. koers: creëren van fysieke en virtuele ontmoetings- en contactmogelijkheden voor vraag en antwoord, uitwisseling van kennis en ervaring, dialoog en debat; hier ligt een specifieke kracht van de NGV ! middel: * landelijk: een Dag voor Familiegeschiedenis (frequentie nader te bepalen, een dag voor heraldiek (idem), een virtuele ontmoetingsplaats op de NGV-website, het vormen van interessegroepen en het organiseren van of participeren in grote/landelijke evenementen. * regionaal: afdelingsbijeenkomsten, het organiseren van of participeren in regionale contactdagen samen met andere partijen, beginnerscursussen, aparte hoek op afdelingswebsite, nieuwe mogelijkheden rondom thema's, bronnen en genealogische vraagstukken ontwikkelen. Speerpunt 3: ondersteuning bieden aan eigen onderzoek leden hoofdkenmerk: voor leden door leden, toegankelijkheid eigen collecties vergroten. koers: het verenigingscentrum (VC) omvormen tot een kenniscentrum met een virtuele studiezaal en dienstverlening, verhoging kwaliteit dienstverlening door op de website cursussen en bronnen aan te bieden, de stamboompagina verder te ontwikkelen, de specialistische kennis van de leden (beter) inventariseren en presenteren. middel: * landelijk: digitalisering collecties in het verenigingscentrum (VC), vergroten doorzoekbaarheid, nut en noodzaak voortzetting collectievorming in zijn huidige vorm onderzoeken, ontwikkelen kwaliteitseisen voor dienstverlening zowel inhoudelijk als ook technisch. * regionaal: hulp en bemiddeling bieden op afdelingsniveau nadrukkelijker positioneren als dienstverlening op basis van luisteren naar en signaleren van behoeften van leden, specifiek cursusaanbod (aanvullend op algemeen cursusaanbod in een regio) etc. Speerpunt 4: samenwerking en belangenbehartiging hoofdkenmerk: profilering en meerwaarde creëren. koers: (1) actief, zakelijk, doelgericht en enthousiasmerend samenwerking zoeken gericht op het bevorderen van de meerwaarde van de NGV (in het belang van de leden) en belangenbehartiging, (2) bewerkstelligen dat er periodiek overleg plaatsvindt met het archiefwezen over alle onderwerpen die gevolgen hebben voor de genealoog als bezoeker en voor zijn onderzoek. middel: * landelijk: Hoofdbestuur of gedelegeerden met grote landelijke of regionale organisaties (CBG, KNGGW, HVG, VG, etc.) en met zusterorganisaties in het buitenland. * regionaal: afdelingsbesturen met RHC's en andere archiefdiensten en lokale historische en heemkundige organisaties. Toelichting op speerpunt 4: Internationalisering noopt tot samenwerking met andere organisaties om de leden een handreiking te bieden bij hun onderzoek. Gezien de grote verscheidenheid en verschillen is tevens de vraag aan de orde naar de grenzen van wat wij kunnen bieden. 7
De omvang van de NGV maakt dat de vereniging zich als een serieuze gesprekspartner voor belangenbehartiging op de kaart kan zetten. Gezien de regionalisering in het archiefwezen ligt hier ook een rol voor de afdelingen. Dit vergt een sterke organisatie. Uit het totale beeld van het voorgaande volgt nog een vijfde, huishoudelijk speerpunt: Speerpunt 5: moderniseren organisatie, communicatie en techniek koers:
versterken organisatie door professionalisering, gebruikmaking van automatisering, verminderen kwetsbaarheid vitale functies, versterken rol afdelingen in combinatie met verbetering communicatie met HB, positionering VC en rol PR middel: * landelijk: meer gebruik maken van expertise in de vorm van stuur- of werkgroepen ter ontlasting van het Hoofdbestuur en het betrekken van ervaren mensen die geen bestuursfunctie ambiëren, bij vacatures scherper profielen neerzetten, kadercursus hervatten, nieuwe opzet maken voor communicatie tussen HB en afdelingen (agendavorming, rol portefeuillehouders, vorm overleg) * regionaal: duidelijker kader neerzetten over de gewenste rol van de afdelingen in relatie tot het landelijke kader, de invulling daarvan en financiële consequenties (afspraken en waarborgen)
2.3
Het beleidsplan 2013-2016 De speerpunten zijn hierna per punt verder uitgewerkt in een plan voor de komende vier jaar. Dat stelt ons in staat om doelgericht tenminste één keer in de vier jaar de voortgang te evalueren en het beleid bij te stellen aan de hand van de bevindingen en aan de ontwikkelingen in de praktijk. Bij de uitwerking is uitgegaan van de vraag wat kunnen wij voor onze leden ondernemen en hoe kunnen wij deze activiteiten zo goed mogelijk faciliteren en zo nodig coördineren.
2.3.1 Actuele informatie en kennis vergaren en verspreiden * Landelijk: Gens Nostra (GN), Heraldisch Tijdschrift (HT) en de NGV-website GN heeft drie doelstellingen: publicatie hoogwaardige genealogische artikelen, verenigingsblad en medium voor actuele informatie (o.a. GensData, boekrecensies, samenvatting van tijdschriften). Onlangs is besloten om delen van de verenigingsverslagen en boekrecensies op de website te plaatsen. Er is een duidelijke ontwikkeling om wetenschappelijke artikelen als resultaat van onderzoek steeds meer op websites en cd-roms op te slaan en steeds minder in drukvorm in vakbladen. De trend gaat duidelijk in de richting van digitale tijdschriften. Meer dynamische informatie zal wel in vakbladen verschijnen, waarbij tevens een trend naar A4-formaat is te zien. Voor wat betreft de doorzoekbaarheid is een verdergaande samenwerking met de NGV-website een vereiste. GN zal met de ontwikkelingen mee moeten gaan om aantrekkelijk te blijven. Een aparte omgevingsanalyse is niet nodig, wel lering trekken uit bladen als Genealogie (CBG), Genealogisch Erfgoed Magazine en andere. De voorkeur gaat uit naar een integrale, afgewogen vernieuwing boven een snelle partiële verandering. HT is boven het niveau van afdelingsperiodiek uitgestegen en heeft zich een eigen plaats verworven in de heraldische wereld. Het heeft nu ook belang voor externe groepen. Helaas blijft de wisselwerking tussen heraldiek en genealogie-beoefening onderbelicht voor de 8
leden van de NGV. De kostenbeheersing was tot nu toe problematisch. Het beleid is er op gericht de kwaliteit en het eigen gezicht van het blad te handhaven onder gelijktijdige maatregelen tot structurele kostenbeheersing voor de langere termijn. Een nadere afstemming met GN en de webredactie is nodig. De betekenis van de NGV-website zal de komende jaren steeds meer toenemen. Dit medium is bij uitstek geschikt voor de actualiteit maar ook als middel voor het hoofdbestuur en de afdelingsbesturen om zich landelijk te manifesteren waardoor de communicatie wordt verbeterd. Ook voor onze leden is de website een laagdrempelig medium om gegevens te publiceren, kennis en ervaring te delen en mee te werken aan digitaliseringsprojecten. De website kan tevens bijdragen tot versterking van de onderlinge communicatie. De dienst Ondersteuning & Presentatie voor ComputerGenealogen (O&P CG) dringt aan op integratie van de NGV-website met de site van deze dienst die het beheer heeft van de GensDataPro software. De website dient hiervoor verder te worden ingericht, de lay-out en performance dienen aanzienlijk verbeterd te worden. Voorts zullen faciliteiten beschikbaar moeten komen voor internetgebruikers om centraal gescande documenten te indexeren. De omschakeling naar een nieuwe database structuur voor alle documenten is noodzakelijk. Het is zinvol alle geproduceerde informatie in de vereniging te beschouwen als één geheel. Dat is noodzakelijk uit oogpunt van efficiëncy (dubbel werk op verschillende plaatsen voorkomen), kostenbeheersing, transparantie naar de leden en om met één gezicht (imago) naar buiten te treden. GN, HT en website zullen daarom de komende jaren nauwer op elkaar betrokken moeten worden en gaan samenwerken. De drie redacties zullen werkbare afspraken met elkaar moeten maken over afstemming en kostenbeheersing. Dit veranderingsproces zal op transparante wijze vorm moeten krijgen.
