Leidraad voor verzuim

Leidraad voor verzuim Geactualiseerde versie van het verzuimbeleid Gebaseerd op beleidsnotitie vastgesteld door CvB in 2005

Auteur: Larissa Kras Stafafdeling P&O Versie 1.0

3 december 2012

Vastgesteld door het directeur P&O, Conny Vermolen, d.d. 3 december 2012

Inhoudsopgave 1. Inleiding

p. 3

2. Doelstelling en uitgangspunten

p. 5

3. Visie op verzuim

p. 6

4. Verantwoordelijkheden en taken

p. 8

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Domeinvoorzitters en directeuren van staven & diensten Directeur P&O De medewerker De leidinggevende De bedrijfsarts De P&O-adviseur

5. Procedures bij verzuim 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

De verzuimmelding De herstelmelding Gedurende het verzuim Frequent verzuim Voorschriften 5.5.1. Verantwoording en contact 5.5.2. Oproep bedrijfsarts 5.5.3. Vakantie tijdens verzuim 5.5.4. Verzuimmelding tijdens vakantie 5.5.5. Sanctiemogelijkheden

6. Preventieve instrumenten/ middelen 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Het gesprek aangaan Het vitaliteitsbeleid De HvA Academie Het Livvit pakket De P&O-adviseur en de bedrijfsarts

p.10 p.11 p.12 p.13 p.15 p.17

p.19 p.19 p.20 p.20 p.23 p.24 p.24 p.24 p.24 p.24 p.25

p.26 p.26 p.26 p.26 p.26 p.27

Bijlage 1: Checklist bij verzuimmelding

p.28

Bijlage 2: Wet Verbetering Poortwachter

p.29

Bijlage 3: Re-integratie inspanningen

p.31

2 © 2012, Hogeschool van Amsterdam

1. Inleiding In 2005 is het huidige verzuimbeleid voor de Hogeschool van Amsterdam vastgesteld door het College van Bestuur. Dit beleidskader omvat de visie van de HvA op het gebied van verzuim waarbij men uitgaat van de gedragsbenadering. Deze benadering is gebaseerd op het gegeven dat er een beperkt 1

verband bestaat tussen gezondheidsklachten en verzuim . Verzuim wordt, naast de aard van de klacht, in belangrijke mate beïnvloed door de sociale omgeving, de arbeidswaardering en de arbeidsmotivatie. Bij de gedragsmatige benadering op verzuim staat dan ook niet de ziekte of klacht centraal, maar de keuze om al dan niet te verzuimen, ofwel het (verzuim)gedrag.

In 2011 heeft het bureau Falke en Verbaan, in opdracht van de directeur P&O, een evaluatie van het verzuimbeleid (2005) uitgevoerd. Uit deze evaluatie blijkt dat er binnen de HvA, wanneer er sprake is van verzuim, nog te vaak wordt gedacht in termen van ziekte en gebrek (‘ziek is ziek’). Dit staat haaks op de gedragsbenadering. Van sturen op verzuim (en dus niet op ziekte) is dan ook onvoldoende sprake. Daarnaast blijkt in deze evaluatie dat leidinggevenden hun rol als casemanager onvoldoende oppakken.

Het verzuimpercentage van de HvA schommelt de afgelopen jaren rond de 4,4 %. Dit is vergelijkbaar met het branche gemiddelde (4,3 %). Volgens de zgn. Verbaannorm (gebaseerd op leeftijd en werkniveau) zou het verzuimpercentage van de HvA echter op 3,4 % kunnen liggen. Verzuim boven dit percentage kan als bovenmatig en dus als beïnvloedbaar beschouwd worden. Het verschil tussen het werkelijke verzuim van de HvA en de Verbaannorm wordt met name bepaald door het middellang en langdurig verzuim (42 tot 365 dagen). In vergelijking tot het landelijk en het branche gemiddelde verzuimen medewerkers van de HvA niet vaker, maar als zij eenmaal verzuimen, doen zij dit wel langer. De hoogte van het middellang en lange verzuim geeft aan dat er, wanneer er sprake is van verzuim, onvoldoende acties plaatsvinden in de eerste zes weken.

In de HR-strategie van de HvA (2011) gaat men uit van het principe van een volwassen arbeidsrelatie tussen de medewerker en de leidinggevende waarbij de volgende waarden de basis vormen: betrokkenheid, betrouwbaarheid, ambitie, wederkerigheid, resultaatgerichtheid, vertrouwen en (eigen)verantwoordelijkheid. Zowel het nastreven van een volwassen arbeidsrelatie als de daarbij horende waarden sluiten aan bij de gedragsbenadering op verzuim, met als uitgangspunt de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker. Omdat de visie op verzuim hiermee onveranderd blijft, is ervoor gekozen om het beleidskader slechts te actualiseren door een leidraad op te stellen. In deze leidraad worden, conform actuele weten regelgeving en de actuele organisatorische inrichting, de procedures rondom verzuim beschreven. Deze leidraad is bedoeld voor leidinggevenden en P&Oadviseurs.

1

Zie o.a. Steensma, H., Van der Vlist, R. & Vrooland, V.C. (1989). Een verantwoord verzuimbeleid:

integraal verzuimbeleid, goed voor werkgevers en werknemers. Amsterdam: NIA.


In deze leidraad worden, mede gelet op de uitkomst van de evaluatie van het verzuimbeleid, de rol van leidinggevenden, de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker en het belang van preventie van verzuim benadrukt. Het verzuimbeleid en de leidraad zijn gericht op het beheersen van verzuim. Het voorkomen van verzuim doet men echter door te sturen op vitaliteit. Naast het benadrukken van het belang van preventie in de leidraad, heeft de HvA heeft er dan ook voor gekozen te investeren in het ontwikkelen van een vitaliteitsbeleid. Dit beleid is gericht op het stimuleren van vitale medewerkers die op een gezonde en productieve manier kunnen en willen werken, nu en in de toekomst. Het eerste concept van dit beleid is gereed en zal op korte termijn aan het CvB gepresenteerd worden.


2. Doelstelling en uitgangspunten van het verzuimbeleid (2005) Doelstelling van het verzuimbeleid:

Het voorkomen en/of beperken van verzuim.

Uitgangspunten van het verzuimbeleid: 

De gedragsbenadering is leidend.



Verzuim wordt als een keuze en dus als beïnvloedbaar gedrag beschouwd. Wanneer verzuim beïnvloedbaar gedrag is, is het van essentieel belang dat men het gesprek aangaat over het (verzuim)gedrag van een medewerker. Dit gesprek vindt plaats tussen de leidinggevende en de medewerker. Afspreken en aanspreken met betrekking tot verzuimgedrag en ondersteunend gedrag is daarin van cruciaal belang.



Medewerkers en leidinggevenden hebben, in het kader van goed werkgeverschap en goed werknemerschap, een gezamenlijke verantwoordelijkheid om verzuim te voorkomen en te beheersen.



De leidinggevende is casemanager wanneer een medewerkers verzuimt, hij/zij is verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding, verzuimregistratie en houdt de regie over alle acties met als doel een spoedige re-integratie



Om te zorgen voor een integer proces is het van belang de medewerker aan zet te laten in het re-integratieproces. De medewerker is immers zelf verantwoordelijk voor zijn/ haar gezondheid en inzetbaarheid.



De P&O-adviseur en de bedrijfsarts kunnen de leidinggevende ondersteunen in zijn of haar rol als casemanager door hem te adviseren hoe hij/zij verzuim kan voorkomen en/of beperken.


3. Visie op verzuim Een groot deel van de mensen heeft één of meer gezondheidsklachten. Er blijkt echter maar een 2

beperkt verband te bestaan tussen gezondheidsklachten en verzuim . Verzuim is de resultante van een keuzeproces en kan in belangrijke beïnvloed worden. De keuze om al dan niet te verzuimen wordt, naast de aard van de klachten en beperkingen, in belangrijke mate beïnvloed door de sociale omgeving, arbeidswaardering en arbeidsmotivatie van de medewerker. Zo zal iemand die het niet naar zijn zin heeft op het werk met dezelfde klachten en beperkingen eerder verzuimen dan iemand die wel met plezier naar zijn werk gaat. Daarnaast speelt ook de cultuur van een organisatie een belangrijke rol in verzuim. Verschillen in verzuimpercentage of frequentie tussen organisaties of organisatieonderdelen worden dan ook niet verklaard door verschillen in de gezondheid van medewerkers, maar door de keuzes die worden gemaakt ten aanzien van verzuim, ofwel de (verzuim)cultuur.

