Korte handleiding: standaarden factuurgegevens

Korte handleiding: standaarden factuurgegevens

Vereiste factuurgegevens PO-FACTUREN Leveranciersnaam

Nuttige tips • De leveranciersnaam moet overeenkomen met de “PO Voor” (POTo)-naam op andere Colgate/Hill's PO’s. • Als je leveranciersnaam of adres is gewijzigd ten opzichte van de gegevens op de PO, gelieve dan contact op te nemen met de Colgate/Hill's-inkoper of de commercieel verantwoordelijke om de wijziging van de leveranciers-masterdata op gang te brengen.

Leveranciersadres

• Het leveranciersadres moet overeenkomen met het “PO Voor” (PO To)-adres op andere Colgate/Hill's PO's. • Als de factuur wordt opgemaakt door een afdeling, gebruik dan het afdelingsadres. • Als uw leveranciersnaam of -adres is gewijzigd ten opzichte van de gegevens op de PO, gelieve dan contact op te nemen met de Colgate/Hill's-inkoper of de commercieel verantwoordelijke om de wijziging van de leveranciers-masterdata op gang te brengen.

E-mailadres van de leverancier

• Deze informatie is niet vereist. Echter, door de opgave van een emailadres zijn wij in staat om contact met u op te nemen in geval van problemen met de verwerking van uw facturen.

BTW ID nr van de leverancier Specificatieadres en bankgegevens • Information

Colgate/Hill’s voert uitsluitend betalingen uit op basis van de specificatieadressen of bankgegevens die voorkomen in onze leveranciers-masterdata. Als er wijzigingen aan deze gegevens vereist zijn, neemt u dan aub contact op met uw Colgate/Hill’s-inkoper of de commercieel verantwoordelijke om de wijziging van de leveranciersmasterdata op gang te brengen. • OPMERKING: het opgegeven specificatieadres of de opgegeven bankgegevens op facturen die zijn ingediend via het Tungstensysteem vormen geen afdoende berichtgeving of afdoend wijzigingsverzoek aan Colgate/Hill’s. Juridische Eenheid van Colgate/Hill’s • U dient de juiste Juridische entiteit van Colgate/Hill’s te selecteren (Tungsten-account voor de aankoper) wanneer u een factuur (Legal Entity) indient: • Zie Appendix I aan het eind van dit document voor de inventarisatie van de Juridische Entiteiten van Colgate/Hill’s Europa met hun juiste Tungsten-aankoperaccountnummers.


Vereiste factuurgegevens PO-FACTUREN Leveradres moet overeenkomen met de informatie op de PO.

Factuurnummer

Factuurdatum Aankooporder (Purchase Order PO)

Nuttige tips • Straat, Stad, Staat/Provincie, Postcode en Land. • Voor Webform-leveranciers hebben wij standaard he t le ve rad re s van o nz e P O in h et syst ee m . U dient het juiste Land en de staat/provincie te selecteren. • Colgate/Hill’s kan per factuur slechts één PO-referentie verwerken. Indien u factureert voor meedere PO's, dient voor iedere PO een aparte factuur met een uniek factuurnummer te worden ingediend. • Factuurnummer/ referentie mag maximaal 16 karakters tellen. • Factuurdata in de toekomst zijn niet toegestaan.

• Het PO-nummerformaat: (prefix van twee karakters + 45 of 75 plus 8 numerieke karakters) • Colgate/Hill’s aanvaardt slechts één PO-referentie op iedere factuur. Facturen met meedere PO-referenties zullen worden afgewezen. U ontvangt een e-mailbericht van het from Tungsten-systeem on u te informeren over de nodige wijzigingen aan de factuur opdat deze met succes kan worden ingediend bij Colgate/Hill’s. PO-positie(s)/line item-nummer(s) • De PO Line item-referentie moet zijn vervat voor ieder item dat van de PO wordt gefactureerd aan Colgate/Hill’s. Voor ingeval dergelijke informatie ontbreekt, heeft Colgate/Hill’s aan T un gst en ge vraagd o m d e vo lge n d e “ ge ge ve n svert alin g” d o o r t e vo e re n : o Facturen voor PO’s met één enkele regel zullen worden toegepast op de PO line item-referentie op de PO o Bij facturen met meedere PO line items zal Tungsten proberen om het Colgate/Hill’s materiaal (“M”)-nummer op uw factuur te matchen met het unieke PO line item voor het M-nummer waarnaar wordt verwezen o Als het M-nummer verschijnt op meerdere regels op de PO, dan zullen deze facturen worden afgewezen. U krijgt een emailbericht van Tungsten om u te informeren over de ontbrekende informatie die is vereist om uw factuur met succes in te dienen bij Colgate/Hill’s. Beschrijving en productcode van de goederen of diensten (moeten overeenkomen met de PO op line item-niveau)


