Willeke Glas Juni 2015
Inhoudsopgave Inleiding................................................................................................................................................... 3 Stichting Transmurale Zorg ................................................................................................................. 3 Dit Handboek ...................................................................................................................................... 4 Deel 1 – Het maken van de werkafspraak .............................................................................................. 7 De aanleiding ...................................................................................................................................... 7 Het voortraject .................................................................................................................................... 7 Besluit om een afspraak te ontwikkelen............................................................................................. 8 De werkgroepvergadering .................................................................................................................. 8 Lay-out van de afspraak .................................................................................................................... 11 Vertaling van de afspraak ................................................................................................................. 12 Van concept naar definitieve werkafspraak ..................................................................................... 12 Deel 2 - Implementatie ......................................................................................................................... 13 Verspreiding van de afspraak ........................................................................................................... 13 Implementatie................................................................................................................................... 14 Deel 3 – Evaluatie.................................................................................................................................. 15 Inhoudsevaluatie............................................................................................................................... 16 Implementatie evaluatie ................................................................................................................... 16 Impact evaluatie ............................................................................................................................... 16 Aanbevelingen ...................................................................................................................................... 16 Bevorderen van app Transmurale Werkafspraken Haaglanden ....................................................... 16 Implementatie van werkafspraken ................................................................................................... 18 Actualisatie en evaluatie van werkafspraken ................................................................................... 18 Literatuur .............................................................................................................................................. 20 Afbeeldingen ......................................................................................................................................... 20 Bijlagen.................................................................................................................................................. 21 Sjabloon voor het maken van afspraken via de kopjes-indeling ...................................................... 21 Afspraken met betrekking tot het Smoelenboek in de App ............................................................. 23 Afspraken met betrekking tot het Nieuws in de app ........................................................................ 24 Afspraken met betrekking tot afspraken van derden in de app ....................................................... 24 Checklist voor het maken van een afspraak ..................................................................................... 25
Inleiding In deze introductie wordt ten eerste de Stichting Transmurale Zorg geschetst en vervolgens de bedoeling en globale opbouw van dit handboek.
Stichting Transmurale Zorg Stichting Transmurale Zorg Den Haag en omstreken (ook wel Stichting TMZ) werkt als wegbereider voor samenwerking tussen verschillende regionale zorgaanbieders. De samenwerking tussen ziekenhuizen, verpleeg- en verzorgingshuizen, thuiszorg, huisartsen, GGZ en andere zorgverleners wordt in samenwerking beter gecoördineerd en gestroomlijnd. Vaak gebeurt dit door het maken van richtlijnen of werkafspraken. Een organogram van Stichting TMZ staat in figuur 1. Hierin is te zien dat het bestuur van de Stichting wordt gevormd door vertegenwoordigers van de deelnemende organisaties. Daarnaast bestaat de Contactraad, die advies geeft aan het bestuur en ideeën voor nieuwe afspraken of netwerken aandraagt. De medewerkers van de Stichting zijn werkzaam in verschillende netwerken waarin zij de zorg verbeteren door afspraken tussen organisaties te maken.
Figuur 1. Organogram van Stichting Transmurale Zorg Den Haag en omstreken
Doordat de Stichting is gevormd door de deelnemende organisaties, is samenwerking op bestuurlijk platform al geborgd. Dit is een groot voordeel ten opzichte van andere samenwerkingsverbanden zoals een convenant, wat voor elke werkafspraak opnieuw opgesteld zou moeten worden (Vilans 2015:1). In figuur 2 is de samenstelling van een netwerk afgebeeld. Elk netwerk heeft een eigen stuurgroep (soms “Bestuurlijk Platform” of nog anders geheten) die richting geeft aan het netwerk en besluiten neemt. Daarnaast zijn er werkgroepen voor de praktische invulling van werkafspraken of andere projecten. Een netwerk kan verschillende activiteiten (langlopend) of projecten (met een einddatum) ontplooien, met voor elke activiteit of project een aparte werkgroep. Figuur 2. Opbouw Netwerk Een netwerk produceert verschillende documenten, zoals een jaarplan, een werkafspraak en folders. Deze worden zowel door de stuurgroep van het netwerk als door het bestuur van de stichting TMZ gezien en geaccordeerd. Op deze manier wordt bestuurlijk draagvlak gecreëerd voor het document.
Dit Handboek Omdat de netwerken veelal parallel aan elkaar werken en elke netwerkcoördinator en projectleider met dezelfde activiteiten te maken krijgt tijdens het maken van afspraken tussen verschillende organisaties, was er behoefte aan een naslagwerk waarin de kennis en ervaring over dit onderwerp gebundeld zou worden. Dit kan leiden tot een meer herkenbare werkwijze voor deelnemende professionals en organisaties, en tot een gestroomlijnde werkwijze (en dus tijdwinst) voor de medewerkers van de Stichting Transmurale Zorg. In dit handboek wordt omschreven hoe een transmurale werkafspraak wordt gemaakt, wordt geïmplementeerd en uiteindelijk geëvalueerd. Dit is een voorbeeld van de cirkel van Deming: Plan Do - Check - Act. De beschreven methode is geen kookboek voor succes, met recepten die lekker smaken als je maar alle stapjes volgt, maar eerder een kapstok. De werkafspraken zijn in deze analogie de jassen die patiënten en cliënten warm houden tijdens de overgang van organisatie naar organisatie. Met dit handboek kunnen de jassen overzichtelijk en netjes opgehangen worden, maar de kleur van de jas, of de inhoud van de werkafspraak, wordt niet voorgeschreven door de kapstok. Deze methode voor het maken van afspraken is grotendeels gebaseerd op de werkwijze van de Federatie voor Medisch Coördinerende Centra (FMCC) en op de dagelijkse praktijk binnen Stichting
Transmurale Zorg. Een stroomschema van de beschreven werkwijze is terug te vinden in figuur 3. Elke stap in het proces wordt met een hoofdstuk in dit handboek toegelicht: wat houdt deze fase in, wie moeten er bij betrokken worden en welke stappen kunnen er genomen worden? Aan de hand van literatuur en ervaringen wordt een aantal actiepunten omschreven, die specifiek van toepassing zijn voor deze fase van het proces. Het handboek is onderverdeeld in drie delen: deel één betreft het maken van de werkafspraak, deel twee de verspreiding en implementatie van de afspraak en deel 3 het evaluatieproces van de afspraak. Deel 1 is het grootst, maar implementatie, evaluatie en afspraken over “hoe nu verder?” zijn minstens zo belangrijk, om te voorkomen dat goede, werkbare afspraken in de kast komen te liggen en verstoffen. In het stroomschema (figuur 3) is de gelijkenis met de cirkel van Deming ook te zien: evaluatie is een belangrijk onderdeel van de methode. Door afspraken regelmatig te evalueren en te actualiseren, kan het probleem dat de aanleiding was om de afspraak te maken beter worden aangepakt. Figuur 3. Stroomschema. Hierin staat beschreven hoe een afspraak idealiter tot stand komt, geïmplementeerd wordt in de praktijk en geëvalueerd om eventuele wijzigingen door te voeren.
