IKTATÓSZÁM: 08-8-490-2011-1
A KODÁLY KÖZPONT MŐKÖDÉSI KÓDEXÉNEK JÓVÁHAGYÁSA (EKF) MELLÉKLET: 1 DB TÁRGY:
ELİTERJESZTÉS PÉCS MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA KÖZGYŐLÉSÉNEK 2011. MÁRCIUS 17-I ÜLÉSÉRE ELİTERJESZTİ:
DR. PÁVA ZSOLT POLGÁRMESTER
AZ ELİTERJESZTÉST KÉSZÍTETTE: MAGAY MIKLÓS CSOPORTVEZETİ ELİADÓ:
DR. PÁVA ZSOLT POLGÁRMESTER
VÉLEMÉNYEZÉSRE MEGKAPTA:
EGYÉB SZERVEZET: MEGTÁRGYALTA:
SZÁMA:
PÉNZÜGYI ÉS GAZDASÁGI BIZOTTSÁG OKTATÁSI ÉS KULTURÁLIS BIZOTTSÁG
/2011.(03. .) /2011.(03. .)
AZ ELİTERJESZTÉS SZAKMAILAG INDOKOLT: A POLGÁRMESTERI KABINET JÓVÁHAGYÁSA: TÖRVÉNYESSÉGI VÉLEMÉNYEZÉSRE BEMUTATVA: JOGI CSOPORT: 2011.01.17. ÁGAZATI JOGÁSZ: 2011.01.17.
PÉNZÜGYI FİOSZTÁLLYAL EGYEZTETÉS: 2011.01.17.
ILLETÉKES TISZTSÉGVISELİ: DR. PÁVA ZSOLT POLGÁRMESTER
TERJEDELEM: 30. OLDAL
1 Tisztelt Közgyőlés! A Pécsi Konferencia- és Koncertközpont néven futó beruházás hiánypótlónak számít nemcsak a városban, hanem a régióban is. A megépült Kodály Központtal (továbbiakban KK) egy olyan multifunkcionális, magas minıségő, reprezentatív épület jött létre, amely nagy létszámú kulturális, kiemelten komolyzenei és hivatásturisztikai eseményekhez méltó, európai színvonalú, a fenntarthatóságot segítı multifunkcionális kialakítású, ezen elınyei alapján országos és nemzetközi jelentıségő és vendégkörő rendezvények befogadására is alkalmas. Pécs város stratégiai iparágainak egyike a kulturális ipar fejlesztése: olyan jelentıs potenciállal rendelkezı intézményrendszer kialakítása, amelyre a kulturális ipar ráépülhet. A KK az intézményrendszer egyik legfontosabb elemének tekintendı. A Zsolnay Örökségkezelı Nonprofit Kft. a Kodály Központ üzemeltetı és menedzsment szervezete, szakmai tevékenységének koordinátora. A kulturális és üzleti célú hasznosítás mellett - az alapszolgáltatások biztosításával és a napi feladatok megoldásával - megteremti a lehetıséget további kulturális és társadalmi események befogadására. Tevékenysége során szorosan együttmőködik az Európai Uniós pályázatban foglaltaknak megfelelıen a KK-beli két fı partnerével: a Pannon Filharmonikusokkal, valamint a Pécsi Kulturális Központtal. Mőködése során figyelembe veszi Pécs MJV Kulturális Stratégiájában meghatározott alábbi célkitőzéseket: • • • •
a város kulturális arculatának erısítése (1.1.3. operatív program); a város egyedi arculatát alapvetıen meghatározó, a város nemzetközi jelenlétét folyamatosan fenntartó és erısítı kulturális-mővelıdési rendszer fejlesztése; városüzemeltetés rendszereinek korszerősítése a magas minıségő szolgáltatások megvalósítása érdekében; a hagyományos intézményrendszer megújítása tartalmi, infrastrukturális és humánerıforrás szempontból.
A Zsolnay Örökségkezelı Nonprofit Kft. a város megbízásából évente pályázatot ír ki a kulturális élet értékeinek támogatására civil és profitorientált szervezetek részére. Az Oktatási és Kulturális Bizottság döntése alapján 10 nap a nyertes pályázók valósíthatják meg programjukat a KK-ban, ezzel is tovább bıvítve a társadalmi részvételt, szélesítve a központ kínálatát. A létesítmény piaci bevezetése és a programok iránti érdeklıdés felkeltése érdekében a rendezvényszervezéssel párhuzamosan az intenzív marketingtevékenység elindítása is nélkülözhetetlen, melyek megtervezésének alapfeltétele egy operatív mőködési modell megteremtése. Az üzemeltetés során a rendezvényszervezéshez kapcsolódó szerteágazó feladatrendszer és az abban érdekelt szereplık tevékenységének, együttmőködésének szabályozása szükséges, ez lehet az alapja a kiegyensúlyozott, felelısségteljes munkavégzésnek. A Mőködési Kódex több hasonló intézmény (pl. MÜPA) dokumentumainak és gyakorlatának tapasztalatait figyelembe véve készült. Szabályozza a rendezvénynaptár készítésének, a befoglalásnak, bérbevételnek, az együttmőködı szervezetek
2 kapcsolattartásának, a KK használatának módjait. Épít a folyamatban résztvevı szervezetek sajátosságaira, hangsúlyt fektet az egyértelmő és átlátható szabályozás követelményére, számba veszi mindazon területeket, melyek befolyásolják a létesítmény és a benne megvalósuló rendezvények sorsát, minıségét. Az elıterjesztést megtárgyalta a Pénzügyi és Gazdasági Bizottság, valamint az Oktatási és Kulturális Bizottság. Állásfoglalásaik eredményeirıl a bizottsági elnökök szóban tájékoztatják a Közgyőlést. Kérem a Tisztelt Közgyőlést, hogy a Kódexet a mellékletben csatolt tartalommal hagyja jóvá.
