Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk reglement Bloominess B.V.

Inhoud: Inleiding ................................................................................................................................... 4 1.

Arbeidsvoorwaarden......................................................................................................... 4 1.1. CAO .......................................................................................................................... 4 1.2. Arbeidscontracten ..................................................................................................... 4 1.3. Pensioen Verzekeringen ........................................................................................... 5 1.3.1 Pensioen ................................................................................................................ 5 1.3.2 De zorgverzekeringswet ........................................................................................ 5 1.3.3 Sociale verzekeringspremies en loonheffing ......................................................... 5 1.3.4 Collectieve ziektekostenverzekering ...................................................................... 5 1.3.5. Ziektewetverzekering ............................................................................................. 5 1.3.6. WIA-hiaatverzekering ............................................................................................ 6 1.3.7. Ongevallenverzekering .............................................................................................. 6 1.3.8. WEGAM verzekering .................................................................................................. 6 1.3.9. Korting particuliere verzekeringen .............................................................................. 6 1.3.10. Verjaardagsvergoeding ............................................................................................ 6 1.3.11. Smoelenboek ........................................................................................................... 6 1.4. Arbeidstijden ............................................................................................................. 6 1.4.1 Algemeen .................................................................................................................... 6 1.4.2 Pauzes ................................................................................................................... 7 1.4.3 Werking klokapparaat ............................................................................................ 7 1.4.4 overwerken op de productie afdeling .......................................................................... 7 1.4.5 Uitleg maandelijkse medewerkerkaart ........................................................................ 8 1.5. Overwerk ................................................................................................................... 9 1.6. Spaarloon ................................................................................................................ 10 1.7. Reiskosten .............................................................................................................. 10 1.7.1 Reiskostenreglement Bloominess B.V. 1 januari 2010 ........................................ 11 1.7.2 Reiskostendeclaratie ........................................................................................... 12 1.8. Declaraties .............................................................................................................. 12 1.9. Lease autoregeling .................................................................................................. 12 1.10. Vakantiedagenregeling ........................................................................................ 14 1.10.1 Aantal vakantiedagen .......................................................................................... 14 1.10.2 Vakantieopname i.v.m. feestdagen...................................................................... 15 1.10.3. Opname TVT.......................................................................................................... 15 1.10.3.1 TVT sparen .......................................................................................................... 15 1.10.3.2 Verrekening TVT .................................................................................................. 15 1.10.4 Aanvraag vakantie ............................................................................................... 16 1.11. Functionerings- en beoordelingsgesprekken ....................................................... 17 1.11.1 Functioneringsgesprekken ...................................................................................... 17 1.11.2 Beoordelingsgesprekken ......................................................................................... 17

2.

Overige regelingen ......................................................................................................... 18 2.1. Kleding/werkbenodigdheden ................................................................................... 18 2.2. Mobiele telefoon ...................................................................................................... 18 2.3. Laptop ..................................................................................................................... 18 2.4. Ziekteverzuimprotocol ............................................................................................. 19 2.4.1 Op tijd ziek melden .................................................................................................... 19 2.4.2 Bereikbaarheid .......................................................................................................... 19 2.4.3 Informatieverstrekking ............................................................................................... 20 2.4.4 Medisch onderzoek ................................................................................................... 20 1


2.4.5 Begeleiding door de werkgever ................................................................................. 20 2.4.6 Controle en begeleiding door de Bedrijfsarts ............................................................ 20 2.4.7 Vakantie of verblijf in het buitenland.......................................................................... 20 2.4.8 Meewerken aan genezing en herstel ........................................................................ 21 2.4.9 Passende arbeid ....................................................................................................... 21 2.4.10 Deskundigenoordeel ............................................................................................... 21 2.4.11 Probleemanalyse .................................................................................................... 21 2.4.12 Plan van aanpak ..................................................................................................... 22 2.4.14 Re-integratieverslag en WIA-aanvraag ................................................................... 22 2.4.15 Frequent verzuim .................................................................................................... 22 2.4.16 Verplichting naleving reglement .............................................................................. 23 2.4.17 Overleg tussen Bloominess B.V. en de bedrijfsarts ................................................ 23 2.5. Arbeidsomstandigheden .......................................................................................... 23 2.6. Calamiteiten ............................................................................................................ 23 2.6.1 Bedrijfsveiligheidteam ............................................................................................... 24 2.6.2 Dokter & tandarts post Bloominess B.V.: .................................................................. 24 2.7. Protocol internet- en e-mailgebruik.......................................................................... 25 2.8. Telefoonregels (hoe beantwoord ik een telefoongesprek)....................................... 27 2.9. Meeneemregeling bloemen en planten ................................................................... 28 2.10. De ondernemingsraad ......................................................................................... 28 3.

Huisregels Algemeen ..................................................................................................... 29 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13.

4.

Algemene gedragsregel heel Bloominess B.V. ....................................................... 29 Seksuele intimidatie, agressie en geweld................................................................ 29 Privé mobiel telefoongebruik ................................................................................... 29 Bezoekers ............................................................................................................... 29 Rookbeleid regels.................................................................................................... 30 Afsluiten van het bedrijf, kantoor en kasten ............................................................. 30 Parkeerbeleid .......................................................................................................... 31 Alcohol en drugs...................................................................................................... 31 Kantoorbenodigdheden ........................................................................................... 31 Postverwerking .................................................................................................... 31 Beamer ................................................................................................................ 31 Visitekaartjes ....................................................................................................... 31 Adressen medewerkers ....................................................................................... 31

Huisregels Kantoor ......................................................................................................... 32 4.1. Algemene gedragsregels kantoor............................................................................ 32 4.2. Schoonhouden kantoor ............................................................................................... 33 4.3. Gebruik computer........................................................................................................ 33 4.4. Gebruik keuken en servies .......................................................................................... 34 4.5. Gebruik vergaderruimtes ............................................................................................. 34 4.6. Huisstijl brieven/e-mail/fax .......................................................................................... 34 4.7. Personeelszaken......................................................................................................... 34

5.

Huisregels productie: ...................................................................................................... 35 5.1. Algemene gedragsregels ............................................................................................ 35 5.2. Gedragsregels voor medewerkers van de koelcel ...................................................... 36 5.3. Werktijden productie ................................................................................................... 37 5.4. Schoonhouden werkplek ............................................................................................. 37 5.5. Schoenen .................................................................................................................... 37

2


5.5.1.

Schoenen productie ............................................................................................. 37

5.5.2. Schoenen voor magazijn/koelcelmedewerkers ........................................................ 38 5.6. Afvalverwerking ........................................................................................................... 38 5.7. Gebruik kantine ........................................................................................................... 38 5.8. Gebruik lockers ........................................................................................................... 39 5.9. Bedrijfsradio ................................................................................................................ 39 5.10. Vragen personeelszaken .......................................................................................... 39 5.11. Niet eten en drinken op de werkplek ......................................................................... 39 5.12. Geen gebruik van mobiele telefoon/eigen radio/ iPod/of ander digitaal medium ....... 39 5.13.Buddysysteem............................................................................................................ 40 Bijlage 1. Cao voor de groothandel in bloemen en planten ................................................... 41 Bijlage 2. Pensioenreglement ................................................................................................ 42 Bijlage 3. Spaarloonreglement............................................................................................... 43 Bijlage 4. Reiskosten declaratieformulier ............................................................................... 44 Bijlage 6. Vakantiekaart ......................................................................................................... 46 Bijlage 7. Kledingovereenkomst ............................................................................................ 48 Bijlage 8. Reglement ondernemingsraad Bloominess B.V. ................................................... 50 Bijlage 9. Declaratieformulier ................................................................................................. 55 Bijlage 10. Protocol beleidsplan seksuele intimidatie, agressie en geweld ............................ 57 Bijlage 11. Aanschaf veiligheidsschoenen ............................................................................. 70 Bijlage 12. Voorbeeld Standaard Brief, .................................................................................. 74 Bijlage 13. Voorbeeld Standaard Fax .................................................................................... 75 Bijlage 14. Voorbeeld handtekening e-mail ........................................................................... 76 Bijlage 15. Functioneringsformulier ....................................................................................... 77 Bijlage 16. Beoordelingsformulier productie .......................................................................... 80 Bijlage 17. Beoordelingsformulier .......................................................................................... 84 Bijlage 18. Regeling disciplinaire maatregelen ...................................................................... 88

3


Inleiding Alle medewerkers worden geacht van deze voorschriften en maatregelen op de hoogte te zijn, conform deze inhoud te handelen en de gevolgen van overtreding van de voorschriften te kennen. Het huishoudelijk reglement is een overzicht van dagelijks voorkomende en gangbare zaken. Het huishoudelijk reglement wordt aan iedere medewerker beschikbaar gesteld.

1. Arbeidsvoorwaarden 1.1. CAO De CAO voor de groothandel in bloemen en planten is van toepassing voor medewerkers met een arbeidsovereenkomst met Bloominess B.V., voor zover de werknemer een functie vervult zoals opgenomen in het functieraster van de CAO voor de groothandel in bloemen en planten (Bijlage 1). Deze medewerkers moeten een contract hebben voor langer dan een half jaar en geen stagiaire of vakantiekracht zijn. 1.2. Arbeidscontracten Iedere medewerker van Bloominess B.V. heeft een arbeidscontract. Daarin staat vermeld: • • • • • • • • • • •

De contractpartijen Duur en functie van de overeenkomst Opzegtermijn Werktijden Salaris en vakantietoeslag Pensioen Reiskostenvergoeding Vakantiedagen Ziekte Verbod nevenwerkzaamheden Eigendommen werkgever

Het arbeidscontract eindigt van rechtswege zonder dat daarvoor opzegging of enig andere handeling van Bloominess B.V. of de werknemer is vereist. De medewerker verricht de werkzaamheden gewoonlijk in Kudelstaart. De medewerker levert voor het opstellen van het arbeidscontract een kopie van zijn identiteitsbewijs en vult het Bloominess indiensttredingformulier in.

4


1.3. Pensioen Verzekeringen 1.3.1 Pensioen • • • • • • • •

Indien werknemer 20 jaar of ouder is, komt deze in aanmerking voor deelname aan de door werkgever voor haar werknemers getroffen collectieve pensioenregeling. Een deel van de premie komt voor rekening van de werknemer. De voorwaarden van de pensioenregeling worden door partijen in een aparte overeenkomst vastgelegd. Werknemer verklaart zich bekend met het pensioenreglement van werkgever, dat werknemer bij het sluiten van deze overeenkomst ter hand wordt gesteld. Werkgever behoudt zich het recht voor de regeling van de CAO toe te passen. Indien werknemer niet wenst deel te nemen aan pensioenregeling moet er jaarlijks een afstandsverklaring getekend worden. De pensioenregeling is vanaf 1 januari 2006 vernieuwd en wijkt ten positieve voor de werknemers af van de CAO. De eigen bijdrage van de werknemers wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld in overleg tussen directie en Ondernemingsraad. (2011: 3,5%) Bijdrage werkgever is afhankelijk van de leeftijd van de deelnemer en bedraagt tussen de 2,6 en 17,5%. Dit ligt vast in een wettelijke staffel.

1.3.2 De zorgverzekeringswet Bij iedere werknemer wordt volgens wettelijke eisen zorgverzekeringswet premie ingehouden en vergoed door de werkgever. 1.3.3 Sociale verzekeringspremies en loonheffing Bij alle medewerkers worden sociale verzekeringspremies en loonheffing ingehouden volgens wettelijke eisen. 1.3.4 Collectieve ziektekostenverzekering Bloominess B.V. heeft met Agis zorgverzekeringen en Zorg en Zekerheid collectieve ziektekostenverzekeringen afgesloten. Dit betekent dat alle medewerkers van Bloominess B.V. 4 tot 10% korting krijgen op hun nominale ziektekostenpremie bij deze twee ziektekostenverzekeraars. 1.3.5. Ziektewetverzekering Volgens CAO zouden zieke medewerkers bij ziekte het 1e ziektejaar slecht 90% van het laatstverdiende loon uitbetaald krijgen. Met uitzondering van de wachtdagenregeling (zie ziekteprotocol) betaalt Bloominess B.V. bij ziekte 100% van het bruto maandsalaris door gedurende de eerste 52 weken en 90% van het bruto maandsalaris voor de daarop volgende maximale 52 weken. Hiervoor heeft Bloominess B.V. een ziekteverzuimverzekering afgesloten. Werknemers dragen 1% van hun bruto maandsalaris bij aan de premie ziektekostenverzuim. De bijdrage van 1% wordt maandelijks automatisch op het salaris ingehouden. Indien de 1% niet wordt ingehouden op het bruto maandsalaris gelden de

5


algemene wettelijke regels. Bloominess B.V. houdt zich het recht voor deze regeling te wijzigen. De regeling is boven CAO. 1.3.6. WIA-hiaatverzekering Bloominess B.V. heeft een speciale verzekering afgesloten voor alle medewerkers. Medewerkers die meer dan twee jaar ziek zijn krijgen bij blijvende arbeidsongeschiktheid 70% van hun laatstverdiende loon doorbetaald. 1.3.7. Ongevallenverzekering Bloominess B.V. heeft een speciale verzekering afgesloten voor alle medewerkers. Medewerkers die door een ongeval blijvend arbeidsongeschikt worden, krijgen twee maal hun jaarsalaris uitgekeerd. Aan nabestaanden van medewerkers die overlijden ten gevolgen van een ongeval wordt één maal het jaarsalaris uitgekeerd. 1.3.8. WEGAM verzekering Bloominess B.V. heeft een WEGAM verzekering. Deze verzekering dekt de aansprakelijkheid voor schade die medewerkers lijden terwijl zij bij de uitoefening van hun werkzaamheden een motorrijtuig besturen.

1.3.9. Korting particuliere verzekeringen Medewerkers van Bloominess B.V. krijgen korting op al hun particuliere verzekeringen die ze afsluiten bij Centraal beheer. 1.3.10. Verjaardagvergoeding Alle medewerkers die langer dan een jaar in dienst zijn, ontvangen een verjaardagvergoeding van € 50,= netto op fulltime basis. 1.3.11. Smoelenboek Vervallen 1.4.

Arbeidstijden

1.4.1 Algemeen Bloominess B.V. stelt, met inachtneming van de wettelijke bepalingen en het gestelde in de CAO, de werken rusttijden vast. Conform CAO bedraagt de normale arbeidstijd voor een fulltime medewerker gemiddeld 40 uren per week. De normale werkweek loopt van maandag tot en met vrijdag. De arbeidstijd wordt verdeeld over maximaal 5 werkdagen. De arbeidstijd per werkdag bedraagt minimaal 3 uur. De arbeidstijden van medewerkers variëren bij Bloominess B.V. Het werkrooster is vastgelegd in de individuele arbeidsovereenkomsten. Werkgever en werknemer komen samen overeen of de uren die iemand werkt worden vastgelegd d.m.v. klokregistratie. Alle werknemers moeten zich strikt houden aan de afspraken over begin- en eindtijden.

6


1.4.2 Pauzes Koffie/thee en lunchpauzes zullen per afdeling worden geregeld en worden gehouden in de daarvoor aangewezen ruimtes Voor de productieafhankelijke afdelingen begint de pauze met het stoppen van de werkzaamheden (9:00 uur c.q. 11:15 c.q. 13:30) en eindigt met het begin van de werkzaamheden (9:15 uur c.q. 11:30 uur c.q. 14:00 uur). Om aan te geven dat het tijd wordt om terug te keren naar je werkplaats zijn er extra beltonen ingesteld te weten om: 9:13 uur c.q. 11:28 uur c.q. 13:58 uur. De logistieke medewerkers volgen in principe de pauzes van de productieafhankelijke afdelingen, maar wijken hiervan af als het werk dat vereist. Dit zal meestal aangegeven worden door de productieleiding. De overige afdelingen worden geacht minimaal dertig minuten pauze te nemen tussen 12.00 en 14.00 uur. Zij moeten buiten hun kantoor, bij voorkeur in de kantine of buiten hun lunchpauze houden. Als je de werkplek verlaat sluit dan je kantoor en/of computer af. 1.4.3 Werking klokapparaat 1.

Hoe moet ik inklokken? Badge voor het apparaat halen, dan hoor je een piep, je ziet je naam en “dank je wel” op het beeld verschijnen.

2.

Hoe moet ik uitklokken? Badge voor het apparaat halen, dan hoor je een piep, je ziet je naam en “dank je wel” op het beeld verschijnen.

3.

Hoe kan ik mijn vakantiesaldo / tvt-uren opvragen? De oranje knop: ? indrukken, je badge voor het apparaat halen. Met de pijltjes: => >= kun je naar tvt-uren of vakantiesaldo gaan.

4.

Hoe klok ik in / uit om een bepaalde reden? De gele knop indrukken dan kun je d.m.v. van de code (zie codetabel) een reden opgeven, bijvoorbeeld: 1 = doktersbezoek, dan toets je nadat je de gele knop hebt ingedrukt 1 in.

1.4.4 overwerken op de productie afdeling Bloominess B.V. wil een goede kwaliteit en de juiste aantallen leveren aan zijn klanten. Hierdoor moet er soms worden overgewerkt in de productie afdeling. In je arbeidsovereenkomst en in de CAO staat dat je pas mag stoppen met je werk als je leidinggevende dit aangeeft. De leidinggevende in de productie zal er naar streven voor 14.00 uur aan te geven of er langer gewerkt moet worden dan 16.00 uur. Als er minder dan een uur overgewerkt moet worden, wordt er geen pauze gehouden. Anders is er vijftien minuten pauze om 16.00 uur. Als je niet over kunt werken, dan meld je dit ’s ochtends bij binnenkomst direct aan je leidinggevende.

