KÖLTÖZTETÉSI LOGISZTIKA MOVING LOGISTICS
K ÉSZÍTETTE : Oltványi Gábor József (QASEL9) PPKE-ITK, elektronikus kereskedelem Logisztika vizsgadolgozat 2010. január
1
1.
K ÖLTÖZKÖDÉS
„Felszedte a sátorfáját…” – mondjuk, amikor valaki mindenével együtt eltávozik. De mi is az a minden, amit magával visz? Amíg sátorban laktak, elég volt a sátrat összecsomagolni. De ha már lakásban, rendes életkörülmények között él az ember, egyre több ingósága van, sőt, aki megengedheti, számtalan luxuscikkel díszítheti csodapalotáját. Igen ám, de mi történik, ha az élet úgy hozza, hogy költözködni kell? A megszokott napi tárgyaink nem maradhatnak, nem mehetnek enyészetnek… Aztán a bútoraink – ragaszkodjunk-e hozzájuk? Ki fogja lakásunk minden egyes berendezését összecsomagolni, elszállítani az új otthonunkba? Hogyan óvhatjuk meg törékeny étkészletünket, antik képeinket? Hogyan szállítjuk el a zongorát?... És mit kell tennünk, ha külföldre költöznénk az egész családdal? Milyen eszközre bízzuk a szállítást? Ki intézkedik a vámkezelésről – kimenetelkor, illetve a célországba való településkor? Egyéb adminisztrációk? Háziállatok? Továbbá: ha cégünk költözne az egész irodával, informatikai hálózattal, hogyan oldanánk meg? Sőt, honnan szerzünk be annyi csomagolóanyagot, hogy mindez biztonságos legyen? Egyáltalán mi jó csomagolóanyagnak? És mi lesz a belőle származó hulladékkal, miután beköltöztünk? Amint látjuk, igencsak nagy horderejű a témakör. És nem csoda, hogy az embereknek egy igencsak stresszes időszaka, amikor költözködnek – rengeteg energiájukat bele kell adniuk. Ilyenkor már szinte alig tudnak másra gondolni. Hiszen alapvető igényük, hogy az új lakás otthonuk legyen. Így már régóta foglalkoznak a témával különböző kisebb-nagyobb cégek is. Némelyek egyszerűbb költöztetéseket bonyolítanak le, városon belül, így az adminisztrációjuk is jóval egyszerűbb, de vannak olyan cégek is, akik az egész országra kiterjedve is költöztetnek, sőt sok internacionális költöztető cég is várja ügyfeleit. A fent említett problémákra tehát mindegyikőjüknek kell valamilyen megoldást találni, ha minél inkább tehermentesíteni szeretnék a költözködőket. És természetesen az igényesebb szolgáltatásuk ellenében több bevételt remélhetnek…
2
Egy dal és egy történet is eszembe jut a költöztetés fontosságáról. Az alábbi dalt Halász Judit énekelte egy nemrégi lemezén: Lakáscsere címmel, és a kisgyermekről szól, aki nem igazán tudja megérteni, mi is történt, amikor elköltöztek. A szövege: Szép lett, anyu, nagyon, az új lakásunk,
S a játéküzlet ott a sarki házban,
hiszed, vagy nem, de máris szeretem!
úgy hívogat a szép nagy kirakat.
Úgy érzem, hogy az égbe repülök fel,
Ha beragad, mint otthon is, az ajtónk,
ha érkezünk, s a liftet kezelem.
megvárom ott, amíg majd kiragad.
Csillával óriás sarokszobánk van,
A játszótér sincs, hidd el, messze innen,
a fürdő éppen, mint az uszoda.
bár eltakarja most a ház fala.
S az erkélyről a forgalom az utcán -
Egész jó itt, csak azt szeretném tudni,
a zaj, akár a mágnes, húz oda!
Mikor mehetünk végre már haza?...
