Happy Weekend Penyelesaian Izin 12 Jun 2012 Perbaikan Pemberian Pelayanan Kepada Masyarakat Memperkenalkan Pendekatan Baru Meningkatkan Efisiensi Meminta Umpan Balik dari Warga Keadilan dan Kemudahan akses pelayanan bagi kelompok rentan Membangun Kemitraan Ringkasan Izin usaha yang paling sering digunakan oleh pelaku usaha di Kota Pontianak yang merupakan kota perdagangan dan jasa adalah Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Izin Usaha Jasa Konstruksi (IUJK), Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dan Izin Mendirikan Bangunan (IMB) Penertiban. Sebelum ada program Happy Weekend, proses pelayanan SIUP, IUJK dan TDP bisa memakan waktu 3 (tiga) hari kerja. Pada saat itu BP2T belum melakukan izin paralel sehingga proses pengurusan SIUP, IUJK dan TDP membutuhkan waktu hingga 6 (enam) hari kerja. Selama ini, pelaku usaha/masyarakat yang datang ke BP2T untuk melakukan pengurusan izinnya. Bagi pelaku usaha untuk datang langsung ke BP2T merupakan permasalahan tersendiri mengingat mereka tetap harus menjalankan usahanya. Oleh karena itu biasanya pelaku usaha menggunakan jasa pihak ketiga untuk mengurus izin usaha mereka. Menggunakan jasa pihak ketiga pastinya memerlukan biaya tambahan yang harus dikeluarkan oleh pelaku usaha. Untuk mengatasi persoalan tersebut, BP2T membuat satu terobosan untuk menyederhanakan proses perizinan. Inovasi ini diberi nama Program Happy Weekend. Happy Weekend merupakan suatu model pemecahan solusi terhadap percepatan proses perizinan, utamanya penerbitan SIUP, TDP, IUJK dan IMB Penertiban. Izin-izin tersebut merupakan izin yang banyak diajukan masyarakat. Mengapa disebut Happy Weekend? Karena program ini dilaksanakan di hari Sabtu. Meski hari Sabtu merupakan hari libur bagi para PNS, namun para staf BP2T tetap bekerja melayani masyarakat. Dengan system jemput bola, mereka langsung mendatangi sejumlah badan usaha yang hendak mengurus izin. Ini memberi kemudahan bagi para pengusaha dalam proses pengurusan izin. Selain itu, proses ini bisa memangkas waktu dan biaya perizinan dengan lebih cepat. Sesuatu yang sangat ditunggu masyarakat. Proposal Analisis Masalah Apa masalah yang dihadapi sebelum dilaksanakannya inisiatif ini? Izin usaha yang paling sering digunakan oleh pelaku usaha di Kota Pontianak yang merupakan kota perdagangan dan jasa adalah Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Izin Usaha Jasa Konstruksi (IUJK), Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dan Izin Mendirikan Bangunan (IMB) Penertiban. Sebelum ada program Happy Weekend, proses pelayanan SIUP, IUJK dan TDP bisa memakan waktu tiga hari kerja. Pada saat itu BP2T belum melakukan izin paralel sehingga proses pengurusan SIUP, IUJK dan TDP membutuhkan waktu hingga enam hari kerja.
Ini tergolong lama untuk proses pengurusan izin. Padahal bagi para pengusaha waktu adalah uang. Semakin lama proses pengurusan izin, maka semakin merugikan mereka. Sebaliknya, semakin cepat prosesnya maka semakin menguntungkan. Selama ini, pelaku usaha/masyarakat yang datang ke BP2T untuk melakukan pengurusan izinnya. Bagi pelaku usaha untuk datang langsung ke BP2T merupakan permasalahan tersendiri mengingat mereka tetap harus menjalankan usahanya. Oleh karena itu biasanya pelaku usaha menggunakan jasa pihak ketiga untuk mengurus izin usaha mereka. Menggunakan jasa pihak ketiga pastinya memerlukan biaya tambahan yang harus dikeluarkan oleh pelaku usaha. Pelaku usaha mikro dan kecil biasanya kesulitan dan enggan untuk datang ke BP2T secara langsung. Imej yang ada di masyarakat bahwa mengurus izin berbeli-belit dan memerlukan biaya besar membuat mereka enggan untuk datang langsung ke BP2T. Untuk mengatasi persoalan tersebut, BP2T membuat satu terobosan untuk menyederhanakan proses perizinan. Inovasi ini diberi nama Program Happy Weekend. Happy Weekend merupakan suatu model pemecahan solusi terhadap percepatan proses perizinan, utamanya penerbitan SIUP, TDP, IUJK dan IMB Penertiban. Izin-izin tersebut merupakan izin yang banyak diajukan masyarakat. Mengapa disebut Happy Weekend? Karena program ini dilaksanakan di hari Sabtu. Meski hari Sabtu merupakan hari libur bagi para PNS, namun para staf BP2T tetap bekerja melayani masyarakat. Mereka dengan system jemput bola, mereka langsung mendatangi sejumlah badan usaha yang hendak mengurus izin. Ini memberi kemudahan bagi para pengusaha dalam proses pengurusan izin. Selain itu, proses ini bisa memangkas waktu dan biaya perizinan dengan lebih cepat. Sesuatu yang sangat ditunggu masyarakat. Kota Pontianak sebagai kota yang mengandalkan perdagangan dan jasa dalam pertumbuhan ekonominya, sangat memberikan perhatian lebih terhadap percepatan proses perizinan usaha. Sebagai Kota perdagangan dan jasa, percepatan proses perizinan merupakan suatu keniscayaan dalam upaya meningkatkan pergerakan ekonomi di Kota Pontianak. Semakin cepat proses perizinan SIUP dan TDP secara tidak langsung akan berdampak pada iklim investasi di Kota Pontianak. Pendekatan Strategis Siapa saja yang telah mengusulkan pemecahannya dan bagaimana inisiatif ini telah memecahkan masalah tersebut? Upaya untuk mempercepat proses perizinan menjadi pembahasan internal di BP2T. Kami terus melakukan pengkajian bagaimana agar proses perizinan ini bisa dipercepat. Mengingat pada saat itu ada sistem informasi baru yang digunakan BP2T sehingga membuat pemrosesan SIUP, IUJK, IMB Penertiban dan TDP menjadi lebih cepat. Maka diputuskan untuk mempersingkat jumlah hari kerja. Yang semula membutuhkan waktu tiga hari kerja, dipercepat menjadi satu hari kerja. Kemudian, mengingat kebutuhan akan izin tersebut cukup tinggi dibanding izin operasional lainnya, maka diadakan suatu kegiatan di hari Sabtu di lokasi perdagangan untuk mengakomodasi kebutuhan pelaku usaha terhadap izin tersebut. Kegiatan ini semula disebut Jemput Izin SIUP dan TDP. Seiring perjalanan waktu kegiatan ini diubah menjadi kegiatan Happy Weekend dan tidak hanya melayani izin SIUP dan TDP tetapi juga IUJK dan IMB Penertiban. Semuanya dilakukan satu hari jadi. Inovasi ini disambut antusias oleh masyarakat mengingat dilakukan pada hari Sabtu (libur) dan dapat selesai pada hari yang sama.
Sebelum dilaksanakannya Happy Weekend, petugas BP2T akan mensurvey terlebih dahulu tempat yang akan dijadikan lokasi Happy Weekend. Survey ini memperhatikan banyaknya pelaku usaha yang ada di lokasi tersebut, ketersediaan gedung tinggi untuk penempatan antena radio dan tempat yang cukup luas mengingat peralatan dan pegawai yang terlibat cukup banyak. Setelah mendapatkan lokasi yang tepat, selanjutnya BP2T melakukan koordinasi dengan pihak Kecamatan dan Kelurahan yang di wilayah tersebut. Koordinasi diperlukan dengan pemangku wilayah dalam pelaksanaan kegiatan Happy Weekend karena nantinya akan melibatkan RT/RW yang berada di dekat lokasi kegiatan. Fungsi RT/RW ini adalah untuk membantu menyebarkan leaflet persyaratan perizinan dan pengumuman Happy Weekend. Diharapkan dengan bantuan RT/RW, Kelurahan dan Kecamatan menyebarkan leaflet dan pengumuman, informasi Happy Weekend akan tersebar luas sehingga pada saat pelaksanaannya akan banyak dihadiri pelaku usaha. Pengalaman selama ini, pelaku usaha sangat antusias hadir karena mereka dapat mengurus sendiri izinnya tanpa perlu menunggu berhari-hari dan tanpa biaya tambahan. Pada hari pelaksanaannya, seluruh pegawai BP2T akan hadir di lokasi dan pelaksanan proses perizinan dilakukan secara bersama-sama sehingga proses perizinan pada hari biasa memakan waktu 1 hari kerja untuk SIUP, IUJK dan TDP atau 14 hari kerja untuk IMB Penertiban dapat dilakukan dalam waktu 1-2 jam selesai. Kegiatan Happy Weekend juga digunakan sebagai sarana sosialiasi kepada masyarakat sekitar tentang perizinan. Kehadiran Happy Weekend mencoba untuk merubah cara pandang masyarakat mengenai proses perizinan yang selama ini menganggap bahwa mengurus izin itu lama, berbelit-belit dan mahal. Masyarakat dapat menyaksikan langsung proses perizinan, mengetahui persyaratan dan biaya yang diperlukan. Dalam hal apa inisiatif ini kreatif dan inovatif Inovasi Happy Weekend dianggap kreatif dan inovatif karena dilakukan pada hari libur di lokasi perdagangan atau kawasan pemukiman dan izin yang diproses dapat ditunggu penyelesaiannya. Karena kesibukan sehari-hari, terkadang pelaku usaha tidak memiliki waktu untuk memproses izin usahanya di hari kerja. Program Happy Weekend ini berupaya untuk menjembatani hal tersebut. BP2T membuka layanan di kawasan perdagangan pada hari libur sebagai upaya mewujudkan kebutuhan pelaku usaha di dalam proses izin usahanya. Selain itu, izin-izin yang diproses juga dapat ditunggu penyelesainnya rata-rata membutuhkan waktu satu jam bahkan dapat berjalan paralel. Contohnya SIUP dan TDP. Izin yang sehari-hari diselesaikan dalam waktu 1 hari kerja untuk SIUP, IUJK, TDP dan 14 hari kerja untuk IMB Penertiban dapat diselesaikan dengan 1-2 jam dengan cara mengerahkan seluruh pegawai BP2T untuk berperan serta dalam proses perizinan. Pada hari biasa, petugas front office yang bertugas untuk SIUP dan TDP 2 orang, IUJK 1 orang dan IMB Penertiban 1 orang. Sedangkan untuk pencetakan petugas SIUP dan TDP 1 orang, IUJK 1 orang dan IMB Penertiban 1 orang. Pada saat Happy Weekend petugas yang menjadi Front Office dan pencetakan dilipatgandakan. Pelaksanaan dan Penerapan Bagaimana strategi ini dilaksanakan? Kegiatan Happy Weekend dapat terlaksana melalu tahapan:
