SMLOUVA O ZAJIŠTĚNÍ části veřejné zakázky ,,Pronájem prostor a AV techniky vč. souvisejících služeb – Konference veřejná správa 2016“ k veřejné zakázce „Konference veřejná správa 2016 – pronájem prostor, catering a AV technika vč. souvisejících služeb“ Uzavřená podle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen „občanský zákoník“) (dále jen „smlouva“) Článek I. Smluvní strany Česká republika – Ministerstvo vnitra Sídlo: Nad Štolou 936/3, 170 34 Praha 7 Kontaktní adresa: nám. Hrdinů 1634/3, 140 21 Praha 4 IČO: 00007064 DIČ: CZ00007064 Bankovní spojení: Zastoupená: Ing. Mgr. Davidem Slámou, ředitelem odboru strategického rozvoje a koordinace veřejné správy Kontaktní osoba: Tel: e-mail: (dále jen „objednatel“) -a– Vysoká škola ekonomická v Praze Sídlo: IČO: DIČ: Jejímž jménem jedná Bankovní spojení: Číslo účtu: Kontaktní osoba: Telefon: E-mail: (dále jen „poskytovatel“)
nám. W. Churchilla 4, 130 67, Praha 3 613 84 399 CZ61384399 Ing. Libor Svoboda, kvestor Česká spořitelna, a. s.
Článek II. Předmět smlouvy (1) Předmětem této smlouvy je úprava práv a povinností smluvních stran při plnění části veřejné zakázky s názvem ,,Pronájem prostor a AV techniky vč. souvisejících služeb – Konference veřejná správa 2016“, která je součástí veřejné zakázky „Konference Veřejná správa 2016 – pronájem prostor, catering a AV technika vč. souvisejících služeb“, jež je realizována v rámci projektu „Implementační jednotka Strategického rámce rozvoje veřejné správy České republiky pro období 2014 - 2020", reg. č. CZ.03.4.74/0.0/0.0/15_019/0000125. Tento název a registrační číslo projektu musí být uvedeny také na faktuře. (2) Touto smlouvou se poskytovatel zavazuje, že řádně a včas zajistí ve dnech 15. – 16. 9. 2016 prostory a AV techniku včetně souvisejících služeb na Konferenci veřejná správa 2016. Poskytovatel se zavazuje, že pro výše popsanou konferenci minimálně zajistí reprezentativní konferenční prostory celkem pro 350 osob, AV techniku a její obsluhu, audiozáznam, ostrahu, požární dohled a další související služby se zajištěním akce takového rozsahu související. (3) Objednatel se touto smlouvou zavazuje poskytovateli za plnění uvedené v této smlouvě zaplatit řádně a včas cenu uvedenou v této smlouvě. (4) Zakázka podle odst. 1 dále zahrnuje pronájem prostorů, které vyhovují následujícím požadavkům: a) b)
c)
d)
e)
reprezentativní prostory, tedy buď takové prostory, které jsou moderní, či historicky zajímavé zajištění bezplatného parkování pro min. 8 vozidel účastníků konference v místě konání konference, které bude k dispozici první den konference od 7:30 do 24:00 a druhý den konference od 7:30 do 16:00 možnost (i placeného) parkování pro minimálně 15 vozidel účastníků konference v blízkosti místa konání konference (do 400 m), které nutně nemusí zajišťovat přímo poskytovatel 3 konferenční místnosti – zvlášť pro 350, pro 120 a pro 35 osob, aby v každém ze sálů mohla souběžně probíhat přednáška, a dále zázemí pro organizátory (uzamykatelná místnost min. 25 m2), objednatel v sále pro 350 osob i v sále pro 120 osob požaduje školní typ uspořádání a v sále pro 35 osob objednatel požaduje ženevský typ uspořádání stolů a židlí, které pro všechny sály poskytovatel sám zajistí sál pro 350 osob musí mít pódium, na kterém budou umístěny stoly a židle pro panelisty (min. pro 5 osob), sál pro 120 osob musí mít rovněž prostor pro panelisty (min. 3 osob) 2
f)
g) h) i)
j) k)
l) m)
informační vybavení prostor – informační panely, obrazovky, nebo whiteboardy, na kterých budou k dispozici organizační informace týkající se konference; možnost umístění orientačních tabulí pro lepší orientaci účastníků konference v prostoru (podklady s dostatečným předstihem dodá objednatel) teplota konferenčního prostoru musí být regulovatelná (20 – 23º C), místnosti musí být klimatizovány k dispozici musí být prostor pro registraci účastníků před zahájením konference k dispozici musí být prostor pro odkládání svrchních oděvů účastníků konference, který musí být buď uzamykatelný, nebo z důvodu bezpečnosti se o něj musí starat personál (šatnářka) k dispozici musí být prostor pro rozestavění cateringu pro coffee break foyer musí disponovat dostatečným vnitřním prostorem pro 2 stánky, kterým musí být zajištěno elektrické připojení a bezplatné WIFI připojení dostatečné množství sociálních zařízení (min. 10) s potřebným hygienickým vybavením možnost umístění bannerů v prostorách konání konference (bannery zajistí objednatel a dodá je s dostatečným předstihem)