A történet pedig az gondos költöztetőről szól, aki nem a saját izzadtságát és fáradságát hangoztatja, hanem szépen, érzéssel, emberséggel pakolgatja a bútorokat, amikor dolgozik. Meg is kérdezték tőle, hogyhogy nem fárad el, hogy bír ilyen kedvességgel szólni a tulajdonoshoz? „Meg kell látni, mi a dolgok möge!” – mondta, és el is árulta a nagy titkot: a költözés mindig nagyon fölkavarja az emberek lelkivilágát, olyankor mindig érzékenyebben reagálnak, ő tudja, hogy milyen nagy dolog ez az ő életükben. Amikor tehát pakol, mindig arra gondol, hogy milyen jó lesz az új otthonába költöző embernek.
2.
M EGFONTOLÁSOK a) I NTERNLOGISZTIKAI
BESOROLÁS
–
TERMELÉS VAGY SZOLGÁ LTATÁS ?
A költöztetés a logisztikai rendszerek között sajátos helyet foglal el. Nem a klasszikus termelői rendszerbe tartozik (amiben az anyagáramlást a beszerzés, termelés, értékesítés folyamatai adják), hanem a inkább szolgáltatások közé, amik terméket nem bocsátanak ki (csak hulladékot). Viszont el lehet különíteni a többi szolgáltatástól is, (ahol a kórházak, szállodák, és az egyéb lakossági szolgáltatások szerepelnek), mivel itt nem egy helyben történő minőségi változás adja a szolgáltatást, hanem pont az anyagáramlás, mint a termelői rendszereknél. Tehát akár a két ág között is elképzelhetjük, mint szállítói szolgáltatást. 3
(Talán merész absztrakció lenne az a hasonlat, ha termelési folyamatként úgy fogjuk fel a költöztetést, hogy a beszállító és a vevő ugyanaz, aki a saját tulajdonát szállítja be, és a termelés során a másik oldalon kiveszi. Ha pedig a szolgáltatások felől közelítjük, a minőségi változást itt a hely változtatása jelentené.)
Belső logisztika
Termelői vállalat
Szolgáltató vállalat Költöztetés
beszállító áruvétel
vevő termelés
kiszállítás
raktár beszerzés
termelés
- szolgáltatás (emberi tényezők,) - anyagáramlások: ingóságok vándorlása
N L SZ BR
AR L S
ER
HR
Z
ellátás
A költöztetés egy egyszeri, nem rendszeres szállítási folyamat, ami minden ügyfélnél teljesen különbözik, szemben a termelési logisztikával, ahol rendszeres, és egységes szállítás történik. Az egész folyamatban nagy jelentőségű az emberi tényező – a fölméréstől kezdve a be- és kicsomagoláson át az ellenőrzésekig és az áru utánkövetéséig megjelennek emberigényes feladatok. Tulajdonképpen kész termék kerül ki a rendszerből, ami közben érték- és anyagváltozáson is keresztülmegy a csomagolás révén, ezt pedig ugyanúgy vevő veszi meg.
b) K ÖLTÖZTETÉSI
L OGISZTIKA
A logisztika meghatározásából levezetve a költöztetési logisztika egy olyan üzleti folyamat és szolgáltatás megszervezése és kivitelezése, ami az ügyfelek kérésére a vagyontárgyaik elszállítását (áramlását) biztosítja a megfelelő minőségben és pontossággal. Megkülönböztetjük az ügyfelek szerint az irodai költöztetést, illetve a személyes ingóság költözést. Továbbá létezik belföldi (local, domestic), és külföldi (international) költöztetés. Az utóbbinál pedig beszélünk be- és kitelepülésről (import, export).
