Kwaliteitsjaarverslag 2014
Kwaliteitsjaarverslag 2014
Hoofdlocatie Praktijk voor Logopedie ‘de Leyens’ Orfeoschouw 50 2726 JH Zoetermeer Dependance Praktijk voor Logopedie ‘de Leyens’ -Oosterheem Oosterheemplein 231 F 2721 NC Zoetermeer AGB code: 0500009
M.E. Staal T.E. Schröder M.E. van Velsen Zoetermeer, mei 2015 T.E. Schröder, M.E. Staal & M.E. van Velsen
1
KWALITEITSJAARVERSLAG 1.
INLEIDING ............................................................................................................
2.
PRAKTIJKPROFIEL.............................................................................................
2.1 Algemene gegevens ............................................................................................................... 2.1.1 Organisatievorm / personele bezetting ........................................................................ 2.1.2 Adres / bereikbaarheid ................................................................................................... 2.1.3 Werkgebied ..................................................................................................................... 2.1.4 Behandelvormen / Logopedische verbijzonderingen ................................................. 2.1.5 Continuïteit van de logopedische zorg ........................................................................ 2.2 Cliëntgegevens ....................................................................................................................... 2.2.1 Samenstelling cliëntenpopulatie................................................................................... 2.2.2 Overzicht aandoeningen ................................................................................................ 2.3 Samenwerking met andere disciplines ................................................................................ 2.4 Verantwoordelijkheden .......................................................................................................... 2.5 Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO)............................................
3.
KWALITEIT .......................................................................................................... 3.1 Productdimensie 3.1.1 Overlegstructuren.......................................................................................................... 3.1.1.1 3.1.1.2
3.1.2 3.1.2.1 3.1.2.2 3.1.2.3
Extern overleg ............................................................................................................................ Intern overleg .............................................................................................................................
Deskundigheidsbevordering ....................................................................................... Registratie .................................................................................................................................. Scholing ..................................................................................................................................... Vakliteratuur ...............................................................................................................................
3.2 Procesdimensie ..................................................................................................................... 3.2.1 Overlegstructuren t.b.v.cliënten ................................................................................... 3.2.2 Verslaglegging behandeling .......................................................................................... 3.2.2 Implementatie/ Overdracht van nieuwe behandelmethodes………………………... 3.3 Gebruikersdimensie .............................................................................................................. 3.3.1 Voorlichting .................................................................................................................... 3.3.1.1 3.3.1.2
3.3.2 3.3.2.1
Voorlichting aan de individuele cliënt ........................................................................................ Workshops, voorlichtingsavonden .............................................................................................
Patiëntveiligheid en incidenten ................................................................................... Meldngen van incidenten en het vervolg ....................................................................................
3.3.3 Klachtenbehandeling .................................................................................................... 3.3.4 Wet bescherming persoonsgegevens ........................................................................ 3.3.5 Wachtlijst/ Wachttijd………………………………………………………………………... 3.3.6 Doorverwijzing specifieke cliëntencategorieën ......................................................... 3.3.7 Bereikbaarheid / Openingstijden ................................................................................. 3.3.8 Cliënten enquête ............................................................................................................ 3.3.9 Behandelovereenkomst …………………………………………………………………… 3.4 Maatschappijdimensie .......................................................................................................... 3.4.1 Registratie basisregister / beroepscode .....................................................................
4.
EVALUATIE KWALITEITSBELEIDSPLAN 2012 ................................................
5.
KWALITEITSBELEIDSPLAN 2013 ..................................................................... BIJLAGE I ................................................................................................... Cliëntenenquête 2014 BIJLAGE II…………………………………………………………………….Behandelovereenkomst
2
1.
INLEIDING
In dit kwaliteitsjaarverslag wordt beschreven hoe wij in 2014 vorm hebben gegeven aan de door ons geboden zorg.
De visie van de Praktijk voor Logopedie is: Kwalitatief goede zorg bieden aan mensen met klachten c.q. problemen op logopedisch gebied. Onder hoogwaardige zorg verstaan wij; doelgericht werken, doeltreffendheid, gerichtheid op de cliënt en gerichtheid op de wensen van de cliënt. Hierbij is het verschil tussen wenselijke zorg en de werkelijke aangeboden zorg zo klein mogelijk. Onder tevredenheid verstaan wij; de tevredenheid van de cliënt, tevredenheid van zijn/haar omgeving, tevredenheid van de verwijzers en tevredenheid van de behandelaars.
De doelstellingen van de Praktijk voor Logopedie voor 2015 zijn: -
-
-
De praktijk wil zich blijven profileren door middel van professionaliteit, deskundigheid, goede organisatie en service. Door bij- en nascholing, intercollegiale toetsing en samenwerking met andere disciplines wordt optimale kwaliteit nagestreefd. De logopedisten binnen de praktijk hebben en houden een hoge mate van deskundigheid. Daarnaast blijft het streven binnen de praktijk om naast de verdere ontwikkeling op specifieke vakgebieden ook allround te blijven, waardoor alle stoornissen binnen de praktijk behandeld kunnen blijven worden. De logopedisten binnen de praktijk blijven werken aan de samenwerking met de andere disciplines van de Kinderpraktijk. Een product blijven leveren aan de cliënt dat voldoet aan de door de zorgverzekeraars gestelde eisen. Controleren of de praktijk nog steeds voldoet aan de eisen die de verzekeraar stelt door middel van audits en indien nodig aanpassingen uitvoeren binnen de praktijk. Ouders blijven betrekken bij de behandeling van hun kind. De aandachtspunten uit de Cliëntenenquête 2014 worden op een positieve manier toegepast in de praktijk. De wachttijd van 2 weken in stand houden of verkorten. Kinderen met een logopedische stoornis worden tijdig naar de praktijk verwezen. Logopedie in de particuliere praktijk op een positieve manier op de kaart zetten. Alle logopedistes hebben een herhaling BHV training gevolgd. Papierendossiers worden alleen nog gebruikt voor het bewaren van verwijsbrieven en testformulieren. Alle andere gegevens staan geregistreerd in het software programma. Het up-to-date houden van de website. Het ontwikkelen en uitbrengen van een nieuwsbrief. Het starten van taalgroepjes voor kinderen vanaf 7 jaar. Het starten van fonologische (taal) groepjes voor kinderen van 2,5-3 jaar. Het uitbreiden van de werktijden op de vrijdagavond en de zaterdag. Het starten met een gedigitaliseerde patiënten enquête en het weergeven van de gegevens op de website. Het koppelen van de oncologische website aan de website van de praktijk. Het bekijken van de mogelijkheden van het gebruik van een professionele facebook pagina. Het werken met de Incidentmethode om op een adequate manier met incidenten om te gaan en herhaling te voorkomen. Het bijhouden van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers door middel van functioneringsgesprekken en dit bundelen in een persoonlijk dossier. Het starten met intercollegiale toetsing.
