Jaarprogramma oudervereniging De Perroen 2014-‐2015
B e s t u u r O u d e r v e r e n i g i n g D e P e r r o e n , s e p t e m b e r 2 0 1 4
Programma oudervereniging OBS de Perroen voor het schooljaar 2014-2015
1. De oudervereniging De oudervereniging de Perroen (OVP) is van de ouders. De OVP verenigt ouders rondom thema’s en activiteiten die erop gericht zijn het schoolklimaat in brede zin leuker en beter te maken. De OVP stimuleert de betrokkenheid van ouders bij het reilen en zeilen van de Perroen.
2. Wat wil de oudervereniging bereiken? De OVP heeft de volgende doelen en functies: •
Het bevorderen van de ouderparticipatie in brede zin
•
Het stimuleren en financieel ondersteunen van activiteiten en/of voorzieningen die bijdragen aan een goed schoolklimaat zoals sport- en culturele evenementen, schoolreisjes, schoolfeesten de schoolbibliotheek etc.;
•
Het heffen en beheren van de vrijwillige ouderbijdrage ten behoeve van de bekostiging van de activiteiten en voorzieningen zoals hierboven bedoeld;
•
Fungeren als klankbord voor de directie en medezeggenschapsraad van de school over zaken die het beleid en/of de voorzieningen van de school betreffen;
•
De betrokkenheid van ouders stimuleren bij vernieuwingen, veranderingen en verbeteringen op school.
•
Helpen bij het duiden en benoemen van de verantwoordelijkheden van de ouders en van de school en het verhelderen van de verwachtingen over en weer, als het gaat om het beleid op school, vernieuwingen, verbeteringen, omgangsvormen en (gedrags)regels, alsmede de handhaving ervan.
•
Het (helpen) uitdragen van de visie en de “unique selling points” van de Perroen.
•
Feedback geven aan de oudervertegenwoordiging in de medezeggenschapsraad (MR).
2
3. Hoe functioneert de oudervereniging? De OVP is een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid en staat open voor iedere ouder. Aan het lidmaatschap is de verplichting verbonden van het betalen van de vrijwillige
ouderbijdrage. Anders gezegd: iedere ouder die de ouderbijdrage betaalt, is automatisch lid van de vereniging en heeft stemrecht op de algemene leden vergadering. De OVP kent twee belangrijke organen: de algemene ledenvergadering en het bestuur. De algemene ledenvergadering (ALV) is het hoogste orgaan en benoemt het bestuur. Iedere (betalende) ouder kan op de ALV invloed uitoefenen op de vereniging. Belangrijke beslispunten zijn: het jaarprogramma, de hoogte van de ouderbijdrage en het functioneren van het bestuur. Het bestuur van de OVP is belast met alle uitvoerende werkzaamheden van de vereniging. Het bestuur stelt jaarlijks een programma en een begroting op die goedkeuring behoeven van de ALV. Het bestuur vergadert 6 tot 8 keer per jaar. Ook de bestuursvergaderingen zijn openbaar. Het staat ouders altijd vrij om iets op de bestuursvergadering aan de orde te stellen. De geplande vergaderingen staan in paragraaf 7 vermeld.
4. Terugblik op de activiteiten van het vorige schooljaar Vermeld worden activiteiten waaraan de OVP een bijdrage heeft gegeven of aanwezig is geweest. Zo worden de ouderavonden worden door de school zelf georganiseerd. De OVP denkt mee over de inhoud van de ouderavonden. 4.1 Bevordering participatie 4.1.1. De ouderavonden Vorig schooljaar jaar heeft de Perroen drie ouderavonden georganiseerd waarbij de OVP inhoudelijk is betrokken. De eerste ouderavond in oktober, waarin de directeur de schoolanalyses heeft toegelicht, werd gecombineerd met de ALV. Dit bleek een succesformule die we dit jaar zullen herhalen. Door de hoge opkomst en de bereidheid van meerdere ouders om toe te treden tot het bestuur heeft de oudervereniging een nieuw elan gekregen. De tweede ouderavond in maart werd gewijd aan het thema “omgang met social media”. Onder leiding van Jurn Glazenburg werd dit een interessante en inspirerende verkenning van het thema. Op de laatste ouderavond in juni van dit jaar is de klassenindeling van het nieuwe jaar besproken en is het thema “passend onderwijs” aan de orde gesteld.
