17
II. TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Usaha Kecil dan Menengah Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 1995, yang dimaksud Usaha Kecil adalah kegiatan ekonomi rakyat yang berskala kecil dan memenuhi kriteria kekayaan bersih atau hasil penjualan tahunan serta kepemilikan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang ini. Kriteria tersebut adalah sebagai berikut : b.
Memiliki kekayaan bersih paling banyak Rp.200.000.000,- (dua ratus juta rupiah), tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau
c.
Memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak Rp.1.000.000.000,- (satu milyar rupiah) ;
d.
Milik Warga Negara Indonesia ;
e.
Berdiri sendiri, bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau berafiliasi baik langsung maupun tidak langsung dengan Usaha Menengah atau Usaha Besar;
f.
Berbentuk usaha orang perseorangan, badan usaha yang tidak berbadan hukum, atau badan usaha yang berbadan hukum, termasuk koperasi. Adapun yang dimaksud Usaha Menengah adalah kegiatan ekonomi yang
mempunyai kriteria kekayaan bersih atau hasil penjualan tahunan lebih besar daripada kekayaan bersih dan hasil penjualan tahunan Usaha Kecil dengan kriteria sebagai berikut (UU RI No.9 Tahun 1995) : a. Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp.200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) sampai dengan Rp.10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah), tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; b. Milik Warga Negara Indonesia; c. Berdiri sendiri, bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau berafiliasi baik langsung maupun tidak langsung dengan Usaha Besar; d. Berbentuk usaha orang perseorangan, badan usaha yang tidak berbadan hukum dan atau badan usaha yang berbadan hukum.
18
1.
Perkembangan Usaha Kecil dan Menengah di Indonesia Berdasarkan data dari Badan Pusat Statistik (BPS, 2008), kinerja
perekonomian Indonesia tercermin dalam angka Produk Domestik Bruto (PDB) Indonesia tahun 2007 mencapai Rp 3.957,4 triliun atau tumbuh sebesar 6,3 % dibandingkan tahun 2006. Bila dirinci menurut skala usaha, pertumbuhan PDB Usaha Kecil dan Menengah (UKM) mencapai 6,4 % dan Usaha Besar (UB) tumbuh 6,2 %. Dibandingkan tahun 2006 pertumbuhan PDB UKM hanya 5,7 %, dan PDB UB hanya 5,2 %. UKM memberikan kontribusi sebesar Rp 2.121,3 triliun atau 53,6 % dari total PDB Indonesia. Pertumbuhan PDB UKM terjadi di semua sektor ekonomi. Pertumbuhan tertinggi terjadi pada sektor bangunan sebesar 9,3 %, diikuti sektor perdagangan, hotel dan restoran 8,5 %, dan sektor pertambangan dan penggalian sebesar 7,8 %. Ekspor hasil produksi UKM selama tahun 2007 mencapai Rp 142,8 triliun atau 20 % terhadap total ekspor non migas nasional sebesar Rp 713,4 triliun. Bila dirinci menurut sektor , sebagian besar hasil produksi UKM yang diekspor yaitu 89 % berupa komoditi yang dihasilkan sektor industri, diikuti oleh sektor pertanian sebesar 9,8 %, dan sektor pertambangan sebesar 1,2 %. Adapun jumlah populasi UKM pada tahun 2007 mencapai 49,8 juta unit usaha atau 99,99 % terhadap total unit usaha di Indonesia, sementara jumlah tenaga kerjanya mencapai 91,8 juta orang atau 97,3 % terhadap seluruh tenaga kerja Indonesia.
C. Sejarah Perkembangan Sistem Jaminan Mutu Perkembangan Sistem Jaminan Mutu dimulai sejak adanya usaha-usaha manuasia untuk memproduksi barang (dimulai kira-kira sejak 5.000 tahun yang lalu). Beberapa bukti sejarah memperlihatkan bahwa : -
Pada jaman pemerintahan Nebukadnezar di Babilonia (tahun 605-502 SM), telah ada spesifikasi untuk bangunan, pangan dan lain-lain.
-
Di Cina (tahun 1644 SM) telah ada spesifikasi mutu untuk keramik Pada masa tersebut belum ada ukuran standar untuk mutu yang disepakati.
Karakteristik mutu pada awalnya diekspresikan secara kualitatif (dengan kata-
19
kata). Selain itu belum dikenal adanya merek sebagai penanda mutu dan penanda produsen penghasil barang (Muhandri dan Kadarisman, 2006). Sampai akhir abad 19, konsep Sistem Jaminan Mutu tidak banyak berubah. Prinsip-prinsip pengendalian mutu yang dipakai adalah : (1) Pemeriksaan mutu dilakukan oleh konsumen (bila cocok ditentukan harganya) dan (2) Adanya Konsep Ketrampilan (pembeli percaya pada mutu produk setelah beberapa kali melakukan pembelian). Perkembangan Sistem Manajemen Mutu di atas dikenal sebagai konsep mutu kuno.