Uit bovenstaande blijkt dat een medische benadering van verzuim weinig zinvol is, dit leidt namelijk tot een focus op de klacht en tot de onjuiste veronderstelling ‘ziek is ziek’, waarmee wordt verondersteld dat je met een klacht of ziekte altijd thuis blijft. De gedragsmatige benadering focust niet op de klacht maar focust, met begrip voor de klacht, op mogelijkheden en werkhervatting en blijkt veel vruchtbaarder te zijn. De HvA heeft dan ook gekozen voor de gedragsbenadering bij verzuim, met als strekking: ‘Ziekte overkomt je, verzuim is een keuze’

Om het verzuimgedrag te beïnvloeden is het belangrijk te weten waardoor dit gedrag veroorzaakt wordt. Het kijken naar overwegingen en factoren die meespelen in de keuze om, met de klacht, te verzuimen of te blijven werken, geeft een andere kijk op verzuim en biedt goede aanknopingspunten om het gesprek aan te gaan. In sommige gevallen kunnen er bijvoorbeeld maatregelen genomen worden om werken weer mogelijk te maken, zoals tijdelijk aangepaste of alternatieve werkzaamheden. De leidinggevende en medewerker zullen gezamenlijk een oplossing moeten vinden om werken weer mogelijk te maken. Bij verzuimbegeleiding staat steeds de vraag centraal: ‘is verzuim de beste keuze?’ 

Al na enkele weken verzuim blijkt de terugkeer naar werk moeizaam te verlopen. Na zes weken 3

verzuim is de kans op langdurig verzuim al groot . Dit is onafhankelijk van de achterliggende oorzaak van het verzuim, maar wordt veroorzaakt door het verzuim zelf. 

Er wordt vaak ten onrechte vanuit gegaan dat rust goed is voor een mens. Inactiviteit kan zowel fysieke als mentale problemen verergeren.



Als verzuim het gevolg is van een conflict, dan worden conflicten vaak groter door verzuim.



De kosten van verzuim voor de organisatie zijn hoog. Loonkosten lopen door terwijl er geen productiviteit tegenover staat. Daarbij worden er vervangingskosten gemaakt en levert verzuim organisatorische problemen en het risico van overbelasting bij collega’s op.

2

Zie o.a. Steensma, H., Van der Vlist, R. & Vrooland, V.C. (1989). Een verantwoord verzuimbeleid:

integraal verzuimbeleid, goed voor werkgevers en werknemers. Amsterdam: NIA. 3

Bron: Falke & Verbaan, Masterclass Integraal Verzuimmanagement voor Adviseurs (2011) 6

© 2012, Hogeschool van Amsterdam

In het Balansmodel (zie onder) worden de mogelijkheden om verzuim aan te pakken op een rijtje gezet. Uitgangspunt van het model is de opvatting dat de balans tussen persoon en werk bepalend is voor de arbeidswaardering. Wanneer de balans goed is zal dit leiden tot een hogere arbeidswaardering dan wanneer dit niet het geval is. De arbeidswaardering is weer in belangrijke mate van invloed op de interne aanwezigheidsmotivatie. Daarnaast zijn er ook externe elementen die de aanwezigheidsmotivatie beïnvloeden. Uiteindelijk beïnvloeden, naast de aanwezige klacht, de mate van arbeidswaardering en aanwezigheidsmotivatie de keuze om wel of niet te verzuimen.

Selectie Opleiding Verwachting

Persoon

Werk

Zingeving Inhoud Verhoudingen Perspectief Omstandigheden Voorwaarden

Balans

Sturingsmogelijkheden

Sleutelen aan balans

Straffen/ belonen Lokken/ dwingen

Inspelen op de klacht

Arbeidswaardering

Aanwezigheidsmotivatie

Aan- of afwezig

Figuur 1. Het Balansmodel (Falke en Verbaan)

Verzuim wordt in veel gevallen veroorzaakt door een verstoorde balans tussen de persoon en het werk. Wanneer er alleen wordt ingegaan op de klacht zal de onderliggende oorzaak van het verzuim niet aangepakt worden en zal een verzuim een terugkerend fenomeen worden. Sleutelen aan de balans tussen persoon en werk is veel gevallen de meest effectieve aanpak. Het waarborgen of herstellen van deze balans is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de medewerker en de leidinggevende. Het kijken naar overwegingen en factoren die meespelen in de keuze om, met de klacht, te verzuimen of te blijven werken, biedt goede aanknopingspunten om het gesprek over de balans tussen persoon en werk aan te gaan. 7 © 2012, Hogeschool van Amsterdam

4. Verantwoordelijkheden en taken Bij verzuimbeheersing en -begeleiding zijn verschillende personen, vanuit verschillende functies, betrokken. Voor een effectieve aanpak van verzuim is het belangrijk dat helder is hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld en wat ieders rol is. Wanneer dat niet het geval is, en verwachtingen niet met elkaar zijn afgestemd, zal de samenwerking stroef verlopen en zal dit een nadelig effect hebben op het voorkomen en/of beperken van verzuim.

De taken en verantwoordelijkheden zijn als volgt verdeeld: -

De medewerker is verantwoordelijk voor zijn/ haar (duurzame) inzetbaarheid, verzuimgedrag, en re-integratie;

-

De leidinggevende is casemanager en is verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding, verzuimregistratie en houdt de regie over alle acties met als doel een spoedige re-integratie. De leidinggevende maakt samen met de medewerker heldere afspraken over zijn of haar inzetbaarheid, de vraag ‘wat kun je nog wel?’ staat daarbij centraal. Tevens is de leidinggevende bevoegd om maatregelen te nemen indien de medewerker de afspraken niet nakomt;

-

De bedrijfsarts bepaalt (indien nodig) de belastbaarheid van de medewerker en adviseert hierbij de medewerker en de leidinggevende. Op basis van dit advies kunnen de medewerker en leidinggevende afspraken maken over de inzetbaarheid van de medewerker;

-

De P&O-adviseur adviseert de leidinggevende en medewerker op basis van de CAO en weten regelgeving. Daarnaast is hij/zij ambassadeur van het gedragsmodel en draagt hij/zij de uitgangspunten van het verzuimbeleid uit;

-

Het bestuur van de organisatie is verantwoordelijk voor het op orde zijn van de randvoorwaarden zoals managementinformatie, beleid, protocollen, contractering van een Arbodienst of andere zorgverleners en het bieden van curatieve en preventieve mogelijkheden om verzuim te voorkomen en/of beperken.

Toelichting 4

De HvA heeft zowel voor het principe van resultaatverantwoordelijk management als de gedragsmatige benadering van verzuim gekozen. In het kader van deze perspectieven is de leidinggevende als vanzelfsprekend ook casemanager wanneer een medewerker verzuimt. Uit de verzuimscan van Falke en Verbaan (2011) blijkt echter dat leidinggevenden hun rol als casemanager niet altijd goed weten in te vullen. Leidinggevenden zullen in sommige gevallen lastige gesprekken aan moeten gaan en moeilijke beslissingen moeten nemen en gaan deze nog te vaak uit de weg, waarbij zij de verantwoordelijkheid neerleggen bij de P&O-adviseur en/of de bedrijfsarts. Met name bij langdurige verzuimproblematiek wordt de verzuimbegeleiding te vaak uitbesteed aan interne en/of externe deskundigen.

Om er voor te zorgen dat leidinggevenden beter in staat zijn hun regierol in te vullen is het van belang dat leidinggevenden zich empowered voelen in het proces van verzuimbegeleiding en -beheersing (wat 4

Zie besturingsfilosofie van de Hogeschool van Amsterdam (2011). 8


is mijn rol als leidinggevende?, hoe voer ik een verzuimgesprek?, wat mag ik verwachten van een bedrijfsarts? en wat mag ik wel/niet van een medewerker vragen?). Daarnaast is het van belang dat leidinggevenden over de juiste (stuur)informatie beschikken en de juiste ondersteuning krijgen van de P&O-adviseur en de bedrijfsarts.

Het is, ondanks de regierol van de leidinggevende, wel van belang om de medewerker aan zet te laten in het verzuimproces. Hij of zij heeft immers het beste zicht op zijn of haar gezondheid en inzetbaarheid en is zelf verantwoordelijk voor zijn/haar (verzuim)gedrag. Wanneer een medewerker uitvalt is het aan de medewerker om zelf een indicatie te geven van wat hij/zij nog wel kan, wanneer hij/zij weer het werk kan hervatten en wat voor hem/haar de beste manier van re-integreren is. In dat geval is er sprake van een integer proces waarbij de medewerker zijn/haar eigen inzetbaarheid bepaalt en met eigen oplossingen komt voor een spoedige re-integratie.

De bedrijfsarts kan, wanneer nodig, een indicatie geven van de belastbaarheid van een medewerker (let wel: zonder daarbij aanbevelingen te doen over de inzetbaarheid van de medewerker). De leidinggevende kan, met de informatie van de medewerker en eventueel met de informatie van de bedrijfsarts, samen met de medewerker een passend re-integratietraject vaststellen en heldere afspraken maken over de werkhervatting. Hierbij gaat het gesprek niet over de klacht maar over de werkhervatting/ re-integratie van de medewerker.

Doordat de medewerker zelf aan zet is en verantwoordelijk is voor zijn/haar inzetbaarheid wordt niet alleen de medewerker meer doordrongen van het feit dat verzuim een keuze is waar hij/zij zelf verantwoordelijk voor is, maar wordt tevens de leidinggevende ontlast. In de volgende paragrafen worden de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende betrokkenen verder uitgewerkt.