1. Memilih lokasi yang akan dipilih untuk kegiatan Happy Weekend. Lokasi yang dipilih memiliki criteria antara lain harus memiliki tempat/ruko/tower untuk menempatkan antenna radio yang terkoneksi langsung dengan kantor BP2T. Sistem yang digunakan adalah point to point, yang secara online terhubung melalui LAN ke server BP2T. Selain itu, lokasi tersebut harus dekat dengan kawasan perdagangan, karena tujuannya adalah untuk membantu percepatan proses perizinan dan sosialisasi terhadap perizinan usaha. Lokasi yang dipilih juga tidak hanya satu lokasi saja tetap beberapa alternative lokasi sebagai antisipasi jika radio tidak terhubung dengan server BP2T. 2. Setelah mendapatkan lokasi yang sesuai, BP2T berkoordinasi dengan pemangku wilayah setempat yaitu pihak Kecamatan dan Kelurahan. Hal ini penting dilaksanakan karena BP2T akan menyebarkan brosur, leaflet dan pengumuman lewat Kelurahan yang ditujukan kepada RT/RW disekitar lokasi. 3. Setelah koordinasi dilaksanakan, BP2T akan menyebarkan leaflet dan brosur dibantu oleh Kelurahan serta pengumuman melalui videotron atau website BP2T dengan alamat www.bp2tpontianak.com. 4. 3 hari sebelum pelaksanaan, pegawai yang menangani information technology (IT) BP2T akan memasang dan mengeset antenna radio yang akan digunakan dalam kegiatan Happy Weekend. Apabila radio sudah terhubung server BP2T dengan baik maka pelaksanaan dipastikan di lokasi tersebut namun jika tidak dapat terhubung secara baik dengan server BP2T maka akan dipindahkan kelokasi lain yang dapat terkoneksi dengan server BP2T secara baik. 5. Jika radio telah terpasang dan terhubung dengan server BP2T, maka 1 hari menjelang pelaksanaan, Pegawai BP2T akan membawa peralatan berupa computer, printer, peralatan lain, berkas-berkas persyaratan, kursi dan meja sebagai sarana dan persiapan dalam kegiatan Happy Weekend. 6. Pada hari pelaksanaan Happy Weekend, Seluruh pegawai BP2T sesuai dengan lay out yang telah disiapkan sehari sebelumnya, menempati posisi yang telah ditentukan. Kegiatan ini bisa memproses izin lebih cepat dari hari kerja biasa dikarenakan seluruh pegawai dilibatkan secara “keroyokan” dalam memproses izin. Contohnya petugas Front Office yang sehari-hari hanya 3 orang petugas maka pada saat Happy Weekend bisa menjadi 8 orang. Hal ini melibatkan seluruh Bidang dan Sekretariat yang ada di BP2T. Petugas pencetakan izin yang sehari-hari 2 orang, dilipatgandakan menjadi 4 orang. 7. Dalam kegiatan Happy Weekend ini, peralatan yang dibawa antara lain laptop sebanyak 22 unit, printer sebanyak 6 unit, scanner barcode 6 unit, wireless router 1 unit dan mikrotik 1 unit. Banyaknya perangkat yang dibawa sebagai penunjang utama percepatan proses perizinan. 8. Selain melibatkan seluruh pegawai BP2T juga mengikutsertakan petugas Bank Pembangunan Daerah Kalimantan Barat (Bank Kalbar) sebagai petugas kasir yang menerima retribusi IMB Penertiban. Selain petugas Bank Kalbar juga melibatkan tim teknis yang berasal dari Dinas Cipta Karya, Tata Ruang dan Perumahan sebanyak 6 orang sebagai petugas yang menerima berkas permohonan sekaligus memeriksa gambar bangunan sebagai syarat IMB Penertiban. Siapa saja pemangku kepentingan yang terlibat dalam pelaksanaan? Kegiatan ini melibatkan banyak pihak, antara lain: 1. Pihak Kecamatan dan Kelurahan dilibatkan secara penuh. Keterlibatkan Kecamatan dan Kelurahan ini antara lain membantu menyebarluaskan brosur dan leaflet persyaratan perizinan kepada RT/RW setempat. Selain itu juga BP2T meminjam kursi dan meja di Kecamatan untuk ditempatkan di lokasi Happy Weekend. 2. Pihak RT/RW setempat dilibatkan untuk menginformasikan leaflet dan brosur tersebut ke warga mereka yang ingin mengurus perizinan.
3. Dinas Tata Ruang, Cipta Karya dan Perumahan dilibatkan sebagai anggota tim teknis yang menilai gambar teknis bangunan. Keterlibatan mereka diperlukan sebagai upaya percepatan proses perizinan. 4. Pihak Bank Kalbar yang akan menempatkan seorang petugasnya sebagai kasir yang menerima pembayaran retribusi IMB Penertiban dari masyarakat. 5. Seluruh pegawai BP2T mulai dari Kepala Badan sampai seluruh staf hadir dan terlibat langsung dalam kegiatan Happy Weekend ini. 6. Pihak ketiga yang ditunjuk sebagai teknisi yang stand by menjaga radio dan perangkat lainnya bekerja dengan baik. Mereka diperlukan jika sewaktu-waktu ada peralatan yang tiba-tiba tidak berfungsi dengan baik cepat diperbaiki agar tidak menggangu proses penerbitan izin. Pelaku usaha dan masyarakat di sekitar lokasi juga berperan dalam kegiatan Happy Weekend ini. Utamanya mereka yang selama ini tidak memiliki waktu untuk datang dan mengurus langsung izinnya ke BP2T. Kehadiran masyarakat juga diperlukan untuk sosialisasi mengenai perizinan usaha, hal ini sebagai upaya mengubah cara pandang masyarakat bahwa mengurus izin itu mudah, cepat dan murah. Sumber daya apa saja yang digunakan untuk inisiatif ini dan bagaimana sumber daya itu dimobilisasi? Sumber daya yang mendukung kegiatan Happy Weekend ini antara lain: 1. Biaya yang digunakan dalam kegiatan Happy weekend bersumber dari APBD Kota Pontianak. Sejak tahun 2012 dianggarkan setahun 2 kali kegiatan, tahun 2013 menjadi 4 kali kegiatan, tahun 2014 sebanyak 4 kali kegiatan dan tahun 2015 dianggarkan sebanyak 6 kali kegiatan. Anggaran yang diperlukan selama setahun berkisar Rp. 100.000.000 (seratus juta) – Rp. 130.000.000 (seratus tiga puluh juta). Anggaran ini digunakan untuk biaya honor pegawai yang terlibat, konsumsi makan dan minum, carter kendaraan, sewa tenda, teknisi dan lain lain. Setiap kegiatan Happy Weekend memerlukan biaya berkisar Rp. 22.000.000 (dua puluh dua juta). 2. Peralatan dan teknologi yang digunakan merupakan salah satu penunjang utama dari keberhasilan program ini. Peralatan yang digunakan adalah laptop sebanyak 22 unit, printer sebanyak 6 unit dan scanner barcode sebanyak 6 unit. Selain itu juga antenna radio, router dan mikrotik diperlukan sebagai alat penghubung dengan server BP2T. Sistem informasi yang digunakan dalah Simyandu (Sistem Pelayanan Perizinan Terpadu) adalah system informasi sebagai penunjang utama proses perizinan di BP2T. Simyandu dibangun sejak tahun 2012 dan sampai sekarang tiap tahun dilakukan pengembangan dan peningkatan mengikuti perkembangan teknologi, kebutuhan pelaku usaha dan masyarakat, aturan dan ketentuan baru sebagai upaya melahirkan inovasi-inovasi baru di BP2T. 3. Sumber daya manusia yang terlibat dalam kegiatan Happy Weekend adalah seluruh pegawai BP2T, tim teknis dari Dinas Cipta Karya, Tata Ruang dan Perumahan, Kecamatan, Kelurahan, Bank Kalbar, RT/RW dan pelaku usaha. Selain itu juga melibatkan teknisi dari pihak ketiga. 4. Kegiatan Happy Weekend didukung penuh Bapak Walikota Pontianak, hal ini terlihat dari dukungan biaya yang bersumber dari APBD Kota, baik yang digunakan untuk kegiatan operasional Happy Weekend maupun untuk pengadaan laptop, printer dan perangkat keras lainnya serta pengembangan aplikasi Simyandu. 5. Kegiatan Happy Weekend terwujud berkat kerjasama dan koordinasi yang baik antara BP2T, Kecamatan, Kelurahan, Dinas Cipta Karya, Tata Ruang dan Perumahan, Bank Kalbar dan RT/RW. Kerjasama baik ini muncul karena adanya visi dan misi yang sama tanpa memandang ego sektoral demi terwujudnya pelayanan public yang prima. Tempat yang dijadikan lokasi Happy Wekend seringkali meminjam ruko milik masyarakat atau pelaku usaha. Keinginan untuk berpartisipasi dalam inovasi ini, diwujudkan dengan dibebaskannya biaya sewa ruko kepada BP2T bahkan mereka membantu menyiapkan kebutuhan yang diperlukan dalam kegiatan Happy Weekend ini.
