Kvalita systému řízení v institucích terciárního vzdělávání

Vysoké učení technické v Brně

Kvalita systému řízení v institucích terciárního vzdělávání Národný seminár Vnútorné systémy zabezpečenia kvality Bratislava, 25.4.2013

Aleš Nosek

Definice: Kvalita Kvalita  kvalita služby/výrobku (produktu)  kvalita člověka  kvalita systému  kvalita činností/procesů

OMEZENÍ, REGULÁTORY

Systém  prvky  vazby  účel

ZÁKAZNÍK interní, externí

MŠMT

TERCIÁRNÍ INSTITUCE

Vstupy Výstupy Produkty

Výstupy Produkty

SUBPROCESY

Výzkumné instituce

???

ZDROJE

Zaměstnavatelé

Definice: Kvalita

POSUZOVATEL UČITEL

ČAS POSOUZENÍ

KVALITA STUDENTA

EXISTUJÍCÍ CHARAKTERISTIKY

KVALITA ABSOLVENTA

ČAS POSOUZENÍ

POSUZOVATEL ZAMĚSTNAVATEL

EXISTUJÍCÍ CHARAKTERISTIKY

Kvalita je stupeň splnění požadavků souborem inherentních charakteristik (ČSN EN ISO 9000:2006)

Kvalita systému řízení  principiálně se musí věnovat úsilí činnostem, ve kterých kvalita vzniká  není možné se zaměřovat pouze na výsledný produkt  kvalita se musí neustále zabezpečovat v rámci stanoveného systému vhodným logickým způsobem, který přináší přidanou hodnotu, přes všechny zúčastněné  pokud bude kvalitně nastavený systém řízení, tak lze předpokládat, že budou i kvalitní výstupy/produkty, které uspokojí příslušné zainteresované strany  systematické a pravidelné přezkoumávání činností instituce ve vztahu ke stupni vyspělosti systému řízení (excelence řízení)

Kvalita systému řízení Generické požadavky pro kvalitní systém řízení

Hodnocení (vnitřní, vnější) TERCIÁRNÍ INSTITUCE

Co máme splnit? SUBPROCESY

Systémy managementu kvality – Požadavky

Možné cesty dosáhnutí cíle

Co se dělá? Jak se co dělá? Čeho se dosahuje?

Model excelence EFQM EUA, CAF, EQUIS, QUESTE-SI, aj.

Systémy managementu kvality - Požadavky  praxí v soukromém a státním sektoru byly zformulovány nejosvědčenější požadavky pro zajištění předpokladů pro kvalitní systém řízení = norma ČSN EN ISO 9001:2009 (norma)  obecné požadavky, které když organizace splní, tak ji dávají předpoklady, že bude mít kvalitní systém řízení  norma definuje, co má být splněno, ale nestanovuje, jakým způsobem mají být tyto požadavky prakticky naplněny/vyřešeny  nový systém, který bude izolovaný ve stávajícím systému řízení a vše, co doposud bylo vykonáváno musí být změněno = logický nesmysl  instituce si musí svůj systém řízení „promítnout do shody s normou“

Systémy managementu kvality - Požadavky  nezastupitelná je role kvalifikované osoby (doporučení), která je hybnou silou při implementaci systému, spravování a neustálém zlepšování  všichni zaměstnanci instituce se podílejí na kultuře kvality  každá organizace má svůj systém řízení, svoje pravidla fungování (pokud není nově založena)  je tento systém ve shodě s mezinárodním standardem ČSN EN ISO 9001:2009?  certifikační proces nezávislou a akreditovanou firmou = posouzení shody vymezeného systému řízení instituce s požadavky standardu ČSN EN ISO 9001:2009

