Het creëren van draagvlak bij verandering van het huisvestingsconcept

P5 – Nick de Lange

18 april 2013

Het creëren van draagvlak bij verandering van het huisvestingsconcept

Dr. Ir. D.J.M. (Theo) van der Voordt Prof. Dr. Ir. J.W.F. (Hans) Wamelink Ir. E. (Edward) Verbree

Ir. Th. (Thijs) Edelkoort Ir. K.J. (Niels) Vlieg

Inhoud  

 

2/49

Onderzoeksopzet Theorie & empirie  Cases  Tijd  Product  Proces  Kostencalculatie  Implementatie in HK-model Conclusie & aanbeveling Vragen

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie

Conclusie & aanbevelingen

Vragen

3/49

Onderzoeksopzet

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Door veranderingen in de maatschappij passen veel organisaties 4/49 de huisvesting aan Veranderingen in de maatschappij en de werkstijlen  Generatie Y (>’90) Sneller, groter netwerk & job hopper  Verschuiving naar een meer virtuele maatschappij  Verandering in verschil tussen werktijd en privé  Flexibele werkplek: maakt het mogelijk overal te werken

Organisaties die de huisvesting aanpassen:

Bron: Philips

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Bij een veranderproces ontstaat veelal weerstand, daarom 5/49 moet in het HK-model aandacht worden besteed aan draagvlak Veranderproces: Aanpassing van het huisvestingsconcept waarvoor nieuwbouw of verbouwing nodig is



Weerstand kan leiden tot een daling van de productiviteit

Productiviteit

Verandering leidt na inhuizen veelal tot weerstand

Weerstand



Bron: Laframboise De Bruyne

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Het aanpassen van de huisvesting kan met het HK-model, dat 6/49 een generieke structuur bied voor het veranderproces

In het kort:  Vier stappen om tot een resultaat te komen  Maken van proceskeuzes



In HK-model komt aspect van draagvlak creëren niet goed naar voren

Stappen HK-model aanleiding

informatie verzamelen

Bekendmaken intenties vaststellen

Verhuizen

conceptuele keuze

uitwerken en implementeren

resultaten

Fasen projectmatig werken initiatief

Onderzoeksopzet

Bron: Ikiz-Koppejan et al definitie

ontwerp

Theorie & empirie

voorbereiding

realisatie


Vragen

nazorg

De onderzoeksvraag

7/49

‘Op welke wijze is het mogelijk om op een haalbare manier draagvlak te creëren bij de verandering van kantorenhuisvesting en hoe kan het creëren van draagvlak worden geïmplementeerd in het HK-model?’

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

De onderzoeksvraag

8/49

‘Op welke wijze is het mogelijk om op een haalbare manier draagvlak te creëren bij de verandering van kantorenhuisvesting en hoe kan het creëren van draagvlak worden geïmplementeerd in het HK-model?’

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

9/49

Theorie en empirie Cases Tijd Product Proces Kostencalculatie Implementatie in HK-model

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Weerstand kan worden weggenomen door draagvlak te creëren 10/49 en medewerkers te leren omgaan met de nieuwe werkplek

Leren

Weerstand

Productiviteit

Draagvlak creëren

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Weerstand zal ontstaan in de bewustwordingsfase als de nadelen groter zijn dan de voordelen Prochaska & DiClemente:

11/49

Wonokromo:

Negatief Positief Draagvlak creëren

Negatief Positief Leren

Bron: Wonokromo, Strebel, Prochaska en DiClemente

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Draagvlak is afhankelijk van 4 factoren, waarbij de tijd, het product en het proces beïnvloed kunnen worden

12/49

 Draagvlak creëren betekent ervoor zorgen dat je van tevoren ondersteuning en goedkeuring verwerft voor plannen die je wilt gaan uitvoeren of beslissingen die je wilt gaan nemen.

