Klokkenluidersregeling High Five Intenz Groep B.V. Regeling procedure inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid, met instemming van de Ondernemingsraad van High Five Health Promotion, met ingang van d.d. 20 Augustus 2015 High Five Intenz Groep B.V. acht het van belang dat medewerkers melding kunnen doen van vermoedens van misstanden binnen de High Five Intenz Groep. Daarbij dienen deze medewerkers op een verantwoorde wijze een melding te kunnen doen, zonder gevolgen voor hun positie. Voor het melden van een vermoeden van een misstand geldt de volgende regeling. Artikel 1. Definities In deze regeling wordt verstaan onder: High Five Intenz de High Five Intenz Groep B.V. Melder: degene die, al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst, werkzaam is of is geweest bij een tot High Five Intenz behorende vennootschap; Externe Derde: degene als bedoeld in artikel 3.1; Raadsman: degene als bedoeld in artikel 2.3; Chief Executive Officer, of CEO: de Chief executive officer van High Five Intenz; lid van de Executive Board: lid van de Executive Board van High Five Intenz; lid van de Directie: het lid van de directie van een tot High Five Intenz behorende vennootschap, waarvoor Melder werkzaam is; de Leidinggevende: degene die op het niveau van de afdeling of regio leiding geeft aan Melder; de Vertrouwenspersoon: de vertrouwenspersoon binnen High Five Intenz; een Vermoeden van een Misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een misstand binnen de organisatie waar Melder werkzaam is of is geweest, waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij: -de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit, -een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, -een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen, -een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu, -een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten, -een (dreigende) schending van andere regels dan een wettelijk voorschrift, -een (dreigende) verspilling van overheidsgeld, -(een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over hierboven genoemde feiten; Een Vermoeden van een Onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene operationele, of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de organisatie en zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt.
High Five Health Promotion BV
1
KCKL201 / 01-07-2016
Artikel 2. Interne procedure Artikel 2.1. Interne melding aan de Leidinggevende, lid van de Directie en/of de Vertrouwenspersoon A.
B. C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
Tenzij sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 3.2 lid B, meldt Melder een Vermoeden van een Misstand intern bij zijn Leidinggevende, of indien hij melding aan zijn Leidinggevende niet wenselijk acht bij een lid van de Directie, of indien hij melding aan een lid van de Directie niet wenselijk acht bij de Vertrouwenspersoon. Melding aan de Vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden tegelijkertijd met de melding aan zijn of haar Leidinggevende of aan een lid van de Directie. De Leidinggevende, het lid van de Directie en/of de Vertrouwenspersoon legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, inclusief de in artikel 4 lid D beschreven mogelijke risico’s en mogelijkheden deze tegen te gaan, schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door Melder, die daarvan een gewaarmerkt afschrift ontvangt. Schriftelijke vastlegging vindt plaats in overleg met de Melder . De Leidinggevende of het lid van de Directie draagt er zorg voor dat (andere) directieleden en de Chief Executive Officeronverwijld op de hoogte worden gesteld van een gemeld Vermoeden van een Misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is, alsmede dat andere directieleden en de Chief Executive Officereen afschrift van de vastlegging ontvangen. Indien Melder een Vermoeden van een Misstand bij de Vertrouwenspersoon heeft gemeld, brengt de Vertrouwenspersoon de directieleden en de Chief Executive Officerop de hoogte met vermelding van de datum waarop de melding is ontvangen, zij het op een met Melder overeengekomen wijze en tijdstip. De Chief Executive Officer geeft onverwijld opdracht tot een onderzoek naar aanleiding van de melding van een Vermoeden van een Misstand, tenzij: a) het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of b) op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. De Chief Executive Officer stuurt een bevestiging van ontvangst van de melding aan Melder, ook in het geval waarin Melder het Vermoeden van een Misstand uitsluitend heeft gemeld aan de Vertrouwenspersoon. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval een zakelijke beschrijving van de Melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding. De Chief Executive Officer beoordeelt of een externe instantie van een interne Melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Indien High Five Intenz een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt de Chief Executive Oficer de Melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. Onder externe instantie wordt in ieder geval verstaan: a) Een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten; b) Een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift; c) Een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld. Tenzij sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 6 lid 2, meldt Melder een Vermoeden van een Misstand dat het functioneren van een lid van de Directie betreft uitsluitend [en daarmee in afwijking van het bepaalde in artikel 2.1 leden A en B] aan de Chief Executive Officer, in welk geval het bepaalde in artikel 2.1 leden E en F en artikel 2.2 leden A en B mutatis mutandis van overeenkomstige toepassing is. Tenzij sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 3.2 lid B, meldt Melder een Vermoeden van een Misstand dat het functioneren van de Chief Executive Officer betreft uitsluitend [en daarmee in afwijking van het bepaalde in artikel 2.1 leden A en B] aan een lid van de Executive Board anders dan de Chief Executive Officer, in welk geval het bepaalde in artikel 2.1 leden E en F en artikel 2.2 leden A en B mutatis mutandis van overeenkomstige toepassing is.