Model excelence EFQM  organizace chce zjistit komplexní úroveň kvality systému řízení = předpoklady/přístupy vzhledem k výsledkům (kde je instituce na cestě k excelenci)  systematické a opakované přezkoumávání pro zhodnocení celkového pohledu výkonnosti a stupně vyzrálosti systému řízení (manažerský nástroj)  klíčové silné stránky a množina příležitostí pro zlepšování vzhledem k vizi a poslání instituce  dobrovolný 9 kriteriální rámec (5 kritérií: Předpoklady, 4 kritéria: Výsledky)  záleží pouze na instituci, jak Model excelence EFQM využije (Národní ceny kvality, finanční zdroje, řízení on-line)

Model excelence EFQM  neustálé zlepšování systému řízení institucí po malých krocích  příklad příležitosti pro Kritérium 3: Pracovníci

zlepšování

v

systému

řízení

–

viz

např.:

 aplikace pro cíl, pro který byl navržený a musí se používat s rozumem podle konkrétních potřeb a možností institucí

Zkušenosti z implementace ČSN EN ISO 9001:2009 na Vysokém učením technickém v Brně PROČ? Proč chce vedení shodu systému řízení s mezinárodními požadavky na systém managementu kvality/(proces certifikace)?

 průhlednost a transparentnost systému managementu  účelný a efektivní způsob řízení, deklarace důvěryhodnosti  zvyšování úrovně kultury kvality  návaznost na mezinárodně uznávané standardy, marketing, prestiž  neustálé zlepšování /udržitelnost kvality systému řízení  konfrontování vlastního systému zpětné vazby s názorem vnějšího nezávislého subjektu = získávání cenných podkladů pro další zlepšování

Zkušenosti z implementace ČSN EN ISO 9001:2009 na Vysokém učením technickém v Brně CO? Co bude předmětem certifikace (rozsah)? Identifikovat procesy/organizační jednotky:  potřebné pro systém managementu kvality, tzn. procesy pro řídicí činnosti, poskytování zdrojů, realizace produktu, monitorování (měření), analyzování a zlepšování

FAKULTY

REKTORÁT

MŠMT

aj.

FAKULTY

aj. KOLEJE A MENZY

Zkušenosti z implementace ČSN EN ISO 9001:2009 na Vysokém učením technickém v Brně JAK? Jak zajistit shodu s normou? Jak se připravit na certifikaci systému managementu? 1) Zmapování a analýza zmapovaných procesů  požadavek nejvyššího vedení na zmapování veškerých činností (fáze I)  sběr dat o procesech po stanovených organizačních jednotkách, tzn., že jsou realizovány příslušné schůzky s vlastníky procesů po vybraných organizačních jednotkách  Výhoda: Zjištění velkého množství informací o tom, v jakém stavu jsou procesy  Nevýhoda: Možná následná složitost a nepřehlednost v případě velkého množství procesů při „vytváření/skládání“ kompletních procesů přes různé organizační jednotky Poznámka: Tento přístup není v souladu se zásadami mapování, protože teoreticky správně by se mělo mapovat po procesech. Na druhou stranu v praxi je toto někdy jedinou možností, jak zjistit, co se v instituci děje.

Zkušenosti z implementace ČSN EN ISO 9001:2009 na Vysokém učením technickém v Brně JAK? Jak zajistit shodu s normou? Jak se připravit na certifikaci systému managementu? 1) Zmapování a analýza zmapovaných procesů Schůzky: rektor, prorektoři, kvestor, vedoucí organizačních jednotek, vlastníci procesů:  určování potřeb a očekávání zákazníků (návaznost na politiku kvality, cíle kvality a procesy)  stanovení seznamu hlavních, řídících a podpůrných procesů (spolupráce = vlastníci procesů)  mapování a modelování procesů na základě vhodně zvolené rozlišovací úrovně  procesní mapa  organizační struktura, poradní a pracovní skupiny  řídící dokumentace (aktuální seznam, dostupnost, archivace, aktualizace, revize)

