Membangun Organisasi & Manajemen Relawan
Sri Indiyastutik (YAPPIKA)
Mengapa publik tertarik menjadi relawan? • • • • • • • • • • •
Karena kepedulian pada isu atau persoalan tertentu Mencari pengalaman kerja dan kesempatan membangun jaringan Ingin terlibat dalam gerakan perubahan Mengisi waktu luang Ingin mendapatkan semangat/gairah dari lembaga Anda untuk memotivasi diri Ingin menyatakan diri sebagai bagian dari komunitas tertentu Mereka mungkin telah mendapatkan manfaat (jasa) dari lembaga Anda, dan ingin membalasnya Ingin mencari lebih banyak teman Berharap mendapatkan kesempatan untuk pengembangan diri (skill riset, investigasi, komunikasi, konseling) Mencari selingan kegiatan yang lebih menarik di tengah rutinitas yang mulai terasa membosankan Mendapatkan mandat dari pengadilan untuk melakukan pelayanan masyarakat (motivasi ini tidak umum untuk konteks Indonesia)
Mengapa lembaga melibatkan relawan? • Memperluas jangkauan visi, misi, dampak program atau kegiatan • Mengatasi keterbatasan SDM • Strategi pendidikan publik • Kaderisasi • Mengatasi keterbatasan dana lembaga, padahal misi yang diemban penting untuk masyarakat • .....?
Definisi Relawan • Relawan (kata kerja): memilih bertindak untuk merespon suatu kebutuhan, sebagai bentuk tanggung jawab sosial secara sukarela dan tidak untuk dibayar/gaji/honor • Relawan (kata benda) – dari perspektif pelaku: seseorang yang menyumbangkan waktu, tenaga dan talentanya untuk memenuhi suatu kebutuhan masyarakat tanpa mengambil keuntungan finansial atas sumbangannya tersebut. • Relawan (kata kerja) – dari perspektif penerima layanan: seseorang yang menyumbangkan waktu , tenaga dan talentanya untuk memenuhi kebutuhan lembaga/kelompok/masyarakat tanpa memperoleh gaji/honor. (Sumber: Student Volunteer Connection, Ontario-Canada)
Model Kerelawanan • Kerelawanan oleh karyawan perusahaan (employee volunteering) – GE Volunteer, Microsoft • Kerelawanan sporadis (sporadic volunteering) – digerakkan oleh lembaga atau individu atau kelompok orang: Prita, Cicak-Buaya, dll • Kerelawanan pada musim tertentu (episodic volunteering) • Kerelawanan dunia maya (virtual/on-line volunteering) – digerakkan oleh lembaga formal maupun kelompok informal: KRL Mania, Change.org, Relawan TIK, YAPPIKA • Kerelawanan antar negara (cross national volunteering) – VSO UK, VSO Bahaginan, UNV, AVI • Kombinasi antara wisata dan kerelawanan (VolunTourism) – wheelchair competition di Ekuador • Residential volunteering – mengirim relawan ke suatu daerah selama seminggu, sebulan, atau setahun: Yayasan Titian (Pontianak) dan organisasi investigasi lainnya, Volunteer Scotland, Volunteer Ireland, dll • Kerelawanan di sebuah lembaga di lokasi tempat tinggalnya (on-site volunteering) – YAPPIKA, Walhi, YPBB, ICW, TII
Bentuk-Bentuk Organisasi Relawan
V
Lembaga
X
V
Organisasi tunggal (non jaringan) • Sebuah organisasi langsung mengelola relawan untuk mendukung kerjakerjanya (pusat koordinasi) • Relawan tidak memiliki bentuk organisasi tersendiri, namun melekat pada lembaga pengelolanya (misalnya dikelola di bawah divisi tertentu)
Jaringan: Jala ikan (fishing net) •
Bersifat datar, tidak memiliki pusat jaringan secara tegas.
•
Setiap simpul dalam jala mewakili satu anggota yang secara leluasa berhubungan dengan anggota lainnya dan berinteraksi tanpa melalui pusat jaringan.
•
Sebuah simpul (anggota) dapat menjadi penggerak inisiatif atau pusat koordinasi dari beberapa anggota lainnya untuk melaksanakan kegiatankegiatan tertentu.
