Installatie- & Gebruikshandleiding BankingTools C@shflow v4.0
Bespaar geld en spaar het milieu! Lees de handleiding vanaf uw beeldscherm. Wilt u toch de handleiding afdrukken? Kiest u dan voor de speciale optie ‘meerdere pagina’s per vel’ of ‘afdrukken als boekje’.
© BankingTools.nl Januari 2013 Ref. 4.0.0.1 Online Support: http://www.mijnbankingtools.nl Telefonische ondersteuning: 0900-8212400 (werkdagen 10 - 12 uur) Meest gestelde vragen: http://www.bankingtools.nl/faq Suggesties: http://www.bankingtools.nl/support/suggesties Klantenpanel: http://panel.bankingtools.nl/
Volg ons :
Inhoud 1
2
3
4
5
6
7
8
C@shflow inleiding
4
1.1 1.2
4 4
C@shflow producten C@shflow servicecontract
Installatie
5
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7
5 5 6 7 7 8 9
Downloaden, gratis proberen Installeren Evalueren Verlengen Kopen Activeren Handmatig activeren
Korte toelichting menu’s & functies
10
3.1 3.2 3.3 3.4
10 11 11 12
Menustructuur & navigatie: Algemene programma functies: De belangrijkste functies beschikbaar via tabs: Selectie van gegevens:
Administraties openen & aanmaken
13
4.1 4.2 4.3
13 13 14
Voorbeeldadministratie Nieuwe administratie Administratiekeuze
Importeren
15
5.1 5.2 5.3 5.4
15 16 17 17
Automatisch importeren Direct importeren Handmatig importeren Vrije Import (.csv / .txt)
Transacties invoeren & bewerken
19
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6
19 19 20 20 21 21
Transactie invoeren Transactie splitsen Beeldbestand toevoegen Transacties bewerken en informatie toevoegen Kolommen tonen en verbergen Afdrukken
Rubriceren
22
7.1 7.2 7.3 7.4
22 23 24 25
Rubriceren Rubriceerregels Nieuwe subrubriek toevoegen Nieuwe hoofdrubriek toevoegen
Overzichten - Antwoorden op financiële vragen
26
8.1 8.2 8.3 8.4
26 27 29 30
Selecteren van transacties Transacties - per rubriek Transacties - per maand Transacties per rubriek/maand 2
8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 9
10
11
12
13
Transacties - per rekening Transacties - per relatie Groeperen Afschriften Totalen grafisch
31 31 32 33 34
Budgetteren
36
9.1 9.2 9.3 9.4
36 40 41 43
Opstellen budget Nibud budget richtlijn Realisatie jaarbudget Realisatie budget per maand
Rekeningen en Saldo
45
10.1 10.2
45 46
Rekeninginformatie en toevoegen rekening Saldo
Administraties – back-up & export
47
11.1 11.2 11.3 11.4 11.5
47 48 49 50 51
Lokale back-up maken Lokale back-up teruglezen Online Back-up maken Online back-up teruglezen Transacties exporteren
Onderhoud stamgegevens & opties
52
12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7
52 52 52 53 53 53 54
Onderhoud hoofdrubrieken Onderhoud subrubrieken Onderhoud relaties Onderhoud Betalingsmethoden Internetlinks beheren Instellingen & Opties Jaarafsluiting
Mijn BankingTools
56
13.1 13.2 13.3 13.4 13.5
56 56 57 58 58
Inloggen Vraag stellen Reageren op antwoord Bijlage versturen Vraag afsluiten
3
1
C@shflow inleiding Via internetbankieren kunt u transacties online invoeren en bekijken. Uw gegevens blijven echter op internet maar een beperkte tijd bewaard en zichtbaar. Met de verschillende C@shflow producten kunt u eenvoudig uw informatie van het internet downloaden, op uw eigen PC bewaren en bekijken. Dit is sneller, eenvoudiger en u heeft alles direct in uw digitale archief. U beschikt over vele overzichten en mogelijkheden om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van uw financiële situatie.
1.1
C@shflow producten C@shflow software is speciaal ontwikkeld om uw banktransacties van internet te downloaden, op uw eigen PC te bewaren en te beheren. Er zijn momenteel drie verschillende C@shflow producten met oplopend steeds meer mogelijkheden nl.; C@shflow Viewer, C@shflow Assistant en C@shflow Manager. C@shflow Manager is hierbij de meest uitgebreide versie. Het bevat alle functionaliteiten van Viewer en Assistant en tevens vele mogelijkheden meer. Zo kunt u onder andere met Manager, in tegenstelling tot de andere versies, meerdere administraties aanmaken, transacties gedetailleerder beheren, handmatig transacties invoeren en uw persoonlijk budget opstellen met behulp van een richtlijn opgesteld door het Nibud.
1.2
C@shflow servicecontract Voor een bedrag van € 0,80 per maand kunt u altijd de nieuwste updates installeren. Zodoende beschikt uw versie van C@shflow altijd over een juiste aansluiting op alle downloadformaten van uw bank(en) en over de nieuwste functionaliteiten. Tevens krijgt u voorrang bij het beantwoorden van uw vraag en kunt u suggesties inbrengen bij de ontwikkeling van nieuwe versies.
4
2
Installatie In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u met C@shflow aan de slag kunt. Uitgelegd wordt hoe u kunt downloaden, installeren, C@shflow kunt kopen en activeren.
2.1
Downloaden, gratis proberen U kunt C@shflow downloaden via www.BankingTools.nl. Navigeer op de website naar de downloadsectie. In dit scherm voert u uw naam en huidige emailadres in. Dit is alleen van belang voor de BankingTools administratie en biedt u de mogelijkheid in te loggen op een persoonlijke pagina, waar u onder andere vragen kunt stellen aan de helpdesk. Het downloaden van het installatiebestand is geheel vrijblijvend en verplicht u tot niets. Nadat u uw naam en emailadres heeft ingevuld en u akkoord gaat met de downloadvoorwaarden(te lezen door op de link te klikken), vinkt u het vakje aan en klikt u op de knop[Probeer nu!]. De Setup vanC@shflow wordt hierna gedownload. Sla het bestand op uw Computer op, om het daarna te openen, of u klikt op uitvoeren(run), waarna de installatie vanzelf gestart wordt.
C@shflow downloaden 1. Klik bovenaan op [gratis proberen] 2. Voer uw naam en emailadres in 3. Accepteer de voorwaarden 4. Klik op [Probeer nu!]
2.2
Installeren Na het starten van het setupbestand volgt een wizard die u door de installatie begeleidt. Tijdens deze installatie wordt u gevraagd de licentievoorwaarden te accepteren. Nadat u deze gelezen heeft en hiermee akkoord gaat, selecteert u het bovenste rondje en klikt u op [Volgende]. Bij de schermen die hierop volgen kunt u telkens op [Volgende] klikken. Het is aan te raden de standaard locatie waarop C@shflow geïnstalleerd wordt niet te wijzigen. Als C@shflow succesvol is geïnstalleerd, klikt u uiteindelijk op [Voltooien]. C@shflow kunt u vervolgens openen met de snelkoppeling op het bureaublad of in het startmenu van Windows.
5
C@shflow installeren 1. Start de installatie 2. Klik op [Volgende] 3. Accepteer de voorwaarden 4. Klik op [Volgende] 5. Klik op [Installeren] 6. Klik op [voltooien]
2.3
Evalueren C@shflow kunt u vrijblijvend voor 21 dagen gratis proberen. Na het opstarten van C@shflow kiest u voor Nibud C@shflow Manager. In het volgende scherm klikt u op [Gratis evalueren], waarna C@shflowzal opstartenin de evaluatiemodus. Hierin worden alle transacties binnen een bepaalde periode van ongeveer een jaar getoond. Na de periode van 21 dagen start C@shflow wel gewoon op, maar dan kunt u geen transacties meer importeren. C@shflow evalueren 1. Start C@shflow op 2. Kies voor Manager 3. Klik op [Gratis evalueren]
6
2.4
Verlengen Als uw evaluatieperiode verlopen is, dan kunt u deze nog met 7 dagen verlengen. Nadat u Manager heeft opgestart, klikt u op [Verlengen]. Voer uw e-mailadres in en klik op [Verlengen]. U ontvangt dan de melding dat u een extra verlenging heeft gekregen en klik op [Ok]. Klik vervolgens op [Gratis evalueren] om verder te gaan met het evalueren van C@shflow. Evaluatieperiode verlengen 1. Klik op [Verlengen] 2. Voer uw e-mailadres in 3. Klik op [Verlengen] 4. Klik op [Ok] 5. Klik op [Gratis evalueren]
2.5
Kopen Als Nibud C@shflow Manager u bevalt en u deze wilt kopen, dan kunt u dat doen op www.BankingTools.nl. Op de website navigeert u naar de sectie [Shop] en klikt u bij C@shflow Manager op [Koop nu!] om het te bestellen. In het scherm dat volgt kunt u zien dat er automatisch een servicecontract is toegevoegd. Hiermee bent u verzekerd van alle toekomstige updates van C@shflow, zodat u altijd aansluiting vindt op de juiste bankformaten van uw bank en de wijzigingen van besturingssystemen. Uiteraard vallen uitbreidingen met nieuwe functies van C@shflow ook tot deze service. Om het -
product te bestellen, klikt u op [bestellen]en doorloopt u vervolgens de stappen [2. Gegevens invullen] [3. Betalen] [4. Bevestigen]
7
C@shflow kopen 1. Klik bovenaan op [Shop] 2. Controleer de inhoud 3. Klik op [Bestellen] 4. Volg de stappen en kies uiteindelijk voor [4. Bevestigen]
2.6
Activeren Nadat uw bestelling verwerkt is, kunt u C@shflow definitief activeren. Hiervoor start u C@shflow op en kiest u voor Nibud C@shflow Manager. In het scherm dat volgt klikt u deze keer op de knop [Activeren]. In het volgende scherm voert u uw emailadres in waarmee u C@shflow heeft besteld. C@shflow haalt vervolgens uw definitieve registratiecode op en het wordt automatisch geactiveerd. Als u C@shflow in het vervolg opstart, dan zal het geactiveerd zijn. Het is slechts mogelijk C@shflow-Manager op één PC, met één registratiecode, te gebruiken. U kunt C@shflow-Manager natuurlijk ook op een andere PC installeren, maar u moet hiervoor een extra licentie van het product kopen en registreren. C@shflow activeren 1. Start C@shflow op 2. Kies Manager 3. Klik op [Activeren] 4. Voer uw emailadres in 5. Klik 2 maal op [Volgende]
8
2.7
Handmatig activeren Als het activeren door middel van uw e-mailadres niet heeft gewerkt, dan kunt u het ook handmatig doen. Nadat het automatisch activeren is mislukt, klikt u in het volgende scherm op [Handmatig] en voert u uw definitieve registratiecode in. Uw definitieve registratiecode heeft u ontvangen via e-mail (nadat de betaling van de bestelling verwerkt is). Klik op [Volgende]. Als uw registratiecode gevonden is in het systeem, dan wordt C@shflow Manager alsnog geactiveerd. Handmatig activeren 1. Klik op Handmatig. 2. Voer uw definitieve registratiecode in 3. Klik op [Volgende] 4. Klik op [Ok]
9
3
Korte toelichting menu’s & functies In dit hoofdstuk wordt in het kort uitgelegd hoe u met cashflow kunt werken. Waar vindt u welke functies en hoe is de globale werking van C@shflow.
