KEMA-norm voor integriteitsmanagement bij gemeenten

KEMA-norm voor integriteit

Concept

KEMA-norm voor integriteitsmanagement bij gemeenten

© KEMA Registered Quality B.V.- pagina 1 van 15

18-11-03/VFV/CV


Concept

18-11-03/VFV/CV

KEMA Registered Quality B.V. en/of de met haar gelieerde maatschappijen zijn niet aansprakelijk voor enige directe, indirecte, bijkomstige of gevolgschade ontstaan door of bij het gebruik van de informatie of gegevens uit dit document, of door de onmogelijkheid die informatie of gegevens te gebruiken. De inhoud van dit rapport mag aan derden niet anders dan als één geheel worden ontsloten, voorzien van bovengenoemde aanduidingen met betrekking tot auteursrechten en aansprakelijkheid.



Concept

18-11-03/VFV/CV

INHOUD

blz.

1

Inleiding

4

2

Onderwerp en toepassingsgebied

5

3

Termen en definities

6

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Integriteitsmanagement systeemeisen Algemeen Integriteitsbeleid Planning Implementatie en uitvoering Verbeterproces Beoordeling door de gemeenteraad

8 8 8 8 9 13 15

Bijlagen: A Relaties tussen de KEMA integriteitsnorm en de ISO 14001-en de ISO 9000 normen B Bibliografie



1

Concept

18-11-03/VFV/CV

Inleiding

Gemeentelijke overheidsorganisaties zijn een onderdeel van de maatschappij en worden meer en meer aangesproken op de prestaties inzake integriteit. Integriteit ontstaat niet toevallig, maar is het resultaat van een doelmatige beoordeling van bedrijfsactiviteiten op integriteitsrisico’s en de keuze van adequate organisatorische beheersmaatregelen. Een managementsysteem voor integriteit kan zorgdragen voor de systematische beheersing van integriteitsrisico’s. Het doel van een integriteits-managementsysteem is het reguleren van de bedrijfsprocessen op een zodanige wijze dat integriteitsrisico's worden voorkomen of worden beheerst. Hoofdfuncties van een integriteitsmanagementsysteem zijn: • een continue en integrale aanpak van integriteitsvraagstukken: een planmatige aanpak van risico’s (preventie en beheersing) en een controle op de uitvoering van de plannen; • leren van ervaringen om zo te blijven verbeteren (bijvoorbeeld risico’s steeds meer bij de bron aanpakken); • inzicht geven in de wijze waarop de organisatie aan de wettelijke verplichtingen op integriteitsgebied voldoet en haar integriteit systematisch beheerst en verbetert; • bevorderen van bewustzijn van medewerkers m.b.t. integriteitsvraagstukken. Een integriteitsmanagementsysteem is evenals een kwaliteits- of milieumanagementsysteem gebaseerd op het in de organisatie verankeren van regelkringen als middel voor verbetering. De basis van het managementsysteem wordt gevormd door het integriteitsbeleid en de daarbij behorende doelstellingen. De inhoud van het systeem bouwt voort op de resultaten van de Integriteits Risico-Analyse (IRA). De systematiek van het op te stellen integriteitsmanagementsysteem is vergelijkbaar met de ISO 9000 en de ISO 14001-structuur. Integriteitsmanagement onderscheidt zich ten opzichte van kwaliteits- en milieumanagement door de specifieke invalshoek van integriteit. Het succes van het integriteitsmanagementsysteem hangt af van de betrokkenheid van alle lagen van de organisatie met dit onderwerp. De norm is ontwikkeld door KEMA Registered Quality, i.s.m. de gemeente Delfzijl en PricewaterhouseCoopers. De landelijke toepasbaarheid van de norm is getoetst door een referentiegroep van gemeenten, het ministerie van Binnenlandse Zaken en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Deze norm bevat alleen die elementen die objectief bruikbaar zijn voor certificatiedoeleinden. Het voldoen aan de eisen in deze norm waarborgt dat integriteitsrisico’s systematisch in kaart zijn gebracht en planmatig worden beheerst en dat wettelijke eisen zijn geïdentificeerd en planmatig worden ingevuld en nageleefd.



