PANDUAN USULAN
HIBAH PENYELENGGARAAN KONFERENSI INTERNASIONAL Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat (DRPM) UNIVERSITAS INDONESIA
April 2015
BOPTN 2015
LATAR BELAKANG Universitas Indonesia bercita-cita menjadi universitas yang unggul dalam bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan sebagai solusi masalah nasional dan global. Visi ini tentunya harus didukung dengan peningkatan kualitas dan kuantitas publikasi akademisi Universitas Indonesia. Sejalan dengan komitmen Universitas Indonesia untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas publikasi akademisi Universitas Indonesia, Direktorat Riset dan Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Indonesia (DRPM UI) telah berupaya mengakomodasi kebutuhan penelitian akademisi Universitas Indonesia dengan menawarkan beberapa skema penelitian hibah. Masing-masing skema penelitian memiliki tujuan khusus. DRPM mewajibkan penerima hibah penelitian untuk memublikasikan hasil penelitiannya di jurnal nasional maupun di jurnal internasional. Sebagai tindak lanjut dari luaran penelitian, akademisi dituntut untuk mampu memublikasikan hasil penelitiannya agar kepakarannya sebagai peneliti meningkat. Salah satu tahapan penting dalam proses publikasi adalah diseminasi hasil penelitian melalui seminar atau konferensi di tingkat nasional maupun internasional. Seminar internasional yang dapat diikuti oleh akademisi Indonesia tidak harus dilakukan di luar negeri, tetapi dapat juga dilakukan di dalam negeri. Melalui konferensi internasional diharapkan para peneliti dapat bertukar informasi sehingga akan dapat menambah wawasan dan kematangan berpikir ilmiah. Konferensi internasional dapat juga menjadi sarana untuk menjalin kerjasama antar penelitian sebidang, khususnya yang berasal dari luar negeri. Keikutsertaaan peneliti dalam konferensi internasional juga dapat membuka peluang publikasi ilmiah pada prosiding atau jurnal yang memiliki reputasi baik. Menindaklanjuti upaya untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas publikasi internasional akademisi Universitas Indonesia, DRPM menawarkan kesempatan kepada program studi atau departemen, fakultas, pusat riset untuk mengikuti kompetisi Hibah Penyelenggaraaan Konferensi Internasional. Hibah ini diharapkan dapat menjadi sarana bagi pengembangan kapasitas keilmuan akademisi Universitas Indonesia. Pengusul Hibah Penyelenggaraaan Konferensi Internasional ini adalah program studi atau jurusan, departemen, fakultas, atau lembaga/pusat riset dengan persetujuan pimpinan perguruan tinggi. Penentuan pemenang hibah akan dilakukan melalui seleksi atau kompetisi atas proposal yang diajukan.
MAKSUD DAN TUJUAN Program ini bertujuan untuk: 1. memberikan bantuan pendanaan kepada program studi atau departemen, fakultas, atau pusat riset untuk menyelenggarakan pertemuan ilmiah berskala internasional; dan biaya operasional pengurusan prosiding untuk registrasi indeks scopus 2. meningkatkan jumlah publikasi internasional akademisi Universitas Indonesia; 3. meningkatkan kerjasama antar peneliti dari berbagai negara, dan sekaligus menjadi media publikasi bagi akademisi Universitas Indonesia; dan
4. mendorong dilaksanakannya pertemuan ilmiah tingkat internasional secara rutin.
SKEMA 1. Penyelenggaraan Konferensi Internasional Terindeks di Database Internasional Konferensi yang diselenggarakan telah terindeks oleh database bereputasi Internasional (Mis. Scopus atau Web of Science) dan menghasilkan sebuah prosiding yang telah terindeks didatabase Internasional tersebut. Pengusul dapat menunjukkan pengindeksan artikel-artikel dari prosiding konferensi yang telah diselenggarakan. 2. Penyelenggaraan Konferensi Internasional Bekerjasama dengan Jurnal Bereputasi Internasional Konferensi yang diselenggarakan melibatkan kerjasama dengan jurnal atau asosiasi internasional yang dapat memublikasikan artikel-artikel dari konferensi tersebut dapat terindeks di database internasional (Mis. Scopus atau Web of Science). Pengusul dapat menunjukkan korespondensi dengan jurnal atau asosiasi internasional sebagai bukti dalam proposal yang akan diajukan.