3.1
Menustructuur & navigatie: Hieronder vindt u een korte beschrijving van de belangrijkste navigatieonderdelen van C@shflow. Doel is dat u hiermee snel het inzicht krijgt om intuïtief met C@shflow te werken. In Nibud C@shflow Manager 4 is navigatie gebaseerd op Microsofts ™ Ribbon (NL: 'Lint') technologie. Dit biedt u een herkenbare omgeving die resulteert in een snellere manier van werken. Hieronder vindt u een korte toelichting over de nieuwe menu’s en hoe u deze naar uw hand kunt zetten. Het Lint:
Het lint in één oogopslag: Functie Applicatieknop / Bestand menu Snelstart menu
Tab
Contextuele Tab Weergave actieve venster
Beschrijving Een centrale locatie voor alle zaken die te maken hebben met uw administratie, instellingen en afdrukken. Een aanpasbare werkbalk met uw favoriete opdrachten. Om bijvoorbeeld snel uw banktransacties te kunnen importeren. NB. klikt u op de rechtermuistoets om het menu aan te passen. Tabbladen met gegroepeerde functies per onderwerp NB. Voor het toevoegen van uw favoriete opdrachten aan het snelstart menu klikt u op de rechtermuistoets en kiest u voor “toevoegen aan snelstart menu”. Tabblad dat alleen getoond wordt wanneer ze relevant zijn voor de actieve taak, zoals tekstbewerking in een cel of memo. Geeft indicatie over welk venster actief is.
10
3.2
Algemene programma functies: Applicatieknop Links boven in het venster bevindt zich de ronde applicatieknop (voorheen “Bestand”). Klikt u hierop, dan krijgt u alle algemene functies van Cashflow zoals administraties, back-up’s, afdrukken en programma instellingen.
Snelstart menu Rechts van de applicatieknop vindt u het snelstart menu. Via het snelstart menu zijn uw favoriete menuopties altijd via één muisklik beschikbaar. Bij -
installatie bevat C@shflow de volgende snelstartlinks: Administratie kiezen Importeren Start rubriceren Naar Invoerlijst Navigatie t.b.v.de interne internetbrowser (vorige, volgende) Links t.b.v. internetbankieren van ABN Amro bank, ING bank en Rabobank.
U voegt zelf eenvoudig snelstartlinks toe door op uw favoriete menu-optie met de rechtermuistoets te klikken en te kiezen voor [Toevoegen aan het snelstart menu]. Het aanpassen vansnelstart menu doet u door te klikken op [ ].
3.3
De belangrijkste functies beschikbaar via tabs: Tab “Transacties” Klikt u op de tab “Transacties ”, dan krijgt u alle functies die betrekking hebben op invoer, overzicht en rubriceren van transacties. Alles direct bij de hand. Tab “Budgetteren” De tab “Budgetteren” (Nibud C@shflow Manager) biedt u alle functies m.b.t. het budgetteren, zoals het opstellen van en advies over uw budget en de rapportages.
11
Tab “Onderhoud” Onder de tab “Onderhoud” zijn alle functies verzameld waarmee u rekeningen, rubrieken, rubriceerregels, relaties e.d. kunt beheren. Tab “Registreren & Support” Hier vindt u alle functies m.b.t. de registratie, het bestellen van een servicecontract, het lezen van nieuws en diverse links voor ondersteuning.
3.4
Selectie van gegevens: Voor de selectie van gegevens (transacties en budgetten) is een apart paneel beschikbaar dat continu actief is. De keuze van de selectie heeft betrekking op alle vensters van C@shflow 4. U hebt dus één locatie waar u al uw selecties kunt doen. Selectiepaneel: Selectiepaneel 1. Instellen periode op jaar en tijdvak 2. Weergave van interne boekingen 3. Zoeken binnen selectie
In het selectiepaneel zijn jaar en tijdvak gescheiden en voorzien van knoppen “vooruit” en “achteruit”. Hierdoor kunt u zeer snel verschillen bekijken tussen verschillende tijdvakken. De zoekfunctie is uitgebreid met een lijst met eerder gebruikte zoekwoorden. Hiermee kan snel op eerder gebruikte argumenten gezocht worden. Zie paragraaf 8.1 - Selecteren van transacties voor meer uitleg over het selecteren van transacties.
12
4
Administraties openen & aanmaken In dit hoofdstuk leest u hoe u kunt werken met administraties. Maak kennis met C@shflow via de voorbeeldadministratie, leer hoe u een nieuwe administratie aanmaakt of hoe u een administratie opent.
4.1
Voorbeeldadministratie In het keuzescherm van de administraties heeft u de keuze om een voorbeeldadministratie te bekijken, zodat u alvast de functionaliteiten van C@shflow kunt ontdekken zonder zelf transacties te importeren. Standaard is het rondje van de voorbeeldadministratie al geselecteerd. U hoeft dan enkel op de knop [Openen] te klikken en de voorbeeldadministratie wordt geopend. Zoals u kunt zien, zitten er in deze administratie een aantal fictieve transacties. Voorbeeld administratie 1. Start C@shflow op 2. Kies Manager 3. Indien nodig; evalueer of activeer Manager 4. Selecteer Voorbeeldadministratie 5. Klik op [Openen]
4.2
Nieuwe administratie Bij Nibud C@shflow Manager is er de mogelijkheid om meerdere administraties te beheren. In elk van deze administratie kunnen transacties geïmporteerd en beheerd worden van diverse rekeningen. In het keuzescherm van de administraties heeft u de keuze om een eigen nieuwe administratie aan te maken. Klik aan de rechterkant op de knop [Nieuw] om een nieuwe eigen administratie aan te maken. Geef in het volgende scherm de administratie een naam naar keuze. Daaronder, ziet u twee vakjes staan. Het bovenste vakje kunt u aanvinken zodat u uw administratie kunt afschermen met een wachtwoord. Mocht u dit willen, dan ziet u daaronder de twee velden wit worden, waarna u een wachtwoord opgeeft en dit wachtwoord ter controle nog een keer invoert. Let op dat u uw wachtwoord niet vergeet. Uw administratie is zonder het wachtwoord niet meer te openen! Het andere vakje is al standaard aangevinkt. Hiermee kunt u in uw administratie al gebruikmaken van een aantal door ons gemaakte rubrieken en rubriceerregels. Aan de hand van de rubriceerregels worden de transacties aan de rubrieken gekoppeld. Klik op de knop [Volgende] om uw administratie te openen. In het scherm dat volgt heeft u de keuze om alvast direct transacties te importeren, transacties handmatig toe te voegen of om de administratie gewoon te openen. 13
Nieuwe administratie 1. Selecteer eigen administratie 2. Klik op [Nieuw] 3. Geef een naam Wachtwoord ja of nee? 4. Zo ja; vink vakje aan en 5. Geef tweemaal uw wachtwoord op 6. Wilt u wel/niet standaard rubrieken gebruiken? 7. Klik op [Volgende]
4.3
Administratiekeuze In het administratievenster heeft u de keuze om een eigen administratie te openen, een nieuwe aan te maken, te verwijderen en te hernoemen. Onder de knop [Nieuw] ziet u de knoppen [Verwijderen] en [Hernoemen]. Met de knop [Verwijderen] kunt u uw aangemaakte administratie verwijderen en met de knop [Hernoemen] kunt u de naam van de administratie wijzigen in een nieuwe. Door op [] te klikken naast de getoonde naam van een administratie, kunt u een keuze maken uit alle administraties. Open een administratie door te klikken op [Openen]. Als u geen wachtwoord heeft toegekend aan uw administratie, dan is het wachtwoordveld inactief en grijs gekleurd. Heeft u wel een wachtwoord opgegeven, dan moet u in dit veld uw wachtwoord invoeren. Administratiebeheer 1. Administratiekeuze 2. Nieuwe administratie 3. Verwijderen van administratie 4. Hernoemen van administratie 5. Administratie openen
14
5
Importeren In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u banktransactie kunt importeren (inlezen) in C@shflow. Er zijn meerdere manieren van import worden toegelicht.
5.1
Automatisch importeren In uw administraties kunt u de transacties van uw bank downloaden. U kunt dit doen door vanuit de tab [Transacties] te klikken op de knop [Importeren]. In het scherm dat volgt heeft u de keuze om dit automatisch te doen of handmatig. Bij het automatisch importeren downloadt u de transacties vanaf uw bank en bij het handmatig importeren selecteert u een bestand dat u al eerder heeft gedownload van uw bank en opgeslagen heeft op uw computer. Als u kiest voor automatisch, dan selecteert u de bank waarvan u de transacties wilt downloaden en klikt u op [Volgende]. U wordt dan binnen C@shflow naar de pagina gebracht waarop u kunt inloggen op uw bank. Aan de rechterzijde vindt u de instructies hoe u deze transacties kunt downloaden van uw bank. Nadat u het bestand met transacties heeft opgeslagen op uw computer, verschijnt er een scherm in C@shflow. U klikt vervolgens op de knop [Importeren] op dit scherm. Automatisch importeren 1. Open een administratie 2. Klik op de tab [Transacties] 3. Klik op de afbeelding van [Importeren] 4. Selecteer het rondje ‘automatisch’ 5. Klik op [Volgende] 6. Selecteer uw bank 7. Klik op [Volgende] 8. Log in op internetbankieren 9. Download de transacties en sla deze op 10. Klik op [Importeren] op het scherm dat verschijnt in C@shflow
In het scherm dat volgt, selecteert u de rekening die u wilt importeren. Dit doet u door op [] te klikken. Standaard worden alle rekeningen geïmporteerd. Indien een rekening nog niet eerder geïmporteerd is, wordt u gevraagd om deze toe te voegen. Klik hiervoor telkens op [Toevoegen] om de transacties van de rekeningen te importeren. Als u wilt
15
kunt u ook alvast uw rekening een naam geven en het kredietlimiet, ijksaldo en ijkdatum opgeven. Deze opties worden inhoofdstuk 10 nader toegelicht. U wordt ook gevraagd wat u met het importbestand wilt doen; u kunt dit laten staan op uw computer op de locatie waar het nu staat, het verwijderen of verplaatsen naar de data map van C@shflow. Nadat u een keuze gemaakt heeft, wordt u gevraagd of alle transacties automatisch gerubriceerd moeten worden, enkel de transacties zonder rubriek of helemaal niet. Rubriceren is het toekennen van rubrieken aan transacties en wordt in hoofdstuk 6 nader toegelicht.Klik op [Ok].
5.2
Direct importeren U kunt ook direct van uw bank de transacties downloaden zonder de wizard te starten. Hiervoor klikt u vanuit het lint op [Importeren] en selecteert u uw bank. Hiermee wordt u ook direct gebracht naar de pagina waarop u kunt inloggen. Volg daarna de stappen 7,8 en 9 op van het hierboven beschreven automatisch importeren. Direct automatisch importeren 1. Klik op de tekst van de knop [Importeren] 2. Selecteer de optie [Importeer direct via internetbankieren] 3. Selecteer uw bank 4. Zie de stappen 7,8 en 9 van automatisch importeren
Tip: Gebruik hetsnelstart menu! Via het snelstart menu zijn uw favoriete menuopties altijd via één muisklik beschikbaar.
U voegt zelf eenvoudig snelstartlinks toe door op uw favoriete menu-optie met de rechtermuistoets te klikken en te kiezen voor [Toevoegen aan het snelstart menu].
