JAARVERSLAG 2011 GEMEENSCHAPPELIJKE MEDEZEGGENSCHAPSRAAD CATENT

JAARVERSLAG 2011 GEMEENSCHAPPELIJKE MEDEZEGGENSCHAPSRAAD CATENT Stichting voor primair (speciaal) katholiek onderwijs in onderstaand verzorgingsgebied

Secretariaat GMR: [email protected]

1

INLEIDING Het verslagjaar loopt van januari tot en met december 2011. Dit verslagjaar kenmerkte zich door een gewijzigde medezeggenschapsstructuur. Na een zorgvuldig voorbereidend proces stemde de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) in met een voorgenomen besluit van het College van Bestuur (CvB) te komen tot een nieuwe medezeggenschapsstructuur. De nieuwe structuur is vastgesteld en vervolgens is de verkleinde GMR op 28 april 2011 geïnstalleerd. Voortvarend pakte de verkleinde GMR het medezeggenschapswerk op en gaf uitvoering aan zijn taken en bevoegdheden. In dit jaarverslag wordt hiervan op hoofdlijnen verslag gedaan. Ook via dit jaarverslag willen wij onze dank uitspreken voor alle ouder- en personeelsleden die in de afgelopen jaren deel hebben uitgemaakt van de GMR, hun inbreng en inzet werd zeer gewaardeerd. Dit bleek ook tijdens de afscheidsvergadering op 28 april 2011, er waren waarderende woorden en een passend geschenkje van zowel het CvB als de GMR. ORGANISATIE EN (WETTELIJK) KADER Met het doel te komen tot een toekomstgerichte, slagvaardige, kwalitatieve medezeggenschapstructuur en adequate sparring partner voor het CvB heeft de GMR ingestemd met de voorstellen van een werkgroep (van CvB, GMR , aangevuld met een extern deskundige) en het daaropvolgend bestuursverzoek van het CvB. Uiteraard werden alle betrokkenen tijdens dit proces via GMR publicaties, een informatiebijeenkomst en het personeelsblad (nr. 2 / 2011) geïnformeerd. Belangrijkste verandering is, dat niet alle 32 Catent scholen een vaste afvaardiging in de GMR hebben. Nu bestaat de GMR maximaal uit 12 leden (6 ouder en 6 personeel). De belangen en inbreng van de scholen die niet rechtstreeks in de GMR zijn afgevaardigd worden behartigd door de zittende GMR-leden en wel via een contactpersonenstructuur. Hierover zijn afspraken vastgelegd in het GMR- en huishoudelijk reglement. Allen realiseren zich dat open en volledige informatie- en communicatie van GMR naar MR maar ook van MR naar GMR een belangrijke voorwaarde is om deze structuur optimaal te laten verlopen. Naast de belangrijke taak die de contactpersonen hebben is het ook van groot belang dat de totale achterban van de GMR, de Medezeggenschapsraden (MR) goed gedocumenteerd wordt. Helaas is de beoogde informatie/communicatiestructuur hiervoor, via een functionaliteit op de website van Catent, nog niet gerealiseerd, de laatste hand wordt hier aan gelegd. Op basis van de Wet Medezeggenschap Scholen (WMS) zijn over de GMR taken en (bijzondere) bevoegdheden afspraken vastgelegd in het GMR-reglement en het Medezeggenschapsstatuut. Zoals bekend is de GMR de overlegpartner voor het CvB Catent voor alle bovenschoolse beleidszaken. Het CvB bestaat uit mevrouw Cécile Servaes (voorzitter), mevrouw Monique Welten (lid) en de heer Leo Boschman (lid). Om een goede sparringpartner voor het CvB te kunnen zijn, zal de GMR meer en eerder betrokken worden bij het Catent beleid. Hiervoor is onder andere afgesproken dat de leden van het CvB samen met de leden van de GMR jaarlijks een aantal themabijeenkomsten houden. Tijdens deze informele bijeenkomsten verdiept men zich over een in overleg met elkaar afgesproken en gedocumenteerd onderwerp.