Een interessant detail is dat deze werkwijze zo universeel is voor het oplossen van problemen, dat ook het maken van dit handboek deze cyclus gevolgd heeft: er werd een probleem geconstateerd (“we moeten iedere keer het wiel opnieuw uitvinden”), het doel en de inhoud van de oplossing werd
geformuleerd (“een handboek waarin het maken van een afspraak omschreven is”) en door de wisselwerking tussen de auteur (stagair), de werkgroep (stagebegeleiders) en de experts (medewerkers van de Stichting TMZ) is deze definitieve vorm van het handboeke ontstaan. Het is nu aan de Stichting TMZ om deze “afspraak” te implementeren en na verloop van tijd te herzien!
Deel 1 – Het maken van de werkafspraak Dit deel beschrijft de werkwijze voor het maken van een afspraak. In deze eerste versie van het handboek is dit misschien nog niet hoe je het zelf doet of zou willen doen, daarom wil ik je ook van harte uitnodigen om alle vragen of opmerkingen/verbeterpunten op te schrijven en met mij te delen!
De aanleiding De eerste fase in het ontwikkelen van een werkafspraak, is de aanleiding. De aanleiding voor het ontwikkelen van een werkafspraak komt meestal voort uit de bestaande netwerken of uit de Contactraad (zie figuur 1). Er wordt een probleem (formeel) opgemerkt en dit wordt opgepakt door een projectleider binnen Stichting Transmurale Zorg. Behalve signalen uit de praktijk, die via de Contactraad of via de bestaande netwerken binnen komen, zijn ook andere aanleidingen mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan de herziening van een landelijke richtlijn, ontwikkelingen in de zorg op macro-niveau (beslissingen van de minister) of nieuwe technische mogelijkheden. Wanneer er voldoende draagvlak is om de aanleiding om te zetten in een werkafspraak, bijvoorbeeld door consensus binnen een netwerk of een vraag vanuit de Contactraad, treedt de volgende fase in. Actiepunt Breng de aanleiding onder woorden en documenteer deze als start van het project
Het voortraject Vaak is er al direct bij de aanleiding een idee in welke hoek de oplossing voor het geobserveerde porbleem gezocht kan worden. In het voortraject wordt overeenstemming gecreëerd over de doelstelling en de globale inhoud van de afspraak. Het doel van de afspraak moet voor alle partijen helder zijn en gerelateerd aan de aanleiding voor het maken van een afspraak (zoals die in de vorige stap is vastgelegd). De globale inhoud van de afspraak moet voor alle betrokkenen acceptabel zijn: wie doet wat, wanneer wordt er samengewerkt, hoe verloopt de berichtgeving, wanneer wordt de patiënt of cliënt geïnformeerd en door wie en wie is er verantwoordelijk voor het traject? Het bespreekbaar maken van deze (tamelijk specifieke) deelvragen in het voortraject, maakt dat partijen dichter bij elkaar komen. De kans dat een partij later in het proces voor verrassingen komt te staan en (dreigt) de vergadertafel te verlaten wordt hiermee een stuk kleiner. Wanneer zowel het doel als de globale inhoud van de afspraak vast staan wordt het voortraject afgesloten. Actiepunten Consensus over het doel van de afspraak. Globale inhoud van de afspraak staat vast en is voor alle betrokken partijen acceptabel.
Besluit om een afspraak te ontwikkelen De formele beslissing om een afspraak te gaan ontwikkelen is de volgende stap. Deze beslissing wordt genomen door de stuurgroep van een netwerk en ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur van Stichting Transmurale Zorg (zie figuur 1). Hierbij moet aan een aantal elementen aandacht besteed worden, zowel logistiek als inhoudelijk. Logistiek moet duidelijk zijn hoe het netwerk of de betrokken organisaties eruit zien en hoe overleggen plaats gaan vinden. Bovendien moet besloten worden hoe het ontwikkelen van de afspraak bekostigd wordt. Inhoudelijk moet duidelijk zijn hoe ernstig de aanleiding is of hoe breed een probleem gedragen wordt. Ook moet helder zijn in welke mate de afspraak (waarvan de inhoud in het voortraject is vastgesteld) gedragen wordt als oplossing voor dit probleem of deze aanleiding. Bovendien moeten de (financiële) consequenties voor de betrokken partijen benoemd zijn. Er moet onder betrokkenen bereidheid zijn om mee te werken aan de ontwikkeling: dit wordt besproken in de stuurgroepvergadering van het netwerk en opgenomen in de notulen van de vergadering. De mogelijkheid om een afspraak niet te ontwikkelen is expliciet aanwezig als optie wanneer niet aan de voorwaarden voor het besluit om een afspraak te ontwikkelen wordt voldaan. In dat geval stopt het traject en wordt de werkafspraak voorlopig niet gemaakt. Het besluit om een afspraak te ontwikkelen kan ook genomen worden over een bestaande afspraak, in plaats van naar aanleiding van een nieuw probleem. Het besluit om een afspraak te herzien naar aanleiding van een afgesproken actualisatie-datum, een nieuwe landelijke richtlijn of andere ontwikkelingen kan ook leiden tot het volgende traject. Actiepunten Er is overeenstemming over het proces en de financiering van het ontwikkelen van de afspraak Er is overeenstemming over de urgentie van de aanleiding en over de afspraak als oplossing voor dat probleem. De belangen en bereidwilligheid van betrokken organisaties of personen zijn benoemd Er wordt een formeel besluit genomen om de afspraak verder te ontwikkelen. Deze afspraak en de vorige punten worden gedocumenteerd en voorgelegd aan het bestuur.
De werkgroepvergadering Het doel van de werkgroepvergadering is het maken van een concept-werkafspraak als voorbereiding op de definitieve afspraak. Doordat in een werkgroep vertegenwoordigers van verschillende (soorten) organisaties plaatsnemen, worden de belangen van alle partijen behartigd. Procesmatig zijn er vier aspecten van de werkgroepvergadering van belang: De samenstelling van de werkgroep, het vergaderschema, het gebruik van beschikbare bronnen en dossiervorming. Deze aspecten worden hieronder nader toegelicht.