4.1 Domeinvoorzitters en de staf- en dienstdirecteuren5 Domeinvoorzitters en staf- en dienstdirecteuren zijn verantwoordelijk dat: -

Er binnen de eigen eenheid een goed verzuimbeleid wordt gevoerd, waarbij visie, doelstellingen en verantwoordelijkheden een samenhangend geheel zijn;

-

Het verzuim binnen de eigen eenheid niet uitstijgt boven een vastgesteld target;

-

De randvoorwaarden voor een adequaat verzuimbeleid op orde zijn.

Hiertoe voeren zij in ieder geval de volgende taken uit:

Beleid -

Is op de hoogte van het verzuimbeleid en zorgt voor integratie van het beleid in het geheel van de bedrijfsvoering;

-

Stelt voor het eigen organisatieonderdeel een verzuimtarget vast;

-

Draagt zorg voor adequate randvoorwaarden binnen de eigen eenheid (beschikbaarheid middelen, managementinformatie, opleiding van de betrokkenen, e.d.);

Communicatie -

Draagt het verzuimbeleid uit binnen de eigen eenheid en ziet toe op adequate communicatie over het vastgestelde beleid aan alle relevante doelgroepen;

Control -

Bewaakt de realisatie van de vastgestelde targets en initieert indien nodig maatregelen bij een (dreigende) negatieve afwijking van de targets;

Sturing en coaching leidinggevenden -

Coacht leidinggevenden bij de uitvoering van het beleid;

-

Zorgt ervoor dat leidinggevenden en P&O-adviseurs voldoende scholingsmogelijkheden krijgen op het gebied van verzuimbeheersing en –begeleiding;

-

Neemt indien nodig beslissingen over maatregelen met arbeidsvoorwaardelijke consequenties (zoals ontslag, overplaatsing, werkaanpassing of toepassing sancties) of kosten zoals bij inzet van interventies;

-

Neemt de verzuimbegeleiding (tijdelijk) over wanneer de relatie tussen een leidinggevende en een medewerker zodanig verstoord is dat de leidinggevende deze niet adequaat kan uitvoeren en treedt, indien nodig, op als bemiddelaar om het conflict op te lossen.

5

Conform Procuratieregeling HvA (2011) 10


4.2 Directeur P&O De directeur P&O is ervoor verantwoordelijk dat: -

Er binnen de organisatie een goed verzuimbeleid wordt gevoerd, waarbij visie, doelstellingen en verantwoordelijkheden een samenhangend geheel zijn;

-

De randvoorwaarden voor een adequaat verzuimbeleid op orde zijn;

Hiertoe voert hij/zij in ieder geval de volgende taken uit:

Beleid -

Stelt het verzuimbeleid voor de Hogeschool van Amsterdam vast en zorgt voor de integratie van het beleid in het geheel van de bedrijfsvoering;

-

Draagt zorg voor adequate randvoorwaarden op organisatieniveau (beschikbaarheid middelen, beleid, managementinformatie, opleiding van de betrokkenen, contracten met externe dienstverleners, e.d.);

-

Onderhoudt contact met de Arbodienst op directieniveau;

-

Is budgethouder van de post van de Arbodienst;

-

Verzorgt het relatiebeheer met het UWV, de Arbodienst en eventuele andere externe dienstverleners op het terrein van verzuim en re-integratie.

Communicatie -

Draagt zorg voor een managementinformatiesysteem met betrekking tot verzuim, zodat de verschillende doelgroepen binnen de organisatie van adequate sturingsinformatie zijn voorzien.

Control -

Spreekt domeinvoorzitters en directeuren van staven en diensten aan op de realisatie van het vastgestelde target;

-

Ziet toe op naleving van het vastgestelde beleid door domeinen, staven en diensten;

-

Signaleert knelpunten op organisatieniveau en stelt het beleid indien nodig aan;

-

Zorgt ervoor dat leidinggevenden en P&O-adviseurs voldoende scholingsmogelijkheden aangeboden krijgen op het gebied van verzuimbeheersing en –begeleiding.

Preventie -

Draagt zorg voor een toereikend aanbod aan interventies om verzuim te voorkomen en te beperken (o.a. mogelijkheden binnen HvA Academie en het Livvit pakket).

-

Zorgt voor invoering van het vitaliteitsbeleid (op dit moment in concept) binnen de organisatie, met als doel vitale medewerkers die op een gezonde en productieve manier kunnen en willen werken nu en in de toekomst. Dit beleid biedt meerdere mogelijkheden om preventief de mentale en fysieke gezondheid van medewerkers te bevorderen en te waarborgen;


4.3 De medewerker De medewerker is verantwoordelijk voor: -

Het voorkomen en/of beperken van verzuim;

-

Het juist en tijdig melden van verzuim;

-

In geval van tijdelijke of blijvende beperkingen in overleg met de leidinggevende actief zoeken naar oplossingen;

-

Een spoedige re-integratie wanneer hij/zij verzuimt.

Hiertoe voert de medewerker in ieder geval de volgende taken uit:

Werkt aan zijn/haar inzetbaarheid (preventie) -

Werkt aan zijn of haar duurzame inzetbaarheid;

-

Bespreekt knelpunten in het werk met (direct) leidinggevende

-

Bewaakt de eigen balans tussen persoon en werk;

-

Zoekt bij een verstoorde balans in overleg met de leidinggevende naar oplossingen.

Zorgt voor een spoedige re-integratie (tijdens verzuim) -

Zorgt voor een juiste melding van het verzuim volgens de geldende procedures en houdt zich aan de regels die gelden tijdens verzuim;

-

Onderhoudt tijdens het verzuim regelmatig contact met zijn of haar leidinggevende;

-

Werkt actief aan herstel en zoekt waar nodig adequate hulp;

-

Accepteert aangeboden hulp en maakt gebruik van geboden voorzieningen;

-

Informeert de leidinggevende over de aard van de klachten, oorzaken en prognose;

-

Bespreekt beperkingen en mogelijkheden en zoekt in overleg met leidinggevende, naar mogelijkheden om een bijdrage aan de afdeling of organisatie te blijven leveren (aangepaste of andere passende werkzaamheden);

-

Informeert de bedrijfsarts bij langer durend verzuim (langer dan 28 dagen) middels het invullen en retour zenden van de Eigen Verklaring;

-

Kan op eigen initiatief een afspraak met de P&O-adviseur of bedrijfsarts maken voor advies over gezondheidsproblemen in relatie tot het werk en gezondheidsproblemen die gevolgen hebben voor het werk en bespreekt dit met de leidinggevende

-

Geeft gehoor aan oproepen van de bedrijfsarts en verstrekt alle relevante informatie tijdens het spreekuur van de bedrijfsarts;

-

Hervat, zodra dit mogelijk is, de werkzaamheden (eventueel in overleg gedeeltelijk) en meldt zich hersteld conform de geldende procedures;

-

Stelt bij (dreigend) langdurig verzuim samen met de leidinggevende een Plan van Aanpak op;

-

Geeft in samenwerking met andere betrokkenen uitvoering aan het Plan van Aanpak en levert een bijdrage aan periodieke evaluatie en eventuele bijstelling van het plan;

-

Voldoet, indien dit aan de orde is, aan de verplichtingen in het kader van de WIA-aanvraag en volgt de geldende procedures.


4.4 De direct leidinggevende De direct leidinggevende vertegenwoordigt de werkgever in diens verantwoordelijkheid om re-integratie inspanningen te verrichten en is ervoor verantwoordelijk dat: -

Verzuimproblematiek op individueel niveau wordt voorkomen of zodanig opgelost dat verzuim tot een minimum wordt beperkt;

-

Het verzuim op de juiste manier en tijdig geregistreerd wordt;

-

Procedures worden nageleefd en administratie/dossiers met betrekking tot verzuim op orde zijn.

Hiertoe voert de leidinggevende in ieder geval de volgende taken uit:

Neemt initiatief om verzuim te voorkomen -

Bewaakt de balans tussen persoon en werk van medewerkers, is attent op signalen van disbalans en gaat indien nodig met de medewerker in gesprek over oplossingen;

-

Signaleert knelpunten op teamniveau en initieert oplossingen.

Is verantwoordelijk voor verzuimbeheersing en -begeleiding -

Bewaakt de naleving van procedures en de uitvoering van afspraken die gemaakt zijn;

-

Zorgt ervoor dat de bedrijfsarts, wanneer hij/zij een medewerker laat oproepen, vooraf geïnformeerd wordt en een duidelijke adviesvraag aan de bedrijfsarts stelt;

-

Neemt deel aan het Sociaal Medisch Overleg met de bedrijfsarts en de P&O-adviseur;

-

Voert verzuimgesprekken met medewerkers die een opvallend verzuimpatroon vertonen, met het doel oplossingen te vinden en afspraken te maken om verder verzuim te voorkomen.

