Motivace jako klíčový faktor úspěchu projektového řízení Mgr. Michaela Balarinová
[email protected] Anotace Úspěch projektů je závislý na výkonech jednotlivců, kteří tvoří projektový tým. Proto patří motivace projektového týmu k základním úkolům každého manažera projektu. Výchozím bodem příspěvku je výzkumná sonda motivace studentů spolupracujících na projektech Komunikační agentury na Univerzitě Tomáše Bati ve Zlíně. Základním výzkumným problémem je preference klíčových faktorů motivace (rozvíjení kvalifikace, projektová role, soulad osobních a projektových cílů, osobnost projektového manažera, projektový tým a prestiž projektu) a jejich úroveň kvality ve specifických podmínkách Komunikační agentury. Závěry a doporučení výzkumu by měly sloužit manažerům projektů Komunikační agentury. Klíčová slova Motivace, projektový tým, projektový manažer, projektová role Annotation Success of the projects is determinated by performances of individuals forming the project team. In consequence the motivation of the team belongs to the primary tasks of every project manager. The initial point of this work is research project of the motivation of students, who were in charge of the projects established by the Communication Agency at Tomas Bata University in Zlin. Elementary research issue is the preference of the key motivation factors (developing of the qualification, project role, consistence of personal and project goals, personality of the project manager, project team and status of the project) and the level of their quality in specific conditions of the Communication Agency. Conclusions and recommendations of the research should be instrumental for the project managers of the projects of Communication agency. Key words Motivation, project team, project manager, project role
1. Úvod – Specifika projektů Komunikační agentury Kvalita projektového managementu je plně závislá na lidech a výkonech jednotlivců, kteří společně formují aktivity celého projektového týmu ve snaze dosáhnout vytyčených cílů projektu. Projektoví manažeři nepochybují, že tým a vedení týmu je pro úspěch projektu klíčový. Současně si také uvědomují, že jejich znalost socio-emocionálního prostředí není dostatečně velká, aby mohla pokrýt nároky na efektivní motivaci. [1] S podobnými problémy se potýkají i studenti a pedagogové Fakulty multimediálních komunikací (FMK) Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně, kteří realizují nebo garantují projekty Komunikační agentury. V rámci tohoto předmětu se realizují různorodé reálné projekty umožňující studentům aplikovat získané teoretické znalosti v praxi. Tento bezkontaktní předmět nemá přímou dotaci hodin a projekty realizují studenti s podporou vedoucích pedagogů (garantů) projektů. Komunikační agentura je svým posláním praktické výuky jedinečným předmětem vyučovaným na
vysokých školách v České republice. [2] Tomu také odpovídá skutečnost, že projekty Komunikační agentury vykazují určitá specifika týkající se například délky trvání projektu (všechny fáze nepřesáhnou roční období) a rozhodně také složení projektových týmů. Pro ty je příznačný věk a také studentský status. Odborníci se přitom shodují: současná mladá generace vykazuje odlišné potřeby. Pro mladé lidi je typická orientace na nemateriální hodnoty a zesílená orientace na oblast volného času. Daleko důležitější je pro ně kvalita života, se kterou souvisí požadavek zajímavé a méně stresující činnosti. [3] Těmto potřebám je nutné nabídnout adekvátní motivační nástroje, proto je obsahem tohoto příspěvku průzkumná sonda, která mapuje motivaci studentů FMK. 2. Motivace studentů FMK v projektech Komunikační agentury: výsledky průzkumné sondy
2. 1. Výzkumný projekt Výzkumný problém a cíle výzkumné sondy Výzkumným problémem je motivace studentů Fakulty multimediálních komunikací. Cílem výzkumu bylo zjistit preference jednotlivých motivačních faktorů pro studenty, ověřit jejich stávající kvalitu a zjistit vztahy mezi těmito faktory, které mohou výrazným způsobem ovlivnit motivaci. V rámci výzkumné sondy byly zkoumány následující aspekty: osobnost manažera, prestiž projektu, projektová role a konkrétní úkoly, projektový tým, soulad osobních zájmů a hodnot s cíli projektu, seberealizace. Dále se u jednotlivých respondentů sledoval obor jako identifikační kritérium a postoje k projektům Komunikační agentury. Metody výzkumu Z hlediska metodiky se uskutečnil kvantitativní výzkum formou dotazníkového online šetření. Jednalo se o výzkum ad hoc a jedná se patrně o jediný výzkum, který mapuje problematiku potřeb a motivace studentů FMK. Výzkumný soubor Cílovou populací jsou studenti Fakulty multimediálních komunikací, kteří se v minulosti podíleli na některém z projektů Komunikační agentury. Při výběru vzorku byla použita metoda řetězového výběru, která umožňuje záměrně zvolit první respondenty a využít jejich doporučení pro volbu dalších respondentů. Výběr této metody souvisí s výzkumnou metodikou, která umožňovala efektivní distribuci – online dotazník. Výzkumným souborem je 69 studentů všech oborů FMK (s výjimkou oboru Design obuvi), kteří v posledních pěti letech absolvovali minimálně jeden projekt předmětu Komunikační agentura. Ve zkoumaném souboru je 63% studentů Marketingových komunikací, 10% Prostorové tvorby, 7% Audiovize a Animované tvorby, 7% Grafického designu, 6% Reklamní fotografie, 6% Průmyslového designu a 1% studentů oboru Designu oděvu.