Jaringan: Jaring laba-laba (spider’s web) •
Bersifat datar, tetapi memiliki pusat jaringan yang berfungsi sebagai pusat koordinasi atau penggerak inisiatif
•
Kendati sebuah simpul memiliki hubungan dengan pusat jaringan, mereka juga dapat berhubungan dengan simpul-simpul yang lain, dan dapat pula menjadi pusat koordinasi atau penggerak inisiatif untuk perluasan jaringan
•
Karena bersifat datar, maka terbuka ruang untuk berinteraksi secara setara
Jaringan: Piramida (pyramid) •
Bersifat vertikal, dimana pusat jaringan memiliki posisi yang lebih tinggi dari yang lainnya.
•
Bentuk ini merupakan variasi dari bentuk jaring laba-laba, tetapi relasi yang terbangun tidak setara, pihak yang berada di posisi atas memiliki kekuasaan yang lebih besar dibandingkan dengan yang di posisi bawahnya.
Jaringan: Sel (cluster) •
•
Bersifat datar, menyebar dalam kelompok-kelompok dimana anggota dari satu kelompok tidak punya hubungan dengan anggota kelompok lainnya. Hubungan hanya terjadi antar sesama pusat koordinasi atau penggerak inisiatif
Manajemen Jaringan Fungsi manajemen: • Mensinergikan bidang-bidang kerja di dalam jaringan • Menjaga arah kegiatan jaringan sesuai dengan tujuan jaringan • Menjamin tercapainya tujuan jaringan • Mempertahankan keberlanjutan fungsi jaringan • Menjamin adanya dukungan sumberdaya dari berbagai pihak •Jaringan harus terus menerus menjalin komunikasi yang baik agar dukungan terus bertambah, atau setidak-tidaknya, tidak berkurang dari yang telah ada saat ini
Jaringan berkelanjutan, jika …. Memiliki tujuan bersama yang dipahami oleh semua anggota dan setiap anggota memahami apa yang perlu disumbangkan dalam jaringan. Fokuskan pembagian peran sesuai dengan kapasitas yang dimiliki masingmasing anggota. Melayani kebutuhan anggotanya. Jika keberadaan jaringan tidak dirasakan manfaatnya oleh anggota, maka jaringan kehilangan fungsinya. Oleh karena itu, pengelola jaringan harus secara intensif melakukan komunikasi untuk mendapatkan umpan balik agar dapat melakukan perbaikan pelayanan kapada anggotanya Berbasiskan pada rasa saling percaya. Tanpa rasa saling percaya, jaringan tidak akan berfungsi. Individu/organisasi akan bergabung dalam jaringan jika mereka percaya bahwa keterlibatan mereka benar-benar digunakan untuk kepentingan bersama, bukan untuk dimanfaatkan atau dimanipulasi untuk kepentingan-kepentingan tertentu.
Jaringan berkelanjutan, jika …. Menjamin partisipasi dan akuntabilitas. Untuk bisa berkelanjutan, jaringan harus membangun mekanisme partisipasi dan akuntabilitas dalam seluruh kegiatan yang dilaksanakan jaringan, termasuk akuntabilitas keuangan. Menjamin relasi yang setara antar semua pihak yang terlibat dalam jaringan. Relasi kuasa yang tidak seimbang seringkali terjadi di dalam sebuah jaringan, akibat adanya pihak yang memiliki akses lebih besar dibandingkan dengan yang lainnya. Mampu mengatasi konflik yang terjadi. Keberagaman anggota dalam sebuah jaringan seringkali memicu konflik diantara sesama anggota, baik karena perbedaan pandangan, sikap atau strategi yang harus dilakukan oleh jaringan. Jaringan akan berkelanjutan jika konflik-konflik semacam ini dapat diselesaikan dengan membangun mekanisme dialog yang terbuka dan inklusif dalam pengambilan keputusan.
Jaringan berkelanjutan, jika …. Komunikasi dan berbagi informasi. Jaringan akan berfungsi dengan baik jika aliran informasi sampai kepada semua anggota, tidak hanya berhenti di sekretariat jaringan. Oleh karena itu, pengembangan media komunikasi yang dapat diterima oleh semua anggota perlu disiapkan dengan baik. Perencanaan, monitoring dan evaluasi yang sistematis dan partisipatif. Monitoring harus dipandang sebagai sistem peringatan dini bagi jaringan, sehingga tidak selalu harus dilakukan dalam bentuk yang formal, tetapi juga dapat dilakukan secara informal melalui komunikasi sehari-hari. Setiap masukan yang datang dari anggota jaringan dapat dipandang sebagai hasil monitoring anggota terhadap pelaksanaan kerja jaringan.
