Instellen van basisgegevens

Instellen van basisgegevens Voor meer informatie, kijk op www.newbase.nl newbaseonline.com is een werknaam van: Newbase BV, Hardwareweg 16 1033 MX AMSTERDAM Tel.: 020-6 111 444

Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl 19-09-13 versie 1.1

pagina 1 of 59

Inhoudsopgave 1. Inleiding..............................................................................................................5 Wat zijn basisgegevens?................................................................................................................................ 5 Het belang van de basisgegevens............................................................................................................... 5 Veronderstelde voorkennis.......................................................................................................................... 5

2. Eigenaar .............................................................................................................6 Wat is ‘Eigenaar’?............................................................................................................................................. 6 Doel van de module ‘Eigenaar’.................................................................................................................... 6 De tab Eigenaar / Detail................................................................................................................................ 6 De subtab Eigenaar / Detail / company................................................................................................... 7 De subtab Eigenaar / Detail / privilegegroep....................................................................................... 7

3. Company ..........................................................................................................11 Wat is ‘Company’?......................................................................................................................................... 11 Doel van de module ‘Company’................................................................................................................ 11 De tab Company / Detail............................................................................................................................. 11 De subtab company / detail / afdeling................................................................................................... 12 De subtab company / detail / faciliteit groep..................................................................................... 13 De tab Company / Adres............................................................................................................................. 13 De tab Company / grafisch........................................................................................................................ 13 De tab Company / crm................................................................................................................................. 14 De tab Company / financieel..................................................................................................................... 15 De tab Company / boekhouding.............................................................................................................. 17 De tab Company / email............................................................................................................................. 18 De tab Company / project.......................................................................................................................... 18 De tab Company / instellingen................................................................................................................. 19 De subtab company / instellingen / serverpaden.............................................................................. 19 De subtab company / instellingen / printsjablonen......................................................................... 20

4. Afdeling ............................................................................................................21 Wat is ‘Afdeling’?............................................................................................................................................ 21 Doel van de module ‘Afdeling’................................................................................................................... 21 De tab Afdeling / Detail............................................................................................................................... 21 De subtab afdeling / detail / gebruikers................................................................................................ 22

5. Gebruikers ........................................................................................................23 Wat is ‘Gebruiker’?........................................................................................................................................ 23 Doel van de module ‘Gebruiker’.............................................................................................................. 23 De tab Gebruiker / Detail........................................................................................................................... 23 De tab Gebruiker / toegangsprivilege................................................................................................... 25 De tab Gebruiker / berichten.................................................................................................................... 26 De tab Gebruiker / instellingen............................................................................................................... 26 De tab Gebruiker / email............................................................................................................................ 27 De tab Gebruiker / tijdregistratie........................................................................................................... 28 De tab Gebruiker / faciliteit....................................................................................................................... 29 De tab Gebruiker / agenda......................................................................................................................... 29


pagina 2 of 59

6. Opzoeklijsten ....................................................................................................31 Wat zijn ‘Opzoeklijsten’?............................................................................................................................. 31 Doel van ‘Opzoeklijsten’.............................................................................................................................. 31 Het vinden van een opzoeklijst................................................................................................................ 31 Het invullen van een opzoeklijst............................................................................................................. 31

7. Sjabloon ...........................................................................................................33 Wat zijn ‘Sjablonen’?..................................................................................................................................... 33 Doel van ‘Sjablonen’...................................................................................................................................... 33 De tab sjablonen / detail............................................................................................................................ 33

8. Postcode ...........................................................................................................36 Doel van ‘Postcodes’..................................................................................................................................... 36

9. Serienummers ..................................................................................................37 Doel van ‘Serienummers’............................................................................................................................ 37 De tab serienummers / detail................................................................................................................... 37 Jaarovergang.................................................................................................................................................... 40

10. Klanttaal .........................................................................................................42 Wat is ‘klanttaal’............................................................................................................................................. 42 Doel van ‘klanttaal’........................................................................................................................................ 42 Onderdelen van het scherm...................................................................................................................... 42 De lijst met vertalingen............................................................................................................................... 42 Vertalen............................................................................................................................................................. 43

11. Land ................................................................................................................45 Doel van ‘land’................................................................................................................................................. 45 De subtab land / detail / land instellingen........................................................................................... 47

12. Valuta..............................................................................................................48 Doel van ‘valuta’............................................................................................................................................. 48 De tab valuta / detail.................................................................................................................................... 48

13. BTW.................................................................................................................49 Doel van ‘BTW’............................................................................................................................................... 49 De tab BTW / detail...................................................................................................................................... 49

14. Faciliteit groep.................................................................................................50 Doel van ‘faciliteitgroepen’........................................................................................................................ 50 De tab faciliteit groep / detail................................................................................................................... 50 De subtab faciliteit groep / detail / faciliteit....................................................................................... 50

15. Faciliteit...........................................................................................................51 Doel van ‘faciliteit’......................................................................................................................................... 51 De tab faciliteit groep / detail................................................................................................................... 51

16. Grootboek.......................................................................................................52 Doel van ‘grootboek’..................................................................................................................................... 52 De tab grootboek / detail........................................................................................................................... 52

17. taak sjabloon...................................................................................................53


pagina 3 of 59

Doel van ‘taak sjabloon’............................................................................................................................... 53 De tab taak sjabloon / detail..................................................................................................................... 53 De subtab taak sjabloon / detail / taken............................................................................................... 54

18. betaal fasering.................................................................................................55 Doel van ‘betaal fasering’........................................................................................................................... 55 De tab betaal fasering / detail.................................................................................................................. 55 betaalfaseringsregels..................................................................................................................................... 55 Vertaling van betaalfaseringsregel teksten.......................................................................................... 56

19. print sjablonen (MS Word)...............................................................................57 Doel van ‘print sjablonen (MS WORD)’................................................................................................. 57


pagina 4 of 59

1.Inleiding Wat zijn basisgegevens? Basisgegevens zijn instellingen die ingevuld dienen te worden om goed te kunnen werken met de NewbaseOnline applicatie. Denk hierbij aan het invoeren van gebruikers, de rechten en mogelijkheden die deze gebruikers hebben, opzoeklijsten voor bijvoorbeeld betaalcondities of leveringsvoorwaarden, maar ook landen waarmee zaken worden gedaan, bijbehorende valuta en dergelijke.

Het belang van de basisgegevens Basisgegevens worden door de hele applicatie gebruikt, en vereenvoudigen het gebruik doordat deze basisinformatie eenmalig wordt ingevoerd en de gebruiker dit niet meer hoeft te doen bij ieder nieuw document dat wordt aangemaakt. Dit is niet alleen efficiënt, maar voorkomt fouten. Indien de gegevens vooraf juist worden ingevoerd zal dit: -efficiëntie vergroten -fouten verminderen -gebruikers sneller vertrouwd laten raken met de applicatie Niet alle instellingen zijn in alle gevallen van even groot belang. Dit is bijvoorbeeld afhankelijk van de bedrijfstak waarin u werkzaam bent of de wijze van bedrijfsvoering.

Veronderstelde voorkennis Er wordt verondersteld dat u goed vertrouwd bent met de basisfuncties van de NewbaseOnline-applicatie voor wat betreft het navigeren, het aanmaken van nieuwe gegevens, het verwijderen daarvan en het wijzigen. Daar waar de tab ‘record-info’ bestaat wordt die niet besproken. In de tab record-info vindt u altijd gegevens van de gebruiker die het record heeft aangemaakt of gewijzigd en mogelijk een hidtorie van uitgevoerde wijzigingen. Dit werkt door de gehele NewbaseOnline applicatie en voor alle programma’s op dezelfde wijze.


pagina 5 of 59

2.Eigenaar Wat is ‘Eigenaar’? De eigenaar van de NewbaseOnline applicatie is het ‘hoogste’ niveau binnen de applicatie waar binnen gegevens gezamenlijk gebruikt kunnen worden door één of meerdere organisaties, of organisatieonderdelen hierna te noemen ‘companies’ om verwarring met organisaties die als klant worden ingevoerd te voorkomen. Er is altijd maar één eigenaar binnen de applicatie; er kunnen wel meerdere companies gebruik maken van de applicatie. Een voorbeeld: U heeft een BV, ‘Zon BV’, en binnen die BV vallen twee bedrijven, namelijk een verkoop-organisatie ‘Zon verkoop BV’ en een onderhoudsorganisatie, ‘Zon onderhoud BV’. De verkooporganisatie verkoopt zonneboiler-installaties, en het afsluiten van servicecontracten en de uitvoerende werkzaamheden daarvoor vallen onder de onderhoudsorganisatie. ‘Zon BV’ is dan de eigenaar. Companies die gebruik kunnen maken van de applicatie zijn ‘Zon BV’ zelf, ‘Zon verkoop BV’ en ‘Zon onderhoud BV’, waarbij ze gebruik kunnen maken van een gedeeld klantenbestand, maar bijvoorbeeld eigen inkoop en verkoopdocumenten hebben.

Doel van de module ‘Eigenaar’ In de module ‘Eigenaar’ kunnen companies worden ingevoerd en kunnen privilegegroepen worden aangemaakt. De companies zijn hierboven zojuist al besproken. Privilegegroepen zijn groepen waaraan we rechten kunnen toekennen. Door die privilegegroepen vervolgens aan gebruikers toe te kennen krijgen die gebruikers automatisch de rechten van die privilegegroep toegekend.

De tab Eigenaar / Detail U kunt geen gegevens wijzigen in de tab ‘detail’ onder eigenaar. Vanwege technische redenen zijn deze instellingen alleen toegankelijk voor NewbaseOnline-medewerkers. U kunt wel het wachtwoord voor ‘toewijs’-mode instellen.


pagina 6 of 59

Wat is ‘toewijs’-mode ? Toewijs-mode is de mogelijkheid in het systeem om aan iedereen, specifieke privilegegroepen of specifieke gebruikers rechten, buttons of dashboards toe te kennen. De mogelijkheid om dit te kunnen doen is beveiligd met een wachtwoord. Door te klikken op ‘instellen wachtwoord voor ‘toewijs’ mode’ kunt u dit wachtwoord instellen.

De subtab Eigenaar / Detail / company In de subtab ‘company’ onder eigenaar/detail kunt u companies aanmaken tot het aantal dat vermeld staat in ‘aantal companies’ boven in het scherm. Voor de invulling van de gegevens in de company verwijzen we naar het betreffende hoofdstuk.

De subtab Eigenaar / Detail / privilegegroep In de subtab ‘privilegegroep’ onder eigenaar/detail kunt u privilegegroepen aanmaken. Een privilegegroep heeft twee functies -aan een privilegegroep kunnen rechten, buttons en dashboards toegekend worden -een privilegegroep kan gekoppeld worden aan één of meerdere gebruikers Indien een privilegegroep aan een gebruiker wordt gekoppeld krijgt die gebruiker automatisch de instellingen van die privilegegroep toegekend. Hiermee wordt voorkomen dat voor iedere gebruiker opnieuw rechten moeten worden uitgedeeld, maar dat dit slechts eenmalig voor de aangemaakte privilegegroepen hoeft te worden gedaan. Hoe kunnen privilegegroepen bepaald worden ? Binnen uw organisatie definieert u groepen gebruikers die dezelfde mogelijkheden binnen de applicatie moeten hebben, bijvoorbeeld ‘management’, ‘verkoop’, ‘inkoop’, ‘administratie’. U kunt afdelingen als leidraad nemen voor het aanmaken van privilegegroepen, maar binnen afdelingen zou het kunnen zijn dat bepaalde gebruikers meer mogelijkheden zouden moeten hebben dan andere. Ook dit kunt u bij de keuze van de privilegegroepen in beschouwing nemen. De groep ‘verkoop’ zou u bijvoorbeeld kunnen splitsen in ‘verkoop medewerkers’ en ‘verkoop accountmanagers’ als de mogelijkheden die die twee groepen toegekend moeten krijgen van elkaar verschillen. Indien u een privilegegroep wilt verwijderen waaraan nog een gebruiker gekoppeld is, dan zult u een melding krijgen dat dit niet mogelijk is omdat


pagina 7 of 59

er nog gerelateerde records bestaan die er van afhankelijk zijn, en dat zijn dus gebruikers. Om het inrichten van privilegegroepen voor de beheerder te vereenvoudigen zijn er een aantal mogelijkheden beschikbaar.


pagina 8 of 59

In het voorbeeld is de volgende indeling gemaakt:

Maken we er nu een beheerdersprivilegegroep bij aan, dan kan dat er als volgt uit zien:

In plaats van nu van alle programma’s apart de knoppen en privileges toe te kennen hebben we de mogelijkheid dit in één handeling te doen door op het tandwiel te klikken achter de nieuwe privilegegroep. Er verschijnt dan een popupmenu. In ons voorbeeld kiezen we voor ‘toewijzen alle privileges’ De volgende vraag wordt dan gesteld:

Klik op de button ‘ok’ en alle privileges worden aangemaakt. Ook kunnen alle privileges verwijderd worden (onderste optie). Met de bovenste drie opties is het mogelijk knoppen, privileges en dashboards te kopieren van de ene naar de andere privilegegroep.


pagina 9 of 59

Stel ‘Operations’ wordt opnieuw ingericht en als uitgangspunt nemen we privilegegroep ‘Studio’. Klik op het tandwiel achter ‘Studio’, kies voor één van de drie opties en kies vervolgens de privilegegroep waar de betreffende gegevens heen gekopieerd moeten worden.