4
c) K ÉRDÉSEK Mi mindenre is kell gondolnia, tehát, egy költöztető vállalatnak? Először is, hogy milyen messze tud költöztetni – városi, országos, kontinentális, vagy akár ennél is nagyobb távolságban? Ha már nagyobb cég, milyen a belső hierarchiája? (Egy nemzetközi költöztető cég részlegeit lásd a következő alpontban.) Milyen egyéb kapcsolathálózata van a cégnek? Hol történjen a szállítás? Földön, vízen, levegőben, vegyesen? Melyiknek mik a lehetőségei, előnyei, hátrányai? Ezek alapján milyen árajánlatot tudnak adni az ügyfélnek? Törékeny tárgyakat hogyan szállítanak? Háziállatokat? Kell-e raktározni? A hulladék (csomagolóanyag) tárolása és elszállítása hogyan történik? A szállítás folyamán felmerülő vám-ügyeket hogyan intézik? Az ügyfelek számának bővítése érdekében kapcsolatba állnak-e ügynökökkel?
d) R ÉSZLEGEK ( DEPARTMENTS ) – üzletkötők (sales) – árajánlat-készítők (quoting) – szállítmányozási ügyintézők (operation) – csomagoló-költöztető részleg (moving) – fizikai munka – pénzügyi osztály (finance) – belső ellenőrző (controlling) – management (marketing, HR) – informatikai részleg (IT) – további társvállalatok (elhelyezkedési tanácsadó, költöztető ügynök, „cargo”-cég, IT, stb.)
3.
A KÖLTÖZTETÉS FOLYAMATA
Az alábbi folyamatábra-táblázat egy részletes költöztetési folyamatot szemléltet – megjegyzésekkel, ahol erre szükség volt. Egy két hosszabb magyarázat található a 4. pontban.
5
Export
Import 0. Előkészítő folyamatok Helyszínre kimennek, megsaccolják a térfogatot, súlyt, hozzáférést, amit dokumentálnak.
1. Felmérés és dokumentáció (értékesítő, felmérő)
Akár távoli központból is adhatnak árajánlatokat – a szállítási módok lehetőségeitől függően akár többet is
2. Árajánlatok készítése 3. Szerződés aláírása
Írásos forma (email/papiros)
4. Munkafolyamat megnyitása a belső nyilvántartási rendszerben
Árajánlatra épül!
5. Részletes költözési adatok bevitele
fölmérés, kapcsolat, fizetés mód, extrák, csomagolás/szállítás napja, célhely adatai
6. Csomagolás napjának tervezése 7. Ügyféllel a dátumok és a fizetési mód egyeztetése export, import vámkezelés, biztosítás, célhely adatai
8. Email az ügyfélnek a vám- és biztosítás-ügyek kérdőíveivel 9. Ha előrefizetés szükséges, számla kiállítás és fizetés intézés
tipp az előzetes mérések alapján, van-e túlsúlyos vagy méretes, a lakáshoz való hozzáférés, extrák, múzeumi engedély antik tárgyakra, törékenyek előrecsomagolása – becslések
10. Csomagolóanyagok beszerzése 11. Speciális vámügyi papírok (visa, antik tárgy, alkohol kérdése)
múzeumi/zenei anyag ha az ügyfél igényt tart rá, valamennyi személyes holmiját maga is csomagolhatja
12. Előcsomagolás kiszállítása, biztosítás és extrák megerősítése
email/telefon
13. Dátum és idő megerősítése (telefon/emailen)
14.A. Behozatali követelmények elküldése 14.B. Ezek ellenőrzése
import engedélyek, antik tárgyak, alkohol, visa
15. Szállítási ár véglegesítése 16. Munkafolyamat jelentés készítése 6
17. Szállító járművek lefoglalása 18. Csomagolás, pakolás 19. Összes szállítási kérdőív feltöltése a rendszerbe 20. Pakolás utáni jelentés készítése
térfogat, listák, biztosítás, vámpapírok, munkadíj
21. Térfogat újraellenőrzése, extra költségek jóváhagyása 22. Raktározás jóváhagyása az ügyféllel, ill. a célállomás ügynökével 23. Zöld lámpa az induláshoz 24. Indulás ütemezése 25.A. Előfigyelmeztetés küldése 25.B. és fogadása 26.A. Visszaigazolás kérése 26.B. Indulás visszaigazolása 27. Érkezés visszaigazolása 28. Kiszállítás lefoglalása (célhely speciális körülményei, időpont) 29. Dátum és idő megegyezés az ügyféllel 30. Munka jelentés készítése munkadíj, útközben fölmerülő egyéb költségek…
31. Kézbesítés 32. A végső díjak jóváhagyása, rögzítése 33. Munkafolyamat felülvizsgálata 34. Érkezés visszaigazolása 35. Kézbesítés visszaigazolása (ProofOfDelivery feltöltése) 36. Munkafolyamat lezárása Utófeladatok
7
4.