Samenstelling van de werkgroep In de werkgroep nemen, zoals vermeld, vertegenwoordigers van verschillende organisaties deel. Het is ook belangrijk om vertegenwoordigers van verschillende betrokken beroepsgroepen uit te nodigen. Bovendien is er een coördinator of projectleider vanuit Stichting Transmurale Zorg aanwezig bij (en voorzitter van) de werkgroepvergadering. Wie er wordt uitgenodigd voor een werkgroep hangt natuurlijk af van de inhoud van de te maken afspraak, zoals vastgelegd in het voortraject. De belanghebbenden zijn al in kaart gebracht. Er wordt nooit “zomaar iemand” uit een bepaalde organisatie uitgenodigd, maar er wordt een bewuste keuze gemaakt. De motivatie en achtergrond op basis waarvan werkgroepleden zitting nemen wordt vastgelegd. Het vergaderschema Aan de hand van het voortraject is vaak al een inschatting te maken van het aantal benodigde vergaderingen. Volgens de FMCC varieert dit tussen de drie en zes vergaderingen per afspraak. Ook binnen de Stichting TMZ is het gebruikelijk dat een werkgroep 5 of 6 keer bij elkaar komt. Door de benodigde tijdsinvestering per vergadering en het aantal vergadering vooraf aan te geven, weten werkgroepleden wat er van hen verwacht wordt. De punten die door de werkgroepvergadering besproken worden zijn volgens de FMCC: 1) 2) 3) 4) 5)
Een gezamenlijke visie, of de uitgangspunten van de vergadering De (zorg- of medische) inhoud van de afspraak Logistieke afspraken die voortvloeien uit de inhoudelijke afspraken Financiële belangen Scholing, of de manier waarop de afspraak na afronding van het traject verspreid en geïmplementeerd moet worden
Het kan helpen om de verschillende belangen van de werkgroepleden in de eerste vergadering te benoemen, zodat de werkgroep zich daarna op de inhoud kan concentreren. De zorginhoudelijke afspraken en het perspectief van de patiënt of cliënt dienen voorrang te krijgen ten opzichte van andere belangen. Dit past zowel bij het landelijk beleid van de FMCC als bij de uitgangspunten van de Stichting Transmurale Zorg. Een laatste punt wat niet vergeten mag worden in de werkgroepvergadering is de “houdbaarheidsdatum” van de nieuwe afspraak. Wanneer wordt deze geactualiseerd? Voorbeelden
van houdbaarheidsdata zijn “tot de volgende landelijke richtlijn verschijnt” of “over twee jaar”. Maak hier een bewuste keuze over. Het gebruik van bestaande bronnen De beschikbare bronnen zullen verschillen per afspraak en de coördinatoren van elk netwerk weten de meeste bronnen wel te vinden. Desondanks is het goed om hier een lijst te geven van organisaties en websites die afspraken, protocollen en richtlijnen maken en verspreiden, zodat de werkgroep altijd de beschikking heeft over relevante informatie. -
NHG standaarden NHG Landelijke Transmurale Afspraken Afspraken tussen huisarts en specialist door andere Medisch Coördinerende Centra De Federatie van Medisch Coördinerende Centra Landelijke Eerstelijns Samenwerkings Afspraken van de NHG
Dossiervorming In de tweede Algemene Leden Vergadering van de FMCC is besloten dat een aantal zaken moet worden vastgelegd en bewaard, om te voorkomen dat de totstandkoming van een nieuwe werkafspraak afhankelijk wordt van het collectief geheugen. Deze zijn: -
Uitgangspunten: de aanleiding voor en het doel van de nieuwe afspraak Notulen van de werkgroepvergaderingen, inclusief argumenten voor de gemaakte keuzes. Eventueel alle conceptversies van de nieuwe afspraak Gebruikte bronnen. Wie er heeft meegelezen en wat hun commentaar was Door wie de nieuwe werkafspraak wanneer is geautoriseerd Correspondentie De datum waarop de nieuwe werkafspraak geëvalueerd zal worden, of een omschrijving van de situatie waarin dit moet gebeuren.
Door dit dossier voor elke afspraak aan te leggen, kunnen ook achteraf de beweegredenen voor bepaalde keuzes weer teruggevonden worden. Dossiervorming is een belangrijk middel om onenigheid te voorkomen en dossiers kunnen helpen eventuele meningsverschillen op te lossen voordat een conflict destructief wordt voor de nieuwe werkafspraak. Actiepunten voor de werkgroepvergadering Nodig vertegenwoordigers van belanghebbende organisaties, beroepsgroepen en andere stakeholders uit om deel te nemen aan de werkgroep Maak van tevoren een inschatting over het aantal vergaderingen en de geschatte tijdsinvestering die dit van deelnemers vraagt Gebruik diverse bronnen bij het tot stand komen van de nieuwe werkafspraak Leg notulen, knelpunten, bronnen en correspondentie vast in het dossier, alsmede de houdbaarheidsdatum van de nieuwe afspraak
Lay-out van de afspraak Het heeft hier zin om het “kapstok”-principe uit de inleiding nog eens ter sprake te brengen. Door een duidelijke werkwijze en indeling van de afspraken wordt het voor de gebruikers én voor de makers van transmurale werkafspraken duidelijk wat ze kunnen verwachten. Echter, hoewel een kapstok ervoor zorgt dat alle afspraken op dezelfde manier zijn “opgehangen”, zegt het niets over de kleur, de stof of de schnitte van een jas: de inhoud van de werkafspraak wordt niet bepaald door deze kapstok. Na evaluatie van reeds bestaande afspraken is tot een concept-indeling besloten waaraan alle volgende afspraken moeten voldoen. Dit is een indeling in kopjes, daarnaast kan altijd apart een stroomschema of andere afbeelding voorzien worden in de app, op de website of gedrukte vorm. Belangrijk is dat altijd vermeld wordt wat het doel van de afspraak is, wat voor bronnen er gebruikt zijn en door wie de afspraak is gemaakt of herzien (inclusief contactpersoon (medewerker van Stichting TMZ of anders) en datum). De onderstaande tabel geeft de concept-indeling weer: De vaste onderdelen zijn in elke indeling aanwezig, maar de inhoud van de afspraak kan worden weergegeven in een indeling die het best bij de afspraak past. Er is een voorkeur om afspraken volgens Optie 1 in te delen om aan te sluiten bij landelijke afspraken, maar wanneer dit niet past is er voldoende ruimte om af te wijken, zolang de vaste onderdelen maar in elke afspraak terugkomen. Optie 1 Doel van de afspraak Algemene informatie Preventie Diagnose Behandeling Bronnen Samengesteld door
Optie 2 Doel van de afspraak Algemene informatie Huisarts Wondverpleegkundige Diëtist Bronnen Samengesteld door
Alternatief Doel van de afspraak Algemene informatie ... ... ... Bronnen Samengesteld door
Een sjabloon, om het maken van werkafspraken volgens deze indeling zo makkelijk mogelijk te maken, is beschikbaar voor Optie 1 en Optie 2 en is terug te vinden in de bijlage van dit handboek. Zoals gezegd: de kopjesindeling is gemaakt om aan de werkafspraken een duidelijke vorm te geven, zodat de gebruiker weet wat hij ervan kan verwachten. Bovendien is een afspraak in deze vorm makkelijk weer te geven op de website en in de mobiele applicatie, zonder dat een gebruiker hoeft in te zoomen of verschillende pagina’s hoeft door te bladeren. Korte, duidelijke teksten hebben de voorkeur, daarnaast kunnen in bijlagen afbeeldingen, stroomschema’s of teksten met extra informatie worden opgenomen. Actiepunten Deel de afspraak in volgens het kopjesmodel en geef in elk geval aan: wat is het doel van de afspraak, wat zijn de gebruikte bronnen en door wie is de afspraak samengesteld? Bedenk welke andere documenten nodig zijn om de afspraak te verspreiden: Stroomschema’s of documenten met achtergrondinformatie?
