KÖZBESZERZÉS A GYAKORLATBAN EGY KONKRÉT

Budapesti Gazdasági Főiskola KÜLKERESKEDELMI FŐISKOLAI KAR KÜLGAZDASÁGI SZAK Nappali tagozat Export-import szakirány

KÖZBESZERZÉS A GYAKORLATBAN EGY KONKRÉT ÜGYLET ELEMZÉSÉN KERESZTÜL

Budapest, 2002.

Készítette: Tóth Krisztina

Tóth Krisztina

Közbeszerzés a gyakorlatban egy konkrét ügylet bemutatásán keresztül

Tartalomjegyzék I. Bevezetés 5. II. A Közbeszerzésről általában

7.

1.

A közbeszerzés definíciója............................................................................................................. 7.

2.

A közbeszerzési törvény céljai ...................................................................................................... 8.

3.

A törvény alapelvei ........................................................................................................................ 8. A, A verseny tisztasága és nyilvánossága ........................................................................................ 8. B, Az ajánlattevők esélyegyenlősége és a külföldiekkel való nemzeti elbánás................................ 8.

4.

A közbeszerzésekről szóló törvény hatálya.................................................................................. 9. A, Alanyi hatály ............................................................................................................................... 9. B, Tárgyi hatály ............................................................................................................................... 9.

5.

A nyílt eljárásra vonatkozó általános szabályok....................................................................... 10.

III. A Dunavért Védőeszköz Értékesítő Kft. Bemutatása 12. IV. Az ajánlat elkészítésének lépései 14. 1.

A közbeszerzés tárgyának megismerése..................................................................................... 14. 1.1 Az ajánlati felhívás .................................................................................................................. 14. 1.2 Az ajánlati felhíváshoz tartozó dokumentáció tanulmányozása ............................................... 27.

2.

Az alvállalkozó kiválasztása........................................................................................................ 34.

3.

Az ajánlat összeállítása................................................................................................................ 36. 3.1 Az ajánlatokkal szembeni tartalmi követelmények .................................................................. 36. 3.2 Pénzügyi, gazdasági és műszaki alkalmasság igazolása........................................................... 38. 3.3 Az ajánlati kivonat ................................................................................................................... 39. 3.4 Az árkalkuláció és az árajánlat................................................................................................. 39. 3.5 A konfekcionálásnál felhasznált alapanyagok műszaki paraméterei ........................................ 40. 3.6 A minőségi követelmények ...................................................................................................... 41. 3.7 A teljesítés helye és ideje ......................................................................................................... 42. 3.8 Pénzügyi alkalmasság igazolása............................................................................................... 42. 3.9 A gazdasági alkalmasság igazolása ......................................................................................... 43. 3.10 A műszaki alkalmasság igazolása.......................................................................................... 44. 3.11

Referencia ........................................................................................................................... 45.

3.12

Mellékletek ........................................................................................................................ 46.

V. Az ajánlatok elbírálásának szakasza

3

48.

1.

Az ajánlatok benyújtása.............................................................................................................. 48.

2.

Érvénytelenségi és kizárási szempontok .................................................................................... 49.

3.

Az ajánlat hiányainak pótlása .................................................................................................... 50.

4.

Az eredményhirdetés ................................................................................................................... 51.

Tóth Krisztina 5.


Jogorvoslati kérelem az ajánlattevő szempontjából ................................................................. 52.

VI. A közbeszerzés tárgyának teljesítése 1.

A megrendelések .......................................................................................................................... 55.

2.

Az import ...................................................................................................................................... 56.

3.

A beszerzés tárgyának kiszállítása ............................................................................................. 57.

4.

Az ügylet utóélete......................................................................................................................... 58.

VI Összegzés

..................................................................................................................................... 59.

Felhasznált irodalom jegyzéke Mellékletek

4

55.

Tóth Krisztina


I.

Bevezetés

Az általában jelentős mennyiségű és értékű állami áru és szolgáltatás beszerzések fontos, esetlegesen meghatározó üzleti-piaci lehetőséget jelentenek a beszállító vállalatok számára. Ezért a közbeszerzési eljárás nem elhanyagolható, sok vállalat működésében központi szerepet játszó tényező, ugyanis a szervezetek csak ritkán jutnak ilyen volumenű megrendelésekhez. Szakdolgozatom témájául a közbeszerzésekkel kapcsolatos általános tudnivalókat választottam, azonban ezt egy kissé szokatlan megvilágításból próbálom bemutatni. Számos könyv és elemzés szól a közbeszerzési piac sajátosságáról, illetve az eljárás rögös útjairól, azonban ezen tanulmányok a legtöbb esetben a közbeszerzési pályázatot kiíró szemszögéből vizsgálják ezt a kérdéskört. Kevés olyan szakanyag található, mely a közbeszerzési pályázat elnyeréséért versengőkről, az ajánlattevőkről ill. az általuk benyújtott ajánlatról szól. Ennek oka abban rejlik, hogy a számos közbeszerzési eljárás közül mindegyik rendelkezik az arra a beszerzésre vonatkozó egyéni jellemzővel, így nehéz a legkülönbözőbb esetekről egy általános érvényű összefoglalót írni. Ezen okból kifolyólag nekem sem áll szándékomban - mivel véleményem szerint talán lehetetlen is - az ajánlatkérő feladatainak összegyűjtése és elemzése acélból, hogy megkapjuk a nyertes ajánlat receptjét. A mindig felhasználható receptet ugyan nem, de a szükséges hozzávalókat igyekeztem szakdolgozatomban összegyűjteni.

Hogy melyek

ezek

a

kulcsfontosságú összetevők, amelyek a benyújtott ajánlatot életképessé, de főleg versenyképessé teszik, ezekre a kérdésekre keresem a választ. A közbeszerzési eljárást az ajánlattevő, vagyis a Dunavért Kft. szemszögéből vizsgáltam egy konkrét pályázat lépéseinek illetve folyamatának elemzésével. A közbeszerzési eljárás kiírója a MÁV Rt. Anyaggazdálkodási és Külkereskedelmi Hivatala, aki a 2003-2004. évi hálózati szintű munka-, védőruházatának körébe tartozó felsőruházati termékek konfekcionálására és azok meghatározott telephelyekre történő szállításaira hirdetett pályázatot. Szakdolgozatom a közbeszerzési eljárás alapelveinek, céljainak és folyamatának bemutatása mellett főleg az ajánlattevő nézőpontjából fontos gyakorlati kérdésekkel, 5

Tóth Krisztina


problémákkal és azok megoldására tehető intézkedésekkel foglalkozik, az ajánlati felhívás kézhezvételétől egészen a közbeszerzési pályázat teljesítéséig. Választ keresek azokra a kérdésekre, hogy milyen feltételek megléte szükséges a pályázaton való elinduláshoz, mik az eljárás megismerésének legfontosabb állomásai. Központi témaként szerepelnek a benyújtandó ajánlat összeállításának lépései, az ahhoz szükséges igazolások és nyilatkozatok összegyűjtése, a versenyelőnyt biztosító tényezők felkutatása. Megvizsgálom az ajánlat versenyképességének szempontjából kulcsfontosságú döntéseket, úgymint a beszállító kiválasztásánál megfontolandó tényezőket és az árképzés módszerét. Szakdolgozatom célja, hogy mintegy kézikönyvként szolgáljon az eljárásban résztvevő ajánlattevő számára, ezzel megkönnyítve feladatait a sikeres ajánlat összeállításában.

6

Tóth Krisztina


II.

A Közbeszerzésről általában

1. A közbeszerzés definíciója A közbeszerzési eljárás a szerződéskötést megelőzően lebonyolított, a teljesítésre legalkalmasabb és legfelkészültebb ajánlattevő (szállító, vállalkozó, vagy szolgáltató) kiválasztására szolgáló versenyeztetési eljárás, amelynek különös sajátossága az, hogy a beszerző-megrendelő az adófizető állampolgárok pénzén (közpénzen), ill. a közjó, a társadalom érdekében vásárol. Mivel a beszerzések az adófizetők pénzéből és a közjó érdekében teljesülnek meg kell felelniük meghatározott előírásoknak, követelményeknek ill. alapelveknek, melyeket az 1999. évi LX.. törvénnyel módosított 1995. évi XL. Közbeszerzési Törvény ír elő. 2. A Közbeszerzési Törvény céljai A törvény deklarált céljait és alapelveit a Közbeszerzési Törvény preambulumában határozzák meg: „Az Országgyűlés az államháztartás kiadásainak ésszerűsítése, a közpénzek felhasználása átláthatóságának és széleskörű nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése, továbbá a közbeszerzések során a verseny tisztaságának biztosítása érdekében, a belföldi áruelőállítás és munkaerő-foglalkoztatás elősegítésének szempontjára is tekintettel – nemzetközi szerződéseinkkel összhangban – a következő törvényt alkotja.” Az államháztartás kiadásainak ésszerűsítése a közpénzekkel való takarékos bánásmódot jelenti. A közbeszerzési eljárás során hozott minden döntésnél a takarékosságnak kell elsődlegesnek lennie, de a leglényegesebb szerepet az ajánlatok elbírálásánál kell játszania. Az elbírálás szempontjai közül nem lehet kihagyni az ellenértéket, és azt viszonylag magas súlyszámmal kell szerepeltetni. A Kbt. további céljai: a nyilvánosság, az átláthatóság és az ellenőrizhetőség biztosítása a közpénzek felhasználásakor. A Kbt. céljainak összefoglalásaként elmondhatjuk, hogy a törvény a közpénzeknek piacgazdasági szemlélettel és a jó gazda gondosságával való felhasználását kívánja

7

Tóth Krisztina


meghonosítani az után a mintegy ötven évig tartó időszak után, amely alatt nem létezett a közbeszerzési eljárás hazánkban. 3. A törvény alapelvei A, A verseny tisztasága és nyilvánossága „24. § (1) A közbeszerzési eljárásban – az egyes eljárási cselekmények, az ajánlatok értékelése során hozott döntés és a szerződés megkötése tekintetében – az ajánlatkérő köteles biztosítani, az ajánlattevő pedig tiszteletben tartani a verseny tisztaságát, illetve nyilvánosságát.” A Kbt. módosítása tovább fokozta az átláthatóságot egyfelől a tájékoztatási és iratmegőrzési kötelezettség szélesebb körű előírásával, másfelől az elbírálással kapcsolatos adatszolgáltatás jelentős bővítésével. B, Az ajánlattevők esélyegyenlősége és a külföldiekkel való nemzeti elbánás Ezt az általános alapelvet a Kbt. a következőképpen határozza meg: „24. § (2) Az ajánlatkérőnek biztosítania kell az esélyegyenlőséget az ajánlattevők számára” A külföldiekkel való nemzeti elbánás elvét azonban korlátozni lehet, abban a három esetben, amelyekben a Kbt. ezt kifejezetten lehetővé teszi. E korlátok összhangban vannak hatályos nemzetközi szerződéseinkkel. A külföldi részvétel korlátozásának esetei a következők lehetnek: a)

26. § (3) alapján nyílt eljárás során valamennyi érdekelt ajánlatot tehet, az ajánlatkérő azonban az ajánlati felhívásban előírhatja, hogy az eljárásban csak belföldi székhelyű (lakóhelyű) ajánlattevők vehetnek részt. Ebben az esetben az előminősítési eljárás lefolytatása kötelező. Van tehát olyan eset, amikor a külföldiek egyáltalán nem vehetnek részt az eljárásban.

b)

A Kbt. 59. §-a kötelezővé teszi, hogy az ajánlatkérő az elbírálás során a Kbt.-ben meghatározott mértékben előnyben részesítse a belföldön foglalkoztatottak által előállított értéket legalább fele arányban tartalmazó ajánlatokat.

8

Tóth Krisztina

c)


A Kbt. 35. §-a lehetővé teszi egyes közérdekű célok előnyben részesítését az elbírálás

során,

ezek

közé

tartoznak

az

országos,

regionális

vagy

helyi

foglalkoztatáspolitikai szempontok, illetve az elmaradott térségek fejlesztése. Mindez gyakorlatilag a hazai vállalkozások előnyben részesítésével jár együtt. A Kbt. alapelveinek nemcsak a közbeszerzéseket kell áthatniuk, hanem az egyéb kormányzati és helyi önkormányzati beszerzéseket is. 4. A közbeszerzésekről szóló törvény hatálya A, Alanyi hatály Az alábbiakban felsorolásra kerülnek mindazon szervezetek, melyek kötelesek beszerzéseiket közbeszerzési eljárásban lebonyolítani. Ezeket a szervezeteket ajánlatkérőknek nevezzük a közbeszerzési eljárás során. Ezen szervezetek jogosultak önállóan lefolytatni saját közbeszerzési eljárásaikat, felelősek az eljárás jogszerűségéért és ők a szerződő felek: • az államháztartás alrendszerei:

-központi kormányzati intézmények

-elkülönített állami pénzalapok kezelője -helyi önkormányzatok -társadalombiztosítás igazgatási szervei • a köztestület és a nem nyereségérdekeltségű szervezetek • a közpénzből támogatásban részesített szervezetek a támogatásból megvalósított közbeszerzés tekintetében • a közszolgáltató tevékenységet kizárólagos jog alapján gyakorló szervezetek, a közszolgáltató tevékenységgel közvetlenül összefüggő beszerzéseik tekintetében • egyes kizárólag állami tulajdonban levő társaságok B, Tárgyi hatály A közbeszerzés tárgyi

hatálya kiterjed

mindazon

árubeszerzésekre,

építési

beruházásokra és szolgáltatások megrendelésére, amelyek értéke eléri vagy meghaladja azt az értékhatárt, amit az adott évre vonatkozóan minden esetben az éves költségvetési törvény állapít meg. A 2002-re vonatkozó - a költségvetési törvényben meghatározott - értékhatárok a következőek: 9

Tóth Krisztina


a. árubeszerzés: 18 M Ft, b. építési beruházás: 36 M Ft, c. szolgáltatás megrendelése: 9 M Ft. 5. A nyílt eljárásra vonatkozó általános szabályok „26. § (1) A közbeszerzési eljárás nyílt, meghívásos, illetőleg tárgyalásos eljárás lehet. Meghívásos vagy tárgyalásos eljárásra csak akkor kerülhet sor, ha azt e törvény megengedi.” Nagyon lényeges előírás tehát, hogy általában nyílt eljárást kell tartani, ettől eltérni csak meghatározott feltételek esetén lehet. Mivel szakdolgozatom célja a nyílt eljárás bemutatása egy valóságos példán keresztül, nem célom a különböző eljárásfajták részletes ismertetése, ezért kizárólag a nyílt eljárás sajátosságara és lényegére szándékozom szorítkozni. A nyílt eljárás ajánlati felhívással vagy előminősítési eljárással indul, melyet az ajánlatkérő köteles hirdetmény útján közzé tenni. Nyílt eljárásról beszélünk, ha az eljárás során valamennyi érdekelt ajánlatot tehet, ez gyakorlatilag a nemzetközi eljárás. Ajánlatkérő azonban kikötheti a felhívásban, hogy csak belföldi székhelyű (telephelyű) ajánlattevők vehetnek részt – ez a belföldi eljárás -, ilyenkor kötelező az előminősítéses eljárás lefolytatása. Előminősítés nélküli nyílt eljárás esetén a törvény a 2. számú mellékletének megfelelő ajánlati felhívást tesznek közzé, amelynek összeállítása az ajánlatkérő feladata. Az eljárást megkezdő hirdetmények alapvető funkciója az, hogy tudassa az eljárás megkezdését és a beszerzés feltételeit. Az ajánlatkérő kötelességei közé tartozik továbbá a részletes műszaki leírás adása a közbeszerzés tárgyára vonatkozólag vagy a dokumentációban, vagy az ajánlati felhívásban. A részletes szerződési feltételeket a megfelelő ajánlattétel érdekében készített dokumentáció tartalmazza, és ennek beszerzési feltételeit a felhívásban meg kell jelölni. A Kbt. 26. § (2) bekezdése alapján:”A nyílt és meghívásos eljárásban az ajánlatkérő az ajánlati felhívásban meghatározza az ajánlattételi határidőt, az ajánlatok elbírálásának szempontjait és időpontját. Az ajánlatkérő az ajánlati felhívásban, illetve a részletes szerződési

feltételeket

tartalmazó

dokumentációban

ajánlattevő pedig az ajánlatához kötve van.”

