In de inleiding bespreken we de aanpak van het webinar

De R&D achter GTD In dit webinar staat een aantal recente publicaties centraal die bepalend zijn voor het denken over beslissingen, aandacht, concentratie. Deze publicaties geven aan waarom het wezenlijk is na te denken over kenniswerkers en daar bewust gedrag in te ontwikkelen. In één van de boeken, Een opgeruimde geest van Levitin wordt Getting Things Done expliciet genoemd als oplossing voor beter gebruik maken van je focus en aandacht.

Inleiding In de inleiding bespreken we de aanpak van het webinar.

Wat is GTD? Een korte resumé van de essentie van GTD: Doe wat je doet met volle aandacht Zorg ervoor dat wat je afleidt niet in je hoofd zit en je aandacht trekt Verzamel wat je aandacht heeft en waar je niet mee aan de slag gaat op een plek die je vertrouwd. Neem daar later beslissingen over, zodat je duidelijk hebt wat het voor jou betekent en organiseer de uitkomst van die beslissingen naar de juiste plaatsen, zoals je Eerstvolgende Acties lijst en je agenda. Reflecteer over al je commitments en zorg dat je lijsten actueel en compleet zijn. Kies taken en die die met onverdeelde aandacht.

De R&D achter GTD Bronnen Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity, Francis Heylighen and Clément Vidal (ECCO - Evolution, Complexity and Cognition research group, Vrije Universiteit Brussel) http://cogprints.org/6289/1/Heylighen-Vidal-GTD-Science.pdf Ons feilbare denken (Thinking fast and slow), Daniel Kahneman https://www.managementboek.nl/boek/9789047006473/ons-feilbaredenken-daniel-kahneman Een opgeruimde geest - Omgaan met de stortvloed aan informatie die dagelijks op je afkomt, Daniel Levitin https://www.managementboek.nl/boek/9789047006497/eenopgeruimde-geest-daniel-levitin Ontketen je brein - Hoe hyperconnectiviteit en multitasking je hersenen gijzelen en hoe je eraan kunt ontsnappen, Theo Compernolle https://www.managementboek.nl/boek/9789401417457/ontketen-jebrein-theo-compernolle

The Science behind Getting Things Done Wetenschappelijk bewijs voor productiviteitsmethoden voor kenniswerkers Heylighen en Vidal geven aan dat er weinig wetenschappelijke onderbouwing is voor de beste manier om kenniswerkers te doen. In productieomgevingen is er veel onderzoek gedaan maar kenniswerkers blijft daarin achter. De meeste praktische methoden voor kenniswerkers sluiten aan bij productiemethoden: plannen, doelen stellen, acties volgens plan uitvoeren, terwijl kenniswerkers zeker in een tijd van voortdurende informatie en ontwikkeling- anders werkt. GTD en externe of verspreide cognitie GTD past volgens de onderzoekers in de wetenschappelijke traditie van externe of verspreide cognitie. Dat wil zoveel zeggen als dat er prikkels buiten je zijn, die je wel controleert, en die je helpen beslissen. Denk aan een agenda of een takenlijst. Prikkels buiten je brein zijn makkelijker te verwerken, dan wanneer je je geheugen moet afzoeken. Daarnaast ontlasten externe prikkels je brein. Op planning gebaseerde methoden gaan voorbij aan voortdurend veranderende omstandigheden en voortdurend andere informatie. Misschien niet als je een brug moet bouwen maar wel als je een veranderingsproject doet. Planningsmethoden genereren daardoor eerder stress, dan dat ze die reduceren. Simon: Bewijs voor GTD Externe of gedistribueerde cognitie werkt beter voor hoe we denken en sluit logischer aan bij denken. 'Stigmergic action' Stagiaires action wil zeggen dat een actie sporen nalaat en vervolgacties oproept. Deze acties leveren directe feedback, zodat het ook concreet wordt of je dichter bij je gewenste uitkomst komt of er verder vandaan. In dat laatste geval kun je de volgende actie aanpassen. Sla informatie zoveel mogelijk 'actionable' op. Dat maakt verwerken concreter en makkelijker. Vandaar dat reflectie voor doen wezenlijk is. Acties in context Als er trigger zijn voor acties of 'affordances' (voorzieningen zoals een telefoon die bellen mogelijk maken) dan is die acties doen logischer en makkelijker, dan een geplande die niet samenhangt met waar je bent of wat je aan trigger ziet.