Dr. Páva Zsolt polgármester
3
PÉCS MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA KÖZGYŐLÉSÉNEK /2011. (03.17.) sz. határoz ata A Kodály Központ Mőködési Kódexének jóváhagyásáról (EKF)
1. Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyőlése az elıterjesztés mellékletében levı Kodály Központ Mőködési Kódexét jóváhagyja.
Határidı: Felelıs: Kapják:
azonnal Dr. Páva Zsolt polgármester Ruzsa Csaba ügyvezetı Bozóky Anita ügyvezetı Dr. Páva Zsolt polgármester Ruzsa Csaba ügyvezetı Bozóky Anita ügyvezetı Dr. Lovász István fıosztályvezetı
4
MŐKÖDÉSI KÓDEX Zsolnay Örökségkezelı Nonprofit Kft.
2 Preambulum: Az Európa Kulturális Fıvárosa – Pécs2010 program egyik kulcsprojektje a Pécsi Konferencia- és Koncertközpont. A terem mőködésének, menedzselésének célja, hogy Pécs város meghatározó mővészeti intézményévé, s önmagában branddé formálódjon. A mőködési kódex célja a benne helyet kapó, s a bejövı szervezetek mőködési rendjének meghatározása. Fogalmi körök: Üzemeltetı és menedzsment szervezet Rezidens zenekar Kiemelt partner intézmény Partner intézmény (Használatba Vevı) Üzleti bérlı (Használatba Vevı) Üzemeltetı és menedzsment szervezet: (Zsolnay Örökség Kezelı Nonprofit Kft. - ZSÖK) Az Európai Uniós pályázat értelmében üzemelteti a létesítményt, meghatározza a Kodály Központ szakmai koncepcióját és arculatát, kidolgozza a létesítmény mőködési koncepcióját a kulturális és üzleti céloknak megfelelıen. Feladata a Kodály Központ brandjének kialakítása, ennek érdekében egyeztet a Kodály Központban megrendezésre kerülı események és programok szervezıivel; valamint kialakítja és irányítja a további kulturális programok és üzleti rendezvények befogadási rendjét. A Kodály Központ koncepciójának a város kulturális kínálatának összhangja érdekében illeszkednie kell a Zsolnay Negyedben, valamint a Világörökségi helyszíneken zajló eseményekhez. Törekednie kell a Pécsi Tudományegyetemmel, valamint Baranya megye intézményeivel való minél szorosabb együttmőködésre. Rezidens zenekar: (Pannon Filharmonikusok - Pécs) Az Európai Uniós pályázat értelmében a Pannon Filharmonikusok zenekar, melynek székhelye a Kodály Központ. A pályázat értelmében a Kodály Központban lát el évente 51 napon komolyzenei és ahhoz kapcsolódó programrendezıi tevékenységet, egyeztetve az üzemeltetı és menedzsment szervezettel.
3
Kiemelt partnerintézmény: (Pécsi Kulturális Központ) Feladata, a Kodály Központ mővészeti program-kínálatának alakítása, az Európai Uniós pályázat értelmében meghatározott évi 28 napon. A kiemelt partnerintézmény a Kodály Központ koncepciójához illeszkedı mővészeti programot szolgáltat, egyeztetve az üzemeltetı és menedzsment szervezettel.
