Reglement betreffende de behandeling en afdoening van geschillen met huurders
ARTIKEL 1 BEGRIPPEN In dit reglement wordt verstaan onder: Verhuurder
Woningstichting Volksbelang, gevestigd Karel de Grotestraat 59 te Wijk bij Duurstede, en iedere andere sociale verhuurder waarmee is overeengekomen dat zij haar geschillen conform dit reglement en door de krachtens dit reglement ingestelde geschillencommissie laat beoordelen.
Huurder
a) de huurder die van verhuurder een verhuureenheid (woongelegenheid, garages, bergingen, parkeerplaatsen of bedrijfsruimte) huurt, b) de medehuurder in de zin van de artikelen 7:266 en 7:267 BW van de onder a) genoemde verhuureenheid, c) degene die de zelfstandige woonruimte met instemming van verhuurder geheel onderhuurt van de huurder van verhuurder, d) de persoon bedoeld in artikel 7:268 lid 2 BW.
Huurdersbelangenvereniging
De vertegenwoordiging van de huurders, die tot doel heeft de belangen van alle huurders van Verhuurder te behartigen.
Bestuur
Het bestuur van Verhuurder, krachtens de statuten van Verhuurder, gevormd door de directeur-bestuurder.
Commissie
De geschillencommissie van de verhuurder als bedoeld in artikel 16 BBSH, gevestigd op het adres van de verhuurder.
Klager
Een huurder, een bewonerscommissie op complexniveau of de Huurdersbelangenvereniging die een geschil schriftelijk aan de commissie voorlegt.
Geschil
Een van een klager afkomstig schriftelijk gemotiveerd stuk, gericht aan de commissie, waaruit blijkt dat de klager zich niet kan verenigen met een handeling respectievelijk nalaten van een handeling van de verhuurder. Dit omvat tevens handelingen van personen die de verhuurder, al dan niet op grond van een arbeidsovereenkomst, voor haar werkzaamheden ingeschakeld heeft, waardoor klager geacht kan worden in zijn of haar belang te zijn getroffen. Een geschil kan uitsluitend betrekking hebben op de uitvoering van het beleid van Verhuurder en niet over het beleid zelf.
Advies
Advies dat de commissie uitbrengt aan het bestuur.
1
versie 14 februari 2013
ARTIKEL 2 TAAK EN DOEL VAN DE COMMISSIE De commissie heeft tot doel een onafhankelijk advies uit te brengen en tevens het bestuur naar aanleiding van deze geschillen gevraagd en ongevraagd te adviseren over de uitvoering van het beleid. De taak van de commissie is: a) het beoordelen van ingediende geschillen en hierover een onafhankelijk en met redenen omkleed advies uitbrengen aan het bestuur. b) het naar aanleiding van de behandelde geschillen, indien de commissie van mening is dat daartoe aanleiding bestaat, een aanbeveling doen aan het bestuur over het te voeren beleid. De commissie brengt jaarlijks verslag uit van haar werkzaamheden aan het bestuur. ARTIKEL 3 FUNCTIONEREN VAN DE COMMISSIE 1. De commissie is onafhankelijk. 2. De leden van de commissie onderschrijven onverkort de Aedescode en de Governancecode woningcorporaties. 3. De commissie houdt een niet openbaar register van voorgelegde geschillen bij. 4. De commissie is zelf verantwoordelijk voor haar functioneren en brengt jaarlijks schriftelijk verslag uit aan het bestuur over de werkzaamheden van de commissie waarbij tenminste informatie wordt gegeven over: a. het aantal ingediende geschillen b. het aantal in behandeling genomen geschillen c. het aantal niet in behandeling genomen geschillen en de reden daarvan d. de aard en/of het onderwerp van de geschillen e. de afhandelingstermijn van de geschillen en f. de uitgebrachte adviezen betreffende de geschillen die de commissie in dat jaar heeft behandeld g. het aantal beslissingen van het bestuur dat afwijkend was van het advies van de commissie. Dit verslag is niet openbaar. 5. Het bestuur zendt het jaarlijkse verslag aan de Raad van Commissarissen en aan de Huurdersbelangenvereniging, en legt verantwoording af over de geschillenafhandeling in het jaarverslag van verhuurder. PROCEDURE ARTIKEL 4 VOORLEGGEN VAN EEN GESCHIL 1. Een geschil kan worden ingediend door een (ex)huurder, een bewonerscommissie of de huurdersbelangenvereniging. Met een huurder wordt gelijkgesteld degene die een contractuele relatie heeft met verhuurder betreffende het gebruik van een woonruimte, berging, garage, parkeerplaats of bedrijfsruimte. 