→
Beleidsvoornemen 1: ontwikkelen beleidskader om tot een afgewogen en samenhangend aanbod te komen tussen Gens Nostra, Heraldisch Tijdschrift en NGV-website tegen een aanvaardbare prijs/kwaliteitsverhouding.
→
Beleidsvoornemen 2: waarborgen kwaliteit en eigen gezicht van het Heraldisch Tijdschrift onder gelijktijdige maatregelen tot structurele kostenbeheersing voor de langere termijn.
→
Beleidsvoornemen 3: na ontvangst van de voorstellen van de Stuurgroep betreffende de eisen waaraan de geïntegreerde website in de toekomst zal moeten voldoen, zal zo snel mogelijk tot implementatie worden overgegaan. * regionale afdelingsperiodieken en afdelingswebsites Voor de afdelingsperiodieken en de afdelingswebsites geldt mutatis mutandis hetzelfde. Ook de afdelingen zullen zich voor de vraag gesteld zien worden naar de afstemming tussen periodiek en website. Wij gaan uit van een eigen gezicht van de afdeling, maar wel als onderdeel van de landelijke vereniging. Dat houdt onder meer in dat de afdelingen zich juist op nieuws uit de regio en onderwerpen die in de regio spelen op het kruisvlak van genealogiebeoefening, archiefwezen en historische/heemkundige organisaties kunnen focussen. Zo is het bijvoorbeeld vrijwel onmogelijk om landelijk alle lokale historische en heemkundige periodieken te verzamelen en te bespreken. Maar actieve afdelingen zijn in staat een belangrijk deel van de periodieken die binnen hun regio verschijnen in te zien en onder de aandacht te brengen. Kort gezegd: waar GN en NGV-website in de breedte werken, kunnen de afdelingen juist de diepte in op het regionale vlak. De resultaten dienen 9
wel voor alle leden laagdrempelig toegankelijk te zijn. Dat vereist een samenwerking tussen het regionale kader en het hierboven geschetste landelijke kader. De NGV-website kan hierbij een belangrijke brugfunctie vervullen: meenemen in beleidsvoornemen 3.
2.3.2 Ontmoetingsplaats bieden voor uitwisseling van kennis en ervaring * landelijke ontmoetingsplaatsen bieden: De jaarlijkse Genealogische Dag wordt omgevormd naar een Dag voor Familiegeschiedenis. Dit sluit aan bij de huidige trend waar veel belangstelling naar uitgaat. Is dus belangrijk voor het imago van de vereniging. Een dergelijke dag dient op regionale schaal te worden ontwikkeld. De afdelingen in de regio staan centraal bij de organisatie en werken samen met andere lokale en regionale organisaties (archieven, heemkundeorganisaties). De eigen identiteit, ons imago en de promotionele waarde voor de vereniging en haar afdelingen dienen gewaarborgd te zijn. Er is een landelijk kader nodig om de organiserende afdeling(en) te ondersteunen, om ervaringen met elkaar te delen en om frequentie en spreiding met elkaar te bepalen. Een landelijke Dag voor Heraldiek is van specifiek belang voor verschillende, ook externe, instellingen. Het bieden van een dergelijk platform, zeker indien goed georganiseerd, draagt bij aan een positief imago voor de vereniging. De ervaringen van het grote internationale congres in Maastricht in 2012 kunnen worden benut voor het ontwikkelen van een goed programma en draaiboek voor een dergelijke dag. Het inrichten van een virtuele ontmoetingsplaats op de NGV-website maakt het voor leden mogelijk om op afstand, zonder reiskosten en -tijd, met elkaar in contact te treden, ervaringen te delen en elkaar te helpen en gezamenlijk onderzoek te doen. Hieruit kunnen interessegroepen ontstaan en kunnen nieuwe wegen worden ingeslagen voor de genealogiebeoefening. Het zelf organiseren van of participeren in grote/landelijke evenementen van derden kan incidenteel plaatsvinden naar aanleiding van een jubileum of een gelijkaardige bijzondere gebeurtenis. Dit vanwege de grote kosten en inspanningen die er mee gemoeid zijn.
→
Beleidsvoornemen 4: 'Dag voor Familiegeschiedenis' uitwerken (draaiboek voor organisatie, programmatische opzet, frequentie/locatiekeuze).
→
Beleidsvoornemen 5: 'Dag voor de Heraldiek' uitwerken (draaiboek voor organisatie, programmatische opzet, frequentie/locatiekeuze).