(5) Zakázka podle odst. 1 dále zahrnuje taktéž zajištění AV techniky, u které objednatel požaduje zajištění následujícího: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)
k) l) m) n)
technické vybavení bude k dispozici po dobu pronájmu konferenčních prostor – 1. den konference od 8:00 do 21:00 a 2. den konference od 8:00 do 15:00 audiovizuální technika pro konference včetně odborné obsluhy ozvučení sálů bezdrátové mikrofony – alespoň 6 ks stolní mikrofony pro panelisty na pódiu (vždy 1 na 2 osoby) řečnický pult (celkem 2 ks – do sálu pro 350 osob a do sálu pro 120 osob) stolní nebo stojací mikrofon pro řečníka u každého pultu (2 ks) mikrofon pro moderátora (1 ks, klopový) dataprojektor (min. 1 ks v každé konferenční místnosti – konkrétní počet takový, aby byla zajištěna dostatečná viditelnost pro všechny účastníky) projekční plocha nebo plátno v každé konferenční místnosti, v místnosti pro 350 osob min. rozměrů 3x4 m, v ostatních sálech ve velikosti přiměřené k velikosti daného sálu, tedy v takové, aby všichni účastníci měli možnost na projekční plochu dohlédnout flipchart (3 ks) laserové ukazovátko (3 ks) PC s monitorem nebo notebook v každém sále (3 ks) elektrické osvětlení 3
o) p)
možnost zatemnění největšího konferenčního sálu bezplatné WIFI připojení po celou dobu konference ve všech prostorách
(6) Zakázka podle odst. 1 dále zahrnuje taktéž zajištění realizačního týmu. Poskytovatel tedy musí zajistit: a)
b) c) d) e)
obslužný personál v počtu 3 osob, jehož počet nenaruší plynulý průběh konference -obsluhu šatny a organizační pracovníky – 1. den konference min. od 8:00 do 21:30 hod. a 2. den konference min. od 8:00 do 14:00 hod. organizátora, který bude zároveň kontaktní osobou pro potřeby objednatele při realizaci celé konference, tedy i před jejím zahájením požární dohled - 1. den konference min. od 8:00 do 21:00 hod. a 2. den konference min. od 8:00 do 14:00 hod. ostrahu - 1. den konference min. od 8:00 do 21:00 hod. a 2. den konference min. od 8:00 do 14:00 hod. pořízení audiozáznamu ze všech přednášek konaných na konferenci Článek III. Termín a místo poskytování služeb
(1)
Služby uvedené v předmětu této smlouvy budou poskytovány ve dnech 15. – 16. 9. 2016. První den konference v čase od 8:00 do 21:00 hodin a druhý den konference v čase od 8:00 do 14:00 hodin. Uvedené časové rozmezí je minimální. Poskytovatel se zavazuje veškeré zajištění služeb připravit s časovým předstihem před konáním konference tak, aby nenarušily hladký průběh konference.
(2)
Poskytovatel je při poskytování služeb povinen postupovat s odbornou péčí, podle svých nejlepších znalostí a schopností, přičemž je při své činnosti povinen sledovat a chránit zájmy a dobré jméno objednatele a postupovat v souladu s jeho pokyny. Objednatel je povinen poskytovat poskytovateli součinnost nezbytnou k řádnému plnění povinností poskytovatele dle této smlouvy. V případě nevhodných pokynů objednatele je poskytovatel povinen na nevhodnost těchto pokynů objednatele písemně upozornit, v opačném případě nese poskytovatel zejména odpovědnost za vady a za škodu, které v důsledku nevhodných pokynů objednatele objednateli a/nebo poskytovateli a/nebo třetím osobám vznikly.
(3)
Místem poskytování služeb uvedených v předmětu této smlouvy je Vysoká škola ekonomická v Praze, nám. W. Churchilla 4, 130 67 Praha 3. Článek IV. Cena a platební podmínky
(1)
Smluvní strany se dohodly, že za služby poskytnuté řádně ve sjednané kvalitě podle této smlouvy objednatel zaplatí poskytovateli celkovou cenu, která činí 65.000,- Kč 4
bez DPH (slovy šedesátpěttisíc korun), tj. 78.650,-- Kč s DPH (slovy: sedmdesátosmtisícšestsetpadesát korun), při sazbě DPH ve výši 21 %, přičemž sazba DPH bude v případě její změny stanovena v souladu s platnými právními předpisy. (2)
Celková sjednaná cena poskytovaných služeb je stanovena jako cena nejvýše přípustná a nepřekročitelná a zahrnuje veškeré výlohy, výdaje a náklady vzniklé poskytovateli v souvislosti s poskytováním služeb.