2

Concept

18-11-03/VFV/CV

Onderwerp en toepassingsgebied

Deze norm specificeert eisen voor een integriteitsmanagementsysteem om een gemeentelijke organisatie in staat te stellen een beleid en doelstellingen te formuleren die zijn gebaseerd op eisen vanuit wet- en regelgeving en informatie over integriteitsrisico’s in de organisatie. De norm heeft betrekking op de integriteitsaspecten die de organisatie kan beheersen en waarop zij invloed kan uitoefenen. De norm is van toepassing op elke gemeentelijke organisatie die: (a) een integriteitsmanagementsysteem wil implementeren, bijhouden en verbeteren; (b) zich ervan wil verzekeren dat zij het door haar vastgestelde integriteitsbeleid naleeft; (c) dergelijke naleving aan anderen wil aantonen; (d) haar integriteitsmanagementsysteem door een externe organisatie wil laten certificeren; (e) zelf de naleving van deze norm wil vaststellen en daarvan een eigen verklaring wil afleggen. .



3

Concept

18-11-03/VFV/CV

Termen en definities

In het kader van deze norm zijn de volgende termen en definities van toepassing: 3.1

continue verbetering: proces van verbetering van het integriteitsmanagementsysteem om verbeteringen van de totale integriteitsprestatie te bereiken overeenkomstig het integriteitsbeleid van de gemeentelijke organisatie.

3.2

integriteit: de mate waarin een gemeentelijke organisatie (bestuurders en ambtenaren) algemeen aanvaarde sociale en ethische normen handhaaft, in activiteiten, die te maken hebben met het dienen van het publiek belang. De gemeentelijke organisatie is integer als: gemeentelijke besluiten en individuele beslissingen onafhankelijk worden genomen; belangen onpartijdig worden afgewogen; de openbaarheid van de besluitvormingsprocedure is gewaarborgd; bestuurders en ambtenaren oprecht en open zijn in hun handelingen en gedragingen. Deze algemene principes vormen in hun onderlinge samenhang de basis van de integriteitseisen die in deze norm zijn geformuleerd.

3.3

betrouwbaarheid: het effect van integer handelen.

3.4

integriteitseffect: elke directe of indirecte beïnvloeding van integriteit, die geheel of gedeeltelijk een gevolg is van de activiteiten, producten of diensten van een gemeentelijke organisatie.

3.5

integriteitsaspect: onderdeel van een activiteit van een gemeentelijke organisatie waar integriteitsrisico’s worden gelopen.

3.6

integriteitsrisico: de kans dat een integriteitsinbreuk optreedt vermenigvuldigd met de grootte van het effect (integriteitsrisico = kans x effect).

3.7

integriteitsmanagement: het deel van de totale managementfunctie dat bepalend is voor het ten uitvoer brengen van het integriteitsbeleid.

3.8

integriteitsmanagementsysteem: dat deel van het algehele managementsysteem dat betrekking heeft op de organisatiestructuur, planningsactiviteiten, verantwoordelijkheden, werkwijzen, procedures, processen en hulpmiddelen voor het ontwikkelen, implementeren, verwezenlijken, beoordelen en bijhouden van het integriteitsbeleid.

3.9

audit: een systematisch opgezet en onafhankelijk onderzoek naar de effectiviteit van de in de gemeentelijke organisatie, of een onderdeel daarvan, gehanteerde werkwijzen en procedures, voor zover deze relevant zijn voor het aspect integriteit, waarbij administratieve en organisatorische aspecten aan de orde komen.



3.10

Concept

18-11-03/VFV/CV

Integriteits Risico-Analyse (IRA): een systematische methode om de integriteitsrisico’s te inventariseren en te evalueren .