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

13/49

Cases

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Empirisch onderzoek is gedaan door medewerkers te interviewen bij vijf cases

14/49

Cases  Verandering van werkplekconcept  Realisatiefase, of afgerond project  5 cases (via AT Osborne)

Aanpak:  Interviews met medewerkers  Verloop veranderproces  Gebruikte middelen  Evaluaties Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Ministerie van Economische zaken, Landbouw en Innovatie

15/49

Doelstellingen:  Samenvoegen van twee ministeries  Lagere huisvestingskosten  Kwaliteit verbeteren

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Rijkswaterstaat Dienst Noord-Brabant

16/49

Doelstellingen:  Samenvoegen van twee kantoren  Lagere huisvestingskosten  Gemakkelijker contact medewerkers

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

ASR Nederland

17/49

Doelstellingen:  Kwaliteit verbeteren (duurzaam)  Kantoorlocaties terugbrengen van 11 naar 3  Lagere huisvestingskosten

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Philips

18/49

Doelstellingen:  Mee veranderen met context  Vrije manier van werken  Aantrekkelijk voor medewerkers

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Rabobank Nederland

19/49

Doelstellingen:  Betere klantgerichtheid  Gemakkelijker samenwerken  Meer keuzevrijheid medewerkers

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

20/49

Tijd

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Een goede planning is nodig om ervoor te zorgen dat er op het 21/49 juiste moment draagvlak is Goed uitgewerkt plan

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Er moet bij de planning rekening gehouden worden met de manier van veranderen en het benodigde tijdsbestek Manier van veranderen  Iedereen verandert tegelijk  Fasering van afdelingen (enthousiasten eerst)

Tijdsbestek voor verandering  1,5 jaar Andere planning nodig  6 jaar

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

22/49

23/49

Product

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Voor het creëren van draagvlak voor het product zijn er zeven 24/49 factoren die medewerkers belangrijk vinden Product       

Archivering en opslag Ruimtegebruik en interieur Privacy en concentratie Communicatie en toegankelijkheid Werkplek faciliteiten Binnenklimaat Ergonomisch meubilair

!

Bron: Van der Voordt

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Archiefruimte wordt veelal minder, voor draagvlak moet het nut 25/49 duidelijk zijn en kunnen opruimdagen helpen Archivering en opslag

 Aandachtspunt: Veelal minder archiefruimte

 Oplossingen:

Onderzoeksopzet

Overtuigen van het nut van digitaal werken Opruimdagen; vermindert het huidige archief

Theorie & empirie


Vragen

De persoonlijke werkplek wordt soms afgenomen, een duidelijke 26/49 reden en een voorbeeldrol kunnen dan voor draagvlak zorgen Ruimtegebruik en interieur

 Aandachtspunt: Geen persoonlijke werkplek meer (clean desk)

 Oplossingen:

Onderzoeksopzet

Reden uitleggen van afnemen werkplek Directie & management ook inleveren

Theorie & empirie


Vragen

27/49

Proces

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Voor het creëren van draagvlak in het proces kunnen er verschillende middelen ingezet worden

28/49

Proces



Overtuigen

 Participatie



Beeldvorming

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Er kan draagvlak worden gecreëerd door medewerkers te overtuigen met externe en interne factoren

29/49

Overtuigen  Interne factoren     

 Externe factoren

Organisatiestructuur Organisatiecultuur Doelstelling van de verandering Bedrijfsstrategie Legitimiteit veranderaar

   

Wet/overheid invloed Concurrentie invloed Economische invloed Maatschappelijke invloed

Bron:Nijhof , Wierdsema, Wissema, et al., Boonstra

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Er kan draagvlak worden gecreëerd door medewerkers te overtuigen met externe en interne factoren

30/49

Overtuigen  Interne factoren     

 Externe factoren

Organisatiestructuur Organisatiecultuur Doelstelling van de verandering Bedrijfsstrategie Legitimiteit veranderaar

   

Wet/overheid invloed Concurrentie invloed Economische invloed Maatschappelijke invloed

Aandachtspunt:  Reden van besluit niet duidelijk  Grote/kleine impact Bron:Nijhof , Wierdsema, Wissema, et al., Boonstra

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Er kan draagvlak worden gecreëerd door medewerkers te laten participeren Participatie 1.Machtsstrategie 2.Kennis strategie 3.Onderhandel‐/ruilstrategie 4.Leerstrategie 5.Interactieve strategie

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie

Geen participatie

Kort proces

Samen beslissen

Lang proces


Vragen

31/49

Er kan draagvlak worden gecreëerd door medewerkers te laten participeren Participatie 1.Machtsstrategie 2.Kennis strategie 3.Onderhandel‐/ruilstrategie 4.Leerstrategie 5.Interactieve strategie

Geen participatie

Kort proces

Samen beslissen

Lang proces

 Participatie niet verwacht  Participatie  Participatie af te kaderen Onderzoeksopzet