→
Beleidsvoornemen 6: inrichting van een virtuele ontmoetingsplaats op de website (programma van eisen, technische en organisatorische consequenties, kosten). * regionale ontmoetingsplaatsen bieden: Het is aan de afdelingsbesturen om te bepalen hoe zij ontmoetingsplaatsen op lokaal en regionaal niveau organiseren. Traditioneel gaat het om afdelingsbijeenkomsten, het organiseren van of participeren in regionale contactdagen samen met andere partijen, beginnerscursussen, etc. Enkele hebben reeds een aparte hoek op de afdelingswebsite. Maar alertheid, samen met de oog en oor functie van de afdelingen, kan ook nieuwe mogelijkheden opleveren rondom thema's, bronnen en genealogische vraagstukken. Wij vinden het wenselijk dat afdelingen hun ervaringen met elkaar delen. De afdelingen staan centraal bij het organiseren van de Dag voor Familiegeschiedenis in hun regio (zie hierboven, meenemen in beleidsvoornemen 4 en 6). De dienst PR krijgt een centrale rol bij het ondersteunen van de afdelingen bij het organiseren van evenementen. 10
2.3.3 Ondersteuning bieden aan eigen onderzoek leden * landelijk en regionaal: Vanuit de koers het verenigingscentrum (VC) om te vormen tot een kenniscentrum met een virtuele studiezaal en dienstverlening door gebruikmaking van internet en website, ontstaat ook de mogelijkheid de collecties in het VC en bij de afdelingen te integreren zonder dat die collecties fysiek worden samengevoegd. Het systeem zal zodanig worden ingericht dat de tweeledige aanpak van landelijke en regionale digitalisering van collecties tot optimale dienstverlening aan de leden leidt. Standaardisering is dan noodzaak, indexering en controle van digitaliseringsbatches kan op afstand geschieden. Het beheer blijft bij de partij die de collectie beheert. Beloning van de vrijwilligers kan bijv. door introductie van een creditpuntensysteem dat recht geeft op gratis raadpleging in ruil voor medewerking aan het toegankelijk maken van collecties en andere informatie. Deze aanpak kan een impuls opleveren voor de rol van de afdelingen en participatie door vrijwilligers. Ombouw naar een virtuele studiezaal maakt het noodzakelijk het huidige computernetwerk en de serverfaciliteiten te upgraden. Daarvoor is een integraal plan nodig, uitmondend in een programma van eisen voor de toekomstige behoefte aan digitale facilitaire voorzieningen en een raming van de kosten. Daarbij moet worden onderzocht hoe een vergoeding te vragen voor de raadpleging van onze collecties op internet: een laag tarief voor leden (met bijv. creditpunten) en een hoger tarief voor niet-leden. Daarnaast is het nodig nut en noodzaak van voortzetting collectievorming in zijn huidige vorm in het VC onderzoeken. Deze vraag klemt temeer vanwege de beperkte beschikbare ruimte. Er zijn andere vormen denkbaar zodat er behoefte is aan een helder en transparant kader voor de collectievorming. Onze eigen collecties zijn van grote waarde en zullen beheerd dienen te blijven. De bereikbaarheid van het VC te Weesp zal steeds minder een rol spelen door digitalisering van de informatie.
→
Beleidsvoornemen 7: opstellen integraal projectplan voor website, virtuele studiezaal, upgrading huidig systeem naar de gewenste toekomstige situatie, upgrading c.q. aanpassing voorzieningen t.b.v. server, upgrading van het netwerk in het VC, faciliteiten voor laptopgebruik door bezoekers.
→
Beleidsvoornemen 8: maken werkplan voor digitalisering van de collecties in het VC incl. advisering over apparatuur, organisatorisch kader, vergoeding raadpleging scans en een creditpuntensysteem.
→
Beleidsvoornemen 9: onderzoeken nut en noodzaak voortzetting collectievorming in zijn huidige vorm en in de toekomst. Een en ander in overleg met de redacties van GN, HT en website. * functioneel: (a) Dienst Ondersteuning & Presentatie voor ComputerGenealogen (O&P CG): de dienst biedt hulp en ondersteuning bij het gebruik van genealogische software (Gens DataPro en andere genealogische software) en slaat een brug tussen gebruikers en software ontwikkeling. De dienst is actief bij de afdelingen en gebruikersconferenties. Naamsbekendheid en meerwaarde voor de vereniging kunnen worden vergroot door integratie van de website van de dienst met de NGV-website en representatie binnen Gens Nostra. Voor de langere termijn zal naast de eigen software aandacht moeten worden geven aan landelijk veel gebruikte genealogische software zoals Aldfaer en Reunion (een programma voor het Macintosh platform). 11
(b) DNA en genetische genealogie: Er is zowel binnen als buiten de vereniging behoefte aan een gericht advies of voorlichting over genetische genealogie, waarbij de NGV als voortrekker kan fungeren. Het betreft hierbij DNA-onderzoek, de toepassing en interpretatie van de DNA-gegevens en welke mogelijkheden hiervoor in de markt beschikbaar zijn. De website van de vereniging kan daarbij een sleutelfunctie vervullen waarbij tevens de leden in een forum van gedachten kunnen wisselen. Een commissie is inmiddels opgezet (zie GN 2012 nr. 7/8 onder Mededelingen p. 29-30) om te bezien, waar taken voor de vereniging liggen en hoe deze het beste kunnen worden geïmplementeerd. →
Beleidsvoornemen 10: versterken ondersteuning leden vanuit de optiek van technologische ontwikkelingen.
2.3.4 Samenwerking en belangenbehartiging Samenwerking heeft primair tot doel meerwaarde voor de leden te genereren. Daarnaast is het een middel om goed geïnformeerd te blijven over wat er in de genealogische wereld en het archiefwezen speelt en om in kader van belangenbehartiging allianties te kunnen sluiten met andere partijen. Samenwerking kent vele gezichten en is mede afhankelijk van de opstelling van de partners (omvang, status, intentie), van afstand (binnenland, buitenland) en mate van overeenkomst in doelen. * samenwerking (a) vanuit gebruikers In het overlegplatform van gebruikers werkt de NGV samen met het CBG, de Hollandse Vereniging voor Genealogie, het Kon. Genootschap voor Geslacht en Wapenkunde, Prometheus, Veluwse Geslachten en HCC-genealogie. Aan dat overleg nemen de voorzitters en secretarissen deel. Uitgangspunt is samenwerking met behoud van de eigen identiteit en van de partners. Doel van het overleg is om gezamenlijk onze doelstellingen verder uit te dragen en gerealiseerd te krijgen. Samenwerking op bijzondere deelgebieden kan daarbij zinvol zijn zoals bijvoorbeeld voor DNA-onderzoek. (b) binnenlandse samenwerkingsvormen CBG: wij onderhouden regelmatig contact met de directie van het CBG, de voorzitter van het HB heeft ook zitting in de Raad van Toezicht van het CBG. Wij achten het noodzakelijk om de mogelijkheden van samenwerking met behoud van eigen identiteit als uitgangspunt voort te zetten. Caledonian Society: de bilaterale samenwerking wordt voortgezet. Er is overleg over het continuïteitsprobleem in de nabije toekomst van deze organisatie. Amoetat Akevoth: deze stichting voor Joodse genealogie beheert een zeer uitgebreide website met zeer veel genealogische gegevens. Zij ziet een continuïteitsprobleem op zich afkomen. De website wordt nu onderhouden door een groep die bestaat uit medewerkers van Amoetat Akevoth en NGV. In een overeenkomst is vastgelegd hoe het beheer stapsgewijs aan de NGV zal worden overgedragen. (c) naar het archiefwezen De brancheorganisatie van de archiefinstellingen, BRAIN, is niet genegen een plaats in te ruimen voor gebruikersorganisaties. Niettemin achten wij een overleg met het archiefwezen van belang voor de gebruikers. Wij worden daarin gesteund door de organisaties die met ons samenwerken in het overlegplatform van gebruikers (zie (a)). Gezamenlijk zijn 12
wij tot de conclusie gekomen dat BRAIN mogelijk niet het goede platform is om de belangen van gebruikers bespreekbaar te maken. (d) met buitenlandse zusterorganisaties FKV (Familiekunde Vlaanderen): congressen en dagen voor familiegeschiedenis worden over en weer bezocht. Jaarlijks komen de beide besturen bijeen om ontwikkelingen en ervaringen uit te wisselen met het doel van elkaar te leren. Onderwerpen zijn o.a. de samenwerking in het Vlamingenproject en een samenwerking in de genetische genealogie. Duitsland: Er zijn contacten van onze afdelingen langs de grens met verenigingen aan de andere zijde, o.a. Mosaik. Meerdere leden bezoeken ook de dagen voor familiegeschiedenis in Duitsland en het jaarlijkse congres voor genealogie en heraldiek. Frankrijk: de contacten zijn het afgelopen jaar opnieuw aangehaald en zullen worden verstevigd. Leden bezochten al beurzen in Noord Frankrijk en maakten hier de NGV bekend. Veel contacten lopen nu via de tweejaarlijkse congressen voor heraldiek en familiegeschiedenis en de tussentijds georganiseerde colloquia. Engeland en Schotland: Er zijn incidentele contacten via de voorzitter van het HB. Aandachtspunt: bekijken in hoeverre leden van de NGV als "ambassadeur" kunnen optreden bij genealogische en heraldieke evenementen in het buitenland en wat daarvoor ter ondersteuning nodig is. →
Beleidsvoornemen 11: het overleg in het platform van gebruikers wordt verder vorm geven en bij voorkeur geïnstitutionaliseerd tot een sterke gesprekspartner voor het archiefwezen en voor andere organisaties.