Vertaling van de afspraak De titel van dit onderdeel klinkt misschien wat vreemd: gaan we de werkafspraken internationaal invoeren? Nee, alleen in de regio Haaglanden, maar ook daar spreekt niet iedere zorgverlener dezelfde taal. Jargon, afkortingen en Engelse/Latijnse woorden kunnen bij de ene beroepsgroep helemaal ingeburgerd zijn, terwijl een andere groep geen idee heeft wat er staat. Het is dus belangrijk om te bedenken wie de doelgroep van de afspraak is, en welke “taal” deze groep spreekt. Bij de meeste transmurale werkafspraken zijn zorgverleners uit verschillende groepen betrokken. Daarom is het zaak afkortingen uit te leggen en jargon te vermijden. Dit is ook een belangrijk punt bij het vragen om commentaar: snapt de zorgverlener die de afspraak leest alles wat er staat? Een andere vorm van “vertalen” is het weergeven van een afspraak in een nieuwe of andere vorm. Bedenk bijvoorbeeld een afspraak met veel achtergrondinformatie en een uitvoerige literatuurbespreking. Als deze wordt omgezet in het kopjesmodel, is er een grote kans dat informatie verandert, wordt verdraaid of zelfs verloren gaat. “Lost in translation” is niet voor niets een bekend concept! Dit gaat ook op voor het omzetten van een afspraak in een stroomschema, of juist het maken van een document met achtergrondinformatie. Dit zijn “vertalingen”, en moeten dus ook als zodanig behandeld worden: laat de werkgroep meedenken en vraag om goedkeuring van het “vertaalde” manuscript. Actiepunten Ga na of er in de afspraak gebruik wordt gemaakt van jargon of afkortingen. Vermijd dit waar mogelijk Vraag bij meelezers specifiek of ze alle tekst begrijpen Wees je bewust van eventuele “vertalingen” en vraag opnieuw om goedkeuring waar nodig
Van concept naar definitieve werkafspraak Als de werkgroep het eens is over een concept-afspraak, wordt om commentaar van anderen gevraagd, een zogeheten tweede leesronde. Vaak is dit de stuurgroep van het netwerk, maar er kan ook om meelezen en advies gevraagd worden bij beroepsgroepen, andere experts, of bij zorgverleners die uiteindelijk met de afspraak moeten gaan werken. De mogelijkheid om commentaar te geven creëert draagvlak en herkenning volgens de FMCC: de zorgverleners krijgen in feite een eerste vooraankondiging van de afspraak en lezen dan ook over de aanleiding en het doel van de afspraak. Het betrekken van een brede groep meelezers geeft dus al een voorsprong bij de implementatie.
Wanneer het commentaar van de stuurgroep en andere meelezers verwerkt is, moet de nieuwe werkafspraak formeel goedgekeurd worden voordat hij definitief is. Hiervoor moeten in elk geval de werkgroepleden instemmen met de afspraak. Bovendien kan hij door de stuurgroep van het netwerk worden goedgekeurd en via het bestuur van de Stichting Transmurale Zorg door de verschillende betrokken organisaties worden geautoriseerd. Actiepunten Vraag om commentaar over de concept afspraak bij betrokkenen en verwerk dit samen met de werkgroep (voeg correspondentie toe aan het dossier). Zorg voor formele goedkeuring en autorisatie van de afspraak. Leg vast wie de afspraak heeft goedgekeurd en geautoriseerd.
Deel 2 - Implementatie Verspreiding van de afspraak Nadat er overeenstemming is over een afspraak en er is nagedacht over de opmaak ervan, is het zaak om de afspraak bij de doelgroep te brengen. Bij de aanleiding en de doelstelling van de afspraak is er al nagedacht over de doelgroep: namens wie is de afspraak gemaakt en wie heeft er baat bij om hier gecoördineerd te werken? Deze doelgroep moet nu bereikt worden om het resultaat mee te delen. De verschillende manieren om dat te bewerkstelligen worden in dit hoofdstuk beschreven. In papieren vorm Het verspreiden van een afspraak op papier is de traditionele methode: een papieren afdruk van een afspraak kan gemakkelijk verstuurd worden, is goed leesbaar en overzichtelijk en je kunt alle kanten op met kleur en opmaak. Het nadeel van afspraken op papier is dat oude versies van afspraken in omloop blijven, er is weinig zicht op het daadwerkelijk gebruik van de afspraken en de kosten van het drukken en verspreiden van de afspraken kunnen behoorlijk oplopen. De Stichting Transmurale Zorg heeft daarom als doelstelling om afspraken niet meer op papier te verspreiden. Van de besparing die daarmee gerealiseerd wordt, is de ontwikkeling van de mobiele applicatie bekostigd. Via de mobiele applicatie De mobiele applicatie Transmurale Werkafspraken Haaglanden is in gebruik sinds maart 2015. Deze app is geschikt voor zowel smartphones als tablets, en is beschikbaar via iTunes en de Google Playstore. Het verspreiden van nieuwe en herziene afspraken via de app is eenvoudig en de afspraken zijn direct in te zien voor de zorgverlener, ook “offline”. Dat wil zeggen, dat er geen internetverbinding nodig is om de afspraken in te kunnen zien, waardoor er ook bijvoorbeeld bij patiënten thuis mee gewerkt kan worden. Bedenk bij verspreiding via de app dat de afspraak gelezen wordt op een klein schermpje, waardoor het makkelijk is om het overzicht te verliezen. Dit is ook een van de redenen dat afspraken in de app altijd het kopjesmodel volgen. Denk bij het bijvoegen van illustraties, stroomschema’s of pdfbestanden na over hoe deze op een klein scherm gelezen worden, en of ze dan wel toegevoegde waarde hebben. De app zelf moet op dit moment ook nog verder en dieper in de netwerken worden verspreid: van maart tot juni 2015 is de applicatie door ongeveer 200 mensen gedownload. Een voorstel is om de
