Budapest Főváros Önkormányzata Főpolgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési
llllllllllllli!lll!illl:lll:llllilllilllllllllllillillll~ lll il!
iktszám:
Osztály
FPH006/65-13/2013
ELLENŐRZÉSIJELENTÉS
"A Közbeszerzési Főosztály tevékenységének szabályszerűség i ellenőrzéséről"
2013. július
Tartalomjegyzék
l. VEZETÖI ÖSSZEFOGLALÓ ...... .......................................... 5 ll. J A V AS L A T OK ................................................. ................. 8 lll. M E G Á L L A P Í T ÁS O K ....... .................................... 9
lll. 1. Előzmények .................................................................................................................. 9 lll. 2. A Főosztály belső szabályozásai megfelelőségének vizsgálata .............................. 9 llL 2. 1. A feladat meghatározás teljes körűségének (BMSz) vizsgálata .... 9 .. 10 lll. 2. 2. A feladatvégzésre vonatkozó egyéb belső szabályozások ellenőrzése 2.2.1. Ellenőrzési nyomvonal ............................................................................................................ 10
2.2.2.
Vezetői belső
utasítások ...................... .
2.2.3. Egyéb közjogi szervezetszabályozó eszközök .................................. . 2.2.4. Munkakörl leírások ..........................................................
..10 .. ...... 10 ... l l
lll. 3. A feladatvégzés szabályszerűségének vizsgálata ................................................... 12 lll. 3. 1. A jogszabályoknak, illetve belső szabályozásoknak való megfelelés ellenőrzése .. 12 3.1.1. Közbeszerzési Eljárási Osztály ............................................................... . . ................. 12 3.1.2. Képviseleti és Manitoring Osztály .......................................................... .. 3.1.3.Titkárságok ........................................................................................... .
!ll. 3. 2. A kontrollek
MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet: 2. sz. melléklet: 3. sz. melléklet:
megfelelősége
és müködése
. ....... 14
... 15
.. 15
··················· ·········· ........................ ················ . 18 Az ellenőrzés megállapításai és javaslatok ............................. .. Az ellenőrzött közbeszerzési eljárások jegyzéke ................... .. A munkaköri leirásokkal kapcsolatos hibajegyzék .................... .
2118
Budapest Főváros Önkormányzata Főpolgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Osztály.
Az
ellenőrzést végző
Az
ellenőrzött
szervezet:
Főpolgármesteri
Az
ellenőrzés
célja:
annak megállapítása, hogy a Közbeszerzési Főosztály tevékenységét a külső és belső szabályozásoknak megfelelően végzi-e.
Az
ellenőrzés
tárgya:
a
szervezet:
Hivatal Közbeszerzési Főosztály.
Közbeszerzési
Főosztály
tevékenységének
szabályszerűségi ellenőrzése.
Az
ellenőrzés
típusa:
Jogszabályi felhatalmazás:
Az
ellenőrzés
Az
ellenőrzött
A helyszíni
szabályszerűség i ellenőrzés.
2011. évi CXCV.tv. az államháztartásról 70. §.(1), Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. tv. 119. §, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XI!. 31.) Korm. rendelet.
módszerei:
az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó dokumentumok vizsgálata, személyes konzultáció.
idöszak:
a 2012. évi önállóvá válástól201 3. március 28-ig.
ellenőrzés időtartama:
2013. március 28-ig.
Az ellenőrzött időszakban hivatalban lévő vezető neve beosztása: dr. Semjén Zsófia főosztályvezető
3/18
JOGSZABÁLYOK ÉS AZ ÁLLAMI IRÁNYÍT ÁS EGYÉB KÖZJOGI SZERVEZETSZABÁL YOZÓ ESZKÖZEINEK JEGYZÉKE
Áh t.
az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény
P tk.
a Polgári
Mötv.
Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011 évi CLXXXIX. tv.
Kb t.
a
Pp.
a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi ll!. törvény
Kttv.
a közszolgálati
tisztviselőkről
Jtvr.
a jogtanácsosi
tevékenységről
Á vr.
368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet
Törvénykönyvről
közbeszerzésekről
szóló 1959. évi IV. törvény
szóló 2011. évi CVIll. törvény
szó!ó 2011. évi CXCIX tv. szóló 1983. évi 3. sz.
törvényerejű
r.
92/2011. (XII. 30.) NFM rendelet SzMSz
az ellenőrzéssei érintett időszakban hatályos, a Fővárosi Önkormányzat Szervezeti és Müködési Szabályzatáról szóló 55/201 O. (XII. 9.) Föv. Kgy. rendelet
Ügyrend
Budapest Főváros Önkormányzata Főpotgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzatáról, Ügyrendjéről szóló 505/2011. sz. Föpolgármesteri- Föjegyzői együttes intézkedés
Kbsz. (ök.régi)
Budapest Főváros Önkormányzatának 7/2012. számú Közbeszerzési Szabályzata
Kbsz. (régi)
Budapest Főváros Önkormányzata Föpolgármesteri Hivatalának 6/2012. számú Közbeszerzési Szabályzata
Kbsz. (új)
Budapest Főváros Önkormányzata Föpolgármesteri Hivatalának Közbeszerzési és Beszerzési szabályzatáról szóló 16/2013. (l. 21.) sz. Főjegyzői utasítás
4/18
Kbsz. (ök.új)
BM Sz
Az
ellenőrzés
Budapest Főváros Önkormányzatának Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatáról szóló 26/2013. (l. 28.) sz. Föpo!gármesteri - Főjegyzői utasítás a Közbeszerzési
Főosztály Belső Működési
Szabályzata
összesített véleményéhez alkalmazott minösítési kategóriák:
Megfelelő: kiváló (5) Korlátozottan megfelelő: jó (4) Gyenge: közepes (3) Kritikus: még elfogadható (2) Elégtelen: nem elfogadható (1)
5/18
!.VEZETÖI ÖSSZEFOGLALÓ A Közbeszerzési Főosztály a korábban egységes Jogi és Közbeszerzési Főosztály különválásával 2012. július 1. napjától alakult meg a Hivatal önálló belső szervezeti egységeként. Az önállóvá alakulást az ellenőrzés idöszakában hatályos SzMSz 2012. június 19-i módositása előzte meg. Az Ügyrendben a Főosztály kiegészített feladatait tartalmazó módositás 2012. augusztus 24-én lépett hatályba. Fentiek alapján a 2012. július 3-án jóváhagyott BMSz, valamint az ennek 2. sz. mellékletét képező Munkafolyamat Leírás nem fedi Je teljes körűen az ellenőrzés időszakában hatályos Ügyrendben meghatározott főosztályi feladatokat A SMSzben nem szerepeinek részletesen nevesítve az Ügyrendben előírt monitorozási fe/adatok. A BMSz 1. sz. mellékletét képező Feladatkörl jegyzékben hatályon kivül helyezett jogszabályhelyre és belső szabályzatokra hivatkoznak. A Főosztály 2012. szeptember 3-án jóváhagyott ellenőrzési nyomvonala letedi az Ügyrendben rögzitett feladatokat, azonban ezek nincsenek teljes körűen összhangban a BMSz, illetve ennek 2. sz. mellékletében meghatározott tevékenységgel, mert ezek nem tartalmazzák részletesen az Ügyrendben előirt feladatokat. Az ellenőrzési nyomvonal preambulumában hatályon kívül helyezett jogszabályhely szerepel, míg tartalmában több feladat esetében nem állapítható meg, hogy mennyíre különül el az ellenőrzést végző és a felelős/jóváhagyó személye.