-

Voert altijd verzuimgesprekken met medewerkers die binnen 12 maanden drie keer of vaker verzuimen;

-

Voert de regie over alle activiteiten tijdens het gehele verzuimproces;

-

Is zich ervan bewust dat onvoldoende acties of inspanningen om re-integratie te bevorderen kan leiden tot een sanctie van het UWV (zie pagina 25).

Maakt heldere afspraken met de medewerker over werkhervatting en inzetbaarheid -

Bespreekt de situatie met de medewerker wanneer binnen een week geen werkhervatting heeft plaatsgevonden en onderzoekt de mogelijkheden om het werk te hervatten, eventueel met aanpassingen (op het gebied van werkinhoud, tijden, hulpmiddelen, e.d.). Centraal in het gesprek is de vraag: ‘Wat kun je nog wel?’;

-

Vraagt desgewenst advies aan de bedrijfsarts, maar doet dit in ieder geval bij dreigend langdurig verzuim (in verband met de Probleemanalyse). De leidinggevende zorgt ervoor dat de bedrijfsarts, wanneer hij/zij een medewerker laat oproepen, vooraf geïnformeerd wordt en een duidelijke adviesvraag aan de bedrijfsarts stelt;

-

Bewaakt het opstellen van een Probleemanalyse door de bedrijfsarts en levert hiervoor de nodige achtergrondinformatie;


-

Stelt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 8 weken, op basis van de Probleemanalyse een Plan van Aanpak op met de medewerker. Hierbij dient de leidinggevende gebruik te maken van advisering door de bedrijfsarts en de P&O-adviseur. Het Plan van Aanpak is gericht op een structurele oplossing op de lange termijn en tevens op een zo spoedig mogelijke werkhervatting op de korte termijn;

-

Bewaakt de uitvoering van het Plan van Aanpak en draagt zorg voor een regelmatige evaluatie en eventueel bijstelling van het plan;

-

Draagt zorg voor een goede begeleiding van de medewerker bij terugkeer.

Administratie en dossiervorming -

Volgt de administratieve procedures met betrekking tot de verzuimen herstelmelding;

-

Volgt de voorschriften zoals beschreven in de Wet Verbetering Poortwachter (zie bijlage 2);

-

Draagt zorg voor adequate dossiervorming (re-integratiedossier) overeenkomstig de procedures binnen de HvA en wettelijke voorschriften (zie bijlage 3).

-

Zorgt er voor dat relevante documenten in het personeelsdossier worden opgenomen (via P&O).

Deskundigheid -

Bevordert eigen deskundigheid op het gebied van verzuimmanagement en verzuimbegeleiding door bijvoorbeeld het volgen van een verzuimtraining (wordt halfjaarlijks aangeboden door HvA Academie);

-

Maakt gebruik van advisering door de bedrijfsarts, de P&O-adviseur, en/of anderen.


4.5 De bedrijfsarts Belangrijke aandachtspunten in de afspraken met de Arbodienst voor de kwaliteit van de dienstverlening zijn:

-

De bedrijfsarts dient de visie van de HvA te onderschrijven. De HvA en de Arbodienst kunnen alleen vanuit een gemeenschappelijke visie goed en effectief samenwerken.

-

De regie ligt tijdens verzuim bij de direct leidinggevende. Consequent doorgevoerd betekent dit dat de leidinggevende beoordeelt of er behoefte bestaat aan advies van de bedrijfsarts, en een medewerker alleen opgeroepen wordt voor het spreekuur van de bedrijfsarts op verzoek van de leidinggevende. Uitzondering hierbij is een oproep van de Arbodienst, na een periode van vier weken verzuim en wanneer het verzuim langer dan zes weken dreigt te gaan duren, in verband met het opstellen van een Probleemanalyse. Een andere uitzondering is wanneer een medewerker op eigen initiatief een afspraak wil maken met de bedrijfsarts bij dreigend verzuim.

-

De bedrijfsarts is een adviseur en dient zich ook als zodanig op te stellen. De bedrijfsarts geeft een advies geven over de belastbaarheid van een medewerker zodat afspraken over inzetbaarheid en werkhervatting kunnen worden gemaakt door de leidinggevende en de medewerker.

-

Wanneer een leidinggevende een medewerker laat oproepen door de bedrijfsarts dient de leidinggevende de bedrijfsarts vooraf te voorzien van voldoende informatie en een heldere adviesvraag neer te leggen. Wanneer dit niet gebeurt mist de bedrijfsarts mogelijk relevantie informatie die waardevol kan zijn om een goed advies te geven. De bedrijfsarts kan de leidinggevende bij het ontbreken van deze informatie hier op aanspreken.

De bedrijfsarts is ervoor verantwoordelijk dat: -

Het management vanuit een bedrijfsgeneeskundige deskundigheid wordt geadviseerd over het verzuimmanagement en individuele verzuimsituaties;

-

(Vermoede) beroepsziekten en arbeidgerelateerde aandoeningen gesignaleerd en gediagnosticeerd worden;

-

Medewerker en leidinggevende geattendeerd worden op de toepassing van vigerende richtlijnen.

Hiertoe voert de bedrijfsarts in ieder geval de volgende taken uit:

Advisering op het niveau van individuele verzuimproblematiek -

Adviseert naar aanleiding van een adviesvraag van de leidinggevende. Doorgaans zal het gaan om het verhelderen van de problematiek en het verschaffen van inzicht in de prognose van de klachten en in de beperkingen en mogelijkheden en om advisering over re-integratie en nut en noodzaak van specifieke interventies;

-

Adviseert desgevraagd over de manier waarop het beste vorm en inhoud gegeven kan worden aan de verzuimbegeleiding van de medewerker door de leidinggevende;

-

Adviseert ongevraagd medewerker en leidinggevende wanneer daartoe aanleiding is.


NB. Advisering vindt altijd plaats met inachtneming van het medisch beroepsgeheim en toestemming van de medewerker.

Advisering op het niveau van de organisatie of organisatieonderdelen -

Adviseert het management vanuit eigen deskundigheid en ervaring binnen de organisatie over het verzuimmanagement en de aanpak van specifieke knelpunten die (kunnen) leiden tot een verhoogd verzuim.

Communicatie met leidinggevenden, P&O-adviseurs, medewerkers en directeur P&O -

Heeft jaarlijks overleg met de directeur P&O over de dienstverlening als bedrijfsarts;

-

Doet jaarlijks schriftelijk verslag van de geleverde dienstverlening en doet aanbevelingen voor verbeteringen in de samenwerking;

-

Draagt zorg voor communicatie met leidinggevenden, P&O-adviseurs en medewerkers overeenkomstig gemaakte afspraken (afspraken over de wijze en termijn van terugkoppeling na spreekuurbezoek, vormgeving van adviezen, bereikbaarheid, e.d.);

-

Voert Sociaal Medisch Overleg met leidinggevenden en P&O-adviseurs; per organisatorische eenheid wordt bepaald met welke frequentie dit overleg plaatsvindt;

-

Adviseert de leidinggevende in geval van aanvraag WIA.

Specifieke dienstverlening -

e

Maakt, wanneer sprake is van dreigend langdurig verzuim, uiterlijk in de 6 week een Probleemanalyse. In de Probleemanalyse komen in ieder geval aan de orde: de aard van de klacht, specifieke omstandigheden, de beperkingen en mogelijkheden die hieruit voortvloeien, interventiemogelijkheden en prognose. Adviseert op basis van de Probleemanalyse over doelstelling en aanpak van de re-integratie;

-

Evalueert periodiek de gemaakte analyse en de uitvoering van het Plan van Aanpak en stelt indien nodig adviezen bij;

-

Overlegt indien nodig met huisartsen, medisch specialisten of andere behandelaars van de medewerker (toestemming medewerker vereist);

-

Regelt, op verzoek van de leidinggevende, doorverwijzing naar, of aanmelding bij, behandelaars in geval de HvA de behandelkosten volledig of gedeeltelijk betaalt (Livvit pakket). Hierbij geldt: de bedrijfsarts geeft een advies voor de in te zetten interventie, de leidinggevende geeft, indien akkoord, de opdracht voor de interventie;

-

Verwijst zelfstandig door naar hulpverleners waarvan de kosten gedekt worden door de zorgverzekeraar van de medewerker (conform verwijsbevoegdheid van de bedrijfsarts);

-

Adviseert leidinggevenden en medewerkers volgens de richtlijnen van de Wet Verbetering Poortwachter t.b.v. aanvraag WIA en procedure.


4.6 De P&O-adviseur De P&O-adviseur is ervoor verantwoordelijk dat: -

Leidinggevenden vanuit specifieke P&O deskundigheid worden geadviseerd over de uitvoering van het verzuimbeleid en over de ontwikkeling en uitvoering van aanvullend decentraal beleid;

-

De leidinggevende wordt ondersteund in de uitvoering van het verzuimmanagement en kan beschikken over instrumenten en informatie (zoals in gezamenlijk overleg gespecificeerd);

-

De leidinggevende op een juiste manier geadviseerd wordt over preventieve en curatieve mogelijkheden (o.a. Livvit pakket).