2

De eerste themabijeenkomst met Personeelsbeleid als centraal thema, was in september 2011. In dialoog werden de volgende onderdelen van het personeelsbeleid met elkaar verkend: - Functiemix c.q. werving leraren LB/LC - Vervangingsfonds - Beloningsdifferentiatie - Mobiliteitsbeleid (incl. koppeling naar taakstellingen en vacatures voor 2012) Zoals gezegd het gaat hier om een informele bijeenkomst waarin heel open met elkaar wordt gesproken en ook aandachtspunten worden gedeeld. Reacties van het CvB en de GMR over deze 1e themabijeenkomst waren de volgende: “Het CvB geeft aan het heel waardevol te hebben gevonden om op deze wijze informatie met elkaar te delen. Vooral de mate waarin de GMR aandacht van het CvB vraagt voor eenduidige communicatie en informatie van alle betrokkenen in de organisatie, is waardevol. Het CvB heeft, aldus Leo Boschman, nog heel wat slagen te maken om te zorgen dat de juiste informatie op de juiste plek in de organisatie komt. “

“De GMR vindt het een goede zaak dat via deze verdieping meer duidelijk wordt over wat enerzijds het CvB en anderzijds de GMR van bepaalde zaken verwacht. Het is waardevol om strategie en beweegredenen van het CvB te horen; het hierover met elkaar praten ziet de GMR als een grote toegevoegde waarde. “

VERKIEZING, SAMENSTELLING/FUNCTIEVERDELING, ZITTINGSTERMIJN Verkiezing: In januari 2011 werden ouders en personeel betrokken bij de Catent scholen in het verzorgingsgebied (zie voorpagina) door de ingestelde kiescommissie opgeroepen zich kandidaat te stellen voor de nieuw te kiezen GMR. In totaal waren er 12 zetels te verdelen, 6 voor ouders en 6 voor personeel. Helaas, lukte het niet om 12 of meer kandidaten op de kandidatenlijst te krijgen. In totaal stelden zich 5 ouders en 5 personeelsleden kandidaat. Dit hield in dat er geen verkiezingen nodig waren en dat alle voorgedragen kandidaten zitting konden nemen in de GMR. De installatie vond plaats op 28 april 2011. Samenstelling: Personeelsgeleding Annika van der Vaart Dennis Vreeswijk Petra Hermes Ad Hazen Winny Schouten Brigit van Wersch Oudergeleding Bouke Brinkman Bert Duijm Gerwin Kamps PG Oostwoud Petra Mekkes

Functie: voorzitter *) vice-voorzitter *) secretaris lid lid lid lid penningmeester lid lid lid (m.i.v. 1 november 2011)

3

Dagelijks bestuur (DB) van de GMR wordt gevormd door: Annika van der Vaart Petra Hermes Toegevoegd: Djoeke Loeff

voorzitter secretaris ambtelijk secretaris

Naast het voorbereiden van de agenda en vergaderingen, treedt het DB waar nodig in overleg met het CvB over zaken waarover overleg in kleinere kring is gewenst. Zittingstermijn: Deze is 4 jaar. Omdat alle leden dit keer tegelijk zijn aangetreden is er een rooster van aftreden vastgesteld. Met ingang van 2013 zijn er per jaar twee leden van de oudergeleding en twee leden van de personeelsgeleding aftredend. Met dien verstande dat ernaar gestreefd wordt per keer maximaal 1 lid per portefeuille aftredend te laten zijn.

*) Wijzigingen in samenstelling / functieverdeling GMR 2011  Begin september werd Dennis Vreeswijk door de GMR voorgedragen als kandidaat voor een vacature in de Raad van Toezicht Catent; begin november 2011 werd hij als zodanig benoemd en heeft hij met onmiddellijke ingang de GMR verlaten. Daarmee kwam er een zetel (oudergeleding) en de functie van vicevoorzitter vacant. De vacante zetel oudergeleding zal per 1 januari 2012 worden ingevuld door Boan Kattenberg  In december 2011 meldde Annika van der Vaart niet langer de functie van voorzitter GMR op zich te kunnen nemen. Zij was bereid de functie van vicevoorzitter in te vullen.  Op de invulling van de vacante functie van voorzitter komt de GMR in januari/februari 2012 terug.

PORTEFEUILLEVERDELING GMR-leden De GMR heeft ervoor gekozen om te werken met portefeuillehouders. De portefeuillehouders bestuderen te behandelen beleidsstukken en koppelen hun bevindingen en/of preadvies terug naar de GMR. In een eerstvolgende plenaire GMR vergadering buigen de GMR leden zich hierover en nemen gezamenlijk een besluit. Aan het einde van het verslagjaar was de portefeuilleverdeling als volgt:

Strategie en Commmunicatie: Onderwijs en zorg: Financien: Personeel: Huisvesting en Arbo:

Annika v.d. Vaart Petra Mekkes PG Oostwoud Winny Schouten Ad Hazen Bert Duijm Bouke Brinkman Brigit van Wersch Gerwin Kamps Petra Hermes