Kekecewaan terhadap jaringan Inisiator/pengelola jaringan mengabaikan partisipasi anggota (keputusan hanya diambil oleh sekretariat jaringan) Menjalin kerjasama dengan lembaga donor tanpa terbuka kepada anggota (mengklaim keberadaan anggota untuk mencari dana sendiri) Semua kegiatan dilaksanakan oleh sekretariat (seharusnya sekretariat peran koordinasi, dan memback-up administrasi) Identitas yang muncul ke permukaan (media massa) bukan atas nama jaringan, tetapi menonjolkan satu lembaga tertentu.
“Kematian” jaringan Banyak jaringan yang dibentuk tidak bertahan lama. Antusiasme pada saat pembentukan tidak serta merta menjamin keberlangsungan kehidupan jaringan bertahan lama. Beberapa hal yang menyebabkan jaringan “mati”: • Kurangnya dukungan dari para anggota, karena mereka tidak mendapat manfaat dari jaringan • Kurangnya sumberdaya finansial maupun manusia • Kurangnya komitmen dari anggota • Kurangnya ketrampilan mengelola jaringan dari pengelola jaringan Namun demikian, bukan berarti jaringan yang hidupnya singkat bearti gagal. Beberapa jaringan memang sengaja dibentuk untuk tujuan yang terbatas, sehingga setelah tujuan itu tercapai, mereka membubarkan diri.
Bertemunya Lembaga Anda & Publik Vision
Kominfo
Misi Program Nilai-nilai Kegiatan Sumber daya Jobdescription
Publik
Mengkaji kebutuhan relawan • Libatkan personil kunci di internal lembaga untuk mengkaji secara bersama-sama tentang kebutuhan relawan • Turunkan visi, misi, nilai-nilai, target-target, lembaga, program kerja lembaga, kegiatan-kegiatan untuk mengkaji di manakah peran relawan diperlukan? • Analisa apakah keterlibatan relawan akan berkontribusi signifikan terhadap pencapaian target lembaga, visi dan misi? • Jika jawabannya ‘Ya’, maka mulailah merancang bagaimana melibatkan publik sebagai relawan dan bagaimana mengelolanya.
Merancang keterlibatan relawan • Turunkan program kerja lembaga Anda ke dalam kegiatankegiatan • Rumuskan jobdescription dari masing-masing kegiatan • Tentukan waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas di dalam kegiatan-kegiatan yang telah dirumuskan • Tentukan keahlian/skill yang diperlukan untuk menjalankan tugas tersebut • Tentukan apakah tugas dilakukan on-site atau off-site (virtual). • Tentukan segmen publik yang mana yang akan menjadi target sasaran untuk direkrut • Tentukan berapa jumlah relawan yang diperlukan • Siapkan sumber daya apa saja yang diperlukan untuk mendukung kerja-kerja relawan
Merancang keterlibatan relawan • Dimana letak relawan dalam struktur organisasi lembaga Anda? • Apakah Anda akan mengelola langsung atau membangun organisasi relawan tersendiri? Bentuk organisasinya? • Siapa penanggung jawab manajemen relawan atau jaringan relawan? PJ manajemen relawan atau jaringan sebaiknya fulltime staff, bukan diambil dari relawan • SOP manajemen relawan – Definisi, PJ, kriteria, rekrutmen, screening, orientation, evaluation, recognition, reward, punishment, mekanisme komunikasi, dll.