→
Beleidsvoornemen 12: bij toekomstige bestuurswisselingen zorgen voor continuïteit en mogelijke uitbouw van samenwerkingsvormen en contacten en terugkoppeling naar de AV. * samenwerking op regionaal niveau (a) Met geïnteresseerde afdelingsbesturen willen wij bezien of een proef kan worden gestart om te komen tot een gebruikersoverleg met RHC's en andere archiefdiensten. Indien dit lukt kunnen op basis van een evaluatie vervolgstappen worden uitgewerkt. (b) Samenwerking met heemkundige organisaties dient zich steeds nadrukkelijker aan. Heemkunde en familiegeschiedenis tonen steeds meer overlap. Bij heemkundigen is veel informatie te vinden over het leven en welzijn van onze voorouders in de streken waar zij geleefd hebben. Veel leden van de NGV zijn tevens lid van een heemkundeorganisatie. Het is gewenst dat afdelingsbesturen de informele contacten met deze organisaties meer uitbouwen tot formele samenwerking, bijvoorbeeld in platforms met als doel de organisatie van dagen voor familiegeschiedenis.
→
Beleidsvoornemen 13: in overleg met een aantal afdelingsbesturen een proef starten of een gebruikersoverleg met enkele RHC's kan worden opgezet.
2.3.5 Organisatie, communicatie en techniek Speerpunt 5: versterken organisatie door professionalisering, gebruikmaking van automatisering, verminderen kwetsbaarheid vitale functies en versterken rol afdelingen. Het hierbij behorende Middelenbeleid is apart in par. 2.3.6 uitgewerkt. (a) Organisatie en bestuur Door de denktank is aandacht gevraagd voor de structuur van de vereniging. Op voorstel van de Stuurgroep is besloten prioriteit te geven aan de vraagstukken inzake het VC en GN. 13
Hetzelfde geldt voor deze interne regelgeving omdat dit nauw samenhangt met de verenigingsstructuur. Tevens zullen ook andere zaken in het HR moeten worden vastgelegd die nog in ontwikkeling zijn zoals de nieuwe beleidscyclus, begrotingsprocedures e.d. Er is dringend behoefte aan verbetering van de algehele secretariariële ondersteuning. De aanstelling van een ervaren bestuurssecretaris (geen bestuurder!) met een centraal secretariaat kan het HB ontlasten van tal van zaken die niet direct van belang zijn voor het beleid en tevens de continuïteit bij bestuurswisselingen waarborgen. Verder kan meer gebruik worden gemaakt van expertise in de vorm van stuur- of werkgroepen ter ontlasting van het Hoofdbestuur en het betrekken van ervaren mensen die geen bestuursfunctie ambiëren bij beleid en uitwerking van beleidsvoorstellen. Bij versterking van de rol van de afdelingen is het absoluut noodzakelijk het portefeuillehouderschap vanuit het HB adequaat in te vullen. Dat vereist niet alleen het op peil brengen van de omvang van het HB, maar ook agendavorming (onderwerpen), regelmatige frequentie, verslaglegging, planning en actieve voorbereiding van twee kanten: door portefeuillehouder en afdelingsbestuur. ->
Beleidsvoornemen 14: afwachten voorstellen van de Stuurgroep inzake de structuur van de vereniging. Ondertussen wel het bestuurssecretariaat versterken en adequaat inspelen op versterking rol van de afdelingen via het portefueillehouderschap. (b) Huisvesting Het VC krijgt een drieledige functie: bestuurscentrum, dienstencentrum, ontmoetingsplaats. Profilering van de functies: - Bestuurscentrum: vergaderplaats HB, bestuurssecretariaat, frontdesk, representatie. - Dienstencentrum: huisvesting van diensten met collecties, computercentrum en eigen archief. Aandachtspunten: relatie met beleidsvoornemens 7-8-9. Vanwege de beperkte ruimte is opslag van weinig gebuikte collecties in een depot in de nabijheid van het VC wenselijk. - Ontmoetingsplaats: voor bezoekers, vergaderingen, themadagen, interessegroepen etc. Inrichting en faciliteiten worden op deze functies afgestemd. Uitbreiding van de faciliteiten is nodig voor vergaderingen van groepen (webmasters, HB, de Stuurgroep, PR-contact, overleg van penningmeesters, etc.), voor aansluiting van laptops van bezoekers en voor het houden van grotere bijeenkomsten (Nieuwjaarsbijeenkomst, Duitslanddag, etc.). Verder is upgrading van het computernetwerk en van de beheerssystemen nodig. Toegankelijkheid: openingsuren en dagen worden afgestemd op de nieuwe doelstellingen en functionaliteiten van het VC. Niet-leden zijn welkom tegen een klein entreegeld. Punt van zorg is het verkrijgen van voldoende vrijwilligers voor de gehele dienstverlening. De leeftijd van de huidige groep vrijwilligers is hoog, aanwas van jongere vrijwilligers blijft uit. Hun werk is onmisbaar en een voorwaarde voor de continuïteit van het VC. Het is daarom van belang een actief wervingsbeleid op te zetten en na te denken over terugvalopties bij gebrek aan vrijwilligers.