3
Ondertekening praktijkhouders
T.E. Schröder
M.E. van Velsen
M.E. Staal
4
2.
PRAKTIJKPROFIEL 2.1
Algemene gegevens
2.1.1
Organisatievorm / personele bezetting
Juridisch gezien vormt onze praktijk een maatschap, die ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27358597 0000.
Praktijkhouders Medewerkers Waarnemers Stagiaires Ondersteunend personeel Totaal
Fte
Aantal medewerkers
2,5 1,93 0 0 0
3 3 0 0 0
4,43
6
Sinds maart 2014 heeft de praktijk twee medewerksters in dienst en vanaf 1 oktober 2014 drie medewerksters.
2.1.2
Adres / bereikbaarheid
Hoofdlocatie:
Behandelkamers: 3 Materialenruimte:1 (5m2) Kamergroottes: 25 m2, 20 m2, 25 m2 Openingsdagen/-tijden: Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Behandelkamers: 1 Kamergrootte: 24.3 m2 Openingsdagen/-tijden: Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag
Dependance:
08.00-18.00u 08.00-18.00u 08.00-18.00u 08.00-18.00u 08.00-18.00u
08.00-18.00u 08.00-18.00u 08.00-18.00u 08.00-18.00u 08.00-18.00u
De praktijk maakt gebruik van één AGB-code voor beide locaties.
De hoofdlocatie van onze praktijk ligt in de wijk de Leyens te Zoetermeer, Orfeoschouw 50, 2726 JH. De hoofdlocatie is dagelijks geopend van 08.00 uur tot 18.00 uur. Wij zijn op de hoofdlocatie altijd bereikbaar op telefoonnummer 079-3316439 en tijdens behandelingen via een automatische telefoonbeantwoorder. Sinds 1 mei 2013 is de dependance van de praktijk geopend op het adres: Oosterheemplein 231 F, 2721 NC Zoetermeer. Deze praktijk is ook elke dag geopend van 8.00 uur tot 18.00 uur en telefonisch bereikbaar via telefoonnummer 079-2021900 en tijdens behandelingen via een automatische telefoonbeantwoorder. Wij zijn op beide locaties altijd bereikbaar via een automatische telefoonbeantwoorder. Alle binnenkomende telefoongesprekken worden, als er op dat moment niet behandeld wordt, direct opgenomen. Cliënten die een bericht hebben achtergelaten op het antwoordapparaat worden
5
dezelfde dag nog teruggebeld. Tevens zijn wij 24 uur per dag bereikbaar via e-mail
[email protected] of via onze persoonlijke e-mailadressen. 2.1.3
Werkgebied
Onze cliënten zijn hoofdzakelijk afkomstig uit Zoetermeer. Ook in 2014 was merkbaar dat onze cliëntenbestand groeit buiten Zoetermeer. Dit heeft te maken met de kwaliteit en specialisaties die wij nastreven en de tijd die wij in PR steken. Hieronder een afbeelding van de kaart van Nederland met de gebieden waar onze cliënten woonachtig zijn. In 2014 zijn er cliënten van buiten Zoetermeer gekomen voor onze praktijk. Deze mensen zijn woonachtig in Berkel en Rodenrijs, Zoeterwoude, Pijnacker, Rotterdam, ’s Gravenhage, Utrecht en zelfs 1 cliënt uit Boxtel die specifieke hulp van onze logopedist nodig had.
2.1.4
Behandelvormen / Logopedische verbijzonderingen
In onze praktijk vinden individuele en/of groepsbehandelingen plaats. Behandelingen worden, indien geïndiceerd en aangevraagd door de verwijzer, tevens bij de cliënt aan huis verricht. In onze praktijk zijn de volgende verbijzonderingen aanwezig: Spraakafzien, behandeling van dove kinderen met en zonder CI, sensorische informatieverwerking, behandeling van eet- en drinkproblemen, stembehandeling bij transsexualiteit, behandeling van logopedische problemen bij oncologiepatiënten, OMFT, schisis, PROMPT, stotteren bij jonge kinderen en logopedische problemen bij kinderen met AVP, NLD, ADHD en ADD en autisme.
2.1.5
Continuïteit van de logopedische zorg
De continuïteit van de logopedische zorg binnen de logopedie praktijk is gewaarborgd. De maten en werknemers kunnen de logopedische zorg van elkaar overnemen. In vakantieperiodes die langer dan een maand duren zal dit plaatsvinden. Tevens is er een overeenkomst getekend met Mw. L.D. Spoor-Berendrecht, logopediste te Zoetermeer. Mocht een verlof of uitval van een der logopedistes niet binnen 6 weken ingevuld zijn dan zal zij de logopedische zorg overnemen, behalve als het vanaf het begin duidelijk is dat de periode niet langer zal duren dan 6 weken. Mocht in elk verlof na twee weken blijken dat de logopedist voor langere tijd (langer dan zes weken) is uitgeschakeld, dan wordt direct vervanging geregeld.
