Beste, Hartelijk dank voor interesse in ALTAR. In deze brochure vindt U alle nodige informatie en mogelijkheden betreffende uw project in ALTAR.
1. A L G E M E N E
INFORMATIE
1.1. Zaalplan
OPPERVLAKTE ZAAL SANITAIR KEUKEN CAPACITEIT VERWARMING
1.2. Parking 1.3. Route beschrijving 1.4. Partners
CATERING LICHT & GELUID SECURITY
2. P R I J Z E N E N C O N D I T I E S 3. A L G E M E N E V O O R W A A R D E N
1.
ALGEMENE
INFORMATIE
ALTAR is gehuisvest in de voormalige kerk van de paters redemptoristen te Gent. Dit hemels staaltje architectuur uit de jaren ’20 biedt U de mogelijkheid om quasi elk type event te realiseren. ALTAR is gelegen in de Voskenslaan 56 te Gent en zeer gemakkelijk bereikbaar gezien zijn ideale ligging vlak aan de R4 en de E40. We bieden onze diensten aan bedrijven en particulieren. Dit kan gaan van een receptie tot een huwelijksfeest, een seminarie tot een personeelsfeest, een productlancering of een modeshow. Kortom voor elk event waar exclusiviteit centraal staat.
1.1.
ZAALPLAN
Oppervlakte zaal De bruikbare oppervlakte van de zaal telt 545 m2, met een extra bijhorende ruimte van 40 m2 die perfect kan dienen als cateringruimte, opslag etc... Sanitair ALTAR beschikt over 3 damestoiletten, 2 herentoiletten en 3 urinoirs. Keuken Er is een catering ruimte beschikbaar van 40m2. Deze is voorzien van voldoende wateraansluitingen en electriciteitsvoorzieningen. Verwarming ALTAR beschikt over een eigen verwarmingssysteem; dewelke met warme lucht wordt voorzien. De verwarming wordt geproduceerd met een mazoutgestookte verwarmingsinstallatie. Brandveiligheid ALTAR is voorzien van een branddetectiesysteem, alsook voldoende brandblussers en de nodige pictogrammen.
1.2.
PARKING
Er is ruime parkeermogelijkheid (> 2000 plaatsen) in de B-parking naast het Sint Pietersstation. Deze bevindt zich op een wandel afstand aan ALTAR. Op de site is er een beperkte parkeermogelijkheid voor een 30-tal wagens. Deze kan perfect dienen voor VIP's, de organisatie, leveranciers, artiesten, etc… 1.3.
ROUTE
BESCHRIJVING
ALTAR kent een vlotte bereikbaarheid door zijn ideale ligging vlak aan de R4 en E40.
1.4.
PARTNERS
Catering ALTAR werkt met een aantal geprefereerde cateraars. Deze lijst kan de klant op eenvoudige aanvraag bekomen. Indien de klant opteert voor een eigen cateraar, wordt aan ALTAR een vergoeding betaald van € 5 per bezoeker. Licht & geluid We adviseren de klant om samen te werken met Swing omwille van hun akoestische expertise en kwalitatieve lichteffecten in ALTAR. Het staat de klant echter vrij om samen te werken met een andere partner, en dit zonder prijsconsequenties. Security We adviseren de klant om samen te werken met R&T Security omwille van hun expertise op gebied van veiligheid en hun professionele hulpvaardige benadering naar de bezoekers. Het staat de klant echter vrij om samen te werken met een andere partner, en dit zonder prijsconsequenties.