Hiertoe verricht de P&O-adviseur in ieder geval de volgende taken:

Informatieverstrekking en advisering -

Verstrekt informatie over de ontwikkeling, evaluatie en bijstelling van het centrale verzuimbeleid, procedures en interventies;

-

Adviseert over de implementatie en uitvoering van het centraal vastgestelde verzuimbeleid en over specifiek aanvullend decentraal beleid;

-

Adviseert over de aanpak van knelpunten binnen afdelingen, opleidingen of diensten die (kunnen) leiden tot een verhoogd verzuim;

-

Adviseert leidinggevenden over de aanpak van individuele verzuimproblematiek (o.a. over reintegratiemogelijkheden in eigen of ander werk, toepassing van regelingen, arbeidsvoorwaardelijke consequenties, subsidiemogelijkheden, e.d.).

Signalering -

Signaleert afwijkingen van het vastgestelde beleid en wettelijke regelingen en spreekt leidinggevenden hierop aan;

-

Signaleert afwijking van het vastgestelde beleid met betrekking tot de verzuimregistratie en spreekt leidinggevenden hierop aan.

Ondersteuning en ontwikkeling -

Neemt initiatief voor het Sociaal Medisch Overleg met de bedrijfsarts en leidinggevenden;

-

Neemt deel aan het Sociaal Medisch Overleg met de bedrijfsarts en leidinggevenden;

-

Ondersteunt direct leidinggevenden bij de verzuimbegeleiding en kan op verzoek van de leidinggevende specifieke begeleidingsactiviteiten van de medewerker uitvoeren;

-

Levert de verzuimoverzichten op afdelingsniveau aan en kan de leidinggevende hierover adviseren;

-

Ondersteunt leidinggevenden bij de bewaking van termijnen en de procesgang en signaleert noodzakelijke acties in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter;

-

Ondersteunt (direct) leidinggevenden bij dossiervorming en het opstellen van re-integratieverslagen.


Deskundigheid -

Onderhoudt de eigen deskundigheid op het gebied van verzuimen re-integratiemanagement en volgt relevante externe ontwikkelingen op het gebied van wetgeving, sociale zekerheid, CAO en marktontwikkelingen en informeert hierbij indien nodig de leidinggevenden.


5. Procedures bij verzuim

Tijdens het verzuim, maar ook bij de verzuimmelding, gelden een aantal procedures waar alle betrokkenen zich aan dienen te houden. Deze procedures zijn specifiek HvA-beleid en voldoen aan de wettelijke voorschriften in het kader van o.a. de Wet Verbetering Poortwachter (zie bijlage 2).

5.1 De verzuimmelding

1. De medewerker dient op de eerste dag van het verzuim persoonlijk de verzuimmelding te doen bij de direct leidinggevende (bij voorkeur telefonisch).

2. De leidinggevende bespreekt met de medewerker de reden van de verzuimmelding en - gaat na of verzuim, gezien de situatie, noodzakelijk is, of dat wellicht ook andere oplossingen mogelijk zijn; - gaat na of op dit moment bepaalde maatregelen genomen moeten worden (ondersteuning, aanpassing, adviesvraag bedrijfsarts, e.d.). 6

3. De leidinggevende noteert de gegevens op de ‘checklist verzuimmelding ’ (zie bijlage 1).

4. De leidinggevende en medewerker maken altijd een afspraak voor vervolgcontact. Hierbij geldt als stelregel dat het eerste vervolgcontact altijd binnen 1 week na de verzuimmelding dient plaats te vinden. Het verdient aanbeveling om het initiatief voor dit contact bij de medewerker te leggen. 5. De leidinggevende dient de verzuimmelding op de eerste dag van het verzuim, voor 10 uur ’s ochtends, door te geven aan het secretariaat of onderwijsbureau.

6. Wanneer de verzuimmelding, vanwege onbereikbaarheid van de direct leidinggevende, elders is binnen gekomen, neemt de leidinggevende (indien mogelijk) op de eerste dag van het verzuim contact op met de medewerker.

7. De leidinggevende noteert de verzuimmelding op dezelfde dag in de verzuimregistratie en maakt verslag van de afspraken die gemaakt zijn in het gesprek.

6

Bij een verzuimmelding wordt altijd gebruik gemaakt van de ‘checklist verzuimmelding’. Op dit formulier staan de onderwerpen die aan de orde moeten komen, zoals administratieve gegevens, aard en van de klachten, mogelijkheden aangepast werk, andere besproken maatregelen/oplossingsrichtingen, afspraak voor volgend contact, etc.


5.2 De herstelmelding 8. Een medewerker meldt zich persoonlijk hersteld bij de direct leidinggevende. Leidinggevende en medewerker bespreken of verdere maatregelen noodzakelijk zijn om toekomstig verzuim te voorkomen.

9. De leidinggevende geeft de herstelmelding door aan het secretariaat of onderwijsbureau.

10. De leidinggevende noteert de herstelmelding en eventuele afspraken in de verzuimregistratie.

5.3 Gedurende het verzuim Uitgangspunten Uitgangspunt is dat direct leidinggevende en medewerker tijdens het verzuim regelmatig contact onderhouden. Doel van het contact is: -

interesse tonen en bespreken ontwikkelingen/ voortgang;

-

bespreken van mogelijkheden voor werkhervatting/ maken van een plan voor re-integratie;

-

de medewerker betrokken houden bij het werk, met als doel de drempel voor werkhervatting zo laag mogelijk houden. De leidinggevende kan de medewerker betrokken houden bij het werk door de medewerker uit te nodigen een vergadering bij te wonen, langs te komen om bij te praten of regelmatig telefonisch contact te onderhouden waarbij zowel de situatie van de medewerker als de situatie op het werk besproken wordt.

De verantwoordelijkheid voor een spoedige werkhervatting ligt zowel bij de leidinggevende als bij de medewerker. Gedurende het gehele traject werkt de medewerker dan ook, door middel van frequent contact en intensieve samenwerking met de leidinggevende, toe naar een spoedige re-integratie. De 7

leidinggevende houdt tevens het re-integratiedossier bij.

Procedures Tijdens het verzuim gelden een aantal procedures en voorschriften: 1. Uiterlijk na 2 weken verzuim bespreken de leidinggevende en de medewerker, bij voorkeur op de werkplek, de situatie om na te gaan of werkhervatting op korte termijn te verwachten is.

a. Als werkhervatting op korte termijn te verwachten is maken zij samen een plan voor terugkeer. Een adviesvraag aan de bedrijfsarts kan onderdeel van het plan uitmaken.

b. Wanneer geen terugkeer op korte termijn verwacht wordt (er is sprake van dreigend langdurig verzuim) kan een afspraak met de bedrijfsarts gemaakt worden. Hierbij kan de bedrijfsarts verzocht worden een Probleemanalyse te maken.

7

Zie bijlage 3 voor een overzicht van alle re-integratie inspanningen en de eisen die aan het reintegratiedossier worden gesteld. 20 © 2012, Hogeschool van Amsterdam

c.

In beide gevallen wordt bekeken of een interventie nodig is om verzuim in de toekomst te voorkomen of de duur van het huidige verzuim te beperken. Mogelijke interventies zijn; coaching, psychologische zorg, of arbeidsdeskundige hulp. De P&O-adviseur kan de leidinggevende adviseren over de in te zetten interventie.

2. Als een medewerker 28 dagen verzuimt ontvangt hij/zij een Eigen Verklaring van de Arbodienst. De medewerker wordt middels deze verklaring gevraagd naar de reden van het verzuim en indien nodig opgeroepen door de bedrijfsarts. De bedrijfsarts heeft voordat hij/zij de medewerker ziet contact met de leidinggevende om de situatie te bespreken.

3. Wanneer een medewerker langer dan 6 weken verzuimt, dient de bedrijfsarts een Probleemanalyse op te stellen. Aan de hand van deze Probleemanalyse stellen de leidinggevende en de medewerker een Plan van Aanpak op. In het Plan van Aanpak wordt opgenomen: -

de doelstelling van de re-integratie

-

de wijze waarop het realiseren van deze doelstelling bevorderd kan worden

-

welke acties hiervoor ondernomen zullen worden;

-

wie hiervoor verantwoordelijk is;

-

wanneer de acties zullen plaatsvinden;

-

wanneer en hoe het resultaat van deze acties zal worden geëvalueerd.

Voor het opstellen van het Plan van Aanpak gebruikt de leidinggevende het standaardformulier. De bedrijfsarts wordt op de hoogte gebracht van het Plan van Aanpak.

4. De medewerker en leidinggevende voeren het Plan van Aanpak uit. Uitvoering en resultaten worden regelmatig geëvalueerd. De bedrijfsarts dient bij de evaluatie betrokken te worden. Evaluatie dient ten minste iedere 6 weken plaats te vinden.