The decision to perform an action should depend first of all on the situation Niet van context hoeven wisselen, maakt het voor je brein makkelijker. Dus werken met waar je bent en wat er nu voor handen is, scheelt wisselingen in context. Dat geldt ook voor de twee minuten-regel: dat wat nu 'geladen' is, gebruiken kost minder moeite dan switchen. Aanpassen is belangrijker dan plannen GTD toepassen betekent gebruik maken van de situatie, zonder andere verplichtingen te vergeten. Dat sluit aan bij cybernetische paragdigma's dat feedback verwerken (context als trigger) minder energie kost, dan anticiperen of voorspellen (plannen maken en uitvoeren). Organiseer bottom-up GTD stelt dat je eerst verwerkt wat nu je aandacht trekt, totdat je controle over dat alles ervaart. Pas dan kijk je vooruit naar lange termijnconsequenties en plannen die abstracter zijn dan wat er nu je aandacht trekt. GTD’s claim of making work stress-free can be justified on two grounds. First, GTD minimizes the burden on memory and reasoning by systematically exploiting external memories. As argued by Allen, this will reduce the anxiety caused by not being sure that you remember everything you need to remember. Second, and more fundamentally, the consistent application of GTD should promote all the features that characterize the flow state: a clear sense of purpose; regular feedback as to-dos are “ticked off” one by one; on-going, unrestrained advance towards the goals; and challenges (tasks) adapted to skills (affordances and personal abilities). Ons feilbare denken, Kahneman Twee manieren van denken Er zijn twee manieren van denken. De snelle manier, waarbij je razendsnel conclusies trekt en een beeld hebt van wat er aan de hand is volgens jou. De tweede manier is de trage, bewuste manier van denken. Dat zijn ook wel systeem 1 en 2 bij Kahneman. Een eenvoudig raadseltje laat het verschil tussen de twee systemen zijn: een bal en een knuppel kosten samen 1,10. De knuppel kost 1,meer dan de bal. Wat kost de bal?

Als je conclusie is dat de bal 0,10 kost, dan was dat het snelle denken dat het betere kreeg van het trage denken, aangezien de oplossing 0,05 is. Conclusie voor GTD Voor GTD betekent dat nadruk op het verschil tussen verzamelen en beslissen. Niet te snel acties doen maar eerst kijken wat je commitments zijn en die op een rijtje zetten en dan de beste keuze maken voor wat je op dat moment kunt doen dat het meeste waarde toevoegt. Een opgeruimde geest, Levitin Manieren van denken Levitin besteedt veel aandacht aan hoe lastig het is bewust en rationeel te denken. Er is veel dat de aandacht afleidt en denken beïnvloedt. Levitin geeft diverse voorbeelden van onderzoek, waaruit blijkt hoe gebrekkig besluitvorming is. In zijn boek geeft Levitin het belang aan van een extern systeem om je commitments in onder te brengen. Levitin noemt GTD expliciet als oplossing voor de combinatie van je aandacht bij een taak houden en je verplichtingen op orde hebben. Levitin onderscheidt in zijn boek het meanderende denken en de centraal-executieve manier van denken: Doorgaans zijn de passerende, meanderende gedachten geen probleem. Met die gedachten hoef je niks. Je neemt iets waar, bijvoorbeeld een mooi horloge, en je denkt aan het merk, vervolgens Zwitserland en zo roept de ene gedachte de andere op. Het kan zelfs heel plezierig zijn om wat doelloos de gedachten te laten passeren. Tegenover de meanderende gedachten staan de centraalexecutieve gedachten. Dat zijn de gedachten over zaken die je wil doen, die je niet mag vergeten, waarbij je je probeert iets te herinneren. Dit zijn de gedachten over losse eindjes, commitments waarvan je niet zeker bent dat ze goed zijn ondergebracht De centraal-executieve gedachten in je hoofd hebben voegt weinig toe. Sterker nog: hoe meer je over dat telefoontje nadenkt hoe kleiner de kans dat het gebeurt. Er is een groot verschil tussen denken aan dat telefoontje en het daadwerkelijk doen Multitasken bestaat niet Ook Levitin besteedt veel aandacht aan de negatieve kanten van multitasken. Het werkt niet en put je uit. Conclusie voor GTD Vang de centraal-executieve gedachten, want die kosten je aandacht