Dit kan vervolgens herhaald worden voor de andere opties, en dan is het volledige profiel gekopieerd.


pagina 10 of 59

3.Company Wat is ‘Company’? Een company is een organisatie of organisatieonderdeel die van de NewbaseOnline applicatie gebruik maakt. Binnen een ‘Eigenaar’ kunnen er meerdere companies worden aangemaakt die voor een deel de informatie in de applicatie delen en voor een deel eigen informatie vastleggen.

Doel van de module ‘Company’ In de module ‘Company’ kunnen afdelingen of faciliteitgroepen worden ingevoerd die bij de betreffende company horen. Daarnaast worden in deze module alle basisgegevens van de company vastgelegd zoals bijvoorbeeld adresgegevens, logo’s, en andere instellingen die voor de company specifiek gelden.

De tab Company / Detail Hierin kunt u de volgende gegevens wijzigen: -kleur de kleur komt naar voren in vrijwel alle modules en is een duidelijke visuele weergave van de company waarvoor de betreffende gegevens gelden. Indien er met meerdere companies gebruik gemaakt wordt van het systeem is het invullen van een onderscheidende kleur onmisbaar voor snelle herkenning van gegevens. Ook indien er met één company gewerkt wordt adviseren wij u de kleur in te vullen. De kleur wordt alleen gebruikt in schermen, en wordt niet gebruikt in correspondentie. -Naam en naam verkort Dit zijn uw organisatienaam en een afkorting daarvan (veelal 2 of 3 letters). Beide velden dient u in te vullen zodat u later gemakkelijk herkennen kunt tot welke company gegevens behoren. -Adres het getoonde adres is het postadres, dat u eveneens terug vindt onder de tab ‘adres’ -Berichten formeel Als dit vakje aangevinkt is betekent dat bij iedere aangemaakte relatiekaart wordt ingesteld dat de formele aanhef dient te worden gebruikt in correspondentie. Omgekeerd betekent dit dat wanneer het vakje niet aangevinkt is, dit ook op nieuw aangemaakte relatiekaarten niet het geval zal zijn, en de aanhef informeel zal worden. Of u dit aanvinkt of niet hangt af van de wijze waarin de company in het algemeen


pagina 11 of 59

relaties wenst aan te schrijven (‘Geachte heer Van Boven’, of ‘Beste Piet’). Op de relatiekaart is dit per relatie overigens nog te wijzigen. -Def. Toewijzen alle gebruiker / faciliteit De NewbaseOnline applicatie kent de mogelijkheid per gebruiker aan te geven of gegevens aangemaakt door andere gebruikers mogen worden ingezien. Op die manier kan bijvoorbeeld correspondentie aangemaakt door de juridisch medewerker wel zichtbaar gemaakt worden voor het management, maar onzichtbaar zijn voor de verkoopafdeling. Voor faciliteiten (bijvoorbeeld vergaderruimtes, beamers e.d.) geldt dit alleen voor de zichtbaarheid in de agendamodule. Worden de vakjes aangevinkt, dan betekent dat dat iedere gebruiker die in de applicatie wordt aangemaakt bij de company standaard inzicht krijgt in gegevens van alle andere gebruikers en de agenda/boekingen van alle faciliteiten. Staan de vinkjes uit dan dient de beheerder dit handmatig in te stellen bij de aanmaak van een nieuwe gebruiker. Indien de vakjes aanstaan, dan is de toegang voor de betreffende company niet per gebruiker van die company in te stellen. Dient een gebruiker toegang te hebben tot een andere company dan dienen die toegangen door de beheerder in de gebruikerskaart te worden toegevoegd. Waarom aanvinken: Bij de aanmaak van een nieuwe gebruiker zijn de door haar of hem aangemaakte gegevens zonder verdere instellingen te doen voor iedereen inzichtelijk. Dit bespaart de beheerder veel instelwerkzaamheden. Met name voor open organisaties of kleinere organisaties is dit de beste keuze Waarom uitvinken: Indien er (beperkte) functiescheiding binnen de onderneming bestaat, dan is het verstandig de toegangen zelf in te stellen. Dit is uiteraard bewerkelijker, maar biedt wel de gewenste functiescheiding.

De subtab company / detail / afdeling Per company kunnen een aantal afdelingen worden gedefinieerd. Gebruikers van de applicatie worden aan afdelingen gekoppeld. De afdelingen worden gebruikt om de agenda overzichtelijk weer te geven, en wordt automatisch ingevoerd als kenmerk bij gegevens ingevoerd door gebruikers van die afdelingen zodat hierop later weer geselecteerd kan worden, bijvoorbeeld om alle uren geschreven door een bepaalde afdeling te kunnen zoeken. Het is verstandig de afdelingen van te voren zo goed mogelijk te bepalen, zodat hiervan direct geprofiteerd kan worden bij het aanmaken van gebruikers, hoewel wijzigingen achteraf mogelijk zijn. Voor het invullen van de gegevens in de afdelingskaart verwijzen we naar de betreffende beschrijving later in dit document.


pagina 12 of 59

De subtab company / detail / faciliteit groep Een faciliteitgroep biedt de mogelijkheid in de agenda behalve afspraken voor medewerkers ook reserveringen op te nemen voor bijvoorbeeld vergaderruimtes, bedrijfsauto’s voor algemeen gebruik, of apparatuur zoals beamers, laptops en dergelijke. Invoer van faciliteitgroepen is niet noodzakelijk voor het kunnen starten met de applicatie. Afhankelijk van het belang van het gebruik van deze functionaliteit voor uw bedrijfsproces kunt u er voor kiezen de gegevens direct, op een later tijdstip of helemaal niet in te vullen. Voor het invoeren van de detailgegevens van faciliteitgroepen en bijbehorende faciliteiten verwijzen we naar de betreffende beschrijving later in dit document.

De tab Company / Adres Hierin kunt u de volgende gegevens wijzigen: -bezoek, post, factuur en afleveradres het postadres staat ook op het tabblad detail -verzendplaats de verzendplaats wordt gebruikt in de kop van de correspondentie, samen met de datum -twee voorkeurs-adrestypen voor visitekaartje-invoer de applicatie kent de functie om in één scherm een visitekaartje in te voeren, waarna de applicatie de gegevens op de juiste plaats aanmaakt. Hierin kunnen twee adressen worden ingevoerd. Afhankelijk van uw type organisatie zullen dit in de meeste gevallen post- en bezoekadres zijn.

De tab Company / grafisch Hierin kunt u logo’s en andere afbeeldingen plaatsen -logo wordt gebruikt om in het scherm te tonen, bijvoorbeeld tijdens het opstarten -logo 1 tm 3 kleur / grijswaarden kunnen worden gebruikt in prints en MS-Word-sjablonen. Of de logo’s ook daadwerkelijk op de prints worden afgedrukt hangt af van de printsjablonen die u in gebruik heeft. Als dit een sjabloon is waarop alleen logo 1 kleur staat gedefinieerd, dan zullen andere logo’s dus niet worden getoond, of ze nu zijn ingevuld of niet. Printsjablonen worden onderhouden door Newbase. MS-Word-sjablonen kunt u zelf maken, en u kunt dan ook zelf bepalen of u de logo’s in de MS-Word-sjablonen wilt opnemen. -company naam print kan een naam en adresblok bevatten, eventueel aangevuld met KvKbank- en btwnummer die gebruikt wordt in de koptekst van correspondentie. Of dit blok ook daadwerkelijk op de prints worden afgedrukt hangt af van de printsjablonen die u in gebruik heeft.


pagina 13 of 59

In dit blok kunt u html-code opnemen door gebruik te maken van het icoon links naast het veld. De aanmaak en invoer van html-code valt buiten deze handleiding. Ook indien u gebruik maakt van voorbedrukt briefpapier is het goed deze logo’s in te vullen want de applicatie biedt u de mogelijkheid pdfdocumenten aan te maken en daarop worden dan deze logo’s geplaatst. De grootte van de logo’s die u kunt plaatsen is afhankelijk van de printsjablonen die u in gebruik heeft. U kunt verschillende formaten afbeeldingen laden, maar de omvang van de afbeeldingen in bytes is wel van invloed op de grootte van de pdf-documenten die u mogelijk aanmaakt. U kunt de logo’s plaatsen door in het veld op de rechtermuistoets te klikken en de gewenste optie te kiezen.

De tab Company / crm Hierin kunt u basisinstellingen voor crm en marketing binnen de company plaatsen. Marketinginstellingen kunnen we aanmaken voor organisaties, relaties, personen, projecten en leden. In welke modules marketingcategorieën voor u zinvol zijn om te gebruiken hangt af van uw type organisatie. -mailing 1/2/3/4, default mailing in de applicatie kunnen 4 vast gedefinieerde mailingen worden ingevuld voor gebruik in de relatiemodule, bijvoorbeeld ‘maandelijkse nieuwsbrief’, ‘persberichten’ of ‘brochure’. De kopjes die u hier invult worden in de relatiemodule in het marketingscherm getoond en kunnen worden aan of uitgezet, ofwel: een relatie ontvangt de informatie of niet. Indien u bij aanmaak van een nieuwe relatie alle vakjes waarvoor een categorie is ingevuld standaard aan wilt zetten vink dan ‘default mailing’ aan. -Organisatie type 1 tm 4 en vrije invoer naast de vaste categorieën kunt u ook marketingcategorieën aanmaken waarin u middels opzoeklijsten kenmerken van organisaties kunt vastleggen, waarop u later wilt kunnen zoeken tbv het verzenden van mailingen. De opzoeklijsten vult u in in de module ‘opzoeklijsten’. Een voorbeeld is de categorie ‘branche’. Als u in de opzoeklijsten diverse branches definieert, bijvoorbeeld ‘voedingsmiddelen industrie’ en ‘Laboratorium’, dan kunt u bij organisaties aangeven onder de marketing categorie ‘branche’ tot welke branches de organisatie behoort, en dat kunnen er meerdere zijn. Wilt u later een lijst van organisaties uit een bepaalde branche uitdraaien, dan kunt u dat doen door hierop in het organisatie/marketing scherm te


pagina 14 of 59

zoeken. In dit scherm vult u dan bij ‘organisatie type 1’ in: branche. Dit kopje zal dan boven de betreffende categorie in de organisatie/marketing tab komen te staan. De vrije invoer in de organisatie marketing biedt de mogelijkheid geheel vrij tekst in te typen zonder aan voorgedefinieerde opzoeklijsten te zijn gebonden. U kunt aan deze vrije categorie een eigen titel geven. -Relatie type 1 tm 4, persoon, project en lid type 1 en 2 en vrije invoer Voor deze categorieën geldt dezelfde uitleg als voor de organisatie. Het is niet nodig deze categorieën voor ingebruikname van de applicatie uitputtend in te vullen, maar zijn er al bepaalde categorieën bekend of in gebruik, dan adviseren wij u deze alvast in te vullen. Uiteraard is het ook niet nodig alle categorieën van alle modules te gebruiken. Afhankelijk van uw organisatietype worden gewoonlijk marketingcategorieën op organisatie en relatie niveau gebruikt en eventueel één of meerdere van de andere modules. Voor het daadwerkelijk in gebruik nemen van de marketingcategorieën dient u voor de types de opzoeklijsten te definiëren in de module ‘opzoeklijsten’ beschreven in: Opzoeklijsten. -Relatienaam op etiket Voor verschillende adrestypen kunt u aangeven of standaard de relatienaam op het etiket moet worden vermeld of niet. Deze instelling wordt overgenomen bij aanmaak van een nieuwe relatiekaart -Mailing indien dit vinkje aan staat, dan wordt standaard het vinkje mailing bij de aanmaak van een nieuwe relatiekaart aangezet.