Nuttige tips Vereiste factuurgegevens PO-FACTUREN Het aantal gefactureerde items per • Als de factuur betrekking heeft op een PO met reeks van 75 met de PO line item-nummer moet zijn valuta als meeteenheid, gelieve dan de waarde van de vervat in iedere factuurregel. gefactureerde diensten en een eenheidsprijs “1.” te vermelden in het aantallenveld. • Gelieve de volgende afspraak voor PO line item-nummers na te leven: o PO met reeks van 45: PO l ine i tem- r e f e r e n t i e s a l s v e e l v o u d v a n 10 (bijv. 10, 20, 30, enz.) o PO met reeks van 75: PO line item-referentie zijn opeenvolgend (bijv. 1, 2, 3, 4, enz.) Factureringsvaluta moet overeenkomen met de PO-valuta PO Currency Eenheidsprijs/-kosten

Meeteenheid moet overeenkomen met de PO-meeteenheid Indien deze van toepassing zijn, dienen kosten voor binnenkomende vrachten duidelijk te zijn vermeld in een aparte factuurregel

Belastingbedrag, indien van toepassing Prijs-/aantallenkortingen

• Als de factuur betrekking heeft op een PO met een reeks van 75 met de valuta als meeteenheid, dient de eenheidsprijs altijd “1.” te zijn. • A l s de factuur betrekking heeft op een PO met een reeks van 75 (PO's met de valuta als meeteenheid), dan is de te gebruiken meeteenheid de PO-valuta. • Als de vrachtkosten niet worden vervat in de prijs van de aangekochte goederen, dan zal Colgate/Hill’s-PO een unieke PO line item voor mogelijke vrachtkosten bevatten. Gelieve dit PO line item-nummer te gebruiken om vrachtkosten te factureren aan Colgate/Hill’s. • Als het unieke vracht line item niet vervat was in de PO, gelieve dan contact op te nemen met de Colgate/Hill’s- aanvrager teneinde de PO te wijzigen zodat u uw facturen zonder problemen kunt indienen. • Vrachtkosten die als een “speciale regel” op uw factuur staan, dienen te worden goedgekeurd door de commercieel verantwoordelijke.

• Prijs-/ a a n t a l l e n k o r t i n g e n m o g e n u i t s l u i t e n d o p h e t PO line item-niveau te worden vermeld . • Als een korting wordt toegepast op het hoofdingniveau van de factuur, dan zult u een afwijzingsbericht ontvangen van Tungsten met het verzoek om de korting toe te passen op PO line itemniveau.

Korte handleiding: standaarden factuurgegevens Netto- en totaal factuurbedrag


Vereiste factuurgegevens PO-FACTUREN Relevant leverbonnummer en leverdatum

Indienen van bijlagen bij uw factuur is mogelijk.

Nuttige tips • Leverbon- en datareferenties mogen alleen worden vermeld op het PO line item-niveau van de factuur.

• Bijlagen om gefactureerde bedragen te staven kunnen worden toegevoegd aan uw factuur. Tungsten beperkt bijlagen tot: o Maximum aantal bijlagen: vijf (5) o Maximale grootte: 12 MB • Geïntegreerde leveranciers wordt verzocht de Tungsten training video inzake het toevoegen van bijlagen te bekijken.

PO-CREDIT NOTA’S

•

Naast de vereiste informatie op een factuur, O moeten credit nota's apart te worden opgesteld en duidelijk te worden gemarkeerd als een “credit nota” O moeten credit nota’s te verwijzen naar:  De originele PO  Het originele factuurnummer.


Vereiste factuurgegevens NON-PO-FACTUREN Naam en e-mailadres van de • aanvrager moeten op facturen zonder PO te worden vermeld Juridische Eenheid van Colgate/Hill’s • (Legal Entity)

Leveranciersnaam en -adres

Nuttige tips Dit is met name van belang voor geoorloofde facturen zonder PO. Alleen geldige e-mailadressen met @colpal.com of @hillspet.com of @gaba.com worden aanvaard. U dient de juiste Juridische Entiteit van Colgate/Hill’s (Tungsten aankopersaccount) te selecteren bij het indienen van facturen. Zie Appendix I aan het eind van dit document voor de inventarisatie van de Juridische Entiteiten van Colgate/Hill’s Europa ten opzichte van hun juiste Tungsten aankopersaccountnummer.