2. 2. Analýza dat Základní postoj k projektům Komunikační agentury 53% studentů uvádí účast na projektu v profesním životopisu. 33% o tom uvažuje a 14% jej v profesním životopisu neuvádí. Důvody jsou dva: jednak absence profesního životopisu nebo nereprezentativnost role na projektu (zejména u studentů vizuálních oborů). Pro 66% studentů
jsou projekty Komunikační agentury motivací pro úspěšné zvládnutí přijímacího řízení na FMK. Naopak pro 26% nejsou projekty Komunikační agentury motivačním faktorem. Tyto odpovědi dokumentují, že studenti si uvědomují význam projektů a vnímají je jako přínos pro svůj profesní život. Preference klíčových faktorů motivace Podle odborníků mají pro profesní život velký význam tři skupiny motivů: výkonové motivy (projektová role), motivy pospolitosti (projektový tým), motivy růstu (rozvoj kvalifikace). Kromě těchto tří motivů byly do dotazníku zahrnuty ještě motivy prestiže, osobnosti manažera a motiv souladu osobních cílů s cíli projektu. U všech motivů byla zkoumána důležitost při práci pro projekt. Překvapivě nejdůležitějším faktorem je soulad osobních cílů s cíli projektu. Dalšími významnými faktory jsou rozvoj kvalifikace a projektová role. Teprve poté následuje projektový tým a osobnost manažera. Nejméně bodů získal faktor prestiže projektu, který nemá pro studenty velký význam. Tato skutečnost, podobně jako nejdůležitější faktor souladu osobních cílů s cíli projektu, koreluje s odlišnou hodnotovou orientací mladší generace. Menší zájem o práci na prestižním projektu může být dán také tím, že studenti nepokládají školní projekty za dostatečně prestižní, a proto za daných podmínek pro ně status nehraje roli. V následující části analýzy bude vyhodnocena kvalita jednotlivých faktorů. Soulad osobních cílů s cíli projektu: Soulad osobních zájmů a hodnot s hodnotami a cíli projektu je ze zkoumaných faktorů tím nejdůležitějším. 41% studentů dosáhlo souladu projektové role s osobními zájmy a hodnotovým žebříčkem. Dalších 35% tohoto souladu spíše souhlasí s tím, že souladu dosáhlo. Naopak soulad spíše postrádá 9% a zcela postrádá 4% studentů. Vysokému počtu studentů, kteří považují svou roli za korespondující se zájmy a hodnotovým žebříčkem (tři čtvrtiny respondentů), odpovídá fakt, že téměř stejný počet studentů (65%) si projektovou roli zvolilo samo. 35% studentům byla role přidělena. Rozvíjení kvalifikace a projektová role Druhým nejdůležitějším kritériem je podle studentů rozvíjení vlastní kvalifikace a také role na projektu. Vzhledem k tomu, že spolu tyto dva faktory úzce souvisí (kvalifikaci lze rozvíjet prostřednictvím projektové role), a také z hlediska preferencí dosahovaly podobných hodnot, budou vyhodnoceny zároveň. Spokojenost s projektovou rolí Necelá polovina studentů, 44%, byla se svou projektovou rolí spokojena, 42% spíše spokojeno, 8% spíše nespokojeno a zcela nespokojeno bylo 6% studentů. Tomu odpovídá i počet studentů, kteří si roli na projektu vybrali – celkem 65 % studentů si roli vybralo, zatímco 35% byla role přidělena. Schopnosti, kvalifikace zkušenosti 73% považuje osobní schopnosti za dostatečné, 26% za spíše dostatečné a pouze 1% za nedostatečné. 40% studentů považuje odbornou kvalifikaci za dostatečnou, 51% za spíše dostatečnou, pouze 9% ji považuje za spíše nedostatečnou. 29% procent považuje zkušenosti za dostatečné a největší část, téměř polovina respondentů, je považuje za spíše dostatečné. 21% je označuje za spíše nedostatečné a 3% za nedostatečné. Mezi spokojenými a nespokojenými s rolí neexistuje větší rozdíl mezi vnímanými zkušenosti. Rozdíl je ve
