IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
A. GAP ANALISIS Kajian standar kesesuaian asesmen dalam pengembangan Lembaga Sertifikasi Sistem HACCP menjadi Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan diawali dengan
pembuatan gap analisis standar
yang
dilakukan dengan cara mereview persyaratan yang akan diimplementasikan dibandingkan dengan persyaratan yang telah diimplementasikan yaitu dengan mereview standar ISO 17021:2006 dan ISO 22003:2007 yang merupakan persyaratan akreditasi Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan terhadap PBSN 1001:1999 yaitu Persyaratan umum Lembaga Sertifikasi Sistem Analisa Bahaya dan Pengendalian Titik Kritis (HACCP), hasil gap analisis tersebut terdapat 7 klausul yang merupakan gap utama. Berikut merupakan gap analisis standar ISO 17021:2006 dan
ISO
22003:2007 terhadap Pedoman BSN 1001:1999. A.1. Manajemen Ketidakberpihakan Manajemen ketidakberpihakan diatur dalam klausul 5.2 dari ISO 17021:2006 maupun ISO 22003:2007. Tetapi aturan mengenai manajemen ketidakberpihakan ini belum diatur di dalam persyaratan Pedoman BSN 1001:1999. Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai manajemen ketidakberpihakan dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 3. Hasil gap analisis klausul Manajemen Ketidakberpihakan dari ISO 17021:2006 yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001:1999 No. Perihal 1 Komitmen manajemen puncak (klausul 5.2.1 ISO 17021:2006) 2 Analisa ketidakberpihakan (klausul 5.2.2 ISO 17021:2006) 3
Hubungan yang menunjukkan ancaman ketidakberpihakan (klausul 5.2.3 ISO 17021:2006)
Hasil gap analisis Pernyataan ketidakberpihakan harus dapat diakses publik Analisa ketidakberpihakan harus diperagakan kepada komite pengamanan ketidakberpihakan Apabila suatu hubungan menunjukkan ancaman ketidakberpihakan tidak dapat dihilangkan atau dikurangi, maka sertifikasi tidak dapat diberikan.
56
No. Perihal 4 Hal yang tidak diperbolehkan pada Lembaga Sertifikasi dan setiap bagian dari badan hukum yang sama (klausul 5.2.5 s.d 5.2.9 ISO 17021:2006)
5
Personel lembaga sertifikasi (klausul 5.2.10 s.d 5.2.13 ISO 17021:2006)
Berdasarkan
hasil
gap
diatas
Hasil gap analisis Mensertifikasi lembaga sertifikasi lainnya, menawarkan jasa konsultasi sistem manajemen, memberikan jasa audit internal kepada klien yang disertifikasi, meng-outsource audit kepada suatu organisasi konsultan sistem manajemen, dipasarkan dengan kegiatan organisasi konsultasi sistem manajemen Personel yang terlibat dalam konsultasi sistem manajemen untuk klien tidak boleh mengambil bagian dalam audit atau kegiatan sertifikasi klien dalam dua tahun setelah berakhirnya konsultasi tersebut, dan harus bertindak secara netral dan tidak mengizinkan tekanan komersial, finansial, dan tekanan apapun yang mengkompromikan kenetralannya. maka
untuk
klausul
manajemen
ketidakberpihakan ada beberapa point yang yang belum diatur pada Pedoman BSN 1001:1999, yaitu Lembaga sertifikasi memiliki pernyataan yang dapat diakses publik yang menunjukkan ketidakberpihakannya dalam melaksanakan kegiatan sertifikasi sistem manajemen, mengelola konflik kepentingan, dan menjamin objektivitas kegiatan sertifikasi sistem manajemen, jadi pada Pedoman BSN 1001 belum diatur bahwa Lembaga Sertifikasi harus memiliki pernyataan yang dapat diakses publik tentang ketidakberpihakan. Lembaga
sertifikasi
mengidentifikasi,
menganalisis
dan
mendokumentasikan kemungkinan konflik kepentingan yang timbul dari penyediaan sertifikasi termasuk setiap konflik yang timbul dari hubungan kerjanya. Informasi terkait analisis ketidakberpihakan tersebut tersedia bagi komite penjamin ketidakberpihakan dan pada Pedoman BSN 1001 belum diatur bahwa Lembaga Sertifikasi harus membentuk adanya komite penjamin ketidakberpihakan.
57
Lembaga Sertifikasi dan setiap bagian dari badan hukum yang sama tidak diperbolehkan mensertifikasi apa saja seperti pada ketentuan yang telah dijabarkan pada tabel diatas, pada Pedoman BSN 1001 tidak diatur secara mendetail untuk tiap-tiap ketentuan tetapi secara garis besar
yaitu Lembaga
Sertifikasi harus menjamin bahwa kegiatan lembaga lainnya yang terkait, tidak mempengaruhi kerahasiaan, objektifitas, atau kenetralan sertifikasinya dan tidak boleh menawarkan atau memberi: jasa konsultan untuk memperoleh atau memelihara sertifikasi HACCP dan pada persyaratan ISO 17021:2006 lebih menekankan adanya pengaturan terhadap manajemen ketidakberpihakan yaitu manajemen yang netral dan transparan. A.2. Pertanggunggugatan dan keuangan Pertanggunggugatan dan keuangan diatur dalam klausul 5.3 dari ISO 17021:2006
maupun
ISO
22003:2007.
Tetapi
aturan
mengenai
pertanggunggugatan dan keuangan ini belum diatur di dalam persyaratan Pedoman BSN 1001:1999. Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai manajemen ketidakberpihakan dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Hasil gap analisis klausul Pertanggunggugatan dan keuangan dari ISO 17021:2006 yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001:1999 No. 1
Perihal
Hasil gap analisis
Hal yang harus dilakukan Memiliki pengaturan yang cukup (seperti Lembaga Sertifikasi
asuransi
dan
cadangan),
mengevaluasi
(klausul 5.3.1 s.d 5.3.2
keuangan serta melaporkan kepada komite
ISO 17021:2006)
pengamanan ketidakberpihakan
Dalam klausul ini diatur bahwa lembaga sertifikasi harus mengevaluasi resiko dan memiliki pengaturan yang cukup untuk pertanggunggugatan dalam hal bidang teknis maupun wilayah geografis, serta lembaga sertifikasi harus mengevaluasi keuangan dan sumber pendapatannya dan melaporkan kepada komite (impartial) bahwa sejak awal hingga berlangsungnya kegiatan tidak ada tekanan komersial, keuangan dan tekanan lain tidak mengkompromikan ketidakberpihakan.
58
Berdasarkan
hasil
gap
diatas
maka
untuk
pengaturan
klausul
pertanggunggugatan dan keuangan ini yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001 adalah bahwa Lembaga Sertifikasi harus memiliki pengaturan yang cukup (asuransi/cadangan) dan Lembaga Sertifikasi harus membentuk adanya komite penjamin ketidakberpihakan untuk melaporkan hasil evaluasi keuangan. Asuransi ataupun dana cadangan tersebut diperlukan jika terjadi kasus perselisihan antara Lembaga sertifikasi dengan klien sehingga perlu diselesaikan perkara tersebut melalui jalur hukum, maka keseluruhan biaya yang diperlukan selama persidangan dan apapun yang terkait maka dapat digunakan dana cadangan tersebut.
A.3. Komite Pengamanan Ketidakberpihakan Komite Pengamanan Ketidakberpihakan diatur dalam klausul 6.2 dari ISO 17021:2006 maupun ISO 22003:2007. Tetapi aturan mengenai adanya komite pengamanan ketidakberpihakan belum diatur di dalam persyaratan Pedoman BSN 1001:1999. Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai Komite Pengamanan Ketidakberpihakan dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5. Hasil gap analisis klausul Komite Pengamanan Ketidakberpihakan dari ISO 17021:2006 yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001:1999 No. Perihal 1 Struktur lembaga sertifikasi harus menyediakan suatu komite (klausul 6.2.1 ISO 17021:2006) 2 Komposisi, term of reference, kompetensi, dan tanggungjawab komite didokumentasikan serta dan disahkan oleh manajemen puncak (klausul 6.2.2 ISO 17021:2006) 3 Membentuk komite yang netral (impartial) (klausul 6.2.3 ISO 17021:2006)
Hasil gap analisis Pengembangan kebijakan yang terkait dengan ketidakberpihakan sertifikasi
Keseimbangan perwakilan sehingga tidak ada pihak yang dominan dan hak komite untuk mengambil tindakan yang independen jika manajemen puncak tidak memperhatikan sarannya.