3.11 integriteitsdoelstelling: integriteitsdoel in algemene zin, voortkomend uit het teitsbeleid, dat een gemeentelijke organisatie nastreeft en is gekwantificeerd.

integri-

3.12

integriteitsbeleid: verklaring van een gemeentelijke organisatie over haar bedoelingen en beginselen voor haar totale integriteitsprestatie, die voorziet in een kader voor het nemen van actie en voor het stellen van haar integriteitsdoelstellingen.

3.13

integriteitsprestatie: meetbare resultaten van het integriteitsmanagementsysteem, samenhangend met de beheersing door de gemeentelijke organisatie van haar integriteitsaspecten, gebaseerd op haar beleid en doelstellingen.

3.14

gemeentelijke organisatie: bestuurlijke en ambtelijke organisatie.

3.15

belanghebbende partij: individu of groep, betrokken bij of beïnvloed door de integriteitsprestatie van de gemeentelijke organisatie.

3.16

gedragscode: stelsel van afspraken die ten doel hebben het gedrag van individuele bestuurders en ambtenaren te beïnvloeden.

3.17

wettelijk kader: relevante wet- en regelgeving m.b.t. integriteit.



Concept

Norm

Toelichting

4

Integriteitsmanagement systeemeisen

4.1

Algemeen

De gemeentelijke organisatie zet een integriteitsmanagementsysteem op en houdt dit bij. De eisen waaraan dit systeem moet voldoen zijn in dit hoofdstuk beschreven. 4.2

Integriteitsbeleid

De gemeenteraad formuleert een integriteitsbeleid en vertaalt dit in bijbehorende concrete en meetbare doelstellingen. Het integriteitsbeleid is een integraal onderdeel van het totale organisatiebeleid. Het integriteitsbeleid bevat tenminste een verbintenis tot naleving van de eisen van deze norm en de relevante wet- en regelgeving. Het integriteitsbeleid dient te worden begrepen en uitgevoerd op alle niveaus binnen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Tevens dient de gemeenteraad het integriteitsbeleid periodiek aan te passen naar aanleiding van de jaarlijkse beoordeling van het integriteitsmanagementsysteem. Het integriteitsbeleid is vastgelegd en openbaar. 4.3

Planning

4.3.1

Integriteits Risico Analyse (IRA)

De gemeentelijke organisatie voert periodiek een Integriteits Risico Analyse uit volgens een daarvoor vastgestelde procedure. Daarbij gelden tenminste de eisen die in paragraaf 4.4.6 van deze norm zijn vastgelegd. De gemeentelijke organisatie zorgt ervoor dat deze informatie bijgewerkt blijft. 4.3.2

Integriteitsactieplan

Om het integriteitsbeleid te realiseren stelt de gemeentelijke organisatie een integriteitsactieplan op. Dit actieplan omvat: (a) toewijzing van verantwoordelijkheden voor het realiseren van het beleid; (b) de middelen waarmee en het tijdsbestek waarin het verwezenlijkt moet worden; (c) de invoering van de noodzakelijke beheersmaatregelen, inclusief het opstellen van een gedragscode en de invoering van de betrouwbaarheidsverklaring. 4.3.3

Gedragscode

De gemeenteraad stelt een gedragscode vast die bindend is voor alle politieke ambtsdragers en al het ambtelijk personeel. © KEMA Registered Quality B.V.- pagina 8 van 15

18-11-03/VFV/CV


Concept

Norm

18-11-03/VFV/CV

Toelichting

De gedragscode omvat tenminste: (a) het doel van de gedragscode; (b) omschrijving van de doelgroep; (c) de koppeling met het integriteitsbeleid; (d) concrete gedragsregels mb.t. het: (i) voeren van vertrouwelijke gesprekken en onderhandelingen; (ii) inkopen en uit- en aanbesteden; (iii) nemen van beslissingen en besluiten; (iv) controleren op naleving van besluiten (handhaving) en financiële handelingen; (v) omgaan met vertrouwelijke informatie; (vi) omgaan met nevenfiuncties; (vii) omgaan met geschenken en gunsten; (viii) gebruik maken van gemeentelijke goederen voor privé-doeleinden; (ix) melden van incidenten. 4.3.4