Masa berikutnya dalam perkembangan Sistem
Jaminan Mutu disebut sebagai konsep mutu modern, dan dapat dilihat pada Gambar 1 (Jones, 1991 dalam Muhandri dan Kadarisman, 2006). Evolusi Sistem Mutu
TQM
Quality Assurance Statistic
Inspector
Foreman
Operator
Tahun 1900
1918
1937
1960
Gambar 1. Evolusi Sistem Jaminan Mutu
1980
20
Operator Quality Control Sistem Pengendalian Mutu Operator terjadi pada abad ke 19 menggunakan konsep bahwa operator atau pekerja bertanggung jawab untuk membuat dan memeriksa sendiri hasil pekerjaannya. Belum ada sistem yang terkendali untuk menjaga mutu. Pemilik yang merupakan pengelola (bahkan kadang-kadang juga merupakan karyawan yang menghasilkan barang) mempercayai karyawan dalam hal mutu produk karena karyawan merupakan orang yang terlatih dan mempunyai ketrampilan teknis yang tinggi.
Masa ini dicirikan dengan (Muhandri dan
Kadarisman, 2006) : 1.
Jumlah produksi yang masih sedikit, kadang-kadang hanya melayani pesanan.
2.
Seorang atau sekelompok kecil orang membuat barang secara utuh.
3.
Karyawan mengendalikan sendiri seluruh pekerjaannya (membeli, memotong, menghaluskan, mengukur dan sebagainya).
4.
Produsen sering disebut sebagai pengrajin.
Foreman Quality Control Pada awal abad 20 terjadi perubahan yang mendasar pada konsep produksi. Permintaan terhadap barang industri yang meningkat sudah tidak memungkinkan lagi untuk dilayani dengan sistem “pengrajin”. Sistem produksi sudah mulai dilakukan dengan konsep spesialisasi. Karyawan-karyawan dibawahi oleh seorang mandor (foreman) yang bertugas mengawasi pekerjaan dan mutu produk yang dihasilkan. Masa ini dicirikan dengan (Muhandri dan Kadarisman, 2006) : 1. Jumlah produksi yang mulai meningkat (tidak hanya untuk memenuhi pesanan), tapi dijual secara massal. 2. Karyawan dikelompokkan menurut jenis pekerjaan dan diawasi oleh seorang mandor yang tidak terlibat dalam pekerjaan menghasilkan barang.
Inspection Quality Control Selama Perang Dunia I sistem pabrikasi semakin rumit karena perusahaan dituntut untuk meningkatkan produktivitas dan kelengkapan produk untuk mengejar kebutuhan konsumen.
21
Pada masa ini mulai ada bagian yang bekerja penuh (full time) khusus untuk mengawasi mutu produk selama proses produksi (dengan melakukan pemeriksaan secara penuh).
Organisasi perusahaan pun membesar seiring dengan adanya
bagian-bagian khusus di atas.
Masa ini dicirikan dengan (Muhandri dan
Kadarisman, 2006) : 1. Sistem pabrikasi yang makin kompleks. 2. Skala produksi yang makin membesar. 3. Mutu produk mulai banyak mengalami “gangguan“ 4. Adanya “full time inspector“ 5. Organisasi inspeksi (pemeriksaan) dipisahkan dari produksi.
Statistic Quality Control Perang Dunia II memberikan dampak yang cukup penting dalam sejarah perkembangan Sistem Manajemen Mutu dengan munculnya konsep Pengendalian Mutu Statistik (Statistic Quality Control). Meskipun teknik Pengendalian Mutu Statistik sudah dimulai sejak tahun 1929 (diperkenalkan oleh Walter A. Shewart), namun perkembangan penerimaan masyarakat industri terhadap teknik ini berjalan sangat lambat. Perkembangan yang pesat baru terjadi ketika masa Perang Dunia II. Pada masa itu negara-negara yang terlibat perang berusaha memproduksi senjata secara besar-besaran . Produksi yang bersifat massal tersebut tidak memungkinkan lagi untuk dilakukan pemeriksaan secara menyeluruh pada tiap produk Setelah proses diatur secara baku, maka produk diambil secara sampling (contoh saja yang dianggap mewakili produk keseluruhan) dan diperiksa. Sistem ini yang dikenal dengan Pengendalian Mutu Statistik. Masa ini dicirikan dengan (Muhandri dan Kadarisman, 2006) : 1. Produksi yang bersifat massal. 2. Pemeriksaan 100 % produk tidak memungkinkan untuk dilaksanakan. 3. Penggunaan teknik Sampling dan Control Chart.
22
Quality Assurance Pergeseran dari konsep Pengendalian Mutu (Quality Control) ke Jaminan Mutu (Quality Assurance) terjadi sekitar tahun 1960. Dengan konsep Jaminan Mutu tidak hanya dilakukan pemeriksaan yang baik pada proses produksi, tetapi meliputi perencanaan, perancangan produksi, pengadaan bahan baku, transportasi, penyimpanan, dan sebagainya. Konsep Jaminan Mutu merupakan cikal bakal (konsep awal) dari konsep yang lebih komprehensif lagi yaitu Total Quality Control (TQC), yang akhirnya lebih tepat disebut dengan Total Quality Management (TQM).
Masa ini dicirikan
dengan (Muhandri dan Kadarisman, 2006) : 1. Pengendalian dilakukan mulai dari pengadaan bahan sampai dengan bahan dikirim ke konsumen. 2. Pengendalian mutu dengan Teknik Statistik tetap dilakukan. 3. Tanggung jawab mutu masih ada di bagian Pengawasan Mutu (Quality Control). 4. Unsur-unsur seperti perencanaan, pengarahan, koordinasi, pengendalian, monitoring dan evaluasi mulai diperhatikan untuk menjamin mutu.