De tab Company / financieel Hierin kunt u basisinstellingen voor enkele financiële gegevens binnen de company. In het algemeen geldt dat dit standaard instellingen zijn die u echter kunt aanpassen in specifieke gevallen in een offerte order of factuur. -Valuta De valuta waarin de company standaard werkt. -Decimalen # het aantal decimalen waarin stuksprijzen op offerte-, order- en factuurregels worden getoond -Afronding de standaard afronding waarmee wordt gewerkt voor eenheidsprijzen. 0,01 staat voor afronding op 2 cijfers achter de komma. Mocht uw bedrijf echter producten verkopen die altijd afgerond worden op hele valuta-


pagina 15 of 59

eenheden, kunt u 1 invullen. U kunt hier overigens per productgroep van afwijken. -Prijs inkoop km De standaardkostprijs die u berekent voor kilometers (ivm margeberekening). Voor specifieke projecten kunnen hier afwijkende instellingen in de projectenkaart worden gemaakt. -Prijs verkoop km De standaard verkoopprijs die u berekent voor kilometers. Voor specifieke projecten kunnen hier afwijkende instellingen in de projectenkaart worden gemaakt. -Btw code afhankelijk van uw bedrijfstak kunt u hier instellen welk btw tarief u standaard heft. - Type marge de applicatie geeft u de mogelijkheid de marge te berekenen als percentage over de inkoop of als percentage over de verkoop. -Aantal popup bij koppelen product de applicatie stelt standaard bij aanmaak van een offerte-, order of factuurregel het aantal 1 in. Indien u daar vaak van afwijkt is het voor u wellicht handig bij het aankiezen van het artikel direct de mogelijkheid te krijgen een aantal in te vullen, en dat niet meer achteraf te hoeven doen. Vink dan dit vakje aan en er verschijnt tijdens invoer een popup. -Korting variant de applicatie biedt u de mogelijkheid op regel-niveau (bijv een offerte- of orderregel) een korting in te voeren. U kunt hier kiezen of die korting berekend dient te worden over de prijs per eenheid of de totaalprijs van de regel (aantal x prijs per eenheid). Door afronding en afhankelijk van het aantal kan dit in de totaalprijs van de regel een verschil opleveren. Afhankelijk van uw wens of gebruiken in uw bedrijfstak kunt u uw voorkeur aankiezen -Rekeningnummers hier kunt u aangeven welke grootboeknummers gebruikt dienen te worden voor de verschillende rekeningen. Dit is afhankelijk van uw boekhouding. U dient de van belang zijnde rekeningnummers vooraf ingevuld te hebben in de grootboekinstellingen. Zie hiervoor: 16 Grootboek. Uw financiële administratie kan u hierbij helpen. -Kred. Bep. % (op dit moment niet in gebruik) dit is het percentage dat u berekent als kredietbeperking -Verkoper binnen / buiten Indien u een specifieke benaming heeft voor uw verkoper binnen en buiten en u wilt dat ook als zodanig vermeld zien in de schermen, dan kunt u die titel hier invullen. Let op: indien u specifieke benamingen gebruikt en u heeft gebruikers die met de applicatie in diverse talen werken, dan zien die allemaal dezelfde omschrijving ongeacht de taal. U kunt de titels leeglaten. De standaard benamingen worden dan gebruikt. Die is wel meertalig.


pagina 16 of 59

-Factuurtype Bij het automatisch aanmaken van facturen bijvoorbeeld vanuit uurregels of kostenregels kunt u de regels op drie manieren samenvoegen tot facturen, namelijk per debiteur gegroepeerd, per project gegroepeerd of per relatie gegroepeerd. Die keuze maakt u hier. Of deze instelling voor u van belang is hangt af van uw werkwijze. Indien u vanuit factuurregels afkomstig uit uren of kostenregels facturen gaat aanmaken dan is de instelling van toepassing. Maakt u facturen door orders te dupliceren naar facturen dan is de instelling niet van belang. -Taal kopiëren Dit is een instelling die u de mogelijkheid biedt de diverse kopjes tijdens aanmaak van een financieel document te kopiëren naar dat document. Vinkt u het niet aan, dan zullen de actuele vertalingen uit de database worden opgehaald indien het document nog eens wordt geprint. voorbeeld: In het verleden is een offerte aangemaakt waarin de titel ‘offertenummer’ is gebruikt. Nu is bepaald dat we dat in het vervolg de tekst ‘voorstelnummer’ gaan gebruiken. Indien we nu de in het verleden gemaakte offerte nog eens gaan afdrukken en ten tijde van de aanmaak stond het aankruisvakje ‘taal kopiëren’ aan dan zal nog steeds de tekst ‘offertenummer’ afgedrukt worden. Stond het vakje ‘taal kopiëren’ uit dan zal ‘voorstelnummer’ worden afgedrukt. -Samenstellingtekst kleur Indien er gebruik wordt gemaakt van samengesteld producten zullen de verschillende niveaus op de schermen in de gebruikte kleuren worden weergegeven. De kleur kan gewijzigd worden door in het wijzigscherm op het potloodje achter de kleur te klikken. In bestaande financiële documenten waarop samenstelling gebruikt wordt kan dit ingesteld worden door op de update-knop te klikken.

De tab Company / boekhouding Deze tab is van belang indien u vanuit de NewbaseOnline applicatie een koppeling met een boekhoudpakket legt. Hoe dit scherm ingevuld dient te worden is afhankelijk van het boekhoudpakket waarmee gekoppeld wordt. Onafhankelijk van het boekhoudpakket is de werking van ‘huidige admin. Periode’ en ‘huidige admin. jaar’. Als deze periodes worden ingevuld, dan wordt bij het inboeken van in- en verkoopfacturen deze periode ingevuld. Wordt die leeggelaten, dan wordt de periode van de datum van accorderen aangenomen.


pagina 17 of 59

De tab Company / email Deze tab is van belang indien u vanuit de NewbaseOnline applicatie mail wilt versturen, of een koppeling met exchange hebt aangeschaft. -Email-opmaak U kunt ervoor kiezen uw email in een bepaald lettertype op te maken. Dat vult u hier in. Het voorbeeld staat in de popup vermeld, maar uj kunt die zelf aanpassen volgens het voorbeeld. -Smtp mail-instellingen Dit zijn de instellingen die u voor uitgaande mail gebruikt. U hoeft deze niet in te stellen indien u een koppeling met Exchange heeft aangeschaft. De SMTP-instellingen kunt u achterhalen bij uw provider. Het is handig indien u een smtp-server instelt die ‘relaying’ ondersteunt. Dat betekent namelijk dat waar u ook bent die instelling werkt. Ondersteunt die server dat niet dan kan alleen gemaild worden indien de op dat moment gebruikte internetverbinding via de juiste provider gaat. Met de check button kunt u controleren of met de ingevoerde instellingen de verbinding gelegd kan worden. -Exchange instellingen Deze instellingen kunt u alleen invoeren indien u een Exchange koppeling heeft aangeschaft. Voor de instellingen verwijzen we naar de help in het document help_exchange.doc. Met de check button kunt u controleren of met de ingevoerde instellingen de verbinding gelegd kan worden.

De tab Company / project Deze tab is van belang indien u projectmatig werkt. -U kunt een vijftal kenmerken definiëren die u voor ieder project wilt vastleggen. De titels hiervan legt u hier vast. Indien u titels heeft ingevuld dan ziet u die terug in de projectenmodule onder de marketing tab. -Opmerkingen reistijd Dit is een opmerking die in ieder project terecht komt indien ingevuld, en indien er dan uren op een project geschreven worden, dan wordt deze tekst zichtbaar voor de medewerker. Deze tekst mag leeg gelaten worden, en kan ook per project aangepast worden. -Instellingen voor verschillende projecten (in subtabs) Voor verschillende typen projecten kunt u nog specifieke instellingen invoeren, bijvoorbeeld of het een voor- of nacalculatie project betreft

De tab Company / instellingen Hierin vinden we overige instellingen. -Export vanuit alle lijstweergaven in de NewbaseOnline applicatie is het mogelijk exports te maken. In dit blokje kan aangegeven worden welke extensie,


pagina 18 of 59

tekst-scheidingsteken en kolom-scheidingsteken dienen te worden gebruikt wanneer een export wordt gemaakt.

De subtab company / instellingen / serverpaden In de serverpaden wordt vastgelegd waar documenten aangemaakt vanuit de diverse programma’s worden opgeslagen. Met de plus boven de serverpaden maakt u een nieuw serverpad aan, en kiest het programma waar het pad voor gaat gelden. Vervolgens kunt u Windows en Mac pad invullen. Het http-pad is alleen nodig als u met een service-portal werkt, en heeft voor andere programma’s geen functie. Het vinkje default geeft aan dat dat de standaard lokatie is waar u bestanden wilt opslaan, maar u kunt ook een alternatieve locatie aangeven. U maakt dan een tweede serverpad met dezelfde programmanaam, vult de paden in, maar klikt het vinkje ‘default’ niet aan. Documenten kunnen daar dan opgeslagen worden. Als u het vinkje ‘jaar/volgnr’ aanklikt dan worden onder het pad per jaar automatisch subfolders aangemaakt voor ieder jaar en documentnummer. Wel zo overzichtelijk. Voor ieder programma waar aan bestanden gekoppeld dienen te worden moeten geldige serverpaden zijn ingevoerd, anders zal tijdens het koppelen of het geautomatiseerd aanmaken van bestanden een foutmelding worden gegeven. Hiermee wordt voorkomen dat documenten op allerlei verschillende locaties worden opgeslagen. Kies een pad waartoe alle gebruikers toegang hebben, anders kunnen gebruikers die geen toegang hebben geen bijlagen koppelen of openen. Voorbeeld: Indien we offertes die we verzenden in pdf-formaat willen opslaan op de server in de folder G:\offertes\, dan maken we voor het programma ‘inkoop offerte’ een default serverpad aan met de verwijzing in het windows pad naar G:\offertes\. Hebben we het vinkje jaar/volgnr aangeklikt, dan wordt een in 2010 aangemaakte offerte bijvoorbeeld opgeslagen onder de naam ‘G:\offertes\2010\OFF.10.0019.pdf’ De serverpaden bieden ook de mogelijkheid bestanden te verplaatsen. Als u besluit een nieuwe server aan te schaffen of de een andere indeling van de harde schijf te maken dan kan dat indien u maar zorgt dat de structuur liggend onder het pad dat in het serverpad is ingevuld het zelfde blijft. Voorbeeld: Indien we besluiten de data van de G-schijf te verplaatsen naar de Hschijf en offertes te hernoemen naar voorstel, dan vullen we in het serverpad in ‘H:\voorstel\’. Als nu alle bestanden en folders vanuit de folder G:\offertes\ gekopieerd of verplaatst worden naar H:\voorstel\, dan zullen vanuit de applicatie alle bestaande bestanden weer geopend


pagina 19 of 59

kunnen worden en zullen nieuw aangemaakte documenten in het nieuwe serverpad worden weggeschreven volgens dezelfde structuur. Het is niet noodzakelijk alle paden direct in te vullen om te kunnen starten met de NewbaseOnline applicatie, maar het is goed om over de structuur na te denken en zodra berichten gemailed gaan worden of documenten in pdf-formaat verstuurd gaan worden, dan zullen de paden moeten zijn ingevuld.

De tab Company / print Onder deze tab worden de standaardprints ingesteld. De volgende prints heeft newbase standaard al geupload: –Pakbon –Faxbericht –Brief –Betalingsherinnering –Verkooporder –Verkoopofferte –Verkoopfactuur Om de prints ook daadwerkelijk te gaan gebruiken moeten deze ingesteld worden in Newbase. Newbase maakt gebruik van hoofddocumenten en regeldocumenten. Hoofddocumenten hoeven alleen maar ingesteld worden.


pagina 20 of 59

Ga naar instellingen/company/print Screenshot:

Klik op het penceel om de instellingen te kunnen aanpassen. Kies welke print toegevoegd moet worden. In dit voorbeeld voegen we de verkoopfactuur toe. Klik op de om de print toe te voegen. Er wordt een lege regel toegevoegd. Screenshot:

Klik op het lege veld onder programma. Er verschijnt een popup menu. Kies het programma waar de print moet worden toegevoegd.

Voor dit voorbeeld kies je verkoopfactuur.


pagina 21 of 59

Daarna kiest u de print voor het programma.

Er zijn in het voorbeeld 2 hoofddocumenten en 10 regeldocumenten. Om de print toe te voegen hoeven we alleen maar te kiezen uit de hoofddocumenten. Het verschil is dat bij het ene document het logo links staat en bij het andere document rechts en dit wordt gekenmerkt met een L of een R op het eind. In dit voorbeeld kiezen we voor het logo rechts. Screenshot:

Klik op het aankruisvakje default, zodat de print altijd als eerste wordt gebruikt wanneer je een verkoopfactuur print. Wanneer je nog meer prints upload dan


pagina 22 of 59

4.Afdeling Wat is ‘Afdeling’? Een afdeling is een groep binnen een company waaraan we gebruikers kunnen koppelen. De afdelingen kunnen ingevuld worden zoals u die binnen uw organisatie heeft ingedeeld.

Doel van de module ‘Afdeling’ De afdelingen worden gebruikt om de agenda overzichtelijk weer te geven, en wordt automatisch ingevoerd als kenmerk bij gegevens ingevoerd door gebruikers van die afdelingen zodat hierop later weer geselecteerd kan worden, bijvoorbeeld om alle uren geschreven door een bepaalde afdeling te kunnen zoeken. Het is verstandig de afdelingen van te voren zo goed mogelijk te bepalen, zodat hiervan direct geprofiteerd kan worden bij het aanmaken van gebruikers, hoewel wijzigingen achteraf mogelijk zijn. Binnen afdelingen kunnen gebruikers verschillende rechten toegekend krijgen. Zie hiervoor De subtab Eigenaar / Detail / privilegegroep.

