MISKOLCI MAGISTER GIMNÁZIUM IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
Név Készítette: Jóváhagyta:
Dátum
Aláírás
I. Általános rendelkezések
I.1. A szabályzat hatálya
A szabályzat hatálya kiterjed minden, a Miskolci Magister Gimnáziumhoz beérkező és ott keletkezett papír alapú és elektronikus köziratra.
I.2. Értelmező rendelkezések
Átmeneti irattár: az intézmény által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik. Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása. Beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat. Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása Elektronikusan aláírt irat: az elektronikusan aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat. Elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az érintettet. Elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum , amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét. Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel, és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz. Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása. Érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele. Gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-intézmény, illetve az intézmény-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz.
Iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően; Iktatóhelyek: az Intézmény azon szervezeti egységei, ahol a jogosultságot kapott személyek iktatást végezhetnek. Egy szervezeti egységen belül több iktatóhely is kialakítható és több szervezet összevonható egy iktatóhely alá. Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik. Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel az intézmény látja el az iktatandó iratot. Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett (LT) Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból. Irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. Irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre. Irattári anyag: rendeltetésszerűen az intézménynél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az intézményfeladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak. Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód. Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások, megjegyzések. Kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez. Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata; Közirat: a keltezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely az intézmény irattári anyagába tartozik vagy tartozott.
Központi irattár: az intézmény több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár. Küldemény: az irat vagy tárgy- kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el. Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele. Levéltárba adás: a lejárt helyben őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak. Levéltári anyag: az irattári anyagnak levéltárban őrzött maradandó értékű része. Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához, az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítették. Másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat. Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól elválasztható. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. Naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása; Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése. Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása. Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is. Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. Ügyirat: Egy ügyben keletkezett valamennyi irat. Ügykör: az intézmény vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.
I.3. Az iratkezelés szabályozása
Az intézmény iratkezelésére vonatkozó jogszabályok: - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §-ának (1) bekezdése, - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet és - a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet 4. számú melléklete. Az iratkezelési rend intézményi szintű irányítása és feladata az iskolaigazgató feladat- és hatáskörébe tartozik. A Gazdasági Hivatal, valamint az intézményegységek iratkezelésének irányítása és felügyelete – az iskolaigazgató által átruházott jogkörben – a gazdasági vezető feladat- és hatáskörébe tartozik. A külön jogszabály szerint minősített iratok kezelésére kizárólag az iskolaigazgató jogosult.
II. Az irattári terv
2.1. Az irattári tételek kialakítása Az intézményben használható irattári tételszámokat, a hozzájuk tartozó ügykörrel az MKM rendelet tartalmazza. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről az iratképző – határidő megjelölése nélkül - helyben köteles gondoskodni. Az egyes irattári tételekhez tartozó őrzési időt az MKM rendelet tartalmazza. 2.2. Az irattári terv szerkezete és rendszere Az irattári terv MKM rendelet szerinti szerkezetét (címek, a címekhez tartozó tételszámmal ellátott irattári tételek és őrzési idejük)az 1. számú melléklet tartalmazza. Az irattári tételeket, az iratkezelést végző szervezeti egység vezetője által meghatározott főcsoportokba, azon belül pedig csoportokba és alcsoportokba kell besorolni. III. Az iratok kezelésének általános követelményei 3.1. Az iratok rendszerezés
A közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthet sége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) min sülnek. Az ügyiratokat, valamint a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat - még irattárba helyezésük el tt - az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni. III.2.
Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása
Az iratot e célra rendszeresített papíralapú iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani (iktatni). Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelm en bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhet és ellen rizhet , az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.
IV.