4 Partnerszervezetek: Azon szervezetek köre, amelyek a ház brand-építése szempontjából fontos eseményeket valósítanak meg. A bérlés feltételeit szerzıdés rögzíti. Továbbiakban: Használatba Vevı
Üzleti bérlı: Minden piacról jövı cég és vállalkozás, akik piaci alapon bérlik az épületet, vagy annak egyes részeit, kulturális, vagy üzleti céllal. A bérlés feltételeit szerzıdés rögzíti. Továbbiakban: Használatba Vevı
5
A KK-ban tartandó rendezvények befoglalási sorrendjérıl 1.1. Az üzemeltetıi és menedzsment szervezet feladata összeállítani az éves rendezvénynaptárt, valamint az éves, vagy az akár több évre elıre tervezett eseményeket összehangolni, idıpontjaikat és helyszíneiket lekötni. 1.2. A rezidens zenekar foglalásaiból a 12 hónapra elıre tervezett rendezvények idıtartama és költségvetése tekinthetı biztosnak és kötelezı érvényőnek, az ezen túl megrendezésre kerülı attrakciók idıpontja a késıbbiek során szabadabban változtatható. Megfelelı részletezettség esetén (ld. 1.5.) a rezidens zenekarnak joga van 18 hónapra elıre foglalást tenni. 1.3. a rezidens zenekarnak 6 hónapra elıre le kell adnia a konkrét (ld. 1.4. pont), 12 hónapra elıre a várható (ld. 1.5. pont) programtervezetét. Amennyiben a rezidens zenekar nem adja le a fenti pontokban meghatározott anyagokat, az elızetes idıpontfoglalása törlésre kerül. 1.4. A konkrét programtervezethez kötelezıen csatolandó mellékletek: 1.4.1. az adott rendezvényhez szükséges termek listája 1.4.2. az adott rendezvény rövid leírása, mely használható kell, hogy legyen a sajtó és pr megjelenésekhez; illetve hozzávetıleges képet ad a tervezett esemény jellegérıl, illetve tematikájáról. A leírásnak ki kell egészülnie nyomdai minıségő képi anyaggal is. A programgazdának nyilatkoznia kell arról, hogy a promóciós anyagok szerzıi és szomszédos jogaival rendelkezik. 1.4.3. az adott rendezvényen fellépı mővészek listája 1.4.4. az adott rendezvényen elhangzó darabok listája 1.4.5. az adott rendezvényhez szükséges (belsı és külsı, beszerzésre váró) technikai eszközök listája, a rendezvényhez kapcsolódó elıkészületi és utómunkálati napok száma. 1.4.6. az adott rendezvényhez (illetıleg rendezvénysorozathoz) kapcsolódó jegyek, bérletek ára 1.4.7. Saját kommunikációs terv, tervezett saját megjelenések listája 1.4.8. az adott rendezvényhez szükséges humán erıforrás 1.5. A várható programtervezethez kötelezıen csatolandó mellékletek: 1.5.1. az 1.4.1.-1.4.4.-ig terjedı, a rendezvény lefoglalásának idıpontjában
6 1.5.2.
az 1.4.5-1.4.8-ig a rendezvény megvalósulása elıtt legalább 6 hónappal
csatolni kell. 1.6. A 18 hónappal elıre tervezett eseményeken túli rendezvények idıpontja legfeljebb kétszer, az eredeti idıponthoz képest legtöbb egy héttel módosítható, a tervezett esemény elıtt legalább 12 hónappal. 1.7. A 18 hónapon belüli események idıpontja legfeljebb egyszer, az eredeti idıponthoz képest legtöbb egy héttel módosítható, a tervezett esemény elıtt legalább 6 hónappal, kizárólag hivatalos levélben. 1.8. Az 1.4.-es, illetve az 1.5-ös pontban leírt mellékleteket a rezidens zenei szervezetnek a költségvetési terv leadási határidejével együtt minden évben egyszer kell leadnia, ezután az 1.6.-os illetve az 1.7.-es pontokban leírtak válnak érvényessé. 1.9. A kiemelt partnerintézményre a rezidens zenekarral azonos foglalási szabályok vonatkoznak. Idıpontütközés esetén a rezidens zenekar már lefoglalt idıpontjai élveznek elsıbbséget. 1.10. A terem foglalásához szervesen hozzátartozik a szükséges technikai eszközök foglalása, valamint azok az idıpontok is, amikor a tervezett eseményhez kapcsolódó elıkészületi munkák kötıdnek (átállási napok, próbanapok, teremrendezési idıpontok, be- és elpakolás napjai). A foglalás lehetıségének megállapításakor figyelembe kell venni, hogy nem csak az esemény tényleges idıpontja, de a szükséges eszközök, valamint az elıkészületi napok idıpontjai sem ütközhetnek. 1.11. A rezidens zenekar, illetve a kiemelt partnerszervezet által fel nem használt idıpontok átütemezése kizárólag az üzemeltetı és menedzsment szervezettel való egyeztetés után történhet meg.
7
2. A KK-ban megjelenı rendezvények tematikus és szerkezeti megoszlásáról: 2.1.
a KK rendezvény-naptárában 100 nap fordítandó mővészeti jellegő, újabb 100 nap egyéb jellegő rendezvényekre. Ebbıl 51 nap biztosítása a rezidens zenekar feladata, 28 nap a Kiemelt Partnerszervezet hatásköre, s a fennmaradó 31 nap mővészeti eseményeit a ZSÖK határozza meg. A KK-ban tartott rendezvények fennmaradó 100 napján (nem mővészeti jellegő rendezvények) a ZSÖK bérbe adja termeit, illetve eszközeit és humán erıforrásait egyaránt.1
A fent említett idıtartamok a rendezvény tényleges
megjelenését jelentik, az elıkészületi, valamint utómunkálati napok nem tartoznak bele a megadott idıkeretekbe (mivel nem tekinthetıek nyilvános eseménynek).
2.2. a KK-ban tartott rendezvények 1.4.1. -1.4.4-es pontban felsorolt csatolmányait külsı szervezéső események esetén minimum 5 hónappal elıre a rendezvény szervezıje köteles 1 példányban leadni.
1
A mővészeti és egyéb jellegő rendezvények meghatározását ld. a mellékletben!