7


1.4.5 Uitleg maandelijkse medewerkerkaart Bovenaan je maandkaart of glijkaart staan je naam, adresgegevens, personeelsnummer, afdeling, klokkaartnummer en je weekprogramma. Kolommen op maandkaart en (UB) glijkaart Normtijd : Het aantal uren dat je per dag moet werken, volgens je contract. Boekingen : De tijden dat je in- en uitgeklokt hebt. Reële prestatie

: Gewerkte uren binnen de normtijd.

Pauze

: Hoeveel pauze je op een dag hebt gehad. In de laatste kolom staan pauzes in mindering gebracht waar doorgewerkt is. : Hoe lang je aanwezig was, van inkloktijd tot uitkloktijd.

Aanwezig Saldo / Betaalde prestatie : Totaal aantal uren dat je gewerkt hebt op een dag. Afwezig

: Uren afwezig i.v.m. vakantie, ziekte, doktersbezoek, opname overuren, Bloominess minuren, etc.

Speciaal voor productie en logistiek en oproepkrachten productie TV+ : Over het aantal uur extra dat je meer dan 40 uur per week werkt krijg je 30% uren erbij. DB10 : Over het aantal uur extra dat je meer dan 10 uur per dag werkt krijg je 30% uren erbij. ZAT : Voor het werken op zaterdag krijg je 30% extra en als dit een 6e werkdag achtereenvolgend is krijg je 50% extra. ZON + feest : Voor het werken op een zondag krijg je 100% extra. Er zijn speciale afspraken binnen Bloominess voor het werken op feestdagen. Speciaal voor commercieel en administratief en oproepkrachten productie +/: Aantal uren en minuten dat je meer of minder gewerkt hebt die dag dan de normtijd. Cumulatief : Aantal minuren of overuren doorlopend van vorige maand(en). Toeslagen worden omgezet in uren en opgespaard. Omschrijvingen afkortingen: • ARB Arbeid op therapeutische basis • BIV Bijzonder verlof conform CAO wetgeving • CUR Cursus • FST Feestdag • ONB Onbetaald verlof • OR Ondernemingsraad • RZA Reizen tijdens werktijd • VAC Collectieve vakantiedag • VAK Vakantie • Z1W 1 wachtdag ziek • Z2W 2 wachtdagen ziek • Z31 Langdurig ziek (langer dan 30 dagen)

8


• • • •

ZK ZV ZVA ZWV

Ziek Zorgverlof Wachtdag(en) ruilen met vakantiedagen Zwangerschapsverlof

Speciaal voor productie: • DOK Doktersbezoek • TM- TVT uren min, opgenomen door medewerker • TL- TVT uren min, vanwege te laat komen • TB- TVT uren min, door Bloominess B.V. •

ZTM Wachtdag(en) ruilen met overuren

Speciaal voor administratief/ commercieel: • AAN Aanwezig zonder in- en uitklokken • TVG TVT uren min, voor commercieel/ administratief medewerker • THW Thuiswerkuren Speciaal voor oproepkrachten: • UBV Oproepkracht geeft aan dat hij/zij op deze dagen niet kan werken Onderaan je maandkaart of (UB)glijkaart staan 3 tabellen: Totaal afwezig Het totaal aantal uren afwezig staat in de eerste rij, de volgende rij(en) zijn een opsplitsing van redenen en aantal uren van afwezigheid, zoals een doktersbezoek of vakantie. Tijd voor tijd uren – alleen bij productie en logistiek TV+ en TB- van de afgelopen maand. Vervolgens wordt er uitgerekend hoeveel uren er bijgekomen zijn of te weinig gewerkt zijn en dit wordt verrekend met het totaal per half jaar. Een half jaar loopt van januari tot en met juni en van juli tot en met december. Vakantie – niet van toepassing voor oproepkrachten Vakantie-uren van dit jaar opgeteld met eventuele vakantie-uren van vorig jaar. Daaronder staan de uren die al opgenomen zijn en de uren die gepland staan voor de rest van het jaar vermeld. Onderaan vind je het aantal uren dat je nog kan opnemen voor de rest van het jaar. Let op: kijk altijd naar je vakantie-uren in plaats van je vakantiedagen. Wanneer je een verschillend aantal uren op verschillende dagen werkt, kan het aantal vakantiedagen niet altijd overeenkomen. 1.5. Overwerk De regeling voor overwerk staat in artikel 15 van de CAO voor de groothandel in bloemen en planten. Voor medewerkers die niet onder deze CAO vallen is dit geregeld in hun individuele arbeidsovereenkomst.

9


1.6. Spaarloon Is vervallen per 01-1-2012 1.7. Reiskosten De vergoeding voor reiskosten is niet vastgelegd in de CAO. Het is een bedrijfsafhankelijke regeling. Vanaf 1 januari 2005 heeft Bloominess B.V. een eigen reiskostenreglement. Dit reglement is goedgekeurd door de Ondernemingsraad. Het reglement kan jaarlijks herzien worden.

10


1.7.1 Reiskostenreglement Bloominess B.V. 1 januari 2010 1. De vergoeding van de reiskosten is niet geregeld in de CAO. Dit reglement is door Bloominess B.V. vrijwillig opgesteld boven CAO. 2. Bloominess B.V. vergoedt reiskosten aan alle medewerkers die meer dan tien(10) kilometer van Bloominess B.V. wonen en met eigen vervoer reizen. 3. De reiskosten worden vergoed onafhankelijk van het vervoermiddel. Dus voor het reizen per auto, fiets en/of openbaar vervoer. 4. Voor het bepalen van de kilometerafstand wordt de ANWB-routeplanner aangehouden. 5. Voor het bepalen van de kilometerafstand wordt de kortste route genomen. 6. De vergoeding per kilometer bedraagt € 0,15 onbelast. 7. Voor de vergoeding geldt een maximum van € 130, = per maand (dit is in reisafstand ongeveer 20 kilometer bij vijf dagen werken per week). 8. De vergoeding wordt maandelijks achteraf betaald. De vergoeding wordt per maand berekend door de berekende kilometerafstand te vermenigvuldigen met twee maal € 0,15 maal het aantal gewerkte dagen in de afgelopen maand. 9. Tijdens vakanties, ziektes, onbetaald verlof en dagen dat er een volledige dag TVT opgenomen wordt, worden er geen reiskosten vergoed. 10. Voor iedere werkdag die bovenop de gewone werktijd wordt gewerkt zijn extra reiskosten verschuldigd. 11. Als een medewerker verder weg van Bloominess B.V. verhuist worden de extra kilometers die hij/zij moet rijden niet vergoed. Medewerkers met een contract voor onbepaalde tijd krijgen wel een vergoeding voor de extra kilometers. 12. Medewerkers die op één huisadres wonen, ontvangen slechts één maal reiskosten per huisadres. Medewerkers met een contact voor onbepaalde tijd onbepaalde tijd ontvangen gewoon twee maal reiskosten. 13. Deze reiskostenregeling geldt niet voor medewerkers die een auto van de zaak rijden. 14. Als de economische omstandigheden veranderen houdt Bloominess B.V. zich het recht voor, deze regeling aan te passen 15. Deze regeling is één jaar geldig en wordt stilzwijgend voor een jaar verlengd. 16. Opzegging moet één maand voor de afloop hiervan worden opgezegd. 17. Met dit reglement vervallen alle individuele afspraken. 18. Bloominess B.V. heeft een Wegamverzekering voor de medewerkers. 19. Als er bij een nieuwe CAO een regeling komt voor reiskosten, wordt deze Bloominess B.V. regeling aangepast..

11


1.7.2 Reiskostendeclaratie Als een medewerker reiskosten maakt vanwege zakelijke reizen kan hij dit declareren met het declaratieformulier kilometervergoeding eigen auto(bijlage 4). Dit formulier moet ingevuld worden en ondertekend door de direct leidinggevende. Eventuele originele vervoersbewijzen/parkeerbonnetjes moeten aan dit formulier worden vastgehecht. Hierna kan dit formulier worden ingediend bij de boekhouding. Dit alles moet gebeuren in dezelfde maand dat de kosten gemaakt zijn. 1.8. Declaraties Als een medewerker zakelijke kosten maakt, bijvoorbeeld voor het uit eten nemen van een klant of een overnachting in het hotel, kunnen de kosten als volgt gedeclareerd worden. In eerste instantie worden deze kosten zoveel mogelijk rechtstreeks door Bloominess B.V. betaald door middel van een factuur of betaling met de creditkaart. Als dit niet mogelijk is worden de gemaakte kosten achteraf gedeclareerd. Op de factuur of nota moet duidelijk de naam, adres en BTW nummer van het bedrijf staan. Declareren kan door middel van het declaratieformulier (bijlage 9). Dit formulier moet volledig worden ingevuld en de originele kassabonnen/facturen moeten aan dit formulier worden gehecht. De formulieren moeten vervolgens worden ingeleverd bij de boekhouding in dezelfde maand dat de kosten gemaakt zijn. De boekhouding zorgt dat de declaraties afgehandeld worden. Let op er kunnen alleen middenklasse hotels geboekt worden en geen luxe hotels noch luxe auto’s gehuurd worden. Bovendien moet toestemming worden gevraagd aan de leidinggevende voor het boeken of huren hiervan. 1.9.

Lease autoregeling

De leaseautoregeling is van toepassing op de medewerkers van Bloominess B.V., waarmee schriftelijk is overeengekomen dat zij voor de uitoefening van de functie een auto ter beschikking gesteld krijgen. De voorwaarden zijn opgenomen in de autoregeling en de categorie indeling.

12


1.10.

Vakantiedagenregeling

Het recht op vakantie is vastgelegd in artikel 17, 18 en 19 van de CAO voor de groothandel in bloemen en planten (bijlage 1) 1.10.1 Aantal vakantiedagen In onderstaande tabel staat aangegeven op hoeveel vakantiedagen je recht hebt op jaarbasis, volgens het CAO (artikel 17 & 18). Bijvoorbeeld: als je onder de 50 jaar bent en je werkt 5 dagen per week (40 uur), dan heb je recht op 24 vakantiedagen. AANTAL WERKDAGEN PER WEEK:

LEEFTIJD: ⇓

⇓

⇓

⇓

5

4

3

⇓

2

⇓

1

AANTAL VAKANTIE-UREN:MINUTEN

192

153:36 115:12

76:48

38:24

50 jaar of ouder

208

166:24 124:48

83:12

41:36

55 jaar of ouder

224

179:12 134:24

89:36

44:48

60 jaar of ouder

240

96

48

63 jaar of ouder

256

tot 50 jaar oud

192

144

204:48 153:36 102:24

51:12

14


1.10.2 Vakantieopname i.v.m. feestdagen Er kunnen er geen vakantiedagen worden toegekend gedurende de volgende perioden: => => => => Valentijnsdag => => => => Pasen => => => => Moederdag Nederland => => => => Moederdag Duitsland => => => => Noorse feestdag => => => => Noorse Vaderdag => => => => Halloween => => => => Kerst & Nieuwjaar Ieder jaar wordt er in november/december een memo gemaakt met daarin de exacte data voor het toekomstige jaar. 1.10.3. Opname TVT Het is mogelijk overwerk op te nemen in vrije tijd. Dit zijn de zogenaamde Tijd Voor Tijd uren. Deze opname moet vooraf worden aangevraagd en er is toestemming van de productieleiding voor nodig. De procedure is: 1. 2. 3. 4.

Een medewerker vult een TVT-aanvraag in. De productieleiding geeft wel of geen akkoord. De aanvraag wordt door personeelszaken ingevoerd in het tijdregistratiesysteem. Bij meer dan 8 minuren wordt er alleen toestemming gegeven wanneer de medewerker i.p.v. een TVT-aanvraag een vakantieaanvraag doet.

Ook wanneer een medewerker voldoende TVT-uren heeft kan Bloominess de aanvragen afwijzen vanwege het bedrijfsbelang. 1.10.3.1 TVT sparen In overleg met de OR geldt voor 2010 voor Bloominess B.V. een regeling die afwijkt van de CAO. De TVT-uren die niet zijn opgenomen worden niet elk kwartaal, maar slechts eenmaal per jaar aan alle medewerkers betaald. Dit tvt-uren worden meegenomen met het salaris van december en uitbetaald in de tweede week van januari in het daaropvolgende jaar. 1.10.3.2 Verrekening TVT Als een medewerker zijn overuren wil opnemen, tekent hij met de aanvraag er ook voor, dat als er minuren overblijven per 31 december, deze minuren verrekend mogen worden met het salaris.

15


1.10.4 Aanvraag vakantie Wat moet je doen bij het aanvragen van vakantie? 1. De vakantie aanvraag voor december 2012 tot april 2013 moet ingediend worden voor 31 oktober 2012. 2. De vakantie aanvraag voor mei 2013 tot en met november 2014 moet uiterlijk 28 februari 2013 worden aangevraagd. 3. Een vakantie van meer dan drie weken, kan alleen in overleg met de leidinggevende en als het bedrijfsbelang dit toelaat. Maximaal 6 weken en maximaal één keer in de twee jaar. 4. De aanvraagformulieren voor vakantie kun je vinden naast het klokapparaat. 5. Per vakantie moet je een vakantiekaart invullen en deze bij je leidinggevende inleveren. 6. Collega’s met geplande vakantiedagen krijgen voorrang. 7. Je zult een schriftelijke bevestiging ontvangen van je leidinggevende. 8. Zo mogelijk al je vakantie opnemen voor het einde van het jaar, dat is voor jou en Bloominess B.V. een gezonde zaak 9. Boek je vakantie niet voordat je toestemming hebt! Let op! Elke afdeling binnen Bloominess B.V. heeft bepaalde periodes dat het heel druk is. De leidinggevende kan besluiten om voor die perioden geen vakantie toe te staan. Bij een fulltime dienstverband heeft een werknemer wettelijk recht op 160 vakantie-uren per jaar. Een parttimer krijgt vakantie-uren naar rato. Voor de wettelijke uren die in 2012 toegewezen worden, gaat er een ander verjaringstermijn gelden. De wettelijke vakantie-uren voor het jaar 2012 die de werknemer niet opneemt in 2012, kunnen uiterlijk 6 maanden meegenomen worden. Zijn deze uren dan niet opgenomen, dan komen deze te vervallen, op 1 juli gaat de teller van dit ‘potje’ op 0. Let op: de uren moet letterlijk zijn opgenomen binnen deze periode, niet in deze periode ingepland zijn voor een latere periode. De CAO Groothandel in Bloemen en Planten schrijft voor dat een werknemer bovenwettelijk recht heeft op 32 extra vakantie-uren per jaar. Een parttimer krijgt bovenwettelijke vakantieuren naar rato. De bovenwettelijke vakantie-uren mogen wel 5 jaar meegenomen worden. Dit geldt ook voor de extra vakantie-uren naar leeftijd en voor eventuele vakantie-uren opgebouwd vanwege het werken op een feestdag. Rekenvoorbeeld per 1 januari 2012: Soort vakantie-uren: Verjaringstermijn: Opnemen tot en met: Restant vakantie-uren 2011 5 jaar 31 december 2016 Wettelijke vakantie-uren 2012 6 maanden 30 juni 2013 Bovenwettelijke vakantie-uren 5 jaar 31 december 2017 2012 Extra vakantie-uren 2012 i.v.m. 5 jaar 31 december 2017 leeftijd of werken op een feestdag Bij het indienen van een vakantieaanvraag, worden als eerste de vakantie-uren opgemaakt die als eerste verjaren. De vakantie-uren worden berekend per kalenderjaar, een kalenderjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. De stand van de vakantie-uren kan je zelf goed bijhouden op je maandelijkse kaart. Let op: Als je familie wilt bezoeken in het buitenland, moet je zelf in de gaten houden of je genoeg uren hebt staan. Collectieve vakantiedagen, wachtdagen en vakantie-uren uitbetalen kunnen alleen van de bovenwettelijke vakantie-uren genomen worden.

16


1.11.