Total Quality Management Gagasan konsep Pengendaliam Mutu Terpadu pertama kali dicetuskan oleh Armand V. Feigenbaum (Presiden Direktur General System Company Inc., AS) pada tahun 1950-an (Hardjomidjojo, 2002). Pengendalian Mutu Terpadu pada awalnya menitikberatkan perhatian pada pendekatan mutu dari berbagai aspekaspek seperti perancangan, produksi, pemasaran dan produktivitas, sehingga seluruh departemen dalam perusahaan terlibat dalam kegiatan mutu.
Tujuan
kegiatan mutu dalam TQM awal ini adalah memadukan usaha pengembangan, pemeliharaan dan penyempurnaan mutu oleh berbagai kelompok dalam perusahaan sehingga pemasaran, perekayasaan, produksi dan pelayanan terlaksana pada kondisi yang paling ekonomis dalam memberikan kepuasan penuh pada konsumen. Perkembangan TQM lebih lanjut adalah munculnya berbagai macam standar sistem manajemen mutu yang baru antara lain : ISO 9000, Six Sigma,
23
Malcolm Baldrige Framework, EFQM (The European Foundation for Quality Management), dan BSC (Balanced Scorecard).
D. Konsep Mutu dan Manajemen Mutu D.1 Konsep Mutu Menurut W. Edward Deming (1982) dalam Terner and Detoro (1992), mutu haruslah bertujuan memenuhi kebutuhan pelanggan sekarang dan masa datang. Juran (1962) dalam Terner and Detoro (1992) mengatakan bahwa mutu adalah kesesuaian dengan tujuan dan manfaatnya. Crosby (1979) dalam Terner and Detoro (1992) berpendapat bahwa mutu adalah kesesuaian dengan kebutuhan yang meliputi availability, delivery, reliability, maintainability dan cost effectiveness. Pendapat David L. Goetsch dan Stanley Davis dalam Terner and Detoro (1992), mutu adalah suatu kondisi dinamis yang berkaitan dengan produk, pelayanan, orang, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi apa yang diharapkan. Menurut perbendaharaan istilah ISO 8402 dan Standar Nasional Indonesia (SNI-19-8402-1991), mutu adalah keseluruhan ciri dan karakteristik produk dan jasa yang kemampuannya dapat memuaskan kebutuhan, baik yang dinyatakan secara tegas maupun tersamar. ISO 9000 : 2000, mendefinisikan mutu sebagai derajat/tingkat karakteristik yang melekat pada produk yang mencukupi persyaratan/ keinginan. Istilah kebutuhan/keinginan diartikan sebagai spesifikasi yang tercantum dalam kontrak maupun kriteria-kriteria yang harus didefinisikan terlebih dahulu (Dasalbantani, 2008). Dari beberapa definisi tersebut dapat dikatakan bahwa secara garis besar, mutu adalah keseluruhan ciri atau karakteristik produk atau jasa yang dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. Suatu produk dikatakan bermutu jika mempunyai nilai subjektifitas yang tinggi antara satu konsumen dengan konsumen yang lain. Secara umum dapat dikatakan bahwa mutu produk atau jasa itu akan dapat diwujudkan bila orientasi seluruh kegiatan perusahaan berorientasi pada kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Apabila diutarakan secara terinci, Russel and Taylor (1995) mengungkapkan bahwa mutu memiliki dua perspektif, yaitu perspektif produsen dan perspektif konsumen. Apabila kedua perspektif tersebut disatukan maka akan dapat tercapai kesesuaian
24
antara dua sisi tersebut yang dikenal sebagai kesesuaian untuk digunakan oleh konsumen (fitness for consumer use) Kesesuaian untuk digunakan tersebut merupakan kesesuaian antara produsen dengan konsumen sehingga dapat membuat standar yang disepakati bersama dan dapat memenuhi kebutuhan dan harapan kedua belah pihak. Yang dimaksud dengan dimensi mutu dalam uraian diatas, David A. Garvin (1988) dalam Ariani (1999) telah menguraikan dimensi mutu untuk industri manufaktur yaitu : Performance, Feature, Reliability, Conformance, Durability, Serviceability, Aesthetic, dan Perception. Mutu pada industri manufaktur selain menekankan pada produk yang dihasilkan, juga perlu diperhatikan mutu proses produksi. Bahkan, yang terbaik apabila perhatian pada mutu bukan pada produk akhir, melainkan proses produksinya atau produk antara yang masih ada dalam proses (work in process). Oleh karenanya bila diketahui ada cacat atau kesalahan masih dapat diperbaiki. Dengan demikian produk akhir yang dihasilkan adalah produk yang bebas cacat dan tidak ada lagi pemborosan biaya karena produk tersebut harus dibuang atau dilakukan pengerjaan ulang.