->
Beleidsvoornemen 15: consequenties van de beleidsvoornemens 7-8-9 specifiek bekijken voor het VC en nagaan welke aanvullende maatregelen nog getroffen moeten worden om het verenigingscentrum goed te laten functioneren. (c) communicatie & PR De interne communicatie is een steeds weerkerend aandachtspunt. Nu het HB weer wat op sterkte is gekomen en het beleid is gericht op versterking van de rol van de afdelingen, is heropening van het overleg tussen HB en afdelingsbesturen zinvol. Het overleg zal wel professioneler en transparanter moeten worden opgezet om tot betere communicatie met 14
de basis te leiden. Hetzelfde geldt voor het jaarlijkse overleg met de penningmeesters en met de PR-functionarissen. De communicatie zal echter wel van twee kanten moeten komen: portefeuillehouders HB én afdelingsbesturen! Zie hierover ook het gestelde onder (a) Organisatie en Bestuur en beleidsvoornemen 14. Het is in dit verband gewenst de kadercursus in geactualiseerde vorm te herstarten. De bijeenkomsten van de algemene vergadering van afgevaardigden kan hierbij ook een wezenlijke rol vervullen, evenals de terugkoppeling naar de afdelingen. Er is een begin gemaakt met het gebruik van de website als uitwisselingsmedium. Het biedt de mogelijkheid van een snelle en efficiënte communicatie tussen het HB, de afdelingsbesturen en de leden, niet in het minst vanwege de mogelijkheid van feedback. Het beleid is er op gericht om de rol van dit medium beter te benutten en meer (beleids)onderwerpen op de website aan te bieden. Speerpunten in het PR-beleid zijn: ledenwerving, publiciteit en ondersteuning afdelingen. De dienst PR heeft een praktische handleiding op cd-rom uitgebracht voor de wijze waarop HB en afdelingen aandacht trekkende publiciteit kunnen bereiken. Het is gewenst deze handleiding actief toe te passen en te evalueren. Vanwege de neerwaartse trend in het ledental is een actief beleid voor behoud en werving van leden noodzakelijk. Op afdelingsniveau zijn er grote verschillen, wat vraagt om nader onderzoek. Behoud van leden wordt bevorderd door een goede ondersteuning door de afdelingen en het VC en een plezierige en eigentijdse atmosfeer in contacten en producten. Nieuwe leden zijn welkom als versterking van onze positie in de wereld van de vrijetijdsbesteding familiegeschiedenis maar ook om de vereniging (financieel) gezond te houden. Gelet op de golf van gepensioneerden met tijd en kennis en ervaring op tal van terreinen waar de NGV behoefte aan heeft, is een landelijk aangestuurde, brede aanpak voor ledenwerving van groot belang. De Dienst PR heeft hiervoor reeds algemene suggesties gedaan in het handboek. Verder liggen er kansen bij de jeugd en bij het middelbaar en hoger onderwijs bij disciplines als antropologie, geschiedenis, geneeskunde e.d. De dienst PR krijgt een ondersteunende functie bij het versterken van de rol van de afdelingen. Concreet gaat het om de organisatie rondom de Dag voor de Familiegeschiedenis, Dag voor Heraldiek, en het vervlechten van het regionale en landelijke netwerk binnen de NGV door gerichte communicatie en gebruik van de website(s). Voor het eerbetoon is een reglement opgesteld dat gelijktijdig met dit beleidsplan aan de AV wordt voorgelegd. Het HB wenst het eerbetoon aan mensen buiten de NGV wegens bijzondere verdiensten voor de familiegeschiedenis in het beleid op te nemen. ->
Beleidsvoornemen 16: verbetering van de interne communicatie tussen HB en afdelingsbesturen, daarbij ook de website benutten vanwege de feedback mogelijkheden.
->
Beleidsvoornemen 17: opstellen beleidsnotities inzake ledenwerving, het versterken van de rol van de afdelingen, uniformering huisstijl en evaluatie toepassing voorstellen dienst PR.
2.3.6 Middelenbeleid Het middelenbeleid wordt hier apart uitgewerkt en keert niet terug in het werkplan. De voorstellen zijn genummerd M1 t/m M6 waardoor afzonderlijke besluitvorming mogelijk is. * Beleidscyclus Het HB legt in de algemene vergadering (AV) in april verantwoording af over het gevoerde beleid en de middelen (huisvesting, inrichting, medewerkers en financiën) over het voorafgaande jaar. In de najaarsvergadering legt het HB een begroting voor het komende jaar voor aan de AV. Tevens wordt daarbij het te voeren beleid aangegeven. In 15
het beleidsplan wordt aangegeven welke investeringen nodig zijn om op ontwikkelingen te anticiperen met een raming van kosten en de dekking. Het beleidsplan wordt één keer in de vier jaren herzien, tenzij er zich urgente zaken voordoen. Men moet echter beseffen dat de ontwikkelingen snel kunnen gaan, zodat enige soepelheid in dit stramien noodzakelijk blijft. De realiseerbaarheid van voorstellen is niet alleen afhankelijk van geld maar ook van de beschikbaarheid van de werkcapaciteit van vrijwilligers en bestuursleden alsmede van overige middelen. Het HB zal streven naar een integrale afweging om een optimaal resultaat te bereiken. Het werkplan wordt jaarlijks geëvalueerd op zijn vorderingen en nadere uitwerkingen. * Begroting Uitgangspunt voor de financiering van het beleid is een sluitende begroting. Het investeringsplan (zie bijlage) dient als aanvulling op de begroting te worden gezien. Indien binnen de beleidsperiode nieuw beleid wenselijk wordt, zal dit in beginsel in de plaats van bestaand beleid moeten komen of gedekt moeten worden uit meevallers. Gestreefd wordt naar het aanhouden van voldoende reserves om langlopende verplichtingen bij liquidatie te kunnen financieren. * Contributie De contributie is na enkele jaren discussie per 1 januari 2011 verhoogd. Het is raadzaam om deze discussie in beginsel slechts één keer in de vier jaren te voeren in het kader van het langere termijn perspectief in het beleidsplan. In een situatie van overmacht zal onder het motto “nood breekt wet” een afzonderlijke, tussentijdse aanpassing van de contributie bespreekbaar moeten zijn. Vanzelfsprekend zal bij de discussie over de contributie de noodzaak van een eventuele indexering moeten worden meegewogen. ->
Voorstel besluit M1: Uitgangspunt voor de beleidsperiode 2013-2016 is de huidige contributie en de eerstvolgende discussie over de contributie wordt gehouden in het kader van het beleidsplan 2016-2019. * Benoeming en aanwending van bestemmingsvoorzieningen Bij een transparante begroting hoort duidelijkheid te bestaan over financiële voorzieningen en een algemene reserve. De huidige reserves dienen als financiële voorzieningen met concrete bestemmingen te worden gebonden. Deze vastgestelde bestemmingen mogen niet aangewend worden om eventuele andere begrotingstekorten te dekken. Dit alles kan alleen als door de meerjarenplanning duidelijk wordt gemaakt welke bestemmingen hiervoor in aanmerking komen. Daarbij moet men rekening houden met afspraken en gebruiken in voorgaande jaren. Jaarlijks dient tevens de besteding van de toegezegde middelen op effectiviteit te worden beoordeeld.