schopnostech a kvalifikaci. Zatímco spokojení pociťují své schopnosti za dostatečné, nespokojení za spíše dostatečné. To lze vysvětlit tím, že role zcela neodpovídala jejich profesnímu profilu. Vlastní míra odpovědnosti, možnost uplatnění vlastních nápadů a získání nových zkušeností Ve všech těchto případech existuje nadpoloviční většina studentů, kteří byli spokojeni nebo spíše spokojeni. Projekty představují pro většinu studentů možnost uplatnit své vlastní návrhy a nápady při práci na projektech. Myslí si to až 62% studentů a dalších 13% spíše souhlasí. Zhruba stejný počet (61%) studentů bylo spokojeno s mírou odpovědnosti. I přesto existuje velká část těch, kteří nebyli spokojeni s přidělenou mírou zodpovědnosti – celkem 28%. 38% studentů si myslí, že projektem získalo nové zkušenosti, dalších 25% si to spíše myslí a 12% také. Naopak spíše nové zkušenosti nenačerpalo 10 % a 7% vůbec žádné zkušenosti. Tým Pocit sounáležitosti s týmem mělo 34% studentů, 45% lidí spíše souhlasí, 12% spíše nesouhlasí a 9% nemělo pocit sounáležitosti. Zcela spokojeno s mezilidskými vztahy v týmu bylo pouze 12% lidí, dalších 49% je hodnotí spíše pozitivně. Poměrně velká skupina lidí (20%) se nepřiklání k žádné z možností. Naopak 19% studentů je hodnotí spíše záporně. Většina manažerů se snaží jednotlivé členy týmu seznámit – více než polovinu respondentů (53%) seznámil manažer se všemi členy týmu, 37% jen některými členy a jen v 10% nepředstavil manažer studenta nikomu z týmu. Osobnost manažera Pro 29% byl manažer projektu osobním příkladem pro práci na projektu a pro 48% byl spíše osobním příkladem. Pro 23% manažer nebyl nebo spíše nebyl osobním příkladem pro práci na projektu.Spokojeno s manažerem projektu byla více než polovina respondentů – z toho 29% bylo zcela spokojeno. 11% se nepřiklonilo ani k jedné variantě a nespokojenost s manažerem vyjádřilo 21% respondentů. Nejvíce u projektových manažerů studenti oceňují pozornost a vstřícnost potřebám svých podřízených, dále řízení a koordinaci procesů, důvěru ve schopnosti týmu a delegování úkolů, schopnost nadchnout tým pro projekt, spravedlivé hodnocení všech členů. Nejhůře tým hodnotí autoritu u jednotlivých manažerů. Úroveň řízení projektu, vstřícnost k potřebám týmu a delegování úkolů a schopnost nadchnout tým pro projekt. Více než polovina respondentů je spokojena s úrovní řízení projektu. Hodnocení a odměny Dobré výsledky mají manažeři projektů z hlediska vyjádření uznání projektovému týmu za splněné úkoly: 72% studentů považuje pochvalu od manažera projektu za dostatečnou a 23% za spíše dostatečnou. Naopak manažeři nemohou stimulovat členy projektového týmu materiální odměnou. S odměnou bylo spokojeno nebo spíše spokojeno méně než 40% studentů. Prestiž projektu Faktoru prestiže projektu přikládají studenti nejmenší váhu vzhledem k dalším sledovaným kritériím. Více než polovina studentů (59%) souhlasí výrokem „Jsem hrdý na to, že pracuji na projektu.“ Dalších 35% s tímto výrokem spíše souhlasí. Pozitivní vztah k projektu podporuje i výsledek otázky jakým způsobem se stali členy konkrétních projektových týmů. Téměř tři čtvrtiny studentů (71%) si projekt vybralo samo a 21% oslovil studentský tým. Pouze ve 4%
procentech byl projekt přidělen. Přidělení projektu neznamená automaticky horší vztah k projektu.