10

meghatározott

feltételekhez,

az

Tóth Krisztina


Fontos az a szabály mely szerint, ha az ajánlatkérő megkezdte a közbeszerzési eljárás valamelyik fajtájának lefolytatását, nem teheti meg, hogy azt egy másik eljárásfajta szabályai szerint folytatja. „27. § (1) A közbeszerzési eljárás során nem lehet áttérni egyik eljárási fajtáról a másikra.” Ennek oka, hogy az eljárásfajták alkalmazásának feltételei vannak, ezek az eljárás alatt általában nem szoktak megváltozni, tehát semmi sem adhat okot a változtatásra. A hirdetmény ill. az ajánlati felhíváshoz tartozó dokumentáció közzétételét követően a pályázók ajánlatainak benyújtására kerül sor. A benyújtott ajánlatokat a bíráló bizottság megvizsgálja, majd meghozza a döntését a nyertes ajánlattevő(k) személyéről. A közbeszerzési folyamat ezen lépéseire vonatkozó határidők az alábbiak szerint alakulnak: • az ajánlatok beadásának - és egyben az ajánlatok felbontásának - az időpontja a hirdetmény közzétételétől számított • az ajánlatok elbírálásának határideje azok felbontásától számított építési beruházás esetén

minimum 40 nap maximum 30 nap maximum 60 nap

összesen tehát - közelítő számítás alapján - az időigényesség illetve építési beruházás esetén

70 nap 100 nap

Az ajánlatkérő az ajánlatok benyújtásának határidejét természetesen meghosszabbíthatja ill. az elbíráláshoz szükséges időtartamot a maximálishoz képest le is rövidítheti, sőt a Kbt. 55. § (1) bekezdése értelmében a lehető legrövidebb időn belül kell az értékelést elvégezni.

11

Tóth Krisztina


III. A Dunavért Védőeszköz Értékesítő Kft. bemutatása A Dunavért Kft. 1994-ben azért alakult, hogy a tiszta, kényelmes és biztonságos munkavégzéshez, valamint a munkahelyi balesetek, egészségkárosodások és tűzesetek megelőzéséhez szükséges eszközökkel lássa el partnereit. A Dunavért Kft. által értékesített termékskála igen terjedelmes, megtalálhatóak benne az egyéni védőeszközök, ipari és személyi higiéniás termékek, műszaki biztonságtechnikai termékek valamint a tűzvédelmi termékek teljes palettája. A rendszerváltással a munkavédelemi piac is forradalmi változásokon ment keresztül. A lehetőségek tárháza kiszélesedett, rengeteg új nyugati termék jelent meg a magyarországi piacon. A Dunavért Kft.-t annak érdekében alapították, hogy a vevői igények és a munkavédelem piacának kibővült kínálatának egymásra találását segítse. Ezen kereslet kielégítésére saját nevére és számlájára vásárol árut, melyet tovább értékesít partnereinek. A Dunavért Kft. elsősorban külföldi védőeszköz gyártók hazai képviseletét látja el. Jelenleg több mint 20 cég termékeit kínálja, forgalmazói szerződés alapján. A vevők teljes kiszolgálása érdekében hazai gyártók illetve képviseletek árui is megjelennek a palettán. Vevői kezdetben elsősorban vegyipari cégek közül kerültek ki, mára azonban az ipar számos területéről közel 3000 partnere van. A forgalmazói tevékenység lényege, hogy az értékesíteni kívánt termék tulajdonjogát megszerzik, így az áru tulajdonosává válnak, vállalva ezzel az értékesítéssel-, az áruval- ill. az árral összefüggő kockázatot. Nyereségük a vétel és az eladás árkülönbözete, az árrés. A közbeszerzési eljárásban fontos szerepet kapnak a forgalmazói szerződés alapján értékesítő vállalatok, hiszen sok esetben a pályázatot nem egyféle dologra írják ki. Ilyen esetekben szükség van egy olyan vállalkozásra mint a Dunavért Kft., amely e sokrétű igény kielégítésére képes, összefogva a különböző termelők és szolgáltatók által előállított árucikkeket ill. szolgáltatásokat. Ezeken túlmenően a forgalmazói tevékenység előnyei között említhetjük a kulcsfontosságú funkciók átvállalását a gyártóktól. Ilyen például a szállítmányozás, az ügyletek koordinálása, az ügyintézés ill. a tárgyalások lebonyolítása. Import ügylet esetén az előnyök még kézzel foghatóbbak, hiszen viszonteladó bekapcsolásával a szállítási határidők lerövidülnek ill. a szállítás költséghatékonysága javul, a raktározási feladatokat nem kell a vevőnek ellátnia és a szervízszolgáltatások is könnyebben elérhetővé válnak.

12

Tóth Krisztina


A forgalmazók bekapcsolása az értékesítési láncba értelemszerűen növeli az áruért kért ellenszolgáltatás összegét, azonban ezen kereskedők szoros kapcsolatai a beszállítóikkal és a piaci aktualitások állandó vizsgálata feltételezik a legmegfelelőbb és legelőnyösebb kondíciók megszerzését vevőik számára. A Dunavért Védőeszköz Értékesítő Kft. öt éve vesz részt különböző közbeszerzési pályázatokon, kisebb-nagyobb sikerrel. A MÁV Anyaggazdálkodási és Külkereskedelmi Hivatala által kiírt, munkaruházatra vonatkozó pályázatán immáron ötödik alkalommal pályázott, tehát rutinos ajánlattevőnek számít.

13

Tóth Krisztina


IV. Az ajánlat elkészítésének lépései

A közbeszerzési pályázaton indulóknak, az ún. ajánlattevőknek rengeteg munkájába és fáradozásába kerül egy versenyképes, és a meghatározott feltételeknek megfelelő ajánlat összeállítása. Az előbb említett tényezők elengedhetetlen, azonban nem elégséges feltételei a nyertes ajánlatnak. Az ajánlat elkészítéséhez alaposan ismerni kell a Közbeszerzési Törvényt (továbbiakban Kbt.), naprakész információkkal kell rendelkezni az aktuális piaci viszonyokról ill. a konkurencia helyzetét is állandó vizsgálat alá kell vetni. Mindezen információkra szükség van ahhoz, hogy racionális döntéseket tudjanak hozni az ajánlat kidolgozásánál. A versenyképes ajánlat kulcskérdés a közbeszerzési pályázat megnyerése szempontjából, azonban arról sem szabad megfeledkezni, hogy azt szigorú feltételeknek és határidőknek megfelelően teljesíteni is kell. Rendelkezni kell tehát a feladatot legmegfelelőbben kivitelező apparátussal is. Mint láthatjuk a közbeszerzési pályázaton való eredményes részvétel érdekében rendkívül összetett feltételrendszernek kell eleget tenni. Abban az esetben, ha az ajánlattevő nem ismeri a törvény rendelkezéseit ill. a közbeszerzési folyamat lépéseit, benyújtott ajánlata valószínűleg nem nyeri el az ajánlatkérő tetszését. Ezért azon ajánlattevőknek, akik először nyújtanak be pályázatot saját érdekük, hogy ezen elengedhetetlen információknak birtokába jussanak, megkönnyítve ezzel saját munkájukat ill., hogy a későbbi kellemetlenségek elkerüljék.

1. A közbeszerzés tárgyának megismerése 1.1 Az ajánlati felhívás A közbeszerzés tárgyára vonatkozó ajánlati felhívás a Közbeszerzések Tanácsának hivatalos lapjából, a Közbeszerzési Értesítőből ismerhető meg. A lap heti rendszerességgel, szerdánként jelenik meg és előfizetőinek a megjelenés napján kézbesítendő.

14

Tóth Krisztina


A Közbeszerzési Értesítő megjelenésének időpontja abból a szempontból lényeges, hogy az eljárásra vonatkozó határidőket (dokumentáció megvásárlása, ajánlattételi határidő stb.) soha nem dátumra, hanem az Értesítőben való megjelenéstől számítva, napokban kell meghatározni. A határidő meghatározásánál fontos szabály, hogy a megjelenés napját követő naptól kell elkezdeni annak számítását. A Kbt. 33 § (1) bekezdése alapján a Közbeszerzési Értesítőben megjelenő ajánlati felhívást a 2. számú melléklet alapján készítik el. A pontok elé akkor is a mintában meghatározott számokat írják, ha közben egy vagy több pont kimarad. Az ajánlattevők érdekében a minta egyes pontjaihoz tartozó szövegrészeket megismétlik a hirdetményekben. Ez a meghatározott szerkezet a potenciális pályázó feladatát is megkönnyíti a Közbeszerzési Értesítő tanulmányozása közben. Az összes felhívásra alkalmazni kell azt az elvet, mely szerint a bennük foglalt adatoknak lehetővé kell tenniük az összes ajánlattevő egyenlő eséllyel való részvételét és a megfelelő ajánlat tételét vagy a részvételre való alkalmasság teljes körű bizonyítását. Ez a szabály elsősorban az ajánlattevők érdekeit szolgálja, hogy a felhívás hiányosságai miatt ne kelljen felesleges nehézségekkel megküzdeniük egy ajánlattétel során. Fontosnak tartottam az ajánlati felhívás leglényegesebb pontjainak kifejtését, mivel ezen ismeretek hiányában az ajánlattevő nem tud racionális és ésszerű döntéseket hozni ajánlatának összeállításánál. Az ajánlattevő minden esetben elsőként az ajánlati felhívással kerül kapcsolatba, így ebből a szempontból is lényeges annak formájának és lényegének tanulmányozása. Az ajánlati felhívás kötelező alaki elemei az alábbiakban kerülnek ismertetésre abban a sorrendben, ahogyan azt a 2. számú melléklet előírja. Az egyes alpontok alatt igyekeztem az arra vonatkozó jogszabályokat ill. az ajánlattevő szempontjából lényeges tudnivalókat ismertetni. 1.1.1 Az ajánlatkérő neve, címe, távirati címe, telefon-, telex- és telefaxszámai Jelen esettanulmányban a közbeszerzési eljárás ajánlatkérője a MÁV Rt. Anyaggazdálkodási és Külkereskedelmi Hivatala. Az első pontban meghatározott adatok az ajánlattevő részére elengedhetetlenül fontosak, ugyanis a felhívással kapcsolatos kérdéseit ill. ajánlatát az itt meghatározásra került címre ill. faxra küldheti el.

15

Tóth Krisztina


1.1.2 a, A választott eljárás A hirdetményben meg kell határozni a választott eljárást, tehát hogy nyílt, előminősítési, meghívásos vagy tárgyalásos eljárást tartanak-e. A tárgyalt esetben az eljárás nyílt eljárás. 1.1.2 b, A szerződés meghatározása, amire ajánlatot kérnek Ennél a résznél abból kell kiindulni, hogy a Kbt. személyi hatálya alá eső szervezetek milyen beszerzései esnek a Kbt. tárgyi hatálya alá, ugyanis a beszerzések jellegétől függ, hogy az ajánlatkérő a nyertes ajánlattevővel milyen, a Ptk. hatály alá tartozó szerződést fog kötni. A Kbt. a szerződéstípusokat a beszerzések fogalmának meghatározása mellett nem adta meg. Azonban ha az ajánlati felhívás mellékletét képező dokumentáció készült már a közbeszerzésről megjelent hirdetményben, akkor egy szerződés-tervezetet szoktak megadni. A beszerzések a törvény hatálya alá eső szervezeteknél alább kerülnek ismertetésre (Kbt. 2. § (1) bekezdése). Ezek értékhatárait 1996. december 31-ig a Kbt. 95. § a), b), c) és d) pontjai határoztak meg, ezt követően az értékhatárokat az éves költségvetési törvény állapítja meg. A szerződések fajtái a következők lehetnek: 1. Adásvétel és ennek különös nemei 2. Szállítási szerződés 3. Lízing 4. Bérlet 5. Haszonbérlet 6. Vállalkozás 7. Fővállalkozás 8. Építési szerződés 9. Szerelési szerződés 10. Tervezési szerződés 11. Kutatási szerződés 12. Megbízási szerződés

16

Tóth Krisztina


13. Bizományosi szerződés A tárgyalt esetben ajánlatot szállítási szerződésre kértek, melynek lényege, hogy a szállító köteles a szerződésben meghatározott dolgot a későbbi időpontban vagy időszakaszban a megrendelőnek átadni, a megrendelő pedig köteles a dolgot átvenni és az árat megfizetni. A szállítási szerződés halasztott adásvételt jelent, ahol a dolog átruházásáról van szó, függetlenül attól, hogy a szállító által megtermelt vagy általa beszerzett dolog kerül-e átadásra, és a szolgáltatás a szerződést követő későbbi időpontban vagy időszakban esedékes. 1.1.3 a, A beszerzés tárgya és mennyisége Az ajánlatkérőnek ezen alpont alatt kell a beszerzés tárgyát és mennyiségét pontosan meghatároznia. A potenciális ajánlattevő a Közbeszerzési Értesítő tanulmányozása során sokszor csak ezt a részt olvassa el és ez alapján dönt, vajon képes-e az itt meghatározottakat teljesíteni. A beszerzés tárgyának és mennyiségének pontos meghatározása azért is fontos, mert a későbbi szerződés a felhívás és az ajánlat tartalmának megfelelően jön létre. Amennyiben a beszerzendő dolog pontos leírása az ajánlati felhíváshoz tartozó dokumentációban kerül rögzítésre, akkor erre ezen alpont alatt is szokásos felhívni az ajánlattevő figyelmét. A dokumentációról való további tudnivalók a későbbiekben kerülnek kifejtésre. A Kbt. 33. § (2) bekezdése alapján „A közbeszerzés mennyiségét úgy is meg lehet határozni, hogy az ajánlatkérő a legalacsonyabb vagy a legmagasabb mértéket közli és kiköti az ettől - a szerződéskötés során- való eltérés lehetőségét, előírva az eltérés százalékos mértékét.” Ez a szabály lehetőséget ad arra, hogy az ajánlatkérő a szerződéskötésig ne határozza meg teljesen pontosan a beszerzés mennyiségét. A Kbt. kötelezővé teszi azt, hogy az ajánlattétel során a beszerzés mennyisége tekintetében lehessen többváltozatú ajánlatot tenni. Az ajánlattevő részére ez abban az esetben lehet fontos, ha különböző minőségű árut tud ajánlatában szerepeltetni, ezzel meghagyva az olcsóbb kategória és a minőségi áru közötti választási lehetőséget, ugyanakkor csökkenti annak a kockázatát, hogy árelőnyét elveszítve nem nyeri meg a pályázatot.

17

Tóth Krisztina


A beszerzés tárgya és mennyisége a kifejtésre kerülő ügyletben a „MÁV Rt. 20032004. évi hálózati szintű munka és- védőruházatának körébe tartozó felsőruházati termékek konfekcionálása és meghatározott telephelyekre történő kiszállítása. Ezen belül munkaruhák, munkássapkák, munkaköpenyek, esőkabátok, különféle védőruházat, mindösszesen: 227 797 db.” Mint tapasztalható az ajánlati felhívásban leírtak elég szűkszavúan nyilatkoznak a beszerezni kívánt munka- és védőruházatok pontos paramétereiről. Ezen információk alapján az ajánlatot tenni szándékozók még nem tudják eldönteni, vajon az általuk kínált árucikkek megfelelnek-e a közbeszerzési eljárás keretein belül kiírt pályázat feltételeinek. Ahhoz, hogy ezt el tudják dönteni, meg kell vásárolniuk a dokumentációt. A MÁV Rt 2002-ben kiírt pályázata a munka-és védőruházattal kapcsolatban eltér az eddig megszokottaktól, ugyanis ebben az évben először, a pályázatot 2 éves időtartamra írták ki. Ez az eljárás megkönnyíti az ajánlatkérő helyzetét, mivel nem kell minden évben a közbeszerzési eljárással foglalatoskodnia, ezzel pénzt és energiát kímél meg. Ezen felül a nyertes ajánlattevő is szerencsés helyzetbe kerül, mivel a megszokottnál nagyobb időtartamra nyerte el a szállítást. A hosszabb időszakra kiírt közbeszerzés „csak” a nem nyertes ajánlattevőket érinti hátrányosan, nekik a következő két évben nem lesz lehetőségük ilyen tárgyban pályázniuk. 1.1.3 b, A teljesítés helyei Itt kell meghatároznia az ajánlatkérőnek azt a helyet, ahol a beszerzendő dolgot igénybe kívánja venni. Ez jelen esetben a MÁV Rt. területi ruházati osztóraktárai, Budapesten, Székesfehérváron,

Debrecenben,

Miskolcon,

Dombóváron,

Szegeden,

Békéscsabán,

Celldömölkön, Záhonyban. Mint látható, a teljesítés helyei Magyarországon belül egymástól távol eső pontok. Mivel az ajánlattevő feladata a beszerzés tárgyának kiszállítása, az ezzel járó többletköltséget figyelembe kell vennie és bele kell kalkulálnia árajánlatába.