Verklaring van betrouwbaarheid

De gemeenteraad stelt een verklaring van betrouwbaarheid vast voor het ambtelijk personeel, ongeacht de aard van het dienstverband . Voorts stelt de gemeenteraad vast op welke wijze en ten overstaan van wie deze verklaring wordt afgelegd. De ondertekende verklaring wordt gearchiveerd. 4.3.5

Voor raadsleden is de ambtseed vastgelegd in de gemeentewet.

Wettelijke en andere eisen

De gemeentelijke organisatie beschikt over een procedure voor het bijhouden van de wet- en regelgeving die vanuit integriteitsmanagement relevant is. 4.4

Implementatie en uitvoering

4.4.1

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

De taakverdeling, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mandaten worden, voor zover deze niet wettelijke zijn geregeld, gedefinieerd, schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt. De burgemeester is eindverantwoordelijk voor het totale integriteitsmanagementsysteem. Dit omvat onder andere de volgende taken: (a) het adviseren van de gemeenteraad inzake het integriteitsbeleid; (b) het beheren van het integriteitsmanagementsysteem; (c) het periodiek uitvoeren van de IRA; (d) het evalueren van de resultaten van de IRA, de interne audits en andere meetgegevens. De gemeenteraad benoemt tenminste één vertrouwenspersoon. Deze vertrouwenspersoon oefent deze functie onafhankelijk uit van mogelijke



Concept

Norm

Toelichting

andere functies. De vertrouwenspersoon is meldpunt voor incidenten. 4.4.2

Opleiding

De gemeentelijke organisatie identificeert periodiek de opleidings- en voorlichtingsbehoefte die voor de verwezelijking van haar integriteitsbeleid nodig is. De opleidingsbehoefte wordt uitgewerkt in een opleidingsplan, waaruit blijkt welke opleidingen door wie wanneer gevolgd dienen te worden. Het opleidingsplan wordt minimaal een maal per jaar bijgesteld aan de hand van een beoordeling. De wijze waarop, de verantwoordelijkheden met be-trekking tot de totstandkoming van het opleidings-plan en de wijze van registratie van de gevolgde opleidingen zijn in een procedure vastgelegd. 4.4.3

Personeelsgesprekken

Indien bij personeelsgesprekken een van de betrokkenen daarom vraagt, is bij de gesprekken een onafhankelijke persoon aanwezig en/of worden het doel, het verloop en de gemaakte afspraken vastgelegd, door betrokken partijen ondertekend en gearchiveerd. Wervings- en selectiegesprekken worden gevoerd door een sollicitatiecommissie die tenminste uit twee personen bestaat. De wijze van uitvoeren van wervings- en sollicitatiegesprekken en de wijze van registratie zijn in een procedure vastgelegd. 4.4.4

Documentatie van het integriteitsManagementsysteem

De gemeentelijke organisatie moet informatie, op papier of elektronisch, vastleggen en bijhouden om: (a) de kernelementen van het managementsysteem en hun wisselwerking te beschrijven; (b) te verwijzen naar verwante documentatie. 4.4.5

Beheersing van documenten en gegevens

De gemeentelijke organisatie beschikt over procedures voor het beheer van de hierna opge-somde categorieën van documenten en gegevens: 4.4.5.1 Kwaliteitsdocumentatie een procedure voor het opstellen c.q. wijzigen van documenten die onderdeel zijn van het integriteitsmanagementsysteem (handboeken, procedures, formulieren, externe documenten), waarbij tenminste de volgende aspecten worden geregeld: (i) de beoordeling van nieuwe en gewijzigde documenten en de goedkeuring daarvan door daartoe bevoegde personen; (ii) het achterhalen van de aard van wijzigingen; © KEMA Registered Quality B.V.- pagina 10 van 15

18-11-03/VFV/CV


Concept

Norm (iii) (iv) (v) (vi)

Toelichting

de wijze van distributie; de traceerbaarheid en identificeerbaar-heid; de verwijdering van vervallen documenten. de archivering van vervallen documenten.