> acceptatie sneller > toch snel besluit

Theorie & empirie


Vragen

32/49

Er kan draagvlak worden gecreëerd door te zorgen voor een goede beeldvorming bij medewerkers

33/49

Beeldvorming

 Pilotproject  Bezoek voorbeeldproject  Informeren

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Voor een goede beeldvorming kan een pilotproject goed werken en is veel en open communicatie nodig

34/49

Beeldvorming

 Vergelijkbare pilot geeft goed beeld, ook over werkwijze

 Veel en open communiceren (via intranet)

 Mogelijkheid tot stellen van vragen

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

35/49

Kostencalculatie

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Er zijn verscheidene kostenposten en mogelijke besparingen meegenomen in het kostenmodel Kosten draagvlak creëren

Besparing draagvlak creëren

    

    

Pilotproject (intern of extern) Bezoek voorbeeldproject Presentatie (door in- of externe) Workshop (uren) Informeren (uren)

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie

Plaatsonafhankelijk werken Sneller productief Kortere duur vacature Minder ziekteverzuim Voorkomen vertrek medewerkers


Vragen

36/49

Binnen het kostenmodel hebben drie factoren een negatief effect op de besparing van de verandering

37/49

Negatief effect op de besparing

Realiseren van externe pilot

Onderzoeksopzet

Meer dan 8 uur workshops

Theorie & empirie


Medewerkers werken niet thuis

Vragen

Binnen het kostenmodel hebben drie factoren een positief effect op de besparing van de verandering

38/49

Positief effect op de besparing

Minder vertrek medewerkers

Onderzoeksopzet

Kortere duur vacature

Theorie & empirie


Minder ziekteverzuim

Vragen

39/49

Implementatie in HK-model

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Voor de bewustwordingsfase dient er een plan gemaakt te worden voor het creëren van draagvlak Stappen HK-model aanleiding

informatie verzamelen

Bekendmaken intenties vaststellen

Verhuizen

conceptuele keuze

uitwerken en implementeren

resultaten

Fasen projectmatig Stappen HK-model werken Bekendmaken aanleiding

informatie initiatief verzamelen

intenties vaststellen

40/49

Verhuizen

conceptuele definitie keuze

ontwerp

voorbereiding uitwerken en implementeren realisatie

definitie

ontwerp

voorbereiding bewustwording

resultaten nazorg

Fasen projectmatig werken Houding initiatief onbewust


nazorg vol houden

gewenning

actie

vol houden

productief

Theorie & empirie

leren

actie

productief

Draagvlak creëren

leren

voorbereiden

draagvlak

Onderzoeksopzet

bewustwording

wisselende houding

Duidelijk plan maken

Draagvlak creëren

voorbereiden

draagvlak

onbewust

wisselende houding

Duidelijk plan maken Houding

realisatie

gewenning

Vragen

Een duidelijk plan voorafgaand aan de verandering kan de aandachtspunten voor het product en proces belichten

(factor: tijd) Duidelijk plan maken

Plan voor het product

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie

Plan voor het proces


Vragen

41/49

Schema met een generieke planning voor de verschillende fases HK-model: Aanleiding, stap1 & stap 2 Stap 3 projectmatig werken: Initiatieffase Definitiefase Fasering Kleine Grote impact Kleine impact Grote impact vereist? impact

42/49

Stap 4: uitwerken en implementeren Ontwerpfase Voorbereidingsfase Realisatiefase Kleine Kleine Kleine Grote impact Grote impact Grote impact impact impact impact

Nut/ noodzaak Doel van de verandering duidelijk Reden van een besluit duidelijk Duidelijk plan Planning maken Planning controleren en zo nodig bijstellen Participeren Vertegenwoordigers van afdelingen in projectgroep Hoofdlijnen opstellen, afdelingsvertegenwoordiger reageert Vertegenwoordigers kiezen stoelen Persoon per afdeling voor (kleine) wijziging interieur Keuze betreft laptop (hnw) Overtuigen Nieuwe werkplek kan enthousiasmeren (plaatjes) Vertrouwens persoon (manager) op zeepkist Super promotor (RvB) maakt als 1e de overstap Starten met enthousiaste afdeling Zien van nieuwe werkplek kan enthousiasmeren Peiling over verbeterpunten Beeldvorming Geschetste beeld daadwerkelijk realiseren vergelijkbare pilot bezoek vergelijkbaar voorbeeldproject Opruimweek Rondleiding door gebouw tijdens verbouwing Informeren Open communicatie Mogelijkheden tot vragen/opmerkingen Intranet (social media) Nieuwsbrief Presentatie Leren Workshops Handleidingen Presentaties Product (nadenken over) Archivering & opslag Ruimtegebruik & interieur Privacy & concentratie Communicatie & toegankelijkheid Werkplek faciliteiten Binnenklimaat Ergonomisch meubilair