D.2 Manajemen Mutu Berbicara mengenai mutu, tentunya tidak terlepas dari manajemen mutu yang mempelajari setiap area dari manajemen operasi dari perencanaan lini produk dan fasilitas, sampai penjadwalan dan memonitor hasil. Manajemen mutu merupakan bagian dari semua fungsi yang lain (pemasaran, sumber daya manusia, keuangan dan lain-lain). Dalam kenyataannya, penyelidikan mutu adalah suatu penyebab umum (common cause) yang alamiah untuk mempersatukan fungsi-fungsi usaha (Ariani, 1999). Menurut Feigenbaum (1983), manajemen mutu merupakan pemaduan upayaupaya pengembangan, pemeliharaan dan perbaikan mutu dari berbagai kelompok dalam perusahaan, sehingga produk dan jasa mencapai tingkat yang ekonomis dan memuaskan pelanggan.
25
Dalam konsep Trilogi Juran di dalam Kadarisman (2006 ), manajemen mutu didasarkan kepada proses manajerial yang biasa digunakan mengelola finansial : perencanaan finansial, pengendalian finansial dan perbaikan finansial. Adapun penerapannya pada manajemen mutu sebagai berikut : 1.
Perencanaan Mutu Suatu proses mengidentifikasi pelanggan, persyaratannya, harapannya tentang ciri-ciri produk dan jasa serta proses untuk menjadikan produk dan jasa tersebut dengan atribut yang tepat.
2.
Pengendalian Mutu Suatu proses menguji dan mengevaluasi produk dan jasa terhadap persyaratan yang diminta pelanggan. Masalah dideteksi kemudian dikoreksi.
3.
Perbaikan Mutu Suatu proses dengan mekanisme yang berkelanjutan sehingga mutu dapat dicapai dengan kontinyu.
Proses ini mencakup alokasi sumber daya,
penugasan orang mengerjakan proyek mutu, dan secara teratur membangun struktur untuk mencapai mutu.
ISO-9000 versi 2000 menyatakan bahwa Manajemen Mutu adalah kegiatankegiatan terorganisasi untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu perusahaan mengenai mutu. Pengarahan dan pengendalian mengenai mutu termasuk penyusunan (Kadarisman, 2002) : -
Kebijakan Mutu (keseluruhan arah dari suatu perusahaan berkaitan dengan mutu yang secara formal dinyatakan sebagai manajemen puncak).
-
Tujuan Mutu (sesuatu yang akan dicapai yang berkaitan dengan mutu, umumnya didasarkan kepada kebijakan mutu dan dispesifikasikan untuk fungsi-fungsi yang relevan dalam perusahaan).
-
Rencana Mutu (difokuskan untuk menyusun tujuan dan sasaran mutu serta melakukan spesifikasi proses-proses operasi penting dan sumberdaya yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tersebut).
26
E.
Biaya Mutu
E.1 Pendekatan Baru Dalam Pengendalian Mutu Konsep identifikasi biaya telah banyak diterapkan untuk fungsi bervariasi seperti biaya produksi (manufacturing cost), pemasaran dan penjualan. Pada tahun 1950 konsep ini telah diterapkan juga pada biaya pemeriksaan mutu tetapi tidak pada fungsi pengendalian mutu secara luas. Biaya fungsi pengendalian mutu tersebar luas diberbagai departemen pada perusahaan. Beberapa biaya jenis ini dapat didefinisikan dan dihitung dengan pasti, sementara beberapa jenis yang lain tidak. Pada tahun 1950, orang-orang yang bekerja pada bagian pengendalian mutu yang masih berdasarkan statistik sudah mengemukakan bahwa pendekatan secara statistik saja sudah tidak dapat menjawab persoalan-persoalan pengendalian mutu. Pendekatan baru diperlukan berdasarkan bahasa manajemen, yaitu uang. Pendekatan baru ini pertama kali dikemukakan sebagai konsep “emas dalam tambang “ . Konsep ini mengungkapkan adanya biaya-biaya pengendalian mutu yang dapat dihindarkan. Adanya biaya yang disebabkan kerusakan (cacat) produk ternyata dapat merupakan “tambang emas“ apabila digali secara mendalam. Konsep ini akhirnya telah digunakan secara luas dengan membuat programprogram untuk mengurangi kerusakan (cacat) yang memberikan keuntungan bagi perusahaan. Biaya pengendalian mutu merupakan suatu sistem yang bertujuan untuk membantu tercapainya produksi suatu produk pada tingkat mutu yang dapat diterima (sesuai spesifikasi), pada jadual waktu yang ditetapkan pada tingkat biaya total minimal. Beberapa keuntungan yang diperoleh melalui sistem biaya pengendalian mutu antara lain : 1. Penentuan dan kategorisasi kegiatan-kegiatan serta biaya mutunya. 2. Memberikan pengarahan untuk tindakan-tindakan yang akan diambil yang menghasilkan penghematan biaya, baik secara langsung maupun tidak langsung (produktivitas yang lebih tinggi, ketepatan waktu, dan sebagainya). 3. Membutuhkan tim kerja antar departemen sehingga dapat digunakan untuk mengurangi penekanan berlebihan terhadap pencapaian tujuan departemen dibandingkan tujuan perusahaan.
27
4. Adanya suatu peluang untuk mengoptimasi biaya mutu dan melihat kecenderungan biaya mutu secara dinamis. Sistem biaya mutu sering juga digunakan oleh para manajer tingkat atas sebagai
instrumen
manajemen
terutama
untuk
menilai
efektivitas,
membandingkan berbagai kegiatan dalam program pengendalian mutu, penentuan harga produk, dan penyusunan program terpadu yang memenuhi semua kebutuhan.