3
4.1.2. Overleg met het team van leerkrachten; afstemming van de wederzijdse verwachtingen Met het doel elkaar beter te leren kennen, de wederzijdse verwachtingen beter af te stemmen en een gevoel te kweken dat ouders en leerkrachten samen verantwoordelijk zijn voor een goed pedagogisch klimaat, heeft er in februari 2014 een overleg plaats gevonden tussen het voltallig bestuur van de OVP en de leerkrachten, die op die avond vrijwel allemaal aanwezig waren. Op deze avond zijn op een interactieve wijze de wederzijdse verwachtingen en ambities gedeeld. Er bleek een grote bereidheid naar elkaar te luisteren en van elkaar te leren. Het gesprek is een eerste belangrijke stap die heeft bijgedragen tot een beter begrip voor elkaar en het versterken van het wederzijds vertrouwen. Dit overleg zal op een constructieve manier voortgezet worden het komende schooljaar. 4.2. Klankbordfunctie De verbeteringen in het overblijven, aangeduid als “lunchen op school” waaraan de OVP een belangrijke bijdrage heeft geleverd en die in het schooljaar 2011-2012 zijn ingevoerd, zijn geëvalueerd. De nieuwe aanpak “ lunchen op school” is succesvol. Het bestuur heeft een inhoudelijk advies gegeven op het zogenaamde schoolondersteuningsprofiel dat in het kader van passend onderwijs door de schooldirectie is opgesteld. De meeste aanbevelingen van de OVP zijn overgenomen. In overleg met de directie en de MR is afgesproken dat de ouderavond “social media” een vervolg behoeft, o.a. in de ontwikkeling van een “gedragscode”. Het bestuur levert twee afgevaardigden voor de werkgroep die deze gedragscode gaat opstellen. 4.3. Activiteiten 4.3.1. Jubileumactiviteiten In het kader van het 25 jarig jubileum heeft de school een aantal bijzondere activiteiten georganiseerd, zoals een prachtige theatervoorstelling in het MECC en een daverend eindejaarsfeest. Aan het begin van het schooljaar is een gezamenlijk uitstapje gemaakt naar Klein Zwitserland. De oudervereniging heeft dit extra uitstapje gesubsidieerd. 4.3.2. Sinterklaas, carnaval, en de klassenuitstapjes De reguliere activiteiten zijn allemaal goed opgezet en succesvol afgesloten. Over het algemeen is er vanuit de ouders veel belangstelling om te helpen bij deze activiteiten. De ALV heeft op 8 oktober 2013 besloten om naast de gezamenlijke schoolreis toch ook de reguliere klassenuitjes te laten doorgaan. Hiervoor is extra budget vrijgemaakt.
4
4.3.3. Bibliotheek De bibliotheek wordt grotendeels bekostigd uit het budget van de OVP. Voor de bibliotheek zijn nieuwe boeken aangeschaft, deels ter vervanging van versleten boeken en deels door de aanschaf van nieuwe titels. Het digitale systeem functioneert inmiddels naar behoren. De “bieb-moeders” ofwel de “ bieb-angels” hebben ook dit jaar weer veel werk verzet. 4.3.4. Woord van dank Aan alle vrijwilligers: dank voor jullie inzet. Zonder jullie was er niets mogelijk. 5. Functioneren oudervereniging Nadat op de ALV een geheel vernieuwd bestuur is aangetreden zijn een aantal zaken voortvarend opgepakt. Desondanks kost de overdracht van bestuursfuncties veel tijd en energie. Niet alles is altijd even vlekkeloos verlopen. Niettemin staat er een enthousiast bestuur en zijn er veel meer zaken opgepakt dan de afgelopen jaren.
6. Financiën en resultaat 2013-2014 De financiën van de vereniging zijn op orde. De afgelopen jaren is er terughoudend met het budget omgegaan. Dit heeft geleid tot een omvangrijke reserve, die eigenlijk te hoog is in verhouding tot het risicoprofiel. Om die reden heeft de ALV twee jaar geleden ingestemd met het stapsgewijs afbouwen van de reserve tot een niveau van ca. € 2.500,-. Hierdoor kon de vrijwillige ouderbijdrage in het schooljaar 2012 – 2103 worden verlaagd naar € 30 per kind. Dit verlaagde niveau kan een aantal jaren worden volgehouden. Ook voor komend jaar stelt het bestuur voor om de ouderbijdrage niet te verhogen. De financiële gegevens voor het komend schooljaar zijn in paragraaf 11 opgenomen.