2. P R I J Z E N
EN
CONDITIES
Als tegenprestatie voor het gebruik van het pand en de geleverde diensten gedurende het evenement betaald de klant een vergoeding van € 2900 (€ 3500 voor nightlife events), exclusief opkuis, brandstof, water en elektriciteit, voor een periode van 24 uur. Indien de klant beroep wenst te doen op extra opbouwdagen wordt een toeslag gerekend van € 600 per dag. De natte kuis wordt door een door ALTAR erkende firma gedaan en doorgerekend naar de klant. De kost voor deze diensten bedraagt € 300,00 (excl 21% btw) De droge kuis (opvegen en verwijderen van losliggend afval) is steeds ten laste van de klant. De klant is verplicht een permanentie medewerker van ALTAR af te nemen. Deze medewerker zal gedurende het evenement aanwezig zijn van begin tot einde om alles in goede banen te leiden en te fungeren als aanspreekpersoon. De kost hiervan zal doorgerekend worden aan de klant. (35 EUR/uur excl btw) Afname water volgens verbruik: € 5,00/m3 (excl 21% btw) Afname elektriciteit volgens verbruik: € 0,20/kWh (excl 21% btw) Afname brandstof volgens verbruik: € 0,99 / L (excl 21% btw)
3. A L G E M E N E
VOORWAARDEN
ARTIKEL 1 – ALGEMEEN Voor het gebruik van ALTAR zal een samenwerkingsovereenkomst worden afgelsoten tussen partijen. Deze overeenkomst heeft betrekking op het occasioneel ter beschikking stellen van ruimtes met levering van nuts- en andere diensten, voor vaste/korte periodes voor de duurtijd van events. Partijen gaan uitdrukkelijk akkoord dat deze overeenkomst van gebruik in geen enkel geval onder de bepalingen van de wet van 30 april 1951 op de handelshuurovereenkomsten valt en evenmin een andersoortige huurovereenkomst uitmaakt. ALTAR geeft de locatie in gebruik aan de klant, die aanvaardt, samen met de inboedel die in de locatie staat; alles door de klant goed gekend.
ARTIKEL 2 - BETALINGSMODALITEITEN Na ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst dient een voorschot van € 1.500,00 (€ 2.000,00 voor nightlife events) door de klant betaald te worden voor de overeengekomen datum. Het contract wordt gesloten onder de opschortende voorwaarde dat dit voorschot wordt betaald op de hiervoor vastgestelde datum. Zo het voorschot niet wordt betaald op die datum, heeft de overeenkomst geen verdere uitwerking, en blijft de klant het bedrag € 1.500,00 (€ 2.000,00 voor nightlife events), exclusief BTW, verschuldigd ten titel van forfaitaire schadevergoeding. Het voorschot is definitief verworven en dient als algemeen forfait voor de administratieve en andere kosten. Het resterende saldo van de vergoeding, zijnde € 1.400,00 (€ 1.500,00 voor nightlife events), vermeerderd met een borgsom van € 1.250 wordt betaald 14 dagen vóór het event. Indien er voor het evenement geen bewijs van betaling is van de borg en de vergoeding, kan het evenement niet plaatsvinden. De borgsom zal teruggegeven worden binnen de 15 dagen na de overhandiging van de sleutels indien en voor zover er geen schade werd toegebracht en indien alle bepalingen van de overeenkomst werden nagekomen door de klant. Een ingaande plaatsbeschrijving zal opgemaakt worden door een vertegenwoordiger van beide partijen ten laatste bij afgifte van de sleutels. Een uitgaande plaatsbeschrijving wordt tegensprekelijk opgesteld bij teruggave van de sleutels en ten laatste binnen de 3 werkdagen na de periode van terbeschikkingstelling.
ARTIKEL 3 – OPERATIONELE KOSTEN De 'billijke vergoeding' en 'SABAM' (beide indien vereist), evenals de verzekering wettelijke Burgerlijke Aansprakelijkheid Uitbating / Organisatie zijn verplicht en ten laste van de klant. Een bewijs van de betreffende betaling moet voorafgaand het evenement worden voorgelegd. Al het aanwezige afval dient verwijderd te worden op kosten van de klant vóór het verstrijken van de overeenkomst, zoniet zullen de werkelijk gemaakte kosten voor de verwijdering, vermeerderd met € 100,00 administratieve kosten, worden aangerekend aan de klant.
ARTIKEL 4 - ANNULATIE In geval van annulatie van het contract binnen de 3 maanden vóór aanvang van het gebruik, blijft de volledige contractuele vergoeding zoals hiervoor vastgesteld, verschuldigd door de klant.