2. Klager kan zich bij het indienen van een geschil en gedurende de behandeling ervan laten bijstaan. 3. Klager krijgt binnen twee weken na ontvangst van de klacht een schriftelijke ontvangstbevestiging van of namens de commissie. 4. Het geschil wordt door klager schriftelijk en bij voorkeur op een door de verhuurder beschikbaar gesteld formulier geformuleerd en voorgelegd aan de commissie door adressering aan: Secretariaat Geschillencommissie Woningstichting Volksbelang Postbus 244 3960 BE WIJK BIJ DUURSTEDE
2
Het betreffende formulier is verkrijgbaar bij Woningstichting Volksbelang en de Huurdersbelangenvereniging. ARTIKEL 5 1. De commissie neemt een geschil niet in behandeling als: a) Klager de interne organisatie van verhuurder niet of niet voldoende in staat heeft gesteld om het geschil naar het oordeel van de commissie binnen een redelijke termijn op te lossen b) Klager of verhuurder de zaak waarop het geschil betrekking heeft, heeft voorgelegd aan een rechter, huurcommissie, arbiter, mediator of een andere onafhankelijke instantie met een wettelijk opgedragen geschillen beslechtende taak, of indien een van de instanties als bedoeld in dit lid al een uitspraak over de zaak heeft gedaan c) Het een klacht betreft over de aangezegde huurverhoging, (wijziging van) de huurprijs of (wijziging van) de servicekosten d) De klacht betrekking heeft op de handhaving en uitvoering van door de overheid opgelegde besluiten e) De klacht betrekking heeft op een vordering tot schadevergoeding waarbij de zaak in behandeling is bij een verzekeringsmaatschappij f) De klacht eerder door de commissie is behandeld g) De klacht anoniem of discriminerend van aard is h) Klager geen belang heeft bij de klacht. 2. Indien de commissie een klacht niet in behandeling neemt, stelt de commissie de klager daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte. 3. Als geschil wordt niet beschouwd geschillen tussen klager en verhuurder die in beginsel worden beoordeeld door bij de wet ingestelde geschillen beslechtende colleges, dan wel geschillen verband houdend met de uitvoering van de woonruimteverdeling en kwesties die deel uitmaken van de bij de wet op het overleg huurders/verhuurder nader geregelde informatie-, overleg-, en adviessituaties. ARTIKEL 6 ONDERSTEUNING VAN DE COMMISSIE De commissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Deze is een medewerker van Woningstichting Volksbelang en wordt in overleg met de commissie door het bestuur aangewezen. De ambtelijk secretaris heeft géén stemrecht. ARTIKEL 7 ONTVANGST VAN EEN GESCHIL 1. Nadat het ambtelijk secretariaat van de commissie het geschil heeft ontvangen, stuurt zij klager binnen twee weken bericht van ontvangst. In deze bevestiging staan de termijnen waarbinnen over het geschil een uitspraak wordt gedaan. 2. Direct na ontvangst legt het ambtelijk secretariaat het geschil voor aan de verhuurder met de mededeling dat de verhuurder twee weken de gelegenheid heeft een schriftelijk weerwoord op te stellen. 3. Op basis van het geschil en het in lid 2 bedoelde weerwoord bepaalt de voorzitter van de commissie of het geschil kennelijk ongegrond is. Is het geschil niet kennelijk ongegrond dan bepaalt de voorzitter van de commissie de datum van de hoorzitting waarop partijen zullen worden gehoord. 4. Bepaalt de voorzitter van de commissie dat het geschil kennelijk ongegrond is dan wordt klager daarvan schriftelijk en met redenen omkleed mededeling gedaan. De voorzitter stelt de commissie hiervan op de hoogte. ARTIKEL 8 UITNODIGEN HOORZITTING De commissie nodigt klager en verhuurder schriftelijk uit voor de in het lid 3 van het vorige artikel bedoelde zitting. Tussen de uitnodiging en de hoorzitting verstrijken minimaal 10 werkdagen. Bij de uitnodiging ontvangen beide partijen alle voor die zitting ingebrachte stukken.