18

Tóth Krisztina


1.1.3 c, d Annak meghatározása, hogy az ajánlattevő a beszerzés tárgyának egy részére tehet-e ajánlatot, a részajánlat tételének szempontjai Egyazon közbeszerzési pályázat alatt többféle termék kerülhet kiírásra. Vannak olyan esetek, amikor a beszerezni kívánt termékek tulajdonságai, jellemzői vagy felhasználási körei csak kis mértékben kapcsolódnak össze. Ezekben az esetekben általánosan elfogadott eljárásnak számít, hogy az ajánlatot kérő a beszerzendő dolgokat termékcsoportokra osztja és így engedélyt ad ún. részajánlat tételére. Soha nem lehetséges azonban beszerzés tárgyának bizonyos - minőségileg nem különböző, kizárólag mennyiségi alapon elhatárolt hányadára pályázni. A részajánlat konkrétan azt jelenti, hogy nem kell az egy eljárásban beszerezni kívánt termékek egészére, hanem elég a meghatározott termékcsoportokra ajánlatot tenni. Az egyes termékcsoportokat az ajánlatkérő sorszámmal jelöli, ahol általános szabály, hogy részajánlat esetén sem bonthatóak meg az egyes sorszámok alatt megjelölt cikkek. A MÁV Rt. munka-és védőruházati termékekre vonatkozó 2002. évi pályázata a részajánlat tételét megengedi 1.1.4 A teljesítés határideje vagy a szerződés időtartama A 3 a, pontban már utaltak a szerződés időtartamára, itt a teljesítés határidejének ill. a szerződés időtartamának pontos dátuma kerül meghatározásra. A határidőket ill. időtartamokat értelemszerűen a szerződés fajtájának megfelelően adják meg. Abban az esetben, ha például karbantartási szerződésről van szó, időtartamot adnak meg. Szállítási szerződés esetén a teljesítés határidejét - ill. részszállítások esetén az ütemezést is - napra pontosan határozzák meg. 1.1.5 a, b, c, A dokumentációt rendelkezésre bocsátó szervezet neve és címe, a dokumentáció megkérésének határideje, megvásárlásának feltételei Az ajánlati felhívás 5. pontja a dokumentációval kapcsolatos tudnivalókról ad felvilágosítást.Abban az esetben, ha az ajánlati felhívás nem tartalmazza a közbeszerzési eljárás összes részletét, az abból kimaradt lényeges információk és részletek az ajánlatkérő

19

Tóth Krisztina


által összeállított dokumentációból ismerhetőek meg. Az ajánlati felhíváshoz kapcsolódó dokumentáció átvételének ill. megvásárlásának helye az 5 a, pont alatt kerül rögzítésre. Az ajánlatkérő hatáskörébe tartozik annak eldöntése, hogy a dokumentáció beszerzésének szab-e határidőt. Abban az esetben ha az ajánlatkérő a dokumentáció megvásárlására illetve átvételére határidőt állapit meg, azt az ajánlati felhivás 5 b, pontjában köteles közzé tenni. A módosított Kbt. a határidő legrövidebb időtartamát is előírja. Ez a legalább 15 napos időszak az ajánlattevők érdekében született, ugyanis ennyi idő szükséges ahhoz, hogy minden érintett potenciális ajánlattevő tudomást szerezzen a felhívásról és intézkedhessen a dokumentáció átvételéről. A megadott, órára pontos határidő lejárta után a dokumentáció már senkinek nem adható ki. A közbeszerzési törvény lehetőséget biztosít az ajánlatkérő részére arra, hogy a dokumentáció megszerzését ellenszolgáltatáshoz kösse. Ennek funkciója a komolytalan ajánlattevők, illetve a csupán érdeklődők kiszűrése. Fontos szabály azonban, hogy az ajánlati felhívás részét képező dokumentációért kért ellenszolgáltatás összegének arányban kell állnia a beszerzendő dolog értékével, ha ennek mértéke túl magas, akkor ez sértheti a pályázók közötti esélyegyenlőséget, illetve az ajánlatkérő potenciális ajánlattevőktől eshet el. Az ellenszolgáltatás összege az ajánlati felhívás 5 c, pontja alatt ismerhető meg. A dokumentációért kért ellenérték az ajánlatkérőt illeti meg Sok esetben a pályázni szándékozók részére csak a dokumentáció tanulmányozása után derül ki, hogy az általuk kínált dolog nem felel meg a dokumentációban foglalt paramétereknek és így a dokumentációért kiadott összeg ablakon kidobott pénz volt. A dokumentáció megvásárlása ill. átvétele azonban feljogosítja az ajánlattevőt arra, hogy az ajánlattételi határidő leteltét követő felbontáson részt vegyen. 1.1.6 a, b, c, Az ajánlattételi határidő, mely azonos az ajánlatok felbontásának időpontjával, az ajánlat benyújtásának címe, az ajánlattétel nyelve Ennek meghatározásakor figyelembe kell venni a következő előírást: „29. § (6) A hirdetményben megjelölt határidők a Közbeszerzési Értesítő megjelenését követő napon kezdődnek, és legkorábban az e törvényben megjelölt legrövidebb időtartamot követő első munkanapon járnak le.” Noha annak nincsen akadálya, mégis ritkán fordul elő, hogy az ajánlattételi határidőt dátumszerűen állapították volna meg. Ennek oka, hogy az ajánlatkérők 20

Tóth Krisztina


nem tudják mikor fog megjelenni hirdetményük, ezért inkább a hirdetmény megjelenését követő naphoz igazítják az ajánlattételi határidőt, ami nyílt eljárás esetén minimum 40 nap és amit tárgyalt ajánlati felhívásban 47 napban határoztak meg. Az ajánlat benyújtásának címét az ajánlati felhívás 6 b, pontja alatt pontosan meg kell határozni. Ez a cím rendkívül fontos az ajánlattevő részére, ugyanis kész ajánlatát erre a címre kell benyújtania. A módosított Kbt. törvény óta kötelező előírni az ajánlattétel nyelvét, ha ugyanis ezt a pontot nem töltenék ki, a külföldiekkel való nemzeti elbánás elvére tekintettel bármely nyelven készülhetnének az eljárásban keletkező iratok. 1.1.7 Az ajánlatok felbontásának adatai A Közbeszerzési törvény 2. számú melléklete alapján elkészített ajánlati felhívás 7. pontjában azon személyek kerülnek meghatározásra, amelyek nem tartoznak az 51. § (2) bekezdésében foglaltakhoz. Itt kell pontosan meghatározni az ajánlatok felbontásának pontos helyét is. Ez a gyakorlatban nem eshet távol az ajánlat benyújtásának helyétől, ugyanis az ajánlatok benyújtását rögtön követi azok felbontása. 1.1.8 Az ajánlati biztosíték összegszerűen meghatározott mértéke és benyújtásának feltételei A tender kiírója az ajánlati felhívásban az ajánlattételt ajánlati biztosíték adásához kötheti. Az ajánlati biztosíték kikötése azt a célt szolgálja, hogy az eljárásban csak komoly szándékú ajánlattevők vegyenek részt, továbbá a nyertes ajánlattevővel kötendő szerződés létrejöttének is záloga. Abban az esetben, ha az ajánlattevő az ajánlati kötöttség időtartama alatt ajánlatát visszavonja, elveszti az ajánlati biztosítékot. Az ajánlati biztosíték egyéb esetekben visszajár. Az eredményhirdetés után a vesztes ajánlattevőknek a lehető legrövidebb időn belül vissza kell azt utalni, míg a győztesnek, illetve az azt követő második legjobb ajánlattevőnek az ajánlati kötöttség lejárta után. Az ajánlati biztosíték nyújtását komolyan kell vennie az ajánlattevőnek, mivel ha ezt nem a megfelelő mértékben vagy módon teljesíti, akkor ez az eljárásból való kizárást vonja maga után.

21

Tóth Krisztina


Lényeges a biztosíték mértékével kapcsolatos előírás változása, mely szerint az ajánlati biztosíték összegszerűen meghatározott mértékét kell közölni. Az ellenérték hányadában történő meghatározást azért zárja ki a Kbt., mert a biztosíték kézhezvételének tényéről és összegéről az ajánlatkérők gyakran már az ajánlattételi határidő lejárta előtt tudomást szereznek, ez pedig ellentétes lenne azzal a követelménnyel, hogy az ajánlatkérő az összes ajánlat tartalmáról csak a bontás időpontjában értesülhessen. A MÁV Rt. Anyaggazdálkodási és Külkereskedelmi Hivatala az ajánlattételt nem kötötte ajánlati biztosíték nyújtásához. 1.1.9 A pénzügyi ellenszolgáltatás teljesítésének feltételei „33. § (4) Az ajánlatkérő köteles az ajánlati felhívásban ellenszolgáltatása teljesítésének feltételeit megadni, illetve a vonatkozó jogszabályokra hivatkozni.” A Kbt.-nek módosítás előtti szövege nem fűzött magyarázatot a nyílt eljárás ajánlati felhívásról szóló azon pontjához, melynek szövege szerint meg kellett határozni a pénzügyi ellenszolgáltatás feltételeit, vagy azt, hogy ezek hol találhatóak meg. A legtöbb ajánlati felhívás e kérdésről csak annyit írt, hogy az ellenszolgáltatás adatai a dokumentációban találhatók, noha az ajánlattevő számára fontos az, hogy számíthat-e az előlegre, illetve a szerződés általa történő teljesítését követően mikor fizet az ajánlatkérő. A megváltozott szöveg szerint, ha nincs olyan jogszabály, mely ezt a kérdéskört szabályozná, akkor az összes feltételt részletesen ismertetni kell, tehát hogy a teljesítés készpénzben vagy átutalással történik-e, fizet-e az ajánlatkérő előleget, lehetséges-e időközi részletfizetés és a teljes összeg kifizetésére a szerződésszerű teljesítéstől számítva hány napon belül kerül sor. „62. § (5) Az ajánlatkérő köteles az ajánlattevőnek a szerződésben meghatározott módon és tartalommal való teljesítéstől számított legkésőbb harminc napon belül az ellenszolgáltatást teljesíteni, kivéve ha a törvény eltérően rendelkezik vagy a felek az ellenszolgáltatás halasztott, illetve részletekben történő teljesítésében állapodtak meg.” A tárgyalt esetben a pénzügyi teljesítés feltételeit az alábbiak szerint határozták meg a felhívásban:

22

Tóth Krisztina


„Az ajánlatkérő a leszállított termékek ellenértékét az igazolt teljesítést követően kiállított számla kézhezvételétől számított 30 napos átutalással egyenlíti ki. Az ajánlattevő ajánlatában kedvezőbb fizetési feltételt és kedvezőbb fizetési módot (folyószámla, fuvarkompenzáció, körváltó, egyéb) is megjelölhet. Előleg fizetésére nincs lehetőség.” A későbbiekben látni fogjuk, hogy a fizetési feltételek akár döntő jelentőségűek is lehetnek a pályázatok elbírálásánál. 1.1.10. A nyertes közös ajánlattevőktől gazdasági társaság létrehozásának megkövetelése A Közbeszerzési törvény 36. § (2) bekezdése szerint: „ Több ajánlattevő közösen is tehet ajánlatot. Az ajánlatkérő az ajánlat megtételét nem kötheti gazdasági társaság létrehozásához, a közös ajánlatot tevő nyertesektől azonban ezt megkövetelheti, ha az a szerződés teljesítése érdekében indokolt. Erre az ajánlati felhívásban fel kell hívni az ajánlattevők figyelmét.” A szerződés teljesítése érdekében akkor lehet indokolt előírni a közös társaság létrehozását, ha nagy volumenű, folyamatos gyakorlati együttműködést megkövetelő beszerzésről van szó, ahol az együttesen nyertes ajánlattevők tényleges együttműködését biztosítja, és a teljesítésért való felelősség kérdését megnyugtatóan rendezi a közös társaság létrehozása. Az ajánlattevőktől a tárgyalt ügyletben nem kérték gazdasági társaság létrehozását. 1.1.11. a, b, Az ajánlattevőket pénzügyi, gazdasági és műszaki alkalmassága igazolására kért adatok és tények ill. az ajánlattevőnek a szerződés teljesítésére alkalmatlanná minősítésének szempontjai Az ajánlattevők illetve részletre jelentkezők pénzügyi, gazdasági, illetve műszaki alkalmasságának igazolására kért adatok és tények, valamint a szerződés teljesítésére való alkalmatlanságuk ismérveinek kérdéskörébe a Kbt. számos előírását szem előtt kell tartani, és e téren a módosítás is jelentős változásokat hozott. Gyakorlattá vált, hogy az eljárást megkezdő hirdetmények ezen pontjában hívják fel az ajánlattevők figyelmét az eljárásból való kizárással kapcsolatos nemleges igazolások és nyilatkozatok csatolásának kötelezettségére. A kizárással összefüggő nyilatkozatot (például arról, hogy a cég nem áll csőd-, felszámolási, vagy végelszámolási eljárás alatt), valamint az egy évnél régebben lejárt köztartozások

23

Tóth Krisztina


hiányáról szóló igazolásokat akkor is kötelező csatolni a Kbt. 46. § (4) és (5) bekezdése szerint, ha ezt az ajánlatkérő az ajánlati felhívásban nem írja elő. Abban az estben, ha az ajánlattevő a pályázat teljesítésekor a közbeszerzési érték 10%át meghaladó mértékben kíván igénybe venni alvállalkozót, akkor annak is rendelkeznie kell a megkívánt igazolásokkal és nyilatkozatokkal. A konkrétan csatolandó igazolásokról ill. nyilatkozatokról az ajánlat összeállításának lépései fejezetben bővebben szólok. 1.1.12 Az ajánlati kötöttség lejártának időpontja Az ajánlatkérő az ajánlati felhíváshoz, míg az ajánlattevő az ajánlatához kötve van. Az ajánlati kötöttség az ajánlattételi határidő lejártakor kezdődik. A közbeszerzési törvény ugyanis azt mondja, hogy az ajánlattételi határidő lejártáig az ajánlati felhívás módosítható, ugyanakkor az ajánlattevő is eddig az időpontig módosíthatja, illetve vonhatja vissza ajánlatát minden jogkövetkezmény nélkül. Ezt követően a közbeszerzési törvény szigorú szabályai szerint módosításra nincs lehetőség, míg a visszavonás szankciót von maga után. (Például az ajánlattevő elveszíti a biztosítékot.) E pont megfogalmazása is változott a Kbt. módosításával: a 2. számú melléklet 12. pontjában nem az ajánlati kötöttség időtartalmáról, hanem csak lejáratának időpontjáról kell írni. Ezt az indokolja, hogy az ajánlati kötöttség kezdetét a Kbt. pontosan meghatározza, attól nem lehet eltérni: „50. § (1) Az ajánlati kötöttség az ajánlattételi határidő lejáratától kezdődik.” Ezért az ajánlati kötöttség kezdetét felesleges az ajánlati felhívásban meghatározni. Az ajánlati kötöttség kiszámításánál a kezdő időpont azonban nem az ajánlattételi határidő, hanem az eredményhirdetés időpontja a következő szabály szerint: „50. § (2) Az ajánlattevő az ajánlati felhívásban meghatározott eredményhirdetési időpontot követően legalább harminc napig kötve van ajánlatához, kivéve, ha az ajánlatkérő úgy nyilatkozott, hogy egyik ajánlattevővel sem kíván szerződést kötni.” 1.1.13 Az ajánlatok elbírálásának szempontjai és az elbírálás részszempontjai

24

Tóth Krisztina


Az ajánlatok elbírálásának szempontjai összetett kérdéskört alkotnak. Fontos tudni, hogy az elbírálás főszempontját (tehát azt, hogy a legalacsonyabb ellenértékű, vagy az összességében legelőnyösebb ajánlatot fogja-e választani az ajánlatkérő) mindig közzé kell tenni az eljárást megkezdő hirdetményben. A MÁV Rt. az összességében legelőnyösebb elbírálási szempontot választotta. 1.1.14. A többváltozatú ajánlattétel A gyakorlatban sokszor engedélyezett a többváltozatú ajánlat tételének lehetősége, mivel az ajánlatkérő nem ismerhet minden technológiai megoldást, vagy kiegészítő szolgáltatást, tehát ha túl kötött az ajánlati felhívás, esetleg számára kedvező ajánlatokat kell elvetnie. A többváltozatú ajánlat tételének biztosításakor a felhívásban rögzítve van, hogy a beszerzés tárgyának milyen ismérve tekintetében lehet az ajánlat többváltozatú. A tárgyalt esetben egyrészt a műszaki feltételeknek megfelelően, másrészt a fizetési feltételre, az árra és a késedelmi kamat mértékére és a késedelmi napok számára vonatkozóan tehető többváltozatú ajánlat, de biztosítani lehet például azt is, hogy kiegészítő szolgáltatásokkal, vagy anélkül lehessen ajánlatot tenni. 1.1.15. Az eredményhirdetés és a szerződéskötés időpontja Az eredményhirdetés időpontja az összes felhívásban szerepel. A nyílt eljárásban ez az eljárás végső eredményének kihirdetésére vonatkozik. „55. § (1) Az ajánlatokat a lehető legrövidebb időn belül el kell bírálni, az eljárás eredményét, vagy eredménytelenségét legkésőbb az ajánlatok felbontásától számított harminc napon belül – az ajánlati felhívásban meghatározott eredményhirdetési időpontban – nyilvánosan ki kell hirdetni.” A módosított Kbt. a korábbihoz képest változott abból a szempontból, hogy az ajánlati felhívásban nem az elbírálás határidejét tüntetik fel, hanem napra és órára pontosan az eredményhirdetés időpontját. Természetesen ez nem minden esetben naptári nap, megjelölhetik például az ajánlatok felbontását követő tizedik munkanap kilencedik óráját is. Az ajánlatkérő a lehetséges legkésőbbi időpont helyett jóval korábbra is teheti az eredményhirdetést.