Komite dibentuk terdiri dari: klien, pelanggan klien yang disertifikasi, asosiasi industri perdagangan, pemerintah / regulator, lembaga swadaya masyarakat termasuk konsumen
59
Berdasarkan hasil gap diatas maka untuk klausul Komite Pengamanan Ketidakberpihakan ini yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001 adalah bahwa Lembaga Sertifikasi harus membentuk adanya Komite Pengamanan Ketidakberpihakan, dimana komite ini dibentuk oleh manajemen puncak yang terdiri dari berbagai pihak untuk membantu dan menjamin pelaksanan sertifikasi yang netral dan transparan.
A.4. Personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi Persyaratan personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi diatur secara rinci dalam klausul 7.2 dari ISO 17021:2006 maupun ISO 22003:2007. Aturan mengenai kualifikasi personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi yang diatur dalam Pedoman BSN 1001-1999 mengatur persyaratan personel lembaga sertifikasi secara umum tidak dibedakan berdasarkan tugas dan tanggungjawabnya dan khusus untuk persyaratan kualifikasi auditor diatur secara terpisah dalam Pedoman BSN 1003-1999. Lembaga sertifikasi memastikan bahwa seluruh personel yang terlibat dalam audit dan proses sertifikasi memiliki atribut personel seperti berpandangan terbuka,
diplomatis,
suka
memperhatikan,
mampu
memahami
situasi,
menyesuaikan diri, ulet, logis, dan percaya pada diri sendiri. Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai Persyaratan personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi dapat dilihat pada Tabel 6.
Tabel 6. Hasil gap analisis klausul Persyaratan personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi dari ISO 17021:2006 dan ISO 22003:2007 yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001:1999 No. Perihal 1 Personel yang melaksanakan kontrak review (klausul 7.2 ISO17021:2006 dan klausul 7.2.2 ISO 22003:2007)
Hasil gap analisis 1.Pendidikan: lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang melaksanakan tinjauan kontrak memiliki pengetahuan berkenaan dengan secondary education 2. Pelatihan keamanan pangan: lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang melakukan tinjauan kontrak telah lulus pelatihan prinsip HACCP, prinsip manajemen keamanan pangan
60
No.
Perihal
2
Personel yang memberikan sertifikasi (klausul 7.2 ISO17021:2006 dan klausul 7.2.3 ISO 22003:2007)
3
Auditor (klausul 7.2
Hasil gap analisis termasuk program persyaratan dasar, dan standar terkait sistem manajemen keamanan pangan. 3. Pelatihan audit: lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang melakukan tinjauan kontrak telah lulus pelatihan proses audit berdasarkan panduan yang diberikan dalam ISO 19011. 4. Kompetensi: lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang melakukan tinjauan kontrak menunjukkan kemampuannya untuk mengaplikasikan pengetahuan dan ketrampilan dalam area: klasifikasi pemohon dalam kategori dan sektor rantai pangan, asesmen produk, proses, dan praktek pemohon, distribusi kompetensi dan persyaratan auditor SMKP, penentuan persyaratan waktu dan durasi audit, kebijakan dan prosedur lembaga sertifikasi terkait tinjauan kontrak Lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang mengambil keputusan pemberian sertifikasi memiliki pendidikan, pelatihan keamanan pangan, pelatihan audit, dan pengalaman kerja seperti yang disyaratkan bagi auditor, yaitu menunjukkan kemampuannya untuk mengaplikasikan pengetahuan dan ketrampilan dalam area: prinsip HACCP, pemahaman tentang program persyaratan dasar, identifikasi bahaya keamanan pangan, implementasi dan pengelolaan bahaya keamanan pangan, TKK (CCP) dan kemampuan untuk menilai efektifitas tindakan pengendalian yang dipilih, koreksi dan tindakan koreksi yang dilakukan sehubungan hal keamanan pangan, asesmen bahaya keamanan pangan yang potensial terkait dengan rantai pangan, undang-undang dan regulasi terkait keamanan pangan dengan tujuan untuk melaksanakan audit SMKP yang efektif, produk, proses, dan praktek, persyaratan SMKP yang relevan, standar yang relevan, mengases dan meninjau laporan audit atas ketepatan dan kelengkapannya, mengases dan meninjau efektifitas tindakan perbaikan, dan proses sertifikasi 1. Pendidikan: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor memiliki pengetahuan berhubungan
61
No.
Perihal ISO17021:2006 dan klausul 7.2.4 ISO 22003:2007)
Hasil gap analisis dengan post secondary education yang mencakup mikrobiologi umum dan kimia umum, Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor memiliki pengetahuan berhubungan dengan post secondary education yang mencakup course dalam kategori industri rantai pangan jika melaksanakan audit SMKP. 2. Pelatihan keamanan pangan: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor yang lulus pelatihan: prinsip HACCP, asesmen bahaya, dan analisis bahayadan prinsip manajemen keamanan pangan mencakup program persyaratan dasar. 3. Pelatihan audit: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor telah lulus pelatihan: teknik audit berdasarkan ISO 19011 dan standar terkait SMKP 4. Pengalaman kerja: untuk kualifikasi pertama bagi auditor dalam satu atau lebih kategori, lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor memiliki minimal 5 tahun penuh pengalaman kerja dalam industri terkait rantai pangan termasuk minimal 2 tahun bekerja dalam jaminan mutu (QA) atau fungsi keamanan pangan dalam produksi pangan atau manufaktur, retail, inspeksi atau yang setara dan lembaga sertifikasi memiliki aturan bahwa total jumlah tahun pengalaman kerja dapat dikurangi satu tahun jika auditor memiliki pendidikan post secondary yang sesuai. 5. Pengalaman audit: untuk kualifikasi pertama, lembaga sertifikasi memastikan bahwa dalam 3 tahun auditor melakukan paling sedikit 12 hari audit sistem manajemen keamanan pangan di paling sedikit 4 organisasi di bawah pimpinan auditor yang berkualifikasi, untuk perluasan kategori baru, lembaga sertifikasi menunjukkan bahwa auditor memiliki kompetensi yang disyaratkan melalui pendidikan yang relevan seperti pelatihan terkait keamanan pangan dalam kategori baru dan 6 bulan pengalaman kerja dalam kategori baru atau 4 audit sistem manajemen keamanan pangan dibawah supervisi auditor berkualifikasi dalam kategori baru, untuk memelihara kualifikasi
62
No.
Perihal
Hasil gap analisis audior, lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor telah memiliki minimal 5 eksternal audit per tahun termasuk paling sedikit 2 audit sistem manajemen keamanan pangan atau minimal 4 audit lapangan sistem manajemen keamanan pangan atau 10 hari audit sistem manajemen keamanan pangan per tahun. 6. Kompetensi: 6.1. Lembaga sertifikasi merekam kompetensi auditor untuk setiap kategori dan sektor dan menyediakan bukti keberhasilan evaluasi 6.2. Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor menunjukkan kemampuan untuk mengaplikasikan terminologi, pengetahuan, dan ketrampilan dalam area spesifik keamanan pangan berikut: (prinsip HACCP,program persyaratan dasar relevan untuk kategori yang dipertimbangkan, identifikasi bahaya keamanan pangan, metodologi yang digunakan untuk penentuan, penerapan, dan pengelolaan tindakan pengendalian (program persyaratan dasar, operasional persyaratan dasar, dan titik kendali krtitis) dan kemampuan untuk mengakses efektifitas dan tindakan pengendalian yang dipilih, koreksi dan tindakan koreksi yang akan digunakan berhubungan dengan hal keamanan pangan, asesmen bahaya keamanan pangan yang potensial terkait dengan rantai suplai pangan, evaluasi persyaratan dasar relevan yang dapat digunakan termasuk penetapan dan pemilihan metode evaluasi yang sesuai atau panduan untuk persyaratan dasar bagi kategori yang dipertimbangkan, hukum, regulasi dan praktik spesifik sektor, Produk, proses, dan praktik spesifik sektor, Persyaratan sistem manajemen keamanan pangan relevan, Standar keamanan pangan yang relevan 6.3. Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor menunjukkan kemampuan untuk mengaplikasikan pengetahuan dan ketrampilan pada area berikut: a. Prinsip, prosedur dan teknik audit, untuk memungkinkan auditor mengaplikasikan hal tersebut yang sesuai pada audit yang berbeda dan
63
No.