Apa saja keluaran(output) yang paling berhasil? Output yang diharapkan dari kegiatan ini adalah: 1. Kepuasan pelaku usaha dalam memperoleh izin SIUP, TDP, IUJK & IMB Penertiban dalam waktu yang relative singkat. Mengingat jika mereka mengurus izin ke BP2T di hari kerja biasa akan memakan waktu lebih dari tiga hari. Namun dengan kegiatan Happy Weekend ini mereka dapat memperoleh izin yang diperlukan hanya dalam hitungan jam bahkan bisa memperoleh lebih dari satu jenis izin misalnya SIUP dengan TDP atau IUJK dengan TDP. 2. Biaya yang dikeluarkan oleh pelaku usaha juga murah bahkan tidak ada mengeluarkan biaya sama sekali atau gratis. Berbeda jika mereka mengurus izinnya lewat pihak ketiga atau calo, memerlukan biaya tambahan karena keterbatasan waktu mereka untuk datang ke BP2T. 3. Perubahan cara pandang masyarakat terhadap proses pengurusan izin. Selama ini masyarakat memandang bahwa mengurus izin itu berbelit-belit, mahal dan memakan waktu lama maka dengan kegiatan Happy Weekend ini diharapkan juga perubahan cara pandang masyarakat tersebut. 4. Jumlah izin yang diterbitkan BP2T setelah adanya kegiatan Happy Weekend ini meningkat dari tahun ke tahun. Tahun 2013 izin yang diterbitkan BP2T sebanyak 10.921 izin, tahun 2014 sebanyak 11.653 izin dan tahun 2015 sebanyak 12.531 izin. 5. Kepuasan pelaku usaha terhadap kegiatan Happy Weekend ini dapat dibaca lewat media lokal seperti Pontianak Post dan Tribun Pontianak. Setiap kegaiatan Happy Weekend juga melibatkan wartawan untuk meliput kegiatan ini. Hasil liputan menyampaikan testimoni masyarakat mengenai kegiatan Happy Weekend. Sistem apa saja yang diterapkan untuk memantau kemajuan dan mengevaluasi kegiatan? Sistem yang digunakan untuk memantau keberhasilan kegiatan ini adalah dengan aplikasi Simyandu yang dapat memberikan data laporan jumlah izin yang diterbitkan selama kegiatan Happy Weekend berlangsung. Hasil laporan ini dibuat laporan staf yang sebagai bukti pertanggungjawaban kegiatan. Selain melalui Simyandu, masyarakat juga dapat mengakses website BP2T. Dari website tersebut dilaporkan hasil kegiatan Happy Weekend. Masyarakat dapat menyampaikan keluhan dan masukannya melalui email ke website tersebut. Selain melalu email, masyarakat juga dapat menyampaikan keluhan dan saran melalui sms langsung ke hotline 082251462000. Hotline ini ditangani langsung Kepala BP2T agar keluhan dan saran masyarakat cepat ditindaklanjuti. Masyarakat juga dapat menyampaikan keluhan dan sarannya secara langsung ke BP2T. Di loket front office sudah tersedia kota saran sehingga masyarakat dapat dengan mudah memberi kritik dan saran. Apa saja kendala utama yang dihadapi dan bagaimana kendala tersebut dapat diatasi? Kendala utama yang dihadapi adalah pemilihan lokasi yang tepat dan sesuai kebutuhan pelaku usaha. Karena system yang online dengan kantor BP2T maka pemilihan tempat harus tepat. Misalnya harus ada gedung yang cukup tinggi untuk pemasangan antenna radio yang digunakan sebagai koneksi dengan kantor BP2T. Kendala ini dapat diatasi sejak tahun 2015 dengan pengadaan mobil keliling yang dilengkapi dengan radio antenna. Mobil keliling tersebut bukanlah mobil baru melainkan mobil ambulance bekas yang tidak digunakan lagi. Ambulance milik Dinas Kesehatan Kota Pontianak diserahkan ke BP2T dan dimodifikasi
sebagai mobil keliling. Meskipun terkadang jaringan tidak bisa diakses bila jaraknya jauh dari kantor dan banyak gedung tinggi sehingga akses ke BP2T sulit dilakukan. Selain menggunakan mobil keliling, sebagai alternatif juga menggunakan tower yang dimiliki Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pontianak yang ada ditiap kecamatan. Solusi terakhir ini sebagai cara mengatasi kendala koneksi jaringan ke server BP2T. Dampak Inovasi Apa saja manfaat utama yang dihasilkan inisiatif ini? Manfaat dari kegiatan Happy Weekend ini adalah: 1. Pelaku usaha/masyarakat dapat memperoleh izin usahanya secara cepat, mudah dan pasti. Waktu yang cepat ini tidak dapat diperoleh oleh pelaku usaha dalam pengurusan izin di hari kerja biasa. 2. Selain kecepatan dan kemudahan dalam memperoleh izin, pelaku usaha mikro dan kecil yang tidak sempat mengurus izinnya dapat memproses izinnya sendiri tanpa melalui jasa pihak ketiga. 3. Perubahan cara pandang masyarakat atau pelaku usaha terhadap pengurusan izin. Selama ini masyarakat berfikir bahwa mengurus izin itu berbelit-belit, mahal, dan lama. Sehingga masyarakat atau pelaku usaha enggan untuk mengurus izinnya. Dengan adanya kegiatan Happy weekend, cara pandang pelaku usaha tersebut perlahan-lahan akan hilang. Happy Weekend juga merupakan media untuk mensosialisasikan program pemerintah yang berkaitan dengan proses perizinan. 4. Happy Weekend juga mampu menghilangkan ego sectoral antar SKPD. Komitmen bersama untuk mewujudkan pelayan public yang prima terlihat dari kegiatan Happy Weekend ini. Mulai dari Kecamatan, Kelurahan, Dinas Cipta Karya, Tata Ruang dan Perumahan dan Bank Kalbar dapat berkoordinasi dan bekerjasama dengan sangat baik. 5. Meningkatknya jumlah izin yang diterbitkan oleh BP2T darintahun ke tahun menunjukan indikasi adanya kesadaran masyarakat atau pelaku usaha legalitas izin usaha atau bangunan yang dimilikinya. Meskipun kegiatan Happy Weekend ini lebih banyak melayani izin tanpa retribusi (SIUP, IUJK dan TDP) namun tidak mengurangi retribusi yang diperoleh BP2T melalui izin gangguan dan izin mendirikan bangunan. Setiap tahun target terhadap retribusi tersebut selalu meningkat. 6. Dengan meningkatnya jumlah izin yang diterbitkan, maka akan berdampak juga pada pendapatan asli daerah utamanya dari pajak daerah. Semakin sadarnya pelaku usaha bahwa mengurus izin usaha itu mudah, cepat dan murah, membuat animo pelaku usaha mengurus izin meningkat. Dengan banyaknya izin yang diterbitkan maka sector pajak daerah otomatis akan meningkat sehingga pendapatan asli daerah juga akan meningkat. Apa bedanya sebelum dan sesudah Inovasi? Sebelum kegiatan Happy Weekend dilaksanakan: 1. Masyarakat atau pelaku usaha dalam mengurus izinnya harus datang langsung ke BP2T. Jika mereka tidak memiliki waktu maka meminta bantuan pihak ketiga atau calo untuk mengurus izinnya. Hal ini menyebabkan pengurusan izin memakan waktu lama dan mahal. 2. Pelaku usaha mendapatkan izinnya memakan waktu cukup lama karena penerbitan izin yang diminta sesuai dengan SOP yang ditetapkan. Misalnya SIUP memerlukan waktu 1 hari kerja, TDP memerlukan waktu 1 hari kerja. Pelaku usaha membutuhkan waktu 2 hari kerja untuk memperoleh kedua izin tersebut. Begitu pula IMB Penertiban sesuai SOP adalah 14 hari kerja.
3. Pelaku usaha kecil enggan untuk mengurus izinnya karena keterbatasan waktu dan biaya untuk datang ke BP2T atau lewat jasa pihak ketiga. 4. Selama ini BP2T hanya menunggu saja masyarakat atau pelaku usaha untuk datang ke kantor. Sehingga masyarakat tidak tahu program atau inovasi yang telah dilakukan oleh BP2T. Setelah adanya kegiatan Happy Weekend: 1. Pelaku atau masyarakat datang langsung ke lokasi diadakannya Happy Weekend. Mereka mengurus sendiri izinnya sehingga biaya yang dikeluarkan menjadi murah. 2. Waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh izin sangat cepat. SIUP dan TDP dapat diperoleh dalam waktu 1 jam. Bahkan untuk IMB Penertiban juga dapat ditunggu 1 jam selesai apabila berkas lengkap. 3. Pelaku usaha kecil sekarang mulai mau untuk mengurus izinnya sendiri. Mereka mendatangi lokasi Happy Weekend pada hari Sabtu sehingga tidak banyak menggangu aktivitas mereka sehari hari. 4. Masyarakat atau pelaku usaha mulai tahu akan program dan inovasi yang dimiliki BP2T dalam hal pengurusan izin usaha dan bangunan. 5. Koordinasi dengan SKPD dan instansi lain juga meningkat setelah adanya Happy Weekend. Kecamatan dan Kelurahan merasa terbantukan dengan kegiatan ini dapat memfasilitasi masyarakatnya memperoleh izin mendirikan bangunan dan izin usaha secara mudah dan cepat. Keberlanjutan Apakah inisiatif ini berkelanjutan dan direplikasi? Program Happy Weekend ini merupakan inovasi yang memerlukan koordinasi intensif dalam memulai dan pada saat pelaksanaannya, persiapan yang matang & panjang. Mengingat harus menyiapkan software & pengadaan hardware agar program ini dapat berjalan dengan lancar. Peralatan yang harus dibawa juga cukup banyak. Tanpa persiapan yang matang akan sulit kegiatan ini dilaksanakan. Sebelum adanya kegiatan ini, kerjasama dan koordinasi belum berjalan dengan baik. Koordinasi yang intensif dengan pihak-pihak yang terlibat seperti Dinas Tata Ruang, Perumahan dan Pemukiman Kota Pontianak, Kecamatan, Kelurahan, Bank Kalbar dan RT/RW setempat memiliki peran penting. Setelah kegiatan ini dilaksanakan, kesadaran untuk memberikan pelayanan public yang prima semakin meningkat. Hal ini muncul karena adanya testimoni masyarakat yang menyatakan puas terhadap kegiatan ini. Cara pandang masyarakat terhadap pengurusan izin juga mulai berubah. Yang selama ini menganggap mengurus izin itu sulit, berbelit-belit dan mahal bernagsur-angsur hilang. Perlu adanya upaya konsisten yang dilakukan oleh Pemerintah Kota untuk mengubah cara pandang masyarakat tersebut. Happy Weekend mampu untuk mengubah itu karena kegiatan ini juga merupakan sosialiasi program-program pemerintah dan hadir langsung ke tengah-tengah masyarakat. Apa saja pembelajaran yang dapat dipetik? Kegiatan ini akan terus ditingkatkan. Selama ini izin yang dilayani adalah SIUP, TDP, IUJK dan IMB Penertiban. Tahun 2016 direncanakan Izin Gangguan (HO) perpanjangan juga akan dimasukan dalam kegiatan ini. Selama ini Izin HO dapat diselesaikan 12 hari kerja sesuai dengan SOP. Dengan kegiatan happy Weekend diharapkdapat diselesaikan secara parallel 3 buah izin yaitu HO, SIUP dan TDP atau HO, IUJK dan TDP dapat diselesaikan dalam 1 hari secara parallel.
Bahkan direncanakan Izin Usaha Mikro dan Kecil (IUMK) juga akan dilayani dalam kegiatan Happy Weekend ini. Kota Pontianak merupakan satu-satunya Pemerintah Daerah di Indonesia yang penerbitan IUMK melalui BP2T bukan melalui Kecamatan sebagaimana amanat Peraturan Presiden. Sistem yang digunakan yaitu Simyandu untuk menunjang program Happy Weekend kedepannya terus ditingkatkan dengan mengikuti perkembangan teknologi dan kebutuhan masyarakat. Sehingga kepuasan masyarakat terhadap pelayanan perizinan semakin meningkat. SIMYANDU yang berbasis web dengan bahasa yang digunakan adalah php dan database yang digunakan mysql. Sedangkan operating system yang digunakan adalah linux centos untuk server utama sedangkan backup server menggunakan windows. Dengan Bahasa dan database yang umum digunakan dalam dunia aplikasi tentunya sistem ini mudah untuk direplikasi oleh Pemerintah Daerah lainnya. Untuk pihak lain yang ingin mereplikasi sistem ini tentunya sudah harus memiliki sistem informasi yang sama dalam menyelenggarakan perizinan sehari-hari atau tidak secara manual.