Functionerings- en beoordelingsgesprekken

1.11.1 Functioneringsgesprekken 1x per jaar worden er functioneringsgesprekken gevoerd. De gesprekken worden alleen met medewerkers gehouden die langer dan 6 maanden in dienst zijn bij Bloominess. Wie voert het functioneringsgesprek? Het functioneringsgesprek is met je direct leidinggevende. Bij het gesprek zijn aanwezig je direct leidinggevende, jijzelf en mogelijk iemand van personeelszaken. Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek. Dat betekent dat niet alleen de leidinggevende mag vertellen wat hij/zij van jouw functioneren vindt, maar dat ook jij mag vertellen wat jij van jouw functioneren vindt, maar ook wat je vindt van het bedrijf, je functie en/of je collega’s. Er wordt bij Bloominess B.V. gebruik gemaakt van een functioneringsformulier(zie bijlage 15). Twee weken voor aanvang van het gesprek zal je gevraagd worden dit formulier in te vullen. Het is niet de bedoeling dat je jezelf beoordeelt, maar dat je nadenkt over hoe je functioneert. Wat is het doel van een functioneringsgesprek? Het doel van het functioneringsgesprek is jouw functioneren te bespreken en eventuele problemen op te lossen die daarmee verband houden. Wanneer heb je een functioneringsgesprek? De functioneringsgesprekken vinden plaats halverwege het jaar in de maanden juni of juli. 1.11.2 Beoordelingsgesprekken 1x per jaar worden er beoordelingsgesprekken (conform CAO) gevoerd. De gesprekken worden alleen met medewerkers gehouden die langer dan 6 maanden in dienst zijn bij Bloominess. Wie voert het beoordelingsgesprek? Het beoordelingsgesprek is met je leidinggevende. Bij het gesprek zijn alleen de leidinggevende en jijzelf aanwezig en mogelijk iemand van personeelszaken. Wat is een beoordelingsgesprek? In het gesprek wordt je beoordeeld door je leidinggevende op verschillende onderdelen. Er is een apart beoordelingsformulier voor productiemedewerkers en voor administratief/commerciële medewerkers(zie bijlage 16 en 17). Wat is het doel van een beoordelingsgesprek? Het doel van het gesprek is dat je als medewerker weet hoe je volgens je leidinggevende functioneert binnen Bloominess. Na het gesprek worden er samen afspraken gemaakt over eventuele veranderingen / verbeteringen, waar samen naartoe gewerkt wordt. Je beoordeling bepaalt je individuele salarisverhoging voor het komende jaar. Wanneer heb je een beoordelingsgesprek? De beoordelingsgesprekken vinden plaats in november of december. Je leidinggevende zal je ruim van tevoren laten weten wanneer je ingepland staat voor een gesprek. 17


2. Overige regelingen 2.1. Kleding/werkbenodigdheden De directie beslist welke medewerkers een bodywarmer, (fleece)jas, schort, lockerkast sleutel, schaar, veiligheidsschoenen of klokkaart nodig hebben. De medewerkers die deze kleding of werkbenodigdheden ontvangen tekenen hiervoor een kledingovereenkomst(Bijlage 7). De medewerker behoort de kledingsstukken, indien ontvangen, netjes te behandelen en regelmatig te verzorgen (wassen). Bij het einde van de arbeidsovereenkomst moeten de ter beschikking gestelde werkkleding c.q. gereedschappen in goede staat aan de werkgever geretourneerd worden. Indien aan dit verzoek niet voldaan wordt zullen de kosten bij het opmaken van salariseindafrekening in mindering gebracht worden. Als medewerkers een contract voor (on)bepaalde tijd bij Bloominess B.V. hebben, krijgen ze ook één of meer Bloominess T-shirts en/of poloshirts. Deze poloshirts en T-shirts hoef je niet in te leveren als je uit dienst gaat. 2.2. Mobiele telefoon De directie beslist welke medewerkers een mobiele telefoon nodig hebben. De medewerkers die een telefoon ter beschikking krijgen moeten een gebruiksovereenkomst ondertekenen. 2.3. Laptop De directie beslist welke medewerkers een laptop nodig hebben. De medewerkers die een laptop ter beschikking krijgen moeten een gebruiksovereenkomst ondertekenen.

18


2.4. Ziekteverzuimprotocol Werkgever en werknemer zijn volgens Wet Verbetering Poortwachter samen verantwoordelijk voor een zo spoedig mogelijke werkhervatting in geval van arbeidsongeschiktheid door ziekte. Een deel van de verzuimbegeleiding is uitbesteed aan de bedrijfsarts. Als je wegens ziekte niet kunt werken, houd je dan aan de volgende regels: 2.4.1 Op tijd ziek melden Meld je voor aanvang van de werktijd ’s ochtends telefonisch ziek bij Bloominess B.V., namelijk bij je directe leidinggevende: • • • • •

administratief commercieel inkoop bloemen logistiek productie

echter uiterlijk om 09.30 uur, telefoon 0297-380 381/384 echter uiterlijk om 07.00 uur, telefoon 0297-380 356 echter uiterlijk om 05.00 uur, telefoon 06 4602 4767 echter uiterlijk om 06.30 uur, telefoon 0297-380 371/319 echter uiterlijk om 07.00 uur, telefoon 0297-380 371/319

In geval van diens afwezigheid bij Personeelszaken telefoon 0297-380381/384(na 9.00). Wanneer je daar zelf niet toe in staat bent, laat je iemand anders bellen en bel je zelf als je weer daartoe in staat bent. Als je tijdens werktijd ziek wordt, meld je dit, voordat je naar huis gaat, bij je leidinggevende/ personeelszaken. Bij de ziekmelding verschaf je de volgende informatie: verpleegadres / telefoonnummer, als dat anders is dan het huisadres/telefoonnummer vermoedelijke duur van de ziekte of de ziekte verband houdt met zwangerschap of orgaandonatie Je bent niet verplicht informatie te verschaffen over aard en ernst van de ziekte. 2.4.2 Bereikbaarheid Je moet bereikbaar zijn voor contact met Bloominess B.V. en de bedrijfsarts. Gedurende de eerste twee weken moet je thuis te zijn tussen: 09.00 – 12.00 uur

&

14.00 – 17.00 uur

Het is nodig dat je zowel Bloominess B.V. als de bedrijfsarts in de gelegenheid stelt om je thuis of op het verpleegadres te bezoeken. Is er – terwijl je thuis bent - iets bijzonders aan de hand (bijvoorbeeld de bel is defect of er is niemand thuis die de deur kan open doen), tref dan maatregelen waardoor Bloominess B.V. of de bedrijfsarts toch toegang tot de woning kunnen krijgen. Mocht je thuis niet aanwezig zijn (omdat je bijvoorbeeld een afspraak bij de dokter hebt) neem dan telefonisch contact op met Bloominess B.V. om dit te vermelden. De controle kan ook telefonisch worden uitgevoerd. Daarom moet je thuis of op het verpleegadres telefonisch bereikbaar zijn op het nummer dat je tijdens je ziekmelding hebt doorgegeven. 19


2.4.3 Informatieverstrekking Je moet informatie verstrekken over het verloop van de ziekte; op verzoek maar je mag ook spontaan contact opnemen. Je informeert Bloominess B.V. over wijzigingen in de verwachte ziekteduur. Tijdens het contact met de bedrijfsarts moet je informatie verstrekken over de aard en/of de oorzaken van de klachten, of er een huisarts is ingeschakeld en de medische behandeling. Ook word je gevraagd of er een verband is tussen ziekte en de werkomstandigheden. Tijdens het controlebezoek / spreekuur kan je gevraagd worden om een schriftelijke verklaring in te vullen. 2.4.4 Medisch onderzoek Je moet een medisch onderzoek om de arbeidsongeschiktheid te beoordelen, toestaan. 2.4.5 Begeleiding door de werkgever Bloominess B.V. (je leidinggevende) zal regelmatig contact met je opnemen en informeren naar je situatie. Tijdens dit gesprek zal ook de vorm van communicatie besproken worden met Bloominess B.V. (je leidinggevende) gedurende de ziekteperiode. 2.4.6 Controle en begeleiding door de Bedrijfsarts Bloominess B.V. heeft een bedrijfsarts die spreekuur houdt bij Bloominess B.V. Als je ziek bent kun je opgeroepen worden voor het spreekuur bij de bedrijfsarts. Je bent verplicht om op dit spreekuur te verschijnen, ook al ben je van plan de volgende dag weer aan het werk te gaan. Personeelszaken van Bloominess B.V. regelt de afspraken met de bedrijfsarts. Als je verhinderd bent (bijvoorbeeld omdat je bedlegerig bent of een afspraak hebt met een specialist), dan moet je dat direct zelf melden bij personeelszaken. Zij zorgen dat er een nieuwe afspraak gemaakt wordt. Let op: bij het niet verschijnen bij de bedrijfsarts terwijl je een afspraak hebt, zonder je afgemeld te hebben bij personeelszaken, zal de rekening ingehouden worden op jouw salaris. 2.4.7 Vakantie of verblijf in het buitenland Als je tijdens je vakantie ziek wordt, moet je dit zo spoedig mogelijk (dus telefonisch, telegrafisch, per fax of e-mail) aan Bloominess B.V. doorgeven onder vermelding van je vakantieadres. Bij deze melding moet je direct een medische verklaring (tijdens de ziekte opgesteld door een arts) overleggen aan de bedrijfsarts (scannen of per fax). In deze medische verklaring moet de vermoedelijke duur, de aard en behandeling van de arbeidsongeschiktheid vermeld zijn. Op basis van deze verklaring adviseert de bedrijfsarts aan Bloominess B.V. over teruggave van jouw vakantiedagen.

20


Als je gedurende een ziekteperiode met vakantie wilt gaan, dan heb je daar een ‘verklaring van geen bezwaar’ van de bedrijfsarts voor nodig. Samen met die verklaring dien je bij Bloominess B.V. vervolgens een schriftelijk verzoek in om op vakantie te mogen. Bloominess B.V. beslist daarna of de vakantie wordt toegekend. 2.4.8 Meewerken aan genezing en herstel • • • • •

Je moet tijdens de periode van ziekte meewerken aan je genezing en herstel. Je moet je houden aan de voorschriften van de arts(en). Je moet je zo gedragen dat de genezing niet belemmerd of vertraagd wordt. Je stelt je binnen redelijke termijn onder behandeling van je huisarts. De voorschriften van je huisarts moet je opvolgen, tenzij met de bedrijfsarts andere afspraken worden gemaakt die tot sneller herstel kunnen leiden. Je verricht geen nevenactiviteiten (bijvoorbeeld vrijwilligerswerk, arbeid bij een andere werkgever etc.).

2.4.9 Passende arbeid Wanneer je door ziekte (gedeeltelijk) ongeschikt bent voor het werk dat je normaal doet, maar je wel geschikt ben om andere werkzaamheden uit te voeren, kan Bloominess B.V. je (tijdelijk) ander werk aanbieden: • • •

Als dit passende arbeid is, ben je verplicht om dit te accepteren. Wij kunnen dit in overleg met je bespreken. Wij vragen de bedrijfsarts om advies over het voorstel. Redelijke voorstellen ben je verplicht om te accepteren. Heeft de bedrijfsarts verklaard dat je wel of niet in staat bent om je eigen werk of andere passende arbeid geheel of gedeeltelijk te hervatten, maar ben je het er niet mee eens, dan moet je het bezwaar direct aan de bedrijfsarts meedelen. Ook moet je het bezwaar direct aan Bloominess B.V. meedelen. Als de werkgever en de bedrijfsarts het bezwaar niet delen, kun je een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV (uitvoeringsorgaan Werknemers Verzekeringen), voor meer informatie zie punt 10. deskundigenoordeel.

2.4.10 Deskundigenoordeel Als je het niet eens bent met uitspraken van de bedrijfsarts of met voorstellen of activiteiten van de werkgever dan kun je een second opinion aanvragen bij het UWV (Uitvoeringsorgaan Werknemers Verzekeringen). De kosten hiervan zijn voor jouw eigen rekening. Totdat er een uitspraak is gedaan door het UWV zal jouw loon geheel / gedeeltelijk worden opgeschort. Mocht na de uitspraak blijken dat je arbeidsongeschikt bent, dan zal jouw loon dat opgeschort is met terugwerkende kracht verrekend worden met jouw salaris. 2.4.11 Probleemanalyse Binnen 6 weken na de ziekmelding maakt de bedrijfsarts een zogenoemde ‘probleemanalyse’. Deze analyse bevat tevens een advies aan jou en Bloominess B.V. over jouw herstel en de werkhervatting. De probleemanalyse wordt aan jou en Bloominess B.V. gestuurd.

21


2.4.12 Plan van aanpak Op basis van de probleemanalyse stelt Bloominess B.V. samen met jou een plan van aanpak op voor re-integratie. Dit wordt in met jou besproken en daarna ondertekend voor akkoord (met eventuele aanpassingen). 2.4.13 Geheel of gedeeltelijk herstel Zodra je weer in staat bent om geheel of gedeeltelijk aan het werk te gaan: • • •

Hoef je niet af te wachten op toestemming van de bedrijfsarts of de behandelende arts. Meld je dit direct bij Bloominess B.V. (je leidinggevende). Weet je niet zeker of je weer in staat bent om aan het werk te gaan, dan vraag je advies aan de bedrijfsarts. Bel de bedrijfsarts voor een afspraak. Bij een negatief advies van de bedrijfsarts volgen wij het standpunt van de bedrijfsarts. Je hoeft dan nog niet aan het werk.

2.4.14 Re-integratieverslag en WIA-aanvraag Uiterlijk de 85e week van ziekte word je opgeroepen voor een gesprek met de bedrijfsarts. Op basis van dit gesprek stelt de bedrijfsarts een zogenoemd actueel oordeel op. Je ontvangt van de bedrijfsarts een kopie van dit actuele oordeel. Uiterlijk in de 87e week van ziekte gaat Bloominess B.V. met jou in overleg over het reintegratieverslag, dat gemaakt moet worden voor je WIA-aanvraag. Op basis van dit gesprek en de informatie uit het verzuimdossier stelt Bloominess B.V. dit re-integratieverslag op. Uiterlijk in de 91e week ontvang je het re-integratieverslag en de medische informatie van de bedrijfsarts en moet je deze aan het UWV sturen. UWV heeft dit verslag nodig om te kunnen beslissen of jij en Bloominess B.V. vanaf het begin van jouw ziekte genoeg hebben gedaan om jouw re-integratie de beste kansen te geven. Als je het niet eens bent (met onderdelen) in het re-integratieverslag en opmerkingen hebt over de re-integratie-inspanningen van de bedrijfsarts en/of van Bloominess B.V., kun je het eigen oordeel formuleren als onderdeel van het re-integratieverslag. 2.4.15 Frequent verzuim Na een derde ziekmelding binnen één jaar kan er een gesprek plaatsvinden met personeelszaken of bedrijfsarts.

22


2.4.16 Verplichting naleving reglement Het is belangrijk dat je de voorschriften uit dit verzuimreglement opvolgt. Houd je je niet aan dit reglement, dan hebben wij het recht om sancties op te leggen. Deze sancties kunnen bestaan uit: • • • • •

Het gedeeltelijk of geheel opschorten van de loonbetaling. Bij het niet nakomen van de afspraken met de bedrijfsarts, worden de kosten ingehouden van jouw salaris. Officiële waarschuwing. Negatieve aantekening in de beoordeling. In ernstige gevallen, waaronder het weigeren mee te werken aan herstel of werkhervatting, kan je worden ontslagen.

Voordat sancties worden toegepast, vragen wij advies aan de bedrijfsarts. Let op: UWV kan daarnaast (achteraf) nog sancties opleggen, als je niet voldoende hebt meegewerkt aan je herstel of werkhervatting. Dan bestaat de mogelijkheid dat je een WIAuitkering wordt geweigerd. 2.4.17 Overleg tussen Bloominess B.V. en de bedrijfsarts Bloominess B.V. voert (regelmatig) overleg met de bedrijfsarts over het ziekteverzuim binnen Bloominess B.V. Daarbij bespreekt Bloominess B.V. ook welke algemene maatregelen er genomen kunnen worden om het verzuim te beperken. Bloominess B.V. vraagt je problemen of situaties die te maken hebben met het verzuim binnen Bloominess B.V., aan te kaarten in de gesprekken met de bedrijfsarts of in overleg met je leidinggevende/personeelszaken. Bloominess B.V. is dan beter in staat om de juiste acties te ondernemen. 2.5. Arbeidsomstandigheden De Arbo-wet verplicht de werkgever een Risico Inventarisatie&Evaluatie op te zetten en jaarlijks te evalueren. De RI&E ligt bij personeelszaken ter inzage. Deze RI&E wordt jaarlijks geëvalueerd met de ondernemingsraad. 2.6. Calamiteiten Er is een bedrijfshulpverleningplan opgesteld. Dit bedrijfshulpverleningsplan is goedgekeurd door de ondernemingsraad. Het bedrijfsveiligheidteam(BHV) geeft instructies bij brand en andere calamiteiten. Volg hun instructies. Er wordt minimaal één maal per jaar een ontruimingsoefening gehouden.

