Memo
Aan
Van Datum E-mail
Auditcommissie RvT CVO
Mark Somers 11 september juli 2015
[email protected]
Onderwerp
Memo Inzet van Business Intelligence (Qliksense)
Geachte leden van de Auditcommissie, Inleiding In dit memo licht ik uw commissie toe tegen welke achtergrond ik met de inzet van Business Intelligence de verdere ontwikkeling van kwalitatief goed onderbouwde managementinformatie (inhoud en gebruik) wil bevorderen. De ontwikkeling zal zich vanuit het perspectief van governance (RvB en RvT) concreet manifesteren in de beschikbaarheid van een bestuurdersdashboard. In dit memo wordt achtereenvolgend ingegaan op: I. Achtergrond ontwikkelingen; II. Inzet van Business Intelligence (BI) en QlikSense; III. Concrete toepassingen QlikSense; IV. Bestuurdersdashboard; een presentatie in voorbereiding; V. Draagvlak binnen CVO; VI. BI en leveranciers applicaties Exact en AFAS; VII. Een framework voor business informatiemanagement (BiSL). Met de uitwerking van dit memo wordt uw commissie geïnformeerd over de actuele stand van zaken betreffende de actiepunten 10 (vergadering 12/12/2014) en 8 (vergadering 13/05/2015). I. Achtergrond ontwikkelingen In de afgelopen jaren is er onmiskenbaar een ontwikkeling waar te nemen waaruit blijkt dat de behoefte aan snelle(re) beschikbaarheid van data / informatie toeneemt. Ook de behoefte om die data te kunnen analyseren, neemt toe. En de verwachting is dat die ontwikkeling de komende jaren nog zal doorzetten. “Big data-analyse” is een topic in menig bestuurdersboardroom.
Pagina
2 / 9
CVO Bureau heeft enkele jaren geleden (2008/2009) in deze ontwikkeling een bescheiden stap gezet door de inzet van Vision Planner. Destijds ingegeven door de omstandigheid dat er vanuit de toenmalige raad van bestuur en raad van toezicht sterk werd aangedrongen op meer inzichtelijke financiële informatie, wordt Vision Planner bij CVO Bureau ingezet ter ondersteuning bij de uitwerking van periodieke financiële rapportages. De nieuwe raad van bestuur en raad van toezicht hebben vanaf het moment dat zij in functie zijn (2014), aangegeven dat zij sneller, gedetailleerder, meer up to date en meer integrale management-informatie verwachten. De raad van bestuur verwacht concreet een cockpit / dashboard waarin real-time managementinformatie beschikbaar is vanuit de verschillende applicaties die binnen CVO worden ingezet in het kader van de bedrijfsvoering. Informatie uit Exact, AFAS Profit, SOMtoday, Foleta op zowel CVO- als BRIN-niveau; al dan niet geïntegreerd uit twee of meerdere applicaties1. Een management-dashboard dat dient ter ondersteuning van de P&C-cyclus en dat past in een bredere maatschappelijke de trend om -los van de wenselijkheid daarvan- steeds meer “datadriven” een organisatie te beheren en te (be)sturen. In dat verband is de term bestuurdersdashboard (cockpit) meermalen genoemd. In 2014 verkenden wij binnen het Platform Bedrijfsvoering de mogelijkheden om vanuit een gestructureerde benadering eenduidige managementinformatie te definiëren en te ontwikkelen. Dit in het kader van een van de projecten binnen de Roadmap Financiën. Bij de uitwerking van die eenduidige managementinformatie zou dan gebruik worden gemaakt van moderne applicaties inzake business intelligence (BI). Bij de inzet van BI dient aandacht te worden besteed aan vragen als: Welke (management)informatie kan ik uit de in gebruik zijnde applicaties beschikbaar stellen? (programma van eisen voor het management- c.q. bestuurdersdashboard)? Wat is de kwaliteit van de data? Hoe manage ik een constante, vooraf gedefinieerde, kwaliteit van de data? Wat is de kwaliteit van het aanleverings- en verwerkingsproces van de data en hoe manage ik deze? II. Inzet van Business Intelligence (BI); QlikSense. Samenhangend met de feitelijke ontwikkelingen zoals geschetst in paragraaf III, is voor CVO gekozen om QlikSense in te zetten als zogenaamde BI-tool. De inzet van QlikSense zal naar mijn overtuiging een bijdrage gaan leveren aan efficiency en aan kwaliteitsverbetering op kortere en langere termijn. Vanuit mijn verantwoordelijkheid voor efficiënte en effectieve dienstverlening van het CVO Bureau aan de BRINS en aan de RvB en RvT en voor de uniformiteit van werkprocessen, de flexibiliteit van dienstverlening en -waar mogelijk- klantnabijheid, ga ik in de komende periode de inzet van business intelligence (BI) binnen het CVO Bureau stimuleren.