De tab Afdeling / Detail Het is niet mogelijk afdelingen aan te maken in dit programma. Het aanmaken van afdelingen doet u vanuit het programma ‘Company’. Zie hiervoor De subtab company / detail / afdeling. Hierin kunt u de volgende gegevens wijzigen: -Naam verkort Deze verkorte naam wordt gebruikt in de agenda en vele andere programma’s. Wij adviseren u de verkorte naam uniek te maken, ook indien u met meerdere companies werkt. Indien de inzage van gegevens van verschillende companies strikt gescheiden is, dan mogen voor verschillende companies dezelfde verkorte afdelingsnamen worden gebruikt. -Afdeling De volledige naam van de afdeling -Kleur De kleur wordt gebruikt in de menu-boom van de agenda -Sortering De sortering bepaalt de volgorde waarin de afdelingen in de menu-boom van de agenda worden getoond. -Menu plaatje / menu tekst (niet in gebruik) Om een boodschap te tonen tijdens het inloggen aan gebruikers van een afdeling


pagina 23 of 59

De subtab afdeling / detail / gebruikers Hier worden de gebruikers, gekoppeld aan de betreffende afdeling vermeld. Aanmaken van gebruikers gaat hier niet. Dit kunt u doen in het programma ‘Gebruikers’, beschreven in: 5 Gebruikers.


pagina 24 of 59

5.Gebruikers Wat is ‘Gebruiker’? Een gebruiker is iemand die in moet kunnen loggen in het systeem, maar zou ook iemand kunnen zijn die we geen inloggegevens verstrekken, maar die we wel in de planning willen kunnen opnemen.

Doel van de module ‘Gebruiker’ De gebruiker staat centraal in de applicatie. In dit programma kunnen de instellingen voor de gebruiker worden gemaakt zodat er efficiënt met de applicatie gewerkt kan worden, de juiste buttons zichtbaar worden en rechten worden verstrekt. In dit programma wordt gebruik gemaakt van gegevens ingevoerd bij de programma’s Eigenaar, Company en Afdeling, dus is het advies die modules eerst te vullen.

De tab Gebruiker / Detail In de detailgegevens kunnen we basisgegevens invullen zoals naam, company en afdeling en contactgegevens -Naam Dit is de naam van de gebruikers zoals die getoond wordt in de schermen en de opzoeklijsten, en is ook direct de inlognaam. Deze naam moet verplicht worden ingevuld en moet uniek zijn binnen de company. -Naam verkort Dit is de verkorte naam van de gebruikers zoals die getoond wordt in de schermen en de opzoeklijsten. Deze verkorte naam moet verplicht worden ingevuld en moet uniek zijn binnen de company. -Formele naam Deze naam wordt gebruikt in correspondentie naar de klant en hoeft niet uniek te zijn -Company / afdeling Door op de paperclip te klikken wordt een lijst getoond van ingevoerde afdelingen. Vanuit deze lijst kan de gebruiker aan de gewenste afdeling worden gekoppeld. Zie voor het invoeren van afdelingen: De subtab company / detail / afdeling, en: Afdeling -Privilegegroep Door in het veld te klikken wordt een lijst getoond van ingevoerde privilegegroepen waarvan er één gekozen kan worden. Een gebruiker kan slechts tot één privilegegroep behoren, niet tot meerdere. Zie voor het invoeren van privilegegroepen: De subtab Eigenaar / Detail / privilegegroep -Functie / functiegroep Voer hier de functie (vrije omschrijving) en de functiegroep in. De functiegroep dient gedefinieerd te zijn in de ‘opzoeklijsten’. Zie voor het


pagina 25 of 59

invoeren hiervan de beschrijving later in dit document. Dit is niet verplicht in te vullen. -Emailadres Dit emailadres is verplicht om in te vullen en wordt ondermeer gebruikt als adres voor het toesturen van inloggegevens. Indien niet ingevuld, kunnen geen inloggegevens worden verstrekt en is inloggen niet mogelijk. -Tel mobiel / faxnummer / telefoonnummer Deze gegevens zijn niet verplicht om in te vullen -Taal De taalinstelling wordt gebruikt om te bepalen in welke taal de gebruiker de schermen voor zich krijgt. Binnen de company zouden er dus gebruikers kunnen bestaan die in een verschillende taal werken, en ook de applicatie in verschillende talen op het scherm getoond krijgen. Op dit moment is de applicatie beschikbaar in het nederlands en het engels. Neem voor gebruikers die in andere talen moet en gaan werken contact op met Newbase. De taal is verplicht om in te vullen. -, = scheiding decimaal Indien dit vakje is aangeklikt wordt een komma gebruikt als decimaal teken, en daarmee wordt automatisch een punt gebruikt als duizendtalscheiding. Is het vakje niet aangeklikt dan wordt de punt als decimaal teken gebruikt en de komma als duizendtal scheiding -Alle privileges Aankruisen van dit vakje geeft een gebruiker alle rechten in de applicatie, ongeacht de privilegegroep waar aan de gebruiker is gekoppeld. Dat betekent niet dat de gebruiker automatisch alle programma’s kan benaderen; dit blijft afhankelijk van de toegekende buttons in het menu, maar als de gebruiker naar een programma kan navigeren, dan kunnen alle mogelijke acties worden uitgevoerd. Ons advies is privilegegroepen te gaan inrichten en daaraan privileges te koppelen, en daaraan de gebruikers te koppelen. Dit betekent dat binnen de organisatie controle is over welke gebruiker welke acties mag uitvoeren in welke programma’s en worden gebruikers ook beschermd tegen het onbedoeld uitvoeren van acties in modules waarvan de gevolgen door hen niet direct te overzien zijn. Alleen in uitzonderingsgevallen, bijvoorbeeld voor de applicatiebeheerder, zou dit vinkje aangezet mogen worden. -Non-actief Dit vakje betekent dat er niet meer ingelogd kan worden door de gebruiker. Het non-actief zetten van de gebruiker is beter dan de gebruiker verwijderen omdat de gebruiker waarschijnlijk wel gegevens heeft ingevoerd en gewijzigd in de applicatie en dit blijft dan allemaal inzichtelijk. -(re)set password Wachtwoorden van gebruikers zijn niet inzichtelijk, ook niet voor de applicatiebeheerder. Mocht een gebruiker het wachtwoord vergeten zijn dan kan hiermee het wachtwoord gereset worden. Hetzelfde geldt voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker; met deze button wordt de


pagina 26 of 59

gebruiker geïnformeerd over het inloggen en krijgt gebruikersnaam en wachtwoord toegestuurd. -Wijzigen wachtwoord niet toegestaan In het inlogscherm heeft een gebruiker zelf de mogelijkheid het wachtwoord te wijzigen. Indien het niet wenselijk is dat gebruikers hun wachtwoorden kunnen wijzigen, dan kan dit vinkje worden aangeklikt. Normaal gesproken zal dit niet van toepassing zijn en kan het vinkje uit blijven.

De tab Gebruiker / toegangsprivilege In dit scherm kan aangegeven worden voor iedere gebruiker welke gegevens ingevoerd door andere gebruikers inzichtelijk zijn. Let op: Indien in het programma company is aangegeven dat default alle gebruikers worden toegewezen (zie: De tab Company / Detail), dan kunnen weliswaar aanpassingen worden gedaan, maar bij de volgende keer inloggen zullen weer alle gebruikers van dezelfde company zijn toegewezen. U kunt indien dat vinkje op company-niveau is aangeklikt het invullen van de toegangsprivileges overslaan. Hoe werkt het? Het scherm bestaat uit twee blokken. Aan de linkerkant worden gebruikers getoond die niet zijn toegewezen (tenzij alle gebruikers zijn toegewezen, maar dat wordt dan daar vermeld). Aan de rechterkant worden gebruikers getoond die zijn toegewezen. Het veld ‘filter’ en het vinkje ‘non-actief’ bepalen welke gebruikers aan de linkerkant zichtbaar zijn. Vervolgens kunt u toegangen toekennen door in het linkerblok achter de gebruikersnaam op de pijl naar rechts te klikken en verwijderen door in het rechterblok op de pijl naar links te klikken. Vergeet niet ook de gebruiker toegang tot zichzelf te geven. Waarom u non-actieve gebruikers ook toe zou moeten kennen is omdat die gebruikers in het verleden informatie hebben ingevoerd als correspondentie of gespreksverslagen die nog steeds actueel zijn. Zou u actieve gebruikers geen toegang geven tot non-actieve gebruikers zou deze in het verleden ingevoerde informatie voor de nieuwe gebruiker niet inzichtelijk zijn. Programma’s waarvoor op gebruikersniveau de inzichtelijkheid van de gegevens wordt bepaald zijn bijvoorbeeld taken, agenda, correspondentie en contactrapportages. Er zijn ook programma’s die op company niveau de toegang regelen, zoals bijvoorbeeld, offertes, orders en facturen. Zodra een gebruiker toegang


pagina 27 of 59

heeft tot één gebruiker van een bepaalde company, dan heeft de gebruiker inzicht in gegevens ingevoerd voor die company in programma’s waarin controle op company-toegang ligt.

De tab Gebruiker / berichten In dit scherm kunnen brief- email en faxafsluiting worden ingevoerd. In de emailafsluiting kan html-code worden ingevoegd door op het icoon links van het email-einde-veld te klikken. Het invoeren van html-code valt buiten deze handleiding.

De tab Gebruiker / instellingen In dit scherm kunnen diverse algemene instellingen worden gemaakt. -standaard printer (niet in gebruik) hier kunt u aangeven welke printer uw standaard printer is -datum opmaak U kunt kiezen voor de engelse / amerikaanse opmaak, waarbij de maand voor de dag staat, of de europese opmaak waarbij de dag voor de maand staat. Dit kan dus per gebruiker verschillen. Dit veld dient ingevuld te worden. -24-uurs opmaak indien dit vakje is aangevinkt wordt 24 uurs notatie voor tijden gebruikt. Staat het vakje uitgevinkt, dan wordt de toevoeging AM of PM toegevoegd aan de tijdweergave -Berichten u kunt hier kiezen indien u een nieuw bericht maakt van welk type dat die dan moet zijn. De keuze bestaat uit email, brief of fax. Veelal wordt email als standaard gekozen. Uiteraard is dit na aanmaak van het bericht te wijzigen. Het vinkje ‘toon voorbeeld’ is van toepassing als gekozen is voor email. Voor het definitief verzenden van de mail krijgt u dan nog een voorbeeld op het scherm te zien. Voor nieuwe gebruikers is het advies dit aan te vinken. -Support verzoek In de NewbaseOnline applicatie kunnen gebruikers supportverzoeken aanmaken met de toetscombinatie shift-start. Indien niet gewenst is dat binnen een organisatie iedereen zelf verzoeken verstuurd, maar dat dat centraal geregeld wordt dan dient dit vinkje voor de meeste gebruikers uit te staan, en dient het vinkje bij de coördinator of applicatiebeheerder aan te zijn gevinkt. -Console (niet in gebruik) -Verberg tellers In de applicatie staat op diverse tabs informatie over hoeveel regels er onder vallen. Voorbeeld: In de relatiekaart kan op de tab ‘berichten’ getoond worden hoeveel berichten er aan de relatiekaart gekoppeld zijn


pagina 28 of 59

Afhankelijk van het programma en de hoeveelheid subtabs op het scherm kunnen dit een behoorlijk aantal tellingen zijn, die wel iedere keer bij het openen van de kaart uitgevoerd moeten worden. Uit performanceoverweging kunt u er daarom voor kiezen de tellers niet te tonen. Dit geldt dan voor de hele applicatie; in- of uitschakelen van tellers per programma of per scherm is niet mogelijk -Menu: kleine letters Hiermee kunt u de lettergrootte in het menu aan de linkerkant aanpassen, waardoor meer of minder tekst van de optie zichtbaar is. De voorkeur van de gebruiker bepaalt deze instelling. De gebruiker kan dit later ook zelf instellen. -Dialoog tonen weglaten De applicatie kent de mogelijkheid uit een gemaakte selectie records weg te laten. De eerste tijd dat een gebruiker gebruik maakt van het systeem kan dit een verwarrende functie zijn, en is het beter een dialoog te tonen. Advies is daarom voor nieuwe gebruikers het vinkje aan te zetten. Als het dialoog getoond wordt kan de gebruiker in dat dialoog ervoor kiezen in het vervolg het dialoog niet meer te tonen. -Dialoog tonen afsluiten Bij het afsluiten van de applicatie wordt gevraagd of je dat echt wilt. Ook hiervoor geldt dat dit voor nieuwe gebruikers aangezet kan worden, en dat de gebruiker zelf in het dialoog kan bepalen dat in het vervolg het dialoog niet meer getoond moet worden.