->
Voorstel besluit M2: Bestemmingsvoorzieningen als uitgangspunt hanteren. * Algemene reserve Het is raadzaam om één algemene reserve aan te houden die in noodgevallen gebruikt kan worden voor het dekken van onvoorziene, onontkoombare uitgaven. Het betreft dan uitgaven die niet gedekt kunnen worden uit verzekeringen. De hoogte van deze saldoreserve moet zijn gebaseerd op potentiële uitgaverisico's in diverse scenario's.
->
Voorstel besluit M3: De aan te houden reserve is afhankelijk van een liquiditeitsprognose van potentiële uitgavenrisico's die de vereniging loopt.
16
* Verwerving fondsen De vereniging draait hoofdzakelijk op eigen middelen, zoals contributie en donaties, en bescheiden inkomstenstroom uit verkoop van software, CD's e.d. Het is mogelijk externe fondsen te verwerven zoals opbrengsten uit reclames van onder meer aan familiegeschiedenis gerelateerde organisaties. Een en ander voor zover binnen de ANBIstatus van de vereniging is toegestaan. Eenmalige sponsoring van bijzondere evenementen, door overheid, bedrijfsleven en andere partijen wordt nagestreefd. Het HB en de in aanmerking komende Dienst PR zijn niet geëquipeerd voor sponsorwerving. Indien gewenst kan een tijdelijke commissie worden aangesteld uit leden van de vereniging die niet alleen ervaring hebben met fonds- en sponsorwerving maar ook over voldoende netwerken beschikken. Dit is zeker opportuun als het om eenmalige activiteiten of plaatselijke evenementen gaat. ->
Voorstel M4: Een notitie werving fondsen uitbrengen aan de AV. * Vereenvoudiging betaalrekeningen Het intern betalingsverkeer binnen de vereniging is te omslachtig en daardoor een tijdrovend proces. Tevens biedt het de afdelingspenningmeesters te weinig mogelijkheden tot zelfstandig opereren. Het bestuur wenst de mogelijkheden te verkennen om dit betalingsverkeer te optimaliseren en te faciliteren. Ten overvloede wellicht maar dit zelfstandige opereren van afdelingspenningmeesters moet binnen verantwoorde grenzen blijven.
->
Voorstel M5: De mogelijkheden verkennen om het betalingsverkeer te optimaliseren. * Begrotingsprocedure, toewijzingsmodel en vereenvoudiging administratie Het bestuurlijk handelen behoort transparant te zijn met heldere toelichting op de te maken keuzes en een strakke begrotingsdiscipline. In 2011 is gestart met het ontwerpen van een dergelijke begrotingsprocedure. Het toewijzingsmodel afdelingsfinanciën is onderdeel van de begrotingsprocedure en tevens onderdeel van het onderzoek van de begrotingscommissie. Van de afdelingsbesturen wordt de noodzakelijke medewerking in de begrotingsdiscipline verwacht. Tevens is in 2011 gestart met het ontwerpen van een administratiemodel voor alle afdelingspenningmeesters ter ondersteuning en vereenvoudiging van de interne financiële communicatie. Met dit model is het tevens mogelijk om een consistente uniforme administratie te bereiken waardoor de centrale financiële verenigingsadministratie soepeler en gestroomlijnd kan plaats vinden.
->
Voorstel M6: De nieuwe begrotingsprocedure, het toewijzingsmodel afdelingsfinanciën en de vereenvoudiging van de administratie in het integraal voorstel begrotingsmethodiek aan de AV uitbrengen in april 2013.
17
3
WERKPLAN 2013-2016 Het werkplan is als volgt opgezet: eerst wordt een beleidsvoornemen uit het beleidsplan weergegeven, vervolgens wordt dit beleidsvoornemen omgezet in één of meer actiepunten, bij elk actiepunt worden aangegeven aandachtspunten (indien nodig), termijn en aard van de actie, bijv. structureel, periodiek, project en eenmalig of incidenteel, zonodig met vermelding bijzonderheden. Het werkplan kan jaarlijks worden bijgesteld naargelang de vorderingen in de uitvoering en het uitbrengen van adviezen waarin vervolgstappen zijn aangegeven.
3.1
Actuele informatie en kennis vergaren en verspreiden
→
Beleidsvoornemen 1: Ontwikkelen beleidskader om tot een afgewogen en samenhangend aanbod te komen tussen Gens Nostra, Heraldisch Tijdschrift en NGV-website tegen een aanvaardbare prijs/kwaliteitsverhouding. Actiepunt 1.1: Voorstellen voor korte termijn verbeterpunten Gens Nostra. Aandachtspunten: leesbaarheid en lay-out verbeteren, restyling onderzoeken. Termijn: 2012 (lopende activiteit), advies Stuurgroep okt. 2012, besluitvorming AV 2012. Aard: eenmalig Actiepunt 1.2: Instelling commissie voor het langere termijnbeleid voor GN, HT en website. Aandachtspunten: pas instellen nà afronding actiepunten 1.1, 2.1 en 3.1 om overbelasting te voorkomen en gebruik te maken van de opgedane ervaringen. Termijn: instelling AV nov. 2013, advies 2015-2016, besluitvorming AV 2016 Aard: eenmalig, na advies commissie opheffen, bij besluitvorming vervolgstappen bepalen.