1
Voor een toelichting op de in dit memo genoemde applicaties, verwijs ik naar de memo “Toelichting op de in gebruik zijnde (hoofd)applicaties binnen CVO” d.d. 11 september 2015.
Pagina
3 / 9
III. Concrete toepassingen QlikSense Onderstaand volgen enkele concrete toepassingen van QlikSense binnen CVO. Teneinde op korte termijn concrete resultaten te kunnen boeken met de inzet van QlikSense, zal ik in eerste instantie op beperkte schaal de inzet van de BI-tool QlikSense stimuleren voor Exact (kolommenbalans en vervanging van Vision Planner) en AFAS (database-analyse, projectenadministratie, journalisering van het loonjournaal, maandelijkse rapportage begrote salariskosten versus werkelijke salariskosten). Een schematische weergave van BI in relatie tot applicaties is opgenomen in bijlage 1. a. Projectenadministratie De “projectenadministratie nieuwe stijl” -een combinatie van data uit de applicaties AFAS, Foleta en Exact-, als onderdeel van de herinrichting van AFAS, wordt gerealiseerd met behulp van QlikSense. Hierbij wordt BI ingezet voor het combineren van data uit meerdere applicaties om geïntegreerde managementinformatie te genereren. Het data-model voor de projectenadministratie nieuwe stijl is inmiddels gereed; ook de koppelingen met AFAS en Foleta zijn beschikbaar. Voor de koppeling met Exact is duidelijk wat er nog gedaan moet worden. Kortom, op korte termijn kan de projectenadministratie nieuwe stijl voor BRINS en CVO beschikbaar zijn en ingezet worden voor het financieel managen van projecten (bewaken uitputting gemeentelijke subsidiegelden). b. Database-analyse AFAS Bij de herinrichting van de applicatie AFAS Profit is de BI-tool QlikSense ingezet om de integriteit / kwaliteit van de database te beoordelen. De integriteit van de database is essentieel voor het goed functioneren van de applicatie. Met behulp van QlikSense kan worden vastgesteld of de structuur van de database consequent is, of de inhoud van tabellen gelijkluidend is en dergelijke. De inmiddels uitgevoerde data-analyse heeft duidelijk gemaakt dat CVO op een juiste wijze van AFAS Profit gebruik maakt als het gaat om de inrichting (CVO maakt vanaf augustus 2015 gebruik van de standaard onderwijstemplate binnen AFAS Profit), doch op onderdelen kunnen nu verbeteringen worden doorgevoerd (consequent vastleggen van gegevens in tabellen) die bijdragen aan de kwaliteit van de (management-) informatie uit de applicatie. Uitgangspunt is dat data-analyse periodiek wordt uitgevoerd teneinde de kwaliteit van het verwerkingsproces te kunnen monitoren. De uitkomsten van die data-analyses kunnen daarnaast ook gebruikt worden in de richting van de accountant tijdens de accountantscontrole; de accountant vraagt steeds meer aandacht voor het vraagstuk van de integriteit van een database. c. QlikSense in plaats van Vision Planner Vanuit kostenbesparing op de kortere termijn zie ik de noodzaak om Vision Planner voor
Pagina
4 / 9
de doelen waarvoor CVO dit gebruikt om te zetten naar QlickSense. Dit deelproject moet nog nader worden uitgewerkt. d. Kolommenbalans De versnelling van het jaarrekeningtraject heeft duidelijk gemaakt dat de beschikbaarheid van data en de mogelijkheden om die data vervolgens te kunnen analyseren, nog kan worden verbeterd. Als voorbeeld kan de werking van de kolommenbalans genoemd worden. De kolommenbalans is een uitermate essentieel instrument om over de gehele Exact-administratie overzicht te hebben van alle business units van CVO. Gedurende het jaarrekeningproces dient de kolommenbalans regelmatig te worden samengesteld. Een proces dat in zijn huidige opzet circa 3 uur per keer in beslag