III./A. SZERVEZETI MEGOLDÁSOK BEVEZETÉSE A LAKOSSÁG NAPRAKÉSZ ÉS FOLYAMATOS TÁJÉKOZTATÁSÁNAK JJAVÍTÁSÁRA, A DÖNTÉSEK NYILVÁNOSSÁ TÉTELÉRE -BEVEZETŐ BEVEZETŐ--
• A naprakész tájékoztatás fontos eleme a hivatal munkájának, ez a folyamat elsődlegesen a titkárságon i ká á megy kkeresztül.l • Fontos eleme a tájékoztatásnak, j , illetve az ügyfélérdeklődések, a panaszok kezelésének a honlapfórum mely esetében 24 órán belüli honlapfórum, kötelező válaszidő a sztenderd, tehát tényleg naprakész ké és é biztos bi információforrásnak i f á ióf á k tekinthető.
• Ha valami aktuális közérdekű információt kell közölni a lakossággal, azt több helyen bocsájtják rendelkezésre: interneten, interneten újságban, újságban sőt a rádióban is bemondják. Az internetoldalon van külö hely külön h l az aktuális k áli dolgoknak. d l k k • Ha valamelyy területen hiba történik,, mindigg az adott szakterület felelőse intézi a tájékoztatás megkezdését. megkezdését • Szükség esetén a hivatal munkatársa is végezheti a tájékoztatást személyesen is
• Külön felel szakterületének informáltságáért g az adóügy, a pénztár, a szociális osztály. Ezek azért kiemelt részek, részek mert itt viszonylag sok a reklamáció – nem a dolgozók hozzáállása vagy munkavégzési színvonala miatt, miatt hanem mert az ügyfelek pénzük csökkenéséért nem a központi szabályozásokat, hanem az ügyintézőket szokták y nagyon gy világosan g és érthetően el okolni. Ilyenkor kell magyarázni a helyzetet. Ez türelmet és empátiát igényel.
• A hivatal szerencsére bír annyi rugalmassággal, rugalmassággal hogy tájékoztató papírokat nagy szükség esetén bá ki tud bárki d ké készíteni, í i szakterülettől k l ől ffüggetlenül. l l Ennek célja szintén a fennakadásoktól lehetőleg mentes szolgáltatás bármilyen körülmények között. • Ha nem életbevágóan sürgős a közlendő, akkor az ügyintézők ü i é ők által ál l kö közlésre lé bocsájtott b áj szövegeket a titkárságon még finomítják (vagy a polgármester).
• Mivel a tájékoztatást az illetékeseknek maguknak kell csinálni, a munka mellett van, hogy alig marad d ráá idő idő. Il Ilyenkor k előfordulhat lőf d lh t kapkodás. k k dá • Az is nehezíti a kommunikációt, hogy gy a szakembereknek más a fontos, mint a közleményt olvasó ügyfeleknek, s ezt nehéz összehangolni: itt újra az empatikus készség igénye merül fel az emberben. emberben
• Gyakran törvényi szabályozás van arra, hogy mit lehet kommunikálni, mit kell kommunikálni – és ez sokszor kevés a lakosságnak, lakosságnak vagy az adott kérdés más aspektusaira kíváncsiak. • Vis maior esetén nagyon nehéz megmagyarázni az embereknek a történteket – például (konkrét eset) t) ha h a hatóság h tó á forráshiány f á hiá miatt i tt eltol lt l egy pályázatot, akkor azt mondják: az önkormányzat elverte l a pénzt é
• A transzparencia pedig a döntésekre is kiterjed kiterjed, tehát a suttogásokat meg lehetne előzni – de az emberek b k nem iigazán á vevők ők rá. á • A döntési folyamatokba y be lehetne látni: a testületi ülések nyilvánosak, de az érdeklődő kevés, az emberek általában nem mennek el, sőt a jegyzőkönyveket is kevéssé olvassák el – kivéve ha valami érdekükkel szembenálló dolog kivéve, születik meg végeredményként.