25

Tóth Krisztina


A szerződéskötés időpontja olyan adat, melyet csak a Kbt. módosítása óta kell meghatározni mind a hirdetményként közzétett, mind a közvetlenül megküldött ajánlati felhívásokban. Erre a következő előírás vonatkozik: „62. § (2) A szerződés megkötésének időpontját az ajánlati felhívásban kell megállapítani azzal, hogy az – a 71./B § (3) és (4) bekezdése szerinti eset kivételével – nem határozható meg az eredményhirdetést követő naptól számított nyolcadik napnál korábbi és a harmincadik (építési beruházás esetén a hatvanadik) napnál későbbi időpontban.” Az eredményhirdetés és a szerződés megkötése közötti nyolc napos várakozási időt az indokolja, hogy ezalatt meg lehessen támadni az ajánlatkérő jogsértőnek tartott döntését vagy az eljárás egyéb elemét, mivel a Közbeszerzési Döntőbizottság érdemben csak a szerződések megkötése előtt tud intézkedni. 1.1.16 Egyéb információk Az ajánlatkérőnek ezen alpont alatt van lehetősége a 2. számú melléklet szerkezetéből kimaradt információk közlésére. Itt tűntetik fel például, hogy az ajánlatkérő biztosít-e hiánypótlásra lehetőséget vagy sem. 1.1.17. Hivatkozás az előzetes tájékoztatóra Minden felhívásban lehet hivatkozni az előzetes összesített tájékoztatóra. E pont kitöltésének akkor van jelentőssége, ha az ajánlatkérő közzétett előzetes összesített tájékoztatót a 28. és a 28./A § szerint, hiszen ebben az esetben a felhívásban foglalt határidők rövidebbek lehetnek az általában érvényesülő határidőknél (az általános negyven nap helyett huszonöt nap a minimális időtartam). A hivatkozásnak olyannak kell lennie, hogy annak alapján könnyen megtalálható legyen az előzetes tájékoztató, tehát fel kell tüntetni az azt tartalmazó Közbeszerzési Értesítő megjelenésének időpontját. A sikeres pályázat kidolgozásához elengedhetetlenül fontos az ajánlati felhívás egyes pontjainak és értelmezni tudása. Amennyiben az ajánlattevő a hirdetmény egészét értelmezni képes, el fogja tudni dönteni azt, hogy az eljárásban részt tud-e venni. Az ajánlattevő két okból indul el egy közbeszerzési eljárásban: az elsődleges indok a pályázat megnyerése, azonban ha ennek az adott pillanatban nincs reális esélye elindulhat a pályázó csupán információszerzés céljából is. Az utóbb említett ok stratégiai szempontból

26

Tóth Krisztina


lényeges, megfontolt és előrelátó kereskedői magatartást feltételez, ugyanis ha az éppen aktuális helyzet nem megfelelő a közbeszerzési pályázat elnyeréséhez, a benyújtott ajánlatok felbontásakor szert tett információknak (melyek csak és kizárólag akkor egyszer kerülnek felolvasásra) a következő évben kiírt közbeszerzésen nagy hasznát veheti. Abban az esetben tehát, ha a szervezet vagy személy úgy dönt, hogy megméretteti magát a közbeszerzési eljárásban, következő lépésként meg kell vásárolnia az ajánlati felhíváshoz tartozó dokumentációt. 1.2 Az ajánlati felhíváshoz tartozó dokumentáció tanulmányozása Az ajánlati felhívásnak két alapkövetelményt kell teljesítenie: egyrészt a felhívás alapján az ajánlattevők megfelelő ajánlatot tudjanak tenni, másrészt egyenlő esélyük legyen az ajánlattételben. Az ajánlati felhívás azonban már terjedelménél fogva sem alkalmas arra, hogy a részletes szerződési feltételekről tájékoztatást adjon. Ezen okokból fakadóan általános az a gyakorlat, hogy az ajánlatkérő egy részletesebb információs anyagot is összeállít, ami a dokumentáció. Kizárólag a tömegáruk beszerzésénél, ahol a műszaki követelmények, a szerződéskötési és az ajánlattételi feltételek egyszerű formában és röviden meghatározhatóak fordul elő, hogy az ajánlatkérő nem készít dokumentációt. A Dunavért Kft.-nek, mivel már az ötödik alkalommal pályázik a tárgyalt témakörben, nem volt kérdéses a dokumentáció megvásárlása. Az ajánlati felhívásban meghatározott helyen lehetett a dokumentációt (40.000 Ft) ellenszolgáltatás ellenében átvenni. Rendkívül fontos a dokumentáció megszerzésének igazolása, mely a kiadás helyén kiállított átvételi elismervénnyel lehetséges, ugyanis a közbeszerzési pályázaton való részvétel feltétele a dokumentáció megvásárlása. Ez annyit jelenti, hogy azon személyek vagy szervezetek, akik a dokumentációt nem szerezték be, vagy ezt nem tudják bizonyítani, nem indulhatnak az eljárásban ill. kizárják őket. Az ajánlattevő érvényes ajánlatának egyik legfontosabb feltétele az, hogy az ajánlati felhívásban ill. a dokumentációban meghatározott alaki és formai követelményeknek megfeleljen. A dokumentációnak tartalmaznia kell tehát mindazon szerződési feltételeket, amelyek teljesítésére az ajánlattevőtől választ vár. Ezen kívül az ajánlattétel menetének rendjét és az eljárás lefolytatására vonatkozó formai követelményeket is magában kell foglalnia. 27

Tóth Krisztina


A MÁV Rt. által kibocsátott munka-, és védőruhákra vonatkozó dokumentációja mélyreható részletességgel tartalmazza a ruhadarabokkal szemben elvárt műszaki követelményeket és a szerződési feltételeket. A dokumentáció első fejezete tartalmazza az ajánlattétel minden lényeges formai és tartalmi feltételét ill. a beszerzendő áru műszaki leírását. A fejezet alpontokra osztva ad információt a legfontosabb kérdésekről.

1.2.1 A közbeszerzés tárgyát képező ruhadarabok keretszáma Az első rész az ajánlati felhívásban meghirdetett, közbeszerzés tárgyát képező ruhadarabok, 2003-2004. évi várható keretszámáról ad felvilágosítást, termékenkénti bontásban. Míg az ajánlati felhívásban az eljárásban beszerezni kívánt munka-, és védőruházatok

teljes,

összevont

keretszámát

hirdették

meg,

itt

már

az

egyes

termékcsoportokhoz tartozó pontos összegek kerülnek meghatározásra. Abban az esetben, ha az ajánlattevő részajánlatot kíván tenni, ezeket a keretszámokat figyelembe véve kell ajánlatát összeállítania. A Dunavért Kft. a 17 féle termékcsoport közül

5 fajta munka-, és

védőruházatra tett részajánlatot, amelyekre vonatkozó keretszámok az alábbiak: 1, Nappali és éjszakai jó láthatóságot biztosító védőmellény, szitázott emblémával 2003. évben

9.178 darab

2004. évben

9.000 darab

2, Nappali jó láthatóságot biztosító szigetelt varrásokkal vagy hegesztéssel gyártott esőkabát, 4/4-es 2003. évben

1.154 darab

2004. évben

1.100 darab

3. Nappali jó láthatóságot biztosító szigetelt varrásokkal vagy hegesztéssel gyártott esőkabát, szitázott emblémával 3/4-es, emblémázva 2003. évben

118 darab

2004. évben

100 darab

4, Nappali és éjszakai jó láthatóságot biztosító szigetelt varrásokkal vagy hegesztéssel gyártott esőkabát, szitázott emblémával 4/4-es 2003. évben

776 darab

2004. évben

700 darab

28

Tóth Krisztina


5, Nappali és éjszakai jó láthatóságot biztosító szigetelt varrásokkal vagy hegesztéssel gyártott esőkabát, szitázott emblémával 3/4-es 2003. évben

666 darab

2004. évben

600 darab

Ezen pont alatt van meghatározva továbbá a részajánlatra, többváltozatú ajánlatra és a mennyiségekre vonatkozó feltételek. Ezek alapján, részajánlat esetén sem bontható meg az egyes sorszámok alatt megjelölt ruházat. Ez annyit jelent, hogy például nem lehet ajánlatot tenni a nappali jó láthatóságot biztosító szigetelt varrásokkal vagy hegesztéssel gyártott esőkabát 2003. évben beszerezni kívánt mennyiségére, csak a 2003 és 2004. évre kiírt teljes keretszámára és fazonválasztékra. A dokumentációban meghatározottak alapján többváltozatú ajánlat egyrészt a rögzített műszaki feltételeknek megfelelően több termékre, másrészt a fizetési feltételre, az árra és a késedelmi kamat mértékére és a késedelmi kamatmentes napok számára vonatkozóan tehető. A mennyiségre vonatkozóan az alábbi megjegyzést teszi a dokumentáció: „A mennyiség az ajánlatkérő tényleges igényének megfelelően +30 %-kal változhat. Amennyiben a mennyiség 30 %-nál kisebb mértékben csökken, úgy az nem minősül olyan elállásnak vagy felmondásnak, mely kártérítési igényt vonhat maga után.” Ennek a feltételnek az indoka abban keresendő, hogy az ajánlatkérő két évre előre nem képes pontosan megmondani a beszerzés mennyiségét, tehát a meghatározott keretszámok a +30 %-os intervallumon belül szabadon mozoghatnak. Ez tulajdonképpen az ajánlatkérő érdekei védelmében született. Szerződéskötés esetén, ezt az egyoldalúan meghatározott feltételt az ajánlattevőnek kötelező elfogadnia. 1.2.2 Az alapanyaggal szemben támasztott követelmények Az első fejezet második pontja a konfekcionálásnál felhasználható alapanyaggal szemben támasztott követelményeket tartalmazza. Termékcsoportonkénti bontásban kerülnek meghatározásra az egyes ruhadarabokkal szemben elvárt paraméterek és a nemzeti szabványok, amelyeknek a pályázaton induló termékeknek meg kell felelniük. A dokumentáció részletesen megadja a megkívánt feltételeket, amelyeknek ha a ruhadarab

29

Tóth Krisztina


megfelel, teljesíti az ajánlatkérőnek a termékkel szemben elvárt minőségi követelményeit. Az esőkabátokra vonatkozóan a következő előírások szerepelnek a dokumentációban: max. 200 g/m2

Területi sűrűség: Szakítóerő: láncirányban

min. 450 N

vetülékirányban

min. 450 N

Továbbszakító erő: láncirányban

min. 35 N

vetülékirányban

min. 35 N

Vízzáróság:

min. 10.0 kPa

Vízzáróság szigetelt varrásnál:

min. 10.0 kPa

Színtartósság, jó láthatóság:

MSZ EN 471:1997 (II. fokozat)

Az alapanyag és a kialakítás vonatkozásában fel nem sorolt műszaki követelményekkel szemben az MSZ EN 343:2000 számú szabványban rögzítettek az irányadóak. Mint tapasztalható, az esőkabátokkal szemben állított követelmények szigorúan meghatározzák a termék minimális minőségi feltételeit. Ezeket a feltételeket a pályázatra benyújtott terméknek teljesítenie kell, nem teljesített paraméterek esetén az ajánlattevő ajánlatát érvénytelennek minősítik. A Dunavért Kft.-nek, mint forgalmazónak nagy részletességgel kell ismernie az általa forgalmazott termékek jellemzőit és beszállítói termékskáláját ahhoz, hogy ki tudja választani a célnak legmegfelelőbb ruhadarabot és az azt gyártó beszállítót. 1.2.3 Minőségi követelmények A dokumentáció előírja, hogy a felhívásban szereplő valamennyi ruházat alkalmazásához alapfeltétel az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőség (OMMF) minősítése. Az OMMF minősítő bizonyítványait és mellékleteit, illetve a munkavédelmi megfelelősség alapját képező dokumentumok másolatait az ajánlathoz csatolni kell. Az OMMF a munkavédelem területének legfelsőbb állami szervezete. Ennek az állami szervnek engedélyével kerülhetnek a munkavédelmi termékek forgalomba Magyarországon. A termékek minősítéséért általában a gyártó felelős, az ő feladatkörébe tartozik az OMMF tanúsítvány beszerzése. Ebben az esetben az ajánlattevőnek ezeket a minősítéseket be kell szereznie a gyártótól. Más a helyzet azonban, ha a pályázatra benyújtani kívánt termékeket importból, tehát külföldi székhelyű gyártótól szerzi be a vállalkozás. Ilyen esetben az 30

Tóth Krisztina


ajánlattevőnek kell a magyar hatósággal minősíttetni a terméket, tehát a külföldi beszállítótól be kell kérnie a vizsgálati jegyzőkönyveket és a tanusítványokat, azt hiteles fordításban, etalon csatolásával egyidőben el kell juttatni az OMMF-hez, akinek döntési kompetenciája van arról, hogy engedélyezi-e a termék magyarországi forgalomba hozatalát. A szállítási ajánlat tárgyát képező mintadarabokat az összehasonlíthatóság érdekében, férfi termék esetén 176/52-es, míg női termékek vonatkozásában 164/48-as méretben kell elkészíteni és beadni legkésőbb az ajánlatok felbontásakor. A dokumentációban foglaltak szerint, annak érdekében, hogy az ajánlatkérő ellenőrizni tudja a termékek műszaki adatait, az ajánlattevőnek az ajánlatok felbontásakor – térítésmentesen - alapanyagmintákat kell szolgáltatnia ellenőrző vizsgálatra. Amennyiben az alapanyagminta nem egyezik meg a beadott etalon anyagával, az ajánlattevő ajánlatát érvénytelennek kell tekinteni. 1.2.4 Termékek jelölése, csomagolás A dokumentáció első fejezetének ötödik pontja előírja a termékek csomagolására és jelölésére vonatkozó előírásokat. A jelölésre vonatkozó elvárások alapján, a termékeken maradandóan fel kell tüntetni a gyártó megnevezését, az alapanyag összetételét, a termék méretét, valamint a biztonsági vizsgálati jelet, és a ruhadarabokat kezelési útmutatóval kell ellátni.

Ezen

felül

a

beazonosíthatóság

érdekében

sorozatgyártásnál

valamennyi

munkavédelmi minősítésre kötelezett terméket, maradandóan, gyártási évre utaló egyedi azonosító

sorszámmal

kell

ellátni.

Ezen

feltételek

megvalósításáról

a

szerződés

megvalósításáról szóló fejezetben kívánok szólni. A MÁV Rt. a csomagolásra vonatkozóan előírja, hogy a ruhadarabokat egyenként védőtasakban, hajtogatva kell leszállítani a teljesítés helyére. 1.2.5 A teljesítés helye és a szállítási ütemezés A teljesítés helyeit a dokumentáció nagyobb részletességgel (pontos címek, raktárak számai, faxszámok) adja meg, mint az ajánlati felhívás. A teljesítés helyére vonatkozóan felvilágosítást ad arról is, hogy a MÁV Rt. kilenc területi osztóraktárába történő kiszállítás a

31

Tóth Krisztina


gyártó cég feladata, külön költség felszámolása nélkül. A fuvarozási költségeket tehát az ajánlati árba kell belekalkulálni, azt az ajánlatkérő a teljesítés során nem állja. A teljesítés határidejéről, azaz a szállítási ütemezésről is tájékoztatást ad az ajánlati felhíváshoz tartozó dokumentáció. A dokumentáció alapján a kiszállítások területi megosztásban

negyedéven

belül,

ütemezetten

történnek.

A

szállítási

határidőre

időintervallumot határoznak meg, amely az I. negyedévben

január 2-tól

február 15-ig

II. negyedévben

április 1-től

május 15-ig

III. negyedévben

július 1-től

augusztus 15-ig

IV. negyedévben

október 1-től

november 15-ig tart.