2. 3. SWOT analýza motivačních faktorů Frederick Herzberg vytvořil teorii založenou na faktorech motivačních (satisfaktory) a faktorech frustrace (disatisfaktory). Zatímco motivační faktory jsou častěji uváděny pro příznivé situace a podstatně přispívají ke spokojenosti, faktory frustrace by měly být v co největší míře odstraněny. V následující SWOT analýze budou analyzovány satisfaktory a disatisfaktory podle toho, zda patří spíše mezi silné nebo slabé stránky motivace. Satisfaktory v silných stránkách budou východiskem pro příležitosti, zatímco disatisfaktory budou podkladem pro možná ohrožení. Silné stránky vycházející z motivačních faktorů: Uznání (satisfaktor) – uznání od manažera projektu považuje 95% respondentů za dostatečné nebo spíše dostatečné. Velká část respondentů (73%) považuje uznání od zástupců fakulty za dostatečnou nebo spíše dostatečnou. Obsah práce (satisfaktor) – s projektovou rolí a s úkoly s ní spojenými byla spokojena téměř polovina respondentů: 44%. Další velká část studentů (42%) byla spíše spokojena. Odpovědnost (satisfaktor) – více než polovina respondentů hodnotí míru odpovědnosti, kterou měli při plnění projektové role pozitivně. 26% bylo naprosto spokojeno, 46% spíše spokojeno. Vzestup a možnosti rozvoje (satisfaktor) – 38% respondentů si myslí, že projektem získalo nové zkušenosti, dalších 37% spíše souhlasí. Status, prestiž (disatisfaktor) – prestiž projektu se objevila jako potenciální motivační faktor až na posledním místě, přesto respondenti vykazují vysokou míru patriotismu – 59% pociťuje hrdost na příslušnost k projektu. Právě tato spokojenost s projekty může být důvodem proč tento faktor vyhodnotili studenti jako nejméně důležitý. Dalším důvod je nasnadě: jiná hodnotová orientace, která byla zmíněna v úvodu. Studenti nerozlišují malé a velké projekty, daleko důležitější je pro ně konkrétní projektová role. Fyzické pracovní podmínky (disatisfaktor) – 11% studentů bylo se stavem fyzických pracovních podmínek zcela spokojeno a 56% spíše spokojeno. Nespokojených bylo celkem 23% a 11% je hodnotilo jako neutrální. Slabé stránky Uznání (satisfaktor) – více než polovina respondentů považuje uznání ze strany univerzity za nedostatečné nebo spíše nedostatečné. Pouze 16% studentů považuje uznání za dostatečné a dalších 29% za spíše dostatečné. Odměňování (disatisfaktor) – s odměnou bylo spokojeno nebo spíše spokojeno méně než 40% studentů. Mezilidské vztahy (disatisfaktor) – ačkoliv byla s úrovní mezilidských vztahů spokojena nadpoloviční většina respondentů, existuje velká část těch, kteří se nepřiklonili ani k jedné z variant a 19% hodnotilo mezilidské vztahy jako spíše špatné nebo špatné. Styl řízení (disatisfaktor) – 61% respondentů ohodnotilo důvěru ve schopnosti týmu spíše pozitivně, naopak 22% nepociťovalo ani důvěru ani nedůvěru. 17% respondentů nepociťovalo silnou důvěru manažera. Příležitosti a hrozby
Příležitosti pro projekty představují především satisfaktory v silných stránkách, protože podstatně více přispívají ke spokojenosti než pozitivní hodnocení v případě disatisfaktorů. Jako příležitosti byly vyhodnoceny tyto faktory: uznání ze strany manažera projektu a zástupců FMK, obsah projektových rolí, míra osobní zodpovědnosti, možnost vzestupu a dalšího rozvoje. Úkolem manažerů by měla být snaha o udržení těchto faktorů minimálně na stávající úrovni. Ohrožení představují zejména disatisfaktory, které byly vyhodnoceny jako slabé stránky. Patří zde nedostatečné odměny studentům a nevyvážená kvalita mezilidských vztahů. Úkolem manažerů by mělo být odstranit tyto faktory frustrace. 