Huishoudelijk Reglement van de Buurtvereniging Pelgrim-buurt 1
Inleiding
1.1 Dit Huishoudelijk Reglement (hierna: HR) van de Buurtvereniging Pelgrim-buurt (hierna: PB) omvat een nadere uitwerking van de notariële statuten. Het geeft tegelijkertijd aanvullende procedures en afspraken, waarbij de notariële statuten steeds prevaleren. 1.2 De notariële statuten zijn te allen tijde ter inzage voor leden van de PB bij de secretaris van de vereniging. 1.3 Het HR is te allen tijde ter inzage voor de leden van de PB. Het zal ook op de website geplaatst worden. 2
Naam en zetel
2.1 PB is een vereniging, voor onbepaalde tijd opgericht bij notariële akte op 24 februari 2011. 2.2 De vereniging is gevestigd in Gaanderen (op het adres van het secretariaat) en heeft volledige rechtsbevoegdheid. De bestuursleden zijn, bij behoorlijk bestuur, niet aansprakelijk voor de schulden van de vereniging. 3
Doelstelling
Het doel van de PB is het bevorderen van contacten en saamhorigheid tussen de leden en het behartigen van de belangen van de leden, in de ruimste zin. 4
Structuur van de PB
4.1 De PB bestaat uit leden, die een bestuur kiezen. De voor de eerste maal benoemde bestuursleden zijn vastgelegd bij notariële akte. 4.2 Minimaal een maal per jaar is er een Algemene Leden Vergadering (ALV). 4.3 De geldmiddelen van de PB bestaan uit de contributies van de leden en uit eventuele andere incidentele baten.
Versie 7 maart 2011
Pagina 1
5 5.1
Lidmaatschap en contributie Lidmaatschap
5.1.1 Leden van de vereniging kunnen zijn de bewoners vanaf 18 jaar van de woonhuizen die zijn gelegen aan Plaatwerkerstraat nummers 3, 5, 7, 9, 11 en 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20, Emailleerstraat nummers 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28, 30, 32, 34, 36 en 38, Montagestraat 9, 11, 13, 15, 17 en 19. 5.1.2 Het lidmaatschap is per persoon. 5.1.3 Aanmelding als lid dient schriftelijk te geschieden bij het secretariaat (zie 13.1), met vermelding van naam, voornaam, adres en handtekening. 5.1.4 Het verenigingsjaar loopt van 1 februari t/m 31 januari. Opzeggen van het lidmaatschap door het lid moet schriftelijk of per e-mail gebeuren, tegen het einde van een verenigingsjaar en met inachtneming van een opzeggingstermijn van één dag. 5.1.5 Leden hebben, mits de contributie voldaan is: recht op deelname aan de voor hen georganiseerde activiteiten, recht op inwonende kinderen tot en met 17 jaar gratis te laten meedoen aan voor hen georganiseerde activiteiten. spreek-, stem- en (actief en passief) kiesrecht tijdens de Algemene Leden Vergadering 5.2
Contributie
5.2.1 De contributie (voor de hoogte zie 13.3) is vooraf verschuldigd. Bij lid worden gedurende een verenigingsjaar (voor nieuwe bewoners) is zal de penningmeester de contributie vaststellen op basis van redelijkheid en billijkheid. 5.2.2 Er is een eenmalig inschrijfgeld van € 10. Bij opnieuw lid worden is wederom inschrijfgeld verschuldigd. 5.2.3 Betaling kan geschieden door betaling op bankrekening 1051.60.474 t.n.v. Buurtvereniging Pelgrim-buurt.
Versie 7 maart 2011
Pagina 2
5.2.4 Betaling dient plaats te vinden uiterlijk in de tweede maand van het verenigingsjaar, ofwel in de maand maart. 5.2.5 Er vind geen teruggave plaats in de loop van een verenigingsjaar. 5.2.6 Indien een lid niet in staat is om tijdig (zie artikel 5.2.4) de contributie te betalen kan op initiatief van het lid in overleg met de penningmeester een betalingsregeling worden getroffen. Het lid zal alsdan de penningmeester voor de in artikel 5.2.4 gestelde termijn hierom verzoeken. De inhoud van de betalingsregeling wordt door de penningmeester vastgesteld. 5.2.7 Indien niet aan de in artikel 5.2.4 geldende betalingsverplichting wordt voldaan houdt het bestuur het recht voor om het lidmaatschap te ontbinden. 6
Algemene vergadering
Jaarlijks wordt een algemene vergadering gehouden, waarin onderwerpen aan de orde komen zoals in de notariële statuten zijn vastgelegd. 7
Bestuur
Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging, binnen de grenzen van de statuten.
Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door commissies die door het bestuur worden benoemd. 7.1
Samenstelling
7.1.1 Het bestuur bestaat bij voorkeur uit 5 leden, echter ten minste uit 3 en ten hoogste uit 5 leden. 7.1.2 De benoeming van bestuursleden en beëindiging van bestuurslidmaatschap geschiedt zoals vastgelegd in de notariële statuten. 7.1.3 Het bestuur wijst uit zijn midden een Voorzitter, een Secretaris en een Penningmeester aan. 7.1.4 Er is een lijst met rooster van aftreding beschikbaar bij de secretaris. 7.2
Taken
7.2.1 De voorzitter is het gezicht van de vereniging, naar buiten en naar binnen. Hij heeft de volgende taken: het voorzitten van de ledenvergaderingen en de bestuursvergadering, het leiden van het bestuur, dwz: hij neemt initiatieven, coördineert en zorgt dat de
Versie 7 maart 2011
Pagina 3
-
bestuurswerkzaamheden worden uitgevoerd, het onderhouden van de formele contacten naar buiten (Gemeente, platforms etc.)
7.2.2 De Secretaris is de schrijver van het bestuur en daarmee van de organisatie. Hij heeft de volgende taken: hij schrijft brieven en andere stukken namens de vereniging, hij houdt een register waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen, hij bewaart de ontvangen brieven en afschriften van de verzonden brieven, maakt verslagen van de diverse vergaderingen en stuurt deze zo spoedig mogelijk na de vergadering rond, stelt samen met de voorzitter de agenda op en stuurt deze tijdig rond, geeft bestuursmutaties door aan KvK, Bank en verzekeringsmaatschappij, bewaart de administratie ten minste 7 jaar. 7.2.3 De Penningmeester beheert het geld van de vereniging. Dit omvat de volgende taken: hij houdt de kas en beheert de bankrekeningen, hij doet en ontvangt betalingen, hij houdt het kas- en bankboek bij en zorgt voor de administratieve verwerking van betalingen en ontvangsten. hij maakt het financieel jaarverslag en bewaakt de plannen van het Bestuur aan de hand van de begroting, hij houdt een lijst bij van bezittingen van de vereniging, archiveert de financiële stukken 7 jaar. 7.2.4 Het bestuur onderhoudt (of laat onderhouden) de internetpagina www.pelgrim-buurt.nl. 8 Buurtbelangen en Welzijn Het bestuur draagt zorg dat de volgende activiteiten worden uitgevoerd: o o
9
Bij overlijden wordt een kaart van medeleven gestuurd. Als bij een van de leden een baby geboren wordt, wordt door het bestuur een geboortedoek geplaatst. Activiteiten
9.1. Een lid kan aan activiteiten deelnemen als tijdig voor een activiteit is opgegeven. Op www.pelgrim-buurt.nl staan een activiteitenagenda, een inschrijfformulier en per activiteit een datum tot wanneer opgave mogelijk is. 9.2 Het bijwonen van activiteiten van de PB dient te geschieden op een nette en ordentelijke manier. Leden die overlast veroorzaken zullen van het bestuur een waarschuwing ontvangen. Indien deze waarschuwing geen resultaat oplevert zullen deze leden van verder deelnamen
Versie 7 maart 2011
Pagina 4
worden uitgesloten en geschorst, welke schorsing schriftelijk wordt medegedeeld door de secretaris. 9.3 Bij uitzondering kunnen introducés deelnemen aan de activiteiten. In dat geval dient dit ruim van tevoren aangevraagd te worden bij het bestuur, dat hierover een beslissing zal nemen en een deelnameprijs zal vaststellen. 10
Onkosten
10.1 Uitgangspunt bij het vergoeden van onkosten is: -
11
Er is sprake van vrijwilligerswerk. Daarom vindt geen algemene vergoeding of vergoeding van tijd plaats. Onkosten worden in redelijkheid vergoed. Onkosten dienen schriftelijk gedeclareerd te worden, voorzien van de naam en bankrekening van de declarant en onder voorlegging van originele nota´s. Onkosten worden vergoed alleen bij toestemming vooraf van twee bestuursleden. Kascontrole
De kascontrole vindt jaarlijks plaats door twee leden, e.e.a. zoals nader uitgewerkt in de notariële statuten. 12
Aansprakelijkheid en verzekering
MOMENTEEL WORDT ONDERZOCHT OF ER EEN AANSPRAKELIJKHEIDSVERZEKERING WORDT AFGESLOTEN 13
Contributie en inschrijfgeld
Contributie verenigingsjaar 1 februari tot en met 31 januari: € 35 per jaar Inschrijfgeld : 14
€ 10
Materiaal
De PB beschikt over een tent, 3 hangtafels en een geboortedoek. De tent en hangtafels worden slechts gebruikt bij activiteiten van buurtvereniging Pelgrim-buurt en worden derhalve niet uitgeleend voor privégebruik. Het geboortedoek wordt niet uitgeleend voor privégebruik. Rick Lavalaye Arno Gerritsen Rudi Tragter Herbert Klanderman Tim Fontein
Versie 7 maart 2011
Pagina 5