Program Kena Pengurangan Tarif Retribusi (Kena PETIR) dalam Pengurusan Perizinan 05 Mar 2014 Perbaikan Pemberian Pelayanan Kepada Masyarakat Memperkenalkan Pendekatan Baru Meningkatkan Efisiensi Meminta Umpan Balik dari Warga Keadilan dan Kemudahan akses pelayanan bagi kelompok rentan Membangun Kemitraan Ringkasan Sebagai upaya menciptakan rasa keadilan bagi masyarakat, bidang pelayanan perizinan di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BP2T) Kota Pontianak telah menerapkan program yang diberinama Kena Pengurangan Tarif Retribusi (Kena PETIR). Program Kena PETIR tersebut berupa pengenaan sanksi DISINSENTIF kepada pegawai BP2T atas keterlambatan pemberian pelayanan perizinan. Sanksi ini juga diberikan bagi pemberi pelayanan yang tidak sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan. Selama ini hanya dari si pelaku usaha yang dikenakan denda setiap keterlambatan pembayaran retribusi yakni sanksi denda keterlambatan pembayaran retribusi sebesar 2% (dua persen) per bulan dan setinggitingginya 50% (lima puluh persen). Program Kena PETIR dengan menerapkan sanksi disinsentif bagi pegawai BP2T yakni sebesar 2% (dua persen) untuk setiap hari keterlambatan pemberian pelayanan perizinan. Sanksi ini diberikan lebih berat dibandingkan sanksi untuk pelaku usaha. Mekanisme Kena PETIR adalah pengenaan pengurangan tarif retribusi yang telah ditetapkan sebelumnya sebesar 2%/hari. Jika pelaku usaha ditetapkan retribusinya sebesar Rp. 500.000 (lima ratus ribu) dan keterlambatan proses perizinan adalah 2 hari maka PETIR yang dikenakan adalah 4% atau Rp. 20.000 (dua puluh ribu) dan pelaku usaha langsung membayar retribusinya setelah dipotong PETIR 4% yaitu Rp. 480.000 (empat ratus delapan puluh ribu). Konsekuensi dari Kena PETIR ini adalah pengurangan Upah Pungut Izin Gangguan pada triwulan berikutnya yang diterima seluruh pegawai BP2T sebagaimana mekanisme keuangan yang telah ditetapkan. Rasa keadilan, perubahan paradigma dan perilaku adalah salah satu tujuan yang ingin dicapai dalam program Kena PETIR ini. Rasa keadilan yang dirasakan masyarakat/pelaku usaha karena tidak hanya pelaku usaha yang diberikan sanksi tetapi juga penyelenggara perizinan juga dikenakan sanksi. Pelaksanaan program yang secara berkala dilaporkan ke Walikota Pontianak, dapat merubah paradigma dan perilaku pegawai karena sanksi yang diberikan dan pemotongan Upah Pungut serta evaluasi kinerja pegawai membuat perubahan perilaku terjadi. Perilaku yang lambat dan bertele-tele dalam memproses perizinan perlahan sirna karena Program Kena PETIR ini. Proposal Analisis Masalah Apa masalah yang dihadapi sebelum dilaksanakannya inisiatif ini? Sebagai upaya menciptakan rasa keadilan bagi masyarakat, bidang pelayanan perizinan di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BP2T) Kota Pontianak telah menerapkan program yang diberinama Kena Pengurangan Tarif Retribusi (Kena PETIR). Program Kena PETIR tersebut berupa pengenaan sanksi
DISINSENTIF kepada pegawai BP2T atas keterlambatan pemberian pelayanan perizinan. Sanksi ini juga diberikan bagi pemberi pelayanan yang tidak sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan. Program Kena PETIR ini merupakan salah satu inovasi yang diterapkan oleh BP2T Kota Pontianak dalam memenuhi standar pelayanan penerbitan Izin Gangguan (HO) mengingat BP2T sendiri masih sering terlambat dan tidak sesuai dengan SOP dalam menerbitkan izin tersebut. Sehingga Pemerintah Kota Pontianak memberlakukan hal tersebut secara adil baik bagi masyarakat (pelaku usaha) sebagai penerima layanan maupun bagi pegawai BP2T sebagai penyelenggara / pemberi layanan. Selama ini hanya dari si pelaku usaha yang dikenakan denda setiap keterlambatan pembayaran retribusi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yakni sanksi denda keterlambatan pembayaran retribusi sebesar 2% (dua persen) per bulan. Program Kena PETIR dengan menerapkan sanksi disinsentif bagi pegawai BP2T yakni sebesar 2% (dua persen) untuk setiap hari keterlambatan pemberian pelayanan perizinan. Sanksi ini diberikan kepada seluruh pegawai BP2T mulai dai unsur Kepala Badan sampai dengan seluruh staf. Sehingga setiap kelalaian dalam memproses perizinan menjadi tanggung jawab bersama. Adanya program “Kena PETIR” ini diharapakan dapat memicu pelayanan yang berkualitas, prima dan menciptakan rasa berkeadilan bagi masyarakat, karena bukan hanya masyarakat yang kena denda tapi PNS BP2T juga dikenakan hal serupa setiap keterlambatan memproses izin gangguan (HO). Program ini memberikan keadilan yang seimbang antara penyelenggara perizinan dengan pelaku usaha/masyarakat. Mekanisme Kena PETIR adalah pengenaan pengurangan tarif retribusi yang telah ditetapkan sebelumnya sebesar 2%/hari. Jika pelaku usaha ditetapkan retribusinya sebesar Rp. 500.000 (lima ratus ribu) dan keterlambatan proses perizinan adalah 2 hari maka PETIR yang dikenakan adalah 4% atau Rp. 20.000 (dua puluh ribu) dan pelaku usaha langsung membayar retribusinya setelah dipotong PETIR 4% yaitu Rp. 480.000 (empat ratus delapan puluh ribu). Konsekuensi dari Kena PETIR ini adalah pengurangan Upah Pungut Izin Gangguan pada triwulan berikutnya yang diterima seluruh pegawai BP2T sebagaimana mekanisme keuangan yang telah ditetapkan. Dalam pelaksanaan sebelum dikeluarkanya program Kena PETIR masih banyak perizinan yang belum bisa tertangani sesuai standar SOP yang telah ditetapkan. Berdasarkan SOP pemberian proses perizinan harus diselesaikan dalam waktu 12 hari kerja. Pada kenyataannya bisa melebihi 12 hari kerja. Hal ini dikarenakan ada beberapa hal antara lain adalah perilaku pegawai BP2T yang terlambat dalam memproses perizinan atau pelaku usaha yang terlambat melengkapi persyaratan yang dianggap masih kurang. Sehingga program Kena PETIR ini merupakan solusi menjawab persoalan keterlambatan proses perizinan yang disebabkan oleh perilaku pegawai BP2T. Pendekatan Strategis Siapa saja yang telah mengusulkan pemecahannya dan bagaimana inisiatif ini telah memecahkan masalah tersebut? Seiring semakin kuatnya dorongan publik, khususnya dari kalangan pelaku usaha untuk diberikan pelayanan publik yang prima, berkualitas dan berkeadilan, khususnya di sektor perizinan. Maka Walikota Pontianak mengusulkan adanya pengurangan retribusi sebesar 2% per hari untuk setiap keterlambatan penyelenggara dalam memberikan pelayanan perizinan, khususnya Izin Ganguan (HO). Hal ini dituangkan dalam Surat Keputusan Surat Keputusan Walikota Pontianak Nomor 269/BP2T/2014 tentang Penetapan Pengurangan Biaya Retribusi Atas Keterlambatan Pemrosesan Izin Gangguan dan Surat Keputusan Walikota Pontianak Nomor 238/BP2T/Tahun 2015 tentang Penetapan Dis-Insentif Bagi
Pegawai Negeri Sipil Pada Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Atas Keterlambatan Proses Penerbitan Izin Gangguan. Izin Gangguan (HO) adalah merupakan izin mutlak yang diperlukan sebagai salah satu sayarat untuk melakukan proses pengurusan perijinan lainnya. Sehingga pelayanan perizinan yang prima, berkualitas dan menciptakan rasa berkeadilan bagi masyarakat strategis untuk di dorong terus melakukan inovasiinovasi yang lebih nyata. Inovasi-inovasi tersebut merupakan perwujudan visi Kota Pontianak Tahun 2008-2014 yaitu “Pontianak Kota Khatulistiwa Berwawasan Lingkungan Terdepan Dalam Peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) dan Pelayanan Publik“ yang salah satu misinya adalah misi pemerintah Kota Pontianak tersebut diikuti dengan meningkatnya sektor perdagangan, perhotelan dan restoran. Bahkan, ketiga sektor ini menjadi basis penting bagi pertumbuhan ekonomi di Kota Pontianak selama beberapa tahun terakhir ini. Percepatan proses perizinan merupakan sebuah keniscayaan didalam meningkatkan pertumbuhan ekonomi. Salah satu yang membuat proses izin tersebut lama adalah perilaku pegawai yang lalai dalam melaksanakan tugasnya. Program Kena PETIR merupakan solusi dari permsalahan ini. Ketentuan dan aturan yang telah disebutkan diatas, secara tegas mengatur sanksi atau disinsentif kepada seluruh pegawai BP2T apabila didapat proses izin gangguan yang tidak sesuai dengan SOP. Adapaun mekanismenya adalah a. Jangka waktu pelaksanaan pemberian dis-insentif ini adalah setiap 3 (tiga) bulan; b. Pemberian dis-insentif dilaksanakan berbasis penghitungan jumlah total nilai retribusi yang dikurangi karena keterlambatan dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan dan penghitungan penerimaan upah pungut retribusi Izin Gangguan yang diajukan setiap 3 (tiga) bulan; c. Penghitungan jumlah total nilai retribusi yang dikurangi karena keterlambatan dalam 3 (tiga) bulan adalah nilai potensi retribusi daerah yang tidak terpungut karena sebab yang ditetapkan sebagai kelalaian aparatur; d. Jumlah total nilai retribusi yang dikurangi karena keterlambatan dalam 3 (tiga) bulan dicantumkan dalam sebuah Berita Acara yang ditetapkan dan ditandatangani oleh Kepala BP2T; e. Berdasarkan Berita Acara, pengajuan upah pungut retribusi Izin Gangguan yang diajukan oleh BP2T sesuai ketentuan waktunya wajib disesuaikan/ disamakan secara administrasi keuangan oleh BP2T dengan asumsi kompensasi sebagai tanggung jawab BP2T; f. Asumsi sebagaimana tersebut menjadikan status nilai retribusi yang tidak terpungut karena keterlambatan bernilai sama dengan nilai penerimaan upah pungut retribusi Izin Gangguan yang tidak diajukan sesuai keadaan pemasukan retribusi pada Kas Daerah; g. Pembagian upah pungut retribusi Izin Gangguan pada lingkup BP2T Kota Pontianak selanjutnya disesuaikan dengan sebagaimana mestinya sebagai tanggung jawab penyelenggaraan pelayanan secara adil pada kepentingan percepatan pemberian layanan. Pemberian dis-insentif pada prinsipnya menetapkan pembebanan tanggung jawab nilai retribusi Izin Gangguan yang tidak terpungut karena keterlambatan sebagai tanggung jawab seluruh pegawai negeri sipil pada BP2T. Sehingga unsur keadilan antara pelaku usaha dan penyelenggara izin didalam proses penerbitan izin gangguan dapat diwujudkan melalui Kena PETIR. Karena selama ini yang selalu mendapatkan sanksi biasanya adalah masyarakat atau pelaku usaha, namun program Kena PETIR memberikan sanksi juga kepada pegawai negeri BP2T sebagai penyelenggara perizinan.