A FOLYAMAT RÉSZLETEI a) E LŐKÉS ZÍTŐ
ÉS UTÓLAGOS FELADATOK
A csomagolóanyagok raktárának karbantartása, az anyagok rendszeres
beszerzése.
A
szállító
gépjárművek
raktárának
előkészítése. Egyéb eszközök raktárai. Emberi munkavégzés. Utólag a cég gondoskodik a csomagolóanyag-hulladékok eltávolításáról. Ezeket visszahozzák egy külön raktárba. Továbbá kapcsolatban állnak (egy vagy több) hulladék-feldolgozó céggel, akik biztosítják a hulladékraktárba kerülő anyagok újrahasznosítását, vagy megfelelő gyűjtését, további tárolását.
b) Á RAJÁNLAT A folyamat legelején szükséges az ügyfélnek több árajánlatot kapnia aszerint, hogy milyen módon tudnak majd ingóságai eljutni a megfelelő célhelyre. Egy standard árajánlat tartalmazza az egész szállítás minden velejárójának költségét, de előfordulhatnak extra költségek is. Amikor kimegy a felmérő, összelistázza, mi az, ami szállítandó, mekkora térfogatú, illetve mik azok, amik extra költségekkel bírnak. A standard árba tartozik, ha a szállító teherautó pl. 50 méteren belül le tud parkolni, ennél távolabbi esetben extra díj számolódik föl (long carry). Ugyanígy pl. második emeletig a standard árban van a pakolás, fölötte extra. A csomagoló
anyagok,
a
csomagolás,
rakodás, az alap vámkezelési költségek (export, transzport, import) is a standard árban vannak. A további vámköltségek extra díjúak. A célhelynél a kicsomagolás, rakodás, csomagoló anyagok elhozatala szintén standard árba tartozik. A könnyen szétszerelhető bútorok szerelését is a standard árba foglalják.
8
Ugyanígy a célhely körülményei (megközelíthetősége, stb.) is fölszámolódnak. Előfordulhat, hogy nem ismert még a célhely, ekkor utólagos fizetésre fog kerülni sor.
c) N YOMTATVÁNYOK Cégenként különbözik a legtöbb dokumentum, ám e papírok nélkül nem indul el egy szállító sem. A legegységesebbnek mondható papír a CMR fuvarlevél, amit minden számlához csatolni kell. Ez azt nyugtázza, hogy megtörtént a föl- vagy lerakodás.
d) S ZÁLLÍTÓ
JÁRMŰ MEGVÁLAS ZTÁSA
A különféle szállítási módok megválasztása többnyire térfogat alapján történik. Az ügyfél több lehetőséget is kap. A légi szállítás előnye a gyorsaság, viszont drágább, és kb. 1 m3 csomag a maximum, mivel személyszállító repülővel ennyi a megengedett. (Noha előfordulhat csak szállítmányos repülőjárat is, de ez még drágább.) Szárazföldi szállításnál nincs térfogat-követelmény. Talán ez a leggyakoribb, még viszonylag gyors megoldás. Létezik ún. „légi kamion”-megoldás is, amikor a légi szállításra adott csomagokat egy távolabbi repülőtérig kamion szállítja, és csak onnantól repülő – nyilvánvalóan így éri meg jobban a légi társaságnak (pl. DHL). A vízi szállítás a cél földrajzi adottságaitól alapvetően függ, nincs mindenütt lehetőség rá. Nagy előnye, hogy korlátlan mennyiségű szállítmány vihető, és olcsó – viszont lassú: Amerikába például 4-6 hetet is igénybe vesz. Az óceánon túlra induló hajókon kötelező minden csomagot (fa) ládákba, sőt (fém) konténerekbe is rendezni. Előfordul az is, hogy egy vállalat úgy költözteti haza emberét, hogy repülőn 1 m3 csomaggal egy hotelba költözhet, és közben a többi személyes ingósága hajón érkezik.