3
ARTIKEL 9 HOORZITTING 1. De in artikel 5, lid 3 bedoelde hoorzitting van de commissie is niet openbaar. 2. Bij de hoorzitting zijn minimaal twee leden van de commissie aanwezig. Als er minder dan twee leden aanwezig zijn, wordt er een nieuwe hoorzitting uitgeschreven. 3. Klager kan zich tijdens de hoorzitting laten vertegenwoordigen dan wel zich door een gemachtigde laten bijstaan. Klager draagt zelf zorg voor de oproeping van zijn gemachtigde. Indien klager niet zelf verschijnt, zal de gemachtigde door middel van een door klager ondertekende schriftelijke volmacht moeten aantonen dat hij/zij gemachtigd is als zodanig op te treden, tenzij de gemachtigde is ingeschreven als advocaat of procureur. 4. Klager kan zich ter zitting laten bijstaan door getuigendeskundigen, die zijn/haar beweringen kunnen bevestigen of toelichten tijdens de hoorzitting. 5. Klager meldt tenminste een week voor de hoorzitting aan de ambtelijk secretaris door wie hij zich laat bijstaan dan wel laat vertegenwoordigen. 6. De commissie kan medewerkers van de verhuurder na behoorlijke oproeping ter zitting horen. 7. Een lid van de commissie neemt niet deel aan de behandeling van een klacht als zijn onpartijdigheid naar het oordeel van de commissie in het geding is. 8. De commissie kan besluiten om klachten van meerdere partijen tegelijk te behandelen als er duidelijk verband of overeenkomst tussen de zaken is. ARTIKEL 10 INSTELLEN ONDERZOEK De commissie kan, indien zij dat nodig acht, een nader onderzoek (laten) instellen en derden uitnodigen om in verband met het geschil te worden gehoord, dan wel te adviseren. Partijen zijn naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid gehouden hieraan medewerking te verlenen. De commissie kan ter plaatse zelf een onderzoek instellen. Ook kan zij enkele van haar leden tot rapporteurs benoemen om ter plaatse een onderzoek in te stellen. In verband daarmee kan de zitting worden verdaagd naar een later tijdstip. Deze verdaging duurt ten hoogste twee maanden. ARTIKEL 11 BERAADSLAGING/STEMMING 1. Na de zitting en na het eventueel nadere onderzoek beraadslaagt de commissie over het uit te brengen advies. De commissie baseert haar advies op basis van de ingebrachte stukken en tijdens de hoorzitting naar voren gebrachte informatie. 2. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen. Besluiten kunnen worden genomen, als tenminste twee leden aanwezig zijn. 3. De beraadslaging is niet openbaar. 4. Ieder lid stemt zonder last of ruggespraak. ARTIKEL 12 ADVIES 1. Na de beraadslaging brengt de commissie zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen één maand na de laatste zitting, schriftelijk advies uit aan het bestuur. De commissie kan deze termijn met één maand verdagen. Hiervan ontvangen klager en verhuurder bericht. 2. Een afschrift van het uitgebrachte advies wordt aan klager toegestuurd. Daarbij wordt aangegeven welke partij binnen een bepaalde termijn actie moet ondernemen naar aanleiding van de uitspraak. 3. De voorzitter ondertekent de adviezen namens de commissie. Hij kan deze tekenbevoegdheid delegeren aan andere commissieleden. 4. Het advies van de commissie is niet openbaar.