16
5.3
Handmatig importeren Als u al een bestand met transacties vanaf uw bank op uw PC opgeslagen heeft, dan kunt u dit handmatig importeren in C@shflow. Om handmatig te importeren klikt u vanuit het lint op [Importeren]. Kies eventueel voor de optie [Importeer via importeerhulp]. In het scherm dat volgt selecteert u de optie ‘Handmatig’. Selecteer vervolgens uw bank en het bestand op uw computer. Klik op [Volgende]. Zie de uitleg bij ‘automatisch importeren’ voor meer informatie over de schermen die volgen. Handmatig importeren 1. Klik linksboven op [Importeren] 2. Selecteer ‘handmatig’ 3. Selecteer uw bank 4. Klik op [Bestand kiezen] 5. Selecteer uw bestand 6. Klik op [Openen] 7. Klik op [Volgende]
5.4
Vrije Import (.csv / .txt) In C@shflow Manager is het mogelijk om transacties te importeren uit andere bestanden dan die standaard van de verschillende banken kunnen worden gedownload, bijv. bestanden van niet-ondersteunde banken of bestanden die afkomstig zijn uit een ander programma. Gebruik deze keuze niet voor het importeren van transactiebestanden van de door C@shflow ondersteunde banken. Gebruik hiervoor de gewone importmogelijkheden binnen de keuze Importeren. Klik op [Applicatieknop], [Importeren], [Vrije Import (Tekst/Excel)]. Selecteer in het volgende scherm het bestandstype van het te importeren bestand. Selecteer vervolgens het bestand op uw computer door op [bestand kiezen] te klikken en klik op [volgende]. Selecteer het juiste datumformaat en zet indien van toepassing een vinkje bij ‘Eerste regel bevat headers, sla deze over’, als het bestand op de eerste regel een header bevat. Klik op [volgende]. In het volgende scherm moeten de verschillende velden uit het bestand aan C@shflow worden gekoppeld. Kies de regel die u als voorbeeld wilt zien en klik in het linkerdeel van het scherm op de verschillende velden en selecteer het juiste type bij de verschillende waardes. Kies in het rechterdeel van het scherm hoe af- en bijboekingen moeten worden 17
bepaald. Klik op [volgende].Als u alles goed heeft gedefinieerd krijgt u een scherm te zien waarin de gegevens op de juiste plaats staan. Klik op [Volgende] om de import te starten. Tijdens het importeren worden er wellicht nieuwe rekeningnummers en/of rubrieken gevonden. U krijgt dan de mogelijkheid om deze toe te voegen. Als u de gemaakte importdefinitie later wilt hergebruiken klikt u op [Bewaar instellingen] en geeft u vervolgens de bestandsnaam en locatie op en klikt u op [Opslaan]. Deze instellingen kunt u inlezen door in het eerste scherm op [Laad instellingen te klikken]. Daarna krijgt u nog de vraag wat er met het importbestand moet gebeuren. Maak uw keuze en klik daarna op [Voltooien]. Vrije import 1. Klik op [bestand] 2. Klik op [Vrije import (Tekst/Excel)] 3. Selecteer bestandstype en bestand 4. Klik op [volgende] 5. Vink de gewenste opties aan 6. Selecteer datumformaat 7. Klik op [volgende] 8. Kies een voorbeeldregel 9. Selecteer veld 10. Kies waarde van het veld 11. Kies bepaling af- en bijboekingen 12. Klik op [volgende] 13. Klik op [volgende] 14. Voeg rekeningen toe 15. Klik op [voltooien]
18
6
Transacties invoeren & bewerken In dit hoofdstuk leest u hoe u kunt werken met transacties. U leert hoe u een transactie kunt invoeren en te voorzien van detailsof kunt splitsen in meerdere sub regels. Ook leert u hoe u de weergave van de lijst met transacties kunt aanpassen.
6.1
Transactie invoeren In C@shflow kunt u ook zelf handmatig nieuwe transacties invoeren, om bijvoorbeeld een kasrekening te beheren. In C@shflow kunt u rekening ‘1000’ gebruiken als kasrekening of u voegt zelf een nieuwe rekening toe. Om een transactie toe te voegen opent u het scherm [Invoerlijst]. Dit doet u door vanuit het lint de tab “Transacties” te selecteren en op [Invoerlijst] te klikken. Klik vanuit de groep “Bewerken” op [+]-toevoegen. Vul vervolgens de gegevens in; o.a. de rekening waarop de transactie betrekking heeft, de relatierekening, de rubriek waartoe de transactie behoort en het bedrag van de transactie. Klik vervolgens op [Ok]. De transactie verschijnt in het overzicht. Handmatig toevoegen 1. Klik op [Invoerlijst] 2. Klik op [Toevoegen]
3. Vul de gegevens in 4. Klik op [OK]
6.2
Transactie splitsen Een transactie kan worden gesplitst in meerdere afzonderlijke transacties, met elk een eigen rubriek. U selecteert hiervoor de transactie die gesplitst moet worden. Klik onderin op de tab “Ink./Uitg. specificeren” en voer het bedrag in die de ene deeltransactie moet bevatten. Door op [Toevoegen] te klikken wordt er nog een deeltransactie toegevoegd, die automatisch het resterende bedrag bevat. U kunt zo veel deeltransacties aanmaken als dat nodig is. Per deeltransactie kunt u ook een rubriek selecteren en een opmerking toevoegen. Door op [Verwijderen] te klikken kunt u een regel weer verwijderen en dus de splitsing ongedaan maken.
19
Transacties splitsen 1. Selecteer transactie 2. Klik op [Ink./Uitg. specificeren] 3. Bepaal het bedrag van de eerste regel 4. Klik op [Toevoegen]
6.3
Beeldbestand toevoegen Aan een transactie kunt u een beeldbestand koppelen, zoals een scan van een factuur. U doet dit door een transactie te selecteren en onderin op [Beeldbestand] te klikken. Klik op […] om een bestand te selecteren. Het beeldbestand is vervolgens te openen door op [Openen] te klikken. Beeldbestand toevoegen 1. Selecteer de transactie 2. Klik op de tab “Beeldbestand” 3. Klik op […] 4. Selecteer bestand 5. Klik op [Openen] 6. Om het bestand te tonen, klik op [Openen]
6.4
Transacties bewerken en informatie toevoegen De transacties, waarvan een overzicht getoond wordt bij Invoerlijst, kunnen worden bewerkt en informatie kan hieraan toegevoegd worden. U doet dit door een transactie in de lijst te selecteren en te dubbelklikken. U kunt de wijzigingen in de lijst, of onderin het scherm maken. Als er een [] verschijnt bij een veld, onder bijvoorbeeld de kolom rubriek, dan kunt u een keuze maken uit een lijst. Zo kunt u bijvoorbeeld een keuze maken uit de rubrieken om aan de transactie te koppelen. Indien er geen pijtje verschijnt, maar een knipperende cursor dan kunt u zelf iets invullen. U kunt de kolommen ook van volgorde veranderen, door een kolomnaam naar links of rechts te slepen terwijl u de linkermuisknop ingedrukt houdt. Meerdere transacties ineens bewerken U kunt meerdere transacties tegelijkertijd bewerken door in de lijst te klikken op de transactie en tegelijkertijd de [Ctrl]- of [Shift]-toets van uw toetsenbord ingedrukt te houden. Klikt u na de selectie van de transacties op [Wijzigen] om te wijzigen of [Verwijder] om de transacties te verwijderen.
20
Transacties bewerken 1. Klik op [Invoerlijst] 2. Selecteer tab van transactie
6.5
o
Klik [] en maak keuze
o
Knipperende cursor; voer zelf informatie in
Kolommen tonen en verbergen Niet alle informatie over een transactie wordt standaard getoond in de overzichten. U kunt zelf nog meer kolommen toevoegen of verwijderen. U klikt hiervoor met uw rechtermuisknop op een transactie, klik op [Actieve kolommen] en vink vervolgens aan welke kolommen met informatie u in het overzicht getoond wilt hebben. Klik vervolgens op [Ok]. Kolommen tonen/verbergen 1. Klik rechtermuisknop op transactie 2. Klik op [Actieve kolommen] 3. Selecteer kolomnamen. 4. Klik op [OK]
6.6
Afdrukken De transacties die getoond worden bij Invoerlijst en de andere overzichten kunt u afdrukken. U kunt een selectie van transacties, van bijvoorbeeld een bepaalde rekening, afdrukken door de transacties te filteren. Om af te drukken klikt u bovenin op [Afdrukken] en vervolgens op [Ok]. Afdrukken 1. Indien gewenst; filter transacties 2. Klik op [Applicatieknop] 3. Selecteer [Afdrukken] 4. Klik op [Afdrukken]
21
7
Rubriceren In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe C@shflow u helpt met het rubriceren van uw transacties. Er wordt uitgelegd hoe u uw transacties kunt rubriceren en hoe u C@shflow kunt uitbreiden met persoonlijke rubriceerregels. Hiermee leert u C@shflow om transacties te herkennen zodat deze een volgende keer automatisch gerubriceerd worden.
7.1
Rubriceren Binnen C@shflow kunt u een rubriek toekennen aan uw transacties. Rubrieken zijn vervolgens onderdeel van een hoofdrubriek. Hierdoor kunt u snel inzicht krijgen in uw inkomsten en uitgaven per hoofd-/subrubriek. C@shflow wordt geleverd met een uitgebreide variëteit aan rubrieken, het rubriekenschema. Dit schema is opgesteld i.s.m. met het Nibud en zo ingedeeld dat ieder huishouden al zijn transacties kan toekennen. Denk aan bijvoorbeeld een hoofdrubriek ‘inkomsten’ met een aantal subrubrieken zoals ‘salaris, uitkering’ en ‘kinderbijslag’. Rubriceren is het indelen van de transacties naar de subrubrieken; het koppelt de transacties automatisch aan de rubrieken. Het automatisch indelen werkt aan de hand van rubriceerregels, waarbij voorwaarden worden opgesteld zodat de transacties aan de juiste rubrieken toegekend worden. De transacties kunnen direct gerubriceerd worden in de laatste stap van het importeren. U kunt rubriceren zelfstandig starten door te klikken [Rubriceren]. U kunt er dan voor kiezen om alle transacties opnieuw te rubriceren, alleen de transacties zonder rubrieken of om niet te rubriceren. Klik na uw keuze op [OK]. Rubriceren 1. Klik op[Rubriceren] (snelstart link) of… 2. Selecteer [Rubriceren] of… 3. Selecteer [Rubriceren] en kies [Starten]
22
7.2
Rubriceerregels Naast de rubriceerregels die C@shflow al bevat, kunt u zelf ook regels opstellen. Hiervoor klikt u vanuit de tab [Transacties] op (de tekst met “[]”) [Rubriceren] en vervolgens op [Regel maken]. Rubriceerregels 1. Klik op [Rubriceren] (op de tekst met “”) 2. Klik op [Regel maken]
Er verschijnt een venster met de mogelijkheden om de regels te verwijderen, te wijzigen en om een nieuwe aan te maken. Klik op [Nieuw] om een nieuwe rubriceerregel aan te maken. Stel u tankt regelmatig bij het tankstation “De brandstofpomp” en u wilt dat deze uitgaven voortaan worden gekoppeld aan de rubriek ‘brandstof’. Bij de nieuwe regel geeft u als naam op ‘Lokale tankstation’. NB. Deze naam is enkel bedoeld ter herkenning en heeft verder geen betekenis. Kies vervolgens de rubriek ‘Brandstof’. Omdat het om uitgaven gaat kiest u als bedrag soort voor ‘Bedrag af’. Daaronder stelt u de voorwaarden op. Zie de afbeelding met de te nemen stappen. In dit geval wordt er gekozen voor ‘omschrijving’ en ‘bevat’, met als voorwaarde ‘brandstofpomp’. De transacties waarin ‘brandstofpomp’ voorkomt in de omschrijving voldoen aan de regel. Door op [+] te klikken kunt u een extra voorwaarde opstellen. Denk hier bijvoorbeeld aan een ander lokaal tankstation, bijvoorbeeld ‘Dorpspomp’, waarvan de transacties ook gekoppeld moeten worden aan de rubriek ‘Brandstof’. In dit geval maken we een extra regel aan, waarbij de omschrijving het woord ‘dorpspomp’ moet bevatten. Onderin kunt u aangeven of de transactie op één van de regels of aan alle regels moet voldoen. In dit geval kiezen we voor een van de regels, omdat zowel de transacties van ‘brandstofpomp’ of ‘dorpspomp’ aan de rubriek ‘Brandstof’ toegekend moeten worden. Als de regel gereed is, klikt u op [OK]. In het vervolg zal deze regel gebruikt worden bij het automatisch rubriceren van de transacties die u importeert. Het kan zijn dat een transactie voldoet aan meerdere regels. Door op [Eerder afhandelen] of [Later afhandelen] te klikken, kunt u een regel boven of onder een andere regel plaatsen. De positie van de regel bepaalt welke regel eerder wordt afgehandeld door C@shflow. Klik nadat u de positie heeft bepaald op [OK].