23


2.6.1 Bedrijfsveiligheidteam Bloominess B.V. heeft een Bedrijfsveiligheidteam. Volg hun instructie bij brand of andere calamiteiten. De teamleden zijn voor alle medewerkers die grote of kleine bedrijfsongelukjes hebben. Ook zijn zij verantwoordelijk voor de EHBO-koffer. De namen en foto’s van de teamleden vind je op alle memoborden. 2.6.2 Dokter & tandarts post Bloominess B.V.: Bij calamiteiten die zich binnen Bloominess voordoen, kun je in Kudelstaart terecht bij een dokter of tandarts. Je moet bij je hebben: jouw zorgverzekeringpas met de naam van je verzekeraar. De kosten worden door de dokter / tandarts gefactureerd naar jouw verzekeraar. Heb je geen zorgverzekeringpas bij je dan moet je ter plaatse de kosten voldoen. De adresgegevens zijn: •

Dokter Dubbelman Spilstraat 7 1433 HD Kudelstaart Tel: 0297-343637 of bel de huisartsenpost: 020-4562000

•

Tandarts W. Slob Kudelstaartseweg 243 1433 GH Kudelstaart Tel: 0297-341042

24


2.7. Protocol internet- en e-mailgebruik PROTOCOL internet en e-mailgebruik Bloominess B.V. De ondergetekenden: 1. Bloominess B.V., gevestigd te Kudelstaart, de ondernemer, in deze vertegenwoordigd door de heer W. Struensee, (directeur) en 2. De ondernemingsraad van Bloominess B.V., in deze vertegenwoordigd door de mevrouw B. Vogelaar, voorzitter van de ondernemingsraad. Doel van de afspraken: Het protocol bevat afspraken over de wijze waarop het bedrijf omgaat met het registeren, verzamelen en monitoren van een tot een persoon herleidbare data betreffende email- en internetgebruik. Met als doel een goede balans te vinden tussen een verantwoord gebruik van internet en email en bescherming van de privacy van werknemers op de werkplek. Artikel 1. Algemene uitgangspunten: 1. Gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn zullen niet worden geregistreerd, verzameld, gecontroleerd, gecombineerd dan wel bewerkt worden, anders dan in dit protocol is afgesproken. 2. Persoonlijke gegevens zullen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. 3. Het registreren van gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn wordt tot het minimum beperkt. Hierbij wordt gestreefd naar een maximale bescherming van de privacy van werknemers op de werkplek. Artikel 2. E-mailgebruik 1. Werknemers zijn gerechtigd het e-mailsysteem voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke mailberichten zowel intern als extern, mits dit niet storend is voor hun dagelijkse werkzaamheden. 2. Het recht van de werknemer om persoonlijke mailberichten te ontvangen en versturen is gebonden aan de volgende voorwaarden: de mail zal een disclaimer bevatten, het is niet toegestaan dreigende, seksueel intimiderende, dan wel racistische berichten te versturen. 3. De werkgever zal niet de inhoud van zowel persoonlijke als zakelijke mailberichten lezen. Eveneens zullen persoonsgegevens betreffende het aantal mails, de mailadressen en andere data hieromtrent niet geregistreerd en/of gecontroleerd worden. Dit laat onverlet dat controles op incidentele basis vanwege een zwaarwichtige reden kunnen plaats vinden. Hiervan wordt melding gemaakt bij de ondernemingsraad. Artikel 3. Internetgebruik 1. Werknemers zijn gerechtigd het internetsysteem voor niet- zakelijk verkeer te gebruiken, mits dit niet storend is voor hun dagelijkse werkzaamheden. 2. Het is niet toegestaan bewust sites te bezoeken die pornografisch materiaal bevatten, dan wel racistische sites. 3. Het is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van werkgever sites te bezoeken waarvoor betaald moet worden. 4. De werkgever zal geen persoonsgegevens over internetgebruik, zoals tijdsbesteding en bezochte sites, registeren en/of controleren. Dit laat onverlet dat controles op incidentele basis vanwege een zwaarwichtige reden kunnen plaats vinden. Hiervan wordt melding gemaakt bij de ondernemingsraad.

25


Artikel 4. Rechten van werknemers 1. Inzagerecht: Werknemers hebben het recht de over hem of haar geregistreerde data in te zien. Verzoeken om inzage worden binnen 4 weken ingewilligd. 2. Kopierecht: werknemers hebben het recht van de over hem of haar geregistreerde data een kopie te ontvangen binnen 4 weken. 3. Correctierecht: Werknemers hebben het recht om feitelijk onjuiste gegevens uit de geregistreerde data te (laten) verbeteren of aan te vullen. Over verzoeken van correctie of aanvulling wordt binnen 4 weken beslist. Indien een verzoek tot correctie of aanvulling wordt ingewilligd wordt de correctie direct uitgevoerd. 4. Verwijderingrecht: Werknemers hebben het recht om de over de hem of haar geregistreerde data, die niet (langer) ter zake doen, of in strijd zijn met dit protocol of een wettelijk voorschrift te verwijderen en te vernietigen. Over een verzoek om verwijdering en vernietiging wordt binnen 4 weken beslist. Indien een dergelijk verzoek wordt ingewilligd, vindt de verwijdering en vernietiging direct plaats. Artikel 5. Klachtenprocedure 1. Indien de werknemer meent benadeeld te zijn in zijn rechten op grond van dit protocol, kan hij zich richten tot de ondernemingsraad. De ondernemingsraad stelt vervolgens een beroepscommissie in. De beroepscommissie bestaat uit een werkgevers- en werknemersvertegenwoordiger. Artikel 6. Slotbepaling 1. Dit protocol is een overeenkomst als bedoeld in artikel 32 lid 2 van de wet op de ondernemingsraden en zal door de ondernemer aan de bedrijfscommissie worden toegezonden. 2. Dit protocol laat elke uit wet, cao of andere geldende regeling voortvloeiende bevoegdheid of voorziening voor de ondernemingsraad onaangetast. 3. Bestuurder en ondernemingsraad kunnen dit protocol in onderling overleg wijzigen of aanpassen. Aanpassingen of wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd, ondertekend en aan de bedrijfscommissie toegezonden.

26


2.8. Telefoonregels (hoe beantwoord ik een telefoongesprek) 1. Indien jij met iemand persoonlijk in gesprek bent moet een collega uit jouw TEAM het binnenkomende telefoongesprek aannemen. 2. Indien er geen collega aanwezig is die het telefoongesprek kan aannemen dan verontschuldig jij je bij je gesprekspartner en neem jij alsnog het telefoongesprek aan en vraag je beschaafd of er teruggebeld kan worden. 3. Te allen tijde maar één (1) telefoongesprek tegelijk voeren. Dit houdt in dat jij je mobiele telefoon doorschakelt naar het vaste toestel of omgekeerd. Twee rinkelende telefoons veroorzaken alleen maar stress en laten bij de tweede bellende deelnemer de indruk achter niet welkom te zijn. 4. Indien je het kantoor verlaat (ongeacht of dit voor korte of langere tijd is) leid je jouw telefoon om naar je mobiele telefoon of naar een collega indien je geen mobiele telefoon hebt. 5. Indien je niet gestoord wilt worden leidt dan je telefoon om naar een collega. 6. Gesprekken gaan na 4x rinkelen over naar een collega in het TEAM en daarna, na nog eens 4x rinkelen naar de centrale. 7. De oproeplijst onmiddellijk afwerken zodat jouw klant de indruk heeft dat hij geholpen wordt zonder dat hij nog eens met jou contact moet opnemen. 8. De radio mag uitsluitend zacht op de achtergrond te horen zijn omdat de telefoons gevoelig zijn voor geluid van buiten. 9. Op luidspreker alleen omschakelen als het in het kantoor rustig is en geen klant of leverancier kan mee luisteren (het zou niet voor zijn oren bestemd kunnen zijn). 10. DENK ERAAN JOUW KLANT WIL JOU SPREKEN niet jouw collega. Vermijdt dat je lang onbereikbaar bent (houd je telefoongesprekken kort). 11. Het beantwoorden van een telefoon is de “visitekaart” van Bloominess en verplicht voor iedereen Goede morgen / middag / avond Bloominess en u spreekt met ............ (jouw naam) 12. Tips: a. Ga staan als jij een belangrijk gesprek wilt voeren of als je wilt laten blijken dat wat jij te vertellen hebt belangrijk is. b. Kijk vrolijk of glimlach, ook al ziet je gesprekspartner jou niet zij/hij merkt wel in welke stemming je bent.

27


2.9. Meeneemregeling bloemen en planten Hieronder volgt de bloemen- en plantenregeling, deze geldt voor iedereen die binnen Bloominess werkzaam is! 1. Bloominess B.V. koopt geen extra bloemen in voor medewerkers. 2. De productieleider bepaalt welke bloemen afgeschreven zijn en kunnen worden aangeboden. Geen enkele medewerker mag zelf bloemen pakken, niet uit de koelcel noch van de band. 3. De verkoop vindt alleen plaats op woensdag- en vrijdagmiddag na einde productie. 4. De productiemedewerkers krijgen na het uitklokken maximaal 30 minuten de tijd om bloemen en/of planten te kopen. 5. De niet-productiemedewerkers kunnen op deze dagen van 13:30 – 13:45 uur terecht of na einde werktijd van de productie. Ook hier geldt dat zij 30 minuten de tijd krijgen om te kopen. 6. Er mogen per dag maximaal 4 bossen bloemen (één samengesteld boeket en 3 mono-bossen of 2 samengestelde boeketten) per medewerker worden verkocht. De productieleider kan in bijzondere gevallen beslissen hiervan af te wijken. 7. Het maximale aantal planten per medewerker is afhankelijk van het aanbod en wordt per dag aangegeven door de productieleider. 8. De samengestelde boeketten moeten woensdag of vrijdag voor 9:30 uur worden besteld bij de productieleider of medewerker personeelszaken. 9. De samengestelde boeketten kosten € 5,= of € 7,50. De prijs wordt bij bestelling bepaald en er kan niet over gediscussieerd worden! 10. Voor de mono-bossen geldt ongeacht het soort bloem € 0,10 per steel. De enige uitzonderingen hierop zijn: groen € 0,05 per steel en Anthurium, Strelitzia en Amaryllis € 0,50 per steel. De productieleider kan echter in bijzondere gevallen beslissen om hiervan af te wijken. 11. Planten zijn apart gestickerd met de prijs, bij grote hoeveelheden staat de prijs op de kar. 12. De bloemen en/of planten moeten bij aankoop worden afgerekend bij de productieleider of medewerker personeelszaken. 13. Bij betaling van de gekochte bloemen en/of planten ontvangt de medewerker hiervoor een betalingsbewijs. 14. Voor het bestellen van bijzondere bloemen en/of planten voor bijzondere gelegenheden, moet vooraf toestemming gevraagd worden aan de operationeel manager Marco van Konijnenburg. 15. Als een medewerker Bloominess B.V. verlaat en geen betalingsbewijs kan laten zien of één van de andere bovenstaande regels heeft overtreden zal dit worden beschouwd als diefstal en volgt ontslag op staande voet! 2.10.

De ondernemingsraad

Bloominess B.V. heeft sinds 1 oktober 2004 een ondernemingsraad. De ondernemingsraad bestaat op dit moment uit 5 leden. De huidige voorzitter is Bep Vogelaar - van Schagen. De verkiezingen worden eens in de drie jaar gehouden. Meer informatie staat in het OR-reglement bijlage 8 van dit handboek

28


3. Huisregels Algemeen 3.1. Algemene gedragsregel heel Bloominess B.V. Alle personen die zich binnen Bloominess B.V. bevinden moeten zich houden aan de maatschappelijke normen van de openbare orde en van goede zeden. Daartoe behoort ook het begroeten van collega’s en gasten. Verder wordt van een ieder verwacht dat ze zorgdragen voor een goede persoonlijke hygiëne en ook dat je geen sterk ruikende parfum, aftershave enz. gebruikt. 3.2. Seksuele intimidatie, agressie en geweld Bij Bloominess B.V. heeft een extern vertrouwenspersoon. Dit is Margita Lobry. Zij is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag tussen 9.00 – 17.00 uur op: telefoonnummer 065 10 13 569. De vertrouwenspersoon zal alle meldingen van seksuele intimidatie, agressie en geweld behandelen volgens het handboek Bijlage 10 van dit handboek 3.3. Privé mobiel telefoongebruik Er mag tijdens werktijd geen gebruik gemaakt wordt van de eigen mobiele telefoons (bellen/sms). Wij zijn een productiebedrijf en privé bellen tijdens werktijd is niet toegestaan! Uitzondering voor bereikbaarheid: ziek(e) kind(eren), partner of ouder. Als dit het geval is, zorg er dan voor dat je de productieleiding en/of direct leidinggevende hierover vooraf informeert. 3.4. Bezoekers Bezoekers moeten vooraf aangemeld worden bij één van de receptionistes. De receptionistes zullen zorgen voor koffie en thee. Als je wilt dat er ook een lunch of diner geregeld wordt moet je dit uiterlijk twee werkdagen van tevoren aanvragen aan één van de receptionistes. Bezoekers moeten ontvangen worden in één van onze vergaderruimtes. Dit voorkomt dat bezoekers vertrouwelijke bedrijfsgegevens zien en/of telefoongesprekken kunnen volgen die niet voor hen / derden bestemd is/zijn. De vergaderruimtes moeten allemaal van tevoren gereserveerd worden bij één van de receptionistes. Bezoek ontvangen op jouw kantoor kan uitsluitend: a) als alle vergaderruimtes bezet zijn b) als jouw bureau opgeruimd is c) als er geen telefoongesprekken gevoerd worden d) als er verder geen collega aanwezig is Jij bent als medewerker verantwoordelijk dat vertrouwelijk informatie binnen Bloominess blijft. Dus, jouw gast hoort niet te weten met wie wij zaken doen en welke interne problemen wij eventueel zouden kunnen hebben. 29


Alle collega’s moeten worden geïnformeerd over het bezoek, zodat zij de bezoekers vriendelijk kunnen begroeten. 3.5. Rookbeleid regels De ondernemingsraad heeft samen met de directie de volgende regels opgesteld betreft het rookbeleid. • • • •

Pauzes kunnen buiten gehouden worden in het rokershok door zowel rokers als niet rokers. Er staan stoelen onder de trap bij de personeelsuitgang vlakbij het rokershok. Houd het buiten wel schoon! Na de pauze moet het rokershok stoelvrij en schoon achtergelaten worden. Er zijn asbakken speciaal voor sigarettenpeuken en niet voor bekertjes en dergelijke. De sigaretpeuken goed uitmaken in de asbakken.

Tenslotte hopen wij dat bovenstaande regels serieus genomen zullen worden door iedereen. 3.6. Afsluiten van het bedrijf, kantoor en kasten Zorg ervoor dat bij het verlaten van jouw kantoor of het bedrijf, alles is afgesloten. De lockers moeten gesloten zijn, de deuren van kantoren en ook van de kasten. De deuren van kasten en kantoren met vertrouwelijke gegevens of waardevolle spullen moeten op slot gedaan worden. De computers en lichten uit. Sleutels en beveiligingscodes zijn te krijgen bij personeelszaken. Je moet hiervoor een sleutelcontract tekenen. Zorg ervoor dat bij uitdiensttreding of verandering van werkplek de sleutels weer bij personeelszaken worden ingeleverd. Verlies van sleutels moet direct bij personeelszaken gemeld worden. Ben je in het bezit van een sleutel van het bedrijf, zorg dan dat je op de hoogte bent van de procedure voor het in- en uitschakelen van het alarm. De sleutel en code mogen nooit zonder toestemming aan iemand anders afgegeven worden. Je bent zelf verantwoordelijk voor misbruik van je code, dus let goed op aan wie je jouw sleutel/code “uitleent”. Degene die als laatste het gebouw verlaat moet er voor zorgen dat de deuren op slot zijn, het alarm is ingeschakeld en er geen collega’s zonder sleutel nog aan het werk zijn. Wil je langer doorwerken en ben je niet in bezit van de sleutel, meldt dit dan tijdig aan een collega die wel een sleutel bezit en vermoedelijk als laatste het pand zal verlaten. Het is niet toegestaan buiten de normale werktijd(in het weekend en ’s nachts) je in het gebouw te bevinden, uitzonderingen moeten worden gemeld aan directie.

30


3.7. Parkeerbeleid Parkeren van auto’s en motors kan alleen binnen de parkeervakken. Voor de fietsen is er een fietsenstalling. Op de eigen weg mag slechts 10 kilometer per uur worden gereden. Houd rekening hiermee. 3.8. Alcohol en drugs Het is niet toegestaan om alcohol of drugs te gebruiken tijdens het werk. Ook is het niet toegestaan onder invloed van alcohol en/of drugs op je werk te verschijnen. Het drinken van alcoholische drank is alleen toegestaan tijdens een feest georganiseerd door Bloominess waar alcohol wordt geschonken. Bij vermoeden van werken onder invloed van alcohol of drugs, kan je direct geschorst worden. Als je dan van mening bent dat dit niet het geval is, staat het je vrij om een rapport op te laten maken bij jouw huisarts.

3.9. Kantoorbenodigdheden Kantoor- en schrijfbenodigdheden kun je vragen aan de receptionistes/telefonistes. Zij houden ook de voorraad bij. Als je, op het gebied van kantoorbenodigdheden, speciale wensen hebt, kun je dat aan hen doorgeven. 3.10.

Postverwerking

De post wordt ieder dag opgehaald en verdeeld door de receptionistes/telefonistes. De receptie zorgt ook voor het versturen van de post. Eventuele post moet uiterlijk 17.00 naar de receptie gebracht worden. 3.11. Beamer Bloominess B.V. heeft een beamer. Als er voor een presentatie een beamer nodig is, geef dit dan tijdig aan bij de technische dienst. Deze zal dan zorgen dat de beamer op tijd klaarstaat in de afgesproken ruimte. 3.12.

Visitekaartjes

Nieuwe visitekaartjes kun je aanvragen bij personeelszaken. 3.13.

Adressen medewerkers

Adressen van medewerkers kunnen slechts in noodgevallen worden verkregen bij personeelszaken. Bloominess B.V. respecteert te allen tijde de privacywetgeving.

31


4. Huisregels Kantoor 4.1. Algemene gedragsregels kantoor 1.

Zorg voor een rechte houding achter je pc

2.

Werk niet alleen met de muis, er zijn ook toetsfuncties!

3.

Tafel is op hoogte instelbaar (Technische dienst)

4.

Je stoel is instelbaar.

5.

Doe oefeningen als je aan het werk bent (bijv. nek/arm rekken)

6.

Plan dagelijks minimaal 1 taak in die je staand verricht (bijv. staand een telefoontje plegen).

7.