ELIGIBILITAS PENGUSUL Skema 1. Penyelenggaraan Konferensi Internasional Terindeks di Database Internasional 1. Hibah ini diperuntukkan bagi departemen/program studi/fakultas di lingkungan UI, Pusat Riset UI tingkat universitas/fakultas. 2. Pengusul harus secara tegas mencantumkan bahwa kegiatan konferensi dibiayai oleh DRPM UI. Kontribusi pendanaan/dana pendamping dari Fakultas/prodi/departemen pengusul merupakan nilai tambah dan menjadi salah satu pertimbangan persetujuan proposal. Apabila pengusul memiliki kesempatan untuk mendapatkan sumber pendanaan lain, maka pengusul harus secara tegas menyatakan di dalam usulan kegiatan sumber pendanaan tersebut berasal. 3. Pengusul harus menunjukkan susunan kepanitiaan yang disahkan dengan surat penugasan dari rektor/wakil rektor, atau dekan fakultas, atau ketua program pascasarjana, atau kepala pusat riset tingkat universitas yang ada di lingkungan UI 4. Konferensi yang akan diselenggarakan diajukan dengan pengesahan oleh manajer riset fakultas dan disetujui oleh dekan fakultas, ketua program pascasarjana, atau kepala pusat riset tingkat universitas yang ada di lingkungan UI. 5. Pengusul memberikan bukti indexing
Skema 2. Penyelenggaraan Konferensi Internasional Bekerjasama dengan Jurnal Bereputasi Internasional 1. Hibah ini diperuntukkan bagi departemen/program studi/fakultas di lingkungan UI, Pusat Riset UI tingkat universitas/fakultas. 2. Pengusul harus secara tegas mencantumkan bahwa kegiatan konferensi dibiayai oleh DRPM UI. Kontribusi pendanaan/dana pendamping dari Fakultas/prodi/departemen pengusul merupakan nilai tambah dan menjadi salah satu pertimbangan persetujuan proposal. Apabila pengusul memiliki kesempatan untuk mendapatkan sumber pendanaan lain, maka pengusul harus secara tegas menyatakan di dalam usulan kegiatan sumber pendanaan tersebut berasal. 3. Pengusul harus menunjukkan susunan kepanitiaan yang disahkan dengan surat penugasan dari rektor/wakil rektor, dekan fakultas, ketua program pascasarjana, atau kepala pusat riset tingkat universitas yang ada di lingkungan UI 4. Konferensi yang akan diselenggarakan diajukan dengan pengesahan oleh manajer riset fakultas dan disetujui oleh dekan fakultas, ketua program pascasarjana, atau kepala pusat riset tingkat universitas yang ada di lingkungan UI. 5. Judul konferensi dipastikan tidak sama
konferensi atau prosiding yang telah terbit dengan konferensi yang telah terindeks 6. Tersedia website yang berisi informasi dalam database internasional. Untuk hal ini, mengenai konferensi pengusul dapat mengecek di beberapa 7. Editor yang terlibat sebesar 50% dari luar database konferensi internasional. negeri 6. Judul konferensi yang akan diselenggarakan 8. Reviewer yang terlibat sebesar 50% dari luar harus berbahasa Inggris. negeri 7. Pengusul harus menunjukkan korespondensi 9. Penulis artikel yang terlibat sebesar 50% dari dengan jurnal atau asosiasi internasional yang luar negeri dapat memublikasikan artikel-artikel atau abstrak yang dipresentasikan dalam konferensi 8. Tersedia website yang berisi informasi mengenai konferensi
LUARAN ATAU TARGET PROGRAM Luaran dari kegiatan ini adalah terlaksananya konferensi dan terpublikasinya karya ilmiah hasil penelitian akedemisi dalam bentuk prosiding atau artikel jurnal yang siap dipublikasikan pada pengindeks internasional (Mis. Scopus, Web of Science).