7. Programma 2014-2015 7.1. Ouderavonden en communicatie met de ouders 7.1.1. Ouderavonden Wij zullen de directie adviseren om in het schooljaar 2014-2015 opnieuw drie ouderavonden te organiseren. Dit met de bedoeling de binding met de ouders te versterken en ook inbreng vanuit de ouders te krijgen op inhoudelijke thema’s. We hebben afgelopen jaren gezien dat er een groeiende belangstelling is van ouders voor deze avonden. De opkomst is weliswaar niet erg massaal maar neemt wel gestaag toe. Het is de bedoeling dat de eerste ouderavond wordt gecombineerd met de ALV. Het thema van de eerste ouderavond is de schoolanalyse. Het thema van de laatste ouderavond is primair een doorkijk naar het nieuwe schooljaar; maar er is ook ruimte voor andere zaken. Het thema van de tweede ouderavond betreft 5
maatregelen tegen pesten (de avond maakt onderdeel uit van de zgn “kanjertraining”). De ouderavonden vormen ook voor het bestuur een goed communicatiemiddel; op de ouderavonden ventileren ouders hun opvattingen en gevoelens over belangrijke zaken. 7.1.2. Communicatie met het team van leerkrachten De in het vorig schooljaar gestarte interactieve sessie met de leerkrachten verdient een vervolg. Het primaire doel is afstemmen van de onderlinge verwachtingen en het versterken van het wederzijdse vertrouwen. Het bestuur zal in overleg met de directie inhoud geven aan een vervolg op deze sessie. Het is de bedoeling dat het team van leerkrachten en het bestuur van de oudervereniging, op een meer creatieve en informele wijze, van gedachten wisselen over allerlei zaken die de school betreffen en de rol die de OVP daarbij kan hebben. 7.1.3. Website
De website van de Perroen is verbeterd maar nog steeds voor verbetering vatbaar. Het bestuur wil de website graag ook gaan gebruiken als communicatiemiddel. Hiervoor moeten een aantal afspraken nader worden ingevuld. Primair zou de OVP willen starten met het beschikbaar stellen van verenigingsinformatie op de website. 7.2. Klankbordfunctie Het bestuur van de OVP fungeert als klankbord voor de directie en het team van leerkrachten en desgevraagd ook voor de ouderdelegatie van de MR. De klankbordfunctie kan betrekking hebben op speciale thema’s of ad-hoc zaken.die ook in de MR aan de orde kunnen komen. Om die reden stemmen we dit jaarplan af met de ouderdelegatie van de MR om dubbel werk te voorkomen en waar nodig en zinvol nadere taakverdeling af te spreken. 7.2.1. Borgen verbeteringen De afgelopen jaren heeft de school (vaak mede op verzoek van de ouders) op diverse terreinen een aantal verbeteringen doorgevoerd of maatregelen getroffen. Een onderdeel van
6
onze klankbordfunctie is het kritisch blijven volgen van deze verbeteringen of maatregelen. We denken daarbij concreet aan: •
lunchen op school
•
de algemene ambities en het kwaliteitsprofiel van de school
•
de wens om te streven naar meer evenwicht in de verhouding mannelijke versus vrouwelijke leerkrachten etc.
7.2.2. Omgaan social media Het bestuur van de OVP levert een bijdrage aan de tot standkoming van een gedragscode “omgaan met social media”.
7.2.3.Toegangsbeleid en veiligheid Afgelopen schooljaar is het thema toegangsbeleid en veiligheid door de ouders op de agenda geplaatst. Veel verder dan een aantal algemene aanbevelingen zijn we nog niet gekomen. Het thema blijft daarom ook onze aandacht vragen en blijft dus op de agenda staan. 7.2.4. Verkeersveiligheid Ondanks de aanpassingen aan de Rijksweg en het gelukkig uitblijven van ernstige ongelukken blijft de verkeersituatie rondom de school zorgen baren. De indruk van het bestuur is dat de verkeersdrukte op de Rijksweg in de spits nog steeds toeneemt en dat veel automobilisten nauwelijks afremmen voor de oversteekplaats (er zijn zeker gunstige uitzonderingen) In samenspraak met de directie willen we de gemeente (opnieuw) attenderen op deze situatie en zo nodig om aanvullende voorzieningen vragen. In eerste aanleg zijn we benieuwd naar de opvattingen van ouders over de verkeerssituatie. 7.2.5. Toekomstige ontwikkelingen We kunnen onze ogen niet sluiten voor het feit dat ook op de Perroen de leerlingenaantallen dalen. Dat zal vroeger of later consequenties hebben. De OVP kiest ervoor om vroegtijdig te anticiperen op deze ontwikkelingen. Veranderingen die onvermijdelijk zijn kunnen beter met een positieve blik tegemoet worden getreden. Voor ouders is het belangrijk dat zij zich betrokken voelen bij eventuele fusieplannen.