De tab Gebruiker / email In dit scherm kunnen email instellingen worden gemaakt voor de gebruiker. -Emailadres Dit is hetzelfde adres als ingevuld op de gebruikers / detail tab, en moet verplicht ingevuld zijn -Exchange instellingen Indien u een koppeling met exchange heeft aangeschaft dan dient u hier de gegevens in te vullen die van de provider zijn ontvangen. Voor verder aanwijzingen verwijzen we u naar de handleiding voor de Exchangeinstellingen -Gemachtigde gebruikers De applicatie biedt de mogelijkheid mails te versturen uit naam van iemand anders. Dit betekent dan wel dat aangevinkt dient te worden wie tot de mailbox gemachtigd is. Voorbeeld: Indien er voor de afdeling support een eigen emailadres bestaat, [email protected] en de supportmedewerkers worden hiertoe gemachtigd dan kan vanuit naam van support vanaf het supportemailadres door al die medewerkers mail verstuurd worden via dat emailadres. De ondertekening wordt dan: namens Support, Jan Jansen, en de ontvanger


pagina 29 of 59

ontvangt de email van [email protected] en niet van het emailadres van Jan Jansen.

De tab Gebruiker / tijdregistratie In dit scherm kunnen instellingen worden gemaakt voor de gebruiker ten behoeve van tijdregistratie door die gebruiker, waardoor de gebruiker sneller de tijdregel kan invoeren en minder kans op fouten bestaat. Op de uurregel kan van de basisinstellingen worden afgeweken. -inkoopprijs Dit is de inkoopprijs die wordt berekend per gewerkt uur tbv margeberekening -verkoopprijs Dit is de verkoopprijs van de medewerker per uur die standaard wordt gekozen. Voor specifieke projecten kan hiervan worden afgeweken. -Uursoort Dit is de standaard uursoort die wordt ingevoerd als een tijdregel niet gekoppeld is aan een project. De uursoort dient te worden gekozen uit een opzoeklijst. Voor het invoeren van opzoeklijsten zie:6 Opzoeklijsten. Uiteraard kan op de uurregel de uursoort worden aangepast. -Uursoort project Dit is de standaard uursoort die wordt ingevuld indien de uurregel aan een project is gekoppeld. De uursoort dient te worden gekozen uit een opzoeklijst. Voor het invoeren van opzoeklijsten zie: 6 Opzoeklijsten. Uiteraard kan op de uurregel de uursoort worden aangepast. -Invoer Hier kan worden aangegeven of de gebruiker de tijd mag schrijven door begin- en eindtijd in de voeren, of dat de gebruiker ook het aantal besteedde uren mag schrijven zonder specifieke begin- en eindtijd te vermelden, of beide mogelijkheden mag gebruiken. Welke optie u kiest is afhankelijk van de werkwijze die u hanteert, en kan wellicht voor medewerkers van verschillende afdelingen verschillen. -Tijdregistratie (niet in gebruik) -Werksoort Dit is de standaard werksoort die wordt ingevoerd als een tijdregel wordt ingevoerd. De werksoort dient te worden gekozen uit een opzoeklijst. Voor het invoeren van opzoeklijsten zie: 6 Opzoeklijsten. Uiteraard kan op de uurregel de werksoort worden aangepast. -Decl. Intern Indien dit vakje is aangevinkt betekent dat dat bij iedere kostenregel die wordt aangemaakt de instelling gemaakt wordt dat de kosten regel intern gedeclareerd kan worden. Dit geldt ook voor kilometer-declaraties. Uiteraard kan dus op een specifieke kostenregel of kilometerdeclaratie aangepast worden. -Prijs inkoop / verkoop km Hier kunnen resp. de inkoop en de verkoopprijs van kilometers worden ingevoerd die automatisch worden ingevuld bij het aanmaken van een


pagina 30 of 59

kilometer-regel op een uurregel.

De tab Gebruiker / faciliteit In dit scherm kan aangegeven worden voor iedere gebruiker welke faciliteiten inzichtelijk zijn in de agenda. De werking van dit scherm is dezelfde als die beschreven onder: De tab Gebruiker / toegangsprivilege. De wijzigingen zijn actief nadat de gebruiker opnieuw heeft ingelogd.

De tab Gebruiker / agenda In dit scherm kan aangegeven worden instellingen in de agenda gebruikt worden. In het algemeen gelden dat wijzigingen in dit scherm geactiveerd worden wanneer de gebruiker opnieuw inlogt. -Kleur dit is de kleur waarin afspraken van de gebruiker in de agenda worden weergegeven. Kies voor iedere gebruiker daarom een eigen kleur of bij veel gebruikers: geef gebruikers binnen een bepaalde afdeling een eigen kleur. We adviseren bij iedere gebruiker een kleur in te vullen. -Sortering de sortering geeft aan in welke volgorde de gebruikers binnen de afdeling in de agenda getoond gaan worden. Geef hier een nummer in. Het is niet verplicht een sortering in te geven. -Starttijd / eindtijd De starttijd en de eindtijd geven aan welke tijden in de agenda getoond worden bij opstarten. De ene gebruiker begint wellicht op een later tijdstip dan de ander, en in de weergave van de agenda kan hiermee rekening gehouden worden. Uiteraard is het mogelijk naar een vroeger of later tijdstip te scrollen. We adviseren de starten eindtijd in te vullen. -Standaard locatie Hierin kan aangegeven worden indien een afspraak wordt gemaakt op welke locatie die afspraak standaard wordt aangemaakt. Salesmanagers zullen veelal hun afspraken buiten de deur plannen, terwijl hrm-managers hun afspraken veelal binnen zullen plannen. De keuze van de locatie kan per afspraak gewijzigd worden. De locaties dienen te worden ingevuld in de opzoeklijsten. Zie voor het aanmaken van opzoeklijsten elders in dit document. Het is niet verplicht een standaard locatie in te voeren -Duur Hierin kan worden aangegeven wat de standaard duur van een afspraak is die voor de gebruiker wordt aangemaakt. Dit is niet verplicht om in te vullen -Opzoeklijst tijd Op enkele plaatsen in het systeem wordt gebruik gemaakt van een opzoeklijst met tijden, bijvoorbeeld bij het maken van afspraken, maar ook bij het invoeren van uren. U kunt hier kiezen in welke intervallen u de opzoeklijst opgebouwd wilt zien: per 15 minuten, per 30 minuten of per


pagina 31 of 59

60 minuten. Dat hangt sterk af van uw bedrijfstak. Vult u niets in dan wordt de opzoeklijst met tijden opgebouwd per 30 minuten.


pagina 32 of 59

6.Opzoeklijsten Wat zijn ‘Opzoeklijsten’? Opzoeklijsten zijn keuzelijstjes die voorgedefinieerd zijn in de instellingen zodat die in de applicatie door de gebruikers kunnen worden aangekozen bij het invullen van bepaalde gegevens.

Doel van ‘Opzoeklijsten’ Door gebruik te maken van opzoeklijsten wordt het invoerproces versneld en kan er voor gezorgd worden dat er alleen bepaalde gegevens ingevoerd kunnen worden, zodat er van uniforme gegevens sprake is, waardoor het analyseren van gegevens later gemakkelijker wordt.

Het vinden van een opzoeklijst In de middelste kolom, de lijst met opzoeklijsten kan op de standaardmanier gezocht worden in het zoekveld ‘zoek hier…’ Daarnaast kan in het veld daaronder ook een programma worden gekozen waarvoor de opzoeklijsten gezocht worden. De opzoeklijst kan vervolgens aangekozen worden en aan de rechterkant staan vervolgens de details getoond

Het invullen van een opzoeklijst Vele, wat algemenere opzoeklijsten, zijn voorgedefinieerd, maar niet alle. U kunt de voorgedefinieerde opzoeklijsten aanpassen zoals u wilt, en niet voorgedefinieerde opzoeklijsten kunt u zelf invullen. Een opzoeklijst geldt altijd voor alle companies van een eigenaar. Onder company / eigenaar geldt dan ook dat er altijd minstens één regel dient te staan. Staat die regel er niet dan kunt u die zelf aanmaken door op het plusicoon te klikken voor ‘alle companies’ van de eigenaar. U kunt hier verder niets in wijzigen. Vervolgens dient u de waarden van de opzoeklijst te gaan invullen. Een waarde bestaat altijd uit een nummer en een tekst. Standaard zullen sortering en retourneerwaarde dezelfde waarde zijn. Mocht u later bepalen dat de volgorde van de waarden in de opzoeklijst veranderd moet worden, of dat er nieuwe items worden tussengevoegd, dan kunt u van gebruikte waarden beter niet meer de retourneerwaarde aanpassen, maar wel de sortering om de lijst in een voor de gebruikers logische volgorde te tonen. De retourneerwaarde dient uniek te zijn binnen de opzoeklijst.


pagina 33 of 59

De waarde die getoond wordt is de tekst. Default is van toepassing op enkele opzoeklijst, bijvoorbeeld betaalconditie. Indien er dan een debiteurenkaart wordt aangemaakt zal de betaalconditie-waarde waar het vakje default is aangekruist worden ingevuld. Indien uw gebruikers in meerdere talen met de applicatie werken, dus bijvoorbeeld enkele gebruikers die werken in het nederlands en enkele in het engels, dan dient u de vertaling van de waarde in te vullen in het onderste deel. Kies de taal aan en voer de vertaling in. Wij adviseren dit in te voeren al is de tekst in het middelste blok onder ‘toon waarde’ op zich voldoende indien u in 1 taal met de applicatie werkt. Bepaalde opzoeklijsten hebben klantvertalingstekst in zich. Dit geldt bijvoorbeeld voor betalingsvoorwaarden, levertermijn en andere voorwaarden die we gebruiken op financiële documenten. U dient dan in het onderste blok voor iedere taal waarin u de documenten verstuurt de taal en de klant vertaling in te vullen.


pagina 34 of 59

7.Sjabloon Wat zijn ‘Sjablonen’? Sjablonen zijn voorgedefinieerde stukken tekst die gebruikt kunnen worden in correspondentie (mail of brief) of start-, eind- of voetteksten van financiële documenten.

Doel van ‘Sjablonen’ Door gebruik te maken van sjablonen kunnen een groot aantal tekstblokken of hele teksten worden gedefinieerd die gebruikt kunnen worden in correspondentie of financiële documenten waardoor veel herhalende invoer kan worden voorkomen, daarmee de kans op fouten wordt verminderd, de gebruiker efficiënter en sneller kan werken en de communicatie naar de klant meer uniform wordt. Om de sjablonen nog effectiever te maken kan er gebruik gemaakt worden van samenvoegcodes zodat informatie vanuit de gegevens waarop het bericht betrekking heeft kunnen worden ingevoegd. Voorbeeld: Indien er een sjabloon is gemaakt voor een afspraakbevestiging, dan kan vanuit de afspraak een bericht worden aangemaakt. Wordt vervolgens in het bericht het afspraakbevestigings-sjabloon aangekozen, dan kunnen automatisch plaats, datum, tijd, duur en eventueel onderwerp van de afspraak worden ingevoegd. Tevens kan er in een sjabloon met een html-editor html-code worden ingevoegd ten behoeve van extra opmaak, logo’s en dergelijke. Het gebruik van html valt buiten deze handleiding. Een sjabloon is niet meertalig, maar uiteraard kan er een tweede sjabloon met dezelfde inhoud alleen dan in een andere taal worden gemaakt. Het is niet noodzakelijk om sjablonen in te voeren om te gaan werken met de NewbaseOnline applicatie, maar afhankelijk van de werkwijze die u volgt kan het gebruik van goed opgezette sjablonen groot efficiency voordeel opleveren.