neemt. Met de inzet van BI kan dat proces aanmerkelijk worden versneld. e. Begrotingsmodule Bij de ontwikkeling van de nieuwe begrotingsmodule voor CVO is ook gesproken over de mogelijkheden om vanuit de begrotingsmodule in relatie tot Exact meer eenduidige rapportages te kunnen opstellen waardoor de rapportages aan RvB en RvT kwalitatief verbeteren en ook sneller beschikbaar zijn. De vraag van de RvB en RvT om bij rapportages meer inzage te geven in structurele/incidentele mee- en/of tegenvallers impliceert voor mij dat CVO toe moet werken naar een eenduidig rapportageformat. Door de projectgroep begrotingsmodule is dan ook vastgesteld dat na oplevering van de begrotingsmodule feitelijk een vervolgproject gestart zal moeten worden gericht op het verbeteren -effectiever en efficiënter- van het proces om te komen tot eenduidige tussentijdse rapportages ten behoeve van RvB en RvT. Inmiddels is eind augustus 2015 de nieuwe begrotingsmodule feitelijk opgeleverd en gaat de projectgroep aan de slag met het vervolgtraject. IV. Bestuurdersdashboard; een presentatie in voorbereiding Ik gaf al aan dat de raad van bestuur een cockpit / dashboard verwacht waarin real-time managementinformatie beschikbaar komt vanuit de verschillende applicaties die binnen CVO worden ingezet in het kader van de bedrijfsvoering. Het gaat dan om informatie uit Exact, AFAS Profit, SOMtoday en Foleta (op zowel CVO- als BRIN-niveau en al dan niet geïntegreerd uit twee of meer applicaties). In de vergadering van uw commissie op 12 december 2014 sprak ook uw commissie over dit onderwerp. De opzet en inregeling van het nog op te stellen dashboard van de bestuurder moet tijdig worden gedeeld met de AC RvT, zo formuleerde uw commissie, zodat afgestemd kan worden welke managementinformatie inzichtelijk gemaakt moet worden. Uitgangspunt hierbij is: ‘Minder, maar beter’: meer indicatoren op hoofdlijnen vergroten de mogelijkheden voor de RvT om goed en integraal toezicht te kunnen houden. Bij de inzet van BI en de toepassingsmogelijkheden van QlikSense heb ik nadrukkelijk ook externe expertise in huis gehaald. In dat kader komt vanzelfsprekend ook de ontwikkeling van
Pagina
5 / 9
het bestuurdersdashboard aan de orde. Recent is mij duidelijk geworden dat met de applicaties AFAS en Foleta nu al een deel van dat dashboard kan worden ingevuld. Het betreft dan standaard ontwikkelde managementrapportages. Feitelijk staan de modellen standaard klaar; het is alleen nog een kwestie van goed onze data in die modellen importeren. Daarnaast kan CVO dan zelf rapportages maken omdat CVO de applicatie QlikSense in eigen beheer heeft. Intern binnen CVO Bureau heb ik afgesproken dat we een presentatie zullen voorbereiden die RvB inzicht moet bieden in de huidige mogelijkheden van een bestuurdersdashboard. De RvB zal vervolgens gevraagd worden een “programma van eisen” te formuleren waaraan het CVObestuurdersdashboard moeten (gaan) voldoen. Conform de daarover gemaakte afspraak zal de opzet en inregeling van dit dashboard tijdig met uw commissie worden gedeeld. V. Draagvlak binnen CVO De ontwikkelingslijn zoals in dit memo geschetst, is door mij ingebracht in het Platform Bedrijfsvoering. De ontwikkelingslijn wordt door het Platform onderschreven. Ik zal vanzelfsprekend het Platform Bedrijfsvoering op de hoogte houden van en inhoudelijk betrekken bij de concrete inzet van BI. De ontwikkelingen op het gebied van BI zijn daarnaast onderwerp van gesprek tijdens het maandelijks overleg tussen de portefeuillehouder Financiën vanuit het Platform Bedrijfsvoering (Marco Heemskerk; CSG Calvijn) en ondergetekende. CSG Calvijn is bereid om vanuit