A munkaköri leírások formailag összhangban vannak a Humánerőforrás Menedzsment Főosztály által kibocsátott iratmintákkal. Tartalmuk tekintetében 24 személy esetében időközben hatályon kívül helyezett, illetve ugyancsak 24 személy esetében nem megfelelő jogszabályokra, belsö szabályra hivatkoznak. A Képviseleti és Manitoring Osztályon az érintett munkatársak munkaköri leírásai nem tartalmazzák teljes körűen nevesitve a monitorozási tevékenység ellátásával kapcsolatos részletes feladatokat. A Főosztály szakmai tevékenységél a hatályos jogszabályoknak és a belső szabályozásnak megfelelően látja el. Az ellenőrzésseJ érintett idöszakban a Képviseleti és Manitoring Osztály, valamint a Közbeszerzési Eljárási Osztály a hatályos belső szabályozásokban előírt feladataikat (közbeszerzési eljárások lefolytatása; ezek dokumentumainak monitorozása; jogi képviselet ellátása előzetes vitarendezés, jogorvoslati eljárás, peres eljárások esetEm; állásfoglalások, szerződések véleményezése, nyilvántartások vezetése) ezek előírásaival összhangban végezték. A Titkárság a BMSz által e!öírt feladatai közé tartozó dokumentumok nyilvántartása helyett a gyakorlatban ezek "kezelését" végzi.
A kantroll feladatok a BMSz-ben és a munkakörí leírásokban kerültek szabályozásra. A gyakorlatban a szignálás útján megvalósuló munkafolyamatba épített ellenőrzés a jellemző. Főosztályi szinten félévenként két munkaértekezletet tartanak, amelyről jegyzőkönyv készül. érintett kilépö munkatársak munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvén a főosztályvezető aláírása nem szerepel. A közbeszerzési eljárás lefolytatásában az érintett munkatársak és külsös személyek egyaránt titoktartási nyílatkozatot tesznek.
Az
ellenőrzéssei
A hatályos BMSz a Főpo!gármesteri Hivatal Kockázatkezelési Szabályzatával összhangban tartalmazza a kockázatkezeléssel kapcsolatos feladatokat. A Kockázatkezelési Szabályzatban meghatározott dokumentumokat az előírásoknak megfelelően vezették. Hivatali szinten működő kockázatkezelési felelős hiányában a Föjegyzöt tájékoztatták a Főosztály
6/18
kockázatkezelési tevékenységének szabálytalanságot nem észleltek.
tapasztalatairól.
A.z
ellenőrzéssei
érintett
időszakban
Figyelemmel az ellenőrzés során tett megállapításokra, a vezetői összefoglalóban ismertetett csekélyebb súlyú hiányosságok alapján a Főosztály tevékenységének minősítése "korlátozottan megfelelö." 1 Az ellenőrzés megállapításait és az azokhoz kapcsolódó javaslatokat az 1. sz. melléklet, az ellenőrzött közbeszerzési eljárások jegyzékét a 2. sz. melléklet, a Közbeszerzési Főosztály munkatársai munkaköri leírásával kapcsolatos hibajegyzéket a 3. sz. melléklet tartalmazza.
"Az ellenőrzés "kor!átozottan megfelelőnek" ítélt területei a legtöbb tekintetben megfelelő kontrollokkal rendelkeznek, és elfogadható teljesítményt mutatnak. Bizonyos terOletek vonatkozásában a megállapítások azonban arra utalnak, hogy a belső ellenőrzési pontok vagy folyamatok rendszerét nem minden esetben működtetik, illetve követik nyomon megfelelően. Ha az adott terület vagy szervezeti egység vezetője nem tesz megfelelő korrekciós intézkedéseket, akkor a belső irányitási és ellenőrzési rendszerben lényeges hiányosságak alakuthatnak ki. A szervezeti egységek szintjén alkalmazott irányelvek és eljárások általában hatékonyak, és az ellenőrzési megáUapltások éltalaban olyan gyengeségekre utalnak, amelyek a szokásos munkafolyamatok mellett korrigálhaták a vezetés beavatkozása nélküL" [A főjegyző 14/2013_ (!.24.) sz. normatív utasitása a Fővárosi Önkormányzat Belső Ellenőrzési Kézikönyvéröl, 13. sz. melléklet] 1
7/18
ll. J A V A S L A T O K a Közbeszerzési Főosztály vezetője részére
1. Az operatív feladatellátáshoz kapcsolódóan 1.1.
A BMSZ, valamint az 1~2. szám ú mellékleteinek felülvizsgálatát követően ezek megfelelő kiegészítésével teremtse meg az Ügyrend vonatkozó előírásaival való összhangját,
beleértve a hatálytalan jogszabályokra és
belső
intézkedésekre
történő
hivatkozások
megfelelő
módosítását. [526/2012. sz. Főpolgármesteri - Főjegyzői együttes intézkedés 42. § (2) bekezdése 2. pontjának a-h alpontjai; Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. tv. 156. §(2) bekezdésének a) pontja; 16/2013. (1. 21.) sz. Föjegyzői utasítás; 26/2013. (l. 28.) sz. Főpolgármesteri- Főjegyzöi utasítás; 7/2012. sz. szabályzat] 1.2.
Az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatát követően a preambulumban aktualizálja a jogszabályi hivatkozást /az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Karm. rendelet 177. §b) pontja/.
1.3.
A munkaköri leírások felülvizsgálatát követően tartalmukban módosítsa a jogszabályi hivatkozésokat, illetve fogalmi meghatározásokat. [A minösített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. tv. 41.§ (1} bek.; a közszolgálati tisztviselökről szóló 2011. évi CXCIX. tv. 9. § (3) bek.; a Fővárosi Önkormányzat és a Főpolgármesteri Hivatal adatvédelemrőL adatbiztonságról és a közérdekű adatok szolgáltatásának rendjéről szó!ó 4/2013. (l. 14.) sz. Főpolgármesteri - Főjegyzői együttes utasítás 60. § (2) bek. + a Humánerőforrás Menedzsment Főosztály munkaköri leírások iratmintái.J
1.4.