De tab sjablonen / detail In dit scherm kunnen nieuwe sjablonen worden ingevoerd of bestaande sjablonen worden gewijzigd.. -Company Een sjabloon kan gelden voor alle companies of voor één specifieke company. Hier kunt u die keuze maken


pagina 35 of 59

-Afdeling Indien u geen afdeling invoert is het sjabloon beschikbaar voor alle medewerkers. Kiest u hier een afdeling, dan is het sjabloon alleen beschikbaar voor medewerkers van de gekozen afdeling. -Module groep In de modulegroep geeft u aan voor welke programma’s het sjabloon beschikbaar is. Zo kunt u een beleidend bericht bij een electronische offerte beschikbaar maken voor de module groep ‘verkoop offerte’. Wordt er dan vanuit het programma ‘verkoop offerte’ een bericht aangemaakt, dan kan dit sjabloon gekozen worden. U kunt er ook voor kiezen een sjabloon voor alle programma’s beschikbaar te maken. Behalve dat de modulegroep bepaalt wanneer een sjabloon gekozen kan worden, is die ook van invloed op de mogelijk te kiezen samenvoegcodes. -Titel Dit is de titel die u aan het sjabloon mee geeft en die u terugziet in de keuzelijst voor de sjablonen. Voer dan ook een duidelijke naam in. Dat is zeker van belang indien u met veel verschillende sjablonen werkt. -Taal De taal moet in gevuld worden. Ook een bericht en een financieel document bevatten een taal, en door die met de talen van de sjablonen te vergelijken wordt bepaalt welke sjablonen gekozen kunnen worden. -Op naam van Indien een bericht gemaakt op basis van het sjabloon altijd op naam van een bepaalde gebruiker dient te worden gemaakt, dan kan die hier worden gekozen. Wellicht dat bepaalde berichten altijd uit naam van de directeur dienen te worden verstuurd. -Logo Indien dit een sjabloon is waarbij altijd logo aanklikt zou moeten zijn in een bericht of financieel document, dan kan dat hier worden ingesteld. -Default indien voor een bericht aangemaakt vanuit een programma dit sjabloon standaard moet worden gebruikt, dan kan dat met dit vinkje worden aangegeven. Deze functionaliteit is nog voor slechts een beperkt aantal modules beschikbaar. -Formeel Indien de aanhef en ondertekening voor een bericht op basis van dit sjabloon als formeel zou moeten zijn, ook indien in de relatiekaart een informele instelling staat, dan kan dat hier worden ingesteld door het vakje aan te vinken. -Onze referentie / uw referentie / onderwerp De standaardtekst die in de overeenkomstige velden in het bericht dient te worden geplaatst kan hier worden ingesteld. In deze velden kan gebruik gemaakt worden van samenvoegcodes. -de tekst van het sjabloon De bericht tekst kan hier worden ingevuld. Hierin kan ook gebruik gemaakt worden van samenvoegcodes.


pagina 36 of 59

-Gebruik geen aanhef / gebruik geen afsluiting Indien dit aangevinkt is dan wordt geen aanhef en afsluiting in het bericht geplaatst. Dit kan bij niet gepersonaliseerde nieuwsbrieven van toepassing zijn. -Doe geen vervangactie Dit betekent dat mogelijk samenvoegcodes niet bij het invoegen van het sjabloon direct worden vervangen door de waarde, maar dat dit tijdens het printen of versturen gebeurt.


pagina 37 of 59

8.Postcode Doel van ‘Postcodes’ Het doel van de postcodetabel is de invoer van adressen te vereenvoudigen. Door bij de invoer van adressen alleen postcode en huisnummer in te voeren kan, indien de postcode voorkomt in de postcodetabel het adres opgehaald worden. Dit betekent dat adressen sneller ingevoerd kunnen worden, er minder invoerfouten worden gemaakt en de invoer op uniforme wijze geschiedt. De postcode tabel werkt als ieder programma: er kunnen postcodes toegevoegd, gecorrigeerd of verwijderd worden. De postcodetabel wordt gevuld aangeleverd, maar dat betekent niet dat alle postcodes er in op zijn genomen. Recent ontstane postcodegebieden kunnen ontbreken. Om met NewbaseOnline te kunnen starten hoeven in de postcodetabel geen aanpassingen te worden gedaan.


pagina 38 of 59

9.Serienummers Doel van ‘Serienummers’ Het doel van serienummers is de ingevoerde gegevens van een nummer te voorzien, bijvoorbeeld facturen, orders of offertes, maar dit geldt ook voor andere programma’s. Dit om gegevens sneller terug te kunnen vinden en communicatie gemakkelijker te laten verlopen. We adviseren voor het daadwerkelijk van start gaan met de NewbaseOnline applicatie na te denken over de nummering en die goed in te vullen. Een aantal overwegingen bij het aanmaken van serienummers is: -wordt er een jaar en/of maandnummer meegenomen in het nummer -wordt er een doorlopend nummer gebruikt of wordt per jaar de nummering op de beginstand gezet -Wat is de lengte van het volgnummer, uiteraard afhankelijk van de hoeveel records die aangemaakt worden in het programma en of er over de jaren doorlopend genummerd gaat worden of dat nummers elk jaar weer op een beginstand gezet worden -Indien met meerdere companies gebruik gemaakt wordt van het systeem is het dan wenselijk dat iedere company een eigen nummerreeks heeft, of kan van dezelfde nummerreeks gebruik gemaakt worden Deze afwegingen dienen voor ieder programma apart te worden gemaakt. Wij adviseren u in ieder geval nummering in te stellen voor debiteuren, crediteuren, leden (indien van toepassing), financiële documenten zoals offertes, orders en facturen voor zowel de inkoop, de verkoop als ook de service modules en projecten. Afhankelijk van uw bedrijfsproces kan dit ook gelden voor andere programma’s.

De tab serienummers / detail In dit scherm kunnen nieuwe serienummers worden ingevoerd of bestaande serienummers worden gewijzigd. -Programma Hier kan het programma gekozen worden waarvoor het serienummer gaat gelden -Opmaak Hier kan de opmaak van het nummer bepaald worden. Nummer is in dit geval een breed begrip want het kan opgebouwd zijn uit: Letters leestekens (bijvoorbeeld een . of een -) jaar en maand codering (gebruik Y voor jaar, M voor maand, D voor dag)


pagina 39 of 59

het daadwerkelijk volgnummer (9) LET OP: minimale lengte is drie negens (999) voorbeeld: Indien in de verkoopfactuurnummering factuur 345 gemaakt gaat worden in de maand mei van 2010, en als opmaak is ingevoerd: FA.YY.9999, dan wordt het resultaat: FA.10.0345 FA.YYMM.99999, dan wordt het resultaat: FA.1005.00345 9999, dan wordt het resultaat: 0345 FA.YYYY.999, dan wordt het resultaat: FA.2010.345 -Volgnr Voer het laatst aangemaakte volgnummer in. Bij aanmaak van een nieuw record in het betreffende programma zal het serienummer automatisch met 1 opgehoogd worden. Op deze manier is het ook mogelijk serienummers bij een jaarovergang weer op 0 te laten beginnen. De applicatie doet dit niet zelf. U dient dit zelf aan het begin van een jaar te doen. -Genereren bij Dit is het moment waarop het nummer gegenereerd dient te worden. U heeft de keuze uit: Bij aanmaak, voor de meeste programma’s de geschikte instelling Bij akkoord geven, voor bijvoorbeeld financiële documenten, debiteuren of crediteuren vrije invoer, voor bijvoorbeeld debiteuren of crediteuren als de nummering door het boekhoudpakket bepaald wordt. Let op: In het geval dat er met meerdere companies gebruik gemaakt wordt van de applicatie, dan zal een nummer niet meer bij aanmaak uitgedeeld worden, zelfs al is die instelling gekozen. Het is dan namelijk mogelijk voor de gebruiker om nog te kiezen de gegevens voor een andere company aan te maken, en dan dient een ander nummer gegenereerd te worden. -type Deze optie is van toepassing op programma’s waarbij uitvoer aangemaakt kan worden. De keuzes zijn email. Print of fax. De optie is van toepassing op bijvoorbeeld de programma’s verkoop offerte, verkoop order, verkoop factuur, service offerte, service aanvraag en service rapport. -Sortering -Company (van toepassing indien met meerdere companies gewerkt wordt) Bij company kunnen de companies toegevoegd worden waarvoor de nummering gaat gelden. Voor sommige programma’s is het wellicht gewenst dat verschillende companies uit dezelfde nummerreeks putten (bijv bij nummering van berichten of afspraken), maar bij andere serienummers kan het gewenst zijn dat een company een eigen nummerreeks heeft bijvoorbeeld voor offertes, order en facturen. Werkt u


pagina 40 of 59

met meer dan twee companies dan is het ook mogelijk dat company 1 een eigen nummerreeks heeft voor een bepaald programma, maar company 2 en 3 uit dezelfde reeks putten. De keuze is afhankelijk van uw organisatiestructuur. Standaard wordt uw eigen company toegevoegd. -Print opties (alleen zichtbaar bij financiële documenten) Hierin worden een aantal printsettings vastgelegd die per aangemaakt financieel document kunnen worden gewijzigd, maar standaard worden ingesteld. Print als nul Hiermee geeft u aan of u regels met een aantal van 0 wilt printen of weglaten van de print. Dit kan van toepassing indien u in een productsamenstelling meerdere opties heeft opgenomen, waarvan er slechts één gekozen wordt. Daar vult u dsan het aantal in, de andere regels zet u op 0, en die zullen dan niet afgedrukt worden. Voorbeeld: U levert een product dat in een eenvoudige verpakking kan worden geleverd of een luxe verpakking. Afhankelijk van de wens van de klant zet u ofwel de standaard verpakking op aantal 1, of juist de luxe verpakking, en de ander op 0, waardoor die niet in de aanbieding naar voren zal komen. Print logo dient er standaard op het document een logo te worden afgedrukt ? Worden de meeste documenten als pdf (email) verstuurd, dan zal het logo standaard aan staan. Worden de meeste documenten op voorbedrukt briefpapier afgedrukt, dan zal logo uit staan Print totalen Indien u bijvoorbeeld in de offertes veel aanbiedingen doet waarin u de klant meerdere alternatieven aanbiedt, dan zult u geen totaalbedrag willen tonen. Biedt u echter veelal één optie aan per offerte, dan zult u wel een totaalbedrag willen tonen. Print kopie U vinkt dit aan indien er een kopie dient te worden afgedrukt van het document, bijvoorbeeld voor uw eigen administratie -Samenstelling (alleen zichtbaar bij financiële documenten) Hierin worden een aantal printsettings vastgelegd die per aangemaakt financieel document kunnen worden gewijzigd, maar standaard worden ingesteld. Voor elk van de onderstaande opties kan aangegeven worden voor welke niveaus in een produktsamenstelling de waarde afgedrukt dient te worden. Voorbeeld: In een offerte of order wilt u wellicht gedetailleerd aangeven hoe een product is opgebouwd, terwijl u in de factuur wellicht alleen het totale product wilt tonen, en niet meer de onderverdeling.


pagina 41 of 59

Regels van welk niveau dienen de regels afgedrukt te worden Aantal van welk niveau dient het aantal afgedrukt te worden prijs van welk niveau dient de prijs afgedrukt te worden. Wellicht wilt u wel aangeven uit welke onderdelen een aanbieding bestaat, maar niet de exacte prijsopbouw tonen inspringen indien verschillende niveaus ingesprongen afgedrukt moeten worden ten behoeve van de overzichtelijkheid kan dat hier aangegeven worden afbeelding indien er afbeeldingen bij een product bestaan kan hier aangegeven op welke niveaus die afbeeldingen afgedrukt dienen te worden omschrijving Het is mogelijk hier aan te geven of alleen de artikelnaam of ook de omschrijving dient te worden afgedrukt per niveau Voor al deze punten geldt dat het afhankelijk is van het gebruikte printsjabloon of de instelling ook daadwerkelijk effect zal hebben. Alhoewel de instellingen per aangemaakt financieel document kunnen worden aangepast is het verstandig van te voren na te denken over deze instelling. Dit bespaart een gebruiker tijd bij het aanmaken van een financieel document. Let op! Voor een multi company structuur kun je bij documenten waar “vergrendeld” wordt (vaak alle financiële documenten) werken met een serienummer per module. Zodra het andere modules betreft, dien je een gedeeld serienummer voor alle companies te gebruiken, aangezien bij deze modules het serienummer bij aanmaak geplaatst wordt.

Jaarovergang Zodra je serienummers hebt ingesteld met een “YY” code erin (een compleet jaar “YYYY”, of een deel “YY”, dan wordt bij aanmaak van financiële documenten automatisch de jaar overgang ingesteld. Stel dat je inkoop facturen nog wilt aanmaken in het voerige jaar, dan krijgen deze documenten automatisch factuurnummers van het nieuwe jaar. Om dit te vermijden, kun je voor een korte periode het serienummer instellen met het vorige jaar, bijv. 2011 is het vorige jaar, en 2012 het nieuwe jaar. Normaal worden de serienummers automatisch ingesteld met bijv. IF.12.1234. Je wilt echter een korte periode nog facturen inboeken van 2011. Dan pas je serienummers aan, waarbij je “YY” vervangt door “11”. Dan worden alle aangemaakte facturen in 2012 automatisch ingesteld met IF.11.1235. Zodra je klaar


pagina 42 of 59

bent met boeken op periode 2011 (dus het vorige jaar), dan kun je de factuurnummering gaan instellen op IF.YY of IF.12. Tevens kun je de nummering op 0 instellen, zodat bijvoorbeeld vanaf 12 januari alle facturen gaan nummeren met IF.12.0001 en vervolgens IF.12.0002. Stel dat je nu nog een factuur binnenkrijgt op 18 januari, en je wilt graag dat deze een factuurnummer krijgt van de periode 2011. Dan kun je “even” het serienummer op handmatig zetten, vervolgens, de factuur aanmaken, en daar handmatig het opeenvolgende nummer van 2011 in plaatsen. Vergeet dan niet het serienummer weer op de juiste instelling terug te zetten.


pagina 43 of 59

10.Klanttaal Wat is ‘klanttaal’ U stuur diverse documenten naar u klant. De NewbaseOnline applicatie biedt u de mogelijkheid dit in meerdere talen te doen. In deze module voert u vertalingen in de talen in waarin u correspondentie voert.