Perihal
Hasil gap analisis untuk menjamin bahwa audit dilaksanakan dengan cara yang konsisten dan sistematik. Auditor harus mampu: (1) Mengaplikasikan prinsip, prosedur, dan teknik audit; (2) Merencanakan dan mengelola pekerjaan secara efektif; (3) Melakukan audit pada jadwal waktu yang disepakati; (4) Memprioritaskan dan fokus pada hal yang signifikan; (5) Mengumpulkan informasi melalui wawancara, mendengarkan, pengamatan dan pengkajian dokumen, rekaman, dan ada data yang efektif; (6) Memahami kesesuaian dan konsekuensi teknik pengambilan contoh pada audit; (7) Memverifikasi akurasi informasi yang dikumpulkan; (8) Mengkonfirmasi kecukupan dan kesesuaian bukti audit untuk mendukung temuan audit dan kesimpulan audit; (9) Mengases faktor yang dapat mempengaruhi reabilitas temuan audit dan kesimpulan audit; (10) Menggunakan dokumen kerja untuk merekam kegiatan audit; (11) Mempersiapkan laporan audit; (12) Memelihara kerahasiaan dan keamanan informasi; (13) Mengkomunikasikan secara efektif baik melalui kemampuan bahasa personal atau melalui penerjemah. b.Sistem manajemen dan dokumen acuan: untuk memungkinkan auditor untuk memahami ruang lingkup audit dan kriteria audit. Pengetahuan dan ketrampilan pada area ini mencakup: (1) Aplikasi sistem manajemen pada organisasi yang berbeda; (2) Interaksi anatara komponen sistem manajemen; (3) Standar sistem manajemen keamanan pangan, prosedur berlaku atau dokumen sistem manajemen lainnya yang digunakan sebagai kriteria audit; (4) Kemampuan untuk mengenali perbedaan antara dan prioritas dokumen acuan; (5) Kemampuan untuk mengaplikasikan dokumen acuan pada situasi audit yang berbeda; (6) Sistem dan teknologi informasi untuk otorisasi, keamanan, distribusi, dan pengendalian dokumen, data dan rekaman. c.Situasi organisasi untuk memungkinkan auditor
64
No.
Perihal
4
Tenaga Ahli (klausul 7.2 ISO17021:2006 dan klausul 7.2.5 ISO 22003:2007)
5
Pemilihan Tim Audit (klausul 7.2 ISO17021:2006 dan klausul 7.2.6 ISO 22003:2007)
Hasil gap analisis memahami konteks operasi organisasi. Pengetahuan dan ketrampilan dalam area ini harus mencakup: (1) Ukuran, struktur, fungsi, dan hubungan organisasi; (2) Proses bisnis secara umum dan terminologi terkait; (3) Kebiasaan sosial budaya auditi. d.Hukum, regulasi, dan persyaratan lain yang berlaku yang relevan dengan disiplin untuk memungkinkan auditor untuk bekerja dengannya dan menyadari persyaratan yang digunakan organisasi diaudit. Pengetahuan dan ketrampilan pada area ini harus mencakup: (1) Kode, hukum, dan regulasi lokal, regional, dan nasional; (2) Kontrak dan perjanjian; (3) Traktat dan konvensi internasional; (4) Persyaratan lain dimana organisasi terdaftar 1. Pendidikan: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa tenaga ahli memiliki pengetahuan berkorespondensi pendidikan post secondary dalam industri rantai pangan yang akan diaudit, dalam proses yang akan diaudit dan dalam bahaya keamanan pangan berlaku bagi sektor 2. Pengalaman kerja: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa tenaga ahli memiliki pengalaman kerja pada area teknis mereka 3. Kompetensi: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa tenaga ahli menunjukkan kemampuan untuk menyediakan keahlian pada area teknis mereka Lembaga sertifikasi memastikan bahwa tim audit sistem manajemen keamanan pangan memiliki kompetensi dalam menerapkan persyaratan dasar dan HACCP dalam sektor yang diaudit, dalam proses yang diaudit, dan dalam bahaya keamanan pangan yang berlaku bagi sektor.
Berdasarkan hasil gap analisis diatas maka untuk klausul Persyaratan personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi ini yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001 adalah bahwa belum ditetapkan persyaratan terhadap Personel yang melaksanakan kontrak review dan Personel yang memberikan sertifikasi.
65
Persyaratan kualifikasi auditor pada ISO 17021 persyaratan yang ditetapkan menjadi lebih tinggi dan lebih sulit, seperti Persyaratan kualifikasi auditor pada Pedoman BSN 1001 harus memenuhi Pedoman BSN 1003:1999 Kriteria Auditor Sertifikasi dimana pengalaman kerja yang ditetapkan untuk seorang auditor lulusan S1/S2/S3 di bidang kimia, biologi, farmasi, pangan, atau pertanian cukup dengan memiliki pengalaman kerja 1 tahun di bidang keamanan pangan, sedangkan dalam ISO 17021 seorang auditor harus memiliki minimal 5 tahun penuh pengalaman kerja dalam industri terkait rantai pangan termasuk minimal 2 tahun bekerja dalam jaminan mutu (QA) atau dapat dikurangi 1 tahun jika memiliki pendidikan post secondary sesuai. Untuk pengalaman asesmen seorang auditor yang ditetapkan oleh Pedoman BSN 1003 adalah telah melakukan 2 kali audit kecukupan dan melakukan 5 kali asesmen berdasarkan SNI 01 4852 1998, sedangkan pada ISO 17021 dalam 3 tahun auditor melakukan paling sedikit 12 hari audit SMKP di paling sedikit 4 organisasi di bawah pimpinan auditor yang berkualifikasi. Kriteria lainnya adalah pelatihan, jika pada Pedoman BSN 1003 bahwa persyaratan auditor cukup dengan lulus pelatihan auditor sertifikasi sedangkan pada ISO 17021 lulus pelatihan prinsip HACCP, prinsip manajemen keamanan pangan mencakup PPD, teknik audit berdasar ISO 19011, standar terkait SMKP. Seleksi tenaga ahli teknis yang digunakan dalam kegiatan sertifikasi merupakan point yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001 sedangkan pada ISO 17021 telah ditetapkan bahwa Lembaga sertifikasi harus menetapkan proses seleksi, pelatihan, kewenangan auditor dan seleksi tenaga ahli teknis yang digunakan dalam kegiatan sertifikasi termasuk observasi pada audit lapangan untuk evaluasi awal kompetensi personel tersebut.
A.5. Informasi yang dapat diakses publik Informasi yang dapat diakses publik diatur dalam klausul 8.1 dari ISO 17021:2006 maupun ISO 22003:2007. Tetapi aturan mengenai kewajiban adanya informasi yang dapat diakses publik belum diatur di dalam persyaratan Pedoman BSN 1001:1999.
66
Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai Informasi yang dapat diakses publik dapat dilihat pada Tabel 7.
Tabel 7. Hasil gap analisis klausul Informasi yang dapat diakses publik dari ISO 17021:2006 yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001:1999 No 1
Perihal
Hasil gap analisis
Informasi-informasi yang
Informasi tentang proses audit, proses sertifikasi,
wajib
dapat tipe sistem manajemen dan wilayah geografi,
diakses publik
informasi tentang pemberian, penundaan, atau
(klausul 8.1.1 s.d 8.1.4 ISO 17021:2006)
pencabutan sertifikasi, dan lembaga sertifikasi harus menyediakan cara untuk mengkonfirmasi validitas suatu sertifikasi.