Neem je lunchpauze, dit is goed voor je gezondheid.

8.

Als je in de buurt woont, kom eens fietsend naar het werk!

9.

Zorg voor een juiste instelling van je beeldscherm (afstand/contrast).

10.

Lach vaak, dit is de beste preventie tegen stress!

11.

Zorg dat je niet te lang achter elkaar naar het beeldscherm kijkt. Wissel zo goed mogelijk beeldschermwerk af met ander werk.

32


4.2. Schoonhouden kantoor Iedere dag komt er een schoonmaker langs van het schoonmaakbedrijf. • • • • • • • • •

Zorg daarom dat je bureau aan het eind van de dag is opgeruimd. Één keer per week op dinsdag worden de bureaubladen schoongemaakt, zorg dat je bureau dan leeg is. Gooi al het afval in de prullenbak. Gooi het oud papier in de rode bakken die in ieder kantoor staan. Zet al het servies en bestek dat je gebruikt hebt aan het eind van de dag in de vaatwasser. Zorg dat vertrouwelijke informatie goed opgeborgen en afgesloten is als je het kantoor verlaat. Vertrouwelijke informatie die “over(bodig)” is aan het eind van de dag weggooien in de daarvoor bestemde papiercontainer onderaan de trap. Sluit je computer en kasten af voor je naar huis gaat. Je bent zelf verantwoordelijk voor het schoonhouden van je computer. Schoonmaakmiddelen kunnen worden gevraagd bij de receptionistes/telefonistes.

4.3. Gebruik computer • • • • • • • • • • • •

Let op je houding als je met de computer werkt (zie ook algemene gedragsregels 4.1) Stel je computer en bureau op de juiste manier in. Let op contrast en afstand tot het beeldscherm. Niet eten tijdens het gebruik van de computer. Ga voorzichtig om met de computer. Alle Pc’s dienen zonder meer aan het eind van de dag, of bij langere afwezigheid tijdens de dag, uitgezet te worden. Als je problemen hebt met je computer vraag dan hulp van de IT of technische afdeling. Je mag nooit je computer of printer zelf verplaatsen of opnieuw aansluiten. Dit mag alleen door de technische of IT-afdeling worden gedaan. Als er niemand van de technische of IT-afdeling aanwezig is, vraag dan hulp bij personeelszaken. Je bent zelf verantwoordelijk voor het schoonhouden van je toetsenbord en beeldscherm. Je kunt hiervoor schoonmaakspullen vragen bij de receptionistes/telefonistes. Je mag nooit zelf programma’s downloaden of installeren. Je mag niet zelf iets veranderen aan je instellingen. Het internetgebruik is beperkt. Lees hiervoor het internetprotocol (huishoudelijk reglement 2.7)

33


4.4. Gebruik keuken en servies Iedere medewerker kan vrijelijk gebruik maken van de bedrijfskeuken en het daar aanwezige servies en bestek. Alle gebruikte servies en bestek moeten aan het einde van de dag in de vaatwasser worden gezet. Dus niet op het aanrecht of in de gootsteen. Als de koffie en thee op is moet dit worden doorgegeven aan de receptionistes/telefonistes. Bloominess B.V. gebruikt de koffie en thee van het fairtrade merk Puro. Als je iets in de koelkast legt, zorg er dan voor dat je naam erop staat. Één keer per maand wordt de koelkast schoongemaakt door de receptionistes/telefonistes. Zorg dat de keuken netjes blijft. 4.5. Gebruik vergaderruimtes Er zijn drie vergaderruimtes beschikbaar. Als je één van de drie vergaderruimtes wilt gebruiken, kun je dit doen door deze tijdig te reserveren bij één van de telefonistes/receptionistes van Bloominess B.V. en bij hun afwezigheid bij personeelszaken. Als je wilt dat er koffie en thee geserveerd wordt, moet je dit bij het reserveren van de vergaderruimtes aangeven. Ook als er een lunch of diner gebruikt moet worden kan dit (minimaal twee dagen van tevoren) worden aangevraagd bij de receptionistes/telefonistes. Na het gebruik van de vergaderruimtes moeten deze netjes en schoon achtergelaten worden. De receptionistes/telefonistes zijn verder verantwoordelijk voor de tijdschriften die aanwezig zijn in de vergaderruimtes. 4.6. Huisstijl brieven/e-mail/fax Bij dit huishoudelijk reglement zijn de bijlagen 12 tot en met 14 gevoegd. Dit zijn voorbeelden van een brieflay-out, faxlay-out en e-maillay-out zoals die gehanteerd moeten worden door alle medewerkers die communiceren met externe personen of andere bedrijven. Let op! • • • • •

Formuleer in korte duidelijke zinnen Schrijf alleen zakelijk ook in e-mails Er mag geen schuttingtaal gebruikt worden Een brief moet altijd door twee personen ondertekend worden Gebruik het lettertype Arial (12)

4.7. Personeelszaken Voor vragen over urenregistratie, vakanties, salarisstrookjes, personeelsregelingen en fiscale vragen, persoonlijke vragen of opmerkingen kun je terecht bij personeelszaken.

34


5. Huisregels productie: 5.1. Algemene gedragsregels 1. Draag warme kleding en stevige schoenen.

2. Niet roken op de werkplek / productie.

3. Tafel is op hoogte instelbaar (ga naar je leidinggevende) . 4. Laat geen tassen / spullen op de vloer (hiervoor heb je een lockerkast)!

5. Laat geen troep achter op je werkplek.

6. Niet zwaar tillen in je eentje, vraag een collega om hulp.

7. Niet met je handen/vingers aan een lopende band komen! 8. Let op de omgang met scharen en messen! 9. Lach vaak, dit is de beste preventie tegen stress! 10. Probeer in je pauzes enkele oefeningen te doen. 11. Let op voor natte en gladde vloeren door afval van bloemen.

35


5.2. Gedragsregels voor medewerkers van de koelcel

1. Let op temperatuurverschil in en buiten de koelcel. 3. Draag warme kleding.

4. Draag warme handschoenen.

5. Draag goede/stevige schoenen en sokken.

6. Niet roken in de koelcel. 7. Neem warme drankjes in je pauze. 8. Niet zwaar tillen in je eentje, vraag een collega om hulp.

9. Zorg ervoor dat je geen troep achterlaat.

10.

Probeer in je pauzes enkele oefeningen te doen.

11.

Lach vaak, dit is de beste preventie tegen stress!

36


5.3. Werktijden productie Voor het productiepersoneel begint de pauze met het stoppen van de werkzaamheden (9:00 uur c.q. 11:15 c.q. 13:30) en eindigt met het begin van de werkzaamheden (9:15 uur c.q. 11:30 uur c.q. 14:00 uur). Om aan te geven dat het tijd wordt om terug te keren naar je werkplaats zijn er extra beltonen ingesteld te weten om: 9:13 uur c.q. 11:28 uur c.q. 13:58 uur. 5.4. Schoonhouden werkplek Er wordt gewerkt met bloemen. Het is belangrijk dat een ieder zijn of haar werkplek schoonhoudt. Er wordt daarom geregeld geveegd. Het afval moet op de juiste manier worden afgevoerd (zie 5.6). Tassen en andere persoonlijke eigendommen moeten worden opgeborgen in de lockers (zie 5.8). Eten en drinken kan worden gedaan in de kantine (zie 5.7). Bij het werk kunnen handschoenen en schorten worden gebruikt. Deze kleding kan worden verstrekt door de productieleiding.

5.5. Schoenen

5.5.1.

Schoenen productie

We willen je erop attent maken dat het lichamelijk gezien het veiligst is, om stevige schoenen te dragen in de productie tijdens werktijd bij Bloominess B.V.

Het is zeer gevaarlijk om slippers of pumps te dragen!! Dit wordt niet goed gekeurd binnen Bloominess B.V. Er mogen alleen stevige schoenen gedragen worden.

.

37


5.5.2. Schoenen voor magazijn/koelcelmedewerkers/productiemedewerkers De productieleiding bepaalt of en door wie er veiligheidschoenen aangeschaft mogen worden Voor de medewerkers van het magazijn en de koelcel geldt in ieder geval, dat zij veiligheidsschoenen moeten dragen. Deze medewerkers werken met zware vrachten en het is belangrijk dat hun voeten beschermd worden door schoenen met een harde (stalen) neus. Het dragen van veiligheidsschoenen is functiegebonden. Als een medewerker een andere functie krijgt is het mogelijk dat hij geen veiligheidsschoenen hoeft te dragen. De werkgever verstrekt veiligheidsschoenen aan medewerkers van bovenstaande afdelingen. De medewerker kan kiezen verschillende soorten schoenen. De maximum prijs die vergoed wordt door Bloominess B.V. is € 90,= Deze schoenen zijn te verkrijgen bij Horticoop in Aalsmeer. De medewerker moet binnen een maand van indiensttreding een paar veiligheidsschoenen hebben aangeschaft. Als de veiligheidsschoenen kapot zijn, moeten deze worden ingeleverd bij personeelszaken. De medewerker mag dan weer een paar nieuwe schoenen aanschaffen. Ook als de medewerker uit dienst gaat moeten de veiligheidsschoenen ingeleverd worden bij personeelszaken. Alle medewerkers die veiligheidsschoenen krijgen moeten daarvoor een formulier tekenen. Dit formulier moeten ze ondertekenen en meenemen naar Horticoop. 5.6. Afvalverwerking Hierbij wat informatie over het afvoeren van ons afval in het bedrijf. Beginnende met het groenafval, hier wordt compost van gemaakt, dat wil zeggen dat het eerst wordt fijn gemalen en daarna gaat het de hoop op om het verdere proces te ondergaan. Het zal duidelijk zijn dat vooral plastic en folie er voor kunnen zorgen dat de molen vastloopt. Kunststof en metaal rotten niet dus mogen niet in dit afval zitten. Voor papierafval krijgen we een kleine vergoeding, mits hier verder geen rommel in zit. Wanneer dit wel het geval is wordt het niet geaccepteerd en moeten we het naar de vuilverbranding brengen. Hier moeten we voor betalen. Het is dus jammer van het papier (karton) wat we weggooien, maar ook van het geld wat we weggooien. LET OP: Er mag dus wel folie weggegooid worden, maar alleen als het in witte plastic zakken wordt gedaan. De blauwe zakken gaan open in de papierpers en dan zit het folie e.d. los tussen het karton. De witte zakken zijn poreus en blijven daarom heel bij het samenpersen van het karton, daardoor kunnen de zakken folie makkelijk uitgesorteerd worden en verder worden afgevoerd, wat ons verder niets meer kost. Wij verwachten dat dit duidelijk is en dat alle medewerkers mee zullen helpen het afval zorgvuldig te sorteren. 5.7. Gebruik kantine De kantine is voor een ieder vrij te gebruiken. Er is een automaat voor koffie en thee. Een soepautomaat. Ook is er een koelkast waar ieder zijn eten en/of drinken voorzien van een naam in kan leggen. We verzoeken jullie vriendelijk de kantine netjes achter te laten na gebruik. Servies en bestek afwassen en afval in de afvalbak. Verder verzoeken we je op vrijdag al je eten uit de koelkast mee naar huis te nemen. De koelkast wordt vrijdagmiddag schoongemaakt en alles wat er dan nog in ligt, wordt weggegooid. 38


5.8. Gebruik lockers Aan iedere productie/logistiek medewerker wordt een locker ter beschikking gesteld. Bij indiensttreding wordt er een sleutel van een kastje gegeven. Deze sleutel moet bij uitdiensttreding weer worden ingeleverd. Wij verzoeken jullie alle privé eigendommen op te bergen in de locker en deze af te sluiten. De directie is niet aansprakelijk voor diefstal of beschadiging van jullie eigendommen. Verder is het belangrijk dat er geen eten bewaard wordt in de lockers en ook geen stinkende of natte kleding 5.9. Bedrijfsradio De bedrijfsradio mag alleen worden bediend door degenen die hiertoe door de bedrijfsleiding zijn aangewezen. Als er iets niet in orde is met de bedrijfsradio wil de directie hier zo snel mogelijk van op de hoogte worden gesteld. De radio is afgesteld op een bepaalde zender. Deze mag alleen veranderd worden met toestemming van de Bedrijfsleiding. 5.10. Vragen personeelszaken Voor al je vragen kun je terecht bij personeelszaken. Er is iemand van personeelszaken aanwezig in het kantoor van de productieleider op: Maandag t/m vrijdag van 13.00 – 13.30 uur. Je kunt tijdens het spreekuur vragen stellen over bijvoorbeeld vakantie, maandkaart enzovoorts. Ook kan je om deze tijd een afspraak maken met de productieleider. 5.11. Eten en drinken op de werkplek Er mag op de werkplek niet worden gegeten. Uitzondering hierop zijn etenswaren zoals snoepjes en andere kleine dingen die niet kruimelen. Drinken op de werkplek mag uit de bidon van bloominess BV die iedereen krijgt bij indiensttreding of uit plastic flesjes, maar dan alleen water. 5.12. Geen gebruik van mobiele telefoon/eigen radio/ iPod/of ander digitaal medium In verband met de veiligheid is het niet toegestaan onder werktijd gebruik te maken van een eigen radio, iPod of ander digitaal medium. Ook is het niet toegestaan deze zaken bij je te dragen op de werkvloer. Hiervoor kun je je locker gebruiken.

39


5.13.Buddysysteem Nieuwe productiemedewerkers worden in eerste instantie ingewerkt door de bandleiders. Maar ze krijgen extra ondersteuning door de Bloominess buddy’s. Het is de bedoeling dat de buddy’s nieuwe medewerkers helpen sneller hun weg te vinden binnen Bloominess B.V., in en vooral rond het werk. Bij eventuele afwezigheid van de bandleider of bij erge drukte, kunnen de buddy’s bij de introductie ook de rol van de bandleider overnemen.

Overtreding van dit huishoudelijk reglement kan resulteren in het opleggen van één of meer disciplinaire maatregelen, conform de Regeling Disciplinaire maatregelen(zie bijlage 17)

40


Bijlage 1. Cao voor de groothandel in bloemen en planten

41


Bijlage 2. Pensioenreglement

42


Bijlage 3. Spaarloonreglement Vervallen

43


Bijlage 4. Reiskosten declaratieformulier

44


KM-VERGOEDING EIGEN AUTO Naam:

Maand:

Afdeling:

Datum:

Gereden kilometers Datum

Van: (Adres)

Aantal kilometers

Naar

Vergoeding Ingeleverd

Reden

TOTAAL KM

0

0,19 Handtekening leidinggevende

0

Uitbetaald

Verwerkt door Salarisadministratie

door:

45


Bijlage 6. Vakantiekaart

46


VAKANTIEAANVRAAG 2010 Naam

:

Roepnaam :

Afdeling

:

Datum

DAG

1

2

3

4

5

6

7

8

:

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

MAAND januari februari maart april mei juni juli augustus september oktober november december

Van (eerste vak.dag)

T/M (laatste vak.dag)

Aantal dagen:

Handtekening aanvrager : Akkoord: Leiding (naam + paraaf)

_____

:____________

Waarnemer (naam + paraaf) :_ (alleen voor de Administratieve/Commerciele afdeling!)

_____ _____

Opgenomen in 2010:

Resterende dagen:

Aanvraagdatum :______________

Datum

:

Datum

:

Toelichting

______

Let op: ALTIJD 1 maand voor geplande vakantie indienen! 2. Maximaal 3 weken aaneengesloten vakantie. 3. Collega’s met kinderen genieten tijdens schoolvakantie voorrang. 4. Reserveer/boek je reis pas nadat je schriftelijke toestemming hebt van Bloominess. 1.