• Mind a rádiós információszolgáltatás, információszolgáltatás mind az újságcikkek, mind az, hogy a könyvtárban elérhetőek lé h ő k a dokumentumok, d k k az egyeztetések é k pedig többnyire nyilvánosak, azt szolgálják, hogy a település lakói igény szerint tájékozottak legyenek a város helyzetével kapcsolatban, megérthessék a folyamatokat, segíthessék a hivatal munkáját munkáját. Ez közös érdek érdek, hiszen minél kevesebb a konfliktus, a fejlesztések annál kö könnyebben bb megvalósíthatóak. ló í h ó k
• Ennek ellenére akadnak konfliktusok abból abból, hogy az országos tendencia itt is érvényesül: a polgárok nem informálódnak (időben) a döntésekről, döntésekről és csak utólag adnak hangot ellenérzéseiknek, ha valami nem az elvárásaik szerint alakul. alakul • A legnagyobb problémák a segélyek és támogatások csökkentésekor ökk té k vannak: k az emberek b k nem értik, é tik miért ié t kapnak kevesebbet, mint addig. A felsőbb szabályozásokat, bál á k t mint i t távolálló tá lálló okot k t természetesen t é t nehezen fogadják el.
• Elmondható tehát, hogy az információk g csatornái vannak,, melyek y átadásának kidolgozott a település méretét is figyelembe véve kiemelkedően fejlettek, fejlettek ám sokszor mégis félreértés és konfliktus lesz, mert a lakosság k é é használja kevéssé h z álj ezeket z k t a médiumokat édi k t azz információszerzés és a teljes kép elnyerése érdekében.
III./A. / SZERVEZETI MEGOLDÁSOK BEVEZETÉSE A LAKOSSÁG NAPRAKÉSZ ÉS FOLYAMATOS TÁJÉKOZTATÁSÁNAK J JAVÍTÁSÁRA, A DÖNTÉSEK NYILVÁNOSSÁ Á Á TÉTELÉRE É É
TARTALOMJEGYZÉK I El I. Elemző ő rész é 1.1 Célok meghatározása 1.2 Helyzetelemzés 1.3 Következtetések II Tanácsadó rész II. 2.1 Stratégiai tanácsok 2.2 Taktikai tanácsok 2.3 Lehetséges informatikai megoldások
1 Elemző rész – 1. 1.1 Célok meghatározása g
1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA ¾ A nyilvánosság az a társadalmi környezet, melyben a polgárok értesülhetnek az őket érintő ügyekről, emellett bele is szólhatnak azok alakulásába. ¾ Ennek feladata a civil közügyek feletti ellenőrzés bizt ítá biztosítása.
1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA ¾ Kevés tehát, ha a tájékoztatás alapkövetelményét teljesítik, lj í ik ennél él összetettebb bb a feladat. f l d y azt is lehetővé kell tenni, hogy gy ¾ Az önkormányzatnak működjenek azok a kontrollok, melyek a szabad sajtó létét és a korlátozások nélküli híráramlás fenntartását szolgálják.
1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA ¾ A jó nyilvánosság hatalmi érdek is, hiszen a politikai vezetés é jobban j bb megismerheti i h i a polgárok l á k szükségleteit. ké l i y a helyi y nyilvánosság, y g tehát ¾ JJó esetben oda-vissza irányú kétirányú kommunikációt tesz lehetővé.
1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA ¾ Emellett a helyi nyilvánosság önidentitás-képző hatást is kif j tehát kifejt, há segít í megtalálni lál i a közösségnek k é k a saját já megkülönböztető jellemzőit, hangját.
1.1.3 JOGSZABÁLYI HÁTTÉR ¾ Alkotmány Alk á 61 § (1) A Magyar 61. M Kö á á b Köztársaságban mindenkinek joga van a szabad véleménynyilvánításra, továbbá arra, hogy a közérdekű adatokat megismerje, illetőleg terjessze ¾ 1992. 1992 évi LXIII. LXIII törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról Az állami áll i vagy helyi h l i önkormányzati ö k r á z ti feladatot, f l d t t valamint l i t jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy l (a továbbiakban bb kb együtt: szerv) a feladatkörébe tartozó ügyekben -
1.1.3 JOGSZABÁLYI HÁTTÉR - így különösen az állami és önkormányzati költségvetésre és annakk végrehajtására, é h j á á az állami áll i éés önkormányzati ö k á i vagyon kezelésére, a közpénzek felhasználására és az erre kötött szerződésekre, a piaci szereplők, a magánszervezetek és személyek részére különleges vagy kizárólagos jogok biztosítására vonatkozóan - köteles elősegíteni és biztosítani p és gyors gy tájékoztatását j a közvéleményy pontos
1.1.3 JOGSZABÁLYI HÁTTÉR ¾ Az A Alk Alkotmánybíróság á bí ó á megállapította, áll í h hogy az Alkotmány 61. §-ából nemcsak az egyéni véleménynyilvánítási szabadság szubjektív, alanyi joga következik, hanem a demokratikus közvélemény kialakulása feltételeinek és működése fenntartásának y állami kötelezettségg is. A szabad biztosítására irányuló véleménynyilvánításhoz való jog tehát nem csupán alapvető alanyi jog, jog hanem e jog objektív, objektív intézményes oldalának elismerése egyben a közvélemény, mint alapvető l p tő politikai p litik i intézmény intézmén garantálását r ntálá át is i jelenti. j l nti [AB határozat, 36/1994. (VI. 24.)]