Berdasarkan hasil gap analisis diatas maka untuk klausul Informasi yang dapat diakses publik ini yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001 adalah bahwa informasi-informasi tentang proses audit, proses sertifikasi, pemberian, penundaan dan pencabutan sertifikasi sebenarnya telah diatur dalam Pedoman BSN 1001 hanya tidak wajib atau belum ditetapkan bahwa informasi-informasi tersebut harus dapat diakses pula oleh publik, karena sebelumnya tidak wajib maka lembaga sertifikasi sebagian besar tidak menginformasikan mengenai proses sertifikasi, pemberian, penundaan dan pencabutan sertifikasi atas pertimbangan bisnis.
A.6. Pertukaran informasi antara lembaga sertifikasi dan kliennya Pertukaran informasi antara lembaga sertifikasi dan kliennya diatur dalam klausul 8.6 dari ISO 17021:2006 maupun ISO 22003:2007. Tetapi aturan mengenai pertukaran informasi antara lembaga sertifikasi dan kliennya belum diatur di dalam persyaratan Pedoman BSN 1001:1999. Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai Pertukaran informasi antara lembaga sertifikasi dan kliennya dapat dilihat pada Tabel 8.
67
Tabel 8. Hasil gap analisis klausul
Pertukaran informasi antara lembaga
sertifikasi dan kliennya dari ISO 17021:2006 yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001:1999 No Perihal Hasil gap analisis 1 Informasi kegiatan dan Uraian rinci kegiatan dan proses sertifikasi, persyaratan sertifikasi persyaratan dan biaya, mensyaratkan klien (klausul 8.6.1 untuk memenuhi, mengatur untuk audit, dan ISO 17021:2006) mengizinkan observer, dan persyaratan lembaga sertifikasi berkenaan dengan acuan sertifikasi dan tanda. 2 Pemberitahuan perubahan Lembaga sertifikasi harus memberitahukan lembaga sertifikasi klien setiap perubahan persyaratan, dan (klausul 8.6.2 memverifikasi bahwa setiap klien tersertifikasi ISO17021:2006) sesuai dengan persyaratan yang baru 3 Pemberitahuan perubahan Lembaga sertifikasi harus memiliki pengaturan oleh klien secara legal untuk menjamin klien (klausul 8.6.3 menginformasikan lembaga sertifikasi ISO17021:2006) mengenai perubahan yang berkaitan dengan: legal, komersial, status organisasi atau kepemilikan, organisasi atau manajemen, alamat penghubung ,ruang lingkup sertifikasi, dan perubahan utama terhadap sistem manajemen dan proses Berdasarkan hasil gap analisis diatas maka untuk klausul Pertukaran informasi antara lembaga sertifikasi dan kliennya yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001 adalah bahwa informasi tentang persyaratan sertifikasi, pemberitahuan perubahan lembaga sertifikasi dan pemberitahuan perubahan oleh klien tentunya sudah dimiliki oleh suatu lembaga sertifikasi dan yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001 adalah mengenai kewajiban adanya pertukaran informasi antara lembaga sertifikasi dan kliennya, jadi lembaga sertifikasi wajib memberitahukan hal-hal apapun yang merupakan informasi yang terkait dengan sertifikasi secara transparan.
68
A.7. Audit dan Sertifikasi Awal Audit dan sertifikasi awal diatur dalam klausul 9.2 dari ISO 17021:2006 maupun ISO 22003:2007. Tetapi aturan mengenai audit dan sertifikasi awal belum diatur di dalam persyaratan Pedoman BSN 1001:1999. Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai Audit dan Sertifikasi Awal dapat dilihat pada Tabel 9.
Tabel 9. Hasil gap analisis klausul
Audit dan Sertifikasi Awal dari ISO
17021:2006 yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001:1999 No 1
Perihal Permohonan (klausul 9.2.1 ISO17021:2006 )
2
Tinjauan permohonan (klausul 9.2.2 ISO17021:2006 )
Hasil gap analisis Lembaga sertifikasi harus mensyaratkan pemohon untuk memberikan informasi untuk menetapkan hal berikut: (1) Ruang lingkup sertifikasi yang diinginkan; (2) Nama, alamat, tapak, aspek signifikan, kewajiban hukum; (3) Informasi yang sesuai dengan bidang sertifikasi, sumber daya, hubungan dengan organisasi yang lebih besar; (4) Informasi yang berkaitan dengan proses yang disubkontrakkan; (5) Standar atau persyaratan sertifikasi; (6) Penggunaan konsultasi terkait dengan sistem manajemen 1. Lembaga sertifikasi meninjau permohonan untuk menjamin: (1) Informasi yang cukup untuk suatu audit; (2) Persyaratan yang ditetapkan kepada pemohon; (3) Setiap perbedaan diselesaikan; (4) Lembaga sertifikasi mempunyai kompetensi dan kemampuan untuk memberikan sertifikasi; (5) Ruang lingkup, lokasi, waktu audit, bahasa, ancaman keamanan atau ketidakberpihakan yng dipertimbangkan; (6) Rekaman justifikasi unuk menerima klien dipelihara 2. Berdasarkan kajian permohonan, lembaga sertifikasi menetapkan kompetensi yang dibutuhkan tim audit dan keputusan sertifikasi 3. Penunjukkan tim audit secara keseluruhan
69
No
3
Perihal
Hasil gap analisis memiliki kompetensi yang dibutuhkan 4. Penunjukkan personil yang mengambil keputusan sertifikasi memiliki kompetensi yang dibutuhkan Audit sertifikasi awal harus 1. Audit tahap 1 dilaksanakan dalam dua 1.1. Audit tahap 1 harus dilaksanakan untuk: tahap, yaitu tahap 1 dan (1) Audit dokumentasi sistem manajemen; tahap 2 (2) Evaluasi tapak dan personel untuk (klausul 9.2.3 menetapkan kesiapan audit tahap 2; (3) ISO17021:2006 ) Mengkaji pengertian klien dan mengidentifikai kinerja kunci atau aspek yang signifikan berkaitan dengan lingkup dan operasi sistem manajemen; (4) Mengumpulkan informasi yang penting berkaitan dengan ruang lingkup dan persyaratan perundang-undangan yang terkait dengan operasi klien; (5) Meninjau alokasi sumberdaya dan persetujuan klien atas rincian audit tahap 2; (6) Memberi fokus dalam perencanaan audit tahap 2 dengan pemahaman yang cukup mengenai sistem manajemen klien, operasi tapak dan aspek yang signifikan; (7) Mengevaluasi apakah audit internal dan tinjauan manajemen dilaksanakan dan bahwa level implementasi substansi sistem manajemen menunjukkan bahwa klien siap untuk audit tahap 2 1.2. Audit tahap 1 harus didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada klien, termasuk identifikasi setiap area of concern 1.3. Dalam penyusunan audit tahap 2, harus diberikan pertimbangan terhadap waktu yang diperlukan klien untuk menyelesaikan area of concern yang teridentifikasi dalam audit tahap 1 2. Audit tahap 2 Tujuannya adalah untuk mengevaluasi penerapan, trmasuk efektifitas sistem manajemen klien. Audit tahap 2 harus dilakukan di tapak (site). Audit tahap 2 harus mencakup: (1) Bukti
70
No
Perihal
Hasil gap analisis kesesuaian terhadap seluruh persyaratan; (2) Kinerja terhadap sasaran dan target; (3) Kinerja berkaitan dengan kesesuaian dengan peraturan hukum; (4) Pengendalian operasional dari proses; (5) Audit internal dan tinjauan manajemen; (6) Tanggung jawab manajemen atas kebijakan klien; (7) Hubungan antara persyaratan, kebijakan, sasaran dan target kinerja konsisten dengan harapan standar, persyaratan hukum, tanggungjawab, kompetensi personel, operasi, data kinerja, dan kesimpulan audit internal. audit Tim audit harus menganalisis seluruh informasi dan bukti audit dari audit tahap 1 dan tahap 2 untuk menyetujui kesimpulan audit
4
Kesimpulan sertifikasi awal (klausul 9.2.4 ISO17021:2006 )
5
Informasi pemberian sertifikasi awal (klausul 9.2.5 ISO17021:2006 )
1. Informasi yang diberikan oleh tim audit untuk keperluan keputusan sertifikasi harus mencakup laporan audit (tahap 1 dan tahap 2) yang berisi: (1) Komentar tentang ketidaksesuaian, koreksi, dan tindakan korektif; (2) Konfirmasi tentang informasi yang digunakan dalam tinjauan permohonan seperti jumlah pegawai untuk menetapkan durasi audit dan penggunaan konsultan; (3) Rekomendasi tim audit untuk atau diberikan sertifikasi atau tidak 2. Lembaga sertifikasi harus membuat keputusan sertifikasi berdasarkan temuan audit dan kesimpulan serta informasi relevan lainnya.