4.4.5.2 Poststukken Een procedure voor het identificeren en vastleggen van inkomende en uitgaande poststukken, teneinde tijdige behandeling zeker te stellen en zoekraken te voorkomen.

4.4.5.3 Vertrouwelijke documenten Procedures voor het omgaan met vertrouwelijke documenten en gegevens (bestanden). De procedures omvatten criteria voor de identificatie, de classificatie en de termijn van vertrouwelijkheid, alsmede afspraken m.b.t. het autoriseren, het muteren, het opslaan en archiveren, het verstrekken en uitlenen, het opschonen en vernietigen en het registreren van de vertrouwelijke documenten en gegevens. 4.4.6

Beheersing van kritische activiteiten

De gemeentelijke organisatie voert periodiek een IRA uit. Deze analyse omvat het identificeren van integriteitsrisico’s in de processen, het vaststellen van de huidige mate van beheersing van deze risico’s en het bepalen van aanvullend nood-zakelijke maatregelen. De volgende eisen zijn daar-bij minimaal van toepassing: 4.4.6.1

Vertrouwelijke gesprekken en onderhandelingen

Vertrouwelijke gesprekken en onderhandelingen met externe partijen, waarbij sprake is van een integriteitsrisico, worden met minimaal twee gemeentelijke vertegenwoordigers gevoerd. Doel, mate en termijn van vertrouwelijkheid en de gemaakte afspraken worden vastgelegd en gearchi-veerd. 4.4.6.2

Inkoop en uit-/aanbesteding

De gemeentelijke organisatie heeft procedures voor inkoop en uit-/aanbesteding. Hierin zijn minimaal vastgelegd de wijze van inkopen en uit/aanbesteden en de criteria voor het selecteren van toeleveranciers. De keuze van een toeleverancier wordt gemotiveerd en geregistreerd. Periodiek worden toeleveranciers op de geleverde prestaties beoordeeld. 4.4.6.3

beslissingen

De gemeentelijke organisatie heeft een procedure voor het nemen van beslissingen door individule bestuurders en ambtenaren. Beslissingen met


18-11-03/VFV/CV


Concept

Norm

18-11-03/VFV/CV

Toelichting

integriteitsrisico’s worden door twee personen genomen. In geval van geconstateerde belangenverstrengeling of oneigenlijke beïnvloeding door een derde of de schijn daarvan, draagt de persoon in kwestie zijn beslissingsbevoegdheid over aan een collega. Datum, beslisser(s) en de genomen beslissing worden geregistreerd. Beslissingen worden steekproefsgewijs gecontroleerd. 4.4.6.4 Besluiten door bestuursorganen De gemeentelijke organisatie heeft procedures voor het voorbereiden en het nemen van besluiten door bestuursorganen en - in geval van mandatering – door ambtenaren. Aanleiding, doelstelling, financieel kader, wettelijk kader en het verloop van de besluitvormingsprocedure worden vastgelegd.

Afhankelijk van de zwaarte van het risico kan ervoor gekozen worden dat de betrokken bestuurder niet deelneemt aan de beraadslagingen en dat hij niet met het woordvoerderschao wordt belast.