3. Vnější versus vnitřní motivace Výsledky výzkumné sondy potvrdily paušální spokojenost respondentů se současným stavem potenciálních motivačních faktorů a neodhalily žádné zásadní nedostatky. Za významné zjištění lze však pokládat řazení jednotlivých faktorů podle jejich důležitosti: soulad osobních cílů s cíli projektu, rozvoj vlastní kvalifikace a projektová role na prvních třech místech poukazují na význam osobnosti jednotlivce. Také podle odborníků je znalost osobnosti klíčová pro účinnou stimulaci pracovníků. Umožňuje totiž zvolit efektivní prostředky stimulace, které vyhovují jednotlivým členům projektového týmu. [4] Kromě toho odborníci tvrdí, že motivace je latentně přítomná v každém pracovníkovi, avšak v rozdílné míře. Pokaždé se znovu a znovu obnovuje automaticky, sama od sebe. Jak silně se určitý pracovník angažuje pro své úkoly, závisí značně na jeho osobnosti. Každý pracovník je sám odpovědný za to, jak uplatňuje svou vlastní motivaci a jak dává svou výkonnost k dispozici. [5] Tato zjištění explicitně vedou k závěrům, že pro identifikaci stimulačních nástrojů, je osobnostní charakteristika nezbytností. V rámci podmínek Komunikační agentury by však bylo obtížné zjišťovat psychologický profil jednotlivých členů projektových týmů. Zaměřit se výlučně na vnější motivační faktory (odměny zprostředkované prostředím) ať už materiálního nebo nemateriálního charakteru přitom zdaleka není nejlepším řešením. Sonda prokázala, že k zevně motivovaným patří menší část studentů – pro ně jsou projekty hlavně „cestou ke kreditům“ nebo hledači profesionálních výzev. Naopak většina studentů vidí v projektech především prostor pro individuální rozvoj (51%) nebo zábavu (22%). Tito studenti preferují vnitřní druh odměn, které vycházejí z potřeb vlastní osoby. Dobrou zprávou je, že by tito jedinci měli vykazovat větší míru vlastní motivace. 4. Závěr Výzva pro manažery projektů je jasná: najít adekvátní stimulační nástroje, které budou motivovat projektové týmy k plnění cílů projektů. Ačkoliv sonda neodhalila žádné zásadní nedostatky v současném motivačním systému, poukázala na důležitost vnitřních motivátorů. Zkoumaná populace studentů má vlastní hodnotovou orientaci, kterou chce uplatnit i v rámci projektového managementu – klade proto důraz na soulad osobních a projektových cílů a na individuální rozvoj. Práce na projektu není pro ni otázkou prestiže, ale hrdosti k příslušnému projektu. Patriotismus se může stát silným motivačním nástrojem v rukou projektových manažerů. Uplatňuje se napříč projekty bez ohledu na kvalitu dalších faktorů. Dokonce ani studijní obor nemá vliv na postoje k projektům. Doporučení v této práci jsou spíše obecná než aby přispěla k výraznému zlepšení motivace studentů. Dokonce lze říci, že se v některých případech mohou míjet účinkem. Výzkumná
sonda totiž naznačila, že klíč k motivaci studentů, leží v osobnostním profilu. Stane se znalost charakterů jednotlivých členů týmů nezbytným vybavením projektových manažerů? Pokud ano, čeká na manažery projektů výzva: chtějí-li poznat své podřízené, musí nejprve dobře poznat sami sebe.
Bibligrafický záznam [1] Svozilová, A. Projektový management. Grada Publishing, Praha 2006. 1. vyd. Počet stran: 353. ISBN: 80-247-1501-5 [2] Krchová, H. Řízení životního cyklu projektů v Komunikační agentuře FMK. UTB ve Zlíně, 2006. 1. vyd. Počet stran: 132. ISBN: 80-7318-464-8 [3] Deibl, M. Motivace jako nástroj řízení. Linde, Praha 2005. 1. vyd. Počet stran: 127. ISBN: 80-902105-8-9 [4] Niermeyer, R. Jak motivovat sebe a spolupracovníky. Grada, Praha 2005. 1. vyd. Počet stran: 109. ISBN: 80-247-1223-7 [5] Provazník, V., Komárková, R. Motivace pracovního jednání. Vysoká škola ekonomická v Praze. Fakulta podnikohospodářská. 2004. 2. přepracované vyd. Počet stran: 128. Nakladatelství Oeconomica. ISBN 80-245-0703-X