7
7.2.6. De gezonde school Traditiegetrouw stimuleert de Perroen een gezonde leefstijl. Daar hoort bij het ontmoedigen van snoep en het stimuleren van gezonde voeding en beweging. Ouders vragen vaak naar de regels en het handhaven daarvan. Voorbeeld: mag er nu wel of niet op snoep en zoetigheid worden getrakteerd tijdens de verjaardagen. Het strikt verbieden van iets is pedagogisch niet altijd de beste oplossing. Het bestuur komt in komend schooljaar met nadere voorstellen over het aanmoedigen van een gezonde leefstijl.
7.3. Activiteiten 7.3.1. Sinterklaas, ijsfestijn, carnaval, Pasen, sportdag. Ook komend schooljaar rekenen we weer op de vrijwillige inzet van ouders en leerkrachten om de betreffende activiteiten wederom tot een groot succes te maken. Het bestuur van de OVP stelt voor om haar bijdragen voor deze activiteiten voor komend schooljaar te handhaven, rekening houdend met het gedaalde leerlingenaantal. Het budget voor cultuur wordt niet meer opgenomen omdat de school hiervoor uit andere budgetten kan putten. 7.3.2.Bibliotheek Het stimuleren van lezen is belangrijk. Daarom zorgt de OVP voor een aantrekkelijke bibliotheek en stimuleert zij ouders om op te treden als voorleesmoeder of –vader. Het budget voor de bibliotheek bestaat uit twee onderdelen: een bedrag dat tijdens de Kinderboekenweek kan worden ingezet en een regulier bedrag. In overleg met de “biebmoeders” en de leerkrachten, verantwoordelijk voor de bibliotheek, zal het geld door het bestuur worden verdeeld over de kleuter- en de gewone bibliotheek. 7.3.3. De klassenuitstapjes De OVP heeft een aantal jaren geleden met de school afgesproken dat de jaarlijkse klassenuitjes op een low budget leest geschoeid kunnen zijn. Niet alleen vanwege het argument dat de ouderbijdrage betaalbaar moet blijven, maar nog meer vanwege het feit dat vele kinderen met ouders en/of grootouders toch wel naar een dierenpark of pretpark gaan. Een pretpark of een dierentuin biedt dus niets nieuws. Daarom stimuleren wij 8
uitstapjes in de buurt, die primair gericht zijn op plezier en spel maar ook best een ontdekkend/educatief karakter mogen hebben. Op deze algemene afspraak maken we twee uitzonderingen: •
het afsluitende schoolkamp voor groep 8
•
eenmaal in de gehele schoolperiode (de afspraak was in groep 6) mag er wat extra’s worden uitgegeven op voorwaarde dat er dan ook een interessant programma wordt gekozen. Inmiddels zijn er signalen van ouders binnengekomen die zich niet kunnen vinden in deze lijn. Zij pleiten voor een ruimer beleid en budget en nemen een verhoging van de ouderbijdrage voor lief. Een oplossing zou kunnen zijn dat er (gedurende de gehele schoolperiode) twee keer iets extra’s gedaan kan worden. B.v. één keer in de bovenbouw en één keer in de onderbouw b.v. In ieder geval zal het huidige beleid omtrent de klassenuitstapjes als discussiethema op de agenda van de Algemene ledenvergadering worden gezet.
7.3.4 Het einde schooljaarfeest De reacties van vele ouders en kinderen op het feest aan het einde van vorig schooljaar zijn zo positief dat het bestuur voorstelt om dit elk jaar te herhalen. De opzet mag variëren. De drankjes hoeven niet gratis te zijn. Het feest moet zichzelf in financieel opzicht grotendeels kunnen bedruipen. Het bestuur voert een klein bedrag op voor de noodzakelijke faciliteiten. 8. De financiën Het jaarprogramma is de basis voor de begroting van de OVP. In grote lijnen wordt de begroting voor volgend jaar gehandhaafd, echter rekening houdend met een afname van het leerlingenaantal. Voor de begroting zelf verwijzen we naar paragraaf 11.
8.1. Inkomsten De inkomsten van de OVP bestaan uit de bijdragen van ouders. Omdat de vereniging nog steeds beschikt over een -naar verhouding tot de risico’s- grote reserve stelt het bestuur 9
opnieuw voor om de ouderbijdrage niet te verhogen en een toevoeging uit de reserves te accepteren van…... We stellen we voor om de ouderbijdrage voor het schooljaar 20142015 te handhaven op € 30 per kind met een maximum van €90 per ouder/verzorger/gezin.