app voorafgaand aan elke bijeenkomst te bespreken, mensen gelegenheid geven om hem direct te downloaden en met bijvoorbeeld een kleine quizvraag over een relevante werkafspraak de bijeenkomst te openen. Via de website De website van Stichting Transmurale Zorg trekt tienduizenden unieke bezoekers per jaar. Dit is dan ook een goede plaats om aandacht te geven aan nieuwe en herziene werkafspraken en ze voor raadpleging beschikbaar te stellen. Door het nieuw te bouwen iFrame, kunnen werkafspraken eenvoudig via dezelfde kopjesindeling als in de app, ook op de website gepubliceerd worden. Door deze integratie wordt veel extra werk uitgespaard. Via bijeenkomsten Nascholingen, symposia en netwerkbijeenkomsten zijn bij uitstek de plaats om te rapporteren over nieuw gemaakte werkafspraken in de regio. Echter, de methode hiervoor verandert mee met de digitalisatie. Waar het voorheen makkelijk was om een gedrukte versie van de afspraak mee te geven, is het nu aan de bezoeker van de bijeenkomst om de nieuwe afspraak in de app of op de website op te zoeken. Het moet hem/haar daarom zo makkelijk mogelijk gemaakt worden om deze te vinden: zorg ervoor dat de afspraak duidelijk wordt toegelicht in een stand of presentatie en maak het voor de bezoeker eenvoudig om de app te vinden, met bijvoorbeeld QR-codes of zoekwoorden voor in de app store. Nieuwsbrieven en contactraad Werkafspraken worden ook verspreid door diverse nieuwsbrieven van Stichting Transmurale Zorg en enkele netwerken binnen de Stichting (Dementie en Palliatieve Zorg). Bovendien kunnen nieuwsbrieven van deelnemende organisaties benaderd worden met kopij of persberichten. De contactraad van Stichting TMZ is momenteel een kanaal voor het verspreiden van uitnodigingen voor bijeenkomsten, werkafspraken kunnen wellicht ook zo verspreid worden. Behalve de contactraad is het netwerk waarbinnen de werkafspraak gemaakt is ook een belangrijk instrument in de verspreiding van de nieuwe afspraak. Uit deze stukjes blijkt al dat alle verspreidingsmethoden met elkaar te maken hebben. Door ze onderling te linken (bijvoorbeeld met links vanuit de app naar de website, of door een QR-code van de app op een bijeenkomst) vergroot je de herkenbaarheid bij de doelgroep en daarmee de kans dat de afspraak op de juiste plaats terecht komt. Actiepunten Bedenk wat de beste manier is om de nieuwe afspraak te verspreiden onder de doelgroep Gebruik zo veel mogelijk beschikbare media, en verbind deze onderling met elkaar.
Implementatie Implementatie en borging van een nieuwe werkwijze, naar aanleiding van een nieuwe werkafspraak, gebeurt in de verschillende betrokken organisaties. De strategie om een afspraak succesvol te implementeren zal verschillen tussen afzonderlijke netwerken, afhankelijk van het type organisatie, de betrokken professionals, ontwikkelingen in de maatschappij en het soort afspraak. Het is daarom
niet haalbaar om in dit handboek aan te geven wat de beste manier is om een afspraak te implementeren. Afspraken gemaakt door Stichting Transmurale Zorg hebben een voorsprong op andere afspraken, doordat ze bestuurlijk ondersteund worden. Immers, het bestuur van de Stichting (dat bestaat uit vertegenwoordigers van betrokken organisaties) ziet alle afspraken om ze goed te keuren. Dit bestuurlijk draagvlak draagt bij aan de implementatie. Daarnaast bestaat er draagvlak voor afspraken vanuit de stuurgroepen van de netwerken (waarin managers van deelnemende organisaties meepraten) en vanuit de professionals die de afspraak hebben gemaakt, de werkgroep. Deze drie groepen kunnen de werkafspraak op verschillende niveaus implementeren, waardoor alle lagen van een organisatie betrokken worden. Het faciliteren van afspraken tussen zorgaanbieders in de Haagse regio’s stopt niet nadat de afspraak definitief is goedgekeurd door het bestuur. Bestuurlijk draagvlak betekent niet automatisch dat de doelgroep of beoogde gebruikers van de afspraak op de hoogte zijn. Een manier om de vinger aan de pols te houden qua implementatie kan zijn om regelmatig bij de organisaties na te vragen in hoeverre de afspraak gebruikt wordt. Dit kan door het in het netwerk te agenderen, of een extra evaluatie-vergadering voor de werkgroep in te plannen (bijvoorbeeld drie tot zes maanden na het tot stand komen van de afspraak). De mate waarin het de verantwoordelijkheid van de Stichting TMZ is om organisaties te monitoren op het nakomen van afspraken of zelfs geleverde kwaliteit is een vraagstuk dat nu speelt. Actiepunten Creëer draagvlak voor de nieuwe afspraak op verschillende niveaus in de doelorganisaties. Zorg dat afspraken bekend blijven en worden: agendeer ze nogmaals in stuurgroep of werkgroep om voortgang te bespreken.
Deel 3 – Evaluatie Om de kwaliteit van keten- en netwerkzorg te verbeteren is het noodzakelijk om afspraken vaker te actualiseren en de inhoud te herzien waar nodig, dan momenteel gebeurt. Dit voorkomt dat afspraken waar veel geld, tijd en energie in is gestopt na verloop van tijd gedateerd zijn en niet meer gebruikt worden. Deze vorm van verspilling wordt tegengegaan door al bij het vaststellen van de werkafspraak na te denken over de houdbaarheidsdatum ervan. Een geactualiseerde afspraak zorgt ook voor hernieuwde aandacht voor het onderwerp, waardoor de afspraak meer gebruikt wordt en meer waarde krijgt. Daarnaast kunnen ook implementatie en impact van een werkafspraak geevalueerd worden. Dit is een arbeidsintensief proces, wat wel heel duidelijk kan maken voor (nieuwe) deelnemende organisaties wat de toegevoegde waarde is van Transmurale Werkafspraken. Het heeft daarom zeker zin om dit te overwegen en bijvoorbeeld als stage-opdracht uit te zetten.