Az ajánlattevőnek fontos tudnia, hogy a szállítási határidőket nagyon komolyan kell vennie, ugyanis amennyiben azokat nem sikerül betartania, a munka-, és védőruházatokat abban a negyedévben a különböző osztóraktárak már nem veszik át. Ez annyit jelent, hogy a késve teljesített ruha összértéke nyomja a vállalkozás készletét, így rontva annak likviditását. Mivel a készletek a vállalatoknál igen magas költségekkel járnak, a forgótőke lekötés szempontjából lényeges a készletek optimalizálása. Ugyanakkor a szerződésben vállalt kötelezettségeknek sem tesz eleget a vállalat. 1.2.6 Pénzügyi ellenszolgáltatás A szállítási szerződésben kerül meghatározásra a MÁV Rt. Anyaggazdálkodási és Külkereskedelmi Hivatala által elfogadható kötbér mértéke, amely jelen esetben a késedelmes teljesítéskor napi 0,5 %, nem teljesítés esetén 20%, hibás teljesítés esetén 15%. Ezek a relatív nagy százalékok a biztos és pontos szerződésteljesítés érdekében születtek, kikényszerítve ezzel a nyertes ajánlattevő időbeni szállítását. Kevésbé szigorú feltételeket határoz meg a MÁV Rt. saját magára nézve. Fizetési késedelem esetén ugyanis a kamat mértéke legfeljebb a mindenkori jegybanki alapkamattal megegyező. Ezek sajnos eléggé kiegyenlítetlen feltételek, amelyek az egész közbeszerzési rendszer rugalmatlanságát bizonyítják. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a MÁV Rt. a vállalt fizetési határidőt nem tartja be, az esetlegesen kiszámlázott késedelmi kamatot nem egyenlíti ki. Az utolsó két pályázat esetében bevezette a késedelmi kamatmentes napok számát, mely

32

Tóth Krisztina


tovább növeli fizetési kedvezményeit. Ezen költségeket célszerű az árban érvényesíteni, amennyiben a versenyképes ár ezt elbírja. A pénzügyi ellenszolgáltatás a dokumentáció egyik leglényegesebb pontja, mind az ajánlatkérő, mind az ajánlattevő szempontjából. A tárgyalt esetben meghatározásra került, hogy az ajánlati egységárakat az általános forgalmi adó külön feltüntetésével lehet megadni. 1.2.7 Egyéb információk Az egyéb információk rész alatt találhatóak meg az alvállalkozókra vonatkozó szabályok. Ezek alapján, ha a közbeszerzési érték 10%-át meghaladó mértékben kíván az ajánlattevő bevonni alvállalkozót, akkor ugyanazokkal az igazolásokkal ill. nyilatkozatokkal kell rendelkeznie, mint a konkrét ajánlattevőnek. Az ajánlattevő részére talán legfontosabb tudnivaló az ajánlat elbírálásának szempontrendszere. Az ajánlatkérő a dokumentációban köteles megadni az elbírálás részszempontjait és azok súlyszámát. A Dunavért Kft.-nek ezeket a szempontokat mérlegelve, prioritásokat felállítva kellett ajánlatát összeállítania. Első helyen az ajánlott áru minősége áll, 80-as súlyszámmal. Ez azt jelenti, hogy a bíráló bizottság számára elsősorban az áru minősége a leglényegesebb. Második helyen szerepel az ajánlott áru ára, 70-es súlyszámmal. Annak ellenére, hogy a MÁV Rt. az összességében legelőnyösebb ajánlatot preferálja, nem feledkezhet meg az ajánlott áru áráról. Mivel a Kbt. céljai között szerepel az államháztartás kiadásainak ésszerűsítése, tehát a takarékosság, ezért az elbírálás szempontjai között nagy súlyszámmal kell szerepeltetni az áruért kért ellenszolgáltatás összegét. A részszempontok között szerepel továbbá az ajánlattevő által megjelölt fizetési feltétel, 15-ös súlyszámmal, a pályázó által kért késedelmi kamat mértéke 10-es és a késedelmi kamat-mentes napok száma 5-ös súlyszámmal. Látható tehát, hogy az elbírálás szempontrendszere nagy hangsúlyt fektet az ajánlati árra és a legkedvezőbb fizetési feltételek megszerzésére, szem előtt tartva ezzel a közbeszerzési eljárás lényegét.

1.2.8 A szállítási szerződés

33

Tóth Krisztina


A szállítási szerződés tervezetét, amely a közbeszerzési eljárás elnyerését követően kisebb-nagyobb változtatásokkal - a konkrét szerződés alapja lesz, már a dokumentáció is tartalmazza. Mivel a dokumentációt és így az azt tartalmazó szállítási szerződést is az ajánlatkérő, tehát a MÁV Rt. állítja össze, a szerződési feltételek meghatározása során sok esetben a beszerzést kezdeményező érdekei kerülnek előtérbe. A közbeszerzési eljárás alapvetően a szerződés létrehozására irányul, ezért az ajánlatkérőnek a dokumentációban nyilatkoznia kell a pontos szerződési feltételekről. A tárgyalt esetben a szállítási szerződés tartalmazza a szerződő feleket és azok adatait, a szerződés tárgyát, a teljesítés határidejét, a teljesítés helyét, az árat, a fizetésre vonatkozó feltételeket ill. a mennyiségre és minőségre vonatkozó elvárásokat. Ezeket az adatokat az ajánlati felhíváshoz tartozó dokumentáció szerint töltik ki, tehát a szállítási szerződés feltételei megegyeznek az ajánlattevő által - a dokumentáció követelményei szerint elkészítendő ajánlattal. A szerződés tartalmazza még a felek bejelentési kötelezettségét, amelynek lényege, hogy a felek minden olyan akadályról vagy körülményről, amely a szerződés teljesítése szempontjából lényeges, kötelesek egymást haladéktalanul értesíteni. Fontos még továbbá a szerződésben fogfalt titoktartási kötelezettség mindkét fél részéről, amely a teljesítés során megszerzett üzleti tevékenységről, termékekről, szolgáltatásokról vagy technikai ismeretekről szóló bizalmas információkra vonatkozik.

2. Az alvállalkozó kiválasztása A dokumentációban és az ajánlati felhívásban foglaltak tanulmányozása és értelmezése után az ajánlattevőnek ki kell választania a meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelő alvállalkozót. A Dunavért Kft.-nek, mint forgalmazónak ismernie kell az aktuális piaci viszonyokat ahhoz, hogy meg tudja jelölni a legalkalmasabb vállalatot a beszállításra. Abban az esetben, ha a megkövetelt elvárásoknak több szervezet megfelel, célszerű mindet felkeresni és ezek közül legmegfelelőbb ajánlatot - mind árban, mind megbízhatóságban - kiválasztani. A magyar piac méreteit figyelembe véve azonban, sok esetben csak kevés vagy egyáltalán egy vállalat sem képes a szigorú elvárásoknak megfelelni

34

Tóth Krisztina


(hiszen az alvállalkozókra is ugyanazok a feltételek vonatkoznak, mint a fővállalkozóra). Vannak olyan esetek is, amikor a szóba jöhető vállalkozások egyedül - forgalmazó bekapcsolása nélkül - kívánnak a közbeszerzési pályázaton elindulni. Amennyiben a vállalat mégis részt kíván venni az eljárásban, körül kell néznie a nemzetközi piacon, a legalkalmasabb beszállító kiválasztása céljából. A Dunavért Kft. a tárgyalt közbeszerzési eljárásban beszállítójának a belga, SIOEN ruhaipari céget választotta. A választás több szempontból is előnyös volt a fővállalkozónak. Rendkívül érdekes és fontos az a tény, hogy a külföldi alvállalkozó nem minősül beszállítónak a Kbt. szabályozása értelmében. Ez egyrészt azt jelenti, hogy a Dunavért Kft., habár forgalmazó, nem jelöl meg alvállalkozót ajánlatában. Ebből értelemszerűen következik, hogy a SIOEN vállalatnak nem kell teljesítenie az ajánlati felhívásban ill. a dokumentációban foglalt, a szervezet megfelelőségére vonatkozó szigorú követelményeket. A törvény tehát „öngólt lőtt”, amikor nem vette számításba ezt a lényeges szempontot, nyitva hagyva ezzel a szabályozás hiányosságaiból adódó kiskaput. A külföldi cégek nem tudják a megkívánt igazolásokat felmutatni, mivel más adórendszerük stb. A minősítésre vonatkozó szabályok azonban rájuk is vonatkoznak. A beszállító megválasztásánál lényeges volt a több mint öt évre visszatekintő üzleti kapcsolat is. Mivel a Dunavért Kft., mint ajánlattevő viseli a nem teljesítésből vagy a nem szerződésszerű teljesítésből fakadó kockázatot ill. az áru-, ár- és árfolyamkockázatot, nem járhat el felelőtlenül a partner kiválasztásánál. A vállalatnak a beszállító kiválasztása előtt fel kellett mérnie a kockázati események bekövetkezésének valószínűségét. Erre azért is volt nagy szükség, mivel a kötbér mértéke - a dokumentáció részét képező szállítási szerződésben foglaltak alapján - igen magas volt. A SIOEN cég és a Dunavért Kft. közötti üzleti kapcsolat kiegyensúlyozott, a különböző ügyletek során magas fokú együttműködési hajlandóság volt tapasztalható. Mivel itt egy viszonylag nagy és stabil vállalatról van szó, amit nem fenyeget sem likviditási probléma, sem pedig csődeljárás (erre ugyanis a hosszú üzleti kapcsolat során fény derült volna) ezen kockázati tényezőket a Dunavért Kft. kizárhatta. Gondot okozott azonban a SIOEN vállalat rugalmatlansága a szállítmányozás és az árulehívás területén. A SIOEN cég DDU paritáson szállítja le a megrendelt termékeket Magyarországra, saját szállítmányozó partnerével, gyüjtőforgalomban. Volt már példa arra is,

35

Tóth Krisztina


hogy csak a szállítás 2 hetet vett igénybe, a vámkezelési eljárás időtartama nélkül. Ezért az import áru szállításának elhúzódását feltétlenül mérlegelnie kellett a Dunavért Kft.-nek és végig kellett gondolnia milyen kockázatcsökkentési intézkedéseket lehet foganatosítani. Az árulehívással kapcsolatban gondot okozott, hogy az ajánlati árat minimum rendeléshez kötötték, így abban az esetben ha a megrendelt mennyiség nem érte el ezt a határt, fel kellett pluszolni.

3 Az ajánlat összeállítása A megfelelő beszállító kiválasztása és az ajánlattétel feltételeinek megismerése után az ajánlattevőnek el kell tudnia dönteni, hogy a megkövetelt kívánalmaknak képes-e megfelelni. Amennyiben a közbeszerzési pályázaton való elindulás mellett dönt, össze kell állítania a benyújtandó ajánlatát. Annak érdekében, hogy ajánlata ne hagyjon kívánnivalót maga után, feltétlenül szükséges a már ismertetett szabályozások elsajátítása. Ezeken felül a konkrét ajánlatra vonatkozóan is vannak olyan elvárások, melyeket a sikeres ajánlattétel érdekében szükséges ismerni. 3.1 Az ajánlatokkal szembeni tartalmi követelmények A közbeszerzési törvény az ajánlatot kérőnek pontos felvilágosítást ad arról, hogyan készítse el az ajánlati felhívást, annak milyen kötelező tartalmi elemei vannak. Az ajánlattevő ezzel szemben már nem tud a közbeszerzési törvényre támaszkodni, az általa elkészítendő ajánlatra nem tartalmaz a Kbt. követendő mintákat (lsd. 2. számú melléklet), nem határoz meg általános feltételeket, amelyeket betartva az ajánlatot tevőnek könnyű dolga lenne a pályázat elkészítésekor. Csupán arról rendelkezik a törvény a 43. § (1) bekezdésében, hogy „az ajánlattevőnek az ajánlati felhívásban , illetve a dokumentációban meghatározott tartalmi és formai követelményeknek megfelelően kell ajánlatát elkészítenie. Az ajánlatnak tartalmaznia kell az ajánlattevő kifejezett nyilatkozatát a felhívás feltételeire, a szerződés teljesítésére és a kért ellenszolgáltatás összegére.” Ez tehát azt jelenti, hogy az ajánlattevőnek pontosan a felhívásban illetve a dokumentációban foglaltak szerint kell ajánlatát elkészítenie. Abban az esetben, ha az

36

Tóth Krisztina


ajánlatkérő az ajánlati felhívást és dokumentációját jól készítette el, megkönnyítheti a pályázó dolgát. Kevésbé körültekintő vagy esetleg hanyag ajánlati kiírás esetén, amikor a nem eléggé szavatos és egyértelmű feltételek miatt az ajánlat elkészítése nehézkessé válik, a törvény lehetőséget biztosít a pályázó részére a felmerülő kérdések tisztázására. A 38. § alapján „Az ajánlattevő - a dokumentáción kívül - további tájékoztatást kérhet írásban az ajánlattételi határidő lejárta előtt legkésőbb tíz nappal az ajánlatkérőtől ajánlata elkészítéséhez. A tájékoztatás tartalmát az ajánlattevők részére hozzáférhetővé kell tenni.” Az ajánlattevők tehát kizárólag írásban fordulhatnak a pályázat kiírójához és választ is csak írásban fognak kapni. Az ajánlatkérő ilyen esetben összegyűjti az összes, a pályázattal kapcsolatban felmerült kérdést és válaszát az összes ajánlattevőnek (aki a dokumentációt megvásárolta) megküldi. A megadott információkat az ajánlattevők közötti esélyegyenlőség elvének megőrzése érdekében kell mindenki számára hozzáférhetővé tenni. Az ajánlattevők tehát bátran forduljanak az ajánlat kiírójához annak érdekében, hogy ajánlatuk igazodjon az ajánlatkérő elképzeléseihez. Ez mindkét fél érdekeit szolgálja, ugyanis az ajánlatkérőnek az a célja, hogy minél több ajánlatból válassza ki a legmegfelelőbbet, az ajánlattevőnek pedig az fontos, hogy ajánlatát a sok fáradtságos munka után elfogadják. A MÁV Rt. dokumentációja nem terjedt ki az ajánlattételhez szükséges minden egyes tudnivalóra, ezért a Dunavért Kft. részéről olyan kérdések merültek fel, mint: • A védőmellény hátán a szitázott emblémának milyen méretűnek kell lennie? • Kérték a beadási határidő megerősítését, ugyanis a Közbeszerzési Értesítőben 47. napot jelölték meg, a Beszerzési Értesítőben pedig a 41. napot a megjelenéstől számítva. A feltett kérdésekre - az eljárásban érintettek egyidejű értesítése mellett - írásban a következő tájékoztatást adták: • Az

embléma

mérete

igazodjon

az

irányadó

gyártmányrajzon

megjelenített

méretarányokhoz. • A Közbeszerzések Tanácsának hivatalos lapja a Közbeszerzési Értesítő. Az ajánlati felhívással

kapcsolatosan

közzétett

valamennyi

információ

vonatkozásában

a

Közbeszerzési Értesítőben szereplő adatok az érvényesek. A felmerülő kérdések eljuttatása az ajánlattevőhöz fontos, hiszen az ajánlatkérő a későbbiekben ezzel fedni tudja magát.