JUMLAH DANA YANG DIBERIKAN Hibah yang disediakan bernilai Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah) per proposal yang disetujui. Hibah diberikan melalui 2 tahapan yaitu: 70% dan 30%. 1. Dana tahap I dicairkan setelah: a. Dikeluarkannya SK Rektor tentang penerima Hibah Penyelenggaraan Konferensi Internasional b. Penandatangan kontrak, dan c. Berkas administrasi sesuai aturan pemerintah tahun 2015 2. Dana tahap II dicairkan setelah: a. Laporan kemajuan telah diterima DRPM UI sesuai dengan jadwal. b. Berdasarkan hasil review atas laporan kemajuan pengusul dipandang telah berhasil menjalankan kegiatan dan menghasilkan luaran sesuai dengan proposal yang diajukan. c. Pengindeksan artikel telah jelas disebutkan oleh pengusul dan tertera dalam website konferensi
DOKUMEN PENGAJUAN Berkas yang dikirimkan terdiri atas: 1. Proposal ditulis dalam bahasa Indonesia. 2. Sampul muka usulan adalah sesuai dengan format yang disiapkan DRPM UI (Lampiran 1) dengan sampul muka berwarna Oranye. 3. Formulir usulan yang ditandatangani oleh Pengusul, Ketua Departemen/Program Studi/Laboratorium/Pusat Riset, Manajer Riset dan Pengabdian Masyarakat serta Dekan Fakultas/Ketua PPs yang bersangkutan (Lampiran 2) 4. Surat pernyataan di atas materai yang memuat bahwa pengusul bersedia menuntaskan
5. 6. 7. 8. 9. 10.
kegiatan Konferensi sesuai yang ditentukan dalam perjanjian hibah (Lampiran 4) Deskripsi Prosiding yang telah diterbitkan (Khusus Pengusul Skema 1. Lampiran 5) Sistematika Proposal (Lampiran 6) Surat Keterangan sebagai dosen/periset UI (jika pengusul bukan dosen PNS/BHMN) (Lampiran 6) Biodata pengusul berupa CV sesuai format DRPM UI update paling lama Februari 2015 Usulan dijilid rapi dan dibuat sebanyak 2 (dua) eksemplar Mengisi formulir isian dan mengupload softcopy berisi file usulan (gabungan lampiran 1-8) dalam bentuk pdf dalam format nama file: Nama_Fak di web SIRIP (www.sirip.ui.ac.id).
MEKANISME SELEKSI EVALUASI DAN LAPORAN AKHIR 1. Proposal dan anggaran biaya (RAB) diterima oleh DRPM sesuai tenggat yang akan di tentukan. 2. Penetapan pemenang proposal Hibah Penyelenggaraan Konferensi Internasional dilakukan melalui proses seleksi. Usulan akan diseleksi oleh Tim Evaluasi dan dinilai berdasarkan persyaratan administrasi serta kriteria penilaian yang telah ditentukan. 3. Pelaksanaan konferensi antara Juni s.d September 2015. 4. Penyaluran dana tahap pertama (70%) diberikan jika penerima hibah telah memenuhi syarat atau lolos seleksi administrasi, substansi, dan presentasi. 5. Penyaluran dana tahap kedua (30%) dilakukan setelah kegiatan konferensi internasional selesai dilaksanakan yang dibuktikan dengan rencana publikasi artikel di jurnal atau prosiding yang siap dipublikasikan pada pengindeks internasional (Mis. Scopus, Web of Science). Laporan Kemajuan Pekerjaan dan bukti-bukti pengeluaran yang sah untuk pembiayaan pada tahap pertama (70%), serta telah dilakukan verifikasi oleh DRPM UI yang disertai dengan surat pernyataan kesanggupan menyampaikan laporan akhir penyelenggaraan kegiatan. 