A BMSz. IV. szám ú "Feladatok" című fejezetének ll. "A titkárságok feladatai" alfejezetében előírt nyilvántartásokkal összefüggésben gondoskodjék az előírt feladatok és az ennek alapján folytatott gyakorlat összhangba hozataláróL [BMSz]
2. A
belső
kontrollrendszer kialakitása,
működtetése
tekintetében
2.1.
Az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatát követően pontosítsa az ellenőrzést végrehajtó és a felelős/jóváhagyó személyek meghatározását, valamint az általanasságban használt "osztályvezető", illetve "csoportvezető" megjelöléseket - pl. kijelölt jogtanácsos; Közbeszerzési Eljárási Osztály osztályvezetője; Képviseleti és Manitoring Osztály csoportvezetője [Áht. 62. § alapján a magyarországi államháztartási belső kontroll standardok: Útmutató 1. Kontrollkörnyezet 1.4. A folyamatok meghatározása és dokumentálása; valamint 3. Kontrolltevékenységek 3.2. Feladatkörők szétválasztása.J
2.2.
A kilépő munkatársak munkakör átadás-átvételi dokumentumán a jövőben gondoskodjék a főosztályvezetői aláírás szerepeltetéséről. [38/2013. (111. 14.) számú Közszolgálati Szabályzat 38. §]
2.3.
A Szabá!ytalanságok kezelésének rendjéről szóló 12/2011. sz. szabályzat Főosztályra vonatkozó hatályának értelmezésével kapcsolatban kezdeményezzen szakmai egyeztetést az érintett szabályzat aktualizálásáért felelős Pénzügyi Föosztállyal, vagy kérjen állásfoglalást a Főjegyzőtöl.
8/18
lll. M E G Á L L A P Í T Á S O K
lll. 1.
Előzmények
A Fővárosi Közgyűlés 48/2012. (VI. 12.) számú Főv. Kgy. rendeletével módosította az ellenőrzés időszakában hatályos Fővárosi Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 55/2010. (XII. 9.) számú Főv. Kgy. rendeletet. A módosítás érintette - többek között - a Föpolgármesteri Hivatal szervezeti tagozódását is. A 2012. július 1. napján hatályba lépett módosítás a korábbi Jogi és Közbeszerzési Föosztályt különválasztotta Jogi Föosztályra és Közbeszerzési Föosztályra.
módosítást követően a Föpolgármesteri Hivatal Ügyrendjében az 526/2012. számú Főpolgármesteri - Föjegyzői együttes intézkedés vezette át a szervezeti változásokat. Az együttes intézkedés- amely 2012. augusztus 24-én lépett hatályba- 42. §-a tartalmazza a Közbeszerzési Főosztály tevékenységével kapcsolatos feladatokat. A
lll. 2. A
Főosztály belső
szabályozásai
megfelelőségének
vizsgálata
Az Ügyrendben új főosztályi tevékenységként jelent meg a manitorozással kapcsolatos feladatok ellátása azonban a jelentéstervezet véleményezése során a Főosztály által átadott dokumentumok alapján megállapítottuk, hogy a jövőben a monitorozási tevékenység nem tartozik a Főosztály feladatkörébe. A vizsgálattal érintett időszakban hatályos szabályozásoknak megfelelő müködés e//enőnése során a BMSz·t, ellenőrzési nyomvonalat és munkaköri leírásokat érintően a jelentésünkben rögzítettük a megállapításokat, de az előbbiek miattjavaslatokat már nem fogalmaztunk meg.
lll. 2. 1. A feladat meghatározás teljes
körűségének
A SMSz-t 2012. július 2. napján hagyta jóvá a
(BMSz} vizsgálata
Főjegyző.
A BM Sz, valamint a 2. sz. mellék!etét tartalmazó Munkafolyamat leírás -tekintettel arra, hogy az ügyrendben kibővített főosztályi feladatok ellátására irányuló kötelezettség 2012. augusztus 24-e óta hatályos - nem fedi le teljes mértékben az ellenőrzés időszakában hatályos Ügyrendben meghatározott feladatokat, mert a hatályos BMSz nem tartalmazza teljes kőrűen nevesítve az ügyrendben előírt monitorozási feladatokat (pl. éves Manitoring Terv tervezetének elkészítésével kapcsolatos fetadatok). A BM Sz 1. sz. mellékletét képező Feladatköri jegyzék időközben hatályon kivül helyezett jogszabályhelyre és belső intézkedésekre hivatkozik [az ötv. 9. § (3) bekezdését 2013. január 1-én a Mötv. 156. §(2) bekezdésének a) pontja; a 9/2011. sz. szabályzatot 2012. június 9én a Kbsz. (ök, régi); a Kbsz-t (régi) 2013. január 22-én a Kbsz. (új); a Kbsz. {ök, régi) 2013. január 28-án a Kbsz. (ők, új) helyezte hatályon kívül]. A hatálytalan jogszabályhelyre való hivatkozás nem szabályszerű.
9 l 18
111. 2. 2. A feladatvégzésre vonatkozó egyéb belső szabályozások ellenőrzése 2.2.1.
Ellenőrzési
nyomvonal
A Főosztály ellenőrzési nyomvonalát 2012. szeptember 3-án hagyta jóvá a Főjegyző. Az ellenőrzés során megál!apítottuk, hogy a nyomvonal preambulumában az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (Xll.19.) Konn. rendelet 156. §(2) bekezdésére hivatkozik. E jogszabályt 2012. január 1-töl hatályon kívül helyezte a 368/2011. (XII. 31.) Karm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról- 177. §b) pontja. A hatálytalan jogszabályhelyre történő hivatkozás nem szabályszerű. A helyszíni ellenőrzés időpontjában a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Karm. rendelet 6. § (3) bekezdése tartalmazza a hatályos jogszabályhelyet Az ellenőrzés során megállapitottuk, hogy az ellenőrzési nyomvonal tartalmában több feladat esetében nem különül el az ellenőrzést végrehajtó és a felelősijóváhagyó személye (pl. jogorvoslat esetén képviselet ellátása; peres képviselet esetén a "jogtanácsos" megjelőlés szerepet az ellenőrzést végrehajtójaként és a felelősként/jóváhagyóként is). A megállapítást az Áht. 62. §-a alapján megalkotott magyarországi államháztartási belső kontroll standardok támasztják alá.