23
Rubriceerregels 1. Klik op [nieuw] 2. Geef een naam 3. Selecteer rubriek 4. Kies bedrag soort 5. Selecteer veld 6. Bepaal voorwaarde o
Extra voorwaarde
7. Kies vooréén of alle voorwaarden 8. Klik op [OK] 9. Bepaal positie (eerder / later afhandelen 10. Klik op [OK]
7.3
Nieuwe subrubriek toevoegen C@shflow bevat een uitgebreide set met rubrieken:het rubriekenschema. Dit schema is opgesteld i.s.m. met het Nibud en zo ingedeeld dat ieder huishouden al zijn transacties kan toekennen. Mist u een rubriek, dan kunt u zelf rubrieken toevoegen. Dit kunt u op meerdere locaties in C@shflow doen. Zo kunt u bij het scherm Invoerlijst bij de transacties op [+] klikken onder de kolom ‘Rubriek’ om een nieuwe rubriek aan te maken. Subrubriek toevoegen 1. Klik op [+] 2. Geef een naam op 3. Bepaal het type 4. Selecteer een kleur 5. Selecteer een hoofdrubriek 6. Indien interne boeking: Vink vakje aan 7. Geef eventueel belastingpost op 8. Klik op [Toevoegen]
24
Ook kunt u via de tab [Onderhoud], [Subrubrieken] links in het menu een subrubriek aanmaken door op [Toevoegen] te klikken. Hierbij verschijnt het scherm om een subrubriek toe te voegen. Subrubriek toevoegen 1. Klik op [Onderhoud] 2. Klik op [Subrubrieken] 3. Klik op [Toevoegen] 4. Volg de stappen, 2,3,4,5,6,7 van subrubriek toevoegen Noot: Als u een bepaalde rubriek niet wilt tonen in de verschillende grafieken, dan haalt u het vinkje weg bij het vakje in de kolom ‘Toon in grafiek’ in de lijstweergave. Wilt u de rubriek weer in de grafieken tonen, dan vinkt u het vakje weer aan.
7.4
Nieuwe hoofdrubriek toevoegen Om zelf een hoofdrubriek aan te maken, klikt u op [+] in het scherm bij het aanmaken van een subrubriek. U geeft vervolgens de aan te maken hoofdrubriek een naam en een kleur, waarmee deze hoofdrubriek onderscheiden kan worden in grafieken van de overzichten. Hoofdrubriek aanmaken 1. Klik op [+] 2. Geef een naam op 3. Selecteer een kleur 4. Klik op [Toevoegen]
U kunt ook een hoofdrubriek toevoegen via de tab [Onderhoud], klik op [Hoofdrubrieken] en klik op [+] (toevoegen). E.e.a. werkt vergelijkbaar zoals beschreven bij het toevoegen van een subrubriek.
25
8
Overzichten - Antwoorden op financiële vragen Door transacties te groeperen, kunt u antwoorden krijgen op uw financiële vragen zoals: - Waar geef ik mijn geld aan uit? - Wanneer geef ik geld uit aan rubriek ‘X’ of ‘Y’ - Hoeveel geld geef ik per maand uit en waaraan? - Houd ik geld over aan het einde van de maand / jaar? - Hoe is mijn saldoverloop? - Aan wie geef ik mijn geld uit? - Enz. C@shflow is er voor gemaakt om u deze antwoorden snel te geven. C@shflow doet dit via zogenaamde “Per”-vensters. Waarin de transacties gegroepeerd worden per maand, rubriek enz. De vensters bevatten veelal een combinatie van lijsten/tabellen en grafieken. In de lijsten/tabellen ziet u de (detail)cijfers. Mensen denken echter sneller in beelden. Daarom zijn de grafieken binnen C@shflow een belangrijk instrument om u snel overzicht en inzicht te geven in uw financiële situatie. Noot: Door een combinatie te maken met het periodefilter (per maand, kwartaal e.d.), kunt u overzichten beperken of uitbreiden.
8.1
Selecteren van transacties Door transacties te selecteren/filteren is het mogelijk om een beperkte hoeveelheid transacties te tonen. Hiermee krijgt u sneller overzicht en kunt u eventueel snel een vergelijk maken tussen het 1e kwartaal van het huidige en voorgaande jaar. In een andere situatie kan het handig zijn als u bijvoorbeeld alle transacties van januari wilt controleren. Periode Het instellen van een periode is verdeeld in een jaarselectie en een tijdvakselectie. Jaarselectie Met de jaarselectie kunt u snel van jaar wisselen. U doet dit door de keuzelijst te openen of door te klikken op de pijltjes of . Tijdvakselectie Met de tijdvakselectie kunt kiezen uit een set standaard tijdvakken zoals: ‘maand’, ‘kwartaal’ of ‘t/m deze maand’. Wilt u een andere tijdvak instellen, dan kunt u kiezen voor ‘Aangepaste periode’. U kunt dan de begin- en einddatum zelf bepalen. Deze optie vindt u onderin de lijst. Door te klikken op de pijltjes
of
wisselt u snel van tijdvak.
Interne boekingen Interne boekingen zijn onderlinge boekingen tussen rekeningen die in uw administratie aanwezig zijn. Door te klikken op het vinkvakje voor “Weergeven” toont u de interne boekingen wel/niet.
26
Noot: Het weergeven van de interne boekingen kan in sommige gevallen een vertekend beeld geven van uw financiële situatie. Het kan erop lijken dat er meer inkomsten en uitgaven zijn dan er reëel zijn.
Zoeken Met de optie “Zoeken” kunt u zoeken in de actieve lijst met gegevens. Type uw zoektekst (zoekargument) in waarop u zoeken wilt en klik op [Zoek]. Selecteer eventueel of u in de lijst ‘omhoog’ of ‘omlaag’ zoeken wilt. Als u meerdere zoekargumenten gebruikt heeft, dan onthoudt C@shflow dit. Als een eerder gebruikt zoekargument nogmaals gebruiken wilt, dan kunt u klikken op [] naast het invoerveld.
8.2
Transacties - per rubriek Waar geef ik mijn geld aan uit?, Wanneer geef ik geld uit aan rubriek ‘X’ of ‘Y’? Dit soort vragen worden beantwoord in het venster “Transacties – per rubriek”. Om de transacties te groeperen op basis van de rubrieken, klikt u op de tab [Transacties] en klikt op [Per Rubriek]. Groeperen per rubriek 1. Klik op [Transacties] 2. Klik op [Per rubriek] 3. Klik evt. op de [+]’s
In het scherm ziet u vervolgens de hoofdrubrieken. Door op [+] te klikken, klapt u de hoofdrubriek uit en worden de subrubrieken zichtbaar. Door nogmaals op [+] te klikken, worden de transacties zichtbaar die behoren tot de betreffende rubriek. Onderin ziet u het totale bedrag dat bij-/afgeschreven is.
8.2.1 Grafieken per rubriek In het venster “per rubriek”kunt u kiezen uit twee type grafieken. De taartgrafieken;deze geven in één blik het overzicht over de relatieve verdeling van de hoofd- en subrubrieken, en de staafgrafieken; deze geven u naast de verhoudingen ook het inzicht in de absolute waarden per subrubriek. Standaard worden de taartgrafieken weergegeven. Taartgrafieken Bij de weergave in taartgrafieken ziet u in het bovenste paneel altijd de uitgaven per hoofdrubriek. Het onderste paneel toont de subrubrieken van de (in de lijst) geselecteerde (inkomsten-/uitgaven-) hoofdrubriek. Staafgrafieken De staafgrafieken geven u inzicht in de inkomsten en uitgaven per subrubriek: u ziet direct de uitschieters en de bedragen. De exacte bedragen worden getoond als u uw muis over een staaf beweegt. Heeft u heel veel subrubrieken, dan kunt u scrollen. Het scrollen 27
werkt door een van de staven naar boven of onder te slepen (houdt u de muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar boven of beneden). Grafieken tonen/verbergen – type keuze U kunt grafieken tonen/verbergen door te klikken op [Grafieken]. Er volgt een menu waarmee u de verschillende opties kunt kiezen. Noot: Klikt u in het eerste menu, dan zet u beide grafieken aan/uit. Klikt u in het submenu, dan kunt u de individuele grafieken aan/uit zetten.
Grafiekweergave type keuze 1. Klik op [Grafieken] 2. Klik op [Staafgrafiek] om de staafgrafieken aan/uit te zetten 3. Klik op [Inkomsten…] of [Uitgaven…] om een individuele grafiek aan/uit te zetten
Grafiekweergave – breedte instelling U kunt de breedte instellen door uw muis op de grijze lijn te plaatsen links van het grafiekpaneel. De muiscursor verandert in .Houdt u vervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar links (verbreden) of naar rechts (versmallen).
28
8.3
Transacties - per maand Wat geef ik per maand uit aan wat? En belangrijker nog: Houd ik nog geld over aan het einde van de maand? De antwoorden krijgt u in het venster “Transacties - Per maand”. Klikt u op de tab [Transacties] en klik op [Per maand] om het venster te openen. Groeperen per rubriek 1. Klik op [Transacties] 2. Klik op [Per maand] 3. Klik evt. op de [+]’s
In het scherm ziet u de maanden met bijbehorende totaalbedragen. Zo ziet u per maand het totale bedrag van de uitgaven, de inkomsten en het totaal. U krijgt direct antwoord op de vraag “Heb ik geld overgehouden of had ik tekort?”. Door op [+] te klikken, worden alle transacties van de betreffende maand zichtbaar. Geheel onderin het venster ziet u de totalen van de verschillende kolommen.
8.3.1 Grafieken per maand In het venster “Per maand” kunt u kiezen uit twee grafieken. De grafiek “totalen per maand” en de grafiek “inkomsten en uitgaven per maand”. Grafiek - Totalen per maand De grafiek geeft u direct inzicht in de resultaten per maand (de paarse lijn“Totaal”). De blauwe lijn(Totaal cumulatief) geeft u het inzicht in de ontwikkeling van de opeenvolgende maanden. Het totaal van de huidige maand wordt opgeteld bij het totaal van de voorgaande maand enz. Hierdoor ziet u het verloop van uw inkomsten en uitgaven door het jaar heen. Trendlijn Door het maandelijkse verloop te analyseren kan een trend berekend worden (de zwarte lijn). Door de trend door te trekken naar het einde van het jaar kan een (grove) indicatie gegeven worden van de resterende maanden. Tip! 29
De trendlijn kan u belangrijke informatie geven: Gaat de lijn omhoog, dan houdt u per maand steeds meer geld over Bij een vlak lopende lijn speelt u per maand quitte Gaat de lijn omlaag, dan komt u iedere maand geld te kort. Dit kan een belangrijk signaal voor u zijn om tijdig maatregelen te nemen! Grafiek - Inkomsten en uitgaven per maand In deze grafiek ziet u wat de inkomsten en uitgaven per maand zijn. Is de groene staaf hoger dan de rode, dan gaat het goed. Zo niet, dan is wellicht uw aandacht vereist! Grafieken tonen/verbergen – type keuze U kunt grafieken tonen/verbergen door te klikken op [Grafieken]. Er volgt een menu waarmee u de verschillende opties kunt kiezen. Klik op een optie om een grafiek aan/uit zetten. Grafiekweergave – breedte instelling U kunt de breedte instellen door uw muis op de grijze lijn te plaatsen links van het grafiekpaneel. De muiscursor verandert in . Houdt u vervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar links (verbreden) of naar rechts (versmallen).
8.4
Transacties per rubriek/maand Wat geef ik per maand uit aan wat (verzekeringen, wonen enz.)? Deze vraag wordt beantwoordt in het overzicht “Per rubriek per maand”. Hiervoor klikt u op de tab [Transacties] en klik op [Per rubriek/maand]. De totaalbedragen van de inkomsten, worden per rubriek in het bovenste gedeelte getoond en de uitgaven vindt u in het onderste deel. Als u de hoofdrubrieken uitklapt (klik op [+]), dan worden de subrubrieken zichtbaar. Per subrubriek kunt u zien wat de totaalbedragen per maand zijn. Onderin bij het inkomstengedeelte en onderin bij het uitgavengedeelte, worden de totalen getoond van alle rubrieken per maand. Groeperen per rubriek /maand 1. Klik op [Transacties] 2. Klik op [Per rubriek per maand] 3. Klik evt. op de [+]’s 4. Totalen
30
8.5
Transacties - per rekening Welke transacties lopen via welke rekening? Wat zijn de saldo van mijn rekeningen? Hoe verlopen de saldo per periode? Antwoorden op dit soort vragen zietu in het venster “Transacties – per rekening”. Om het venster “Transacties – per rekening” te openen, klikt u in het menu op de tab [Transacties] en vervolgens op [Per Rekening]. Groeperen per rekening 1. Klik op [Transacties] 2. Klik op [Per rekening]
In het scherm ziet u vervolgens de verschillende rekeningen. Door op [+] te klikken, worden de transacties zichtbaar van de betreffende rekening. De totalen van de verschillende kolommen vindt u onder in het vensterin een aparte balk. Om inzicht te krijgen in uw saldoverloop per rekening, kunt u de (lijn)grafiek weergeven. Het saldo wordt per week berekend. Grafieken tonen/verbergen U kunt grafieken tonen/verbergen door de klikken op [Grafieken]. Er volgt een menu waarmee u de verschillende opties kunt kiezen. Klik op een optie om een grafiek aan/uit zetten.