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Voor het gebruik van de generieke planning moet bekend zijn 43/49 of er een fasering is, wat het tijdsbestek is en de impact

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Schema met een generieke planning voor de verschillende fases HK-model: Aanleiding, stap1 & stap 2 Stap 3 projectmatig werken: Initiatieffase Definitiefase Fasering Kleine Grote impact Kleine impact Grote impact vereist? impact Nut/ noodzaak Doel van de verandering duidelijk Reden van een besluit duidelijk Duidelijk plan Planning maken Planning controleren en zo nodig bijstellen Participeren Vertegenwoordigers van afdelingen in projectgroep Hoofdlijnen opstellen, afdelingsvertegenwoordiger reageert Vertegenwoordigers kiezen stoelen Persoon per afdeling voor (kleine) wijziging interieur Keuze betreft laptop (hnw) Overtuigen Nieuwe werkplek kan enthousiasmeren (plaatjes) Vertrouwens persoon (manager) op zeepkist Super promotor (RvB) maakt als 1e de overstap Starten met enthousiaste afdeling Zien van nieuwe werkplek kan enthousiasmeren Peiling over verbeterpunten Beeldvorming Geschetste beeld daadwerkelijk realiseren vergelijkbare pilot bezoek vergelijkbaar voorbeeldproject Opruimweek Rondleiding door gebouw tijdens verbouwing Informeren Open communicatie Mogelijkheden tot vragen/opmerkingen Intranet (social media) Nieuwsbrief Presentatie Leren Workshops Handleidingen Presentaties Product (nadenken over) Archivering & opslag Ruimtegebruik & interieur Privacy & concentratie Communicatie & toegankelijkheid Werkplek faciliteiten Binnenklimaat Ergonomisch meubilair

Stap 4: uitwerken en implementeren Ontwerpfase Voorbereidingsfase Realisatiefase Kleine Kleine Kleine Grote impact Grote impact Grote impact impact impact impact

HK-model: Aanleiding, stap1 & stap 2 Stap 3 projectmatig werken: Initiatieffase Definitiefase Fasering Kleine Grote impact Kleine impact Grote impact vereist? impact

Nut/ noodzaak Doel van de verandering duidelijk Reden van een besluit duidelijk Duidelijk plan Planning maken Planning controleren en zo nodig bijstellen Participeren Vertegenwoordigers van afdelingen in projectgroep Hoofdlijnen opstellen, afdelingsvertegenwoordiger reageert Vertegenwoordigers kiezen stoelen Persoon per afdeling voor (kleine) wijziging interieur Keuze betreft laptop (hnw) Overtuigen Nieuwe werkplek kan enthousiasmeren (plaatjes) Vertrouwens persoon (manager) op zeepkist Super promotor (RvB) maakt als 1e de overstap Starten met enthousiaste afdeling Zien van nieuwe werkplek kan enthousiasmeren Peiling over verbeterpunten Beeldvorming Geschetste beeld daadwerkelijk realiseren Onderzoeksopzet Theorie & empirie vergelijkbare pilot

44/49


Stap 4: uitwe Ontwerpfase Voo Kleine Grote impact Grote im impact

Vragen

45/49


Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Conclusie - hoofdvraag

46/49

Op welke wijze is het mogelijk om op een haalbare manier draagvlak te creëren bij de verandering van kantorenhuisvesting en hoe kan het creëren van draagvlak worden geïmplementeerd in het huisvestingskeuzemodel? Financiële check

Tijd 

Aandachtspunten:

Goed uitgewerkt plan

Product 

Zeven factoren



Archief, geen persoonlijke plek



Iedere beslissing onderbouwen

 

Zorgen voor open communicatie, Mogelijkheid tot het stellen van vragen

Proces   

Overtuigen (factoren) Participatie (strategie) Beeldvorming:   

Pilotproject Bezoek van (succesvolle) voorbeeldprojecten Informeren

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Conclusie - hoofdvraag

47/49

Op welke wijze is het mogelijk om op een haalbare manier draagvlak te creëren bij de verandering van kantorenhuisvesting en hoe kan het creëren van draagvlak worden geïmplementeerd in het huisvestingskeuzemodel?