Heb een extern betrouwbaar systeem Probeer niet te multitasken Lees meer over Levitin: http://lifehacking.nl/werk-tips/win-eenopgeruimde-geest-van-daniel-levitin/ Ontketen je brein, Compernolle Drie manieren van denken Compernolle onderscheidt drie manieren van denken die alle een andere impact hebben op je productiviteit: In deel I bespreekt Compernolle je reflexbrein dat snel in staat is te reageren op prikkels en weinig energie verbruikt, je reflecterende brein dat kan analyseren, denken en veel energie kost en aandacht vraagt en je archiverende brein dat informatie opslaat, verbanden legt, nieuwe koppelingen maakt maar dat alleen kan doen als het reflecterende brein de hersencapaciteit niet vult met denken. Dat maakt dat wie reageert op online prikkels en voortdurend online is zijn reflecterende brein te weinig ruimte geeft voor aandachtig denkwerk. Immers, het energiezuinige reflexbrein neemt het met zijn snelle werk over van het aandachtvragend reflecterende brein. Als je dan ook nog alle pauzes vult met je smartphone, dan krijgt ook je archiverende brein te weinig ruimte om informatie op te slaan en verrassende combinaties te maken voor toekomstig gebruik van die informatie. Kortom, door te veel online te zijn en je brein voortdurend bezet te houden, keten je je brein en is er te weinig ruimte voor de belangrijke delen van je brein die zorgen dat je als breinwerker ook echt waarde toevoegt met jouw denken. Vijf breinboeien die je brein ketenen Compernolle presenteert in zijn boek in deel II vijf breinketenen die je van je beste werk afhouden: Breinboei #1. De wortel van het probleem: altijd online zijn Breinboei #2. Multitasking en taakwisseling: de warhoofdige homo interruptus Breinboei #3. Een voortdurend laag niveau van stress verpest de beste prestaties van je reflecterende brein Breinboei #4. Gebrek aan pauzes en slaap Breinboei #5 ligt buiten je invloedssfeer: breinvijandige open kantoren. In deel III biedt Compernolle oplossingen om je brein te ontketenen. Conclusies voor GTD Weer het herhaalde advies om vooral niet te multitasken als het gaat om reflecterend denken

Zorg voor voldoende off line-tijd en ontspanning, zodat je archiverende brein ruimte krijgt Zorg dat als je gaat Doen, in GTD-termen, dat je afleidingen beperkt houdt zowel mentale afleiding als geluid en drukte om je heen. Daarvoor zijn mentale GTD-gewoonten handig (mind dump, verzamel wat je aandacht heeft, reflectie zodat je overzicht hebt over je commitments) maar ook aandacht voor de werkplek die je kiest. Lees vooral in deel III de grote hoeveelheid adviezen die Compernolle geeft om e-mail minder bepalend te laten zijn voor je werkdag.

Verder Volg meereffect via nieuws en artikelen: http://www.meereffect.nl/gratis/nieuws/ en http://www.meereffect.nl/gratis/artikelen/meereffect-artikelen/ Volg meereffect via Twitter http://www.twitter.com/meereffect en https://www.facebook.com/meereffect Bekijk de trainingsagenda om een GTD-training te volgen http://www.meereffect.nl/agenda/ En uiteraard toekomstige webinars: http://www.meereffect.nl/gratis/webinars/ of via [email protected]