37

Tóth Krisztina


3.2 Pénzügyi, gazdasági és műszaki alkalmasság igazolása A közbeszerzési törvény előírja, hogy az ajánlattevőnek illetőleg az alvállalkozónak a szerződés teljesítéséhez szükséges pénzügyi, gazdasági és műszaki alkalmasságát igazolnia kell. Az alkalmasságot igazoló dokumentumokat az ajánlathoz kell csatolni. A közbeszerzési törvény 44. § (1) bekezdése által előírt pénzügyi és gazdasági alkalmasságot igazoló dokumentumok a következők lehetnek: a, pénzügyi intézménytől származó -erről szóló- nyilatkozat b, mérleg benyújtása c, előző, legfeljebb háromévi teljes forgalmáról és ugyanezen időszakban a közbeszerzés tárgyának forgalmáról szóló nyilatkozat d, az ajánlatkérő által előírt tartalmú egyéb-fizetőképességének megállapítására alkalmasnyilatkozat vagy dokumentum A műszaki alkalmasság igazolható a törvény 44. § (2) bekezdésben foglaltak alapján: a, Az előző legfeljebb három év legjelentősebb szállításainak, szolgáltatásainak ismertetésével b, műszaki-technikai felszereltség leírásával c, azoknak a szakembereknek illetve vezetőknek a megnevezésével, képzettségük ismertetésével, akiket be kíván vonni a teljesítésbe d, a termék leírásával, mintapéldányának, fényképének bemutatásával, melynek eredetiségét az ajánlatkérő felhívására igazolni kell e, a megkövetelt és egyértelműen megadott műszaki leírások tekintetében az elismert bármely nemzeti rendszerben akkreditált - minőségtanusító intézménytől származó tanusítvánnyal f, a saját és a teljesítésbe bevonandó műszaki vagy gazdasági egységek minőségbiztosítási rendszerének - bármely nemzeti rendszerben akkreditált - tanúsító általi tanusításával. Fontos tudnia az ajánlattevőnek, hogy a meghatározott dokumentumok és nyilatkozatok közül csak azokat kell a pályázathoz csatolni, melyeket a dokumentáció és az ajánlati felhívás konkrétan meghatároz. Az ajánlatokkal szemben elvárt formai és tartalmi elemek a Közbeszerzési Törvény szerinti ismertetése után térjünk át a Dunavért Kft. által összeállított konkrét ajánlati 38

Tóth Krisztina


dokumentációra. Mint ahogy már említettem, az ajánlat összeállítására vonatkozóan a Kbt. nem fogalmaz meg követendő sémát. A Dunavért Kft. által benyújtott ajánlat tematikailag az ajánlati felhíváshoz tartozó dokumentáció alapján került összeállításra, ami azt jelenti, hogy a dokumentációban tárgyalt pontok az ajánlatban is ugyanolyan sorrendben és sorszámmal szerepelnek. 3.3 Az ajánlati kivonat A tárgyalt ajánlati dokumentáció az ún. ajánlati kivonattal kezdődik, ami az ajánlatkérő részére egy nagyon praktikus dokumentum. Ez tulajdonképpen az ajánlat egyfajta kivonata, amely tartalmazza az ajánlattevő nevét és címét ill. a beszerzés tárgyára vonatkozó ajánlati árat, a szállítási feltételeket és a fizetési feltételeket. A bontási eljáráson az ajánlati kivonat alapján az ajánlatkérő nagyon gyorsan és könnyen ismertetheti az előírt adatokat. 3.4 Az árkalkuláció és az árajánlat A közbeszerzési eljárás során az ajánlattevő szempontjából az egyik legkényesebb kérdés a megajánlott áru árának meghatározása. Érdekessé teszi ezt a feladatot az a tény, hogy a különböző ajánlattevők nem tudják, sőt mégcsak nem is sejthetik egymás árait. Az árak kalkulálásánál sok tényezőt kell figyelembe venni, többet mint egy átlagos ügylet árképzésénél. Kiindulási pontnak kell venni a SIOEN cég speciális, a közbeszerzésben megajánlott árukra adott árajánlatát, a vételi árat. Mivel a SIOEN vállalat árai DDU paritáson vannak megadva, ezért az import költségeinél a fuvardíjat nem szükséges belekalkulálni az árba, azonban figyelembe kell venni a kiszállítás során felmerülő költségeket. A Dunavért Kft. a beszállító felé euróban egyenlíti ki számláit, ezért a forint-euró árfolyamváltozásai nagyban befolyásolják az ügylet nyereségességét vagy veszteségességét. A várható tendencia alapján kell erről a kérdésről dönteni, persze ez mindig óriási kockázattal jár. Továbbá meg kell vizsgálni a MÁV Rt. fizetési határidejét, és azt össze kell vetni a beszállítóval kialkudott fizetési feltételekkel. A MÁV Rt. ajánlati felhívásában 30 napos fizetést határozott meg, azonban a kedvezőbb elbírálás érdekében a Dunavért Kft. ezt 60 napra hosszabbította meg. A SIOEN céggel kötött megállapodás alapján a számlákat azok kiállításától számított 30 napon

39

Tóth Krisztina


belül kell kiegyenlíteni. A két fizetés között eltelt időintervallumban a Dunavért Kft. saját maga finanszírozza az ügyletet, teheti ezt hitelből vagy saját pénzeszközeiből. Mindkét esetre vonatkozóan a finanszírozás költségét a mindenkori hitelkamat határozza meg, tehát azt ki kell számolni erre az időszakra, és ennek költségét fel kell számolni. A korábbi tapasztalatokból kiindulva a MÁV Rt. nem tartja be fizetési határidőket, késedelmi kamatait sem fizeti ki, ezért a rutinos ajánlattevő ezt is figyelembe veszi árképzésében. Sőt, a késedelmi kamat mértékének magállapításánál is bőkezűbb lehet az ajánlattevő, mivel arra számíthat, hogy azt úgysem kapja meg. Ezekre a számba vett költségére kell még rárakni az ajánlattevő hasznát. Így kijön az ajánlati ár. Ekkor kell az ajánlattevőnek elővennie az előző évi Közbeszerzési Értesítőt, ami a nyertes ajánlati árat tartalmazza, össze kell vetnie az általa kikalkulált árral, de szem előtt kell tartania, hogy a nyertes ártól nem szabad nagyon elrugaszkodnia. Az ajánlati dokumentáció az árajánlat ismertetésével kezdődik, ami a közbeszerzési eljárás elbírálási szempontjainak egyik leglényegesebb aspektusa. Tartalmazza, hogy a Dunavért Kft. részajánlatot tesz az ajánlatkérésben szereplő termékek egy csoportjára. Az árak 2003. és 2004. évre meghatározott keretszámok alapján, termékenkénti bontásban, nettó árban kerültek meghatározásra. Mivel a beszerzést 2 éves időintervallumra írták ki, ezért az ajánlat két különböző árat tartalmaz, értelemszerűen magasabb az ajánlati ár a 2004. évi vonatkozásban. Itt kell még feltűntetni, hogy az ajánlatban megadott mennyiségek az ajánlatkérő tényleges igényeinek megfelelően +30%-kal változhatnak. Habár ennek a pontnak az elfogadása az ajánlat benyújtásának feltétele volt, rögzíteni kell az ajánlati dokumentációban is, ugyanis ezzel az ajánlattevő elfogadja a közbeszerzési eljárás ezen feltételét. 3.5 A konfekcionálásnál felhasznált alapanyagok műszaki paraméterei A konfekcionálásnál felhasznált alapanyagok ismertetése során azokat a műszaki paramétereket szükséges feltűntetni, amelyeket a dokumentáció is szerepeltet. Meg kell tehát nevezni az alapanyag összetételét, annak területi sűrűségét, a szakítóerőt és a szakadási nyúlást mind láncirányban, mind pedig vetülékirányban. A színtartósságra és a jó láthatóságra vonatkozóan a dokumentáció feltételként az MSZ EN 471 (II. fokozat) számú szabványt adja meg, melynek a megajánlásra kerülő terméknek is meg kell felelnie.

40

Tóth Krisztina


Az ajánlati dokumentáció ezen fejezete alatt célszerű a megajánlott termék versenyelőnyt

biztosító

tulajdonságairól

szólni.

Mivel

a

minőség

az

elbírálási

szempontrendszerben 80-as súlyszámmal szerepel, nem lehet elégséges az ajánlatkérő által meghatározott, alapanyaggal szemben elvárt követelményeknek csupán megfelelni. Minél kiválóbb minőségű a pályázó termék, annál magasabb pontszámot kap a bíráló bizottságtól. A védőruházatok megkülönböztető tulajdonságai a különleges alapanyagban rejlettek, mely vízálló, szélálló, hidegálló azonban legkiemelkedőbb sajátossága légáteresztő képessége, hiszen a hajlékony és elasztikus alapanyag a test páráját kiengedi, azonban a külső környezeti hatásoknak ellenáll. Nem elhanyagolható az a tény sem, mely szerint a megajánlott termék környezetbarát, így a bíráló bizottságnak - a törvény értelmében - magasabb pontszámmal kell értékelnie. 3.6 A minőségi követelmények A MÁV Rt. megköveteli a munka- és védőruházatokra vonatkozó, az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőség által kibocsátott engedélyeinek csatolását. Ezért az ajánlatban nyilatkozni kell arról, hogy a megajánlott áruk az OMMF által engedélyezettek. Ennek igazolásához az ajánlat mellékleteként csatolva lettek az OMMF minősítés jegyzőkönyvei és annak mellékletei, valamint a minősítő bizonyítványok alapjául szolgáló vizsgálati jegyzőkönyvek. Ezen felül a Dunavért Kft.-nek szavatolnia kell ajánlatában azért, hogy az általa megajánlott termékek megfelelnek az adott termékre vonatkozó MSZ EN szabványoknak, valamint a munkavédelmi, tűzvédelmi, egészségügyi és környezetvédelmi előírásoknak. A SIOEN vállalat a védőruházatok gyártásáról rendelkezik az ISO 9001 szerinti tanúsítvánnyal, ami garanciát jelent az áruk egyenletes minőségéért. Ezt feltétlenül bele kellett foglalni az ajánlatba, ugyanis a Kbt. értelmében ez versenyelőnyt biztosító tényező. A minőségi követelmények fejezet alatt kerültek rögzítésre a ruhák csomagolásával kapcsolatos tudnivalók. Ezek alapján a ruhák egyenként műanyag zacskóba csomagoltak, a termékek csomagolása kartondobozva történik. Minden egyes terméken függőbárca, illetve a csomagolóanyagon öntapadós címke kerül elhelyezésre, mely a termékek egyszerűbb beazonosíthatóságát teszi lehetővé. Fontos a csomagolással kapcsolatos tudnivalók ismertetése, egyrészt mivel meg kell feleljen a dokumentációban vázolt követelményeknek,

41

Tóth Krisztina


másrészt pedig így derül ki a MÁV Rt. - mint ajánlatkérő – részére, hogy a csomagolásért kért ellenértéket tartalmazza-e az ajánlati ár. 3.7 A teljesítés helye és ideje Az ajánlatban fel kellett tűntetni, hogy a Dunavért Kft. vállalja a szerződés szerinti ütemezésben történő kiszállítást a szállítási szerződésben megjelölt helyekre, melynek költségét az ajánlati ár tartalmazza. A konkrét szállítási szerződéstervezetet mellékletként kell csatolni az ajánlathoz, amit nyertes ajánlat esetén a szerződő felek aláírásukkal fogadnak el. A teljesítés határidejéről és ütemezéséről is szólni kell az ajánlatban, habár azt az ajánlati felhíváshoz tartozó dokumentációban előre meghatározták, és azon változtatni nem lehet. Így rögzítésre kerültek a 2003. és 2004. I., II., III. és IV. negyedévére vonatkozó teljesítési időintervallumok, a dokumentáció tartalmával megegyező módon. 3.8 Pénzügyi alkalmasság igazolása A közbeszerzési törvény 46. §-a ismerteti, ki nem lehet ajánlattevő a közbeszerzési eljárásban. Azt az ajánlattevőt, aki ajánlatát a törvény 46. §-ban foglaltak ellenére nyújtotta be, ki kell zárni az eljárásból. Az ajánlatot kérő abban az esetben tudja megállapítani, hogy a kizárási ok nem áll fenn, ha az ajánlattevő a szükséges hatósági igazolásokat és nyilatkozatokat csatolta ajánlatához. A Dunavért Kft.-nek nyilatkoznia kellett tehát, hogy 46. §-ban foglaltak alapján a) nem áll végelszámolás alatt, ellene nincs folyamatban csőd, illetve felszámolási eljárás b) a Kft. pénzügyi helyzete stabil, fizetési kötelezettségeinek eleget tesz c) számláján sorban állás még nem fordult elő d) egy évnél régebben lejárt vám-, adó vagy társadalombiztosítási járulék, valamint elkülönített állami pénzalappal szemben fennálló fizetési kötelezettsége nincs e) üzletvitele körében jogerős bírósági ítéletben illetve jogerős versenyfelügyeleti határozatban megállapított jogszabálysértést nem követett el f) korábbi közbeszerzési eljárásban az ajánlat tételnél hamis adatokat nem szolgáltatott g) közbeszerzési eljárás alapján vállalt szerződéses kötelezettség megszegése nem történt.

42

Tóth Krisztina


Amennyiben az ajánlati felhívásban és a dokumentációban sem hívták fel az ajánlatkérő figyelmét ezen okmányok szükségességéről, ezekről a tényekről szóló igazolásokat ill. nyilatkozatokat akkor is csatolni kell az ajánlathoz. Ha ezt az ajánlattevő nem tette meg, az ajánlatkérő hatáskörébe tartozik eldönteni, hogy ad-e hiánypótlásukra lehetőséget vagy sem. Általánosságban elmondható, hogy az ajánlatkérő a gyakorlatban engedélyt ad ezen okmányok pótlására, nem engedélyezi azonban az ajánlattal együtt benyújtandó anyagminták és etalonok pótlását. Mivel a hiánypótlásra adott idő a törvény szerint maximum 10 nap (nem munkanap) lehet, a későbbi kapkodások, sorban állások a hivataloknál és a kellemetlenségek elkerülése végett tanácsos ezeket a dokumentumokat már az ajánlat benyújtásakor csatolni. Ezeket a konkrét hatósági igazolásokat az alábbi állami szervektől kell beszerezni: • Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal • Budapest Fővárosi Önkormányzat • VPOP igazolás • Fővárosi Munkaügyi Központ • Elkülönített Állami Pénzalapoktól származó igazolás A megkívánt igazolásokból nyilvánvalóvá válik az ajánlatkérők azon törekvése, miszerint szerződéskötésre csak olyan cégekkel kerüljön sor, melyek komoly szándékúak és a szigorú elvárásoknak is eleget tesznek. Mivel az ajánlatkérők közpénzből gazdálkodnak, a megfelelő gondossággal és a jó gazda szemléletmódjával, körültekintően kell eljárniuk az eljárás nyertesének kiválasztásánál. 3.9 A gazdasági alkalmasság igazolása A gazdasági alkalmasság igazolására a Dunavért Kft. az alábbi nyilatkozatokat és igazolásokat csatolta ajánlatához: •

Banki nyilatkozatok

•

2001. év egyszerűsített mérlegadatai

•

Cégkivonat

43

Tóth Krisztina


A gazdasági alkalmasság vizsgálatánál az ajánlattevő anyagi teljesítőképességét is vizsgálják, hiszen a közbeszerzés finanszírozása a Dunavért Kft.-t terheli. A különböző pénzintézetek saját gyakorlatukban rendszeresített formanyomtatvánnyal rendelkeznek annak érdekében, hogy a banki nyilatkozatok beszerzése egyszerűvé és gyorssá váljon a vállalat számára. A banki nyilatkozat tartalmazza, hogy a Dunavért Kft.-vel jó tapasztalaton alapuló széleskörű kapcsolata van, fizetési kötelezettségének mindig eleget tesz és a bankszámlán nem voltak és jelenleg sincsenek sorban álló tételek. A Cégbíróság által kiadott cégkivonat 11. pontja tájékoztatást ad a cég jegyzett tőkéjéről, amely szintén fontos információt ad a szervezet tőkeerejéről. A cégkivonat 4. pontjából az is ellenőrizhetővé válik, hogy az ajánlattevő jogosult-e a beszerzés tárgyának teljesítésére. A gyakorlatban ugyanis előfordult, hogy

olyan

vállalkozások

indultak

el

közbeszerzési

pályázaton,

amelyeknek

tevékenységjegyzékébe a beszerzés tárgyával kapcsolatos tevékenység (pl.: értékesítés vagy szervízelés) nem volt belefoglalva. 3.10 A műszaki alkalmasság igazolása A műszaki alkalmasság igazolása során az ajánlatkérő azt vizsgálja milyen a Dunavért Kft. felkészültsége, megbízhatósága és szakmai hozzáértése. Továbbá az ajánlatkérő választ vár arra a kérdésre, hogy az ajánlattevő milyen gyakorlattal rendelkezik a beszerzés területén, korábbi munkái mennyiben nyerték el a megrendelő tetszését. Ezekre a kérdésekre kell meggyőző választ adnia az ajánlattevőnek, mely jelen esetben a vállalati infrastruktúra és a Dunavért Kft. kapcsolatrendszerének bemutatásával történt. Az infrastruktúrára vonatkozóan rögzítésre került, hogy a cég jelenleg tizennégy fővel dolgozik, a kulcspozícióban dolgozók 15-20 éves, e területen szerzett speciális szakmai gyakorlattal rendelkeznek. Ezáltal a Dunavért Kft. rendelkezik mindazon humán erőforrással, amely kereskedelmi tevékenységhez szükséges. Ez a tény nem elhanyagolható az ajánlatkérő számára, hiszen a beszerzés teljesítése során gyakran adódnak váratlan fordulatok, és nem mindegy, hogy ezekre tapasztalata és rutinja alapján hogyan reagál az ajánlattevő. A konkrét ajánlat említést tesz a Váci út 45. szám alatt található jól megközelíthető telephelyről, illetve központi raktáráruházról, mely az áruhoz való gyors hozzáférést, és a vevői igények pontos kielégítését segíti.