A feladatelhatárolás
ellenőrizhetőségének
érdekében több feladatnál (pl. nyilvántartás vezetése) pontos meghatározás szükséges az érintett beosztás tekintetében. Nem elegendő általánosságban használni pL a csoportvezető, illetve osztályvezető megjelölést, a feladattal érintett csoportot, vagy osztályt is meg kell nevezn! (pL: a Közbeszerzési Eljárási Osztály osztályvezetője, a Képviseleti és Manitoring Osztály csoport vezetője). Az ellenőrzés során megállapítottuk, hogy az ellenőrzési nyomvonal az Ügyrenddel összhangban van.
2.2.2.
Vezetői belső
utasítások
érintett időszakban vezetői belső utasítások kiadására került sor. A főosztályvezetői hatáskörben kiadott belső utasítások eljárási, ügyviteli, munkaügyi körben határoznak meg feladatokat a Föosztály érintett köztisztviselői és ügykezelői részére. Az utasitásakat elektronikus úton küldik meg a Főosztály munkatársai részére, amelyeknek megismerését az érintettek papíralapon aláírásukkal is igazolják.
Az
ellenőrzéssei
2.2.3. Egyéb közjogi szervezetszabályozó eszközök A Főosztálynak az ún. egyéb közjogi szervezetszabályozó eszközök - normatív utasítások tekintetében előkészítési és aktualizálás! kötelezettsége áll fenn. Az ellenőrzés során megállapítottuk, hogy a Főosztály ez irányú kötelezettségének eleget tett.
2013. januér 22-én a Kbsz. (új), mig 2013. januér 29-én a Kbsz. (ök. új) lépett hatélyba.
10 l 18
Az ellenőrzés során megállapítottuk, hogy a Kbsz. (ök. új) 39. § (1) bekezdésében nem értelmezhető utalás található az utasítás 59. § (2) bekezdésének o) pontjára - ilyen pont itt nem szerepel ~, valamint az 58. § (2) bekezdésben az utasítás 34. § (1) bekezdésére, továbbá a 118. § (3) bekezdésében az utasítás 50. §- ra téves utalást tartalmaz.
A jelentéstervezet véleményezése során a Főosztály átadta a Kbsz. (ök. új) helyesbített tervezetét, mely már helyes hivatkozásokat tartalmaz. 2.2.4. Munkaköri leírások A munkaköri leírásokat 2012. május 8-án (az osztályvezetőkét 2012. július 1-én) a főosztályvezető, a főosztályvezető munkaköri leírását pedig 2012. július 1-én a Főjegyző hagyta jóvá. A főosztályvezető, valamint az osztályvezetők munkaköri leírása megfelel mind a hatályos vonatkozó jogszabályoknak, mind pedig a Humánerőforrás Menedzsment Főosztály által közzétett iratmintáknak (továbbiakban: lratminta).
A Közbeszerzési Eljárási Osztály, a Titkárságok, valamint a Képviseleti és Manitoring Osztály köztisztviselőinek és ügykezelőinek munkaköri leírásai formailag összhangban állnak az lratmintával. Az ellenőrzés során megállapítottuk, hogy több személy esetében a munkaköri leírásokban a hatálytalan "Adatvédelmi Szabályzat"-ra való utalás szerepel. 2013. január 15-től a "Budapest Főváros Önkormányzata főpolgármestere és főjegyzője 4/2013. (l. 14.) sz. együttes utasítása a Fővárosi Önkormányzat és a Főpolgármesteri Hivatal adatvédelemről, adatbiztonságról és a közérdekü adatok szo!gáltatásának rendjéről szóló szabályzatáról" van hatályban. A hivatkozás így nem szabályszerű. Ugyancsak több személy munkaköri leírása tartalmaz felelösségi körben az állami, szaigálati titokra való utalást A vonatkozó törvényt (1995. évi LXV. tv.) a minösített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. tv. 41.§ (1) bekezdése hatályon kívül helyezte 2010. április 1~től, így ezen utalás már nem szabályszerű és nem felel meg az lratmintának sem. A Főosztály munkatársai közül több személy munkaköri leírásának részletes feladatkörében a jogok gyakorlásával összefüggésben hibásan szerepel a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi 1. tv. 6. § {3) bekezdésére, továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XX. tv-nek a 2012. évi LXXXVI. tv. 90.§ (1) bekezdése által 2012. július 1-tő! hatályon kívül helyezett 3.§ {2) és (3) bekezdésére való hivatkozás, mert az érintett köztisztviselőkre, ügykezelökre személyi hatályát tekintve a Kttv. 9. § (3} bekezdése vonatkozik. ellenőrzés
során megállapítottuk, hogy a Képviseleti és Manitoring Osztály köztisztviselőinek munkaköri leírásai nem tartalmazzák teljes körüen nevesítve a monitorozási tevékenység ellátásával összefüggő részletes feladatokat. A.z ellenőrzésnek erre a hiányasságra vonatkozó megállapítását alátámasztják az Áht. 62. § alapján megalkotott magyarországi államháztartási belső kontroll standardok. Az
A munkaköri leírásokkal kapcsolatos hibajegyzéket a dokumentumok szerinti megjelöléssei az ellenőrzési jelentés 3. számú melléklete tartalmazza.
11 /18
lll. 3. A feladatvégzés szabályszerűségének vizsgálata 111. 3. 1. Ajogszabályoknak, illetve belső szabályozásoknak való megfelelés ellenőrzése 3.1.1. Közbeszerzési Eljárási Osztály A Közbeszerzési E!j8rási Osztály a közbeszerzési eljárások lefolytatásával összefüggő, a hat81yos Közbeszerzési Törvényben (Kbt.), valamint a Közbeszerzési Szabályzatban (Kbsz.) meghatározott feladatokat látja el. Az ellenőrzésünk során a 2. szám ú mellékletben felsorolt eljárásokon keresztül vizsgáltuk az eljárások lefolytatásának szabályszerűségét.
Az Osztály ellátja az adat-és informaciószolgáltatási feladatokat. A közbeszerzési eljárást kezdeményező dokumentumok átvizsgálásakor - amennyiben az nem volt teljes körű hiánypótlást kértek a kezdeményezőtől. Hiánypótlási kötelezettségüknek a kezdeményezők a Kbt. és a Kbsz. előírásainak megfelelőeneleget tettek. Ha az adatszolgáltatás teljeskörű volt, az eljárás megindításához szükséges felhívást és a dokumentáció tervezetét az Osztály érintett munkatársai a Kbt. és a Kbsz. előírásainak megfelelően összeállították és előterjesztést készítettek a döntéshozó részére. A munkavégzéssel összefüggésben az Osztály közbeszerzési eljárások lefolytatásában közreműködő munkatársai az Ügyrend és a BMSz előírásainak megfele!ően folyamatos munkakapcsolatot tartottak a társ főosztályokkal, osztályokkal, azok csoportjaival, munkatársaival. A kapcsolattartás dokumentáltan történt, e-mailek, illetve levelezés az iratanyagban megtalálható volt.