Dalam hal apa inisiatif ini kreatif dan inovatif Program Kena PETIR ini merupakan sebuah terobosan inovatif yang akan memacu pegawai BP2T untuk bekerja cepat dan tepat waktu dalam pemberian pelayanan izin gangguan sesuai dengan SOP agar TIDAK Kena PETIR. Sehingga inovasi ini juga akan memberikan rasa keadilan bagi si penerima layanan. Selama ini hanya pelaku usaha/masyarakat yang dikenakan denda setiap keterlambatan pembayaran retribusi namun dengan program “Kena PETIR” maka hal tersebut akan berlaku adil. Karena bukan hanya masyarakat yang kena denda tapi PNS BP2T juga dikenakan hal serupa setiap keterlambatan memproses izin gangguan. Jika masyarakat terlambat membayar retribusi maka akan dikenai sanksi sebesar 2% (dua persen) perbulan dan setinggi-tingginya sebesar 50% (lima puluh persen). Sedangkan bagi Pegawai BP2T yang terlambat memberikan pelayanan perizinan akan didenda lebih besar yaitu sebesar 2% (dua persen) untuk setiap hari kerja. Sanksi yang diberikan kepada PNS merupakan bagian dari evaluasi kinerja terhadap pegawai BP2T untuk lebih cepat, tidak lalai dan tepat dalam memberikan pelayanan, dan memicu untuk memberikan dorongan bagi semuanya baik penerima layanan maupun pemberi layanan untuk lebih taat pada aturan yang berlaku. Program ini merubah paradigma dalam model, sistem dan pola pelayanan dimana Pemerintah dalam hal ini BP2T juga dapat dikenakan sanksi karena kelalaian atau keterlambatan dalam pelayanan perizinan. Pelaksanaan dan Penerapan Bagaimana strategi ini dilaksanakan? Dimulai dari penyusunan Peraturan Daerah tentang Pelayanan Publik tahun 2009. Dalam salah satu pasal disebutkan mengenai sanksi bagi aparatur yang terlambat proses pelayanan yang tidak sesuai SOP. Perda tersebut disetujui menjadi Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Pelayanan Publik. Proses penyusunan Perda ini tidak terlalu lama dikarenakan adanya komitmen bersama antara Pemerintah Kota dengan DPRD Kota dalam hal pemberian pelayanan publik yang prima. Kendala lainnya menyangkut mekanisme dan pertanggungjawaban keuangan. Mengingat pada saat itu belum ada sistem informasi yang mampu melaksanakan amanat Perda tersebut di BP2T. Koordinasi terus dilaksanakan dengan Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Kota Pontianak, Inspektorat Kota Pontianak dan bahkan BPK Perwakilan Kalimantan Barat. Koordinasi ini dilakukan secara intensif namun karena melalui kajian yang cukup dalam maka kesepakatan yang diperoleh baru terwujud tahun 2014. Dari sisi internal BP2T juga dibangun sistem informasi yang mampu melaksanakan Kena PETIR secara otomatis by system serta aturan turunan dari Perda tersebut di atas. Sistem ini dibangun sejak tahun 2012 selesai dibangun dan operasional tahun 2014, maka pengurangan tarif retribusi secara teknis bisa dilaksanakan. Sistem informasi ini dinamai SIMYANDU (Sistem Pelayanan Perizinan Terpadu). Akhirnya pada tahun 2014, turunan Perda berupa Surat Keputusan Walikota mengenai penetapan pengurangan biaya retribusi atas keterlambatan pemrosesan izin gangguan diterbitkan. Maka inovasi Kena PETIR dapat dilaksanakan. Hal ini dituangkan dalam Surat Keputusan Surat Keputusan Walikota Pontianak Nomor 269/BP2T/2014 tentang Penetapan Pengurangan Biaya Retribusi Atas Keterlambatan Pemrosesan Izin Gangguan dan Surat Keputusan Walikota Pontianak Nomor 238/BP2T/Tahun 2015
tentang Penetapan Dis-Insentif Bagi Pegawai Negeri Sipil Pada Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Atas Keterlambatan Proses Penerbitan Izin Gangguan. Setelah payung hukum dibuat dan sistem informasi/aplikasi selesai dibangun dan dioperasionalkan maka langkah berikutnya adalah melatih pegawai BP2T untuk mengoperasionalkan SIMYANDU. Mengingat kunci keberhasilan dari Kena PETIR ini adalah pegawai BP2T dan sistem informasi yang mumpuni. Tahapan yang dilakukan Kena PETIR adalah: 1. Petugas Front Office menerima, memeriksa berkas dan menginput berkas tersebut kedalam aplikasi SIMYANDU. Pada saat petugas FO selesai menginput dan mengklik simpan maka secara otomatis by system menghitung waktu kerja berkas tersebut atau timer mulai berjalan. 2. Selanjutnya berkas tersebut diverifikasi oleh Kasubbid Pemrosesan untuk verifikasi ulang. Apabila ada persyaratan yang tidak lengkap atau salah berkas maka Kasubbid Pemrosesan dapat menolak izin tersebut melalui sistem dan secara otomatis sistem menolak dengan cara mengirim sms gateway kepada pemohon tersebut untuk datang ke BP2T. Namun apabila berkas tersebut sudah dinyatakan lengkap dan benar maka Kasubbid Pemrosesan melanjutkannya ke Bidang Pengendalian yang membawahi Tim Teknis dengan cara mengklik Lanjutkan di SIMYANDU. Pada saat ini timer tetap berjalan terus menghitung lama hari proses. 3. Setelah berkas tersebut berada di Tim Teknis untuk dibahas dan disetujui, maka petugas di Bidang Pengendalian mengklik untuk dilanjutkan untuk dihitung retribusinya dan diterbitkannya Surat Ketetapan Retribusi (SKR). Apabila izin tersebut menurut Tim Teknis ditolak maka petugas akan mengklik untuk ditolak dan secara otomatis sms akan terkirim ke pemohon bahwa izinnya ditolak. Tim Teknis beranggotakan PNS lintas SKPD seperti Kecamatan, Satpol PP, Badan Lingkungan Hidup, Dinas Tata Ruang, Dinas Perindag, Dinas Pariwisata atau SKPD lain yang dianggap perlu. Tim Teknis diangkat melalui Surat Keputusan Walikota. 4. Setelah disetujui, Bidang Penetapan menghitung SKR. Pada saat SKR telah dihitung maka by system sms terkirim ke pelaku usah jumlah retribusi yang harus dibayar. Pada saat sms terkirim inilah timer berhenti menghitung jumlah hari proses izin. Apabila sesuai waktu SOP maka tidak Kena PETIR. Selanjutnya SIMYANDU menghitung waktu lamanya pemohon akan membayar retribusi tersebut dimana dikenakan 2% / bulan apabila telat membayar retribusi. 5. Apabila sudah dibayar maka langsung dicetak dan ditandatangani oleh Kepala BP2T. Kemudian by system otomatis terkirim sms kepada pemohon untuk mengambil izinnya. Siapa saja pemangku kepentingan yang terlibat dalam pelaksanaan? Pemangku kepentingan yang paling banyak terlibat tentunya PNS BP2T yang terlibat langsung dalam proses perizinan & Tim Teknis yang membahas Izin Gangguan yang melibatkan SKPD terkait yang pembentukannya melalui Surat Keputusan Walikota. Tim Teknis tersebut beranggotakan dari Kecamatan, Kelurahan, Dinas Perindustrian & Perdagangan, Dinas Cipta Karya, Dinas Pariwisata, Badan Lingkungan Hidup, Satuan Polisi Pamong Praja dan SKPD lain yang dianggap perlu. Selain tim teknis, Badan Pengelola Keuangan Daerah, Inspektorat dan BPK Perwakilan Kalbar juga berperan besar dalam program Kena PETIR mengingat Kena PETIR tidak dapat terealisasi tanpa adanya kesepakatan mengenai mekanisme keuangannya. Selain dari unsur Pemerintah, yang terlibat tentunya adalah pelaku usaha. Dengan peran pelaku usaha yang melengkapi berkas persyaratan secara lengkap dan benar tentunya memberikan sumbangsih dalam proses percepatan perizinan.
Pihak Bank Pembangunan Daerah Kalimantan Barat (Bank Kalbar) juga memiliki peran dalam percepatan proses perizinan dengan menempatkan seorang pegawainya menjadi kasir di BP2T, hal ini memudahkan pelaku usaha didalam menyetor uang retribusinya serta mempermudah bendaharawan pembantu BP2T untuk menyetor uang retribusi tersebut ke kas daerah. Sumber daya apa saja yang digunakan untuk inisiatif ini dan bagaimana sumber daya itu dimobilisasi? Program “Kena PETIR” ini dapat terealisasi karena didukung sistem informasi yang digunakan BP2T yang dinamakan SIMYANDU (Sistem Pelayanan Perizinan Terpadu). Sistem ini akan secara otomatis memberikan “Kena PETIR” setiap keterlambatan proses izin gangguan. Membangun Simyandu juga memerlukan waktu dan biaya yang cukup lama. Sejak tahun 2012 sistem ini dibangun dengan menyiapkan software dan hardware. Setiap PNS dilengkapi dengan computer, scanner barcode dan printer serta terhubung dengan jaringan LAN Simyandu. Total biaya untuk membangun sistem & perangkatnya mencapai Rp. 800.000.000 (delapan ratus juta) yang dibangun secara bertahap sejak tahun 2012. Selain biaya pengadaan software dan hardware juga ditunjang biaya pemeliharaan hardware dan software tersebut. Biaya pemeliharaan dianggarkan setiap tahun dengan besar anggaran berkisar Rp. 70.000.000 (tujuh puluh juta). Pemeliharaan sangat diperlukan karena keandalan hardware sangat menentukan dalam proses perizinan, apabila salah satu hardware misalnya computer atau printer mengalami masalah, maka akan bisa menyebabkan Kena PETIR dikarenakan SIMYANDU menghitung terus timer sesuai hari SOP. Oleh karena itu diperlukan perangkat cadangan agar tidak mengganggu proses secara keseluruhan. Jaringan dan kecepatan internet yang cepat juga diperlukan didalam kecepatan mengirim sms kepada pelaku usaha. Server utama dan back up server harus selalu terpelihara dengan baik agar SIMYANDU dapat berjalan dengan optimal. Biaya ini juga termasuk memberikan pelatihan kepada PNS BP2T dalam operasional sehari-hari. Simyandu ini tidak hanya untuk memproses izin gangguan tetapi semua izin yang ada di BP2T sesuai dengan SOP. Dukungan keuangan dari APBD Kota yang besar ini tidak terlepas dari komitmen penuh Bapak Walikota dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik. Peningkatan kemampuan PNS juga dilakukan secara terus menerus karena kunci dari keberhasilan Kena PETIR adalah kecepatan dari PNS tersebut memproses perizinan. Apabila PNS tersebut lalai atau terlambat maka bisa Kena PETIR. Kelalaian yang disebabkan oleh seorang PNS akan ditanggung bersama seluruh pegawai BP2T. Hal ini akan menumbuhkan rasa tanggung jawab bersama agar tidak terjadi keterlambatan proses perizinan. Apa saja keluaran(output) yang paling berhasil? Adapun keluaran yang dihasilkan dari program Kena Petir adalah sebagai berikut: 1. Setelah program Kena PETIR ini dilaksanakan, sebulan setelah pelaksanaan sudah dapat terlihat jumlah hari penerbitan izin gangguan sesuai dengan SOP. Sebelum dilaksanakannya Kena PETIR, rata-rata jumlah hari memproses izin gangguan adalah 24 hari. Namun setelah Kena Petir diterapkan, rata-rata jumlah hari menjadi 9 hari. Hal ini jauh dibawah jumlah hari yang ditetapkan dalam SOP yaitu 12 hari kerja. Meskipun dalam awal pelaksanaannya, BP2T mengalami 4 kali kena Petir, hal ini disebabkan kelalaian petugas memproses izin.