E.2 Biaya Mutu Rancangan dan Mutu Kesesuaian Suatu perbedaan dalam spesifikasi untuk penggunaan fungsional yang sama ialah suatu perbedaan didalam mutu rancangan (quality of design). Hal ini sering juga diterjemahkan sebagai tingkatan (grade). Sebagai contoh “Ayam Goreng Mbok Berek“ dan “Kentucky Fried Chicken“ secara fungsional penggunaannya sama tetapi berbeda dalam beberapa karakteristik khusus dalam rancangannya. Hubungan antara tingkatan mutu rancangan dengan nilai mutu produk dapat dilihat pada Gambar 2 (Jones dalam Muhandri dan Kadarisman (2006)) : Biaya/Nilai
Optimum
D Biaya Mutu
B C A
Nilai Mutu
0
1
2 Tingkatan Mutu Rancangan
Gambar 2. Grafik biaya nilai mutu rancangan
3
28
Ada suatu titik optimum dari mutu rancangan (Gambar 2.) Diatas titik optimum, peningkatan biaya untuk meningkatkan mutu rancangan lebih besar dari kenaikan nilai mutu rancangan produk akhir. Dibawah titik optimum, peningkatan biaya untuk rancangan lebih kecil dari peningkatan nilai mutu rancangan produk yang dihasilkan. Secara lebih rinci, dari Gambar 2, dapat dilihat bahwa : -
Tingkatan mutu rancangan yang lebih tinggi menyebabkan nilai mutu produk lebih tinggi
-
Tingkatan nilai mutu yang lebih tinggi juga berarti biaya yang dikeluarkan lebih tinggi
-
Apabila tingkatan mutu rancangan dinaikkan dari 1 ke 2 (batas titik optimum), maka kenaikan nilai mutu (B) jauh lebih tinggi dari kenaikan biaya (A)
-
Apabila tingkatan mutu rancangan dinaikkan lagi dari 2 ke 3 (setelah titik optimum), maka kenaikan biaya (C) tidak sebanding lagi (lebih kecil) dengan kenaikan nilai mutu (D).
-
Dapat disimpulkan bahwa sampai dengan batas optimum, menaikkan mutu rancangan produk, akan meningkatkan nilai produk lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
-
Tingkatan mutu rancangan 2 adalah yang paling ekonomis.
Biaya mutu rancangan meliputi biaya-biaya yang dikeluarkan untuk ; (1) analisa pasar (kebutuhan, keinginan, mutu), (2) penelitian dan pengembangan (untuk menciptakan produk baru dan perbaikan produk), dan (3) perancangan (dari konsep produk sampai pada spesifikasi produk). Mutu kesesuaian merupakan tingkat kesesuaian produk dengan rancangan yang telah dibuat sebelumnya. Ada hubungan antara biaya pengendalian mutu dengan tingkat kesesuaian produk dan biaya produksi total yang diilustrasikan seperti pada Gambar 3 ( Muhandri dan Kadarisman, 2006 ).
29
Biaya/Nilai
Biaya Produk Total
Biaya Pengendalian Mutu
Kehilangan akibat Cacat (rusak)
Biaya Produksi dasar
100 % Cacat (rusak)
Mutu kesesuaian
Tanpa Cacat (rusak)
Gambar 3. Grafik biaya mutu kesesuaian Dari Gambar 3. di atas dapat dilihat beberapa hal sebagai berikut : -
Ada optimum untuk mutu kesesuaian, yaitu pada saat biaya produksi total mencapai minimum yang letaknya cukup dekat pada tingkat kesempurnaan produk.
-
Pada sebagian besar keadaan, mutu kesesuaian yang lebih tinggi mengakibatkan biaya produksi lebih rendah
-
Biaya yang dikeluarkan untuk mutu kesesuaian meliputi antara lain biayabiaya penyusunan rencana produksi (proses dan peralatan), operasional dan penilaian .
30
Banyak kerancuan timbul dalam penggunaan kata “mutu“ untuk kedua arti yang berbeda, yaitu “mutu rancangan“ dan “mutu kesesuaian“. Secara umum, mutu rancangan yang lebih tinggi berarti biaya lebih tinggi dan juga berarti mutu produk lebih tinggi. Akan tetapi dalam beberapa kasus, suatu rancangan dapat memberi mutu lebih tinggi dan biaya lebih murah dari rancangan yang lain. Biaya produksi dapat dikurangi dengan menyederhanakan rancangan tanpa mengurangi nilai mutu. Demikian pula penggunaan bahan, sering lebih mahal dari persyaratan yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan. Mutu kesesuaian secara ekonomis dapat diketahui dengan menentukan tingkat “defects“ (kerusakan, cacat atau kegagalan) dalam berbagai tahap produksi dan pengiriman produk. Dalam prakteknya tingkat optimumnya sulit ditentukan dengan tepat. Dalam berbagai keadaan, diasumsikan bahwa penampilan sebelumnya merupakan optimum dan dari waktu ke waktu diusahakan agar “defects“ semakin kecil. Dengan demikian, peluang yang utama untuk meningkatkan ekonomi dari mutu kesesuaian bagi sebagian besar perusahaan adalah mencegah “defects“. Untuk itu perlu dimonitor tingkat “defects“ dari waktu ke waktu dan diarsipkan dengan baik.