Berdasarkan hasil gap analisis diatas maka untuk klausul Audit dan Sertifikasi Awal yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001 adalah bahwa sistem audit dan sertifikasi awal tidak ditetapkan dengan menggunakan pola audit tahap 1 dan audit tahap 2 tetapi dengan pola audit kecukupan yaitu melakukan audit terhadap dokumen mutu suatu organisasi yang dibandingkan dengan
71
persyaratan yang telah ditetapkan atau yang akan diimplementasikan serta audit lapang.
B. PENYESUAIAN IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN BERDASARKAN ISO/IEC 17021:2006 dan ISO/TS 22003:2007 Setelah gap analisis selesai dibuat maka dapat dilihat adanya beberapa ketentuan yang sebelumnya tidak diatur dalam persyaratan lembaga sertifikasi sistem HACCP yaitu Pedoman BSN 1001-1999 tetapi merupakan suatu persyaratan yang ditentukan di dalam klausul-klausul ISO 17021:2006, karena itu diperlukan penyesuaian implementasi sistem manajemen lembaga sertifikasi untuk dapat memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Penyesuaian implementasi sistem manajemen lembaga sertifikasi dengan memperbaiki dokumen manual mutu guna memenuhi persyaratan ISO 17021:2006. Di dalam manual mutu lembaga sertifikasi sistem HACCP yang akan mengimplementasi ISO 17021:2006 agar memenuhi persyaratan akreditasi lembaga sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan ada beberapa kekurangan yang perlu ditambahkan dan diperbaiki. Adapun beberapa perubahan pada manual mutu agar dapat sesuai dengan persyaratan ISO 17021:2006 adalah sebagai berikut: B.1. Manajemen ketidakberpihakan B.1.1. Komitmen manajemen puncak Untuk menjamin bahwa dalam kegiatan sertifikasi sistem manajemen, lembaga sertifikasi memiliki komitmen terhadap ketidakberpihakan yang sesuai dengan ketentuan ISO 17021:2006 dan ISO 22003:2007, maka manajemen puncak lembaga sertifikasi menyatakan komitmennya terhadap ketidakberpihakan yang tercantum dalam kebijakan mutu yang dapat diakses publik, seperti website lembaga sertifikasi. B.1.2. Analisa ketidakberpihakan Komitmen manajemen puncak terhadap prinsip ketidakberpihakan dalam melaksanakan kegiatan sertifikasi sistem manajemen, mengelola konflik
72
kepentingan, dan menjamin objektivitas kegiatan sertifikasi sistem manajemen, maka manajemen puncak membuat suatu prosedur manajemen ketidakberpihakan yang meliputi tanggungjawab dan kegiatan manajemen puncak dalam menetapkan prinsip
ketidakberpihakan
dengan
mengidentifikasi,
menganalisis,
dan
mendokumentasikan kemungkinan konflik kepentingan yang timbul dari penyediaan jasa sertifikasi termasuk setiap konflik yang timbul dari hubungan kerjanya. B.1.3. Hubungan yang menunjukkan ancaman ketidakberpihakan Agar dapat menjamin bila ada hubungan yang menunjukkan ancaman ketidakberpihakan maka di dalam prosedur manajemen ketidakberpihakan dideskripsikan pula bahwa lembaga sertifikasi mengidentifikasi dan menganalisa sumber-sumber yang berpotensi yang mengancam ketidakberpihakan, seperti konflik yang timbul dari hubungan kerja yang dapat menciptakan ancaman terhadap ketidakberpihakan yang didasarkan pada: kepemilikan, orang yang menentukan, manajemen, personel, sumberdaya bersama dan keuangan, sehingga bila ada suatu hubungan menunjukkan ancaman ketidakberpihakan tidak dapat dihilangkan atau dikurangi,maka lembaga sertifikasi harus dapat memutuskan bahwa sertifikasi tidak dapat diberikan kepada calon klien tersebut. B.1.4. Lembaga sertifikasi tidak boleh mensertifikasi lembaga sertifikasi lainnya. Adanya
pernyataan
yang
jelas
di
dalam
prosedur
manajemen
ketidakberpihakan bahwa lembaga sertifikasi tidak mensertifikasi lembaga sertifikasi lain untuk kegiatan sertifikasi sistem manajemennya. B.1.5. Lembaga sertifikasi dan setiap bagian dari badan hukum yang sama tidak boleh menawarkan konsultasi. Adanya pernyataan yang jelas di dalam prosedur manajemen ketidakberpihakan bahwa lembaga sertifikasi tidak menyediakan jasa konsultan sistem manajemen kepada klien yang disertifikasi. B.1.6. Lembaga sertifikasi dan setiap bagian dari badan hukum yang sama tidak boleh memberikan audit internal kepada klien yang disertifikasi. Adanya pernyataan yang jelas di dalam prosedur manajemen ketidakberpihakan bahwa lembaga sertifikasi tidak menawarkan atau menyediakan jasa audit internal kepada klien yang disertifikasi.
73
B.1.7. Lembaga sertifikasi tidak boleh meng-outsource audit kepada suatu organisasi konsultan sistem manajemen. Adanya pernyataan yang jelas di dalam prosedur manajemen ketidakberpihakan bahwa lembaga sertifikasi tidak menyediakan jasa audit kepada organisasi konsultan sistem manajemen. B.1.8. Personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi sistem manajemen. Lembaga sertifikasi mensyaratkan personel, baik internal maupun eksternal untuk mengungkapkan seluruh kegiatan, pengalaman, atau keterlibatan dalam organisasi dalam dokumen curriculum vitae untuk mengidentifikasi ancaman terhadap ketidakberpihakan.