ARTIKEL 5 – GEBRUIK MERKNAAM EN INFRASTRUCTUUR De overeenkomst wordt aangegaan ten persoonlijke titel. Het is de klant bijgevolg niet toegelaten zonder schriftelijke toelating van ALTAR of zijn gevolmachtigde, geheel of gedeeltelijk zijn gebruiksrechten over te dragen, te verhuren of ter beschikking te stellen van derden. De klant mag het gebouw en het materiaal niet gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor het gewoonlijk of bij het afsluiten van de overeenkomst bestemd is en mag het niet op een andere wijze gebruiken dan elk normaal en voorzichtig persoon of goede huisvader. ALTAR en zijn vertegenwoordigers en afgevaardigden hebben steeds toegang tot het pand dat onderwerp is van deze overeenkomst, om het te bezichtigen. De klant zal aan het pand geen enkele structurele verandering, verbouwing of aanpassing mogen doen, noch gelijk welk ander werk verrichten, zonder de geschreven en voorafgaandelijke toelating van ALTAR. Enkel de naam ALTAR kan vrij gebruikt worden op alle communicatie omtrent het event waarop huidige overeenkomst betrekking heeft. De namen Redemptoristenkerk, Kerk Voskenslaan of elke andere combinatie met Redemptoristen, kerk en Voskenslaan mogen onder geen beding gebruikt worden in de communicatie omtrent het event waarop deze overeenkomst betrekking heeft. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, verleent de klant aan ALTAR het recht om zijn naam (of de naam van zijn bedrijf of het bedrijf voor wie het event georganiseerd wordt) met logo als referentie te gebruiken, in het bijzonder op de website. Tevens verleent de klant aan ALTAR het recht om foto’s te maken van ALTAR tijdens of op het einde van de opbouw evenals tijdens het event en om deze foto’s te plaatsen op de website of aan te wenden voor andere publicitaire doeleinden.
ARTIKEL 6 - TAKSEN Alle taksen en lasten uit hoofde van de beroepsactiviteiten van de klant, inclusief occasionele taksen, vallen ten laste van de klant.
ARTIKEL 7 - AANSPRAKELIJKHEID ALTAR is niet aansprakelijk voor welke schade ook aan de roerende goederen die in het kader van of tijdens het evenement in het gebouw of op de omliggende terreinen zijn ondergebracht. ALTAR is niet aansprakelijk voor gebeurlijke ongevallen in het gebouw of op de omliggende terreinen.
ARTIKEL 8 - VERZEKERINGEN De klant dient verplicht een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid 'Uitbating' af te sluiten; welke de schade dekt die hijzelf of zijn medewerkers aan derden, daarin begrepen de bvba ALTAR.Gent veroorzaken. Betreffende verzekering vervat tevens een dekking van de Burgerlijke Aansprakelijkheid 'Na levering', alsook een dekking van de Burgerlijke Aansprakelijkheid 'voor daden van onderaannemers' en van de Burgerlijke Aansprakelijkheid 'Dekking van het uitzendpersoneel'. De klant dient verplicht een verzekering Objectieve Aansprakelijkheid voor brand en ontploffing af te sluiten, alsook een brandverzekering voor de binnengebrachte goederen. Voormelde polissen en premiekwijtingen moeten voorafgaand het evenement aan ALTAR worden bezorgd. Indien er voor het evenement geen bewijs van betaling is van de borg en de vergoeding, kan het evenement niet plaats vinden. Tevens is het aan te raden een verzekering tegen diefstal en beschadiging af te sluiten, voor wat betreft alle eigendommen van de gebruikers en/of bezoekers.
ARTIKEL 9 – VEILIGHEID EN MILIEU De klant dient de nodige maatregelen te nemen teneinde te garanderen: • dat de verkeerswetgeving ten allen tijde wordt geëerbiedigd, vooral met betrekking tot het onreglementair parkeren in de omliggende straten; • dat de reglementering op burenhinder en geluidshinder wordt gerespecteerd, ook bij het • • • • •
(tijdelijk) verlaten van het pand; dat de inrit en het voorplein te allen tijde vrijgehouden blijft voor een eventuele interventie van de brandweer; dat de reglementering inzake brandveiligheid wordt nageleefd; dat geen ongewenste bezoekers de eigendom – voorplein inclusief – betreden; dat het Gentse politiereglement en andere lokale/regionale en/of federale regelingen worden geëerbiedigd; dat hij alle nodige vergunningen kan voorleggen die specifiek zijn aan de activiteit die hij wenst te organiseren en die vereist zijn voor de organisatie ervan in de locatie.