Verwerkt door administratie(paraaf):

__________ _____

Datum

:

47


Bijlage 7. Kledingovereenkomst

48


Kledingsovereenkomst (Werkkleding/werkbenodigdheden etc.) Ondergetekende verklaart de hieronder genoemde artikelen te hebben ontvangen: Maat

Bodywarmer * Maat Schoenen * Maat

Jas * Maat Schort *

Schaar Lockerkast sleutel

Nummer

Badge nummer Klokkaart

* Ondergetekende verklaart tevens deze kledingsstukken, indien ontvangen, netjes te behandelen en regelmatig te verzorgen (wassen). Ondergetekende neemt ter kennis dat bij het einde van de arbeidsovereenkomst de ter beschikking gestelde werkkleding c.q. gereedschappen in goede staat aan de werkgever geretourneerd moeten worden. Indien aan dit verzoek niet voldaan wordt zullen de kosten bij het opmaken van salariseindafrekening in mindering gebracht worden. Plaats: Kudelstaart Datum:

In ontvangst genomen door: (naam werknemer) Handtekening:

In te vullen door Personeelszaken

LOGA

Datum

Paraaf

49


Bijlage 8. Reglement ondernemingsraad Bloominess B.V. Begripsbepalingen Artikel 1 Dit reglement verstaat onder: a de ondernemer: Bloominess B.V. b de onderneming: Bloominess B.V Gevestigd te Kudelstaart, Mijnsherenweg 24a, 1433 AS c de wet: de Wet op de ondernemingsraden. d de bedrijfscommissie: de bedrijfscommissie voor de groothandel e werknemersorganisaties: de verenigingen van werknemers bedoeld in artikel 9 lid 2 onder a van de wet. Samenstelling en zittingsduur Artikel 2 1 De ondernemingsraad bestaat uit 5 leden. 2 De ondernemingsraad kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangende voorzitter. 3 De voorzitter, of bij diens verhindering de plaatsvervangende voorzitter, vertegenwoordigt de ondernemingsraad in rechte. Artikel 3 1 De leden van de ondernemingsraad treden om de 3 jaar tegelijk af. 2 De aftredende leden zijn terstond herkiesbaar. Voorbereiding van de verkiezing; actief en passief kiesrecht; kandidaatstelling Artikel 4 1 De organisatie van de verkiezing van de leden van de ondernemingsraad geschiedt onder verantwoordelijkheid van de ondernemingsraad. 2 De ondernemingsraad kan de organisatie van de verkiezing opdragen aan een commissie. Artikel 5 1 Kiesgerechtigd zijn de personen die gedurende tenminste zes maanden in de onderneming werkzaam zijn geweest. 2 Verkiesbaar tot lid van de ondernemingsraad zijn de personen die gedurende tenminste een jaar in de onderneming werkzaam zijn geweest. Artikel 6 1 De ondernemingsraad bepaalt na overleg met de ondernemer de datum van de verkiezingen, evenals de tijdstippen van aanvang en einde van de stemming. De secretaris van de ondernemingsraad doet van een en ander mededeling aan de ondernemer, aan de in de onderneming werkzame personen en aan de werknemersorganisaties. Tussen het doen van deze mededeling en de datum waarop de verkiezing wordt gehouden, liggen tenminste dertien weken. 2 De datum van de verkiezing ligt niet eerder dan vier weken en niet later dan twee weken voor de afloop van de zittingsperiode van de aftredende leden van de ondernemingsraad. 3 De ondernemingsraad of de door hem ingestelde verkiezingscommissie kan zich bij de verkiezingen laten bijstaan door een of meer stembureaus, die elk bestaan uit ten hoogste drie in de onderneming werkzame personen. 50


Artikel 7 1 Uiterlijk negen weken voor de verkiezingsdatum stelt de ondernemingsraad een lijst op van de in de onderneming werkzame personen die op de verkiezingsdatum kiesgerechtigd, respectievelijk verkiesbaar zijn en maakt hij deze lijst in de onderneming bekend. 2 Kandidaatstelling geschiedt door indiening van een lijst van een of meer kandidaten bij de secretaris van de ondernemingsraad. Deze verstrekt een gedagtekend bewijs van ontvangst op naam van degene die de lijst heeft ingediend. 3 Tot uiterlijk zes weken voor de verkiezingsdatum kunnen werknemersorganisaties kandidatenlijsten indienen. 4 Binnen een week nadat de in lid 3 bedoelde termijn is verstreken, bepaalt de ondernemingsraad het aantal handtekeningen dat tenminste nodig is voor de indiening van een kandidatenlijst door diegenen die geen lid zijn van een werknemersorganisatie welke een kandidatenlijst heeft ingediend. 5 Tot uiterlijk drie weken voor de verkiezingsdatum kunnen de in lid 4 bedoelde kandidatenlijsten bij de secretaris van de ondernemingsraad worden ingediend. 6 Bij elke kandidatenlijst wordt van iedere daarop voorkomende kandidaat een schriftelijke verklaring overgelegd dat deze de kandidatuur aanvaardt. 7 De naam van een kandidaat mag slechts op één kandidatenlijst voorkomen. Artikel 8 1 De ondernemingsraad onderzoekt of de ingediende kandidatenlijsten en de daarop voorkomende kandidaten voldoen aan de vereisten van de wet en van dit reglement. 2 De ondernemingsraad verklaart een kandidatenlijst die niet voldoet aan de in het vorige lid bedoelde vereisten ongeldig en doet hiervan onmiddellijk schriftelijk en met opgave van redenen mededeling aan degene(n) door wie de lijst is ingediend. Gedurende één week na deze mededeling bestaat de gelegenheid de lijst aan de gestelde vereisten aan te passen. 3 De kandidatenlijsten worden uiterlijk twee weken voor de verkiezingsdatum door de ondernemingsraad aan de in de onderneming werkzame personen bekend gemaakt. Artikel 9 Indien er niet meer kandidaten zijn gesteld dan er plaatsen in de ondernemingsraad zijn te vervullen, vindt er geen verkiezing plaats en worden de gestelde kandidaten geacht te zijn gekozen. Wijze van stemmen bij verkiezingen Artikel 10 1 De verkiezing geschiedt bij geheime schriftelijke stemming. 2 Op de dag van de verkiezing wordt door of namens de ondernemingsraad, op de door hem daarvoor aangewezen plaatsen aan iedere kiesgerechtigde persoon een gewaarmerkt stembiljet uitgereikt. Op dit stembiljet staan de kandidaten vermeld. Dadelijk na invulling deponeert de kiesgerechtigde persoon dit stembiljet in een daartoe bestemde bus, tenzij het stembiljet per post wordt verzonden. 3 Iedere kiesgerechtigde persoon kan voor ten hoogste twee andere kiesgerechtigde personen een stembiljet invullen, mits hij door deze personen schriftelijk daartoe is gemachtigd. Kiesstelsels Artikel 11 Iedere kiesgerechtigde persoon brengt 5 stemmen uit, met dien verstande dat hij per kandidaat slechts één stem kan uitbrengen. . Artikel 12 1 Na het einde van de stemming stelt de ondernemingsraad het aantal geldige stemmen vast dat op elke kandidaat is uitgebracht. 51


2 Ongeldig zijn de stembiljetten: a die niet door of namens de ondernemingsraad zijn gewaarmerkt; b waaruit niet duidelijk de keuze van de stemgerechtigde blijkt; c waarop niet het vereiste aantal stemmen is uitgebracht; d waarop andere aantekeningen voorkomen dan de aanwijzing van de verkozen kandidaten. Artikel 13 1 Gekozen zijn de kandidaten die achtereenvolgens het hoogste aantal stemmen op zich hebben verenigd. Indien er voor de laatste te bezetten zetel(s) meer kandidaten zijn die een gelijk aantal stemmen op zich hebben verenigd, beslist het lot. 2 De uitslag van de verkiezing wordt door de ondernemingsraad vastgesteld en volledig bekend gemaakt aan de ondernemer, aan de in de onderneming werkzame personen en aan de werknemersorganisaties die kandidatenlijsten hebben ingediend. Artikel 14 De gebruikte stembiljetten worden door de secretaris van de ondernemingsraad in gesloten envelop tenminste drie maanden bewaard. Voorziening in tussentijdse vacatures Artikel 15 1 In geval van een tussentijdse vacature in de ondernemingsraad wijst de ondernemingsraad tot opvolger van het betrokken lid aan de kandidaat die volgens de uitslag van de laatstgehouden verkiezing daarvoor als eerste in aanmerking komt. 2 De aanwijzing geschiedt binnen een maand na het ontstaan van de vacature. Artikel 13, tweede lid, van dit reglement is van overeenkomstige toepassing. 3 Indien er geen opvolger als bedoeld in het eerste lid van dit artikel voorhanden is, wordt in de vacature voorzien door het houden van een tussentijdse verkiezing, tenzij binnen zes maanden een algemene verkiezing zal plaatsvinden. Bezwaarregeling Artikel 16 1 Iedere belanghebbende kan, binnen een week na de bekendmaking daarvan, bij de ondernemingsraad bezwaar maken tegen een besluit van de ondernemingsraad met betrekking tot: a de bepaling van de datum van de verkiezing en de tijdstippen van aanvang en einde van de stemming, zoals geregeld in artikel 6 lid 1; b de opstelling van de lijst van kiesgerechtigde en verkiesbare personen, zoals geregeld in artikel 7 lid 1; c de vaststelling van het aantal handtekeningen dat nodig is voor de indiening van een kandidatenlijst door degenen die geen lid zijn van een werknemersorganisatie welke een kandidatenlijst heeft ingediend, zoals geregeld in artikel 7 lid 4; d de geldigheid van een kandidatenlijst, zoals geregeld in artikel 8; e de vaststelling van de uitslag van de verkiezing, zoals geregeld in

f

artikel 13 lid 2; de voorziening in een tussentijdse vacature, zoals geregeld in artikel 15.

2 De ondernemingsraad beslist zo spoedig mogelijk op het bezwaar en treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn.

52


Werkwijze en secretariaat van de ondernemingsraad Artikel 17 1 De ondernemingsraad komt in vergadering bijeen: a op verzoek van de voorzitter; b op gemotiveerd verzoek van ten minste twee leden. 2 De voorzitter bepaalt tijd en plaats van de vergadering. Een vergadering op verzoek van leden van de ondernemingsraad wordt gehouden binnen 14 dagen nadat hun verzoek daartoe bij de voorzitter is ingekomen. 3 De bijeenroeping geschiedt door de secretaris, door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden van de ondernemingsraad. De bijeenroeping geschiedt, behoudens in spoedeisende gevallen, niet later dan zeven dagen voor de vergadering. 4 Een vergadering kan slechts plaatsvinden indien de meerderheid van de leden van de ondernemingsraad aanwezig is. 5 Bij ontstentenis van de voorzitter en van diens plaatsvervanger kiest de ondernemingsraad uit de aanwezige leden een voorzitter voor de vergadering. Artikel 18 1 De ondernemingsraad benoemt een secretaris. 2 De secretaris is belast met het bijeenroepen van de ondernemingsraad, het opmaken van de agenda en het opstellen van het verslag van de vergadering, evenals met het voeren van de briefwisseling en het beheren van de voor de ondernemingsraad bestemde en van de ondernemingsraad uitgaande stukken. Artikel 19 1 De secretaris maakt in overleg met de voorzitter voor iedere vergadering een agenda op. Ieder lid van de ondernemingsraad kan de secretaris verzoeken een onderwerp op de agenda te plaatsen. 2 De secretaris brengt de agenda ter kennis van de leden van de ondernemingsraad, evenals van de ondernemer en bevordert, zoveel als in zijn vermogen ligt, dat de in de onderneming werkzame personen van de agenda kunnen kennisnemen. Behoudens in spoedeisende gevallen geschiedt de bekendmaking van de agenda niet later dan zeven dagen voor de vergadering van de ondernemingsraad. Artikel 20 1 De ondernemingsraad beslist bij gewone meerderheid van stemmen. Voor de bepaling of aan dit voorschrift wordt voldaan, tellen de blanco stemmen niet mee. 2 Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd. 3 Indien bij een besluit met betrekking tot de benoeming van een persoon geen van de kandidaten bij de eerste stemming de gewone meerderheid haalt, vindt herstemming plaats tussen de twee kandidaten die bij de eerste stemming de meeste stemmen kregen. Bij deze herstemming is degene die de meeste stemmen op zich heeft verenigd, gekozen. Indien de stemmen staken beslist het lot. 3 Bij staking van stemmen over een voorstel tot een door de ondernemingsraad te nemen besluit dat geen betrekking heeft op een te benoemen persoon, wordt dit 4 voorstel op de eerstvolgende vergadering opnieuw aan de orde gesteld. Indien dan wederom de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

53


Artikel 21 1 Zo spoedig mogelijk na iedere vergadering van de ondernemingsraad maakt de secretaris daarvan een verslag en zendt hij dit in ontwerp toe aan de leden, die vervolgens gedurende zeven werkdagen de mogelijkheid hebben – bij voorkeur gemotiveerd – bezwaar te maken tegen de inhoud van het verslag. 2 Na het verstrijken van de in lid 1 genoemde termijn maakt de secretaris het verslag bekend aan de in de onderneming werkzame personen en aan de ondernemer. Het aan de in de onderneming werkzame personen bekend te maken verslag bevat geen gegevens waaromtrent als gevolg van artikel 20 van de wet geheimhouding moet worden betracht. 3 Indien tegen het verslag overeenkomstig het eerste lid bezwaar is gemaakt, vindt de bekendmaking bedoeld in het tweede lid eerst plaats nadat de ondernemingsraad over het verslag heeft beslist. Artikel 22 1 De secretaris maakt jaarlijks vóór 1 maart een verslag op van de werkzaamheden van de ondernemingsraad en van de commissies van de raad in het afgelopen jaar. Dit verslag behoeft de goedkeuring van de ondernemingsraad. 2 De secretaris maakt het jaarverslag na de goedkeuring van de ondernemingsraad bekend aan de ondernemer en aan de in de onderneming werkzame personen, evenals aan de bedrijfscommissie. Slotbepaling Artikel 23 1 Dit reglement kan worden gewijzigd en aangevuld bij besluit van de ondernemingsraad. 2 Alvorens de wijziging of aanvulling vast te stellen, stelt de ondernemingsraad de ondernemer in de gelegenheid daarover zijn standpunt kenbaar te maken. 3 In de vergadering waarin wordt besloten het reglement te wijzigen of aan te vullen moet tenminste twee derde van het aantal leden van de ondernemingsraad aanwezig zijn. 4 Een dergelijk besluit behoeft een meerderheid van tenminste twee derde van de uitgebrachte stemmen. Voor de bepaling of aan dit voorschrift is voldaan, tellen de blanco stemmen niet mee 5 De ondernemingsraad maakt de wijziging of aanvulling bekend aan de in de onderneming werkzame personen en verstrekt een afschrift daarvan aan de ondernemer en aan de bedrijfscommissie.

54


Bijlage 9. Declaratieformulier

55


DECLARATIE FORMULIER Naam declarant: Afdeling:

Cursus: Bank/Gironummer:

Datum:

Betreft:

maandag

dinsdag

woensdag

donderdag

vrijdag

zaterdag

zondag

datum omschrijving

aantal bedrag aantal bedrag aantal

bedrag

aantal

bedrag aantal bedrag aantal bedrag aantal bedrag

Restaurant ontbijt lunch diner Hotelvergoeding Brandstof Kilometers Diversen/Trein Parkeren Cadeaus

1

Totaal Totaal bedrag

- €

Euro

- €

- €

- €

- €

0,00

0,00

0,00 56


Bijlage 10. Protocol beleidsplan seksuele intimidatie, agressie en geweld

Inleiding 1. 2. 3. 4. 5.

Kaders Begrippen Preventie en bestrijding Wat kun jij eraan doen als je lastig wordt gevallen? Wat kun jij eraan doen als je ziet dat een collega wordt lastiggevallen?

Bijlagen regeling klachtenprocedure

57


Inleiding In dit beleidsplan wordt binnen de kaders van het Arbo-beleid de aanpak van seksuele intimidatie, agressie en geweld nader uitgewerkt. In de Arbo-wet is sinds 1 oktober 1994 de bepaling opgenomen, dat de werkgever verplicht is om werknemers zo veel mogelijk te beschermen tegen de gevolgen van bovengenoemde vormen van ongewenst gedrag. Seksuele intimidatie, agressie en geweld berusten op het overschrijden van de grenzen van het individu en worden dus niet getolereerd. In de praktijk blijkt dat binnen de werksituatie seksuele intimidatie, agressie en geweld zowel vrouwen als mannen overkomt. Uit onderzoek blijkt echter dat het merendeel vrouwen betreft met seksuele intimidatie, agressie en geweld geconfronteerd worden. Dit beleidsplan richt zich op de contacten tussen medewerkers, ongeacht hun positie binnen Bloominess B.V. Het is van essentieel belang dat het mogelijk is om eventuele misstanden bespreekbaar te maken binnen Bloominess B.V. De aandacht wordt in dit beleidsplan ook gericht op de preventie van dit ongewenst gedrag. Wanneer seksuele intimidatie, agressie en geweld aan de orde is kan gehandeld worden conform het vastgestelde beleid. Het beleid is om een vertrouwenspersoon als aanspreekpunt en een klachtencommissie aan te stellen. Introductie van het beleid met betrekking tot seksuele intimidatie, agressie en geweld moeten gedegen gebeuren, zodat écht iedereen op de hoogte is. Bloominess B.V vindt het belangrijk om er nu aandacht aan te geven en in de toekomst, zodat men van de mogelijkheid van het zich voordoen van seksuele intimidatie, agressie en geweld bewust blijft. 1. Kaders Naast de uitgangspunten geeft de Arbo-wet richtlijnen aan met betrekking tot het onderwerp beleidsplan: Arbo-wet artikel 3 lid 2

In het kader van de zorg voor een zo groot mogelijke veiligheid, een zo goed mogelijke bescherming van de gezondheid en het bevorderen van het welzijn bij of in verband met de arbeid zorgt de werkgever ervoor: a. dat de werknemer zoveel mogelijk wordt beschermd tegen seksuele intimidatie en de nadelige gevolgen daarvan; b. dat de werknemer zoveel mogelijk wordt beschermd tegen agressie en geweld en de nadelige gevolgen daarvan. 2. Begrippen Om afstemming te hebben over de gehanteerde begrippen volgen hier de definities: a. Seksuele intimidatie: Seksueel getinte aandacht voor een persoon, die tot uiting komt in verbaal, fysiek of ander non-verbaal gedrag, dat zowel onopzettelijk als opzettelijk kan zijn en dat door de persoon in kwestie als ongewenst, kwetsend of bedreigend wordt ervaren. In de Arbo-wet (artikel 3, lid 3) wordt het als volgt omschreven: Ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard waarbij tevens sprake is van één van de volgende punten:

58


1. onderwerping aan dergelijk gedrag wordt, hetzij expliciet hetzij impliciet, gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van een persoon; 2. onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon, wordt gebruikt of mede gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van deze persoon raken; 3. dergelijk gedrag heeft het doel de werkprestaties van een persoon aan te tasten en/of een intimiderende, vijandige of aangename werkomgeving te creëren, dan wel heeft het gevolg dat de werkprestaties van een persoon worden aangetast en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd. b. Agressie en geweld: Alle fysiek gerichte agressie en alle bedreiging in woord en gebaar, nu of in de toekomst van de eigen persoon of naasten. In de Arbo-wet (artikel 3 lid 4) is het als volgt omschreven: Voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen, onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid. 3. Preventie en bestrijding Preventie: a. Aandacht besteden aan het onderwerp “seksuele intimidatie, agressie en geweld” door middel van: 1. de medewerkers op de hoogte te stellen van het beleid binnen Bloominess B.V over dit onderwerp. Er zullen exemplaren van het beleid in de kantine liggen. Tevens kunnen medewerkers op aanvraag een eigen exemplaar van het beleid ontvangen. 2. Posters ophangen betreft het onderwerp in de kantine en op de prikborden. b. Het bespreekbaar maken van het bestaan van seksuele intimidatie, agressie en geweld is belangrijk. Momenten hiervoor zijn: 1. Bij de introductie en begeleiding van nieuwe medewerkers moet aandacht besteed worden aan de onderwerpen seksuele intimidatie, agressie en geweld. Dit kan door te wijzen op het bestaan van de vertrouwenspersoon, de klachtencommissie en klachtenregeling. 2. Tijdens de functioneringsgesprekken, waarin gelijkwaardigheid van een leidinggevende en medewerker wordt nagestreefd. De leidinggevende moet tijdens de gesprekken de mogelijkheid geven om knelpunten te bespreken. Dit moet integer behandeld worden. c.