 Generieke planning opnemen  bij iedere stap van HK-model de planning aanvullen en controleren

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Aanbevelingen

48/49

Organisaties  (generieke) planning gebruiken voor specifiek veranderproces

Center for People and Buildings (ontwikkelaar model)  Generieke planning opnemen en verder uitwerken met database

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

49/49

Bedankt voor jullie aandacht! Zijn er vragen?

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

Bedankt voor jullie aandacht! Zijn er vragen?

Onderzoeksopzet

Theorie & empirie


Vragen

51

Product - cases

52

Privacy & concentratie  Aandachtspunt: Slecht mix concentratie- en open werkplekken

 Oplossingen:

Verschil ten opzichte van oude situatie

Product - cases

53

Communicatie & toegankelijkheid  Aandachtspunt: Medewerkers moeten elkaar kunnen vinden

 Oplossingen:

Afspraken over het omgaan/vinden van elkaar Programma’s als MS Lync kunnen locatie aangeven

Product - cases

54

Werkplek faciliteiten  Aandachtspunt: Vrijheid en ondersteuning van het werk door ICT Goede koffie

 Oplossingen:

Bij gebruik laptops, vrije keuze laten in grootte Goede koffiefaciliteiten

Product - cases

55

Binnenklimaat  Aandachtspunt: Voldoende daglicht Regelbaarheid van de temperatuur

 Oplossingen:

Onderzoeksopzet

Rekening mee houden bij het ontwerp

Theorie & empirie

Implementatie HK-model

Conclusie & aanbeveling

Product - cases

56

Ergonomisch meubilair  Aandachtspunt: Makkelijk in te stellen

 Oplossingen:

Medewerkers keuze laten maken uit een selectie

Relatie product/proces & draagvlak

57

Product

Proces Eens Niet eens

Betrokken (++) Veel draagvlak (-) weerstand

Niet betrokken (+) draagvlak (--) Veel weerstand

Proces Product

Betrokken Eens

Niet eens

Niet betrokken draagvlak weerstand

Relatie product/proces & draagvlak

Reden

Leren Proces (werkstijl)

Product (werkplek)

Eens

Niet eens

58

Draagvlak/Weerstand

Draagvlak

Weerstand

Weerstand

Virtueel verloop draagvlak en productiviteit

59

(Optimistisch) verloop draagvlak

(Pessimistisch) verloop weerstand

Strategieën

Macht

60

Kennis

Onderhandelen/ruilen

Leren

Interactief

Bennis, Benne, Chin (1979/1985) & Boonstra (1992) Machtsdwang

Rationeel-emperisch

Normatief-reëducatief

-

Marx (1989)

Uitoefenen van macht

Inzetten van expertise

Ruilen of belonen gebruiken van procedures

Van der Zee (1995)

Directieve benadering

Diffusiebenadering

-

Beïnvloeden van cultuur Ontwikkelingsgerischte benadering Interactieve benadering

Huy (2001)

Commanding

Engineering

-

Teaching

Caldwell (2005) Werkman, Boonstra, Elving (2005)

Rationalist discourses

Contextualist discourses -

Dispersalist discourses

Socializing Constructionalist discourses

Machtsstrategie

Planmatig

Onderhandeling

Programmatisch

Interactief

De Caluwé & Vermaak (2010)

Geeldruk

Blauwdruk

Rooddruk

Groendruk

Witdruk

Theorie over veranderfases

61

Vrakking & Cozijnsen Thijs Homan

Judson

Kotter

-

-

-

-

-

-

Galpin Ikiz-Koppejan, et al. Noodzaak verandering Noodzaak verandering vaststellen vaststellen Aanleiding visie van verandering team formeren creëren

-

diagnose

-

-

analyse huidige sit.