4

WERKZAAMHEDEN GMR Het gaat te ver om hiervan in dit jaarverslag uitgebreid verslag te doen temeer omdat van alle vergaderingen verslag is gedaan aan de achterban van de GMR, de medezeggenschapsraden (MR). Enkele belangrijke onderwerpen worden hieronder kort weergegeven:  Rapportage RI&E (stichtingsniveau) In januari ontving de GMR de resultaten van de door Preventie & Werk (externe Arbodienst) gehouden Risico Inventarisatie & Evaluatie inclusief het plan van aanpak voor het verbeteren van geprioriteerde aandachtspunten. Uitgebreid is hierover gesproken met het CvB waarbij de GMR een aantal aanbeveling aan het CvB heeft voorgelegd.  Bestuursverzoek ter instemming met de nieuwe medezeggenschapsstructuur In februari 2011 heeft de GMR ingestemd met de nieuwe medezeggenschapsstructuur en daarmee met een nieuw GMR-reglement en Medezeggenschapsstatuut. Zoals elders in dit jaarverslag vermeld werd een verkleinde GMR op basis van het nieuwe reglement gekozen en vervolgens, eind april 2011, geïnstalleerd Kadernotitie 2011 – 2015 De kadernotitie is een uitwerking c.q. verdere doorvertaling van hetgeen in de strategienota van Catent is verwoord. Uitgangspunt bij al hetgeen in de notitie staat is het mission statement van de Stichting Catent: 

"Talenten van mensen waarden-vol ontwikkelen". De Catent organisatie moet daarop ingericht zijn en blijven. Daarom ook wordt in de kadernotitie geformuleerd wat het CvB wil bereiken in termen van opbrengsten en in termen van gedrag, SMART geformuleerd (specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdgebonden). De kadernotitie wordt één jaar voor de schoolplanperiode geschreven zodat de scholen de gelegenheid hebben hun schoolplan af te stemmen op de ambities van de Stichting, zoals beschreven in de Kadernotitie. De GMR heeft met belangstelling kennisgenomen van de ambitieuze Kadernotitie, waarvoor hij reeds in de loop van 2010 desgevraagd een aantal aanbevelingen aan het CvB had meegegeven. De GMR heeft positief advies uitgebracht.  Jaarplan 2011 In het jaarplan zijn doelen en plannen opgenomen voor het realiseren van de ambities opgenomen in de Kadernotitie 2011 – 2015. De GMR heeft ook hierop positief advies uitgebracht en zal met interesse via de jaarverslagen van Catent de realisatie van doelen en plannen volgen en waar nodig vragen stellen.  Raad van Toezicht (RvT) Catent Niet onvermeld mag blijven dat de GMR in juni 2011 kennis heeft gemaakt met de leden van de Raad van Toezicht Catent. De GMR heeft dit zeer op prijs gesteld. Met elkaar is ook onder andere van gedachten gewisseld over de nieuwe wettelijke bevoegdheden van de GMR v.w.b. de samenstelling van de RvT. De GMR heeft namelijk de bevoegdheid gekregen een bindende voordracht te doen voor een lid van de RvT. Van deze bevoegdheid heeft de GMR gebruik gemaakt, de heer Dennis Vreeswijk werd als kandidaat-lid RvT voorgedragen en is inmiddels door de RvT in die functie benoemd.

5

 Bestuursverzoek ARBO beleid In oktober werd de personeelsgeleding van de GMR gevraagd instemming te verlenen aan de aangepaste beleidsnotitie ARBO, terwijl van de oudergeleding advies werd gevraagd. De aanpassingen hadden voornamelijk betrekking op wettelijke wijzigingen en een in 2010 op school- en stichtingsniveau gehouden Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) door ‘Preventie en Werk’, de arbodienst waarbij Catent is aangesloten. Mede op basis van de resultaten van deze RI&E zijn de plannen van aanpak geformuleerd en worden jaarlijks gevolgd. Ook is er op stichtingsniveau Veiligheidsbeleid gerealiseerd en hebben nagenoeg alle scholen een (actueel) veiligheidsplan. Dit alles met het doel dat:    

dat een zo groot mogelijke veiligheid wordt gewaarborgd; dat voor een zo goed mogelijke bescherming van de gezondheid wordt gezorgd; dat het welzijn bij de arbeid wordt bevorderd en personeelsleden goed ingezet worden ; dat seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en discriminatie actief worden bestreden; hiervoor is een gedragscode (hierover leest u elders in het jaarverslag meer) ontwikkeld;

Aan de hand van onderstaand organogram wordt de plaats van de Arbo-functie binnen Catent weergegeven. RAAD VAN TOEZICHT