F.
Kategori Biaya Mutu Pengkategorian menurut Juran (1989) dilakukan berdasarkan kriteria biaya
dengan mutu rancangan dan mutu kesesuaian sebagai berikut : 1. Berkaitan dengan Mutu Rancangan (quality of design) Biaya mutu yang berkaitan dengan Mutu Rancangan (quality of design) terdiri dari beberapa jenis biaya, yaitu : a. Analisis Pasar (untuk mengetahui kebutuhan, tingkat mutu, respon konsumen) b. Penelitian dan Pengembangan (menciptakan dan menyetujui produk) c. Perancangan (sejak dari konsep-konsep sampai spesifikasi untuk produksi)
2. Berkaitan dengan Mutu Kesesuaian (quality of conformance). Sedangkan biaya mutu yang berkaitan dengan Mutu Kesesuaian (quality of conformance) terdiri dari biaya : a. Perencanaan produksi (menyiapkan proses-proses dan peralatan)
31
b. Pemeliharaan (untuk mempertahankan presisi dan pengendalian) c. Operasi (melatih tenaga untuk proses) d. Penilaian
(mengumpulkan
dan
menganalisis
data
untuk
melihat
kesesuaian) e. Pencegahan
cacat
(perbaikan
rancangan,
perubahan
proses,
dan
sebagainya) f. Kegagalan (scrap, pekerjaan ulang, garansi) g. Komunikasi (berkaitan dengan tuntutan/klaim)
Menurut American Society for Quality Control (ASQC), biaya mutu dibagi menjadi 2 (dua) golongan besar yaitu biaya mutu langsung dan biaya mutu tidak langsung. Biaya mutu langsung dapat dibagi menjadi 4 (empat) kategori yaitu : 1.
Biaya Pencegahan (Prevention Cost)
2.
Biaya Penilaian (Appraisal Cost)
3.
Biaya Kegagalan Internal (Internal Failure Cost)
4.
Biaya Kegagalan Eksternal (External Failure Cost)
Biaya pencegahan dan biaya penilaian merupakan biaya yang dapat dikendalikan oleh perusahaan, sedangkan biaya kegagalan internal dan kegagalan eksternal tidak dapat dikendalikan tetapi sebagai akibat dari program pengendalian mutu. Artinya, apabila kita meningkatkan upaya (biaya) pencegahan dan penilaian maka kegagalan akan berkurang dan biayanya juga otomatis berkurang.
Biaya Pencegahan Biaya pencegahan merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan sebelum memproduksi suatu produk. Biaya ini meliputi biaya tenaga-tenaga yang terlibat dalam perancangan, pelaksanaan, dan pemeliharaan sistem mutu. Kategori biaya pencegahan terdiri atas : a. Rekayasa mutu Biaya ini termasuk kegiatan yang berkaitan dengan kreatifitas personil yang terlibat dalam penyusunan seluruh rencana mutu, rencana inspeksi,
32
rencana kemantapan produk dan sistem data. Biaya ini juga termasuk pelaksanaan dan pemeliharaan rencana serta penilaian sistem. b. Rancangan peralatan dan pengembangan Biaya ini adalah biaya personil yang terlibat didalam perencanaan alat-alat pengukur dan cara pengendalian mutu. c. Perencanaan mutu oleh bagian lain Biaya ini merupakan biaya personil yang menyusun perencanaan pengendalian mutu diluar bagian pengendalian mutu. d. Latihan pengendalian mutu Dalam biaya ini termasuk biaya pengembangan, pelaksanaan dan pemeliharaan program latihan pengendalian mutu. e. Biaya pencegahan lainnya Sub kategori ini meliputi biaya administrasi, komunikasi, perjalanan, dan biaya bahan habis. Biaya-biaya ini merupakan biaya perkantoran yang umum.
Biaya Penilaian Biaya penilaian meliputi biaya-biaya untuk pengukuran, penilaian atau pemeriksaan produk, bahan pengujian untuk menjamin kesesuaian dengan standar mutu dan penampilan yang ditentukan. Pada umumnya biaya penilaian (appraisal cost) berkaitan dengan penilaian dan analisa mutu dari produk. Biaya-biaya ini dikeluarkan untuk menilai kondisi produk sehingga dapat dijamin produk tersebut memenuhi spesifikasi. Biaya penilaian terdiri dari beberapa sub kategori yaitu sebagai berikut : a. Inspeksi dan uji bahan baku/penolong Biaya ini berkaitan dengan inspeksi dan pengujian bahan baku dan penolong dari supplier. Sub kategori ini mencakup inspeksi dan pengujian di pabrik supplier dan pemeriksaan periodik sistem pengendalian mutu supplier. b. Inspeksi dan uji kesesuaian produk Biaya pemeriksaan kesesuaian produk dibandingkan dengan rancangan, baik dalam proses, akhir proses dan pengangkutan (termasuk pengujian pada gudang distributor sebelum produk dijual).
