Lampiran
8:
Daftar Pertanyaan Wawancara
Pengendalian Operasional No 1.
Pertanyaan Apakah
pemisahan
penempatan
Jawaban tugas
karyawan
/ Ya
telah
sesuai dengan fungsi dan bidang nya ? 2.
Evaluasi
terhadap
kinerja Untuk karyawan baru evaluasi dilakukan
karyawan
dilakukan
setiap setelah 3 bulan bekerja setelah berhasil me-
beberapa lama sekali ?
lalui training, karyawan baru akan diangkat menjadi karyawan tetap setelah 1 tahun bekerja. Pada saat itu kinerja akan dievaluasi kembali dan diadakan penyesuaian gaji. Untuk karyawan tetap, setiap awal tahun akan dievaluasi untuk penyesuaian gaji.
3.
Mengingat di PT. Sadhana tidak Dengan kartu absensi, yang ditangani oleh terdapat mesin absensi, media bagian apa
yang
digunakan
memonitoring
HRD
(
Human
Resource
untuk Development ). absensi
karyawan? 4.
Bagaimana bagian Finance dan Sejauh ini belum pernah ditemukan kasus Accounting menangani piutang piutang
tak
tertagih
pada
perusahaan.
tak tertagih dan metode apa Perusahaan menggunakan metode Direct-off yang
digunakan
penghapusan piutang?
untuk (penghapusan langsung) dalam menghapus piutang yang tidak tertagih lagi.
5.
Apakah anda sebagai bagian Tidak Finance
menerima
langsung
pembayaran dari customer? 6.
Berarti
pembayaran
dari Iya.
customer ditangani oleh bagian Penagihan dan pembayaran dilakukan oleh tertentu?
7.
Kalau
collector
begitu
kemungkinan
apa
ada Tidak,
karena
collector
mendapat
kecurangan pengawasan dari Finance. Dimana Finance
dilakukan oleh collector?
mengetahui dan memberikan faktur tagihan kepada collector untuk ditagih, collector sendiri diberi slip setoran jika pembayaran dari customer dalam bentuk tunai yang selanjutnya akan dicek oleh Finance dan jika pembayaran dalam bentuk cek atau giro maka akan langsung diserahkan ke Finance.
8.
Dalam
proses
penagihan Perusahaan tidak memberikan denda atau
piutang apakah perusahaan akan sanksi, biasanya perusahaan akan memberi memberikan denda atau sanksi waktu tambahan selama 7 hari bagi customer bagi
customer
yang
telah untuk melunasinya.
melewati batas jatuh tempo piutang?
9.
Apakah terdapat siklus dalam Tidak.
melakukan
maintenance Maintenance hanya dilakukan jika terjadi
hardware dan software ?
masalah pada saat sistem sedang beroperasi, atau jika user
meminta bagian IT untuk
melakukan perbaikan atas error yang terjadi.
Pengendalian Manajemen Sumber Data
No. 1.
Pertanyaan
Jawaban
Apakah PT. Sadhana Ekapraya Tidak, data-data yang ada ditangani / Amitra
memiliki
tersendiri
dalam
bagian dikelola oleh bagian masing-masing yang menangani berkepentingan.
pengelolaan data? 2.
Dengan tidak adanya fungsi Ya, akan tetapi secara keseluruhan bagian Data
Administrator
dan Finance yang menangani data-data tersebut.
Database Administrator apakah penanganan
back
up,
juga
diurusi oleh bagian masingmasing ? 3.
Apakah semua unit komputer Ya, tentu saja. yang ada dikantor pusat ini telah
dilengkapi
dengan
password ? 4.
Pencatatan piutang didasarkan Ya, format POC nya rata-rata standar. pada dokumen sumber yaitu POC, POC sendiri merupakan copy-an dari dokumen yang diterima dari customer. Apakah desainnya jelas dan mudah dimengerti dan mudah dalam penginputannya ?
Pengendalian Keamanan
No. 1.
Pertanyaan
Jawaban
Apakah perusahaan memiliki ya, menggunakan UPS, serta stabilizer. peralatan
yang
dapat
mengatasi gangguan listrik ? 2.
Bagaimana dilakukan
antisipasi untuk
yang dengan menggunakan kamera pengawas
mengatasi serta petugas khusus yang menjaga dilantai
masalah keamanan di area bawah, yang memajang display. kantor
mengingat
lokasi
kantor yang berada didaerah ramai ? 3.
Apakah sejauh ini kamera ya, kamera pengawas sangat membantu pengawas
telah
berfungsi dalam
maksimal ? 4.
memonitor
kegiatan
operasional
kantor.
Apakah pernah terjadi kasus tidak pernah, karena selain dipantau dengan pencurian ?
kamera, ada petugas yang bertugas jaga di area kantor, karena di kantor ini juga terdapat beberapa display.
5.
Apakah di area kantor ada alat tidak yang
dapat
medeteksi
ancaman kebakaran ? 6.
Apakah aset-aset perusahaan ya, dilindungi dengan asuransi ?
perusahaan
sebagai
tindak
menggunakan antisipasi
gangguan tak terduga.
bila
asuransi terjadi
7.
Gangguan seperti apa ?
Misalnya terjadi kebakaran yang merusak fasilitas perusahaan.
8.