9
e) G YŰJTŐFUVAROZÁS Általában nincs. De van olyan, ha nem sürgős a szállítmány, hogy a kamion megvárja, míg megfelelő méretű csomag összegyűlik, és csak akkor indul el. Ez lassabb, de olcsóbb – az ügyfél dönthet, melyik lehetőséget szeretné.
f) R AKTÁROZÁS Mielőtt el tud indulni egy szállítmányos jármű, megvárja, amíg összegyűlik a megfelelő mennyiségű rakomány. Addig raktárban halmozódnak az ügyfél csomagjai. Ez extra, raktározási költséggel jár.
g) K OMISSIÓZÁS Nem jellemző. Ami talán ehhez köthető, az az az ügyfél, akinek a költöztetni való személyes és céges ingóságait különböző helyekről kell elszállítani különböző célpontokra, és közben szükséges egy átrendezés. Például egy cég tulajdonosa úgy költözik, hogy a családi háza Budapesten van, nyaralója Budaörsön és Siófokon, és Brüsszelbe szeretne költözni a családjával, viszont van egy ingatlanja Londonban is, ahová egy autót is kell kiszállíttat, stb…
h) FIDI (F EDERATION I NTERNATIONALE D ES D EMENAGEURS I NTERNATIONAUX ) Költöztető vállalatok közötti nemzetközi szervezet, amelynek, ha egy cég tagja, akkor biztosítania kell, hogy tevékenységét bizonyos szabványok szerint végzi. Ezzel egyrészt garantálja is a szolgáltatás minőségét, másrészt a szerződés értelmében az egymás közötti interakciók jóval egyszerűbbek, pl. ugyanolyan sablon szerinti papírokat kell használniuk, módszereik hasonlóak a csomagolásban, szállításban, azonos rövidítéseket használnak, stb. Időnként
tart
a
FIDI
ellenőrzést:
kimennek
a
cégekhez,
és
megvizsgálják
a
munkakörülményeket. Négy magyar cég is tagja ennek a szervezetnek: Move One, Interdean, Herber Hausner, AGS Budapest.
10
i) K ÖZELI
KAPCSOLATOK
Egy költöztetés lebonyolítása nemcsak a személyes ingóságok transzportjából áll, hanem ennél jóval többől. Hiszen, ahogy említettem is, a költözködő ember egész szellemi és lelki lényét is igénybe veszi a költözés. Meg kell ismernie az új ország vagy város kultúráját, a lehetőségeit, számtalan papírügyet el kell intéznie, stb. Jó, ha mindez „házon belül” is megoldható – a nagyobb cégek szinte össze vannak nőve társvállalatokkal, akik pont az ilyen területeken segítik a költöző személyt vagy családot. Ilyen feladatok (import eset): az új város bemutatása, lehetőségeinek föltárása; a lakásvásárlás
lebonyolítása;
engedélyek,
vízumok,
orvosi
papírok
előkészítése;
vámengedélyek; autó, rendszám intézése; gyerekek esetén óvoda, iskola lehetőségek; stb. Továbbá, majd ha hazaköltözne az ügyfél, ugyanezen iratok lezáratása. Export esetén pedig a célország körülményeinek föltárása a feladat, pl. a sajátos vámszabályok ismertetése (pl. antik képet, alkoholt szabad-e kivinni, stb.). A cég hátterében természetesen egy informatikai infrastruktúra is áll, a fejlesztők pedig az igények szerint bővítik, és karbantartják a belső nyilvántartási rendszert. Illetve további informatikai lehetőséget biztosítanak minden egyéb ide kapcsolódó tevékenységhez, pl. a cég blogjához, levelezéséhez, stb. Sőt, esetleg konkurrens, hasonló logisztikával működő költöztető cégek számára is elkészíthetnek honlap-változatot. Lehet egy hasonló társcég is, akik egy adott termelői rendszerben lévő szállítást bonyolítanak le, vagyis a hagyományos termékáramlást biztosítják (cargo). Ők raktártól raktárig szállítanak, szemben a költöztetőkkel, akik lakástól lakásig. Hiszen a szállító cégekkel már úgyis van kapcsolata a nagyvállalatnak, miért ne oszthatnánk meg egymással ezt az információt magunk között? – Az összes ilyen kisebb cég egybeolvadva osztozik a közös információkon, amiből mindegyiknek csak nyeresége származik.