2. Beberapa kali masyarakat atau pelaku usaha menyampaikan kepuasannya dengan diterapkannya Kena PETIR ini karena mereka sekarang memperoleh kepastian jumlah hari mendapatkan izin. Kepuasan mereka beberapa terangkum dalam berita yang diterbitkan oleh beberapa Koran local seperti Pontianak Post dan Tribun Pontianak. 3. Dalam Indeks Kepuasan Masyarakat juga mengalami kenaikan dalam hal kepuasan masyarakat untuk proses percepatan perizinan. IKM ini dilakukan dua kali dalam setahun dengan mengambil sampel langsung dari pelaku usaha yang datang ke BP2T. Meningkatnya IKM ini mencerminkan bahwa pelaku usaha semakin puas dengan pelayanan yang diberikan oleh BP2T. 4. Jumlah izin gangguan dan izin-izin lainnya juga meningkat dibanding tahun-tahun sebelumnya. Tahun 2013 izin yang diterbitkan sejumlah 10.921, tahun 2014 meningkat 11.653 dan tahun 2015 meningkat lagi menjadi 12.531 izin. 5. Retribusi izin gangguan juga meningkat dengan dilaksanakannya Kena PETIR ini, pada tahun 2014 retribusi terkumpul sebesar Rp. 2.107.959.761, kemudian pada tahun 2015 menjadi Rp. 2.305.438.610 atau meningkat 9,36%. Sistem apa saja yang diterapkan untuk memantau kemajuan dan mengevaluasi kegiatan? Didalam mengevaluasi program Kena PETIR ini telah diatur dalam Surat Keputusan Walikota Pontianak Nomor 269/BP2T/2014 tentang Penetapan Pengurangan Biaya Retribusi Atas Keterlambatan Pemrosesan Izin Gangguan dan Surat Keputusan Walikota Pontianak Nomor 238/BP2T/Tahun 2015 tentang Penetapan Dis-Insentif Bagi Pegawai Negeri Sipil Pada Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Atas Keterlambatan Proses Penerbitan Izin Gangguan. Dalam SK tersebut berbunyi antara lain Kepala BP2T bertanggung jawab dalam hal melakukan penghitungan/ penetapan nilai pengurangan retribusi atas keterlambatan dan pembagian upah pungut retribusi Izin Gangguan dalam lingkungan yang dipimpinnya sebagai pelaksanaan kebijakan ini, yang ditunjukkan dengan penyampaian laporan staf secara khusus ke Walikota secara berkala setiap 3 (tiga) bulan. Selain itu juga diatur bahwa Monitoring, evaluasi dan pengkajian terhadap pemberian dis-insentif atas keterlambatan pemrosesan Izin Gangguan menjadi tanggung jawab seluruh pejabat struktural pada BP2T sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya; Laporan berkala setiap 3 (tiga) bulan tersebut terbantukan dengan system aplikasi SIMYANDU yang salah satu fiturnya menyajikan data jumlah hari proses izin secara detil. Sehingga Bidang Pendataan dapat dengan mudah membuat laporan berdasarkan data dari SIMYANDU lengkap dengan detil jumlah hari ditiap-tiap petugas. Misalnya lama hari di petugas front office, lama hari di Tim Teknis dan seterusnya. Bahkan pada saat BP2T terkena PETIR sebanyak 4 kali, terlihat didalam Simyandu letak kelalaiannya berada di petugas mana. Sehingga hal ini memudahkan dalam memberikan evaluasi terhadap kinerja bidang tersebut atau pegawai tersebut. Selain itu, pelaku usaha sendiri dapat memantau lama proses dan posisi izinnya sudah sejauhmana secara online melalui website BP2T dengan alamat www.bp2tpontianak.com Tracking System yang dibuat ini terkoneksi langsung dengan SIMYANDU sehingga siapapun, dimanapun dan kapanpun dapat melihat izinnya sudah sampai dimana dan sudah berapa lama diproses. Sehingga pelaku usaha dapat mengajukan keluhan secara langsung melalui email atau datang langsung ke BP2T apabila melihat izinnya lama diproses.
Sehingga bukan hanya secara internal saja evaluasi tersebut dilakukan tetapi juga secara eksternal, pelaku usaha dapat secara langsung mengevaluasi kinerja BP2T. Hal ini dapat menekan tingkat kelalaian petugas dalam memproses izin. Apa saja kendala utama yang dihadapi dan bagaimana kendala tersebut dapat diatasi? Dalam Simyandu dilengkapi fitur untuk menolak atau memberhentikan waktu proses perizinan jika ada kekurangan berkas izin gangguan. Karena banyaknya izin dan waktu yang harus dikejar, petugas lupa untuk mengklik fitur menolak berkas izin yang kurang lengkap, akibatnya timer waktu terus berjalan sehingga terjadilah Kena PETIR. Dalam perjalanannya, sudah 5 kali petugas terKena PETIR. Untuk mengatasinya adalah terus mengingatkan petugas yang terlibat langsung dalam proses untuk selalu mengklik fitur menolak apabila ada kekurangan atau berkas yang harus dilengkapi. Selain itu, kendala lainnya adalah proses teknis pengurangan retribusi berkaitan dengan aturan keuangan daerah. Mengatasinya dengan melakukan rapat koordinasi dengan Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah dan Inspektorat Kota serta menyurati BPK Perwakilan Kalbar untuk meminta saran mengenai pengurangan tarif retribusi. Kendala lainnya adalah masalah listrik mati. Kondisi listrik di Kota Pontianak yang sering mati dan jangka waktu yang terkadang cukup lama, sedikit banyak menggangu kinerja perizinan. Karena SIMYANDU akan terus menghitung waktu proses perizinan. Solusi yang dilakukan adalah dengan menggunakan genset agar proses perizinan tetap berjalan. Perangkat hardware seperti computer atau printer yang rusak atau mengalami kendala juga akan mempengaruhi kinerja pegawai, untuk mengatasinya diperlukan peralatan cadangan dan pihak ketiga selaku rekanan dalam memperbaiki peralatan yang cepat respon sangat mempengaruhi kinerja BP2T. Dampak Inovasi Apa saja manfaat utama yang dihasilkan inisiatif ini? Manfaat utama dari program ini adalah sebagai berikut: 1. Pelaku Usaha mendapatkan kepastian waktu proses penerbitan izin gangguan sesuai dengan SOP. Bahkan berdasarkan data lama waktu proses, penerbitan izin gangguan dapat dilakukan kurang dari SOP yaitu 12 hari kerja. Dengan waktu selesainya izin gangguan yang lebih cepat maka proses penerbitan izin lainnya juga menjadi lebih cepat. Pelaku usaha bahkan dapat melihat langsung posisi izinnya berada dimana melalui website BP2T. Jumlah hari yang lebih cepat terbukti dengan makin meningkatnya jumlah izin yang diterbitkan dan retribusi yang meningkat dari tahun sebelumnya. Selain itu juga Indeks Kepuasan Masyarakat juga meningkat terhadap pelayanan yang dilakukan oleh BP2T. Kepuasan pelaku usaha ini tentu berdampak dalam pertumbuhan ekonomi Kota Pontianak. Pelaku usaha sangat senang bila proses izin dapat berlangsung cepat, mudah, murah dan pasti. 2. Rasa keadilan yang dirasakan pelaku usaha sering disampaikan secara langsung oleh pelaku usaha antara lain dapat terlihat dari berita-berita yang muncul di Koran daerah dan penghargaan yang diterima oleh BP2T antara lain yang terbaru adalah Otonomi Award yang diselenggarakan oleh Pontianak Post. Masyarakat merasa adil karena bukan hanya mereka saja yang dikenakan denda apabila terlambat membayar retribusi tetapi penyelenggara perizinan yaitu BP2T juga dikenakan sanksi yang lebih berat dibandingkan dengan denda pelaku usaha. Pelaku usaha didenda 2% perbulan keterlambatan dan setinggi tingginya 50% dari tariff retribusi sedangkan
BP2T dikenakan sanksi 2% perhari keterlambatan tanpa adanya sanksi setinggi tingginya seperti sanksi pelaku usaha. 3. Yang paling penting dalam perubahan penyelenggaraan pelayanan public ini adalah perubahan paradigma, perilaku dan kinerja pegawai BP2T dalam memproses perizinan. Yang dulunya tidak ada sanksi setelah Kena PETIR ada sanksi baik disinsentif maupun evaluasi kinerjanya. Kemudian perubahan untuk memberikan pelayanan yang prima dengan cepat, mudah dan pasti, Pameo yang mengatakan bahwa kalau bisa dipersulit untuk apa dipermudah, lambat laun hilang. Pegawai BP2T akan bekerja cepat dan mudah agar evaluasi kinerja mereka dan Upah Pungut yang mereka terima tidak berkurang. Apalagi laporan secara berkala 3 bulan sekali kepada Bapak Walikota dapat membuat efek jera bagi pegawai BP2T yang lalai dalam mempercepat proses perizinan. 4. Penghargaan yang diterima BP2T juga menunjukan bahwa inovasi ini membawa perubahan kinerja. Komisi Ombudsman Kalimantan Barat memberikan BP2T nilai tertinggi yaitu 965 dalam kepatuhan standar pelayanan public dibandingkan SKPD lainnya sehingga otomatis masuk dalam zona hijau. Bahkan Komisi Ombudsman Republik Indonesia memberikan penghargaan Kepatuhan Standar Pelayanan Publik tertinggi se Indonesia tahun 2015 menempatkan Kota Pontianak sebagai Kota Tertinggi nilainya dalam penyelenggaraan pelayanan public. Bahkan Kota Pontianak berada dalam urutan ke empat Kota Kategori sedang Smart City yang diselenggarakan Harian Kompas dan Institut Teknologi Bandung (ITB). Apa bedanya sebelum dan sesudah Inovasi? Sebelum dilakukannya program Kena PETIR adalah: 1.
Proses penerbitan izin gangguan tidak sesuai dengan SOP yaitu 12 hari kerja atau bahkan seringkali melebihi SOP yang ditentukan. Hal ini tercermin dalam Indeks Kepuasan Masyarakat terhadap lama proses izin juga tidak tinggi. 2. Perilaku dan kinerja pegawai BP2T didalam proses perizinan tidak terlalu memetingkan lama proses izin. Malah cenderung untuk mencari-cari alasan dalam memproses perizinan. 3. Pelaku usaha kesulitan untuk memperoleh kepastian waktu dalam meperoleh izin usaha. Selain kepastian waktu tentunya juga kepastian biaya menjadi lebih besar. Pelaku usaha juga kesulitan untuk mengakses posisi izin serta jumlah retribusi yang harus dibayarkannya. 4. Belum adanya sistem informasi yang handal didalam memberikan pelayanan perizinan yang prima. Sebagian besar izin masih secara manual dan tidak memiliki fitur-fitur tambahan. Setelah inovasi Kena PETIR ini dilaksanakan, diperoleh perubahan antara lain: 1. Jumlah hari proses penerbitan izin sesuai SOP dapat diwujudkan bahkan melebihi waktu yang ditetapkan dalam SOP. Rata-rata hari menjadi dibawah 10 hari kerja. 2. Perubahan mendasar terjadi pada perilaku dan kinerja pegawai BP2T. Setelah program Kena PETIR ini dilaksanakan, perubahan pada perilaku dan kinerja pegawai BP2T menjadi lebih baik. Proses izin menjadi cepat, terjadi kepastian dan transparan. Pegawai tidak lagi mengulur-ulur waktu untuk memproses izin atau mencari-cari alasan untuk memperlama izin karena kinerja tiap pegawai di evaluasi secara berkala 3 bulan sekali dan dilaporkan kepada Walikota. Pegawai juga tidak menginginkan Upah pungut yang diterimanya berkurang akibat kelalaian mereka atau rekan mereka yang lain. 3. Pelaku usaha memperoleh kepastian jumlah hari izinnya selesai dan memperoleh keadilan karena tidak hanya pelaku usaha yang dikenakan denda tetapi juga penyelenggara perizinan juga ikut diberikan sanksi bahkan lebih berat. 4. Dengan adanya program Kena PETIR, memaksa BP2T untuk membangun sistem aplikasi yang handal sehingga dapat mewujudkan program tersebut dan dilengkapi fitur-fitur lainnya sehingga proses penyelenggaraan perizinan menjadi lebih baik. Sistem yang dinamai SIMYANDU ini secara bertahap dibangun dan sampai hari ini masih terus dikembangkan versi-versi lanjutannya.
