Living MeInc®: Groei door de groei van mensen. 1. Organisatie TriFinance Belgium NV, onderdeel van de Parklane Insight Group, verleent diensten aan financiële departementen van bedrijven en organisaties. We leggen de verbinding tussen consultancy, tijdelijke ondersteuning en werving & selectie op een pragmatische manier. Deze dienstverlening noemen we ook wel “Do-How”. Ons belangrijkste doel: groei van ons bedrijf door de groei van onze mensen. Enkele cijfers: opgericht in 2002, vandaag 409 medewerkers, verspreid over 4 kantoren in Antwerpen, Zaventem, Gent en Louvain-la-Neuve. Onze populatie bestaat uit 229 financiële consultants, 91 Interim Managers, gesupporteerd door 60 interne werknemers. Onze interne organisatie is ingedeeld in aparte Business Units die functioneren als kleine zelfstandige ondernemingen. Vanuit deze Business Units zetten we onze professionals in bij klanten. 2. Leren binnen TriFinance Leren heeft binnen TriFinance een zeer prominente plaats en wordt als belangrijke strategische pijler beschouwd. “Furthering people” en “Growth by the growth of our people” zijn twee belangrijke visies die wij zowel intern als extern uitdragen. Werknemers worden vandaag volgens ons meer gemotiveerd door ontwikkeling. Het blijkt ook één van onze differentiators te zijn in de huidige jobmarkt. Binnen TriFinance wordt leren concreet vertaald door gebruik te maken van het 70-20-10 model. Op het vlak van formeel leren organiseert TriFinance geregeld in-company opleidingen waarvan het overgrote deel gegeven wordt door interne experts. Maar ook externe opleidingen nemen hier zeker hun plaats in. Het opleidingsaanbod van TriFinance is zeer divers en vertrekt van de competenties die de onze consultants willen ontwikkelen: van technische competenties (accounting, SAP, reporting, …) tot methodologische kennis (project, proces en change management) en gedragsmatige vaardigheden (personal branding, netwerken, onderhandelen, …). Daarnaast faciliteert TriFinance ook minstens één maal per maand een Knowledge Circle, waarbij interne en externe sprekers worden uitgenodigd om te praten over een topic dat door onze consultants wordt aangebracht. Dit stelt hen in staat om up-to-date te blijven met de huidige trends binnen de sector en informeel kennis uit te wisselen over het onderwerp. Deze meer informele leermomenten worden versterkt door onze Expert Teams die georganiseerd zijn rond een bepaald thema. Expert Teams komen op frequente basis samen om de expertise rond het thema in kwestie verder uit te diepen d.m.v. business cases en diepgaande discussies.
Ook sociale media worden niet uit het oog verloren. Door gebruik te maken van Google+ biedt TriFinance een uitgebreid platform aan zijn werknemers om kennis te delen. Deze Google+-omgeving bevatten communities die uitgaan van bv. Business Units, regio’s, opleidingen, expert teams, etc. Dit stelt het bedrijf in staat om in grote mate aan kennisdeling te doen, experten te identificeren en snel in te spelen op bijvoorbeeld vragen waar consultants of onze klanten op projecten mee worstelen. Tijdens de projecten worden onze consultants intensief begeleid via mentoring. Onze mentors zijn werknemers die dicht bij de klant staan en reeds ervaring hebben opgebouwd binnen onze sector. Zij fungeren als klankbord en helpen de consultants om problemen aan te pakken en hun groei verder te ontwikkelen. Door deze begeleiding en steeds complexere projecten komen de consultants in een opwaartse leercurve en staan on-the-job leren en learn-by-doing centraal. We stellen binnen TriFinance vast dat deze visie op leren enorm wordt gewaardeerd door onze mensen. De grote en actieve aanwezigheid op social media en het organiseren van Knowledge Circles en Expert Teams zijn sprekende voorbeelden van het initiatief dat van onze medewerkers uitgaat. Het feit dat in al deze initiatieven de directe link met hun dagelijkse werkomgeving zeer voelbaar is en mensen snel het geleerde in hun projecten kunnen toepassen zijn geen onbelangrijke factoren in dit succes. Deze aanpak kan samengevat worden in 5 kernwoorden: zelfsturing (vanuit de consultants), kennisdeling (door middel van fysieke en virtuele ontmoetingen), betrokkenheid (tussen werkgever en werknemer), mentoring/coaching (die zorgt voor de groei van consultants en niet alleen de inhoud) en vernieuwing (de combinatie tussen formeel en informeel leren met gebruik van o.a. mentoring en sociale media is volgens ons uniek). Doordat iedere werknemer bezig is met de groei van onze consultants en leren deel uitmaakt van onze filosofie, zit Learning & Development en HR in het algemeen verweven in de ‘business’. Op structureel vlak is er binnen TriFinance wel één persoon verantwoordelijk voor Learning & Development. Deze persoon staat in voor zowel de operationele als strategische kant binnen L&D, waarbij leerbehoeften van individuele werknemers én Business Units vertaald worden in concrete leeropportuniteiten en dit overkoepelend voor heel de organisatie. 