het klanten gebruikersperspectief van een BRIN actief in de BI-ontwikkeling te participeren. VI. BI en leveranciers applicaties Exact en AFAS In het perspectief van de door CVO gemaakte keuze wil ik er nog op wijzen dat zowel Exact als AFAS in de reguliere contacten hebben aangegeven dat zij zich realiseren dat de in de applicaties ingebouwde analysemogelijkheden in de praktijk van alledag niet (meer) voldoende zijn voor de beheersing en sturing van de bedrijfsvoering van grotere en complexere organisaties. Het is om die reden dat Exact en AFAS aangeven dat zij steeds meer en nadrukkelijker moderne BI-tools willen gaan inzetten. Beide organisaties zijn daartoe inmiddels -onafhankelijk van elkaar- een strategische alliantie aangegaan met Qlik (leverancier van QlikView en QlikSense). Met het gebruik van Exact en AFAS Profit in de bedrijfsvoering is de keuze van CVO een logische keuze. VII. Een framework voor business informatiemanagement (BiSL) Het toekomstig gebruik van BI dient mijns inziens nadrukkelijk(er) betrokken te worden op het organisatievraagstuk van de informatiehuishouding en het informatiemanagement. De ontwikkeling van BI binnen CVO dient breder getrokken dan alleen de feitelijke inzet van die applicatie. De inzet van BI moet bijdragen aan de definiëring van de binnen CVO gewenste kwaliteit van en aan de feitelijke kwaliteit en de kwaliteitsverbetering van: - Aanlevering en invoer van gegevens; - Inhoud van databases; - Analyse van informatie; - Managementinformatie; - Bestuurdersdashboard.
Pagina
6 / 9
Gelet op het bovenstaande heb ik voor CVO Bureau besloten de ontwikkeling van BI breder te trekken en te plaatsen in het genoemde vraagstuk van een efficiënte en effectieve informatiehuishouding. Daarvoor is voor de non-profit sector een “best practice” ontwikkeld: Business Information Services Library (BiSL); een framework voor business informatiemanagement (zie bijlage 2). Dat model geeft een krachtig houvast als het gaat om informatiemanagement. BI is daarin vervolgens een mooi instrument (een middel; geen doel op zichzelf) als het gaat om het genereren van managementinformatie. Managementinformatie is onderdeel van informatiemanagement. De inzet van BI raakt nagenoeg alle afdelingen omdat er tussen de verschillende applicaties allerlei “ketens van gegevensuitwisseling” bestaan. Het is dus belangrijk dat binnen CVO-Bureau het BI-project in samenhang wordt bezien. Het BiSL- model bestaat uit meerdere blokken. Ik heb besloten om met inzet van afdelingshoofden en functioneel beheerders van applicaties binnen CVO Bureau, het BiSL-model blok voor blok uit te werken en concreet te maken. Als het model voor CVO is uitgewerkt –wat enkele maanden in beslag zal nemen- wil ik dat voor uw commissie presenteren. Momenteel wordt gewerkt aan het projectplan met bijbehorende projectstructuur. Tot slot De in dit memo geschetste ontwikkeling is een belangrijke ontwikkeling voor CVO en daarmee ook voor CVO Bureau. Vanuit het perspectief dat CVO Bureau dienstverlenend en klantgericht is (en nog meer wordt) aan de BRINS, vind ik dat CVO Bureau op dat punt de lead moet nemen. Uiteraard zullen de BRINS bij deze ontwikkeling en de inzet van BI maximaal betrokken worden, omdat de managementinformatie die CVO Bureau levert niet alleen optimaal moet aansluiten bij de wensen van RvB en RvT, maar ook bij de wensen van de BRINS (vraaggerichte informatie).
Pagina
7 / 9
Bijlage 1: Schematische weergave werking BI-Tool
Pagina
8 / 9
Pagina
9 / 9
Bijlage 2: Het volledige procesmodel van BiSL2
2
BiSL: Business Information Services Library; een framework voor business informatiemanagement.