44

Tóth Krisztina


A Dunavért Kft. 1999. óta rendelkezik az ISO 9002 minőségbiztosítási tanusítással, mely az egyéni védőeszközök ipari higiéniás és biztonságtechnikai termékek, valamint tűzvédelmi eszközök értékesítésére, forgalmazására vonatkozik. Mivel a tanusítvány érvényessége a 2002. évben lejárt, viszont az MSZ ISO 9001: 2000. szabvány szerint működő minőségirányítási rendszer tanusítása folyamatban volt, ezért a minősítő intézménytől származó, a tanusító audit időpontjáról szóló igazolással került kiegészítésre a Minőségbiztosítási Tanusítás. 3.11 Referencia Az ajánlati felhívás tartalmazza, hogy az ajánlatkérő milyen esetekben minősíti alkalmatlannak az ajánlattevőt. Ezek között szerepel, hogy amennyiben az ajánlattevő nem rendelkezik legalább két különböző cégtől származó referencialevéllel, amely a közbeszerzés tárgyának szerződésszerű teljesítésére vonatkozik, akkor azt alkalmatlanná nyilvánítják. Ezért az ajánlathoz csatolni kellett a Dunavért Kft. legfontosabb vevőitől származó konkrét referencia leveleket, melyekben a partnerek megelégedettségüket fejezik ki a céggel kapcsolatban. A referenciákon belül kell említést tenni a Dunavért Kft. kapcsolatrendszeréről. A védőruházatok vonatkozásában a Dunavért Kft. közel négy éve szerződéses partnere a Malév Rt.-nek, két éve a TVK Rt.-nek ill. kiemelkedő partnerei közé tartozik a Richter Gedeon Rt. A legjelentősebb vevők felsorolása mellett be kell mutatni azok rendeléseinek éves bontás szerinti összértékét annak érdekében, hogy az ajánlatkérő számára meggyőzővé váljon a referencialista. A MÁV Rt. az ajánlattétel feltételeként megjelölte, hogy kizárólag azon vállalatok vehetnek részt a pályázaton, akiknek előző három évi forgalmában szerepel a közbeszerzés tárgya, legalább a dokumentációban meghatározott termékenkénti éves megoszlás szerinti mennyiség 80%-os mértékéig. Mivel a beszerzést általában - mint ahogy a jelen esetben is nagy volumenekre írják ki, ezért ez az alkalmatlansági szempont igen leszűkíti azon vállalatok körét, akikkel a MÁV Rt. közbeszerzés keretei között hajlandó szóba állni. Ezen feltétel kitételével az ajánlatkérő „irányítja” az eljárást, hiszen azok a vállalatok, akik nem rendelkeznek ilyen magas forgalommal, nem egyenlő eséllyel indulnak ill. nem is indulnak a pályázaton.

45

Tóth Krisztina


A Dunavért Kft.-nek nem jelentett gondot ennek a követelménynek teljesítése, mivel már több ízben, ebben a témában kiírt pályázaton indult, és nyerte el a szállítást. A referenciajegyzék összeállítása az előző három év legjelentősebb szállításairól azonban igen bonyolult és összetett feladat, ugyanis minden egyes jelentős szállítást meggyőzően dokumentálni kell a benyújtott ajánlatban. Ez azt jelenti, hogy csatolni kellett a különböző ügyletekhez tartozó megrendeléseket, azok visszaigazolását és a teljesítés lépéseit igazoló dokumentumokat, tehát a szállítóleveleket, a vevő részére kiállított számlákat és a folyószámla-kivonatokat, melyek a vásárlói teljesítéseket igazolják. Ez a referenciajegyzék az előző három év legjelentősebb szállításairól teszi ki a benyújtott ajánlat több mint 50%-át, körülbelül 60 oldalt. Ezen dokumentumok összegyűjtése és csatolása az ajánlathoz jelenti az ajánlattevő részére a legösszetettebb feladatot. Végül az ajánlat tartalmazza az ajánlattevői nyilatkozatot, mely garanciát ad arra, hogy az ajánlattevő ismeri az ajánlattétel feltételeit és tisztában van cselekedetei következményével. A Dunavért Kft. tehát nyilatkozik, hogy a MÁV Rt. részére, az ajánlati dokumentációban szereplő termékeket szerződés keretén belül kész leszállítani. 3.12 Mellékletek Általánosságban elmondható, hogy a benyújtott ajánlatok - hacsak nem egy hosszú műszaki leírást tartalmazó építési beruházásra készült ajánlatról van szó - kisebbik részét képezi a konkrét ajánlat (amely jelen esetben 13 oldal), és nagyobbik felét alkotják a csatolt mellékletek. A tárgyalt esetben konkrétan az alábbi mellékletek kerültek csatolásra: 1. számú melléklet: OMMF minősítés jegyzőkönyvei és annak mellékletei 2. számú melléklet: Műszaki leírás 3. számú melléklet: Szállítási szerződéstervezet 4. számú melléklet: Nyilatkozat állami pénzalap felé történő fizetésről 5. számú melléklet: Nyilatkozat a Kbt. 46. § (1) bekezdése alapján 6. számú melléklet: Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal igazolása 7. számú melléklet: Budapest Fővárosi Önkormányzatának igazolása 8. számú melléklet: VPOP igazolás 9. számú melléklet: Fővárosi Munkaügyi Központ igazolás 10. számú melléklet: Általános Értékforgalmi Bank nyilatkozat

46

Tóth Krisztina


11. számú melléklet: Citibank nyilatkozat 12. számú melléklet: 2001. Év egyszerűsített mérlegadatai 13. számú melléklet: Cégkivonat 14. számú melléklet: ISO 9002 Minőségbiztosítási Tanúsítvány 15. számú melléklet: Referencia jegyzék az előző három év legjelentősebb szállításairól 16. számú melléklet: Nyilatkozat a közbeszerzés tárgyának forgalmáról 17. számú melléklet: Műszaki-technikai felszereltség ismertetése 18. számú melléklet: Konkrét referencia levelek 19. számú melléklet: Sioen cég gyártói nyilatkozata és referencia Az ajánlattevőnek soha nem szabad abban bíznia, hogy a MÁV Rt. - vagy akármelyik ajánlatkérő - a benyújtott ajánlat hiányosságait nem veszi észre. Az ajánlatot hosszú és alapos vizsgálatnak vetik alá, ahol már az első körben az alaki és formai elemek (példányszám, összefűzés, aláírás) teljeskörű meglétét ellenőrzik.

47

Tóth Krisztina


V. Az ajánlatok elbírálásának szakasza 1. Az ajánlatok benyújtása A kész ajánlatokat a hirdetmény közzétételét (2002. július 24.) követő első naptól számított 47. napon, azaz 2002. szeptember 9-én kellett benyújtatni 9 órai határidővel a MÁV Rt. Anyaggazdálkodási és Külkereskedelmi Hivatalához. Az ajánlatokat minden egyes esetben zárt borítékban kell leadni vagy eljuttatni az ajánlatkérőhöz, ellenkező esetben azt érvénytelenné kell nyilvánítani. Jelen esetben a Dunavért Kft. által összeállított ajánlat egy eredeti és két másolt példányban került benyújtásra, „Munkaruha-pályázat” jeligének feltűntetésével. Rendkívül fontos tudnivaló, hogy a benyújtás határidejét nagyon komolyan kell venni, ugyanis akár egy perces késés is a közbeszerzési eljárásból való kizárást vonja maga után. Az ajánlatok felbontásának időpontja megegyezik az ajánlattételi határidő lejártának időpontjával. Az ajánlattételi határidő lejártának időpontjában történő bontásnak az a célja, hogy a határidő lejártát követő visszaélések veszélyét kiküszöbölje. A közbeszerzési eljárás során az ajánlatok felbontása és annak tartalmi adatainak ismertetése az egyetlen alkalom, amikor az összes ajánlattevő találkozhat egymással és az ajánlatkérővel. Itt megismerhetik a versenytárs ajánlatait és legálisan leshetnek bele egymás kártyájába. Az ismertetés nyilvános, így alkalmat nyújt arra, hogy felismerhessék és megakadályozhassák a tisztességtelen praktikákat a kiíró és az ajánlattevő között. Az ajánlattevő először itt ismeri meg a konkurenciát, így az esélylatolgatások is elkezdődhetnek. A felbontáson a gyakorlat alapján részt vesz az eljárást lefolytató témafelelős (közbeszerzési referens), a bíráló bizottság elnöke (esetleg a zsűri tagjai), az ajánlatkérő által meghívott további személyek ill. a cég jogi képviselője, aki az eljárásról jegyzőkönyvet készít. Az ajánlatkérőnek a Kbt. 51. § (3) bekezdése szerint: „Az ajánlatok felbontásakor ismertetni kell az ajánlattevők nevét, székhelyét, az általa kért ellenszolgáltatást és az általa vállalt teljesítési határidőt.” A benyújtott ajánlat elején található ajánlati kivonat jelentősen megkönnyíti az ajánlatkérő munkáját a bontáskor, hiszen az adatok egy helyen megtalálhatóak, nem kell ezeket az ajánlatban külön kikeresni.

48

Tóth Krisztina


2. Érvénytelenségi és kizárási szempontok Arra a kérdésre, hogy mely ajánlatok érvénytelenek ill. kit kell kizárni az eljárásból a Kbt. 52. ill. 53. §-a alatt foglaltak adnak felvilágosítást. Az 52. § szerint: „ Érvénytelen az ajánlat ha, a, azt az ajánlati felhívásban meghatározott ajánlattételi határidő lejárta után nyújtották be; b, azt olyan ajánlattevő nyújtotta be, aki nem jogosult az eljárásban részt venni; c, az ajánlattevő a biztosítékot nem, vagy nem az előírtaknak megfelelően bocsátotta rendelkezésre; d, az nem felel meg az ajánlati felhívásban, illetőleg a dokumentációban meghatározott feltételeknek.” Az érvénytelenség, mint az a fentiek alapján látható, mindig formai illetve alaki követelmények nem megfelelősségéből adódik. Ezért ha az ajánlatot tevő kellő alapossággal és gondossággal állította össze ajánlatát, az érvénytelenséget okozó körülmények kiküszöbölhetőek. Fontos tudniuk az ajánlattevőknek, hogy az érvénytelenség megállapítására nem csak az ajánlatok felbontásakor kerülhet sor, erre azt követően, az ajánlatok elbírálásának szakaszában is lehetőség van. Az ajánlattevő személye tekintetében a kizárást az ajánlatkérő - az ajánlat tartalmának gondos tanulmányozása során - elsősorban az elbírálási szakaszban állapíthatja meg. A Közbeszerzési Törvény 53. § (1) bekezdés alapján: „Az ajánlatkérőnek ki kell zárnia az eljárásból azt az ajánlattevőt, aki a, a 46. §-ban foglaltak ellenére nyújtotta be ajánlatát; b, részéről a kizáró ok az eljárás alatt következett be; c, hamis adatot szolgáltatott.” Az érvénytelenség és a kizárás jogkövetkezménye ugyanaz, az ajánlattevő az eljárás további szakaszában nem vehet részt, csak míg az egyik esetben magában az ajánlatban van valami formai vagy tartalmi hiba, addig a másik esetben az ajánlattevő személyében keresendő a kizárás oka. A hamis adatszolgáltatás egyik jogkövetkezménye a konkrét eljárásból való kizárás, azonban ennél súlyosabb szankció lehet a közbeszerzési eljárástól öt évre való eltiltás.

49

Tóth Krisztina


3. Az ajánlat hiányainak pótlása A Közbeszerzési Törvény 43. § (4) bekezdése alapján: „Az ajánlatkérő egy ízben, az összes ajánlattevő számára azonos feltételekkel, legfeljebb tíz napos határidőt biztosíthat a 44. és 46. § szerinti igazolás vagy nyilatkozat utólagos csatolására, illetve az ajánlattal kapcsolatos formai hiányosságok pótlására, így különösen a nem megfelelő aláírással vagy példányszámban benyújtott ajánlat esetén.” Az ajánlatkérő által engedélyezett hiánypótlásnak az a célja, hogy az ajánlatok formai hiányosságai miatt ne kelljen érvénytelenné nyilvánítani esetleg éppen a legszakszerűbb és legkedvezőbb ajánlatot. A MÁV Rt. 2003-2004. évi hálózati szintű munka-, és védőruházatának körébe tartozó felsőruházati termékek konfekcionálása és szállítására vonatkozó közbeszerzési eljárásban a kiíró engedélyezte a hiánypótlást. 2002. szeptember 13-án, azaz 4 nappal a bontás után érkezett a Dunavért Kft.-hez a tárgyalt ajánlati felhívás tárgyában érkezett ajánlatok felbontásáról felvett jegyzőkönyv másolata ill. a tájékoztatás a hiánypótlás lehetőségéről. A MÁV Rt. Anyaggazdálkodási és Külkereskedelmi Hivatala az alábbi igazolások és nyilatkozatok pótlását írta elő: • A referencia nyilatkozat tartalmának pontosítása: a beadott nyilatkozatban évenkénti értékben összesítve szereplő termékek - az ajánlattevő a szerződés teljesítésére alkalmatlanná, vagy alkalmassá minősítés szempontjai szerinti - mennyiségi felbontása a megajánlott termékek szerint. • Referencialevelek pótlása: a beadott referencialevelek nem tartalmazzák teljes körűen, a közbeszerzés tárgyai közül megajánlott termékek szerződésszerű teljesítésére vonatkozó referenciát. Ennek megfelelően a megajánlott termékeknek legalább 2 referencialevélben azonosítható módon szerepelniük kell, az ellenszolgáltatás összegének és a teljesítés idejének megjelölésével. • Az ajánlatban szereplő jó láthatóságot biztosító védőmellény OMMF minősítő bizonyítványának mellékletét képező (munkavédelmi megfelelőség alapjául szolgáló NAMAS jkv.) dokumentum pótlása. A Dunavért Kft.-hez eljuttatott tájékoztató pontosan megjelöli a hiánypótlás beérkezésének határidejét, ami 2002. szeptember 23. 900 óra. Véleményem szerint a fent említett dokumentumok csatolásának elrendelése szőrszálhasogatás, főleg ami a referenciákat illeti. 50

Tóth Krisztina


Mint azt már említettem a referenciajegyzék az előző három év szállításairól igen aprólékosan dokumentálva

lett

a

benyújtott

ajánlatban

(megrendelések,

azok

visszaigazolása,

szállítólevelek és az azok alapján kiállított számlák). Az ajánlatkérő azonban hiányolta mindezen információk összesítését egy nyilatkozatban, habár az összes információ a kezében volt.