Aanspraken die worden weerhouden tussen de overheid en/of een derde en ALTAR zullen onweerlegbaar en onbetwistbaar als bewijs gelden van de schade waarvoor de klant ALTAR moet vrijwaren. De klant dient aan de Gentse Brandweer een veiligheids- en inplantingsplan te overhandigen, evenals de Gentse Openbare Ordecel te contacteren. Eventuele kosten hieraan verbonden, evenals bijkomende keuringskosten en andere die zouden kunnen worden gevraagd, worden gedragen door de klant. Bij een weigering van de bevoegde instanties of bij het ontbreken van de nodige vergunningen die specifiek vereist zijn voor de betreffende activiteit wordt huidig contract als nietig of onbestaande beschouwd, zonder dat de klant enige schadevergoeding kan eisen onder welke vorm ook. Van zodra er sprake is van een nachtfeest is de klant verplicht te voorzien in Security, bestaande uit minstens 3 gekwalificeerde personen (2 opgesteld aan de ingang, 1 opgesteld in de zaal aan de nooduitgang) en die door de klant op zijn kosten verplicht dient gehuurd of betrokken te worden.
Deze Security wordt door ALTAR aangebracht en zal verrekend worden aan de klant. Op eenvoudige vraag kunnen de betreffende tarieven worden overgemaakt. De klant is tevens verplicht te voorzien in de controle op het niet binnenlaten van -16 jarigen, alsook in de controle van de bagage van de bezoekers (bv: rugzakken,...). Betreffende controle is niet voorzien in het takenpakket van de voormelde Security, doch kan evenwel extra voorzien worden. AKOESTIEK Overeenkomstig de bepalingen van het Koninklijk Besluit van 24/02/1977, mag het maximum gemeten geluidsniveau de 95 dB(A) LAeq,15min (gemiddelde geluidsniveau over 15 minuten) niet overschrijden. Eventuele strengere gewestelijke, provinciale of lokale normen dienen door de klant gerespecteerd te worden. De klant voorziet een geluidsbegrenzer en legt aan zijn DJ’s op dat het verboden is om deze uit te schakelen of af te koppelen. Deze geluidsbegrenzer zal voor de start van het evenement in overleg met ALTAR worden afgeregeld. De metingen gebeuren in het midden van zaal en er wordt gemeten als Laeq gedurende 30 seconden. Aanspraken die worden weerhouden tussen de overheid en/of een derde en ALTAR zullen onweerlegbaar en onbetwistbaar als bewijs gelden van de schade waarvoor de klant ALTAR moet vrijwaren.
MOBILITEIT ALTAR beschikt niet over een eigen parkeerinfrastructuur. Evenwel is er op een afstand van minder dan 500m een publieke parking (Parking Station Gent St. Pieters) gelokaliseerd, houdende meer dan 2000 parkeerplaatsen. Deze parking is 24u op 24u open, alsook 7 dagen op 7. Tevens bestaan er samenwerkingsmogelijkheden met de Hogeschool Gent, dewelke verschillende parkings (onder- en bovengronds) beschikbaar heeft. Het bereikbaarheidsprofiel van de ALTAR-site en de daarbijhorende parking(s) moet door de klant op een duidelijke wijze worden gecommuniceerd via zoveel mogelijk communicatiekanalen (website, door de verschillende toegangswegen en parking(s) te vermelden op de uitnodigingen en op de flyers, enz.). Maatregelen zoals het organiseren van shuttles of het inleggen van uitzonderlijk openbaar vervoer worden tevens aangemoedigd. Aanspraken die worden weerhouden tussen de overheid en/of een derde en ALTAR zullen onweerlegbaar en onbetwistbaar als bewijs gelden van de schade waarvoor de klant ALTAR moet vrijwaren.
SANITAIR Betreffende het sanitair is door ALTAR voorzien in faciliteiten voor maximaal 600 personen, evenredig verdeeld voor dames en heren. De klant dient te voorzien in minstens één toiletdame. Aanspraken die worden weerhouden tussen de overheid en/of een derde en ALTAR zullen onweerlegbaar en onbetwistbaar als bewijs gelden van de schade waarvoor de klant ALTAR moet vrijwaren.
ROKEN Er geldt een strikt rookverbod in alle ruimtes van ALTAR. ALTAR sensibiliseert de klant in het bijzonder het rookverbod strikt na te leven op volgende activiteiten: beurzen, events voor kinderen, en andere activiteiten waarbij de verkoop van gegiste en sterke dranken minimaal of helemaal niet geschiedt. De klant engageert zich deze richtlijnen na te leven en kan zijn verantwoordelijkheid hieromtrent niet doorschuiven naar ALTAR.