6
2.2
Cliëntgegevens
In 2014 is de praktijk overgestapt is naar een ander administratiesysteem, Incura, waardoor de cliënt-gerelateerde gegevens op een andere manier weergegeven worden. 2.2.1
Samenstelling cliëntenpopulatie
In 2014 werden er in totaal 792 cliënten behandeld.
geslacht 430 420 410 400 390
mannen
380
vrouwen
370 360 350 340 mannen
vrouwen
Er werden 53 % cliënten van het mannelijk geslacht en 47 % cliënten van het vrouwelijk geslacht behandeld. De verhouding man-vrouw is in 2014 veranderd door de toename van het aantal vrouwelijke cliënten. Dit heeft waarschijnlijk te maken met de toename van het aantal OMFTcliënten die door de orthodontist verwezen zijn. 900 800 700 600 500
vrouwen
400
mannen
300 200 100 0 2014
2013
2012
In vergelijking met 2013 is het aantal behandelde cliënten in 2014 duidelijk toegenomen, namelijk van 680 naar 792. Dit is te verklaren door de uitbreiding in werkdagen op de Orfeoschouw en in
7
Oosterheem. De moderne locatie en de centrale ligging van de hoofdlocatie trekt nog steeds patiënten en de dependance in Oosterheem geeft de patiënten in Oosterheem de kans om in hun eigen wijk logopedische behandeling te krijgen. Patiënten geven aan dit prettig te vinden en de meeste patiënten die in Oosterheem wonen worden nu behandeld in Oosterheem. De keuze is en blijft echter bij de patiënt. In vergelijking met vorig jaar blijkt de groepen gehoor en articulatie (vorig jaar respectievelijk 645 en 2869) in omvang te zijn afgenomen en de groep afwijkend mondgewoonten toegenomen (vorig jaar 741). De toename van het aantal cliënten/behandelingen met afwijkend mondgewoonten komt door de verschuiving van de kinderen met fonetische problemen en afwijkend mondgedrag naar de OMFT-behandeling (prestatiecode afwijkendmondgedrag) en de uitgebreide samenwerking tussen orthodontisten en tandartsen en onze praktijk in het jaar 2014. Aanmeldingen, waarvan duidelijk is, dat voor de benodigde behandeling de specifieke kennis niet in de praktijk aanwezig is, worden doorverwezen. Dit is in 2014 alleen gebeurd als een cliënt ernstig stotterde, als er sprake was van behandeling van lees- en schrijfproblemen zonder fonologische oorzaak of als de cliënt werd aangemeld bij een vroeghulpgroep van Kentalis of Speciaal (Basis) Onderwijs. De leeftijd van de patiënten wordt vanaf nu ingedeeld in de categorieën 0-10, 10-20, 20-30, 30-40,040-50, 50-60, 60-70, 70-80 jaar en 80 jaar en ouder.
aantal cliënten 600 500 400 300 aantal cliënten
200 100 0 0-10 10-20 20-30 30-40 40-50 50-60 60-70 70-80 >80 jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar
Uit bovenstaande tabellen blijkt dat ook in 2014 de meeste cliënten vallen in de leeftijdsgroep van 0 tot 10 jaar. De praktijk vindt het belangrijk ook de volwassenen, de groepen vanaf 20 jaar en ouder, te blijven behandelen. In 2013 is speciaal aandacht besteed aan PR voor deze groep en het geschikt houden van de wachtkamer voor deze groep.
8
2.2.2
Overzicht aandoeningen
In 2013 en 2014 werden in onze praktijk de volgende type zorg gegeven: 2013
Type zorg Taalontwikkelingsstoornis 1Articulatiestoornis Afwijkende mondgewoonten Hoorstoornis Stemstoornis Stotteren Dysarthrie Broddelen Afasie Geen diagnose Overige stoornissen Stoornis in spreektempo
2014
Individuele Groepsbehandelingen behandelingen 4203 0 2869 0 741
0
645 452 270 64 30 24 10 7 5
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Individuele Groepsbehandelingen behandelingen Taalontwikkelingsstoornis 4392 0 Articulatiestoornis 2721 0 Afwijkende 1256 0 mondgewoonten Stemstoornis 685 0 Hoorstoornis 434 0 Stotteren 222 0 Dysarthrie 40 0 Broddelen 39 0 Nasaliteit 31 0 Afasie 18 0 Stoornis in spreektempo 6 0 Overige stoornissen 2 0 Geen diagnose 1 0 Type zorg
In totaal werden in 2013 in totaal 9320 behandelingen en in 2014 in totaal 9847 behandelingen uitgevoerd. Gemiddeld werd een cliënt in 2013 13,7 keer behandeld en in 2014 12,4 keer. Dat is duidelijk minder en kan worden verklaard door de nieuwe efficiëntere manier van dossiervoering die samenhangt met de AUDIT.
2.3
Samenwerking met andere disciplines
Wij werken veelvuldig samen met de volgende disciplines: kinderarts, KNO-arts, huisarts, orthodontie, tandartsen, diëtetiek, fysiotherapie, osteopathie, orthopedagogie en psychologie. Alle maten doen vanaf 2010 mee aan een multidisciplinair overleg in Zoetermeer. Onze drie werkneemsters nemen ook deel aan deze vergaderingen. Dit overleg is teruggebracht naar 1 keer per zes weken en het doel van dit overleg is, indien nodig, de multidisciplinaire benadering van een cliënt in de leeftijd van 0 tot 18 jaar te maximaliseren en tevens het verbeteren van de patiënttoegankelijkheid van het pand en de gedeelde verantwoordelijkheid van de partijen, ten behoeve van de patiënt en de omgeving binnen het pand, te waarborgen.