GMR Instemming PGMR Advies OGMR

MR Instemming PMR Advies OMR

COLLEGE VAN BESTUUR BESTUUR (Verantwoordelijk voor veiligheidsbeleid, personeelsbeleid en RI&E op stichtingsniveau)

STAF (o.a. P&O en preventiemedewerker)

DIRECTEUR (Verantwoordelijk voor veiligheidsplan, personeelsbeleid en RI&E op schoolniveau)

TEAM

De GMR is van mening dat er nu een gedegen ARBO beleid ligt, derhalve heeft hij ermee ingestemd c.q. positief geadviseerd.  Informatiedocument aanpassing in het Integraal Personeelsbeleid (IPB) De beleidsnotitie IPB werd uitsluitend tekstueel gewijzigd en derhalve ter informatie en bespreking toegestuurd. De tekstuele wijzigingen hebben betrekking op het toevoegen van het digitaal instrument CODO – bekwaamheidsdossier. Tijdens de themamiddag in november 2011 hebben het CvB en GMR uitgebreid met elkaar van gedachten gewisseld over het digitale bekwaamheidsdossier.  Modernisering Vervangingsfonds Een verdieping over dit onderwerp heeft plaatsgevonden tijdens de themamiddag in november 2011. Open is met elkaar gesproken over het ziekteverzuim, de verzuimbegeleiding alsook de mogelijke keuzes die het CvB wil maken op basis van het gemoderniseerde vervangingsfonds om het kostenbewustzijn rondom ziekteverzuim te verhogen, niet alleen bij de directeuren maar ook bij het personeel. Nadat verder onderzoek 6

van de mogelijkheden is gedaan en besproken, ontvangt de GMR inzake voorgaande een bestuursverzoek van het CvB ter advisering. Hoewel de GMR het erover eens is dat het vullen van de bekwaamheidsdossiers en het hebben van een stichtingsbrede competentiebank bijdraagt aan het kunnen inzetten van de juiste persoon op de juiste plaats, heeft hij het CvB geadviseerd nog meer dan tot nu toe directeuren aan te spreken op het verstrekken van duidelijke informatie voor het personeel over, niet alleen CODO, maar ook over het Opleidingsplan, Mobiliteitsbeleid, Schoolplannen e.d.  Informatiedocument aanpassing (van de bedragen) van het Jubileumbeleid Ter kennisname ontving de GMR het tekstueel aangepaste Jubileumbeleid. In deze beleidsnotitie zijn de – verouderde – bedragen voor jubileumuitkeringen naar boven bijgesteld.  Gedragscode Catent In de praktijk – het werkveld – is gebleken dat er naast de bestaande klachtenregeling behoefte is aan een algemeen geldende gedragsnorm. Catent beroept zich hiervoor o.a. op de Landelijke Norm Publieke taak, ondertekend door de brancheorganisatie waartoe Catent behoort. In de Catent gedragscode, die met advies van de vertrouwensinspecteur is opgemaakt, zijn o.a. gedragsregels beschreven voor de algemeen geldende gedragsnorm voor allen die betrokken zijn bij de Catent scholen (directeur, personeel, kinderen, ouders). De GMR heeft de inmiddels op de scholen ingevoerde code bestudeerd en gemeend een aantal bevindingen en aanbeveling ten aanzien van uitgebreidheid, toonzetting en uitstraling, schriftelijk aan het CvB ter kennis te moeten brengen. Hierover is in december 2011 uitgebreid met het CvB van gedachten gewisseld. Bij de evaluatie in het najaar van 2012 zal het CvB zeker ook de bevindingen van de GMR betrekken.  Bestuursverzoek ter advisering over de Stichtingsbegroting 2012 en meerjarenbegroting Door de GMR is hierop nog geen advies uitgebracht. De betreffende documenten, inclusief een duidelijke leeswijzer, werden in december 2012 tijdens het overleg met het CvB toegelicht en besproken.  Passend Onderwijs Nagenoeg tijdens ieder overleg is de GMR geïnformeerd over de landelijke en lokale ontwikkelingen van het Passend Onderwijs. Op het moment dat meer bekend is over de exacte zorgplicht Passend Onderwijs waaraan schoolbesturen verplicht zijn te voldoen komt het CvB met deze informatie niet alleen terug bij de GMR maar ook bij het personeel en ouders van Catent. De definitieve bestuurlijke structuur van Passend Onderwijs moet per 1 november 2012 vastgesteld zijn.

Ter info : Eind 2010 is een kerngroep ingericht die het proces Passend Onderwijs vanaf januari 2011 tot augustus 2012 zal begeleiden. Zij brengen alle ins en outs (kansen, bedreigingen, voordelen zowel inhoudelijk als financieel) samen met een extern deskundige in kaart. De kerngroep bestaat uit lid CvB en 4 directeuren + extern deskundige van WK onderwijsadvies.