Az iratkezelés folyamata
4.1. A küldemények átvétele A küldemény átvételére jogosult: - a címzett vagy az általa megbízott személy; - az intézmény vezet je vagy az általa megbízott személy; - az iratkezelést felügyel vezet vagy az általa megbízott személy; - a postai meghatalmazással rendelkez személy. A küldeményt átvev köteles ellen rizni: - a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát; - a kézbesít okmányon és a küldeményen lév azonosítási jel megegyez ségét; - az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt csomagolás sértetlenségét; - az esetleges biztonsági követelmények teljesülését. Az átvev a papíralapú iratok esetében a kézbesít okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvev – az informatikai rendszerre biztonsági kockázatot nem jelent esetekben – a feladónak elektronikus visszaigazolást küld, amennyiben azt a feladó igényelte. A küldemény akkor jelent biztonsági kockázatot, ha az informatikai rendszerhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy az ezekhez való hozzáférés jogosulatlan akadályozására irányul, illetve az el bbi informatikai rendszerben lév adatok jogosulatlan
megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. Az elektronikusan érkezett irat feldolgozásának elmaradásáról értesíteni kell a küld t. Az „azonnal” és „sürg s” jelzés küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkés bb az érkezést követ els munkanap kezdetén a címzettnek vagy az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellen rizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekr l a küld szervet, személyt értesíteni kell. A gyors elintézést igényl („azonnal”, „sürg s” jelzés ) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illet leg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott id után selejtezni kell. 4.2. A küldemény felbontása és érkeztetése Az intézményhez érkezett küldeményt - a min sített iratok kivételével a) a címzett, vagy b) a központi iratkezelést felügyel vezet által írásban felhatalmazott személy, vagy c) a szervezeti és m ködési szabályzatban meghatározott szervezeti egység dolgozója bonthatja fel. A min sített iratot kizárólag az ügyvezet bonthatja fel. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, a) amelyek „s. k.” felbontásra szólnak, b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte, valamint c) amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjelleg ek. A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény iratkezelési szabályzat szerinti iktatásáról. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. A küldemény felbontásakor ellen rizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerül problémák tényét rögzíteni kell, és err l tájékoztatni kell a küld t is. Az elektronikusan érkezett iratot iktatás el tt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellen rizni kell. Amennyiben az irat a rendelkezésre álló eszközökkel nem, vagy csak részben nyitható meg, úgy a küld t az érkezést l számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségér l, és az elektronikus úton történ fogadás jogi, illetve technikai feltételeir l. Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illet leg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés
formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. Amennyiben az irat benyújtásának id pontjához jogkövetkezmény f z dik vagy f z dhet, gondoskodni kell, hogy annak id pontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás id pontjának megállapítása a boríték csatolásával biztosítható. Amennyiben a beküld nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, az ezek igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell csatolni. Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísér lappal lehet. Az adathordozót és a kísér lapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísér lapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lév irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellen rizni kell a kísér lapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Az irat munkahelyr l történ kivitele, munkahelyen kívüli tanulmányozása, feldolgozása, tárolása kizárólag az iratkezelést végz vezet írásbeli hozzájárulásával lehetséges. A hozzájárulás tartalmazza a jogosult nevét, a kivitt iratot az elvitel célját és a visszahozatal határidejét. A személyes adatok kezelésére kizárólag az jogosult, akit erre a jogszabály, vagy kinevezése szerint munkaköre és munkaköri leírása erre felírása. A közérdek adatok megismerésére irányuló kérelmekr l kizárólag az ügyvezet jogosult dönteni. 4.3. Iktatás Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatást minden évben 1-es sorszámmal kell kezdeni. Az iktatókönyvnek kötelez en kell tartalmaznia az alábbi adatokat: - iktatószám; - iktatás id pontja; - küldemény elküldésének id pontja, módja; - küld megnevezése, azonosító adatai; - érkezett irat iktatószáma (idegen szám); - mellékletek száma; - ügyintéz szervezeti egység és az ügyintéz megnevezése; - irat tárgya; - el - és utóiratok iktatószáma; - kezelési feljegyzések; - ügyintézés határideje, és végrehajtásának id pontja; - irattári tételszám; - irattárba helyezés id pontja. Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb azonosító adataival Az iktatószám felépítése a központi ügyiratkezelés esetén: f szám/év. (Gy jt szám használata esetén: F szám/alszám/év. Gy jt szám alkalmazásakor az alszámokról ún. gy jt ívet kell vezetni.) A f szám és az alszám folyamatos sorszám. Az évszám az aktuális év négy számjegye. Az ugyanazon az ügyben, ugyanazon az évben keletkezett iratokat egy f számon kell