8
3. A KK-ban tartott rendezvények konkrét redundanciájáról: 3.1. a KK-ban, illetve tágabb értelemben véve a város kulturális menedzsmentje által szervezett rendezvényeken három hónapos határt kell húzni az egyes fellépık ismétlıdése között. 3.2. Ez a három hónap mind az adott rendezvény elıtt, mind utána kötelezı érvényő. Így biztosítható, hogy a különbözı rendezvények nem jelentenek egymás számára direkt konkurenciát, nem osztják meg a közönséget; ezáltal a felmerülı gazdasági, illetve kulturális szempontokat érvényesítve. 3.3. A három hónapos ismétlıdési tilalom ellenırizhetı az 1.4.-es, illetve 1.5.-ös pontokban beadott dokumentumok alapján. 3.3.1. A három hónapos tilalom alapján az adott rendezvény elıtt, illetve után három hónappal nem szerepelhet sem részében, sem egészében: •
Ugyanaz a mővész
•
Azonos mőalkotás esetében ugyanaz a koncepció
3.3.2. A tilalom alól egyedi elbírálás alapján kivételek képezhetık, amennyiben: •
Az adott mővész egészen más mőalkotásokkal szerepel, vagy a két rendezvényen más formai keretek között jelenik meg.
3.3.3. A kivételek elbírálása minden esetben a ZSÖK feladata, a rezidens zenekarral és a kiemelt partnerszervezettel egyeztetve.
9
4. A rezidens zenekar által megrendezett eseményekrıl: 4.1. A rezidens zenekar által kötelezıen lefoglalt 51 nap során zenei jellegő programokat szervez. 4.2. A szervezett programoknak nem kell kötelezıen csak a rezidens zenekar erıforrásait használniuk, ezek éppúgy lehetnek külsı szervezetek által megvalósított események is. 4.3. Az események során felmerülı összes többletköltség, amely nem a KK, illetve annak infrastrukturális, technikai, humán illetve promóciós alapszolgáltatásba tartozó környezetének használatából fakad, a rezidens zenekart terheli; beleértve: 4.3.1. A szükséges, de a KK-ban nem jelen lévı erıforrások finanszírozása. 4.3.2. A felmerülı jogdíjköltségek finanszírozása. 4.4. A nem saját erıforrásokat használó, de a rezidens zenekar által megrendezett eseményekhez tartozó szerzıdések megkötése egyedül a rezidens zenekar feladata, de az üzemeltetı szervezet felé beszámolási kötelezettséggel tartozik. Érvényesnek tekinthetık továbbá a 6.4.8.-as pontban leírt rendelkezések is.
10
5. A kiemelt partnerszervezet által megrendezett eseményekrıl: 5.1. A kiemelt partnerszervezet által kötelezıen lefoglalt 28 nap során programokat szervez. 5.2. A szervezett programoknak nem kell kötelezıen csak a kiemelt partnerszervezet erıforrásait használniuk, ezek éppúgy lehetnek külsı szervezetek által megvalósított események is. 5.3. Az események során felmerülı összes többletköltség, amely nem a KK, illetve annak infrastrukturális, technikai, humán illetve promóciós alapszolgáltatásba tartozó környezetének használatából fakad, a kiemelt partnerszervezetet terheli; beleértve: 5.3.1. A szükséges, de a KK-ban nem jelen lévı erıforrások finanszírozása. 5.3.2. A felmerülı jogdíjköltségek finanszírozása. 5.4. A nem saját erıforrásokat használó, de a kiemelt partnerszervezet által megrendezett eseményekhez tartozó szerzıdések megkötése egyedül a kiemelt partnerszervezet feladata, de az üzemeltetı szervezet felé beszámolási kötelezettséggel tartozik.
11
o
A pályázati alapon történı teremhasználatról:
6.1. a mővészeti jellegő rendezvények 2.1.-es pontban részletezett idıkeretében meglévı 21, úgymond kiszervezett nap idıkeretén felül 10 nap ingyenesen kerül továbbadásra, ehhez a lehetséges szervezık pályázat útján juthatnak hozzá. Ezáltal lehetıség nyílik rá, hogy a különbözı civil, illetve profitorientált szervezetek (ezek körét az adott pályázati kiírás határozza meg), melyek viszonylag kevés tıkeerıvel bírnak is hozzájuthassanak a KK által nyújtott infrastrukturális, illetve humán erıforrásokhoz. 6.2. A 10 nap pályázati kiírásánál figyelembe kell venni, hogy a pályázó semmilyen körülmények között nem lépheti túl a megadott idıkeretet, ennél azonban kisebb idıtartamra is pályázhat. A 10 nap elosztásakor kiírt pályázatban lehetıség nyílik rövidebb idıtartamok megpályáztatására is, ekkor értelemszerően több pályázat minısül majd nyertesnek. 6.3. Amennyiben a pályázat nyertese a megadott pályázati idıszaknál kevesebbet foglal el, újabb pályázat kiírására van lehetıség. 6.4. A pályázatot PMJV Kulturális és Oktatási Bizottsága útmutatása alapján a ZSÖK írja ki. A beadott pályázatokról a ZSÖK készít elıterjesztést és Kulturális és Oktatási Bizottság hoz döntést. 6.5. A pályázat során elnyerhetı juttatások: 6.5.1.