1.1.4 AMIRE VÁLASZT KERESÜNK ¾ Miképp lehet hatékonyabb Rákóczifalván a kétirányú kommunikáció? ¾ Eszközök és szervezeti formák tekintetében mire lehet szükség? g interaktivitási hányadot y elérni? ¾ Mivel lehet magasabb ¾ Mivel biztosíthatja az önkormányzat, hogy a helyi média függetlenül tudósíthasson?
1. 1 Elemző rész – 1.2 Helyzetelemzés y
1.2.1 ÖNKORMÁNYZATI MÉDIA Rákóczi lap y formában megjelenik gj évente 10 ¾ Nyomtatott alkalommal. ¾ A kkorábbi rábbi llapszámok p zám k m megtekinthetők t ki th tők Rákóczifalva Rákó zif l Nagyközség Önkormányzat Könyvtárában. ¾ ISSN: 2060-6087 ¾ Kiadja: Rákóczi Lap Baráti Kör Közhasznú Egyesület ¾ Felelős kiadó és felelős szerkesztő: Pappné Benson Má i T Mária, Tervező ő szerkesztő: k ő P Papp Imre I
1.2.2 FALURÁDIÓ ¾ A Falurádió (Rákóczi Hírmondó) interneten is fogható ¾ Fontos F t műsoregységek ű é k a Hangsúly-műsorok H úl ű k ¾ Jellemző a közhasznú műsorszolgáltatás, erre példa a 2006-ban indított, szenvedélybetegségekkel foglalkozó y emberek vallanak Ne ítéljj – című adás,, melyben magukról, szenvedélyeikről és, hogy hogyan tudtak leszokni azokról.
1.2.2 KÁBELTÉVÉ ¾ Nincsenek adatok arra vonatkozóan, hogy a településen hány embernek van internet elérése, elérése és arról sem mennyien rendelkeznek kábel előfizetéssel ¾ Becslések szerint a település lakónak 80 százalékánál van kábeltévé, az internet is egyre elterjedtebb – ezért fontos a honlap állandó frissítése, fejlesztése, figyelése
1.2.3 INTERNET WWW RAKOCZIFALVA HU WWW.RAKOCZIFALVA.HU ¾ Az oldal már kicsit ódivatú, de éppen ezért nagyon jól áttekinthető és roppant könnyen kezelhető g itt a legfontosabb g települési p ¾ Megtalálhatóak információk, az újság elektronikus formája, a civil közlemények és adatok gyűjteménye ¾ Rendszeresen figyelt fórum van, melyen a felvetett témákra é ák a hivatal hi l munkatársai k á i mindig i di válaszolnak, ál l k így í biztos, jó információs forrás
1.2.3 INTERNET - WWW. RAKOCZIFALVA HU RAKOCZIFALVA.HU ¾ Az újság digitálisan megtalálható a honlapon ¾ A képviselőtestület a szavazatszámok mellett megtalálható az oldalon, oldalon fényképekkel illusztrálva ¾ A fontos közlemények, emellett a közgyűlési meghívók i részletesen is é l szerepelnek l k ¾ Van egy g lista a közérdekű intézményi információkról (gyógyszertár, állatorvos, egyéb hasonlók) – szerepel a y tartás,, a legfontosabb g információk. telefon,, a nyitva
1.2.3 INTERNET - WWW. RAKOCZIFALVA HU RAKOCZIFALVA.HU ¾ Nagyon hasznos a pályázati lehetőségekkel foglalkozó rész é ¾ Külön fejezet foglalkozik azzal, hogy Rákóczifalvát várossá változtatták, és milyen településfejlesztési y mozzanatok vannak folyamatban ¾ Helyet kapnak a honlapon a civilek és az alapítványok ¾ Bemutatjákk a település hírneves macimúzeumát ¾ Nagyon gy ötletes és szimpatikus p a képeslapküldési p p funkció
1.2.4 INFORMÁCIÓSZABADSÁG ¾ A 2005. évi XC. elektronikus információszabadság törvény és a 18/2005. 18/2005 (XII.27.) (XII 27 ) IHM rendelet alapján az önkormányzat honlapján 59 féle adatot kell megjeleníteni j l ít i – erre figyelni fi l i kell k ll a településnek, t l ülé k hogy h mindig megtörténjen.