Zkušenosti z implementace ČSN EN ISO 9001:2009 na Vysokém učením technickém v Brně JAK? Jak zajistit shodu s normou? Jak se připravit na certifikaci systému managementu? 1) Zmapování a analýza zmapovaných procesů  cca 400 procesů, IS, přístupová práva, aktualizace, živý systém

Zkušenosti z implementace ČSN EN ISO 9001:2009 na Vysokém učením technickém v Brně JAK? Jak zajistit shodu s normou? Jak se připravit na certifikaci systému managementu? 2) Zajištění shody stávajícího systému řízení s normou (Příručka kvality-PK)  porovnání požadavků normy se systémem řízení  SHODA = popis stávajícího systému do PK, odsouhlasení nejvyšším vedením  NESHODA = návrh nového systémového řešení (schválení varianty řešení, nulové náklady, finance podle rozhodnutí nejvyššího vedení)  PŘIPOMÍNKY = příležitosti pro zlepšování  EXCELENCE = případné rozšíření na další procesy, využití know-how

Zkušenosti z implementace ČSN EN ISO 9001:2009 na Vysokém učením technickém v Brně JAK? Jak zajistit shodu s normou? Jak se připravit na certifikaci systému managementu? 2) Zajištění shody stávajícího systému řízení s normou (Příručka kvality-PK)  tematické rámcové informace o realizovaných/plánovaných/zlepšujících akcích  Informační systém - PROCESY  Řízení dokumentů  Řídící dokumentace  Hodnocení a rozvoj zaměstnanců  Interní audity systému managementu kvality  Zpětná vazba od zainteresovaných stran  Reporting klíčových ukazatelů výkonnosti

Zkušenosti z implementace ČSN EN ISO 9001:2009 na Vysokém učením technickém v Brně JAK? Jak zajistit shodu s normou? Jak se připravit na certifikaci systému managementu? 3) Certifikační audit  interní systémový audit prvního a druhého stupně  schůzky pro top vedení, vedoucí zaměstnance, aj. (obecné a specifické informace, terminologie)  výběrové řízení (platná akreditace ČIA pro CZ-NACE 85)  certifikační audit byl realizovaný v rozsahu 2 dnů v počtu 3 externích certifikačních auditorů (metodický pokyn ČIA)  zpráva z auditu prvního a druhého stupně  zpráva byla analyzována nejvyšším vedením VUT v Brně a byly stanoveny další úkoly pro nápravu slabých míst, připomínek a zajištění doporučení pro zlepšování

Zkušenosti z implementace ČSN EN ISO 9001:2009 na Vysokém učením technickém v Brně JAK? Jak zajistit shodu s normou? Jak se připravit na certifikaci systému managementu? 4) Správa a neustálý rozvoj systému řízení  CERTIFIKÁT = „třešnička na dortu“, zásadní je mít nastavená pravidla řízení, tak aby systém fungoval účelně a efektivně a přinášel instituci dlouhodobý úspěch uvnitř i navenek  systém řízení instituce ve shodě s požadavky normy je pouze vytvořením „základů domu“, na kterých lze stavět další patra. V případě řízení kvality je toto nekonečná práce, kdy v podstatě je trvale stavěn „dům, který má nekonečné množství pater“ a který slouží svému/společenskému účelu

Ztotožnění vedení/zaměstnanců k přístupům systému managementu kvality → kultura kvality SYSTÉM MANAGEMENTU KVALITY, vymezuje Příručka kvality ORGANIZACE ZÁKAZNÍK