A pályázat elnyerése egyszeri, nem pénzbeni támogatást jelent, melynek tartalma a következı:
•
A KK alapszolgáltatásba tartozó infrastrukturális eszközeinek használata.
•
A KK alapszolgáltatásba tartozó technikai eszközeinek használata.
•
A KK promóciós eszközeinek külön megállapodásban rögzített használata.
•
Bevétellel rendelkezı rendezvények esetén a rendezvényhez kapcsolódó jegyárakat a rendezı szervezet a ZSÖK-kel egyeztetve alakítja ki, az alap külsı szolgáltatások (ruhatár, hostess, orvos) díjainak biztosítása érdekében.
•
A gasztronómiai és vendéglátási szolgáltatások tekintetében a rendezvényre vonatkozóan kötelezı elızetesen egyeztetni kell a ZSÖK-kel, az érvényben lévı vendéglátói szerzıdésekre tekintettel.
6.5.2.
A pályázat elnyerése nem foglalja magában:
12 •
A KK-ban nem meglévı, de a megpályázott rendezvényhez szükséges technikai, promóciós és infrastrukturális eszközöket.
• 6.5.3.
A rendezvény során felmerülı szerzıi jogdíjak költségeit. Az 6.5.2.-es pontban említett erıforrások biztosítása a pályázó szervezet feladata. Amennyiben más rendezvény miatt nem foglaltak, mindezeket a ZSÖK-tıl bérelheti.
6.6. A pályázat kiírása: 6.6.1.
A pályázatot évente egyszer, PMJV döntése alapján lehet kiírni.
6.6.2.
A pályázók által szervezett rendezvényeknek a pályázat kiírásától számított legalább 6 hónapon túli idıpontra kell esniük.
6.6.3.
A rendezvény idıpontját egyeztetni kell a ZSÖK-kel, az idıpont megállapításakor a KK foglalási rendje iránymutató.
6.6.4.
A pályázathoz csatolni kell az 1.4.-es pontban felsorolt összes mellékletet.
6.7. Amennyiben a pályázatra nem érkezne érvényes pályázati anyag, újbóli pályázat kiírására nincs lehetıség. Ebben az esetben a 10 nap bekerül a ZSÖK által rendezett eseményekre szánt napok közé.
13
o
A Használatba Vevı szervezetek számára történı bérbeadásról:
7.1. A KK-ban tartott rendezvényekre fennmaradó 100, valamint a ZSÖK számára szabadon maradt 21 napon a ZSÖK bérbe adhatja termeit, illetve eszközeit és humán erıforrásait egyaránt. 7.2. A bérbeadás feltételeirıl: 7.2.1.
A Használatba Vevı szervezetnek kötelezıen jelezni kell a felhasználandó erıforrásokkal kapcsolatos igényeit, valamint a szükséges elıkészületi és utómunkálati napok számát az 1.4.-1.5.-ig terjedı pontokban megjelenık alapján a ZSÖK felé.
7.2.2.
A Használatba Vevı számára módosítási igény esetén az 1.6.-1.7.-ig terjedı pontokban
megjelenı
szempontok
iránymutatóak,
a
következı
kiegészítéssel: •
A Használatba Vevı a szerzıdés megkötése után anyagi felelısséggel tartozik az általa megrendezett esemény után, így a késıbbi módosításokból fakadó károkat köteles fedezni.
7.2.3.
A Használatba Vevı a KK használatához (a meglévı infrastruktúrának megfelelıen) az adott szerzıdésben meghatározott termeket, alapvetı infrastrukturális erıforrásokat, parkolóhelyeket, kiszolgáló helységeket illetve technikai anyagokat veheti igénybe.
7.2.4.
A humán és promóciós erıforrásokat a Használatba Vevı piaci áron veheti igénybe.
7.2.5.
A Használatba Vevı köteles a rendezvényt megelızı hónap 20-ig benyújtani a szükséges humán erıforrás, 60 nappal az adott rendezvény elıtt a szükséges technikai erıforrás listáját, valamint szintén 60 nappal az adott rendezvény elıtt az esemény pontos forgatókönyvét (beleértve a rendezvényhez kapcsolódó elıkészületi, valamint utómunkálatok idejét), a használt terület berendezését. Amennyiben ezt elmulasztja, Használatba Vevı tudomásul veszi, hogy a ZSÖK a késıbb felmerült igények teljesítését nem garantálja, ezekért felelısséget nem vállal.
7.2.6.
Használatba Vevı tudomásul veszi, hogy a használatba vételi szerzıdésben meg nem jelenı, illetve a határidıkön túli igények, feltételek megtartására, valamint
a
KK
mőszaki,
egészségügyi,
illetve
biztonságtechnikai
szabályozásába ütközı elemekre a ZSÖK felelısséget nem vállal.
14 7.2.7.