→
Beleidsvoornemen 2: Waarborgen kwaliteit en eigen gezicht van het Heraldisch Tijdschrift onder gelijktijdige maatregelen tot structurele kostenbeheersing voor de langere termijn. Actiepunt 2.1: Kostenbeheersingsmaatregelen Heraldisch Tijdschrift. Aandachtspunten: hoge prioriteit, werven penningmeester, onderzoeken procesgang, druken portokosten, doelgroepen (hoeveel gratis abonnementen voor PR) en afstemming met heraldische onderwerpen in GN. Termijn: 2012-2013, afronden met rapportage voor AV nov. 2013 Aard: periodiek overleg met afdelingsbestuur, redactie HT en adviseur(s)
→
Beleidsvoornemen 3: Na ontvangst van de voorstellen van de Stuurgroep betreffende de eisen waaraan de geïntegreerde website in de toekomst zal moeten voldoen, zal zo snel mogelijk tot implementatie worden overgegaan. Actiepunt 3.1: Geïntegreerde website voor NGV en O&P CG. Aandachtspunten: lopende activiteit, relatie met andere beleidsvoornemens. Termijn: advies Stuurgroep 2012, implementatie 2013 Aard: eenmalig Actiepunt 3.2: Restyling website als opmaak naar integratie (zie actiepunt 1.2). Aandachtspunten: imago, overzichtelijkheid en gebruiksvriendelijkheid verbeteren. Termijn: 2013 Aard: eenmalig 18
Actiepunt 3.3: Versterken inbreng afdelingsbladen en -websites in landelijke netwerk door digitalisering en plaatsing op NGV-website. Aandachtspunten: stand van zaken digitalisering bij verschillende afdelingen, ondersteuning bieden waar nodig vanuit diensten, afstemming redactioneel (zie beleidsvoornemen 3) en verminderen druk- en portokosten (zowel naar leden (ca. 70%) als rondzending binnen NGV (100%)). Termijn: 2012-2013, afhankelijk van stand van zaken nu (overzicht ontbreekt) Aard: eenmalig 3.2
Ontmoetingsplaats bieden voor uitwisseling van kennis en ervaring
→
Beleidsvoornemen 4: 'Dag voor Familiegeschiedenis' uitwerken (draaiboek voor organisatie, programmatische opzet, frequentie/locatiekeuze). Actiepunt 4.1: Evaluatie van 'Famillement'. Aandachtspunten: algemene indrukken van internen en externen, specifiek: kwaliteit programma, bezoekers, promotionele waarde, samenwerking tussen de organisaties (CBG, NGV, LGOG, RHCL en MABP) en financiën. Termijn: najaar 2012 Aard: eenmalig, vorm: rapportage door betrokkenen/interviewers Actiepunt 4.2: Instelling commissie om advies opzet Dag van Familiegeschiedenis. Aandachtspunten: aantrekkelijker maken van de dag, meer aandacht voor ontwikkelingen, regionale spreiding, wijze van organiseren met afdelingen, samenwerking met andere lokale en regionale partijen, gebruik maken van evaluatie 'Famillement', opzet draaiboek (zie beleidsvoornemen). Termijn: instelling nov. 2012, advies 2013, besluitvorming AV nov. 2013 Aard: eenmalig, na uitbrengen advies commissie opheffen. Actiepunt 4.3: Instelling werkgroep voor organisatie Dag van Familiegeschiedenis De werkgroep werkt de Dag verder uit aan de hand van de besluitvorming over het advies van voornoemde commissie en de ervaringen uit de praktijk. Termijn: najaar 2013 (HB besluit) Aard: structureel
→
Beleidsvoornemen 5: 'Dag voor de Heraldiek' uitwerken. Actiepunt 5.1: Instelling commissie uitwerken Dag voor de Heraldiek. Aandachtspunten: gebruik maken van evaluatie 'Famillement' en van advies commissie Dag voor Familiegeschiedenis, koppeling naar organisaties op heraldisch gebied, opzet draaiboek (draaiboek voor organisatie, programmatische opzet, frequentie/locatiekeuze). Termijn: instelling nov. 2013, advies 2014 (NB: 2012/2013 prioriteit bij HT/financiën) Aard: eenmalig, na uitbrengen advies commissie opheffen
→
Beleidsvoornemen 6: Inrichting van een virtuele ontmoetingsplaats op de website. Actiepunt 6.1: De dienst O&P CG wordt gevraagd advies uit te brengen over de inrichting van een virtuele ontmoetingsplaats op de website (programma van eisen, technische en organisatorische consequenties, kosten). Termijn: 2013 Aard: eenmalig 19
3.3
Ondersteuning bieden aan eigen onderzoek leden
→
Beleidsvoornemen 7: Opstellen integraal projectplan voor website, virtuele studiezaal, upgrading huidig systeem naar de gewenste toekomstige situatie, upgrading c.q. aanpassing voorzieningen t.b.v. server, upgrading van het netwerk in het VC, faciliteiten voor laptopgebruik door bezoekers. Actiepunt 7.1: Opstellen integraal projectplan voor upgrading totale computersysteem, upgrading en uitbreiding faciliteiten, aanpassing c.q. vervanging van hard- en software, een en ander uitgewerkt in een stappenplan voor implementatie. Termijn: 2012-2013 (lopende activiteit) Aard: eenmalig (projectplan), structureel (implementatie en uitvoering door werkgroep) Actiepunt 7.2: Hardware voor de webserver: vergroting van de opslagcapaciteit van de webserver (noodzakelijk in verband met alle digitaliseringsvoornemens). Termijn: 2013-2014 ? Aard: eenmalig Actiepunt 7.3: De infrastructuur (computernetwerk) simpeler maken door overgang naar een huisnetwerk zonder domeinserver en uitbreiden met faciliteiten voor digitalisering (scanners/camera’s) en digitale opslag van deze data. Aandachtspunten: overbrengen data via internet naar de NGV internetserver (IAF in Enschede), informatie op de NAS laten staan als back-p, upgrading in VC: werkstations met directe toegang tot internet met snelle verbinding, vervanging verouderde trage hardware (o.a. Filemaker), beheers- en onderhoudstaken op afstand via internet, faciliteiten voor laptopgebruik door bezoekers. Termijn: 2012 (gedeeltelijk 2013 vanwege volgtijdelijkheid op onderdelen?) Aard: eenmalig
→
Beleidsvoornemen 8: Maken werkplan voor digitalisering van de collecties in het VC incl. advisering over apparatuur, organisatorisch kader, vergoeding raadpleging scans en creditpuntensysteem. Actiepunt 8.1: Opstellen totaal-werkplan digitalisering collecties. Aandachtspunten: standaardisering formats, bepalen documentformaat en resolutie data, gebruiksvriendelijkheid, prioritering collectie onderdelen (volgorde van afwerken), advisering over scanapparatuur en werkorganisatie (bediening, werving, training), inbouwen indexering en controle op afstand (thuiswerk), vergoeding raadpleging scans, ontwikkelen creditpuntensysteem voor medewerkers, inpassing in de website structuur, opslag en beheer batches, etc. Termijn: plan en advisering 2012 (lopende activiteit), implementatie 2012/2013 Aard: plan en advisering eenmalig, uitvoering structureel Actiepunt 8.2: Aanschaf en installatie apparatuur. Termijn: 2012 (advies reeds uitgebracht aan HB) Aard: eenmalig Actiepunt 8.3: Werven medewerkers voor indexering en controle in VC en landelijk. Termijn: 2012-2013 Aard: structureel 20
Actiepunt 8.4: Vergoeding raadpleging scans en creditpuntensysteem voor medewerkers. Termijn: 2012 (voorstel), besluit AV nov. 2012 Aard: instelling eenmalig, beheer puntensysteem structureel
→
Beleidsvoornemen 9: Onderzoeken nut en noodzaak voortzetting collectievorming in zijn huidige vorm en in de toekomst. Een en ander in overleg met de redacties van GN, HT en website. Actiepunt 9.1: Werkgroep Collectiebeheer vragen advies uit te brengen over nut en noodzaak voortzetting collectievorming in zijn huidige vorm en naar de toekomst toe. Aandachtspunten: relatie met beleidsvoornemens 1, 3 en 6, rol afdelingen hierbij. Termijn: 2013 Aard: eenmalig Actiepunt 9.2: Toegankelijk maken CD-rom/DVD collectie in VC. Aandachtspunten: adequaat beheerssysteem, leiding (hoofd bibliotheek) en hulp aan leden ontbreken. Termijn: 2012-2013 (lopende activiteit), aanstelling medewerker urgent Aard: structureel (vanwege aanwas)
→
Beleidsvoornemen 10: Versterken ondersteuning leden vanuit de optiek van technologische ontwikkelingen. Actiepunt 10.1: De Dienst Ondersteuning & Presentatie voor ComputerGenealogen (O&P CG) duidelijker profileren binnen de vereniging, integreren met dienstverlening en verbreden tot een meer algemeen landelijk platform voor genealogische sofwaregebruikers. Termijn: 2012-2013 Aard: aanpassing eenmalig, rol en ondersteuning structureel (in werkplan dienst opnemen) Actiepunt 10.2: In de AV van maart 2012 is een commissie ingesteld die advies gaat geven over alle aspecten van DNA-gebruik in de genealogie, toepassing en interpretatie van de DNA-gegevens etc. In deze AV vergadering is door de afgevaardigden reeds een kader gegeven waarbinnen de commissie moet opereren. Aandachtspunten: speerpunten 3 en 4 (ondersteuning leden, belangenbehartiging). Termijn: 2012 (instelling commissie), 2013 operationalisering van de Website. Over de verschillende fasen van deze operatie zal het hoofdbestuur stapsgewijs worden geïnformeerd zodat bijsturing van de plannen mogelijk is. Met nadruk zal het HB er voor waken dat de opzet van het DNA-project binnen de kaders blijft zoals gesteld door het AV.