4
ARTIKEL 13 INHOUD ADVIES 1. De commissie baseert haar advies op de ingebrachte stukken en op de tijdens de vergadering en hoorzitting naar voren gebrachte informatie. 2. De commissie geeft in haar advies gemotiveerd aan of: a) Of klager is getroffen in zijn belang door het handelen of nalaten van verhuurder en/of personen die in opdracht van verhuurder werkzaamheden verrichten; b) Of verhuurder in deze situatie juist heeft gehandeld of terecht heeft nagelaten; c) er sprake is van bijzondere omstandigheden op grond waarvan op het beleid een uitzondering had moeten worden gemaakt; d) na afweging van alle in aanmerking komende belangen, het betreffende handelen of nalaten al dan niet moet worden herzien. Indien dit het geval is, geeft zij tevens hierover inhoudelijke richtlijnen. ARTIKEL 14 DEFINITIEF BESLUIT BESTUUR Uiterlijk één maand nadat een advies van de commissie aan het bestuur is uitgebracht, beslist het bestuur over het geschil. Het bestuur wijkt slechts om zwaarwegende redenen en gemotiveerd af van het advies van de commissie. Het bestuur brengt klager schriftelijk op de hoogte van het genomen besluit. Een afschrift daarvan gaat naar de commissie. SPOEDPROCEDURE ARTIKEL 15 Indien de aard van het geschil of de omstandigheden dat vereisen, kan een geschil, al dan niet op verzoek van klager, volgens een verkorte procedure worden behandeld. Het besluit om een geschil volgens een verkorte procedure te behandelen, wordt genomen door de voorzitter van de commissie in overleg met de ambtelijk secretaris. De voorzitter gaat daartoe eerst over als gelet op de aard van de klacht en de betrokken belangen een onverwijlde behandeling en advisering nodig is. Als de voorzitter een spoedprocedure niet nodig acht, doet hij hiervan onverwijld schriftelijk mededeling aan klager en bestuur. ARTIKEL 16 Bij een verkorte procedure mag worden afgeweken van de minimale termijnen en van de schriftelijke uitnodigingen. De commissie hoort op zo kort mogelijke termijn klager en de verhuurder en brengt op een zo kort mogelijke termijn advies uit aan het bestuur. Een afschrift van het uitgebrachte advies wordt aan klager toegestuurd. ARTIKEL 17 In het advies na een verkorte procedure geeft de commissie aan waarom zij en op welke onderdelen van het geschil zij een onmiddellijk advies nodig acht. De commissie geeft daarbij tevens aan voor welke onderdelen van het geschil de gebruikelijke procedure wordt gevolgd. ARTIKEL 18 Na advisering op grond van een verkorte procedure wordt zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen vijf werkdagen, door of namens het bestuur beslist. Deze beslissing kan slechts om zwaarwegende redenen en gemotiveerd afwijken van het advies van de commissie.
5
DE COMMISSIE: INSTELLING, SAMENSTELLING EN BENOEMING ARTIKEL 19 INSTELLING EN VERGOEDING 1. Het bestuur draagt zorg voor het instellen en voortbestaan van de Geschillencommissie. 2. De commissieleden ontvangen een door het bestuur vast te stellen vergoeding. ARTIKEL 20 SAMENSTELLING 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8.
De commissie bestaat uit drie leden en twee plaatsvervangende leden. Eén lid wordt voorgedragen door het bestuur. Eén lid wordt voorgedragen door Huurdersbelangenvereniging “Krommerijn”. Het derde lid wordt voorgedragen op voordracht van de in de leden 2 en 3 van dit artikel bedoelde leden. Dit lid is voorzitter van de commissie. Voor het lid als bedoeld in lid 2 draagt het bestuur een plaatsvervangend lid voor volgens het bepaalde in lid 2 van dit artikel. Voor het lid als bedoeld in lid 3 draagt Huurdersbelangenvereniging “Krommerijn” een plaatsvervangend lid voor volgens het bepaalde in lid 3 van dit artikel. De leden en de plaatsvervangende leden worden benoemd door het bestuur van Woningstichting Volksbelang, nadat Huurdersbelangenvereniging “Krommerijn” met de voorgenomen benoeming heeft ingestemd. Een lid van de commissie mag niet in een zodanige relatie tot de verhuurder staan of hebben gestaan dat hij niet geacht kan worden onafhankelijk te zijn. De criteria voor de gewenste onafhankelijkheid zijn dat het betrokken lid, dan wel zijn echtgenoot, geregistreerd partner of andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad, vijf jaar voorafgaand aan de benoeming niet is geweest; a) Lid van de Raad van Commissarissen b) Lid van de directie of het bestuur van verhuurder c) Werknemer van verhuurder d) Bestuurslid van de Huurdersbelangenvereniging e) Belast is met, of mede uitvoering geeft aan, het overheidstoezicht op de verhuurder f) Aandeelhouder, vennoot, medewerker of adviseur van een zakelijke relatie van de verhuurder g) Een persoon die een persoonlijke financiële vergoeding van verhuurder ontvangt, anders dan de vergoeding in verband met het lidmaatschap van de commissie.