High Five Health Promotion BV
2
KCKL201 / 01-07-2016
Artikel 2.2. Standpunt A.
B. C.
Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de melding wordt Melder door of namens de Chief Executive Officer schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde Vermoeden van een Misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt Melder door of namens de Chief Executive Officer hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn Melder een standpunt tegemoet kan zien. Indien de Chief Executive Officer op basis van de in Artikel 2.1 lid E genoemde redenen besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de Melder daar binnen twee weken na de interne melding over. Daarbij wordt aangegeven op grond waarvan de Chief Executive Officer van oordeel is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
Artikel 2.3. Raadsman A. B. C.
Melder kan een Vermoeden van een Misstand melden bij een Raadsman om hem in vertrouwen om raad te vragen. Als Raadsman kan fungeren iedere persoon, die het vertrouwen van Melder geniet. De Raadsman is verplicht tot geheimhouding van de melding. In overeenstemming met lid B kan de Melder ook de afdeling advies van het huis van Klokkenluiders verzoeken om raad.
Artikel 2.4. Vertrouwelijkheid A. B. C.
D.
High Five Intenz draagt er zorg voor dat de informatie over de Melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van de Melding betrokken zijn. Op expliciet verzoek van Melder wordt zijn of haar naam anoniem gehouden door diegene[n] aan wie Melder het Vermoeden van een Misstand heeft gemeld. Indien Melder er voor gekozen heeft om zijn of haar naam anoniem te houden, zal de mededeling als bedoeld in artikel 2.1 lid F en artikel 2.2 leden A en B worden gedaan aan diegene[n], die de Chief Executive Officer van de betreffende melding van een Vermoeden van een Misstand op de hoogte heeft gesteld. Deze zal Melder onverwijld van de hiervoor bedoelde mededeling op de hoogte stellen. Al diegenen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn maken de identiteit van de Melder, noch die van de Raadsman bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Melder en gaan met de informatie over de Melding vertrouwelijk om.
High Five Health Promotion BV
3
KCKL201 / 01-07-2016
Artikel 3. Melding aan een Externe Derde Artikel 3.1. Melden bij derden A.
B.
C.
Melder kan het Vermoeden van een Misstand melden bij een Externe Derde als bedoeld in artikel 3.1 lid A, met inachtneming van het in artikel 3.2 bepaalde, indien: i. hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 2.2; ii. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoeld in artikel 2.2 leden A en B; iii. de termijn, bedoeld in artikel 2.2 lid B, gelet op alle omstandigheden onredelijk lang is en Melder hiertegen bezwaar heeft gemaakt bij de Chief Executive Officer; of iv. sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid. Een uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorige lid onder d doet zich voor, indien sprake is van: a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; b. een redelijk vermoeden dat de hoogst verantwoordelijke binnen High Five Intenz bij de vermoede misstand betrokken is; c. een situatie waarin Melder in redelijkheid kan vrezen voor tegen hem of haar gerichte maatregelen als gevolg van een interne melding ook in het geval dat zijn of haar naam anoniem gehouden wordt als bedoeld in artikel 2.4; d. een acute dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; e. een eerdere interne melding conform deze regeling van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; f. een wettelijke plicht of bevoegdheid tot direct extern melden. Indien naar het redelijke oordeel van de Melder het maatschappelijk belang zwaarder weegt dan het belang van High Five Intenz, kan de Melder de externe melding ook doen bij een externe derde die naar zijn oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen opheffen of doen opheffen.
Artikel 3.2. Externe Derde A.
B.
C.
Externe Derde in de zin van deze regeling is iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie, niet zijnde de Vertrouwenspersoon of een Raadsman, aan wie Melder een Vermoeden van een Misstand meldt, omdat dat naar zijn redelijk oordeel van een zodanig groot maatschappelijk belang is dat dat belang in de concrete omstandigheden van het geval zwaarder moet wegen dan het belang van de werkgever bij geheimhouding, en die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen opheffen of doen opheffen. De melding vindt plaats aan de Externe Derde die daarvoor naar het redelijk oordeel van Melder gelet op de omstandigheden van het geval het meest in aanmerking komt, waarbij Melder enerzijds rekening houdt met de effectiviteit waarmee die derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van de werkgever bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen. Naarmate de mogelijkheid van schade voor de werkgever als gevolg van de melding bij een Externe Derde groter wordt, dient het Vermoeden van een Misstand bij Melder, die bij een Externe Derde meldt, sterker te zijn.