In mandaat genomen besluiten met integriteitsrisico’s worden tenminste door twee personen genomen. De mandaatregeling moet hierin te voorzien. In het geval van geconstateerde belangenverstrengeling of oneigenlijke beïnvloeding door een derde of de schijn daarvan, dient de politieke ambtsdrager zich van stemming te onthouden. 4.4.6.5 Handhaven van bestuurlijke besluiten De gemeentelijke organisatie heeft een procedure voor het handhaven van bestuurlijke besluiten. Uitgangspunt daarbij is dat voorbereiding en besluitvorming in persoon zijn gescheiden van de handhaving. Tevens stelt de organisatie eisen aan de prioritering en planning van controles. De resultaten van de uitgevoerde controles worden geregistreerd. 4.4.6.6 Financiële handelingen, mutaties en declaraties De gemeentelijke organisatie heeft een procedure voor het uitvoeren van controles op mutaties in het financiële systeem. De informatie die ten grondslag ligt aan financiële handelingen en mutaties is aantoonbaar. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van financiële handelingen en het controleren daarvan is vastgelegd in de mandaat-regeling en is aantoonbaar. De organisatie heeft een procedure voor het indienen en behandelen van declaraties. De procedure omvat criteria voor het beoordelen van declaraties en de aanwezigheid van bewijsstukken. Periodiek wordt de toepassing van de procedure geëvalueerd.


Concept


Norm 4.4.6.7

18-11-03/VFV/CV

Toelichting Functies naast het politieke ambt van raads- en collegelidmaatschap

De gemeentelijke organisatie heeft een procedure voor het jaarlijks melden en registeren van betaalde en niet betaalde functies van raadsleden, wethouders en de burgemeester. Dit register wordt jaarlijks gepubliceerd. 4.4.6.8

Nevenfuncties en van ambtenaren

nevenactiviteiten

De gemeentelijke organisatie heeft een procedure voor het melden, het vooraf bespreken en het beoordelen van nevenfuncties en nevenactiviteiten van ambtenaren. De procedure bevat criteria voor het toestaan van nevenfuncties en nevenactiviteiten door het College van B&W . 4.4.6.9

Geschenken en gunsten

De gemeentelijke organisatie stelt een procedure vast voor het melden, beoordelen en registreren van geschenken en gunsten. De procedure omvat tenminste criteria voor het accepteren van geschenken en gunsten, afspraken over wat er met de geschenken wordt gedaan en de communicatie daaromtrent met potentiële gevers. Bij onderhandelingen worden nooit geschenken of gunsten geaccepteerd.

Ambtenaren kunnen geschenken en gunsten melden en bespreken met hun leidinggevende. De leidinggevende beoordeelt de melding en regis-treert de beslissing. Voor de gemeentesecretaris is de leidinggevende het College van B&W. Collegeleden kunnen geschenken en gunsten melden in de vergadering van het College van B&W. Per geval wordt een afweging gemaakt. Vastlegging vindt plaats door middel van een besluitenlijst. Voor raadsleden geldt dat melding aan de burgemeester plaatsvindt. De burgemeester informeert de fractievoorzitters uit de gemeente-raad. Registratie vindt plaats door middel van een besluitenlijst.

4.4.6.10 Het uitlenen van gemeentelijke goederen voor privégebruik De gemeentelijke organisatie heeft een procedure voor het uitlenen van gemeentelijke goederen voor privégebruik. Van uitgeleende goederen wordt een registratie bijgehouden. 4.5

Verbeterproces

4.5.1

Monitoring en metingen

De gemeentelijke organisatie heeft een procedure voor het regelmatig monitoren en meten van de integriteit van de organisatie, inclusief de registratie van de resultaten daarvan. 4.5.2

Melden en afhandelen van incidenten

De gemeentelijke organisatie heeft een procedure voor het melden, onderzoeken en afhandelen van integriteitsincidenten. De procedure omvat tenmin-



Concept

Norm

18-11-03/VFV/CV

Toelichting

minste afspraken over: (a) hoe een incident gemeld kan worden bij een vertrouwenspersoon; (b) wie verantwoordelijk is voor de behandeling van het incident en de bewaking van de voortgang ervan; (c) hoe de terugkoppeling naar betrokkenen is geregeld; (d) hoe het personeel en de OR worden geïnformeerd; (e) hoe de pers wordt geïnformeerd; (f) op welke wijze de rapportage plaats vindt; (g) wanneer en hoe de evaluatie van incidenten plaats vindt. 4.5.3