Sancties: het stellen van sancties op het zich schuldig maken aan seksuele intimidatie werkt preventief en corrigerend tegenover medewerkers. De sancties zijn: 1. 2. 3. 4.

Negatieve aantekening in de beoordeling Officiële waarschuwing Schorsing In zeer ernstige en hardnekkige gevallen ontslag 59


4. Bestrijding: a. Vertrouwenspersoon: Bloominess B.V heeft als extern vertrouwenspersoon (zie bijlage 1. voor functieomschrijving) Margita Lobry aangewezen. Bereikbaar op 065 10 13 569 van maandag tot en met vrijdag tussen 9.00 – 17.00 uur. 1. De vertrouwenspersoon zal onafhankelijk steun verlenen aan medewerkers die met seksuele intimidatie, agressie en geweld in aanraking zijn gekomen en zal hen hierin begeleiden. De klachten worden door de vertrouwenspersoon vertrouwelijk behandeld. Overige taken van de vertrouwenspersoon zijn: 1.1 Verzorgen van de eerste opvang van lastiggevallen medewerkers die hulp en advies nodig hebben. 1.2 Doorverwijzen naar (externe) deskundigen als verdere opvang nodig is 1.3 Nagaan of een oplossing in de informele sfeer tot de mogelijkheden behoort 1.4 Het slachtoffer informeren over andere mogelijkheden om het probleem op te lossen, bijvoorbeeld verwijzen naar de klachtenprocedure. 1.5 De medewerker desgewenst begeleiden, indien deze de zaak aan de orde wil stellen bij de directie of de klachtencommissie. 1.6 Leveren van een bijdrage aan het formuleren van beleid ter voorkoming en bestrijding van seksuele intimidatie. c. Veelal zal de rol van de vertrouwenspersoon binnen Bloominess B.V zich beperken tot de rol van eerste opvang en bemiddeling. Bij ernstige gevallen of indien gewenst door medewerker zal de vertrouwensarts van de Arbodienst ingeschakeld worden. 5. Wat kun jij eraan doen als je lastig wordt gevallen? Medewerkers die seksueel geïntimideerd worden, willen doorgaans maar één ding en dat is dat de intimidatie stopt. Bij voorkeur zonder al te veel opschudding proberen zij zelf een oplossing te vinden. Er zo snel mogelijk over praten, kan voorkomen dat het erger wordt. Als je er niet over praat, kun je de indruk geven dat je instemt met het gedrag. Bovendien kan iemand je achteraf verwijten dat je het tegen iemand had moeten zeggen. Of je er wel of niet met iemand over hebt gesproken speelt ook een rol in het oordeel van de rechter, mocht het zover komen. Wie hinder ondervindt van collega’s door storend gedrag of vervelende opmerkingen, kan het beste de ”boosdoener” hier rechtstreeks op aanspreken. De aangesproken collega zal hierbij respect op moeten brengen voor de grenzen die de ander trekt en stoppen met dat gedrag. Als je dit niet durft roep dan de hulp in van een begripvolle collega waarvan je steun kunt verwachten. Kom je er samen niet uit, dan is het goed om je leidinggevende in te lichten. Die zal vervolgens met de betrokken partijen rond de tafel gaan zitten om te zien of er een oplossing is. Wie zich schuldig maakt aan seksuele intimidatie krijgt minimaal een officiële waarschuwing en loopt kan op zelfs ontslag.

60


Vind je het moeilijk om het probleem te bespreken met een collega of je leidinggevende, dan kun jij je melden bij een onze vertrouwenspersoon. Deze hoort je verhaal in vertrouwen aan en kan je helpen de volgende stappen te ondernemen. Alles wat je vertelt, zal door die persoon (de naam zegt het al) vertrouwelijk behandeld worden. De vertrouwenspersoon praat er pas met anderen over, als jij dat wil. Wil jij je niet wenden tot de vertrouwenspersoon binnen Bloominess B.V, dan kun je hiervoor een afspraak maken met de bedrijfsarts mevrouw A. ter Beek. Wanneer een oplossing binnen Bloominess B.V. om wat voor reden dan ook, niet mogelijk is of onvoldoende oplevert, kan een gerechtelijke procedure uitkomst bieden. Voor informatie hierover en rechtsbijstand kun je terecht bij een bureau voor Rechtshulp of de vakbond. 6. Wat kun jij eraan doen als je ziet dat een collega wordt lastiggevallen? Ook degene die ziet dat een collega hinder ondervindt van het gedrag van andere collega’s, doet er goed aan dit bespreekbaar te maken. Ook al heb je er zelf geen last van, maar zie je dat een ander er wel last van heeft. Spreek gerust je collega’s hierop aan of ga naar je leidinggevende.

61


Regeling Klachtenprocedure HOOFDSTUK 1

Begripsomschrijvingen

Artikel 1 De regeling verstaat onder: a. de directie. Beide directeuren van Bloominess B.V b. werknemer: degene met wie door Bloominess B.V, één der volgende overeenkomsten zijn gesloten: 1. arbeidsovereenkomst 2. stageovereenkomst c. klacht: een schriftelijke uiting van ongenoegen, die voor het overige niet aan vorm of inhoud gebonden is. d. klager: een werknemer/stagiair die een klacht indient.

Artikel 2 De regeling verstaat onder: Seksuele intimidatie: Ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard waarbij tevens sprake is van één van de volgende punten: 1. onderwerping aan dergelijk gedrag wordt, hetzij expliciet hetzij impliciet, gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van een persoon; 2. onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon, wordt gebruikt om mede gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van deze persoon raken; 3. dergelijk gedrag heeft het doel de werkprestaties van een persoon worden aangetast en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd. Agressie en geweld: Voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen, onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid.

62


HOOFDSTUK 2

Klachtencommissie

Artikel 3 De klachtencommissie bestaat uit 3 leden: onafhankelijke voorzitter (extern), lid gekozen door OR, lid gekozen door de directie.

Artikel 4 1. De klachtencommissie is voor de te verrichtten werkzaamheden rechtsreeks verantwoordelijk verschuldigd aan de directie. 2. De directie verschaft de klachtencommissie, in overleg, middelen die nodig zijn voor een goede uitoefening van deze functie. 3. De directie draagt zorg voor vervanging bij afwezigheid van structurele aard.

Artikel 5 1. De klachtencommissie is bevoegd in het belang van het onderzoek met personen te spreken en stukken in te zien. 2. De klachtencommissie rapporteert aan de directie, indien termijnen van afhandeling overschreden worden.

Artikel 6 De klachtencommissie heeft tot taak: a. behandelen van klachten over seksuele intimidatie, agressie en geweld. b. adviseren over maatregelen, indien een klacht gegrond is. c. registreren van aard en omvang van seksuele intimidatie, agressie en geweld hierover jaarlijks aan de directie rapporteren c.q. zo nodig uitbrengen van beleidsadviezen.

Artikel 7 De klachtencommissie heeft verschoningsrecht (het recht om te zwijgen over anonieme bronnen tegenover anderen).

63


HOOFDSTUK 3

Klachtenprocedure Artikel 8 1. Iedere werknemer heeft het recht och tot de vertrouwenspersoon, dan wel de klachtencommissie te wenden met een klacht over seksuele intimidatie, agressie en geweld. 2. De klachtencommissie neemt de klacht slechts in behandeling, indien deze op schrift is gesteld, dan wel schriftelijk bevestigd;

Artikel 9 1. Op dit klachtenreglement kan uitsluitend een beroep worden gedaan door huidige werknemers of met wie de overeenkomst minder dan 1 jaar geleden beëindigd is. 2. De klachtencommissie neemt een klacht niet in behandeling, indien meer dan 1 jaar verstreken is sinds het feit, waarover geklaagd is, zich heeft voorgedaan.

Artikel 10 1. De klachtencommissie behandelt klachten op de voet van de hierna volgende bepalingen van dit hoofdstuk; 2. Indien nodig treft de directie in overleg met de klachtencommissie een nadere regeling inzake de behandeling van de in het eerste lid bedoelde klachten.

Artikel 11 1. De klager en de werknemer, waarover geklaagd is, hebben het recht zich door een raadsman of –vrouw te laten bijstaan en inzage te krijgen in de relevante stukken; 2. De klachtencommissie is verplicht de klager en de werknemer, waarover geklaagd is, te horen.

Artikel 12 1. De klachtencommissie is bevoegd aan de directie, dan wel aan deskundigen of getuigen, op de zaak betrekking hebbenende informatie te vragen. 2. De in het eerste lid genoemde personen zijn, voor zover zij lid van het personeel zijn, verplicht de gevraagde informatie te verstrekken en omtrent het verzoek en informatieverstrekking geheimhouding in acht te nemen.

Artikel 13 1. De klachtencommissie draagt er zorg voor, dat de verkregen informatie strikt vertrouwelijk behandeld wordt. 2. De klachtencommissie mag de verkregen informatie niet aan anderen ter beschikking stellen dan de klager en de werknemer, waarover geklaagd is en de directie. 3. De klager en de werknemer over wie geklaagd wordt worden in de gelegenheid gesteld om kennis te nemen van elkanders standpunten om daarop te kunnen reageren.

64


Artikel 14 1. De klachtencommissie brengt binnen 2 maanden na het indien en van de klacht een gemotiveerd advies uit aan de directie. 2. Indien de in het eerste lid genoemde termijn overschreden wordt, ontvangt de klager en de werknemer, waarover geklaagd is, daarvan bericht met opgave van de afhandelingduur.

Artikel 15 1. Indien de klacht gegrond is, adviseert de klachtencommissie aan de directie om maatregelen te nemen ter beëindiging en ter voorkoming van verdere verstoring van de werksituatie. 2. Indien de klacht gegrond is en de seksuele intimidatie, agressie en geweld het functioneren van de klager belemmeren, dan wel het dienstbelang schaden, adviseert de klachtencommissie aan de directie een disciplinaire maatregel te nemen jegens de werknemer, waarover geklaagd is. 3. Indien de klacht ongegrond is, adviseert de klachtencommissie aan de directe om geen maatregelen te nemen. 4. Zowel de klager als de werknemer, waarover geklaagd is, ontvangen van de klachtencommissie een afschrift van het uitgebrachte advies.

Artikel 16 1. De instantie, die een advies als bedoeld in de eerste die leden van het vorige artikel ontvangen heeft, is verplicht daarover binnen 2 maanden een besluit te nemen. 2. Van het in het vorige lid bedoelde advies kan in het besluite slechts gemotiveerd afgeweken worden. 3. Van het op grond van het uitgebrachte advies te nemen besluit worden afschriften gezonden aan de klachtencommissie, de klager en de werknemer, waarover geklaagd is.

Artikel 17 1. Indien één van de betrokkenen het niet eens is met de beslissing van de directie kan deze zich buiten Bloominess B.V wenden tot de burgerlijke rechter.

65


HOOFDSTUK 4

Vertrouwenspersoon Artikel 18 De vertrouwenspersoon verricht zijn taken volgens de opgestelde functiebeschrijving (zie bijlage 1). HOOFDSTUK 5

Overgangs- en slotbepalingen Artikel 19 De directie kan ter uitvoering van de bepalingen van deze regeling met betrekking tot de klachtenprocedure en de taken en bevoegdheden van de klachtencommissie nadere regels stellen.

Artikel 20 1. Deze regeling is eveneens van toepassing op klachten, die betrekking hebben op seksuele intimidatie, agressie en geweld, die zich meer dan een jaar voor de inwerkingtreding van deze regeling hebben voorgedaan. 2. Het in het vorige lid gestelde wordt in afwijking van hetgeen onder artikel 8 lid 1 bepaald is, niet ongedaan gemaakt door het feit, dat de relatie tussen de werknemer en Bloominess B.V verbroken is.

Artikel 21 Deze regeling treedt in werking op een door de directie te bepalen tijdstip.

Artikel 22 Deze regeling kan worden aangehaald als: klachtenprocedure seksuele intimidatie, agressie en geweld.

66


Bijlage 1

Functiebeschrijving Extern vertrouwenspersoon Organisatie Bloominess Afdeling

Personeelszaken

Functie

Vertrouwenspersoon

Plaats in de organisatie Rapporteert aan:

personeelszaken/directie

Doel van de functie Opvang van medewerkers die zich geconfronteerd voelt met seksuele intimidatie en andere vormen van ongewenst gedrag.

Contacten • •

Hoofd personeelszaken. Directie

Verantwoordelijkheden • •

functioneert als eerste aanspreekpunt bij meldingen van seksuele intimidatie en andere vormen van ongewenst gedrag en zorgt voor de eerste opvang en begeleiding van degene die met seksuele intimidatie/ongewenst gedrag is geconfronteerd. zoekt samen met de melder naar oplossingen, geeft ondersteuning en advies en gaat na of een oplossing in de informele sfeer tot de mogelijkheden behoort;

Kerntaken • •

• • • •

ziet erop toe dat iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van het bestaan van de vertrouwenspersoon, de klachtenprocedure; De vertrouwenspersoon kan een (pro)actieve rol vervullen bij het veranderen van de organisatiecultuur met als doel de preventie van ongewenste omgangsvormen. Voorbeelden hiervan zijn: zelf op mensen afstappen die ongewenst gedrag vertoonden of het onderwerp met leidinggevenden aankaarten en hen stimuleren erop te letten. is medeverantwoordelijk voor een veilig werkklimaat. geeft informatie over de mogelijk te volgen procedures, naast interne klachtenprocedure ook strafrechtelijke of civielrechtelijke procedure en de consequenties daarvan; stelt op verzoek van de melder de klacht op schrift of ondersteunt de melder daarbij en stuurt deze naar de secretaris van de klachtencommissie; doet, in overleg met de melder en bevoegd gezag, aangifte bij zedenpolitie of officier van justitie in geval van ontucht, aanranding en/of verkrachting

67


• •

• • • • •

Indien nodig verwijst de vertrouwenspersoon, de melder naar (in)formele daarvoor in aanmerking komende (hulpverlening)instanties en ondersteunt melder bij het inschakelen van deze instanties, hieronder vallen ook politie en officier van justitie; neemt maatregelen om op korte termijn de leefsituatie van melder te verbeteren, gericht op het stoppen van de seksuele intimidatie. Indien naar de mening van de vertrouwenspersoon de inhoud van de klacht daartoe aanleiding geeft meldt de vertrouwenspersoon de klacht aan het bevoegd gezag; geeft emotionele en psychische ondersteuning aan de melder bij het formeel aanhangig maken van de klacht, bij de klachtencommissie en/of staat de melder bij en vertegenwoordigt deze tijdens een klachtenprocedure; is verantwoordelijk voor nazorg ten aanzien van de melder, opdat voorkomen wordt dat de melder aangesproken wordt op het feit dat hij/zij seksuele intimidatie aanhangig heeft gemaakt; houdt een anonieme registratie bij (o.a. aantallen; aard van de klachten; afwikkeling) op grond waarvan gegevens kunnen worden verstrekt ten behoeve van het jaarverslag; draagt mogelijke oplossingen aan waarmee het beleid gericht tegen seksuele intimidatie kan worden opgesteld c.q. bijgesteld; houd zich op de hoogte van (landelijke) ontwikkelingen op het terrein van preventie en bestrijding van seksuele intimidatie.