A Használatba Vevı harmadik személy szolgáltatásait csak a ZSÖK elızetes, írásbeli hozzájárulásával veheti igénybe. Ennek részleteit a Használatba Vevı a rendezvény elıtt legkésıbb a rendezvényt megelızı hónap 20-ig köteles megküldeni a ZSÖK képviselıje számára. A harmadik személy tevékenységéért, valamint az általa okozott károkért kizárólag a Használatba Vevıt terheli felelısség. Használatba Vevı tudomásul veszi, hogy harmadik személy kizárólag a ZSÖK felügyelete mellett végezhet munkákat a KK épületein belül, valamint a hozzá tartozó területeken.
7.2.8.
A Használatba Vevı az adott szerzıdés szerinti (piaci viszonyok által szabott árú) használatba vételi díjat köteles fizetni. Amennyiben a fizetést elmulasztja, a ZSÖK a Használatba Vevı írásos értesítésével elállhat a szerzıdéstıl.
7.2.9.
Használatba Vevı az adott rendezvényre jegyeket kizárólag a ZSÖK-tıl kapott jegytérkép alapján számolt darabszámban értékesíthet.
7.2.10. A jegyek árbevétele a Használatba Vevıt illeti, ha más megegyezésrıl a szerzıdés nem rendelkezik. 7.2.11. Használatba Vevı a rendezvény után legfeljebb 3 munkanappal köteles tájékoztatást adni a ZSÖK számára az eladott jegyek számáról, így az késıbb látogatói statisztikáiban ezt felhasználhatja. 7.2.12. Használatba Vevı a nyilvános rendezvények jegyeinek legalább 30%-át köteles a ZSÖK információs pontjaiban értékesíteni. 7.2.13. A ZSÖK az adott szerzıdés szerint lehetıséget biztosít, hogy a Használatba Vevı promóciós anyagokat helyezzen el a KK erre a célra kialakított felületein. A promóciós tevékenységek díja egészében a Használatba Vevıt terheli. 7.2.14. Használatba Vevı köteles az általa megjelentetett promóciós termékeken feltőntetni a ZSÖK arculati kézikönyvében szabályozott arculati elemeit, a Használatba Vevıvel kötött szerzıdésnek megfelelıen. 7.2.15. A használatba vételrıl szóló egyéb rendelkezéseket (kötbérfizetési kötelezettség, biztosítások, anyagi felelısség) az adott használatba vételi szerzıdés tisztázza.
15
o
A kedvezményes bérbeadás feltételeirıl:
8.1. a KK-ban tartott rendezvények fennmaradó 100 napján (nem mővészeti jellegő rendezvények), valamint a ZSÖK számára szabadon maradt 21 napon lehetıség nyílik rá, hogy a KK kedvezményesen adja bérbe termeit, illetve eszközeit és humán erıforrásait egyaránt partnerszervezetei számára. 8.2. A Partnerszervezetek körét a ZSÖK határozza meg. 8.3. A bérbeadás egyéb feltételeinek meghatározásakor a 6. pontban foglaltak kötelezı érvényőek.
16
o
A Kodály Központ és a vele szerzıdésben álló szervezetek közös kommunikációs és marketingtevékenységérıl:
9.1. A ZSÖK a Kodály Központban mőködı intézmények és szervezetek által megvalósuló programok kommunikációján túl a város kulturális és turisztikai brandépítéséhez kapcsolódó kommunikációs és marketingtevékenységet is folytat, valamint összhangba hozza a szereplık ilyen irányú tevékenységét. 9.2. A város kulturális imázsának erısítése érdekében a ZSÖK és a vele együttmőködı szervezetek
közös
kommunikációs
stratégia
kialakítására
törekednek;
kommunikációjukban egymást erısítik. 9.3. A ZSÖK a KK épületében, valamint egyéb nyomtatott és elektronikus felületeken promóciós tevékenységet folytat. A ZSÖK a rezidens zenekar és a kiemelt partnerszervezet,
valamint az egyéb partnerszervezetek által megvalósított
programok kommunikációját támogatja. 9.4. A KK-ban megjelenı promóciós eszközök és felületek használatához a ZSÖK elızetes írásbeli engedélye szükséges. 9.5. A rezidens zenekar és a kiemelt partnerszervezet KK-hoz kapcsolódó promóciós tevékenységét az elızetesen leadott kommunikációs terv alapján a ZSÖK-kel egyeztetve végzi. A partnerszervezetek, valamint az üzleti bérlık promóciós tevékenységét az adott eseményhez tartozó szerzıdés rögzíti. 9.6. A KK-hoz kapcsolódó promóciós célú megjelenések vizuális részleteit a ZSÖK Arculati Kézikönyvének erre vonatkozó részei hivatottak szabályozni. 9.7. A KK arculati elemeinek használatára kizárólag a ZSÖK-kel üzleti, illetve jogi kapcsolatban álló, a KK-t üzemeltetı szervezettıl írásos engedélyt kapó szervezetek jogosultak. 9.8. A KK-ban lévı és a ZSÖK egyéb promóciós felületeinek és eszközeinek kereskedelmi célú értékesítése a ZSÖK joga és feladata, bevételteremtés céljából. A rezidens zenekar és a kiemelt partnerszervezet, valamint a Használatba Vevık a ZSÖK-kel kötött külön megállapodás keretében vehetik igénybe ezeket. 9.9. Az egyes rendezvények archiválásáról: 9.9.1.