5. Het re-integratieproces is beëindigd wanneer de doelen die genoemd staan in het Plan van Aanpak zijn gerealiseerd (d.w.z. dat een duurzame oplossing is bereikt).

Wanneer een medewerker in eerste instantie niet op de eigen werkplek kan re-integreren, kan met behulp van de P&O-adviseur tijdelijk een vervangende werkplek gezocht worden. De P&O-adviseur kan 8

hierbij advies inwinnen bij of ondersteund worden door het Adviespunt inzetvraagstukken .

Wanneer een medewerker bij (langdurige) ziekte niet kan terugkeren in de eigen functie, maar wel in een andere functie binnen het eigen domein, stafafdeling of dienst, kunnen de medewerker en leidinggevenden advies inwinnen bij de betreffende P&O-adviseur. Ook hierin kan de betreffende P&O8

Het Adviespunt inzetvraagstukken is onderdeel van de stafafdeling P&O. Contactpersoon is Rob Henneman

([email protected])


adviseur advies inwinnen bij of ondersteuning vragen van het Adviespunt inzetvraagstukken.

Wanneer een medewerker bij (langdurige) ziekte niet kan terugkeren in de eigen functie en er geen andere mogelijkheden beschikbaar zijn binnen het eigen domein, stafafdeling of dienst kan de leidinggevende het Adviespunt Inzetvraagstukken verzoeken de medewerker – als onderdeel van het Plan van Aanpak - te begeleiden naar een andere functie. De leidinggevende blijft echter wel verantwoordelijk voor het proces van herplaatsing.

In het kader van de Wet Verbetering Poortwachter gelden tijdens langdurig verzuim en bij (dreigende) instroom in de WIA nog een aantal andere procedurele voorschriften (zie bijlage 2). Op basis van de informatie in het re-integratiedossier beoordeelt het UWV of alle betrokken partijen zich voldoende hebben ingespannen voor een spoedige re-integratie. Bij een positieve beoordeling wordt de WIAaanvraag verder in gang gezet. Bij een negatieve beoordeling kunnen sancties opgelegd worden (zie bijlage 3). De P&O-adviseur bewaakt de procesgang van dit traject, de leidinggevende kan zich laten adviseren door de P&O-adviseur om een juiste procesgang te waarborgen.


5.4 Frequent verzuim Onder frequent verzuim verstaan we 3 of meer verzuimmeldingen binnen een periode van 12 maanden. Frequent verzuim is onwenselijk en is veelal een signaal van achterliggende problemen of knelpunten. Wanneer deze problemen niet worden aangepakt blijkt frequent verzuim bovendien vaak een voorbode te zijn van langdurig verzuim.

Voor de HvA betekent dit dat een derde verzuimmelding binnen 12 maanden altijd aanleiding is voor een verzuimgesprek tussen de leidinggevende en de medewerker. Doel van het verzuimgesprek is: -

bewustwording van het verzuimprobleem;

-

zicht krijgen in oorzaken van het frequent verzuim;

-

zoeken naar oplossingen;

-

maken van afspraken met het doel het verzuimpatroon te doorbreken en verder verzuim te voorkomen.

Het verzuimgesprek: -

Tijdens het verzuimgesprek staat niet de klacht of ziekte ter discussie, maar het verzuimgedrag;

-

Het voorkomen van verzuim is primair de verantwoordelijkheid van de medewerker. De leidinggevende zal, indien noodzakelijk en/of mogelijk, de medewerker ondersteunen bij het vinden en realiseren van oplossingen;

-

Een verzuimgesprek is niet vrijblijvend. Het gaat om een formeel gesprek, waarvan een verslag wordt gemaakt dat door beide partijen wordt ondertekend en opgeslagen in het re-integratiedossier.

Procedure: 1. De leidinggevende nodigt de medewerker uit voor een verzuimgesprek, nadat de medewerker het werk hervat heeft na een derde verzuimmelding binnen een periode van 12 maanden.

2. Leidinggevende en medewerker voeren een verzuimgesprek en maken afspraken over vervolg en evaluatie van de resultaten.

3. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt dat door zowel de leidinggevende als de medewerker wordt ondertekend. Het verslag wordt opgeslagen in het personeelsdossier.


5.5 Voorschriften 5.5.1 Verantwoording en contact De werkgever heeft het recht de rechtmatigheid van het verzuim te toetsen. De medewerker is daarom verplicht verantwoording af te leggen over het verzuim. De medewerker is echter niet verplicht medische informatie aan de werkgever te verstekken. Wel is de medewerker verplicht alle relevante informatie aan de bedrijfsarts te verstrekken. De bedrijfsarts kan op basis van deze informatie adviseren over de (mate van) arbeidsongeschiktheid, beperkingen en mogelijkheden.

Werkgever en werknemer zijn beide verplicht al het mogelijke te ondernemen om een spoedige reintegratie te realiseren. Dit betekent onder andere dat de medewerker verplicht is frequent contact met de leidinggevende te onderhouden. Verder dient de medewerker ervoor te zorgen dat hij voor de leidinggevende bereikbaar is. Hiertoe informeert hij de leidinggevende over verblijfadres en telefoonnummer. De leidinggevende en de medewerker maken als onderdeel van de verzuimbegeleiding en het re-integratieplan specifieke afspraken over de wijze waarop het contact onderhouden wordt.

5.5.2 Oproep bedrijfsarts De medewerker is verplicht gehoor te geven aan een oproep voor het spreekuur van de bedrijfsarts. Wanneer de medewerker niet in staat is gehoor te geven aan de oproep, dient hij of zij dit zo spoedig mogelijk door te geven aan de Arbodienst. Eventueel kan een afspraak gemaakt worden voor telefonisch contact met de bedrijfsarts. Indien een medewerker zonder legitieme afmelding niet verschijnt op het spreekuur van de bedrijfsarts kan een sanctie opgelegd worden.

5.5.3 Vakantie tijdens verzuim Wanneer een medewerker tijdens het verzuim op vakantie wil gaan, dient hij hiervoor toestemming te vragen aan de leidinggevende. De leidinggevende kan zich desgewenst hierover laten adviseren door de bedrijfsarts. De uiteindelijke toestemming om met vakantie te gaan is echter voorbehouden aan de leidinggevende. Deze kan, ook als de bedrijfsarts vanuit medische gronden geen bezwaar heeft geconstateerd, gemotiveerd besluiten geen toestemming te verlenen.

5.5.4 Verzuimmelding tijdens vakantie Wanneer een medewerker ziek wordt tijdens vakantie en wanneer dit betekent dat hij niet meer in staat is ‘van de vakantie te genieten’, kan hij of zij een verzuimmelding doen bij zijn of haar leidinggevende. Mocht deze zelf op vakantie zijn, dan kan de medewerker de verzuimmelding doen bij zijn vervanger of het secretariaat of bij het onderwijsbureau. Na afloop van de vakantie zal de medewerker gevraagd worden een nota te overleggen van de arts, het ziekenhuis en/of de apotheek om vast te stellen welk aantal vakantiedagen als verzuimdagen kunnen worden aangemerkt.


5.5.5 Sanctiemogelijkheden Wanneer de hiervoor beschreven procedures en voorschriften door de medewerker en de leidinggevende niet gevolgd worden, kunnen er door de HvA maatregelen genomen worden in de vorm van sancties. Deze sancties maken helder wat de medewerker en de werkgever kunnen verwachten wanneer procedures niet opgevolgd worden. Verder maakt het voor de leidinggevende duidelijk welke sancties hij kan (laten) toepassen in geval van overtreding.

Tijdens verzuim wegens arbeidsongeschiktheid wordt het salaris in het eerste jaar volledig doorbetaald. In sommige gevallen kan de werkgever echter anders beslissen. Zo heeft de medewerker doorgaans geen recht op salaris: 

als de arbeidsongeschiktheid is veroorzaakt door opzet van de medewerker zelf, of



een gevolg is van een aandoening die de medewerker bij de aanstelling had moeten melden, omdat hij/zij met zo’n aandoening de functie niet kan uitoefenen,



als – en voor zolang – de genezing wordt belemmerd door het gedrag van de medewerker,



voor zolang de medewerker weigert passende arbeid te verrichten,



als de medewerker, ook na een schriftelijke waarschuwing, weigert mee te werken aan de uitvoering van het Plan van Aanpak.

De leidinggevende kan ook de loondoorbetaling opschorten als de medewerker zich niet houdt aan één van de regels zoals beschreven in de bij verzuim geldende procedures. Voordat de leidinggevende 9

opdracht geeft tot opschorting, dient hij wel eerst advies in te winnen bij de P&O-adviseur . Daarnaast dient hij de medewerker vooraf schriftelijk te waarschuwen. De opschorting gaat uiterlijk 3 dagen na dagtekening van de schriftelijke waarschuwing in en duurt zolang als de overtreding duurt. Ernstige overtreding van voorschriften kan ook een reden van ontslag zijn.