nyilvántartani. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási f szám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani. Az ügyirat tárgyát - illet leg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó els irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az - az irat tartalmát nem érint en - lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhet maradjon. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. A kézi iktatókönyv esetében az iktatásra felhasznált utolsó számot követ aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követ en aláírással, továbbá a körbélyegz lenyomatával hitelesíteni kell. Az iratkezel nek az iratokat a beérkezés napján, de legkés bb az azt követ munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határid s iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürg s” jelzés iratokat. Az elektronikus úton érkezett irat iktatási számáról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határid r l, az ügyintéz r l és hivatali elérhet ségér l – az érkeztetési számra hivatkozással – a küld t, amennyiben az kérte, a beérkezést l számított három napon belül elektronikus úton értesíteni kell. Az értesítés felhasználható felhasználható az üggyel kapcsolatosan fennálló fizetési kötelezettségre vonatkozó értesítésre is, de azt önállóan is meg lehet küldeni. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: - könyveket, tananyagokat; - reklámanyagokat, tájékoztatókat; - meghívókat; - nem szigorú számadású bizonylatokat; - bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; - pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint); - munkaügyi nyilvántartásokat; - anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; - közlönyöket, sajtótermékeket; - visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat. Téves iktatás esetén a kézi iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett kétségtelen legyen. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. A kézi iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.. Az irat iktatása el tt meg kell állapítani, hogy van-e el zménye. Az el zményt az irathoz kell szerelni. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az el zmény f számára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az el irat iktatószámát, és az el zménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát.
4.4. Szignálás A szignálást az igazgató, illetve az általa meghatalmazott személy végzi. 4.5. Kiadmányozás Küls szervhez vagy személyhez küldend iratot kiadmányként csak a szervezeti és m ködési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkez személy írhat alá. A kiadmányozott iratnak tartalmaznia kell az intézmény nevét, székhelyét, címét, az iktatószámot, az ügy elintéz jének megnevezését, az ügyintézés helyét és idejét, az irat aláírójának olvasható nevét, beosztását, aláírását és a szervezeti egység bélyegz lenyomatát. Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak távbeszél n, illet leg a jelenlév érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhet k. Távbeszél n vagy személyes tájékoztatás keretében történ ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéz aláírását. Az intézmény által hozott határozatot meg kell indokolni. A határozatnak tartalmaznia kell a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését, illet leg, ha a döntés mérleglés alapján történt, az erre történ utalást, valamint az eljárást megindító kérelem benyújtására történ figyelmeztetést. Küls szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. Nem min sül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok. Az irat akkor hiteles kiadmány, ha: - azt az illetékes kiadmányozó saját kez leg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá - a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a hivatalos bélyegz lenyomat szerepel. Nyomdai sokszorosítás esetén elegend a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, vagy a kiadmányozó alakh aláírás mintája és a kiadmányozó szerv bélyegz lenyomata. Az intézménynél keletkezett iratokról az iratot r z szervezeti egység vezet je, vagy ügyintéz je hitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni. A kiadmányozáshoz használt bélyegz kr l, érvényes aláírás-bélyegz kr l és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. 4.6. Expediálás A kiadmányozott iratokat az érintett címzetthez, címzettekhez továbbítani kell. Az iratkezel nek ellen riznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesít , futárszolgálat stb.). Az iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének a napja megállapítható legyen. Az elektronikus irat elküldése id pontját dokumentálni kell. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri. Amennyiben az elektronikus
levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek. A küldemények postai úton történ továbbítása esetén – pl. a posta által rendelkezésre bocsátott – feladókönyvet kell használni. A kézbesít útján továbbított küldeményeket a – sorszámozással és hitelesítéssel ellátott – kézbesít könyvbe kell bejegyezni. A címzett által történ átvételt abban kell igazolni. 4.7. Irattározás Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshet en kell végezni. Irattárba helyezés el tt az ügyintéz nek az ügyirathoz - ha eddig nem történt meg - hozzá kell rendelnie (papíralapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételszámot, és meg kell vizsgálni, hogy az el írt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mell zésével meg kell semmisíteni. Ezt követ en be kell vezetni az iktatókönyv megfelel rovatába az irattárba helyezés id pontját, és el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelel gy jt be. Az intézmény dolgozói az érvényes szervezeti és m ködési szabályzatban rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek iratokat. A kölcsönzést utólagosan is ellen rizhet módon, dokumentáltan kell végezni. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvev aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a felhasználó a saját gépér l nem éri el a megtekintend iratot, akkor az irattár kezeléséért felel s ügyintéz nek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát. 4.8. Selejtezés Az irattárban r zött iratokat legalább ötévenként felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat, amelyeknek az r zési ideje az irattári tervben foglaltak szerint lejár. Az ügyiratok selejtezését az ügyvezet által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített r zési id leteltével. A tervezett iratselejtezést harminc nappal el bb be kell jelenteni az illetékes levéltárnak. Az iratselejtezésr l a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és az intézmény bélyegz jének lenyomatával ellátott selejtezési jegyz könyvet kell készíteni, melyet iktatás után 2 példányban az illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellen rzés után a selejtezési jegyz könyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A megsemmisítésr l az iskola igazgatója az adatvédelmi és biztonsági el írások figyelembevételével gondoskodik. 4.9. Levéltárba adás A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fert zött állapotban, levéltári r zésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyz könyv kíséretében, annak mellékletét képez átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni.