Az Osztály által elkészített hirdetmények Közbeszerzési Értesítőbe - uniós eljárás rend esetén az Európai Unió Hivatalos Lapjának Elektronikus Kiegészítő Kiadványába {TED adatbankban) - való feladását, szükség esetén javítását, illetve a megjelenést követően a nyitvantartásba vételi feladatokat a vizsgált tételek esetében az Osztély ellátta. Az ajánlattevők részére a kiegészítő tájékoztatásokat, kérdésekre a válaszokat - egyeztetve a szakmai főosztélyokkal a Kbt., a Kbsz., BMSz előírásaiban foglaltaknak megfelelően megtették, a válaszleveleket az ajánlattevők részére megküldték, a helyszíni bejárást biztosítottak, amelyről jegyzőkönyvet készítettek. Az Osztély ellátta a beérkezett ajánlatok időben történő bontásával kapcsolatos teendőket, majd azt követően elkészítették a bontási jegyzőkönyvet és megküldték az ajánlattevők részére, tovabbá az esetleges hiánypót!ással, felvilágosítással kapcsolatos feladatokat a Kbtben és a Kbsz-ben meghatározott határidőben elvégezték. A beérkezett részvételi jelentkezések, ajánlatok felülvizsgálata megtörtént, és ún. "Előzetes értékelő anyag" készült. Az ajánlatok, valamint a hiánypótlások, indokolások, átvizsgálását követően - egyeztetve a szervezeti egységekkel - ,,Végleges értékelő anyag" készült a Kbsz. előírásaiban foglaltaknak megfelelően. Megtörtént a Bírálóbizottság tagjainak kijelölése, ülésének összehívása, annak vezetése, készítése és hitelesítése. A vonatkozó előírásoknak megfelelöen (Kbt., Kbsz.) a
jegyzőkönyv
12 118
titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatok csatolása a vizsgált dokumentumok esetében megvalósult Elkészítették a döntéshozó részére az eljárást lezáró döntés meghozatalához benyújtandó előterjesztés tervezetét, majd a döntést követően a közbeszerzési eljárás összegzését. Elkészítették az eredményről szóló tájékoztatót és közzététel céljából megküldték a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztöbizottságának. A közbeszerzési eljárásban tartott tárgyalásokról megküldtek a tárgyaláson résztvevőknek.
jegyzőkönyvek
készültek,
amelyeket
A Közbeszerzési Főosztály a közbeszerzési eljárásokkal összefüggésben ellátja - a hatályos közbeszerzési törvény, annak végrehajtási rendeleteinek rendelkezései szerint az önkormányzati, valamint a hivatali közbeszerzési és beszerzési szabályzatokban a Főváros·! Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatában foglalt -, a közbeszerzési eljárások lefolytatásával kapcsolatos feladatokat a tárgyévre vonatkozó közbeszerzési terv és annak módosításai alapján, a Főjegyző által jóváhagyott eljárások tekintetében. A fentieken túlmenően ellátja a Budapest Komplex Integrált Szennyvízelvezetési projekthez (BKISZ projekt) kapcsolódó közbeszerzési eljárások lefolytatásával kapcsolatos általános és a projektek kiemeJt jelentőségére és szerkezeti struktúrájára tekintettel felmerülő egyedi feladatokat. A központosított közbeszerzésekkel összefüggö feladatok vonatkozásában véleményezi a központosított közbeszerzésekhez való csatlakozásra irányuló előterjesztéseket, döntéskéréseket közbeszerzési szempontból a Budapest Főváros Önkormányzata Főpo!gármesteri Hivatal, mint ajánlatkérő által tervezett beszerzések tekintetében. A Főosztály az 2013. április 1-től - 2014 március 31-ig terjedő időszakra vonatkozó "Munkaterv"-et elkészítette, amelyet a Főjegyző 2013. március 26-án jóváhagyott. Elkészítette továbbá a Hivatal, valamint az Önkormányzat 2013. évi közbeszerzési tervét, amelyek jóváhagyása megtörtént A Főosztály a lefolytatott közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos adatok nyilvántartásával összefüggő feladatokat a vizsgált idöszakban elvégezte. Az éves statisztikai összegzéssei kapcsolatos feladatokat a 92/2011.(XI1.30.) NFM rendelet 36. §-a határozza meg az alábbiak szerint: "Az ajánlatkérő az éves beszerzéseiről e rendeletben meghatározott minta szerint éves statisztikai összegzést köteles kész!teni, amelyet legkésőbb a tárgyévei követő év majus 31. napjáig kell megküldeni a Hatóságnak." Jelen ellenőrzés nem terjedhetett ki a statisztikai összegzés megkü!désének vizsgálatára, mivel e cselekmény jogszabályban meghatározott időpontban történő megvalósítása a helyszíni vizsgálat befejezését követően válik esedékessé. Amennyiben a közbeszerzési eljárásban valamelyik ajánlattevő, vagy részvételre jelentkező álláspontja szerint sérelmes a Főpolgármester! Hivatal, vagy a Fővárosi önkormányzat közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egységének (továbbiakban: ajánlatkérő) bármely eljárási cselekménye, az eljárásban keletkezett dokumentum, illetve az írásbeli
13 f 18
összegezés; az érintett kezdeményezésére.
jogosult
adott
határidőn
belül
A Közbeszerzési Főosztály rövid határidön belül tájékoztatja az a kérelemmel kapcsolatos tervezett intézkedéseiröl.