3. Project Living MeInc® Waarom? Dit project werd opgestart om onze objectieven als een knowledge sharing netwerkorganisatie te realiseren. We hadden nood aan een geïntegreerde visie op ontwikkeling van mensen en het doel was onze filosofie “Furthering people” in de praktijk omzetten. We zien professionele en carrièreontwikkeling niet als het najagen van de volgende stap op de hiërarchische ladder. We zien het eerder als een continu proces van groei door het verhogen van zelfkennis, het voeden van bepaalde attitudes en mindset en het verbreden en verdiepen van een waaier aan competenties. Het uiteindelijke doel van Living MeInc® was dus het vergroten van de inzetbaarheid en motivatie van onze werknemers. Zij verkrijgen door Living MeInc® een beter zicht op hun groei en kunnen hun verwezenlijkingen makkelijker delen met hun ‘peers’.
In de relatie tussen bedrijf en werknemer, biedt TriFinance veel ruimte, vrijheid en vertrouwen. De flexibiliteit en zelfsturendheid van de werknemer dragen op hun beurt enorm bij tot de unieke positie die TriFinance op dit moment bekleedt in de markt. Met Living MeInc® trachten we daarom ook zowel bedrijf als werknemer aansprakelijk te stellen voor wat ze geven en krijgen: de wederzijdse ‘commitment’ om de ontwikkeling te faciliteren vanuit het bedrijf en waar te maken vanuit de werknemer. Wat? Living MeInc® wilt medewerkers een platform bieden dat hen de tools (in een Google Sites omgeving) geeft om te reflecteren over hun carrière en vooruit te kijken naar de volgende stap in hun loopbaan. Living MeInc® gaat verder dan traditionele systemen rond competentie management. Het is vanzelfsprekend dat we technische en soft skills dienen te capteren maar Living MeInc® voegt hierbij enkele unieke ingrediënten van groei toe: individuele voorkeuren, ambities en persoonlijke context. Door deze zaken toe te voegen geloven we dat Living MeInc® niet alleen een facilitator kan zijn in persoonlijke groei, maar verzekert het ook dat we een echt knowledge sharing bedrijf zijn en blijven. Living MeInc® stelt ons in staat om talent te ontdekken en verder te voeden door:
Zelfkennis te verhogen Het verkennen van professionele bestemmingen te faciliteren Korte en middellange ontwikkelingsacties te definiëren en werknemers richting hun bestemming te doen bewegen Wederzijdse ‘commitment’ van bedrijf en werknemer te verkrijgen tot de realisatie van het ontwikkelingsplan
Concreet bevat Living MeInc® vier stappen: 1. Zelfontdekking en voorbereiden van Living MeInc® plan In deze eerste stap verzamelen werknemers op een systematische manier data over zichzelf en verwerken dit tot inzichten die hun verdere ontwikkeling bevorderen. Dit gebeurt aan de hand van de volgende onderdelen: a. What I can and what I do In dit onderdeel reflecteren werknemers over wat ze hebben verwezenlijkt in hun projecten door samenvattingen van hun uitgevoerde business cases neer te schrijven. Deze samenvattingen moeten voornamelijk ontwikkelde competenties in kaart brengen. TriFinance heeft een welbepaald competentiemodel uitgeschreven die tracht de voornaamste technische en soft skills te omschrijven, maar die ook ruimte laat tot toevoegen van andere nog onbenoemde competenties. Deze competenties worden enerzijds door de werknemer zelf ingeschaald op vier verschillende niveaus (apprentice, skilled, master en role model) maar kunnen ook door peer-feedback worden aangevuld. Zo ontstaat er een 360 graden blik op de competenties van de werknemer in kwestie. Deze business cases en ontwikkelde competenties worden in een tweede fase van het project gedeeld op de intern gebruikte sociale media zodat expertise snel gevonden en ingeschakeld kan worden bij klanten.