• Kode etik relawan dan jaringan relawan
8 Siklus Manajemen Relawan Assessment
Position Design
Retention
Recognition
Recruitment
Supervision and Feedback
Intake and Screening
Orientation and Training
Mendorong Kemandirian Organisasi Relawan • Supervisi, dinamisasi pengasuhan oleh organisasi induk (misal: Kominfo) • Tim manajemen terdiri dari: – Koordinator (mengendalikan dan mendukung tiga poin tugas di bawah ini) – Pengelola jaringan relawan – Manajemen program relawan – Monev (termasuk mengukur kontribusi relawan)
• Program/ kegiatan terbuka terhadap usulan para relawan dan tetap mengacu pada visi, misi, target lembaga atau jaringan. Manajemen program relawan mengolah dan menggulirkan ke jaringan relawan. • Fundraising oleh kelompok relawan: – Kode etik – Praktik transparansi & akuntabilitas – Sesuai dengan SOP
Contoh jaringan relawan: KRL Mania
KRL Mania Facebook logo
• Bentuk jaringan: jala ikan • ‘Koordinator’ merangkap dinamisator, spokes person media, dll • Relasi media • Bakti sosial dan fundraising • Pengasuh facebook, milist, twitter, web • Relasi dengan pemerintah terkait regulasi dan keamanan transportasi, organisasi lainnya • Relasi dengan para alumni perguruan tinggi tertentu (ITB) Seluruh aktivis KRL Mania sejak tahun 2003 adalah relawan, tidak membentuk organisasi formal, semua program adalah swadaya dan memanfaatkan teknologi informasi, tidak mengelola dana kecuali untuk acara bakti sosial pada saat idul fitri, natal atau menggalang dana bagi ‘roker’ yang sedang sakit dan tidak punya cukup dana.
Contoh jaringan (jaring laba-laba): KPI Kongres Nasional (5 tahunan)
Sekretariat Nasional [Presidium Nasional dan Sekjen]
Kongres Wilayah (4 tahunan)
Sekretariat Wilayah [Presidium Wilayah dan Sekwil]
Konferensi Cabang (3 tahunan)
Sekretariat Cabang [Dewan Kelompok Kepentingan/DKK Cabang dan Sekcab]
Rembug Balai (3 tahunan)
Balai Perempuan/BP [Dewan Kelompok Kepentingan/DKK BP dan SekBP]
Contoh bentuk kombinasi jaring laba-laba & piramida
Menantang virtual volunteering • Bagaimana bisa berkontribusi pada: – – – – – – – – – –
Pemberantasan pornografi Pemberantasan phedopilia Penurunan angka kematian ibu dan anak Pemantauan rencana dan penggunaan anggaran desa, Pemda Gerakan anti korupsi Pemantauan pelayanan publik dasar: puskesmas, rumah sakit, sekolah dasar Pembangunan desa (menyongsong implementasi UU Desa) Menjangkau daerah terpencil Gerakan toleransi SARA Open Government Partnership (OGP)
Kontribusi Relawan • Jumlah relawan di Amerika per Sept 2010 – Sept 2011: 64,3 juta orang (http://statisticbrain.com/volunteerworker-statistics/) • Jumlah relawan di Canada tercatat pada National Volunteer Week 2014: 13,3 juta orang (http://volunteer.ca/nvw) • Jumlah jam kerja dan konversi ke nilai uang yang didonasikan relawan di Amerika tahun 2010: 8,1 milyar jam dan $ 173 milyar (http://www.nationalservice.gov/sites/default/files/do cuments/factsheet_via.pdf) • Relawan penanganan bencana alam di Indonesia: tsunami Aceh, gempa Jogja, letusan gunung berapi, dll • Dukungan untuk kasus Prita, Bilqis, dll. • Sistem Informasi Desa (SID), jurnalisme warga
Sumber Pustaka • Hasanuddin, L., 2009. Modul Pelatihan Manajemen Jaringan. YAPPIKA • Indiyastutik, S., 2012. KRL Mania, the Internet Based Consumer Movement of the Electric Railway Train Users in Indonesia. PRIA – India. • Indiyastutik, S., 2009. Modul Pelatihan Manajemen Relawan. YAPPIKA. • Laporan hasil refleksi kelembagaan PP ‘Aisyiyah - 2013 (Sri Indiyastutik & Lili Hasanuddin) & KPI – 2013 (Abdi Suryaningati & Fransisca Fitri) – dikutip sebagian hanya untuk keperluan internal. • Putut, EA (editor). Opisisi Maya. Insist Press • SOP Manajemen Relawan YAPPIKA, 2006. • Thompson, J., 2009. Managing Volunteer Successfully. Student Volunteer Connection, Ontario-Canada. • http://statisticbrain.com/volunteer-worker-statistics/ • http://volunteer.ca/nvw • http://www.nationalservice.gov/sites/default/files/documents/fact sheet_via.pdf