1.2.5 KÖZADATTÁR ¾ A közadattár adatbázisa alapján: ¾ Rákóczifalva Rákó if l polgármesteri l á t i hivatala hi t l szerepell az oldalon. ld l Ennek feltöltése törvényi kötelezettség.
1.2.6 A TÁJÉKOZTATÁS EGYÉB ESZKÖZEI ¾ A testület és a polgármester rendszeresen tart fogadóórákat ¾ A lakosság számára fórumokat rendeznek ¾ Szükség esetén közmeghallgatásokat is tartanak ¾ Az önkormányzat hirdetőtáblákat is alkalmaz ¾ Bizonyos esetekben szórólapokkal is tájékoztatják a l k á lakosságot
1 Elemző rész – 1. 1.3 Következtetések
1.3 KÖVETKEZTETÉSEK ¾ A lakosság tájékoztatása megfelel a törvényben l f kt t tt követelményeknek, lefektetett kö t l é k k sőt őt bizonyos bi t ki t tb tekintetben meg is haladja azt ¾ A helyi lap rendkívül színvonalas a település y jjó ötlet, hogy gy interneten is lélekszámához viszonyítva, elérhető
1.3 KÖVETKEZTETÉSEK ¾ Bár a honlap nem a lehető legkorszerűbb, de legalább könnyen kezelhető és informatív ¾ Zavaróak az itt-ott előforduló helyesírási hibák, melyekre jobban oda kellene figyelni ¾ A fiatalabb korosztályok jellemzően internetről tájékozódnak, ájék ód k ezért é kell k ll tudatosítani, d í i hogy h a honlap h l nem szükséges rossz, hanem az önkormányzati kommunikáció zászlóshajója g g több elemét is kötelező ¾ 2010-től már az e-közigazgatás lesz használni
1.3 KÖVETKEZTETÉSEK ¾ A fórum (mivel az ügyintézőknek válaszolni kell a feltett kérdésekre) hasznos, gyors és olcsó információcserét tesz lehetővé ¾ A hagyományos lakossági fórumok nem népszerűek, népszerűek kevesen vesznek rajtuk részt, ez is az internetes közl mén k fejlesztésére közlemények f jl zté ér sarkall rk ll ¾ Fontos fejlesztési irányok, ötletek: hírlevél, RSS információküldés
2 Tanácsadói rész – 2. 2.1 Stratégiai g tanácsok
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK ¾ Ahhoz, hogy Agenda 2013 fejlesztési javaslatai életbe léphessenek, szükség van a polgármester és a döntéshozók támogatására, egyetértésére ¾ Szükség S ük é van egy felmérésre f l éé é állandó és áll dó szondázásra dá á a helyi médiafogyasztást illetően, hiszen így választhatóak ki a leghatékonyabb kommunikációs csatornák gy nagy, gy, médiafejlesztési j stratégiai g ¾ JJavaslatainkat egy tervben kell összefoglalni
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK ¾ Érdemes létrehozni egy csoportot, csoportot melynek feladata a médiakommunikáció koordinációja. Az a legjobb, ha a csoportot újságírói új á í ói gyakorlattal k l l rendelkező d lk ő munkatárs k á vezeti, vagy legalábbis tanácsadóként részt vesz a körben j költségigényes, g g y , mert a ¾ Az internetes fejlesztés technológia sokba kerül, ráadásul a szakembereket is meg kell fizetni. fizetni Nem szabad ettől a területtől sajnálni a pénzt, mert ez a jövő, de rendszeres vizsgálatokkal kell meghatározni hogy miképp osszák be az ide kerülő meghatározni, összegeket
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK ¾ Nem javulhat addig a külső kommunikáció, amíg a belsőt nem fejlesztik ¾ A hivatalnak és az alárendelt intézményeknek az ill ék illetékes d l ói legalább dolgozói l lább hetente h j l ék a jelezzék kommunikációs csoportnak a közösségre tartozó információkat ¾ Az a jjó,, ha a p proaktivitás a közösségi g tájékoztatás j rendszerét is áthatja – tehát már előre tudják, hogy kinek milyen információra lesz szüksége