b. What I like De werknemer wordt vervolgens gestimuleerd (onder meer door middel van Facet5, een psychometrische tool) om bijkomende inzichten te vergaren over hun voorkeuren (bijvoorbeeld in team of alleen werken) en wat hun motiveert (bijvoorbeeld coachen van mensen, creatieve ideeën ontwikkelen, onderhandelen, …). c. What I want Werknemers worden ook aangemoedigd om hun ambities samen met hun persoonlijke context in kaart te brengen en aan te geven wat op dit moment in hun leven belangrijk is. Dit wordt niet gedeeld met de rest van het bedrijf, maar dient als spiegel om ervoor te zorgen dat hun Living MeInc® plan realistisch en haalbaar blijft. d. Verkennen van de bestemming en opstellen van het Living MeInc® plan Het antwoord op de drie bovenstaande vragen moet de werknemer in staat stellen om zijn eigen Living MeInc® plan op te stellen, een bestemming te bepalen en een stappenplan op papier te zetten om deze bestemming te bereiken. Een bestemming kan op verschillende manieren gedefinieerd worden. Men kan er enerzijds voor kiezen om enkele competenties uit de competentiematrix verder te ontwikkelen of men kan kiezen voor een meer algemene richting waarin ze willen groeien. De vier algemene richtingen die in Living MeInc® aangeboden worden zijn: 1. Verbreden of verdiepen van technische/functionele kennis 2. Uitbouwen van methodologische kennis (proces, project management) 3. Het leiden van een business 4. Buiten finance groeien
en
change
Hoe specifieker de richting is die werknemers kiezen, hoe specifieker de competenties zullen zijn die dienen ontwikkeld te worden. Dit sluit echter niet uit dat mensen andere ontwikkelingsopportuniteiten kunnen aangaan tijdens de realisatie van hun Living MeInc® plan. In het Living MeInc® plan kunnen ze al aangeven welke concrete stappen ze gaan nemen in de richting van hun bestemming, meer bepaald: 1. Wenselijke ingrediënten van hun volgende projecten 2. Bijdrage aan informeel leren en kennisdeling 3. Formeel leren / Training 2. Sparring met een coach en finetunen van het Living MeInc® plan Zelfontdekking kan enorm verrijkt worden door het sparren met een betrouwbare en ervaren coach. Elke werknemer wordt daarom gekoppeld aan één van de Career Coaches die door de juiste vragen te stellen het Living MeInc® plan zullen ‘challengen’ en helpen in het verder op punt stellen. Elke werknemer beschikt over één tot drie coaching sessies per jaar en is vrij om deze wel of niet te gebruiken.