7

TEAMBUILDING Een nieuwe GMR, een nieuw team. Bij de in april geïnstalleerde leden was er behoefte aan een teambuildingsactiviteit. In september ging men naar Pitch & Putt in Lemele om in een ontspannen en sportieve sfeer elkaar beter te leren kennen. Ook werd het nuttige (brainstormen over de GMR visie en missie) met het aangename (een heerlijk buffet) verenigd. Al met al, een succesvolle activiteit die zeker heeft bijgedragen aan teamvorming. SCHOLING EN VORMING In mei is er voor de leden van de GMR een specifieke scholing geweest. Door deskundigen van het Onderwijsbureau in Meppel werden de leden bekend gemaakt met hoe een begroting en jaarrekening van de Stichting te lezen en begrijpen. Inhoudelijk is ingegaan op de onderwerpen: Allocatiemodel Catent, Aanvullend budget, Verdeling budgetbevoegdheid scholen/bovenschools, Schoolbegroting en Stichtingsbegroting. Deze gerichte scholing werd als waardevol beschouwd. FINANCIEELOVERZICHT GMR 2011 Bij dit jaarverslag is een financieel overzicht gevoegd van de GMR uitgaven (tot november 2010) versus de begroting 2010. Op hetzelfde overzicht treft u ook de GMR begroting 2011 aan met daarbij de begrotingen van 2008/2009 en 2010. TENSLOTTE Dit eerste zittingsjaar van de GMR nieuwe structuur kenmerkt zich als een beginjaar waarin veel praktische zaken met elkaar moesten worden besproken en afgesproken. Wat opvalt is dat de leden nagenoeg allemaal bij iedere vergadering aanwezig waren en zich volledig inzetten om de vraagstukken die op tafel komen zorgvuldig af te wegen zowel in het belang van de stichting als van haar medewerkers, kinderen en ouders. Verheugend is ook dat de GMR voor wat betreft de oudergeleding volledig is bezet. Helaas is dit voor de personeelsgeleding nog niet het geval, er is nog steeds één zetel niet ingevuld. In het komende jaar, 2012, zal de GMR zich nog meer gaan richten op een goede en open communicatie met en informatie van de MR-en. Hierbij moet nogmaals worden benadrukt dat ook de MR-en in deze hun steentje kunnen, nee moeten, bijdragen door de GMR (via de contactpersonen) waar nodig te ‘voeden’. Met ieders inzet ontstaat er zo ongetwijfeld gedragen medezeggenschap.

0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0

Eventuele vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit jaarverslag kunt u per e-mail sturen naar het secretariaat GMR [email protected]

GMR/dl/Vastgesteld in de GMR vergadering van 21-02-2012

8

GMR Catent : Begroting 2012 en realisatie 2011 (Bedragen in EUR 1,-)

Omschrijving

Begroting 2012

Realisatie Begroting 2011 2011

a/b begeleiding op afstand/ c d e/h f g i j

advies externe deskundige administratiekosten vergaderkosten reiskosten en vacatiegeld deskundigheidsbevordering Werkzaamheden voorzitter en secretaris ambtelijk secretariaat overig Totaal

1.000,00 1.000,00 800,00 11.600,00 3.500,00

960,00 641,14 817,00 4.663,94

2.300,00 1.000,00 1.205,00 8.000,00 3.500,00 1.800,00

20.000,00

20.376,25 504,80 27.963,13

20.000,00 0,00 37.805,00

37.900,00

Toelichting: Ad a/b In 2011 wil de GMR zich laten begeleiden door een externe deskundige, indien dit gewenst wordt geacht. Welke externe deskundige de GMR raadpleegt of inschakelt hangt af van het onderwerp. Ad c Kosten gemaakt door de secretaris: postzegels, afdrukken (indien nodig), cadeaubonnen (voor GMR leden die afscheid nemen), kaarten, enz. Ad d Kosten voor de huur van de vergaderruimte, uitgaande van 10 GMR vergaderingen en de kosten ad € 80,- bij Facet (Palestrinalaan te Zwolle) Ad e/h Reiskosten voor OGMR (€0,30 per km) en PGMR (€0,28) met een gemiddelde van €300,00 per GMR lid per jaar. Ad f Deskundigheidsbevordering, scholing van GMR leden. Dit zijn kosten zoals huur van de accommodatie en het inhuren van een deskundige. Ad g Werkzaamheden voorzitter en secretaris Ad i Werkzaamheden en kosten ambtelijk secretaris/secretariaat

9