1) Informatie verzamelen 2) Intenties vaststellen 3) Conceptuele keuze maken

idee genereren

planning/ ontwerp

analyseren/plannen

visie creeeren

plan genereren

-

-

-

-

plan uitdetailleren

initiatie/bekendmakenoverdracht

communiceren

visie communiceren

-

-

-

-

-

-

-

acceptatie winnen

test dmv pilot voorbereiden voor uitrol

implementatie

implentatie uitvoeren veranderen

-

-

-

reacties vragen tijdens implementatie successen openbaren voor draagvlak uitrollen gewenste veranderingen meten, versterken, behouden, ongewenste aanpassen verfijnen

incorporatie

-

versterken/institut.

institutionaliseren

-

4) uitwerken en implementeren Resultaten

Kostenmodel

62

Gegevens organisatie Huidige/oude situatie 1 wp/fte # Medewerkers # Werkplekken 1 1 4 4 187 187 192 192

Flexfactor "hoog" management "midden" management Overige medewerkers TOTAAL

Locatie kantoor

huurprijs/m2 vvo/jr 235 servicekosten 26,2

Groot Amsterdam

Bouwjaar & grootte vóór 1970 / 2500 - 4999m2

Aantal m2 vvo /werkplek m2 vvo kantoorruimte Aantal m2 overige ruimte / wp m2 vvo gehele gebouw Aantal werkweken per jaar

Toekomstige/nieuwe situatie 0,75 wp/fte # Medewerkers # Werkplekken 1 1 4 3 187 141 192 145

7,3 1402 8,0 2937,6

overrule Locatie kantoor overrule Bouwjaar & grootte vóór 1970 / 2500 - 4999m2

m2 m2 m2 m2

7,3 1059 9,5 2436

45

Gegevens externe partij # Medewerkers 1

Adviseur

€

Loonkosten / uur 150

Draagvlak creëren Presentatie door Pilot % van de medewerkers in pilot Aantal jaar pilot

niet-declarabele uren meerekenen BTW plichtig?

Presentatie Interne Pilot

Intern

Externe

1

Extern

1

25% 1

48 pers

Meerekenen loon Ja

Nee

BTW plichtig? Ja

Nee

1 2

huurprijs/m2 vvo/jr 235 servicekosten 26,2

Groot Amsterdam

m2 m2 m2 m2

Loonkosten pp /uur € 120 € 100 € 50

overrule overrule

€ Kosten ondersteunende ruimte

TOTALE KOSTEN AANPASSING

€

307.137

307.137

€ 1.133.576 (incl btw 21%) € 1.371.627

Kostenmodel

Niet meegenomen in verbouwing:

63

aanpassing verkeersruimte, serviceruimte, postkamer, repro, keuken-restaurant

Kosten creëren draagvlak Pilotproject (extern)

Eenmalige kosten meubilair Jaarlijkse kosten Totale kosten pilotproject

€ € €

% hergebruik van meubels 0%

Aantal personen pilot 48

Aantal werkplekken 36

m2 vvo/ werkplek 7,3

Huurprijs kantoor /m2/jr €

Kosten /werkplek 235 €

% hergebruik van meubels 0%


Flexfactor


Kosten /werkplek €

uren inproductief (duur bezoek) 4

uurloon alle medewerkers huurprijs bus (50pers) aantal bussen € 9.870 € 600 4

aantal uur presentatie 2

aantal uur voorbereiding 4

uurloon hoog mgnt uurloon externe adviseur uurloon alle medewerkers € 120 € 150 € 9.870

aantal uur workshop /groep 4

aantal uur voorbereiding 8

groepsgrootte 25

aantal groepen 8

Aantal uren adviseur 40

aantal fte dat informeerd 0,5

aantal jaar

uren per week 40

Aantal werkweken/jr 45

Uurloon midden mngt €

1.530

55.080 61.758 -

Pilotproject (intern)

Totale kosten pilotproject

€

0,75

1.530

55.080

Bezoek voorbeeldproject

Totale kosten bezoek project

€

41.880

Presentatie (door interne of externe)

Totale kosten presentatie door externe Totale kosten presentatie door interne

€ €

20.460

Workshop

Totale kosten workshop

€

Loon adviseur €

45.480

Informeren (intranet, nieuwsbrief, vragen)

Totale kosten informeren

€

90.000

Super promotor (RvB als voorbeeld)

€

-

Keuze meubilair door medewerkers

€

-

TOTALE KOSTEN CREËREN DRAAGVLAK

€

252.900

1

100

150

Kostenmodel

Kosten aanpassing werkplek

64

(specificatie van kosten zie 'Specificatie werkplek')