2.4
Verantwoordelijkheden
Alle logopedisten in onze praktijk zijn verantwoordelijk voor de logopedische zorg aan hun eigen cliënten. Contact met verwijzers en de correcte rapportage in het EPD van cliënten wordt door de betrokken logopedist onderhouden en bijgehouden. De eindverantwoordelijkheid voor de behandelingen van de werkneemsters ligt bij de maten. De praktijkhouders zijn verantwoordelijk voor management, PR en organisatorische zaken. De financiële administratie wordt door de praktijkhouders verzorgd. Een accountantskantoor verzorgt de jaarcijfers van 2014 en deze jaarcijfers zijn in begin 2015 in aanwezigheid van alle maten met de accountant besproken. 2.5.
Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO)
Alle logopedisten werken volgens de rechten en plichten die zijn vastgelegd in de WGBO. De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) beschrijft de rechten en plichten van cliënten in de zorg. De WGBO is van belang voor iedereen die met medische zorg te maken
9
krijgt. Zodra een arts een patiënt gaat onderzoeken of behandelen, is sprake van een geneeskundige behandelingsovereenkomst. Ook medische keuringen vallen onder de WGBO. De wet is bedoeld om de positie te versterken van patiënten die medische zorg nodig hebben.
3.
KWALITEIT
De kwaliteitsparagraaf van dit verslag is onderverdeeld in vier dimensies van kwaliteit: product -, proces -, gebruikers -, en maatschappijdimensie. De dimensies hebben betrekking op aspecten van de organisatie.
3.1
Productdimensie
De productdimensie betreft de criteria van de logopedische zorg en de resultaten van deze zorg. Aspecten die hieronder worden verstaan zijn deskundigheid zoals overleg en scholing.
3.1.1
Overlegstructuren
3.1.1.1
Extern overleg
Kwaliteitskring Alle 3 praktijkhouders en de drie werkneemsters nemen deel aan de kwaliteitskring voor Logopedisten te Zoetermeer. Een kwaliteitskring is een intercollegiaal overleg voor logopedisten. De kwaliteitskring waar de praktijkmedewerkers aan deelnemen, bestaat uit 15 logopedisten werkzaam in een vrije vestiging. De kwaliteitskring heeft in 2014 v 5x vergaderd gedurende 3 uur. Tijdens de bijeenkomsten van de kwaliteitskring(en) zijn de volgende kwaliteitsinstrumenten/ agendapunten aan de orde gekomen: Aandacht en inhoudelijk overleg Audit, vakinhoudelijke verdieping; transparanter maken van de beroepsgroep en profilering van de praktijken; kwaliteitsverbetering van elke individuele praktijk en als kring; op de hoogte blijven van recente ontwikkelingen van de NVLF en de zorgverzekeraars en het up-to-date houden van de KVLZ website. Tevens hebben een aantal logopedisten van de kring een presentatie gehouden over hun eigen specialisatie of over nieuw behandelmateriaal. De doelstellingen van de KVLZ zijn behaald. Lidmaatschap beroepsvereniging In onze praktijk zijn alle logopedisten lid van de Nederlandse Vereniging voor Logopedie en Foniatrie. Relevante landelijke- en regionale vergaderingen / studiedagen worden door minimaal één van de in onze praktijk werkzame logopedisten bezocht. Vakinhoudelijke werkgroepen In 2014 zijn door de logopedisten geen vakinhoudelijke werkgroepen bezocht. 3.1.1.2
Intern overleg
In 2014 vond maandelijks in de praktijk een overleg plaats over inhoudelijke thema´s. Er wordt maandelijks overlegd over huishoudelijke zaken, casuïstiek, behandelmethodes, financiën, behandel- en testmateriaal. In 2014 stonden ook de eisen van de Audit centraal en is in december 2014 de Vrijwillige kwaliteitstoets aangevraagd.
10
3.1.2
Deskundigheidsbevordering
3.1.2.1
Registratie
In onze praktijk zijn alle logopedisten geregistreerd in het basisregister. 4 logopedisten staan nu geregistreerd in het kwaliteitsregister en de werkneemsters zijn geregistreerd in het basisregister. De in onze praktijk werkzame logopedisten zijn verplicht geregistreerd te blijven in het kwaliteitsregister, wat betekent dat aan de minimale na- en bijscholingseisen en werkomvang wordt voldaan. 3.1.2.2
Scholing
In 2014 is de volgende scholing gevolgd door praktijkmedewerkers: - Logopedie en OMFT en tandheelkunde - Eet- en drinkproblemen bij kinderen met een beperking - Logopedie OMFT Verdiepingscursus - Onbegrepen stemklachten Groot en Selten Stem therapie
- Workshop wijs met letters, kleuters en beginnende geletterdheid - Bedrijfshulpverlening - Boekhoudcursus In cura 3.1.2.3
Vakliteratuur
Het maandelijkse tijdschrift “ Logopedie en Foniatrie “ is aanwezig. Er zijn andere inhoudelijke naslagwerken aanwezig. Tevens is het mogelijk om op internet inhoudelijke informatie op te vragen. Daarnaast zijn de praktijkhouders lid van de Linkedin Logopediegroep en Facebook logopedie groep om op de hoogte te blijven van de nieuwste informatie, artikelen, gangbare zaken rondom Logopedie en Zorg en up to date blijven voor het aanschaffen van nieuw materiaal.
3.2
Procesdimensie
Aspecten behorende bij de dimensie proces zijn onder andere: efficiëntie, effectiviteit, zelfwerkzaamheid en creativiteit.
3.2.1
Overlegstructuren t.b.v. cliënten
Er vindt dagelijks zowel intern als extern overleg plaats tussen logopedisten in de praktijk, leerkrachten, intern begeleiders en verwijzers met als doel de behandeling te optimaliseren. Indien nodig vindt dit overleg ook buiten de praktijk plaats.
3.2.2
Verslaglegging behandeling
Om de continuïteit van zorg te kunnen garanderen wordt er in de praktijk gewerkt met uitgebreide dossiervoering, zowel op papier als in de computer. In 2014 is er een grote overgang gemaakt om meer verslaglegging en gegevens te documenteren in het EPD Incura. Voor de verslaglegging aan verwijzers maken wij gebruik van door de beroepsvereniging ontwikkelde formats in het software programma Incura.