5. Pelaku usaha dapat memonitor sendiri posisi izinnya berada dimana dan jumlah retribusi dapat diketahui secara transparan melalui website ataupun sms gateway. Hal ini dapat diwujudkan melalui aplikasi yang dimiliki BP2T yaitu SIMYANDU. Keberlanjutan Apakah inisiatif ini berkelanjutan dan direplikasi? Program Kena PETIR ini akan terus dikembangkan lagi. Saat ini hanya izin gangguan yang dikenakan Kena PETIR, ke depannya izin-izin yang memiliki retribusi juga akan dikenakan Kena PETIR. Ada 4 izin yang memiliki retribusi yang ditangani BP2T, yaitu izin gangguan (HO), izin mendirikan bangunan (IMB), Izin trayek & izin usaha perikanan (IUP). Tahap berikutnya yang akan dikenakan Kena PETIR adalah IMB. Hal ini sudah diatur dalam Surat Keputusan Walikota Pontianak Nomor 269/BP2T/2014 tentang Penetapan Pengurangan Biaya Retribusi Atas Keterlambatan Pemrosesan Izin Gangguan bahwa Pemberian dis-insentif terhadap perizinan lainnya akan dilaksanakan secara bertahap dan Kepala BP2T bertanggung jawab untuk melakukan monitoring, evaluasi, dan pengkajian serta melaporkan kepada Walikota Pontianak secara berkala terhadap rencana penetapan izin lainnya yang akan dikenakan PETIR. Selain pengkajian terhadap izin-izin lainnya, SIMYANDU terus dikembangkan agar siap dan mampu secara sistem melaksanakan program Kena PETIR di izin-izin lainnya. Pengembangan SIMYANDU dilakukan setiap tahun, guna mengikuti perkembangan teknologi, keinginan masyarakat akan pelayanan dan perubahan aturan/ketentuan yang berlaku. Pada dasarnya secara sistem saat ini SIMYANDU sudah siap untuk menjalankan program Kena PETIR izin lainnya. Hanya tinggal menunggu payung hokum untuk pelaksanaan izin lainnya. Pengembangan SIMYANDU saat ini memasuki versi 4.0, dibangun bersama-sama programmer local Pontianak. Tujuannya membangun dengan programmer local adalah agar upgrade, updating, kendala atau ada system down akan mudah diatasi secara cepat. Selain itu muatan local dari program ini memberikan ke khasan tersendiri dibanding aplikasi-aplikasi lainnya yang dimiliki oleh Pemerintah Daerah lainnya. SIMYANDU yang berbasis web dengan bahasa yang digunakan adalah php dan database yang digunakan mysql. Sedangkan operating system yang digunakan adalah linux centos untuk server utama sedangkan backup server menggunakan windows. Dengan Bahasa dan database yang umum digunakan dalam dunia aplikasi tentunya sistem ini mudah untuk direplikasi oleh Pemerintah Daerah lainnya. Untuk pihak lain yang ingin mereplikasi sistem ini tentunya sudah harus memiliki sistem informasi yang sama dalam menyelenggarakan perizinan sehari-hari atau tidak secara manual. Apa saja pembelajaran yang dapat dipetik? Program Kena PETIR ini merupakan inovasi yang memerlukan koordinasi intensif dalam memulai pelaksanaannya, persiapan yang matang & panjang. Mengingat harus menyiapkan software & pengadaan hardware agar program ini dapat berjalan dengan lancar. Perubahan paradigma dengan memberikan sanksi terhadap penyelenggara perizinan atau pegawai BP2T yang terlambat memproses perizinan memberikan dampak yang luas kepada pelaku usaha. Selama ini, hanya pelaku usaha saja yang terlambat membayar retribusi yang dikenakan sanksi sedangkan penyelanggara perizinan tidak dikenakan sanksi sama sekali apabila terlambat memproses perizinan.
Pemberian sanksi ini memberikan rasa keadilan bagi pelaku usaha dan kepastian dalam memperoleh izin usaha. Selain perubahan paradigma, juga ada perubahan perilaku bagi pegawai BP2T. Muara dari perubahan perilaku ini adalah perbaikan kinerja pegawai BP2T dalam memproses perizinan. Perilaku pegawai yang selama ini lama dan bertele-tele dalam proses perizinan, dengan sendirinya hilang sejak diberikannya sanksi Kena PETIR. Sanksi ini ditanggung bersama secara institusi sehingga apabila tidak ingin Kena PETIR maka pegawai lainnya di BP2T akan selalu mengingatkan. Karena Kena PETIR akan berdampak juga dengan pengurangan Upah Pungut yang akan diterima oleh pegawai BP2T. Evaluasi kinerja pegawai BP2T juga dilaporkan secara berkala kepada Walikota Pontianak. Hasil evaluasi ini akan mempengaruhi penilaian terhadap pegawai bersangkutan dan BP2T secara keseluruhan. Untuk meningkatkan kapabilitas pegawai dan perilaku mereka, perlu adanya program kegiatan penguatan sumber daya manusia. BP2T sejak tahun 2014 dan 2015 mengadakan kegiatan penguatan kemampuan pegawai. Antara lain pelatihan Publik Speaking bekerjasam sama dengan Lembaga Pendidikan Duta Bangsa yang merupakan anak perusahaan dari CT Corp serta kegiatan Outbond diluar kota. Maksud dari kegiatan ini adalah untuk meningkatkan kinerja pelayanan, kerjasama tim dan mengurangi tingkat stress pegawai. Selalu meningkatkan kemampuan hardware dan software agar terpelihara dengan baik dan menambah fitur-fitur tambahan sebagai pengembangan atas perubahan teknologi, keinginan masyarakat dan tuntutan perubahan zaman sangat diperlukan. Kehandalan sistem aplikasi sangat menunjang kelancaran program Kena PETIR. Pengembangan aplikasi tentunya kedepannya akan berdampak dengan lahirnya inovasiinovasi baru yang muara akhirnya adalah peningkatan pelayanan public.
LEMBAR EVALUASI PELAKSANAAN RENCANA AKSI Cek ASPAL (BP2T Kota Pontianak) 1 2 3 4 5 6 7
Lab. Inovasi Nama Instansi/ SKPD Judul Inovasi Telp Instansi Email instansi Penanggung Jawab Inovasi Deskripsi Inovasi
: : : : : : :
KOTA PONTIANAK BP2T KOTA PONTIANAK Cek ASPAL 0561-738517
[email protected] Kepala BP2T Kota Pontianak 1. Latar Belakang - Dalam rangka untuk kelancaran dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya tersebut Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kota Pontianak perlu didukung oleh berbagai aspek salah satunya adalah pentingnya meningkatkan kualitas pelayanan perizinan Usaha yang efektif dan efisien - Ditemukannya beberapa izin palsu (yang benar-benar berbeda dari seharusnya) - Ditemukannya izin yang sangat mirip asli tetapi nomor dan tanggal tidak sesuai dengan yang terdaftar di BP2T Kota Pontianak (mirip asli tapi palsu) 2. Tujuan Mempermudah pemohon atau pemilik izin untuk mengautentikasi izin yang mereka miliki asli atau palsu. 3. Manfaat - Dapat mengecek keaslian Sertifikat izin tanpa harus datang langsung ke kantor BP2T - Melibatkan pemohon secara aktif ikut berperan dalam mewspadai pemalsuan Izin. - Berkurangnya peluang penipuan dalam pengurusan izin 4. Sasaran Pelaku usaha yang selalu memakai jasa pihak ketiga maka dengan adanya cek aspal dapat selalu mengecek keaslian izin yang mereka miliki.
8
Indikator Keberhasilan
:
- Berkurangnya temuan izin palsu yang masuk ke BP2T - Banyaknya User yang mengakses Website BP2T guna mengakses layanan Cek Aspal
9
Tahapan Kegiatan/ milestone : Jangka Pendek Jangka Menengah 1. Identifikasi kebutuhan & draf Menambahkan fasilitas Cek ASPAL desain di BP2T Appdroid - Menambah fasilitas Cek Aspal pada Website BP2T dan terintegrasi dengan Simyandu 4.0 - Input barcode & manual berdasarkan id Izin 2. Pembuatan aplikasi & uji coba 3. Implementasi 4. Monev 5. Implementasi hasil Monev 10 Daftar Bukti : alur tambahan fitur Cek Aspal
11
Fokus Kegiatan Perencanaan Inovasi 1. Identifikasi kebutuhan 2. Draf Desain
12
Pelaksanaan Inovasi 3. Pembuatan aplikasi & uji coba 4. Implementasi 5. Penyempurnaan aplikasi 6. Implementasi hasil penyempurnaan
13
Monitoring dan Evaluasi Rapat Internal
Waktu Mei 2016 Juni 2016
Juli 2016 Minggu ke-2 Juli 2016 Minggu ke-4 Juli 2016 Agustus 2016
September 2016
Jangka Panjang Cek ASPAL via SMS
Rincian Kegiatan - Identifikasi kebutuhan layanan Cek Aspal - Draf desain layanan Cek Aspal - Upgrade aplikasi oleh Konsultan - Ujicoba Aplikasi - Penyesuaian Layout/template
Kendala & Solusi
No
Waktu Akses
IP
Id izin yang di cek keasliannya
1
2016-07-15 11:30:21
180.248.186.xx
"72516050xxxx";}
2
2016-07-15 11:31:12
180.248.186.xx
"72516050xxxx";}
3
2016-07-15 11:32:43
180.248.186.xx
"20616011xxxx";}
4
2016-07-15 11:35:36
180.248.186.xx
"503.3/xxx/xx/R-II/BP2T/2016";}
5
2016-07-15 11:35:39
180.248.186.xx
"503.3/xxx14724/R-II/BP2T/2016";}
6
2016-07-15 11:35:42
180.248.186.xx
"";}
7
2016-07-15 11:35:59
180.248.186.xx
"";}
8
2016-07-15 11:37:28
180.248.186.xx
"503.3/xxx/14724/R-II/BP2T/2016";}
9
2016-07-15 11:40:12
180.248.186.xx
503.3/745/14725/R-I/BP2T/2016";}
10
2016-07-18 09:46:57
125.160.87.xx
"7051301549xx";}
11
2016-07-22 14:10:30
36.85.140.xxx
"7051500960xx";}
12
2016-07-22 14:53:06
61.94.195.xxx
“7081400509xx";}
13
2016-07-22 14:53:51
61.94.195.xxx
"7181401414xx";}
14
2016-07-26 08:45:20
36.85.140.xxx
"7051500960xx";}
15
2016-07-29 07:57:13
125.160.83.xx
"7051301549xx";}
16
2016-07-29 07:58:49
125.160.83.xx
“2061601146xx";}
17
2016-07-29 07:59:10
125.160.83.xx
"7051601267xx";}
18
2016-07-29 08:00:17
125.160.83.xx
“7051601267xx";}
19
2016-07-30 10:13:52
114.125.171.xx
"7081500122xx";}
20
2016-07-30 10:14:55
114.125.171.xx
"7051501258xx";}
21
2016-08-01 13:32:21
180.246.153.xxx
"1-6171-2-00131-0070xx";}
22
2016-08-02 12:50:58
114.121.130.xxx
"2051602651xx";}
23
2016-08-05 07:29:36
180.248.165.xxx
“2061601146xx";}
24
2016-08-05 07:38:33
180.248.165.xxx
"7051602623xx";}
Akses Website
Pemohon
Display hasil jika tidak ditemukan /ditemukan tidak sesuai
Pilih Menu Cek ASPAL
Masukan 12 digit id izin yang terdapat pada Sertifikat izin dan klik Cek beserta nama dan merk usaha
Web Service Data Simyandu 4.0
PALSU
Display hasil jika ditemukan dan sesuai: ASLI
LEMBAR EVALUASI PELAKSANAAN RENCANA AKSI BP2T APPDROID (BP2T Kota Pontianak) 1 2 3 4 5 6 7
Lab. Inovasi Nama Instansi/ SKPD Judul Inovasi Telp Instansi Email instansi Penanggung Jawab Inovasi Deskripsi Inovasi
: : : : : : :
KOTA PONTIANAK BP2T KOTA PONTIANAK BP2T APPDROID 0561-738517
[email protected] Kepala BP2T Kota Pontianak 5. Latar Belakang - Dalam rangka untuk kelancaran dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya tersebut Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kota Pontianak perlu didukung oleh berbagai aspek salah satunya adalah pentingnya meningkatkan kualitas pelayanan perizinan Usaha yang efektif dan efisien - Memperbanyak opsi dalam pengurusan izin - Semakin banyaknya user smartphone khususnya smartphone yang berbasis Android - Mempermudah pemohon untuk berinteraksi dengan BP2T Kota Pontianak - Sosialisasi lebih tepat sasaran, hanya masyarakat yang membutuhkan layanan yang akan menginstal aplikasi 6. Tujuan Mempermudah dan mempercepat pengurusan izin lewat smartphone. 7. Manfaat - Adanya opsi tambahan dalam melakukan pengurusan izin - Data perizinan lebih dinamis - Berkurangnya peluang terjadinya pungli dalam pengurusan izin - Biaya pengurusan izin usaha relatif murah - Mempersempit peran biro jasa 8. Sasaran Pelaku usaha yang selalu memakai jasa pihak ketiga maka dengan adanya Appdroid mulai dapat mengurus sendiri karena waktu dan alat yang digunakan akan lebih optimal.