Kantoorruimte Open werkplek (7m2) Concentratie werkplek (7m2) Stilteruimte (19m2) Projectruimte (19m2) managementkamer hoog (29m2) managementkamer midden (19m2) Kosten creëren werkplekken

€

kosten werkplek € € € € € €

3.468 4.623 17.106 16.686 36.281 16.836

percentage werkplek

kosten ruimte € € € € € € € €

6.887 11.736 2.261 14.452 21.124 12.190 465 1.548

75% 15% 5% 5% nvt nvt

Aantal werkplekken 106 22 8 8 1 3 148

Totale kosten € € € € € € €

367.608 101.706 136.848 133.488 36.281 50.508 826.439

Aantal ruimtes 8 8 3 3 1 3 47 16

Totale kosten € € € € € € € € €

55.096 93.888 6.783 43.356 24.821 36.570 21.855 24.768 307.137


m2 vvo/ werkplek 7,3

826.439

Ondersteunende ruimte meeting seat vergaderruimte aanland werkplek service corner lobby archiefruimte afdeling archiefruimte persoonlijk lockerruimte Kosten ondersteunende ruimte

TOTALE KOSTEN AANPASSING

Niet meegenomen in verbouwing:

€

1 per aantal medewerkers 20 20 60 60 120 60 3 9

307.137

€ 1.133.576 (incl btw 21%) € 1.371.627

aanpassing verkeersruimte, serviceruimte, postkamer, repro, keuken-restaurant

Kosten creëren draagvlak Pilotproject (extern) % hergebruik van meubels 0% Eenmalige kosten meubilair Jaarlijkse kosten Totale kosten pilotproject Pilotproject (intern)

€ € €

55.080 61.758 -


Huurprijs kantoor /m2/jr €

Kosten /werkplek 235 €

1.530

Kostenmodel

65

Opbrengsten nieuwe werkplek Verschil exploitatiekosten (jaarlijks)

Totaal exploitatiekosten oud

€ (incl btw 21%) €

OUD: m2 vvo/werkplek 7,3 767.389 928.541 NIEUW: m2 vvo/werkplek 7,3 636.356 769.991

Totaal exploitatiekosten nieuw

€ (incl btw 21%) €

Lagere exploitatiekosten per jaar

€ 131.033 (incl btw 21%) € 158.550

Aantal Werkplekken 192

m2 vvo gebouw totaal 2938

Huurprijs /m2 vvo/jr €

Servicekosten /m2 vvo 235 €

26

Aantal Werkplekken 145

m2 vvo gebouw totaal 2436

Huurprijs /m2 vvo/jr €

Servicekosten /m2 vvo 235 €

26

dagen thuiswerken/week 1

dagen thuiswerken/jr 45

gem. afstand woon-werk (km) 14

vergoeding per km €

vergoeding per dag 0,19 €

"oude" productiviteit 96%

min/week productiever productiviteitsstijging (%) 25 1,0% Check: 97,0%

totale loonkosten / jr €

% medew met weerstand 25%

duur daling, bij weerstand 30

duur daling, bij draagvlak 15

Productiviteitsdaling (%) 3%

dagen winst door draagvlak 15

kosten,deel van jaarsalaris 1/4

% meer vertrek 2%

totaal medewerkers 192

aantal vertrekken 4

jaarsalaris medewerker kosten /vertrekkende pers € 90.000 € 22.500

duur van vacature bij positieve sfeer (dagen) 77

% personeelsverloop 6%

gemiddelde vacatieduur (dagen)

daling ziekteverzuim (%) 8%

totale loonkosten/jr huidige ziektekosten € 17.766.000 €

Reductie reiskostenvergoeding (jaarlijks)

reductie reiskosten per jaar

€

5,32

Aantal medewerkers 192

45.965

TOTALE OPBRENGSTEN NIEUWE WERKPLEK/JR € 176.998 (incl btw 21%) € 204.515

Opbrengsten creëren draagvlak opbrengst plaatsonafhankelijk werken (workshop)

opbrengst effectiever werken

€ 185.063

17.766.000

Opbrengst sneller productief

winst door snelle productief (alle medewerkers)