11
3.2.3
Implementatie / overdracht van nieuwe behandelmethodes
Zoals in paragraaf 3.1.2.2. (scholing) is omschreven volgen alle in onze praktijk werkzame logopedisten na- en bijscholing. Wij vinden het belangrijk dat de opgedane kennis binnen de praktijk wordt overgedragen en tevens wordt geïmplementeerd in de geboden zorg. Intern overleg en kennis uit scholing in 2014 heeft geleid tot de ontwikkeling van nieuwe inzichten. In 2014 is de screeling Afasietest en de myoscanner aangeschaft.
3.3
Gebruikersdimensie
Omschrijving van de gebruikersdimensie is de mate waarin product en proces zijn afgestemd op de gerechtvaardigde wensen en verwachtingen van cliënten. We verstaan hieronder voorlichting, keuzevrijheid, bereikbaarheid, servicegerichtheid.
3.3.1
Voorlichting
3.3.1.1
Voorlichting aan de individuele cliënt
Informatiebrochures In onze wachtkamer zijn er informatiebrochures aanwezig op het gebied van stem, spraak, taal en gehoor. Daarnaast worden er, indien nodig, uitgebreidere informatiebrochures verstrekt, die aansluiten bij de klacht van de cliënt. Dit laatste gebeurt echter als aanvulling op de mondeling verstrekte informatie die afgestemd is op de individuele patiënt. Profileren van de logopedische praktijk De naamsbekendheid van de Praktijk is goed. Dit zorgt voor voldoende patiënten-aanbod. Ook zijn de maten zeer actief in het bezoeken van scholen. Daarnaast is de Praktijk te vinden via de eigen website an de praktijk, Internet, de Gouden Gids, het telefoonboek, de website van de Kring Logopedisten Zoetermeer, de website van de praktijk en de website van de NVLF. De nieuwe website is begin 2014 geactiveerd en is een professionele, duidelijke goed werkende site waar alle informatie over de praktijk en de logopedisten wordt verschaft. 3.3.1.2
Workshops, voorlichtingsavonden
Voorlichtingsavonden Voorlichting geven over de logopedische werkzaamheden aan de verschillende disciplines van de Kinderpraktijk, speltherapeuten en voorlichting op scholen aan leerkrachten, IB-ers en RT-ers, orthodontisten, tandartsen en kinderdagverblijven.
3.3.2
Patiëntveiligheid en incidenten
In 2013 heeft de praktijk de checklist ‘Hoe veilig is uw praktijk’ ingevuld. Daar kwamen geen bijzonderheden uit naar voren. Ook heeft één van de maten in november 2013 de elearningcursus ‘Patiëntveiligheid: wat en hoe?’ gevolgd en met positief resultaat afgerond. Deze patiëntveiligheid is ook in 2014 naar de Auditnormen doorgevoerd in de praktijk. 3.3.2.1
Melding van incidenten en het vervolg
In geval van een melding wordt eerst bepaald wat de ernst en de relevantie van de klacht is. Als de melding zo ernstig is dat meteen actie nodig is, wordt die meteen ondernomen, anders worden de meldingen verzameld en tijdens het maandelijkse maatschapsoverleg behandeld. Het incident wordt geanalyseerd, er worden verbeteracties opgesteld en tijdens het volgende maatschapsoverleg wordt het resultaat teruggekoppeld. De maatschap vindt het belangrijk dat er
12
openheid over incidenten is binnen de maatschap, zodat men van anderen kan leren. Indien nodig wordt er advies gevraagd aan mensen/organisaties buiten te maatschap. De veiligheid en het belang van de patiënt staat hierbij altijd voorop.
3.3.3
Klachtenbehandeling
Het klachtrecht voor cliënten is vastgelegd in de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector. Onze praktijk hanteert de voor de beroepsgroep gebruikelijke klachtenregeling. De cliënten worden standaard over de klachtenregeling geïnformeerd. De folder met betrekking tot de klachtenregeling ligt in de wachtkamer ter inzage. In de dependance hangt de klachtenfolder zichtbaar in de behandelkamer. In 2014 hebben wij geen schriftelijke klachten van cliënten ontvangen. 3.3.4
Wet bescherming persoonsgegevens
In 2014 gebruikten wij een geautomatiseerde en papieren dossiervoering. Beide dossiers worden 15 jaar bewaard. Zowel de administratieve gegevens, nodig voor de declaratie naar de zorgverzekeraar, als belangrijke zorginhoudelijke gegevens worden geregistreerd. Van digitale gegevens wordt dagelijks een back-up gemaakt. In december 2013 is de praktijk gestart met het software programma Incura. Dit programma voldoet aan alle eisen die door de wet en de zorgverzekeraars gesteld worden en het gebruik is in 2014 voortgezet en geoptimaliseerd. 3.3.5
Wachtlijst / wachttijd
De wachttijd bedroeg maximaal 2-8 weken afhankelijk van de mogelijkheden van de cliënt. Het streven van de praktijk was een wachttijd van 4 weken en normaliter leverde dit in 2014 geen problemen op. Echter, bij cliënten die moeilijker te plaatsen waren bedroeg de wachttijd ongeveer 8 weken. De Dependance staat in een grote kinderrijke omgeving en de cliënten konden onze praktijk met veel gemak vinden. Vaak konden cliënten direct geplaatst worden. Bij de aanwezigheid van een wachtlijst werd de cliënt steeds gewezen op de mogelijkheid om op de Hoofdlocatie direct terecht te kunnen. Acute aandoeningen werden in 2014 per direct geplaatst. 3.3.6
Doorverwijzing specifieke cliëntencategorieën
In 2014 zijn er enkele doorverwijzingen gedaan naar stottercentra of stottertherapeuten. Er zijn verder geen andere doorverwijzingen geweest, aangezien er voldoende kennis en ervaring in de praktijk aanwezig is. 3.3.7 Bereikbaarheid / Openingstijden Wij zijn dagelijks geopend van 08.00 uur tot 18.00 uur. Wij zijn altijd bereikbaar via een automatische telefoonbeantwoorder op telefoonnummer 079-3316439 (hoofdvestiging) of op 079-2021900 (dependance). Alle binnenkomende telefoongesprekken worden, als er op dat moment niet behandeld wordt, direct opgenomen. Cliënten die een bericht hebben achtergelaten op het antwoordapparaat worden dezelfde dag nog teruggebeld. Tevens zijn wij 24 uur per dag bereikbaar via de algemene info e-mail of op onze persoonlijke e-mail.