előzetes
előzetes
vita
vitarendezés
kezdeményezőjét
Fentiek alapján megállapítottuk, hogy az Osztály a hatályos szabályozásokban foglalt előírásokat betartva látta el feladataít. 3.1.2. Képviseleti és Manitoring Osztály
A Képviseleti és Manitoring Osztály SMSz-ben megjelölt fontosabb szakmai feladatai közé tartozik a közbeszerzési eljárások dokumentumainak monitorozása, eljárás előzetes vitarendezés esetén, képviselet ellátása jogorvoslati eljárás kezdeményezése esetén, előterjesztések képviselet ellátása peres eljárásokban, szerzödéstervezetek és véleményezése, állásfoglalások megtétele jogi ügyekben; szabályzat tervezetek elkészítése, jogorvoslati és peres eljárásokról nyilvántartás vezetése. A közbeszerzési eljárások folyamatba épitett manitorozása során az érintett munkatársak feladata a belső szabályozásokban előirt dokumentumok (többek között az ajánlati felhívás, dokumentáció, összegzés; feladás előtt a felhívás hirdetménye, az eredményről szóló tájékoztató hirdetménye) Kbt., Kbsz. előírásainak való megfelelés ellenőrzése. A manitorozás során a Kbsz-ben előírt módon átadás-átvételi nyomtatványok tartalmazzák az átadott dokumentum típusát. Az átadott dokumentum felülvizsgálatának eredményét szóban ismertetik a Közbeszerzési Eljárási Osztály érintett munkatársaival, akik szükség esetén javítják, korrigálják az érintett iratanyagot. A hatályos belső szabályzatok nem határozzák meg, hogy a közbeszerzési dokumentumok manitorozásának eredménye milyen formában (szóbeli, írásbeli) kerüljön ismertetésre a közbeszerzési eljárást lefolytató munkatárssal. Az ellenőrzés álláspontja szerint a dokumentumok monitorozási eredményének irásos formában történő rögzítése elösegíthetné e tevékenység ellenörizhetöségét. Ezt az álláspontot alátámasztják az Áht. 62. § alapján megalkotott magyarországi államháztartási belső kontrol! standardok. eljárás ajánlattevő általi kezdeményezése esetén a Közbeszerzési Döntőbizottság ez irányú felhívása alapján az ajánlatkérő írásbeli észrevételeit a Közbeszerzési Főosztály jogtanácsosa állítja össze és küldi meg a Döntőbizottság részére a Kbt-ben előírt határidőn belül. Jogorvoslati
Az eljárásban az ajánlatkérő képviseletét az Osztály jogtanácsosa, vagy közbeszerzési tanácsadó látja el, beleértve a tárgyalásokon való részvételt is.
hivatalos
A Közbeszerzési Döntőbizottság ajánlatkérőt elmarasztaló határozata esetén az elmarasztalással érintett szervezeti egység peres eljárás indítására irányuló írásbeli véleményének figyelembevételével a Döntéshozó nevében eljáró Közbeszerzési Főosztály vezetője dönt az ügy bírósági továbbvitelérőL
14/18
A bírósági eljárásban a keresetlevelet, beadványokat az Osztály jogtanácsosa készíti el és küldi meg az illetékes törvényszéknek, továbbá a tárgyalásokon ellátja az ajánlatkérő képviseletét Az ellenőrzés során vizsgált jogorvoslati és peres eljárások tekintetében a Főosztály a Kbt. és a Pp., valamint a Kbsz. (régi; ök, régi) vonatkozó rendelkezéseinek megfelelöen járl el.
A Képviseleti és Manitoring Osztály további feladata a belső szervezeti egységek, valamint gazdasági társaságok által megküldött megkeresések alapján véleményezése, jogi ügyekben állásfoglalások megtétele, véleményezése és szabályzatok elkészítése.
szerződéstervezetek
szabályzattervezetek
működö Jogorvoslati és Manitoring Csoport munkaköri leírásban rögzített feladata az előzetes vitarendezéseket és jogorvoslatokat tartalmazó nyilvántartások folyamatos vezetése. A peres eljárások nyilvántartását a Peres Képviseleti és Szerződésekért felelős Csoport vezetője végzi. A nyilvántartások táblázatának fejléce tartalmi elemeit - vonatkozó előírás hiányában - a fontosabb adatok figyelembevételével a Főosztályon az osztályvezetők dolgozták ki.
A Képviseleti és Manitoring Osztályon belül vezetőjének
Az ellenőrzés során megállapítottuk, hogy az érintett nyilvántartásokat az arra kötelezett csapottvezetők folyamatosan vezetik. 3.1.3.Titkárságok A Főosztályon működő titkárságok belső szabályozásokban megjelölt feladatai- többek között -a munkaköri leírások nyilvántartása, a Főosztály kezelésében lévő bélyegzök nyilvántartása, ügyintézési határidők nyilvántartása, ügyiratforgalmi kimutatás készítése, szabaleltárak felfektetése, belső szabályzatok és tisztségviselői intézkedések nyilvántartása.
Az ellenőrzés során megállapítottuk, hogy a Főosztályon a BMSz-ben meghatározott "nyilvántartások" esetében ezek vezetése helyett a gyakorlatban a dokumentumok papíralapon törlénő kezelése és őrzése valósul meg. A munkaköri leírásokat papíralapon dossziéban kezelik, a számítógépes nyilvántartás alapadatként az érintett munkatárs nevét és a dokumentum iktatószámát tartalmazza. Kiegészítő adat a Főosztályról eltávozott munkatársak jelölése. A Főosztály bélyegzőinek nyilvántartása papíralapon tartalmazza a bélyegzők !enyomatait, a kijelölt felelősök nevét és aláírását, továbbá a bélyegző átvételének időpontját. A belső szabályzatokat és a tisztségviselői intézkedéseket lefűzve, papíralapon kezelik.
Az ellenőrzéssei érintett dokumentumok alapján megállapítottuk, hogy a Főosztály a vonatkozó szakmai tárgyú feladatainak a BM Sz előírásaival összhangban tett eleget.
111. 3. 2. A kontrollak megfelelősége és működése A kontroll feladatokat a BMSz, az ellenőrzési nyomvonal, a főosztályvezetők és az osztályvezetők munkaköri leírásai tartalmazzák.
15/18
A Főosztályon alapvetően a munkafolyamatba épített ellenőrzés valósul meg, amely szigná!ás útján történik. A főosztályvezető tájékoztatása szerint az osztályvezetőkkel napi szintű egyeztetéseket és beszámoitatásokat folytatnak. A Főosztály munkatársai hetente frissülő táblázatot vezetnek az aktuális közbeszerzési ügyek állásáról, melyet az osztályvezetök és a főosztályvezető folyamatosan ellenőriz. A BMSz évenként Jegalább két főosztályi szintű munkaértekezlet megtartását irja elő, ahol a feladatok meghatározására, tárgyévi feladatok végrehajtásának áttekintésére kerül sor. A gyakorlatban az előirtnál gyakrabban, félévenként tartanak két munkaértekezletet. Az ellenőrzéssei érintett időszakban megtartott értekezletekről jegyzőkőnyvek készültek.