High Five Health Promotion BV
4
KCKL201 / 01-07-2016
Artikel 4. Rechtsbescherming Artikel 4.1 Bescherming van de Melder tegen benadeling A. Melder die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een Vermoeden van een Misstand of Onregelmatigheid, ter goeder trouw heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. B. De High Five Intenz draagt er zorg voor dat leidinggevenden en collega’s van de melder zich onthouden van iedere vorm van benadeling in verband met het ter goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een Misstand of Onregelmatigheid, die het professioneel of persoonlijk functioneren van de Melder belemmert. Hieronder wordt onder andere verstaan: a. het pesten, negeren of uitsluiten van de Melder; b. het maken van ongefundeerde of buitenproportionele verwijten ten aanzien van de Melder; c. het opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek-, en/of contactverbod aan de melder of collega’s van de Melder; d. het intimideren van de Melder door te dreigen met bepaalde maatregelen of gedragingen als de Melding wordt doorgezet. C. High Five Intenz spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de Melder aan en kan hen een waarschuwing of disciplinaire maatregel opleggen. Artikel 4.2 Tegengaan van benadeling van de Melder A. Om benadeling van de Melder tegen te gaan bespreekt de Leidinggevende, het lid van de Directie en/of de Vertrouwenspersoon die de melding vastlegt onverwijld samen met de Melder, welke risico’s op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze risico’s kunnen worden verminderd en wat de betrokkene(n) kan doen als hij van mening is dat er sprake is van benadeling. Dit wordt vastgelegd bij deMelding zoals benoemd in artikel 2.1 lid C . B. Indien de Melder van mening is dat er sprake is van benadeling, kan hij dat onverwijld bespreken met de Leidinggevende, het lid van de Directie en/of de Vertrouwenspersoon waar hij de Melding heeft gedaan. De contactpersoon en de Melder bespreken welke maatregelen kunnen worden genomen om dit tegen te gaan. De contactpersoon zorgt voor schriftelijke vastlegging hiervan, en legt deze verslaglegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de Melder. De contactpersoon stuurt het verslag onverwijld door aan het lid van de Directie van het betreffende onderdeel van High Five Intenz. De Melder ontvangt hiervan een afschrift. C. Hetlid van de directie van het betreffende onderdeel van High Five Intenz draagt er zorg voor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan worden genomen. Artikel 4.3 Bescherming van andere dan Melder tegen benadeling A. Een Raadsman als bedoeld in artikel 2.3 of een Vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 1, die in dienst van de werkgever is, wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig krachtens deze regeling. B. Een andere werknemer, die wordt gehoord binnen het onderzoek, zal niet worden benadeeld in verband met het ter goeder trouw afleggen van een verklaring dan wel verstrekken van documenten aan de onderzoekers die naar redelijk oordeel van belang zijn voor het onderzoek. C. Op in artikel 4.3 bedoelde personen zijn artikel 4.1 en 4.2 van overeenkomstige toepassing.
High Five Health Promotion BV
5
KCKL201 / 01-07-2016
Artikel 5. Publicatie, rapportage en inwerkingtreding A. De Chief Executive Officer draagt er zorg voor dat deze regeling wordt gepubliceerd op het intranet en openbaar wordt gemaakt op de website van de onderdelen van High Five Intenz. B. De Chief Executive Officer stelt jaarlijks een rapportage op over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden en de uitvoering van deze regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval: a. Informatie over de in het afgelopen jaar gevoerde beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden en het in het komende jaar te voeren beleid op dit vlak; b. Informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van onderzoeken en de standpunten van High Five Intenz; c. Algemene informatie over de ervaringen met het tegengaan van benadeling van de Melder; d. Informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding van en vermoeden van een misstand en een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van High Five Intenz. C. De Chief stuurt het concept voor de in het vorige lid bedoelde rapportage ter bespreking aan de Ondernemingsraden, waarna dit in een overlegvergadering van de Ondernemingsraden wordt besproken. D. De Chief Executive Officer stelt de Ondernemingsraden in de gelegenheid zijn standpunten over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden, de uitvoering van deze regeling, en de rapportage kenbaar te maken. De Chief Executive Officer draagt zorg voor de verwerking van het standpunt van de Ondernemingsraden in de rapportage, en legt deze verwerking ter goedkeuring aan de Ondernemingsraden voor.
High Five Health Promotion BV
6
KCKL201 / 01-07-2016
Artikel 6. Inwerkingtreding regeling 1. Deze regeling treedt in werking op 01-07-2016. 2. Deze regeling wordt aangehaald als de regeling voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid bij High Five Intenz, of kortweg Klokkenluidersregeling High Five Intenz
High Five Health Promotion BV
7
KCKL201 / 01-07-2016