8.6
Transacties - per relatie Aan wie betaal ik hoeveel? Van wie ontvang ik hoeveel? Wie betaal ik het meest? Antwoord op dergelijke vragen krijgt u in het venster “Transacties – per relatie”. Om het venster “Transacties – per relatie” te openen, klikt u in het menu op de tab [Transacties] en vervolgens op [Per relatie]. Groeperen per relatie 1. Klik op [Transacties] 2. Klik op [Per relatie]
In het venster worden van de relaties de totalen getoond en de bijbehorende relatierekening. Per relatie krijgt u inzicht in het totaal aan inkomsten, ontvangsten en eventueel saldo (totaal). Door op [+] te klikken, worden de transacties zichtbaar van de betreffende relatie.
31
8.7
Groeperen Wilt u andere vragen beantwoord zien, dan kunt u dit eenvoudig doen door zelf een overzicht te maken. Dit kan via “Transacties – Groeperen”. U klikt hiervoor in het menu op de tab [Transacties] en vervolgens [Groeperen]. U bepaalt de volgorde van de groepering door de kolomnamen te slepen naar het grijze vak. Hiervoor selecteert u de kolomnaam en terwijl u de linkermuisknop ingedrukt houdt sleept u de naam naar het grijze vak. Voorbeeld: U wilt antwoord op de vraag “Wat is het saldoverloop per transactie per rekening per maand?” Als eerste zorgt u dat de gewenste kolommen actief zijn (saldo en maand). Kies voor tab [Beeld], [Actieve kolommen] of gebruik de rechtermuistoets voor het context menu. Zie paragraaf 6.5voor meer toelichtingover het instellen van kolommen. Sleep vervolgens de kolomnaam ‘Rekening’ naar het grijze vak met de tekst “Sleep hier een kolomkop om…”. De transacties worden nu gegroepeerd per rekening. Door vervolgens de kolomnaam ‘Maand’ naar het grijze vlak te slepen worden de transacties gegroepeerd per rekening en per maand. Om een groepering ongedaan te maken sleept u de naam uit het grijze vak. Om de transacties vervolgens te tonen en het saldoverloop te zien, klikt u telkens op [+]. In de kolom saldo wordt uw saldo op de datum van de transactie weergegeven. U kunt hier onder andere het saldo aan het begin en het einde van elke maand bekijken. Sorteer de transacties naar behoefte. Zelf groeperen 1. Klik op [Transacties] 2. Klik op [Groeperen] 3. Sleep kolomnamen naar het grijze vlak 4. Klik op [+]
32
8.8
Afschriften Bij steeds meer banken is het mogelijk om een digitale versie van uw afschriften te downloaden in PDF formaat. Deze afschriften kunt u in C@shflow toevoegen, zodat u deze op een overzichtelijke manier terug kunt bekijken. Hiervoor klikt u in het menu op de tab [Transacties] en klikt vervolgens op [Afschriften]. Klik vervolgens rechts onderin op [Toevoegen]om een afschrift in PDF formaat toe te voegen. Vul het rekeningnummer in m.b.t. het afschrift en bepaal een omschrijving. Geef het afschrift een (persoonlijk) nummer mee, zodat u ze gemakkelijk kunt ordenen, en selecteer de datum van het afschrift. Klik op [Toevoegen] en het afschrift verschijnt in C@shflow. Een afschrift is te verwijderen door op [Verwijder] te klikken. Afschrift toevoegen 1. Klik op [Transacties] 2. Klik op [Afschriften] 3. Klik [Voeg toe] 4. Vul de gegevens in 5. Klik op [Toevoegen]
33
8.9
Totalen grafisch Wilt u in één oogopslag zien hoe u er financieel voor staat en of u in lijn loopt met uw opgestelde budget? Dit kan via het venster “Transacties – Totalen grafisch”. Klik in het menu op de tab [Transacties] en klik vervolgens op [Totalen]. Totalen grafisch 1. Klik op [Transacties] 2. Klik op [Totalen]
8.9.1 Grafiek – Saldoverloop & Prognose De grafiek geeft u inzicht in het saldo van uw gehele administratie. De donker roze lijn“Rekeningtotaal”) toont het saldototaal van alle rekening per maand. U ziet hiermee direct of u geld overhoudt of tekort komt aan het einde van een maand. (Bijvoorbeeld: loopt de lijn van maand tot maand omhoog, dan houdt u geld over, loopt de lijn omlaag, dan heeft u meer uitgegeven dan er binnenkwam. De licht paarse lijntoont de saldoprognose volgens het opgestelde budget. Dit geeft u het jaarinzicht in uw saldoprognose van uw administratie. U kunt eventueel tijdig ingrijpen. Trendlijn Naast de prognose via uw budget kan, door het maandelijkse verloop te analyseren, een trend berekend worden (de zwarte lijn). Door de trend door te trekken naar het einde van het jaar kan een (grove) indicatie gegeven worden van de resterende maanden. Tip! De trendlijn kan u belangrijke informatie geven: Gaat de lijn omhoog, dan houdt u per maand steeds meer geld over Bij een vlak lopende lijn speelt u per maand quitte Gaat de lijn omlaag, dan komt u iedere maand geld te kort. Dit kan een belangrijk signaal voor u zijn om tijdig maatregelen te nemen!
34
8.9.2 Grafiek - Rekeningen Degrafiek “Rekeningen” toont u het saldo per rekening. Heeft u heel veel rekeningen, dan kunt u scrollen. Het scrollen werkt door een van de staven naar boven of onder te slepen (houdt u de muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar boven of onder).
8.9.3 Grafiek – Inkomsten per rubriek / Uitgaven per hoofdrubriek De grafiek “Inkomsten per subrubriek” toont u de (procentuele) verdeling tussen de inkomsten. Noot: Er is gekozen voor weergave in subrubrieken omdat er bij huishoudens doorgaans slechts één hoofdrubriek is en dit u geen meerwaarde biedt. De Grafiek “Uitgaven per hoofdrubriek” toont u de (procentuele) verdeling tussen de uitgaven. De weergave is in hoofdrubrieken gedaan zodat er een globaal beeld ontstaat. Hints Als u met uw muis over de taartsegmenten beweegt, dan krijgt u het percentage (%) te zien van het betreffende segment.
8.9.4 Grafiek – Totaal inkomsten & uitgaven De grafiek “Inkomsten & uitgaven” toont u het totaal aan werkelijke en gebudgetteerde inkomsten en uitgaven. Zo kunt u snel zien of uw inkomsten en uitgaven verlopen volgens prognose.
35
9
Budgetteren Om grip te houden op uw geld is het handig om vooruit te kijken. Regeren is vooruit zien, zeg maar. Dat kan door te budgetteren. Nibud C@shflow Manager 4 biedt u de mogelijkheden om uitgebreid, maar toch eenvoudig te budgetteren. 1. Zo kunt u starten met een geheel blanco budget en op basis van uw (zekere) inkomsten en uitgaven een basis budget opstellen en dat vervolgens verder uitwerken. 2. U kunt ook op basis van gegevens van het voorgaande jaar een budget opstellen door de werkelijke cijfers in het budget te laden. Dat is een stuk sneller en geeft een reële start. 3. U kunt een budget opstellen o.b.v. de Nibud richtlijn. Afhankelijk van door u ingevulde persoonlijke kenmerken wordt een budget richtlijn gegeven die opgebouwd is uit wetenschappelijk/statistisch onderzoek. De bedragen uit de Nibud richtlijn kunt u vervolgens kopiëren in uw budget. Vandaaruit kunt u dan uw budget verder uitwerken en toespitsen op uw persoonlijke situatie. De budgetteervensters zijn allen voorzien van heldere grafieken waardoor snel inzicht gegeven wordt in de gevolgen van een budgetaanpassing. Heeft u eenmaal een budget opgesteld, dan is het van groot belang om dit te monitoren. C@shflow biedt hiervoor twee uitgebreide vensters waarin u de realisatie per jaar en per maand kunt volgen. Ook deze vensters zijn weer voorzien van uitgebreide grafische rapportage zodat u snel inzicht krijgt. E.e.a. wordt nader toegelicht in onderstaande paragrafen.
9.1
Opstellen budget Voor het opstellen van een persoonlijk budget klikt u in het menu op de tab [Budgetteren] en vervolgens [Opstellen budget]. Opstellen budget 1. Klik op [Budgetteren] 2. Klik op [Opstellen budget]
In het venster ziet u de tabel “persoonlijke begroting”. Hierin ziet aan de linkerzijde de hoofdrubrieken. Door op [+] te klikken bij een hoofdrubriek worden de subrubrieken getoond. Vervolgens kunt u per rubriek een budget opgeven voor een geheel jaar (kolom “Jaar”) of afzonderlijk per maand. Klik hiervoor in de gewenste cel. Gebruik eventueel de rekenmachine .
36
Opstellen budget 3. Klik op [+] van de hoofdrubriek 4. Vul jaarbedrag in. Maak evt. gebruik van [calculator] 5. Verdeel de bedragen handmatig per maand of gebruik de verdeelfunctie [Van jaar naar maand]
Onder de persoonlijke begroting ziet u een opsomming van de resultaten. De totaalbedragen worden getoond per jaar, per maand en cumulatief. Nibud richtlijn verwerken in de Persoonlijke begroting Als u een Nibud richtlijn (zie paragraaf 9.4) heeft ingevuld en opgeslagen,dan worden er aan de persoonlijke begroting extra “Nibud richtlijn”-kolommen toegevoegd. Deze kolommen bevatten per subrubriek de jaar- en maandrichtlijnen volgens het Nibud. De Nibud richtlijn berekent twee situaties (types), te weten: 1. Basis; De Nibud richtlijn toont per rubriek een basis budget advies. Hierin wordt uitgegaan van minimale kosten die per subrubriek gelden. 2. Gemiddeld; De Nibud richtlijn toont per subrubriek de bedragen die een vergelijkbaar huishouden in Nederland gemiddeld uitgeeft. U kunt het Nibud richtlijntype instellen doorin het menu bij de groep “Tonen/verbergen”te klikken op de knop [Nibud richtlijn]. Snel een begroting opstellen… Met Nibud C@shflow manager kunt u snel een begroting opstellen door een startpunt te creëren op basis van de Nibud richtlijn, een begroting uit voorgaand jaar of op basis van de werkelijke cijfers van voorgaand jaar. U hoeft daarna alleen nog te ‘fine tunen’ om uw begroting sluitend te krijgen. Kopiëren van Nibud richtlijn U kunt de Nibud richtlijn gebruiken om uw eigen situatie te vergelijken of als startpunt
37
Kopiëren Nibud richtlijn 1. Klik op [Uit Nibud richtlijn]
van de begroting. Als u de Nibud richtlijn gebruikt als startpunt, dan kunt u de bedragen eenvoudig kopiëren door in de groep “Kopieer budgetten” te klikken op [Uit Nibud richtlijn]. Van alle overeenkomende rubrieken worden dan de bedragen in de persoonlijke begroting gekopieerd. Vervolgens kunt u de persoonlijke details aanpassen. Kopiëren van budget uit een voorgaand jaar Hierbij worden bijvoorbeeld alle bedragen die u had ingevuld voor het budget van het jaar 2010, ingevuld bij het budget voor 2011. U doet dit door uit de groep “Kopieer budgetten” te klikken op [Uitvoorgaand jaar]. Kopiëren uit voorgaand jaar 2. Klik op [Uit voorgaand jaar] 3. Klik op [Budget] 4. Kies een percentage
U kunt hierbij een keuze maken om dit 1 op 1 over te nemen, of bedragen met een bepaald percentage meer of minder. Als u kiest voor 101%, dan worden alle budget bedragen plus een procent extra overgenomen naar het huidige jaar. Als u kiest voor 90% dan wordt er bij alle bedragen er een tiende afgehaald. Kopiëren van werkelijke inkomsten & uitgaven uit voorgaand jaar U kunt ook op basis van gegevens van het voorgaande jaar een budget opstellen door de werkelijke cijfers uit het voorgaand jaar in het budget te laden. Dat werkt in de meeste gevallen het snelst en geeft een reële start. Klik hiervoor in de groep “Kopieer budgetten” op [Uitvoorgaand jaar], [Werkelijke inkomsten & uitgaven] en kies een eventuele bewerking (zie kopiëren van budget uit voorgaand jaar). Door bij het kopiëren een procentuele stijging of daling toe te passen kunt u een globale inflatiecorrectie verwerken. Noot: Let op, de inflatiecorrectie zal in de praktijk per rubriek anders uitwerken. Deze optie is slechts bedoeld om als indicatie/startpunt te dienen.