A ZSÖK a KK-ban megrendezésre kerülı, általa kiválasztott eseményeket egészében, vagy részleteiben, a programszervezıvel kötött szerzıdés szerint
17 saját maga számára archiválja és az adott szerzıdésben foglaltak értelmében használja fel.
18
o
A jegyértékesítésrıl:
10.1. A jegyértékesítés helyben, külsı infopontokon, valamint interneten keresztül történik, a ZSÖK irányításával. A ZSÖK minden rendezvényt szervezı szereplı számára megállapodás keretében biztosítja a helybeni, a külsı infopontokon történı, illetve az internetes jegyértékesítést. 10.2. A ZSÖK törekszik arra, hogy a város és a megye által fenntartott kulturális intézmények jegyei megvásárolhatóak legyenek a fenti módon.
19
o
A beszerzések menetérıl
11.1. Az anyagigényeket minden esetben (belsı, intézményi igény felmerülése esetén és külsı igény esetén egyaránt) a Kodály divízió vezetı számára kell leadni. 11.2. Az anyagigényeket a Kodály divízió vezetı köteles továbbítani a pénzügyi divízió felé. 11.3. A konkrét beszerzések lebonyolítása az anyagigények tisztázása után minden esetben a pénzügyi divízió kizárólagos feladata. 11.4. A beszerzések részletes szabályozását a II. számú melléklet (Megrendelési és beszerzési szabályzat) írja le.
20
o
Rendezvénynaptár
12.1. A ZSÖK a terem programjainak kezelésére rendezvénynaptárt vezet. 12.2. A rendezvénynaptár elsıdleges foglalása a nem kiadható idıpontok, mely a következı napokat jelenti: jan 2, márc 15, szept.1, okt. 1. zene világnapja, okt.23 12.3. Az ezen kívüli, rendezvényekre szánt idıpontok kiadásakor az 1., 2. illetve 3. pontban ismertetett feltételek kötelezı érvényőek. 12.4. A rendezvénynaptár összeállításakor az egyes rendezvények között minden esetben szerepelnie kell elegendı idıtartamnak a különbözı rendezvények közötti technikai átállásra. 12.4.1. A technikai átálláshoz szükséges idıt a Kodály Központ divízióvezetıje hivatott eldönteni. 12.4.2. A technikai átálláshoz szükséges idıt a rendezvénynaptárban minden esetben rögzíteni kell, ezek az idıpontok nem lefoglalhatók. 12.4.3. Egyedi elbírálás esetén a technikai átállásra szánt idı módosítható, ekkor azonban az adott rendezvényhez kapcsolódó szerzıdésnek tartalmaznia kell a mőszaki személyzet beosztásához kapcsolódó pénzügyi, illetve munkajogi rendelkezéseket. Az egyedi elbírálás minden esetben a Kodály Központot üzemeltetı
szervezet
ügyvezetıinek,
illetve
a
Kodály
Központ
divízióvezetıjének közös jogköre. 12.5. A rendezvénynaptár a különbözı szervezetek és intézmények számára nem kiadható, azonban bizonyos részei hozzáférhetıek: 12.5.1. A rendezvénynaptár a ZSÖK kizárólagos tulajdona. Annak bármely részének vagy egészének közlése csak a tulajdonos elızetes, írásbeli engedélyével adható tovább harmadik személy részére. 12.5.2. A rendezvénynaptárban megjelenı információkból csak a következı adatok hozzáférése kérhetı: − A KK-ban megjelenı rendezvények idıpontja − A KK-ban megjelenı rendezvények jellege (mővészeti, vagy nem mővészeti jellegő rendezvény) − A KK-ban megjelenı rendezvények publikus leírása az 1.4.8.-as pont alapján 12.5.3. A rendezvénynaptárból a 12.5.2.-es pontban nem szereplı információk harmadik személy számára nem kiadhatók; különös tekintettel a rendezı
21 szervezet nevére, gazdasági és társasági adataira, az adott rendezvény gazdasági tervére, összefoglalóan azokra az adatokra, amelyek a Ptk. Személyiségi jogokat védı rendelkezései alatt állnak. 12.5.4. A rendezvénynaptárból a 15.5.2-es pontban nem szereplı információk kiadását harmadik személy csak akkor kérvényezheti, ha: − A kérelmezı hivatalos szerv részét képezi és az adatszolgáltatásra a rendezı szervezetet törvény kötelezi. 12.5.5. A kiadott adatok harmadik személynek való továbbadása súlyos szerzıdésszegésnek minısül. 12.5.6. A rendezvénynaptárba új bejegyzéseket kizárólag a cég következı tagjai jegyezhetnek be: az ügyvezetık, az értékesítési vezetı, illetve a rendezvénydivízió-vezetı. 12.5.7. Amennyiben
idıpont-foglalási
kérelem
érkezik,
a
cég
minden
alkalmazottjának kötelessége jelezni a fent felsoroltak valamelyikének. Az idıpont egyeztetése, illetve a naptár részleteinek kiadása, ezek felelıssége minden esetben az adott divízió vezetıjének hatásköre. 12.5.8. Az egyes rendezvényeket foglaló intézményekkel a témához kapcsolódó divízió
munkatársai
tartják
a
kapcsolatot
(lehetıség
szerint
egy
intézménnyel egy ember), továbbítják az információkat a divízió, a pénzügyi részleg, valamint a cég vezetése, illetve a partner intézmények, valamint az üzleti bérlık között. A kapcsolattartás az esemény szervezésének és lebonyolításának idején is folyamatos.