33
c. Pemeriksaan mutu produk Biaya ini meliputi pengeluaran-pengeluaran untuk menilai mutu produk akhir. d. Pemakaian bahan dan produk Biaya ini berkaitan dengan pemakaian bahan dan produk dalam uji kerusakan produk atau penilaian kembali terhadap kepercayaan produk. e. Pemeliharaan dan kalibrasi peralatan Biaya ini meliputi segala biaya yang dikeluarkan untuk pemeliharaan dan kalibrasi peralatan yang digunakan dalam pengendalian mutu.
Kegagalan Internal Biaya kegagalan internal terjadi apabila produk, komponen produk atau bahan tidak memenuhi persyaratan sebelum disampaikan kepada konsumen (pelanggan). Biaya ini tidak akan timbul bila tidak ada kerusakan (cacat) pada produk. Biaya-biaya yang termasuk kategori ini berkaitan dengan upaya koreksi atau pemindahan produk-produk yang rusak yang terdeteksi sebelum diterima konsumen. Sub kategorinya terdiri atas : a. “Scrap” Merupakan biaya kehilangan tenaga kerja, bahan dan “overhead” dari produk yang rusak yang secara ekonomi tidak dapat diperbaiki atau digunakan. b. Pekerjaan ulang (rework) Biaya ini merupakan biaya yang dikeluarkan untuk mengoreksi (memperbaiki) kembali unit-unit yang rusak agar produk dapat memenuhi spesifikasi. c. Analisis kegagalan Biaya yang dikeluarkan untuk mengetahui penyebab kegagalan produk. d. Pemeriksaan dan pengujian ulang Merupakan biaya yang digunakan untuk memeriksa dan menguji ulang produk-produk yang telah diperbaiki.
34
e. Kegagalan pemasok Nilai kehilangan yang tidak terdeteksi yang disebabkan material dari pemasok tidak memenuhi spesifikasi. f. Pengurangan mutu (down grading) Biaya ini timbul akibat terjadinya perbedaan harga (penurunan harga) antara produk hasil perbaikan dengan produk normal. Produk hasil perbaikan dapat dijual tetapi harganya lebih murah sebab tidak memenuhi tingkat mutu yang ditentukan. Selisih kedua harga jual tersebut merupakan biaya pengurangan mutu.
Kegagalan Eksternal Biaya kegagalan eksternal terjadi apabila produk tidak menunjukkan penampilan yang memuaskan setelah ditransfer dari pabrik ke konsumen. Biaya ini dengan sendirinya akan hilang jika tidak ada kerusakan dalam produk. Kegiatan-kegiatan yang mengeluarkan biaya dalam rangka terjadinya kegagalan eksternal, berkaitan dengan perbaikan dan penarikan produk setelah dipakai oleh pelanggan. Biaya kegagalan eksternal terdiri atas beberapa sub kategori sebagai berikut : a. Pengaduan Sub kategori ini berkaitan dengan semua biaya untuk menampung dan memproses keluhan-keluhan yang disampaikan oleh konsumen. b. Penolakan dan pengembalian Merupakan biaya-biaya yang berkaitan dengan transportasi, penanganan dan penempatan kembali produk-produk yang dikembalikan. c. Perbaikan Biaya yang dikeluarkan untuk memperbaiki produk yang rusak. d. Garansi Sub kategori ini merupakan biaya untuk mengganti (memperbaiki) bagianbagian produk yang rusak (cacat) selama masa garansi. e. Penyimpangan produk Merupakan biaya yang dikeluarkan untuk penggantian produk akibat adanya penyimpangan.
35
f. Pertanggung jawaban Biaya pertanggung jawaban dikeluarkan sebagai suatu pertanggung jawaban dari suatu produk bila terjadi sanksi hukum (dakwaan) Biaya operasi mutu untuk pencegahan dan pemeliharaan pada prinsipnya dapat digunakan untuk mengendalikan biaya mutu, sedangkan biaya kegagalan internal dan eksternal tidak dapat dikendalikan. Gambar 4 memperlihatkan hubungan antara biaya pengendalian mutu yang dapat dikendalikan dan yang tidak dapat dikendalikan serta kombinasinya dalam kurva biaya langsung pengendalian mutu. Biaya operasi pengendalian mutu
Biaya mutu total
Biaya pencegahan dan penilaian
Optimum
Biaya kegagalan internal dan eksternal
Tingkat kerusakan produk (%) Gambar.4. Biaya langsung operasi pengendalian mutu
Dari Gambar 4. terlihat bahwa peningkatan biaya pencegahan dan penilaian akan menyebabkan penurunan biaya kegagalan (internal dan eksternal). Dapat
36
dilihat juga, sampai pada suatu titik tertentu, peningkatan biaya pencegahan dan penilaian akan menurunkan biaya total langsung operasi pengendalian mutu.
Disamping biaya langsung operasi jaminan mutu, terdapat juga biaya mutu tidak langsung dan pengaruhnya terhadap kurva biaya total operasi mutu. Biaya mutu tidak langsung antara lain : 1.
Biaya mutu yang terkena pada konsumen Dalam kategori ini, biaya mutu yang dialami konsumen karena telah dilewatinya masa garansi pada saat barang mengalami kerusakan. Diperlukan biaya untuk memperbaiki dan biaya transportasi.
2.
Biaya mutu atas ketidak puasan konsumen Ketidak puasan konsumen merupakan suatu jenis biaya. Biaya ini akan besar bila tingkat kerusakan tinggi dan akan rendah bila tingkat kerusakan rendah.