B.2. Pertanggunggugatan dan keuangan Memastikan keuangan lembaga sertifikasi selalu dalam kondisi stabil dan menjamin bahwa sejak awal dan selama berlangsungnya kegiatan sertifikasi tidak ada tekanan komersial, keuangan atau tekanan lainnya yang mengkompromikan ketidakberpihakan maka personel yang bertanggungjawab terhadap keuangan di lembaga sertifikasi, mengatur input dan output perusahaan lembaga sertifikasi dalam rangka mengevaluasi resiko yang timbul dari kegiatan sertifikasi. Untuk menanggung pertanggunggugatan yang timbul dari aktifitas operasionalnya, diupayakan dengan adanya dana cadangan atau asuransi untuk mengantisipasi hal tersebut. Lembaga sertifikasi membuat prosedur pertanggunggugatan dan keuangan yang bertujuan untuk menjelaskan proses melakukan pertanggunggugatan serta memberi informasi bahwa lembaga sertifikasi memiliki pengaturan yang cukup untuk menanggung pertanggunggugatan yang timbul dari operasinya dalam setiap bidang kegiatam dan wilayah geografi dimana lembaga sertifikasi beroperasi. Prosedur pertanggunggugatan dan keuangan dideskripsikan sebagai berikut: 1. Pertanggunggugatan diberikan oleh lembaga sertifikasi apabila terjadi hal-hal berikut: (1) Terjadi penyimpangan-penyimpangan prosedur yang dilakukan oleh tim auditor lembaga sertifikasi selama proses audit sertifikasi sistem manajemen; (2) Tim auditor melakukan justifikasi ketidaksesuaian tidak berdasarkan bukti yang ada; (3) Tim auditor melakukan tindakan yang menyimpang
74
2. Pertanggunggugatan dilakukan apabila lembaga sertifikasi tidak melakukan kewajibannya sesuai yang tercantum dalam syarat dan aturan sertifikasi sistem manajemen dari Komite Akreditasi Nasional 3. Klien mengajukan permohonan pertanggunggugatan ke lembaga sertifikasi melalui surat tertulis yang dikirim kepada lembaga sertifikasi 4. Manajemen puncak lembaga sertifikasi dan klien melakukan musyawarah untuk mencapai mufakat, apabila tercapai kata mufakat maka kedua belah pihak baik lembaga sertifikasi maupun klien berkewajiban menyelesaikan hal-hal yang terdapat dalam kesepakatan tersebut. Namun apabila tidak tercapai kata mufakat, maka lembaga sertifikasi dan klien dapat menyelesaikannya melalui pengadilan negeri di wilayah geografis lembaga sertifikasi atau yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak pada saat penandatanganan kontrak kerja. B.3. Komite Pengamanan Ketidakberpihakan Menjamin ketidakberpihakan
lembaga sertifikasi membentuk suatu
Komite Pengamanan Ketidakberpihakan (KPK) yang juga termasuk di dalam struktur organisasi lembaga sertifikasi. Pembentukan Komite Pengamanan Ketidakberpihakan: 1. Tujuan pembentukan komite ketidakberpihakan: (1) Membantu pengembangan kebijakan yang berkaitan dengan ketidakberpihakan kegiatan sertifikasi lembaga sertifikasi; (2) Melakukan aksi balik terhadap setiap kecenderungan pada bagian lembaga sertifikasi yang memperbolehkan pertimbangan komersial atau pertimbangan lainnya yang mencegah konsistensi ketentuan objektivitas kegiatan sertifikasi; (3) Memberikan saran pada hal-hal yang mempengaruhi kepercayaan serifikasi, termasuk keterbukaan dan persepsi publik. 2. Lembaga sertifikasi menentukan komposisi personel yang menjadi komite pengamanan ketidakberpihakan, untuk menjamin keterwakilan pihak yang berkepentingan secara seimbang sehingga tidak ada kepentingan tunggal yang mendominasi, maka komite pengamanan ketidakberpihakan dibentuk dengan komposisi sebagai berikut: (1) Personel perwakilan dari lembaga layanan pemerintah, misalnya institusi pendidikan pemerintah; (2) Personel perwakilan dari lembaga swadaya masyarakat atau lembaga konsumen, misalnya yayasan
75
lembaga konsumen indonesia; (3) Personel perwakilan lembaga pemerintah, misalnya Departemen Pertanian, Departemen Perindustrian, atau Badan Pengawas Obat dan Makanan; (4) Personel perwakilan industri yang menggunakan jasa sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan, misalnya industri pabrik makanan atau minuman, restaurant atau catering 3. Lembaga sertifikasi menentukan persyaratan kompetensi personel yang menjadi
komite
pengamanan
ketidakberpihakan,
untuk
menjamin
keterwakilan pihak yang berkepentingan secara kompeten dapat menjalankan fungsinya, maka komite pengamanan ketidakberpihakan dibentuk dengan persyaratan kompetensi sebagai berikut: (1) Merupakan personel perwakilan dari lembaga atau institusi yang telah ditetapkan lembaga sertifikasi; (2) Memiliki pengetahuan dan pengalaman terhadap sistem manajemen keamanan pangan; (3) Tidak memiliki catatan cacat hukum; (4) Tidak ada hubungan secara personel terhadap personel di lembaga sertifikasi 4. Lembaga sertifikasi menentukan personel baik secara komposisi maupun sesuai persyaratan kompetensi komite pengamanan ketidakberpihakan, maka lembaga sertifikasi membentuk komite pengamanan ketidakberpihakan yang disahkan dengan suatu Surat Keputusan (SK) dari manajemen puncak. 5. Lembaga sertifikasi dan personel yang sudah ditentukan sebagai komite pengamanan ketidakberpihakan masing-masing pihak menandatangani kontrak kerjasama dimana masing-masing pihak sepakat mengikatkan diri satu sama lain dengan ketentuan sebagai berikut: 5.1. Pihak selaku komite pengamanan ketidakberpihakan mempunyai kewajiban sebagai berikut: (1) Membantu pengembangan kebijakan yang berkaitan dengan ketidakberpihakan kegiatan sertifikasi lembaga sertifikasi; (2) Melakukan aksi balik terhadap setiap kecenderungan pada bagian di pihak lembaga sertifikasi yang memperbolehkan pertimbangan komersial atau pertimbangan lainnya yang mencegah konsistensi ketentuan objektivitas kegiatan sertifikasi; (3) Memberikan saran pada hal-hal yang mempengaruhi kepercayaan sertifikasi, termasuk keterbukaan dan persepsi publik; (4) Melakukan kajian, minimal satu tahun sekali, mengenai ketidakberpihakan dalam proses audit, sertifikasi dan pengambilan keputusan pihak lembaga
76
sertifikasi; (5) Menjaga kerahasiaan komite pengamanan ketidakberpihakan baik secara teknis maupun ekonomis dan menjaga kerahasiaan data klien lembaga sertifikasi baik identitas, data teknis maupun ekonomis dari pihak lain yang tidak terkait. Hak dari komite pengamanan ketidakberpihakan jika manajemen puncak lembaga sertifikasi tidak menghormati saran dari komite pengamanan ketidakberpihakan, pihak komite pengamanan ketidakberpihakan berhak melakukan tindakan independen, seperti menginformasikan kepada pihak yang berwenang atau badan akreditasi. Tetapi dalam melakukan tindakan independen
tersebut,
komite
pengamanan
ketidakberpihakan
harus
menghormati persyaratan kerahasiaan yang berkaitan dengan klien dari lembaga sertifikasi. 5.2. Lembaga sertifikasi selaku pemberi tugas mempunyai kewajiban sebagai berikut: (1) Harus memiliki komitmen terhap ketidakberpihakan dalam kegiatan
sertifikasi
sistem
manajemen;
(2)
Harus
mengidentifikasi,
menganalisis, dan mendokumentasikan kemungkinan konflik yang timbul dari hubungan kerjanya; (3) Menyediakan akses terhadap seluruh informasi yang diperlukan agar pihak komite pengamanan ketidakberpihakan mampu memenuhi fungsinya. Hak dari Lembaga sertifikasi selaku pemberi tugas yaitu jika pihak komite pengamanan ketidakberpihakan tidak memenuhi kewajibannya diatas, maka pihak lembaga sertifikasi dapat mengganti atau menghentikan kerjasama dengan atas nama pihak lembaga sertifikasi. B.4. Personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi Kegiatan operasional jasa sertifikasi dilaksanakan oleh personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi yang meliputi: (1) Personel yang melaksanakan tinjauan kontrak adalah personel yang menilai kemampuan dari tim auditor yang dimiliki dengan pekerjaan yang akan dilakukan, misalnya ruang lingkup yang diajukan oleh industri pangan memang sudah masuh dalam ruang lingkup akreditasi dan auditor memiliki kualifikasi yang cukup untuk melakukan audit terhadap ruang lingkup tersebut; (2) Personel yang memberikan sertifikasi; (3) Lead Auditor dan Auditor; (4) Tenaga ahli teknis