V.
Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme
Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekr l. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind a gépi adathordozó esetében. Az intézmény alkalmazottai csak azokhoz az - akár papíralapú, akár gépi adathordozón tárolt - iratokhoz, illet leg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezet felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdek adatok megismerését. VI. Egyéb rendelkezések Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni. Ha az intézmény jogutódlással sz nik meg, az el nem intézett, folyamatban lév ügyek iratait, továbbá az irattárat a jogutód veszi át. Az el nem intézett, folyamatban lév ügyeket a jogutód iktatókönyvébe kell vezetni. Az irattár átvételér l jegyz könyvet kell készíteni, melynek egy példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. Ha az intézmény jogutód nélkül sz nik meg, az intézmény vezet je a fenntartó intézkedésének megfelel en gondoskodik az el z pontban felsorolt feladatok ellátásáról. A jogutód nélkül megsz n intézmény irattárban elhelyezett iratainak jegyzékét - az iratok elhelyezésével kapcsolatos intézkedésr l szóló tájékoztatást - az intézmény vezet je megküldi az illetékes levéltárnak.
7. Záró rendelkezések Ez az iratkezelési szabályzat 2013. január 1-jén lép hatályba. Ezen iratkezelési szabályzat hatályba lépésével egyidej leg a korábbi iratkezelési szabályzatok hatályukat vesztik. Kelt: Miskolc, 2013. január 01. P.H.
…………………………………………. Iskola igazgató
Melléklet: Irattári Terv 1. számú melléklet Irattári terv Tétel 1
Ügykör Vezetési, igazgatási és személyi ügyek Alapító okirat, M ködési engedély
r zési id (év) nem selejtezhet
2 3 4 5 6 7 8 9
Iktatókönyvek, selejtezési jegyz könyvek Személyzeti-, bér-, munkaügy Munkavédelem, t zvédelem, balesetvédelem, balesetvédelmi jegyz könyvek Szakmai ellen rzés Megállapodások, bírósági ügyek Bels szabályzatok Minőségbiztosítás Panaszügyek
nem selejtezhet 50 10 10 10 10 10 5
10 11 12
Képzési ügyek Jelentkezések nyilvántartása
5
13
Képzés-szervezés
2
14
Képzési dokumentumok
5
15
Képzési programok
nem selejtezhet
16
Beírási napló, törzslapok, naplók
nem selejtezhet
17
Vizsgaszervezés
18
Vizsgadokumentumok (törzslapok, bizonyítványok, jegyzőkönyvek)
19
Statisztikák
20
Okirat másolat, másodlat kiadása
nem selejtezhet
23
Gazdasági ügyek Ingatlan-nyilvántartás, - kezelés, -fenntartás, épülettervrajzok, engedélyek
határid nélküli
24
Társadalombiztosítás
50
25
Leltár, állóeszköz-nyilvántartás, vagyonnyilvántartás, selejtezés
10
26
Éves költségvetés, költségvetési beszámolók, könyvelési bizonylatok
5
27
Tandíjak, Térítési díjak
5
28
Normatíva elszámolások
10 nem selejtezhet 10
21 22
29
10