8.2. De uitgaven De binnenkomende gelden worden voor 97% besteed aan de activiteiten, zoals in dit programma zijn opgenomen. De resterende 3% zijn nodig voor de verenigingskosten, zoals de noodzakelijke inschrijving bij de KvK en bankkosten. De begroting treft u aan in paragraaf 11. 9. Bestuur Alle huidige bestuursleden zijn vorig jaar nieuw, of opnieuw verkozen. In principe is de zittingstermijn twee jaar. Han Zijlema is voor één jaar benoemd. Hij stelt zich verkiesbaar voor een nieuwe periode. Het bestuur draagt hem voor herbenoeming voor. Het bestuur bestaat uit 7 leden. In de praktijk blijkt dat dit aantal voldoende is. Aan de andere kant is het ook altijd goed om te werken aan te toekomst. De toetreding van een nieuw lid zou een goede zaak zijn. Daarom roept het bestuur ouders op zich op te geven als bestuurslid. Bij meer dan twee kandidaten wordt er op de ALV gestemd.
10
10. Planning Datum
Actitiviteit
Opmerkingen
02-09-2014
Bestuursvergadering
Van 20:00 – 22:00 uur Locatie: de Perroen, tenzij nadrukkelijk anders afgesproken
03-09-2014
Ouderinfo avond Overleg ouderdelegatie MR over de wederzijdse jaarplannen
23-09-2014
Ouderavond, gecombineerd met Algemene leden vergadering Vaststellen programma en begroting
1e week oktober
Brief over ouderbijdrage naar
De secretaris en
ouders
penningmeester
14-10-14
Bestuursvergadering
02-12-14
Bestuursvergadering
1e week december
Herinneringsbrieven naar ouders
De secretaris en
die nog niet betaald hebben
penningmeester
20-01-15
Bestuursvergadering Overleg team leerkrachten
24-02-15
Bestuursvergadering
09-03-15
2 e ouderavond
14-04-15
Bestuursvergadering
09-06-15
Bestuursvergadering
30 -06-15
Ouderavond
10-07-15 of 15-07-15(?)
Eind schooljaarfeest
11
11. Financieel overzicht (o.v.v. controles) Activiteit/uitgaven
Begroting
Rekening
Begroting
2013-2014
2013-2014
2014-2015
Opmerkingen
UITGAVEN
1
Sinterklaasfeest
€ 1.200
€
€ 1.000
2
Kalenderjaarafsluiting
€
250
€
€
220
€
90
(Kerst) 3
IJsfestijn
€
100
€
4
Carnavalsfeest
€
575
€
€ 550
5
Paasfeest
€
60
€
€ 50
6
Kinderboekenweek
€
200
€
€
180
7
Sportdag
€
350
€
€
150
8
Klasseuitstapjes (1 t/m
€ 2.400
€
€ 2.100
7) 9
Schoolkamp groep 8
€ 1.200
€
€ 1.000
10
Cultuur
€
€
€
P.M.
P.M.
Post wordt P. M. geraamd wegens andere dekking
11
Schoolbibliotheek
€
400
12
Eindeschooljaarfeest
€
€
€
€
380
120
€
120
175
€
160
voor team, ouders en kinderen 13
Administratie, KvK, kantoor
14
€
880
€
€
€ 7.910
€
€ 6.000
€5.589
€
€ 4.941
Incidentele jubileumactiviteiten vervallen in komend schooljaar
Totaal uitgaven INKOMSTEN
Ouderbijdrage
Uitgaande van 183 leerlingen en 90% opbrengst
Rente op spaarrekening
€
54
€
€
Uitputting reserves
€ 2.267
€
€
€ 7.910
€ 6.817
€
(negatief= storting) Totaal inkomsten Reserve op 1-10-2013 Reserve op 1-10-2014
€ 8.086
€
12
Aanbevolen (minimum)
2.500
€
reserve
12. Samenvattende voorstellen aan de algemene ledenvergadering op 23 september 2014:
1 Het jaarprogramma 2014-2015 goed te keuren 2 De hierin vervatte begroting voor de verenigingsactiviteiten goed te keuren 3 De ouderbijdrage voor het schooljaar 2014-2015 te bepalen op € 30 per kind, met een maximum van €90 per gezin/ouders/verzorgers.
4 Het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid
Het bestuur van de oudervereniging: Susan Bär Berend Brouwer, voorzitter, Lou Debeij Danielle Doyen Roeland Gordijn, penningmeester Jeroen Smeets, vice voorzitter Han Zijlema, secretaris Op 23 september heeft de algemene leden vergadering dit programma inclusief de begroting vastgesteld. Maastricht, De secretaris,
De voorzitter,
Han Zijlema
Berend Brouwer
13