8
Indikator Keberhasilan
:
- Banyaknya pendaftaran/pengurusan izin yang masuk lewat aplikasi BP2T Appdroid - Banyaknya User yang mendaftar lewat BP2T Appdroid - Banyaknya Jumlah User yang menginstal aplikasi ini pada Smartphone mereka
9
10
11
Tahapan Kegiatan/ milestone : Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang 6. Identifikasi kebutuhan & draf Menambah Jenis Pelayanan yang Tidak hanya bisa diinstal desain tersedia di BP2T Appdroid di android, tetapi juga di - membutuhkan komponen perangkat Apple dan API dari website BP2T untuk Blackberry mengakses database. - Sedang disiapkan API website tersebut oleh pihak ke-3 paling lambat akhir Juni 2016 selesai. 7. Pembuatan aplikasi & uji coba 8. Implementasi 9. Monev 10.Implementasi hasil Monev Daftar Bukti : Installer (Apk) offline installer sementara, screenshot tampilan aplikasi
Fokus Kegiatan Perencanaan Inovasi 7. Identifikasi kebutuhan 8. Draf Desain
12
Pelaksanaan Inovasi 9. Pembuatan aplikasi & uji coba 10.Implementasi 11.Penyempurnaan aplikasi 12.Implementasi hasil penyempurnaan
13
Monitoring dan Evaluasi Rapat Internal
Waktu Mei 2016 Juni 2016
Juli 2016 Minggu ke-4 September 2016 28 – 30 September 2016 Minggu ke-2 Oktober 2016 Oktober 2016
Rincian Kegiatan - Identifikasi kebutuhan layanan mobile - Draf desain layanan mobile
- Upgrade aplikasi oleh pihak penyedia - Ujicoba Aplikasi - Penyesuaian Layout/template
Kendala & Solusi - Website BP2T belum memiliki API yang diperlukan untuk pengambilan data - Sedang dalam proses pembuatan API (format PHP)
Screenshot Aplikasi BP2T Appdroid Tampilan desktop/home
Tampilan Flashscreen
Tampilan Menu
LEMBAR EVALUASI PELAKSANAAN RENCANA AKSI I like Friday(BP2T Kota Pontianak) 1 2 3 4 5 6 7
Lab. Inovasi Nama Instansi/ SKPD Judul Inovasi Telp Instansi Email instansi Penanggung Jawab Inovasi Deskripsi Inovasi
: : : : : : :
KOTA PONTIANAK BP2T KOTA PONTIANAK I Like Friday 0561-738517
[email protected] Kepala BP2T Kota Pontianak 9. Latar Belakang - Dalam rangka untuk kelancaran dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya tersebut Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kota Pontianak perlu didukung oleh berbagai aspek salah satunya adalah pentingnya meningkatkan kualitas pelayanan perizinan Usaha yang efektif dan efisien - Kurangnya waktu jam kerja normal untul menyelesaikan proses perizinan - Berkurangnya kinerja Pegawai Negeri Sipil pada waktu mendekati liburan weekend - Padatnya pekerjaan di awal-awal minggu (hari senin) - Banyaknya pelaku usaha yang tidak dapat mengurus izin sendiri dikarenakan tidak dapat keluar pada waktu jam kerja 10. Tujuan Mempercepat penyelesaian proses perizinan 11. Manfaat - Mempercepat proses perizinan - Pemohon/pekerja formal yang bekerja pada jam 7.00 pagi hingga 15.00 sore dapat mendatangi Kantor BP2T setelah selesai aktivitasnya. 12. Sasaran Pelaku usaha yang memiliki jam kerja yang teratur/ formal
8
Indikator Keberhasilan
:
- Banyaknya berkas yang masuk di luar jam kerja normal - Untuk menampung pedaftaran yang pelaku usaha tidak ada waktu di pagi hari
9
10
11
12
Tahapan Kegiatan/ milestone Jangka Pendek 11.Identifikasi kebutuhan & draf desain 12.Implementasi 13.Monev 14.Implementasi hasil Monev Daftar Bukti : Absen PNS Pada saat I Like Friday Fokus Kegiatan Perencanaan Inovasi 13. Identifikasi kebutuhan 14.Draf Desain
Pelaksanaan Inovasi 15. uji coba 16.Implementasi 17.Penyempurnaan kegiatan 18.Implementasi hasil penyempurnaan
13
Monitoring dan Evaluasi Rapat Internal
:
Jangka Menengah Dilakukan antara jam 15.00 s.d 17.15
Waktu Jan-Feb 2016 Februari 2016
Minggu ke-1 Maret 2016 Minggu ke-4 April 2016 Minggu ke-1 Juni 2016 Minggu ke-4 Juni 2016
Juli 2016
Jangka Panjang Full dari jam 15.00 s.d 20.00 WIB
Rincian Kegiatan - Identifikasi kebutuhan SDM - Draf desain /Alur Kegiatan
- Ujicoba I Like Friday - Penyesuaian
Kendala & Solusi Bisa dilakukan Full dari jam 15.00 s.d 20.00 WIB jika sudah dianggarkan Honor Lembur Tahun 2017 sudah bisa dimulai
LEMBAR EVALUASI PELAKSANAAN RENCANA AKSI Izin Paralel (BP2T Kota Pontianak) 1 2 3 4 5 6 7
Lab. Inovasi Nama Instansi/ SKPD Judul Inovasi Telp Instansi Email instansi Penanggung Jawab Inovasi Deskripsi Inovasi
: : : : : : :
KOTA PONTIANAK BP2T KOTA PONTIANAK IZIN PARALEL 0561-738517
[email protected] Kepala BP2T Kota Pontianak 13. Latar Belakang - Dalam rangka untuk kelancaran dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya tersebut Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kota Pontianak perlu didukung oleh berbagai aspek salah satunya adalah pentingnya meningkatkan kualitas pelayanan perizinan Usaha yang efektif dan efisien - Waktu Pelayanan dalam pengurusan izin usaha masih cukup lama - Pengurusan izin usaha masih dilakukan secara berulangulang - Penggandaan persyaratan izin usaha berkali-kali - Terbitnya 3 jenis naskah dokumen izin usaha yang berbeda waktunya - Peluang terjadinya pungli dalam pengurusan izin usaha masih tinggi - Biaya pengurusan izin usaha masih tinggi 14. Tujuan Mempermudah dan mempercepat pengurusan izin 15. Manfaat Mempermudah dan mempercepat pengurusan izin - Waktu pelayanan dalam pengurusan izin lebih efisien - Pengurusan izin usha dilakukan hanya satu kali - Adanya penyederhanaan persyaratan izin - Adanya penyederhanaan waktu penerbitan naskah dokumen izin - Berkurangnya peluang terjadinya pungli dalam pengurusan izin - Biaya pengurusan izin usaha relatif murah 16. Sasaran Pelaku usaha yang selalu memakai jasa pihak ketiga maka dengan adanya izin paralel mulai dapat mengurus sendiri karena waktu yang digunakan akan lebih optimal.
8
Indikator Keberhasilan
:
- Berkurangnya Jumlah Antrian di Kantor BP2T - Berkurangnya Jumlah berkas untuk penerbitan izin 1 (satu) perusahaan baik perorangan maupun berbadan hukum - Bertambahnya pemohon yang mengurus izin tanpa pihak ketiga/ Biro jasa
9
10
11
Tahapan Kegiatan/ milestone : Jangka Pendek Jangka Menengah 15.Identifikasi kebutuhan & draf Izin Paralel diterapkan untuk Izin desain Perpanjangan / Perubahan - Menambah fitur izin paralel Pelaporan Izin Paralel pada bidang (permohonan baru) pada Pendataan tersendiri Simyandu 4.0 - 1 klik lanjutkan untuk 2 atau 3 berkas (terintegrasi dengan Tracking/pelacakan di website bp2t) 16.Pembuatan aplikasi & uji coba 17.Implementasi 18.Monev 19.Implementasi hasil Monev Daftar Bukti : Screenshot Rekapitulasi Daftar Izin Paralel s.d Tanggal 2 Juni 2016 Fokus Kegiatan Perencanaan Inovasi 19. Identifikasi kebutuhan 20.Draf Desain
12
Pelaksanaan Inovasi 21. Pembuatan aplikasi & uji coba 22.Implementasi 23.Penyempurnaan aplikasi 24.Implementasi hasil penyempurnaan
13
Monitoring dan Evaluasi Rapat Internal
Waktu November 2015 Januari 2016
Jangka Panjang - berintegrasi dengan inovasi Arsip Digital - integrasi dengan Data Kependudukan dan Dinas pendapatan (PBB)
Rincian Kegiatan - Identifikasi kebutuhan pengurus izin - Draf desain perizinan paralel
Kendala & Solusi NPWP perusahaan salah 1 syarat utk Izin Operasional (SIUP, IUJK, TDUP) baru bisa dikeluarkan oleh Pajak setelah terbit HO Sedang tahap koordinasi dengan pejabat terkait, agar npwp dapat diterbitkan sebelum HO terbit
Maret 2016 Minggu ke-4 Mei 2016 Minggu ke-1 Juni 2016 Minggu ke-4 Juni 2016
Juli – Agustus 2016
- Upgrade aplikasi oleh Konsultan - Ujicoba Aplikasi - Penyesuaian Layout/template
Tampilan menu awal
Formulir
Izin Paralel baru s.d 29 Juli 2016 (145 berkas permohonan)
Izin Paralel Perpanjangan/ perubahan s.d 29 Juli 2016 (40 berkas permohonan)