Als het UWV, bijvoorbeeld op basis van het re-integratieverslag, oordeelt dat de medewerker onvoldoende heeft meegewerkt aan re-integratie naar het werk, kan dat gevolgen hebben voor zijn/haar recht op een WIA-uitkering. Ook de werkgever kan een sanctie krijgen van het UWV. Als het UWV oordeelt dat de werkgever onvoldoende re-integratie inspanningen heeft geleverd, kan dat tot gevolg hebben dat de loondoorbetaling met een maximum van 1 jaar verlengd wordt.

9

Zie procuratieregeling HvA (2011) 25


6. Preventieve instrumenten/ middelen Het beperken van verzuim begint uiteraard met het voorkomen van verzuim. De volgende instrumenten of maatregelen kan men inzetten om verzuim te voorkomen.

6.1 Het gesprek aangaan Wanneer men verzuim wil beperken is in het vroegtijdig signaleren van disbalans bij een medewerker essentieel. Door frequent met elkaar het gesprek aan te gaan over hoe de medewerker zich voelt is de kans om deze signalen op te vangen uiteraard groter dan wanneer men deze gesprekken niet met elkaar voert. In het vitaliteitsbeleid wordt voorgesteld om vitaliteit vanaf 2013 op te nemen in het 10

functioneringsgesprek . Dit betekent dat naast het functioneren van een persoon ook de verschillende aspecten van vitaliteit (motivatie, energiebalans, mentale & fysieke gezondheid, werkdruk, werk/privé balans, samenwerking met collega´s etc.) worden besproken in het functioneringsgesprek. Wanneer een leidinggevende weet hoe een medewerker de werkdruk ervaart en hoe zijn of haar balans tussen werk en privé is, kan een leidinggevende gemakkelijker eventuele knelpunten signaleren en is hij of zij beter in staat zijn verzuim te voorkomen en beheersen. Hierdoor kan de leidinggevende, indien nodig, vroegtijdig ingrijpen en zal de leidinggevende minder snel voor verrassingen komen te staan.

6.2 Het vitaliteitsbeleid De HvA levert op dit moment diverse inspanningen om een vitaliteitsbeleid te ontwikkelen dat is gericht op vitale medewerkers die op een gezonde en productieve manier kunnen en willen werken nu en in de toekomst. Het vitaliteitsbeleid biedt meerdere mogelijkheden om preventief middelen in te zetten om de mentale en fysieke gezondheid van medewerkers te bevorderen en waarborgen. Naast het bieden van mogelijkheden om te werken aan vitaliteit is het beleid gericht op het bevorderen van het gesprek over vitaliteit tussen leidinggevenden en medewerkers en tussen leidinggevenden en teams.

6.3 De HvA Academie Binnen de HvA Academie worden meerdere interventies aangeboden die verzuim kunnen voorkomen en beperken (o.a. coaching). Daarnaast worden er ieder half jaar verzuimtrainingen aangeboden voor P&O-adviseurs en leidinggevenden. Het centrale thema voor de training voor P&O-adviseurs is: ‘Hoe kan ik mijn rol als adviseur het beste oppakken?. Het centrale thema voor leidinggevenden is: ‘Het voeren van het juiste gesprek’. Naast het ontwikkelen van het vitaliteitsbeleid is er een speciaal aanbod ingericht binnen de HvA Academie rondom het thema ´vitaliteit´. Hierdoor kunnen zowel de leidinggevende als de medewerker het aanbod gericht op vitaliteit gemakkelijk vinden. Enkele voorbeelden uit dit aanbod zijn: timemanagement, coaching, mediation en mindfulness trainingen.

6.4 Het Livvit pakket De HvA maakt, net als alle andere hogescholen, gebruik van zorg gerelateerde diensten van Zilveren Kruis Achmea, het zogeheten Livvit pakket. Dit pakket is aanbesteed via de HBO raad voor alle 10

Het eerste concept van dit beleid is gereed en zal op korte termijn aan het CvB gepresenteerd worden. 26


hogescholen en bestaat uit zorg gerelateerde diensten die medewerkers van hogescholen kosteloos of tegen een gereduceerd tarief kunnen afnemen bij hiervoor geselecteerde zorgaanbieders. Voorbeelden van diensten zijn; coaching, leefstijltrainingen, psychologische zorg en arbeidsdeskundige hulp. Op dit moment is dit pakket nog onvoldoende bekend bij medewerkers en leidinggevenden. Dit is een gemiste kans. Niet alleen omdat de HvA 55 euro per medewerker per jaar betaalt, maar ook omdat dit pakket mogelijkheden biedt om preventief interventies in te zetten om verzuim te voorkomen en beperken. De komende periode zullen dan ook diverse inspanningen geleverd worden om dit pakket beter onder de aandacht te brengen bij adviseurs, leidinggevenden en medewerkers.

6.5 De P&O-adviseur en de bedrijfsarts Zowel de P&O-adviseur als de bedrijfsarts kunnen de medewerker en de leidinggevende adviseren over het preventief inzetten van bovenstaande interventies en middelen. Ook tijdens de verzuimbegeleiding kunnen leidinggevenden en medewerkers zich hierover laten adviseren en ondersteunen door P&O en waar nodig door de bedrijfsarts.


1.1 Bijlage 1: Checklist verzuimmelding

VERTROUWELIJK Naam medewerker:

………………………………………………………

Functie:

………………………………………………………

Leidinggevende:

………………………………………………………

Opleiding/Afdeling:

………………………………………………………

Datum 1e verzuimdag:

………………………………………………………

Reden verzuimmelding:

……………………………………………………… ……………………………………………………… ……………………………………………………….

Relatie met het werk?:

………………………………………………………. ……………………………………………………….

Actie werkgever nodig?:

……………………………………………………….

Vermoedelijke datum werkhervatting:

……………………………………………………….

Overdracht taken :

………………………………………………….…… …………………………………………………….

Medewerker is bereikbaar op: Adres:

……………………………………………………………………

Telefoonnummer:

…………………………………………………………………..

Bij langdurig verzuim wordt dit formulier een onderdeel van het re-integratiedossier (vanaf 6 weken).


Bijlage 2 : Wet Verbetering Poortwachter e

1 verzuimdag

De medewerker doet telefonisch een verzuimmelding bij de leidinggevende. De leidinggevende zorgt ervoor dat het verzuim geregistreerd wordt in SAP HR en noteert alle vereiste gegevens van de medewerker op het formulier “checklist verzuimmelding” (zie bijlage 1).

Week 1

De leidinggevende voert het eerste verzuimgesprek en maakt daarvan een kort verslag voor het re-integratiedossier.

Week 1 t/m 4

De leidinggevende kan de medewerker wel/niet laten oproepen door de bedrijfsarts. Wanneer de leidinggevende hiervoor kiest is het wel van belang dat de leidinggevende de bedrijfsarts van informatie voorziet en een heldere adviesvraag stelt. De medewerker kan, indien gewenst, ook zelf een afspraak maken met de bedrijfsarts.

Week 4

Eigen Verklaring Wanneer een medewerker 28 dagen verzuimt, stuurt de Arbodienst een Eigen Verklaring naar het huisadres van de medewerker. De medewerker wordt middels deze verklaring gevraagd naar de reden van het verzuim en indien nodig opgeroepen door de bedrijfsarts.

Week 6

Probleemanalyse De bedrijfsarts stelt de Probleemanalyse op waarin staat wat de beperkingen van de werknemer zijn, hoe deze beperkingen mogelijk het werk belemmeren en wat de mogelijkheden zijn tot werkhervatting. De leidinggevende bespreekt de Probleemanalyse, die de bedrijfsarts heeft opgesteld, en de mogelijkheden voor re-integratie met de medewerker.

Week 8

Plan van Aanpak Binnen 8 weken na de verzuimmelding of uiterlijk 2 weken na de Probleemanalyse stelt de leidinggevende samen met de medewerker een ‘Plan van Aanpak’ op. In dit plan wordt beschreven wat beiden gaan doen om te zorgen voor een spoedige re-integratie, dit plan is onderdeel van het reintegratieverslag.

Week 9 t/m 42

Leidinggevende en medewerker evalueren eenmaal per 6 weken het Plan van Aanpak geëvalueerd en stellen het plan indien nodig bij. De bedrijfsarts kan adviseren over de re-integratie en de aanpassingen in het Plan van Aanpak.

Week 42

e

42 weeksmelding bij het UWV e

De werkgever meldt uiterlijk de eerste werkdag na de 42 ziekteweek de werknemer ziek bij het UWV. De Personeels- en Salarisadministratie van de HvA draagt zorg voor deze melding. Week 46 - 52

De leidinggevende evalueert samen met de medewerker het afgelopen jaar en stellen vast welk re-integratieresultaat zij in het tweede verzuimjaar willen behalen en hoe ze dat gaan doen.