Inhoudsevaluatie Het evalueren of herzien van een afspraak gebeurt vaak op initiatief van een netwerk. Dit leidt echter tot veel variatie in het actualiseren van afspraken: om de drie jaar, om de vijf jaar, misschien ook wel helemaal nooit. Om te voorkomen dat afspraken op de plank blijven liggen en gedateerd worden, is het een overweging om al in de werkgroep te besluiten wat de ‘houdbaarheidsdatum’ van een afspraak is. Dit maakt het mogelijk om al vooraf een jaarplanning te maken van afspraken die geactualiseerd worden, in plaats van afhankelijk te zijn van ad hoc beslissingen. Natuurlijk is het altijd mogelijk om een afspraak al eerder te herzien, bijvoorbeeld omdat nieuwe technische of maatschappelijke ontwikkelingen daarom vragen.
Implementatie evaluatie Het evalueren van de implementatie, draait om de verspreiding en het gebruik van de afspraak. Een voorbeeld van zo’n evaluatie is het navragen of de zorgverleners uit de doelgroep de gemaakte afspraak kennen en ernaar werken. Een ander voorbeeld is het vergelijken van het opgestelde implementatieplan met de gevolgde weg in de praktijk, of, in het geval van de rol van Stichting Transmurale Zorg, een evaluatie of de aanbevelingen uit de werkgroepen ook zijn opgevolgd door betrokken organisaties.
Impact evaluatie Dit is de meest spannende evaluatie: Heeft de afspraak het gewenste effect? Is de afspraak een goede oplossing voor het probleem of de aanleiding uit het voortraject? Wat is het resultaat van de afspraak? Helaas zijn deze interessante vragen niet eenvoudig te beantwoorden. Het resultaat van een afspraak hoeft namelijk helemaal niet zichtbaar of meetbaar te zijn. Desondanks heeft het zeker zin om tijdens de werkgroepfase na te denken over potentiele meet-criteria, en op de afgesproken datum te evalueren in hoeverre deze zijn verbeterd. Denk ook aan het stellen van een doel, in de implementatie-fase: een duidelijk voorbeeld van de impact evaluatie is de vraag of dat gestelde doel ook is gehaald. Actiepunten Bedenk in de werkgroep vast wat de “houdbaarheidsdatum” van een afspraak is. Eerder actualiseren mag, later niet. Evalueer niet alleen de inhoud, maar houd ook de implementatie en de impact van de afspraak tegen het licht. Het is zinvol om ook hier in de werkgroepfase al aandacht aan te besteden: wat zijn criteria of meetinstrumenten die de impact van deze afspraak kunnen weergeven?
Aanbevelingen In dit laatste deel van het Handboek Werkafspraken nog enkele aanbevelingen over kwesties die de Stichting Transmurale Zorg momenteel (juni 2015) bezig houden of die in mijn ogen beter zouden kunnen.
Bevorderen van app Transmurale Werkafspraken Haaglanden Op dit moment zijn er ongeveer 50 zorgverleners die de applicatie regelmatig raadplegen. De app is een oplossing voor een heel aantal verspreidings- en implementatievraagstukken, omdat het de
afspraken altijd beschikbaar stelt voor de gebruiker, ook offline “aan het bed”, en het makkelijk is om een afspraak te vervangen door een herziene versie. Deze functionaliteit komt echter alleen maar van de grond als men de app daadwerkelijk gebruikt. Het blijft daarom van belang om het gebruik van de app te promoten en op elke mogelijke manier te bevorderen. Met de introductie van het Smoelenboek wordt de functionaliteit van de app veel groter. Daardoor zullen waarschijnlijk meer mensen de app downloaden en regelmatig raadplegen, waardoor ze ook eerder in aanraking komen met de werkafspraken die erin staan. Echter, de Stichting TMZ kan er niet op vertrouwen dat de app wel viral zal gaan en moet actief het gebruik van de app stimuleren. Het stimuleren van de app kan op verschillende manieren die al ingezet worden, maar er zijn ook nieuwe wegen te bewandelen. Hieronder een overzicht. Prominent op website, nieuwsbrieven et cetera Lezers van de website en de nieuwsbrieven moeten weten dat de app bestaat en waar ze hem kunnen downloaden. Technisch zou het bovendien mogelijk moeten zijn om speciaal de bezoekers die een mobiel apparaat gebruiken om de website te lezen een extra bericht te laten zien, waarin ze direct de app kunnen downloaden. Deelnemende organisaties gebruiken De organisaties in het bestuur van de Stichting TMZ hebben elk ook een eigen nieuwsbrief, website en andere kanalen om met werknemers te communiceren. Persberichten naar de redacties van zulke kanalen sturen zou een groter publiek kunnen bereiken Poster met informatie In de wachtruimte van de Stichting, in de vergaderzalen van het kantoor, bij een standje op een bijeenkomst: een poster kan een potentiele gebruiker informeren over het bestaan van de app, of (via QR-code) zelfs verleiden tot het downloaden ervan. Aandacht voor app bij Bijeenkomsten Een idee tijdens een recent teamoverleg was om de eerste tien minuten van een bijeenkomst (of de laatste tien minuten voor de start van een bijeenkomst) te gebruiken om de deelnemers de app te laten downloaden, bijvoorbeeld door een kleine quizvraag waarvan het antwoord in de app te vinden is. Op deze manier downloaden gebruikers de app niet alleen, maar leren zij hem ook te gebruiken als manier om antwoorden te vinden op quizvragen danwel praktische problemen. Andere manieren van promotie Creatieve manieren om iets onder de aandacht te brengen vallen altijd meer op. Gebruik niet alleen de bestaande kanalen zoals de website, maar bedenk iets nieuws. Er hoeft misschien geen poster in de Haagse bushokjes, maar een poster in een ziekenhuis kan wel helpen. Benader een lokaal radiostation om te vertellen over de app en eventueel een interview met een gebruiker te geven. Zet een filmpje met een eerste indruk van de app en de functionaliteit (inclusief Smoelenboek) op Linkedin. Het kan niet gek genoeg!