77
Untuk menjamin personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi memenuhi kompetensi dan prinsip sertifikasi yang ditetapkan dan sesuai persyaratan maka divisi penyediaan sumber daya manusia menetapkan dan mengimplementasikan prosedur yang menjadi acuan dalam melaksanakan proses rekruitmen personel, evaluasi kompetensi serta pelaksanaan training dalam rangka peningkatan kompetensi personel yang terlibat dalam proses sertifikasi. Prosedur yang menjadi acuan dalam melaksanakan (1) proses rekruitmen personel; (2) evaluasi kompetensi personel; (3) pelaksanaan training yang telah ditetapkan bertujuan untuk memastikan karyawan yang diterima memiliki pengetahuan yang sesuai dengan tipe sistem manajemen dan kompetensi yang diperlukan untuk setiap bidang teknis dan untuk setiap fungsi dalam organisasi, dan untuk memastikan kinerja karyawan dievaluasi secara objektif dan periodik sehingga
dapat
ditetapkan
dan
dilakukan
langkah-langkah
perbaikan,
pengembangan, dan pelatihan yang tepat. Berikut penjelasan masing-masing prosedur tersebut: 1.Proses rekruitmen personel Proses seleksi yang dilakukan oleh divisi penyediaan sumber daya manusia terdiri dari: (1) Mengevaluasi permohonan karyawan baru atau auditor/ tenaga ahli kontrak atau outsource; (2) Untuk auditor/ tenaga ahli kontrak/ out source dilakukan seleksi curriculum vitae yang kemudian disetujui dan dilakukan kontrak. Kontrak juga diberlakukan untuk komite teknis maupun komite pengamanan ketidakberpihakan; (3) Melakukan proses identifikasi dan klarifikasi spesifikasi yang dibutuhkan serta mendiskusikan proses rekruitment yang akan ditempuh; (4) Melakukan proses pencarian kandidat melalui data base yang ada, iklan, dan atau media lain; (5) Menyeleksi curriculum vitae sesuai dengan kualifikasi; (6) Memohon kehadiran kandidat untuk wawancara dan psikotest; (7) Melakukan diskusi dengan penanggungjawab divisi sehubungan dengan hasil tahapan rekruitmen yang telah dilakukan; (8) Mengevaluasi kandidat, melakukan negosiasi dan menetapkan lokasi kerja kepada calon karyawan; (9) Membuat perjanjian kerja Penilaian kompetensi awal karyawan dilakukan dengan cara: (1) Karyawan baru menjadi auditor observer sebelum dapat melaksanakan tugas dan
78
tanggungjawabnya sebagai auditor; (2) Karyawan baru yang merupakan calon auditor dievaluasi kompetensinya yang mencakup peragaan atribut personel dan kemampuannya
dalam
menerapkan
pengetahuan
dan
ketrampilan
yang
dibutuhkan selama audit; (3) Karyawan baru dievaluasi kompetensinya selama masa percobaan yaitu 3 bulan terhitung dari hari pertama masuk bergabung dengan lembaga sertifikasi 2. Evaluasi kompetensi terdiri dari: (1) Menetapkan kompetensi karyawan yang dibutuhkan untuk melaksanakan fungsinya masing-masing dan menetapkan kewajiban, tanggung jawab dan kewenangan untuk setiap personel; (2) Mengevaluasi kinerja karyawan (auditor dan manajemen) setahun sekali. Evaluasi kinerja seluruh personil yang terlibat juga didasarkan pada frekuensi penugasan dan tingkat resiko kegiatan; (3) Mendiskusikan hasil penilaian beserta kompensasi dan
reward/punishment
;
(4)
Mendiskusikan
langkah
perbaikan
atau
pengembangan yang akan dilakukan. Perbaikan atau pengembangan dapat dilakukan melalui training atau promosi jabatan. 3. Melakukan analisa kebutuhan training spesifik yang terkait dengan keamanan pangan ataupun teknologi pangan berdasarkan evaluasi kompetensi terhadap masing-masing
karyawan
untuk
menjamin
karyawan
kompeten
untuk
melaksanakan fungsinya, merencanakan dan mengkoordinir pelaksanaan training orientasi karyawan baru serta menyusun rencana dan program training tahunan. B.5. Informasi yang dapat diakses publik Untuk memastikan informasi yang tersedia dan dapat diakses oleh klien atau pangsa pasar sesuai persyaratan ISO 17021:2006 dan ISO 22003:2007 maka akses publik dibuat melalui website lembaga sertifikasi terhadap informasi yang menjelaskan proses sertifikasi, tipe sistem manajemen dan wilayah geografi tempat lembaga sertifikasi beroperasi.Informasi mengenai sertifikat sistem manajemen keamanan pangan suatu badan usaha yang telah diberikan, dicabut, atau dibekukan dimutakhirkan melalui website lembaga sertifikasi.
79
B.6. Pertukaran informasi antara Lembaga sertifikasi dan kliennya Lembaga sertifikasi memberikan informasi mengenai kegiatan sertifikasi, persyaratan normatif, informasi biaya sertifikasi dan kelanjutannya dalam bentuk proposal sertifikasi serta acuan sertifikasi mengenai hak dan kewajiban lembaga sertifikasi dan klien. Syarat dan aturan sertifikasi: 1. Umum 1.1
Untuk maksud sertifikasi, Lembaga sertifikasi merupakan lembaga yang independen, memiliki kompetensi dan kepercayaan yang diperlukan untuk
menilai
sistem
manajemen
keamanan
pangan
serta
mengikutsertakan pihak yang berkepentingan secara seimbang dalam proses sertifikasi tanpa adanya dominasi kepentingan. 1.2 Pemberian, pemeliharaan dan perpanjangan sertifikasi hanya akan diberikan untuk batas waktu yang : (1) memiliki status hukum; (2) memenuhi standar SNI 01 4852 1998, CAC/RCP1 1969, Rev4,2003, ISO 22004 dan ISO 22005; (3) membayar biaya yang berkaitan dengan sertifikasi kepada Lembaga sertifikasi. 1.3 Lembaga sertifikasi menetapkan prosedur sertifikasi, yaitu persyaratan pemberian, pemeliharaan, perluasan, pengurangan, penundaan, dan pencabutan sertifikasi. Jika diperlukan, Lembaga sertifikasi merubah, menambahkan atau menghapuskan tiap bagian dari peraturan dengan memberitahukan perubahan yang terjadi kepada badan usaha yang telah disertifikasi dan memberi waktu yang memadai untuk melakukan penyesuaian seperlunya terhadap perubahan dokumentasi sistem agar sesuai dengan perubahan persyaratan dan peraturan-peraturan yang baru. Badan usaha yang telah disertifikasi harus memberitahukan kepada Lembaga sertifikasi jika penyesuaian telah dilaksanakan seluruhnya. 1.4
Lembaga sertifikasi menerbitkan publikasi tentang prosedur permohonan dan proses sertifikasi badan usaha.
80
1.4.1 Berkas permohonan sertifikasi berlaku 2 tahun sejak tanggal permohonan dan tidak berlaku lagi pada tanggal terakhir dari periode 2 tahun tersebut jika sertifikasi belum dapat diberikan. 1.4.2 Sertifikat Sistem manajemen keamanan pangan dari Lembaga sertifikasi berlaku 3 tahun sejak tanggal diterbitkan dan dapat diperpanjang setiap 3 tahun sesuai dengan persyaratan dan peraturan. Sertifikat Sistem HACCP dari Lembaga sertifikasi tidak boleh dialihkan. 1.4.3 Semua badan usaha yang telah disertifikasi akan dimuat dalam “Direktori badan usaha yang telah disertifikasi oleh Lembaga sertifikasi.” 1.5
Lembaga sertifikasi melaksanakan survailen terhadap badan usaha yang telah disertifikasi minimum setahun sekali, disesuaikan dengan keadaan klien dan jika diperlukan apabila adanya issue ataupun kasus yang terkait dengan keamanan pangan Lembaga sertifikasi melakukan survailen yang tidak terjadwal.