6. Draft prosiding harus sudah siap minimal 70% saat evaluasi pada bulan Oktober 2015 7. Laporan akhir kegiatan sudah harus diterima oleh DRPM UI selambat-lambatnya pada bulan November 2015 yang dilengkapi dengan bukti-bukti pengeluaran yang sah secara keseluruhan (100%). 8. Tersedia informasi yang lengkap mengenai konferensi secara online. 9. Kriteria penilaian antara lain a. Kebijakan konferensi - Informasi dalam petunjuk penulisan - Komposisi dewan editor luar negeri dan dalam negeri - Komposisi penulis luar negeri dan dalam negeri - Alur dalam proses peer review - Abstrak dalam bahasa Inggris b. Konten - Implementasi keilmuan - Kejelasan abstrak - Kesesuaian tujuan dan ruang lingkup konferensi - Kualitas artikel c. Reputasi konferensi - Sitasi artikel atau abstrak di database jurnal internasional (Mis. Scopus, Web of Science) - Reputasi editor (memiliki h-index yang tinggi)
d. Keberlanjutan dan keberkalaan konferensi e. Ketersidiaan online - Tersedianya informasi mengenai konferensi secara online - Bahasa yang digunakan dalam website adalah bahasa Inggris - Kualitas dan kelengkapan informasi website (Mis. Guidelines for Author, Peer Review Process) f. Tujuan konferensi, sasaran konferensi, kepanitiaan, pembicara dan peserta konferensi yang dilibatkan, target konferensi, dan Rancangan Anggaran Biaya konferensi.
MEKANISME PENGGUNAAN BIAYA Jenis Kegiatan yang Dapat Didanai adalah: 1. Biaya yang dikeluarkan untuk editor dan mitra bebestari asing, yang mencakup biaya perjalanan, honor, akomodasi, dan konsumsi; 2. Biaya penyelenggaraan konferensi, yang dapat berupa sewa gedung, konsumsi selama konferensi, conference kits, dan dokumentasi; 3. Biaya kesekretariatan; 4. Biaya penerbitan prosiding/artikel di pengindeks internasional (Scopus, ISI Thomson). 5. Penghargaan bagi makalah terbaik; 6. Biaya penyusunan laporan; 7. Tidak diperkenankan untuk pembelian peralatan maupun pembelian yang bersifat investasi (misalnya; laptop, dan lain sebagainya); dan 8. Komposisi pendanaan harus proporsional dan mengacu pada peraturan-perundang yang berlaku. Beberapa catatan terkait seleksi, sebagai berikut: 1. Reviewer dan panitia seleksi dapat mengusulkan dan menentukan perubahan RAB dengan mempertimbangkan efisien dan efektivitas pemanfaatan dana. 2. Untuk efisiensi dana, DRPM dapat meminta dilakukannya revisi proposal jika ada kegiatan yang dapat dilakukan bersama oleh dua atau lebih pengusul, atau ada alternatif kegiatan yang lebih baik dalam mencapai tujuan yang ada dalam buku panduan ini atau dalam proposal. Hal-hal yang tidak diatur dalam ketentuan ini akan dibuat kemudian berdasarkan rapat Tim Seleksi dalam bentuk Berita Acara.
JADWAL Batas waktu pengajuan usulan hari Jumat, 29 Mei 2015 pukul 16.00 WIB. Daftar pengusul yang terpilih untuk menerima hibah akan diumumkan pada tanggal 14 Mei 2015 di website DRPM (www.research.ui.ac.id). Laporan kegiatan harus dikumpulkan pada waktu yang telah ditentukan, sebagai syarat untuk pencairan dana tahap 2.
Formulir usulan dan persyaratan administrasinya dikirimkan ke: Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat Universitas Indonesia Gedung ILRC UI Lt. 1, Kampus UI Depok 16424 Telp (021) 7270152, Faks (021) 78849119 Website: www.research.ui.ac.id e-mail:
[email protected] CP: Ludia Safitri