Implementatie van werkafspraken Hoewel werkafspraken in theorie de samenwerking tussen verschillende professionals en organisaties moeten verbeteren, kan dit in de praktijk nog wel eens tegenvallen, bijvoorbeeld wanneer de implementatie niet lukt waardoor de afspraken niet bij de doelgroep terecht komen. Een recent voorbeeld is de afspraak medicatieoverdracht van het FTTO. De Stichting TMZ zal zich moeten bedenken in hoeverre zij de organisaties willen ondersteunen bij het implementeren van de nieuwe afspraken. Dit is een beleidsbeslissing, omdat organisaties in principe zelf verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de afspraken. Iedereen zal het er echter over eens zijn dat het zonde zou zijn wanneer afspraken op de plank liggen te verstoffen, terwijl de samenwerking tussen professionals en organisaties wel ermee verbeterd zou kunnen worden. De Stichting TMZ zou op verschillende manieren een bijdrage kunnen leveren aan implementatie: Vinger aan de pols Vraag in bestuur en stuurgroep na hoe het zit met de implementatie van een werkafspraak. Bel een professional en vraag of hij de werkafspraak gebruikt. Plan een vergadering voor de werkgroep, drie tot zes maanden na afronding van de afspraak en vraag hoe ver men is met implementeren. Betrokken blijven bij de afspraak, ook nadat hij “definitief” de deur uit is, is een manier om implementatie te bevorderen Andere methoden Het aanbieden van nascholingen of andere bijeenkomsten waarin de nieuwe afspraak geïntroduceerd wordt, het aanbieden van “best practice” voorbeelden van andere organisaties die al met een afspraak werken of een uitwisselprogramma tussen verschillende organisaties waardoor professionals bij elkaar in de keuken kunnen kijken en zien waarom de afspraken nodig zijn. Dit zijn voorbeelden van inspanningen van Stichting TMZ die kunnen helpen bij implementatie.
Actualisatie en evaluatie van werkafspraken Ontwikkelingen in de zorg gaan snel. Door de ontwikkeling van de app is het mogelijk de gebruiker altijd de laatste versie van een afspraak te laten zien. Aan de andere kant staan afspraken uit 2010 even prominent in de app als afspraken die net dit jaar gemaakt zijn. Er ligt dus een hernieuwde verantwoordelijkheid bij de Stichting Transmurale Zorg om te zorgen dat de afspraken die in de app beschikbaar worden gemaakt ook up-to-date gehouden worden. Houdbaarheidsdatum Een eerste stap daarvoor is het invoeren van een “houdbaarheidsdatum” van afspraken. Door al bij het maken van een afspraak af te spreken hoe lang deze geldig is, kan ook bij de jaarplanning van een netwerk al rekening gehouden worden met het herzien van een aantal aflopende afspraken. In plaats van een expliciete datum kan ook een impliciete houdbaarheidsdatum afgegeven worden, bijvoorbeeld “tot de landelijke richtlijn herzien wordt”. In dat geval moet wel iemand aangewezen worden die dat in de gaten houdt en op dat moment de werkgroep weer bij elkaar roept. Nieuwe stage-opdrachten Behalve het herzien van een werkafspraak op een vast tijdstip, kan het ook voorkomen dat er behoefte is om de implementatie of impact van een werkafspraak te evalueren. Dit kost echter veel
tijd en inzet. Het is daarom te overwegen om voor zulke projecten wederom een stage-opdracht te schrijven.
Literatuur Centers for Disease Control and Prevention. Introduction to program evaluation for public health programs: A self-study guide. Atlanta, GA: 2011. Deming, W.E. 1986. Out of the Crisis. MIT Press. Cambridge, MA, pagina 88 Grol, R. Beliefs and evidence in changing clinical practice. British Medical Journal. 1997;315:418-421 Grol, R., Dalhuijsen, J., Thomas, S. et al. Attributes of clinical guidelines that influence use of guidelines in general practice: observational study. British Medical Journal. 1998:317:858-861 Scholten, R., Meijer, L.J. Ontwikkelen van een landelijke werkwijze voor Regionale Samenwerkingsafspraken. Federatie van Medisch Coördinerende Centra, 3 april 2012 Vilans. 2015. Starterskit voor ketens en netwerken. [internet] [geraadpleegd 12 juni 2015 via http://www.kennispleinchronischezorg.nl/eerstelijn/ketenzorg-product-starterskit-voor-ketens-ennetwerken.html]
Afbeeldingen Omslagfoto, stroomschema’s – N.W. Glas Afbeelding werkgroepvergadering – aahcomics via internet (www.instawebgram.nl) Afbeelding kapstok – M van Thiel via internet (kookenz.blogspot.nl) Afbeelding jargon – J. van Zanten via internet (www.studionoord.net) Afbeelding evaluatie - S. Miles via internet (dreamstime.com)
Bijlagen Sjabloon voor het maken van afspraken via de kopjes-indeling
Optie 1 – per ziektefase
Paarse vakjes komen in alle afspraken terug Grijs is optioneel Groen is specifiek voor optie 1, en kan verschillende fasen in de ziekte beschrijven. De huidige indeling is een voorbeeld, er kunnen fasen worden toegevoegd of weggelaten waar nodig. Verwijder de kolom met “Toelichting” zodra die niet meer nodig is. Deze komt niet terug in de app ITEM Doel van de afspraak
Algemene Informatie
TEKST
Toelichting Voor wie is de afspraak bedoeld, wat is het beoogde doel van de afspraak? Bijvoorbeeld definities, afkortingen, nadere toelichting van de betrokken zorgverleners
Preventie Diagnose Behandeling Revalidatie Controle Bronvermelding Samengesteld door
Meer informatie
Welke nationale/internationale richtlijnen zijn geraadpleegd? Zo specifiek mogelijk, inclusief wie te benaderen voor vragen en/of opmerkingen. Vermeld indien mogelijk ook de datum (maandjaar) waarin de afspraak is gemaakt of herzien. Hierin de pdf met volledige afspraak, of link naar de pagina op de TMZ website met meer informatie
Optie 2 – per zorgverlener
Paarse vakjes komen in alle afspraken terug Grijs is optioneel Geel is specifiek voor optie 2, en kan verschillende zorgverleners beschrijven. De huidige kopjes zijn een voorbeeld, vervang voor andere zorgverleners waar nodig. Verwijder de kolom met “Toelichting” zodra die niet meer nodig is. Deze komt niet terug in de app ITEM Doel van de afspraak
Algemene Informatie
TEKST
Toelichting Voor wie is de afspraak bedoeld, wat is het beoogde doel van de afspraak? Bijvoorbeeld definities, afkortingen, nadere toelichting van de betrokken zorgverleners
Huisarts Specialist Ziekenhuis VVT medicatiebegeleiding Openbaar Apotheker Ziekenhuisapotheker Bronvermelding Samengesteld door
Meer informatie
Welke nationale/internationale richtlijnen zijn geraadpleegd? Zo specifiek mogelijk, inclusief wie te benaderen voor vragen en/of opmerkingen. Vermeld indien mogelijk ook de datum (maandjaar) waarin de afspraak is gemaakt of herzien. Hierin de pdf met volledige afspraak, of link naar de pagina op de TMZ website met meer informatie
De groene of gele “kopjes” kunnen ook worden vervangen door een vrije indeling, bijvoorbeeld voor het maken van een sociale kaart. Sociale kaarten zijn over het algemeen per organisatie ingedeeld. In deze vrije indeling zijn alsnog de paarse kopjes (doel van de afspraak, bronvermelding, samengesteld door) verplicht, om uniformiteit en herkenbaarheid van transmurale werkafspraken te verzekeren.