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK ¾ Nem tilos az önkormányzati oldalon hirdetéseket létrehozni ha azok közhasznúak és illeszkednek a létrehozni, település értékrendjéhez ¾ Minden független, hasznos, alulról médiakezdeményezést érdemes támogatni
jövő
¾ Meg kell engedni a kritikus hangot is az önkormányzati médiafelületeken
2 Tanácsadói rész – 2. 2.2 Taktikai tanácsok
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK ¾ Javasoljuk egy átfogó médiahasználati felmérés végrehajtását, mely által a települési döntéshozók tiszta képet kapnak arról , hogy melyik csatornán érhetik el leghatékonyabban a település lakosságát – ez költséghatékonyság-növelő hatású ¾ Ha ezt a munkát egy közeli –pl. szolnoki – felsőoktatási intézménnyel végeztetik el, akkor a felmérés igen gazdaságosan megoldható
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK ¾ Ha növelni akarják a lakossági bejelentések és a lakosságtól érkező információ mennyiségét, akkor érdemes egy ingyenesen hívható önkormányzati zöld számot létrehozni ¾ Nagyon közkedveltek az SMS-ek fogadására képes rendszerek, érkezzenek ezek vagy az önkormányzat adatbázisába vagy egy internetes üzenőfalra
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK ¾ Szponzorokat, hirdetőket keresni azért, hogy a médiafelületek fejlesztésére több anyagi lehetőség jusson ¾ Lehetőséget kellene adni amatőr tudósításoknak, tudósításoknak illetve a jelentős események videófelvételeit meg kellene j l nít ni a youtube-on jeleníteni t b n ¾ Interneten meg kellene oldani a testületi ülések élő közvetítését illetve a videó letöltésének lehetőségét
2 Tanácsadói rész – 2. 2.3 Informatikai megoldások g
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK ¾ Érdemes Éd az informatika i f ik fejlesztésére f jl é é k koncentrálni ál i az erőket, mert szerepe évről-évre nő ¾ Jelentőségének illusztrálására egy adat: ¾ Rákóczifalva több, több mint 5400 lakosú település ¾ A legnagyobb magyar közösségi portálon, az iwiw-en 1609 emberrel b l képviselteti ké i l i magát á ¾ Ennyien y regisztráltak g be úgy, gy hogy gy Rákóczifalvát jjelölték meg településüknek
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK ¾ Csak úgy szabad fejleszteni a honlapot, hogy ne veszítsen az informativitásából és az g a design g rovására. áttekinthetőségéből ¾ Kereshető rendelettár nagyon praktikus lenne ¾ Az A információszabadsági i f á ió b d á i törvény é ál l megkövetelt által k l adatok még transzparensebb közzététele
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK ¾ Lehetőséget kell biztosítani RSS-hírolvasó előfizetés lehetőségére. Ez nagyon kényelmesen juttatná el a legfontosabb adatokat az érdeklődőknek ¾ Foglalkozni kell web 2.0-s 2 0-s megoldásokkal is, is ez innovatív és sokszor igen praktikus ¾ Szimpatikus k megoldás ld a polgármesteri l bl intézménye, blog mert közel kerülhet a vezető a polgárokhoz, de csak akkor van értelme, ha rendszeresen frissített és helye j a kritikus hangoknak g is van rajta
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK ¾ Havi rendszerességgel online-fogadóórákat tarthatna a polgármester ez költséghatékonyabb a hagyományosnál polgármester, ¾ Ki kell használni a youtube és egyéb videómegosztó adta lehetőségeket – önkormányzati videókat, könnyed hangvételű anyagokat lehetne e helyeken publikálni ¾ A fiatalok segítséget jelenthetnek a fejlesztési oldalon is, ezzel csökkenteni lehetne a kivitelezési költségeket