Doel van ‘klanttaal’ Indien de klanttaal is ingevuld kan iedere medewerkers in welke taal dan ook documenten aanmaken, zonder daadwerkelijk die taal (volledig) machtig te zijn. Alle standaardvertalingen op prints, zoals het woordje ‘factuurnummer’ , het woord ‘betreft’, ‘datum’, maar ook starten eindteksten van offertes orders en facturen kunnen worden vertaald en worden afhankelijk van de taal van de relatie aan wie de correspondentie wordt gestuurd afgedrukt. Het is goed voorafgaand aan het in gebruik nemen van de NewbaseOnline applicatie de vertalingen door te lopen. Uiteraard is aanpassen op een later moment nog mogelijk. Indien geen vertaling is ingevuld voor een taal, dan wordt de vertaling van de standaard taal genomen. Ons advies is dan ook de standaard taal engels te maken, en niet nederlands. Mocht u dan incidenteel een opdracht krijgen van bijvoorbeeld een poolse organisatie, dan zal een offerte Engelstalig worden afgedrukt in plaats van in het nederlands.

Onderdelen van het scherm In tegenstelling tot andere modules is in deze module geen sprake van een wijzig-modus; indien een gebruiker naar dit programma kan navigeren, dan is wijzigen ook mogelijk. In het scherm bestaan drie blokken: -een lijst met vertalingen en een filter veld daarboven om te kunnen selecteren -de vertaling in de standaardtaal. Dit is de engelse taal -een vertaling in de taal die gekozen is in de popup boven ‘vertaling’

De lijst met vertalingen In deze module kunt u alleen vertalingen wijzigen. Toevoegen of verwijderen is niet mogelijk. Iedere vertaling is voor iedere company apart opgenomen, en moet ook voor iedere company apart worden ingevuld. Samengebruik van een vertaling door meerdere companies is niet mogelijk. De standaard taal is de engelse.


pagina 44 of 59

Zoeken in de lijst kunt u doen door in het filter een deel van de tekst in te voeren. Er wordt gezocht in de sleutel, de standaardtaal en de klantvertaling. Welke taal er in de kolom klant vertaling getoond wordt, wordt bepaald door de keuze gemaakt in de popuplijst ‘vertaling’ onderin het scherm. Voorbeeld: Om teksten te zoeken die gebruikt worden in het programma bericht voert u in het filter in: message. In de kolom sleutel zult u dan vele teksten getoond zien die in het programma bericht gebruikt worden. In de sleutel ziet u waarden staan waarin een ‘.’ Is opgenomen. Voor de punt staat de engelse programmanaam. Indien er een ‘.’ Indien dit het geval is dan is het in de meeste gevallen mogelijk in de vertaling samenvoegcodes in te voegen. De button hiervoor vindt u terug links onder in het scherm. Voor de meeste klantvertalingen zijn waarden ingevuld in de engelse taal en de Nederlandse taal. Deze teksten dient u overigens te controleren, want wellicht voldoet de vertaling niet aan uw wensen. Niet alle vertalingen hoeven voor u van belang te zijn. Maakt u geen gebruik van de programma’s voor service, dan hoeft u ook die vertalingen niet in te vullen of te controleren.

Vertalen Vertalingen voert u in aan de onderzijde van het scherm. In tegenstelling tot de meeste andere wijzigingen in het systeem die zonder op te slaan bewaard worden, dient u in de klanttaal module wel de wijzigingen op te slaan met de button rechts onderin het scherm. U klikt in de lijst het item aan dat u wilt vertalen. Vervolgens kunt u de tekst in de standaardtaal eventueel aanpassen. Kies in de popup ‘vertaling’ voor de taal die u wilt gaan invoeren of gaan wijzigen indien die nog niet geselecteerd staat. U zult ook zien dat in de lijst de kolom ‘klant vertaling wijzigt. Voer vervolgens de juiste tekst in in het vak onder ‘vertaling’ en klik op opslaan. U ziet nu de vertaling bovenin de lijstweergave verschijnen. U kunt behalve ‘gewone’ tekst ook invoeren: -html Deze html dient ook daadwerkelijk als html-code te worden ingevoerd en is als zodanig ook als code zichtbaar in de vertaling. Pas wanneer de code geplaatst wordt in het document waarin het gebruikt wordt, wordt de omzetting gedaan, zodat het voor de gebruiker en de klant netje geformatteerd wordt. De invoer en uitleg van hoe html geschreven kan worden valt buiten beschouwing van deze handleiding.


pagina 45 of 59

-Samenvoegcodes samenvoegcodes zijn onderdelen van de tekst die afhankelijk van de gegevens in het document of gegevens afhankelijk van het document ingevuld worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van een projectnaam-samenvoegcode in een starttekst van een order die voor het betreffende project is gemaakt. Samenvoegcodes zijn niet voor iedere vertaling beschikbaar. Of een samenvoegcode beschikbaar is, is namelijk afhankelijk van het programma waarin de tekst gebruikt wordt. Of een samenvoegcode beschikbaar is is te zien aan: het klikken op het icoon. Er wordt een melding gegeven indien geen samenvoegcodes beschikbaar zijn de naam van de sleutel. Indien er in de sleutel een ‘.’ staat, dan staat er voor die punt een engelstalige programmanaam, en dat is een indicatie dat er samenvoegcodes beschikbaar zijn.


pagina 46 of 59

11.Land Doel van ‘land’ In de NewbaseOnline applicatie kunnen gegevens worden vastgelegd van organisaties uit verschillende landen en er kunnen zaken mee gedaan worden. Van een land is het in verband hiermee van belang vast te leggen welke adresopmaak gebruikelijk is, zodat verstuurde post ook daadwerkelijk aankomt, en worden enkele gegevens vastgelegd om financiële afwikkeling van een transactie goed te laten verlopen. De gegevens van de landen zijn voor zover bekend ingevuld, maar we adviseren u de instellingen van de landen waar u zaken mee doet te controleren. Verwijderen van landen waar geen zaken mee doet raden we niet aan. Het kan nodig zijn ivm veranderingen op de wereldkaart landen toe te voegen of te verwijderen, maar dit zal zelden voorkomen. -Land isocode De isocode van het land zoals werelwijd geldend -Groep (niet in gebruik) -Land voluit De landnaam voluit geschreven veelal in de taal van het land of in de engelse taal -Land naam officieel De officiële landnaam. Zou is de officiële naam van Nederland: Koninkrijk der Nederlanden. -Toegangscode Het internationale toegangsnummer van het telefoonnetwerk -Valuta De officiële valuta van het land -Taal De officiële taal die in het land gesproken wordt. Er kan er maar één ingevuld worden. Uiteindelijk bepaalt de taal van de relatie welke taal in correspondentie wordt gebruikt -Postbus De gebruikelijke vermelding van het woord ‘postbus’ in het betreffende land Voorbeeld: In Nederland noemen we een postbus ‘Postbus’ in Engeland wordt er gesproken van een PO Box. -Scheiding huisnr. Indien van bepaalde adresopbouw gebruik gemaakt wordt, dan kan het noodzakelijk zijn na het huisnummer een scheidingsteken te zetten. Een voorbeeld hiervan zijn engelse adressen. In Nederlandse adressen zal het scheidingsteken niet zijn ingevuld -Scheiding toev. Het scheidingsteken dat gebruikt wordt indien een adres een toevoeging


pagina 47 of 59

heeft, bijv 2 hoog. In Nederland zien we vaak dat in het adres een ‘-‘ wordt gebruikt. -Etiket Dit is de opmaak van het etiket zoals in het land gebruikelijk is. De volgende elementen kunnen gebruikt worden: <<STREET>> voor de straatnaam <> voor het huisnummer <> voor de huisnummer toevoeging <> voor de postcode <> voor de plaats <> voor het land # voor een spatie Is het land uw vestigingsland dan zal veelal het element <> worden weggelaten De landentabel wordt gevuld aangeleverd dus voor voorbeelden kunt u in bestaande landen kijken. De button ‘update adressen’ past alle reeds ingevoerde adressen van het betreffende land in uw applicatie aan volgens het formaat zoals u in ‘Etiket’ gedefinieerd hebt. -Plaats hoofdlet. Indien de plaats in hoofdletters op etiketten getoond dient te worden dan kunt u dat hier aanvinken. Ook hiervoor geldt de button ‘update adressen’ deze wijziging doorvoert in reeds ingevoerde adressen van dat betreffende land. -Lid ec Dit vinkje dient u aan te klikken indien een land lid is van de Europese gemeenschap -BTW Indien over transacties met dit land btw geheven dient te worden, dan dient dit vinkje aangekruist te worden. Dit wordt dan bij debiteurenkaarten aangemaakt voor organisaties in het betreffende land overgenomen -Btwnr. Opmaak (niet in gebruik) -Bank nr. Opmaak (niet in gebruik) -Toon toegangscode Geeft aan of het internationale toegangsnummer getoond gaat worden in de telefoon- en faxnummers. Gewoonlijk zal dit in het vestigingsland uit staan, maar voor het buitenland aan. -Groepering karakter voor en na netnr Gewoonlijk haakjes -Groepering telnr Het aantal cijfers van het nummer dat gescheiden wordt door een spatie (ten behoeve van leesbaarheid) -Weduwe- en wezenregel


pagina 48 of 59

Indien door de groepering van het telefoonnummer een nummer ‘alleen’ komt te staan dan wordt indien dit vinkje is aangevinkt dit nummer toegevoegd tot het eerstvolgende groepje -Geen formattering Dit betekent dat nummers zo getoond blijven als ze door de gebruiker zijn ingevoerd De button ‘bereikbaarheid bijwerken’ past alle reeds ingevoerde telefoon- en faxnummers van het betreffende land in uw applicatie aan volgens het formaat zoals u dat gedefinieerd hebt. Aanpassingen in de formattering van telefoon- en faxnummers kunt u vooraf aan het bijwerken controleren door het voorbeeld te bekijken

De subtab land / detail / land instellingen In deze subtab kunnen voor specifieke companies gegevens worden ingevoerd. Verschillende companies kunnen eigen rekeningnummers hebben in diverse landen bij verschillende banken. Ook kan één company in meerdere landen bankrekeningnummers hebben. Ook kan een company gevestigd zijn in het buitenland waardoor de handelsregio’s van de verschillende companies ten opzichte van het land verschilt. Voorbeeld: Indien ‘Zon verkoop Nederland BV’ gevestigd is in Nederland, maar ‘Zon verkoop Belgie BV’ in Belgie dan valt land Nederland voor ‘Zon verkoop Nederland BV’ in de eigen handelsregio, maar voor ‘Zon verkoop Belgie BV’ in de EU.


pagina 49 of 59

12.Valuta Doel van ‘valuta’ In de valutatabel kunnen koersen worden ingevoerd. Dit is zowel van belang voor inkoop als voor verkoop.

De tab valuta / detail In dit scherm kunnen valutakoersen worden ingevoerd. Het is niet mogelijk historische of toekomstige koersen vast te leggen. Koersen gelden vanaf het moment dat die worden ingevoerd voor nieuwe financiële documenten die worden aangemaakt. Bestaande documenten behouden de koers van het moment dat het document werd aangemaakt.


pagina 50 of 59

13.BTW Doel van ‘BTW’ In de btw-tabel kunnen gegevens worden ingevoerd ten behoeve van de berekening van btw en de boekhoudkundige afhandeling daarvan. In het algemeen zullen deze gegevens voor Nederland correct ingevuld zijn.

De tab BTW / detail De volgende instellingen kunnen gemaakt worden -Verkoop/inkoop Het is verplicht in te vullen of het de btw-instellingen voor verkoop of inkoop betreft -Rekeningnummer (niet in gebruik) -BTW code Het type kiest u met een voorgedefinieerde opzoeklijst. De keuze zijn btw hoog, laag, geen of verlegd. -Percentage Het geldende percentage voor de btw-instelling. Wilt u 19% invoeren, dan voert u 19 in (en dus niet 0,19). -Handelsregio De handelsregio kiest u uit een voorgedefinieerde opzoek lijst. De keuze zijn eigen land, EU en Non EU.


pagina 51 of 59

14.Faciliteit groep Doel van ‘faciliteitgroepen’ Een faciliteitgroep is in gebruik om in de agenda de beschikbaarheid van faciliteiten zoals bijvoorbeeld een vergaderruimte, een beamer of een bedrijfsauto te kunnen controleren. Een faciliteitgroep deelt de faciliteiten in in logische categorieën. Afhankelijk van uw bedrijfsproces kunt u besluiten hier gebruik van te maken of niet. Ook in een later stadium kunt u nog besluiten gebruik van faciliteitgroepen en faciliteiten.

De tab faciliteit groep / detail In dit scherm kunt u instellingen van een faciliteitgroep wijzigen of een faciliteitgroep verwijderen (indien er geen faciliteiten meer aan gekoppeld zijn), maar niet aanmaken. Het aanmaken van een faciliteit groep doet u in het programma ‘company’. Zie hiervoor: De subtab company / detail / faciliteit groep -company Company kunt u niet invullen en wordt bepaald door de company van waaruit de faciliteitgroep is aangemaakt. -Naam verkort verkorte naam van de groep -Faciliteit groep de volledige naam van de faciliteitgroep die ook zichtbaar wordt in de agenda -Kleur door op het potloodje achter de kelur te klikken kan een kleur worden aangekozen die binnen de agenda zichtbaar wordt -Sortering Het nummer dat u hier invoert bepaalt de volgorde waarop de groepen in de agenda worden getoond.