13
3.3.8
Cliëntenenquête
Om onze praktijk te evalueren werd in het verslagjaar een enquête onder de cliënten gehouden. Door de 6 logopedisten zijn de gegevens aangeleverd. In totaal zijn het de gegevens van 167 personen. De verdeling was: M. van Velsen 30; E. van Marle 8; W. Otterspeer 4; J. de Pater 15: T. Schröder 52 en M. Staal 58.
slecht/redelijk vraag 1 vraag 2 vraag 3 vraag 4 a vraag 4 b vraag 5 vraag 6 vraag 7 vraag 8 vraag 9 vraag 10 vraag 11 vraag 12 vraag 13 vraag 14 vraag 15
neutraal/voldoende 0 0 3 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0
goed/zeer goed 5 4 16 18 4 7 2 0 1 2 3 4 0 3 13 3
nvt 120 36 143 168 98 143 164 166 165 164 163 163 165 134 127 159
11 90 5 40 65 16 1 1 1 1 1 0 1 30 26 5
De gegevens worden verder uitgewerkt in patiënttevredenheidsonderzoek 2014.
3.3.9
Behandelovereenkomst
In de praktijk maken wij gebruik van een behandelovereenkomst die voldoet aan de gestelde eisen van de NVLF zie bijlage II. 3.4
Maatschappijdimensie
Met maatschappijdimensie wordt bedoeld de mate waarin product en proces voldoen aan de gerechtvaardigde verwachtingen van de belanghebbenden. Aspecten van de dimensie maatschappij zijn onder andere gezondheidseffecten en het kwaliteitsregister.
3.4.1
Registratie basisregister / beroepscode
In onze praktijk zijn 4 logopedisten geregistreerd in het kwaliteitsregister en 2 logopedisten in het basisregister. Zij onderschrijven de landelijke beroepscode.
14
4.
EVALUATIE KWALITEITSBELEIDSPLAN 2014
De doelstellingen van de Praktijk voor Logopedie voor 2014 waren: - De praktijk wil zich blijven profileren door middel van professionaliteit, deskundigheid, goede organisatie en service. Door bij- en nascholing, intercollegiale toetsing, evaluatieformulieren en samenwerking met andere disciplines wordt optimale kwaliteit nagestreefd. - De logopedisten binnen de praktijk hebben en houden een hoge mate van deskundigheid. Daarnaast blijft het streven binnen de praktijk om naast de verdere ontwikkeling op specifieke vakgebieden ook allround te blijven, waardoor alle stoornissen binnen de praktijk behandeld kunnen blijven worden. - De logopedisten binnen de praktijk blijven werken aan de samenwerking met de andere disciplines van de Kinderpraktijk. - Een product blijven leveren aan de cliënt dat voldoet aan de door de zorgverzekeraars gestelde eisen. - Controleren of de praktijk nog steeds voldoet aan de eisen die de verzekeraar stelt door middel van audits en indien nodig aanpassingen uitvoeren binnen de praktijk. - Ouders blijven betrekken bij de behandeling van hun kind. - De aandachtspunten uit de Cliëntenenquête 2014 worden op een positieve manier toegepast in de praktijk. Het aanpassen van de Cliëntenenquête gebeurt naar aanleiding van de verkregen informatie. - De wachttijd van 2 weken in stand houden of verkorten. - Kinderen met een logopedische stoornis worden tijdig naar de praktijk verwezen. - Logopedie in de particuliere praktijk op een positieve manier op de kaart zetten. - Het openen van een dependance van de praktijk in de wijk Oosterheem, waar veel patiënten wonen. - Alle logopedistes hebben een BHV training gevolgd. - Papierendossiers worden alleen nog gebruikt voor het bewaren van verwijsbrieven en testformulieren. Alle andere gegevens staan geregistreerd in het software programma. - Het aannemen van een tweede logopediste in loondienst. - Het lanceren van de nieuwe website.
Productdimensie De praktijk wil zich blijven profileren door middel van professionaliteit, deskundigheid, goede organisatie en service. Door bij- en nascholing, intercollegiale toetsing, evaluatieformulieren en samenwerking met andere disciplines wordt optimale kwaliteit nagestreefd. Door middel van de juiste selectie van na- en bijscholing complete up-to-date zorg bieden aan alle patiënten. Indien nodig gebeurt dit in samenwerking met andere disciplines. Doel De logopedisten binnen de praktijk hebben en houden een hoge mate van deskundigheid. Daarnaast blijft het streven binnen de praktijk om naast de verdere ontwikkeling op specifieke vakgebieden ook allround te blijven, waardoor alle stoornissen binnen de praktijk behandeld kunnen blijven worden. Subdoel Iedere logopedist binnen de praktijk volgt per jaar minimaal 20 SBU's na- en bijscholing in een voor de logopedist en praktijk relevant onderwerp. Subdoel Het bezoeken van vakinhoudelijke werkgroepen door een of meerder logopedisten uit de maatschap. Doel De logopedistes binnen de praktijk blijven werken aan de samenwerking met de andere disciplines van de Kinderpraktijk. Subdoel Door de intensievere samenwerking met andere disciplines kan snellere diagnostiek en behandeling plaatsvinden.
15
Doel Een product blijven leveren aan de cliënt dat voldoet aan de door de zorgverzekeraars gestelde eisen. Subdoel Controleren of de praktijk nog steeds voldoet aan de eisen die de verzekeraar stelt door middel van audits en indien nodig aanpassingen uitvoeren binnen de praktijk. Evaluatie: Alle logopedistes hebben in 2014 minimaal 20 SBU’s gehaald met na- bijscholing.