€

verlies bij daling /dag €

2.369

8.883

Voorkomen vertrek medewerkers

Opbrenst door voorkomen vertrek

€

90.000

Makkelijker aantrekken medewerkers

Opbrenst makkelijker aantrekken medewerkers

€

87

29.793

Minder ziekteverzuim

Opbrenst lagere ziekteverzuim door tevredenheid

€

61.115

TOTALE OPBRENGSTEN CREËREN DRAAGVLAK

€ 374.854

huidig ziekteverzuim (%) 4,30%

763.938

kosten,deel van jaarsalaris 1/4

jaarsalaris medewerker € 90.000

Kostenmodel

66

Netto Contante Waarde berekening

jaarlijkse stijging kosten Inflatie opbrengsten discontovoet

2,5% 2% 6%

t= Infl. fact. K Infl. fact. O CW factor

0 1,000 1,000 1,000

1 1,025 1,020 0,943

2 1,051 1,040 0,890

3 1,077 1,061 0,840

4 1,104 1,082 0,792

5 1,131 1,104 0,747

6 1,160 1,126 0,705

7 1,189 1,149 0,665

8 1,218 1,172 0,627

9 1,249 1,195 0,592

10 1,280 1,219 0,558

11 1,312 1,243 0,527

12 1,345 1,268 0,497

13 1,379 1,294 0,469

14 1,413 1,319 0,442

15 1,448 1,346 0,417

1

2 10%

3 10%

4 10%

5 10%

6 10%

7 10%

8 10%

9 10%

10 10%

11

12

13

14

15

1

2 100% 100%

3 100%

4 100%

5 100%

6 100%

7 100%

8 100%

9 100%

10 100%

11 100%

12 100%

13 100%

14 100%

15 100%

-116.192 -119.096 -122.074 -125.126 -128.254 -131.460 -134.747 -138.115 -141.568 -145.107

0

0

0

0

0

0 184.148 187.831 191.588 195.420 199.328 203.315 207.381 211.529 215.759 220.074 224.476

228.965

233.545

238.216

70.652 220.074 224.476 39.452 115.932 111.558

228.965 107.348

233.545 103.297

238.216 99.399

4 5 6 7 8 9 10 11 12 56.138 106.328 154.172 199.774 243.233 284.642 324.094 440.026 551.584

13 658.932

14 762.229

15 861.628

-119.096 -122.074 -125.126 -128.254 -131.460 -134.747 -138.115 -141.568 -145.107 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 184.148 187.831 191.588 195.420 199.328 203.315 207.381 211.529 215.759 220.074 224.476 333.618 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 398.671 65.758 66.463 67.166 67.868 68.568 69.266 69.961 70.652 220.074 224.476 354.815 55.211 52.645 50.190 47.844 45.602 43.458 41.410 39.452 115.932 111.558

0 0 228.965 0 228.965 107.348

0 0 233.545 0 233.545 103.297

0 0 238.216 0 238.216 99.399

13 711.302

14 814.599

15 913.998

Tijdstip van de uitgaven/inkomsten

Kosten Totale kosten nieuwe werkplek Totale kosten creëren draagvlak

t= € 1.133.576 € 252.900

0

Opbrengsten Totale opbrengsten nieuwe werkplek/jr Totale opbrengsten creëren draagvlak

t= € €

0

10% 100%

176.998 374.854

Kosten en opbrengsten van nieuwe concept KOSTEN nieuwe werkplek OPBRENGSTEN nieuwe werkplek/jr

-1.133.576

0

176.998

0

Kasstroom Contante waarde kasstroom

0 0

-116.192 -109.615

65.052 57.896

65.758 55.211

0

1 -109.615

2 -51.718

3 3.493

0 0 0 0 0 0

-116.192 -259.223 0 0 -375.414 -354.164

0

1 -354.164

66.463 52.645

67.166 50.190

67.868 47.844

68.568 45.602

69.266 43.458

69.961 41.410

Netto Contante Waarde (per jaar, exclusief creëren draagvlak) t= Netto Contante Waarde (per jaar)

Kosten en opbrengsten van nieuwe concept & creëren van draagvlak KOSTEN nieuwe werkplek KOSTEN creëren draagvlak OPBRENGSTEN nieuwe werkplek/jr OPBRENGSTEN creëren draagvlak Kasstroom Contante waarde kasstroom

-1.133.576 -252.900 176.998 374.854

Netto Contante Waarde (per jaar, inclusief creëren draagvlak) t= Netto Contante Waarde (per jaar)

2 651

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 55.863 108.507 158.698 206.542 252.144 295.602 337.012 376.464 492.396 603.954

Het creëren van draagvlak bij verandering van het huisvestingsconcept

Recommend Documents