j) T ÁVOLABBI
KAPCSOLATOK
Multinacionális, akár az egész világra kiterjedő költöztető cégeknek egy külső hálózatrendszere is van. Így regionális/kontinentális központjaik vannak, és több országban 11
irodáik. Ahol nincsenek irodáik, ott az adott ország költöztető ügynökeivel tartanak kapcsolatot. Továbbá
az
egyes
átrakodási
pontoknál lévő vállalatokkal is fontos a
kapcsolattartás,
árajánlatokat
folyamatos
kérnek
egymástól,
amiket összegsítve eltervezhetik az optimális szállítási útvonalaikat.
5.
É RDEKESSÉGEK a) K ALÓZOK
ELLENI VÉDELE M
Bármilyen meglepő, a XXI. században is tartani kell a kalózoktól. Természetesen ez modern eszközökkel történik – megeshet, hogy eltérítik a hajót, és kirabolják. Ez ellen nemrég fejlesztettek ki egy lézeres védelmet, ami megóvja a rakományt szállító hajót. A lézerfény egy kilométeres körzetben elhajtja a kalózcsónakokat anélkül, hogy károsítaná őket. (cikk forrása: http://blog.moveone.info/europe/ennew-technology-protects-cargo-pirates/)
b) T OVÁBBIAK :
BLOGOKBAN , HÍREKBEN
Az éppen aktuális logisztikai nehézségekről, fejlődésekről, sztrájkokról, fennakadásokról, szállítási tippekről tájékozódhatunk néhány nagyobb költöztető cég
blogján,
pl:
http://blog.moveone.info/category/logistics/
12
K ÉSZÜLT Több költöztetéssel foglalkozó cég honlapja, blogja alapján (Move One, EuroMove, Herber Hausner, Profi költöztetés, Költöztetés.org, Elviszteher, wikipedia, lap.hu, stb.). A beillesztett képek is ezen oldalakról származnak. Továbbá a Move One Kft. operációs munkatársaitól kapott beszámolók nyújtottak nagy segítséget.
T ARTALOMJEGYZÉK Költöztetési logisztika ................................................................................................................. 1 Készítette: ............................................................................................................................... 1 1.
Költözködés..................................................................................................................... 2
2.
Megfontolások ................................................................................................................ 3 a)
Internlogisztikai besorolás – termelés vagy szolgáltatás? .......................................... 3
b)
Költöztetési logisztika .................................................................................................. 4
c)
Kérdések ...................................................................................................................... 5
d)
Részlegek (departments) ............................................................................................. 5
3.
A költöztetés folyamata ................................................................................................. 5
4.
A folyamat részletei ........................................................................................................ 8 a)
Előkészítő és utólagos feladatok ................................................................................. 8
b)
Árajánlat ...................................................................................................................... 8
c)
Nyomtatványok ........................................................................................................... 9
d)
Szállító jármű megválasztása ....................................................................................... 9
e)
Gyűjtőfuvarozás ......................................................................................................... 10
f)
Raktározás.................................................................................................................. 10
g)
Komissiózás ................................................................................................................ 10
h)
FIDI (Federation Internationale Des Demenageurs Internationaux) ........................ 10
i)
Közeli kapcsolatok ..................................................................................................... 11
j)
Távolabbi kapcsolatok ............................................................................................... 11
5.
Érdekességek ................................................................................................................ 12 a)
Kalózok elleni védelem .............................................................................................. 12
b)
Továbbiak: blogokban, hírekben ............................................................................... 12
Készült ................................................................................................................................... 13 Tartalomjegyzék ................................................................................................................... 13 13
14