Pótlást

írt

elő

továbbá,

mivel

a

referencialevelekből

a

megrendelések

ellenszolgáltatásainak összege és a teljesítések időpontjai nem voltak feltűntetve. Ezekről az adatokról szóló igazolásokkal is rendelkezett az ajánlatkérő, csupán a referencialevelek nem tartalmazták azokat ismételten. Látható tehát, hogy az ajánlattevőnek 100%-os pontossággal a felhívásban és a dokumentációban foglaltak alapján kell ajánlatát összeállítania, a legkisebb eltérés is az eljárás további szakaszából való kizárást eredményezheti. Ezt ismervén a Dunavért Kft. a hiánypótlási határidőn belül benyújtotta a kívánt dokumentumokat. 4. Az eredményhirdetés A közbeszerzési eljárások egyik legfontosabb, az ajánlattevő szempontjából pedig kétségtelenül a legnagyobb figyelmet érdemlő eseménye az eredmény kihirdetése. A MÁV Rt. 2003-2004. évi hálózati szintű munka- és védőruházatok körébe tartozó felsőruházati termékek konfekcionálására és meghatározott telephelyekre történő kiszállítására vonatkozó közbeszerzési eljárásának eredményhirdetése 2002. október 7-én került sor. A Közbeszerzési Törvény 51. § (2) bekezdése meghatározza azon személyek körét, akik az eredményhirdetésen részt vehetnek: „Az eredményhirdetésre az ajánlattevőket, továbbá - a közbeszerzéshez központi költségvetési támogatásban részesülő ajánlatkérő esetén - a külön jogszabályban meghatározott szerveket, személyeket kell meghívni." A közbeszerzési eljárásban az ajánlatok elbírálására vonatkozó döntést - az eljárás eredményét - nyilvánosan hirdetik ki. A nyilvánosság a verseny tisztaságáért szükséges. A Dunavért Kft. a jó láthatóságot biztosító védőmellényekre vonatkozó részajánlata legmagasabb pontszámot kapta, így az 5 megpályázott kategóriából egyre, a védőmellények esetében elnyerte 2003-2004. évben történő szállítást. Az elbírálás folyamatáról az ajánlatkérő a Kbt. ötödik melléklete alapján az eredményhirdetés előtt egy összegzést tölt ki, melyet az ajánlattevők megkapnak, a távollevő ajánlattevőknek pedig megküldenek. E melléklet pontjai tartalmazzák az

eljárás

leglényegesebb kérdéseit, tehát hogy eredményes volt-e az eljárás, kik az érvényes

51

Tóth Krisztina


ajánlattevők ill. kik az érvénytelen vagy kizárt ill. alkalmatlan ajánlattevők. Az összegzésben meghatározásra kerültek az érvénytelenség, alkalmatlanság és kizárás indokai. Érdekes ebből a szempontból a LUROTEX Textilipari Kft. ajánlata, ugyanis a vállalatot kizárták, alkalmatlannak minősítették ill. ajánlatát érvénytelennek nyilvánították. A LUROTEX Textilipari Kft. ajánlata kizárásra került az eljárásból, mert ajánlatához nem csatolt az elkülönített állami pénzalapok közül a Munkaerőpiaci Alapra vonatkozó igazolást, és ezt megfelelően a hiánypótlási határidő lejáráig sem pótolta. Alkalmatlannak minősítették, mivel ajánlatához csatolt előző három évi forgalmát bemutató referencia nyilatkozata nem tartalmazta a megajánlott jó láthatóságot biztosító védőruházat szállítását, és ezt a hiánypótlási határidő lejártáig sem pótolta. Érvénytelennek bizonyult továbbá nappali, valamint nappali és éjszakai jó láthatóságot biztosító esőkabátokra, nappali és éjszakai jó láthatóságot biztosító védőmellényekre vonatkozó részajánlata, mivel a konfekcionáláshoz felhasznált alapanyag vízállósága nem felel meg az ajánlatkérő által a dokumentációban előírtaknak. Említésre méltó az érvénytelennek minősített SAMTEX Kft. ajánlata is, ahol az érvénytelenség oka az egyedi méretvétel alapján készülő ruházat (tehát extra nagy vagy kicsi méretű) ellenszolgáltatási értékét a normál méretű ruhadarab egységárához képest +10%-ban rögzítette. Ezen okoknak a felsorolását lényegesnek tartottam, hiszen a jó ajánlattevő más kárából is sokat tanulhat. 5. Jogorvoslati kérelem az ajánlattevő szempontjából A közbeszerzések jogintézményei közül a jogorvoslati eljárás szempontjából a legfontosabb a Közbeszerzések Tanácsa Közbeszerzési Döntőbizottsága. E szervezet országos hatáskörű államigazgatási szerv, illetékessége az ország egész területén valamennyi ajánlatkérő által lefolytatott közbeszerzési eljárásra. A Döntőbizottságnak, mint közigazgatási szervnek, felettes közigazgatási szerve nincs. Ezért a jogorvoslati eljárása során hozott érdemi határozata ellen fellebbezésnek helye nincs (Kbt. 89.§ (1) bekezdés), az általa hozott érdemi határozat felülvizsgálatát a bíróságtól lehet kérni, kereset benyújtásával. A Döntőbizottság határozatának felülvizsgálatára a Fővárosi Bíróságnak van hatásköre és illetékessége.

52

Tóth Krisztina


A szervezet hatáskörét a közbeszerzéssel kapcsolatos alábbi jogsértések alapozzák meg, s ezek megvalósulásakor, és a törvényben meghatározott egyéb feltételek megléte esetén folytatja le a jogorvoslati eljárását (Kbt. 76. § (1) bekezdés): • a törvény személyi hatálya alá eső szervezet (Kbt. 1.§) az egyébként a törvény hatálya alá tartozó beszerzésnél (Kbt. 2.§) a közbeszerzést jogtalanul mellőzte, • a közbeszerzést a törvény megkerülése céljából részekre bontották, valamint megsértették a közbeszerzési eljárás alapelveit illetőleg a törvény szabályait a közbeszerzési eljárás lefolytatásakor, • az ajánlatkérő döntésével szemben bármely érdekelt – köztük az ajánlattevő is – jogorvoslati kérelmet nyújtott be. A LUROTEX Textilipari Kft. panasszal élt a MÁV Rt. Anyaggazdálkodási és Külkereskedelmi Hivatala által lefolytatott közbeszerzési eljárásban történő kizárásuk miatt, hivatkozva a Kbt. preambulumában foglalt alapelvekre. Kérelmét az alábbiakkal indokolta: • Folyamatosan kizárásra kerülnek konkrét referencia levelek, 3 évi szállítási nyilatkozatok hiányának indoklásával, így külföldi alapanyaggyártók kerülnek kedvező helyzetbe. • Kizárásra került, habár véleménye szerint a jó láthatóságot biztosító védőruházat speciális területeken, speciális célból használják fel, így nagy volumenben történő szállítása csak azoknál az ajánlattevőknél lehetséges, akik eddig is folyamatosan szállították a terméket. • Érvénytelennek minősítették ajánlatát, mivel az alapanyag vízállósága nem felel meg a dokumentációban leírtaknak, habár független, akkreditált vizsgálati intézet vizsgálati jegyzőkönyve alapján az alapanyag vízállósága a pályázatban előírt 10 kPa vízhatlanságot meghaladja, a vizsgált eredménye 11.70. Konklúzióként azt a megállapítást tette, hogy Magyarországon, magyar cég a közbeszerzési piacra akármennyire jó terméke is van, ami árban is megfelelő, nem tud bekerülni. Ezen okokból

kifolyólag

alaptalanságának

kérte

a

megállapítása

Döntőbizottságot céljából.

Azt

tárgyalás hiszem

megtartására,

elgondolkoztató

a a

kizárás szervezet

érvrendszere, főleg ami a referenciajegyzéket az előző három év szállításairól illeti, és hűen rámutat a magyar közbeszerzési rendszer problematikájára. A Dunavért Kft. érintett a LUROTEX Textilipari Kft. által kezdeményezett jogorvoslati eljárásban, mivel a felhívás 11. pontjában szereplő nappali és éjszakai jó

53

Tóth Krisztina


láthatóságot biztosító védőmellényre vonatkozóan (aminek nyertese a Dunavért Kft.) is pályázott a tárgyalás megtartását kérő vállalat. Abban az esetben, ha a Döntőbizottság a jogorvoslati eljárása során hozott határozatában lényeges, és súlyos jogszabálysértő magatartást állapított meg a lefolytatott közbeszerzési eljárásra vonatkozóan, de a szerződést az ajánlatkérő már megkötötte a bíróság hatáskörébe tartozik a már megkötött szerződés érvénytelenségének a megállapítása. Ebből tehát az következik, hogy a Dunavért Kft. és a MÁV Rt. között létrejött, jó láthatósági mellények szállítására vonatkozó szerződés akár veszélybe is kerülhet. A gyakorlatban azonban a már megkötött szerződések felbontása csak ritka esetben fordul elő. Amennyiben a Döntőbizottság megállapítja a jogszabálysértést, elfogadott eljárásnak számít az ajánlatkérő pénzbírsággal történő büntetése, ezért aztán megfontolandó, hogy a jogorvoslati eljárás kezdeményezésének van-e értelme.

54

Tóth Krisztina


VI. A közbeszerzés tárgyának teljesítése 1. A megrendelések A Dunavért Kft. és a MÁV Rt. között létrejött, jó láthatósági mellények konfekcionálására és meghatározott telephelyekre történő kiszállítására vonatkozó szerződés megkötése után a szerződés teljesítésének megvalósítása következik. Mivel a pályázatot a 2003-2004. évre írták ki, ezért a konkrét ügylet teljesítéséről még nem lehet információm. Már többször említettem azonban, hogy a Dunavért Kft. nem először indul és nem először nyeri el a MÁV Rt. kiírásában bizonyos felsőruházati termékek szállítását, ezért az ezekből az ügyletekből szerzett tapasztalatokról kívánok a szakdolgozatom ezen fejezetében szólni. Már az ajánlati felhívás is tartalmazza a szállítási határidőre vonatkozó elvárásokat, tehát a szállítások minden esetben ütemezetten, területi megosztásban negyedéven belül történnek. Ilyenkor a gyakorlatban a negyedéves konkrét mennyiségeket méretszortiment szerinti bontásban, tárgynegyedévet megelőzően 2 hónappal közvetlenül a MÁV Rt. nyolc Anyaggazdálkodási Főnökség és Záhony rendeli meg, illetve hívja le a szerződés terhére. Tehát eljuttatják az igényeket - általában postán - a Dunavért Kft.-hez, két példányban. Ebből az egyik példány a Dunavért Kft.-nél marad, a másik példányt aláírva vissza kell juttatni a vevőhöz, ezzel tudomásul véve az adott negyedévre vonatkozó mennyiségeket. Amennyiben a nyolc Anyaggazdálkodási Főnökség vagy Záhony közül valamelyik nem juttatja el az igényeit, fontos egy faxban tájékoztatni őket erről a tényről. Lehet ugyanis, hogy az adott negyedévre nincs igényük, viszont az is előfordulhat, hogy rendelésük egyszerűen elveszik a postán. A megrendelés visszaigazolására nincs szükség, ugyanis az aláírt szerződésben foglalt szállítási határidők és fizetési feltételek szerint kell teljesítenie a Dunavért Kft.-nek. Az adott negyedévre vonatkozó igények összegyűjtése után a Dunavért Kft.-nek megrendelést kell küldenie a SIOEN vállalathoz. A SIOEN vállalatot azonban érdemes már a közbeszerzési eljárás elnyerését követően azonnal értesíteni ahhoz, hogy időben fel tudjon készülni a felsőruházatok gyártására, továbbá komolyan vegye a szállítási határidőket. A szállítási határidő megjelölésénél érdemes 1-2 héttel előbbi időpontot megjelölni, így az esetleges csúszások vagy nem várt események sem okozhatnak késést a teljesítésben. A

55

Tóth Krisztina


SIOEN vállalat a megrendelés visszaigazolásában feltűnteti a feladás határidejét, tehát azt az időpontot, amikor a megrendelt termékeket átadja a fuvarozónak. A dokumentációban rögzítve volt a termékek jelölésével kapcsolatban az az elvárás, mely szerint a termékeken maradandóan fel kell tűntetni a gyártó megnevezését, az alapanyag összetételét, a termék méretét valamint a biztonsági vizsgálati jelet (OMMF szám). A Dunavért Kft. a közbeszerzési eljárás folyamán nem használt alvállalkozót, ami azt jelenti, hogy a termékekhez rögzített címkén szállítóként a Dunavért Kft.-nek kell szerepelnie. Legkésőbb a termékek gyártásának megkezdéséig tudatni kell a SIOEN gyártó céget erről az elvárásról ahhoz, hogy a termékekhez szükséges címke előállításánál azon a Dunavért Kft .nevet, valamint az OMMF jelzést feltétlenül feltűntesse. Probléma adódhat a termékek lehívásánál, ugyanis a SIOEN vállalat csak bizonyos mennyiségek megléte estén kezdi el a termékek gyártását. Ezért például ha az S-es méretből rendelt termékek nem érik el a gyártáshoz szüksége minimális mennyiséget, azokat ki kell egészíteni. Ilyen esetben a pluszban megrendelt termékek a Dunavért Kft. raktárában állnak a következő negyedéves kiszállításig, lekötve ezzel a vállalat forgótőkéjét. 2. Az import A SIOEN cég a termékeit DDU paritáson árulja, tehát a fuvarozási költségeket teljes egészében ő állja. Negatívuma ennek a paritásnak az, hogy ilyenkor általában az eladó választja meg a szállítmányozó céget, ebbe a vevőnek beleszólása nincs. Egy rosszul megválasztott szállítmányozó azonban sok kellemetlenséget tud okozni a vevőnek. A Dunavért Kft. a SIOEN vállalattól rendelt termékei gyűjtőforgalomban jutnak el Magyarországra. Ennek hátránya, hogy a gyűjtőkamionok előre meghatározott menetrend szerint indulnak, sok esetben hetente csupán két alkalommal, ezért nehézkessé válik az áru beérkezésének pontos meghatározása. Továbbá számolni kell az áru vámkezelésére fordított idővel is, aminek kalkulálása talán még nehezebb. Sok esetben a vámkezelés több mint egy hetet vesz igénybe. Ennek a problematikának a kiküszöbölésére teljesen új vámkezelési alternatívaként, több speditőr cég is bevezeti az ún. egyszerűsített vámeljárást. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a vámhivatal közvetlen jelenléte nélkül folyik a vámkezelés, mind importban, mind

56

Tóth Krisztina


exportban. Importban az áru felszabadítása / átengedése megelőzi a vámhivatali határozathozatalt, exportban pedig a speditőrök végezhetik el a kiviteli ellenőrzést. A rendszerben nem szükséges a vámhivatal jelenléte, ezáltal rugalmas időbeosztással, tervezhetőbbé válik a vámkezelés, ami versenyelőnyhöz juttatja ezt a szolgáltatást igénybe vevő magyarországi importőröknek valamint exportőröknek. Az egyszerűsített vámeljárás tehát megoldást jelenthet a vámkezelési eljáráshoz szükséges idő lerövidítéséhez, persze ez az Európai Unióhoz való csatlakozás után az Eu-ból importáló vállalatoknak, úgymint a Dunavért Kft.-nek, már nem fog gondot okozni. 3. A beszerzés tárgyának kiszállítása Miután az áru megérkezett a Dunavért Kft. raktárába, azt mennyiségi illetve minőségi vizsgálatnak vetik alá. Amennyiben az áru mindkét vizsgálati szempontnak megfelelt, elkezdődhet az áru méret illetve mennyiség szerinti csoportosítása a nyolc Anyaggazdálkodási Főnökség illetve Záhony számára. Fontos tudni, hogy az árut csak abban az esetben lehet kiszállítani, ha minden egyes darab rendelkezésre áll, ugyanis a MÁV Rt. részszállítást nem fogad el. Az áru szortírozását követően megtörténik a szállítólevelek kiállítása és ezzel a termékek kiszállítása. Nem szabad azonban megfeledkezni a dokumentációban foglalt előírásról, mely szerint a termékre vonatkozó minőségi bizonyítványt és a rendeltetésszerű használatra vonatkozó tájékoztatót a szállítólevélhez csatolni kell. Mivel az ajánlatkérő fenntartja magának a jogot a szállítmányok átadását megelőző, próbaszerű minőségi bevizsgálás lehetőségére, ezért a termékeknek egyenletes minőséget kell képviselniük. A számlázás alapja a leszállított, szállítólevélen átvett, megszámlált, tételesen megállapított mennyiség. A szállítólevélen illetve a számlán is fel kell tűntetni a Dunavért Kft. és a MÁV Rt. között létrejött szállítási szerződés számát. Mivel a megrendelő az így kiállított számla összegét a számla kiállításától számított 30 napos átutalással egyenlíti ki, és mivel a Dunavért Kft. a SIOEN vállalatnak 30 napos átutalással fizet, ezért érdemes arra törekedni, hogy a beérkezett áru minél előbb kiszállításra kerüljön. Ezzel a Dunavért Kft. igyekszik az adott ügylethez kapcsolódó tőke forgásának optimalizálására. 4. Az ügylet utóélete

57

Tóth Krisztina


A teljesítést követően utókalkuláció készítésére is időt kell fordítani, ahol a felmerül költségeket számszerűsítik. Ennek célja az előzetesen számított költségek és az eredmény összevetése a tényleges számokkal. Ezzel a tevékenységgel az ügylet valós haszna mutatkozik meg illetve segíti azoknak a tényezőknek a felkutatását, melyek az esetleges eltéréseket okozták. Ilyen tényező lehet a Dunavért Kft.. esetében az árfolyamváltozás, ugyanis a SIOEN vállalat felé történő fizetési kötelezettségeit euróban egyenlíti ki. Ezért a Forint erősödése pozitívan, gyengülése pedig hátrányosan érintheti a vállalatot. A MÁV Rt. részéről történő késedelmes fizetés növeli az ügylet finanszírozási költségét, ezzel szintén növeleve az ügylettel járó költségeket és kockázatokat. Az utókalkuláció nyomán választ kap a Dunavért Kft.. az ügylettel járó költségcsökkentő valamint költségnövelő tényezőkre, amely a következő üzletek kalkulációs gyakorlatának kialakítását segíti. Az ügylet utóéletéhez tartozik a megfelelő és rugalmas vevőszolgálat működtetése, amely a vevőktől származó esetleges reklamációk intézését segíti. A reklamációk rögzítése segítséget nyújt a későbbi kellemetlenségek elkerüléséhez és hozzájárul a vevői megelégedettség, valamint a Dunavért Kft.. hírnevének növeléséhez.

58

KÖZBESZERZÉS A GYAKORLATBAN EGY KONKRÉT

Recommend Documents