22
o
Különbözı termek párhuzamos használata
13.1. A KK 8 különbözı kiadható teremmel rendelkezik: 13.1.1. hangversenyterem 13.1.2. két darab konferenciaterem 13.1.3. öt db szekció és szólampróba terem 13.2. A termek mőködtetése szempontjából elengedhetetlen feltétel, hogy a termekben folyó programok ne zavarják egymást, azonban a párhuzamos használat nem kizáró ok. 13.3. A termek párhuzamos használatáról az 1. pontban ismertetett prioritási feltételek alapján a tervezett rendezvények anyagainak beérkezésétıl számított legfeljebb két munkahéten belül a ZSÖK hivatott döntést hozni. 13.4. A belsı mőködést részletesen a III. számú melléklet (Házirend) szabályozza.
23
o
A KK nyitva tartása
14.1. A nyitva tartási rendet az 1. számú melléklet (Biztonsági és beléptetési szabályzat) hivatott szabályozni.
24
o
Vendéglátás
15.1. A KK-ban a rendezvény büfét és kávézót mőködtetı, vendéglátós cég üzemel. A jegyértékesítéshez kötött nyílt rendezvények büfé jellegő tevékenységét kizárólag ı mint a ház szerzıdött partnere hivatott ellátni. 15.2. A KK-ban üzemelı, vendéglátói tevékenységet folytató céggel a ZSÖK az egyéb típusú úgynevezett települt (hideg, meleg, álló vagy ültetett fogadások, ahol nem a vendég, hanem a megrendelı fizeti a catering díját – azaz nem büfé jellegő szolgáltatás) vendéglátás tekintetében nem köt kizárólagos vendéglátói szerzıdést, így a rendezvények szervezıi arra az üzemeltetı által megjelölt további preferált települt vendéglátós beszállító cégek szolgáltatását is igénybe vehetik, amennyiben annak ajánlatát választja a ház büfé üzemeltetıjének ajánlatával szemben. 15.2.1. A KK-ban rendezvényt szervezı rezidens zenekar, kiemelt partner, partner, illetve üzleti bérlı szervezetek minden esetben kötelesek
a ház preferált
beszállítói közül vendéglátással foglalkozó harmadik céget megbízni a vendéglátás lebonyolítására. 15.2.2. Vendéglátói tevékenységgel megbízott harmadik cég igénybe vétele esetén a KK-ban rendezvényt szervezı intézmény köteles a 7.2.7-es pontoknak megfelelıen eljárni. 15.2.3. A KK-ban vendéglátói tevékenységet végzı harmadik cég, amennyiben nem azonos a büfé üzemeltetıjével, nem használhatja a KK-ban található, a házhoz, vagy a házban üzemelı vendéglátói tevékenységet folytató céghez tartozó eszközöket, csak akkor, ha a harmadik cég rendezvényhez kapcsolódó szerzıdése ennek feltételeit és díjszabását tartalmazza, és a harmadik cég ezekért a szerzıdésben foglaltaknak megfelelıen bérleti díjat fizet. 15.2.4. A KK-ban rendezvényt szervezı kiemelt partner, partner, illetve üzleti bérlı szervezetek minden esetben kötelesek árajánlatot kérni a KK-ban üzemelı, vendéglátói tevékenységet folytató cégtıl. Az árajánlat alapján a döntés joga az adott rendezvényt szervezı cégé. 15.3. Amennyiben az adott rendezvény szervezıi más vendéglátói cég szolgáltatásait választják, dönthetnek úgy, hogy a KK-ban üzemelı cég köteles az adott idıtartamra tevékenységét szüneteltetni.
25 16. A KK alapmőködéséhez szükséges szolgáltatások 16.1. A KK alapmőködéséhez szükséges szolgáltatások: 16.1.1. hostess-szolgálat 16.1.2. ruhatár 16.1.3. orvosi ügyelet 16.1.4. technikai szolgáltatások 16.2. Az egyes rendezvényekhez kapcsolódó alapszolgáltatások igénybe vétele minden esetben kötelezı. 16.3. A rendezvények idején mőködı alapszolgáltatásokról, az azt nyújtó cégek körérıl döntési joga egyedül a ZSÖK-nek van. 16.4. A KK igénybevételéhez a fent felsorolt alapszolgáltatásokat nyújtó cégekkel a rendezvényt szervezı szervezet minden esetben külön köteles szerzıdést kötni.
A Mőködési Kódexet Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzatának Közgyőlése …/2011.(03.17.) sz. határozatával jóváhagyta. A Mőködési Kódex az épület használatba vételétıl az állami intézményi státuszba történı lépésig hatályos.