38
9.1.1 Grafieken ter ondersteuning bij begroten Begroten is passen en meten. Het is dan prettig om snel inzicht te krijgen in de gevolgen van een aanpassing. Nibud C@shflow Manager biedt daarvoor een aantal handige grafieken waarmee u in één oogopslag ziet wat de gevolgen zijn. Grafiek - Budgetresultaten per maand De grafiek toont u het saldo van de begroting per maand en het cumulatieve totaal (opvolgende totaal van de maandsaldo). De roze lijn“Totaal”) toont het budgetsaldo per maand. U ziet hiermee direct of u geld overhoudt of tekort komt aan het einde van een maand. De blauwe lijn(Totaal cumulatief) geeft u het inzicht in de ontwikkeling van de opeenvolgende maanden volgens de begroting. Het totaal van de huidige maand wordt opgeteld bij het totaal van de voorgaande maand enz. Hierdoor ziet u het verloop van uw begroting door het jaar heen en ziet u of u uiteindelijk uitkomt in de ‘plus’ of ‘min’. Grafiek – Inkomsten & uitgaven cumulatief De grafiek toont de inkomsten & uitgaven, het totaal (saldo) en de cumulatieve (opvolgende totaal van de maandsaldo) bedragen. U ziet snel het verloop en eventuele dips. Blijft de beige lijn “Inkomsten” boven de oranje lijn “Uitgaven”, dan blijft het resultaat positief. De blauwe lijn(Totaal cumulatief) geeft u het inzicht in de ontwikkeling van de opeenvolgende maanden volgens de begroting. Het totaal van de huidige maand wordt opgeteld bij het totaal van de voorgaande maand enz.
Grafiek – Gebudgetteerde inkomsten & uitgaven De grafiek toont u de gebudgetteerde inkomsten & uitgaven per maand. In een ideale situatie blijft de groene balk altijd uitsteken boven de rode balk. Dan houdt u geld over.
39
Grafieken tonen/verbergen – type keuze U kunt grafieken tonen/verbergen door binnen de groep “Tonen/verbergen” te klikken op [Grafieken]. Er volgt een menu waarmee u de verschillende opties kunt kiezen. Klik op een optie om een grafiek aan/uit zetten. Grafiekweergave – breedte instelling U kunt de breedte instellen door uw muis op de grijze lijn te plaatsen links van het grafiekpaneel. De muiscursor verandert in . Houdt vervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar links (verbreden) of naar rechts (versmallen).
9.2
Nibud budget richtlijn Nibud C@shflow Manager heeft een budgetteerfunctie waarmee u uw begroting kunt opstellen aan de hand van een door het Nibud opgestelde richtlijn. Deze richtlijn is gebaseerd op de gegevens van uw huishouden en het gemiddelde uitgaven patroon in Nederland. Uw werkelijke uitgaven kunt u vervolgens vergelijken met het door u opgestelde budget. Om het budget advies van het Nibud te ontvangen, klikt u in het menu op de tab [Budgetteren], [Nibud richtlijn]. U wordt vervolgens door een aantal schermen geleid, waarbij u de gevraagde gegevens moet invullen. Bij elk onderdeel kunt u op het witte vakje met een pijl klikken voor een extra toelichting. Nibud richtlijn 1. Klik op [Budgetteren] 2. Klik op [Nibud richtlijn]
Stap 1 - gezinssamenstelling In de eerste stap wordt uw gezinssamenstelling bepaald; U geeft de leeftijd van de gezinshoofden en van de kinderen op en hier selecteert u de huidige scholing van de kinderen. Klik op [Volgende stap] als u klaar bent met stap 1. Stap 2 – vaste lasten Vervolgens geeft u inzicht in uw vaste lasten. Noot: Voor inzicht in uw vaste lasten kunt u het venster “Transacties – per rubriek” raadplegen. Selecteer de juiste gegevens over uw woning. Als u niet zeker weet wat de energieklasse is van uw woning, dan kunt u dit laten bepalen door op [Energielabelverkenner] te klikken. Als u een koopwoning heeft dan vult u de WOZ waarde van uw woning en uw eventuele bruto hypotheeklasten in. Als u een huurwoning heeft, dan vult u de kale huur per maand in. Tot slot geeft u de dagwaarde van uw auto(’s) op en het aantal kilometers dat u hiermee per jaar ongeveer rijdt. Klik, als u klaar bent, op [volgende stap]. Stap 3 – inkomsten In stap 3 geeft u de totale inkomsten van uw gezin op, verdeeld over de verschillende inkomstenbronnen. Klik op [Volgende stap].
40
Stap 4 – de Nibud richtlijn voor uw gezinssituatie In het laatste scherm wordt het advies van het Nibud getoond. Hierbij zijn de voorbeeldbedragen voor de verschillende uitgavenposten verdeeld over 3 categorieën. De basis categorie bevat de bedragen die minimaal besteed moeten worden aan de posten. De gemiddelde bedragen geven een indicatie wat een vergelijkbaar huishouden besteedt. De sluitende bedragen geven aan wat u maximaal aan de posten kunt besteden met het inkomen van uw huishouden. Als u vervolgens op [Opslaan] klikt, dan verschijnt er een venster. Klik op [Ja] om het advies te gebruiken als een richtlijn voor het opstellen van een persoonlijke begroting. Nibud Advies ontvangen 1. Doorloop stap 1 t/m 3, klik op [Volgende stap] 2. Klik in stap 4 op [Opslaan]
9.3
Realisatie jaarbudget Lopen mijn financiën nog in de pas met de begroting? Antwoord op deze vraag krijgt u in het venster “Realisatie jaarbudget”. Heeft u eenmaal een begroting opgesteld, dan wilt u deze natuurlijk graag volgen/bewaken. Dat kan door uw werkelijke inkomsten en uitgaven te vergelijken met de begroting die opgesteld is. Klik hiervoor in het menu op de tab [Budgetteren] en klik op de knop [Realisatie jaarbudget]. Realisatie jaarbudget 1. Klik op [Budgetteren] 2. Klik op [Realisatiejaarbudget]
In het bovenste gedeelte van het venster worden de inkomstenrubrieken getoond en in het onderste gedeelte de uitgavenrubrieken. Als u op [+] klikt van een hoofdrubriek, worden de subrubrieken getoond. Per subrubriek wordt weergeven in hoeverre het budget gerealiseerd is. Zo is per subrubriek te zien in hoeverre het bedrag dat opgesteld is als budget verschilt met het bedrag dat werkelijk is uitgegeven. Onderin het bovenste en onderste gedeelte worden de totalen getoond. Hoogte instelling inkomsten- / uitgavenpaneel U kunt de hoogte instellen van het inkomsten-/uitgavenpaneel door uw muis op scheidslijn te plaatsen tussen beide panelen. De muiscursor verandert in . Houdtvervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar boven of naar beneden.
41
9.3.1 Grafieken ter ondersteuningbij budgetrealisatie Om uw budget goed en snel te kunnen volgen bevat Nibud C@shflow Manager een aantal handige grafieken waarmee u in één oogopslag ziet wat de status is. Grafiek – Budgetrealisatie per maand De grafiek “budgetrealisatie per maand” helpt u door per maand de begroting te vergelijken met de werkelijke cijfers. Dit wordt gedaan voor de individuele maandtotalen en voor de cumulatieve maandtotalen. Als extra is er een trendlijn die inzicht geeft in de toekomstige ontwikkeling van het reële totaal.Om meer rust te creëren in de grafiek kunt u lijnen aan/uitschakelen. Dit doet u door de vinkvakjes in de legenda aan/uit te schakelen. Vergelijk budget- en werkelijke totaal De roze lijn“Totaal budget” toont het budgetsaldo per maand. De paarse lijn“Totaal” toont het werkelijke totaal (resultaat) per maand. Uw financiën blijven binnen de begroting zolang de paarse lijn boven of op de roze lijn blijft. Vergelijk budget- en werkelijke totalen cumulatief De donkerblauwe lijn“Totaal cumulatief” geeft u inzicht in de ontwikkeling van de opeenvolgende maanden van de werkelijke cijfers.De lichtblauwe lijn“Totaal budget cumulatief” geeft u inzicht in de ontwikkeling van de opeenvolgende maanden volgens de begroting. Uw financiën blijven binnen de begroting zolang de donkerblauwe lijn boven of op de lichtblauwe lijn blijft. Trendlijn Door het maandelijkse verloop van de werkelijke inkomsten & uitgaven te analyseren, kan een trend berekend worden (de zwarte lijn). Door de trend door te trekken naar het einde van het jaar kan een (grove) indicatie gegeven worden van de resterende maanden. Grafiek – Cumulatieven per maand De grafiek toont de werkelijke en de begrote inkomsten & uitgaven en de cumulatieve (opvolgende totalen) van de maandsaldo. Vergelijk budget- en werkelijke inkomsten Voor het volgen van uw inkomsten vergelijkt u de donkerbeige lijn “Inkomsten cumulatief” met de beige lijn “Inkomsten budget cumulatief”. Uw inkomsten blijven binnen de begroting zolang de donkerbeige lijn boven of op de beige lijn blijft.
42
Vergelijk budget- en werkelijke uitgaven Voor het volgen van uw uitgaven vergelijkt u de oranje lijn “Uitgaven cumulatief” met de lichtoranje lijn “Uitgaven budget cumulatief”. Uw uitgaven blijven binnen de begroting zolang de donkeroranje lijn onder of op de lichtoranje lijn blijft. Grafiek – Realisatie & budget per maand De grafiek toont u de gebudgetteerde en werkelijke inkomsten & uitgaven per maand. In een ideale situatie blijft de donkergroene staaf altijd boven of gelijk met de lichtgroene staaf en de donkerrode staaf altijd onder of gelijk met de lichtgroene staaf.
Grafieken tonen/verbergen – type keuze U kunt grafieken tonen/verbergen door binnen de groep “Tonen/verbergen” te klikken op [Grafieken]. Er volgt een menu waarmee u de verschillende opties kunt kiezen. Klik op een optie om een grafiek aan/uit zetten. Grafiekweergave – breedte instelling U kunt de breedte instellen door uw muis op de grijze lijn te plaatsen links van het grafiekpaneel. De muiscursor verandert in . Houdt vervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar links (verbreden) of naar rechts (versmallen).
9.4
Realisatie budget per maand Lopen mijn maandfinanciën nog in de pas met de begroting? Antwoord op deze vraag krijgt u in het venster “Realisatie per maand”. Heeft u eenmaal een begroting opgesteld, dan wilt u deze natuurlijk graag volgen/bewaken. Het overzicht “Realisatie per maand” vergelijkt de werkelijke met de begrootte inkomsten & uitgaven per maand en geeft net wat meer detail dan het overzicht “Realisatie jaarbudget”. Klik in het menu op de tab [Budgetteren] en klik op de knop [Realisatie per maand] om het venster te openen. Realisatie per maand 1. Klik op [Budgetteren] 2. Klik op [Realisatie per maand]
In het scherm ziet u vervolgens de maanden met bijbehorende totaalbedragen. Zo ziet u het totale bedrag van de gebudgetteerde en werkelijke inkomsten en uitgaven en het totaal (saldo per maand). Door de bedragen in de kolommen te vergelijk ziet u op de cent hoe uw werkelijke inkomsten en uitgaven zich verhouden tot de gebudgetteerde inkomsten en uitgaven. 43
Door op [+] te klikken, worden de transacties per maand zichtbaar. Onderin het venster ziet u de totalen van de verschillende kolommen.