De subtab faciliteit groep / detail / faciliteit In deze subtab wordt een lijst van aan de faciliteit groep gekoppelde faciliteiten getoond. Het is niet mogelijk hier faciliteiten toe te voegen of te wijzigen. Dat doet u in het programma ‘Faciliteit’ hieronder beschreven


pagina 52 of 59

15.Faciliteit Doel van ‘faciliteit’ Een faciliteit is iets waarvan de beschikbaarheid in de agenda naar voren komt, bijvoorbeeld diverse vergaderruimtes, beamers, laptops of bedrijfsauto’s waarvoor het gebruik gereserveerd dient te worden. Een faciliteit behoort tot een faciliteitgroep. Afhankelijk van uw bedrijfsproces kunt hier gebruik van maken. Het invullen van de gegevens is niet noodzakelijk om te kunnen starten met de applicatie; gegevens kunnen achteraf worden toegevoegd.

De tab faciliteit groep / detail In dit scherm kunt u faciliteiten aanmaken, verwijderen of wijzigen. -naam De naam van de faciliteit, bijvoorbeeld vergaderruimte 1 of laptop 401 -naam verkort verkorte naam voor de faciliteit -company / faciliteitgroep hier dient met de paperclip achter faciliteitgroep de groep gekozen worden, waarmee ook direct de company wordt ingevuld. -Emailadres / tel mobiel / telefoonnummer De bereikbaarheidsgegevens om de faciliteit te reserveren -Non-actief Indien een faciliteit definitief of tijdelijk niet meer beschikbaar is, bijvoorbeeld vanwege onderhoud dan kan dit vinkje aangeklikt worden. -Kleur Er kan een kleur gekozen worden met het potloodje achter de kleur. Deze kleur wordt gebruikt in de agenda. Binnen een faciliteitgroep is het verstandig vanwege het overzicht verschillende kleuren voor de faciliteiten te kiezen. -Starttijd / eindtijd De standaard starten eindtijd (indien van toepassing) als er een reservering gemaakt wordt in de agenda. Per reservering is dit nog aan te passen -Sortering bepaalt de volgorde van de faciliteit binnen de groep in de agendaweergave


pagina 53 of 59

16.Grootboek Doel van ‘grootboek’ Het grootboek bevat dezelfde indeling als de grootboieknummers in uw boekhouding en is vooral van belang indien u een koppeling met uw boekhoudpakket heeft vanuit de NewbaseOnline applicatie. Zorg in ieder geval dat u het grootboeknummerschema in de applicatie gelijk maakt aan die in uw boekhouding. Het betreft dan voornamelijk de opbrengst en kostenrekeningen en in ieder geval ook de debiteuren en crediteuren rekening. Vanaf het moment dat u een koppeling met uw boekhoudpakket legt is het van belang de gegeven goed ingevoerd te hebben.

De tab grootboek / detail Hier kunt u grootboekrekeningnummers aanmaken verwijderen of instellingen wijzigen. Afhankelijk of u een koppeling heeft met een boekhoudpakket en de mogelijkheden van die koppeling zullen ingevoerde gegevens worden doorgevoerd in uw boekhoudpakket. Wijzigingen in het grootboeknummerschema van uw boekhoudpakket zullen niet terug worden gegeven aan de NewbaseOnline applicatie. Is er geen koppeling zorg dan dat de grootboeknummerschema’s in zowel de NewbaseOnline applicatie als ook in uw boekhoudpakket voor zover het ter zake doende grootboeknummers betreft aan elkaar gelijk zijn. -dagboek deze kiest u met een voorgedefinieerde popuplijst. Mogelijke waarden: inkoop of verkoop -rekeningnummer het grootboekrekeningnummer -rekeningnaam de naam van het grootboeknummer -rekeningtype deze kiest u met een voorgedefinieerde popuplijst. Mogelijke waarden: Balans of Verlies & Winst -Omschrijving De omschrijving van de rekening (mag leeggelaten worden)


pagina 54 of 59

17.taak sjabloon Doel van ‘taak sjabloon’ Een taak sjabloon is een set van activiteiten die uitgevoerd moet gaan worden, meestal in een bepaalde volgorde indien we een bepaald type project gaan uitvoeren. Zonder iedere keer na te hoeven denken over de aanpak kan een set van voorgedefinieerde activiteiten worden geladen waar een bepaalde tijd voor staat en die afhankelijk van elkaar kunnen zijn, en eventueel direct gekoppeld kunnen worden aan specifieke medewerkers. Hiermee kan snel een start gemaakt worden met een project zonder het wiel steeds opnieuw uit te hoeven vinden. Afhankelijk van uw organisatie en bedrijfsvoering kunt u hier meer of minder gebruik van maken en is het dus ook meer of minder noodzakelijk de sjablonen voor in gebruik name te gaan invullen. Ook later kunnen activiteitensjablonen worden bijgemaakt, verwijderd of gewijzigd.

De tab taak sjabloon / detail In dit scherm kunt u taaksjablonen aanmaken, verwijderen of wijzigen. Wijzigingen in taaksjablonen hebben geen effect op taken die al eerder waren aangemaakt bij bestaande projecten. -company Een taaksjabloon kan gelden voor alle companies die in gebruik zijn of voor één specifieke company -sortering De volgorde waarin de set van activiteiten in de populijst van sjablonen naar voren komt. Advies is de meest aangekozen taaksjablonen bovenaan in de sortering te zetten -omschrijving omschrijving van het klantsjabloon -project type het projecttype dient verplicht ingevuld te worden. Dit is een opzoeklijst van de project-programma’s die beschikbaar zijn. Sordt dit leeg gelaten dan zal het takensjabloon niet in de opzoeklijsten worden getoond. -Startdatum de set van activiteiten kan starten op de huidige datum of op de daadwerkelijke startdatum van het project. De gewenste keuze kan met de voorgedefinieerde opzoeklijst gemaakt worden.


pagina 55 of 59

De subtab taak sjabloon / detail / taken In deze subtab kan een lijst worden gemaakt van activiteiten die in dit sjabloon uitgevoerd dienen te worden. -sortering De volgorde van de activiteiten. We adviseren de sortering te beginnen met tientallen om later tussenvoegen van activiteiten nog mogelijk te maken zonder een hele set te hoeven hernummeren -medewerker Indien binnen een bepaald takensjabloon een bepaalde taak altijd uitgevoerd wordt door een specifieke medewerker dan kan die van te voren ingevoerd worden. Dit bespaart invoer achteraf. Indien het takensjabloon gebruikt wordt in een project kan op dit project de taak nog toegekend worden aan een andere medewerker. -Omschrijving de omschrijving van de uit te voeren taak -Extra info extra informatie betrekking hebbend op de uit te voeren taak -Type Dit is het type taak. Deze wordt gekozen uit een opzoeklijst die onderhouden kan worden in het programma ‘opzoeklijsten’ en is genoemd ‘task type’ (behorend tot het programma ‘taak’). Zie voor het onderhouden van opzoeklijsten: Het invullen van een opzoeklijst -Interval het aantal dagen dat tussen het einde van de huidige activiteit ligt en de start van de volgende activiteit. Voorbeeld: indien de activiteit ‘offerte versturen’ is afgerond heeft het geen zin direct de volgende dag te gaan bellen wat de klant van de aanbieding vond. Er dient dan een interval van bijvoorbeeld drie dagen te worden gezet waarop de activiteit ‘offerte nabellen’ kan worden uitgevoerd. -Lengte De lengte in dagen van de activiteit -Status een activiteit kan openstaand of op wachttijd worden gezet. Wordt een activiteit openstaand gezet dan zal de medewerker die de taak dient uit te voeren die direct in de lijst van openstaande taken tegen komen. Wordt de taak op wachttijd gezet, dan wordt de activiteit openstaand gezet als de voorgaande taak afgehandeld wordt. Hiermee kan de afhankelijk tussen verschillende taken vastgelegd worden. Er kunnen ook meerdere taken tegelijkertijd open staan indien er binnen het sjabloon taken bestaan die parallel aan elkaar uitgevoerd kunnen worden en geen directe onderlinge afhankelijkheid hebben.


pagina 56 of 59

18.betaal fasering Doel van ‘betaal fasering’ Betaalfasering biedt de mogelijkheid orders in gedeelten te factureren, bijv 10% bij opdracht 40% bij eerste oplevering en 50% bij oplevering. Afhankelijk van uw type organisatie en de branche waarin u werkzaam bent zal dit meer of minder gebruikelijk zijn, en op basis daarvan kunt u bepalen of u deze instellingen dient in vullen

De tab betaal fasering / detail In dit scherm kunt u betaalfaseringen toevoegen, verwijderen en wijzigen. Wijzigingen of verwijderingen hebben geen effect op orders waarop die betaalfasering van toepassing was. -omschrijving De omschrijving van de betaalfasering -default (niet in gebruik) -sortering De sortering waarin de betaalfaseringen in de opzoeklijsten worden getoond. We adviseren de meest gebruikte betaalfaseringen bovenaan in de sortering naar voren te laten komen, dus het laagste nummer te geven. In het scherm ziet u vervolgens twee blokken: -In blok 1 staat de daadwerkelijke fasering opgenomen als één of meerdere betaalfaseringregels -In het tweede blok staat per faseringsregel per in gebruik zijnde taal de vertaling van de betaalfaseringsregel; de betaalfaseringsregel komt tenslotte op de factuur terecht die we naar de klant sturen, dus dient die vertaald te worden

betaalfaseringsregels Onder de fasering kunnen meerdere regels worden toegevoegd -Sortering de volgorde waarin de regels in de order geladen worden -Retourneer dit veld moet ingevuld worden en elke regel dient een unieke waarde te hebben, normaal gesproken oplopend vanaf 1. -Omschrijving intern Dit is een verkorte omschrijving voor de herkenbaarheid in dit scherm, maar wordt verder in de applicatie niet gebruikt


pagina 57 of 59

-Voorloopfactuur Dit is een indicatie dat de betaalfaseringsregel voorafgaand aan de opdracht mag worden gefactureerd. Dit is geen geautomatiseerde actie, maar een indicatie voor de facturist waaruit afgeleid kan worden dat een factuur verstuurd kan worden. -Percentage het percentage van het orderbedrag dat op die betaalfaseringsregel mag worden gefactureerd. -Periode / aantal de periode tussen de datums van de verschillende regels. Er kan gekozen worden tussen dag en maand. Het aantal maanden of dagen wordt bepaald door het aantal in te vullen. Aantal en periode bepalen de factureringsdatum van de betaalfaseringsregel volgend op de startdatum ingevoerd in het betaalfaseringsscherm van de order of de datum van de voorafgaande betaalfaseringsregel.

Vertaling van betaalfaseringsregel teksten In het onderste deel van het scherm kunnen vertalingen ingevoerd worden voor de betaalfaseringsregels. De werking hiervan is vergelijkbaar met het invoeren van de vertaling van opzoeklijsten. Klik allereerst in het bovenste deel van het scherm de betaalfaseringsregel aan die vertaald gaat worden. Door te klikken op de plus-button in het onderste deel van het scherm kan een nieuwe taal toegevoegd worden. De interne vertaling is zichtbaar op het scherm in de taal van de gebruiker. De klant vertaling is de tekst die in de factuurregel terecht komt. In deze regel kunnen samenvoegcodes opgenomen worden door te klikken op het icoon ‘samenvoegcode invoegen’.


pagina 58 of 59

19.print sjablonen (MS Word) Doel van ‘print sjablonen (MS WORD)’ Behalve dat van voorgedefinieerde prints gebruik gemaakt kan worden vanuit de NewbaseOnline applicatie kan er ook gebruik gemaakt worden van printen via MS Word sjablonen (.dot bestanden). Prints in MS Word kunt u zelf beheren, prints gemaakt vanuit de NebaseOnline applicatie kunnen niet door u zelf beheerd worden. In de MS Word sjablonen kunt u gebruik maken van gegevens uit de NewbaseOnline applicatie. Grondige kennis van MS Word wordt verondersteld, zeker voor wat betreft het werken met bladwijzers en het zichtbaar maken van de documenteigenschappen. Maakt u dus gebruik van MS Word sjablonen voor het printen hebt u veel vrijheid, maar bent u ook zelf verantwoordelijk voor het eindresultaat. Het aanmaken van MS Word sjablonen bestaat uit twee stappen: -er dient een sjabloon gemaakt te zijn in de NewbaseOnline applicatie met de juiste kenmerken -er dient een MS Word .dot bestand te zijn gemaakt De werking van deze module is in een apart helpdocument beschreven.


pagina 59 of 59

Instellen van basisgegevens

Recommend Documents