Procesdimensie Doel Ouders blijven betrekken bij de behandeling van hun kind. Subdoel Na ieder herhalingsonderzoek wordt bij 100 % van de kinderen in de praktijk met de ouders een gesprek gevoerd, waarin de vorderingen / verdere therapieplanning en verwachtingen van de ouders en de logopedist worden besproken. Subdoel Ouders, indien mogelijk, tijdens de logopedische behandeling betrekken bij het oefenen, zodat ze thuis de oefening kunnen oefenen. Evaluatie: Dit doel is behaald en is een van de voorwaarden voor de Audit. Dit blijft een speerpunt van de praktijk.
Gebruikersdimensie Doel De wachttijd van 2 weken in stand houden of verkorten. Subdoel Door de goede naam van de praktijk is er altijd een wachtlijst. De eisen die gesteld worden door cliënten, werkgevers en scholen leggen druk op bepaalde behandeluren. Door uitleg, uitbreiding en het aanbieden van alternatieven wordt de wachttijd verkort. Subdoel Door het werken met 6 logopedisten is de wachtlijst voor cliënten verkort. Doel Kinderen met een logopedische stoornis worden tijdig naar de praktijk verwezen. Subdoel In 2014 is bij minimaal 2 instanties een presentatie gehouden over de normale en afwijkende spraaken taalontwikkeling of andere logopedische stoornissen. Evaluatie: Dit is een onderdeel van de voorwaarden van de Audit die plaats zal vinden in maart 2015. Maatschappijdimensie Doel Het werken met het computersysteem Incura , zoals de zorgverzekeraars stellen, zodat de praktijk audit-proof is en blijft. Subdoel Voldoen aan alle gestelde eisen aan het computersysteem volgens de regels van de zorgverzekeraars. Doel Logopedie in de particuliere praktijk op een positieve manier op de kaart zetten. Subdoel PR op scholen en bij artsen en specialisten door uitleg te geven over de mogelijkheden van logopedische behandeling. Doel Het bijhouden van de website. Subdoel De bekendheid van logopedie en de mogelijkheden binnen onze praktijk zichtbaar maken.
Evaluatie: Doel behaald
16
5.
KWALITEITSBELEIDSPLAN 2015
De doelstellingen 2015: - De praktijk wil zich blijven profileren door middel van professionaliteit, deskundigheid, goede organisatie en service. Door bij- en nascholing, intercollegiale toetsing en samenwerking met andere disciplines wordt optimale kwaliteit nagestreefd. - De logopedisten binnen de praktijk hebben en houden een hoge mate van deskundigheid. Daarnaast blijft het streven binnen de praktijk om naast de verdere ontwikkeling op specifieke vakgebieden ook allround te blijven, waardoor alle stoornissen binnen de praktijk behandeld kunnen blijven worden. - De logopedisten binnen de praktijk blijven werken aan de samenwerking met de andere disciplines van de Kinderpraktijk. - Een product blijven leveren aan de cliënt dat voldoet aan de door de zorgverzekeraars gestelde eisen. - Controleren of de praktijk nog steeds voldoet aan de eisen die de verzekeraar stelt door middel van audits en indien nodig aanpassingen uitvoeren binnen de praktijk. - Ouders blijven betrekken bij de behandeling van hun kind. - De aandachtspunten uit de Cliëntenenquête 2014 worden op een positieve manier toegepast in de praktijk. - De wachttijd van 2 weken in stand houden of verkorten. - Kinderen met een logopedische stoornis worden tijdig naar de praktijk verwezen. - Logopedie in de particuliere praktijk op een positieve manier op de kaart zetten. - Alle logopedistes hebben een herhaling BHV training gevolgd. - Papierendossiers worden alleen nog gebruikt voor het bewaren van verwijsbrieven en testformulieren. Alle andere gegevens staan geregistreerd in het software programma. - Het up-to-date houden van de website. - Het ontwikkelen en uitbrengen van een nieuwsbrief. - Het starten van taalgroepjes voor kinderen vanaf 7 jaar. - Het starten van fonologische (taal) groepjes voor kinderen van 2,5-3 jaar. - Het uitbreiden van de werktijden op de vrijdagavond en de zaterdag. - Het starten met een gedigitaliseerde patiënten enquête en het weergeven van de gegevens op de website. - Het koppelen van de oncologische website aan de website van de praktijk. - Het bekijken van de mogelijkheden van het gebruik van een professionele facebook pagina. - Het werken met de Incidentmethode om op een adequate manier met incidenten om te gaan en herhaling te voorkomen. - Het bijhouden van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers door middel van functioneringsgesprekken en dit bundelen in een persoonlijk dossier.