(3)
Faktura (daňový doklad) vystavená poskytovatelem musí obsahovat náležitosti stanovené právními předpisy a dále vyčíslení zvlášť ceny plnění bez DPH, zvlášť DPH a cenu služeb včetně DPH.
(4)
Smluvní strany se dohodly na lhůtě splatnosti faktury v délce třiceti (30) kalendářních dnů ode dne doručení faktury objednateli na kontaktní adresu objednatele. Cena za poskytnuté služby se považuje za uhrazenou okamžikem odepsání fakturované ceny za poskytnuté služby z bankovního účtu objednatele.
(5)
Objednatel nebude poskytovat poskytovateli jakékoliv zálohy na úhradu ceny poskytnutých služeb. Celková faktura bude vystavena poskytovatelem nejdříve následující den po ukončení konference.
(6)
Objednatel je oprávněn před uplynutím lhůty splatnosti faktury vrátit bez zaplacení fakturu, která neobsahuje náležitosti stanovené touto smlouvou nebo budou-li tyto údaje uvedeny chybně. Poskytovatel je povinen podle povahy nesprávnosti fakturu opravit nebo nově vyhotovit. V takovém případě není objednatel v prodlení se zaplacením ceny poskytnutých služeb. Okamžikem doručení náležitě doplněné či opravené faktury začne běžet nová lhůta splatnosti faktury v délce třiceti (30) kalendářních dnů.
(7)
Pokud bude poskytovatel v prodlení s plněním jakékoli povinnosti podle této smlouvy, zejména pokud neposkytne služby řádně a včas a/nebo ve sjednané kvalitě, nebude objednatel povinen provést úhradu ceny za poskytnuté služby podle této smlouvy.
(8)
Platby budou probíhat výhradně v měně CZK (Kč), rovněž všechny cenové údaje budou uváděny v této měně. Článek V. Práva a povinnosti smluvních stran
(1)
V případě, že o to objednatel požádá, je mu poskytovatel povinen bezodkladně písemně poskytnout jakékoliv informace související s předmětem této smlouvy. Objednatel je také povinen poskytnout poskytovateli veškerou součinnost, nezbytnou 5
pro poskytnutí služeb v souladu s touto smlouvou, kterou lze po něm spravedlivě požadovat. (2)
Poskytovatel není bez předchozího písemného souhlasu objednatele oprávněn postoupit práva a povinnosti z této smlouvy na třetí osobu.
(3)
Smluvní strany jsou povinny bez zbytečného odkladu (maximálně však do 7 pracovních dnů) oznámit změnu údajů v záhlaví smlouvy. Takovéto změny jedna strana oznámí druhé straně písemně (buď datovou zprávou, či e-mailem).
(4)
Poskytovatel je povinen dokumenty související s poskytováním služeb dle této smlouvy uchovávat nejméně po dobu deseti (10) let od konce účetního období, ve kterém došlo k zaplacení poslední části ceny poskytnutých služeb popř. k poslednímu zdanitelnému plnění dle této smlouvy, a to zejména pro účely kontroly oprávněnými kontrolními orgány.
(5)
Poskytovatel je povinen umožnit kontrolu dokumentů souvisejících s poskytováním služeb dle této smlouvy ze strany objednatele a jiných orgánů oprávněných k provádění kontroly.
(6)
Poskytovatel je podle ustanovení § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), povinen spolupůsobit při výkonu finanční kontroly.
(7)
Poskytovatel je povinen upozornit objednatele písemně na existující či hrozící střet zájmů bezodkladně poté, co střet zájmů vznikne nebo vyjde najevo, pokud poskytovatel i při vynaložení veškeré odborné péče nemohl střet zájmů zjistit před uzavřením této smlouvy.
(8)
Poskytovatel bez jakýchkoliv výhrad souhlasí se zveřejněním své identifikace a všech dalších údajů uvedených v této smlouvě včetně ceny poskytovaných služeb minimálně na profilu zadavatele/objednatele.
(9)
Poskytovatel se zavazuje poskytnout objednateli služby v souladu s touto smlouvou, řádně, s náležitou péčí a dle aktuálních pokynů objednatele.