3.
Biaya kehilangan reputasi Biaya ini lebih mencerminkan sikap konsumen (pelanggan) kepada perusahaan, bukan kepada suatu jenis produk saja.
Biaya-biaya mutu tidak langsung tersebut diatas tidak dapat dikuasai dan sulit diukur. Pada umumnya biaya mutu tidak langsung tersebut merupakan kelompok biaya kegagalan eksternal. Beberapa metode pengukuran telah dikembangkan untuk menaksir biaya mutu tidak langsung tersebut antara lain metode Riset Pemasaran dan metode Fungsi Kerugian Mutu Taguchi atau dikenal dengan Taguchi Quality Loss Function (Hansen dan Mowen, 2001). Metode Riset Pemasaran formal adalah metode-metode yang digunakan untuk menilai efek dari mutu yang buruk pada penjualan dan pangsa pasar. Survei pelanggan dan wawancara para tenaga penjualan perusahaan dapat memberi informasi-informasi signifikan ke biaya tersembunyi perusahaan. Hasil riset pemasaran dapat digunakan untuk memproyeksikan laba rugi akan datang yang disebabkan oleh mutu yang buruk.
37
Definisi cacat nihil tradisional mengasumsikan bahwa biaya mutu tersembunyi ada hanya untuk unit-unit yang berada diluar batas-batas spesifikasi atas dan bawah. Fungsi Kerugian Mutu Taguchi mengasumsikan bahwa setiap variasi dari nilai sasaran karakteristik mutu menyebabkan biaya mutu tersembunyi. Selanjutnya biaya mutu tersembunyi meningkat secara kuadratikal ketika nilai aktual menyimpang dari nilai sasaran. Fungsi kerugian mutu Taguchi diilustrasikan dengan persamaan berikut ini : Rumus Taguchi : L(y) = k(y-T) 2 Dimana : k = (konstanta), konstanta proporsionalitas yang besarnya tergantung pada struktur biaya produk gagal eksternal y = (yield), nilai aktual dari karakteristik mutu T = (target), nilai target dari karakteristik mutu L = (loss), rugi mutu G. Pengumpulan Data dan Analisis Biaya Mutu Pengumpulan data biaya mutu pada dasarnya merupakan fungsi akuntansi. Perkembangan sistem biaya mutu memerlukan interaksi yang erat antar bagian pengendalian (jaminan) mutu dan akuntansi. Sejak data biaya dikembangkan dengan kode-kode biaya departemental, informasi memadai dari biaya mutu dapat diperoleh dari sumber ini. Akan tetapi ada beberapa jenis data biaya pengendalian mutu terdapat pada beberapa departemen. Jenis-jenis biaya seperti ini sulit dikumpulkan. Untuk itu diperlukan format-format khusus untuk melaporkan beberapa jenis biaya mutu. Misalnya biaya pekerjaan ulang (rework) memerlukan analisis dari petugas jaminan mutu, berapa biaya yang betul-betul dikeluarkan. Dalam beberapa kasus, perkiraan-perkiraan dapat digunakan untuk menentukan biaya dari suatu kegiatan mutu. Sebagai suatu contoh, apabila departemen rancangan produk melakukan kegiatan mutu, dapat diperkirakan biaya-biaya yang berhubungan dengan kegiatan tersebut. Biaya-biaya mutu seharusnya dikumpulkan dari seluruh departemen dalam perusahaan yang terlibat dalam manajemen mutu, antara lain departemen pengendalian mutu, produksi, pembelian, pemasaran, penelitian dan pengembangan, dan sebagainya.
38
Dasar analisis biaya mutu diperlukan karena akan mengkaitkan biaya mutu pada beberapa aspek bisnis yang peka terhadap perubahan tenaga kerja, biaya, penjualan dan unit produksi. 1. Tenaga kerja Biaya pengendalian mutu per jam tenaga kerja langsung adalah indeks yang umum. Informasi tenaga kerja langsung tersedia dengan mudah sebab digunakan untuk penentuan indeks-indeks yang lain. Terkadang
biaya tenaga kerja langsung lebih banyak dipakai
dibandingkan jam tenaga kerja. Cara ini menghilangkan faktor inflasi. 2. Biaya pembuatan (manufacturing cost) Biaya pengendalian mutu per biaya produksi (pabrik) juga merupakan indeks yang umum digunakan. Biaya produksi terdiri atas biaya tenaga kerja langsung, biaya bahan langsung dan over head. Informasi tentang biaya pembuatan sangat mudah diperoleh karena digunakan untuk indeks lain. 3. Penjualan Biaya pengendalian mutu per nilai penjualan merupakan indeks yang paling sering digunakan. Cara ini adalah suatu alat yang sangat berguna untuk pengambilan keputusan manajemen. 4. Unit Produksi Biaya pengendalian mutu per unit produksi (peti, ton, kg, dsb) merupakan indeks yang sangat baik untuk membandingkan jalur-jalur produksi yang mirip. Akan tetapi jika jalur produksi tidak mirip, perbandingan sulit dibuat dan diintepretasi. Mengingat setiap indeks tersebut mempunyai kelemahan masing-masing, dalam prakteknya sering digunakan 3 (tiga) indeks sekaligus.