Az információk főosztályvezető általi átadása indokolt esetben írásban történik az érintett munkatárs részére. A közbeszerzési eljárásokban érintett valamennyi munkatárs és külsö résztvevő kötelező titoktartási nyilatkozatot tesz. A Főosztály munkatársai - szükség esetén az l meghajtón hozzáférnek egymás ügyeinek dokumentumaihoz, amit a szűk létszámkeretből adódó helyettesitési rendszer is indokol. A főosztályvezető tájékoztatása szerint a lecsökkent létszám, valamint a magas fluktuáció miatt a Főosztály hatékony és eredményes feladatellátása a megnövekedett munkateher következtében nehézségekbe ütközik. A Főosztály létszáma 2012. december óta 8 fővel csökkent. (5 álláshely megszűnt, ezen felül még 3 munkatársnak szűnt meg a munkaviszonya.) A kilépő munkatársak ellenőrzéssei érintett munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvén nem szerepel a helyszíni ellenőrzés időszakában még hatályos 412012. számú Közsza/gálati Szabályzat VIli. fejezetének 3. pontjában előirt főosztályvezetői aláírás. {A munkakör átadás-átvételi dokumentum főosztályvezető általi aláírását a 2013. március 18-tól hatályos új Közszo!gálati Szabályzat 38/2013.(111.14.) számú 38. §-a is előírja.]
Az iktatást és az iratkezelést a Főosztályvezető titkársága végzi a hatályos Iratkezelési Szabályzat alapján. A Főosztály munkatársai részére a feladatkörük ellátásával kapcsolatos iratok hozzáférhetösége nincs korlátozva a személyes adatokat tartalmazó dokumentumokon kivül, amelyeket a Főosztályvezetől Titkárság kezel. A belső szabályzatoknak, utasításoknak munkatársakkal történő megismertetéséről a Titkárság gondoskodik. Ennek során e-mailben megküldik valamennyi munkatárs részére a belső utasítás megjelenéséről szótó tájékoztatást és az érintett utasítás szövegét. A munkatársak papíralapon aláírásukkal igazolják az utasítások megismerését. Megál/apítottuk, hogy a vizsgálattal érintett közbeszerzési eljárások lefolytatása során az ellenőrzési nyomvonalban meghatározott ellenőrzési pontokon az ellenőrzés végrehajtója elvégezte a keletkező dokumentumok ellenőrzését. A hatályos BMSz önálló fejezetben tartalmazza a Közbeszerzési Eljárási Osztály, a Képviseleti és Manitoring Osztály feladatellátása során jelentkező kockázatokat, valamint táblázatos formában a Főosztályon felmerülő tipikus kockázati tényezőket. A főosztályvezető a két érintett osztályon az osztályvezetőket jelölte ki kockázatkezelési felelősnek, egyúttal a SMSz-ben meghatározta az ezzel kapcsolatos feladatkörüket
16118
Az ellenőrzés során megál/apítottuk, hogy a BMSz a helyszini ellenőrzés időszakában hatályos 11/2011. számú Kockázatkezelési Szabályzattal összhangban tartalmazza a kockázatkezeléssel kapcsolatos feladatokat. A BMSZ és a Kockázatkezelési Szabályzat előírásainak megfelelően vezették a kockázatértékelő lapokat, a Főosztály kockázat nyilvántartását, a bekövetkezett kockázatakat tartalmazó nyilvántartást. Hivatali szinten müködő kockázatkezelési felelős hiányában a főosztályvezető a Főjegyző részére küldött jelentést a Főosztály 2012. évi kockázatkeze!ési tevékenységének tapasztalatairól és hatékonyságáróL
A BMSz alapján a Közbeszerzési Eljárási Osztályon, továbbá a Képviseleti és Manitoring Osztályon a kockázatkezelési felelösként kijelölt osztályvezetök feladata a szabálytalanságkezelési tevékenység ellátása. A Föosztályra - saját értelmezésük szerint, az érintett szabályzat tartalmának 1. pontjában szereplő szabálytalanságok kezelése tárgyi hatályának meghatározása alapján - nem vonatkozik a szabálytalanságok kezeléséről szóló 12/2011. számú Szabálytalanságok rendjének kezeléséről szó!ó szabályzat. Ez irányú szakmai egyeztetést nem kezdeményeztek a vonatkozó szabályzat aktualizáláséért felelős Pénzügyi Főosztálynál, illetve nem kértek állásfoglalást a FőjegyzőtőL A Főosztálytól kapott tájékoztatás szerint az ellenőrzéssei érintett időszakban nem észleltek szabálytalanságot. A Belső Ellenőrzési Osztály "a Főpolgármester! Hivatal belső szabályozottságának vizsgálatáról" címü, a Hivatal valamennyi belső szervezeti egységét érintő, 2011. évben végzett ellenőrzése során vizsgálta a Főosztály jogelődje, a Jogi és Közbeszerzési Főosztály szabályozartságát is. Az ellenőrzés javaslatai alapján készült intézkedési tervben foglaltakat a Főosztály végrehajtotta.
Budapest, 2013. július "
dr. Zilahi Zoltán
Koók Zsófia 0.
vizsgálatvezető
belső ellenőr
F~l?lvizsgálatot végezte:
.
"'-<.;~:
.
\
J ~
:'. :'.': >. :-:~~-: .. ~ .-: .-:·. -: .' .. \·< ....._
Romanesik Éva szakmai főtanácsadó,
csoportvezető
17 f 18
MELLÉKLETEK
1. sz. melléklet:
Az
ellenőrzés
kiemeit megállapításai és az azokhoz kapcsolódó javaslatok
2. sz. mef!éklet:
Az
ellenőrzött
közbeszerzési eljárások jegyzéke
3. sz. melléklet:
A Közbeszerzési
Főosztály
munkatársai munkaköri leírásával kapcsolatos
hibajegyzék
18 118
1. számú melléklet
.A Közbeszerzési
Főosztály
tevékenységének
szabályszerűségi ellenőrzéséröl"
tárgyú
ellenőrzés
megállapításainak és
javaslatainak összefogialája Sorszám
1.
2.
3.
4.
5.
Javaslat
Megállapítás Főosztály A Közbeszerzési Belső Müködési Szabályzatának 1. SZ. mellékletét képező Feladatköri jegyzék l-lllll. pontjában hatálytalan jogszabályhelyre és belső szabályokra hivatkozik. [1990. évi LXV. tv. 9. § (3) bek; 9/2011. sz. SZ. Szabályzat; Szabályzat; 6/2012. 7/2012. sz. Szabályzat.)
A
A Közbeszerzési Főosztály ellenőrzési nyomvonala preambulumában hatálytalan jogszabályhelyre h'1vatkozik. [292/2009. (XII 1g ) Korm. rendelet 156. § (2) bekezdés] Főosztály A Közbeszerzési több közszolgálati tisztviselő és Ogykezelő munkaköri leírásában hatálytalan, illetve nem megfelelő jogszabályokra és belső szabályra hivatkozik. [1995. évi LXV. tv; az 1992. évi XX. tv, illetve 2012. évi L tv; az Föpolgármesteri-Föjegyzői 5/2012. sz. intézkedés] A Közbeszerzési Főosztályon készOlt átadás-átvételi munkakör jegyzőkönyveken nem szerepe l a főosztályvezető aláírása.