Potřeby a očekávání

Politika, cíle kvality

externí

ZÁKAZNÍK interní

Potřeby a očekávání

PROCES

PROCES

AKCE PROTI NESHODÁM

PROCES

PROCES

MĚŘENÍ PROCESŮ

= Náprava + prevence

VLASTNÍK PROCESU = odpovědnost + pravomoce Neustálé zlepšování systému

ZDROJE PROCESU

Zkušenosti z aplikace Modelu excelence EFQM na Vysokém učením technickém v Brně  EFQM European Foundation for Quality management (Evropská nadace pro management kvality)  účelem je zvýšení konkurenceschopnosti evropských organizací a dosahování jejich trvale udržitelné excelence  rok 1988, kdy 14 čelních představitelů tehdy nejvýznamnějších evropských organizací → model manažerské úspěšnosti  Model excelence EFQM jako sebehodnotící rámec byl poprvé představen v roce 1991 a od roku 1992 se stal podkladem pro účast v Ceně EFQM za excelenci  Vize: Svět, ve kterém jsou evropské společnosti vnímány jako měřítka trvale udržitelného ekonomického růstu  Mise: Povzbuzovat lídry organizací, kteří se chtějí rozvíjet, sdílet zkušenosti a inovovat, aby využívali Model excelence jako společný rámec  Poslání: Vést organizace k následování koncepce excelence jako společné evropské základny pro jejich směřování k trvalé excelenci

Zkušenosti z aplikace Modelu excelence EFQM na Vysokém učením technickém v Brně

Zkušenosti z aplikace Modelu excelence EFQM na Vysokém učením technickém v Brně

TERCIÁRNÍ INSTITUCE

Proces vnitřního hodnocení

Zpráva Zpráva 1

Zpráva 2

Proces vnějšího hodnocení

Proces vnějšího hodnocení Zpráva

Zkušenosti z aplikace Modelu excelence EFQM na Vysokém učením technickém v Brně Praktická realizace vnitřního hodnocení

            

rozhodnutí nejvyššího vedení jmenování manažera vnitřního hodnocení harmonogram vnitřního hodnocení (team, činnosti, časový plán) úvodní školení pro skupiny zaměstnanců týmový (individuální) sběr dat průběžná kompletace informací silné a slabé stránky (přednosti a příležitosti pro zlepšování) zpráva o vnitřním hodnocení analýza zprávy a stanovení akcí pro zlepšování úrovně systému řízení plán/realizace dalších vnitřních hodnocení (doporučená perioda 1rok/2 roky) … Národní cena kvality ČR (externí hodnotitelé) …

Zkušenosti z aplikace Modelu excelence EFQM na Vysokém učením technickém v Brně Nutné teoretické předpoklady:

      

proaktivní podpora vedení mít jasné zdůvodnění proč lídři jednají jako vzory úsilí o zjištění opravdové úrovně systému řízení zodpovědný přístup s cílem poznání reality týmová práce, volba týmu pochopení přístupů aplikovatelnosti/myšlení o systému řízení     

Základná koncepce excelence Kritéria Radar-Předpoklady: Solidní, Integrovaný, Uplatněný, Strukturovaný, Měření, Učení se a kreativita, Zlepšování a inovace Radar-Výsledky: Rozsah a relevantnost, Integrita, Členění, Trendy, Cíle, Porovnání, Důvěra Bodové hodnocení – Národní cena kvality ČR

 promítnutí se instituce do kriteriálního rámce  časové možnosti zúčastněných osob  odborná terminologie

Vysoké učení technické v Brně

Děkuji za pozornost Kontakt: Ing. Aleš NOSEK, Ph.D. Útvar kvality - vedoucí REKTORÁT Vysoké učení technické v Brně Antonínská 1 / 601 90 Brno Česká republika Tel.: +420 541 145 241 [email protected] / www.vutbr.cz 25

Bibliografie  ČSN EN ISO 9000:2006. Praha: Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví, c2006. 64 s.  ČSN EN ISO 9001:2009. Praha: Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví, c2010. 56 s.  Kolektiv autorů. Model excelence EFQM 2010. 1 vyd. Praha: EFQM/Česká společnost pro jakost, 2009. 32s. ISBN 978-90-5230-522-0.  Kolektiv autorů. Model excelence EFQM 2013. 1 vyd. Praha: EFQM/Česká společnost pro jakost, 2012. 30s. ISBN 978-90-5236-698-2.  www.efqm.org  www.csq.cz