1.6
Pengurangan, penundaan, pencabutan sertifikasi dan banding : 1.6.1 Lembaga sertifikasi dapat menunda atau mencabut sertifikasi mengurangi lingkup sertifikasi atau menilai kembali badan usaha, jika ada : (1) perubahan personel inti tim sistem manajemen keamanan pangan dari badan usaha; (2) pelanggaran persyaratan dan peraturan sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan; (3) kegagalan dalam membantu auditor Lembaga sertifikasi selama melakukan tugas resminya. 1.6.2 Lembaga sertifikasi dapat mencabut sertifikasi jika suatu badan usaha yang telah disertifikasi: (1) dimiliki perorangan dan pemilik yang bersangkutan dinyatakan bangkrut atau menjadi bagian dari krediturnya; (2) merupakan suatu badan usaha yang dalam tahap dilikuidasi. 1.6.3 Lembaga sertifikasi menetapkan periode penundaan dan selama periode penundaan Lembaga sertifikasi dapat membatalkan sertifikat sistem manajemen keamanan pangan jika badan usaha
81
yang telah disertifikasi ditemukan tidak mampu memenuhi persyaratan. 1.6.4 Sebelum Lembaga sertifikasi menunda atau membatalkan sertifikat sistem manajemen
keamanan pangan,
Lembaga
sertifikasi
menerbitkan pemberitahuan dan alasan kepada badan usaha yang bersangkutan dalam jangka waktu 14 hari sejak pemberitahuan diterima dan sebelum tanggal penetapan. 1.6.5 Jika Lembaga sertifikasi menerima permohonan banding secara tertulis, Lembaga sertifikasi mempertimbangkan penjelasan yang telah diberitahukan oleh badan usaha. Jika Lembaga sertifikasi tidak menerima permohonan banding secara tertulis atau Lembaga sertifikasi menyimpulkan penjelasan
yang diterima dari badan
usaha tidak memuaskan, setelah masa 14 hari, Lembaga sertifikasi menunda
dan
mencabut
sertifikat
badan
usaha
dan
memberitahukan kepada badan usaha secara tertulis. Badan usaha yang telah dicabut sertifikatnya harus mengembalikan sertifikat kepada Lembaga sertifikasi. 1.6.6 Selama periode sertifikasi, jika badan usaha yang telah disertifikasi tidak dapat memenuhi suatu persyaratan sertifikasi, tetapi menurut Lembaga sertifikasi ketidakberhasilan tersebut bersifat sementara dan
tidak
mengakibatkan
pencabutan
sertifikat,
Lembaga
sertifikasi berhak membekukan sertifikat sebagian atau seluruh ruang lingkup sertifikat. 1.7 Semua informasi yang diperoleh Lembaga sertifikasi dalam proses pemberian, pemeliharaan dan perpanjangan sertifikasi akan diperlakukan secara rahasia antara Lembaga sertifikasi dan badan usaha yang telah disertifikasi. Informasi hanya diberikan kepada pihak lain yang berkepentingan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku atau izin tertulis dari badan usaha. Semua personel Lembaga sertifikasi dan pihak yang terkait harus mengetahui dan patuh terhadap persyaratan kerahasiaan ini.
82
1.8 Hak dan Kewajiban Badan Usaha Badan usaha mempunyai hak untuk : (1) Mengajukan naik banding, keluhan dan penyelesaian perselisihan kepada Lembaga sertifikasi; (2) Mendapatkan informasi setiap adanya perubahan persyaratan sertifikasi; (3) Mendapatkan penjelasan yang diperlukan bila ruang lingkup sertifikasi yang diminta terkait dengan program yang spesifik dan tambahan informasi yang berkaitan dengan permohonan sertifikasi; (4) Mendapatkan informasi nama anggota tim audit yang akan melaksanakan asesmen; (5) Menggunakan logo sertifikasi system manajemen keamanan pangan Lembaga sertifikasi sesuai dengan pedoman yang telah ditentukan. Kewajiban Badan Usaha antara lain: (1) Sertifikat Lembaga sertifikasi tidak membebaskan atau mengurangi tanggung jawab badan usaha dalam melaksanakan peraturan perundang-undangan yang berlaku; (2) Badan usaha harus selalu memenuhi syarat dan aturan sertifikasi ini. 2. Penggunaan logo sertifikasi Lembaga sertifikasi Personel Lembaga sertifikasi memantau penggunaan logo sertifikasi Lembaga sertifikasi
pada iklan, katalog atau sejenisnya serta menerima
informasi atau masukan dari masyarakat berkaitan dengan pernyalahgunaan logo sertifikasi Lembaga sertifikasi. Jika terbukti terjadi pelanggaran terhadap penggunaan logo sertifikasi Lembaga sertifikasi, maka Lembaga sertifikasi akan memberikan peringatan dan menginstruksikan badan usaha untuk melakukan tindakan perbaikan. Jika dalam waktu 3 bulan, badan usaha tidak dapat
menyelesaikan tindakan perbaikan atau
dengan sengaja terus
menggunakan secara salah logo sertifikasi Lembaga sertifikasi, maka sertifikasi akan dibekukan atau dicabut. Jika pelanggaran bersifat pidana, kepada badan usaha yang bersangkutan akan dikenakan sanksi hukum. 3. Sertifikat Sertifikat Sistem Manajemen Keamanan Pangan mengikuti beberapa kaidah berikut ini: (1) Berlaku untuk 3 (tiga) tahun; (2) Dapat dicabut bila Lembaga sertifikasi menyimpulkan bahwa badan usaha telah gagal memenuhi syarat dan aturan sertifikasi; (3) Dapat dikembalikan oleh
badan usaha
83
berdasarkan atas pemberitahuan tertulis sebulan sebelumnya; (4)
Harus
dikembalikan kepada Lembaga sertifikasi jika terjadi pencabutan atau berakhirnya masa sertifikasi. 4. Keluhan perselisihan dan banding Lembaga sertifikasi memperhatikan, mencatat, menindaklanjuti, dan menyelesaikan semua keluhan dan perselisihan yang disampaikan secara tertulis atas pengoperasian sistem manajemen keamanan pangan badan usaha atau terhadap personel, panitia banding sekretariat, subkontraktor asesmen badan usaha, auditor, dan personel lainnya yang ditugaskan oleh Lembaga sertifikasi. Badan usaha mengajukan banding secara tertulis atas keputusan yang ditetapkan oleh Lembaga sertifikasi. Setelah menerima permohonan banding secara tertulis, Lembaga sertifikasi akan memanggil Komite Teknis untuk membantu menyelesaikan masalah yang timbul. Lembaga sertifikasi menyimpan rekaman semua banding, keluhan dan perselisihan dan tindakan perbaikan yang berkaitan dengan sertifikasi. Setiap badan usaha yang telah disertifikasi Lembaga sertifikasi harus menyediakan rekaman semua keluhan, banding dan perselisihan serta tindak lanjutnya, jika diminta. B.7. Audit dan sertifikasi awal Proses sertifikasi merupakan kegiatan inti dari suatu lembaga sertifikasi. Proses sertifikasi bertujuan untuk menjamin bahwa lembaga sertifikasi memberi sertifikasi sistem manajemen secara kompeten, konsisten dan netral sehingga memperoleh pengakuan atau akreditasi secara nasional maupun international dan untuk menunjukkan bahwa sistem manajemen dari organisasi klien sesuai dengan persyaratan yang ditentukan, mampu mencapai kebijakan dan sasaran yang ditetapkan secara konsisten dan diimplementasikan secara efektif. Agar proses audit dan sertifikasi awal dilaksanakan sesuai persyaratan ISO 17021:2006 maka: (1) Lembaga sertifikasi membuat prosedur dan pedoman sertifikasi, melakukan kajian terhadap permohonan, membuat program audit, menetapkan rencana dan waktu audit yang telah dikomunikasikan dan disetujui klien, melalui proses seleksi untuk menunjukkan tim audit, menginformasikan tim audit kepada klien dan menetapkan tugas tim audit; (2) Lembaga sertifikasi menetapkan lead auditor dan auditor untuk melakukan audit tahap 1 dan tahap 2,
84
membuat laporan audit tahap 1 dan tahap 2, mengkomunikasikan temuan audit, menentukan interval audit tahap 1 dan tahap 2 berdasarkan kesepakatan dengan klien; (3) Lembaga sertifikasi memverifikasi kelengkapan dokumen audit dan kesesuaian laporan audit tahap 1 dan tahap 2; (4) Dibentuk komite teknis sebagai tim yang memberikan keputusan sertifikasi untuk menjamin komite yang membuat keputusan sertifikasi berbeda dengan yang melakukan audit.