(10) Poskytovatel se zavazuje objednateli neprodleně oznámit veškeré významné skutečnosti, které by mohly mít vliv na plnění dle této smlouvy. Takovou skutečností je zejména, změna majetkoprávního postavení Poskytovatele. Poskytovatel se zavazuje objednatele neprodleně informovat o jakýchkoliv okolnostech, které mohou ohrozit řádné a včasné poskytnutí služeb v souladu s touto Smlouvou. Článek VI. Povinnost mlčenlivosti (1)
Poskytovatel se zavazuje zachovávat ve vztahu ke třetím osobám mlčenlivost o informacích, které při plnění této smlouvy získá od objednatele nebo o objednateli či jeho zaměstnancích a spolupracovnících, které objednatel tímto 6
označuje za důvěrné. Poskytovatel je nesmí zejména zpřístupnit bez písemného souhlasu objednatele žádné třetí osobě ani je použít v rozporu s účelem této smlouvy, ledaže se jedná o: a) informace, které jsou veřejně přístupné, nebo b) případ, kdy je zpřístupnění informace vyžadováno zákonem nebo závazným rozhodnutím oprávněného orgánu. (2)
Poskytovatel je povinen zavázat povinností mlčenlivosti podle odstavce 1 všechny osoby, které se budou podílet na poskytování služeb objednateli dle této smlouvy.
(3)
Za porušení povinnosti mlčenlivosti osobami, které se budou podílet na poskytování služeb dle této smlouvy, odpovídá poskytovatel, jako by povinnost porušil sám.
(4)
Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení účinnosti této smlouvy.
(5)
Veškerá komunikace mezi smluvními stranami bude probíhat prostřednictvím osob oprávněných jednat jménem smluvních stran, kontaktních osob, popř. jimi pověřených pracovníků. Článek VII. Smluvní sankce, odstoupení od smlouvy a výpověď smlouvy
(1)
V případě, že poskytovatel odstoupí od Smlouvy ve lhůtě 14 dní před sjednaným termínem prvního dne konání konference, je povinen uhradit objednateli smluvní pokutu ve výši ceny uvedené v čl. IV. odst. 1 této smlouvy, a to ve lhůtě do 15 dnů od oznámení o odstoupení od této smlouvy.
(2)
Objednatel je oprávněn od smlouvy bez dalšího odstoupit kdykoli, kdy poskytovatel poruší svoje povinnosti stanovené v článcích IV. a V. této smlouvy.
(3)
V případě, že poskytovatel poruší svoje povinnosti uvedené v některém z ustanovení čl. I., čl. II., III., IV., V. a VI. této smlouvy, je povinen objednateli zaplatit smluvní pokutu ve výši 1.000,Kč za každé jednotlivé porušení, a to ve lhůtě do 15 dní ode dne doručení písemné výzvy od objednatele.
(4)
Ujednáním smluvní pokuty uvedeným shora v odst. 1., 2. a 4 tohoto článku není dotčen nárok objednatele na náhradu způsobené škody, přičemž smluvní strany tímto výslovně vylučují ust. § 2050 zák. č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, v platném znění.
(5)
Objednatel má právo odstoupit od smlouvy v případě, že konference bude zrušena a tedy se nebude konat v důsledku důvodů spočívajících ve vyšší moci. Smluvní strany se dohodly, že v takovém případě nemá poskytovatel nárok na zaplacení ceny.
7
(6)
V případě, že konference bude zrušena v důsledku shora uvedeného důvodu v jejím průběhu, má objednatel právo od této smlouvy odstoupit, přičemž poskytovateli v takovém případě náleží nárok na odměnu ve výši reálně vzniklých nákladů, jejichž výši poskytovatel objednateli doloží do 3 pracovních dnů od vzniku příčinné události. Článek VIII. Závěrečná ustanovení
(1)
Práva a povinnosti Smluvních stran neupravená touto smlouvou se řídí právními předpisy České republiky, zejména pak zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění.
(2)
Smluvní strany se zavazují, že veškeré spory vzniklé v souvislosti s realizací smlouvy budou řešeny smírnou cestou – dohodou. Nedojde-li k dohodě, budou spory řešeny před příslušnými obecnými soudy ČR.
(3)
Tato smlouva může být měněna nebo zrušena pouze písemně formou číslovaných dodatků podepsaných oběma smluvními stranami.
(4)
Tato smlouva je vyhotovena v pěti stejnopisech, z nichž tři obdrží objednatel a dva poskytovatel. Objednatel po podpisu této smlouvy vyznačí na všechny stejnopisy evidenční číslo této smlouvy.
(5)
Každá ze smluvních stran prohlašuje, že tuto smlouvu uzavírá svobodně a vážně, že považuje obsah této smlouvy za určitý a srozumitelný a že jsou jí známy veškeré skutečnosti, jež jsou pro uzavření této smlouvy rozhodující, na důkaz čehož připojují smluvní strany k této smlouvě své podpisy.
V Praze dne 26. července 2016 Za objednatele: Česká republika – Ministerstvo vnitra Ing. Mgr. David Sláma ředitel odboru strategického rozvoje a koordinace veřejné správy V Praze dne 26. července 2016 Za poskytovatele: Vysoká škola ekonomická v Praze Ing. Libor Svoboda kvestor
8