Corrigerende regelen

en

preventieve

maat-

De gemeentelijke organisatie heeft een procedure voor het nemen van corrigerende en preventieve maatregelen. De organisatie moet alle wijzigingen in de schriftelijk vastgelegde procedures, die voortkomen uit corrigerende en preventieve maatregelen, implementeren en registreren. 4.5.4

Sancties

De gemeentelijke organisatie heeft een procedure voor het aanspreken van politieke ambtsdragers indien er sprake is van niet-integer handelen.

De procedure voor het stellen van vragen en het indienen van moties is geregeld in het reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeen-teraad. Sancties zijn genoemd in de gemeentewet.

De gemeentelijke organisatie heeft een procedure voor het voorbereiden en nemen van sanctiemaatregelen tegen ambtenaren indien er sprake is van niet-integer handelen. Deze procedure omvat criteria ten aanzien van het berispen, schorsen en ontslaan van ambtenaren. Voorkomende gevallen worden geregistreerd en gearchiveerd. 4.5.5

Registraties

De gemeentelijke organisatie stelt procedures vast voor het identificeren, bijhouden en verwijderen van registraties. Dit geldt ten minste ten aanzien van de volgende registraties: de IRA, de resultaten van audits, monitoring en metingen, opleidingsregistraties en sanctiemaatregelen. Registraties moeten leesbaar, identificeerbaar en herleidbaar zijn tot de betrokken activiteit of de geleverde dienst. Registraties moeten zo worden opgeslagen en bijgehouden dat ze gemakkelijk zijn terug te vinden en beschermd tegen beschadiging, achteruitgang of verlies. De bewaartijden ervan moeten worden vastgesteld en geregistreerd.



Concept

Norm 4.5.6

Toelichting

Interne audits

De gemeentelijke organisatie dient het integriteitsmanagementsysteem periodiek te toetsen. Het doel van deze periodieke interne audits is te verifiëren of de in de organisatie vastgelegde afspraken op het gebied van integriteit worden nagekomen. Tevens dient getoetst te worden of ondernomen corrigerende en preventieve maatregelen afdoende werken om de doeltreffendheid van het kwaliteitssysteem vast te stellen. De gemeentelijke organisatie legt de werkwijze van de periodieke interne audits vast in een procedure. Deze procedure omvat tenminste afspraken m.b.t.: (a) de gehanteerde werkwijze in de aanpak van de interne audit; (b) de verantwoordelijkheden m.b.t. de interne audit; (c) een vastgelegde planning (wat, wie, door wie, wanneer); (d) de omgang met geconstateerde bevindingen; (e) de onafhankelijkheid van de interne auditors. 4.6

Beoordeling door de gemeenteraad

De gemeenteraad dient het integriteitsmanagementsysteem tenminste eenmaal per jaar te beoordelen en vervolgens het integriteitsbeleid en de integriteitsdoelstellingen zonodig aan te passen. De organisatie beschikt over een procedure waarin wordt beschreven op welke wijze de beoordeling van het integriteitsmanagementsysteem door de gemeenteraad plaats vindt. De gemeentelijke organisatie dient de volgende informatie te gebruiken bij het beoordelen van het integriteitsmanagementsysteem: (a) de interne en externe auditrapporten; (b) de gerealiseerde integriteitsdoelstellingen; (c) een analyse van de geconstateerde verbeterpunten; (d) een overzicht en analyse van alle gemelde incidenten; (e) analyse van de toepassing van de declaratierichtlijn; (f) analyse van de ontvangen geschenken en gunsten; (g) de resultaten van de IRA en uitgevoerde metingen; (h) de realisatie van het opleidingsplan; (g) de corrigerende maatregelen.


18-11-03/VFV/CV

KEMA-norm voor integriteitsmanagement bij gemeenten

Recommend Documents