Bevoegdheden Vereisten • • • • • • • • • • •

De vertrouwenspersoon heeft globale kennis van mogelijke rechtspositionele en justitiële gevolgen van het indienen van een klacht. De vertrouwenspersoon heeft kennis van de individuele en groepsprocessen die spelen bij seksueel grensoverschrijdend gedrag. De vertrouwenspersoon heeft kennis van de interne organisatiestructuur en cultuur. Heeft levenservaring, is integer en heeft een evenwichtige persoonlijkheid. Kan reflecteren op het eigen gedrag en dat van de ander. Kan omgaan met vertrouwelijke informatie en met weerstanden. Is in staat om zich onafhankelijk op te stellen. De vertrouwenspersoon heeft inzicht in de aard en omvang van de problematiek seksuele intimidatie en in de mogelijke reacties en emotionele gevolgen van slachtoffers van seksuele intimidatie. De vertrouwenspersoon is zowel mondeling als schriftelijk zeer communicatief vaardig De vertrouwenspersoon heeft inzicht in eigen handelen De vertrouwenspersoon is advies- en gespreksvaardig en heeft kennis en vaardigheden om zichzelf en het onderwerp seksuele intimidatie aan de doelgroepen te kunnen presenteren.

Speciale gegevens •

De vertrouwenspersoon is een sociaal,toegankelijk oprecht en gezaghebbend persoon die het vertrouwen geniet van de bij de organisatie betrokken personen( medewerkers en managers); is thuis in de cultuur van de organisatie.

68


Bijlage 3 Openbaarheid/geheimhouding en privacy Documenten van de klachtencommissie, met uitzondering van het jaarverslag, zijn niet openbaar. Een ieder die ingevolge deze regeling op de hoogte is gebracht van feiten dan wel in het bezit is gekomen van schriftelijke stukken met betrekking tot een (mogelijk) geval van ongewenst gedrag is verplicht tot geheimhouding van deze feiten tegenover derden en draagt er zorg voor dat bedoelde stukken niet onder ogen van derden komen. In het kader van de werkzaamheden van de commissie geldt bedoelde geheimhoudingsplicht niet voor zover dit de voortgang van de procedure belemmert. De voorzitter houdt van de door de klachtencommissie behandelde klachten een archief bij. Dit archief is voor niemand dan de leden van de klachtencommissie toegankelijk.

69


Bijlage 11. Aanschaf veiligheidsschoenen

70


Aanschaf veiligheidsschoenen Geachte (nieuwe) collega, Je bent werkzaam in een functie waarvoor veiligheidsschoenen (met harde neus) nodig zijn. Het dragen van veiligheidsschoenen is functiegebonden. Als je een andere functie krijgt is het mogelijk dat je geen veiligheidsschoenen hoeft te dragen.

Mocht jij de veiligheidsschoenen niet dragen dan ga jij ermee akkoord dat alle consequenties die eventueel uit een ongeluk voortvloeien voor jouw rekening zijn. De werkgever verstrekt deze veiligheidsschoenen. Je kunt kiezen uit verschillende modellen schoenen. Maximumprijs is € 90,=. Deze schoenen zijn verkrijgen bij Horticoop, Lakenblekerstraat 24, 1431 GG te Aalsmeer.

Routebeschrijving vanaf Bloominess: bij het verlaten van het terrein naar links, dan bij de stoplichten weer links. Bij de volgende stoplichten rechtdoor. Nu kom je bij de grote kruising richting bloemenveiling. Ga bij deze stoplichten rechtdoor en bij het volgende stoplicht (kort op elkaar!) links. Je rijdt een industrieterrein in en Horticoop bevindt zich verderop aan de linkerkant. Je moet binnen een maand na indiensttreding/ontvangst van deze brief een paar veiligheidsschoenen hebben aangeschaft.

Let op!: • Ga aan het eind van je werkdag naar Horticoop, dan is de beste tijd om schoenen te passen omdat je voeten dan dik zijn van een dag werken! • Aangekomen bij Horticoop vraag je naar Romana van Dijk, of een collega die haar taken waarneemt. Het is zeer belangrijk dat je met begeleiding schoenen past! • Geef duidelijk aan wat voor functie je hebt binnen Bloominess B.V. De ene functie heeft meer veiligheid nodig dan de andere functie. Er zijn schoenen met een stalen neus en er zijn er met een stalen zool of verstevigde hak. • Bespreek of je hoge of lage schoenen wilt, brede of smalle. • Draag de veiligheidsschoenen direct na aanschaf thuis (in huis!) na werktijd minimaal een uur om te kijken of de schoenen niet gaan irriteren. Als de schoen goed zit kan je er mee gaan werken. Als de schoen niet lekker zit, moet je de volgende dag meteen terug naar Horticoop. • Wanneer binnen 3 maanden de schoenen stukgaan, kan je bij Horticoop een nieuw paar ophalen. Binnen 3 tot 6 maanden vallen ze ook nog in de garantie. • De werkbon die je krijgt bij Horticoop moet je aan personeelszaken geven. Als de veiligheidsschoenen kapot of versleten zijn, moeten deze worden ingeleverd bij personeelszaken. Je mag dan weer een paar nieuwe schoenen aanschaffen.

Ook als je uitdienst gaat moeten de veiligheidsschoenen ingeleverd worden bij personeelszaken. Verder moet je onderstaande gegevens laten invullen en wij verzoeken jou zelf dit formulier te ondertekenen voor ontvangst.

71


De werknemer verklaart tevens bij ontvangst van de veiligheidsschoenen dat de schoenen netjes zullen worden behandeld en dat de schoenen bij het einde van de arbeidsovereenkomst ingeleverd moeten worden.

_______________________________________________________________ _____ In te vullen door Bloominess B.V.

Naam medewerk(st)er: Komt conform bovengenoemde regeling in aanmerking voor het aanschaffen van veiligheidsschoenen tot € 90,= bij Horticoop te Aalsmeer. Duurdere schoenen in overleg met personeelszaken. Stempel en handtekening Bloominess B.V.

Handtekening medewerker voor ontvangst

V eiligheidsschoenen:

Invullen personeelszaken: Oude schoenen ingeleverd

ja/nee

getekend ______________

In te vullen door Horticoop: Bovenvermelde medewerker van Bloominess B.V. heeft op (datum) veiligheidsschoenen uit het door Bloominess B.V. geselecteerde assortiment bij Horticoop te Aalsmeer aangeschaft. De totaalprijs van deze veiligheidsschoenen bedraagt € (prijs excl. BTW), dit bedrag zal in rekening worden gebracht bij Bloominess B.V. Medewerker is geholpen door Medewerker van Horticoop

72


Horticoop stuurt dit volledig ingevulde formulier samen met de bijbehorende factuur aan Bloominess B.V., Postbus 172, 1430 AD Aalsmeer, t.a.v. personeelszaken.

73


Bijlage 12. Voorbeeld Standaard Brief,

Adres

Plaats Datum Referentie Contact Tel. E-mail

: : : : : :

Kudelstaart

Jan Jansen +31 297 380 384 [email protected]

Onderwerp

Met vriendelijke groeten, Bloominess B.V.

Jan jansen functie

74


Bijlage 13. Voorbeeld Standaard Fax

FAXBERICHT Aan

:

Van

: Jan Jansen

T.a.v.

:

Referentie :

Faxnummer

:

Tel.

: +31 (297) 380 384

Onderwerp

:

E-mail

: [email protected]

Aantal pagina’s :

Datum

:

Met vriendelijke groeten, Bloominess B.V. Jan Jansen Functie

75


Bijlage 14. Voorbeeld handtekening e-mail Met vriendelijke groeten / Mit freundlichen Gruessen / With kind regards, Jan Jansen Functie

T +31 297 380 384 F +31 297 380 390 E [email protected] Mijnsherenweg 24-a1AS Kudelstaart Postbus 172 | 1430 AD Aalsmeer Alg. +31 297 380380 | Fax +31 297 380390

Please c onsider the e nv ironment before printing t hi s e-mail

76


Bijlage 15. Functioneringsformulier

77


FUNCTIONERINGSGESPREK Naam werknemer: Personeelsnummer: Datum in dienst: Functie: Naam leidinggevende:

Door werknemer in te vullen: 1 = slecht, 2 = matig, 3 = voldoende, 4 = goed, 5 = uitstekend. Opmerkingen van werknemer en leidinggevende kunnen op de regels eronder geplaatst worden.

Functie-inhoud 1. Ben je tevreden over je functie-inhoud bij Bloominess B.V.? 2. Kun je de zwaarte / druk van je functie aan?

Functievervulling 3. Hoe vervul jij je werkzaamheden? 4. Ben je goed in het organiseren van jouw werk? 5. Neem je initiatieven in je werk?

1

2

Werktempo 6. Hoe is jouw werktempo? 7. Heb je jouw werk op tijd af? 8. Wat vind je van het werktempo van je eigen afdeling?

3

1

Resultaat 9. Hoe is de productiviteit van jouw werk (bijv. aantallen)? 10. Wat is de kwaliteit van jouw werk?

Ondersteuning door leidinggevende 11. Kun je alles met jouw leidinggevende bespreken? 12. Heb jij voldoende contact met jouw leidinggevende? 13. Is er regelmatig werkoverleg?

1

4

2

1

1

2

4

5

5

3

2

2

3

4

3

3

5

4

4

5

5

78


Samenwerking met collega’s 14. Kun jij goed samenwerken met jouw collega’s? 15. Help jij collega’s bij wanneer dat nodig is? 16. Heb jij goed contact met jouw collega’s?

1

2

3

4

Werkomstandigheden 17. Hoe vind je de sfeer binnen Bloominess? 18. Ben je tevreden over jouw werkplek? 19. Ga je met plezier naar het werk?

2

3

4

5

1

Ontwikkelingsmogelijkheden 20. Hoe zie je de ontwikkelingsmogelijkheden in jouw functie? 21. Heb jij de mogelijkheid van Bloominess om jezelf te verbeteren? 22. Ben jij zelf in staat om jezelf te verbeteren?

5

1

2

3

4

5

Overige opmerkingen werknemer:

Overige opmerkingen leidinggevende:

Afspraken voor de komende periode (6 maanden):

Voor akkoord:

Datum:

(werknemer)

(leidinggevende)

79


Bijlage 16. Beoordelingsformulier productie

80


Beoordelingsgesprek Doel van het gesprek:

Contract wijziging

Functiegesprek

Personeelsnummer:

Geboortedatum:

Naam:

Leeftijd:

Roepnaam:

Sofinummer:

Functie:

Telefoonnummer:

Beloningsgroep:

Woonplaats:

Beoordelingsgesprek

Contract gegevens

Huidig salaris per maand

In dienst vanaf:

Bruto vanaf datum:

Tijdelijk contract t/m :

Bruto fulltime 40uur:

Einde contract:

Bruto ---- uur:

Contract geldig vanaf: Secundaire arbeidsvw:

Premie

Reisk.

Auto

Toeslag

Werktijden Uren per week Weekuur model vanaf: MA:

DI: WOE:

DO: VRIJ:

Opmerkingen beoordelaar: (datum doel, afspraken etc.)

Opmerkingen medewerker: (wensen, klachten etc.)

Leiding (naam + paraaf):

Datum:

81


Beoordelingsgesprek Naam: Roepnaam: Functie: In dienst vanaf:

Beoordelingscijfer

1 tot en met 10

Kwaliteit 1 Is de kwaliteit van je werk naar verwachting als er gekeken wordt naar je ervaring en kennis: 2 Wat is de kwaliteit van je werk zijnde ________________________________: 3 Wat is de kwaliteit van je werk zijnde ________________________________ en overige werkzaamheden: Totaal kwaliteit:

Organisatie van het werk 4 Volg je de aanwijzigen/werkinstructies goed op: 5 Houd je je aan de interne regels (het huishoudelijk reglement): 6 Stel je je flexibel op wat betreft de werktijden: Totaal organisatie van het werk: Collegialiteit 7 Help je je collega als hij/zij dat vraagt: 8 Heb je goed contact met je collega’s: 9 Kan je goed samenwerken: Totaal collegialiteit: Tempo & zelfstandigheid 10 Is je tempo goed: 11 Werk je zelfstandig of heb je nog instructie/hulp nodig: 12 Heb je een goede inzet: Totaal tempo & zelfstandigheid: Werkhouding 13 Ben je gemotiveerd en betrokken bij het werk: 14 Hoe is jouw houding ten opzichte van jouw leidinggevende(n): 15 Stel je je flexibel op wat betreft aanpassingen en/of veranderingen in de werkzaamheden: Totaal werkhouding: Eindoordeel:

82


Beoordelingsgesprek De belangrijkste gerealiseerde afspraken in de afgelopen periode:

De belangrijkste taakstellende afspraken voor de komende periode:

Opmerkingen beoordelaar:

Opmerkingen functiehouder:

Vervolgprocedure:

Gezien (naam+paraaf):

Datum:

Functiehouder (naam+paraaf):

Datum:

Beoordelaar (naam+paraaf):

Datum:

Manager (naam+paraaf):

Datum:

83


Bijlage 17. Beoordelingsformulier

84


Beoordelingsgesprek Doel van het gesprek:

Contract wijziging

Functiegesprek

Personeelsnummer:

Geboortedatum:

Naam:

Leeftijd:

Roepnaam:

Sofinummer:

Functie:

Telefoonnummer:

Beloningsgroep:

Woonplaats:

Beoordelingsgesprek

Contract gegevens

Huidig salaris per maand

In dienst vanaf:

Bruto vanaf datum:

Tijdelijk contract t/m:

Bruto fulltime 40uur:

Einde contract:

Bruto uur:

Contract geldig vanaf: Secundaire arbeidsvw:

Premie

Reisk.

Auto

Toeslag

Werktijden Uren per week Weekuur model vanaf: MA: DI:

WOE: DO:

VRIJ:

Opmerkingen beoordeelaar: (datum doel, afspraken etc.)

Opmerkingen medewerker: (wensen, klachten etc.)

Leiding (naam + paraaf):

Datum:

85


Beoordelingsgesprek Naam: Roepnaam: Functie: In dienst vanaf:

Beoordelingscijfer

1 tot en met 10

Kennis / vaardigheden / kwaliteit 1 Wat is de kwaliteit van je werk? 2 Heb je voldoende kennis en ervaring voor je werk? 3 Is de kwaliteit van je werk naar verwachting als er gekeken wordt naar je ervaring en kennis? Organisatie van het werk 4 5 6 7

Ben je in staat om je eigen werk te plannen en in te delen? Heb je de afgesproken doelen in de afgelopen periode bereikt? Houd je je aan de interne regels en voorschriften? Volg je de werkinstructies goed op? Collegialiteit

8 9 10 11

Help je een collega als hij/zij dat vraagt? Heb je goed contact met je collega’s? Kan je goed samenwerken? Hoe is je houding ten opzichte van je leidinggevende? Persoonlijke kwaliteiten

12 13 14 15

Neem je voldoende initiatief in je werk? Ben je in staat om flexibel in te spelen op veranderingen? Heb je de voor je functie noodzakelijke mondelinge uitdrukkingsvaardigheid? Heb je de voor je functie noodzakelijke schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid? Werkhouding

16 17 18 19

Heb je een goede inzet? Ben je gemotiveerd? Heb je een servicegerichte instelling naar klanten en/of collega’s? Is je persoonlijke presentatie goed?

Eindoordeel

86


Beoordelingsgesprek De belangrijkste gerealiseerde afspraken in de afgelopen periode:

De belangrijkste taakstellende afspraken voor de komende periode:

Opmerkingen beoordelaar:

Opmerkingen functiehouder:

Vervolgprocedure:

Gezien (naam+paraaf):

Datum:

Functiehouder (naam+paraaf):

Datum:

Beoordelaar (naam+paraaf):

Datum:

Manager (naam+paraaf):

Datum:

87


Bijlage 18. Regeling disciplinaire maatregelen 1.

2.

Disciplinaire maatregelen Ongeacht de bevoegdheden, haar door de wet gegeven, is Bloominess bevoegd tegen de werknemer, die zich schuldig maakt aan veronachtzaming van de hem opgedragen werkzaamheden, niet nakoming van de door Bloominess gegeven instructies of de in gevolge het huishoudelijk reglement op hem rustende verplichtingen, een van de onder punt 2 vermelde disciplinaire maatregelen te treffen. Deze maatregelen zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

3.

Ter verantwoording roepen met schriftelijke bevestiging Schriftelijke waarschuwing Verlagen, bevriezen of opschorten beloning Geldboete Schorsing Beëindiging arbeidsovereenkomst Ontslag op staande voet

Uitleg van de begrippen Ter verantwoording roepen met schriftelijke bevestiging Bloominess kan de werknemer ter verantwoording roepen. De werknemer wordt voor een gesprek uitgenodigd. Dit gesprek wordt schriftelijk aan de werknemer bevestigd. Schriftelijke waarschuwing Een waarschuwing wordt schriftelijk door Bloominess aan de werknemer gegeven. Verlagen, bevriezen of opschorten beloning Maatregelen in de beloningssfeer betreffen het verlagen, bevriezen of opschorten van salaris, het niet uitkeren van tantièmes / dertiende maand / bonus, of het achterwege laten van loonsverhoging. Schorsing Van schorsing is sprake wanneer een werknemer tijdelijk buiten functie wordt gesteld. Schorsing wordt doorgaans opgelegd voor de periode van een dag tot circa een week, afhankelijk van de zwaarte van de overtreding. De duur van de schorsing kan eenmalig verlengd worden.

88


Beëindiging van de arbeidsovereenkomst Het verzuim door werknemer is dermate ernstig dat Bloominess zich genoodzaakt ziet de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Ontslag op staande voet Bij daden, eigenschappen of gedragingen van de werknemer die tot gevolg hebben dat van Bloominess redelijkerwijs niet gevergd kan worden dat de arbeidsovereenkomst voortduurt, volgt een ontslag op staande voet.

89

Huishoudelijk Reglement

Recommend Documents