Apakah setiap unit komputer ya, semua komputer telah diinstal antivirus di kantor ini telah dilengkapi yaitu dengan menggunakan McAfee Virus perlindungan dari virus ?
8.
Apakah
selain
Scan 8.0 Professional Edition.
menginstal karyawan dilarang membawa disket dari luar
antivirus ada pencegahan lain perusahaan. agar komputer di kantor bebas virus ? 9.
Mengingat tidak terdapatnya di
area
kantor
diberlakukan
larangan
detektor asap ataupun alat merokok, serta disediakan juga tabung pemadam
otomatis pemadam kebakaran di lokasi yang mudah
( sprinkler ) diarea kantor dijangkau. apakah ada tindakan antisipasi untuk menghindari terjadinya kebakaran ? 10.
Apakah ada pengamanan yang tidak ada, karena lokasi penyimpanan data di dilakukan
untuk
mencegah lantai 2 yang terletak lebih tinggi dan tidak
rusaknya data-data (arsip)
beresiko terendam air.
dari bahaya banjir ? 11.
Berapa lama jarak waktu yang back up dilakukan setiap hari, melalui media ditetapkan perusahaan untuk disket, disket ini juga digunakan untuk melakukan Back up ulang?
menyamakan data di kantor pusat dengan gudang, karena tidak ada koneksi jaringan.
Pengendalian Boundary
No. 1.
Pertanyaan Apakah memiliki
setiap
Jawaban karyawan Iya,
password
Pertama
kali
perusahaan
yang
yang memberikan password dengan username
berbeda-beda?
yang berbeda-beda, kemudian karyawan disarankan untuk mengubah password tersebut.
2.
Apakah
karyawan
dapat Karyawan
memodifikasi data yang ada ?
tidak
dapat
melakukan
modifikasi pada data yang telah tersimpan kedalam database. Untuk mengubah perlu mengkonfirmasi atasan terlebih dahulu
Pengendalian Input
No. 1.
Pertanyaan
Jawaban
Pada saat menginput user id dan tidak, sistem hanya akan memblok untuk password,
jika
user
atau memberitahukan bagian yang salah.
karyawan salah memasukkan data apakah terdapat error message ? 2.
Apakah proses penginputan pada Mudah, karena untuk masuk ke menu sistem piutang dan penerimaan input tidak memerlukan banyak tahap. kas
dapat
dilakukan
dengan
mudah? 3.
Apakah tampilan warna layar Tidak, tampilan warna layarnya sangat pada sistem aplikasi penjualan baik tidak
mengganggu
sehingga
tidak
menggaggu
pandangan penglihatan pada saat input.
selama penginputan? 4.
Apakah pada saat memasukkan Pada saat melakukan inputan bisa terjadi data yang salah
akan muncul human error, dimana hal ini tidak
error
pada
message
sistem terdeteksi oleh sistem, dan hanya bisa
piutang dan penerimaan kas?
diketahui setelah ada pengecekan dengan membandingkan hasil dari manual dan sistem.
5.
Apakah pada saat memasukkan Iya, karena di dalam database terdapat kode barang, nama barang akan master barang sehingga pada saat input keluar secara otomatis?
kode barang secara otomatis nama barang akan muncul.
6.
Apakah piutang langsung diiput Tidak, POC diinput harus terlebih dahulu bila POC telah diterima dari menunggu distribusi surat jalan dari customer ?
bagian gudang. Sementara menunggu surat jalan, POC akan disimpan terlebih dahulu.
Pengendalian Output
No. 1.
Pertanyaan Apakah sistem piutang memberitahu
secara
Jawaban dapat Tidak. otomatis Sistem informasi yang dimiliki perusahaan
piutang yang akan jatuh tempo?
tidak dapat memberikan pemberitahuan ( system warning ) kepada bagian Finance bahwa piutang dari customer tertentu akan jatuh tempo.
2.
Bagaimana
bagian
finance Bagian
Finance
mengetahui bahwa telah terjadi pengecekan piutang yang telah jatuh tempo? 3.
setiap
harus
melakukan
harinya
untuk
mengetahui piutang yang jatuh tempo.
Apakah laporan-laporan piutang Iya, setiap bagian pada waktu tertentu pasti dan penerimaan kas dari piutang mendistribusikan laporan kepada bagian yang dihasilkan didistribusikan berwenang tepat pada waktunya. tepat waktu?
4.
Apakah setelah output sistem Iya, setiap output sistem aplikasi penjualan aplikasi
penjualan
dicetak yang
dicetak
akan
terlebih
dahulu
dilakukan pemeriksaan terlebih dilakukan pemeriksaan untuk memeriksa dahulu?
kesalahan yang mungkin muncul.
Pengendalian Communication
No. 1.
Pertanyaan Dalam
pengoperasian
siapa
yang
Jawaban sistem Bagian IT yang mengontrol jalannya bertugas sistem, agar tidak ada penyimpangan
memonitoring jalannya sistem ?
dalam
akses
data,
serta
melakukan
maintenance agar sistem software dan hardware yang ada selalu dalam kondisi baik. 2.
Tindak pengamanan apa yang Penyimpanan database dilengkapi dengan digunakan
perusahaan
dalam encryption.
sistem database? 3.
Bagaimana dalam sharing data? tidak, sharing data dapat dilakukan antar Apakah ada pembatasan antar karyawan tidak terbatas pada maajer atau bagian tertentu saja?
kepala bagian saja.