Voor week 50

e

Loondoorbetaling 2 ziektejaar


Leidinggevende informeert de medewerker mondeling over de loondoorbetaling e

in het 2 ziektejaar (wel of geen korting van 30%) en zorgt ervoor dat dit juist geregistreerd wordt bij Personeels- en Salarisadministratie. Week 52- 87

De leidinggevende en medewerker voeren samen het Plan van Aanpak uit en de leidinggevende houdt het re-integratiedossier bij.

Week 87- 89

Opstellen re-integratiedossier De leidinggevende en medewerker stellen samen het re-integratiedossier op (zie bijlage 3) en ondertekenen het re-integratieverslag. Het re-integratiedossier is nodig voor de WIA-aanvraag.

Week 90

Indien geen WIA uitkering wordt aangevraagd heeft de leidinggevende overleg met P&O over de loondoorbetaling, de inzet in passende werkzaamheden en e

de aanstellingsomvang in het 3 ziektejaar. Week 90

WIA-aanvraag De medewerker dient vóór week 91 een WIA-aanvraag in. Het UWV beoordeelt deze aanvraag en bepaalt het arbeidsongeschiktheidspercentage.

Week 105

Volledige of gedeeltelijke toekenning WIA door UWV Volledige of gedeeltelijke toekenning WIA of sanctie UWV (loondoorbetaling) als werkgeversverplichtingen niet voldoende zijn nagekomen. < 35% arbeidsongeschikt = geen WIA uitkering, wel passende arbeid 35 – 80 % arbeidsongeschikt of tijdelijk 100 % arbeidsongeschikt = WGA en aanpassing van de omvang van de aanstelling. 80 -100% duurzaam arbeidsongeschikt = IVA, beëindiging dienstverband. Zie voor meer informatie: http://www.uwv.nl/Werkgevers/mijn_medewerker_is_ziek/fase_4/index.aspx

Bij onvoldoende inspanning van de werkgever: Indien, uit de beoordeling van het UWV blijkt, dat de werkgever onvoldoende inspanning heeft geleverd voor de re-integratie van de medewerker, kan het UWV een sanctie opleggen. De sanctie kan zijn dat de werkgever het loon langer moet doorbetalen (tot maximaal een jaar). De werkgever dient het loon dan doorbetalen tot dat wel een uitkering is toegekend.

Bij onvoldoende inspanning van de medewerker: Als de medewerker onvoldoende meewerkt aan zijn of haar re-integratie en/of passende arbeid weigert kan de werkgever de loondoorbetaling tijdelijk stopzetten en als uiterste middel ontslag aanzeggen. Als het UWV vaststelt dat de medewerker onvoldoende heeft meegewerkt aan zijn re-integratie, kan het UWV de medewerker een lagere uitkering toekennen.


Bijlage 3: Re-integratie inspanningen11 Beoordelen van de re-integratie inspanning De werkgever en werknemer zijn beiden verantwoordelijk voor het succes van de re-integratie. Als na 2 jaar ziekte nog geen succesvolle re-integratie heeft plaatsgevonden zal het UWV oordelen of er sprake is van voldoende inspanning van beide partijen. Onvoldoende inspanning kan leiden tot sancties van het UWV. Bijhouden voortgang 1.1.1 De werkgever is verantwoordelijk voor het verloop van het re-integratieproces en daardoor verplicht tot het opstellen van een Plan van Aanpak en het bijhouden van de voortgang in dit proces. De belangrijkste documenten hierbij zijn: 

Probleemanalyse



Plan van Aanpak



Evaluatieverslagen en eventuele bijstellingen van het Plan van Aanpak



Re-integratieverslag

Probleemanalyse De Probleemanalyse dient binnen zes weken opgesteld te zijn door de bedrijfsarts. Hierin staat hoe groot de kans is op volledig herstel , wanneer hij verwacht dat de werknemer in zijn werk of ander werk kan hervatten en welke functionele mogelijkheden de werknemer structureel nog heeft. Vanuit bescherming van de (medische) privacy mag de bedrijfsarts de werkgever nooit inlichtingen verschaffen over de gezondheidsklachten van de werknemer.

Plan van Aanpak Als uit de Probleemanalyse van de bedrijfsarts blijkt dat de werknemer vanwege ziekte of gebrek voorlopig niet in staat is zijn werk uit te voeren, dan is de werkgever verplicht om samen met de werknemer een Plan van Aanpak te maken. Hierin staat onder andere: 

Wat de werknemer nog wel kan en wat niet;



Wat het einddoel is van het re-integratietraject (bijvoorbeeld: volledige terugkeer naar huidige werk of andere functie) ;



Wat de activiteiten zijn om dit doel te bereiken;



Welke aanpassingen eventueel nodig zijn (ander werk, andere werkplek, fysiotherapie, training, (om)scholing etc.);



Een duidelijke planning van de activiteiten;



Wanneer de leidinggevende en werknemer bij elkaar komen voor overleg (moet minimaal eens per zes weken).

Overige aandachtspunten:  11

Het Plan van Aanpak moet uiterlijk in de achtste week na de verzuimmelding gemaakt zijn;

Bron: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid 31




Het initiatief ligt bij de leidinggevende;



Het Plan van Aanpak is gebaseerd op de Probleemanalyse;



De voortgang in het re-integratieproces moet bewaakt worden door de leidinggevende.

Een Plan van Aanpak moet gemaakt worden als het werken aan herstel en re-integratie zinvol en haalbaar wordt geacht. Een Plan van Aanpak is niet nodig wanneer er geen sprake is van dreigend langdurig verzuim of wanneer duidelijk is dat de werknemer helemaal niet meer zal kunnen gaan werken (bijvoorbeeld bij een zeer geringe kans op (gedeeltelijke) genezing).

Re-integratiedossier Om aan te tonen dat de werkgever voldoende inspanningen heeft gepleegd tijdens het reintegratietraject moet de werkgever een re-integratiedossier bijhouden. Hierin staan: 

Het Plan van Aanpak en alle eventuele wijzigingen en aanpassingen;



Alle activiteiten die de werkgever en werknemer hebben ondernomen om de re-integratie te bevorderen;



Alle documenten die betrekking hebben op genomen activiteiten (brieven, e-mails etc.);



Het verloop van het verzuim, waaronder het feitelijk gewerkte aantal uren.

Overige aandachtspunten: 

Een re-integratiedossier moet vanaf de 6e week aangelegd worden. Maar het is verstandig om het dossier meteen vanaf de eerste week aan te leggen. Dat voorkomt later discussies of men wel op tijd is begonnen.



Medische gegevens horen vanwege de privacy niet thuis in het re-integratiedossier.



Het re-integratieverslag vormt de basis van het re-integratiedossier (zie volgende punt).

Re-integratieverslag In het re-integratieverslag staat alle informatie die met de re-integratie van de medewerker te maken heeft. Onder andere: 

NAW-gegevens



Gegevens over aard van het bedrijf



Gegevens over de functie van de werknemer



Datum verzuimmelding



Probleemanalyse van de bedrijfsarts met eventuele bijstellingen



Plan van Aanpak met eventuele aanpassingen



Eerstejaarsevaluatie van het Plan van Aanpak



Eindevaluatie van het Plan van Aanpak



Re-integratiedossier met de verrichte re-integratieactiviteiten


Overige aandachtspunten: 

Op basis van het re-integratieverslag oordeelt het UWV of de aanvraag WIA- aanvraag in behandeling genomen zal worden.



De aanvrager wordt ook om een oordeel gevraagd met betrekking tot de wijze waarop de werkgever gestalte heeft gegeven aan het re-integratieproces.



De werknemer krijgt van de bedrijfsarts alle medische informatie die een rol gespeeld heeft tijdens het re-integratietraject.



Een actueel oordeel van de bedrijfsarts over de Probleemanalyse.

Verplichtingen werknemer Ook de werknemer moet volledig meewerken aan zijn re-integratie. Hierbij zijn de belangrijkste verplichtingen: 

De werknemer doet er alles aan om herstel te bevorderen en denkt mee met de bedrijfsarts.



De werknemer houdt zich aan de afspraken die gemaakt zijn in het Plan van Aanpak.



De werknemer is beschikbaar voor controle bij de werknemer thuis.



De werknemer moet passende arbeid aanvaarden.



De werknemer moet een opleiding volgen als de werkgever dat nodig acht in belang van de reintegratie.



De werknemer heeft een actieve rol in het meedenken welk werk wel passend is voor hem en maakt dit kenbaar in de evaluatiegesprekken met werkgever of leidinggevende (minimaal eens in de zes weken).

Onvoldoende inspanningen Als na twee jaar de werknemer nog steeds niet in staat is om in zijn oorspronkelijke functie te werken en ander werk ook niet mogelijk is gebleken (ook niet bij een andere werkgever), dan kan hij in aanmerking komen voor een WIA-uitkering. Toezegging van deze uitkering is afhankelijk van de inspanningen die zowel de werkgever als de werknemer hebben verricht. Consequenties van nalatigheid zouden kunnen zijn loondoorbetaling door werkgever (maximaal 1 jaar) of weigering WIA-uitkering voor werknemer.


Leidraad voor verzuim

Recommend Documents