A
meghatározott A BM SZ-ben nyilvántartások esetében ezek vezetése helyett, a gyakorlatban, a dokumentumok papír alapon történő kezelése és őrzése valósul meg.
Közbeszerzési Főosztály a módosítsa
megfelelően
Hivatkozás
vizsgálja Belső
felül és Müködési
2011. évi CLXXXIX. tv. 156. § (2) bekezdés a) pontja·, az 526/2012. sz.
Szabályzatot a vonatkozó hatályos jogszabály és
Főpolgármesteri~Főjegyzői
belső szabályzatok figyelembevételével.
intézkedés 42. § 2) bekezdés 2. pontjának a-h) alpontjai; 16/2013. (1. 21.) sz. Föjegyzői utasítás; 26/2013. (L 28.) FőpolgármesteriSZ. Főjegyzői utasítás;
Közbeszerzési Főosztály vizsgálja felül és módosítsa az ellenőrzési nyomvonalat a vonatkozó hatályos jogszabályhely figyelembevételével.
368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 177. §.b) pontja.
A Közbeszerzési Főosztály vizsgálja felOl és megfelelően médasitsa az érintett munkaköri leírásokat a vonatkozó hatályos jogszabályok és belső utasítás figyelembevételével.
2009. évi CLV. tv. 41. § (1) bekezdése; 2011. évi CXCIX tv. 9. § (3) bekezdése; 4/2013. (1. 14.) sz. Főpolgármesteri-Főjegyzői együttes utasítás.
A Közbeszerzési Főosztály a jövőben gondoskodjék a főosztályvezetői aláírások meglétéről.
Közszeigá lati Szabályzat: 38/2013. (lll. 14.) számú Főjegyzői utasilás 38. §
A BMSZ IV. sz ... Feladatok" cimü fejezetének ll. "A titkárság feladatai" alfejezetében előírt nyilvántartásokkal összefüggésben gondoskodjék az előírt feladatok és az ennek alapján folytatott gyakorlat összhangba hozataláról.
BMSZ
megfelelően
;
'
l
6.
7.
A feladatelhatárolás ellenőrizhetőségének több feladatnál pontos érdekében meghatározás szükséges az érintett beosztás tekintetében.
Az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatát követően, ellenőrzést végrehajtók és a pontosítsa az felelős/jóváhagyó személyek meghatározását.
Aht. 62. § alapján a magyarországi államháztartási belső kontroll standardok: útmutató 1. KantraUkörnyezet 1.4. A folyamatok meghatározása és dokumentálása; valamint ... Kontrolltevékenység ek ... : Feladatkörök szétválasztása.
A Főosztály saját értelmezése szerint az 1. szabályzat tartalmának érintett pontjában szerepi ő szabálytalanságok kezelése tárgyi hatályának meghatározása alapján nem vonatkozik a Főosztályra a 12/2011. sz. szabályzat
A
vizsgálat időszakában hatályos, a Szabálytalanságok kezelésének rendjéről szóló 12/2011. sz. szabályzat főosztályra vonatkozó tárgyi hatályának értelmezésével kapcsolatban kezdeményezzen szakmai egyeztetés! az érintett Pénzügyi szabályzat aktualizálásért felelős Főosztállyal, vagy kérjen állásfoglalást a Főjegyzőtöl.
A vizsgálat idöszakában hatályos, a Szabálytalanságok kezelésének 12/2011. rendjéről szóló sz. szabályzat.
Budapest, 2013. július"
g· " )-y.
~-&v
vizsgálatvezető
crLj
2.számú mellék!et
Az
ellenőrzött
közbeszerzési eljárások
Lezárt eljárások
1. "Helyi Adók Információs Rendszere 2013. évi üzemeltetése" tárgyú uniós eljárási rend szerinti, hirdetmény közzététele nélkü! induló tárgyalásos közbeszerzési eljárás
2. "Kossuth Zsuzsa Gyermekotthon és általános Iskola (2060 Bicske, Kossuth L. u.42.) iskolaépület rekonstrukciója" tárgyú nemzeti eljárási rend szerinti nyílt eljárás 3. "Fólyószámla~hitelkeret igénybevétele" tárgyú, uniós eljárási rend szerinti, hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás
4. " A fővárosi házhoz menő szelektiv hulladékgyűjtési rendszer kialakítása cimű projekthez kapcsolódó kötelező kommunikációs feladatok elvégzésére kommunikációs feladatok elvégzésére kommunikációs szakértő kiválasztása" tárgyú uniós eljárás rend szerinti, nyílt közbeszerzési eljárás 5. " A fővárosi házhoz menő szelektív hulladékgyűjtési rendszer kialakításával kapcsolatos edényzet beszerzése" tárgyú uniós eljárás rend szerinti, nyílt közbeszerzési eljárás
Folyamatban
levő
eljárások
1. "Hite/felvétel 201 2" tárgyú uniós eljárási rend szerinti hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás 2. "BK/SZ projekt - Csatornázás l. Tender'' tárgyú, uniós eljárási rend szerinti, nyílt közbeszerzési eljaras
3. sz. melléklet
A Közbeszerzési Főosztály munkatársai munkaköri leírásával kapcsolatos hibajegyzék
Iktatószám
161110-8113. 16110-17113. 16110-38/13. 16110-39/13. 16110-12/13. 16110-6/13. 161336-134112. 16110-40113. 16110-41113. 16/10-10/13 16110-14113. 16110-4113. 16110-13113. 16110-18113. 16110-19113. 16110-9113. 16/10-15113. 16110-16113. 16110-7/13. 1611 0-25113. 1611 0-22113. 16110-21/13. 16110-20113. 16110-43113. 16110-42113. 16110-23113. 16110-24113.
Munkakör titkárnő, ~azd.üi.
Helvielen hivatkozás Adatvédelmi Aliarntitok Uj MT
x
x
x x x
x x x
x x x x x x
x x x x x x
csoportvezető
közbesz. ref. közbesz.ref. közbesz.ref. csoportvezető
közbesz.ref. közbesz.ref. közbesz.refc.
közbesz.ref. közbesz.ref. közbesz.ref. csoportvezető
közbesz.ref. közbesz.ref.
közbesz.ref. közbesz.ref. közbesz. ref. titkárnő titkárnő,
qazd.üi.
csaoortvezető
közbesz.ioiltan. csaoortvezető
közbesz.ref. közbesz.iootan. közbesz.ref. közbesz.ref.
x x x x x x x x x x x x x x
x x x x x x x x x x x x x x
Régi MT
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
x x x x