ARTIKEL 21 VOORDRACHT De voordracht van een nieuw lid verloopt als volgt: a) Drie maanden voor de datum van aftreden van een lid stelt het bestuur de partij die dit lid heeft voorgedragen van dit aftreden op de hoogte. Deze partij krijgt het verzoek om binnen twee maanden een voordracht te doen voor benoeming van een nieuw lid van de commissie, een en ander met inachtneming van het terzake bepaalde in artikel 20. b) De termijn van twee maanden kan op verzoek van de voordragende partij eenmalig met een maand worden verlengd. c) Indien het bestuur of de huurdersbelangenvereniging gegronde bezwaren heeft tegen een voordracht, kan zij de partij die de voordracht heeft gedaan, schriftelijk en met redenen omkleed, verzoeken binnen twee maanden een nieuwe voordracht te doen. ARTIKEL 22 BENOEMING Elk lid van de commissie wordt voor ten hoogste drie jaar benoemd. De leden stellen een rooster van aftreden op zodanig dat er elk jaar één lid aftredend is. Aftredende leden kunnen ten hoogste tweemaal worden herbenoemd.
6
ARTIKEL 23 LIDMAATSCHAP Het lidmaatschap van de commissie eindigt door: a) Het verstrijken van de termijn waarvoor een lid was benoemd, met inachtneming van artikel 22; b) Schriftelijke opzegging bij het bestuur met inachtneming van een termijn van drie maanden. c) Overlijden. d) Een met redenen omkleed ontslag door het bestuur, waarin wordt geconstateerd dat het betrokken commissielid om zwaarwegende redenen niet meer zijn functie als commissielid naar behoren kan vervullen. Wanneer het besluit het commissielid betreft dat door de huurdersbelangenvereniging is voorgedragen, gaat het bestuur niet over tot het nemen van dit besluit zonder instemming van de huurdersbelangenvereniging. Het lidmaatschap eindigt op het moment dat het besluit ter kennis is gebracht van het betreffende lid. ARTIKEL 24 TUSSENTIJDSE BENOEMING Bij tussentijdse benoeming neemt het nieuw benoemde lid in het rooster van aftreden de plaats in van het vertrokken lid. WERKWIJZE VAN DE COMMISSIE ARTIKEL 25 EENSTEMMIGHEID De commissie streeft bij haar advisering naar eenstemmigheid. ARTIKEL 26 GEHEIMHOUDING- WAARBORGEN PRIVACY VAN KLAGER EN DERDEN a. De leden van de commissie en de ambtelijk secretaris zijn verplicht tot geheimhouding van gegevens over klagers en/of derden waarvan zij in het kader van de werkzaamheden van de commissie hebben kennisgenomen. b. Klager heeft geen recht op kopieën of inzage van stukken, indien deze privacygevoelige gegevens bevatten en voor het verstrekken van die gegevens geen toestemming van betrokkene is verleend. Klager wordt hiervan op de hoogte gesteld. Indien de toestemming wel is verleend, dan is klager verplicht tot geheimhouding van die gegevens. c. De commissie draagt er zorg voor dat de stukken en/of gegevens welke bij de behandeling van een geschil zijn ingebracht en betrekking hebben op de persoon van de klager, vertrouwelijk behandeld worden. In verband daarmee hebben alleen leden van de commissie en door de commissie met name aangewezen personen toegang tot privacygevoelige gegevens in de dossiers van de commissie. Informatie over privacygevoelige gegevens over klager zal alleen na toestemming van klager aan derden worden verschaft. VASTSTELLING EN WIJZIGING VAN DIT REGLEMENT ARTIKEL 27 VASTSTELLING Dit reglement is op 8 januari 2013 vastgesteld door het bestuur nadat Huurdersbelangenvereniging “Krommerijn” op 19 december 2012 de gelegenheid heeft gehad zich erover uit te spreken. ARTIKEL 28 WIJZIGING Dit reglement kan slechts door het bestuur worden gewijzigd nadat de Huurdersbelangenvereniging de gelegenheid heeft gehad zich over de voorgenomen wijzigingen uit te spreken.
7
ARTIKEL 29 In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Het bestuur doet achteraf mededeling aan de Huurdersbelangenvereniging.
8