17
Bijlage I:
Cliëntenenquête 2014
Wilt u zo vriendelijk zijn de onderstaande vragen te beantwoorden. We zullen uw antwoorden gebruiken om de kwaliteit van de praktijk te verbeteren. 1) Waarom heeft u voor onze praktijk gekozen? ………………………………………………………………………………………….. 2) Heeft u de locatie van de praktijk makkelijk kunnen vinden? ............................................................................................................................. Zo niet, heeft u tips of adviezen? .......................................................................................................................... 3) Zou u de praktijk aanraden? …………………………………………………………... 4) Heeft uw aanmelding plaatsgevonden via de telefoon, via de e-mail of via de website? ……………….. Voor het beantwoorden van de volgende vragen kunt u het juiste antwoord omcirkelen. 1= slecht 2= redelijk 3= neutraal 4= voldoende 5= goed 6= zeer goed 1 2 3 4 5 6 nvt 1) Hoe vond u het telefonisch aanmeldingsgesprek? 0 0 0 0 0 0 0 2) Hoe vond u de aanmelding via de e-mail? 0 0 0 0 0 0 0 3) Hoe vond u de duur van de periode dat u moest wachten voordat de therapie startte? 0 0 0 0 0 0 0 4) Hoe vond u de bereikbaarheid van de praktijk gedurende de behandelperiode? - Per telefoon 0 0 0 0 0 0 0 - Per e-mail 0 0 0 0 0 0 0 5) Hoe ervaart u het dat de telefoon tijdens de behandeling niet wordt opgenomen? 0 0 0 0 0 0 0 6) Is er voldoende tijd en aandacht besteed aan uw hulpvraag? 0 0 0 0 0 0 0 7) Hoe heeft u uw contact met de logopedist ervaren? 0 0 0 0 0 0 0 8) Hoe heeft u de behandelingen ervaren? 0 0 0 0 0 0 0 9) Hoe vond u de gebruikte materialen en methodes? 0 0 0 0 0 0 0 10) Bent u tevreden over het resultaat van de behandelingen? 0 0 0 0 0 0 0 11) Hoe vond u het aantal gegeven behandelingen ten opzichte van het behaalde resultaat? 0 0 0 0 0 0 0 12) Hoe vond u de sfeer in de praktijk? 0 0 0 0 0 0 0 13) Hoe vond u de behandelkamer? 0 0 0 0 0 0 0 14) Hoe vond u de wachtkamer? 0 0 0 0 0 0 0 15) Hoe vond u de hygiëne in de praktijk? 0 0 0 0 0 0 0 16)Heeft u vragen en/ of opmerkingen? ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………
Datum:………………………
Naam:…………………………………………. Vriendelijk bedankt!
18
Bijlage II:
Belangrijke informatie/behandelovereenkomst
Belangrijke informatie / behandelovereenkomst Op verzoek van uw zorgverzekeraar wordt met u als cliënt of als ouder| verzorger van een cliënt een behandelovereenkomst gesloten. Het gaat hierbij om afspraken met betrekking tot de logopedische behandeling. Bij het eerste bezoek vragen wij u mee te nemen:
Een verwijsbrief van de huisarts, specialist, orthodontist| tandarts Een identiteitsbewijs of kopie uittreksel uit het geboorteregister
Van sommige zorgverzekeraars mag u via Directe Toegankelijkheid Logopedie (DTL) bij onze praktijk terecht. Dit houdt in dat u geen verwijsbrief nodig hebt. U kunt dit nakijken in uw polis of contact met ons opnemen. Wij vragen u veranderingen zoals wijziging in uw adres, telefoonnummer, huisarts en verzekering zo snel mogelijk aan ons door te geven. Logopedie valt onder de basisverzekering. De meeste zorgverzekeraars vergoeden ons de behandelingen rechtstreeks. Volwassenen dienen rekening te houden met het verplichte eigen risico. Behandeling volgens afspraak De behandelingen vinden plaats volgens afspraak en dienen bij verhindering minimaal 24 uur van te voren te worden afgezegd of uiterlijk voor 17.00 uur de dag ervoor te worden afgezegd. Afmelden kan telefonisch op telefoonnummer 079-3316439 (Locatie Orfeoschouw) of 079-2021900 (Locatie Oosterheem) of per email :
[email protected]. Te laat afgezegde of niet nagekomen afspraken (ook bij ziekte) worden niet door de zorgverzekeraar vergoed en daarom bij u in rekening gebracht. Het tarief voor de niet nagekomen afspraken bedraagt € 38,03. Dit is het standaard tarief voor logopedie vastgesteld door de NZA. Behandelafspraken U bent/ uw kind is verwezen in verband met klachten op het gebied van: . . . . . . . . . . . . . . . . De behandeling zal plaatsvinden in de praktijk met een frequentie van 1 of 2 maal per week. Een behandeling duurt een half uur, waarvan wij 25 minuten samenwerken en 5 minuten besteden aan verslaglegging en administratie. Van u verwachten we opkomst en actieve deelname. Bereikbaarheid Voor het maken en afzeggen van een afspraak is de praktijk altijd telefonisch bereikbaar. Bij afwezigheid en tijdens de behandeling nemen wij de telefoon niet op en vragen wij u de voicemail in te spreken onder vermelding van uw naam en telefoonnummer en de naam van de logopedist voor wie u belt. Audio-en video-opnamen Eventuele audio- en video-opnamen worden alleen voor behandeldoeleinden gebruikt. Klachten over uw logopedist Als er klachten zijn, die niet met uw logopedist zijn op te lossen, dan kunt u zich wenden tot de Nederlandse Vereniging voor Logopedie en Foniatrie, www.nvlf.nl.
19
Toestemming voor het uitwisselen van gegevens Zoals gebruikelijk worden behandelverslagen naar uw huisarts/verwijzer gestuurd. Volgens de wet hebben wij uw toestemming nodig om mondeling/schriftelijk informatie en gegevens uit te wisselen met andere deskundigen en direct betrokkenen anders dan uw huisarts/verwijzer. Wij doen dit alleen met het doel om de logopedische begeleiding en behandeling van u of uw kind zo goed mogelijk te kunnen laten verlopen. Zo nodig wordt in overleg met u contact opgenomen met school, audiologisch centrum, verwijzer e.d. Goed overleg en afstemming levert een belangrijke bijdrage aan het slagen van de logopedische behandeling. Meld het gerust als u vragen, opmerkingen of ideeën heeft Bewaartermijnen patiëntengegevens Patiëntgegevens worden gedurende 15 jaar bewaard. Na 15 jaar worden de patiëntengegevens vernietigd door de praktijkhouder. Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) In deze praktijk werken wij conform WGBO (voor informatie www.nvlf.nl).
Door ondertekening verklaart u met al het bovenstaande akkoord te gaan. Datum:
.........................
Geboortedatum:
.........................
Naam cliënt:
.........................
Naam logopedist:
.........................
E-mailadres:
.........................
Handtekening(en) cliënt | ouders | wettelijke vertegenwoordigers: .........................
Wij hopen op een prettige samenwerking!
20