• dient overeen te komen met de leveranciersnaam in onze vendor master data. • Als uw leveranciersnaam of -adres is gewijzigd ten opzichte van de gegevens op de PO, gelieve dan contact op te nemen met de Colgate/Hill's-inkoper of de commercieel verantwoordelijke om de wijziging van de leveranciers-masterdata op gang te brengen.

BTW ID nr van de leverancier Specificatieadres en bankgegevens • Colgate/Hill’s voert uitsluitend betalingen uit op basis van de specificatieadressen of bankgegevens die voorkomen in onze leveranciers-masterdata. Als er wijzigingen aan deze gegevens vereist zijn, neemt u dan aub contact op met uw Colgate/Hill’sinkoper of de commercieel verantwoordelijke om de wijziging van de leveranciers-masterdata op gang te brengen. • Het opgegeven specificatieadres of de opgegeven bankgegevens op facturen die zijn ingediend via het Tungsten-systeem vormen geen afdoende berichtgeving of afdoend wijzigingsverzoek aan Colgate/Hill’s; een dergelijk verzoek dient te worden ingediend middels bovenvermeld referentieformulier voordat u de factuur indient. Factuurnummer Factuurdatum Beschrijving van de goederen of diensten Aantal gefactureerde items moet op iedere factuurregel te worden vermeld.

• • •

Factuurnummer/ -referentie mag maximal 16 karakters tellen. Factuurdata in de toekomst zijn niet toegestaan. moet voor alle line items op de factuur worden vermeld.

• Als de factuur betrekking heeft op een PO met een reeks van 75 met de valuta als meeteenheid, dient de eenheidsprijs altijd “1.” te zijn.

Korte handleiding: standaarden factuurgegevens Factureringsvaluta

•

moet overeenkomen met de PO-valuta in onze vendor master data. Afwijkingen worden teruggestuurd naar de leverancier om te worden gecorrigeerd. Eenheidsprijs/-kosten • Voor diensten zonder PO, dient de eenheidsprijs altijd “1”te zijn en dient het aantal de waarde van de uitgevoerde diensten te zijn. Meeteenheid moet overeenkomen • Voor diensten zonder PO gebruikt u “/per” als meeteenheid. met de PO-meeteenheid PO Unit of Measure Belastingsbedrag, indien van toepassing


Vereiste factuurgegevens NON-PO-FACTUREN Prijs-/aantallenkortingen

Nuttige tips • Prijs-/ aantallenkortingen mogen uitsluitend op het PO line itemniveau te worden vermeld. • Als een korting wordt toegepast op het hoofdingniveau van de factuur, dan zult u een afwijzingsbericht ontvangen van Tungsten met het verzoek om de korting toe te passen op PO line itemniveau.

Netto- en totaal factuurbedrag Indienen van bijlagen bij uw factuur • Bijlagen om gefactureerde bedragen te staven kunnen worden is mogelijk. toegevoegd aan uw factuur. Tungsten beperkt bijlagen tot: o Maximum aantal bijlagen: vijf (5) o Maximale grootte: 12 MB • inzake het toevoegen van bijlagen te bekijken.Tungsten trainingvideo inzake het toevoegen van bijlagen te bekijken.

CREDIT ZONDER PO

NOTA’S

• Naast de vereiste informatie op een factuur: o moeten credit nota's apart te worden opgesteld en duidelijk te worden gemarkeerd als een “credit nota” o moeten credit nota’s verwijzen naar het originele factuurnummer.. Bovenvermelde gegevens zijn belangrijk en worden vereist door Colgate/Hill’s om uw factuur snel te kunnen verwerken en deze op tijd te kunnen betalen. Als er belangrijke informatie ontbreekt op uw factuur, zal Tungsten uw factuur niet kunnen accepteren en dus ook niet aan Colgate/Hill’s kunnen doorspelen. Uw factuur zal in dat geval worden teruggestuurd met opgaaf van de reden van deze mislukking.

Korte handleiding: standaarden factuurgegevens

Recommend Documents