9.4.1 Grafieken ter ondersteuning bij budgetrealisatie per maand Om uw maandbudgetten goed en snel te kunnen volgen bevat Nibud C@shflow Manager een aantal handige grafieken waarmee u in één oogopslag ziet wat de status is. Omdat veel van de grafieken eerder uitgebreid besproken zijn, wordt hier volstaan met een verwijzing naar andere delen uit de handleiding. Grafiek – Budgetrealisatie per maand Zie voor een uitgebreide beschrijving paragraaf “9.2.1, Budgetrealisatie per maand” Grafiek - Inkomsten per maand In deze grafiek ziet u de werkelijke en gebudgetteerde inkomsten per maand. Is de donkergroene staaf hoger of gelijk aan de lichtgroene staaf, dan gaat het goed. Zo niet, dan is wellicht uw aandacht vereist! Grafiek - Uitgaven per maand In deze grafiek ziet u de werkelijke en gebudgetteerde uitgaven per maand. Is de lichtrode staaf hoger of gelijk aan de donkerrode staaf, dan gaat het goed. Zo niet, dan is wellicht uw aandacht vereist! Grafiek - Inkomsten en uitgaven per maand Zie voor een uitgebreide beschrijving paragraaf “9.2.1, Grafiek - Realisatie & budget per maand”. Grafieken tonen/verbergen – type keuze U kunt grafieken tonen/verbergen door binnen de groep “Tonen/verbergen” te klikken op [Grafieken]. Er volgt een menu waarmee u de verschillende opties kunt kiezen. Klik op een optie om een grafiek aan/uit zetten. Grafiekweergave – breedte instelling U kunt de breedte instellen door uw muis op de grijze lijn te plaatsen links van het grafiekpaneel. De muiscursor verandert in . Houdt vervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar links (verbreden) of naar rechts (versmallen).
44
10
Rekeningen en Saldo In dit hoofdstuk leest u hoe u uw rekeningen kunt invoeren in C@shflow en hoe u het saldo handmatig kunt bijwerken (instellen).
10.1 Rekeninginformatie en toevoegen rekening Om informatie over uw rekeningen te bekijken of een nieuwe rekening toe te voegen, klikt u in het menu op de tab [Onderhoud] en klikt vervolgens [Rekeningen]. U kunt in dit scherm de rekeningnamen en banknamen veranderen die horen bij de rekeningnummers. Ook kunt u de kleur selecteren die wordt gebruikt voor de rekeningen bij de overzichten. Om een rekening toe te voegen klikt u bovenin op [Toevoegen], vult u de informatie in en klikt u vervolgens op [Toevoegen]. Rekening toevoegen 1. Klik op [Onderhoud] 2. Klik op [Rekeningen] 3. Klik op [Toevoegen]
45
10.2 Saldo Een correct rekeningsaldo is essentieel om goed zicht te houden op uw financiën. C@shflow biedt hiervoor de mogelijkheid om een zgn. “ijksaldo” in te vullen. C@shflow neemt het ijksaldo als uitgangspunt op een bepaalde ijkdatum en vanaf die datum wordt het saldo door en terug berekend aan de hand van de geïmporteerde transacties. Noot: Swift MT-940 bestanden bevatten het actuele saldo. Dit saldo wordt automatisch overgenomen in C@shflow. U hoeft het ijksaldo van ABN AMRO, Fortis en Van Lanschot rekeningen daarom niet aan te passen, mits u het MT-940 bestand van deze banken hanteert.
Een ijksaldo kunt u aflezen van het bankafschrift van de betreffende rekening. Neem voor het ijksaldo het saldo volgens het bankafschrift en voor de ijkdatum de datum van het bankafschrift. Noot: Banksaldo worden altijd bepaald aan de hand van de boekdatum van de banktransacties. Afhankelijk van uw bank worden boekdatum of rentedatum getoond. Dit kan verwarring wekken
Het ijksaldo en de ijkdatum per rekening kunt u invoeren via de kolom “IJksaldo” en “IJkdatum” in de lijst met rekeningen. Bij de kredietlimiet kunt u instellen welk bedrag u op uw rekening rood kunt staan. De bestedingsruimte is het saldo plus de kredietlimiet. Saldo 1. Klik op [Onderhoud] 2. Klik op [Rekeningen] 3. Selecteer ijkdatum 4. Stel ijksaldo in
46
11
Administraties – back-up& export In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u een back-up kunt maken en teruglezen en hoe u transacties kunt exporteren (.csv-bestand) om te verwerken in een ander programma.
11.1 Lokale back-up maken BankingToolsadviseertom regelmatig een back-up van uw administratie te maken zodat uw data weer teruggezet kan worden na bijvoorbeeld een computercrash. Om een backup te maken klikt u het in administratievenster op [Back-up/Restore]. Bent al ingelogd in een administratie, dan kunt u een back-up maken door u in het menu te klikken op [Applicatieknop], [Administratie], [Back-up maken/teruglezen]. In het scherm dat verschijnt, klikt u op [Doorgaan]. Standaard staat het rondje bij ‘ik wil een back-up maken’ al geselecteerd. Vink vervolgens de administraties aan waarvan u een back-up wilt maken en klik op [Stap verder]. Selecteer het onderste rondje ‘lokaal, als bestand op uw computer’ en klik op [Stap verder]. Links dient u de locatie op uw computer aan te geven waar het back-upbestand dient opgeslagen te worden, door op de juiste mappen te klikken. Als u op een map twee keer klikt, worden de mappen zichtbaar die zich hierin bevinden. Als u de juiste locatie heeft gevonden, geeft u rechts het bestand een naam. Klik vervolgens op [Begin]. Lokale back-up maken 1. Klik op [Backup/Restore] 2. Klik op [Doorgaan] 3. Klik op [Stap verder] 4. Vink gewenste administraties aan 5. Selecteer ‘lokaal, als bestand..’ 6. Klik op [Stap verder] 7. Selecteer locatie 8. Geef een naam op 9. Klik op [begin] 10. Klik op [Ok]
47
11.2 Lokale back-up teruglezen Om een back-up van een administratie terug te lezen, klikt u in het administratievenster op [Backup/Restore]. Bent al ingelogd in een administratie, dan kunt u een back-up teruglezen door u in het menu te klikken op [Applicatieknop], [Administratie], [Back-up maken/teruglezen] en in het scherm dat verschijnt, klikt u op [Doorgaan]. Selecteer vervolgens het onderste rondje ‘Ik wil een bestaande back-up teruglezen’ en klik op [Stap verder]. Links selecteert u de map waarin de back-up op uw computer staat opgeslagen, door op de juiste mappen te klikken. Als u tweemaal op een map klikt, dan worden de onderliggende mappen zichtbaar. Als de betreffende map inderdaad een backup bestand(.bpu) bevat, dan verschijnt deze in het rechterscherm onder de tekst ‘Bestandsnaam’. Selecteer het bestand en klik op [Begin]. Let op dat het bestand daadwerkelijk rechts verschijnt en dat niet enkel de naam van het bestand wordt getoond. In dat geval verschijnt de boodschap dat het bestand niet gevonden kan worden. In het volgende scherm vinkt u de administraties aan die u wilt terugzetten en klikt u op [stap verder] en de administraties worden teruggezet. Klik op [OK]. Back-up teruglezen 1. Klik op [Backup/Restore] 2. Selecteer het onderste rondje 3. Klik op [Stap verder] 4. Selecteer ‘Lokaal, als bestand..’ 5. Klik op [Stap verder] 6. Selecteer de locatie 7. Selecteer het bestand 8. Klik op [Begin] 9. Vink de gewenste administraties aan 10. Klik op [Stap verder] 11. Klik op [OK]
48
11.3 Online Back-up maken U kunt een back-up online verzenden naar de digitale kluis van C@shflow en hiervandaan ook weer teruglezen. Voordat een back-up verzonden wordt, wordt het back-up bestand encrypted met uw wachtwoord als sleutel. Hierdoor is de back-up alleen door u te openen. Om een back-up te verzenden klikt u in het administratievenster op [Backup/Restore]. Bent al ingelogd in een administratie, dan kunt u een back-up maken door in het menu te klikken op [Applicatieknop], [Administratie], [Back-up maken/teruglezen] en in het scherm dat verschijnt, klikt u op [Doorgaan]. Vink vervolgens de administraties aan waarvan u een back-up wilt maken en klik op [Stap verder]. Standaard staat het rondje bij ‘online, via de digitale kluis van C@shflow back-up’ al geselecteerd. Klik op [Stap verder]. Als u al over een gebruikersnaam en wachtwoord beschikt van C@shflow back-up, dan kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord invoeren en op [stap verder] klikken. Indien u al een account heeft, maar uw wachtwoord bent vergeten dan klikt u op [Wachtwoord vergeten? Klik hier.] en uw wachtwoord wordt in een e-mail verstuurd naar uw emailadres. Indien u nog geen account heeft, dan selecteert u het onderste rondje ‘Nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken voor C@shflow back-up’. Geef vervolgens een gebruikersnaam op en voer uw e-mailadres tweemaal in en geef twee maal een wachtwoord op. Klik op [Stap verder] en de back-up wordt verzonden naar de BankingTools server. Klik vervolgens op [OK]. Online back-up maken 1. Klik op [Backup/Restore] 2. Klik op [Doorgaan] 3. Klik op [Stap verder] 4. Vink gewenste administraties aan 5. Klik op [Stap verder] 6. Selecteer ‘Nieuwe gebruikersnaam..’ 7. Vul gebruikersnaam en overige gegevens in 8. Klik op [Stap verder] 9. Klik op [Ok]
49
11.4 Online back-up teruglezen Een back-up die verzonden is naar het C@shflow online back-up systeem, kunt u weer inlezen door te klikken op [Backup/Restore] in het administratievenster. Bent al ingelogd in een administratie, dan kunt u een back-up maken door u in het menu te klikken op [Applicatieknop], [Administratie], [Back-up maken/teruglezen] en in het scherm dat verschijnt, klikt u op [Doorgaan]. Selecteer vervolgens het onderste rondje ‘Ik wil een bestaande back-up teruglezen’ en klik op [Stap verder]. In het volgende scherm staat het juiste rondje al geselecteerd en kunt u dus nogmaals op [Stap verder] klikken. Vult u vervolgens uw C@shflow online back-up accountgegevens in en klik op [stap verder]. Indien u uw wachtwoord bent vergeten, dan klikt u op [Wachtwoord vergeten? Klik hier.] en uw wachtwoord wordt in een e-mail verstuurd naar uw e-mailadres. Klik op [Stap verder] en uw back-up wordt van BankingTools server gehaald en klik weer op [Stap verder]. Vink vervolgens de administraties aan die u wilt terugzetten in C@shflow en klik op [Stap verder]. Klik op [Ok]. Back-up online teruglezen 1. Klik op [Backup/Restore] 2. Selecteer het onderste rondje 3. Klik twee keer op [Stap verder] 4. Vul uw gegevens in 5. Klik drie keer op [Stap verder] 6. Vink de gewenste administraties aan 7. Klik op [Stap verder] 8. Klik op [Ok]
50
11.5 Transacties exporteren De transacties die geïmporteerd zijn in C@shflow kunnen geëxporteerd worden als een komma gescheidenCSV bestand, zodat ze in allerlei andere programma’s ingelezen kunnen worden. Zo kunt u de transacties ook in Microsoft Excel ®inlezen. De transacties dienen geëxporteerd te worden vanuit het scherm “Transacties – Invoerlijst”. Klik hiervoor op de tab [Transacties] en vervolgens op [Invoerlijst]. Om de transacties te exporteren klikt u vervolgens op [Applicatieknop], [Exporteren als…] Kies de locatie waar het exportbestand opgeslagen moet worden, geef een naam op en klik vervolgens op [Opslaan]. Exporteren 1. Klik op tab [Transacties] 2. Klik op [Invoerlijst] 3. Klik op [Applicatieknop] 4. Klik op [Exporteren als…] 5. Selecteer een locatie 6. Geef een naam op 7. Klik op [Opslaan]
51
12
Onderhoud stamgegevens & opties C@shflow werkt met veel keuzelijsten voor snelle invoer zoals betalingsmethoden, rubrieken, relaties e.d. In dit hoofdstuk leest u hoe u deze gegevens kunt aanvullen, wijzigen of verwijderen. Ook leest u hoe u algemene programma instellingen en opties zoals beveiliging en jaarafsluiting.