3. Steun van het bedrijf en wederzijdse ‘commitment’ over het Living MeInc® plan Implementatie van het Living MeInc® plan vereist commitment van zowel de werknemer als van het bedrijf. Werknemers dienen hun plan voor te stellen in een presentatie aan het bedrijf, vertegenwoordigd door enerzijds de eigen Business Leader en anderzijds een onafhankelijk persoon. Deze mensen gaan het plan na op de onderbouwdheid, de haalbaarheid en de helderheid van het plan. De eigen Business Leader dient het plan niet zelf te bepalen, maar zijn fiat te geven. De onafhankelijke persoon zorgt er op zijn beurt voor dat de Business Leader mensen niet tegenhoudt om in een nieuwe richting door te groeien. 4. Realisatie en review van het Living MeInc® plan Gedurende het jaar wordt nagegaan of het Living MeInc® plan wordt uitgevoerd en wordt het bijgesteld waar nodig. Het plan dient als leidraad en gedurende de realisatie ervan wordt er door de werknemer nieuwe data verzameld om het plan verder te ontwikkelen. Waar staan we nu? Een enquête die recent gelanceerd werd in het bedrijf (139 ingevulde vragenlijsten op 280 werknemers), leert ons dat het grootste deel van de respondenten ondertussen het proces kent, het platform al heeft gebruikt en ook al aan coaching sessies heeft deelgenomen. Bovendien scoren deze onderdelen ook over het algemeen gezien goed op tevredenheidsscores. Living MeInc® wordt voornamelijk gebruikt voor zelf-reflectie en het ontdekken van werknemers hun professionele bestemming, het oorspronkelijke doel van het project. Deze cijfers tonen dat Living MeInc® echt begint te leven in de organisatie en dat de toegevoegde waarde duidelijk is voor onze werknemers. Leren en groeien zit in het DNA van onze mensen (een belangrijk aspect tijdens werving en selectie) en de cultuur van het bedrijf. Dit toont zich ook in de adoptie van het nieuwe proces. We zien dat zelfs werknemers die graag op het niveau blijven waar ze nu zitten, dit dankzij Living MeInc® kunnen aangeven aan hun leidinggevende en het bedrijf. Anderen vinden dan weer hun bestemming buiten TriFinance en worden door ons non-retentiebeleid niet tegen gehouden om deze volgende stap in hun carrière te maken. We zien vooral verbeteringen mogelijk op het vlak van communicatie. Zo kunnen we het (klassiek) trainingsaanbod zeker beter zichtbaar maken en weten werknemers vaak niet hoe de presentatie van hun ontwikkelingsplan aan het bedrijf in zijn werk gaat. We merken ook dat dit laatste vaak de moeilijkste stap is in het hele proces. Positief is dan weer wel dat deze presentatie zorgt voor een verhoging van de motivatie bij de werknemer doordat het bedrijf en zijn leidinggevende hem/haar beter leren kennen. Hoe gaan we verder? Aangezien we groei als een continu proces zien, verwachten we dat Living MeInc® een reflex of gewoonte wordt binnen TriFinance om te werken aan ontwikkeling van mensen. Om dit te bewerkstelligen dienen we voortdurend verbeteringen aan te brengen. Zowel inhoudelijk als technisch.
Tot op heden heeft het totale project rond Living MeInc® een geschatte kost van €103.000 en we willen hier graag nog verder in investeren. Op dit moment zijn we volop bezig met Fase 2, waarin het platform o.a. een serieuze technische update krijgt en waarin we verder de inhoud van de verschillende onderdelen op punt zetten. Living MeInc® wordt vanaf december ook geïmplementeerd in TriFinance Nederland. Daarnaast willen we Tri ICT (ons IT-zusterbedrijf) hier ook meer in betrekken met aanpassingen volgens hun behoeftes en specifieke competenties. We geloven dan ook dat Living MeInc® makkelijk te implementeren valt binnen andere bedrijven. Hierbij is het van belang om steeds voldoende en helder te communiceren en mensen helpen om de voordelen ervan in te zien, meer dan het verplicht te maken. Dit zijn twee belangrijke lessen die we hebben geleerd.
Marjan Schollaert, Support Unit Leader CARE Matthias Nauwelaers, Learning & Development