3.4
Samenwerking en belangenbehartiging
→
Beleidsvoornemen 11: Het overleg in het platform van gebruikers wordt verder vorm geven en bij voorkeur geïnstitutionaliseerd tot een sterke gesprekspartner voor het archiefwezen en voor andere organisaties. Actiepunt 11.1: Actief inzetten op samenwerking in het platform van gebruikers en verslag doen van de resultaten Termijn: 2013-2016 Aard: periodiek (overleg naar frequentie, verslag 1x per jaar)
21
→
Beleidsvoornemen 12: Bij toekomstige bestuurswisselingen zorgen voor continuïteit en mogelijke uitbouw van samenwerkingsvormen en contacten en terugkoppeling naar de AV. Actiepunt 12.1: Jaarlijks verslag doen van alle overleg en contacten. Termijn: 2013-2016 Aard: periodiek (1x per jaar)
→
Beleidsvoornemen 13: In overleg met een aantal afdelingsbesturen een proef starten of een gebruikersoverleg met enkele RHC's kan worden opgezet. Actiepunt 13.1: Een aantal afdelingsbesturen benaderen en met hen overleggen over opzet en aanpak van de proef. Aandachtspunten: aanpak zal afhangen of er lokaal al een overlegplatform is of niet, regionale verschillen. Termijn: 2013-2014 Aard: periodiek (overleg over proef), structureel (uitvoering)
3.5
Organisatie, communicatie en techniek
3.5.1 Organisatie en Bestuur ->
Beleidsvoornemen 14: Afwachten voorstellen van de Stuurgroep inzake de structuur van de vereniging. Ondertussen het bestuurssecretariaat versterken en adequaat inspelen op versterking rol van de afdelingen via het portefeuillehouderschap. Actiepunt 14.1: Voorstellen van de Stuurgroep inzake structuur vereniging. Termijn: 2013, uitwerking voorstellen in actiepunten 2013-2014. Aard: nader te bepalen aan de hand van de voorstellen Actiepunt 14.2: Met spoed een bestuurssecretaris (hoofd secretariaat) aantrekken. Termijn: 2012 Aard: eenmalig Actiepunt 14.3: Versterken rol afdelingen actief voorbereiden van twee kanten: door portefeuillehouder in HB en afdelingsbestuur, overleg op basis van agendavorming (onderwerpen), regelmatige frequentie, verslaglegging, afsprakenkader vastleggen en planning gesprekken opzetten. Termijn: 2012 (afsprakenkader) Aard: structureel (overleg minimaal 1x per jaar per afdeling) Actiepunt 14.4: Onderzoeken op welke wijze de kwetsbaarheid van vitale en qua bemensing kwetsbare functies en diensten kan worden verminderd (automatisering, organisatorisch). Termijn: 2013 Aard: eenmalig
3.5.2 Huisvesting: verenigingscentrum ->
Beleidsvoornemen 15: Consequenties van de beleidsvoornemens 7-8-9 specifiek bekijken voor het VC en nagaan welke aanvullende maatregelen nog getroffen moeten worden om het verenigingscentrum goed te laten fungeren. 22
Actiepunt 15.1: Openingsuren en dagen afstemmen op de nieuwe doelstellingen en functionaliteiten van het VC, voorstel maken voor realiseren gewenste faciliteiten voor vergaderingen van groepen en grotere bijeenkomsten en voor aansluiting van laptops van de bezoekers. Termijn: 2013 (voorstel), 2013-2014 (realisatie) Aard: eenmalig Actiepunt 15.2: voorstel over toegang VC door niet-leden tegen betaling. Termijn: nov. 2012 Aard: eenmalig Actiepunt 15.3: ontwikkelen actief wervingsbeleid vrijwilligers voor de dienstverlening. Aandachtspunten: aantrekkelijk werkklimaat scheppen (inrichting, sfeer, voorzieningen), wervingsbeleid aantrekkelijker maken, scherpere profilering vacatures en voortvarender aanpakken, andere netwerken aanboren, overleggen met dienst PR. Termijn: 2012-2013 Aard: structureel (vraagt permanente aandacht) 3.5.3 Communicatie & PR ->
Beleidsvoornemen 16: verbetering van de interne communicatie tussen HB en afdelingsbesturen, daarbij ook de website benutten vanwege de feedback mogelijkheden. Actiepunt 16.1: herstarten kadercursus in geactualiseerde vorm. Termijn: 2013-2016 Aard: eenmalig (actualisering), periodiek (uitvoering)
->
Beleidsvoornemen 17: opstellen beleidsnotities inzake ledenwerving, het versterken van de rol van de afdelingen, uniformering huisstijl en evaluatie toepassing voorstellen dienst PR. Actiepunt 17.1: Opstellen beleidsnotitie ledenwerving. Termijn: AV nov. 2012 Aard: eenmalig (voorstel), periodiek (evaluatie en uitvoering) Actiepunt 17.2: Opstellen kader voor ondersteuning bij versterken rol afdelingen. Termijn: 2013 Aard: eenmalig Actiepunt 17.3: Evaluatie Handleiding aandacht trekkende publiciteit incl. toepassing. Termijn: 2013 Aard: periodiek (1x per jaar) Actiepunt 17.4: Stimuleren dat de Handleiding aandacht trekkende publiciteit wordt toegepast. Termijn: 2013-2016 Aard: structureel
23
24