12.1 Onderhoud hoofdrubrieken Zie voor het onderhouden en aanmaken van hoofdrubrieken de beschrijving bij paragraaf 7.4 - Nieuwe hoofdrubriek toevoegen
12.2 Onderhoud subrubrieken Zie voor het onderhouden en aanmaken van subrubrieken de beschrijving bij paragraaf 7.3-Nieuwe subrubriek toevoegen
12.3 Onderhoud relaties De relatienaam die bij een bepaald relatierekeningnummer hoort, kan worden aangepast als deze niet meer juist is of als u de relatienaam niet duidelijk genoeg vindt. U kunt dit doen via de tab [Onderhoud], [Relaties]. Hier worden alle relatierekening-nummers getoond en in de kolom ‘naam’ de relatienaam. De naam kunt u hierin wijzigen. Tevens kunt u ook extra informatie toevoegen als dat gewenst is. Om een relatie toe te voegen klikt u bovenin op de knop [Toevoegen] Relatie onderhoud 1. Klik op [Onderhoud] 2. Klik op [Relaties] 3. Geef een naam
52
12.4 Onderhoud Betalingsmethoden Een betalingsmethode is de methode waarop een transactie verwerkt is, zoals een pinbetaling of een machtiging. Deze kunnen ook worden getoond in de transactieoverzichten door de kolom ‘Betaalcode’ toe te voegen. De betaalcode is de afkorting voor de betaalmethode. Deze betalingsmethoden en bijbehorende betaalcodes kunt u aanpassen door te klikken op de tab [Onderhoud], [Betalingsmethoden]. Selecteer een betaalcode om deze aan te passen of klik op de knop [Toevoegen] om een betaalcode toe te voegen. Onderhoud betalingsmethoden 1. Klik op tab [Onderhoud] 2. Klik op [Betalingsmethoden] 3. Geef een betaalcode op
12.5 Internetlinks beheren Het kan voorkomen dat de link in C@shflow naar de download/inlogpagina van uw bank niet meer juist is. De link wordt dan in een update door ons aangepast, maar u kunt dit in de huidige versie ook zelf doen. U klikt hiervoor bovenin op de tab [Onderhoud], [Internetlinks]. Klik op de naam van de bank waarvan u de URL (het adres van de pagina) wilt veranderen en verander het adres in het veld onder ‘URL:’. Als u nu op de link van uw bank klikt bij het importeren, dan wordt u gebracht naar de pagina van het nieuw ingevoerde adres. U kunt ook zelf internetlinks maken en toevoegen door op [Nieuw] te klikken. Geef een naam op voor de link en het bijbehorende adres van de pagina. Deze link wordt vervolgens getoond in de lijst [Importeer direct via internetbankieren]. Om een link te verwijderen selecteert u een naam van een link en klikt u op [Verwijderen] en vervolgens op [OK].
12.6 Instellingen& Opties U kunt in C@shflow een aantal instellingen wijzigen. Klik hiervoor op de [Applicatieknop], [Instellingen / Opties]. Er verschijnt vervolgens een scherm met 4 tabbladen die instellingsmogelijkheden bevatten. Instellingen Via het tabblad ‘instellingen’ kunt u de opties wijzigen die te maken hebben met de werking van C@shflow. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven of u de rubriek ‘Niet gerubriceerd’ wilt tonen in C@shflow voor niet gerubriceerde transacties. Transacties die nog niet gekoppeld zijn aan een rubriek, worden in C@shflow standaard getoond zonder een subrubriek. Door het betreffende vakje aan te vinken, worden aan deze transacties de subrubriek ‘Niet gerubriceerd toegekend’. De transacties met bijbehorende subrubriek worden vervolgens ook getoond in de verschillende overzichten.
53
Internetlinks Via het tabblad ‘Internetlinks’ kunt u aangeven of de website van uw bank(en) binnen C@shflow zelf geopend moet worden of in Internet Explorer buitenom C@shflow. Beveiligen Bij ‘beveiliging’ kunt u ervoor kiezen om uw databestanden die op uw computer staan te vergrendelen, zodat deze niet te lezen zijn met een database editor. Als iemand over uw databestanden zou beschikken, dan is het mogelijk om met een programma uw gegevens te bekijken. Als uw database vergrendeld is dan kunnen uw gegevens enkel nog met C@shflow bekeken worden. In C@shflow zelf zult u niks merken van de vergrendeling. Importeren Via de tab‘importeren’ kunt u met het bovenste vakje aangeven of u eraan herinnerd wilt worden om te importeren en om hoeveel dagen u wilt dat C@shflow dit doet. Als het onderste vakje aangevinkt is, dan zal C@shflow zelf zoeken naar transactiebestanden die u opslaat op uw computer. Om automatisch te importeren is dit nodig en standaard staat dit vakje dan ook aangevinkt. Om alle gewijzigde instellingen ongedaan te maken klikt u [Herstel programma instellingen]. Instellingen 1. Klik op [Applicatieknop] 2. Klik op [Instellingen / Opties] 3. Klik op de gewenste Tab
12.7 Jaarafsluiting In uw administraties kunnen transacties geïmporteerd zijn over meerdere jaren. Zo kunnen er in uw administratie naast de transacties van het huidige jaar,alle transacties van eerdere jaren aanwezig zijn. U kunt probleemloos deze jaargangen naast het jaar in uw administratie beheren, maar het is mogelijk om alle transacties van een boekjaar, bijvoorbeeld 2009, onder te brengen in een hele aparte administratie. Dit wordt een jaarafsluiting genoemd. Deze transacties zijn weer te beheren door de afgesloten administratie te openen. In de administratie met het huidige jaar, zijn deze transacties niet meer te beheren. 54
Dit kunt u doen door in C@shflow, nadat u de administratie heeft geopend, te navigeren naar [Applicatieknop], [Jaarafsluiting] (onderste optie, klik evt. op []). Vervolgens kiest u het jaar binnen uw administratie dat u wilt afsluiten in een aparte administratie en geeft u het een naam. Alle transacties uit dit jaar zijn nu losgekoppeld uit uw administratie en worden ondergebracht in een aparte administratie. Deze administratie is te kiezen in het scherm van de administratiekeuze. Deze jaarafsluiting is niet meer terug te draaien, dus wees er zeker van dat u dit wilt doen. Jaarafsluiting 1. Open een administratie 2. Klik linksboven op [bestand] 3. Klik op [jaarafsluiting] 4. Kies de jaargang 5. Geef een naam 6. Klik op [afsluiten]
55
13
Mijn BankingTools Via ‘MijnBankingTools’ heeft u gemakkelijk toegang uw persoonlijke gegevens. Dit zijn de gegevens die u opgaf bij uw bestelling (naam, adres, woonplaats, etc.). U kunt deze hier zelf aanpassen. U vindt er ook een overzicht van alle orders die u plaatste en eventuele contracten die u bent aangegaan. Daarnaast vindt u er de registratiecodes die u nodig heeft om uw software te activeren. ‘MijnBankingTools’ is ook dé plek om vragen aan BankingTools te stellen. U krijgt dan persoonlijk antwoord. Over het algemeen is dit binnen 2 werkdagen.
13.1 Inloggen Door te klikken op de tab [Registreren & Support], [Mijn BankingTools] kunt u inloggen op uw persoonlijke pagina. Hier kunt u onder andere uw producten bekijken,de lijst met veel gestelde vragen (FAQ) raadplegen en vragen stellen aan de BankingTools helpdesk. U dient in te loggen met uw e-mailadres en een herkenningsnummer. Een herkenningsnummer kan zowel een downloadnummer,bestelnummer of een servicecontractnummer zijn. Deze nummers ontvangt u via e-mail als u een setup downloadt of een bestelling heeft gedaan. U kunt elk van deze codes gebruiken in combinatie met uw emailadres. Mijn BankingTools 1. Klik op tab [Registreren & Support] 2. Klik op [Mijn BankingTools] 3. Voer een herkenningsnummer in 4. Voer uw e-mailadres in 5. Klik op [Inloggen]
13.2 Vraag stellen U kunt via Mijn BankingToolsvragen stellen aan de C@shflow support helpdesk. De gehele correspondentie kunt u hierop bekijken. Als u een antwoord ontvangt, dan krijgt u hiervan een melding via e-mail dat u kunt inloggen om het antwoord te bekijken. Om een vraag te stellen, klikt u nadat u bent ingelogd bovenin op [Stel een vraag]. Hier worden de verschillende ‘topics’ van problemen weergegeven die u heeft opgesteld. Als u eerder nog geen vraag heeft gesteld, dan is deze lijst leeg. Om een vraag op te stellen klikt u onderin [Stel een nieuwe vraag]. U dient vervolgens bij uw vraag een aantal gegevens op te geven zodat wij u beter kunnen helpen. Selecteer hiervoor het juiste C@shflow product, de categorie van de
56
vraag, uw besturingssysteem en uw bank waarvan u de transacties downloadt in C@shflow. Klik op [Versturen] om uw vraag te versturen naar de helpdesk Helpdesk een vraag stellen 1. Klik op [Stel een vraag] 2. Klik op tab [Stel een nieuwe vraag] 3. Klik op [Stel een nieuwe vraag] 4. Selecteer de juiste gegevens 5. Stel uw vraag 6. Klik op [Versturen]
13.3 Reageren op antwoord Om te reageren op een antwoord van de helpdesk, klikt u op het betreffende probleem in het overzicht. De gehele correspondentie wordt dan zichtbaar. Onderin klikt u op [Reageer op het antwoord] om een reactie te geven. Reageer op een antwoord 1. Klik op een ‘Topic’ 2. Scroll naar onder 3. Klik op [Reageer op het antwoord]
57
13.4 Bijlage versturen U kunt ook een bijlage meesturen naar de helpdesk, zoals een screenshot waarop het probleem duidelijk wordt. Gebruik hiervoor wel Internet Explorer, omdat het met andere browsers niet altijd even goed werkt. U klikt hiervoor op [Bladeren] bij het opstellen van uw vraag. Selecteer vervolgens het bestand en klik op [Openen]. Als het bestand succesvol is toegevoegd, dan verschijnt de bestandsnaam onder de knop [Bladeren]. U kunt op het rode kruisje klikken om het bestand weer te verwijderen uit uw vraag. Het kan even duren voordat een bijlage verstuurd wordt als het een groter bestand betreft, zoals een back-up van een administratie. Wacht daarom totdat het volgende scherm wordt getoond en klik niet nogmaals op versturen. .
Bijlage versturen 1. Klik op [Bladeren] 2. Selecteer bestand 3. Klik op [Openen]
13.5 Vraag afsluiten Als er nog een vraaggesprek gaande is over een ander probleem dan ontvangt u de melding dat u geen nieuwe vraag kunt stellen. U kunt weer een nieuwe vraag stellen door de lopende vraag af te sluiten. Klik hiervoor op [Sluit mijn gestelde vraag af]. Vraag afsluiten 1. Klik op [Sluit mijn gestelde vraag af] 2. Klik op [Stel een nieuwe vraag]
Online Support: http://www.mijnbankingtools.nl Telefonische ondersteuning: 0900-8212400 (werkdagen 10 - 12 uur) Meest gestelde vragen: http://www.bankingtools.nl/faq Suggesties: http://www.bankingtools.nl/support/suggesties Klantenpanel: http://panel.bankingtools.nl/
Volg ons :
58