Afspraken met betrekking tot het Smoelenboek in de App Doel De intentie van het Smoelenboek is drieledig: Ten eerste is het een zorgadresboek, waarin de contactgegevens van zoveel mogelijk zorgverleners in de regio staan. Ten tweede is het een middel voor relatiebeheer: de relatie met een collega verandert wanneer je een foto hebt gezien bij de stem die je zo vaak aan de telefoon hebt. Het derde doel van het Smoelenboek is zakelijk: zorgverleners hebben er belang bij om gevonden te worden door verwijzers. Dit levert mogelijk extra patiënten en dus extra werk op. Doelgroep Het was niet eenvoudig om de doelgroep van het Smoelenboek af te bakenen. Andere MCC’s hebben vaak alleen een taak in de coördinatie tussen Foto huisartsen en specialisten, waardoor de doelgroep van de app voor die regio’s ook alleen uit artsen bestaat. In de regio Naam Haaglanden beheert de Stichting Transmurale Zorg ook Functie afspraken tussen verpleegkundigen, paramedici en (specifieke deskundigheid) apothekers. In eerste instantie wordt het Smoelenboek ingevoerd voor artsen. Er wordt g ewerkt aan een Organisatie mogelijkheid dit uit te breiden met paramedici om tegemoet e-mailadres te komen aan de vraag naar een zorgadresboek. Dit besluit Telefoonnummers wordt ondersteund door de resultaten van een enquete, met (praktijk, direct, spoed, fax) 110 deelnemers.
Website LinkedIn Praktijkadres Werkgebied (wijk) Werkdagen Opmerkingen
Informatie In het Smoelenboek komen contactgegevens te staan voor persoon en praktijk. Deze gegevens, inclusief foto, kunnen door de zorgverlener zelf worden ingevuld. Hierdoor ligt de controle over wat er gedeeld wordt bij de persoon in kwestie. Voor het aanvragen van inloggegevens kan men terecht bij Heleen van Milligen. Een lijst van de velden die kunnen worden ingevuld is te zijn in het tekstvak hiernaast. Wanneer een veld niet wordt ingevuld, is het ook niet zichtbaar in de app. Hierdoor zijn er geen storende lege regels in het Smoelenboek.
De zorgverleners in het Smoelenboek zullen worden gesorteerd op functie. Daarom wordt dit een veld met beperkte keuzes, bijvoorbeeld “Verpleegkundige VVT”. In het veld met “specifieke deskundigheid” kan dan nadere informatie gegeven worden over de functie, bijvoorbeeld “wijkverpleegkundige”, “wondconsulent” et cetera. Het vak “opmerkingen” is bedoeld voor andere informatie, bijvoorbeeld “beschikbaar voor telefonisch consult op afspraak” of “Recepten graag per fax”.
Afspraken met betrekking tot het Nieuws in de app Bij elke “export” waarbij een nieuwe update voor de app beschikbaar wordt gesteld, komt er een nieuwsbericht in de app waarin staat wat er is veranderd sinds de vorige update. Nieuwsbrieven van de Stichting Transmurale Zorg worden opgenomen onder “Nieuws” in de app.
Afspraken met betrekking tot afspraken van andere organisaties in de app Wanneer afspraken of richtlijnen van derden worden gebruikt in de regio, wordt dit in een aparte afspraak vastgelegd. Deze “afspraak over de afspraak” wordt vervolgens gepubliceerd in de app. Wanneer andere instrumenten van derden worden gebruikt in de regio kan daarnaar verwezen worden in een pdf-bestand of naar een website/andere app vanuit een relevante werkafspraak in de app.
Checklist voor het maken van een afspraak Aanleiding Breng de aanleiding onder woorden en documenteer deze als start van het project Voortraject Consensus over het doel van de afspraak. Globale inhoud van de afspraak staat vast en is voor alle betrokken partijen acceptabel. Besluit Er is overeenstemming over het proces en de financiering van het ontwikkelen van de afspraak Er is overeenstemming over de urgentie van de aanleiding en over de afspraak als oplossing voor dat probleem. De belangen en bereidwilligheid van betrokken organisaties of personen zijn benoemd Er wordt een formeel besluit genomen om de afspraak verder te ontwikkelen. Deze afspraak en de vorige punten worden gedocumenteerd en voorgelegd aan het bestuur Werkgroep Nodig vertegenwoordigers van belanghebbende organisaties, beroepsgroepen en andere stakeholders uit om deel te nemen aan de werkgroep Maak van tevoren een inschatting over het aantal vergaderingen en de geschatte tijdsinvestering die dit van deelnemers vraagt Gebruik diverse bronnen bij het totstand komen van de nieuwe werkafspraak Leg notulen, knelpunten, bronnen en correspondentie vast in het dossier Opmaak Deel de afspraak in volgens het kopjesmodel en geef in elk geval aan: wat is het doel van de afspraak, wat zijn de gebruikte bronnen en door wie is de afspraak samengesteld? Bedenk welke andere documenten nodig zijn om de afspraak te verspreiden: stroomschema’s of documenten met achtergrondinformatie? Vertaling Ga na of er in de afspraak gebruik wordt gemaakt van jargon of afkortingen. Vermijd dit waar mogelijk Vraag bij meelezers specifiek of ze alle tekst begrijpen Wees je bewust van eventuele “vertalingen” en vraag opnieuw om goedkeuring waar nodig Van concept naar definitieve afspraak Vraag om commentaar over de concept afspraak bij betrokkenen en verwerk dit samen met de werkgroep (voeg correspondentie toe aan het dossier). Zorg voor formele goedkeuring en autorisatie van de afspraak. Leg vast wie de afspraak heeft goedgekeurd en geautoriseerd.
Verspreiding Bedenk wat de beste manier is om de nieuwe afspraak te verspreiden onder de doelgroep Gebruik zo veel mogelijk beschikbare media, en verbind deze onderling met elkaar. Implementatie Creëer draagvlak voor de nieuwe afspraak op verschillende niveaus in de doelorganisaties. Zorg dat afspraken bekend blijven en worden: agendeer ze nogmaals in stuurgroep of werkgroep om voortgang te bespreken. Evaluatie Bedenk in de werkgroep vast wat de “houdbaarheidsdatum” van een afspraak is. Eerder actualiseren mag, later niet. Evalueer niet alleen de inhoud, maar houd ook de implementatie en de impact van de afspraak tegen het licht. Het is zinvol om ook hier in de werkgroepfase al aandacht aan te besteden: wat zijn criteria of meetinstrumenten die de impact van deze afspraak kunnen weergeven?
